Eu-Lisa

Eu-LISA merupakan sebuah Agensi yang dibentuk untuk mengimplementasikan kebijaksanaan dari Departemen Keadilan dan Hubungan Dalam Negeri Uni Eropa / EU’s Justice and Home Affairs (EU-JHA) dalam hal pengelolaan sistem IT (Informasi dan Teknologi) berskala besar. Agensi ini mengatur sistem IT berskala-besar dan terintegrasi dengan tugas antara lain memelihara keamanan internal dalam negara-negara Uni Eropa, memungkinkan negara-negara anggota Schengen untuk saling bertukar data dan menentukan negara mana dalam Uni Eropa yang bertanggung-jawab untuk memeriksa pengajuan suaka.

Agensi ini bertanggung jawab dalam pengelolaan informasi dan teknologi sebagai kunci sukses penerapan kebijakan pada bidang keadilan keamanan dan kebebasan. Eu-LISA menyediakan dukungan teknologi untuk usaha-usaha yang dilakukan negara-negara Uni Eropa agar Eropa menjadi lebih aman. Selain itu Agensi juga membantu memastikan agar penduduk dapat melakukan perjalanan secara aman di wilayah UE. Agensi ini merupakan bagian penting dalam pelaksanaan suaka, pengelolaan batas wilayah dan aturan keimigrasian Uni Eropa.

Agensi ini didirikan pada Desember 2012, dimana pengelolaan 3 sistem informasi merupakan tugas utama agensi. Agensi bertanggung jawab pada pengelolaan projek generasi kedua Sistem Informasi Schengen (SIS II), Sistem Informasi Visa (VIS) dan EURODAC. Dalam pelaksanaannya agensi harus memastikan sistem IT yang dikelola berfungsi selama 24 jam setiap harinya agar pertukaran data antar lembaga di Eropa tidak terganggu dan dapat terus berjalan. Agensi ini dituntut untuk menerapkan kemampuan terbaik dalam perlindungan data dan kemanan pada informasi yang dikelola, menjamin informasi pribadi diberlakukan adil sesuai hukum berdasarkan prinsip-prinsip perlindungan data dan hukum yang berlaku.

Tugas Utama EU-LISA

Eropa yang terbuka dan aman

Agensi menyediakan kerangka kerja operasi dan teknis untuk memastikan kebebasan warga negara Eropa dan bukan warga negara Eropa untuk tinggal, bekerja dan bepergian sebagaimana yang diharapkan. Secara spesifik Agensi bertugas mengelola tiga sistem IT utama yang berhubungan dengan visa, permohonan suaka dan pertukaran infromasi untuk kemanan wilayah Schengen. Sistem tersebut adalah Sistem Informasi Visa / Visa Infromation System (VIS), Schengen Information System (SIS II) dan Eurodac.

Vis (Sistem Informasi Visa)

Sistem VIS merupakan sebuah sistem yang memastikan proses yang adil dan efisien untuk kebijakan umum visa Uni Eropa dan prosedur kunjungan pelancong dari luar negeri. Sistem ini sudah digunakan oleh 26 negara dan diberlakukan di seluruh dunia pada pertengahan 2015. Sistem ini mencegah praktik ‘belanja visa’ (kegiatan pengajuan visa ke negara anggota Uni Eropa lainnya setelah pengajuan awal ditolak), pendampingan dalam usaha melawan perpindahan penduduk tidak tetap, membantu mencegah ancaman terhadap keamanan di dalam Uni Eropa dan memberikan prosedur yang lebih cepat dan transparan kepada pelancong resmi.

Sistem ini memungkinkan otoritas nasional untuk mengakses data termasuk biometrik pada visa kunjungan singkat di wilayah Schengen. Pada 23 bulan pertama sistem ini dijalankan, sistem ini telah meregistrasi 4 juta pengajuan visa dan menerbitkan 3-5 juta visa wilayah Schengen.

Dalam mempersiapkan VIS untuk penerapan secara global, EU-LISA meningkatkan kapasitas sistem dan kemampuan proses pencarian. Pada 2015 sistem ini dapat menerbitkan lebih dari 100.000 visa dalam sehari dan memproses transaksi sebanyak 450.000 transaksi per jam. Setiap pos pemeriksaan hanya memerlukan waktu rata-rata 3-5 detik untuk memproses pencarian.

SIS II (Sistem Informasi Schengen)

Sistem ini diluncurkan pada bulan April 2013 dan merupakan sistem informasi besar yang dimiliki Uni Eropa untuk keamanan public. Sistem ini memungkinkan otoritas kemananan perbatasan seperti polisi, bea cukai, otoritas visa dan kehakiman di wilayah Schengen untuk berbagi informasi dan sistem ini juga merupakan alat penting dalam pemeriksaan kejahatan lintas negara.

SIS II menyimpan informasi orang yang terlibat pada kejahatan serius atau tidak memiliki hak untuk memasuki dan tinggal di wilayah Uni Eropa. Sistem ini juga menyimpan data orang hilang khususnya anak-anak. Sistem SIS II tidak hanya menyimpan data yang berhubungan dengan orang tetapi juga informasi asset seperti catatan bank, kepemilikan senjata dan identitas dokumen yang mungkin hilang atau dicuri.

Sebuah otoritas nasional dapat mengeluarkan tanda ‘siaga’ pada sistem yang menggambarkan orang atau benda yang sedang dalam pencarian. Tanda tersebut akan diikuti dengan penangkapan orang tertentu agar petugas di negara lain dapat bertindak atas informasi tersebut. ^[3]

SIS II merupakan sitem pengganti SIS I, dimana SIS II merupakan sistem yang lebih canggih dengan fitur yang lebih baik seperti fitur data dan informasi Surat Penangkapan Eropa ditambah tipe data baru dan akses data yang lebih baik. Pada kahir tahun 2013 sistem ini sudah menyimpan 50 juta data dari 28 negara, rata-rata 4000 data diciptakan, diperbaharui dan dihapus oleh sistem ini.

Eurodac

Sistem ini telah digunakan di 32 negara, sistem ini memungkinkan penerimaan yang trasnparan dan efisien pada pengajuan suaka dari orang-orang yang membutuhkan perlindungan yang dapat diberikan oleh kebijakan yang diterapkan Eropa. Prosesnya hanya memakan waktu 50 detik, dimana sistem ini dapat membandingkan hasil sidik jari pencari suaka dan pelintas yang tidak biasa, cara ini membantu praktik seperti ‘belanja suaka’, dimana pengajuan suaka dilakukan di beberapa negara berbeda. Sistem ini juga memperjelas penentuan negara Uni Eropa mana yang bertanggung jawab dalam memeriksa pengajuan suaka. Di tahun 2013 Eurodac memudahkan 300.000 transaksi yang berhubungan dengan pencari suaka.

Struktur Organisasi

Staff

Sejak awal berdiri tahun 2011 EU-LISA berkomitmen pada pengembangan dan perhatian pada karyawan. Tujuannya untuk merekrut dan mempertahankan personil yang menunjukan kemampuan dan kompetensi yang dibutuhkan agensi dalam menjalankan strategi dan program. Agensi memfokuskan usahanya dalam pengembangan karir dan profesionalitas karyawan sesuai dengan visi, misi agensi dan menyelaraskan teknologi yang dimiliki agensi dengan kemampuan orang-orang yang bekerja di dalamnya.

Terdapat beberapa prinsip dasar yang menjadi pedoman bagi Agensi antara lain, Agensi memandang karyawan mereka merupakan asset terbesar dan akan selalu merekrut, mempertahankan dan mengembangkan para profesional yang dapat menjunjung nilai perusahaan dan juga berkomitmen untuk mencapai misi dan tujuan. Agensi membangun kesuksesan lewat sebuah kerjasama terbuka yang efektif dengan negara-negara anggota dan institusi- institusi di Uni Eropa, hasil kontribusi tersebut mewujudkan tercapainya beberapa tujuan bersama. Agensi membangun dan menjaga kredibilitas dengan rekan-rekannya di Uni Eropa lewat keberhasilan dan profesionalitas tim. Agensi akan selalu berusaha untuk memberikan pelayanan dan solusi berkualitas, sejalan dengan kebutuhan dan prioritas Negara Anggota akan perlindungan dan keamanan data kualitas terbaik; dukungan yang tepat pada sistem yang dikelola. Agensi akan mengedepankan prinsip-prinsip tata kelola yang baik dan efektif dalam melaksanakan kegiatan.

Manajemen

Jajaran Manajemen beranggotakan perwakilan dari negara anggota Uni Eropa dan Komisi Eropa. Negara Asosiasi (Swiss, Eslandia, Norwegia dan Liechtenstein), dan juga agensi-agensi seperti Europol dan Eurojust. Tugas mereka untuk memastikan Agensi menyelesaikan tugas dan tujuan secara efektif dan efisien sebagaimana yang diamanatkan di aturan pendirian EU-LISA.

Dewan Penasihat

Setiap sistem IT yang dijalankan didukung oleh sebuah Dewan Penasihat. Dewan ini beranggotakan para ahli dari negara anggota Uni Eropa, Negara Asosiasi, seorang perwakilan dari Komisi Eropa, Europol dan Eurojust. Mereka memberikan bantuan dukungan teknis pada sistem yang dikelola oleh Jajaran Manajemen.

Tata Kelola Agensi

Struktur organisasi administrasi dan manajemen terdiri dari sebuah Dewan Pengelola, seorang Direktur Eksekutif dan Dewan Penasihat. Karyawan dibagi menjadi beberapa departemen, unit dan sektor, dimana para staff bekerja di kantor pusat di Tallinn, Estonia, kantor operasional di Strasbourg, Perancis dan kantor pendukung sistem di Sankt Johann im Pangau, Austria, dan kantor penghubung di Brussel.

Pada struktur EU-LISA terdapat dua agensi yang juga berperan sebagai Dewan Pengelola dan Dewan Penasihat yaitu Europol dan Eurojust. Selain itu Agensi juga membangun hubungan strategis dengan Pusat Keunggulan Pertahanan Siber Kerjasama NATO (CCDCOE) yang terpusat di Tallinn.

Negara-negara Anggota Uni Eropa merupakan pemangku kepentingan utama dari Agensi eu-LISA. Negara tersebut merupakan kelompok utama yang mendapatkan produk dan pelayanan dari Agensi. Selain itu terdapat beberapa negara seperti Swiss, Islandia, Norwegia dan Liechtenstein yang membentuk Negara-negara Asosiasi sebagai kelompok terpisah dari pemangku kepentingan utama.

Kerjasama Agensi dengan negara-negara tersebut dilaksanakan berdasarkan struktur pengelolaan Agensi - Dewan Penasehat dan Pengelola. Lewat struktur ini para negara anggota memberikan panduan strategis pada Agensi mengenai pelaksanaan dan pengembangan tugas, tidak hanya pada pengelolaan operasional sistem IT tetapi juga pada pemberian pelatihan dan pelaporan kepada otoritas nasional dan tugas-tugas lain yang dijalankan Agensi.