Kearsipan

Kearsipan atau kepertinggalan (bahasa Inggris: Records Management) adalah sistem yang dikembangkan untuk mengatasi permasalahan dokumentasi informasi. Mengingat banyaknya aktivitas yang menyebabkan banyaknya ledakan informasi dalam bentuk banyaknya dokumen yang ditemukan dalam tiap organisasi. Sistem kearsipan dikembangkan dengan tujuan untuk mempermudah penyimpanan dan pencarian kembali informasi yang dianggap penting bagi suatu organisasi. Efektif atau tidaknya suatu sistem kearsipan tergantung pada rancangan sistem itu. Rancangan sistem mengidentifikasi dan menyeleksi informasi yang sesuai dengan kebutuhan organisasi, serta menerapkan cara pengaturan dan pencarian kembali.

Pengertian arsip  dimaksudkan  untuk  semua naskah/catatan  dalam bentuk dan corak apa pun yang  dibuat atau diterima oleh sesuatu instansi  dalam  rangka  pelaksanaan fungsi  kedinasan, termasuk di dalamnya adalah arsip aktif, arsip inaktif dan arsip statis. Secara teoretis  istilah arsip  berasal dari  tradisi Eropa kontinental,  yang untuk tradisi  Anglo-Saxon  hanya  dikenal dengan istilah  rikod (record). Dalam perkembangan kemudian muncullah di Amerika Serikat pengertian record untuk arsip dinamis dan archive untuk rikod yang memiliki nilai guna permanen. Di Indonesia secara hukum hanya mengenal istilah arsip sebagaimana tradisi Eropa kontinental dan profesi   Arsiparis sebagai pengelola arsip.

Pada dasarnya, arsip dapat dibedakan ke dalam dua kelompok, yaitu arsip transaksi dan arsip referensi. Arsip transaksi antara lain terdiri dari cek, dokumen pemesanan, dokumen pembelian, bon, dan sebagainya. Pada umumnya arsip transaksi diatur secara sederhana menurut urutan nomor atau tanggal dikeluarkannya. Arsip referensi antara lain terdiri dari dokumen surat menyurat, laporan, notulen rapat, akta-akta perusahaan, dan lain sebagainya. Penyusunan arsip referensi memerlukan sistem penyimpanan dan penelusuran yang lebih rumit.

Sistem penyimpanan dan sistem penelusuran ini biasanya disebut sistem indeks atau sistem klasifikasi. Sistem klasifikasi dibagi menjadi tiga jenis, yaitu sistem indeks kamus (dictionary index), sistem indeks subyek (subject index), dan sistem indeks koordinasi (coordinate index).

1. Sistem Indeks Kamus (Dictionary Index). Merupakan sistem pengaturan dokumen berdasarkan urutan alfabet seperti umumya kamus. Sistem ini merupakan sistem yang paling sederhana dibanding sistem indeks yang lain.
2. Sistem Indeks Subyek (Subject Index). Merupakan suatu sistem pengaturan dokumen berdasarkan subjek atau fungsi. Sistem ini banyak digunakan untuk pengaturan dokumen dan buku di perpustakaan umum di seluruh dunia.
3. Sistem Indeks Koordinasi (Coordinate Index). merupakan gabungan dari kedua sistem sebelumnya. Dengan sistem ini, sebuah dokumen dapat ditelusuri melalui berbagai aspek yang dikandung. Sistem ini merupakan sistem yang paling canggih dan ideal untuk koleksi dokumen yang sering diperlukan dan dalam jumlah yang besar. Sistem ini memungkinkan untuk pencarian kembali dokumen dengan cepat dan tepat. Namun, sistem ini memerlukan banyak biaya, mengingat banyaknya waktu dan tingkat keahlian yang dibutuhkan dalam proses mengindeks.

Arsip dalam instansi-instansi pemerintahan diatur menurut Peraturan Pemerintah No. 34 tahun 1979 tentang Penyusunan Arsip. Sedangkan ketentuan penyusunan arsip bagi organisasi swasta diatur oleh masing-masing organisasi dengan memperhatikan tiga aspek:

1. Aspek Hukum. Dokumen-dokumen yang mempunyai kaitan dengan hukum misalnya akta kelahiran, biasanya dokumen seperti ini disimpan dalam brankas, di kantor, atau tempat penyimpanan khusus.
2. Aspek Peraturan Perusahaan. Dokumen seperti kuitansi, laporan keuangan perusahaaan, disimpan untuk jangka waktu yang ditentukan pimpinan perusahaan sesuai dengan kepentingannya.
3. Aspek Administratif. Dokumen seperti surat lamaran, surat penawaran, disimpan selama masih memiliki nilai administratif.

Perkembangan selanjutnya pemerintah meningkatkan pengelolaan kearsipan dengan mengubah Undang-Undang tentang Kearsipan yang semula tahun 1971 menjadi Undang-Undang Kearsipan tahun 2009 tentang Kearsipan

Aspek Hukum dalam Kearsipan

Kearsipan berasal dari kata dasar "arsip" yang diberi awalan "ke-" dan akhiran "-an". Menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971, arsip dapat didefinisikan sebagai naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintahan, serta badan-badan swasta dan perorangan, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan kehidupan kebangsaan. Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yang menggantikan UU No. 7 Tahun 1971, memuat definisi baru untuk arsip dan kearsipan. Kearsipan diartikan sebagai hal-hal yang berhubungan dengan arsip, sedangkan arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media, sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Ini melibatkan lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan individu dalam pelaksanaan kehidupan bersama. Dengan pendekatan analitik divergen, hukum kearsipan dapat diartikan sebagai seperangkat asas, kaidah, institusi, dan proses untuk mewujudkannya dalam kenyataan. Ini mencakup segala hal yang berkaitan dengan arsip, yaitu rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media, seiring dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi, yang dibuat dan diterima oleh berbagai entitas dalam konteks kehidupan bersama, berbangsa, dan bernegara.

Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip

Istilah "pemeliharaan dan pengamanan" sering disebut atau dapat ditemukan dalam beberapa literatur dan kamus sebagai bagian dari kegiatan preservasi atau pelestarian. Pemeliharaan berasal dari kata dasar "pelihara," yang artinya menjaga atau merawat, dan pemeliharaan sendiri merujuk pada proses atau cara menjaga dan merawat. Jika kata "pemeliharaan" digabungkan dengan kata "arsip," maka "pemeliharaan arsip" dapat diartikan sebagai proses atau cara menjaga dan merawat arsip.

Dalam praktik kearsipan di Indonesia, istilah "pemeliharaan arsip" lebih sering merujuk pada kegiatan yang terkait dengan (1) penyimpanan dan penataan fisik arsip di ruang penyimpanan untuk memastikan keberesan dan kemudahan dalam pencarian, (2) pengawasan dan pengendalian suhu serta kelembaban ruang penyimpanan arsip, dan (3) pemilihan serta penentuan fasilitas penyimpanan arsip yang sesuai dengan standar kearsipan, seperti AC, rak atau lemari arsip, boks arsip, atau wadah arsip lainnya.

Sementara itu, kata "pengamanan" mengacu pada kegiatan yang berkaitan dengan usaha agar arsip, baik secara fisik maupun informasi, tetap terjaga dan aman dari gangguan. Kegiatan ini melibatkan penetapan sistem dan prosedur keamanan untuk gedung dan ruang penyimpanan arsip (sistem keamanan). Ini juga mencakup sistem dan prosedur klasifikasi akses terhadap arsip serta klasifikasi keamanan, termasuk dalamnya perencanaan menghadapi bencana.