Delapan langkah gugus mutu

Delapan langkah gugus mutu adalah delapan langkah yang berurutan dalam daur manajemen pekerjaan yang didasari oleh semangat perbaikan berkesinambungan dalam Pengendalian mutu.

Landasan filosofis

Manusia mempunyai panggilan hakiki agar mengusahakan kesempurnaan sedapat mungkin. Maka ada dorongan untuk melakukan perbaikan diri secara berkesinambungan. Juga dalam hal kerja. Secara konsisten dan kontinu diusahakan perbaikan kecil-kecil. Hal itu bisa dilakukan secara perorangan, namun akan lebih efektif jika secara berkelompok dan kerja sama, berproses dari langkah pertama hingga langkah kedelapan.

Delapan Langkah

Satu paket perbaikan kerja dilaksanakan dalam delapan langkah:

1. Menentukan tema perbaikan.
   • Yang diangkat menjadi tema adalah masalah di tempat kerja, yaitu sesuatu yang menyimpang dari norma seharusnya, misalnya ekses kelebihan (penumpukan), atau kekurangan yang dirasakan, atau sesuatu ketegangan yang harusnya tidak ada. Tema yang dipilih adalah yang dirasa penting dan mendukung tercapainya sasaran kerja.
2. Analisis situasi/memeriksa fakta tema.
   • Pengumpulan data yang menyangkut tema. Bukan hanya kira-kira, tetapi melalui benar-benar berasal dari fakta dalam rentang waktu tertentu, seminggu atau sebulan atau setahun, menggunakan lembar periksa. Data disusun dalam bagan kendali atau digolong-golongkan dalam suatu stratifikasi. Dari situ dikenali masalah yang harus diperhatian.
3. Mengenali sebab yang paling mungkin. Menyusun rencana penanggulangan
   • Masalah yang ditemukan dalam langkah terdahulu dianalisis dengan sumbang saran dan dipetakan menggunakan diagram tulang ikan, untuk melihat faktor-faktor yang terkait di dalamnya.
4. Implementasi rencana penanggulangan.
   • Rencananya terdiri dari rencana penanggulangan sementara (darurat); dan dilengkapi dengan tindakan pencegahan agar masalah tidak terjadi lagi di kemudian hari.
5. Pemeriksaan hasil penanggulangan.
   • Diawali dengan presentasi rencana kepada pihak manajemen supaya diketahui dan mendapat dukungan. Pelaksanaan dilakukan dengan konsisten, konkret dan konsekuen.
6. Tindakan perbaikan yang diakhiri dengan pembakuan proses.
   • Setelah kurun waktu tertentu data hasil implementasi penanggulangan dan pencegahan dibandingkan dengan data yang sudah dikumpulkan dalam langkah 2. Apakah ada perkembangan perbaikan?
7. Penentuan perbaikan selanjutnya.
   • Jika ada sesuatu dari langkah penanggulangan yang diketahui perlu disempurnakan, maka segera dilakukan perbaikan dalam kurun waktu berikutnya. Setelah itu proses kerja dijadikan standar.
8. Stratifikasi/Standardisasi dan perencanaan berikutnya
   • Berdasarkan langkah 2, masalah yang sudah diketemukan dengan stratifikasi namun tidak dipilih sebagai tema dalam paket yang lalu, kemudian dapat ditentukan sebagai program perbaikan selanjutnya.

Paket perbaikan kerja selanjutnya menempuh kedelapan langkah itu.

Dalam Daur Manajemen

Di dalam kelompok mutu, manajemen kerja dipahami sebagai daur proses perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, dan tindakan pembakuan. Maka kedelapan langkah ditempatkan dalam daur manajemen kerja.

Langkah 1-4 (menentukan tema, memeriksa fakta tema, mengenali sebab dan menyusun rencana penanggulangan) termasuk dalam proses perencanaan.

Langkah ke-5 (implementasi rencana penanggulangan) tergolong proses pelaksanaan.

Langkah ke-6 (penelitian hasil penanggulangan) tergolong proses pengendalian.

Langkah 7-8 (perbaikan. standardisasi, penentuan perbaikan selanjutnya) tergolong proses pengendalian

Lihat pula

• Tujuh alat gugus mutu

Referensi

1. Kaoru Ishikawa. David J. Lu. 1985. What Is Total Quality Control? Prentice Hall.
2. Eko Henryanto. BN Marbun. 1987. Pengendalian Mutu Terpadu. Pustaka Binaman Pressindo.