DASAR - DASAR KOMUNIKASI

DEVINISI

Komunikasi adalah proses menciptakan dan berbagi ide, informasi, pandangan, fakta, perasaan, di antara orang-orang untuk mencapai pemahaman bersama.

Menurut Para ahli

Wilbur Schramm (dalam Effendy, 1994) menyatakan bahwa komunikasi akan berhasil (terdapat kesamaan makna) apabila pesan yang disampaikan oleh komunikator cocok dengan kerangka acuan (frame of reference) , yakni paduan pengalaman dan pengertian (collection of experiences and meanings) yang diperoleh oleh komunikan. Schramm menambahkan, bahwa bidang (field of experience) merupakan faktor penting juga dalam komunikasi

Everet M. Rogers: komunikasi adalah proses dimana suatu ide dialihkan dari sumber kepada suatu penerima atau lebih, dengan maksud untuk mengubah tingkah laku.
Gerald R. Miller: komunikasi terjadi ketika suatu sumber menyampaikan suatu pesan kepada penerima dengan niat yang disadari untuk mempengaruhi perilaku penerima.
Carld R. Miller: komunikasi adalah proses yang memungkinkan seseorang (komunikator) menyampaikan rangsangan (biasanya lambang-lambang verbal) untuk mengubah perilaku orang lain (komunkate).
Theodore M. Newcomb: Setiap tindakan komunikasi dipandang sebagai suatu transmisi informasi terdiri dari rangsangan yang diskriminatif, dari sumber kepada penerima.
Stewart L. Tubbs dan Sylvia Moss: Komunikasi adalah proses pembentukan makna di antara dua orang atau lebih.
Judy C. Pearson dan Paul E. Nelson: Komunikasi adalah proses memahami danberbagi makna.
William I. Gordon : Komunikasi adalah suatu transaksi dinamis yang melibatkan gagasan dan perasaan.
Donald Byker dan Loren J. Anderson: Komunikasi adalah berbagi informasi antara dua orang atau lebih.

Sejarah

Sejarah komunikasi pada mulanya hanya merupakan upaya manusia menyampaikan ide, gagasan, kemauan, hasrat dan lain sebagainya, upaya tersebut hanya supaya manusia bisa saling berhubungan. Pada waktu itu, Komunikasi tidak dianggap sebagai sesuatu yang harus diberi perhatian, dikaji atau distrukturkan. Namun, pada abad ke-5 sebelum masehi, di Yunani berkembang suatu ilmu yang mengkaji proses pernyataan antar manusia yang diberi nama retorika yang berarti seni berpidato dan beragumentasi yang bersifat menggugah atau seni yang menggunakan bahasa secara lancar untuk memengaruhi dan mengajak. Retorika mendapat pembahasan khusus bahkan beberapa pemikir itu menempatkan retorika sebagai hal penting dalam masyarakat dan pemerintahan.

Pada perkembangan awal, batasan komunikasi yang dapat kita terapkan adalah percakapan atau penyampaian gagasan antar manusia secara lisan dan bertatap muka baik berupa pidato maupun diskusi, dengan tujuan mendidik, membangkitkan kepercayaan, dan menggerakkan perasaan orang lain.Komunikasi terus berkembang, tidak hanya menyampaikan gagasan melalui lisan.Pada zaman kekaisaran romawi, Julius Caesar membuat papan pengumuman yang dinamakan Acta Diurna. Penyampaian gagasan mengenai apa yang penting bagi masyarakat telah bertambah, dari sekadar lisan menjadi bentuk tulisan. Hal ini terus berkembang setelah ditemukannya kertas, penemuan mesin cetak, dan terbitnya surat kabar pertama . Setelah surat kabar peradaban manusia juga berkembang dan ditemukanlah radio, film, televisi, dan sejumlah media lain.

manusia berkomunikasi untuk membagi pengetahuan dan pengalaman. Bentuk umum komunikasi manusia termasuk bahasa sinyal, bicara, tulisan, gerakan, dan penyiaran. Komunikasi dapat berupa interaktif,komunikasi transaktif transaktif, komunikasi bertujuan, atau komunikasi tak bertujuan.Melalui komunikasi, sikap dan perasaan seseorang atau sekelompok orang dapat dipahami oleh pihak lain.Akan tetapi, komunikasi hanya akan efektif apabila pesan yang disampaikan dapat ditafsirkan sama oleh penerima pesan tersebut.

BENTUK - BENTUK DASAR ORGANISASI

Devinisi

Pengorganisasian merupakan salah satu fungsi dasar dalam manajemen untuk mencapai sasaran yang ditetapkan oleh Organisasi. Pengorganisasian ini berkaitan dengan pengelompokan kegiatan, pengaturan orang maupun sumber daya lainnya dan mendelegasikannya kepada individu ataupun unit tertentu untuk menjalankannya sehingga diperlukan penyusunan struktur organisasi yang memperjelas fungsi-fungsi setiap bagian dan sifat hubungan antara bagian-bagian tersebut.

Menurut pakar

Robbins (1994: 4) mengatakan, bahwa Organisasi adalah kesatuan sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan.
Hasibuan (2011:120) memberikan pengertian organisasi adalah suatu sistem perserikatan formal, berstruktur, dan terkoordinasi dari sekelompok orang yang bekerja sama dalam mencapai tujuan tertentu.
Organisasi menurut Schermerhorn (1996) adalah sistem tugas, alur kerja, hubungan pelaporan dan saluran komunikasi yang dikaitkan secara bersama dalam pekerjaan individual maupun kelompok.

Struktur Organisasi Fungsional

Struktur Organisasi Fungsional (Functional Structure Organization) merupakan Struktur Organisasi yang paling umum digunakan oleh suatu organisasi. Pembagian kerja dalam bentuk Struktur Organisasi Fungsional ini dilakukan berdasarkan fungsi manajemennya seperti Keuangan, Produksi, Pemasaran dan Sumber daya Manusia. Karyawan-karyawan yang memiliki keterampilan (skill) dan tugas yang sama akan dikelompokan bersama kedalam satu unit kerja.

Struktur Organisasi Divisional

Struktur Organisasi Divisional (Divisional Structure Organization) adalah Struktur Organisasi yang dikelompokkan berdasarkan kesamaan produk, layanan, pasar dan letak geografis. Organisasi bentuk Divisional ini biasanya diterapkan di perusahaan yang berskala menengah keatas,hal ini dikarenakan biaya operasional akan lebih tinggi jika dibandingkan dengan bentuk Organisasi Fungsional.

Struktur Organisasi Matriks

Struktur Organisasi Matriks (Matrix Structure Organization) merupakan kombinasi dari Struktur Organisasi Fungsional dan Struktur Organisasi Divisional dengan tujuan untuk menutupi kekurangan-kekurangan yang terdapat pada kedua bentuk Struktur Orgnisasi tersebut. Struktur Organisasi Matriks ini sering juga disebut dengan Struktur Organisasi Proyek karena karyawan yang berada di unit kerja fungsional juga harus mengerjakan kegiatan atau tugas proyek-proyek organisasi yang ditugaskan kepadanya. Struktur Organisasi Matriks ini mengakibatkan terjadinya multi komando dimana seorang karyawan diharuskan untuk melapor kepada dua pimpinan yaitu pimpinan di unit kerja Fungsional dan pimpinan proyek. Struktur Organisasi ini biasanya digunakan oleh perusahaan yang berskala besar atau perusahaan-perusahaan multinasional.

PERENCANAAN PESAN BISNIS

Devinisi

Perencanaan pesan bisnis adalah proses komposisi penyusunan pesan bisnis. Proses itu sendiri terdiri dari perencanaan tujuan audiens, ide, saluran; pengorganisasian ide; membuat draf, merangkai kata / kalimat / paragraph; dan merevisi.Tujuan dalam perencanaan bisnis harus dievaluasi apakah tujuan realistis, waktu tepat, dan dapat diterima. Tujuan juga harus diuji apakah sesuai dengan kemampuan, ketepatan waktu dan orang, dan selaras dengan tujuan organisasi.

Untuk membuat perencanaan bisnis yang baik komunikator perlu melakukan analisis audiens. Caranya aadalah dengan mengembangkan profil audiens dan menganalisa pemuasan konsumen. Komunikator mengantisipasi rekasi audiens, memperkirakan jumlah, mengetahui hubungan komunikator dengan audiens apakah kenal atau tidak. Untuk pemuasan audiens komunikator perlu mengetahui kebutuhan informasi audiens. Pemuasan juga bisa dilakukan dengan motivasional dengan pendekatan argumentasi, rasional, dan emosi audiens. Pemuasan emosional digunakan untuk mengubah perilaku audiens. Akan tetapi ada hambatan yaitu audiens cenderung tidak mau berubah untuk hal baru.

KRITERIA PENULISAN BISNIS

1. Pemahaman Proses Komposisi

Penyusunan proses komposisi seperti halnya proses menciptakan lagu;merencanakan lagu, membuat aransemen dan menentukan musisinya hinnga melakukan revisi-revisi hingga lagu enak didengar. Begitu juga proses penyusunan pesan-pesan bisnis; perencanaan, pengorganisasian, dan revisi.

2. Perencanaan

Beberapa hal perlu diperhatikan dalam perencanaan diantaranya maksud komunikasi, sasaran audiens, ide pokok, saluran yang digunakan.

3. Pengorganisasian

Organisasi dan komposisi erat kaitannya dengan penyusunan kata kalimat, dan paragraf perlu diperhatikan penggunaan kata, kalimat, dan paragraf yang sederhana, mudah dimengerti, dan dilaksanakan.

4. Revisi

Seluruh maksud dan isi pesan ditelaah kembali dari substansi pesan yang akan disampaikan,gayapenulisa, struktur kalimat, dan bagaimana tingkat pemahaman. Pengecekan dilakukan agar pesan tersampaikan sesuai perencanaan.

5. Penentuan Tujuan

Tahap pertama dalam merencanaka suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud atau tujuan komunikasi. Untuk dapat melakukan hal itu, pertama anda harus menentukan tujuan yang jelas sesuai tujuan organisasi.

6. Mengapa tujuan harus jelas

Penentuan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi akan dapat membantu proses pengambilan keputusan yang mencakup antara lain :

keputusan untuk meneruskan pesan
keputusan untuk menanggapi audiens
keputusan untuk memusatkan isi pesan

7. Tujuan komuikasi bisnis.

Secara umum ada tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu : memberi informasi, persuasi, dan melakukan kolaborasi

Tujuan Komunikasi Bisnis

Tujuan dalam perencanaan bisnis harus dievaluasi apakah tujuan realistis, waktu tepat, dan dapat diterima. Tujuan juga harus diuji apakah sesuai dengan kemampuan, ketepatan waktu dan orang, dan selaras dengan tujuan organisasi.Untuk membuat perencanaan bisnis yang baik komunikator perlu melakukan analisis audiens. Caranya aadalah dengan mengembangkan profil audiens dan menganalisa pemuasan konsumen. Komunikator mengantisipasi rekasi audiens, memperkirakan jumlah, mengetahui hubungan komunikator dengan audiens apakah kenal atau tidak. Untuk pemuasan audiens komunikator perlu mengetahui kebutuhan informasi audiens. Pemuasan juga bisa dilakukan dengan motivasional dengan pendekatan argumentasi, rasional, dan emosi audiens. Pemuasan emosional digunakan untuk mengubah perilaku audiens. Akan tetapi ada hambatan yaitu audiens cederung tidak mau berubah untuk hal baru.

PENULISAN PESAN PESAN POSITIF DAN RUTIN

DEVINISI

Komunikasi bisnis pada umumnya bertujuan untuk menyampaikan pesan. Pesan-pesan bisnis ini hendaknya sesuai dengan jenis-jenis komunikasi bisnis yang dapat memenuhi kebutuhan pengirim pesan, disesuaikan dengan kebutuhan khalayak, dan mencerminkan keakuratan dengan tema yang dibahas. Ketika organisasi atau perusahaan ingin menyampaikan informasi yang memicu reaksi netral khalayak maka pesan bisnis bersifat informatif. Dan, ketika organisasi atau perusahaan ingin menyampaikan informasi yang memicu reaksi positif khalayak, maka pesan yang disampaikan bersifat positif.Masing-masing jenis pesan yang akan disampaikan oleh perusahaan membutuhkan metode tersendiri dalam perumusannya alias tidak bisa dilakukan dengan sembarangan. Pada umumnya, pesan positif sangat mudah untuk dibuat mengingat khalayak sangat membutuhkan informasi yang dapat diterima secara akal sehat. Secara garis besar, pesan positif umumnya diawali dengan intisari dari informasi yang paling penting atau berita baik; memberikan rincian, latar belakang, dan klarifikasi; menyajikan elemen-elemen negatif sepositif mungkin, menjelaskan berbagai manfaat atau keuntungan yang akan diperoleh; dan diakhiri dengan kalimat penutup yang positif.

Pesan Positif dalam Komunikasi Bisnis yang Perlu Diterapkan

Jawaban Atas Permintaan Informasi dan Tindakan

Setiap saat, para profesional akan dihadapkan pada banyaknya permintaan tentang informasi atau tindakan terkait produk atau layanan tertentu. Untuk itu, para professional bertanggung jawab untuk menjawab permintaan informasi dan tindakan tersebut dengan memberikan informasi secara singkat, padat, jelas, dan sesuai dengan etika komunikasi bisnis

Tanggapan yang Diberikan Ketika Perusahaan Membuat KesalahanJika terjadi kesalahan

maka penulis diharuskan menulis surat dengan tujuan untuk memperbaiki kesalahan yang kerap terjadi dalam dunia bisnis. Jika kesalahan dilakukan oleh perusahaan, maka penulis harus memahami dengan pasti kebijakan perusahaan agar penulis dapat memberikan tanggapan yang sesuai dan komprehensif. Jika situasi yang dihadapi cukup serius, ada baiknya mengacu pada perencanaan manajemen krisis perusahaan.

Tanggapan yang Diberikan Ketika Konsumen Membuat Kesalahan

Jika konsumen yang membuat kesalahan, penulis hendaknya mencoba untuk mencegah terjadinya kesalahan di masa mendatang tanpa menyalahkan konsumen

Tanggapan yang Diberikan Ketika Pihak Ketiga Membuat Kesalahan

Ketika pihak ketiga yang melakukan kesalahan, tanggapan yang diberikan bergantung pada kesepakatan antara perusahaan dan pihak ketiga tersebut.

Surat Rekomendasi

Surat rekomendasi bertujuan untuk meyakinkan pembaca bahwa orang yang direkomendasikan memiliki karakteristik yang diperlukan untuk pekerjaan tertentu atau hal lainnya. Surat rekomendasi yang efektif terdiri dari nama lengkap kandidat, posisi atau tujuan lain yang ingin dicapai oleh kandidat, sifat hubungan antara penulis dengan kandidat, data dan fakta yang berkaitan dengan kandidat dan peluang yang ada, memberikan perbandingan potensi yang dimiliki kandidat dengan teman kandidat jika ada, dan hasil evaluasi menyeluruh tentang ketepatan kandidat dengan peluang yang ada. Perlu dipahami bahwa belakangan ini surat rekomendasi memiliki permasalahan dalam aspek hukum. Untuk itu, sebelum memberikan surat rekomendasi ada baiknya mengecek ulang apa yang menjadi kebijakan perusahaan dan tidak menimbulkan contoh kesalahpahaman dalam komunikasi bisnis.

Mengirim Ucapan Selamat, Penghargaan, atau Ucapan Belasungkawa

Pesan positif dalam komunikasi bisnis sebagian besar dimaksudkan untuk membangun itikad dan hubungan yang baik. Itikad baik adalah perasaan positif yang mendorong orang untuk memelihara hubungan bisnis. Pesan positif umumnya berbentuk tertulis dan disampaikan kepada konsumen, kolega, pebisnis lainnya. Pesan posisif yang menunjukkan itikad baik misalnya mengirim ucapan selamat, memberikan penghargaan, atau memberikan ucapan belasungkawa.

Rilis Berita

Rilis berita umumnya dikeluarkan oleh perusahaan sebagai cara perusahaan mengkomunikasikan hal-hal positif yang dilakukan oleh perusahaan seperti pembukaan cabang baru, lowongan pekerjaan, mengenalkan produk atau layanan baru, atau menjadi sponsor kegiatan tertentu. Rilis berita biasanya berupa dokumen khusus yang digunakan untuk menyebarkan informasi melalui media berita. Anda juga perlu memahami teknik negosiasi dalam komunikasi bisnis dan teknik lobbying dalam komunikasi bisnis yang baik agar dapat membangun hubunganbisnis yang profesional.

Berbagi Informasi Rutin

Pesan positif dalam komunikasi bisnis umumnya melibatkan pesan informasi rutin. Penulisan pesan informasi rutin diawali dengan pernyataan tujuan dan menyebutkan secara singkat sifat informasi yang disajikan. Selanjutnya, bagian isi pesan memaparkan rincian informasi dan diakhiri dengan sopan. Beberapa perusahaan menggunakan halaman media sosial seperti Facebook, Twitter, atau Instagram untuk berbagi informasi rutin dengan konsumen atau pihak lainnya

Pendekatan dalam Etika Komunikasi Bisnis

Strategi bisnis masing –masing pelaku bisnis sangat menentukan bagaimana respon para calon konsumen kedepannya. Salah satu strategi bisnis yang penting untuk diperhatikan adalah komunikasi bisnis.Komunikasi bisnis merupakan proses pertukaran gagasan, ide dan informasi yang memiliki maksud dan tujuan tertentu yang dilakukan dalam dunia bisnis. Komunikasiyang digunakan bisa dalam berbagai bentuk tergantung situasi dan kondisi guna mencapai suatu target tujuan disampaikannya suatu pesan. Pengaruh komunikasi bisnis harus diketahui karena berhubungan dengan keberhasilan bisnis. Selain itu, etika dalam komunikasi bisnis juga akan turut menjadi faktor dalam menentukan keberhasilan suatu bisnis yang sedang dijalankan.Seorang pelaku bisnis yang memiliki keahlian dalam berkomunikasi jelas akan sangat membantu untuk membuat pelanggan terpikat. Bentuk komunikasi bisnis bisa berupa komunikasi verbal yang bisa disampaikan lewat tulisan dan juga lisan serta komunikasi non verbal yang salah satunya bisa berupa ekspresi wajah.Selain itu komunikasi bisnis juga bisa disampaikan secara personal maupun secara impersonal dengan menggunakan sinyal ataupun simbol simbol tertentu

Etika Komunikasi Bisnis

Komunikasi bisnis dilakukan berdasarkan etika tertentu yang disebut sebagai etika komunikasi bisnis. Etika menurut Drs. O.P Simorangkir merupakan pandangan manusia terhadap baikdan buruknya perilaku manusia. Maka dari itu etika komunikasi bisnis merupakan pandangan manusia terhadap baik dan buruknya perilaku manusia saat menjalin komunikasi satu dengan yang lainnya dengan lebih dalam pada lingkup bisnis. Intinya komunikasi bisnis merupakan perilaku baik dan buruk dalam berkomunikasi.Jika anda merupakan pelaku bisnis seperti pengusaha maka anda sebaiknya memahami serta mempraktekkan etika komunikasi bisnis ini. Karena bisa saja timbul kasus negatif jika anda tidak mengutamakan etika dalam komunikasi bisnis.Beberapa ranah etika komunikasi bisnis antara lain melalui telepon, email, instant messaging dan bisa juga melalui skype atau video call. Prinsip etika berkomunikasi sendiri adalah kejujuran, integritas, memenuhi janji dan juga loyalitas. Sedangkan etika komunikasi bisnis terhadap pelanggan adalah jujur, integritas, memegang janji, setia, adil, hormat dan perhatian. Sejumlah pendekatan juga dilakukan untuk mengetahui cara pandang terhadap etika komunikasi bisnis dari berbagai sudut.

Pendekatan Tidak Langsung Komunikasi Bisnis

Dalam komunikasi organisasi, komunikasi bisnis atau komunikasi bisnis lintas budaya, surat-surat bisnis berperan sangat penting dalam mendukung tujuan pesan yang disampaikan, meminimalisir terjadinya kesalahpahaman serta permasalahan lainnya yang timbul akibat surat bisnis yang tidak ditulis dengan baik. Adapun contoh kesalahpahaman dalam komunikasi bisnis yang dimaksud adalah kesalahan dalam menafsirkan pesan. Terdapat tiga strategi penulisan surat-surat bisnis yaitu strategi langsung, strategi tidak langsung, dan strategi persuasif. Strategi langsung biasanya direkomendasikan untuk surat-surat berita-netral dan berita-baik. Sementara itu, strategi tidak langsung direkomendasikan untuk surat berita-negatif. Dan strategi persuasif direkomendasikan untuk surat-surat persuasif. Dengan demikian, yang dimaksud dengan pendekatan tidak langsung komunikasi bisnis adalah strategi penulisan surat-surat bisnis dan catatan dalam sebuah organisasi yang digunakan untuk menyampaikan berita negatif.

PENULISAN PESAN PESAN NEGATIF