Manajemen pengetahuan

Manajemen Pengetahuan (Bahasa Inggris: Knowledge Management) adalah kumpulan perangkat, teknik, dan strategi untuk mempertahankan, menganalisa, mengorganisir, meningkatkan, dan membagikan pengertian dan pengalaman. Pengertian dan pengalaman semacam itu terbangun atas pengetahuan, baik yang terwujudkan dalam seorang individu atau yang melekat di dalam proses dan aplikasi nyata suatu organisasi. Fokus dari MP adalah untuk menemukan cara-cara baru untuk menyalurkan data mentah ke bentuk informasi yang bermanfaat, hingga akhirnya menjadi pengetahuan.

Cut Zurnali (2008) mengemukakan istilah knowledge management pertama sekali digunakan oleh Wiig pada tahun 1986, saat menulis buku pertamanya mengenai topik Knowledge Management Foundations yang dipublikasikan pada tahun 1993. Akhir-akhir ini, konsep knowledge management mendapat perhatian yang luas. Hal ini menyatakan secara tidak langsung proses pentransformasian informasi dan intellectual assets kedalam enduring value. Knowledge Management merupakan kekhususan organisasi (organization-specific), dimana perhatian dasarnya adalah ekploitasi dan pengembangan organizational knowledge assets kepada tujuan-tujuan organisasi selanjutnya. Knowledge Management bukan merupakan sesuatu yang lebih baik (better things), tapi untuk mengetahui bagaimana mengerjakan sesuatu dengan lebih baik (things better).

Kegiatan Manajemen Pengetahuan (MP) ini biasanya dikaitkan dengan tujuan organisasi semisal untuk mencapai suatu hasil tertentu seperti pengetahuan bersama, peningkatan kinerja, keunggulan kompetitif, atau tingkat inovasi yang lebih tinggi. Pada umumnya, motivasi organisasi untuk menerapkan MP antara lain:

• Membuat pengetahuan terkait pengembangan produk dan jasa menjadi tersedia dalam bentuk eksplisit
• Mencapai siklus pengembangan produk baru yang lebih cepat
• Memfasiltasi dan mengelola inovasi dan pembelajaran organisasi
• Mendaya-ungkit keahlian orang-orang di seluruh penjuru organisasi
• Meningkatkan keterhubungan jejaring antara pribadi interna dan juga eksternal
• Mengelola lingkungan bisnis dan memungkinkan para karyawan untuk mendapatkan pengertian dan gagasan yang relevan terkait pekerjaan mereka
• Mengelola modal intelektual dan aset intelektual di tempat kerja

Pengetahuan bukanlah sekedar informasi. Pengetahuan bersarang bukan di wadah tempat disimpannya informasi (semisal basis data), melainkan berada di pengguna informasi bersangkutan. Terdapat beberapa hal yang membedakan antara pengetahuan, informasi, dan data. Memahami beda antara ketiganya sangatlah penting dalam memahami MP.

Transfer pengetahuan (salah satu aspek dari manajemen pengetahuan) dalam berbagai bentuk, telah sejak lama dilakukan. Contohnya adalah melalui diskusi sepadan dalam kerja, magang, perpustakaan perusahaan, pelatihan profesional, dan program mentoring. Walaupun demikian sejak akhir abad ke-20, teknologi tambahan telah diterapkan untuk melakukan tugas ini, seperti basis pengetahuan, sistem pakar, dan repositori pengetahuan.

Pengertian Manajemen Pengetahuan

Mengutip pendapat Henczel dalam Singh (2007), Cut Zurnali mengemukakan bahwa untuk mendefinisikan knowledge benar-benar sulit sebagaimana menggabungkan banyak intangibles seperti pengalaman (experience), intuisi (intuition), pertimbangan (judgement), keahlian (skill) dan pelajaran yang dipelajari (lessons learned), yang secara potensial memperbaiki berbagai tindakan. Knowledge merupakan keadaan kognitif fikiran yang dicapai dengan menggabungkan pemahaman dan kognisi (understanding and cognition). Hal ini sering ditunjukkan sebagai penyusunan dan pendokumentasian knowledge seperti patents, databases, manuals, reports, procedures dan white papers.

Terdapat beberapa definisi Manajemen Pengetahuan, yang dirangkum Singh dalam Cut Zurnali (2008), yaitu:

1. Menurut Dimttia dan Oder (2001), manajemen pengetahuan adalah mengenai penggalian dan pengorganisasian pengetahuan untuk mengembangkan organisasi yang menguntungkan dan lebih efisien
2. Menurut Dimttia dan Oder, manajemen pengetahuan merupakan proses menangkap keahlian kolektif organisasional, di mana pun pengetahuan tersebut berada, baik di dalam database, pada paper-paper, atau di kepala orang, dan kemudian mendistribusikan pengetahuan tersebut ke mana pun agar dapat menghasilkan pencapaian yang terbesar.
3. Menurut Wiig (1999), manajemen pengetahuan adalah bangunan sistematis, eksplisit dan disengaja, pembaharuan, dan aplikasi pengetahuan untuk memaksimalkan efektivitas yang berkenaan dengan pengetahuan organisasi dan pengembalian kembali aset pengetahuan organisasi.
4. Menurut Townley (2001), manajemen pengetahuan adalah seperangkat proses menciptakan dan berbagi pengetahuan ke seluruh organisasi untuk mengoptimalkan pencapaian misi dan tujuan organisasi. Jadi, manajemen pengetahuan adalah mengenai meningkatkan penggunaan pengetahuan organisasional melalui praktik-praktik manajemen informasi dan pembelajaran organisasi untuk mencapai keunggulan kompetetitif dalam pengambilan keputusan.

Knowledge Management System Conceptual Model

Denise (2007) dalam Cut Zurnali (2008), mencoba mengungkap model konseptual sistem knowledge management. Model yang dikemukakan memperhitungkan pengetahuan individual (individual knowledge) sebagai starting point bagi penciptaan pengetahuan keorganisasian (Nonaka and Takeuchi, 1995). Dan sejak informasi telah menjadi bahan dasar (raw material) dari pegangan pengetahuan individual (Sarvary, 1999), maka ia merupakan dasar dari organisasi pengetahuan (knowledge organization) (Choo, 1998). Davenport et al. (1998) menambahkan bahwa pengetahuan individual yang muncul merupakan kombinasi dari informasi, interpretasi, refleksi, dan pengalaman dalam sebuah kontek yang pasti (certain context). Selanjutnya perlu dipertimbangkan juga pentingnya mengaitkan informasi baru dengan pengetahuan yang ada (Zarifian, 1999).

Oleh sebab itu, menurut Cut Zurnali (2008), pengetahuan individual diciptakan dimana informasi berjalan melalui proses internal yang mencakup interpretasi, refleksi dan menghubungkan informasi baru dengan pengetahuan yang ada pada individu sehingga dapat diaplikasikan kedalam situasi atau konteks baru. Agar mendorong individu memproses informasi untuk menciptakan pengetahuan, maka setiap proses pembelajaran harus punya arti. Sebuah sudut pandang yang jelas dari pengetahuan untuk dikembangkan merupakan sebuah keharusan untuk menstimulasi komitmen pada penciptaan dan pengoperasian pengetahuan tersebut. Pandangan bersama bekerja sebagai sebuah "mental map" yang menuntun para individu dalam tiga area yang berkorelasi, yaitu:

1)The world in which they live (dunia dimana mereka hidup). 2)The world in which they must live (dunia dimana mereka harus hidup). 3)Knowledge that needs to be developed in order to follow the pathway between these two worlds (pengetahuan yang perlu untuk dikembangkan agar untuk mengikuti lorong antara kedua dunia dimana mereka hidup dan dunia dimana mereka harus hidup).

Lebih lanjut Cut Zurnali (2008) menambahkan bahwa untuk menciptakan pengetahuan organisasional maka pengetahuan individual (yang terdiri dari dua dimensi: a tacit dimension dan an explicit dimension) harus dieksternalisasikan. Penciptaan pengetahuan organisasional terjadi melalui konversi yang dikombinasikan dari setiap kedua dimensi, jadi mempromosikan pembelajaran kelompok dan penyebaran kepada seluruh level organisasional. Proses pentransformasian informasi kedalam pengetahuan ditempatkan dalam tingkat internal individual, mencakup reflection, interpretation dan connection untuk later practical experimentation dalam kontek tepat.

Usaha keras organisasi untuk mengumpulkan dan menyediakan informasi tidak menjamin pemrosesan dan akses individual, oleh karena itu, tindakan yang menstimulasi akses dan menyebabkan pemrosesan informasi merupakan dasar dalam perputaran setiap tindakan praktis kedalam perilaku alamiah untuk dimasukkan kedalam sebuah budaya organisasional (the organisational culture). Pengetahuan individual harus ditransfer kepada individu dan kelompok lain agar dapat mempromosikan pengetahuan organisasional. Untuk ditransfer, pengetahuan harus dieksternalisasikan dengan memilikinya dan diinternalisasikan dengan kekurangannya, dimana penerapan utamanya pada tacit knowledge, sehinggai para kompetitor sulit menirunya. Nonaka and Takeuchi (1995) dalam Cut Zurnali (2008) menyatakan, transformasi pengetahuan individual ke dalam pengetahuan organisasional terjadi melalui sosialisasi (socialization), eksternalisasi (externalization), internalisasi (internalization) dan kombinasi (combination). Oleh karena itu setiap proses dapat menempatkan transformasi pengetahuan tersebut dari orang ke orang dan dari kelompok ke kelompok.

Oleh karena itu menurut Cut Zurnali (2008) tujuan dari knowledge management adalah untuk mengimplementasikan tindakan agar untuk memasok landasan pengetahuan organisasional yang untuk selanjutnya mempromosikan pencapaian dari proses dimana landasan dari model konseptual knowledge management ditujukan. Menurut Cut Zurnali (2008), Model konseptual knowledge management menyajikan enam phase dari pelajaran pengetahuan yaitu:

1)Penciptaan arti atau visi bersama dari tujuan pengembangan pengetahuan 2)Penyediaan informasi 3)Penginduksian pemrosesan internal bagi penciptaan pengetahuan individual 4)Pengkonversian pengetahuan individual kedalam pembelajaran kelompok 5)Penyebaran pengetahuan ke level organisasional lainnya 6)Pengaplikasian secara praktis pengetahuan

Tipe Proyek Manajemen Pengetahuan

Studi yang dilakukan oleh Davenport (Davenport & De Long 1999) mengidentifikasi empat tipe besar proyek manajemen pengetahuan terkait pada titik tekan yang dimilikinya:

1. Menciptakan simpanan pengetahuan

Penekanannya adalah pada menangkap pengetahuan dan untuk memperlakukan pengetahuan sebagai suatu entitas yang terpisah dari orang-orang yang menciptakan dan menggunakannya. Maka yang dilakukan adalah membuat dokumen yang berisi pengetahuan yang telah direkam dan menyimpannya di suatu simpanan di mana dia bisa dengan mudah diakses.

2. Meningkatkan akses terhadap pengetahuan dan transfer atasnya

Menekankan pada aktivitas penyediaan akses ke pengetahuan atau memfasilitasi transfer pengetahuan antar individu. Dalamhal ini, kesulitannya biasanya terletak pada bagaimana menemukan orang dengan pengetahuan yang dibutuhkan dan lalu secara efektif mentransfernya ke orang lainnya. Hal ini juga akan tergantung pada peningkatan kapabilitas teknologi organisasi bersangkutan. Aktivitas dari proyek ini biasanya berbasis komunal, semisal berbentuk: komunitas online atau komunitas tatap muka, workshop, seminar, sistem konferensi video desktop, scan dokumen dan perangkat berbagi lainnya.

3. Menyuburkan lingkungan pengetahuan

Proyek ini terkait aktivitas membangun lingkungan berkontribusi untuk penciptaan, penyebaran, dan penggunaan pengetahuan yang lebih efektif. Aktivitas yang tercakup di sini semisal pembentukan kesadaran dan pembudayaan perhatian terkait pentingnya berbagi pengetahuan. Termasuk juga di dalamnya adalah bagaimana mengubah perilaku dan memberikan insentif untuk berbagi pengetahuan.

4. Mengelola pengetahuan sebagai suatu aset

Fokusnya di sini adalah pada memperlakukan pengetahuan sebagaimana aset lain di neraca keuangan. Namun sifat pengetahuan yang tidak secara konkrit berwujud memang membuatnya sangat susah untuk ditransformasi dan diestimasi dalam konteks finansial.

Lihat pula

• Modal intelektual
• Pengetahuan

Referensi

• Davenport, T; De Long, D (1999). "Successful Knowledge Management Projects". The Knowledge Management Yearbook 1999-2000. 

Bacaan lanjutan

Buku

• Bhagat, P. M. (2005), Pattern Recognition in Industry, Elsevier, ISBN 0-08-044538-1.
• Boisot, M. (1998), Knowledge Assets, Oxford, ISBN 0-19-829086-1.
• Bontis, N. (2002), World Congress on Intellectual Capital Readings, Elsevier Butterworth-Heinemann , ISBN 0-7506-7475-X.
• Callaghan, J. (2002), Inside Intranets & Extranets: Knowledge Management and the Struggle for Power, Palgrave Macmillan, ISBN 0-333-98743-8.
• Choo, C. & Bontis, N. (2002), The Strategic Management of Intellectual Capital and Organizational Knowledge , Oxford University Press, ISBN 0-19-513866-X.
• Clare, M. and Detore A. (2000), Knowledge Assets Professional's Guide to Valuation and Financial Management, Apsen Publishers, ISBN 0-15-607000-6.
• Collison, C. & Parcell, G (2004), Learning to Fly - Practical Knowledge Management From Leading and Learning Organizations, Capstone Publishing, ISBN 1-84112-509-1
• Cross, R. and Parker, A. (2004), The Hidden Power Of Social Networks, Harvard Business School Press, Boston, Mass, ISBN 1-59139-270-5.
• Davenport, T. and Prusak, L. (1997), Working Knowledge, Harvard 1998, ISBN 0-87584-655-6.
• Drucker P. F., D. Garvin, D. Leonard, S. Straus and J. S. Brown (1998), Harvard Business Review on Knowledge Management, HBS Press, ISBN 0-87584-881-8.
• Edvinsson, L. and Malone, M. (1997), Intellectual Capital: Realising Your Company’s True Value by Finding its Hidden Brainpower. New York: HarperBusiness, ISBN 0-88730-841-4.
• Dixon, N. M. (2000), Common Knowledge: How Companies Thrive by Sharing What They Know, Harvard Business School Press, Boston, MA, ISBN 0-87584-904-0.
• Becerra-Fernandez, I., A. González and R. Sabherwal (2004), Knowledge Management: Challengers, Solutions and Technologies, ISBN 0-13-101606-7.
• Garvin, D. A. (2000), Learning in Action: A Guide to Putting the Learning Organization to Work, Harvard Business School Press, Boston, MA, ISBN 1-57851-251-4.
• Easterby-Smith, M. and M. A. Lyles (editors). (2003). The Blackwell Handbook of Organizational Learning and Knowledge Management, Oxford, Blackwell Publishing, ISBN 0-631-22672-9.
• Malhotra, Y. (2000), Knowledge Management and Virtual Organizations, Idea Group Publishing, Hershey, PA, ISBN 1-878289-73-X.
• Malhotra, Y. (2001), Knowledge Management and Business Model Innovation, Idea Group Publishing, Hershey, PA, ISBN 1-878289-98-5.
• Nonaka, I. and Takeushi, H. (1995), The Knowledge-Creating Company, New York: Oxford University Press.
• Frid, R. (2004), Frid Framework for Enterprise Knowledge Management: A Common KM Framework for the Government of Canada, IUniverse Publishing, ISBN 0-595-30699-3.
• O'Dell, C. and C. J. Grayson Jr. (1998), If Only We Knew What We Know: The Transfer of Internal Knowledge and Best Practice, Free Press, New York, ISBN 0-684-84474-5.
• Polanyi, M. (1967), The Tacit Dimension, Doubleday, Garden City, NY, ISBN 0-385-06988-X.
• Rumizen, M. C. (2001), Complete Idiot's Guide to Knowledge Management, Alpha, ISBN 0-02-864177-9.
• Schwartz, D, editor (2005), Encyclopedia of Knowledge Management, Idea Group Reference, ISBN 1-59140-574-2.
• Stankosky, M., editor (2004), Creating the Discipline of Knowledge Management: The Latest in University Research, Butterworth-Heinemann, ISBN 0-7506-7878-X
• Sveiby, K. E. (1997), The New Organizational Wealth: Managing & Measuring Knowledge-Based Assets, Berrett-Koehler, ISBN 1-57675-014-0.
• Suresh, J. K. and Mahesh, K. (2006), Ten Steps to Maturity in Knowledge Management: Lessons in Economy, Chandos, Oxford, UK, ISBN 1-84334-130-1.
• Stewart, T. (1997) Intellectual Capital: The New Wealth of Organisations, New York: Doubleday, ISBN 0-385-48228-0.
• Tiwana, A. (2002), The Knowledge Management Toolkit: Orchestrating IT, Strategy, and Knowledge Platforms (2nd Edition), Upper Saddle River, NJ: Prentice Hall, 2002, ISBN 0-13-009224-X.
• Wissensmanagement Forum (Hg.): An Illustrated Guide to Knowledge Management, Graz 2002, URL: http://www.wm-forum.org [1]

Artikel

• Bontis, N., Dragonetti, N., Jacobsen, K. and G. Roos. (1999) "The Knowledge Toolbox: A review of the tools available to measure and manage intangible resources", European Management Journal, 17, 4, 391-402.
• Bontis, N. (1999). "Managing Organizational Knowledge by Diagnosing Intellectual Capital: Framing and advancing the state of the field", International Journal of Technology Management,18, 5/6/7/8, 433-462.
• Bontis, N. (2002). "The rising star of the Chief Knowledge Officer", Ivey Business Journal, March/April, 20-25.
• Cut Zurnali (2008), http://www.modusaceh.com/html/read/opini/297/membangun-universitas-berkelas-dunia.html/
• Hansen, M. R., N. Nohria and T. Tierney (1999). 'What's your strategy for managing knowledge?' Harvard Business Review (March-April).
• Powell, J and Swart, J (2005) "This is what the fuss is about"- a systemic modeling for organizational knowing , Journal of Knowledge Management Vol . 9 no. 2 pp 45-58
• Powell, J and Swart, J (2005) "Men and Measures" - capturing knowledge requirement in firms through qualitative system modeling, Journal of Operational Research.
• Snowden, D J. "Complex Acts of Knowing: Paradox and Descriptive Self-Awareness." Journal of Knowledge Management, Special Issue 6, no. 2 (2002): 100-11.
• Swart, J (2006) "Intellectual Capital" : Disentangling an enigmatic concept, Journal of Intellectual Capital Vol 7 No 2 pp 136-159 .
• Wilson, T.D. (2002) "The nonsense of 'knowledge management'" Information Research, 8(1), paper no. 144 [2]
• Bellenger, Gene (2002) "Emerging Perspectives", Systems Thinking Knowledge Management - Emerging Perspectives
• Ekbia, H. and Hara, N. (2004) The Quality of Evidence in Knowledge Management Literature: the Guru Version. [3]
• Knorr-Siedow, T. (2005) Knowledge management and enhanced policy application; in: Van Kempen, R. et alter: Restructuring large housing estates in Europe, Bristol, pp 321-341
• Woinowska, A (2007) Knowledge management in a production enterprise