KOMUNIKASI BISNIS

BAB 1 DASAR - DASAR KOMUNIKASI

Definisi Komunikasi Menurut Para Ahli

Komunikasi adalah "suatu proses ketika seseorang atau beberapa orang, kelompok, organisasi, dan masyarakat menciptakan, dan menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungan dan orang lain". Pada umumnya, komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. Apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik tubuh atau menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum, menggelengkan kepala, dan mengangkat bahu. Cara seperti ini disebut komunikasi dengan bahasa nonverbal.

Komunikasi menurut para ahli di antaranya seperti yang disebutkan oleh Anwar Arifin. Menurutnya arti komunikasi adalah jenis proses sosial yang erat kaitannya dengan aktivitas manusia serta sarat akan pesan maupun perilaku.

Skinner turut beropini tentang komunikasi sebagai suatu perilaku lisan maupun simbolik dimana pelaku berusaha memperoleh efek yang diinginkan. Forsdale berkomentar bahwa pengertian komunikasi adalah jenis proses pembentukan, pemeliharaan serta pengubahan sesuatu dengan tujuan agar sinyal yang telah dikirimkan berkesesuaian dengan aturan.

Pengertian komunikasi terakhir datang dari Gode yang mengungkapkan bahwa komunikasi merupakan suatu kegiatan untuk membuat sesuatu kemudian ditujukkan kepada orang lain. Komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi (pesan, ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain. Pada umumnya, komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gestur tubuh, menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum, menggelengkan kepala, mengangkat bahu. Cara seperti ini disebut dengan komunikasi nonverbal.

Pengertian Komunikasi Bisnis

Komunikasi bisnis adalah proses berbagi informasi antara orang di dalam dan di luar bisnis. Komunikasi bisnis yang efektif adalah cara karyawan dan manajemen berinteraksi untuk mencapai tujuan bisnis. Tujuannya adalah untuk meningkatkan praktik bisnis dan mengurangi kesalahan. Semua aktivitas yang terorganisir dalam suatu perusahaan bergantung pada proses komunikasi bisnis. Ini dapat berupa apa saja mulai dari komunikasi manajerial hingga komunikasi dengan vendor bisnis Anda.

Atau bisa juga diartikan pertukaran gagasan dan informasi yang memiliki tujuan tertentu yang disajikan secara personal atau impersonal melalui simbol-simbol atau sinyal.

Komunikasi bisnis harus/ada melibatkan pertukaran informasi yang terus-menerus. Lebih banyak bisnis diperluas, lebih besar tekanannya pada bisnis tersebut untuk menemukan cara komunikasi yang lebih efektif – bersama para pekerja dan dengan dunia di luar. Dengan demikian, bisnis dan komunikasi berjalan bergandengan tangan.

Dalam komunikasi bisnis terdapat enam unsur pokok, yaitu:

Memiliki tujuan, artinya komunikasi bisnis harus memiliki tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya sejalan dengan tujuan organisasi.
Pertukaran, dalam hal ini melibatkan paling tidak dua orang atau lebih yakni komunikator dan komunikan.
Gagasan, opini, informasi, instruksi merupakan isi dari pesan yang bentuknya beragam tergantung tujuan, situasi, dan kondisinya.
Menggunakan saluran personal atau impersonal yang mungkin bersifat tatap muka, menggunakan media tertentu atau melalui media yang menjangkau jutaan orang secara bersamaan.
Menggunakan simbol atau sinyal yang merupakan alat atau metode yang dapat dimengerti atau dipahami oleh penerima untuk menyampaikan pesan.
Pencapaian tujuan organisasi: salah satu karakteristik yang membedakan organisasi atau lembaga formal dari informasi adalah adanya tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya oleh manajemen.

Efektivitas Komunikasi

Artinya proses komunikasi yang efektif berarti jika informasi yang dikirimkan oleh pengirim pesan dapat diterima dengan sebenarnya sebagaimana yang dimaksudkan sehingga terjadi perubahan perilaku penerima pesan.

manfaat komunikasi yang efektif / baik:

Pesan tersampaikan dengan baik.
Pesan diterima sesuai dengan yang kita maksudkan dan harapkan.
Mengurangi terjadinya kesalahpahaman.
Konflik dan permasalahan dapat terselesaikan dengan cepat.
Hubungan yang terjalin lebih erat

Proses komunikasi

Proses komunikasi adalah unsur terpenting dalam menentukan berhasil atau tidaknya proses penyampaian pesan dari komunikator kepada komunikan yang menjadi tujuan utama dari komunikasi. Beberapa ahli memiliki pendapat berbeda tentang proses terjadinya komunikasi.

Proses komunikasi juga dipengaruhi oleh faktor internal dan eksternal. Faktor internal meliputi latar belakang, karakter, dan tujuan dari masing-masing komunikator dan komunikan.

Lalu ada faktor eksternal yang mencakup tempat komunikasi berlangsung, gangguan perangkat yang digunakan dalam komunikasi, hingga nilai dan norma yang berlaku di masyarakat.

1. Proses Komunikasi Aristoteles

Proses komunikasi ini mampu diterima secara luas di antara proses lainnya. Proses ini memiliki lima elemen yang meliputi speaker, speech, occasion, audience, dan effect.

Proses Aristoteles menitikberatkan pada pembicara (speaker) dan pesan (speech) karena pembicara dipandang sebagai pihak yang aktif dan berperan penting dalam mengirimkan pesan kepada khalayak.

Dalam proses ini, khalayak digambarkan sebagai pihak yang pasif dalam menerima pesan. Oleh karena itu, proses komunikasi Aristoteles berlangsung secara linear atau satu arah.

Proses komunikasi Aristoteles dimulai dari pembicara (speaker) yang mengutarakan pesan (speech) dalam suatu situasi (occasion) kepada khalayak (audience) yang kemudian menimbulkan dampak atau pengaruh (effect).

2. Proses Komunikasi Lasswell

Harold D. Lasswell (1948) mengembangkan proses komunikasi yang dikenal dengan model komunikasi Lasswell. Proses komunikasi Lasswell berupa proses komunikasi linear atau komunikasi satu arah.

Proses komunikasi menurut Lasswell diawali dengan pengirim pesan (sender) yang menyampaikan pesan (message) melalui media (medium) yang diterima oleh penerima pesan (receiver), kemudian menciptakan umpan balik (feedback) untuk diberikan kepada pengirim pesan.

3. Proses Komunikasi Schramm

Proses Komunikasi Schramm yang dicetuskan olehWilbur Schramm (1954) menggambarkan proses komunikasi yang berlangsung secara dua arah. Pengirim pesan mapun penerima pesan dapat berganti peran dalam mengirim dan menerima pesan.

Pesan dikirimkan setelah proses encoding. Karenanya, pengirim pesan juga disebut dengan encoder. Penerima pesan atau receiver disebut dengan decoder karena pesan yang telah diencode oleh pengirim pesan mengalami proses decoding yang dilakukan oleh penerima pesan.

Proses komunikasi menurut Schramm dimulai dari pengirim pesan (encoder) yang mengirim pesan (message) kepada penerima pesan (decoder) yang kemudian secara bergantian mengirim pesan kepada pengirim pesan pertama.

Fungsi Komunikasi

1. Sarana Penyampaian Informasi

Setiap orang memerlukan informasi mengenai berbagai hal yang terjadi di lingkungannya. Melalui proses komunikasi yang terjalin akan memudahkan seseorang untuk bisa memperoleh informasi.

2. Sosialisasi

Proses komunikasi membuat masyarakat menjadi lebih dekat dan akrab satu sama lain. Proses komunikasi membuat masyarakat tidak lagi enggan untuk bersosialisasi sehingga menjadi sadar akan fungsi sosialnya dan mampu berpartisipasi aktif di masyarakat.

3. Pendidikan

Proses komunikasi secara langsung dapat mendukung perkembangan ilmu pengetahuan. Melalui proses komunikasi, terjadi proses pembentukan watak, keterampilan, serta pembelajaran yang membawa masyarakat ke arah yang lebih baik.

4. Hiburan

Hiburan dalam masyarakat dapat disebarluaskan melalui proses komunikasi. Proses komunikasi merupakan proses yang luas dan kompleks, sehingga tidak hanya terbatas pada percakapan antara dua orang saja. Melalui proses komunikasi yang baik, masyarakat merasa terhibur.

5. Integrasi Antar Masyarakat

Proses komunikasi dapat berfungsi untuk menjaga integrasi antara individu, kelompok, atau bahkan negara. Dengan proses komunikasi, masyarakat akan lebih mengenal satu sama lain sehingga mampu menghargai kondisi, pendapat, dan keinginan orang lain.

Adapun beberapa hal lain mengenai fungsi dari komunikasi:

Untuk menyampaikan informasi
Sebagai penyampai pendapat agar dapat diterima oleh masyarakat luas atau yang berkaitan.
Sebagai bentuk interaksi dengan orang lain.
Untuk menambah wawasan dan ilmu pengetahuan akan sesuatu hal. Jadi, melalui komunkasi nantinya akan terjadi transfer ilmu antara pihak satu dengan pihak lainnya.
Pengisi waktu luang. Misalnya, dengan berbicara via telepon, chatting, sosial media, video call dan sebagainya.
Sebagai cara untuk membujuk dan mempengaruhi orang lain. Biasanya komunikasi semacam ini banyak mengandung unsur-unsur persuasif.
Untuk dapat mengenal diri sendiri.
Guna mengurangi ketegangan atau mencairkan suasana. Misalnya, ketika ada pertikaian atau perselisihan pendapat dalam rapat tertentu.
Sebagai hiburan. Misalnya, ketika Anda sedang jenuh kemudian menghubungi teman jauh untuk sekadar mengobrol santai.
Untuk selalu menjalin hubungan yang baik dengan orang lain.
Sebagai benteng diri agar tidak terisolasi dalam lingkungan masyarakat.
Untuk mempelajari situasi yang terjadi.
Mengubah sikap maupun perilaku.
Mengawasi serta melakukan pengendalian atas suatu kegiatan.
Sebagai motivasi untuk orang lain.
Guna mengambil suatu keputusan yang tepat.
Untuk melakukan kegiatan tertentu.
Sebagai bentuk ekspresi.
Menghindari adanya kesalahpahaman.
Untuk tetap menjaga jalinan hubungan yang baik.

Tujuan Komunikasi

Agar hal yang disampaikan bisa dimengerti dengan cukup baik. Dengan adanya definisi komunikasi diatas maka akan menghindarkan diri dari kesalah pahaman.
Agar mampu memahami maksud perkataan orang lain.
Agar ide, gagasan maupun pemikiran pribadi dapat diterima orang lain terutama dalam gelaran rapat tertentu.
Penggerak orang lain untuk mengerjakan sesuatu. Misalnya, kegiatan kerja bakti, sosialisasi dan sebagainya.

Macam-Macam Komunikasi

1. Komunikasi berdasarkan penyampaian

Lisan

Komunikasi secara lisan dimaknai sebagai jenis komunikasi yang terjadi secara langsung tanpa ada batasan jarak. Misalnya, dalam suatu rapat, wawancara maupun percakapan biasa.

Tulisan

Komunikasi secara tertulis merupakan jenis media komunikasi yang penyampaiannya dilakukan dalam bentuk tulisan. Misalnya, naskah, spanduk, undangan dan sebagainya.

2. Komunikasi berdasarkan tujuan

Jika ditinjau berdasarkan tujuan, komunikasi dapat dikategorikan menjadi beberapa macam. Misalnya, pemberian saran, pidato, perintah, ceramah maupun wawancara. Konsep komunikasi semacam ini menekankan bahwa komunikator menjadi faktor penting dalam jalinan interaksi tersebut.

3. Komunikasi berdasarkan ruang lingkup

Internal

Komunikasi internal merupakan jenis komunikasi yang terjadi dalam ruang lingkup organisasi maupun perusahaan. Contohnya, interaksi antar individu yang ada dalam ruang lingkup tersebut. Komunikasi internal bisa berupa komunikasi vertikal, horizontal maupun diagonal.

Eksternal

Komunikasi eksternal berarti komunikasi yang terjalin antar organisasi maupun masyarakat dalam berbagai macam bentuk. Misalnya, koneferensi pers, pameran, publikasi, siaran televisi maupun bakti sosial.

4. Komunikasi berdasarkan aliran

Komunikasi satu arah, yakni komunikasi yang berasal dari salah satu pihak saja.
Komunikasi dua arah, yaitu komunikasi yang mempunyai sifat saling memberikan timbal balik.
Komunikasi ke bawah, yakni komunikasi dari atasan dengan bawahan.
Komunikasi ke atas, yaitu komunikasi yabg berasal dari seorang bawahan kepada atasan.
Komunikasi ke samping, yakni komunikasi yang terjalin di antara beberapa orang pada kedudukan setara.

Dalam berinteraksi dengan orang lain, Anda perlu memahami seperti apa pengertian komunikasi secara umum . Ini penting demi senantiasa menjaga hubungan yang cukup baik. Selain itu, komunikasi penting guna menghindarkan diri dari kesalahpahaman.

Bentuk - Bentuk Dasar Komunikasi

Komunikasi Verbal

Komunikasi verbal adalah komunikasi yang menggunakan kata-kata, baik itu secara lisan maupun tulisan. Komunikasi verbal paling banyak dipakai dalam hubungan antar manusia, untuk mengungkapkan perasaan, emosi, pemikiran, gagasan, fakta, data, dan nformasi serta menjelaskannya, saling bertukar perasaan dan pemikiran, saling berdebat, dan bertengkar.

Unsur dalam Komunikasi Verbal Unsur penting dalam komunikasi verbal, dapat berupa kata dan bahasa.

1.KataKata merupakan lambang terkecil dari bahasa. Kata merupakan lambang yang mewakili sesuatu hal, baik itu orang, barang, kejadian, atau keadaan. Makna kata tidak ada pada pikiran orang. Tidak ada hubungan langsung antara kata dan hal. Yang berhubungan langsung hanyalah kata dan pikiran orang. Komunikasi verbal merupakan sebuah bentuk komunikasi yang diantarai (mediated form of communication). Seringkali kita mencoba membuat kesimpulan terhadap makna apa yang diterapkan pada suatu pilihan kata yang kita gunakan adalah abstraksi yang telah disepakati maknanya, sehingga komunikasi verbal bersifat intensional dan harus 'dibagi' (shared) di antara orang-orang yang terlibat dalam komunikasi tersebut.

2.BahasaBahasa adalah suatu sistem lambang yang memungkinkan orang berbagi makna. Dalam komunikasi verbal, lambang bahasa yang dipergunakan adalah bahasa lisan, tertulis pada kertas, ataupun elektronik.[6]Bahasa memiliki tiga fungsi yang erat hubungannya dalam menciptakan komunikasi yang efektif.Fungsi itu digunakan untuk mempelajari dunia sekitarnya, membina hubungan yang baik antar sesama dan menciptakan ikatan-ikatan dalam kehidupan manusia.

Ada tiga teori yang membicarakan sehingga orang bisa memiliki kemampuan berbahasa, diantarnya:

a.) Operant Conditioning Theory yang dikembangkan oleh seorang ahli psikologi behavioristik yang bernama B. F. Skinner (1957). Teori ini menekankan adanya unsur rangsangan (stimulus) serta tanggapan (response) atau lebih dikenal dengan istilah S-R. Teori ini menyatakan jika satu organism dirangsang oleh stimuli dari luar, orang cenderung akan memberi reaksi. Anak-anak mengetahui bahasa karena ia diajar oleh orang tuanya atau meniru apa yang diucapkan oleh orang lain.

b.) Cognitive Theory yang dikembangkan oleh Noam Chomsky, yang menyatakan bahwa kemampuan berbahasa yang ada pada manusia adalah pembawaan biologis yang dibawa dari lahir.

c).Mediating Theory atau teori penengah, yang dikembangkan oleh Charles Osgood. Teori ini menyatakan bahwa manusia dalam mengembangkan kemampuannya berbahasa, tidak saja bereaksi terhadap rangsangan (stimuli) yang diterima dari luar, tetapi juga dipengaruhi oleh proses internal yang terjadi dalam dirinya

Bahasa juga miliki karakteristik sebagai berikut:

a.Pengalihan(displacement). Bahasamemiliki karakteristik yang namanya pengalihan, dimana kita dapat berbicara mengenai hal-hal yang jauh dari kita, baikdari segi tempat maupun waktu, berbicara tentang masa lalu atau masa depan, berbicara tentang hal-hal yang tidak pernah kita lihat seperti kuda terbang, makhluk planet lain.

b.Pelenyapan. Suara saat kita bicara bisa hilang atau lenyap dengan cepat. Suara harus diterima dengan segera setelah itu dikirimkan atau kita tidak akan pernah menerimanya.

c.Kebebasan makna. Isyarat bahasa memiliki kebebasan makna. Suatu kata memiliki arti atau makna yang mereka gambarkan karena kitalah yang secara bebas yang menentukan arti atau maknanya.

d.Transmisi budaya. Bahasa dipancarkan secara budaya. Seorang anak yang dibesarkan dalam lingkungan keluarga berbahasa Inggris akan menguasai bahasa Inggris

Jenis Komunikasi Verbal Jenis komunikasi verbal ada beberapa macam,

yaitu:

1.Berbicara dan menulis Berbicara adalah komunikasi verbal vocal, sedangkan menulis adalah komunikasi verbal non vocal. Presentasi dalam rapat adalah contoh dari komunikasi verbal vocal. Surat menyurat adalah contoh dari komunikasi verbal non vocal.

2.Mendengarkan dan membacaMendengar dan mendengarkan adalah dua hal yang berbeda. Mendengar mengandung arti hanya mengambil getaran bunyi, sedangkan mendengarkan adalah mengambil makna dari apa yang didengar. Mendengarkan melibatkan unsur mendengar, memperhatikan, memahami dan mengingat. Membaca adalah satu cara untuk mendapatkan informasi dari sesuatu yang ditulis.

Karakteristik Komunikasi Verbal

Komunikasi verbal memiliki karakteristik sebagai berikut:

1.Jelas dan Ringkas

Berlangsung sederhana, pendek dan langsung. Bila kata-kata yang digunakan sedikit, maka terjadinya kerancuan juga masin sedikit. Berbicara secara lambat dan pengucapan yang jelas akan membuat kata tersebut makin mudah dipahami.

2.Perbendaharaan kata

Penggunaan kata-kata yang mudah dimengerti oleh seseorang akan meningkatkan keberhasilan komunikasi. Komunikasi tidak akan berhasil jika pengirim pesan tidak mampu menterjemahkan kata dan uacapan.

3.Arti konotatif dan denotative

Makna konotatif adalah pikiran, perasaan atau ide yang terdapat dalam suatu kata, sedangkan arti denotative adalah memberikan pengertian yang sama terhadap kata yang digunakan.

4.Intonasi

Seorang komunikator mampu mempengaruhi arti pesan melalui nada suara yang dikirimkan. Emosi sangat berperan dalam nada suara ini.

5.Kecepatan berbicara

Keberhasilan komunikasi dipengaruhi juga oleh kecepatan dan tempo bicara yang tepat. Kesan menyembunyikan sesuatu dapat timbul bila dalam pmbicaraan ada pengalihan yang cepat pada pokok pembicaraan.

6.Humor

Humor dapat memningkatkan keberhasilan dalam memberikan dukungan emosi terhadap lawan bicara. Tertawa membantu mengurangi ketegangan pendengar sehingga meningkatkan keberhasilan untuk mendapat dukungan.

Komunikasi Non Verbal

Manusia berkomunikasi menggunakan kode verbal dan nonverbal. Kode nonverbal disebut isyarat atau bahasa diam (silent language). Melalui komunikasi nonverbal kita bisa mengetahui suasana emosional seseorang, apakah ia sedang bahagia, marah, bingung, atau sedih. Kesan awal kita mengenal seseorang sering didasarkan pada perilaku nonverbalnya, yang mendorong kita untuk mengenal lebih jauh.Komunikasi nonverbal adalah semua isyarat yang bukan kata-kata. Pesan-pesan nonverbal sangat berpengaruh terhadap komunikasi. Pesan atau simbol-simbol nonverbal sangat sulit untuk ditafsirkan dari pada simbol verbal. Bahasa verbal sealur dengan bahasa nonverbal, contoh ketika kita mengatakan “ya” pasti kepala kita mengangguk.Komunikasi nonverbal lebih jujur mengungkapkan hal yang mau diungkapkan karena spontan.

Komunikasi non verbal jauh lebih banyak dipakai daripada komunias verbal. Komunikasi non verbal bersifat tetap dan selalu ada.Komunikasi nonverbal meliputi semua aspek komunikasi selain kata-kata sendiri seperti bagaimana kita mengucapkan kata-kata (volume), fitur, lingkungan yang mempengaruhi interaksi (suhu, pencahayaan), dan benda-benda yang mempengaruhi citra pribadi dan pola interaksi (pakaian, perhiasan, mebel).

Sebuah studiyang dilakukan Albert Mahrabian (1971) yang menyimpulkan bahwa tingkat kepercayaan dari pembicaraan orang hanya 7% berasal dari bahasa verbal, 38% dari vocal suara, dan 55% dari ekspresi muka. Ia juga menambahkan bahwa jika terjadi pertentangan antara apa yang diucapkan seseorang dengan perbuatannya, orang lain cenderung mempercayai hal-hal yang bersifat nonverbal

Jenis Komunikasi Non verbal

Komunikasi non verbal memiliki beberapa jenis yaitu:

1.Sentuhan (haptic)

Sentuhan atau tactile message, merupakan pesan nonverbal nonvisual dan nonvokal. Alat penerima sentuhan adalah kulit, yang mampu menerima dan membedakan berbagai emosi yang disampaikan orang melalui sentuhan.Alma I Smith, seorang peneliti dariCutaneousCommunication Laboratorymengemukakan bahwa berbagai perasaan yang dapat disampaikan melalui sentuhan, salah satunya adalahkasih sayang(mothering)dan sentuhan itu memiliki khasiat kesehatan.

2.Komunikasi Objek

Penggunaan komunikasi objek yang paling sering adalah penggunaan pakaian. Orang sering dinilai dari jenis pakaian yang digunakannya, walaupun ini termasuk bentukpenilaian terhadap seseorang hanya berdasarkan persepsi. Contohnya dapat dilihat pada penggunaan seragam oleh pegawai sebuah perusahaan, yang menyatakan identitas perusahaan tersebut.

3.Kronemik

Kronemik merupakan bagaimana komunikasi nonverbal yang dilakukan ketika menggunakan waktu, yang berkaitan dengan peranan budaya dalam konteks tertentu. Contohnya Mahasiswa menghargai waktu. Ada kalanya kita mampu menilai bagaimana mahasiswi/mahasiswa yang memanfaatkan dan mengaplikasikan waktunya secara tepat dan efektif.

4.Gerakan Tubuh

(Kinestetik)Gerakan tubuh biasanya digunakan untuk menggantikan suatu kata atau frasa. Beberapa bentuk dari kinestetik yaitu:

a)Emblem,

yaitu gerakan tubuh yang secara langsung dapat diterjemahkan kedalam pesan verbal tertentu. Biasanya berfungsi untuk menggantikan sesuatu. Misalnya , menggangguk sebagai tanda setuju; telunjuk di depan mulut tanda jangan berisik.

b)Ilustrator,

yaitu gerakan tubuh yang menyertai pesan verbal untuk menggambarkan pesan sekaligus melengkapi serta memperkuat pesan. Biasanya dilakukan secara sengaja. Misalnya, memberi tanda dengan tangan ketika mengatakan seseorang gemuk/kurus.

c)Affect displays,

yaitu gerakan tubuh khususnya wajah yang memperlihatkan perasaan dan emosi. Seperti misalnya sedih dan gembira, lemah dan kuat, semangat dan kelelahan, marah dan takut. Terkadang diungkapkan dengan sadar atau tanpa sadar. Dapat mendukung atau berlawanan dengan pesan verbal.

d)Regulator,

yaitu gerakan nonverbal yang digunakan untukmengatur , memantau, memelihara atau mengendalikan pembicaraan orang lain.Regulator terikat dengan kultur dan tidak bersifat universal. Misalnya, ketika kita mendengar orang berbicara,kita menganggukkan kepala, mengkerutkan bibir, dan fokus mata.

e)Adaptor, yaitu

gerakan tubuh yang digunakan untuk memuaskan kebutuhan fisik dan mengendalikan emosi. Dilakukan bila seseorang sedang sendirian dan tanpa disengaja.

Misalnya, menggigit bibir, memainkan pensil ditangan, garuk-garukkepalasaat sedang cemas dan bingung. Selain gerakan tubuh, ada juga gerakan mata (gaze) dalam komunikasi nonverbal. Gaze adalah penggunaan mata dalam proses komunikasi untuk memberi informasi kepada pihak lain dan menerima informasi pihak lain.

Fungsi gaze diantaranya mencari unpan balik antara pembicara dan pendengar, menginformasikan pihak lain untuk berbicara, mengisyarakatkan sifat hubungan (hubungan positif bila pandangan terfokus dan penuh perhatian. Hubungan negatif bila terjadi penghindaran kontak mata), dan berfungsi pengindraan. Misalnya saat bertemu pasangan yang bertengkar, pandangan mata kita alihkan untuk menjaga privasi mereka.

5.Proxemik

Proxemik adalah bahasa ruang, yaitu jarak yang gunakan ketika berkomunikasi dengan orang lain, termasuk juga tempat atau lokasi posisi berada. Pengaturan jarak menentukan seberapa dekat tingkat keakraban seseorang dengan orang lain. jarak mampu mengartikan suatu hubungan.Richard WestdanLynn H. Turnerpada Introducing Communication theory(2007) membagi zona proksemik pada berbagai macam pembagian,

yaitu :a.Jarak intim, jaraknya dari 0 –45 cm. (Fase dekat 0-15 cm, Fase Jauh 15-45 cm), jarak ini dianggap terlalu dekat sehingga tidak dilakukan di depan umum

b.Jarak personal, jaraknya 45-120 cm . (Fase dekat 45 -75 cm yang bisa disentuh dengan uluran tangan; Fase jauh 75 -120 cm yang bisa disentuh dengan dua uluran tangan. Jarak ini menentukan batas kendali fisik atas oranglain, yg bisa dilihat rambut, pakaian, gigi, muka. Bila ruang pribadi ini diganggu, kita sering merasa tidak nyaman. c.Jarak sosial, jaraknya 120 –360 cmd.Jarak publik, lebih dari 360-750 cm

6.Lingkungan

Lingkungan juga dapat digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan tertentu. Diantaranya adalah penggunaan ruang, jarak, temperatur, penerangan, dan warna.

7.Vokalik

Vokalik atau paralanguage adalah unsur nonverbal dalam sebuah ucapan, yaitu cara berbicara. Misalnya adalah nada bicara, nada suara, keras atau lemahnya suara, kecepatan berbicara, kualitas suara, intonasi, dan lain-lain.

Fungsi Komunikasi Nonverbal

Mark Knapp (1978) menyebut bahwa kode nonverbal dalam berkomunikasi memiliki fungsi untuk ;

1.Repeating(Repetisi), yaitu mengulang kembali pesan yang disampaikan secara verbal. Contohnya mengangguk kepala ketika

mengatakan ‘Iya’ dan menggelengkan kepala ketika mengatakan ‘Tidak’.

2.Substituting(Substitusi), yaitu mengantikan lambang-lambang verbal. Contohnya menggoyangkan tangan anda dengan telapak tangan menghadap depan sebagai penganti kata ‘Tidak’ saat pedagang menghampiri anda.kita tidak perlu secara verbal menyatakan kata "menang", namun cukup hanya mengacungkan dua jari kita membentuk huruf `V' (victory) yang bermakna kemenangan. Menyatakan rasa haru tidak dengan kata-kata, melainkan dengan mata yang berlinang-linang.

3.Contradicting(Kontradiksi), yaitu menolak pesan verbal atau memberikan makna lain terhadap pesan verbal. Contohnya seorang suami mengatakan ‘Bagus’ ketika dimintai komentar istrinya mengenai baju yang baru dibelinya sambil matanya terus terpaku pada koran yang sedang dibacanya.

4.Complementing(Komplemen), yaitu melengkapi dan memperkaya pesan maupun makna nonverbal. Contohnya melambaikan tangan saat mengatakan selamat jalan.

5.Accenting(Aksentuasi), yaitu menegaskan pesan verbal atau mengaris bawahinya.

Contohnya Mahasiswa membereskan buku-bukunya atau melihat jam tangan ketika jam kuliah berakhir atau akan berakhir, sehingga dosen sadar diri dan akhirnya menutup kuliahnya.

Karakteristik Komunikasi Non verbal

Komunikasi nonverbal memiliki karakteristik yang bersifat universal, diantaranya:

1.Komunikatif,yaitu perilakuyang disengaja/tidak disengajauntuk mengkomuniasikan sesuatu sehingga pesan yang ada bisa diterima secara sadar. Contoh mahasiswa memandang keluar jendela saat kuliah yang menunjukkan perasaan bosan.

2.Kesamaan perilaku, yaitu kesamaan perilaku nonverbal antara 1 orang dengan orang lain. Secara umum bisa dilihat pada gerak tangan, cara duduk, berdiri, suara , pola bicara, kekerasan suara, cara diam

3.Artifaktual, yaitu komunikasi nonverbal bisa juga dalam bentuk artefak seperti cara berpakaian, tata rias wajah, alat tulis, mobil, rumah, perabot rumah & cara menatanya, barang yang dipakai seperti jam tangan.

4.Konstektual, yaitu bahasa nonverbal terjadi dalam suatu konteks. membantu tentukan makna dari setiap perilaku non verbal. Misalnya, memukul meja saat pidato akan berbeda makna denganmemukul meja saat dengar berita kematian.

5.Paket, yaitu bahasa nonverbal merupakan sebuah paket dalam satu kesatuan. Paket nonverbal jika semua bagian tubuh bekerjasama untuk komunikasikan makna tertentu. Harus dilihat secara keseluruhan (paket) dari perilaku tersebut Contoh : ada cewek lewat kemudian kedipkan mata. Gabungan paket verbal dan nonverbal, misalnya marah secara verbal disertai tubuh & wajah menegang, dahi berkerut. Halyang wajar jadi tidak diperhatikan. Dikatakan tidak satu paket bila menyatakan “Saya senangberjumpa dengan anda” (verbal) tapi hindari kontak mata atau melihat/ mencari orang lain (non verbal).

6.Dapat dipercaya, Pada umumnya kitacepat percaya perilaku non verbal. Verbal & non verbal haruslah konsisten. Ketidak konsistenan akan tampak pada bahasa nonverbal yang akan mudah diketahui orang lain. Misalnya seorang pembohongakan banyakmelakukan gerakan-gerakan tidak disadari saat ia berbicara.

7.Dikendalikan oleh aturan, sejak kecil kita belajar kaidah-2 kepatutan melalui pengamatan perilaku orang dewasa. Misalnya: Mempelajari penyampaian simpati (kapan, dimana, alasan) atau menyentuh (kapan, situasi apa yang boleh atau tidak boleh)

Etika Berkomunikasi

Etika Dalam Komunikasi

Sebagai makhluk sosial, tentunya komunikasi tidak lepas dari kehidupan sehari-hari kita. Dan seperti yang telah diulas sebelumnya, komunikasi sebagai bagian dari kehidupan juga memiliki etika di dalamnya. Etika komunikasi merupakan salah satu dari etika khusus, karena membahas bagian tertentu dari kehidupan manusia.

Etika sendiri merupakan nilai dan norma yang berlaku untuk dijadikan pandangan dan standar manusia dalam bertindak dan bertingkah laku. Dalam kaitannya dengan komunikasi, etika komunikasi mencakup segala nilai dan norma yang menjadi standar dan acuan manusia dalam berkomunikasi dengan orang lain. Etika komunikasi menilai mana tindakan komunikasi yang baik dan buruk berdasarkan standar yang berlaku.

Karena komunikasi merupakan salah satu hal yang krusial dalam kehidupan manusia, maka penting bagi kita untuk memahami mengenai etika komunikasi. Tanpa adanya etika komunikasi, dapat terjadi hal-hal yang tidak diinginkan seperti kesalahpahaman, pertengkaran, perselisihan, dan lain sebagainya. Selain itu, etika komunikasi yang tidak diketahui dan diterapkan akan menyebabkan hubungan kita dengan orang lain jadi buruk. Tentunya itu akan berakibat tidak baik, karena bagaimanapun juga kita adalah makhluk sosial yang selalu membutuhkan dan dibutuhkan orang lain.

Guna menghindari terjadinya hal-hal seperti itu, kita akan membahas lebih lanjut mengenai etika komunikasi apa saja yang penting dan mendasar dalam kehidupan sehari-hari.

Etika dalam komunikasi ada beragam dan tentunya tidak akan cukup jika dibahas semua disini. Pada tulisan ini, kita akan membahas beberapa etika dalam komunikasi yang sering kita lakukan dan temui sehari-hari

a. Memulai Pembicaraan

Dalam keseharian, tentunya kita pernah bertemu dengan keadaan yang membuat kita harus atau ingin memulai pembicaraan dengan orang lain. Namun ada hal-hal yang harus diperhatikan, yaitu:

1. Lihat keadaan calon lawan bicara.

Apakah dia terlihat sedang sibuk atau terburu-buru? Kalau iya, mungkin kita harus mencoba berbicara lain kali. Karena nanti kita justru akan mengganggu orang itu dan membuatnya tidak nyaman.

2. Ramah dan sopan.

Sapa lah lawan bicara anda dengan ramah dan sopan, namun tidak terkesan dibuat-buat. Kita bisa mengajukan pertanyaan basa-basi untuk pembuka seperti apa kabar, mau kemana, dari mana, dan semacamnya.

3. Jangan hanya bicara, dengarkan juga.

Kebanyakan orang mengasumsikan komunikasi selalu berkaitan dengan bicara, padahal tidak hanya itu. Mendengarkan juga salah satu bagian dari komunikasi, dan hal ini sangat penting untuk dilakukan. Ketika kita terlalul sibuk bicara dan tidak memperhatikan apa yang diucapkan lawan bicara, kita seperti tidak menghargainya.

b.Komunikasi Tatap Muka

Komunikasi tatap muka bisa dibilang komunikasi yang hampir setiap hari kita lakukan. Berikut beberapa hal yang harus diperhatikan dalam komunikasi tatap muka atau langsung:

1. Tatap mata lawan bicara.

Hal yang pertama harus dilakukan adalah menatap lawan bicara kita. Jangan sampai kita malah melihat ke arah yang lain dan membuat lawan bicara terganggu atau merasa tidak diperhatikan. Jika kesulitan menatap langsung pada mata lawan bicara, kita bisa melihat ke arah garis tengah antara kedua matanya (yang sejajar dengan hidung).

2. Jaga intonasi dan kecepatan bicara.

Bicaralah dengan suara yang stabil, tidak terlalu pelan atau terlalu tinggi. Keduanya bisa menyebabkan orang salah mengerti dan tidak paham apa yang kita bicarakan. Selain itu, bicaralah dengan kecepatan normal supaya dapat disimak dengan baik.

3. Lontarkan pertanyaan.

Sekali lagi, jangan hanya sibuk bicara dan tidak menyimak apa yang dibicarakan lawan bicara kita. Dengarkanlah baik apa yang dikatakan lawan bicara, dan sahutilah dengan melontarkan pertanyaan atau pernyataan.

c.Komunikasi Lewat Media

Seiring dengan melesatnya perkembangan teknologi, komunikasi melalui media bisa dibilang sebagai komunikasi yang paling sering kita lakukan. Berikut hal-hal yang perlu diperhatikan:

1. Perhatikan gaya tulisan dan tanda baca.

Karena komunikasi lewat media kebanyakan mengandalkan tulisan, kita harus lebih berhati-hati dengan gaya bahasa yang kita tulis. Apakah sudah tepat, atau seperti orang marah? Selain itu, penggunaan tanda baca juga sangat penting terutama tanda seru. Sebaiknya kita meminimalisir penggunaan tanda seru atau huruf besar semua, karena cenderung membuat orang berpikir kalau kita marah.

2. Atur intonasi (jika menelpon).

Menelpon memang terdengar suara, namun mimik dan ekspresi wajah tidak dapat terlihat. Karena itu kita perlu mengatur intonasi suara kita ketika sedang menelpon. (Baca juga: Teori Ilmu Komunikasi)

3. Pikirkan apa yang ingin ditulis.

Komunikasi lewat media memungkinkan kita untuk berpikir sedikit lebih lama mengenai apa yang akan kita komunikasikan. Gunakan kesempatan itu untuk mengkomunikasikan hal-hal dengan lebih baik dan menyortir kalimat yang tidak patut. Tidak perlu terburu-buru, orang juga tahu kalau mengetik itu membutuhkan waktu lebih lama daripada bicara langsung. Tapi jangan juga membiarkan pesan orang tidak dibalas lama, karena itu akan membuat orang bertanya-tanya dan salah paham.

4.Menyambut Tamu

Berikut hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyambut tamu:

a. Berpakaian yang rapi dan pantas.

Meskipun berada di rumah sendiri, dalam menyambut tamu kita seharusnya memakai pakaian yang pantas. Tentu tidak akan enak dilihat tamu jika kita hanya berpakaian daster atau baju yang kotor.

b.. Menyuguhkan minuman.

Terkadang tamu akan bilang tidak usah jika ditawari minuman, namun meski begitu kita perlu menyediakannya. Bisa jadi si tamu malu atau basa-basi saja. Tidak perlu memaksakan menyuguhkan yang berlebihan, namun setidaknya minuman yang minimal ada.

c. Sampaikan terima kasih.

Tamu bertandang ke rumah kita dengan menempuh perjalanan dan menyisihkan waktunya untuk bertemu kita. Karena itu, sampaikanlah ungkapan penghargaan kita pada tamu karena telah berkunjung.

Teknik Komunikasi yang Baik

Sebagai hal yang selalu dilakukan dalam kehidupan sehari-hari, komunikasi harus dilakukan dengan baik. Berikut adalah beberapa teknik komunikasi yang baik:

a. Bicara dengan jelas.

Komunikasi intinya adalah menyampaikan pesan kepada lawan bicara, dan tugas kita adalah bagaimana agar pesan tersebut sampai sesuai dengan keinginan kita. Yang paling penting adalah bicara apa yang kita maksudkan dengan jelas, supaya tidak ada kesalahpahaman.

b. Mendengarkan dengan baik.

Seperti yang telah diulas sebelumnya, mendengarkan adalah hal yang sangat penting dalam komunikasi. Tanpa kita berusaha mendengarkan baik, komunikasi yang terjalin tidak akan efektif. Kita tidak memperhatikan apa yang dibicarakan orang lain dan membuat komunikasi jadi terhambat.

c. Perhatikan lawan bicara.

Kita berkomunikasi dengan lawan bicara, maka kita harus perhatikan lawan bicara kita. Dengan begitu, lawan bicara merasa dihargai dan komunikasi berjalan lebih lancar. Kalau sudah begitu, hubungan yang terjalin dengan lawan bicara pun akan terus terjalin dengan baik.

d. Konfirmasi jika merasa salah paham.

Dalam berkomunikasi, kita tidak dapat terhindar dari adanya kesalahpahaman. Kesalahpahaman bisa terjadi karena berbagai hal, misalnya gangguan lingkungan atau ketidakfokusan kita dalam menyimak. Karena itu, perlu dikonfirmasikan langsung hal yang disalahpahami guna meluruskan keadaan.

e. Perhatikan komunikasi non-verbal.

Seperti yang dibahas sebelumnya, komunikasi bukan hanya soal bicara atau verbal. Ada juga aspek-aspek komunikasi non-verbal dan justru peranannya jauh lebih besar dibanding komunikasi verbal. Contoh dari komunikasi non-verbal adalah gestur tubuh, mimik wajah, penampilan, tanda baca, dan lain sebagainya.

f. Etiket Komunikasi

Etiket dikenal juga sebagai tata krama, yang mengatur sikap dan tindakan manusia dalam bergaul dengan manusia lain berdasarkan standar sopan santun dan adab. Etiket sebenarnya secara sadar atau tidak sudah banyak kita pelajari dan pahami sedari kecil. Namun untuk lebih jelasnya lagi, berikut adalah contoh dari etiket komunikasi:

      Pengunaan bahasa yang baik dan intonasi yang sesuai.

      Mengucapkan permisi ketika lewat di depan orang lain.

      Mengucapkan tolong ketika minta bantuan.

      Mengucapkan terima kasih ketika mendapat bantuan.

      Mengucapkan maaf ketika melakukan  kesalahan.

      Menghormati orang-orang yang lebih tua.

      Mengurangi kebiasaan menyela ucapan orang lain.

Manfaat Mempelajari Etika Komunikasi

Setelah membahas berbagai hal mengenai etika komunikasi, berikut adalah manfaat dari mempelajari etika komunikasi:

      Melancarkan komunikasi dengan orang lain.

      Memahami apa yang dikomunikasikan orang lain.

      Diterima dalam sosial masyarakat karena mengikuti etika yang berlaku.

      Memperkuat hubungan yang terjalin dengan orang lain.

      Pesan yang disampaikan dapat diterima dengan lebih baik.

      Dihargai orang lain karena kita menghargai mereka juga.

      Tidak bertindak sembarangan dan seenaknya dalam berkomunikasi.

Hambatan berkomunikasi

Jenis-Jenis Hambatan Komunikasi

Hambatan komunikasi adalah segala sesuatu yang menghalangi atau mengganggu tercapainya komunikasi yang efektif. Hambatan komunikasi dapat mempersulit dalam mengirim pesan yang jelas, mempersulit pemahaman terhadap pesan yang dikirimkan, serta mempersulit dalam memberikan umpan balik yang sesuai.

Secara garis besar, terdapat 4 (empat) jenis hambatan komunikasi yaitu hambatan personal, hambatan fisik, hambatan kultural atau budaya, serta hambatan lingkungan

Hambatan personal

Hambatan personal merupakan hambatan yang terjadi pada peserta komunikasi, baik komunikator maupun komunikan/komunikate. Hambatan personal dalam komunikasi meliputi sikap, emosi, stereotyping, prasangka, bias, dan lain-lain.

2. Hambatan kultural atau budaya

Komunikasi yang kita lakukan dengan orang yang memiliki kebudayaan dan latar belakang yang berbeda mengandung arti bahwa kita harus memahami perbedaan dalam hal nilai-nilai, kepercayaan, dan sikap yang dipegang oleh orang lain.

Hambatan kultural atau budaya mencakup bahasa, kepercayan dan keyakinan. Hambatan bahasa terjadi ketika orang yang berkomunikasi tidak menggunakan bahasa yang sama, atau tidak memiliki tingkat kemampuan berbahasa yang sama.

Hambatan juga dapat terjadi ketika kita menggunakan tingkat berbahasa yang tidak sesuai atau ketika kita menggunakan jargon atau bahasa “slang” atau “prokem” atau “alay” yang tidak dipahami oleh satu atau lebih orang yang diajak berkomunikasi.

Hal lain yang turut memberikan kontribusi terjadinya hambatan bahasa adalah situasi dimana percakapan terjadi dan bidang pengalaman ataupun kerangka referensi yang dimiliki oleh peserta komunikasi mengenai hal yang menjadi topik pembicaraan. (Baca : Komunikasi Antar Budaya)

  3. Hambatan fisik

Beberapa gangguan fisik dapat mempengaruhi efektivitas komunikasi. Hambatan fisik komunikasi mencakup panggilan telepon, jarak antar individu, dan radio. Hambatan fisik ini pada umumnya dapat diatasi.

  4. Hambatan lingkungan

Tidak semua hambatan komunikasi disebabkan oleh manusia sebagai peserta komunikasi. Terdapat beberapa faktor lingkungan yang turut mempengaruhi proses komunikasi yang efektif. Pesan yang disampaikan oleh komunikator dapat mengalami rintangan yang dipicu oleh faktor lingkungan yaitu latar belakang fisik atau situasi dimana komunikasi terjadi. Hambatan lingkungan ini mencakup tingkat aktifitas, tingkat kenyamanan, gangguan, serta waktu.

Cara Mengatasi Hambatan Komunikasi

Berbagai hambatan komunikasi yang dapat menyebabkan ketidakefektifan komunikasi dapat kita atasi dengan memperhatikan beberapa hal berikut ini :

1. Pengirim pesan/komunikator/sender

Komunikasi adalah suatu proses yang berlangsung dua arah dan diawali oleh pengirim pesan. Pengirim pesan hendaknya merumuskan informasi sedemikian rupa agar tujuan komunikasi tercapai. Pengirim pesan harus proaktif dalam membuat penerima/komunikan/komunikator/receiver mengerti dan memahami pesan yang disampaikan. Seringkali, apa yang dikatakan tidak selalu sesuai dengan apa yang didengar. Untuk menghindarinya, hal-hal yang harus dilakukan adalah :

• Menyatakan satu ide atau gagasan dalam satu waktu.

• Menyatakan ide atau gagasan dengan singkat.

• Memberikan penjelasan ketika diperlukan.

• Melakukan pengulangan jika diperlukan.

• Menerima dan memberikan umpan balik.

• Melakukan pilihan kata, nada suara dan bahasa tubuh yang tepat.

• Mengembangkan sikap empati terhadap penerima/komunikan/komunikate/receiver dalam mengatasi hambatan kultural atau budaya dalam komunikasi.

Baca : Etika Komunikasi

2. Pesan

Pesan merupakan informasi sederhana yang ingin disampaikan oleh pengirim pesan kepada penerima. Pesan dapat berupa pesan verbal maupun pesan non verbal. Untuk mengurangi kemungkinan terjadinya masalah, pengirim harus :

  Menggunakan terminologi yang tepat.

  Berbicara dengan jelas.

  Waktu pengiriman pesan disesuaikan dengan kesiapan penerima pesan untuk mendengarkan atau menerima pesan.

  Menggunakan volume suara yang sesuai.

  Pesan yang disampaikan hendaknya bersifat inklusif dan informatif. Inklusif artinya bahwa pesan berisi segala sesuatu yang diperlukan oleh penerima pesan untuk memahami maksud pengirim. Informasi artinya pesan merupakan sesuatu yang ingin diketahui oleh penerima pesan.

3. Penerima/komunikan/komunikate/receiver

Penerima pesan membutuhkan informasi untuk memenuhi kebutuhan mereka. Untuk itu, penerima pesan harus memegang kendali atas seluruh proses komunikasi yang berlangsung. Agar penerima pesan memegang kendali, adalah penting bagi penerima pesan untuk yakin bahwa pengirim pesan memahami apa yang diinginkan oleh penerima pesan dan mengapa mereka menginginkannya.

Aktif mendengarkan adalah suatu proses yang digunakan oleh penerima pesan untuk memfasilitasi komunikasi dan meningkatkan penampilan. Dalam artian, penerima pesan aktif dalam proses komunikasi. Agar penerima pesan dapat mendengarkan dengan aktif, hal-hal yang perlu dilakukan oleh penerima pesan adalah :

  Fokus perhatian pada pesan yang disampaikan dengan memberikan momen prioritas. Jika memungkinkan melihat atau melakukan kontak mata kepada pengirim pesan.

  Mendengar dan melihat isi pesan tidak langsung atau non verbal sama baiknya ketika mendengarkan kata-kata. Perhatikan petunjuk non verbal yang menyajikan informasi berdasar pada apa yang ingin disampaikan oleh pengirim pesan. Persepsi yang diberikan oleh penerima pesan terhadap pesan dan pengirim pesan dapat berbeda. Pilihan kata, nada suara, posisi tubuh, geture dan gerakan mata merefleksikan perasaan dibalik kata-kata yang diucapkan.

  Menjaga pikiran tetap terbuka dan hindari penilaian.

  Melakukan verfikasi terhadap apa yang didengar atau disampaikan. Jangan berasumsi bahwa persepsi yang diberikan terhadap pesan merupakan bentuk persetujuan dengan tujuan pengirim pesan. Berikan umpan balik yang tepat kepada pengirim pesan.

4. Umpan Balik Pesan

Penerima yang efektif memverifikasi pemahaman mereka terhadap pesan yang dikirim oleh pengirim pesan. Mereka menyadari kata-kata, nada suara, dan bahasa tubuh ketika mereka memberikan umpan balik. Berbagai bentuk umpan balik yang diberikan dapat berupa pengakuan, pengulangan, dan parafrase.

Kemudian, yang dimaksud dengan pengakuan adalah bahwa penerima pesan telah menerima dan memahami pesan yang disampaikan. Untuk pesan yang bersifat informatif yang rumit, pengakuan saja tidaklah cukup untuk memastikan dan memahami pesan yang disampaikan. Sedangkan, yang dimaksud dengan pengulangan adalah mengulang kembali kata-kata yang disampaikan oleh pengirim pesan.

Terakhir, yang dimaksud dengan parafrase adalah mengulang kata-kata yang disampaikan oleh penerima pesan sendiri kepada pengirim pesan. Parafrase memungkinkan penerima pesan untuk melakukan verifikasi terhadap pemahaman pesan dan menunjukkan kepada pengirim pesan bahwa penerima pesan mendengarkan pesan dengan baik.

Baca : Teori Public Relations

Manfaat Mempelajari Hambatan-hambatan Komunikasi

Setelah mengetahui dan memahami hambatan-hambatan komunikasi, diharapkan kita dapat merumuskan serta menerapkan cara-cara yang tepat untuk mengatasi berbagai hambatan komunikasi tersebut ke dalam kehidupan kita sehari-hari. Dengan demikian, komunikasi yang efektif pun akan dapat tercapai.

BAB 2 BENTUK - BENTUK KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Komunikasi Menurut Ruang Lingkup

Ruang lingkup terjadinya komunikasi merupakan batasan jenis komunikasi ini. Maka dalam komunikasi menurut ruang lingkup dapat dibedakan sebagai berikut :

a. Komunikasi Internal.

Komunikasi yang berlangsung dalam ruang lingkup atau lingkungan organisasi atau perusahaan yang terjadi diantara anggota organisasi atau perusahaan tersebut saja. Komunikasi internal ini dapat dibedakan menjadi 3 macam yaitu : • Komunikasi vertikal yang terjadi dalam bentuk komunikasi dari atasan kepada bawahan. • Komunikasi horizontal yang terjadi didalam lingkup organisasi/kantor diantara orang-orang yang mempunyai kedudukan sejajar. • Komunikasi diagonal yang terjadi di dalam ruang lingkup organisasi atau kantor diantara orang-orang yang mempunyai kedudukan tidak sama pada posisi tidak sejalur vertical.

b. Komunikasi Eksternal.

Komunikasi yang berlangsung antara organisasi kepada pihak masyarakat yang ada di luar organissi atau perusahaan tersebut.Komunikasi dengan pihak luar dapat berbentuk : • Eksposisi, pameran, promosi, publikasi, dan sebagainya. • Komperensi pers • Siaran televise, radio, dan sebagainnya. • Bakti social, pengabdian pada masyarakat, dan sebagainnya. Komunikasi eksternal dimaksudkan untuk mendapatkan pengertian, kepercayaan, bantuan dan kerjasamadengan masyarakat.

Komunikasi Internal

Pengertian

Sesuai dengan namanya, komunikasi internal secara sederhana adalah komunikasi yang terjadi dan dilakukan oleh para pihak internal atau anggota dalam organisasi baik yang dilakukan secara formal maupun nonformal. Komunikasi internal dalam suatu organisasi memang sedikit berbeda dengan komunikasi sehari-hari yang kita lakukan, dimana lebih banyak aspek komunikasi formal dan tertulis yang diterapkan. Misalnya saja pemberitahuan melalui email, memo dari atasan, surat pemberitahuan, peraturan yang dibuat oleh perusahaan, buletin rutin organisasi, atau papan pengumuman. Meski begitu, bukan berarti tidak ada bentuk komunikasi secara lisan dan nonformal yang terjadi dalam organisasi.

Komunikasi internal sangat berperan penting dalam proses penyebaran informasi dalam organisasi, dimana informasi merupakan aspek krusial yang harus ada dalam organisasi. Dengan adanya penyampaian dan penerimaan informasi yang baik melalui komunikasi internal, para anggota organisasi dapat menyamakan pandangan serta visi misi untuk kelangsungan organisasi dan tujuan bersama. Komunikasi internal yang terjalin dengan baik juga dapat membantu memupuk dan mempererat hubungan yang terjalin antara pihak eksternal organisasi, dimana hal ini tentunya akan dapat memperkukuh kekuatan organisasi itu sendiri.

Komunikasi internal bahkan disebut oleh para ahli, salah satunya oleh Van Riel dan Fombrun, sebagai kunci untuk membangun identitas organisasi yang kuat sehingga memberikan sense of belonging (rasa memiliki) pada setiap pihak internal yang ada di dalamnya. Komunikasi internal dapat berperan penting dalam penyelesaian konflik yang tentunya tak dapat terhindari dalam organisasi, dimana komunikasi internal yang baik akan lebih cepat dalam memahami kesalahpahaman dan meluruskan duduk permasalahan.

Dengan adanya pengelolaan komunikasi internal yang baik akan membantu tiap pihak internal di organisasi dalam menjalankan tugas dan peranan mereka masing-masing, serta menciptakan suasana yang kondusif dan saling menghormati satu sama lain.

Jenis Komunikasi Internal

Komunikasi internal memiliki dua jenis, yaitu:

A. Komunikasi Personal

Komunikasi ini terjadi dalam level personal dan terdiri dari dua orang dalam organisasi yang melakukan proses komunikasi baik tatap muka maupun melalui media. Proses komunikasi tatap muka mengharuskan dua orang tersebut bertemu langsung dan berkomunikasi tanpa ada perantara, sedangkan komunikasi melalui media biasanya menggunakan alat komunikasi seperti telepon, email, memo, surat, dan lain sebagainya. (Baca juga : Strategi Komunikasi Politik)

B. Komunikasi Kelompok

Komunikasi internal dalam organisasi yang terjadi antara satu kelompok dengan kelompok lainnya. Biasanya dalam organisasi kita lebih mengenal dengan bagian atau divisi, dimana masing-masing divisi ini tentu perlu melakukan komunikasi dengan divisi lain saat menjalankan tugasnya. Komunikasi kelompok lebih sering menggunakan proses yang tatap muka langsung, karena akan lebih mudah untuk melakukan kontak secara berhadapan dibanding melalui media yang mungkin memunculkan kesalahpahaman. (Baca juga : Komunikasi Informal)

Ruang Lingkup Komunikasi Internal

Setelah memahami mengenai konsep komunikasi internal, selanjutnya kita perlu mengetahui siapa sajakah yang termasuk ke dalam pihak internal atau ruang lingkup dari komunikasi internal. Secara umum, ruang lingkup komunikasi internal terbagi menjadi tiga pihak, yaitu:

1. Employee or Member (karyawan, buruh, atau anggota)

Membangun komunikasi internal yang baik dengan karyawan atau buruh adalah hal yang sangat mendasar yang harus dilakukan oleh organisasi. Jika organisasi bukan berbentuk perkantoran, pihak ini bisa disamakan dengan kedudukan para anggota organisasi yang memberikan peranan serta sumbangsihnya bagi organsiasi. Banyak hal yang bisa dilakukan untuk memupuk komunikasi internal yang baik dengan karyawan maupun anggota dalam organisasi, dimana yang terpenting adalah adanya perlakuan yang adil dan pemberian hak sesuai dengan yang seharusnya.

Kedua hal ini mungkin sering didengar oleh organisasi manapun, namun pada praktenya tidak semudah yang terdengar dan terlihat. Adanya ketimpangan dalam memperlakukan anggota dan memberikan hak yang sesuai akan sangat memicu permasalahan dan konflik internal dalam organisasi.

Selain itu, organisasi juga perlu memberikan penghargaan atas apa yang dilakukan karyawan atau anggotanya sehingga mereka merasa dihargai dan tumbuh rasa kepemilikan terhadap organisasi. Pembangunan dan pembinaan komunikasi internal yang baik juga bisa dilakukan dengan kegiatan yang melibatkan berbagai pihak internal dan bersifat menyenangkan seperti rekreasi, berolahraga bersama, dan lain sebagainya.

2. Management (Susunan Manajerial)

Bukan berarti karena secara tingkat atau susunan hierarki para manajer memiliki tingkatan dan peran lebih tinggi dan dianggap bisa mengatur mereka yang berada di bawah kepemimpinannya, sehingga tidak diperlukan adanya komunikasi internal dalam manajerial. Justru sebagai pimpinan dan ujung tombak organisasi, pihak manajerial sangat perlu membangun dan memupuk komunikasi internal yang baik dan efektif. Tanpa adanya komunikasi yang efektif dalam susunan manajerial, maka akan sulit memimpin dan mengarahkan organisasi secara keseluruhan.

Dan jika dalam tingkat manajer tidak ada komunikasi internal yang baik, akan terjadi konflik antara satu manajer dengan manajer lainnya yang membawahi divisi atau bagian yang berbeda. Seperti kita tahu bahwa dalam organisasi terdapat bagian yang memiliki peran dan tugas yang berbeda, dan masing-masing bagian itu dipimpin oleh manajer atau ketua tim. Karenanya untuk dapat menghindari permasalahan dan bersinergi antara satu bagian dengan bagian lain, sangat diperlukan adanya komunikasi internal yang baik dan terarah.

3. Stockholder (Pemegang Saham)

Pihak yang terakhir adalah stockholder atau pemegang saham, bisa juga mereka yang memberikan dana untuk kelangsungan organisasi jika itu bukan berbentuk perusahaan yang mencari laba. Pihak ini merupakan bagian dari pihak internal suatu organisasi karena berperan penting dalam mendukung jalannya organisasi, dimana tanpa ada dana akan sulit menggerakkan organisasi. Karena itu perlu dilakukan komunikais internal yang baik kepada pihak stockholder atau pemberi dana bagi organisasi ini, terutama oleh pihak manajerial yang biasanya berhubungan langsung dengna mereka. (Baca juga : Proses Komunikasi Interpersonal)

Hal mendasar yang perlu dilakukan sebagai bentuk komunikasi internal adalah penyampaian informasi mengenai keadaan organsiasi, karena mereka sangat berhak untuk mengetahui bagaimana situasi dan kondisi dari organisasi yang mereka danai. Bagi organisasi yang berbentuk perusahaan, penting untuk melaporkan laba atau rugi yang didapat pada tahun tersebut dan bagaimana operasional perusahaan selama ini. (baca juga: Konstruksi Realitas Sosial)

Komunikasi internal juga bisa dijalin dengan menjalin dan mempertahankan hubungan baik seperti dengan mengadakan pertemuan secara berkala tanpa harus menunggu adanya persoalan organisasi yang mendesak.

Cara Berkomunikasi Dalam Komunikasi Internal organisasi

1. Melalui Forum

Forum baik formal ataupun informal dapat menjadi cara untuk melakukan komunikasi secara internal. Terutama komunikasi organisasi yang terjadi antara karyawan yang berada dalam lingkup menajemen. Biasanga forum ini digunakan untuk membahas mengenai obrolan yang tidak terlampau serius. Bahkan juga hanya dilakukan disaat-saat jam santai, terkadang bahkan membicarakan urusan pribadi. Namun diselingi dengan canda tawa dan isi obrolapun tidak terkesan serius dan berkaitan dengan masalah yang ada .

2. Grup Obrolan

Seiring dengan perkembangan teknologi maka komonikasi internal juga ikut mengalami perkembangan. Kini setiap organisasi rata-rata memiliki grup obrolan di media sosial masing-masing. Hal ini mempermudah dalam dalam menginformasikan pengumuman penting, diskusi atau bajkan juga izin. Tentunya di riang obrolan ini dapat juga terjadi komunikasi baik antara bawahan dan atasan atau juga sebaliknya.

3. Rapat

Rapat biasanya merupakam agenda ruti dalam sebuah organisasi. Pemimpin rapat biasanya adalah impinan organisasi itu sendiri. Rapat dapat membahas berbagai hal, milai dari target bulanan, pencapaian hingga hambatan atau kendalam yang menghambat pencapaian tujuan. Dalam rapat juga pasti akan terjadi komunikasi internal antar peserta rapat, entah dalam bentuk siakusi ataupun tanya jawab.

4. Diskusi

Diskusi menjadi salah satu car untuk melakukan komunikasi internal dalam organisasi. Diskusi dilakukan biasanya untuk memecahkan masalah atau juga mencari sumber dari masalah untuk ditemukan solusinya. Diskusi dapat berlangsung formal ataupun tidak tergantung dari kelompok peserta. Biasanya jika hanya diskusi karyawan dalam satu bidang maka akan berlangsung tidak terlalu formal sebaliknya jika diakusi melibatkam pimpinan pasti situasinya akan lebih serius.

5. Presentasi

Presentasi atau pemamparan biasanya dilakukan untuk menyampaikan sesuatu yang beehubungan dengan hal baru dalam organisasi. Biasanya ketika ada pokok permasalahan atau topik baru yang ingin maka presentasi akan dilakukan sebagai proses komunikasi efektif . Terutama saat menyikapinide baru yang ingin disampaikan guna pembaharuan dalam organisasi. Pastinya presentase ini didalamnya akan terjadi komunikasi internal.

6. Obrolan Informal

Komunikasi internal juga dapat terjadi melalui obrolan informal. Biasanya terjadi di saat-saat yang tidak formal dan cenderung santai. Lingkup komunikasi juga terbatas, sebab tentunya seorang karyawan tidak memiliki akses atau waktu luang hanya untuk sekadar haha hihi. Sehingga obrolan informal hanya akan sebatas pada aktifitas tegur sapa saja.

7.Komunikasi Secara Vertikal

Komunikasi vertikal yakni komunikasi dari atas ke bawah (downward communication) dan dari bawah ke atas (upward communication), adalah komunikasi dari pimpinan kepada bawahan dan dari bawahan kepada pimpinan secara timbal balik (two-way traffic communication). Dalam komunikasi vertikal, pimpinan memberikan instruksi-instruksi, petunjuk-petunjuk, informasi-informasi, dan lain-lain kepada bawahannya sebagai salah satu pola komunikasi organisasi . Bawahan memberikan laporan-laporan, saran-saran, pengaduan-pengaduan, dan lain-lain kepada pimpinan.

Atasan dan bawahan berkomunikasi sesuai dengan keinginan mereka (perilaku komunikasi yang diantisipasi), misalnya menanyakan pertanyaan yang relevan, mendiskusikan maksud sesorang secara terbuka, jujur, merupakan perilaku komunikatif yang diharapkan oleh atasan atau bawahan, dari dirinya sendiri atau dari orang lain. Komunikasi dua arah secara timbal balik tersebut dalam organisasi penting sekali karena jika hanya satu arah saja dari pimpinan kepada bawahan, laporan, tanggapan, atau saran para karyawan sehingga suatu keputusan atau kebijaksanaan dapat diambil dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

8. Komunikasi Secara Horizontal

Komunikasi horizontal yaitu komunikasi antara sesama seperti dari karyawan kepada karyawan, manajer kepada manajer. Berbeda dengan komunikasi vertikal yang sifatnya lebih formal, komunikasi horizontal seringkali berlangsung tidak formal. Mereka berkomunikasi satu sama lain bukan pada waktu sedang bekerja, melainkan pada saat istirahat, sedang rekreasi, atau pada waktu pulang kerja. Dalam situasi komunikasi seperti ini, desas-desus cepat sekali menyebar dan menjalar, dan yang didesas-desuskan sering kali mengenai hal-hal yang menyangkut pekerjaan atau tindakan pimpinan yang merugikan mereka.

9. Komunikasi Ke Atas

Komunikasi ke atas proses penyampaian gagasan, perasaan dan pandangan pegawai tingkat bawah kepada atasannya dalam organisasi. Ironisnya, meskipun dianggap penting, komunikasi ke atas tidak selalu dianjurkan oleh manajemen. Salah satu alasannya adalah karena suara yang didengar atasan dari bawahannya tidak selalu menyenangkan atau menyanjung atasan. Komunikasi ke atas lebih jarang terjadi jika ada hambatan psikologis antara atasan dan bawahan sebagai penyebab terjadinya konflik dalam komunikasi .

10. Komunikasi Ke Bawah

Komunikasi diprakarsai oleh manajemen organisasi tingkat atas dan kemudian ke bawah melewati rantai perintah. Komunikasi yang mengalir dari satu tingkat dalam suatu kelompok atau organisasi ke suatu tingkat yang lebih. Kegunaan dari pada komunikasi ini memberikan penetapan tujuan, memberikan instruksi pekerjaan, menginformasikan kebijakan dan prosedur pada bawahan, menunjukkan masalah yang memerlukan perhatian dan mengemukakan umpan balik terhadap kinerja.

11. Kuisioner

Kuisioner juga menjadi salah satu cara yang bisa digunakan dalam komunikasi internal. Kuisioner akan memungkinkan komuniksi dapat terjalin. Biasanya hal ini merupakan upaya untuk menilai performa antara satu sama lain baik atasan kepada bahawan atau sebaliknya. Hasil dari kuisooner dapat dibahan dan kemudoan dijadikan sebagai topik saat ada agenda pertemuan.

12. Wawancara

Wawancara sudah bukan merupakan hal yang baru lagi apalagi dalam sebuah organisasi. Pastinya wawancara merupakan cara berkomunikasi yang bisa dilakukan untuk mengetahui dan menggalininformasi secara lebih dalam mengenai seseorang. Terlepas dari ini wawancara juga nengedepankan pandangan secara subjektif dalam menilai seseorang.

13. Pertemuan Rutin

Pertemuan rutin biasanya menjadi agenda yang rutin dilakukan entah setiap satu bulan, 3 bulan, satu semester atau juga pertemuan tahunan. Biasanya hal ini merupakan sarana bagi pemimpin dan bawahan untuk saling bertemu dan membangin komunikasi kepemimpinan secara lebih intensif. Mengingat bahwa komunikasi antar keduanya sangat jarang terjadi. Penyebabnya tidak lain adalah keseganan bawahan kepada atasan.

Tujuan Komunikasi Internal

Setelah memahami siapa saja pihak yang termasuk ke dalam komunikasi internal dalam organisasi, selanjutnya kita akan membahas apa saja tujuan dari dilakukannya komunikasi internal. Tujuan dasar dilakukannya komunikasi internal dalam suatu organisasi adalah sebagai berikut:

  Komunikasi internal merupakan alat dan sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi sekaligus menjelaskan mengenai peraturan dan kebijakan yang berlaku dalam suatu organisasi.

  Komunikasi internal merupakan sarana komunikasi yang dilakukan untuk menyebarkan informasi, baik menyampaikan maupun menerima, dan untuk terbentuknya hubungan timbal balik antara pihak internal dalam organisasi.

  Komunikasi internal digunakan sebagai cara untuk menghindari terjadinya kesalahpahaman yang mungkin terjadi dalam organisasi, serta mempercepat penyelesaian konflik yang muncul dalam organisasi tersebut.

  Komunikasia internal merupakan sarana dan media dalam penyampaian aspirasi maupun keinginan para pihak internal terhadap organisasi secara keseluruhan, maupun penyampaian dari pihak yang memiliki tingkat lebih rendah ke tingkatan yang lebih tinggi mengenai harapan atas organisasi mereka.

Komunikasi Eksternal

Pengertian

Untuk menjaga keseimbangan antara perusahaan dengan publik, dibutuhkan sebuah komunikasi eksternal atau external communication supaya keduanya berhubungan dengan baik.

Tidak bisa dimungkiri, perusahaan sering kali menjaga hubungan baik dengan masyarakat sekitar ataupun perusahaan lainnya melalui berbagai cara.

Hal itu bisa dilakukan dengan berkomunikasi secara langsung atau melalui internet. Perusahaan bahkan menerapkan berbagai macam strategi untuk menerapkan komunikasi eksternal dengan baik.

komunikasi eksternal atau external communication adalah strategi yang dilakukan perusahaan untuk menjaga hubungan dengan organisasi atau perusahaan lain serta menarik perhatian publik.

Tujuan dilakukannya strategi ini adalah untuk meraih keuntungan bagi perusahaan.

Kendati demikian, komunikasi eksternal berbeda dengan strategi pemasaran pada umumnya.

Strategi ini lebih berfokus untuk menyampaikan value atau nilai dari suatu produk kepada orang di luar perusahaan, seperti investor, pemegang saham, pelanggan, klien, dan lain-lain.

Biasanya, perusahaan memaksimalkan strategi ini dengan sebaik mungkin. Pasalnya, selain untuk meraih keuntungan, komunikasi eksternal juga berfungsi untuk membangun citra dari perusahaan.

Apabila citra perusahaan baik, tentu hal itu merupakan sebuah keuntungan bagi mereka untuk menarik perhatian dari para pelanggan.

Selain itu, melalui strategi ini perusahaan juga terkadang mendapatkan feedback yang akan membantunya berkembang lebih baik ke depannya.

Hal itu dapat berupa feedback dari klien, pelanggan, atau bahkan dari investor secara langsung.

Pentingnya Komunikasi Eksternal

1. Membentuk persepsi publik

Selain strategi penjualan, persepsi dari publik juga mempunyai peran penting dalam meningkatkan penjualan produk.

Ketika pelanggan mempunyai persepsi yang baik terhadap sebuah brand, mereka tidak akan segan-segan untuk membelinya, bahkan merekomendasikannya kepada orang terdekat.

Nah, menurut Chron Small Business, komunikasi eksternal adalah salah satu cara yang tepat untuk membentuk citra perusahaan kepada komunitas, klien, calon investor, pelanggan, dan lain-lain.

2. Menjangkau pelanggan baru

Alasan lainnya kenapa komunikasi eksternal penting adalah dapat menjangkau pelanggan baru.

Seperti yang kita ketahui, di era yang sudah modern ini, semuanya dapat dilakukan melalui internet.

Nah, dalam melakukan strategi ini, kamu bisa menggunakan media sosial untuk berkomunikasi kepada pelanggan melalui komentar, direct message, atau bahkan komunitas.

Dari situ, lambat laun kamu pasti akan menjangkau pelanggan baru yang tertarik dengan cara komunikasimu kepada para pelanggan.

Jenis Komunikasi Eksternal

1. Website

Website sering kali identik dengan medium untuk mempromosikan suatu produk. Akan tetapi, di balik itu website dapat dijadikan sebagai medium untuk membangun komunikasi dengan pihak luar.

Di dalam website, kamu bisa memasukkan informasi mengenai perusahaanmu untuk membangun citra dihadapan publik.

Di sisi lain, menurut Fabrik Brands, perusahaan yang membuat website menghasilkan hingga 67% lebih banyak prospek dibandingkan dengan yang tidak membuat website.

Terlepas dari semua itu, website-mu juga memiliki peluang untuk masuk di halaman teratas Google dan membuat citra perusahaanmu semakin bagus dihadapan pelanggan.

2. Live event

Live event, seminar, ataupun konferensi untuk perusahaan merupakan salah satu cara yang tepat untuk membangun komunikasi eksternal.

Sebab, dalam sebuah konferensi pastinya kamu akan dilihat oleh berbagai macam kalangan, mulai dari pengusaha, investor, hingga pelanggan.

Nah, di situ kamu dapat membangun citra perusahaan dengan baik serta mengajak mereka semua untuk mengenal lebih dalam brand-mu.

3. Newsletter

Di zaman sekarang, newsletter juga identik digunakan untuk promosi produk dengan menawarkan promo dan diskon.

Lebih dari itu, newsletter juga dapat dimanfaatkan untuk membangun citra perusahaan serta komunikasi dengan pelanggan.

Kamu bisa memberikan update terbaru mengenai perusahaan atau produkmu dan memberikan ucapan selamat ulang tahun kepada pelangganmu.

Dengan begitu, mereka tentu akan memiliki hubungan yang erat dengan produkmu.

4. Media sosial

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, media sosial juga berperan aktif dalam membangun komunikasi dengan pelanggan.

Ketika ada orang yang berkomentar di postingan-mu, kamu bisa membalasnya dengan memberikan informasi yang diperlukan.

Melalui hal ini, perlahan-lahan citra perusahaanmu akan baik di mata pelanggan.

5. Press release

Press release masih memegang peran penting untuk membangun citra dari perusahaan.

Setiap ada acara seperti launching produk atau acara penting lainnya, kamu bisa membuat press release dan diterbitkan di media-media ternama dan terpercaya.

Dengan begitu, orang-orang akan mengetahui mengenai perkembangan perusahaanmu.

Berikut delapan contoh komunikasi eksternal dalam organisasi, yaitu sebagai berikut :

  1. Majalah

Majalah merupakan salah satu media cetak yang dapat memuat tulisan maupun gambar. Dalam suatu organisasi, peran media massa ini yaitu untuk mempromosikan organisasi kepada khalayak sehingga mereka lebih mengenal organisasi tersebut.

Kolom-kolom majalah dapat diisi dengan rubrik yang bermacam-macam, misalnya visi-misi organisasi, rencana kegiatan organisasi, dan pencapaian organisasi.

Ada beberapa kelebihan majalah sebagai komunikasi eksternal suatu organisasi, yaitu lebih menarik, tahan lama, dan isinya bisa dibuat lebih detail dan lengkap. Namun kekurangannya, organisasi harus memiliki dana yang cukup untuk mencetak majalah secara berkala.

  2. Press release/Media release

Press release dapat dimuat dalam majalah, namun majalah tidak selalu memuat press release. Press release adalah berita terbaru yang disampaikan suatu organisasi kepada khalayak. Press release dapat dipublikasikan dalam televisi, radio, media cetak, maupun media online.

Selain berita terbaru, press release dapat pula berisi informasi tentang organisasi yang belum banyak diketahui oleh khalayak. Biasanya press release hanya berfokus pada satu berita penting, sehingga berita dalam press release lebih mudah diingat oleh khalayak.

Contoh berita yang dapat disampaikan melalui press release adalah berita pencapaian organisasi, kegiatan terkini, dan lain sebagainya.

  3. Pidato

Pidato merupakan komunikasi satu arah yang dilakukan secara langsung atau tatap muka. Dengan berpidato, khalayak akan merasa lebih dekat dengan tokoh dalam organisasi.

Selain itu, pidato dapat memberikan kesan yang positif apabila pidato dilakukan dengan baik. Biasanya pidato ini disampaikan oleh ketua atau wakil dalam organisasi. Fungsinya yaitu untuk memberikan gambaran keseluruhan mengenai suatu organisasi ataupun suatu kegiatan dalam organisasi.

Seseorang yang berpidato atas nama organisasi diharapkan adalah seseorang yang memiliki teknik komunikasi efektif dan efesien, serta dapat mengeluarkan gagasannya dengan jelas dan lugas. Sehingga, pidato ini tidak hanya berfungsi untuk menginformasikan sesuatu, melainkan juga menanamkan pemahaman baru yang positif kepada khalayak.

  4.Brosur

Brosur merupakan media komunikasi modern yang sifatnya sederhana dan jelas tujuannya. Isi dari brosur biasanya langsung menjurus ke satu masalah, sehingga khalayak dapat memahami isi secara umum dalam sekali baca. Brosur ini biasanya dibagikan di tempat-tempat umum yang dapat menjangkau masyarakat banyak.

Misalkan di sekolah-sekolah atau di perkumpulan masyarakat. Tujuan dari brosur yaitu untuk memperkenalkan suatu organisasi maupun untuk menginformasikan hal penting yang berkaitan dengan organisasi.

  5. Poster

Agar poster memberikan hasil yang maksimal, maka dibutuhkan kemampuan untuk membuat poster yang menarik dan mampu mengundang khalayak untuk memahami maksud dan isi dari poster tersebut.

Poster adalah media komunikasi yang berisi gambar, sehingga dalam pembuatannya perlu keahlian dan kepekaan dalam memprediksi selera masyarakat. Apabila poster tidak dapat menarik perhatian, maka pesan tidak akan sampai kepada masyarakat.

Walaupun hanya berupa gambar dan mungkin sedikit tulisan, diharapkan poster memuat semua pesan yang ingin disampaikan. Jangan ada terlalu banyak tulisan karena poster biasanya dipasang di jalan-jalan, sehingga masyarakat akan kesulitan untuk membaca apabila kuantitas tulisan terlalu banyak. Berikanlah sepatah dua patah kata untuk menegaskan maksud dari gambar.

 6. Konferensi pers

Secara umum, konferensi pers adalah acara dimana nara sumber mengundang wartawan untuk mengumumkan sesuatu hal yang penting. Tujuan dari konferensi pers adalah untuk memberikan kepastian mengenai sesuatu hal agar menjadi jelas bagi semua orang.

Biasanya konferensi pers dimulai dengan pernyataan dari nara sumber dan kemudian dilanjutkan dengan sesi tanya jawab. Organisasi dapat menggunakan konferensi pers untuk mempromosikan produk terbarunya. Konferensi pers dapat bermanfaat bagi kedua belah pihak, baik nara sumber maupun wartawan. Nara sumber mendapatkan publikasi media dan wartawan mendapatkan berita.

 7. Bakti sosial

Selain untuk meningkatkan rasa kepedulian, bakti sosial juga dapat mendekatkan kita dengan masyarakat sekitar. Dalam organisasi tertentu yang banyak melibatkan masyarakat, perlu untuk sesekali ikut aktif dalam kegiatan bakti sosial untuk merapatkan kekerabatan antara masyarakat dengan anggota organisasi.

Dengan begitu, masyarakat dapat merasakan kehadiran sebuah organisasi. Namun perlu diingat untuk selalu memerhatikan etika komunikasi organisasi, jangan mempromosikan organisasi dengan cara berlebihan, karena tujuan bakti utama sosial adalah untuk meningkatkan hubungan sosial dengan masyarakat.

 8. Pameran

Pameran adalah kegiatan untuk menyampaikan suatu ide atau gagasan melalui karya seni. Dengan pameran diharapkan bahwa ide tersebut dapat dilihat oleh masyarakat dan diapresiasi. Biasanya pameran dilakukan di tempat yang mudah dijangkau oleh masyarakat sehingga banyak pengunjung yang akan datang.

Komunikasi Formal

Komunikasi formal adalah proses komunikasi yang memanfaatkan saluran-saluran formal dalam organisasi.

Komunikasi formal

•Saluran formal disebut pula saluran birokrasi.

•Komunikasi formal disebut juga sebagai komunikasi resmi.

•Masing2 pegawai yang terlibat dalam komunikasi berperan sesuai jabatan dan kewenangannya.

Ciri-ciri komunikasi formal

Arus komunikasi ke bawah lebih banyak drpd ke atas, berarti prakarsa mengadakan komunikasi lebih banyak dari atas (pimpinan).

Tujuan komunikasi terkait dg kepentingan dinas

Cara penyampaian pesan lebih banyak tertulis, ataupun dalam rapat resmi

3 Jenis Komunikasi Formal Dalam Organisasi

1. Komunikasi horizontal (komunikasi lateral/menyamping)

Komunikasi horizontal merupakan bentuk komunikasi secara mendatar dimana terjadi pertukaran pesan secara menyamping dan dilakukan oleh dua pihak yang mempunyai kedudukan sama, posisi sama, jabatan se-level, maupun eselon yang sama dalam suatu organisasi. Menurut Daft (2003), komunikasi bentuk ini selain berguna untuk menginformasikan juga untuk meminta dukungan dan mengkoordinasikan aktivitas. Komunikasi horizontal diperlukan untuk menghemat waktu dan memudahkan koordinasi sehingga mempercepat tindakan (Robbins, 2001). Kemudahan koordinasi ini menurut Liaw (2006) disebabkan adanya tingkat, latar belakang pengetahuan dan pengalaman yang relatif sama antara pihak-pihak yang berkomunikasi, serta adanya struktur formal yang tidak ketat.

2. Komunikasi diagonal (komunikasi silang)

Komunikasi diagonal merupakan komunikasi yang berlangsung dari satu pihak kepada pihak lain dalam posisi yang berbeda, dimana kedua pihak tidak berada pada jalur struktur yang sama. Komunikasi diagonal digunakan oleh dua pihak yang mempunyai level berbeda tetapi tidak mempunyai wewenang langsung kepada pihak lain. Koontz et al. (1989) mengatakan bahwa komunikasi silang ini tidak mengikuti hirarki organisasi tetapi memotong garis komando. Komunikasi ini merupakan saluran komunikasi yang jarang digunakan dalam organisasi, namun penting dalam situasi dimana anggota tidak dapat berkomunikasi secara efektif melalui saluran lain. Penggunaan komunikasi ini selain untuk menanggapi kebutuhan dinamika lingkungan organisasi yang rumit, juga mempersingkat waktu dan memperkecil upaya yang dilakukan organisasi (Gibson et al., 1997).

3. Komunikasi vertikal

Komunikasi vertikal adalah komunikasi yang terjadi antara atasan dan bawahan dalam organisasi. Robbins (2001) menjelaskan bahwa komunikasi vertikal adalah komunikasi yang mengalir dari satu tingkat dalam suatu organisasi/kelompok ke suatu tingkat yang lebih tinggi atau tingkat yang lebih rendah secara timbal balik. Dalam lingkungan organisasi atau kelompok kerja, komunikasi antara atasan dan bawahan menjadi kunci penting kelangsungan hidup suatu organisasi. Bahkan menurut Stoner dan Freeman (1994), dua per tiga dari komunikasi yang dilakukan dalam organisasi antara atasan dan bawahan berlangsung secara vertikal, sehingga peran komunikasi vertikal sangat urgen dalam organisasi.

Komunikasi horizontal

Berikut ini merupakan contoh komunikasi horizontal dalam organisasi:

  Komunikasi Antar Staff Akuntan

Komunikasi antar staff akuntan merupakan salah satu contoh komunikasi horizontal dalam organisasi. Staff akuntan biasanya menggunakan komunikasi horizontal untuk membahas masalah seputar pekerjaannya dan mencari solusi untuk menyelesaikannya.

  Komunikasi Antar Manajer

Seorang manajer memiliki tugas penting dalam menyusun strategi perencanaan kerja. Tujuannya agar kegiatan dalam perusahaan berjalan dengan lancar dan mencapai kesuksesan bersama. Tugas manajer adalah membuat perencanaan kerja, penentuan kebijakan, pengawasan kerja, dan lainnya.

  Komunikasi Antara Direktur dengan Kolega

Komunikasi horizontal tidak hanya dilakukan di dalam perusahaan tetapi komunikasi tersebut dapat dilakukan di luar perusahaan seperti komunikasi antara direktur dan kolega. Komunikasi ini biasanya membahas tentang perencanaan untuk kerjasama dalam suatu perusahaan.

  Komunikasi Antara Sekretaris dengan Internal Audit

Sebuah perusahaan memiliki susunan atau struktur organisasi yang berfungsi sebagai strategi perencanaan dalam komunikasi agar berjalan secara teratur. Sekretaris dan internal audit memiliki kedudukan yang sejajar atau sama dalam sebuah perusahaan. Diskusi yang dilakukan oleh sekretaris dengan internal audit bersifat horizontal. Komunikasi horizontal ini bersifat non formal.

  Komunikasi Antar Kepala Departemen

Komunikasi horizontal ini merupakan diskusi anara kepala departemen. Kepala departemen bertugas sebagai pengkoordinasi, penyebar informasi, dan penyelesaian masalah. Beberapa kepala departemen berdiskusi untuk membahas konflik-konflik yang sedang terjadi di perusahaan tersebut dan memberi solusi agar konflik dapat terselesaikan dengan baik. Selain itu, diskusi juga dilakukan untuk membahas kontribusi tiap departemen terhadap suatu sistem untuk mencapai suatu tujuan.

  Komunikasi Antar Admin Gudang dengan Purchasing

Admin gudang dan purchasing memiliki posisi yang sama, yaitu sebagai staff. Keduanya memiliki tugas yang berbeda. Admin gudang bertugas mendata barang di gudang untuk dilaporkan ke bagian purchasing sedangkan purchasing bertugas menerima laporan dari gudang, kemudian membeli barang atau mencari vendor barang tersebut. Komunikasi horizontal menjadi penting untuk kelancaran tugas masing-masing.

  Komunikasi Antar Direktur

Komunikasi antar direktur merupakan sebuah diskusi yang membahas tentang prosedur dalam kegiatan di perusahaan. Tugas direktur adalah menetapkan dan menentukan peraturan dalam perusahaan yang akan disebarkan ke bawahan seperti manajer. Oleh karena itu, komunikasi horizontal menjadi penting untuk direktur perusahaan.

  Komunikasi Antar Divisi

Divisi merupakan bagian di bawah departemen tergantung dari sebuah perusahaan. Divisi memiliki banyak bidang seperti divisi facilities management, human capital, dan lainnya. Hal ini membutuhkan komunikasi yang efektif seperti komunikasi horizontal yang bersifat fleksibel, sehingga komunikasi ini mudah dipahami untuk mencapai kesepakatan bersama.

Komunikasi diagonal

Komunikasi ini merupakan komunikasi yang memotong jalur vertikal dan horizontal. Sebagai contoh, anggota staf junior dapat langsung pergi ke atasannya ,dan telepon, email atau mengunjungi tekhnikal senior di area lain untuk mendapatkan informasi.

Komunikasi vertikal

Berikut ini contoh komunikasi vertikal.

Pimpinan memberikan instruksi, petunjuk, informasi, penjelasan, dan perintah
Pengumuman
Rapat
Majalah intern
Staf memberikan laporan,
Staf yang memberikan saran-saran, pengaduan, kritikan, kotak saran, dsb kepada pimpinan.

Komunikasi Informal

Pengertian

Secara sederhana, komunikasi informal adalah jenis komunikasi antar individu yang pada umumnya terjadi di dalam suatu organisasi. Namun, dalam komunikasi informal ini, pesan yang disampaikan atau proses komunikasinya terjadi secara spontan, langsung, alias tanpa rencana sebelumnya. Atau dengan kata lain, bahwa komunikasi informal ini dilakukan tanpa adanya persetujuan dan kesepakatan yang ada di dalam struktur organisasi.

Berbeda halnya dengan komunikasi non formal. Mungkin banyak yang mengira bahwa komunikasi informal ini sejenis dengan komunikasi non formal. Padahal tidak. Komunikasi non formal sendiri merupakan jenis komunikasi organisasi yang letaknya berada di antara komunikasi formal atau resmi dengan komunikasi informal atau tidak resmi. Pada umumnya, komunikasi non formal digunakan pada suatu hubungan pribadi setiap individu alias tidak melibatkan organisasi atau kelompok.

Isi

Komunikasi informal ini dapat ditemui ketika beberapa individu menyampaikan informasi atau pesan berupa isu, gossip, atau bahkan rumor – rumor yang beredar. Sehingga, dapat dikatakan bahwa komunikasi informal ini merupakan suatu proses komunikasi yang masih belum jelas atau tepat kebenarannya, karena belum ada sumber yang terpercaya.

Dengan kata lain, ketika kita hendak menyampaikan pesan dari suatu komunikasi informal, setidaknya menyaring benar dan tetap berhati – hati dalam menyampaikan maupun menerimanya. Komunikan atau komunikator yang baik, adalah komunikan atau komunikator yang mampu menyikapi pesan atau informasi dengan kepala dingin dan pikiran positif.

Ketika kita sebagai komunikan, tapi kita tidak bisa menyerap dan menyikapi pesan dari komunikasi informal, maka kita akan mendapatkan pesan yang sia – sia. Begitu pun juga, ketika kita menjadi komunikator yang tidak bisa menyikapi pesan dari komunikasi informal, maka kita akan dianggap hoax oleh komunikan yang menerima pesan dari kita.

Bahkan bisa dikatakan bahwa pesan atau informasi dalam komunikasi informal ini bisa berubah – ubah. Seperti penambahan pesan, atau bahkan pengurangan pesan. Hal ini semua tergantung dari komunikator yang menyampaikan dan komunikan yang menerima pesan tersebut.

Struktur

Di dalam komunikasi informal, pada umumnya tidak mempedulikan struktur pesan atau informasi yang disampaikan. Bahkan ada yang beranggapan bahwa komunikasi informal ini bergerak secara bebas tanpa adanya hirarki dan aturan yang berlaku. Maka dari itu, komunikasi informal ini digunakan dalam situasi yang tidak resmi atau dalam keadaan yang penting atau urgent.

Faktor

Adapun beberapa faktor yang menyebabkan komunikasi informal ini muncul, yaitu di antaranya:

  Pemuasan kebutuhan manusia.

  Perlawanan terhadap pengaruh yang kaku dan membosankan juga monoton.

  Keinginan untuk mempengaruhi orang lain.

  Sumber informasi sebagai tali pererat hubungan dalam suatu pekerjaan dan organisasi.

Proses

Pada umumnya, komunikasi informal akan menyampaikan suatu pesan atau informasi yang muncul melalui mulut ke mulut. Pesan itu akan beredar dan menjadi ‘kabar burung’. Karena pesan dalam komunikasi informal ini muncul dari suatu kerumunan, di mana seseorang di dalamnya menerima informasi atau pesan, dan pesan tersebut disampaikan dan diteruskan seseorang atau bahkan lebih dari seseorang hingga ke seseorang lainnya. Jadilah ‘kabar burung’ yang mulai beredar ke mana-mana.

Dengan adanya proses komunikasi informal, maka informasi atau pesan yang tersampaikan dan tersebar masih dimasukkan ke dalam kategori samar atau belum pasti dan memiliki kepastian yang tetap. Sebagai penggambaran, simak keterangan di bawah ini yang merupakan proses komunikasi informal.

Manfaat Mempelajari Komunikasi Informal

Perlu diketahui bahwa komunkasi informal ini sangatlah dibutuhkan di setiap perusahaan, bahkan komunikasi informal ini tetap harus dijaga untuk menjaga silaturahmi atau hubungan antar individu dalam suatu perusahaan atau organisasi.

Sehingga ada pun beberapa manfaat, jika Anda mempelajari komunikasi informal yaitu di antaranya:

  Mempererat Hubungan Individu

Ketika Anda menggunakan komunikasi informal dalam komunikasi organisasi, maka Anda secara tidak langsung dapat memperat hubungan individu sesama anggota dalam suatu organisasi. Karena komunikasi informal ini sifatnya santai dan ringan. (baca juga: Hambatan-hambatan Komunikasi)

  Mencairkan Suasana

Seperti yang dikatakan sebelumnya, bahwa komunikasi informal ini bersifat ringan dan santai, maka komunikasi informal ini dapat mencairkan suasana di kala komunikasi formal mulai tegang.

  Jembatan Komunikasi Formal

Anda perlu mempelajari komunikasi informal ini sebagai intermezzo. Sama halnya dengan mencairkan suasana, bahwa komunikasi informal ini dapat dijadikan pembuka sebelum menuju ke obrolan yang sifatnya serius, agar tidak terlalu tegang dalam suatu obrolan.

  Lobbying

Anda mempelajari komunikasi informal ini dapat membawa Anda ke lobbying, dengan kata lain Anda akan bisa melakukan negosiasi dengan bahasa yang ringan dalam komunikasi informal.

Ada kalanya komunikasi informal ini digunakan ketika kita berbicara dengan atasan kita, namun ada kalanya tidak sering menggunakan komunikasi informal ini. Dengan tetap menjaga kehormatan atasan kita di depan public, maka kita harus pandai bersikap dalam berkomunikasi. Jangan sampai kita kebablasan menggunakan komunikasi informal yang tidak tepat waktunya.

Komunikasi Lintas Budaya

Komunikasi lintas budaya adalah proses dimana dialihkan ide atau gagasan suatu budaya yang satu kepada budaya yang lainnya dan sebaliknya, dan hal ini bisa antar dua kebudayaan yang terkait ataupun lebih, tujuannya untuk saling memengaruhi satu sama lainnya,baik itu untuk sebuah kebaikan kebudayaan maupun untuk menghancurkan suatu kebudayaan, atau bisa jadi tahap awal dari proses akulturasi (penggabungan dua kebudayaan atau lebih yang menghasilkan kebudayaan baru)". Berkenaan dengan komunikasi lintas budaya yang tepat, dengan mempelajari situasi di mana orang-orang dari latar belakang budaya yang berbeda saling berinteraksi. Selain bahasa, komunikasi lintas budaya berfokus pada atribut sosial, pola pikir, dan budaya dari kelompok-kelompok yang berbeda dari orang-orang. Hal ini juga melibatkan pemahaman budaya yang berbeda, bahasa, dan adat istiadat orang-orang dari negara-negara lain. Komunikasi lintas budaya berperan dalam ilmu-ilmu sosial seperti antropologi, studi budaya, linguistik, psikologi dan ilmu komunikasi. Komunikasi lintas budaya ini juga disebut sebagai dasar untuk bisnis internasional. Ada beberapa penyedia layanan dari lintas-budaya yang dapat membantu pengembangan keterampilan komunikasi lintas budaya itu sendiri. Penelitian ini merupakan bagian utama dari perkembangan ketrampilan dari komunikasi lintas budaya.

Komunikasi Visual dan Audiovisual

Komunikasi visual (komunikasi melalui penglihatan) adalah sebuah rangkaian proses penyampaian informasi atau pesan kepada pihak lain dengan penggunaan media penggambaran yang hanya terbaca oleh indra penglihatan. Komunikasi visual menkombinasikan seni, lambang, tipografi, gambar, desain grafis, ilustrasi, dan warna dalam penyampaiannya.

Komunikasi visual di kelas menugaskan siswa siswa untuk melukiskan sebuah kalimat atau 2 buah potongan kalimat ke dalam sebuah kertas yang dibagi 4. Di dalam acara serial TV, Win, Lose, or Draw bintang tamu diajak beradu dengan peserta dengan panduan host untuk memecahkan kalimat ke dalam gambar. Bila gambar tadi bisa ditebak, maka semakin baiklah komunikasi visualnya.

Rambu lalu lintas dan ikon ikon di dalam program komputer adalah bentuk komunikasi visual sederhana, seperti juga ikon di dalam keyboard portable sound. Di jalan pun seperti zebra cross dan ikon sepeda motor terjadi hubungan komunikasi secara visual seperti logo-logo perusahaan dan tanda di kebun raya dan kebun binatang .

Pada perayaan pernikahan raja dan pangeran Inggris, seperti juga pada seragam pasukan keraton, banyak elemen simbol yang bisa dianalisis dengan pengetahuan terlebih dahulu sebagai bentuk komunikasi visual: simbol parachute troopers di dada pangeran William, dan simbol mahkota ( crown ) di kereta kuda dan mobil yang mengantarkan . Ada simbol Ngayogyakarto Hadiningrat dan simbol Garuda sebagai kode komunikasi visual untuk level pemerintahan atau anggota keraton. Pada zaman modern kode dan simbol itu distilasi dengan berbagai gaya dan kemampuan masyarakat untuk membangun kebudayaan baru dan kultur yang canggih, sehingga muncul stiker untuk perumahan dan universitas, lencana sebuah sekolah musik, atau sekolah prajurit khusus remaja dan lencana untuk sebuah band dengan banyak fans.

Komunikasi Audiovisual

Komunikasi audio visual adalah proses penyampaian pesan atau informasi dari sumber kepada satu penerima atau lebih dengan cara memvisualisasikan sekaligus memperdengarkan isi pesan atau informasi kepada penerima dengan melalui media yang menunjangnya. Media yang menunjangnya itu adalah media elektronik.

BAB 3 PERENCANAAN PESAN BISNIS

Proses Penyusunan Pesan Bisnis

Pengertian

Salah satu hal yang harus diperhatikan pelaku bisnis untuk dapat menciptakan nilai tambah perusahaan adalah pesan bisnis. Pesan bisnis merupakan hal penting bagi suatu pelaku bisnis untuk menyampaikan informasi yang ingin disampaikan pada pelaku bisnis lain dalam upaya penyelenggaraan bisnis dengan tujuan tertentu.

Dalam suatu organisasi, pesan yang disampaikan oleh atasan kepada bawahan terkadang tidak terorganisasi dengan baik. Akibatnya pesan yang tersampaikan tidak mengenai sasaran atau tidak sesuai dengan harapan.

Hal tersebut juga berlaku dalam dunia bisnis. Pengirim yang berlaku seperti atasan perlu melakukan persiapan seperti perencanaan pesan bisnis yang ingin disampaikan dengan sebaiknya. Supaya pesan tersampaikan pada pihak lain dan diterima serta dipahami sesuai harapan pengirim.

Penyampaian secara langsung merupakan tipe pesan bisis yang paling sering digunakan pelaku bisnis. Namun pesan bisnis juga bisa disampaikan melalui memo, surat, merevisi draft, mengetik email, dan lain sebagainya.

Dalam pembuatan pesan – pesan bisnis tertulis, anda perlu memperhatikan hal apa saja yang ingin disampaikan kepada pihak lain. Hal tersebut merupakan langkah strategis bagi pencapaian tujuan serta salah satu faktor yang menentukan keberhasilan dalam penyampaian pesan – pesan bisnis.

Hubungan dalam dunia bisnis pada dasarnya memang untuk memperoleh keuntungan. Namun terkadang pelaku bisnis juga perlu menjalin relasi secara personal dengan rekan bisnisnya tanpa mempertimbangkan benefit dalam hubungan tersebut.

Dalam hal penyusunan pesan bisnis dibutuhkan suatu kreativitas agar menarik perhatian, mudah dibaca dan mudah dipahami. Agar pesan – pesan bisnis dapat menjadi komunikasi yang efektif, maka diperlukan pemahaman terhadap proses penyusunan pesan bisnis dalam komunikasi bisnis.

Pada umumnya proses penyusunan pesan bisnis terdiri dari 3 yaitu :

Perencanaan pesan

Pengorganisasian pesan

Revisi pesan

1. Perencanaan Pesan

Perencanaan merupakan tahap pertama yang perlu diperhatikan dalam penyampaian pesan bisnis. Pada fase perencanaan perlu memperhatikan beberapa hal penting mendasar dari suatu pesan yang ingin dikomunikasikan.

Tahap penyusanan bisnis dimulai dengan tahap perencanaan pesan yang meliputi tahap berikut ini:

 A. Penentuan Tujuan

Dalam penyampaian pesan bisnis, setiap individu memiliki tujuan yang berbeda. Pesan bisnis sangat berperan dalam menciptakan citra perusahaan.

Oleh karena itu, tujuan yang disampaikan harus jelas, terukur serta tidak bertentangan dengan tujuan organisasi. Penentuan tujuan dilakukan untuk fokus terhadap isi, menanggapi audiene serta untuk menetapkan saluran dan media. Tujuan umum komunikasi bisnis adalah :

   Memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain (informing)

   Memberikan persuasi atau membujuk pihak lain yang berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam dunia bisnis (persuading)

   Melakukan kerja sama atau kolaborasi antara seseorang dengan orang lain baik perusahaan domestik maupun perusahaan asing (colaborating)

 B. Analisis Audiens

Setelah maksud dan tujuan disampaikan dengan baik, tahapan selanjutnya adalah melakukan analisis audiens atau pembaca yaitu tentang apa, siapa, kapan, dan bagaimana sebaiknya pesan – pesan bisnis tersebut disampaikan.

Pemahaman yang baik terhadap audiens akan mempermudah dan memperlancar pesan – pesan bisnis karena audiens memiliki pemahaman yang berbeda atas pesan yang mereka terima.

Berikut adalah hal – hal yang perlu anda perhatikan untuk melakukan analisis terhadap audiens:

  Mengembangkan profil audiens

  Mengenali penerima primer

  Menetapkan jumlah dan kompisis audiens

  Mengukur tingkat pemahaman audiens

  Memperkirakan reaksi penerima

  Memenuhi kebutuhan informasi audiens

  Memuaskan kebutuhan emosional dan praktis audiens

 C. Penentuan Ide Pokok

Setiap pesan bisnis akan bermuara pada pada satu ide pokok. Ide pokok merupakan sesuatu yang menjadi pokok bahasan utama dalam menyampaikan pesan bisnis.

Penentuan ide pokok memerlukan kreativitas dna pengalaman. Pendekatan yang dapat digunakan untuk menentukan ide pokok adalah sebagai berikut :

  Brainstorming : penentuan ide pokok dengan cara membiarkan pikiran mencari berbagai kemungkinan ide pokok secara bebas sehingga ide yang diperoleh akan lebih bervariasi.

  Petunjuk atasan : penentuan ide pokok dimana pelaksana cenderung meminta petunjuk pada atasan, pelaksanan organisasi menganut sistem senioritas.

  Kebiasaan : penentuan sebuah ide pokok tertentu berasal dari situasi yang berulang sama dalam setiap kejadian dan berkembang dalam sebuah ide pokok.

 D. Pemilihan Saluran dan Media

Pemilihan saluran dan media sebaiknya disesuaikan dengan sifat pesan, tingkat kerahasiaan, biaya pengiriman, formalitas, dan harapan penerima. Saluran komunikasi terdiri dari komunikasi lisan dan tertulis dan masing – masing memiliki beberapa jenis media.

Saluran komunikasi lisan

Komunikasi lisan merupakan saluran yang paling banyak digunakan dalam bisnis komunikasi, diantaranya melalui wawancara, telepon, berbicara secara langsung, seminar dll.

Namun tidak semua pesan bisnis dapat disampaikan secara lisan. Pesan yang disampaikan secara lisan adalah pesan yang relatif sederhana, mudah dimengerti dan biasanya diperlukan tanggapan dari pesan tersebut. Namun terdapat kekuragan, yaitu pesan disampaikan secara spontan dan tidak terorganisir terlebih dahulu.

Saluran komunikasi tertulis

Pesan tertulis dapat berbentuk tulis tagan ataupun dengan bantuan media elektrionik seperti telegram, e-mail, faks, dll. Saluran komunikasi tertulis digunakan jika tidak diperlukan umpan balik secara langsung, pesan terinci dan kompleks, memerluka perencanaan, memerlukan catatan permanen dna penerimaan dalam jumlah banyak.

2. Pengorganisasian Pesan

Tujuan pesan bisnis adalah pemahaman penerima. Oleh sebab itu, untuk mempercepat dan meningkatkan efisiensi penyusunan pesan perlu mengorganisasikan pesan dengan baik. Mengorganisasikan pesan dengan baik dapat dilakukan melalui langkah berikut :

  Pengelompokan ide dan disajikan secara logis (dibuat outlinenya)

  Subjek dan tujuan jelas

  Mencakup semua informasi yang penting

  Terdapat relevansi antara informasi dengan subjek dan tujuan

3. Revisi Pesan

Penyusunan pesan bisnis memerlukan proses yang hati – hati dan teliti, sehingga pesan yang telah selesai harus ditelaah ulang dan diperbaiki lagi untuk menjamin bahwa pesan bisnis tersebut tidak terdapat kekurangan, kelebihan atau kesalahan. Revisi pesan dapat dimulai dengan membaca secara cepat pada isi, organisasi dan format penulisannya. Lalu dilanjutkan dengan menulis ulang pesan agar kalimat pesan efektif. Jika dirasa sudah efektif, maka dapat diproduksi dan didesain agar lebih menarik.

Tujuan Pesan Bisnis

Dalam komunikasi bisnis, tujuan utamanya adalah bertukar informasi terkait apa yang ingin diketahui sebuah perusahaan atau organisasi. Biasanya melibatkan dua perwakilan atau lebih yang berperan sebagai komunikator dan seorang komunikan. Pesan yang biasa disajikan dalam komunikasi bisnis di antaranya bisa dalam bentuk sebuah instruksi, gagasan, informasi dan opini, tergantung dengan situasi dan kondisi. Dalam penyampaiannya, komunikasi bisnis menggunakan sinyal atau sebuah simbol yang dapat dipahami oleh penerima pesan. Berikut ulasan singkat mengenai 3 tujuan komunikasi bisnis yang perlu Anda ketahui.

  1. Memberikan sebuah informasi dalam hal bisnis kepada pihak yang lainnya. Misalnya sebuah perusahaan yang sedang membutuhkan karyawan baru untuk memegang sekretaris di kantor cabangnya. Perusahaan itu membuat sebuah iklan lowongan pekerjaan di berbagai media. Nah, media yang dipilih adalah alat komunikasi bisnis yang berguna untuk membagikan informasi mengenai lowongan kerja perusahaan kepada publik.

  2. Komunikasi bisnis juga memiliki tujuan untuk meyakinkan atau membujuk pihak lain agar dapat dicerna atau dipahami dengan benar. Biasanya dilakukan dalam hal yang berhubungan dengan negosiasi dalam dunia bisnis.

  3. Tujuan lainnya adalah untuk melakukan sebuah kerjasama antar pebisnis. Dengan kerjasama, perusahaan akan mudah berkembang. Seiring dengan kemajuan teknologi, kerjasama dengan perusahaan asing semakin mudah dilakukan karena adanya media-media komunikasi seperti telepon genggam, email dan masih banyak lagi. Untuk mencapai tujuan komunikasi bisnis yang efektif dengan perusahaan asing, adanya teknologi menjadi sebuah kewajiban dalam melakukan kolaborasi bisnis dengan mudah.

Bisa kita simpulkan bahwa komunikasi bisnis adalah proses pertukaran informasi, gagasan yang dinilai memiliki tujuan untuk keperluan bisnis. Tujuan utama komunikasi bisnis ada 3, yaitu

memberikan informasi,

melakukan persuasi atau membujuk pihak lain dan

melakukan kerjasama antara pebisnis yang tentunya akan menguntungkan kedua belah pihak.

Analisis Audiens pesan bisnis

Analisis audiens berarti memahami kepentingan, nilai-nilai, dan tujuan dari orang-orang yang ingin Anda pengaruhi untuk melakukan sesuatu. Hal ini mungkin keterampilan yang paling penting dalam manajemen. Anda harus memahami bagaimana mereka berpikir; bagaimana mereka memandang kepentingan mereka; apa yang akan membuat mereka mendukung Anda. Ini juga berarti Anda harus memberi mereka sesuatu yang dapat dipercaya. Ini dapat menjaga saluran komunikasi terbuka sebelum, selama, dan setelah proses pengambilan keputusan.

Analisis audiens yang paling sering dan makin diabaikan jadi tantangan dalam komunikasi bisnis. Pada saat Anda telah memutuskan apa yang ingin Anda capai, mengapa Anda yang melakukannya, dan bagaimana melakukannya.

Mulai analisis audiens Anda dengan mengajukan beberapa pertanyaan kunci:

1. Siapa audiens saya?

2. Apa hubungan saya dengan audiens saya?

3. Bagaimana kemungkinan sikap mereka terhadap proposal saya?

4. Berapa banyak yang sudah mereka tahu?

5. Apakah proposal saya sesuai dengan minat mereka?

1. Siapa Audiensnya?

Menetapkan audiens merupakan hal yang sudah sangat jelas dan penting. Mereka adalah orang-orang yang Anda inginkan untuk mengambil tindakan --konsumen yang harus membeli produk Anda, Atasan yang memberikan apa yang Anda butuhkan, pegawai yang dapat mencapai produktivitas yang lebih besar. Dalam hampir semua situasi komunikasi, pendukung atau setidaknya orang yang bersikap netral dari khalayak sekunder akan sangat penting untuk mencapai tujuan Anda. Apakah pembuat pendapat atau sumber informasi apa yang dapat membentuk perilaku konsumen terlepas dari kampanye iklan Anda? Kepada siapakah atasan berkonsultasi sebelum membuat keputusan? individu atau kelompok apa yang mungkin memiliki pengaruh lebih besar atas sikap pegawai Anda dari pada yang Anda lakukan? Dengan cara apa Anda mendekati berbagai audiens yang akan menilai proposal Anda?

Luangkan waktu untuk mendaftar setiap penonton yang cenderung memiliki pengaruh signifian, atau yang dapat terpengaruh oleh proposal Anda. Bagilah ini menjadi kelompok primer dan sekunder.

Kemudian memeriksa setiap penonton secara individual:

· Audiens primer meliputi orang yang menjadi kunci untuk membuat keputusan dan lain-lain yang mendukungan apa yang Anda butuhkan untuk melaksanakan proyek Anda.

· Audiens sekunder termasuk mereka yang akan terkena proyek Anda dan orang yang dalam jangka panjang, mungkin memiliki beberapa pengaruh pada pengambilan keputusan.

Penentuan Ide Pokok Pesan Bisnis

Setiap pesan-pesan bisnis akan bermuara pada satu tema atau topic, pokok yaitu ide pokok (main idea). Hal-hal lain selain ide pokok hanyalah ,merupakam ide-ide pendukung (supporting idea). Topic dan ide pokok merupakan dua hal yang berbeda. Topic adalah subjek pesan yang lebih luas, sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topic, yang menjelaskan isi dan tujuan dari topic tersebut, sehingga dapat diterima oleh audiens. Penentuan ide pokok memerlukan pengalaman dan kreatifitas. Ada tiga teknik atau cara yang dapat di perlukan untuk menentukan ide pokok :

1. Brainstorming

Yaitu penentuan ide pokok dengan membiarkan pikiran mencari berbagai kemungkinan ide pokok secara leluasa. Ide yang diperoleh dengan cara tersebut akan lebih bervariatif, baru dan orisinil.

2. Petunjuk atasan

Dalam organisasi yang menganut system senioritas, para pelaksana cenderung meminta petunjuk atasan dalam menentukan ide pokok.

3. Kebiasaan

Untuk situasi yang relative sama atau kejadian yang berulang-ulang, biasanya dikembangkan ide pokok tertentu yang relatif sama. Penentuan ide pokok di lakukan berdasarkan kebiasaan.

Pemilihan Saluran dan Media Pesan Bisnis

Kelebihan dan kekurangan Saluran Komunikasi Lisan dan Tertulis

1. Kelebihan Komunikasi Lisan

Menimbulkan timbale balik secara langsung, tanpa perlu menunggu respon dari komunikan, Dapat memberikan penjelasan yang lebih rinci dan jelas, dan Menimbulkan partisipasi atau tanggapan langsung dari komunikan.

2. Kekurangan Komunikasi Lisan

Memerlukan adaptasi atau penyesuaian kondisi dan situasi terlebih dahulu sebelum berkomunikasi, Memerlukan suatu uraian dan penjelasan yang lebih detil, dan Sulit untuk didokumentasikan tanpa bantuan alat recording.

Kelebihan komunikasi tertulis:

1. Lebih tahan lama. Ketika komunikasi selesai, orang bisa melihat tulisan untuk mengetahui secara tepat pesan komunikasi.

2. Tidak mudah disalahpahami atau ditafsirkan berbeda.

3. Dapat disebarkan kepada orang banyak, dengan memperbanyak tulisan yang berisi hal yang dikomunikasikan

4. Dapat digunakan sebagai bukti hukum bila terjadi perselisihan antara pihak.

Kekurangan komunikasi tertulis:

1. Memerlukan waktu lebih lama, karena harus menuliksan terlebih dahulu pesan yang disampaikan. Begitu juga ketika menunggu balasan tertulis dari penerima.

2. Memerlukan biaya lebih besar untuk alat tulis.

3. Hanya bisa dilakukan antara dua orang yang bisa baca tulis. Bila orang yang diajak berkomunikasi tidak bisa baca tulis komunikasi tertulis tidak bisa dilakukan.

4. Tidak dapat menyampaikan emosi sebaik komunikasi lisan

Media komunikasi Bisnis adalah suatu alat atau sarana yang digunakan untuk menyampaikan pesan dari komunikator kepada khalayak. Media dominan dalam berkomunikasi adalah pancaindera manusia seperti telinga dan mata.

Media juga merupakan jendela yang memungkinkan kita untuk dapat melihat lingkungan yang lebih jauh, sebagai penafsir yang membantu memahami pengalaman,Sebagai landasan penyampai informasi, Sebagai komunikasi interaktif yang meliputi opini audiens, Sebagai penanda pemberi intruksi atau petunjuk, Sebagai penyaring atau pembagi pengalaman dan fokus terhadap orang lain, cermin yang merefleksikan diri kita dan penghalang yang menutupi kebenaran.

Berikut adalah berbagai macam media komunikasi, diantaranya adalah sebagai berikut :

1. Surat

Kartu pos adalah lembaran kertas tebal atau karton berbentuk persegi panjang yang ditujukan untuk menulis dan mengirim surat tanpa amplop. Kartu pos tidak hanya terbuat dari kertas atau karton tebal melainkan ada juga yang terbuat dari kayu tipis, tembaga, atau kelapa. Di beberapa tempat, biaya pengiriman kartu pos lebih murah dibandngkan dengan surat. Biasanya kartu pos dicetak oleh oleh perusahaan swasta, perorangan atau organisasi dan dikeluarkan oleh otoritas pos yang berwenang. Kartu pos tertua dikirim pada tahun 1840 kepada Theodore Hook yaitu seorang penulis yang berasal dari Fulham, London.

Dalam bidang komunikasi pembangunan, kartu pos digunakan oleh Bangladesh dan Filipina untuk menyebarkan pesan-pesan pembangunan. Kartu pos pertama kali digunakan oleh para ahli komunikasi di Bangladesh untuk memberikan motivasi serta menyebarkan informasi dalam kampanye dan berbagai program pembangunan lain di daerah pedesaan. Digunakannya kartu pos sebagai media komunikasi karena memiliki potensi sebagai media massa yakni kartu pos biasa digunakan orang untuk memberi kabar kepada kerabatnya, mudah dibuat, biaya pembuatan murah, praktis, pesan ringkas dan mudah dibaca, mudah disimpan, dan menimbulkan rasa senang

2. Telegram

telegram Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia Online, yang dimaksud dengan telegram adalah berita yang dikirim dengan menggunakan telegraf atau disebut juga dengan kabar kawat. Dengan demikian, telegram adalah pesan tertulis yang dikirimkan dengan menggunakan telegraf dan dimana teks ditulis atau dicetak dan dikirimkan dengan tangan atau teleprinter.

Sebelum telepon genggam dan surat elektronik berkembang seperti sekarang, telegram sangat berguna untuk menyampaikan kabar yang mendesak atau menyampaikan ucapan selamat hari raya. Kini, kita hampir tidak lagi melihat telegram di kantor pos dan menggunakan layanannya.

3. Spanduk

spanduk Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia Online, yang dimaksud dengan spanduk adalah kain rentang yang berisi slogan, propaganda, atau berita yang perlu diketahui umum. Spanduk biasanya diperuntukkan sebagai media publikasi dan promosi sutau produk, lembaga, berbagai macam kegiatan, dan lain-lain.

Spanduk pada umumnya digantung di tempat umum atau dibawa dalam demonstrasi atau prosesi. Selain itu, spanduk juga bisa digantung di dalam ruangan dalam suatu acara tertentu. Umumunya, spanduk dibuat dengan cara cetak sablon, car, atau digital.

4. Buletin

Buletin Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia Online, buletin adalah media cetak berupa selebaran atau majalah yang berisi warta singkat atau pernyataan tertulis yang diterbitkan secara periodik oleh suatu organisasi atau lembaga dan ditujukan untuk kelompok profesi tertentu.

Pengertian lain buletin adalah pemberitahuan singkat kepada publik yang biasanya dikeluarkan oleh sumber terpercaya. Lebih spesifik lagi, buletin adalah berita singkat yang ditujukan untuk publikasi atau penyiaran langsung.

Selain menampilkan berita singkat, buletin juga menyajikan foto atau gambar-gambar yang mendukung dan menggunakan bahasa resmi atau bahasa formal.

5. Radio

Radio amatir adalah radio yang menggunakan spectrum frekuensi radio untuk tujuan pertukaran pesan nonkomersial, eksperimen nirkabel, pelatihan mandiri, rekreasi pribadi, radiosport, dan komunikasi darurat.

Istilah amatir digunakan untuk menentukan orang yang benar-benar berwenang yang tertarik dengan praktik radioelektrik dengan tujuan pribadi semata dan tanpa adanya kepentingan komersial.

6. Majalah

Majalah adalah salah satu publikasi berkala yang dicetak atau dipublikasikan secara elektronik atau daring. Majalah umumnya berisi artikel dan ilustrasi, biasanya mencakup topik atau bidang minat tertentu seperti kesehatan, olahraga, perempuan, pria, anak-anak, teknologi, dan lain-lain.

Pada umumnya majalah dibiayai oleh iklan, dengan harga beli, dengan langganan prabayar, atau kombinasi ketiganya. Majalah pertama diterbitkan di Jerman pada tahun 1663 dan kemudian setelah itu, majalah mulai berkembang di Eropa dan Amerika.

7. Televisi

Televisi adalah salah satu media siaran selain radio yang digunakan untuk mentransmisikan gambar bergerak dalam bentuk hitam putih atau monokrom atau berwarna, dan dalam dua atau tiga dimensi serta suara. Istilah televisi juga merujuk pada perangkat televisi, jenis program televisi, atau media transmisi televisi. Televisi adalah salah satu media massa untuk hiburan, pendidikan, berita, politik, gossip, dan periklanan.

Sejarah perkembangan televisi berawal di tahun 1920an dan mencapai puncak kejayaannya pada tahun 1950an karena digunakan sebagai media untuk mempengaruhi opini publik. Pada umumnya, terdapat beberapa jenis televisi yaitu televisi jaringan (ABC, FOX, NBC, dan lain-lain), televisi sindikasi, televisi lokal, televisi kabel (MTV, VH1), dan televisi satelit.

Kelebihan-kelebihan yang dimiliki oleh televisi seperti jangkauan hasil keluaran yang sangat luas, isi bersifat audio visual, teknologi dan organisasi yang kompleks, isi yang bervariasi, dan lain sebagainya telah membuat para peneliti lainnya tertarik untuk meneliti efek siaran televisi terhadap khalayak. Berbagai penelitian terkait dengan efek siaran televisi terhadap khalayak massa dituangkan dalam teori kultivasi yang pada intinya menyatakan bahwa konstruksi realitas sosial oleh khalayak massa dipengaruhi oleh media massa yakni televisi.

8. Internet

Era digital dalam sejarah perkembangan teknologi komunikasi ditandai dengan kehadiran media baru yaitu internet. Di era globalisasi seperti sekarang, internet telah menjadi sumber utama informasi dari berbagai belahan dunia dan tema. Derasnya arus informasi yang dapat diakses dengan mudah oleh konsumen akibat kehadiran internet sebagai media komunikasi telah menjadikan konsumen belajar untuk mencari informasi yang benar-benar valid dan dapat dipertanggungjawabkan.

Selain mencari informasi, konsumen juga memanfaatkan internet untuk berkomunikasi dengan orang-orang yang berjauhan secara geografis. Komunikasi via internet dikenal juga dengan nama komunikasi online atau komunikasi daring. Jenis-jenis komunikasi daring berdasarkan metode penyampaiannya yang seringkali kita gunakan untuk berkomunikasi diantaranya adalah jejaring sosial, pesan instan, blog, video conference, dan surat elektronik.

Sebagai media, internet memiliki beberapa ciri yaitu berbasiskan teknologi komputer, bersifat fleksibel, interaktif, berfungsi umum dan privat, memiliki aturan dengan tingkatan yang rendah, saling keterhubungan, mudah diakses, dan lain-lain.

BAB 4 PENULISAN DAN PENYELESAIAN PESAN - PESAN BISNIS

Pengorganisasian Pesan Bisnis

Pengertian

Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pemimpin kepada para bawahan, terkadang tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini menyebabkan pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apayang dikehendaki.

       Dengan  mengatur ide-ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi, motivasi, maupun praktis bagi audiens. Mengorganisasi pesan-pesan secara baik adalah suatu keharusan dan menjadi tantangan bagi komunikator. Hal yang perlu diperhatikan dalam mengorganisasi pesan-pesan yang baik sebagai berikut :

1. Subjek dan tujuan harus jelas.

2. Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan.

3. Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis.

4. Semua informasi yang penting harus sudah tercakup.

       Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu bagi audiens terutama dalam hal-hal berikut ini :

1. Memahami pesan yang disampaikan

Dengan mengemukakan hal-hal penting secara jelas, menyusun ide-ide secara logis dan berurutan, dan memasukan semua informasi yang relevan dalam pesan, maka audiens akan lebih mudah dalam memahami maksud dan isi pesan.

2. Membantu audiens menerima pesan

Pengorganisasian pesan-pesan yang baik disamping membantu audiend dalam memahami maksud pesan, juga membantu audiens untuk dapat menerima isi pesan tersebut.

3. Menghemat waktu audiens

Apabila suatu pesan tidak terorganisasi dengan baik, penyampaiannya akan menghabiskan waktu audiens. Salah satu tujuan pengorganisasian pesan-pesan yang baik adalah penyampaian informasi atau ide-ide yang relevan saja. Dengan hanya menyampaikan informasi yang relevan, waktu audiens akan dapat dihemat. Disamping itu, audiens dapat dengan mudah mengikuti alur pemikiran pesan yang disampaikan, tanpa harus memeras otak dan mengerutkan dahi.

4. Mempermudah pekerjaan komunikator.

Pengorganisasian pesan-pesan yang baik dapat membantu pekerjaan komunikator, sehingga dapat selesai lebih cepat dan menghemat waktu. Hal ini merupakan faktor yang penting dalam dunia bisnis, dimana penyelesaian pekerjaan berjalan dengan baik, cepat, dan efisien.Dengan mengetahui apa yang ingin disampaikan, dan menetahuo cara menyampaikannya, rasa percaya diri komunikator akan meningkat. Semakin tinggi rasa percaya diri komunikator, semakin cepat dan efisien dalam menyelesaikan pekerjaan.

Pesan Pesan Bisnis Yang Tidak Terorganisi Dengan Baik

HAL-HAL YANG MENYEBABKAN PESAN-PESAN TAK TERORGANISIR

a. Bertele-tele

b. Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan

c. Menyajikan ide-ide yang tidak logis

d. Informasi penting kadangkala tidak tercakup dalam pembahasan

Cara Pengorganisasian Pesan Bisnis

Pengorganisasian yang balk:

• Subjek dan tujuan harus jelas.

• Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan.

• Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis

Apa sebenarnya manfaat pengorganisasian yang baik ?

1. Membantu audience memahami suatu pesan

2. Membantu audience menerima suatu pesan

Menghemat waktu : apabila pesan tidak terorganisir dengan baik. Penyampaiannya akan menghabiskan waktu audence

Mempermudah pekerjaan komunikator

pengorganisasian pesan-pesan yang baik dapat membantu pekerjaan komunikator, sehingga dapat selesai lebih cepat dan hemat waktu

Menetapkan Dan Mengelompokkan Ide Pokok Pesan Bisnis

Untuk mencapai pengorganisasian pesan-pesan yang baik maka diperlukan suatu cara agar pesan tersebut dapat berguna dan bermanfaat bagi setiap penggunanya. Hal tersebut dapat dilakukan dengan cara :

1. Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide

Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar bagi setiap komunikator yang harus dicari pemecahannya. Jika materi memang lemah, tidak memiliki suatu muatan yang menarik, maka akan mengaburkan fakta yang ada.

Apabila penyusunan pesan yang panjang dan kompleks, maka outline sangat diperlukan dan menjadi penting artinya. Hal ini karena dengan adanya outline akan sangat membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lain. Selain itu, outline juga membantu untuk mengkomunikasikan ide-ide dengan cara yang lebih sistematik, efisien dan efektif. Melalui perencanaan yang baik outline akan membantu mengekspresikan transisi antara ide-ide sehingga audiens akan memahami pola pikir komunikator.

Susunan suatu outline secra garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga golongan, antara lain :

a. Memulai dengan Ide Pokok, akan sangat membantu dalam menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan. Ide pokok dirangkum ke dalam dua hal yaitu : keinginan terhadap audiens untuk melakukan dan memikirkannya, sebagai alasan yang mendasar bagi audiens mengapa harus melakukan dan memikirkannya.

b. Menyatakan hal-hal pendukung yang penting, yang akan sangat berguna dalam mendukung ide-ide pokok.

c. Membuat ilustrasi dengan bukti-bukti, semakin banyak bukti-bukti yang dapat disajikan, maka outline yang dibuat akan semakin baik.

Memilih Pendekatan Pesan Bisnis

Setelah mengelompokkan ide-ide, langlah selanjutnya adalah menentukan urutan-urutan terhadap ide-ide tersebut aga selaras dengan rencana organisasional, melalui dua pendekatan yaitu :

a. Pendekatan Langsung (direct approach), sering disebut juga dengan pendekatan deduktif , dimana ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti bukti-bukti pendukungnya. Biasanya reaksi dari audiens akan positif dan menyenangkan jika menggunakan pendekatan ini.

b. Pendekatan Tidak Langsung (indirect approach), atau sering disebut dengan pendekatan induktif, dimana bukti-bukti diletakan paling awal, kemudian baru diikuti dengan ide pokok. Biasanya audiens akan merespon negatif dan tidak menyenangkan.

       Setelah menganalisa berbagai kemungkinan respon yang ada dari dalam diri audiens serta telah menemukan suatu pendekatan yang terbaik, maka tahap selanjutnya adalah menentukan jenih pesan yang akan dibuat atau disampaikan. Secara garis besar jenis pesan yang dapat di sampaikan meliputi permintaan langsung (direct request), pesan-pesan rutin, good news atau goodwill, pesan-pesan bad news dan pesan-pesan persuasif.

Revisi Pesan Bisnis Tertulis

Menulis pesan-pesan bisnis sangatlah berbeda dengan dan tidaklah semudah menulis pesan-pesan yang bersifat pribadi (personal), seperti penulisan surat kepada orang tua, saudara sekandung, paman, atau kawan akrab. Penulisan surat-surat pribadi dapat ditulis tanpa konsep atau draf dan dapat menggunakan bahasa apa pun termasuk bahasa gado-gado atau campuran sesuai dengan tujuan surat tersebut. Oleh karena itu, menulis pesan-pesan bisnis tidak bisa sekali jadi.

Dalam pembuatan pesan-pesan bisnis yang baik diperlukan proses pemikiran, tenaga dan waktu yang cukup. Berbahaya bila penyampaian pesan-pesan bisnis cendrung dilakukan secara asal-asalan dan ceroboh, baik dari sisi substansi isi pesan maupun format penulisannya.

Pesan-pesan bisnis diketahui mencakup pesan-pesan bisnis tertulis dan pesan-pesan bisnis yang disampaikan secara lisan. Kedua bentuk pesan-pesan tersebut memiliki persamaan dan perbedaan dari sisi format penulisan, gaya penulisan (writing style), maupun cara penyampaiannya.

Pesan-pesan Bisnis Tertulis

Proses penulisan pesan bisnis tertulis dimulai dari penulisan draft, kemudian dilakukan penelaahan lebih lanjut dari sudut substansi suatu pesan maupun pengorganisasian, gaya (style) bahasa yang digunakan, susunan kalimat, mekanik, format dan tata letak (layout) penulisannya.

Mengedit Isi, Pengorganisasian, dan Gaya Penulisan

Untuk mengevaluasi efektifitas suatu pesan-pesan bisnis secara menyeluruh dokumen pelu terlebih dahulu dibaca dengan cepat (Skimming). Saat melakukan evaluasi ada beberapa hal yang pelu mendapatkan perhatian antara lain: substansi suatu pesan, pengorganisasian pesan, dan gaya penulisannya.

Pada tahap awal pengeditan, perhatikan secara seksama pesan-pesan awal dan akhir, karena pesan-pesan tersebut mempunyai pengaruh besar terhadap audiens. Perhatikan pembuka surat atau memo, apakah sudah relevan menarik dan mengundang reaksi pembaca. Pada pesan yang lebih panjang, beberapa paragraf pertama mencakup subjek, maksud, dan organisasi bahan.

Setelah yakin dengan isi dan pengorganisasian suatu pesan bisnis, perhatikan gaya penulisannya. Apakah pesan-pesan yang dibuat telah mengandung kata atau frase yang mampu menghidupkan suatu pesan sehingga semakin menarik bagi audiens. Kemudian disaat yang sama pastikan bahwa pesan-pesan yang disampaikan sudah jelas, tidak membingungkan, dan mudah dipahami. Di samping itu, agar audiens lebih mudah menangkap pesan-pesan yang dibuat, perlu dibuat judul, sub-sub judul, identansi, huruf tebal, garis bawah, huruf miring, huruf bewarna, tabel, gambar, dan sejenisnya.

Mengedit Mekanik/Teknis Penulisan

Langkah yang dilakukan berikutnya adalah melakukan pemgeditan dari sudut mekanik atau teknis penulisan suatu pesan-pesan bisnis yang mencakup antara lain:

Susunan kalimat yang digunakan, sesuai atau tidak dengan kaidah kebahasaan yang ada, sehingga mudah dipahami.
Penggunaan kapitalisasi secara tepat.
Penulisan tanda baca secara benar.
Perhatikan makna keutuhan suatu kalimat, sehingga makna kalimat teresbut dapat dipahami dengan mudah.
Perhatikan terjadinya pengulangan kata yang tidak tepat dalam suatu kalimat.

Kesalahan mekanik dalam penulisan pesan-pesan bisnis dapat mengganggu pemahan maksud dan tujuan penulisan pesan-pesan bisnis tersebut, bahkan dapat berdampak pada memudarnya kepercayaan dan citra suatu organisasi. Kesalahan Mekanis secara ekonomis berdampak pada pemborosan waktu, tenaga, dan dana yang diperlukan untuk memperbaikinya.

Mengedit Format dan Layout

Langkah terakhir dalam mengedit pesan bisnis adalah mengedit format dan layout secara keseluruhan. Di samping melakukan penelaahan terhadap tata bahasa, ejaan, kesalahan-kesalahan tulis, dan tanda baca, format penulisannya juga tidak boleh diabaikan begitu saja.

BAB 5 PENULISAN PESAN POSITIF DAN RUTIN

Pesan Positif Komunikasi Bisnis

Pesan positif adalah pesan-pesan bisnis yang memberikan kesan menyenangkan kepada pihak lain, yang meliputi goodnews dan goodwill Pengorganisasian permintaan pesan rutin dan positif menggunakan pendekatan langsung (deduktif ).

· Pesan kabar baik (good news), adalah surat yang Contoh : menginformasikan kabar baik atau berita yang menyenangkan. good news tentang pekerjaan, Kenaikan gaji, Lamaran pekerjaan Contoh good dikabulkan, Promosi jabatan, Tunjangan hari raya (THR) news tentang Produk , Pemberian diskon , Layanan purna jual , Garansi ,Persetujuan kredit

· Goodwill adalah suatu perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk menjaga hubungan bisnis. Pelaku bisnis dapat mendorong hubungan baik dengan berbagai pihak, seperti pelanggan, pemasok atau pelaku bisnis lainnya dengan penyampaian pesan-pesa secara bersahabat yang secara tak langgusng berkaitan dengan tujuan bisnis.

Strategi Penulisan Pesan-Pesan Positif

Dalam merespon pesan-pesan secara positif dalam penyampaiaannya perlu memperhatikan beberapa hal-hal sebagai berikut :

Ide-Ide pokok yang jelas, Penulisan pesan-pesan positif yang menggunakan pendekatan langsung pada umumnya diawali dengan (lagi-lagi) pernyataan ide pokok yang jelas yang berkaitan dengan apa pesan-pesan positif yang akan disampaikan kepada pembaca. hampir semua komunikasi bisnis mempunyai dua tujuan mendasar yaitu : (1) menyampaikan informasi dan (2) mendapatkan tanggapan atau memunculkan sikap yang menyenangkan pembaca atau paling tidak membuat mereka mau menerima pesan-pesan yang disampaikan.

Penjelasan rinci, Bagian pertengahan dari suatu permintaan pesan-pesan rutin, good news dan goodwill merupakan bagian yang penting dan memiliki porsi bahasan terbesar serta perlu pernjelasan yang cukup rinci. Komunikasi yang dilakukan dapat diekspresikan dengan sebuah atau dua buah kalimat, tetapi perlu dijelaskan point-point secara lengkap, sehingga pembaca tidak merasa bingung atau ragu-ragu terhadap isi atau substansi pesan. Disamping memberikan penjelasan yang rinci pada bagian pertengahan, Anda juga harus dapat menjada pokok bahasa yang telah ditetapkan pada bagian-bagian awal.

Penutup surat, Pesan-pesan yang telah disampaikan kemungkinan akan berhasil jika membaca memperoleh kesan-kesan yang menyenangkan atau paling tidak mereka dapat menerima pesan-pesan yang disampaikan dengan baik. Yakinkan kepada pembaca bahwa tindakan tersebut memberi manfaat bagi mereka. Lagi pula yang takboleh dilupakan adalah bagian penutup surat dengan satu pernyataan sikap keramahan dan kesopanan sebagai sebuah bentuk apresiasi (penghargaan, penghormatan) yang diberikan kepada orang lain. Kalau anda merasa senang ketika orang lain menghargai ide atau gagasan anda, maka berlatihlah untuk menghargai orang lain

Contoh Pesan-Pesan Positif

    Selamat bergabung di PT Abadi. Sejumlah kandidat telah diwawancara, tetapi latar belakang pendidikan dan pengalaman membuat anda menjadi yang terbaik untuk mendapatkan posisi sebagai Sales  Sebagaimana telah kita diskusikan, gaji anda sebesar Rp. 4.000.000 per bulan. Kami ingin anda mulai bekerja pada hari Senin, tanggal 4 Nopember 2013. Silahkan datang ke kantor saya pukul 09.00 pagi. Saya akan memberikan orientasi mendalam tentang PT Abadi dan membicarakan berbagai tunjangan perusahaan yang tersedia bagi anda.  Setelah makan siang Natasia akan membawa anda ke bagian pemasaran dan membantu anda mengetahui tugas dan tanggung jawab anda sebagai Sales Manager. Saya menunggu untuk bertemu dengan anda tanggal 4 Nopember 2013 Menyampaikan pesan positif dengan nada bersahabat dan menyambut Menjelaskan semua detail yang diperlukan.

Pesan Rutin

Pesan-pesan Rutin adalah pesan yang berkaitan dengan kegiatan bisnis sehari-hari yang berulang, perlu dilakukan atau dijawab secepatnya, Pesan rutin sangat beragam dengan menggunakan pendekatan langsung seperti; surat masuk, surat keluar, memo, yang berisipesanan barang, keluhan, rekomendasi, permintaan informasi, kredit, penawaran. Pesan rutin umumnya pendek dan sederhana.

Strategi Permintaan Pesan-pesan Rutin

Untuk menulis pesan-pesan rutin, mulailah dengan pernyataan ide pokok dengan mengemukakan secara tegas apa yang diinginkan. Usahakan pernyataan awal lebih

spesifik, sehingga mudah dipahami oleh pembaca. Selanjutnya, ikuti penjelasan yang rinci tentang bagaimana dan apa permintaan pesan-pesan rutin yang dikehendaki.

Selain itu pada bagian pertengahan dari pesan rutin, perlu disampaikan permintaaan.yang dapat menarik perhatian pembaca sebelum penjelasan yang lebih rinci disampaikan dalam penulisan pesan rutin.Pendekatan untuk bagian pertengahan dari permintaan rutin adalah denagan pendekatantanya jawab (ask quetions approach), seperti meminta informasi tentang spesifikasiproduk, harga produk, sistem pengiriman produk, cara pembayaran produk, pemberian garansi, ukuran produk, warna produk dan apa manfaat dan kegunaan produk. Pada bagian akhir dari permintaan pesan-pesan rutin kemukakan pernyataan keramahan, apresiasi/penghargaan, dan tindakan khusus yang dinginkan.

Bentuk-Bentuk Permintaan Rutin

• Permintaan untuk pihak internal.

Biasanya permintaan pihak internal dikomunikasikan secara lisan, namun dapat juga dalam bentuk tertulis. Bentuk permintaan rutin dalam bentuk tertulis yang paling umum dipakai oleh pihak internal adalah memo.

• Permintaan untuk pihak eksternal.

Permintaan informasi ke pihak eksternal dapat berupa pesanan, klaim, permohonan kredit dan undangan. Apabila permintaan dilakukan sebagai tanggapan atas suatu iklan, maka perlu dicantumkan informasi mengenai dimana dan kapan iklan dibaca atau dilihat.

Contoh Pesan Rutin

Contoh Surat Permintaan Barang

CV. SEMPROL JAYA

Jl. Ah Yani No.0001

MEDAN

Medan, 30 Maret 2018

Nomor : 120/SJ/VIII/2018

Lampiran: -

Hal: Pesanan Barang Elektronik

Kepada,

PT.WIDIH NGERI

Jl. Soekarno Hatta No.1000

JAKARTA

Dengan hormat,

Berdasarkan informasi dari surat yang saudara ajukan, kami memesan barang-barang elektronik berupa dibawah ini :

  16 unit TV

  14 unit mesin cuci

  13 unit kulkas

Pembayaran akan dilakukan secara kredit sesuai dengan ketentuan dari perusahaan saudara. Pembayaran pertama akan kami lakukan pada saat barang sudah kami terima dengan keadaan baik.

Kami harap barang tersebut dikirim secepat mungkin. Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

PT. Semprol Jaya,

Anton Jaya

Memo Pesan Bisnis

Memorandum merupakan sebuah surat yang disusun dengan secara khusus terutama dalam kebutuhan di dalam sebuah perkantoran maupun kelompok organisasi.

Dalam penyampaian Memo dapat dengan secara horizontal ataupun vertikal.

Adapaun pada keterangan dengan secara horizontal ialah merupakan sutau penyampaian memo terhadap suatu pihak yang mempunyai sebuah jabatan yang sama, sedangkan secara vertikal ialah merupakan penyampaian sebuah memo yang ditujukan dari atasan terhadap bawahannya guna memberikan sebuah perintah.

Maka dalam penysunan penulisannya, maka kepada yang menulisnya sudah tidak lagi mesti menyertakan suatu salam pembuka serta kata penutupnya. Maka ini yang membuat antara surat dan memo terkesan berbeda.

Ciri-ciri Memo

Berikut ini terdapat beberap ciri yang terdapat pada memo:

  Pada memo terkesan sangat sederhana apabila dibandingkan dengan surat resmi pada umumnya, khusunya pada bagian dari isi suratnya.

  Membentuk suatu lomunikasi yang di dalamnya terdapat sebuah saran, lalu arahan, dan juga penjelasan mengenai suatu hal.

Fungsi Memo

Adapun keutamaan atas memo ini ialah merupakan suatu bentuk komunikasi yang mempunyai tujuan agar dapat menerangkan keinginan, lalu arahan, dan jua penjelasan tentang suatu hal atau tugas yang diberikan agar dapat dengan segera dilaksanakan oleh seseorang dengan segera.

Kemudian adapun, tujuan dalam penyusunan tulisan memo sendiri ialah agar dapat menginformasikan atau bisa juga sebagai petunjuk terhadap seseorang yang sangat berkompeten.

Contoh Surat Memo

Contoh Surat Memo Bisnis Penjualan Perusahaan

PT APA AJA BERSINAR

Jln. M.Yunus No. 99 Bandar Lampung

Dari : Presiden PT

Untuk : SPV

Hal : Laporan Penjualan

Mohon untuk lekas melakukan perekapan pada semua hasil penjualan dari bulan Maret 2019, kemudian taruh di ruangan saya.

Bandar Lampung, 4 April 2018

Presiden PT

Safrizal. Spd.Mpd.Skd

Surat Pesanan dalam Bisnis

Surat pesanan adalah surat yang diterbitkan/dikeluarkan oleh perusahaan atau instansi yang bertujuan untuk memesan (order) suatu barang atau produk kepada supplier, mitra, atau distributor. Selain itu, surat pesanan (purchase order) juga berfungsi sebagai alat untuk menindaklanjuti penawaran yang dilakukan oleh suatu pihak pada beberapa waktu sebelumnya.

Adapun format umum dalam menyusun purchase order yang baik dan benar, adalah sebagai berikut:

Pertama adalah kamu harus cantumkan adalah pihak tujuan dimana kamu ingin memesan produk atau barang.

Kedua adalah mencantumkan identitas perusahaan atau diri. Hal ini bertujuan agar penerima purchase order mengetahui siapa yang melakukan pemesanan.

Ketiga adalah mencantumkan informasi lengkap mengenai produk atau barang yang ingin dipesan, mulai dari jenis barang, merk, jumlah, dan spesifikasi lainnya.

Keempat adalah mencantumkan informasi pendukung seperti waktu pengiriman, metode pengiriman produk, dan proses pembayaran.

Contoh Surat Pesanan

Yang terhormat,

Manajer CV. BOS ELEKTRIK

Jalan Shakti 13, Jakarta Utara

Dengan Hormat

Menindaklanjuti surat penawaran Saudar No. 33/BE/VI/44 tanggal 5 Januari 2020, kami bermaksud memesan barang-barang sebagai berikut:

1 20 Unit Lemari Es merk LG tipe 10b 12 volt Rp. 3.500.000

2 15 Unit Kompor Listrik 120 watt Rp. 1.250.00

3 20 Unit Kipas Angis merk Nasional Rp. 750.000

Adapun pembayaran yang akan kami lakukan DP 50% dan sisanya setelah barang diterima. Kami harap barang-barang yang tercantum dalam pesanan dapat diantar sebelum tanggal 27 Januari 2020.

Demikian surat pesanan ini kami sampaikan. Atas kerja samanya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Josua Sutoyo

Manajer Operasional

Surat Keluhan dalam Bisnis

Surat pengaduan (complaint) adalah surat tertulis di mana seseorang melaporkan pengalaman atau situasi yang buruk. mengeluh: mengeluh, mengungkapkan ketidakpuasan atau opini negatif. Contoh surat ini seperti keluhan kepada: barang, pengaduan masyarakat, ke polisi, penawaran barang.

Jenis Surat Keluhan

Surat pengaduan memiliki jenis dan alasan yang berbeda dan tergantung pada hal itu, surat pengaduan dapat dikategorikan sesuai.

Bergantung pada tingkat organisasi atau individu, surat ini dapat berupa:

1. Surat keluhan pribadi

Ketika sebuah surat ditulis pada tingkat pribadi oleh seseorang, itu disebut Surat Keluhan Pribadi. Ini ditulis oleh konsumen untuk mendapatkan pengembalian dana, mengganti produk, dll. Ini juga ditulis untuk keluhan terkait layanan atau masalah apa pun yang memengaruhi individu atau masyarakat pada umumnya.

2. Surat keluhan profesional

Ketika sebuah surat ditulis atas nama sebuah organisasi, itu disebut Surat Keluhan Profesional. Surat-surat ini mendapat dukungan dari sebuah organisasi dan sebagian besar terkait dengan barang dan layanan profesional maupun pemerintahan.

Contoh Surat Keluhan

Contoh surat balasan pengaduan barang karena rusak dalam pengiriman

[KOP SURAT] PT. Bintang Mandiri

Jln. Kartika No. 1674 – Jakarta Selatan

Telp. (021) 1122 3344 ~Fax. (021) 1122 5566 ~ Mobile. (08111) 111 222 333

Website: www.xxxxx.com Email: info@xxxxx.com

================================================================

20 Mei 2020

Nomor : 002/ADUAN/V/2020

Hal : Penggantian Kerusakan

Lamp : 1 (satu) Lembar Faktur

Kepada Yth. Pemilik Toko Elektronik Elektro

Jl. Salihara No.44, RT.14/RW.10, Ps. Minggu, Kec. Ps. Minggu, Kota Jakarta Selatan, DKI Jakarta 12520, Indonesia

Dengan hormat,

Surat Saudara tertanggal 14 Mei 2020 dengan Nomor: 12/00CS/IIV/34 mengenai perihal pengaduan kerusakan barang/produk, telah kami terima dengan penuh perhatian.

Sehubungan dengan surat Saudara tersebut, kami segera melakukan konfirmasi dan pengecekan. Berdasarkan kroscek yang telah kami lakukan ternyata karyawan kami telah melakukan kesalahan dalam proses kemas sehingga menyebabkan barang pesanan Saudara mengalami kerusakan.

Atas kejadian tersebut, kami selaku badan usaha mohon maaf yang sebesar-besarnya dan akan lebih memperhatikan pesanan Saudara agar tidak ada kejadian berulang.

Kami akan mengirimkan 5 unit Oven yang baru sebagai bentuk penggantian barang pesanan Saudara yang mengalami kerusakan dan faktur asli pesanan atas nama Saudara.

Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

PT. Bintang Mandiri

Kamila Kamil

Manajer Pemasaran

BAB 6 PENULISAN PESAN - PESAN NEGATIF

Pengertian Pesan - Pesan Negatif

Pengertian Pesan Bisnis Negatif ( Bad News ) Menyampaikan berita buruk merupakan sebuah fakta kehidupan bisnis bagi hamper semua komunikator bisnis. Dalam setiap bisnis, sesuatu kadang-kadang berlangsung salah. Barang tidak dikirimkan, sebuah produk gagal menunjukkan kinerja yang diharapkan, pelayanan buruk, tagihan kacau, atau konsumen salah paham. Karena berita buruk mengecewakan, menggangu dan terkadang membuat penerima marah, pesan ini harus ditulis hati-hati.

Perasaan buruk terkait dengan berita yang mengecewakan pada umumnya bisa dikurangi jika

(1) pembaca tahu alasan penolakan (2) berita buruk disampaikan dengan peka.

Aneka Ragam Pesan Negatif

1. Pesan negative tentang masalah bisnis kenaikan harga, produk cacat, prdouk kadaluarsa

2. Berita negative tentang pesanan, seperti tidak dapat memenuhi sebagian atau seluruh pesanan

3. Berita negative tentang orang, seperti menolak lamaran kerja, menolak memberikan rekomendasi

4. Bad news tentang penolakan, seperti penolakan kerjasama, klaim, undangan, permohonan kredit.

5. Berita negative lainnya seperti pemutusan hubungan kerja, skorsing.

Tujuan Pesan Negatif ( Bad News )

1. Menyampaikan berita buruk.

2. Memperoleh penerimaan tentang berita buruk tersebut.

3. Mempertahankan sebanyak mungkin niat baik dengan penerima.

4. Mempertahankan citra baik organisasi.

5. Mengurangi atau menghilangkan kebutuhan korespondensi tentang hal tersebut di waktu yang akan datang.

Tiga langkah proses menulis untuk hal pesan yang negatif.

a) Langkah 1 : Merencanakan Pesan Anda.

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan sebelum perencanaan dapat dilakukan menganalisa situasi, mendapatkan apa yang para audiens inginkan, memilih media yang tepat untuk pesan dan para audiens, mengorganisasi informasi secara efektif.

b) Langkah 2 : Menulis Pesan Anda.

Menulis pesan dimulai dengan mengadaptasi pendekatan anda bagi audiens anda. Lebih sensinstiv pada audiens anda dengan cara mempertahankan suatu sikap anda, bersikap sopan, menekankan yang positif, dan menggunakan bahasa yang bebas bias.

Biasakan mengadopsi untuk melakukan pendekatan langsung pada pesan negativ dan positive. Terbuka dengan pernyataan yang jelas tentang gagasan utama, mencakup semua rincian yang diperlukan dalam tubuh, dan kemudian tutup dengan ramah..

c) Langkah 3 : Melengkapi Pesan Anda.

Tidak peduli seberapa singkat atau langsung pesan yang disampaikan, dampaknya maksimal dengan memberikan diri anda banyak waktu untuk : Merevisi pesan, menghasilkan pesan, mengoreksi pesan, mendistribusikan pesan.

Pesan negatif terdiri dari :

a. Surat penolakan;

b. Pengumuman atas perubahan sistem atau kebijakan yang tidak menguntungkan sang pembaca;

c. Pernyataan atas ketidakdisiplinan, kesalahan atau pelanggaran yang dilakukan seseorang;

d. Pernyataan untuk menarik kembali suatu produk.

Pendekatan Langsung Pesan Negatif

Pendekatan langsung

Antara lain dengan menyampaikan berita buruk diawal, kemudian disusul dengan pendukung dan fakta dan diakhiri dengan penutup yang sopan dan positif. Pendekatan langsung digunakan saat pesan buruk tidak terlalu melibatkan emosi dari konsumen atau penerima pesan. Pendekatan ini dapat digunakan saat berita buruk yang disampaikan merupakan berita yang cenderung rutin diterima oleh penerima pesan atau dengan kesalahan yang minor.

Misalnya, saat menyampaikan stok barang yang tidak tersedia, atau menyampaikan keterlambatan pengiriman produk 1-2 hari. Pendekatan langsung juga dapat digunakan jika situasi membutuhkan suatu urgency untuk mengambil keputusan dengan cepat sehingga penerima pesan tidak membutuhkan waktu lebih lama untuk memahami inti pesan.

Pendekatan tidak langsung

dalam penyampaian pesan buruk, diaplikasikan pada saat ada keterlibatan emosi yang tinggi dari penerima pesan. Penerima pesan dapat merespon dengan rasa kecewa, marah, sedih atau shock ketika menerima pesan.

Sebagai contoh, ketika perusahaan harus mengumumkan berita kepada karyawan mengenai keadaan keuangan perusahaan yang kurang baik yang berdampak pada pengurangan gaji perbulan karyawan atau kasus dimana perusahaan harus melakukan penolakan pengajuan asuransi yang tidak sesuai peraturan dari nasabah.

Dalam situasi tersebut, struktur berita buruk yang dapat digunakan adalah dimulai dari Buffer atau disebut sebagai kalimat penyangga, fungsi dari kalimat penyanggaadalah sebagai kalimat netral yang berupa pernyataan yang tidak berkaitan dengan berita buruk namun digunakan untuk mempersiapkan agar penerima pesan tidak terlalu shock ketika menerima pesan. Buffer dapat berupa ucapan apresiasi, menyampaikan berita baik terlebih dahulu atau menyamakan perspektif. Urutan kedua adalah pendukung dan fakta, diikuti inti berita buruk dan ditutup dengan positif dan hormat.

Menolak Permintaan Rutin

Untuk menulis pesan-pesan rutin, mulailah dengan pernyataan ide pokok dengan mengemukakan secara tegas apa yang diinginkan. Usahakan pernyataan awal lebih

spesifik, sehingga mudah dipahami oleh pembaca. Selanjutnya, ikuti penjelasan yang rinci tentang bagaimana dan apa permintaan pesan-pesan rutin yang dikehendaki.

Penolakan rutin harus berisi alasan yang logis dan diungkapkan dengan bahasa yang halus dan sopan agar hubungan baik tetap terjaga.
Pendekatan langsung baik digunakan karena pesan rutin membutuhkan respon cepat. Pendekatan tidak langsung baik digunakan bila anda telah memiliki hubngan yang baik dengan orang yang mengajukan permintaan.
Cara merespon dg baik
Fokus pada permintaan yang penting
bila masalah telah ditutup , jangan menyiratkan bahwa masalah tsb msih terbuka
Tawarkan ide ide alternatif jika anda mampu.

Pencemaran Nama Baik

Untuk menghindari tuduhan melakukan pencemaran nama baik, Berikut tindakan yang harus dijalankan:

Pertama, sampaikan keluhan langsung ke produsen, penjual, atau pengelola melalui jalur resmi terlebih dulu melalui situs web, email akun media sosial produsen.

Kedua, keluhan yang disampaikan harus berdasarkan fakta, bukan opini.

Ketiga, lengkapi fakta-fakta tersebut dengan bukti berupa foto, video, dan pindai (scan) dokumen saat ditulis di blog maupun media sosial.

Keempat, semarah atau sekecewa apa pun, hindari kata-kata menghujat yang membuat kita terjerumus menulis opini, bukan fakta, semarah atau sekecewa apa pun konsumen, jangan menuduh orang dengan menyebut nama sebagai yang bertanggung jawab terhadap keluhan tersebut. Karena hanya individu, bukan institusi, yang bisa menuntut pasal pencemaran nama baik.

Kelima, semarah atau sekecewa apa pun konsumen, jangan menuduh orang dengan menyebut nama sebagai yang bertanggung jawab terhadap keluhan tersebut. Karena hanya individu, bukan institusi, yang bisa menuntut pasal pencemaran nama baik.