BAB 1. DASAR DASAR KOMUNIKASI

A. PENGERTIAN KOMUNIKASI MENURUT PARA AHLI

Kata atau istilah komunikasi (dari bahasa Inggris “communication”),secara etimologis atau menurut asal katanya adalah dari bahasa Latin communicatus, dan perkataan ini bersumber pada kata communis Dalam kata communis ini memiliki makna ‘berbagi’ atau ‘menjadi milik bersama’ yaitu suatu usaha yang memiliki tujuan untuk kebersamaan atau kesamaan makna.

Komunikasi secara terminologis merujuk pada adanya proses penyampaian suatu pernyataan oleh seseorang kepada orang lain. Jadi dalam pengertian ini yang terlibat dalam komunikasi adalah manusia. Karena itu merujuk pada pengertian Ruben dan Steward(1998:16) mengenai komunikasi manusia yaitu:

Human communication is the process through which individuals –in relationships, group, organizations and societies—respond to and create messages to adapt to the environment and one another. Bahwa komunikasi manusia adalah proses yang melibatkan individu-individu dalam suatu hubungan, kelompok, organisasi dan masyarakat yang merespon dan menciptakan pesan untuk beradaptasi dengan lingkungan satu sama lain.

Untuk memahami pengertian komunikasi tersebut sehingga dapat dilancarkan secara efektif dalam Effendy(1994:10) bahwa para peminat komunikasi sering kali mengutip paradigma yang dikemukakan oleh Harold Lasswell dalam karyanya, The Structure and Function of Communication in Society. Lasswell mengatakan bahwa cara yang baik untuk untuk menjelaskan komunikasi ialah dengan menjawab pertanyaan sebagai berikut: Who Says What In Which Channel To Whom With What Effect? Paradigma Lasswell di atas menunjukkan bahwa komunikasi meliputi lima unsur sebagai jawaban dari pertanyaan yang diajukan itu,yaitu:

1. Komunikator (siapa yang mengatakan?)

2. Pesan (mengatakan apa?)

3. Media (melalui saluran/ channel/media apa?)

4. Komunikan (kepada siapa?)

5. Efek (dengan dampak/efek apa?).

Jadi berdasarkan paradigma Lasswell tersebut, secara sederhana proses komunikasi adalah pihak komunikator membentuk (encode) pesan dan menyampaikannya melalui suatu saluran tertentu kepada pihak penerima yang menimbulkan efek tertentu. Analisis Pengertian Komunikasi Dan 5 (Lima) Unsur Komunikasi Menurut Harold Lasswell Analisis Definisi Komunikasi Menurut Harold Lasswell.

Komunikasi pada dasarnya merupakan suatu proses yang menjelaskan siapa? mengatakan apa? dengan saluran apa? kepada siapa? dengan akibat atau hasil apa? (who? says what? in which channel? to whom? with what effect?). (Lasswell 1960).

B. SEJARAH KOMUNIKASI

Sejarah komunikasi pada mulanya hanya merupakan upaya atau cara manusia menyampaikan ide, gagasan, kemauan, hasrat dan lain sebagainya, upaya tersebut hanya supaya manusia bisa saling berhubungan. Pada waktu itu, Komunikasi tidak dianggap sebagai sesuatu yang harus diberi perhatian, dikaji atau distrukturkan. Namun, pada abad ke-5 sebelum masehi, di Yunani berkembang suatu ilmu yang mengkaji proses pernyataan antar manusia yang diberi nama retorika yang berarti seni berpidato dan beragumentasi yang bersifat menggugah atau seni yang menggunakan bahasa secara lancar untuk memengaruhi dan mengajak. Retorika mendapat pembahasan khusus bahkan beberapa pemikir itu menempatkan retorika sebagai hal penting dalam masyarakat dan pemerintahan.

Pada perkembangan awal, batasan komunikasi yang dapat kita terapkan adalah percakapan atau penyampaian gagasan antar manusia secara lisan dan bertatap muka baik berupa pidato maupun diskusi, dengan tujuan mendidik, membangkitkan kepercayaan, dan menggerakkan perasaan orang lain.Komunikasi terus berkembang, tidak hanya menyampaikan gagasan melalui lisan.Pada zaman kekaisaran romawi, Julius Caesar membuat papan pengumuman yang dinamakan Acta Diurna. Penyampaian gagasan mengenai apa yang penting bagi masyarakat telah bertambah, dari sekadar lisan menjadi bentuk tulisan. Hal ini terus berkembang setelah ditemukannya kertas, penemuan mesin cetak, dan terbitnya surat kabar pertama . Setelah surat kabar peradaban manusia juga berkembang dan ditemukanlah radio, film, televisi, dan sejumlah media lain.

Asal Usul ilmu komunikasi itu sendiri sebenarnya tampil pada zaman Yunani kuno (SM) yang digagas oleh Aristoteles. Dalam gagasan tersebut ia menyebutkan bahwa di dalam komunikasi itu terdapat komunikator, pesan dan penerima. Kesimpulan dari gagasan itu ialah jika komunikator menentukan gagasn atau pesan, kemudian diarahkan pada khalayak pilihannya, melalui saluran atau media yang dimilikinya atau dikuasainya maka akan keluar hasil yang diinginkan.

Dalam perkembangan selanjutnya, gagasan itu terus dikembangkan kemudian melahirkan dua bentuk komunikasi yang masing-masing berkembang di benua yang berbeda. Pertama ilmu publisistik di Jerman. Kedua ilmu komunikasi massa di Amerika. Perpaduan dari kedua bentuk ini lah yang meneteskan ilmu komunikasi yang kita kenal sekarang ini. Perpaduan ini tidak lepas dari upaya-upaya Stappers melalui karya Gabner. Artinya, itu merupakan titik awal tampaknya ilmu komunikasi.

Sejarah perkembangan teknologi informasi dan komunikasi juga tak lepas dari sejarah peradaban manusia di Bumi ini. Pada zaman dulu penyampaian informasi juga dilakukan mulai dari gambar-gambar yang terletak pada dinding gua, peletakan tonggak sejarah berupa prasasti. Berikut ini adalah sejarah perkembangan TIK (Teknologi Informasi dan Komunikasi) mulai dari zaman pra-sejarah sampai ke zaman modern sekarang ini.

1. Masa Prasejarah

Pada zaman ini, teknologi informasi dan komunikasi yang dilakukan oleh manusia berfungsi sebagai sistem untuk pengenalan bentuk-bentuk yang manusia kenal. Untuk menggambarkan informasi yang diperoleh, mereka menggambarkannya pada dinding-dinding gua tentang berburu dan binatang buruannya. Pada masa ini, manusia mulai mengidentifikasi benda-benda yang ada di sekitar lingkungan tempat tinggal mereka, kemudian melukiskannya pada dinding gua tempat tinggalnya. Awal komunikasi mereka pada zaman ini hanya berkisar pada bentuk suara dengusan dan menggunakan isyarat tangan.

Pada zaman prasejarah mulai diciptakan dan digunakan alat-alat yang menghasilkan bunyi dan isyarat, seperti gendang, terompet yang terbuat dari tanduk binatang, dan isyarat asap sebagai alat pemberi peringatan terhadap bahaya.

§ 3000 SM

Untuk yang pertama kali, tulisan digunakan oleh bangsa Sumeria dengan menggunakan simbol-simbol yang dibentuk dari piktografi sebagai huruf. Simbol atau huruf-huruf ini juga mempunyai bentuk bunyi (penyebutan) yang berbeda sehingga mampu menjadi kata, kalimat, dan bahasa.

§ 2900 SM

Pada 2900 SM, bangsa Mesir Kuno menggunakan huruf hieroglif. Hieroglif merupakan bahasa simbol, dimana setiap ungkapan diwakili oleh simbol yang berbeda. Jika simbol-simbol tersebut digabungkan menjadi satu rangkaian, maka akan menghasilkan sebuah arti yang berbeda. Bentuk tulisan dan bahasa hieroglif ini lebih maju dibandingkan dengan tulisan bangsa Sumeria.

§ 500 SM

Manusia sudah mengenal cara membuat serat dari pohon papyrus yang tumbuh di sekitar sungai Nil. Serat papyrus dapat digunakan sebagai kertas. Kertas yang terbuat dari serat pohon papyrus menjadi media untuk menulis atau media untuk menyampaikan informasi yang lebih kuat dan fleksibel dibandingkan dengan lempengan tanah liat yang sebelumnya juga digunakan sebagai media informasi.

§ 105 M

Pada masa ini, bangsa Cina berhasil menemukan kertas. Kertas yang ditemukan oleh bangsa Cina pada masa ini adalah kertas yang kita kenal sekarang. Kertas ini dibuat dari serat bambu yang dihaluskan, disaring, dicuci, kemudian diratakan dan dikeringkan. Penemuan ini juga memungkinkan sistem pencetakan yang dilakukan dengan menggunakan blok kayu yang ditoreh dan dilumuri oleh tinta atau yang kita kenal sekarang dengan sistem cap.

2. Masa Modern (1400 M s.d. Sekarang)

§ Tahun 1455

Pada 1455, untuk pertama kalinya Johann Gutenberg mengembangkan mesin cetak dengan menggunakan plat huruf yang terbuat dari besi dan dapat diganti-ganti dalam bingkai yang terbuat dari kayu.

§ Tahun 1830

Augusta Lady Byron menulis program komputer yang pertama di dunia. Ia bekerja sama dengan Charles Babbage menggunakan mesin analytical yang didesain sehingga mampu memasukkan data, mengolah data, dan menghasilkan bentuk keluaran dalam sebuah kartu. Mesin ini dikenal sebagai bentuk komputer digital yang pertama, walaupun cara kerjanya lebih bersifat mekanis daripada bersifat digital.

§ Tahun 1837

Telegraf dan Penemunya (Samuel Morse) Samuel Morse mengembangkan telegraf dan bahasa kode morse bersama Sir William Cook dan Sir Charles Wheatstone. Morse menggunakan kode-kode sederhana untuk mewakili pesan-pesan yang ingin dikirimkan dengan menggunakan pulsa listrik melalui kabel tunggal. Namun sinyal-sinyal yang dapat dikirim dengan baik hanya berada dalam jarak 32 km. Untuk jarak yang lebih jauh, sinyal-sinyal yang diterima menjadi terlalu lemah untuk direkam. Kemudian, Morse membangun peralatan relai yang ditempatkan di setiap 32 km dari stasiun sinyal. Relai tersebut berfungsi untuk mengulangi sinyal yang diterima dan mengirimnya kembali ke 32 km berikutnya. Relai terdiri dari sakelar yang dioperasikan secara elektromagnetik. Sistem telegraf kemudian segera digunakan untuk bisnis yang membutuhkan pengiriman pesan secara cepat untuk jarak yang jauh, seperti surat kabar dan pesan untuk perjalanan kereta api.

·

§ Tahun 1877

Pada 1877, Alexander Graham Bell menciptakan dan mengembangkan telepon yang dipergunakan pertama kali secara umum. Pada 1879, sistem pemanggilan telepon mulai menggunakan nomor yang menggantikan sistem pemanggilan nama. Hal ini untuk mencegah operator yang tidak mengenal semua pelanggan. Sistem penomoran telepon menggunakan huruf dan angka, dimana nomor telepon menggunakan sistem dua huruf dan lima digit angka.

§ Tahun 1889

Pada 1889, Herman Hollerith menerapkan prinsip kartu perforasi untuk melakukan penghitungan. Tugas pertamanya adalah menemukan cara yang lebih cepat untuk melakukan perhitungan bagi Biro Sensus Amerika Serikat. Sensus yang dilakukan pada 1880 membutuhkan waktu tujuh tahun untuk menyelesaikan perhitungan. Dengan berkembangnya populasi, Biro Sensus tersebut memperkirakan bahwa dibutuhkan waktu sepuluh tahun untuk menyelesaikan perhitungan sensus.

Hollerith menggunakan kartu perforasi untuk memasukkan data sensus yang kemudian diolah oleh alat tersebut secara mekanik. Sebuah kartu dapat menyimpan hingga 80 variabel. Dengan menggunakan alat tersebut, hasil sensus dapat diselesaikan dalam waktu enam minggu. Selain memiliki keuntungan dalam bidang kecepatan, kartu tersebut berfungsi sebagai media penyimpan data. Tingkat kesalahan perhitungan juga dapat ditekan secara drastis.

§ Tahun 1931

Pada 1931, Vannevar Bush membuat sebuah kalkulator untuk menyelesaikan persamaan differensial. Mesin tersebut dapat menyelesaikan persamaan differensial kompleks yang selama ini dianggap rumit oleh kalangan pelajar dan mahasiswa. Mesin tersebut sangat besar dan berat karena ratusan gerigi dan poros yang dibutuhkan untuk melakukan perhitungan.

v Tahun 1939

Pada 1939, Dr. John V. Atanasoff dan dibantu oleh Clifford Berry berhasil menciptakan komputer elektronik digital pertama. Sejak saat ini, komputer terus mengalami perkembangan sehingga menjadi semakin canggih. Mengenai sejarah perkembangan komputer ini akan dijelaskan pada bagian berikutnya.

§ Tahun 1973 – 1990

Pada masa ini, istilah internet diperkenalkan dalam sebuah paper tentang TCP/IP. Secara harfiah, internet (interconnected networking) diartikan sebagai rangkaian komputer yang terhubung di dalam beberapa rangkaian. Rangkaian pusat yang membentuk internet diawali pada 1969 sebagai ARPANET yang dibangun oleh ARPA (United States Department of Defense Advanced Research Projects Agency). Beberapa penyelidikan awal yang disumbang oleh ARPANET di antaranya adalah kaidah rangkaian tanpa pusat (decentralised network), teori queueing, dan kaidah pertukaran paket (packet switching).

Pada 1981, National Science Foundation mengembangkan backbone yang disebut CSNET dengan kapasitas 56 Kbps untuk setiap institusi dalam pemerintahan.

Pada 1 Januari 1983, ARPANET menukar protokol rangkaian pusatnya, dari NCP ke TCP/IP. Ini merupakan awal dari Internet yang kita kenal sekarang. Kemudian pada 1986, IETF mengembangkan sebuah server yang berfungsi sebagai alat koordinasi di antara DARPA, ARPANET, DDN, dan Internet Gateway. Pada 1990-an, internet telah berkembang dan menyambungkan banyak pengguna jaringan-jaringan komputer yang ada.

§ Tahun 1991 – Sekarang

Sistem bisnis dalam bidang IT pertama kali terjadi ketika CERN memungut bayaran dari para anggotanya untuk menanggulangi biaya operasionalnya. Pada 1992, mulai terbentuk komunitas internet dan diperkenalkannya istilah World Wide Web (www) oleh CERN. Pada 1993, NSF membentuk InterNIC untuk menyediakan jasa pelayanan internet menyangkut direktori dan penyimpanan data serta database (oleh AT&T), jasa registrasi (oleh Network Solution Inc), dan jasa informasi (oleh General Atomics/CERFnet). Pada 1994, pertumbuhan internet melaju dengan sangat cepat dan mulai merambah ke dalam berbagai segi kehidupan manusia dan menjadi bagian yang tidak dapat dipisahkan dari manusia.

Pada 1995, perusahaan umum mulai diperkenankan menjadi provider dengan membeli jaringan di backbone. Langkah ini memulai pengembangan teknologi informasi, khususnya internet dan penelitian-penelitian untuk mengembangkan sistem dan alat yang lebih canggih.

Ideografi[sunting | sunting sumber]

Ideografi (ideogram) adalah simbol grafis yang mewakili ide daripada sekelompok huruf. Para ahli berpendapat bahwa ideografi ini telah dipakai sejak zaman purbakala di dataran eropa dan tetap menjadi bagian dari budaya manusia lebih dari 3000 tahun. Ideogram adalah jenis tulisan/simbol yang dimaknai menurut kenampakan visual yang kemudian diterjemahkan sebagai sebuah ide, atau sebuah kalimat. Gambar 'sebuah mata' misalnya, dengan memfungsikannya sebagai ideogram, maka anda bisa mengartikannya sebagai 'seseorang sedang mengintip'. Lambang tidak sekadar mewakili benda, tetapi dapat pula mewakili gagasan tertentu. Lambang demikian dinamakanideogram. Tulisan hieroglip di Mesir, tulisan bangsa Aztek di Meksiko, dan tulisan paku di Asiriaa-Babilonia, merupakan contoh penggunaan yang berubah menjadi ideogram.

Ideogram adalah suatu versi lanjutan dari pictogram. Ini adalah simbol visual atau grafis yang mewakili ide. Beberapa komunitas di seluruh dunia datang dengan ideogram yang bervariasi untuk mewakili ide-ide sebanyak mungkin, namun, ide-ide seperti ekspresi emosi bersifat universal di alam, sehingga ideogram banyak mengungakp ciri manusia dengan ekspresinya di masa itu. Ideografi adalah sumber awal untuk sebagian besar sistem penulisan logographic seperti naskah di Cina. Karena bahasa dibentuk dari penggambaran ide-ide, tentang bagaimana sifat garis, tentang bagaimana keterwakilan manusia dalam tulisan.

C. HAKIKAT KOMUNIKASI

Hakikat komunikasi adalah sebuah proses pernyataan antar manusia, di mana yang dinyatakan adalah pikiran atau perasaan seseorang kepada orang lain dengan menggunakan bahasa sebagai alat penyalurnya. Dalam istilah komunikasi terdapat pesan atau (message), orang yang memberi pesan (komunikator), dan orang yang menerima pernyataan (komunikan). Komunikasi juga berarti proses penyampaian pesan oleh komunikator kepada komunikan.

Selain itu pesan dalam komunikasi memiliki dua aspek, yakni yang pertama adalah isi pesan (the content of message) dan kedua adalah lambang (symbol). Secara kongkrit, pesan adalah pikiran atau perasaan, sementara lambang adalah bahasa (Effendy, 2007). Menurut Mulyana (2007), komunikasi menjadi sebuah proses berbagi makna melalui perilaku verbal dan non verbal. Segala perilaku dapat disebut komunikasi jika melibatkan dua orang atau lebih.

Komunikasi disebut efektif apabila penerima menginterpretasikan pesan yang diterimanya sebagaimana dimaksudkan oleh pengirim. Agar pesan dapat tersampaikan secara efektif, maka yang pertama, kita harus mengusahakan agar pesanpesan yang kita kirim mudah dipahami. Kedua, sebagai pengirim kita harus memiliki kredibilitas di mata penerima. Ketiga, kita harus berusaha mendapatkan umpan balik atau feedback secara optimal tentang pengaruh pesan kita bagi penerima. Dengan kata lain, seseorang harus memiliki kredibilitas dan keterampilan untuk mengirim pesan secara efektif.

v KERANGKA KOMUNIKASI

John R. Wenburg dan William W. Wilmot, serta Kenneth K. Sereno dan Edward M. Bodaken (dalam Mulyana, 2010) menjelaskan tiga kerangka pemahaman mengenai komunikasi, diantaranya:

1. Komunikasi sebagai tindakan satu arah, yaitu komunikasi yang mengisyaratkan penyampaian pesan searah dari satu orang kepada orang lainnya, baik secara langsung maupun melalui media. Pemahaman komunikasi ini berorientasi pada variabel-variabel tertentu, seperti isi pesan (pembicaraan), cara penyampaian pesan, dan daya bujuknya atau efek (pesan) komunikasi.

2. Komunikasi sebagai interaksi, yaitu penyampaian pesan baik verbal maupun non verbal yang kemudian terdapat jawaban atas pesan yang disampaikan atau disebut umpan balik (feedback).

3. Komunikasi sebagai transaksi, yaitu komunikasi yang berlangsung bila seseorang telah menafsirkan perilaku orang lain, baik perilaku verbal ataupun perilaku non verbal. Kelebihan komunikasi ini adalah bahwa komunikasi tersebut tidak membatasi pada komunikasi yang disengaja atau respon yang dapat diamati.

v FUNGSI KOMUNIKASI BERDASARKAN KERANGKA

Dari sekian banyak definisi tentang komunikasi, kesamaan akan inti pengertiannya adalah di mana komunikasi memiliki dasar pada hubungan timbal balik antara satu orang dengan orang lainnya. Komunikasi memiliki banyak fungsi, dan bisa bersifat merugikan maupun menguntungkan bagi pelakunya. Hal tersebut tergantung pada bagaimana pola komunikasi atau model komunikasi yang telah dilakukan.

Pola komunikasi menentukan perilaku atau sikap seseorang, karena melalui pola komunikasi yang diterapkan dapat diketahui kepribadian seseorang secara lebih jelas. 10 Mulyana (2010) menyatakan, terdapat empat fungsi komunikasi berdasarkan kerangka seperti yang dikemukakan oleh William I. Gorden, yaitu:

1. Komunikasi sebagai komunikasi sosial, mengisyaratkan bahwa komunikasi dinilai penting untuk membangun konsep-konsep diri, serta aktualitas diri untuk kelangsungan hidup dalam memperoleh kebahagiaan agar terhindar dari tekanan.

2. Pembentukan konsep diri, atau pandangan mengenai siapa diri kita.

3. Pernyataan eksistensi diri, di mana seseorang berkomunikasi untuk menunjukkan keberadaannya.

4. Untuk kelangsungan hidup, dengan memupuk hubungan dan memperoleh kebahagiaan.

Dari keempat fungsi dan pengertian komunikasi di atas, bisa disimpulkan bahwa komunikasi memiliki peran sangat penting dari banyak aspek kehidupan manusia. Sebagai makhluk sosial, manusia memiliki ketergantungan tertentu terhadap sesama dengan berbagai tingkatan, dengan tujuan untuk mencapai hubungan yang harmonis. Hubungan tersebut bisa dimaknai sebagai hubungan dengan orang lain, maupun dengan diri sendiri. Keharmonisan hubungan tentu dipengaruhi oleh bagaimana keselarasan pola dan jenis komunikasi yang diterapkan.

v POLA KOMUNIKASI

Secara pengertian, pola komunikasi dapat diartikan sebagai suatu rangkaian hubungan antara dua orang atau lebih dalam proses penyampaian dan penerimaan pesan dengan cara yang tepat, sehingga pesan tersebut dapat dipahami (Djamarah, 2004). Sebagaimana sifat sebuah pola, maka pola komunikasi juga berlangsung 11 secara terus-menerus, bahkan memiliki alur tertentu tergantung dari lingkup komunikasi berlangsung.

D. PENGERTIAN KOMUNIKASI BISNIS MENURUT PARA AHLI

Ada banyak jenis komunikasi di dunia ini yang dapat kita pelajari. Dari komunikasi organisasi, komunikasi verbal, komunikasi nonverbal, dan lain sebagainya. Salah satu jenis komunikasi yang penting untuk dipelajari adalah komunikasi bisnis. Komunikasi bisnis sangat penting terutama dalam dunia wirausaha atau dunia bisnis. Apabila kamu tertarik untuk menjalankan bisnis, maka salah satu pengetahuan atau ilmu yang perlu kamu pelajari adalah ilmu komunikasi bisnis. Untuk itu, ada baiknya kita mempelajari komunikasi bisnis menurut para ahli di bawah ini, sehingga kamu dapat mengetahui apa itu komunikasi bisnis walaupun hanya dasarnya saja.

Menurut Katz, komunikasi bisnis merupakan suatu pertukaran ide, pesan, dan konsep yang berkaitan dengan pencapaian serangkaian tujuan komersial. Artinya, komunikasi tersebut dilakukan untuk mencapai tujuan untuk terjadi perdagangan.

Dalam bukunya, Djoko Purwanto berpendapat bahwa komunikasi bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang terdiri atas berbagai macam bentuk komunikasi, baik verbal maupun non verbal untuk mencapai tujuan tertentu sesuai dengan kepentingan bisnis pelaku komunikasi tersebut.

Menurut Rosenbalt, komunikasi bisnis merupakan sebuah proses pertukaran ide-ide atau opini, informasi, perintah dan sejenisnya, yang diutarakan baik secara personal ataupun tidak melalui tanda-tanda atau simbol tertentu demi mencapai tujuan-tujuan perusahaan tertentu.

Wyne Murlin Baty adalah orang yang membantu Himstrees merumuskan tentang komunikasi bisnis. Seperti rekannya, ia juga berpendapat bahwa komunikasi merupakan sebuah proses pertukaran informasi antar individu melalui sistem yang biasa (dipakai, dikenal, digunakan) baik dengan simbol-simbol, sinyal, maupun perilaku atau tindakan (yang dapat dipahami oleh pihak yang terlibat dalam komunikasi tersebut).

Menurut Albig, komunikasi bisnis merupakan suatu pertukaran gagasan, pendapat, informasi, perintah tertentu yang memiliki tujuan tertentu (berhubungan dengan masalah bisnis) baik secara personal atau impersonal melalui simbol-simbol atau sinyal.

Menurut pandangan Persing, komunikasi bisnis merupakan suatu proses penyampaian arti melalui lambang-lambang yang meliputi keseluruhan unsur-unsur yang memiliki hubungan dengan proses penyampaian dan penerimaan pesan, baik dalam bentuk tulisan, lisan, maupun nonverbal yang dilakukan di dalam suatu organisasi untuk membayar seseorang untuk memproduksi barang dan jasa guna mendapatkan keuntungan.

Menurut Curtis, komunikasi bisnis merupakan suatu komunikasi yang dilakukan di dalam organisasi bisnis dalam rangka memecahkan masalah dan membuat keputusan.

Menurut Philip Kotler, salah satu ilmuwan yang menjadi rujukan dalam dunia manajemen dan pemasaran, komunikasi bisnis merupakan kegiatan manusia yang diarahkan untuk memuaskan kebutuhan dan keinginan (seseorang) melalui proses pertukaran.

Menurut Hughess dan Kapoor, komunikasi bisnis merupakan kegiatan atau usaha individu yang terorganisasi untuk menghasilkan dan menjual barang-jasa guna mendapatkan keuntungan dan memenuhi kebutuhan masyarakat.

Menurut Anwar Arifin, komunikasi bisnis adalah konsep yang memiliki banyak makna makna. Makna-makna tersebut dapat dibedakan dengan melihat komunikasi bisnis sebagai proses sosial, yang dalam hal tersebut komunikasi bisnis dipelajari dalam ilmu sosial. Para ahli ilmu sosial melakukan penelitian dengan menggunakan pendekatan komunikasi bisnis untuk mengetahui kaitan pesan dengan perilaku seseorang pada suatu kegiatan yang dilakukan oleh manusia tertentu.

Menurut Bernard Barelson dan temannya, komunikasi bisnis merupakan sebuah transfer informasi, gagasan, emosi, keterampilan dan lain sebagainya menggunakan simbol, kata-kata, gambar, figur, grafik, dan sebagainya di dalam ruang lingkup dunia bisnis.

Menurut Gary A., yang merupakan teman dari Bernard Barelson, juga berpendapat seperti Barelson bahwa komunikasi bisnis merupakan sebuah transfer informasi, gagasan, emosi, keterampilan dan lain sebagainya menggunakan simbol, kata-kata, gambar, figur, grafik, dan sebagainya di dalam ruang lingkup dunia bisnis.

Menurut Ross, komunikasi bisnis merupakan suatu suatu proses menyortir, memilih, dan mengirimkan simbol-simbol dengan tujuan untuk membantu pendengar membangkitkan makna atau respons dari pikirannya yang serupa dengan yang dimaksudkan komunikator yang terjadi di dalam dunia bisnis.

Menurut Shannon & Waever, komunikasi bisnis adalah suatu bentuk interaksi yang saling mempengaruhi satu sama lain (dari pihak yang terlibat di dalam interaksi tersebut), baik disengaja atau tidak sengaja. Komunikasi bisnis dapat menggunakan berbagai bentuk pesan, seperti bahasa, ekspresi muka, seni, teknologi dan lain sebagainya.

Itulah beberapa pendapat ilmuwan tentang komunikasi bisnis yang dapat kita gunakan untuk memahami komunikasi bisnis dengan lebih detail. Semoga dengan mempelajari pendapat para ilmuwan ini dapat membantumu memahami dengan lebih jelas apa itu yang disebut dengan komunikasi bisnis. Pada prinsipnya, dari berbagai pendapat ilmuwan tersebut, komunikasi bisnis merupakan suatu aktivitas komunikasi yang terjadi di dalam dunia bisnis, dengan tujuan antara lain untuk membuat terjadinya suatu perdagangan dengan menggunakan berbagai macam pesan yang tidak terbatas pada bahasa saja, tetapi dapat menggunakan berbagai bentuk pesan yang lain seperti ekspresi wajah, seni, bahasa tubuh, dan lain sebagainya.

Bisnis merupakan kegiatan sistem ekonomi yang diarahkan pada manajemen dan distribusi hasil industri dan jasa profesional yang mendatangkan keuntungan (panuju). Selain itu, bisnis merupakan kegiatan organisasi yang dilakukan oleh sekolompok orang yang beraturan dan proses yang dilakukan bersama-sama untuk mencapai tujuan organisasi (andrews and andrews) ^[4].

Jadi dapat disimpulkan bahwa bisnis adalah kegiatan sistem ekonomi yang diarahkan pada manajemen dan distribusi hasil industri dan jasa profesional yang mendatangkan keuntungan.

Bisnis dan komunikasi sama-sama memulai kegiatannya dengan produksi. Komunikasi memproduksi informasi sementara bisnis memproduksi barang dan jasa.

Komunikasi Bisnis adalah :sebuah pertukaran ide, pesan dan konsep yang berkaitan dengan pencapaian serangkaian tujuan komersil (katz) ^[4].Pertukaran ide-ide, opini, informasi, instruksi dan sejenisnya dikemukakan baik secara personal, ataupun non personal melalui symbol atau tanda untuk mencapai tujuan perushaan( rosenblatt)^[4].Komunikasi dalam organisasi bisnis ditunjukan untuk menyelesaikan masalah dan membuat keputusan (curtisdkk)^[4].Jadi yang dimaksud dengan komunikasi bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis, yang mencakup komunikasi verbal dan nonverbal.

Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan atau informasi untuk mencapai efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam struktur dan sistem organisasi. Dalam kegiatan komunikasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya sekedar informatif tetapi juga haruslah “Persuasif” agar pihak lain bersedia menerima suatu paham atau keyakinan untuk melakukan suatu kegiatan.

Komunikasi bisnis adalah pertukaran gagasan dan informasi yang memiliki tujuan tertentu yang disajikan secara personal atau impersonal melalui simbol-simbol atau sinyal.^{[butuh rujukan]}

Sebuah model komunikasi transaksional. Komunikasi bisnis harus/ada melibatkan pertukaran informasi yang terus-menerus. Lebih banyak bisnis diperluas, lebih besar tekanannya pada bisnis tersebut untuk menemukan cara komunikasi yang lebih efektif – bersama para pekerja dan dengan dunia di luar. Dengan demikian, bisnis dan komunikasi berjalan bergandengan tangan. Komunikasi bisnis harus/ada melibatkan pertukaran informasi yang terus-menerus. Lebih banyak bisnis diperluas, lebih besar tekanannya pada bisnis tersebut untuk menemukan cara komunikasi yang lebih efektif – bersama para pekerja dan dengan dunia di luar.

E. UNSUR UNSUR KOMUNIKASI BISNIS

Meski terkesan sederhana, komunikasi sebenarnya cukup kompleks dan memiliki sejumlah komponen, yang terdiri dari tujuh poin berikut ini:

1. Sumber / Narasumber

Sumber adalah orang yang ingin menyampaikan pesan dengan maksud menyampaikan informasi atau ide kepada orang lain. Sebutan lain untuk unsur ini adalah komunikator atau pengirim pesan. Sumber dimulai dengan menentukan pesannya terlebih dahulu (apa yang harus dikatakan dan bagaimana mengatakannya).

Langkah kedua melibatkan pengkodean pesan dengan memilih urutan yang benar atau kata-kata yang sempurna untuk menyampaikan makna yang dimaksudkan. Langkah ketiga adalah mempresentasikan atau mengirimkan informasi / pesan kepada penerima pesan.

Pesan tersebut dapat disampaikan melalui nada suara, bahasa tubuh, atau bahkan model/warna pakaian. Terakhir, narasumber mengamati reaksi audiens untuk mengetahui seberapa baik audiens menerima pesan dan menanggapinya.

2. Pesan / Informasi

Pesan adalah pokok bahasan komunikasi yang ingin disampaikan oleh pengirim kepada penerima. Pesan ini bisa berupa pendapat, sikap, perasaan, pandangan, perintah, atau saran, yang bisa disampaikan dalam bentuk lisan atau tulisan.

3. Media

Media adalah sarana yang digunakan untuk mengirimkan pesan, bisa bersifat formal atau informal, dan bisa berupa lisan atau tulisan. Contoh media lisan adalah percakapan tatap muka, pidato, obrolan di telepon, voice note, radio, dan lagu. Sedangkan media tertulis bisa berupa surat, memorandum, pesanan pembelian, faktur, koran, majalah, blog, email, pesan teks, tweet, dan sebagainya.

4. Penerima

Penerima adalah orang yang menerima pesan atau untuk siapa pesan tersebut dimaksudkan. Penerimalah yang mencoba memahami pesan dengan cara sebaik mungkin dalam mencapai tujuan yang diinginkan.

5. Feedback

Feedback adalah proses untuk memastikan bahwa penerima telah menerima pesan dan memahaminya sesuai dengan yang dimaksudkan pengirim. Feedback bisa berupa teks, lisan, atau tindakan. Feedback juga memberikan kesempatan bagi penerima pesan untuk meminta klarifikasi, menyampaikan persetujuan/menolak, atau memberikan saran kepada pengirim untuk membuat pesan lebih menarik.

6. Lingkungan Hidup

Lingkungan adalah ruang tempat Anda mengirim dan menerima pesan. Jika Anda melihat sekilas ke sekeliling ruangan Anda, lingkungan Anda dapat mencakup meja, kursi, lampu, komputer yang Anda gunakan, dan sebagainya. Ruangan itu sendiri adalah contoh lingkungan.

Lingkungan juga dapat berupa sesuatu yang Anda kenakan, misalnya pakaian, yang menunjukkan bahwa diskusi yang akan Anda lakukan bersifat formal, santai, atau semi-formal.

7. Noise

Noise atau disebut juga dengan kebisingan/gangguan adalah hal apapun yang bisa menyebabkan pesan berubah makna atau bahkan tidak bisa sampai ke penerima. Contohnya adalah saat Anda mengobrol dengan teman sambil naik sepeda motor.

Kemungkinan besar lingkungan Anda dikelilingi oleh kebisingan (klakson mobil, papan reklame di sepanjang jalan, orang yang menyeberang jalan, pengendara lain, dsb) yang membuat Anda dan teman Anda tidak fokus pada obrolan dan membuat pesan tidak terdengar jelas atau mungkin berubah makna.

Ada juga jenis kebisingan psikologis, yaitu sesuatu yang mengganggu pikiran Anda sehingga Anda kurang fokus saat mendengar atau membaca pesan. Misalnya, Anda sedang memikirkan masalah pribadi saat teman kantor mempresentasikan suatu proyek, sehingga Anda tidak fokus pada pesan yang disampaikan. Noise juga bisa datang dari sumber lain, seperti saat Anda merasa lapar, lelah setelah berolahraga, sedang berada di ruangan yang panas, berada di tempat yang sangat dingin, dan sebagainya.

Komunikasi pada dasarnya menjelaskan suatu proses tentang siapa?, mengatakan apa?, melalui apa?, kepada siapa?, akibat atau hasilnya apa?, ( who, says what, in which channel, to whom, what effect). (Lasswell 1960).

F. EFEKTIVITAS KOMUNIKASI

Efektivitas komunikasi adalah hal penting untuk pertumbuhan bisnismu karena dampaknya ke semua aspek bisnismu. Kemampuan komunikasi yang kuat akan memberikan efek dalam hubungan antara karyawanmu, stakeholder, dan konsumer. Teknik komunikasi membuktikan kemampuan pemimpin yang kuat dan memberikan kepercayaan diri kepada karyawan untuk terus berkembang. Komunikasi secara efektif juga berguna untuk meningkatkan budaya yang positif di lingkungan kantor yang di mana karyawanmu akan merasa di hargai.

CARA KOMUNIKASI BISNIS YANG EFEKTIF

· Interpesonal

Anggota tim individu memiliki kepribadian yang berbeda dan, oleh karena itu, beberapa orang mungkin lebih nyaman mendiskusikan masalah secara pribadi. Teknik komunikasi ini paling baik ketika mengangkat topik sensitif karena ini akan mencegah rasa malu. Kamu tidak dapat melakukan komunikasi satu per satu atau interpersonal karena beberapa alasan seperti alasan hukum dan privasi

· Presentasi

Komunikasi visual atau secara gambar mungkin lebih efektif untuk beberapa anggotamu. Presentasi dapat membantu untuk berkomunikasi secara visual. Menggunakan presentasi juga dapat meningkatkan kesempatan untuk membuat pesan sesingkat mungkin dan untuk mencegah informasi yang berlebihan.

· Pelatihan / Training

Pelatihan bisnis dapat disampaikan dalam berbagai format. Pelatihan dapat diberikan secara langsung atau menggunakan media. Apa pun itu, pelatihan adalah aspek penting untuk mengkomunikasikan gagasan dan harapan perusahaanmu. Kamu harus berusaha membuat pelatihan semenarik mungkin untuk meningkatkan kemungkinan karyawan menyimpan informasi.

·

      Rapat / meeting

Dengan rapat adalah cara efektif untuk mendapatkan informasi dari seluruh anggota karyawan dan untuk mendengarkan apa yang anggota informasikan. Rapat hanya efektif ketika seluruh anggota saling terbuka dan jujur. Sebagai pemilik bisnis dan manajer, kamu harus dapat memimpin dan membuat seluruh anggotamu saling terbuka dan jujur. Dalam menyampaikan pesan, harus menggunakan teknik berikut ini :

· Percaya diri dan serius

· Hindari pertanyaan dan gunakan pernyataan Ramah

· Mudah dipahami

· Dengarkan anggota karyawanmu

· Tetap open mind

· Mengulang informasi-informasi penting

· Saling menghargai

CARA MENINGKATKAN EFEKTIVITAS KOMUNIKASI BISNIS

Dalam proses penyampaian pesan atau informasi melalui sebuah komunikasi dengan berbagai perbedaan oleh penerima pesan/informasi, baik karena perbedaan latar belakang, persepsi, budaya maupun hal lainnya. Maka suatu pesan atau informasi yang disampaikan hendaknya memenuhi 7 syarat yaitu :

1. Completeness (Lengkap)

Suatu pesan atau informasi dapat dikatakan lengkap, apabila berisi semua materi yang diperlukan agar penerima pesan dapat memberikan tanggapan yang sesuai dengan harapan pengirim pesan

2. Conciseness (Singkat)

Suatu pesan dikatakan singkat apabila dapat mengutarakan gagasannya dalam jumlah kata sekecil mungkin (singkat, padat tetapi jelas) tanpa mengurangi makna, namun tetap menonjolkan ide / gagasannya.

3. Consideration (Pertimbangan)

Penyampaian pesan seharusnya menerapkan empati dengan mempertimbangkan dan mengutamakan penerima pesan.

4. Concreteness (konkrit)

Penyampaian pesan seharusnya disampaikan dengan bahasa yang pasti dan jelas.

5. Clarity (Kejelasan)

Pesan seharusnya disampaikan dengan bahasa yang mudah dimengerti dan mudah diinterpretasikan serta memiliki makna yang jelas.

6. Courtessy (Kesopanan)

Pesan seharunya disampaikan dengan gaya bahasa dan nada yang sopan, sehingga akan menciptakan hubungan baik dalam komunikasi bisnis.

7. Correctness (ketelitian)

Pesan hendaknya dibuat dengan teliti, dan menggunakan tata bahasa, tanda baca dan ejaan dengan benar (formal atau resmi).

UPAYA UNTUK MENINGKATKAN EFEKTIFITAS KOMUNIKASI BISNIS

Meningkatkan efektivitas sebuah Komunikasi Bisnis sangatlah diperlukan. Ada beberapa upaya agar efektivitas tersebut dapat tercapai antara lain sebagai berikut :

1. Berikan kesan bahwa anda antusias berbicara dengan mereka

2. Ajukan pertanyaan tentang minat mereka

3. Beradaptasi dengan bahasa tubuh dan perasaan mereka (penerima pesan/komunikan)

4. Tunjukkan rasa persetujuan: Katakan kepada mereka apa yang anda kagumi tentang mereka dan mengapa

5. Dengarkan dengan penuh perhatian semua yang mereka katakan

6. Ungkapkan diri anda sebanyak mungkin

7. Berikan kesan bahwa anda berdua berada di tim yang sama– Gunakan kata-kata seperti “kami, kita ” untuk segera membangun sebuah ikatan. Bila anda menggunakan kata-kata tersebut, anda membuatnya tampak seperti anda dan mereka berada di tim yang sama.

8. Berikan mereka (penerima pesan/komunikan) senyuman terbaik dari anda

9. Beri mereka motivasi– Jika orang yang anda hadapi lebih muda atau dalam posisi yang lebih sulit dari anda, mereka mungkin ingin mendengar beberapa kata motivasi dari anda karena anda lebih berpengalaman.

10. Sebut nama mereka dengan cara yang menyenangkan telinga mereka

11. Tawarkan untuk menjalani kejasama selangkah lebih maju / berkepanjangan

STRATEGI KOMUNIKASI YANG EFEKTIF :

Strategi komunikasi untuk memastikan bahwa semua anggota menghargai lawan bicara, pesan yang efektif, dan cocok dengan budaya organisasi tempat kamu bekerja. Berikut ini ada hal penting yang harus dilakukan agar memastikan komunikasi yang efektif :

Sesuaikan pesan yang ingin disampaikan dengan lawan bicara atau audienceSetiap orang menerima dan memahami informasi secara berbeda. Kamu harus bisa mendorong anggotamu untuk memahami terlebih dahulu lawan bicara atau audience sebelum mengirim pesan. Misalnya, ada beberapa orang yang suka informasi dengan menggunakan contoh agar dapat dipahami, sementara lainnya suka informasi yang terperinci.

Biarkan orang tahu bahwa informasi kamu pentingSebelum menyampaikan informasi, pastikan informasi tersebut memiliki pesan yang berguna bagi orang-orang tersebut. Misalnya, menyampaikan hasil keputusan kepada anggota.

Sampaikan informasi atau berita penting secara langsungCara terbaik untuk menyampaikan berita penting meskipun berita bagus atau buruk adalah secara langsung agar mengurangi kesalahpahaman dan memungkinkan anggota kamu untuk mengajukan pertanyaan mengenai pesan tersebut.

Komunikasikan pesan kamu pada waktu yang tepatBerita menyebar secara sepat di perusahaan. Kamu harus mengkomunikasikan informasi penting secara tepat waktu untuk mencegah karyawan Anda dari kesalahan informasi. Mengkomunikasikan informasi secara tepat waktu akan mengurangi berita-berita palsu atau gosip dalam perusahaanmu.

G. TUJUAN KOMUNIKASI

Dalam komunikasi bisnis, tujuan utamanya adalah bertukar informasi terkait apa yang ingin diketahui sebuah perusahaan atau organisasi. Biasanya melibatkan dua perwakilan atau lebih yang berperan sebagai komunikator dan seorang komunikan. Pesan yang biasa disajikan dalam komunikasi bisnis di antaranya bisa dalam bentuk sebuah instruksi, gagasan, informasi dan opini, tergantung dengan situasi dan kondisi. Dalam penyampaiannya, komunikasi bisnis menggunakan sinyal atau sebuah simbol yang dapat dipahami oleh penerima pesan. Nah, bagi Anda yang penasaran dengan tujuan komunikasi bisnis. Berikut ulasan singkat mengenai 3 tujuan komunikasi bisnis yang perlu Anda ketahui.

1. MEMBERIKAN SEBUAH INFORMASI

Dalam hal bisnis kepada pihak yang lainnya. Misalnya sebuah perusahaan yang sedang membutuhkan karyawan baru untuk memegang sekretaris di kantor cabangnya. Perusahaan itu membuat sebuah iklan lowongan pekerjaan di berbagai media. Nah, media yang dipilih adalah alat komunikasi bisnis yang berguna untuk membagikan informasi mengenai lowongan kerja perusahaan kepada publik.

2. MELAKUKAN PERSUASI

Komunikasi bisnis juga memiliki tujuan untuk meyakinkan atau membujuk pihak lain agar dapat dicerna atau dipahami dengan benar. Biasanya dilakukan dalam hal yang berhubungan dengan negosiasi dalam dunia bisnis.

3. MELAKUKAN KOLABORASI

Tujuan lainnya adalah untuk melakukan sebuah kerjasama antar pebisnis. Dengan kerjasama, perusahaan akan mudah berkembang. Seiring dengan kemajuan teknologi, kerjasama dengan perusahaan asing semakin mudah dilakukan karena adanya media-media komunikasi seperti telepon genggam, email dan masih banyak lagi. Untuk mencapai tujuan komunikasi bisnis yang efektif dengan perusahaan asing, adanya teknologi menjadi sebuah kewajiban dalam melakukan kolaborasi bisnis dengan mudah.

Tujuan diatas sudah mencakup pengertian komunikasi bisnis. Pengertian komunikasi bisnis juga dikemukakan oleh para ahli. Komunikasi bisnis menurut para ahli, di antaranya Bapak Djoko Purwanto yang mengatakan bahwa komunikasi bisnis itu adalah sebuah komunikasi di dunia bisnis yang mencakup bentuk-bentuk komunikasi verbal ataupun nonverbal dengan maksud untuk mencapai sebuah tujuan tertentu. Sedangkan menurut seorang profesional lainnya yaitu Curtis, mengatakan bahwa komunikasi bisnis adalah sebuah komunikasi yang terjadi dalam organisasi bisnis dengan tujuan untuk memecahkan masalah dan menentukan sebuah keputusan. Curtis juga mengatakan bahwa bagi yang menduduki posisi paling tinggi dalam dunia bisnis, maka ia akan semakin bergantung kepada keahlian-keahlian orang lain untuk memecahkan masalah dan memutuskan sebuah keputusan untuk mencapai kesuksesan.

Bisa kita simpulkan bahwa komunikasi bisnis adalah proses pertukaran informasi, gagasan yang dinilai memiliki tujuan untuk keperluan bisnis. Tujuan utama komunikasi bisnis ada 3, yaitu memberikan informasi, melakukan persuasi atau membujuk pihak lain dan melakukan kerjasama antara pebisnis yang tentunya akan menguntungkan kedua belah pihak. Biasanya dilakukan oleh beberapa perwakilan perusahaan atau organisasi untuk melakukan komunikasi bisnis di depan banyak orang untuk bertukar informasi, atau juga menggunakan sebuah media komunikasi yang digunakan untuk melakukan kerja sama dengan pengusaha asing ataupun dalam negeri.

MANFAAT KOMUNIKASI BISNIS (Secara Internal)

§ Dapat meningkatkan kemampuan komunikasi secara efektif untuk menunjang karir perusahaan

§ Meningkatkan komunikasi yang efektif diantara staf organisasi, baik dengan pihak pimpinan maupun bawahan.

Secara Eksternal

§ Komunikasi yang dilakukan dengan pihak ketiga akan akan membawa dampak positif dalam keberhasilan usaha bisnis.

§ Keberhasilan dalam membangun sebuah citra perusahaan di mata masyarakat.

H. BENTUK DASAR KOMUNIKASI

Di dalam dunia usaha atau bisnis, komunikasi merupakan unsur terpenting agar mencapai tujuan dalam usaha tersebut dengan baik dan sesuai harapan. Seperti halnya seorang pemimpin perusahaan yang memerintahkan ke mitra kerja ketika ia membutuhkan surat pengadaan barang, pengajuan barang, atau hal yang lainnya. Itulah proses komunikasi bisnis yang terjadi dalam dunia bisnis.

Sederhananya, komunikasi bisnis merupakan suatu bentuk komunikasi yang digunakan di dalam dunia bisnis baik dalam bentuk verbal maupun dalam jenis non verbal. Berikut ini penjelasannya : 1) KOMUNIKASI VERBAL

1) KOMUNIKASI VERBAL

Diambil dari kata dasarnya yaitu ‘verbal’, komunikasi verbal ini menggunakan satu kata atau lebih. Dalam dunia bisnis, bentuk komunikasi verbal ini digunakan baik secara tertulis maupun secara lisan dengan struktur dan terorganisasi dengan baik dalam menyampaikan pesan atau informasi kepada komunikan atau penerima pesan.

Komunikasi verbal adalah komunikasi yang menggunakan kata-kata, baik itu secara lisan maupun tulisan. Komunikasi verbal paling banyak dipakai dalam hubungan antar manusia, untuk mengungkapkan perasaan, emosi, pemikiran, gagasan, fakta, data, dan informasi serta menjelaskannya, saling bertukar perasaan dan pemikiran, saling berdebat, dan bertengkar.

v UNSUR DALAM KOMUNIKASI VERBAL :

1. Kata

Kata merupakan lambang terkecil dari bahasa. Kata merupakan lambang yang mewakili sesuatu hal, baik itu orang, barang, kejadian, atau keadaan. Makna kata tidak ada pada pikiran orang. Tidak ada hubungan langsung antara kata dan hal. Yang berhubungan langsung hanyalah kata dan pikiran orang. [10] Komunikasi verbal merupakan sebuah bentuk komunikasi yang diantarai (mediated form of communication).

Seringkali kita mencoba membuat kesimpulan terhadap makna apa yang diterapkan pada suatu pilihan kata. kata yang kita gunakan adalah abstraksi yang telah disepakati maknanya, sehingga komunikasi verbal bersifat intensional dan harus 'dibagi' (shared) di antara orang-orang yang terlibat dalam komunikasi tersebut.

2. Bahasa

Bahasa adalah suatu sistem lambang yang memungkinkan orang berbagi makna. Dalam komunikasi verbal, lambang bahasa yang dipergunakan adalah bahasa lisan, tertulis pada kertas, ataupun elektronik.[6] Bahasa memiliki tiga fungsi yang erat hubungannya dalam menciptakan komunikasi yang efektif. Fungsi itu digunakan untuk mempelajari dunia sekitarnya, membina hubungan yang baik antar sesame dan menciptakan ikatan-ikatan dalam kehidupan manusia. Ada tiga teori yang membicarakan sehingga orang bisa memiliki kemampuan berbahasa, diantarnya: a. Operant Conditioning Theory yang dikembangkan oleh seorang ahli psikologi behavioristik yang bernama B. F. Skinner (1957). Teori ini menekankan adanya unsur rangsangan (stimulus) serta tanggapan (response) atau lebih dikenal dengan istilah S-R. Teori ini menyatakan jika satu organism dirangsang oleh stimuli dari luar, orang cenderung akan memberi reaksi. Anak-anak mengetahui bahasa karena ia diajar oleh orang tuanya atau meniru apa yang diucapkan oleh orang lain

a. Operant Conditioning Theory yang dikembangkan oleh seorang ahli psikologi behavioristik yang bernama B. F. Skinner (1957). Teori ini menekankan adanya unsur rangsangan (stimulus) serta tanggapan (response) atau lebih dikenal dengan istilah S-R. Teori ini menyatakan jika satu organism dirangsang oleh stimuli dari luar, orang cenderung akan memberi reaksi. Anak-anak mengetahui bahasa karena ia diajar oleh orang tuanya atau meniru apa yang diucapkan oleh orang lain

b. Cognitive Theory yang dikembangkan oleh Noam Chomsky, yang menyatakan bahwa kemampuan berbahasa yang ada pada manusia adalah pembawaan biologis yang dibawa dari lahir.

c. Mediating Theory atau teori penengah, yang dikembangkan oleh Charles Osgood. Teori ini menyatakan bahwa manusia dalam mengembangkan kemampuannya berbahasa, tidak saja bereaksi terhadap rangsangan (stimuli) yang diterima dari luar, tetapi juga dipengaruhi oleh proses internal yang terjadi dalam dirinya

Karakteristik Bahasa

Bahasa juga memiliki karakteristik diantaranya :

a. Pengalihan (displacement). Bahasa memiliki karakteristik yang namanya pengalihan, dimana kita dapat berbicara mengenai hal-hal yang jauh dari kita, baik dari segi tempat maupun waktu, berbicara tentang masa lalu atau masa depan, berbicara tentang hal-hal yang tidak pernah kita lihat seperti kuda terbang, makhluk planet lain.

b. Pelenyapan. Suara saat kita bicara bisa hilang atau lenyap dengan cepat. Suara harus diterima dengan segera setelah itu dikirimkan atau kita tidak akan pernah menerimanya.

c. Kebebasan makna. Isyarat bahasa memiliki kebebasan makna. Suatu kata memiliki arti atau makna yang mereka gambarkan karena kitalah yang secara bebas yang menentukan arti atau maknanya.

d. Transmisi budaya. Bahasa dipancarkan secara budaya. Seorang anak yang dibesarkan dalam lingkungan keluarga berbahasa Inggris akan menguasai bahasa Inggris

v JENIS KOMUNIKASI VERBAL

Jenis komunikasi verbal ada beberapa macam, yaitu:

1. Berbicara dan menulis Berbicara adalah komunikasi verbal vocal, sedangkan menulis adalah komunikasi verbal non vocal. Presentasi dalam rapat adalah contoh dari komunikasi verbal vocal. Surat menyurat adalah contoh dari komunikasi verbal non vocal.

2. Mendengarkan dan membaca Mendengar dan mendengarkan adalah dua hal yang berbeda. Mendengar mengandung arti hanya mengambil getaran bunyi, sedangkan mendengarkan adalah mengambil makna dari apa yang didengar. Mendengarkan melibatkan unsur mendengar, memperhatikan, memahami dan mengingat. Membaca adalah satu cara untuk mendapatkan informasi dari sesuatu yang ditulis.

v KARAKTERISTIK KOMUNIKASI VERBAL

Komunikasi verbal memiliki karakteristik sebagai berikut:

1. Jelas dan Ringkas

Berlangsung sederhana, pendek dan langsung. Bila kata-kata yang digunakan sedikit, maka terjadinya kerancuan juga masin sedikit. Berbicara secara lambat dan pengucapan yang jelas akan membuat kata tersebut makin mudah dipahami.

2. Perbendaharaan kata

Penggunaan kata-kata yang mudah dimengerti oleh seseorang akan meningkatkan keberhasilan komunikasi. Komunikasi tidak akan berhasil jika pengirim pesan tidak mampu menterjemahkan kata dan uacapan.

3. Arti konotatif dan denotative

Makna konotatif adalah pikiran, perasaan atau ide yang terdapat dalam suatu kata, sedangkan arti denotative adalah memberikan pengertian yang sama terhadap kata yang digunakan.

4. Intonasi

Seorang komunikator mampu mempengaruhi arti pesan melalui nada suara yang dikirimkan. Emosi sangat berperan dalam nada suara ini.

5. Kecepatan berbicara

Keberhasilan komunikasi dipengaruhi juga oleh kecepatan dan tempo bicara yang tepat. Kesan menyembunyikan sesuatu dapat timbul bila dalam pmbicaraan ada pengalihan yang cepat pada pokok pembicaraan.

6. Humor

Humor dapat memningkatkan keberhasilan dalam memberikan dukungan emosi terhadap lawan bicara. Tertawa membantu mengurangi ketegangan pendengar sehingga meningkatkan keberhasilan untuk mendapat dukungan.

v KEKURANGAN KOMUNIKASI VERBAL

Dalam dunia bisnis, umumnya bentuk komunikasi verbal ini digunakan ketika sedang rapat, seminar, atau yang lainnya yang berhubungan dengan operasional perusahaan. Namun, kekurangan dari komunikasi verbal jika tidak dikuasai dengan baik maka akan timbul berbagai hal yang di antaranya:

a. Keterbatasan Kata

Biasanya beberapa hal seperti benda, orang, atau sesuatu hal lain yang belum bisa disampaikan dengan menggunakan kata atau bahasa verbal. Sehingga komunikasi verbal pun tidak berjalan dengan baik dan lancar.

b. Kata Ambigu

Setiap individu memiliki pemikiran masing-masing. Hal inilah yang membuat bahasa verbal menjadi bahasa yang dapat menimbulkan ambiguitas. Seperti halnya berkata ‘Orang itu tampan’. Belum tentu orang lain menganggap bahwa orang itu tampan. Sehingga orang lain akan menganggap bahwa orang itu tampan sifat dan hatinya.

c. Kata Bias

Umumnya, kata-kata yang bias ini menyangkut soal budaya dari daerah tertentu. Seperti halnya suatu bahasa dari Jawa akan berbeda maknanya jika diartikan dalam bahasa Sunda. Contoh, orang mengatakan kata ‘gedhang’. Dalam bahasa Jawa, kata tersebut berarti ‘pisang’, sedangkan bahasa Sunda mengartikan bahwa kata itu adalah ‘pepaya’.

d. Percampuran Kata

Komunikasi verbal dalam komunikasi bisnis ini sering terjadi percampuran fakta dan makna. Sehingga akan timbul pesan atau informasi yang baru dan bisa saja tidak sesuai dengan informasi atau pesan yang sebenarnya.

2) KOMUNIKASI NON VERBAL

Manusia berkomunikasi menggunakan kode verbal dan nonverbal. Kode nonverbal disebut isyarat atau bahasa diam (silent language). Melalui komunikasi nonverbal kita bisa mengetahui suasana emosional seseorang, apakah ia sedang bahagia, marah, bingung, atau sedih. Kesan awal kita mengenal seseorang sering didasarkan pada perilaku nonverbalnya, yang mendorong kita untuk mengenal lebih jauh.

Komunikasi nonverbal adalah semua isyarat yang bukan kata-kata. Pesanpesan nonverbal sangat berpengaruh terhadap komunikasi. Pesan atau simbol-simbol nonverbal sangat sulit untuk ditafsirkan dari pada simbol verbal. Bahasa verbal sealur dengan bahasa nonverbal, contoh ketika kita mengatakan “ya” pasti kepala kita mengangguk. Komunikasi nonverbal lebih jujur mengungkapkan hal yang mau diungkapkan karena spontan. Komunikasi nonverbal jauh lebih banyak dipakai daripada komuniasi verbal. Komunikasi nonverbal bersifat tetap dan selalu ada.

Komunikasi nonverbal meliputi semua aspek komunikasi selain kata-kata sendiri seperti bagaimana kita mengucapkan kata-kata (volume), fitur, lingkungan yang mempengaruhi interaksi (suhu, pencahayaan), dan bendabenda yang mempengaruhi citra pribadi dan pola interaksi (pakaian, perhiasan, mebel).

Sebuah studi yang dilakukan Albert Mahrabian (1971) yang menyimpulkan bahwa tingkat kepercayaan dari pembicaraan orang hanya 7% berasal dari bahasa verbal, 38% dari vocal suara, dan 55% dari ekspresi muka. Ia juga menambahkan bahwa jika terjadi pertentangan antara apa yang diucapkan seseorang dengan perbuatannya, orang lain cenderung mempercayai hal-hal yang bersifat nonverbal.

v JENIS JENIS KOMUNIKASI NON VERBAL

Komunikasi nonverbal memiliki beberapa jenis yaitu:

a. Sentuhan (haptic)

Sentuhan atau tactile message, merupakan pesan nonverbal nonvisual dan nonvokal. Alat penerima sentuhan adalah kulit, yang mampu menerima dan membedakan berbagai emosi yang disampaikan orang melalui sentuhan. Alma I Smith, seorang peneliti dari Cutaneous Communication Laboratory mengemukakan bahwa berbagai perasaan yang dapat disampaikan melalui sentuhan, salah satunya adalah kasih sayang (mothering) dan sentuhan itu memiliki khasiat kesehatan.

b. Komunikasi Objek

Penggunaan komunikasi objek yang paling sering adalah penggunaan pakaian. Orang sering dinilai dari jenis pakaian yang digunakannya, walaupun ini termasuk bentuk penilaian terhadap seseorang hanya berdasarkan persepsi. Contohnya dapat dilihat pada penggunaan seragam oleh pegawai sebuah perusahaan, yang menyatakan identitas perusahaan tersebut.

c. Kronemik

Chronomics refers to how we perceive and use time to define identities and interactions.(Wood.2007).[13] Kronemik merupakan bagaimana komunikasi nonverbal yang dilakukan ketika menggunakan waktu, yang berkaitan dengan peranan budaya dalam konteks tertentu. Contohnya Mahasiswa menghargai waktu. Ada kalanya kita mampu menilai bagaimana mahasiswi/mahasiswa yang memanfaatkan dan mengaplikasikan waktunya secara tepat dan efektif.

d. Gerakan Tubuh (Kinestetik)

Gerakan tubuh biasanya digunakan untuk menggantikan suatu kata atau frasa. Beberapa bentuk dari kinestetik yaitu:

a. Emblem, yaitu gerakan tubuh yang secara langsung dapat diterjemahkan kedalam pesan verbal tertentu. Biasanya berfungsi untuk menggantikan sesuatu. Misalnya , menggangguk sebagai tanda setuju; telunjuk di depan mulut tanda jangan berisik.

b. Ilustrator, yaitu gerakan tubuh yang menyertai pesan verbal untuk menggambarkan pesan sekaligus melengkapi serta memperkuat pesan. Biasanya dilakukan secara sengaja. Misalnya, memberi tanda dengan tangan ketika mengatakan seseorang gemuk/kurus

c. Affect displays, yaitu gerakan tubuh khususnya wajah yang memperlihatkan perasaan dan emosi. Seperti misalnya sedih dan gembira, lemah dan kuat, semangat dan kelelahan, marah dan takut. Terkadang diungkapkan dengan sadar atau tanpa sadar. Dapat mendukung atau berlawanan dengan pesan verbal.

d. Regulator, yaitu gerakan nonverbal yang digunakan untuk mengatur , memantau, memelihara atau mengendalikan pembicaraan orang lain. Regulator terikat dengan kultur dan tidak bersifat universal. Misalnya, ketika kita mendengar orang berbicara,kita menganggukkan kepala, mengkerutkan bibir, dan fokus mata.

e. Adaptor, yaitu gerakan tubuh yang digunakan untuk memuaskan kebutuhan fisik dan mengendalikan emosi. Dilakukan bila seseorang sedang sendirian dan tanpa disengaja. Misalnya, menggigit bibir, memainkan pensil ditangan, garukgaruk kepala saat sedang cemas dan bingung.

Selain gerakan tubuh, ada juga gerakan mata (gaze) dalam komunikasi nonverbal. Gaze adalah penggunaan mata dalam proses komunikasi untuk memberi informasi kepada pihak lain dan menerima informasi pihak lain. Fungsi gaze diantaranya mencari unpan balik antara pembicara dan pendengar, menginformasikan pihak lain untuk berbicara, mengisyarakatkan sifat hubungan (hubungan positif bila pandangan terfokus dan penuh perhatian. Hubungan negatif bila terjadi penghindaran kontak mata), dan berfungsi pengindraan. Misalnya saat bertemu pasangan yang bertengkar, pandangan mata kita alihkan untuk menjaga privasi mereka.

e. Proxemik

Proxemik adalah bahasa ruang, yaitu jarak yang gunakan ketika berkomunikasi dengan orang lain, termasuk juga tempat atau lokasi posisi berada. Pengaturan jarak menentukan seberapa dekat tingkat keakraban seseorang dengan orang lain. jarak mampu mengartikan suatu hubungan. Richard West dan Lynn H. Turner pada Introducing Communication theory (2007) membagi zona proksemik pada berbagai macam pembagian, yaitu :

1. Jarak intim, jaraknya dari 0 – 45 cm. (Fase dekat 0-15 cm, Fase Jauh 15-45 cm), jarak ini dianggap terlalu dekat sehingga tidak dilakukan di depan umum

2. Jarak personal, jaraknya 45-120 cm . (Fase dekat 45 -75 cm yang bisa disentuh dengan uluran tangan; Fase jauh 75 - 120 cm yang bisa disentuh dengan dua uluran tangan. Jarak ini menentukan batas kendali fisik atas orang lain, yg bisa dilihat rambut, pakaian, gigi, muka. Bila ruang pribadi ini diganggu, kita sering merasa tidak nyaman.

3. Jarak sosial, jaraknya 120 – 360 cm

4. Jarak publik, lebih dari 360-750 cm

f. Lingkungan

Lingkungan juga dapat digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan tertentu. Diantaranya adalah penggunaan ruang, jarak, temperatur, penerangan, dan warna.

g. Vokalik

Vokalik atau paralanguage adalah unsur nonverbal dalam sebuah ucapan, yaitu cara berbicara. Misalnya adalah nada bicara, nada suara, keras atau lemahnya suara, kecepatan berbicara, kualitas suara, intonasi, dan lain-lain.

v FUNGSI KOMUNIKASI NON VERBAL

Mark Knapp (1978) menyebut bahwa kode nonverbal dalam berkomunikasi memiliki fungsi untuk [11]:

1. Repeating (Repetisi) , yaitu mengulang kembali pesan yang disampaikan secara verbal. Contohnya mengangguk kepala ketika mengatakan ‘Iya’ dan menggelengkan kepala ketika mengatakan ‘Tidak’.

2. Substituting (Substitusi) , yaitu mengantikan lambang-lambang verbal. Contohnya menggoyangkan tangan anda dengan telapak tangan menghadap depan sebagai penganti kata ‘Tidak’ saat pedagang menghampiri anda. kita tidak perlu secara verbal menyatakan kata "menang", namun cukup hanya mengacungkan dua jari kita membentuk huruf `V' (victory) yang bermakna kemenangan. Menyatakan rasa haru tidak dengan kata-kata, melainkan dengan mata yang berlinang-linang

3. Contradicting (Kontradiksi) , yaitu menolak pesan verbal atau memberikan makna lain terhadap pesan verbal. Contohnya seorang suami mengatakan ‘Bagus’ ketika dimintai komentar istrinya mengenai baju yang baru dibelinya sambil matanya terus terpaku pada koran yang sedang dibacanya.

4. Complementing (Komplemen), yaitu melengkapi dan memperkaya pesan maupun makna nonverbal. Contohnya melambaikan tangan saat mengatakan selamat jalan.

5. Accenting (Aksentuasi) , yaitu menegaskan pesan verbal atau mengaris bawahinya. Contohnya Mahasiswa membereskan buku-bukunya atau melihat jam tangan ketika jam kuliah berakhir atau akan berakhir, sehingga dosen sadar diri dan akhirnya menutup kuliahnya.

Dalam perkembangannya, fungsi komunikasi nonverbal dipandang sebagai pesan-pesan yang holistik, lebih dari pada sebagai sebuah fungsi pemrosesan MODUL KOMUNIKASI VERBAL DAN NON VERBAL 19 informasi yang sederhana. Fungsi-fungsi holistik mencakup identifikasi, pembentukan dan manajemen kesan, muslihat, emosi dan struktur percakapan. komunikasi nonverbal terutama berfungsi mengendalikan (controlling), dalam arti kita berusaha supaya orang lain dapat melakukan apa yang kita perintahkan

Hickson dan Stacks menegaskan bahwa fungsi-fungsi holistik tersebut dapat diturunkan dalam 8 fungsi, yaitu pengendalian terhadap percakapan, kontrol terhadap perilaku orang lain, ketertarikan atau kesenangan, penolakan atau ketidaksenangan, peragaan informasi kognitif, peragaan informasi afektif, penipuan diri (self-deception) dan muslihat terhadap orang lain.

Komunikasi nonverbal digunakan untuk memastikan bahwa makna yang sebenarnya dari pesan-pesan verbal dapat dimengerti atau bahkan tidak dapat dipahami. Keduanya, komunikasi verbal dan nonverbal, kurang dapat beroperasi secara terpisah, satu sama lain saling membutuhkan guna mencapai komunikasi yang efektif

v KARAKTERISTIK KOMUNIKASI NON VERBAL

Komunikasi nonverbal memiliki karakteristik yang bersifat universal, diantaranya:

1. Komunikatif, yaitu perilaku yang disengaja/tidak disengaja untuk mengkomuniasikan sesuatu sehingga pesan yang ada bisa diterima MODUL KOMUNIKASI VERBAL DAN NON VERBAL 20 secara sadar. Contoh mahasiswa memandang keluar jendela saat kuliah yang menunjukkan perasaan bosan.

2. Kesamaan perilaku, yaitu kesamaan perilaku nonverbal antara 1 orang dengan orang lain. Secara umum bisa dilihat pada gerak tangan, cara duduk, berdiri, suara , pola bicara, kekerasan suara, cara diam.

3. Artifaktual, yaitu komunikasi nonverbal bisa juga dalam bentuk artefak seperti cara berpakaian, tata rias wajah, alat tulis, mobil, rumah, perabot rumah & cara menatanya, barang yang dipakai seperti jam tangan.

4. Konstektual, yaitu bahasa nonverbal terjadi dalam suatu konteks. membantu tentukan makna dari setiap perilaku non verbal. Misalnya, memukul meja saat pidato akan berbeda makna dengan memukul meja saat dengar berita kematian.

5. Paket, yaitu bahasa nonverbal merupakan sebuah paket dalam satu kesatuan. Paket nonverbal jika semua bagian tubuh bekerjasama untuk komunikasikan makna tertentu. Harus dilihat secara keseluruhan (paket) dari perilaku tersebut Contoh : ada cewek lewat kemudian kedipkan mata. Gabungan paket verbal dan nonverbal, misalnya marah secara verbal disertai tubuh & wajah menegang, dahi berkerut. Hal yang wajar jadi tidak diperhatikan. Dikatakan tidak satu paket bila menyatakan “Saya senang berjumpa dengan anda” (verbal) tapi hindari kontak mata atau melihat/ mencari orang lain (non verbal).

6. Dapat dipercaya, Pada umumnya kita cepat percaya perilaku non verbal. Verbal & non verbal haruslah konsisten. Ketidak konsistenan MODUL KOMUNIKASI VERBAL DAN NON VERBAL 21 akan tampak pada bahasa nonverbal yang akan mudah diketahui orang lain. Misalnya seorang pembohong akan banyak melakukan gerakangerakan tidak disadari saat ia berbicara.

7. Dikendalikan oleh aturan, sejak kecil kita belajar kaidah-2 kepatutan melalui pengamatan perilaku orang dewasa. Misalnya: Mempelajari penyampaian simpati (kapan, dimana, alasan) atau menyentuh (kapan, situasi apa yang boleh atau tidak boleh)

Dari komunikasi yang kita lakukan, komunikasi verbal hanya memiliki porsi 35% , sisanya 65% adalah komunikasi nonverbal. Bahasa yang umum digunakan dalam komunikasi verbal itu memiliki lebih banyak keterbatasan dibandingkan dengan komunikasi nonverbal. Keterbatasan tersebut dipengaruhi oleh faktor integritas, faktor, budaya, faktor pengetahuan, faktor kepribadian, faktor biologis dan faktor pengalaman. Komunikasi verbal dan nonverbal itu saling melengkapi satu sama lain. Meskipun beda cara maupun bentuk tetap saja tujuan utama dari komunikasi verbal dan nonverbal itu sama yaitu bertujuan untuk menyampaikan pesan untuk mendapatkan respon, timbal balik maupun efek.

PERBEDAAN KOMUNIKASI VERBAL DAN NON VERBAL

Komunikasi verbal dan nonverbal memiliki perbedaan yang mendasar. Perbedaan pertama dapat kita lihat dari pernyataan Anderson (19990 yang menyatakan bahwa “nonverbal communication is perceived as more honest. If verbal and nonverbal behaviors are inconsistent, most people trust the nonverbal behavior. There is little evidence that nonverbal behavior actually is more trustworthy than verbal communication; after all, we often control it quite consciously. Nonetheless, it is perceived as more trustworthy”. Pernyataan diatas menyatakan bahwa ada perbedaan antara kedua sistem komunikasi. Pertama, komunikasi nonverbal yang dianggap lebih jujur. Jika muncul perilaku verbal dan nonverbal yang tidak konsisten, kebanyakan orang percaya perilaku nonverbal.

Ada beberapa bukti menyatakan bahwa perilaku nonverbal sebenarnya lebih dapat dipercaya daripada komunikasi verbal, K MODUL KOMUNIKASI VERBAL DAN NON VERBAL 23 walaupun kita sering mengontrolnya cukup sadar. Namun, komunikasi nonverbal dianggap lebih dapat dipercaya.

Perbedaan kedua komunikasi nonverbal memiliki saluran yang banyak. komunikasi verbal biasanya terjadi dalam satu saluran, komunikasi verbal lisan yang diterima melalui pendengaran, dan komunikasi verbal tertulis dapat dilihat, dirasakan, didengar, berbau, dan mencicipi. Kami sering menerima komunikasi nonverbal secara bersamaan melalui dua atau lebih saluran, seperti ketika kita merasa dan melihat pelukan sambil mendengar berbisik "I love you". Perbedaan ketiga, komunikasi verbal adalah diskrit, sedangkan komunikasi nonverbal berlangsung terus menerus. Simbol verbal mulai dan berhenti secara bergantian. Saat seseorang mulai berbicara pada satu saat dan berhenti berbicara saat yang lain. Komunikasi nonverbal cenderung mengalir terus. Sebelum kita berbicara, ekspresi wajah dan postur mengungkapkan perasaan kita, saat kita bicara, gerakan tubuh kita dan mengkomunikasikan penampilan, dan setelah kita berbicara postur tubuh berubah, mungkin santai).

Perbedaan ketiga, komunikasi verbal adalah diskrit, sedangkan komunikasi nonverbal berlangsung terus menerus. Simbol verbal mulai dan berhenti secara bergantian. Saat seseorang mulai berbicara pada satu saat dan berhenti berbicara saat yang lain. Komunikasi nonverbal cenderung mengalir terus. Sebelum kita berbicara, ekspresi wajah dan postur mengungkapkan perasaan kita, saat kita bicara, gerakan tubuh kita dan mengkomunikasikan penampilan, dan setelah kita berbicara postur tubuh berubah, mungkin santai).

Komunikasi verbal dan nonverbal merupakan satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan, dalam arti. kedua bahasa tersebut bekerja bersama-sama untuk menciptakan suatu makna. Namun, keduanya juga memiliki perbedaan-perbedaan. Menurut Don Stacks, ada tiga perbedaan utama diantara komunikasi verbal dan non verbal, yaitu : 1. Kesengajaan (intentionality)

1. Kesengajaan (intentionality)

Perbedaan utama komunikasi verbal dan nonverbal adalah persepsi mengenai niat (intent). Niat menjadi lebih penting ketika kita membicarakan lambang atau kode verbal. Michael Burgoon dan Michael Ruffner menegaskan bahwa sebuah pesan verbal adalah komunikasi kalau pesan tersebut dikirimkan oleh sumber dengan sengaja dan diterima oleh penerima secara sengaja pula. Komunikasi nonverbal tidak banyak dibatasi oleh niat.

Komunikasi nonverbal cenderung dilakukan dengan tidak sengaja. Komunikasi nonverbal juga mengarah pada norma-norma yang berlaku. Sebagai contoh, normanorma untuk penampilan fisik. Kita semua berpakaian, namun berapa sering kita dengan sengaja berpakaian untuk sebuah situasi tertentu? Berapa kali seorang teman memberi komentar terhadap penampilan kita? Persepsi receiver mengenai niat ini sudah cukup untuk memenuhi persyaratan guna mendefinisikan komunikasi nonverbal. 2. Perbedaan simbolik (symbolic differences)

2. Perbedaan simbolik (symbolic differences)

Niat dapat dipahami karena beberapa dampak simbolik dari komunikasi. Misalnya, memakai pakaian dengan warna atau model tertentu, mungkin akan dipahami sebagai suatu `pesan' oleh orang lain (misalnya berpakaian dengan warna merah akan diberi makna sebagai orang yang berani). Komunikasi verbal merupakan sebuah bentuk komunikasi yang diantarai. Pada komunikasi verbal kita mencoba mengambil kesimpulan terhadap makna apa yang diterapkan pada suatu pilihan kata. Kata-kata yang kita gunakan adalah abstraksi yang telah disepakati maknanya, sehingga komunikasi verbal bersifat MODUL KOMUNIKASI VERBAL DAN NON VERBAL 25 intensional dan harus 'dibagi' di antara orang-orang yang terlibat didalammnya. Sebaliknya, komunikasi nonverbal lebih alami, sebagai perilaku yang didasarkan pada norma.

Pada komunikasi verbal kita mencoba mengambil kesimpulan terhadap makna apa yang diterapkan pada suatu pilihan kata. Kata-kata yang kita gunakan adalah abstraksi yang telah disepakati maknanya, sehingga komunikasi verbal bersifat MODUL KOMUNIKASI VERBAL DAN NON VERBAL 25 intensional dan harus 'dibagi' di antara orang-orang yang terlibat didalammnya. Sebaliknya, komunikasi nonverbal lebih alami, sebagai perilaku yang didasarkan pada norma.

Mehrabian menjelaskan bahwa komunikasi verbal dipandang lebih eksplisit dibanding bahasa nonverbal yang bersifat implisit. Isyaratisyarat verbal dapat didefinisikan melalui sebuah kamus yang eksplisit dan lewat aturan-aturan, namun komunikasi nonverbal hanya memiliki penjelasan yang samar-samar dan informal. Berdasarkan hal tersebut dapat kita lihat bahwa ada ketidaksamaan antara tanda (sign) dengan lambang (simbol). Tanda merupakan representasi alami dari suatu kejadian atau tindakan. Tanda adalah apa yang kita lihat atau rasakan.

Lambang merupakan sesuatu yang ditempatkan pada sesuatu yang lain. Lambang merepresentasikan tanda melalui abstraksi. Apa yang secara fisik menarik bagi kita adalah tanda (sign) dan bagaimana menciptakan perbedaan yang berubahubah untuk menunjukkan derajat ketertarikan tersebut adalah lambang (simbol). Komunikasi verbal lebih spesifik dari bahasa nonverbal, karena dapat dipakai untuk membedakan hal-hal yang sama dalam sebuah cara yang berubah-ubah. Bahasa nonverbal lebih mengarah pada reaksi-reaksi alami seperti perasaan atau emosi.

3. Mekanisme pemrosesan (processing mechanism)

Semua informasi termasuk komunikasi diproses melalui otak, kemudian otak kita menafsirkan informasi ini lewat pikiran yang berfungsi mengendalikan perilaku-perilaku fisiologis (refleks) dan sosiologis (perilaku yang MODUL KOMUNIKASI VERBAL DAN NON VERBAL 26 dipelajari dan perilaku sosial). Satu perbedaan utama dalam pemrosesan adalah dalam tipe informasi pada setiap belahan otak. Belahan otak kiri adalah tipe informasi yang lebih tidak berkesinambungan dan berubah-ubah, sedangkan belahan otak kanan, tipe informasinya Iebih berkesinambungan dan alami. Pesan-pesan verbal dan nonverbal juga berbeda dalam konteks struktur pesannya. Komunikasi nonverbal kurang terstruktur. Aturan-aturan ketika kita berkomunikasi secara nonverbal akan lebih sederhana dibanding komunikasi verbal yang mempersyaratkan aturan-aturan tata bahasa dan kalomat. Komunikasi nonverbal diekspresikan pada saat komunikasi berlangsung. Bahasa nonverbal tidak bisa mengekspresikan peristiwa komunikasi di masa lalu atau masa mendatang. Selain itu, komunikasi nonverbal mempersyaratkan sebuah pemahaman mengenai konteks di mana interaksi tersebut terjadi, sebaliknya komunikasi verbal justru menciptakan konteks tersebut.

Aturan-aturan ketika kita berkomunikasi secara nonverbal akan lebih sederhana dibanding komunikasi verbal yang mempersyaratkan aturan-aturan tata bahasa dan kalomat. Komunikasi nonverbal diekspresikan pada saat komunikasi berlangsung. Bahasa nonverbal tidak bisa mengekspresikan peristiwa komunikasi di masa lalu atau masa mendatang. Selain itu, komunikasi nonverbal mempersyaratkan sebuah pemahaman mengenai konteks di mana interaksi tersebut terjadi, sebaliknya komunikasi verbal justru menciptakan konteks tersebut.

4. Struktur vs Nonstruktur

Komunikasi verbal sangat terstruktur dan mempunyai aturan-aturan tata bahasa. Komunikasi nonverbal tidak ada struktur formal yang mengarahkan komunikasi karena terjadi secara tidak disadari, tanpa urut-urutan kejadian yang dapat diramalkan sebelumnya. Perilaku nonverbal yang sama dapat memberi arti yang berbeda pada saat yang berlainan atau pada tempat yang berbeda 5. Linguistik vs Nonlinguistik

5. Linguistik vs Nonlinguistik

Linguistik mempelajari macam-macam segi bahasa verbal, yaitu suatu sistem dari lambang-lambang yang sudah MODUL KOMUNIKASI VERBAL DAN NON VERBAL 27 diatur pemberian maknanya. Pada komunikasi nonverbal, sulit untuk memberi makna pada lambang karena tidak memiliki struktur.

6. Continuous vs Discontinuous

Komunikasi nonverbal dianggap bersifat kontinyu, sementara komunikasi verbal bersifatterputus-putus. Komunikasi nonverbal baru berhenti bila orang yang terlibat di dalamnya meninggalkan suatu tempat. Tetapi selama tubuh, wajah dan kehadiran kita masih dapat dipersepsikan oleh orang lain atau diri kita sendiri, berarti komunikasi nonverbal dapat terjadi. Tidak sama halnya dengan kata-kata dan simbol dalam komunikasi verbal yang mempunyai titik awal dan akhir yang pasti.

7. Dipelajari vs Didapat secara ilmiah

Komunikasi nonverbal sangat jarang untuk dipelajari. Manusia lahir dengan naluri-naluri dasar nonverbal. Sebaliknya komunikasi verbal adalah sesuatu yang harus dipelajari. 8. Pemrosesan Bagian Otak Kiri vs Pemrosesan Bagian Otak Kanan

8. Pemrosesan Bagian Otak Kiri vs Pemrosesan Bagian Otak Kanan

Kebanyakan stimuli nonverbal diproses dalam bagian otak sebelah kanan, sedangkan stimuli verbal yang memerlukan analisis dan penalaran, diproses dalam bagian otak sebelah kiri.

Dalam buku Komunikasi Antar Budaya karya Ilya Sunarwinadi Samovar, Porter dan Jain melihat perbedaan antara komunikasi verbal dan nonverbal dalam hal sebagai berikut. [10] Banyak perilaku nonverbal yang diatur oleh dorongan-dorongan biologik. Sebaliknya komunikasi verbal diatur oleh aturan-aturan dan prinsip-prinsip yang dibuat oleh manusia, seperti kalimat dan tata bahasa. Kita bisa secara sadar memutuskan untuk berbicara, tetapi MODUL KOMUNIKASI VERBAL DAN NON VERBAL 28 dalam berbicara secara tidak sadar pipi menjadi memerah dan mata berkedip terus-menerus. Banyak komunikasi nonverbal serta lambang-lambangnya yang bermakna universal. Sedangkan komunikasi verbal lebih banyak yang bersifat spesifik bagi kebudayaan tertentu.

Dalam komunikasi nonverbal bisa dilakukan beberapa tindakan sekaligus dalam suatu waktu tertentu, sementara komunikasi verbal terikat pada urutan waktu. Komunikasi nonverbal dipelajari sejak usia sangat dini. Sedangkan penggunaan lambang berupa kata sebagai alat komunikasi membutuhkan masa sosialisasi sampai pada tingkat tertentu. Komunikasi nonverbal lebih dapat memberi dampak emosional dibanding komunikasi verbal Secara ringkas, perbedaan komunikasi verbal dan non verbal dapat dilihat pada tabel berikut.

I. ETIKA KOMUNIKASI

Etika telah menjadi sebuah kata yang sangat penting dalam dunia perusahaan karena semakin berkembangnya globalisasi dan komunikasi. Terminologi etika berasal dari bahasa Yunani yang mengacu pada karakter atau kebiasaan atau perilaku yang dapat diterima.

· Menurut Oxford Dictionary, yang dimaksud dengan etika adalah sebuah prinsip moral yang mengarahkan perilaku seseorang atau bagaimana sebuah kegiatan diterima. Dengan kata lain, etika merupakan salah satu cabang dari pengetahuan yang menitikberatkan pada prinsip-prinsip moral.

·

Etika merupakan sekumpulan prinsip-prinsip atau standar etik yang mengarahkan perilaku individu atau organisasi. Dengan menggunakan standar etika, seorang individu atau sebuah organisasi mengatur perilaku mereka untuk membedakan antara apa yang benar atau apa yang salah yang dirasakan oleh orang lain.

·

Menurut K.D. Parzhigar dan R. Parzhigar (2006) yang dimaksud dengan etika adalah analisis kritis nilai-nilai budaya untuk menentukan validitas kebenaran dan kesalahan dalam terminologi dua kriteria utama yaitu kebenaran dan keadilan. Etika menentukan hubungan seorang individu terhadap masyarakat, alam, dan Tuhan. Bagaimana orang membuat keputusan yang etis? Mereka dipengaruhi oleh bagaimana mereka melihat diri mereka sendiri dalam hubungannya dengan kebaikan dan/atau kesempurnaan.

·

Menurut Josina M. Makau (2009), etika adalah sebuah studi tentang nilai-nilai, apa yang lebih penting dan apa yang kurang penting, tentang apa yang “baik”, serta panduan perilaku dan norma-norma. Lebih lanjut Makau menyatakan bahwa etika menyediakan kerangka kerja serta alat untuk mengenali berbagai macam pilihan yang tersedia dan untuk membedakan antara satu atau kurang penilaian secara moral dalam berbagai situasi yang diberikan.

J. TAHAPAN DAN HAMBATAN KOMUNIKASI BISNIS

Menurut Courtland L. Bovee dan john V. Thil dalam business Communication Today, proses komunikasi (communication process) terdiri dari enam tahapan, yaitu ^[1] :

§ Pengirim mempunyai suatu ide atau gagasan

§ Pengirim mengubah ide menjadi suatu pesan

§ Pengirim menyampaikan pesan

§ Penerima menerima pesan

§ Penerima menafsirkan pesan

§ Penerima memberi tanggapan dan mengirim umpan balik kepada pengirim

Dalam membangun sebuah Komunikasi Bisnis pasti ada kendala atau hambatan yang mengakibatkan kurang suksesnya proses tersebut. Kendala dalam membangun sebuah komunikasi bisnis dapat di kelompokkan ke dalam empat masalah utama, yaitu :

§ Masalah dalam mengembangkan pesan

§ Masalah dalam menyampaikan pesan

§ Masalah dalam menerima pesan

§ Masalah dalam menafsirkan pesan, yang dikarenakan :

2. Perbedaan latar belakang

3. Perbedaan penafsiran kata

4. Perbedaan reaksi emosion

BAB 2 BENTUK BENTUK KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

A. PENTINGNYA KOMUNIKASI BISNIS

Komunikasi Bisnis diperlukan untuk menyampaikan informasi dalam dunia bisnis dengan cara berkomunikasi baik secara verbal maupun non verbal. Dalam sebuah organisasi, komunikasi bisnis diperlukan untuk memberikan instruksi kerja, memimpin dan menghadiri rapat, mewawancarai calon karyawan, menulis surat, melakukan presentasi bisnis hingga menyusun laporan bisnis. Dan hampir 70 % kegiatan-kegiatan tersebut dilakukan oleh staf-staf organisasi setiap harinya. Sehingga dapat dikatakan bahwa komunikasi bisnis menunjang kesusksesan sebuah usaha bisnis. Baik kepada rekan kerja atau konsumen, komunikasi bisnis yang kamu lakukan harus bersifat transparan dan tidak merugikan banyak orang. Pentingnya komunikasi bisnis bukan hanya sekedar itu. Untuk lebih jelasnya, simak paparan berikut ini :

Dan hampir 70 % kegiatan-kegiatan tersebut dilakukan oleh staf-staf organisasi setiap harinya. Sehingga dapat dikatakan bahwa komunikasi bisnis menunjang kesusksesan sebuah usaha bisnis. Baik kepada rekan kerja atau konsumen, komunikasi bisnis yang kamu lakukan harus bersifat transparan dan tidak merugikan banyak orang. Pentingnya komunikasi bisnis bukan hanya sekedar itu. Untuk lebih jelasnya, simak paparan berikut ini :

1. Meningkatkan Produktivitas

Untuk mencapai sebuah tujuan di dalam bisnis dipengaruhi kepada kemampuan anggota tim untuk berkolaborasi dan kemampuan komunikasi yang baik sekaligus efektif. Secara umum, berkomunikasi dapat mendorong kesepahaman dan membangun kepercayaan di antara karyawan. Ini adalah salah satu tujuan dari komunikasi bisnis.

Komunikasi bisnis yang efektif di dalam organisasi atau bisnis berkaitan dengan mendengarkan anggota tim kamu dan merespon kebutuhan mereka. Hasilnya, mereka akan lebih percaya diri dengan apa yang mereka lakukan dan mencapai target tugas dengan cepat dan efektif.

Anggota tim juga cenderung jarang melakukan kesalahan jika komunikasi bisnis berjalan efektif. Bahkan jika mereka melakukan kesalahan, kamu bisa mengoreksi mereka tanpa menciptakan lingkungan organisasi yang tidak bersahabat.

2. Membantu menciptakan Basis Konsumen

Salah satu pentingnya komunikasi bisnis lainnya adalah menjadikan konsumen poros dari bisnis apapun. Bisnis sangat bergantung kepada klien atau konsumen agar mampu bertahan. Komunikasi bisnis eksternal yang efisien bisa membantu untuk menarik perhatian konsumen baru dan mempertahankan konsumen lama. Contohnya, bisa membujuk klien untuk berbelanja produk atau mengunjungi toko kamu. Kampanye humas yang baik menggunakan media untuk mendirikan citra bisnis di mata publik.

Dengan menerapkan komunikasi bisnis, kamu dapat mengetahui kapan, di mana dan bagaimana membangun koneksi dengan mereka. Selalu ambil peluang yang memungkinkan untuk membangun koneksi dengan konsumen lama dan potensial. Karena di bisnis hari ini, mendengarkan konsumen bisa mendatangkan keloyalitasan dari diri mereka.

3. Bersinergi Dengan Rekanan Bisnis

Faktor lain kenapa pentingnya komunikasi bisnis adalah meningkatkan rekanan. Komunikasi bisnis sangat penting ketika kamu menghadapi suplier dan kontak bisnis eksternal lainnya. Terkadang, suplier perlu diperbaharui secara reguler terkait produk sehingga mereka bisa menentukan area mana yang perlu ditingkatkan.

Selain itu, kamu mungkin perlu membangun aliansi dengan bisnis lain pada satu titik tertentu. Bagaimana kamu berhubungan secara efektif dengan bisnis tersebut akan membantu kamu menentukan apakah kamu bisa sukses di beberapa area lain. Jika bisnis kamu mengembangkan reputasi sebagai bisnis yang mudah diajak menjadi rekan bisnis, maka kamu secara signifikan meningkatkan peluang untuk membangun bisnis dengan rekanan lainnya.

Jika bisnis kamu mengembangkan reputasi sebagai bisnis yang mudah diajak menjadi rekan bisnis, maka kamu secara signifikan meningkatkan peluang untuk membangun bisnis dengan rekanan lainnya.

Pentingnya komunikasi bisnis sekarang sudah tak bisa lagi diabaikan. Pasalnya, kini ada era ketika ketika cara berkomunikasi dengan pelanggan adalah hal utama. Produsen harus belajar mendengarkan feedback dari konsumen agar produknya tetap diminati. Bahkan lebih buruk lagi, komunikasi yang salah bisa menghasilkan petaka bagi bisnis. Misalnya saja salah memberikan respon kepala request pelanggan atau menanggapi komplain pelanggan. Itulah mengapa metode komunikasi bisnis harus terus diperbarui seiring dengan perkembangan dunia usaha.

Bahkan lebih buruk lagi, komunikasi yang salah bisa menghasilkan petaka bagi bisnis. Misalnya saja salah memberikan respon kepala request pelanggan atau menanggapi komplain pelanggan. Itulah mengapa metode komunikasi bisnis harus terus diperbarui seiring dengan perkembangan dunia usaha.

Komunikasi bisnis yang baik adalah bentuk investasi yang tidak bisa diukur oleh uang, sehingga kamu harus lebih sabar untuk menuai hasilnya. Lakukan tiga tips di atas dengan rutin dan disiplin, maka kemungkinan bisnis kamu akan sukses, memiliki relasi yang kuat dan mempunyai lingkungan kerja yang nyaman akan lebih mudah terealisasi.

B. KOMUNIKASI BISNIS MENURUT RUANG LINGKUP

Berdasarkan ruang lingkup, komunikasi bisnis ini dibedakan menjadi beberapa jenis di antaranya:

Ø Komunikasi Internal

Komunikasi internal ini merupakan jenis komunikasi yang terjadi di dalam suatu lingkungan perusahaan atau organisasi bisnis. Dalam komunikasi internal ini dibedakan menjadi 3 macam yang di antaranya:

· Komunikasi Horizontal yang merupakan komunikasi yang terjadi antar anggota staff. Umumnya, komunikasi jenis ini berlangsung secara tidak formal.

· Komunikasi Vertikal yang merupakan komunikasi yang terjadi antara pimpinan dengan staff. Contoh komunikasi ini seperti teguran, pujian, atau sebagainya.

· Komunikasi Diagonal yang merupakan komunikasi yang terjadi antara pimpinan dengan orang yang tidak berkedudukan yang sama.

Ø Komunikasi Eksternal

Komunikasi ektsernal ini terjadi antara anggota perusahaan dengan individu luar perusahaan. Umumnya, komunikasi ini terjadi pada pimpinan perusahaan kepada audiensi di luar kepimimpinannya. Komunikasi eksternal ini dapat berbentuk:

· Eksposisi, pameran, promosi, dan publikasi.

· Konferensi pers.

· Siaran radio, televisi.

· Bakti sosial atau pengabdian.

· Simulasi atau penyuluhan.

Sebagai contoh adalah antara seorang direktur dengan pemasok, antara manager dengan reseller atau agen atau antara perusahaan dengan konsumenPemahaman diatas merujuk pada komunikasi bisnis merupakan kemampuan yang dapat dipelajari, kemampuan profesional yang membutuhkan skill. Tentu ini sangat penting karena kita dalam komunikasi bisnis akan berhubungan dengan banyak orang dan memiliki tujuan untuk memenuhi kebutuhan termasuk kebutuhan bagi perusahaan untuk meyakinkan pasar atau konsumen.

C. KOMUNIKASI BISNIS MENURUT PERILAKU

Berdasarkan perilaku, komunikasi ini terjadi secara otomatis, sehingga dapat dikatakan bahwa jenis komunikasi ini juga dipengaruhi oleh adanya situasi dan kondisi dari individu baik komunikator maupun komunikan. Selain itu, komunikasi bisnis menurut perilaku ini juga dipengaruhi oleh situasi lingkungan dan atmosfer sekitar.

Komunikasi bisnis menurut perilaku dibedakan menjadi beberapa jenis yang di antaranya:

Ø Komunikasi Formal

Komunikasi formal ini merupakan jenis komunikasi yang tertata benar sesuai dengan kaidah suatu kebijakan ataupun EYD. Umumnya, komunikasi formal ini sebagian besar bersifat kolerasional keluar atau ke dalam dari vitalitas potensi-potensinya. Nah, korelasi tersebutlah yang membedakan makna dan sifat dari subyek ataupun obyek komunikasi. Pada komunikasi bisnis, komunikasi formal ini terjadi ketika berada di situasi rapat perusahaan, konferensi, seminar, atau hal-hal lain yang bersifat resmi dan formal.

Ø Komunikasi Informal

Komunikasi informal ini merupakan komunikasi yang sifatnya desas-desus atau belum pasti sumber komunikasinya. Nah, desas-desus inilah yang sering mengalami tumpang tindih dengan beberapa hal yang lain. Dengan kata lain, komunikasi informal ini akan dapat memberikan sumbangsih beberapa informasi yang belum tahu kebenarannya. Sederhananya, komunikasi informal ini merupakan intermezzo dari suatu komunikasi yang formal untuk meringankan pembicaraan, ketika pembicaraan mulai tegang dan memuncak.

Namun, walaupun komunikasi informal ini dinilai bersifat desas-desus, komunikasi informal ini memiliki peranan penting dalam suatu perusahaan atau dalam komunikasi bisnis, yang di antaranya:

· Pemuasan kebutuhan karyawan dan atau pimpinan.

· Menyegarkan suasana yang tegang dan monoton.

· Pemberian sugesti terhadap perilaku individu dalam hubungan kerja.

Ø Komunikasi Non – Informal

Komunikasi non-informal ini biasanya digunakan saat waktu renggang atau santai. Umumnya, komunikasi jenis ini digunakan oleh individu yang kedudukan jabatannya sama. Seperti halnya karyawan dengan karyawan.

D. KOMUNIKASI BISNIS MENURUT KELANGSUNGANNYA

Komunikasi Bisnis menurut kelangsungannya dibagi menjadi dua yaitu Komunikasi Bisnis Langsung dan Komunikasi Bisnis Tidak Langsung :

Ø Komunikasi Langsung

Komunikasi langsung merupakan proses komunikasi yang dilakukan secara langsung atau tatap muka. Seperti halnya ketika kita berbicara dengan orang lain tanpa adanya perantara atau media komunikasi sebagai penghantar pesan atau informasi. Itulah yang disebut sebagai komunikasi langsung. Dengan kata lain, komunikasi langsung ini dilakukan langsung bertatap muka tanpa adanya alat bantuan komunikasi yang fungsinya sebagai media komunikasi.

Jenis jenis komunikasi langsung :

1. Komunikasi Langsung persona dengan persona

Komunikasi langsung persona dengan persona atau biasa disebut sebagai komunikasi langsung antar persona ini dilakukan antar dua orang yang sedang melakukan proses komunikasi. Seperti si A berbicara dengan si B, maka hal itu disebut sebagai komunikasi langsung antar persona.

2. Komunikasi Langsung Persona dengan Kelompok.

Komunikasi persona dengan kelompok ini merupakan komunikasi langsung yang dilakukan oleh seseorang kepada banyak orang. Hal ini dapat dilihat contohnya seperti seorang guru yang menerangkan pelajaran kepada beberapa siswanya atau seorang ketua yang sedang memimpin rapat.

3. Komunikasi Langsung Kelompok dengan Persona

Komunikasi langsung kelompok dengan persona merupakan komunikasi secara langsung yang dilakukan oleh banyak orang kepada satu orang. Hal ini bisa kita lihat contohnya seperti para pengunjuk rasa yang menyampaikan aspirasinya dengan turun ke jalan dan menyampaikan ke satu orang seperti pejabat contohnya. Di mana para pengunjuk rasa sebagai komunikator, dan pejabatnya sebagai komunikannya.

4. Komunikasi Langsung Kelompok dengan Kelompok

Komunikasi langsung kelompok dengan kelompok ini biasa disebut sebagai komunikasi langsung antar kelompok yang mana dilakukan oleh beberapa orang yang menyampaikan pesan atau informasi kepada beberapa orang atau kelompok lain. Hal ini bisa kita temukan pada suatu acara atau peristiwa debat. Di mana kelompok A menyampaikan tanggapannya kepada kelompok B.

Kelebihan dan Kekurangan Komunikasi Langsung :

Di dalam komunikasi langsung yang dapat dilaukan secara langsung dan bertatap muka, maka dapat ditemukannya beberapa kelebihan dari komunikasi langsung yang di antaranya adalah sebagai berikut :

                      KELEBIHAN :

· Bisa lebih mudah dipahami

· Dapat langsung menanggapi atau memberikan tanggapan langsung

· Tidak ada hal yang disembunyikan/drama komunikasi

KEKURANGAN :

· Tidak dapat menjangkau secara luas.

· Membutuhkan waktu yang lama untuk dapat menjangkau lebih luas lagi.

Ø Komunikasi Tidak Langsung

Berbeda hal dengan komunikasi langsung. Komunikasi tidak langsung merupakan proses dari suatu komunikasi yang dilakukan secara tidak langsung alias memerlukan bantuan alat komunikasi yang fungsinya sebagai media komunikasi. Komunikasi tidak langsung ini umumnya menggunakan media perantara sebagai penghantar pesan atau informasi agar sampai ke komunikan atau penerima pesan.

Dengan demikian, komunikasi tidak langsung ini tidak berlangsung begitu saja alias dengan tatap muka secara langsung, melainkan perlu adanya alat media komunikasi dalam berkomunikasi. Sehingga, komunikasi tidak langsung ini umumnya digunakan dalam berkomunikasi jarak jauh.

Jenis jenis komunikasi tidak langsung ini dibedakan menjadi beberapa bagian, yaitu :

1. Komunikasi Tidak Langsung personal denga personal

Komunikasi tidak langsung persona dengan persona ini biasa disebut juga sebagai komunikasi tidak langsung antar persona, di mana komunikasi ini terjadi karena adanya bantuan dari alat perantara atau media komunikasi seperti telepon atau internet. Kita bisa melihat kehidupan sehari-hari sebagai contohnya yaitu si A yang sedang telepon dengan si B dengan jarak jauh.

2. Komunikasi Tidak Langsung Persona dengan kelompok

Komunikasi tidak langsung persona dengan kelompok ini merupakan komunikasi yang berlangsung dengan bantuan media komunikasi yang contohnya seperti seorang presiden yang disiarkan di televisi secara langsung yang mana pesan atau informasinya ditujukan ke publik atau masyarakat. Hal ini biasanya terjadi bukan dua arah, melainkan satu arah karena tidak mendapatkan tanggapan secara langsung.

3. Komunikasi Tidak Langsung Kelompok dengan persona

Komunikasi tidak langsung kelompok dengan persona merupakan komunikasi yang terjadi dari banyak orang sebagai komunikatornya dan seseorang sebagai komunikannya dan dengan menggunakan media komunikasi. Hal ini dapat kita lihat sebagai contohnya adalah beberapa penyiar yang sedang berkomunikasi dengan pemirsa seperti di televisi maupun di radio.

4. Komunikasi Tidak Langsung Kelompok dengan kelompok

Komunikasi tidak langsung antar kelompok atau kelompok dengan kelompok ini merupakan komunikasi yang berlangsung dengan alat bantuan media komunikasi untuk menyampaikan pesan dan informasinya kepada komunikan. Hal ini dapat kita lihat contohnya seperti kelompok A yang sedang berkomunikasi dengan kelompok B dengan menggunakan bantuan internet atau media sosial.

          Kelebihan Dan Kekurangan Komunikasi Tidak Langsung

Kelebihan :

· Dapat menjangkau lebih luas

· Lebih mudah untuk berkomunikasi ke banyak orang

· Bisa langsung sampai dalam berkomunikasi dalam skala besar

Kekurangan :

· Terkadang mengalami gangguan sinyal

· Tidak terjaga dari segi rahasianya pesan atau informasi

PERBEDAAN KOMUNIKASI LANGSUNG DAN TIDAK LANGSUNG :

Ketika terdapat dua hal yang berbeda, maka dua hal tersebut, tentunya memiliki perbedaan masing-masing yang mana bisa dijadikan sebagai cir khas dari kedua hal tersebut. Nah, berikut ini adalah beberapa perbedaan dari komunikasi langsung dengan komunikasi tidak langsung.

a. Media Komunikasi

Di dalam komunikasi tidak langsung, selalu menggunakan media komunikasi sebagai alat bantu penyampai pesan atau informasi dari komunikator kepada komunikan atau penerima pesan. Di mana media-media tersebut seperti televisi, telepon, internet, radio, dan lain sebagainya. Komunikasi tidak langsung tentunya membutuhkan media-media komunikasi tersebut untuk dapat berkomunikasi.

Berbeda halnya dengan komunikasi langsung yang tidak perlu menggunakan alat bantu media komunikasi, karena dilakukan secara langsung atau bertatap muka antara komunikator dengan komunikan. Terkecuali ketika berkomunikasi dengan orang yang mengalami gangguan pendengaran, yang mana komunikan memerlukan alat bantu dengar sebagai media komunikasinya.

b. Jarak Komunikasi

Seperti yang dikatakan di atas, bahwa komunikasi langsung dilakukan secara langsung dengan terjadinya bertatap muka antara komunikator dengan komunikan. Hal ini menunjukan bahwa jarak yang terjadi komunikasi langsung ini hampir tidak ada jarak sama sekali alias dilakukan dengan jarak pendek saat terjadinya proses komunikasi.

Berbeda halnya dengan komunikasi tidak langsung yang mungkin bisa saja terjadi adanya jarak yang jauh. Walaupun tidak menutup kemungkinan, jarak pendek pun juga bisa saja terjadi komunikasi tidak langsung seperti penggunaan handie talkie yang digunakan oleh crew sebuah acara dalam berkomunikasi. Maka dari itu, diperlukannya media komunikasi yang dapat mengantarkan pesan atau informasi kepada konunikan agar terjadi proses komunikasi.

E. KOMUNIKASI BISNIS MENURUT ALIRAN INFORMASI

Informasi atau pesan merupakan unsur penting dalam proses komunikasi bisnis. Informasi atau pesan dalam komunikasi bisnis inilah yang menentukan macam-macam komunikasi. Dalam komunikasi bisnis menurut aliran informasi ini dibedakan menjadi beberapa jenis di antaranya: Ø Komunikasi Satu Arah

Ø Komunikasi Satu Arah

Komunikasi satu arah atau simplex merupakan jenis komunikasi yang terjadi dalam satu pihak saja. Umumnya, komunikasi ini terjadi ketika berada di situasi atau kondisi darurat. Sehingga jenis komunikasi ini bersifat mendadak. Ø Komunikasi Dua Arah

Ø Komunikasi Dua Arah

Komunikasi dua arah ini merupakan jenis komunikasi yang menimbulkan timbale balik atau feedback, yang mana komunikasi ini akan saling menguntungkan dari kedua belah pihak, baik komunikator maupun komunikannya. Ø Komunikasi Keatas

Ø Komunikasi Keatas

Komunikasi ke atas ini merupakan jenis komunikasi yang terjadi adanya komunikasi antara pegawai ke pemimpin perusahaan atau ke individu yang jabatannya lebih tinggi.

Ø Komunikasi Kebawah

Komunikasi ke bawah ini kebalikan dari komunikasi ke atas, yaitu komunikasi yang terjadi pada pemimpin perusahaan ke pegawainya.

Ø Komunikasi Kesamping

Sama halnya dengan komunikasi dua arah, namun pada komunikasi ke samping ini terjadi pada dua individu yang memiliki kedudukan atau jabatan yang sama.

F. KOMUNIKASI BISNIS MENURUT PENYAMPAIANNYA

Komunikasi sangatlah penting dalam kehidupan sehari-hari, walaupun tidak semua terampil dalam berkomunikasi. Berdasarkan penyampaiannya, komunikasi dibedakan menjadi 2 yaitu:

Ø Komunikasi Lisan

Komunikasi lisan merupakan metode komunikasi yang dilakukan secara langsung tanpa adanya batas dari jarak atau dilakukan secara bertatap muka. Komunikasi lisan ini pun dibedakan menjadi dua macam yaitu:

· Komunikasi Verbal yang disampaikan menggunakan kata-kata atau dengan bahasa.

· Komunikasi non verbal yang disampaikan menggunakan tanda-tanda, simbol, bahasa tubuh, wajah, nada bicara, hingga penekanan kalimat.

Ø Komunikasi Tertulis

Secara singkat, komunikasi tertulis ini dilakukan dengan metode tulisan. Umumnya, komunikasi tertulis ini contohnya seperti surat, naskah, blangko, dan lain sebagainya yang tujuannya adalah menyampaikan pesan atau informasi. Dalam komunikasi bisnis, komunikasi tertulis ini sering digunakan ketika mereka mengadakan perjanjian, mengirim surat permintaan barang, dan lain sebagainya.

Dalam komunikasi tertulis ini alangkah baiknya dibaca terlebih dahulu sebelum disampaikan ke komunikan atau si penerima pesan. Karena komunikasi tertulis ini lebih mengandung resiko yang lebih besar dibandingkan dengan komunikasi lisan. Terkecuali jika komunikasi lisan ini terekam. Sehingga, komunikasi tertulis ini perlu dibuat dengan bahasa yang mudah dan aman.

BAB 3 PERENCANAAN PESAN BISNIS

A. PROSES MENULIS PESAN BISNIS

Pesan pesan bisnis ini ditujukan untuk pelanggan, pemasok, kantor pajak, kantor akuntan, dan pihak pihak lainnya yang langsung maupun tidak langsung erhubungan dengan organisasi kita. Pesan bisnis yang efektif membutuhkan tiga langkah dalam proses menulis yaitu :

1. Merencanakan psan bisnis

2. Menulis Pesan bisnis

3. Menyelesaikan pesan

Dasar –dasar penulisan pesan bisnis :

a) Mempunyai Tujuan

Anda menulis untuk penyelesaikan masalah dam menyampaikan informasi. Anda harus mempuyai tujuan jelas yang hendak dicapai dalam setiap pesan

b) Hemat Ekonomis

Mencoba untuk mengemukakan ide secara jelas namun singkat. Tulisan yang bertele tele tidak sesuai

c) Berorientasi pada Pembaca

Berorientasi memandang sebuah masalah dari prespektif pembaca alih alih melihatnya dari prespektif anda sendiri.

B. PROSES PERENCANAAN PESAN BISNIS

Perencanaan pesan bisnis adalah proses pe-netapan berbagai kegiatan yg akan dilakukan sebelum pesan bisnis tersebut diluncurkan. Perencanaan merupakan tahap pertama yang perlu diperhatikan dalam penyampaian pesan bisnis. Pada fase perencanaan perlu memperhatikan beberapa hal penting mendasar dari suatu pesan yang ingin dikomunikasikan.

Menurut Purwanto (2006;69) Tahap penyusanan bisnis dimulai dengan tahap perencanaan pesan yang meliputi tahap berikut ini:

a. Menentukan Tujuan

Tahap pertama dalam merencanakan dalam suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud atau tujuan komunikasi, seorang komunikator tentunya ingin nama baik di hadapan audiens, sekaligus menghasilkan sesuatu yang baik bagi organisasi

Dalam penyampaian pesan bisnis, setiap individu memiliki tujuan yang berbeda. Pesan bisnis sangat berperan dalam menciptakan citra perusahaan.Oleh karena itu, tujuan yang disampaikan harus jelas, terukur serta tidak bertentangan dengan tujuan organisasi. Penentuan tujuan dilakukan untuk fokus terhadap isi, menanggapi audiene serta untuk menetapkan saluran dan media. Tujuan umum komunikasi bisnis adalah :

Tujuan umum komunikasi bisnis adalah :

1. Memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain (informing). Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pemimpin suatu perusahaan membutuhkan beberapa pegawai baru yang akan ditetapkan sebagai staf administrasi di kantor-kantor cabang yang ada.

Untuk memperoleh pegawai yang di harapkan, ia dapat memasang iklan lowongan kerja melalui media surat kabar, majalah, radio, dan internet. Media komunikasi yang mana yang akan dipilih sangant bergantung kebijakan perusahan mempertimbulkan kemampuan internal perusahaan tersebut.

2. Memberikan persuasi atau membujuk pihak lain yang berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam dunia bisnis (persuading). Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah melakuan persuasi kepada pihak lain agar apapun yang di sampaikan dapat di pahami dengan baik dan benar.Dilakukan, terutama berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis.

3. Melakukan kerja sama atau kolaborasi antara seseorang dengan orang lain baik perusahaan domestik maupun perusahaan asing (colaborating). Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Melalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan asing.

Dalam dunia bisnis, persentasi yang baik harus mampu mampu menjelaskan tujuan yang diinginkan secara spesifik. Oleh karena itu, untuk merumuskan tujuan tersebut, sesorang perlu menanyakan kepada dirinya sendiri, apakah audiens mampu melakukan penelaahan terhadap suatu pesan atau tidak.

b. Menganalisis Audiens

Bila suatu komunikasi telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah berikutnya adalah memperhatikan audiens yang akan di pahami. Siapa mereka, bagaimana pemahaman/pengetahuan mereka, latar belakang usia, pendidikan, jenis kelamin mereka, bagaimana minat mereka dan apa yang mereka ketahui.

Pemahaman yang baik terhadap audiens akan mempermudah dan memperlancar pesan – pesan bisnis karena audiens memiliki pemahaman yang berbeda atas pesan yang mereka terima.

Berikut adalah hal – hal yang perlu anda perhatikan untuk melakukan analisis terhadap audiens:

1. Mengembangkan profil audiens

Mengembangkan suatu profil audiens boleh di katakan gampang-gampang susah. Akan menjadi mudah apabila lawan komunikasi dikenal baik. Akan tetapi, semua akan menjadi sulit jika yang menjadi audiens adalah orang-orang yang sama sekali belum di kenal. Dan komunikator perlu melakukan invetigasi untuk mengantisipasi reaksi mereka.

Cara mengembangkan Profil Audiens :

· Melakukan ukuran dan komposisi Audiens

· Siapa audiensnya

· Reaksi Audiens

· Tingkat pemahaman Audiens

· Hubungan Komunikator dengan Audiens

2. Memuaskan Audiens atas kebutuhan nformasi

Kunci komunikasi yang efektif adalah dengan menentukan kebutuhan informasi audiens, dan selanjutnya berusaha memenuhi kebutuhan tersebut. Ada lima tahap yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audiens, yaitu :

· Cara apa yang diinginkan oleh audiens. Komuikator harus dapat menemukan apa yang ingin mereka ketahui dan segera memberikan informasi yang diminta,

· Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan. Berikan tambahan informasi yang mungkin sangat membantu meskipun informasi tersebut secara khusus tidak diminta oleh audiens.

· Berikan semua informasi yang diperlukan. Usahakan agar semua informasi yang penting diminta oleh sudiens tidak ada yang terlewatkan. Lakukan pengecekan terlebih dahulu sebelum pesan disampaikan oleh audiens. Hal ini untuk menjaga agar apa yang diminta audiens bener-bener telah sesuai dengan apa yang di kirim.

· Pastikan bahwa informasi akurat. Informasi yang di smpaikan kepada audiens hendaknya informasi yang benar-benar akurat dan dapat di pertanggungjawabkan kebenarannya.

· Tekankan Ide – ide yang menarik audiens. Cobalah untuk menemukan hal penting yang sngat menarik bangi para audiens. Selanjutnya, berikan perhatian khusus atau perhatian yang lebih kepada hal tersebut.

3. Memuaskan kebutuhan motivasional Audiens

Beberapa jenis pesan bertujuan memotivasi audiens untuk mau mengubah perilaku mereka. Akan tetapi, pemberian motifasi ini sering kali mengalami hambatan/kendala. Salah satu cara untuk mengatasi kendala adalah dengan mengatur pesan-pesan sedemikian rupa sehingga informasi yang di sampaikan dapat diterima audiens dengan mudah.

Pendekatan yang dapat di lakukan adalah :

1. Dengan memberikan argumentasi yang bersifat rasional. Meskipun pendekatan dengan mengunakan argumentasi merupakan cara yang baik untuk menarik audiens. Imbauan rasional didasarkan pada asumsi bahwa manusia sbg pribadi rasional, selalu mendasarkan setiap tindakan-nya pada pertimbangan logika.

2. Mencoba menggunakan pendekatan emosi audiens. mbauan emosional artinya pendekatan komunikasi lebih diarahkan pada sentuhan-sentuhan afeksi, seperti bangga, suka, benci, dan lain-lain

2.

c. Menentukan Ide pokok.

Setelah menganalisis tujuan dan audiens, selanjutnya adalah menentukan cara untuk mencapai tujuan tersebut. Setiap pesan bisnis akan bermuara pada pada satu ide pokok. Ide pokok merupakan sesuatu yang menjadi pokok bahasan utama dalam menyampaikan pesan bisnis yaitu ide pokok (main idea). Hal-hal yang lain dianggap sebagai ide-ide pendukung. (supporting idea).

Topik dan ide pokok adalah dua hal yang berbeda. Topik adalah subjek pesan yang lebih luas, sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topik yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut. Ide pokok dapat memotivasi orang untuk melakukan apa yang diinginkan dengan menggabungkan atau menyelaraskan tujuan pengirim dengan tujuan mereka.

   Pendekatan yang dapat dilakukan untuk menentukan ide pokok :

1. Brainstroming (Teknik curah pendapat).

Pendekatan yang paling baik adalah curah pendapat yang memberikan keleluasaan pikiran untuk mencari berbagai kemungkinan, menguji berbagai alternatif dengan mempertimbangkan tujuan, audiens, dan fakta yang ada.

Beberapa teknik curah pendapat yang dapat di gunakan antara lain :

· Storyteller’s tour. Hidupkan tape recorder, dan telaahpesan-pesan yang di sampaikan. Dengarkan dengan teliti dan berlatihlah sehingga ide-ide pokok dari suatu pesan dapat di temukan dengan mudah.

· Random List. Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran anda di atas kertas kosong. Hubungkan antara ide satu dengan ide yang lain. Bagi kedalam kelompok-kelompok, dan temukan butir yang penting dan tidak penting.

· CFR (Consclusions, findings, recommendations) worksheet. Jika sunjeknya mencakup pemecahan masalah, gunakanlah suatu lembar kerja (workssheet) yang akan membatu menjelaskan hubungan antara temuan (findings), kesimpulan (conclusions), dan rekomendasi (recommendations) yang akan di berikan.

· Journalistict Approach. Pendekatan ini memberikan butir yang baik sebagai langkah awal menentukan ide pokok. Jawaban terhadap pertanyaan siapa (who), apa(what) kapan(when), dimana(where) dan bagaimana(how), akan dapat menjelaskan ide pokok presentasi.

· Questions and answer chain. Pendekatan yang paling baik adalah melihat dari sisi perspektif audiens. Apa pertanyaan pokok audiens, apa yang di ingnkan audiens, periksa jawaban atas pertanyaan tersebut. Apa pertanyaan tambahan yang mungkin muncul. Ikuti arus pertanyaan dan jawab pertanyaan tersebut sehingga ide pokok dapat di temukan.

2. Petunjuk Atasan.

Penentuan Ide Pokok dimana pelaksana cenderung meminta petunjuk pada atasan, pelaksana organisasi menganut sistem senioritas.

3. Kebiasaan.

Penentuan sebuah ide pokok tertentu berasal dari situasi yang berulang sama dalam setiap kejadian dan berkembang dalam sebuah ide pokok.

d. Menyeleksi saluran dan media

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat di sampaikan melalui dua saluran, yaitu saluran lisan (oral) dan tulisan (wrutten). Pilihan mendasar antara berbicara atau menulis bergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.

Pemilihan saluran dan media sebaiknya disesuaikan dengan sifat pesan, tingkat kerahasiaan, biaya pengiriman, formalitas, dan harapan penerima. Saluran komunikasi terdiri dari komunikasi lisan dan tertulis dan masing – masing memiliki beberapa jenis media. Yaitu :

1. Komunikasi Lisan.

Komunikasi lisan merupakan saluran yang paling banyak digunakan dalam bisnis komunikasi, diantaranya melalui wawancara, telepon, berbicara secara langsung, seminar.

Salah satu kelebihan dari komunikasi lisan (oral communicantons) adalah kemampuannya memberikan umpan balik (feedback) dengan segera. Komunikasi lisan ini lebih ekonomis, pendekatan lisan juga bermanfaat bila yang di sajikan adalah informasi kontoversial, karena reaksi audiens dapat terbaca dari bahasa isyarat mereka sehingga komunikator dapat menyesuaikan pesan-pesan yang di sampaikan.

Contoh komunikasi lisan yaitu :

· Percakapan antara dua orang atau lebih

· Pembicara lewat telepon

· Wawancara kerja

· Pertemuan kecil atau seminar

· Pidato formal

· Dll

Pada umumnya semakin sedikit jumlah audiens, semakin baik interaksi di antara mereka, jika informasi bertujuan untuk mencapai suatu keputusan atau pemecahan suatu masalah. Program yang relatif informasi dan tidak terstuktur memungkinkan ide-ide akan mengalir dengan bebas.

Persentasi formal, dengan jumlah audiens yang lebih besar, seperti konversi penjualan, rapat para pemegang saham, persentasi untuk pengenalan produk baru, dan fungsi-fungsi seremonial ungul.

Namun tidak semua pesan bisnis dapat disampaikan secara lisan. Pesan yang disampaikan secara lisan adalah pesan yang relatif sederhana, mudah dimengerti dan biasanya diperlukan tanggapan dari pesan tersebut. Namun terdapat kekuragan, yaitu pesan disampaikan secara spontan dan tidak terorganisir terlebih dahulu.

2. Komunikasi Tertulis

Pesan tertulis dapat berbentuk tulis tagan ataupun dengan bantuan media elektrionik seperti telegram, e-mail, faks, dll. Saluran komunikasi tertulis digunakan jika tidak diperlukan umpan balik secara langsung, pesan terinci dan kompleks, memerluka perencanaan, memerlukan catatan permanen dna penerimaan dalam jumlah banyak.

Dalam memilih saluran dan media berkomunikasi perlu di pertimbangkan tingkat kepentingannya, formalitas, kompleksitas, tingkar kerahasiaan, emosional, dan biaya pengirim serta harapan audiens.

C. MEDIA KOMUNIKASI

Komunikasi yang efektif dan tidak efektif dapat dibedakan melalui pilihan atas media komunikasi yang dipilih. Pilihan media komunikasi sangat tergantung pada sifat pesan, waktu, formalitas dan harapan. Media yang dimaksud adalah alat atau sarana yang digunakan untuk memindahkan pesan dari pengirim pesan kepada penerima pesan. Jenis Jenis media komunikasi adalah : a. Media Komunikasi Audio

a. Media Komunikasi Audio

Adalah media komunikasi yang dapat di dengar dan dipahami dengan pendengaran.

Komunikasi audio adalah bentuk komunikasi yang dilakukan dan terjadi melalui media audio. Komunikasi itu sendiri didefinisikan sebagai "suatu proses seseorang atau beberapa orang, kelompok, organisasi, dan masyarakat yang menciptakan juga menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungan dan orang lain" .

Sedangkan media audio itu sendiri adalah " media untuk menyampaikan pesan yang akan disampaikan dalam bentuk lambang – lambang auditif, baik verbal (kedalam kata – kata atau bahasa lisan ) maupun non verbal." . jadi komunikasi audio adalah proses seseorang untuk dapat bertukar informasi juga berinteraksi dengan orang dan lingkungannya melalui lambang auditif (audio) baik dalam bentuk komunikasi verbal maupun non verbal.

Arti lain dari Media komunikasi Audio adalah Contohnya : radio, telepon, tape recorder, podcast dan lain-lain.

Kelebihan Komunikasi Audio :

Komunikasi melalui media audio memiliki beberapa keunggulan seperti :

1. Harga murah dan variasi program lebih banyak daripada TV.

2. Sifatnya mudah untuk dipindahkan.

3. Dapat digunakan bersama – sama dengan alat perekam radio, sehingga dapat diulang atau diputar kembali.

4. Dapat merangsang partisifasi aktif pendengaran siswa, serta dapat mengembangkan daya imajinasi seperti menulis, menggambar dan sebagainya.

5. Dapat memusatkan perhatian siswa seperti membaca puisi, sastra, menggambar musik dan bahasa

6. Dapat menggantikan Guru dengan lebih baik, misalnya menghadirkan ahli dibidang – bidang tertentu, sehingga kelemahan guru dalam mengajar tergantikan. - Pelajaran lewat radio bisa lebih bermutu baik dari segi ilmiah maupun metodis. Ini mengingat Guru kita terkadang jarang mempunyai waktu yang luang dan sumber untuk mengadakan penelitian.

7. Dapat menyajikan laporan seketika, karena biasanya siaran – siaran yang aktual itu dapat memberikan kesegaran pada sebagian besar topik.

8. Dapat mengatasi keterbatasan ruang dan waktu.

Kekurangan Komunikasi Audio :

Beberapa kelemahan komunikasi dengan media audio antara lain :

1. Memerlukan suatu pemusatan pada suatu pengalaman yang tetap dan tertentu, sehingga pengertiannya harus didapat dengan cara belajar khusus.

2. Media Audio yang menampilkan symbol digit dan analog dalam bentuk auditif adalah abstrak, sehingga pada hal – hal tertentu memerlukan bantuan pengalaman visual.

3. Karena abstrak, tingkatan pengertiannya hanya bisa dikontrol melalui tingkatan penguasaan pembendaharaan kata – kata atau bahasa, serta susunan kalimat.

4. Media ini hanya akan mampu melayani secara baik bagi mereka yang sudah mempunyai kemampuan dalam berfikir abstrak.

5. Penampilan melalui ungkapan perasaan atau symbol analog lainnya dalam bentuk suara harus disertai dengan perbendaharaan pengalaman analog tersebut pada si penerima. Bila tidak bisa maka akan terjadi kesalah pahaman.

b. Media Komunikasi Visual

Komunikasi visual (komunikasi melalui penglihatan) adalah sebuah rangkaian proses penyampaian informasi atau pesan kepada pihak lain dengan penggunaan media penggambaran yang hanya terbaca oleh indra penglihatan. Komunikasi visual menkombinasikan seni, lambang, tipografi, gambar, desain grafis, ilustrasi, dan warna dalam penyampaiannya. Media komunikasi tersebut adalah media komunikasi yang dapat ditangkap melalui penglihatan. Contohnya : surat transparasi, chart, koran.

c. Media Komunikasi Audio Visual

Komunikasi audio visual adalah proses penyampaian pesan atau informasi dari sumber kepada satu penerima atau lebih dengan cara memvisualisasikan sekaligus memperdengarkan isi pesan atau informasi kepada penerima dengan melalui media yang menunjangnya. Media yang menunjangnya itu adalah media elektronik.

Adalah media komunikasi yang dapat dipahami melalui pendengaran dan penglihatan. Contohnya : televisi, DVD, VCD, Youtube dan lain-lain.

D. PERTIMBANGAN DALAM MEMILIH MEDIA

Memilih media komunikasi bisnis sangatlah penting. Komunikasi yang efektif dan tidak efektif dapat dibedakan melalui pilihan atas media komunikasi yang dipilih. Pilihan media komunikasi sangat tergantung pada sifat pesan, waktu, formalitas dan harapan. Media yang dimaksud adalah alat atau sarana yang digunakan untuk memindahkan pesan dari pengirim pesan kepada penerima pesan.

Dilihat dari cara melaksanakan komunikasi, dibagi menjadi :

1. Komunikasi lisan (oral communication)

2. Komunikasi tertulis (written communication)

3. Komunikasi visual

Selain itu, di dalam komunikasi bisnis terdapat berbagai macam saluran komunikasi/media komunikasi yang termasuk dalam salah satu topik pembahasan kurikulum Master of Business Administration (MBA) di berbagai universitas. Dalam dunia bisnis, istilah komunikasi itu sendiri mencakup berbagai saluran komunikasi diantaranya, yaitu : internet, print (publications), radio, televisi, media ambient, media outdoor, dan metode dari mulut ke mulut.32

Terkait dengan memilih media komunikasi bisnis maka terdapat hubungan media promosi bisnis/usaha. Sehingga terkait dengan upaya yang dilakukan sebuah perusahaan untuk memperkenalkan produk maupun menarik minat pangsa pasar yang ditujuh. Ada beberapa media promosi bisnis yang sering digunakan oleh perusahaan kecil-besar, antara lain :

4. Media Cetak dan Sosial Media

a. Media Cetak

Media cetak adalah merupakan suatu media yang statis dan mengutamakan pesan-pesan visual, media ini terdiri dari lembaran dengan sejumlah kata, gambar, atau foto, dalam tata warna dan halaman putih. (Rhenald Khazali – 1992)

Fungsi utamanya memberi informasi dan menghibur. Media cetak merupakan suatu dokumen atas segala hal yang ditangkap oleh sang jurnalis dan diubah ke dalam bentuk kata-kata, gambar, foto, dan sebagainya.

Dalam pengertian ini, media cetak yang digunakan sebagai medium periklanan dibatasi pada surat kabar dan majalah. Sehingga kita dapat mengatakan bahwa iklan pada media cetak merupakan suatu bentuk promosi yang diungkapkan melalui gambar, bentuk, warna, dan aksara dan melibatkan teknik proses percetakan secara tenggang dan saling menunjang. Ciri khas karakter media massa cetak adalah melibatkan suatu proses percetakkan di dalam penggandaannya.

Dalam media cetak, kita kenal bermacam-majam jenis media cetak salah satunya yaitu banner. Banner adalah media cetak yang berukuran besar dari ukuran poster dengan kualitas gambar yang lebih tajam. Media ini mempunyai kekuatan dan kelemahan sebagai media promosi diantaranya: Kekuatan Banner : daya jangkau dan sasaran pasar cukup besar, biaya produksi murah. Kelemahan Banner : daya rangsang rendah, informasi yang ditampilkan tebatas, biaya pajak dan perizinan tinggi, Keamanan kurangt terjamin, Jika posisinya tidak strategis, segmentasi yang dituju tidak tercapai.

b. Sosial Media

Social media adalah untuk interaksi sosial menggunakan teknik mudah diakses dan dapat diperluas. Social media menggunakan teknologi web untuk berkomunikasi melalui dialog yang interaktif. Andreas Kaplan dan Michael Haenlein (2010) juga mendefinisikan social media sebagai kelompok pada aplikasi di internet yang dibangun dengan menggunakan fondasi dari teknologi web 2.0.

Potensi media sosial dalam waktu dekat adalah sangat luar biasa (Savage, 2010). Menurut Savage volume besar data yang diberikan oleh media sosial akan menyediakan tantangan baru dan kesempatan baru. Stephen dan Toubia (2010) menemukan bahwa penjual yang paling mendapatkan keuntungan dari jaringan adalah mereka yang mendapatkan aksebilitas dengan menggunakan jaringan. Mengerti cara kerja marketing dari mulut ke mulut dalam komunitas online adalah penting (Kozinets et al, 2010). Kozinets menjelaskan bahwa pemasaran word of mouth yang dipengaruhi oleh konsumen telah mencakup media sosial dan teknik pemasaran viral. Patton (2009) mengatakan media sosial menyediakan peluang luar biasa pada jaringan, berkolaborasi, berbagi best practices, berkomunikasi, dan menghubungkan orang dengan kebutuhan dan keinginan yang sama.

Media sosial juga sangat penting dalam area marketing (Luke, 2009). Luke menemukan 60% perencana (planner) menggunakan media sosial setiap tahun. Luke menunjuk facebook adalah forum sempurna untuk keuangan planner dengan jejaring sosial yang besar. Komunitas online merupakan bagian integral dari media sosial dimana sangat bermanfaat karena mereka memberikan peluang cross-selling ke group pengguna yang berbeda yang berbagi platform yang sama (Horde, 2010).

Platform media sosial dapat memberikan umpan balik segera dan memberikan perusahaan indikasi yang cepat dari apa yang diperlukan untuk memecahkan masalah terkait. Horde mencatat bahwa banyak perusahaan menggunakan website media sosial. Horde menjelaskan bahwa situs jejaring sosial memungkinkan perusahaan untuk melibatkan pelanggan dalam proses inovasi.

Menurut Swedowsky (2009), bisnis tidak dapat mampu mengesampingkan keuntungan dari mereka dari media sosial. Dahulu konsumen hanya mendengar pendapat dari sedikit teman sebelum memutuskan untuk membeli suatu barang. Menggunakan sosial media dapat meningkatkan jumlah dari opini dari ratusan atau ribuan orang. Buchwalter (2009) menegaskan akses online tidak lagi mewah dan itu adalah sebuah kebutuhan. Bisnis juga menyadari bahwa konsumen menggunakan media sosial karena menyenangkan.

Mereka dengan mudah berbagi ide, foto, video, likes dan dislike dengan satu sama lain. Bisnis menyadari bahwa pentingnya memiliki peningkatan interaksi dengan konsumen dan pengecer dan penggunaan media sosial memberikan mereka kesempatan untuk lebih efisien memenuhi permintaan pelanggan mereka. Banyak perusahaan sekarang menggunakan media sosial untuk meningkatkan skema pemasaran mereka. Perusahaan lain juga menggunakan media sosial untuk promosi dan survey untuk pencatatan pembelian sebelumnya.

Tujuan media sosial meningkatkan merek dagang dan mengizinkan penggemar mereka berbicara tentang mereka. Bisnis hanya perlu membantu memfasilitasi diskusi. Media sosial juga harus digunakan untuk melacak kehadiran bisnis online untuk memastikan bahwa konsumen tidak merendahkan merek dagang. Ward (2009) menyatakan bahwa tujuan media sosial adalah untuk mempengaruhi lebih lanjut tentang apa yang konsumen pikirkan. Bisnis juga menggunakan media sosial untuk menjual produk dan jasa mereka.

Gibs (2009) mengindikasikan media sosial adalah pintu masuk untuk pencaharian konten. Facebook dan situs blogging akan menjadi penting ketika konsumen mencari informasi produk. Mengetahui target konsumen untuk produk yang akan dipromosikan adalah sangat penting dan akan menjadi langkah pertama dalam merancang kampanye pemasaran yang efektif. Terdapat keuntungan dan kerugian menggunakan media sosial.

Keuntungan termasuk kemudahan memperoleh data dari penggunaan media melalui internet atau basis aplikasi komputer tanpa harus secara manual memilah-milah data. Das (2009) memberikan beberapa keuntungan media sosial. Diantaranya adalah biaya rendah, membangun kredibilitas, dan peningkatan jumlah koneksi. Beberapa keuntungan yang relevan dengan bisnis yang dikutip oleh Mercer (2009) disertakan sehingga lebih mudah untuk membentuk bisnis baru, meningkatkan bisnis yang sudah ada, meningkatkan penjualan barang dagangan, dan menerima rekomendasi kerja.

c. Komunikasi Dari Mulut Ke Mulut (Word Of Mouth Communications)

Kebanyakan komunikasi antara manusia adalah melalui mulut ke mulut. Setiap orang berbicara dengan yang lainnya, saling tukar pikiran, tukar informasi, saling berkomentar dan proses komunikasi yang lainnya. Sebenarnya, sebagian besar konsumen mengetahui merek produk barang atau jasa lebih banyak disebabkan adanya komunikasi dari mulut ke mulut. Hal ini terjadi karena informasi dari teman ke teman akan lebih dapat dipercaya dibandingkan informasi yang diperoleh dari iklan. Informasi langsung akan dapat bernilai dan dapat dipercaya dibandingkan informasi dari brosur. Dalam hal ini pengaruh individu lebih kuat dari pada informasi dari iklan. (Sutisna. SE, ME – 2001)

Hal ini terjadi karena informasi dari teman ke teman akan lebih dapat dipercaya dibandingkan informasi yang diperoleh dari iklan. Informasi langsung akan dapat bernilai dan dapat dipercaya dibandingkan informasi dari brosur. Dalam hal ini pengaruh individu lebih kuat dari pada informasi dari iklan. (Sutisna. SE, ME – 2001)

Selain itu, menurut Eman (2004:9) menyatakan komunikasi dari mulut ke mulut adalah komunikasi interpersonal antara dua bahkan lebih individu seperti anggota kelompok referensi atau konsumen dan tenaga penjual. Semua orang memiliki pengaruh atas pembelian terus menerus melalui suatu komunikasi.

BAB 4 PENULISAN DAN PENYELESAIAN PESAN BISNIS

A. PENGORGANISASIAN PESAN

Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pemimpin kepada para bawahan, terkadang tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini menyebabkan pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apayang dikehendaki.

Dengan mengatur ide-ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi, motivasi, maupun praktis bagi audiens. Mengorganisasi pesan-pesan secara baik adalah suatu keharusan dan menjadi tantangan bagi komunikator. Hal yang perlu diperhatikan dalam mengorganisasi pesan-pesan yang baik sebagai berikut :

1. Subjek dan tujuan harus jelas.

2. Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan.

3. Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis.

4. Semua informasi yang penting harus sudah tercakup.

Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu bagi audiens terutama dalam hal-hal berikut ini :

a. Memahami pesan yang disampaikan

Dengan mengemukakan hal-hal penting secara jelas, menyusun ide-ide secara logis dan berurutan, dan memasukan semua informasi yang relevan dalam pesan, maka audiens akan lebih mudah dalam memahami maksud dan isi pesan.

b. Membantu audiens menerima pesan

Pengorganisasian pesan-pesan yang baik disamping membantu audiend dalam memahami maksud pesan, juga membantu audiens untuk dapat menerima isi pesan tersebut.

c. Menghemat waktu audiens

Apabila suatu pesan tidak terorganisasi dengan baik, penyampaiannya akan menghabiskan waktu audiens. Salah satu tujuan pengorganisasian pesan-pesan yang baik adalah penyampaian informasi atau ide-ide yang relevan saja. Dengan hanya menyampaikan informasi yang relevan, waktu audiens akan dapat dihemat. Disamping itu, audiens dapat dengan mudah mengikuti alur pemikiran pesan yang disampaikan, tanpa harus memeras otak dan mengerutkan dahi.

d. Mempermudah pekerjaan komunikator.

Pengorganisasian pesan-pesan yang baik dapat membantu pekerjaan komunikator, sehingga dapat selesai lebih cepat dan menghemat waktu. Hal ini merupakan faktor yang penting dalam dunia bisnis, dimana penyelesaian pekerjaan berjalan dengan baik, cepat, dan efisien.Dengan mengetahui apa yang ingin disampaikan, dan menetahuo cara menyampaikannya, rasa percaya diri komunikator akan meningkat. Semakin tinggi rasa percaya diri komunikator, semakin cepat dan efisien dalam menyelesaikan pekerjaan.

HAL-HAL YANG MENYEBABKAN PESAN-PESAN TAK TERORGANISIR :

a. Bertele-tele

b. Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan

c. Menyajikan ide-ide yang tidak logis

d. Informasi penting kadangkala tidak tercakup dalam pembahasan

PENTINGNYA PENGORGANISASIAN YANG BAIK :

. Pengorganisasian yang balk:

• Subjek dan tujuan harus jelas.

• Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan.

• Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis

Apa sebenarnya manfaat pengorganisasian yang baik ?

1. Membantu audience memahami suatu pesan

2. Membantu audience menerima suatu pesan

B. CARA PENGORGANISASIAN PESAN

Untuk mencapai pengorganisasian yg baik diperlukan tiga langkah yaitu: (Dewi, 2007:66)

· Menetapkan ide/gagasan pokok.

Semua pesan bisnis memiliki tujuan umum dan tujuan khusus.

Subyek yang luas atau topik dari setiap pesan bisnis dipadatkan menjadi satu ide pokok – yaitu pernyataan spesifik mengenai topik pesan. (lihat gambar 4.1) Bila pesannya panjang dan kompleks maka perlu dibuat outline yang berfungsi:

a. Membayangkan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian lainnya.

b. Menuntun penyampaian ide-ide secara lebih sistematis, efisien dan efektif.

c. Susunan suatu outline digolongkan menjadi.

c.Ide pokok yaitu yang menjadi inti/tema sentral pesan

c.Poin pendukung, sebagai ide pendukung ide pokok

c.Ilustrasi yang berupa bukti-bukti yang berhasil dikumpulkan.

· Mengelompokkan ide/gagasan

Ide pokok umumnya didukung oleh beberapa ide pendukung.

Dalam menyiapkan pesan yang panjang dan kompleks maka perlu dibuat outline yang berfungsi:

a. Membayangkan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian lainnya.

b. Menuntun penyampaian ide-ide secara lebih sistematis, efisien dan efektif.

Susunan suatu outline digolongkan menjadi.

a. Ide pokok yaitu yang menjadi inti/tema sentral pesan

b. Poin pendukung, sebagai ide pendukung ide pokok

c. Ilustrasi yang berupa bukti-bukti yang berhasil dikumpulkan.

· Memutuskan pola/pendekatan urutan gagasan.

Setelah mendefinisan ide, langkah berikutnya adalah menentukan urutan yang akan digunakan dalam penyajian ide.

Terdapat dua pendekatan yang dapat digunakan yaitu:

1. Pendekatan langsung atau deduktif

Dimana ide pokok ditempatkan di bagian awal diikuti ide-ide pendukung berupa argumentasi atau bukti-bukti.

Pendekatan ini digunakan bila audiens diperkirakan akan bereaksi positip atau menyenangkan saat menerima pesan.

2. Pendekatan tak langsung atau induktif

Argumentasi atau bukti-bukti pendukung disajikan di awal lalu diikuti ide pokok

Pendekatan ini digunakan bila audiens diperkirakan bereaksi negatif atau tidak menyenangkan saat menerima pesan

Berdasarkan kemungkinan reaksi audiens, terdapat empat bentuk organisasi pesan:

1. Permintaan Langsung (Direct request)

1.Yaitu pesan bisnis dalam bentuk surat atau memo yang penyampaian nya langsung pada poin yang dituju. Tipe ini lebih cocok bila audien diperkirakan tertarik (msl penawaran produk baru) dan sebaiknya menggunakan pendekatan langsung

2. Pesan rutin, good news atau good will

2.Pesan rutin adalah pesan yang disampaikan secara rutin. Good news atau good will adalah berita baik (msl penurunan harga) yang menimbulkan reaksi menyenangkan dari penerima. Cocok menggunakan pendekatan langsung.

3. Pesan bad news

3.Yaitu pesan-pesan yang tidak menyenangkan dan berpotensi menimbulkan kekecewaan (msl penolakan lamaran kerja, penolakan kredit). Sebaiknya pakai pendekatan tidak langsung

4. Pesan persuasif

4.Yaitu pesan yang bertujuan membujuk, karena penerima diperkirakan tidak tertarik pada pesan tersebut. Cocok pakai pendekatan tidak langsung.

C. MEMFORMULASIKAN PESAN

Memformulasikan pesan adalah proses penyusunan naskah bisnis.

Dalam penyusunan naskah untuk pertama kali, yang perlu mendapat perhatian adalah menentukan gaya dan nada. Gaya adalah cara menggunakan kata-kata, kalimat dan paragrap untuk mencapai nada atau kesan secara keseluruhan.

PEMILIHAN KATA YANG TEPAT

Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis baik secara lisan maupun tertulis perlu memperhatikan hal-hal yang berikut; Gunakan kata yang familier/dikenal, dan lazim digunakan dan sesuai dengan pendidikan dan pengalaman audiens Pilih kata-kata yang singkat dalam menyampaikan pesan bisnis Hindari kata-kata yang bermakna ganda dan multitafsir.

          MEMBUAT KALIMAT YANG EFEKTIF

Kalimat yang tergolong sebagai kalimat efektif memiliki ciri-ciri khusus yaitu:

1. Menggunakan diksi atau pemilihan kata yang tepat.

2. Memiliki unsur utama sebuah kalimat (subjek dan predikat).

3. Menggunakan kaidah penulisan sesuai dengan EYD atau ejaan yang disempurnakan.

4. Memiliki penekanan gagasan pokok kalimat.

CARA MENGEMBANGKAN PARAGRAF

Secara umum ada dua pendekatan yang dapat digunakan untuk mengembangkan paragraf yaitu pendekatan induktif dan deduktif. Pendekatan yang akan Anda pilih sangat tergantung pada subjek Anda, maksud audiens dan maksud suatu pesan.

· Ilustrasi

Untuk mengembangkan suatu paragraf dapat digunakan suatu ilustrasi atau contoh yang dapat memberikan gambaran terhadap ide atau gagasan umum. Pemberian contoh terhadap topik bahasan yang relevan akan memberikan gambar yang lebih jelas dan mudah dipahami oleh audiens.

· Perbandingan (Persamaan dan Perbedaan)

Mengembangkan suatu paragraf dapat dilakukan dengan cara membandingkan persaman atau perbedaan terhadap suatu pemikiran dengan pemikiran yang lain. Cara pengembangan seperti ini tentunya memerlukan wawasan berpikir yang luas bagi penyampai pesan-pesan bisnis.

· Pembahasan Sebab-Akibat

Ketika mengembangkan suatu paragraf, Anda harus memfokuskan perhatian pada sebab-akibat suatu masalah.

· Klasifikasi

Pengembangan paragraf dengan cara pengelompokan ide-ide umum kedalam ide-ide khusus (klasifikasi) akan mempermudah pemahaman bagi pengirim pesan maupun penerima pesan.

· Pembahasan Pemecahan Masalah

Maksud dari pembahasan pemecahan masalah adalah menyajikan masalah kemudian menjelaskan cara pemecahan masalah tersebut. Cara ini mampu memberikan latihan analitis yang sangat diperlukan bagi seseorang dalam pengambilan keputusan-keputusan penting bagi suatu organisasi.

· Menulis Ulang Pesan

Ernest Hemingway pernah menyatakan bahwa “tidak ada yang disebut menulis yang ada hanya menulis ulang” Pada kenyataannya, pelaku bisnis banyak melakukan kesalahan berikut:

1. Hanya memindahkan kata-kata dan tidak benar-beanr memperbaikinya

2. Tidak melakukan penulisan ulang karena dianggap membuang waktu

3. Mengirim dokumen pada saat-saat terakhir dibutuhkan. Setelah penulisan ulang dilakukan dengan baik dokumen bisnis kemungkinan akan menjadi berjumlah separuh dari rencana semula. Dokumen yang ditulis ulang umumnya lebih ringkas, mantap dan kuat. Namun perhatian dan waktu yang digunakan untuk melakukan perbaikan kata dan kalimat hendaknya disesuaikan dengan batasan waktu (dead line).

Setelah penulisan ulang dilakukan dengan baik dokumen bisnis kemungkinan akan menjadi berjumlah separuh dari rencana semula. Dokumen yang ditulis ulang umumnya lebih ringkas, mantap dan kuat. Namun perhatian dan waktu yang digunakan untuk melakukan perbaikan kata dan kalimat hendaknya disesuaikan dengan batasan waktu (dead line).

Ketika menulis ulang, perhatian ditunjukkan pada setiap kata yang memberikan kontribusi pada kalimat yang efektif dan pengembangan kalimat agar menjadi paragraph yang bertaliansecara logis. Banyak dokumen bisnis membengkak karena menggunakan kata-kata dan ungkapan yang tidak perlu. Bagian-bagian yang mengganggu sebaiknya dihilangkan atau dihapus, tentunya setelah terlebih dahulu menyimpan arsip versi sebelumnya. Setelah penulisan ulang dilakukan dengan baik dokumen bisnis kemungkinan akan menjadi berjumlah separuh dari rencana semula. Dokumen menjadi lebih ringkas, mantap dan kuat.

·

Memproduksi Pesan

Setelah puas memproduksi pesan, organisasi, gaya, kemudahan dibaca, pilihan kata, pengembangan paragraf dan menulis ulang pesan, proses pembuatan pesan belum selesai. Draft ditulis ulang dengan baik atau diketik secara manual atau elektronis. Pada masa sekarang ini, sebagian besar dokukmen bisnis dipsroduksi menggunakan computer. Berbagai aplikasi bisa dipergunakanuntuk membuat desain agar pesan lebih menarik. Misalnya Ms. Word, desktop publishing, photoshop, dan lain-lain.

Desain pesan yang efektif akan member pedoman kepada pembaca dalam menyimak seluruh isi dokumen. Desain yang menarik belum tentu efektif. Oleh karena itu, desain yang menarik dan efektif menjadi sasaran penting dalam memproduksi pesan. Agar desain pesan bisnis efektif, perlu diperhatikan hal-hal berikut:

Agar desain pesan bisnis efektif, perlu diperhatikan hal-hal berikut:

· Konsistensi

Pemakaian desain yang konsisten dalam seluruh isi dokumen untuk elemen desain yang muncul berulang-ulang. Misalnya, penggunaan margin, jenis huruf, besar huruf, spasi dan garis.

· Seimbang

Supaya desain terlihat menyenangkan,perlu dijaga keseimbangan ruang antara teks, gambar dan ruang kosong.

· Terkendali

Desain diusahakan sederhana. Terlalu banyak elemen desain atau terlalu banyak sentuhan dekoratif akan menyebabkan dokumen terlihat kacau.

· Rincian

Desain yang baik akan memberi kemudahan bagi pembaca untuk mencari rincian pesan. Rincian pesan ingin ditampilkan akan mempengaruhi desan.

·

Mencetak Pesan

Setelah menyusun pesan dari awal sampai akhir, langkah terakhir adalah mencetak pesan. Tekhnologi layar computer saat ini memang sudah WYSWYG (What you see is what you get). Namun, mencetak dokumen diatas kertas perlu dilakukan untuk memastikan marjin, penampilan, kebenaran nomor halaman, judul, gambar, dan rincian lainnya.

Mencetak dokumen yang belum final (Proof sheet) dengan printer dapat dilakukan menggunakan pilihan print quality yagn lebih rendah (economode) untuk menghemat toner atau tinta. Membaca cetakan percobaan (proof reading) dilakukan untuk memeriksa kebenaran seluruh isi pesan, organisasi, penulisan, format, dan desain. Setelah puas, pesan dicetak kembali dengan pilihan best quality dan selanjutnya didistribusikan kepada penerima.

D. MEREVISI PESAN BISNIS

Revisi merupakan langkah terakhir dalam mengembangkan pesan pesan bisnis secara efektif. Setiap pesan bisnis perlu di edit baik menyangkut masalah isi dan pengorganisasiannya, gaya penyampaiannya, maupun format penulisannya.

Menulis pesan-pesan bisnis sangatlah berbeda dengan dan tidaklah semudah menulis pesan-pesan yang bersifat pribadi (personal), seperti penulisan surat kepada orang tua, saudara sekandung, paman, atau kawan akrab. Penulisan surat-surat pribadi dapat ditulis tanpa konsep atau draf dan dapat menggunakan bahasa apa pun termasuk bahasa gado-gado atau campuran sesuai dengan tujuan surat tersebut. Oleh karena itu, menulis pesan-pesan bisnis tidak bisa sekali jadi.

Dalam pembuatan pesan-pesan bisnis yang baik diperlukan proses pemikiran, tenaga dan waktu yang cukup. Berbahaya bila penyampaian pesan-pesan bisnis cendrung dilakukan secara asal-asalan dan ceroboh, baik dari sisi substansi isi pesan maupun format penulisannya.

Pesan-pesan bisnis diketahui mencakup pesan-pesan bisnis tertulis dan pesan-pesan bisnis yang disampaikan secara lisan. Kedua bentuk pesan-pesan tersebut memiliki persamaan dan perbedaan dari sisi format penulisan, gaya penulisan (writing style), maupun cara penyampaiannya.

· Mengedit Isi, Pengorganisasian, dan Gaya Penulisan

Untuk mengevaluasi efektifitas suatu pesan-pesan bisnis secara menyeluruh dokumen pelu terlebih dahulu dibaca dengan cepat (Skimming). Saat melakukan evaluasi ada beberapa hal yang pelu mendapatkan perhatian antara lain: substansi suatu pesan, pengorganisasian pesan, dan gaya penulisannya.

Pada tahap awal pengeditan, perhatikan secara seksama pesan-pesan awal dan akhir, karena pesan-pesan tersebut mempunyai pengaruh besar terhadap audiens. Perhatikan pembuka surat atau memo, apakah sudah relevan menarik dan mengundang reaksi pembaca. Pada pesan yang lebih panjang, beberapa paragraf pertama mencakup subjek, maksud, dan organisasi bahan.

Setelah yakin dengan isi dan pengorganisasian suatu pesan bisnis, perhatikan gaya penulisannya. Apakah pesan-pesan yang dibuat telah mengandung kata atau frase yang mampu menghidupkan suatu pesan sehingga semakin menarik bagi audiens. Kemudian disaat yang sama pastikan bahwa pesan-pesan yang disampaikan sudah jelas, tidak membingungkan, dan mudah dipahami.

Di samping itu, agar audiens lebih mudah menangkap pesan-pesan yang dibuat, perlu dibuat judul, sub-sub judul, identansi, huruf tebal, garis bawah, huruf miring, huruf bewarna, tabel, gambar, dan sejenisnya.

Mengedit Mekanik/Teknis Penulisan

Langkah yang dilakukan berikutnya adalah melakukan pemgeditan dari sudut mekanik atau teknis penulisan suatu pesan-pesan bisnis yang mencakup antara lain:

· Susunan kalimat yang digunakan, sesuai atau tidak dengan kaidah kebahasaan yang ada, sehingga mudah dipahami.

· Penggunaan kapitalisasi secara tepat.

· Penulisan tanda baca secara benar.

· Perhatikan makna keutuhan suatu kalimat, sehingga makna kalimat teresbut dapat dipahami dengan mudah.

· Perhatikan terjadinya pengulangan kata yang tidak tepat dalam suatu kalimat.

Kesalahan mekanik dalam penulisan pesan-pesan bisnis dapat mengganggu pemahan maksud dan tujuan penulisan pesan-pesan bisnis tersebut, bahkan dapat berdampak pada memudarnya kepercayaan dan citra suatu organisasi. Kesalahan Mekanis secara ekonomis berdampak pada pemborosan waktu, tenaga, dan dana yang diperlukan untuk memperbaikinya.

·

  Mengedit Format dan Layout

Langkah terakhir dalam mengedit pesan bisnis adalah mengedit format dan layout secara keseluruhan. Di samping melakukan penelaahan terhadap tata bahasa, ejaan, kesalahan-kesalahan tulis, dan tanda baca, format penulisannya juga tidak boleh diabaikan begitu saja.

BAB 5 PENULISAN PESAN - PESAN POSITIF DAN RUTIN

A. PENGERTIAN PESAN PESAN RUTIN

Pengertian Pesan Rutin Pesan rutin adalah pesan yang berkaitan dengan kegiatan bisnis sehari-hari yang berulang, perlu dilakukan atau dijawab secepatnya, Pesan rutin sangat beragam dengan menggunakan pendekatan langsung seperti; surat masuk, surat keluar, memo, yang berisi pesanan barang, keluhan, rekomendasi, permintaan informasi, kredit, penawaran. Pesan rutin umumnya pendek dan sederhana. Pesan rutin akan efektif apabila menerapkan strategi yang jelas. Seperti :

a) (Pembuka)

Nyatakan permintaan Anda secara sopan, tidak menuntut dan personal spesifik dan tepat, Jelaskan dan berikan alasan pada permintaan.

b) (Isi).

1.Beri alasan bahwa permintaan anda penting.

2.Jelaskan setiap potensi manfaat bila merespon permintaan anda.

3.Perincilah permintaan yg kompleks ke dalam daftar permintaan. 4.Mintalah dilakukan tindakan spesifik

c). (Penutup)

1.Informasikan kontak yanng dapat dihubungi untuk memenuhi permintaan Anda.

2.Ekspresikan rasa terima kasih Anda

3.Nyatakan dengan jelas setiap tenggat waktu permintaan Anda. (Bovee & Thill, 2007)

Keunggulan:

· Meningkatkan pemahaman secara komprehensif (menyeluruh) ketika pertama kali membaca suatu pesan.

· Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah anda lakukan.

· Menghemat waktu bagi pembaca karena mereka dapat segera mengetahui apa maksud pesan tersebut dan juga dapat memutuskan segera pada bagian mana yang perlu memperoleh perhatian dan yang tidak perlu pehatian seksama.

Kelemahan:

· Orang cenderung menyampaikan suatu pesan berdasarkan cara berfikirnya

· Kesulitan untuk mengubah pola pikir yang cenderung “to the point”, hal ini terkait dengan pola pendidikan sebelumnya yang telah diajarkan sebelumnaya.

Bentuk Bentuk permintaan Rutin

Permintaan untuk pihak internal. Biasanya permintaan pihak internal dikomunikasikan secara lisan, namun dapat juga dalam bentuk tertulis. Bentuk permintaan rutin dalam bentuk tertulis yang paling umum dipakai oleh pihak internal adalah memo.

· Permintaan untuk pihak eksternal –Permintaan informasi ke pihak eksternal dapat berupa pesanan, klaim, permohonan kredit dan undangan. Apabila permintaan dilakukan sebagai tanggapan atas suatu iklan, maka perlu dicantumkan informasi mengenai dimana dan kapan iklan dibaca atau dilihat.

B. PENGERTIAN PESAN – PESAN POSITIF

Pesan positif adalah pesan-pesan bisnis yang memberikan kesan menyenangkan kepada pihak lain, yang meliputi goodnews dan goodwill Pengorganisasian permintaan pesan rutin dan positif menggunakan pendekatan langsung (deduktif ).

Pesan kabar baik (good news), adalah surat yang Contoh : menginformasikan kabar baik atau berita yang menyenangkan. good news tentang pekerjaan, Kenaikan gaji, Lamaran pekerjaan Contoh good dikabulkan, Promosi jabatan, Tunjangan hari raya (THR) news tentang Produk , Pemberian diskon , Layanan purna jual , Garansi ,Persetujuan kredit

Goodwill adalah suatu perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk menjaga hubungan bisnis. Pelaku bisnis dapat mendorong hubungan baik dengan berbagai pihak, seperti pelanggan, pemasok atau pelaku bisnis lainnya dengan penyampaian pesan-pesa secara bersahabat yang secara tak langgusng berkaitan dengan tujuan bisnis.

          STRATEGI PENULISAN PESAN – PESAN POSITIF :

Ketika sedang merespons secara positif penyampaian pesan-pesan good news dan goodwill, seseorang dapat menggunakan pendekatan langsung (direct approach). Hal itu dilakukan karena pembaca pada umumnya tertarik atas apa yang ingin disampaikan.

Untuk lebih jelasnya, berikut ini adalah penjelasan tambahan yang berkaitan dengan komponen penting dalam penulisan pesan-pesan positif:

          a. Ide-ide pokok yang jelas

          b. Penjelasan rinci

          c. Penutup surat

Dengan mempelajari lebih dalam tentang pesan-pesan rutin dan pesan-pesan positif kita lebih tau tentang dunia bisnis dan memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis serta membawa dampak positif dalam keberhasilan usaha bisnis dan membangun citra perusahaan dimata masyarakat.

Pada kegiatan menulis makalah ini, dikembangkan karakter tekun, cermat, taat, dan kejujuran. Agar Mendukung tujuan bisnis agar lebih efektif dan efisien dalam rangka pengelolaan bisnis dan menciptakan interaksi atau hubungan dalam perusahaan, hubungan antara perusahaan dengan konsumen, perusahaan dengan lembaga pemerintah, sesama dunia usaha, serta lingkungan sehingga tercipta hubungan harmonis yang akan makin meningkatkan pertumbuhan bisnis.

C. STRATEGI PERMINTAAN RUTIN

Menulis pesan rutin dimulai dengan ide pokok secara tegas, selanjutnya ikuti penjelasan yang lebih rinci tentang apa dan bagaimana permintaan pesan rutin dikehendaki., bagian tengah diberi pernyataan yang menarik perhatian. Bagian akhirnya beri pernnyataan keramahan, apresiasi dan tindakan khusus yang diinginkan.

Bagian pertama ditulis ide pokok dengan pernyataan yang jelas agar menarik perhatian. Bagian tengahnya sampaikan secara rinci supporting idea. Dan bagian akhirnya berikan kesan yang baik.

1. Nyatakan permintaan /pesan (Pembukaan)

1.Tulis dalam nada yang sopan, tidak menuntut dan personal

1.Gunakan pendekatan langsung

1.Kemukakakan permintaan secara spesifik. Nyatakan dengan jelas apa yang anda inginkan.

2. Jelaskan dan berikan alasan pada permintaan anda (Isi).

2.Jelasan alasan permintaan anda penting.

2.Jelaskan setiap potensi manfaat merespon permintaan anda.

2.Perincilah permintaan yg kompleks ke dalam daftar permintaan.

3. Mintalah dilakukan tindakan spesifik (Penutup)

3.Informasikan kontak yanng dapat dihubungi untuk memenuhi permintaan anda.

3.Ekspresikan rasa terima kasih anda

3.Nyatakan dengan jelas setiap tenggat waktu permintaan anda. (Bovee & Thill, 2007)

BENTUK BENTUK PERMINTAAN RUTIN

1. Permintaan untuk pihak internal

1.Biasanya permintaan pihak internal dikomunikasikan secara lisan, namun dapat juga dalam bentuk tertulis.

1.Bentuk permintaan rutin dalam bentuk tertulis yang paling umum dipakai oleh pihak internal adalah memo.

2. Permintaan untuk pihak eksternal

Permintaan informasi ke pihak eksternal dapat berupa pesanan, klaim, permohonan kredit dan undangan.

Apabila permintaan dilakukan sebagai tanggapan atas suatu iklan, maka perlu dicantumkan informasi mengenai dimana dan kapan iklan dibaca atau dilihat.

D. MEMO

Memo adalah sebuah surat atau catatan yang dibuat secara singkat, padat, dan jelas dengan maksud dan tujuan tertentu kepada penerima tanpa adanya basa-basi. Penulisan memo biasanya tidak lebih dari 10 baris, dan penulisannya bisa diketik ataupun dengan tulisan tangan. Memo ditulis untuk memberi arahan, permintaan, atau pemberitahuan, sehingga tidak memerlukan salam pembuka atau penutup seperti surat.

Berdasarkan penggunaannya, memo ada yang bersifat resmi dan ada yang tidak resmi (pribadi). Memo yang bersifat resmi biasanya digunakan sebagai surat pernyataan hubungan resmi dari pimpinan untuk bawahannya, yang dikeluarkan oleh lembaga, instansi atau organisasi. Memo tidak resmi digunakan sebagai nota atau surat pernyataan tidak resmi antar teman, saudara, atau pihak ketiga yang terlibat dengan organisasi, lembaga, atau instansi.

Struktur Memo

· Kepala Memo – Terdiri dari kop memo (hanya untuk memo resmi), nama pengirim, serta nama penerima.

· Badan Memo – Terdiri dari isi memo, yaitu apa yang ingin disampaikan kepada penerima. Pesan yang disampaikan harus jelas dan tidak berbelit-belit.

· Kaki Memo – Terdiri dari tanggal, tanda tangan, serta nama lengkap pengirim.

Ciri-ciri Memo

1. Memo berupa bentuk komunikasi yang berisi saran, arahan, atau penjelasan mengenai suatu hal.

2. Memiliki bagian seperti surat, namun lebih sederhana.

3. Informasi yang dikirim jelas dan relevan.

4. Biasanya tidak mencantumkan identitas kantor seperti nama kantor, nomor telepon, alamat kantor secara lengkap karena peredarannya yang terbatas.

5. Memo dapat disampaikan secara horizontal (pihak yang memiliki jabatan setara) maupun vertikal (penyampaian dari atasan kepada bawahan atau sebaliknya).

BAB 6 PENULISAN PESAN PESAN NEGATIF

A. PROSES MENULIS PESAN PESAN NEGATIF

a) Langkah 1 : Merencanakan Pesan Anda.

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan sebelum perencanaan dapat dilakukan menganalisa situasi, mendapatkan apa yang para audiens inginkan, memilih media yang tepat untuk pesan dan para audiens, mengorganisasi informasi secara efektif.

b) Langkah 2 : Menulis Pesan Anda.

Menulis pesan dimulai dengan mengadaptasi pendekatan anda bagi audiens anda. Lebih sensinstiv pada audiens anda dengan cara mempertahankan suatu sikap anda, bersikap sopan, menekankan yang positif, dan menggunakan bahasa yang bebas bias.

Biasakan mengadopsi untuk melakukan pendekatan langsung pada pesan negativ dan positive. Terbuka dengan pernyataan yang jelas tentang gagasan utama, mencakup semua rincian yang diperlukan dalam tubuh, dan kemudian tutup dengan ramah.

.

c) Langkah 3 : Melengkapi Pesan Anda.

Tidak peduli seberapa singkat atau langsung pesan yang disampaikan, dampaknya maksimal dengan memberikan diri anda banyak waktu untuk : Merevisi pesan, menghasilkan pesan, mengoreksi pesan, mendistribusikan pesan

Mengembangkan Pesan-Pesan Negatif

Menciptakan pesan-pesan yang efektif secara cepat :

1. Sebelum mengorganisasi poin utama sebuah pesan, penting untuk memilih pendekatan langsung atau tidak langsung

2. Sebelum benar-benar menyusun pesan Anda, bersikaplah sensitif pada variasi antarbudaya atau antarpenerima internal dan eksternal

3. Untuk memenuhi spirit penerima tetap fokus, pastikan Anda mempertahankan standar etika yang tinggi

B. PENDEKATAN PESAN PESAN NEGATIF

Memilih Pendekatan yang Terbaik

Dua pendekatan yang digunakan adalah langsung dan tidak langsung, untuk menyampaikan pesan-pesan negatif. Ketika Anda langsung menyampaikan beberapa berita buruk pada seserorang, Anda menggunakan pendekatan langsung. Ketika Anda mencoba mengurangi dampak berita buruk dengan mempermudah cara mengatakannya melalui percakapan sebelum menyampaikan berita buruk. Anda menggunakan pendekatan tidak langsung. Kemungkinannya adalah Anda elah mengembangkan perasaan secara insting dalam menentukan pendekatan dalam banyak situasi.

Beberapa pertanyaan yang dapat membantu :

* Apakah berita buruk tersebut akan membuat syok?

    Pendekatan lagsung adalah baik untuk situasi bisnis yang orang sudah mengetahui kemungkinan menerima berita berita buruk. Namun, jika berita buruk mungkin membuat pembacanya syok, gunakan pendekatan tidak langsung untuk membantu mereka siap menerimanya.

* Apakah pembaca lebih suka pesan-pesan pendek yang langsung ke pokok masalahnya?

    Pandai-pandai dalam melihat situasi dan kondisi. Pilihalah pilihan yang terbaik dalam penyampaian pesan

* Seberapa penting berita ini bagi pembaca tersebut?

    Untuk scenario minor atau skenario rutin, pendekatan langsung hampir selalu yang terbaik. Namun, bila pembaca mempunyai investasi emosional pada situasi tersebut atau konsekuensi bagi pembaca sangat besar, pendekatan tidak langsung sering kali yang terbaik karena pendekatan ini memberikan Anda kesempatan untuk menyiapkan pembaca itu untuk menerima berita Anda

* Apakah anda perlu mempertahankan hubungan kerja yang dekat dengan pembaca pesan?

    Pendekatan tidak langsung mempermudah untuk mengurangi pukulan dari berita buruk dan oleh karena itu menjadi pilihan yang lebih baik bila Anda butuh melestarikan hubungan yang baik

* Apakah anda perlu menarik perhatian pembaca?

    Tarik perhatian dari pembaca denagn memberikan pendekatan langsung apabila penerima sering kali mengabaikan. Pesan tidak langsung yang ditulis dengan buruk yang mengaburkan berita buruk mungkin menjadi penyebab utama mengapa orang tersebut mengabaikan Anda

* Apa gaya yang disukai oleh organisasi anda?

    Pesan langsung yang kasar dapat menggangu atau membuat marah orang di sebuah perusahaan yang terbiasa pada gaya tidak langsung dan lembut. Sebaliknya, orang yang terbiasa pada pesan-pesan langsung mungkin menjadi tidak sabar dengan, atau bahkan tidak percaya pada, pendekatan tidak langsung

* Seberapa banyak komunikasi lanjut yang Anda inginkan?

    Bila Anda ingin engurangi respons dari pembaca Anda, pendekatan langsung memberi sinyal yang lebih efektif bahwa pesan Anda adalah final. Namun, bila Anda menggunakan pendekatan tidak langsung untuk menyatakan daftar alasan-alasan sebelum mengumumkan keputusan, Anda membiarkan pintu tetap terbuka untuk respons lebih lanjut dari pembaca Anda,yang kadanng-kadang merupakan strategi yang terbaik

Menggunakan Pendekatan Langsung secara Efektif

Menyatakan berita buruk di awal mempunyai dua keuntungan

1. Memperpendek pesan

2. Memberikan waktu yang lebih singkat bagi penerima untuk mencapai ide pokok pesan tersebut

Buka dengan penyataan yang jelas tentang berita buruk

Bila berita buruk teresbut sangat mengahncurkan, pertahankan nada yangtenang dan professional yang tetap fokus pada berita yang disampaikan dan bukan pada kegagalan individual. Pastikan penerima pesan memahami berita dengan segera, tanpa membaca alas an mengapa berita itu buruk

Berikan alasan-alasan dan tambahan informasi

Dalam beberapa situasi, penjelasan dalam bentuk pernyataan tentang bagaimana Anda berencana memperbaiki atau merespon berita buruk adalah suatu ide yang baik. Beberapa ahli menyarankan bahwa sebuah perusahaan seharusnya tidak pernah minta maaf, bahkan ketika perusahaan itu tahu telah melakukan kesalahan karena permintaan maaf dapat dianggap sebagai pengakuan salah. Namun, beberapa Negara bagian, termasuk California, Georgia, Massachusetts, dan Texas, baru-baru ini mengeluarkan hukum yang secara spesifik mencegah ekspresi simpati agar tidak digunkan sebagai bukti kewajiban hukum Tutup dengan catatan positif

Tutup dengan catatan positif

Setelah Anda menjelaskan berita negatif, tutup pesan tersebut dengan positif, tetapi tetap jujur dan penuh penghormatan Menggunakan Pendekatan Tidak Langsung secara Efektif

Menggunakan Pendekatan Tidak Langsung secara Efektif

Pendekatan tidak langsung membantu para pembaca bersiap untuk menerima berita buruk dengan cara menyampaikan terlebih dulu alasan-alasan dari berita buruk tersebut. Namun tujuannya bukan untuk mengaburkan berita buruk, menundanya, atau membatasi tanggung jawab, tujuan utamanya adalah untuk meredam pukulan dan membantu para pembaca menerima situasi yang ada. Ada empat langkah dalam menyampaikan pesan negatif menggunakan pendekatan tidak langsung, yaitu:

1. Buka dengan sebuah penyangga. Langkah pertama dalam menggunakan pendekatan tidak langsung adalah dengan menggunakan sebuah penyangga, yaitu sebuah pernyataan yang netral dan tidak kontroversial yang sangat berhubungan dengan pokok pesan. Sebuah penyangga membangun landasan yang sama dengan pembaca pesan. Penyangga yang baik dapat mengekspresikan penghargaan anda karena menjadi orang yang perhatian, meyakinkan pembaca tentang perhatian anda pada permintaan mereka, atau mengindikasikan pemahaman anda pada kebutuhan pembaca tersebut. Penyangga yang baik juga harus relevan dan tulus.

2. Berikan alasan-alasan dan informasi tambahan. Sebuah penyangga yang efektif berfungsi sebagai batu pijakan kebagian selanjutnya dari pesan yang ingin anda sampaikan, dimana anda membangun penjelasan dan informasi yang akan mencapai puncaknya dalam berita negatif anda. Sebelum anda benar-benar mengatakan “tidak”, pembaca mengikuti urutan alasan anda dan siap dengan jawaban yang akan diberikan. Dengan memberikan alasan yang efektif, dapat membantu mempertahankan fokus pada isu-isu yang ada di tangan dan meredakan emosi yang secara signifikan selalu mengikuti berita buruk.

1. Lanjutkan dengan pernyataan yang jelas tentang berita buruk. Setelah memaparkan alasan-alasan dengan baik dan logis, sekarang secara psikologis pembaca telah siap menerima berita buruk yang ingin disampaikan. Ada tiga teknik untuk menangani berita buruk dengan hati-hati:

· Kurangi tekanan pada berita buruk.

Contohnya dengan mensubordinasikan berita buruk dalam sebuah kalimat kompleks:

Departemen kami sedang kekurangan tenaga kerja, jadi saya akan membutuhkan semua staff saya paling tidak untuk dua bulan kedepan.

· Gunakan pernyataan pengandaian.

Tujuannya untuk menyiratkan bahwa penerima dapat menerima, atau mungkin suatu hari akan menerima jawaban yang baik agar dapat memotivasi penerima pesan.

Ketika anda sudah memiliki pengalaman lebih banyak mengenai manajerial, silahkan untuk melamar kembali

2. Tutup dengan catatan positif. Kesimpulan dari pendekatan tidak lagsung adalah peluang anda untuk menekankan rasa hormat bagi penerima pesan, walaupun and baru saja menyampaikan pesan yang tidak menyenangkan. Ekspresikan harapan terbaik tanpa harus berakhir dengan catatan yang keliru. Bila ada sudut positif, dapat anda tambahkan di akhir pesan. Apapun jenis kesimpulan yang anda gunakan, sebaiknya mencakup hal-hal berikut ini:

· Jaga agar tetap positif.

Jangan merujuk pada, mengulang, atau meminta maaf karena berita buruk yang anda sampaikan, dan jangan mengekspresikan setiap keraguan bahwa alasan anda akan diterima pembaca. (hindari mengatakan, “Saya pecaya keputusan kami adalah keputusan terbaik yang dapat diberikan saat ini”)

· Optimis tentang masa depan.

Jangan mengantisipasi masalah yang akan terjadi ke depan. (hindari mengatakan, “Bila anda mempunyai masalah lebih lanjut, tolong beri tahu kami”)

· Jadilah orang yang percaya diri.

Jangan tunjukan keraguan apapun tentang mempertahankan orang untuk tetap menjadi partner anda (hindari mengatakan, ”Kami harap anda akan terus melakukan bisnis dengan kami”)

Bagian penutup dari sebuah pesan adalah hal terakhir yang kemungkinan besar akan diingat oleh penerima, maka cobalah membuat memori yang positif.

C. MENGEKPLORASI PESAN BISNIS

Mengirimkan Pesan Negatif tentang Masalah Bisnis Rutin

Seiring dengan berkembangnya suatu organisasi atau perusahaan, masalah-masalah bisnis rutin akan semakin sering datang kepada perusahaan Anda. Masalah-masalah tersebut, seperti aplikasi kredit dan permintaan untuk adjustment, tentunya akan lebih sering membutuhkan respon negatif dibanding respon positif.

Menolak permintaan rutin

Permintaan rutin dapat datang dari kelompok-kelompok atau individual di luar maupun di dalam organisasi. Ketika Anda tidak mampu mengabulkan permintaan-permintaan tersebut, tantangan komunikasi Anda yang utama adalah memberikan respon negative yang jelas tanpa menimbulkan perasaan negative, atau merusak reputasi Anda atau perusahaan Anda. Sebab pada kenyataannya, tidak semua permintaan baik dari luar maupun dalam perusahaan, dapat Anda penuhi. Dan jangan sekali-sekali mengatakan “ya” atas sebuah permintaan, padahal dalam diri Anda, Anda tidak yakin, bahkan mengetahui bahwa Anda tidak mampu melakukannya, begitu juga bagi perusahaan Anda terhadap semua pihak di luar maupun di dalam perusahaan. Berikut tahap-tahap yang diperlukan dalam menyampaikan pesan negative:

1) Pilih Pendekatan Terbaik

Pendekatan langsung: jika penerima memahami tentang kemungkinan adanya berita negative, ketika Anda tahu pembaca pesan adlah orang yang lebih menyukai menerima berita yang buruk terlebih dahulu.

Pendekatan tidak langsung: ketika berita tersebut kemungkinan akan menimbulkan syok bagi penerimanya, dan jika Anda ingin mempertahankan hubungan yang baik dengan penerima.

2) Untuk Pendekatan Tidak Langsung, Buka Pesan Degan Sebuah Penyangga Positif

Buat landasan yang sama dengan penerima.

Berikan penyampaian hormat kepada penerima pesan.

Jangan meremehkan keprihatinan pembaca pesan.

Jangan menyesatkan pembaca sehingga ia berpikir bahwa berita yang akan datang adalah berita positif.

3) Berikan Alasan Dan Informasi Tambahan

Alasan ini ditambahkan ke dalam pesan, hanya jika diperlukan.

Hindari penjelasan ketika alasan-alasan tersebut sangat rahasia, sangat rumit, atau tidak relevan dengan pembaca.

Sesuaikan jumlah detail pesan tambahan, agar sesuai dengan situasi dan penerima yang bersangkutan.

4) Nyatakan Berita Buruk Dengan Jelas

Nyatakan berita buruk tersebut sepositif mungkin, gunakan kata-kata yang bijak, dan hindari penulisan secara bertele-tele. Beri alternative pemecahan masalah yang dapat Anda berikan, dan jangan menyiratkan vahwa ada bantuan lain yang mungkin tersedia, apdahal sesungguhnya tidak. Tekankan pada apa yang dapat dan sudah Anda kerjakan, bukan pada apa yang tidak dapat dan tidak mau Anda kerjakan. Bila respon Anda mungkin berubah di waktu yang akan datang, jelaskan kondisi tersebut kepada pembaca pesan.

5) Tutup Pesan Dengan Catatan Positif

Ekspresikan harapan terbaik tanpa secara keliru mengubah pesan itu menjadi pesan positif. Beri dukungan positif terhadap perusahaan penerima pesan di waktu yang akan datang. Pertahankan pandangan positif di waktu yang akan datang. Menangani Berita Buruk tentang Transaksi-Transaksi

Karena beberapa alasan, bisnis kadang-kadang harus menyampaikan berita buruk yang menyangkut penjualan dan pegiriman produk-produk dan jasa. Berita buruk ini terkadang tidak disambut baik oleh penerimanya, sebab pada hakikatnya, perusahaan tidak pernah mengharapkan adanya kegagalan atau masalah dalam bisnis mereka. Pesan yang akan disampaikan ini mempunyai tiga tujuan:

Memodifikasi harapan pelanggan yang berkaitan dengan transaksi, Menjelaskan cara Anda berencana mengatasi situasi tersebut, Memperbaiki apa pun kerusakan yang mungkin telah terjadi dalam hubungan bisnis

Pesan-pesan negative tentang transaksi terdiri dari dua jenis dasar, yaitu:

a) Bila Anda belum melakukan hal-hal yang spesifik untuk memenuhi harapan pelanggan, isi pesan lebih sederhana, dengan hanya menginformasikan pelanggan yang bersangkutan, dengan sedikit atau tanpa penekanan permintaan maaf.

b) Bila Anda telah mengatur harapan pelanggan dan sekarang ternyata anda tidak dapat memenuhinya, isi pesan akan lebih kompleks. Sebab Anda harus mengatur kembali harapan pelanggan dan menjelaskan cara Anda akan memecahkan masalah tersebut. Anda juga perlu memasukkan permintaan maaf ke dalam pesan yang akan Anda sampaikan.

Hal-hal yang perlu diperhatikan:

· Atur kembali perkiraan pelanggan tentang transaksi tersebut.

· Jelaskan apa yang terjadi dan mengapa hal itu bisa terjadi.

· Jelaskan cara Anda akan menangani situasi tersebut.

· Perbaiki kerusakan apa pun yang telah terjadi pada hubungan bisnis, barangkali dengan menawarkan diskon di masa yang akan datang, memberikan dagangan secara gratis, dll.

· è Tawarkan ekspresi permintaan maaf yang bersifat bisnis dan professional bila organisasi Anda melakukan kesalahan.

Menolak Klaim dan Permintaan Penyesuaian

Hampir setiap pelanggan yang membuat klaim atau permintaan untuk penyesuaian terlibat secara emosional. Oleh karena itu, metode tidak langsung merupakan pendekatan terbaik untuk melakukan penolakan.

Ketika menolak sebuah klaim ada beberapa hal yang perlu diperhatikan yaitu: Tunjukkan pemahaman kita tentang keluhan, Jelaskan penolakan kita, Berikan tindakan alternatif

Dalam menghadapi pelanggan yang meminta klaim atas suatu produk maka kita harus menahan diri untuk tidak mengatakan hal-hal kasar kepada pelanggan tersebut. Apabila kita tidak dapat menahan godaan tersebut maka kita dapat dituntut karena pencemaran nama baik ( defamation). Pencemaran nama baik (defamation) ialah sebuah pernyataan salah yang cenderung merusak cenderung merusak karakter atau reputasi seseorang. Pencemaran nama baik secara tertulis disebut libel. Pencemaran nama baik dengan ucapan disebut slander.

Menghindari pencemaran nama baik dapat dilakukan dengan cara tidak menanggapinya secara emosional. Seseorang yang menuntut pencemaran nama baik harus dapat membuktikan :

· bahwa pernyataan adalah salah

· bahwa bahasa yang digunakan melukai reputasi orang yang bersangkutan, dan

· bahwa pernyataan tersebut telah dipublikasikan

Langkah-langkah untuk menolak klaim atau permintaan untuk penyesuaian ialah:

1. Merencanakan

Menganalisa situasi. Tujuannya menolak klaim garansi dan menawarkan perbaikan, kemungkinan reaksi para penerima akan kecewa dan terkejut.

Mengumpulkan informasi. Kumpulkan informasi tentang kebijakan dan prosedur pemberian garansi, pelayanan perbaikan,

Menyeleksi medium yang tepat. Pilih medium yang paling baik untuk menyampaikan pesan anda, untuk pesan-pesan formal, surat cetakan dengan kertas berlogo perusahaan adalah yang terbaik.

Mengatur informasi. Ide pokok anda adalah menolak klaim dan menganjurkan solusi alternatif, pilih pendekatan tidak langsung berdasarkan pada penerima dan situasinya.

2. Menulis

Beradaptasi dengan penerima anda. Sesuaikan tingkat formalitas berdasarkan pada tingkat kedekatan anda dengan penerima. Pertahankan hubungan positif dengan menggunakan sikap “Anda”, kesopanan,penekanan pada hal-hal positif, dan bahasa yang bebas bias.

Menyusun pesan. Gunakan gaya percakapan tetapi profesional dan jaga agar pesan tetap singkat, jelas, dan sejauh mungkin membantu.

3. Menyelesaikan

Merevisi Pesan. Evaluasi isi dan tinjau ulang keterbacaan pesan untuk memastikan bahwa informasi negatif tidak akan disalahartikan. Pastikan nada anda tetap positif tanpa terkesan dibuat-buat.

Memproduksi pesan. Tekanan pada tampilan yang bersih dan profesional yang tepat untuk surat di atas kertas berlogo perusahaan.

Mengoreksi pesan. Tinjau ulang untuk mencari kesalahan-kesalahan dalam tata letak, ejaan, dan mekanis.

Mendistribusikan pesan. Kirimkan pesan anda dengan menggunakan medium yang dipilih, pastikan juga bahwa pembaca menerima setiap dokumen pendukung yang diperlukan.

Mengirimkan Berita-Berita Negatif Organisasi

Kadangkala perusahaan harus mengambil keputusan yang tidak populer bagi para pelanggan (seperti kenaikan harga, pembatalan produk, penarikan kembali produk), bagi para karyawan (seperti pemutusan hubungan kerja, pengurangan tunjangan, penutupan pabrik), bagi kelompok-kelompok lain (relokasi ke kelompok baru, mengganti anggota dewan komisaris, membatalkan kontrak dengan pemasok).

Langkah-langkah dalam membuat pengumuman-pengumuman negatif:

· Sesuaikan pendekatan anda dengan situasi yang ada

· Pertimbangkan kebutuhan unik dari setiap kelompok

· Berikan setiap penerima cukup waktu untuk bereaksi sejauh yang dibutuhkan

· Rencanakan urutan dari banyak pengumuman

· Beri diri anda sendiri cukup waktu untuk merencanakan dan mengelola pada respons

· Cari sudut pandang positif tetapi jangan memancarkan optimisme yang keliru

· Carilah saran dari ahli bila anda tidak yakin