BAB 1 Dasar - Dasar Komunikasi

Definisi

Komunikasi adalah "suatu proses ketika seseorang atau beberapa orang, kelompok, organisasi, dan masyarakat menciptakan, dan menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungan dan orang lain". Pada umumnya, komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. Apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik tubuh atau menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum, menggelengkan kepala, dan mengangkat bahu. Cara seperti ini disebut komunikasi dengan bahasa nonverbal.. Komunikasi menurut para ahli di antaranya seperti yang disebutkan oleh Anwar Arifin. Menurutnya arti komunikasi adalah jenis proses sosial yang erat kaitannya dengan aktivitas manusia serta sarat akan pesan maupun perilaku.

Skinner turut beropini tentang komunikasi sebagai suatu perilaku lisan maupun simbolik dimana pelaku berusaha memperoleh efek yang diinginkan. Forsdale berkomentar bahwa pengertian komunikasi adalah jenis proses pembentukan, pemeliharaan serta pengubahan sesuatu dengan tujuan agar sinyal yang telah dikirimkan berkesesuaian dengan aturan.

Pengertian komunikasi terakhir datang dari Gode yang mengungkapkan bahwa komunikasi merupakan suatu kegiatan untuk membuat sesuatu kemudian ditujukkan kepada orang lain. Agar lebih jelasnya kami akan membahas mengenai apa saja tujuan dan fungsi komunikasi, silahkan simak pembahsannya berikut ini.

Sejarah

Komunikasi atau communicaton berasal dari bahasa Latin communis yang berarti 'sama'. Communico, communicatio atau communicare yang berarti membuat sama (make to common). Secara sederhana komuniikasi dapat terjadi apabila ada kesamaan antara penyampaian pesan dan orang yang menerima pesan. Oleh sebab itu, komunikasi bergantung pada kemampuan kita untuk dapat memahami satu dengan yang lainnya (communication depends on our ability to understand one another).

Pada awalnya, komunikasi digunakan untuk mengungkapkan kebutuhan organis. Sinyal-sinyal kimiawi pada organisme awal digunakan untuk reproduksi. Seiring dengan evolusi kehidupan, maka sinyal-sinyal kimiawi primitif yang digunakan dalam berkomunikasi juga ikut berevolusi dan membuka peluang terjadinya perilaku yang lebih rumit seperti tarian kawin pada ikan..

Manusia berkomunikasi untuk membagi pengetahuan dan pengalaman. Bentuk umum komunikasi manusia termasuk bahasa sinyal, bicara, tulisan, gerakan, dan penyiaran.^{[butuh rujukan]} Komunikasi dapat berupa interaktif, komunikasi transaktif|transaktif, komunikasi bertujuan|bertujuan, atau komunikasi tak bertujuan|tak bertujuan.^{[butuh rujukan]}

Melalui komunikasi, sikap dan perasaan seseorang atau sekelompok orang dapat dipahami oleh pihak lain.^{[butuh rujukan]} Akan tetapi, komunikasi hanya akan efektif apabila pesan yang disampaikan dapat ditafsirkan sama oleh penerima pesan tersebut.^{[butuh rujukan]}

Walaupun komunikasi sudah dipelajari sejak lama dan termasuk “barang antik”, topik ini menjadi penting khususnya pada abad 20 karena pertumbuhan komunikasi digambarkan sebagai “penemuan yang revolusioner”, hal ini dikarenakan peningkatan teknologi komunikasi yang pesat seperti radio.^{[butuh rujukan]} Televisi, telepon, satelit dan jaringan komuter seiring dengan industrialisasi bidang usaha yang besar dan politik yang mendunia.^{[butuh rujukan]} Komunikasi dalam tingkat akademi mungkin telah memiliki departemen sendiri di mana komunikasi dibagi-bagi menjadi komunikasi masa, komunikasi bagi pembawa acara, humas dan lainnya, namun subyeknya akan tetap begitu. Pekerjaan dalam komunikasi mencerminkan keberagaman komunikasi itu sendiri.^{[butuh rujukan]}

Komunikasi adalah "suatu proses ketika seseorang atau beberapa orang, kelompok, organisasi, dan masyarakat menciptakan, dan menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungan dan orang lain". Pada umumnya, komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak.^{[butuh rujukan]} Apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik tubuh atau menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum, menggelengkan kepala, dan mengangkat bahu.^{[butuh rujukan]} Cara seperti ini disebut komunikasi dengan bahasa nonverbal.

Filsafat

adalah disiplin ilmu yang menelaah pemahaman secara fundamental, metodologis, sistematis, analitis, kritis, dan holistis mengenai teori dari proses komunikasi yang meliputi berbagai dimensi dan berdasarkan bidang, sifat, tatanan, tujuan, fungsi, teknik, dan metode komunikasi.

Berikut penjabarannya:

Bidang komunikasi: Bidang ini meliputi komunikasi sosial, komunikasi organiasi, komunikasi bisnis, komunikasi politik, komunikasi internasional, komunikasi antarbudaya, komunikasi pembangunan, dan komunikasi tradisional
Sifat komunikasi: Komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal
Tatanan komunikasi: komunikasi intrapribadi, komunikasi antarpribadi, komunikasi kelompok, komunikasi massa, dan komunikasi media
Tujuan komunikasi: mengubah sikap, mengubah opini, mengubah perilaku, mengubah masyarakat, dan lain-lain
Fungsi komunikasi: mendidik, menginformasikan, menghibur, dan memengaruhi
Teknik komunikasi: komunikasi informatif, komunikasi persuasif, komunikasi pervasif, komunikasi koersif, komunikasi instruktif, dan hubungan manusiawi
Metode komunikasi: jurnalistik, hubungan masyarakat, periklanan, propaganda, perang urat saraf, perpustakaan, dan sebagainya

Selain itu, filsafat komunikasi mencoba menelaah secara mendalam pemahaman seseorang atau kelompok dalam berkomunikasi, baik berkaitan denga metodologi, sistematika, analisis, tingkat kekritisannya, dan keuniversalannya.

Komponen

Komponen komunikasi adalah hal-hal yang harus ada agar komunikasi bisa berlangsung dengan baik.^{[butuh rujukan]} Menurut Laswell komponen-komponen komunikasi adalah:

Pengirim atau komunikator (sender) adalah pihak yang mengirimkan pesan kepada pihak lain.

Pesan (message) adalah isi atau maksud yang akan disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lain.

Saluran (channel) adalah media di mana pesan disampaikan kepada komunikan. dalam komunikasi antar-pribadi (tatap muka) saluran dapat berupa udara yang mengalirkan getaran nada/suara.

Penerima atau komunikan (receiver) adalah pihak yang menerima pesan dari pihak lain

Umpan balik (feedback) adalah tanggapan dari penerimaan pesan atas isi pesan yang disampaikannya.

Aturan yang disepakati para pelaku komunikasi tentang bagaimana komunikasi itu akan dijalankan ("Protokol")

Proses

Secara ringkas, proses berlangsungnya komunikasi bisa digambarkan seperti berikut.

Komunikator (sender) yang mempunyai maksud berkomunikasi dengan orang lain mengirimkan suatu pesan kepada orang yang dimaksud. Pesan yang disampaikan itu bisa berupa informasi dalam bentuk bahasa ataupun lewat simbol-simbol yang bisa dimengerti kedua pihak.^{[butuh rujukan]}

Pesan (message) itu disampaikan atau dibawa melalui suatu media atau saluran baik secara langsung maupun tidak langsung. Contohnya berbicara langsung melalui telepon, surat, e-mail, atau media lainnya.^{[butuh rujukan]}

media (channel) alat yang menjadi penyampai pesan dari komunikator ke komunikan.^{[butuh rujukan]}

Komunikan (receiver) menerima pesan yang disampaikan dan menerjemahkan isi pesan yang diterimanya ke dalam bahasa yang dimengerti oleh komunikan itu sendiri.^{[butuh rujukan]}

Komunikan (receiver) memberikan umpan balik (feedback) atau tanggapan atas pesan yang dikirimkan kepadanya, apakah dia mengerti atau memahami pesan yang dimaksud oleh si pengirim.^{[butuh rujukan]}

Model-model komunikasi

Dari berbagai model komunikasi yang sudah ada, di sini akan dibahas tiga model paling utama, serta akan dibicarakan pendekatan yang mendasarinya dan bagaimana komunikasi dikonseptualisasikan dalam perkembangannya.

Model komunikasi linear

Model komunikasi ini dikemukakan oleh Claude Shannon dan Warren Weaver pada tahun 1949 dalam buku The Mathematical of Communication. Mereka mendeskripsikan komunikasi sebagai proses linear karena tertarik pada teknologi radio dan telepon dan ingin mengembangkan suatu model yang dapat menjelaskan bagaimana informasi melewati berbagai saluran (channel).^{[butuh rujukan]} Hasilnya adalah konseptualisasi dari komunikasi linear (linear communication model). Pendekatan ini terdiri atas beberapa elemen kunci: sumber (source), pesan (message) dan penerima (receiver). Model linear berasumsi bahwa seseorang hanyalah pengirim atau penerima.^{[butuh rujukan]} Tentu saja hal ini merupakan pandangan yang sangat sempit terhadap partisipan-partisipan dalam proses komunikasi. Suatu konsep penting dalam model ini adalah gangguan (noise), yakni setiap rangsangan tambahan dan tidak dikehendaki yang dapat mengganggu kecermatan pesan yang disampaikan. Gangguan ini selalu ada dalam saluran bersama sebuah pesan yang diterima oleh penerima.

Model interaksional

Model interaksional dikembangkan oleh Wilbur Schramm pada tahun 1954 yang menekankan pada proses komunikasi dua arah di antara para komunikator. Dengan kata lain, komunikasi berlangsung dua arah: dari pengirim dan kepada penerima dan dari penerima kepada pengirim. Proses melingkar ini menunjukkan bahwa komunikasi selalu berlangsung. Para peserta komunikasi menurut model interaksional adalah orang-orang yang mengembangkan potensi manusiawinya melalui interaksi sosial, tepatnya melalui pengambilan peran orang lain. Patut dicatat bahwa model ini menempatkan sumber dan penerima mempunyai kedudukan yang sederajat. Satu elemen yang penting bagi model interkasional adalah umpan balik (feedback), atau tanggapan terhadap suatu pesan.

Model transaksional

Model komunikasi transaksional dikembangkan oleh Barnlund pada tahun 1970. Model ini menggarisbawahi pengiriman dan penerimaan pesan yang berlangsung secara terus-menerus dalam sebuah episode komunikasi.^{[butuh rujukan]} Komunikasi bersifat transaksional adalah proses kooperatif: pengirim dan penerima sama-sama bertanggungjawab terhadap dampak dan efektivitas komunikasi yang terjadi. Model transaksional berasumsi bahwa saat kita terus-menerus mengirimkan dan menerima pesan, kita berurusan baik dengan elemen verbal dan nonverbal. Dengan kata lain, peserta komunikasi (komunikator) melalukan proses negosiasi makna.

Faktor yang mempengaruhi

Faktor yang mempengaruhi komunikasi diantaranya:

Latar belakang budaya.

Interpretasi suatu pesan akan terbentuk dari pola pikir seseorang melalui kebiasaannya, sehingga semakin sama latar belakang budaya antara komunikator dengan komunikan maka komunikasi semakin efektif.

Ikatan kelompok atau grup

Nilai-nilai yang dianut oleh suatu kelompok sangat mempengaruhi cara mengamati pesan.

Harapan

Harapan mempengaruhi penerimaan pesan sehingga dapat menerima pesan sesuai dengan yang diharapkan.

Pendidikan

Semakin tinggi pendidikan akan semakin kompleks sudut pandang dalam menyikapi isi pesan yang disampaikan.

Bentuk Dasar komunikasi

Komunikasi verbal

Komunikasi verbal adalah komunikasi dengan menggunakan simbol-simbol verbal. Simbol verbal bahasa merupakan pencapaian manusia yang paling impresif. Ada aturan-aturan yang ada untuk setiap bahasa yaitu fonologi, sintaksis, semantik dan pragmatis.

Komunikasi verbal terbagi menjadi dua, komunikasilisa atau oral communication (berbicara dan mendengar, komuikasi tertulis atau written communication (menulis dan membaca).

Komunikasi nonverbal

Penggunaan ekspresi wajah merupakan salah satu komunikasi nonverbal.

Komunikasi nonverbal adalah proses komunikasi di mana pesan disampaikan tidak menggunakan kata-kata. Contoh komunikasi nonverbal ialah menggunakan gerak isyarat, bahasa tubuh, ekspresi wajah dan kontak mata, penggunaan objek seperti pakaian, potongan rambut, dan sebagainya, simbol-simbol, serta cara berbicara seperti intonasi, penekanan, kualitas suara, gaya emosi, dan gaya berbicara.

Para ahli di bidang komunikasi nonverbal biasanya menggunakan definisi "tidak menggunakan kata" dengan ketat, dan tidak menyamakan komunikasi non-verbal dengan komunikasi nonlisan. Contohnya, bahasa isyarat dan tulisan tidak dianggap sebagai komunikasi nonverbal karena menggunakan kata, sedangkan intonasi dan gaya berbicara tergolong sebagai komunikasi nonverbal. Komunikasi nonverbal juga berbeda dengan komunikasi bawah sadar, yang dapat berupa komunikasi verbal ataupun nonverbal.

Jenis-jenis komunikasi nonverbal

Komunikasi objek

Seorang polisi yang menggunakan seragam merupakan salah satu bentuk komunikasi objek.

Komunikasi objek yang paling umum adalah penggunaan pakaian. Orang sering dinilai dari jenis pakaian yang digunakannya, walaupun ini dianggap termasuk salah satu bentuk stereotipe. Misalnya orang sering lebih menyukai orang lain yang cara berpakaiannya menarik. Selain itu, dalam wawancara pekerjaan seseorang yang berpakaian rapi cenderung lebih mudah mendapat pekerjaan daripada yang tidak. Contoh lain dari penggunaan komunikasi objek adalah seragam.

Sentuhan

Haptik adalah bidang yang mempelajari sentuhan sebagai komunikasi nonverbal. Sentuhan dapat termasuk: bersalaman, menggenggam tangan, berciuman, sentuhan di punggung, mengelus-elus, pukulan, dan lain-lain. Masing-masing bentuk komunikasi ini menyampaikan pesan tentang tujuan atau perasaan dari sang penyentuh. Sentuhan juga dapat menyebabkan suatu perasaan pada sang penerima sentuhan, baik positif ataupun negatif..

Kronemik

Kronemik adalah bidang yang mempelajari penggunaan waktu dalam komunikasi nonverbal. Penggunaan waktu dalam komunikasi nonverbal meliputi durasi yang dianggap cocok bagi suatu aktivitas, banyaknya aktivitas yang dianggap patut dilakukan dalam jangka waktu tertentu, serta ketepatan waktu (punctuality).

Gerakan tubuh

Dalam komunikasi nonverbal, kinesik atau gestur adalah gerakan tubuh meliputi kontak mata, ekspresi wajah, isyarat, dan sikap tubuh. Gerakan tubuh biasanya digunakan untuk menggantikan suatu kata atau frasa, misalnya mengangguk untuk mengatakan ya; untuk mengilustrasikan atau menjelaskan sesuatu; menunjukkan perasaan, misalnya memukul meja untuk menunjukkan kemarahan; untuk mengatur atau menngendalikan jalannya percakapan; atau untuk melepaskan ketegangan.

Proksemik

Proxemik atau bahasa ruang, yaitu jarak yang Anda gunakan ketika berkomunikasi dengan orang lain, termasuk juga tempat atau lokasi posisi Anda berada. Pengaturan jarak menentukan seberapa jauh atau seberapa dekat tingkat keakraban Anda dengan orang lain, menunjukkan seberapa besar penghargaan, suka atau tidak suka dan perhatian Anda terhadap orang lain, selain itu juga menunjukkan simbol sosial.

Vokalik

Vokalik atau paralanguage adalah unsur nonverbal dalam suatu ucapan, yaitu cara berbicara. Ilmu yang mempelajari hal ini disebut paralinguistik. Contohnya adalah nada bicara, nada suara, keras atau lemahnya suara, kecepatan berbicara, kualitas suara, intonasi, dan lain-lain. Selain itu, penggunaan suara-suara pengisi seperti "mm", "e", "o", "um", saat berbicara juga tergolong unsur vokalik, dan dalam komunikasi yang baik hal-hal seperti ini harus dihindari.

Lingkungan

Lingkungan juga dapat digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan tertentu. Diantaranya adalah penggunaan ruang, jarak, temperatur, penerangan, dan warna.

Fungsi Komunikasi Nonverbal

Fungsi pertama: Repetisi

Perilaku nonverbal dapat mengulangi perilaku verbal. Misalnya, Anda menganggukkan kepala ketika mengatakan "Ya," atau menggelengkan kepala ketika mengatakan "Tidak," atau menunjukkan arah (dengan telunjuk) ke mana seseorang harus pergi untuk menemukan WC.

Fungsi Kedua: Subtitusi

Perilaku nonverbal dapat menggantikan perilaku verbal, jadi tanpa berbicara Anda bisa berinteraksi dengan orang lain. Misalnya, seorang pengamen mendatangi mobil Anda kemudian tanpa mengucapkan sepatah katapun Anda menggoyangkan tangan Anda dengan telapak tangan mengarah ke depan (sebagai kata pengganti "Tidak").

Isyarat nonverbal yang menggantikan kata atau frasa inilah yang disebut emblem.

Fungsi Ketiga: Kontradiksi

Perilaku nonverbal dapat membantah atau bertentangan dengan perilaku verbal dan bisa memberikan makna lain terhadap pesan verbal . Misalnya, Anda memuji prestasi teman sambil mencibirkan bibir.

Fungsi Keempat: Aksentuasi

Memperteguh, menekankan atau melengkapi perilaku verbal. Misalnya, menggunakan gerakan tangan, nada suara yang melambat ketika berpidato. Isyarat nonverball tersebut disebut affect display.

Fungsi Kelima: Komplemen

Perilaku Nonverbal dapat meregulasi perilaku verbal. Misalnya, saat kuliah akan berakhir, Anda melihat jam tangan dua-tiga kali sehingga dosen segera menutup kuliahnya.

Komunikasi Bisnis

Komunikasi bisnis adalah pertukaran gagasan dan informasi yang memiliki tujuan tertentu yang disajikan secara personal atau impersonal melalui simbol-simbol atau sinyal.^{[butuh rujukan]}

Komunikasi bisnis harus/ada melibatkan pertukaran informasi yang terus-menerus. Lebih banyak bisnis diperluas, lebih besar tekanannya pada bisnis tersebut untuk menemukan cara komunikasi yang lebih efektif – bersama para pekerja dan dengan dunia di luar. Dengan demikian, bisnis dan komunikasi berjalan bergandengan tangan.

Dalam komunikasi bisnis terdapat enam unsur pokok, yaitu:

Memiliki tujuan, artinya komunikasi bisnis harus memiliki tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya sejalan dengan tujuan organisasi.^{[butuh rujukan]}
Pertukaran, dalam hal ini melibatkan paling tidak dua orang atau lebih yakni komunikator dan komunikan.^{[butuh rujukan]}
Gagasan, opini, informasi, instruksi merupakan isi dari pesan yang bentuknya beragam tergantung tujuan, situasi, dan kondisinya.^{[butuh rujukan]}
Menggunakan saluran personal atau impersonal yang mungkin bersifat tatap muka, menggunakan media tertentu atau melalui media yang menjangkau jutaan orang secara bersamaan.^{[butuh rujukan]}
Menggunakan simbol atau sinyal yang merupakan alat atau metode yang dapat dimengerti atau dipahami oleh penerima untuk menyampaikan pesan.^{[butuh rujukan]}
Pencapaian tujuan organisasi: salah satu karakteristik yang membedakan organisasi atau lembaga formal dari informasi adalah adanya tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya oleh manajemen.

BAB II Bentuk - Bentuk Komunikasi Dalam Organisasi

Komunikasi Menurut Ruang Lingkupnya

Menurut ruang lingkupnya, komunikasi dapat debedakan menjadi 2, yaitu :

Komunikasi Internal

komunikasi internal secara sederhana adalah komunikasi yang terjadi dan dilakukan oleh para pihak internal atau anggota dalam organisasi baik yang dilakukan secara formal maupun nonformal. Komunikasi internal dalam suatu organisasi memang sedikit berbeda dengan komunikasi sehari-hari yang kita lakukan, dimana lebih banyak aspek komunikasi formal dan tertulis yang diterapkan. Misalnya saja pemberitahuan melalui email, memo dari atasan, surat pemberitahuan, peraturan yang dibuat oleh perusahaan, buletin rutin organisasi, atau papan pengumuman. Meski begitu, bukan berarti tidak ada bentuk komunikasi secara lisan dan nonformal yang terjadi dalam organisasi.

Komunikasi internal sangat berperan penting dalam proses penyebaran informasi dalam organisasi, dimana informasi merupakan aspek krusial yang harus ada dalam organisasi. Dengan adanya penyampaian dan penerimaan informasi yang baik melalui komunikasi internal, para anggota organisasi dapat menyamakan pandangan serta visi misi untuk kelangsungan organisasi dan tujuan bersama. Komunikasi internal yang terjalin dengan baik juga dapat membantu memupuk dan mempererat hubungan yang terjalin antara pihak eksternal organisasi, dimana hal ini tentunya akan dapat memperkukuh kekuatan organisasi itu sendiri. Komunikasi internal bahkan disebut oleh para ahli, salah satunya oleh Van Riel dan Fombrun, sebagai kunci untuk membangun identitas organisasi yang kuat sehingga memberikan sense of belonging (rasa memiliki) pada setiap pihak internal yang ada di dalamnya. Komunikasi internal dapat berperan penting dalam penyelesaian konflik yang tentunya tak dapat terhindari dalam organisasi, dimana komunikasi internal yang baik akan lebih cepat dalam memahami kesalahpahaman dan meluruskan duduk permasalahan.

Komunikasi internal ini dapat dibedakan menjadi 3 macam yaitu :

• Komunikasi vertikal yang terjadi dalam bentuk komunikasi dari atasan kepada bawahan.

• Komunikasi horizontal yang terjadi didalam lingkup organisasi/kantor diantara orang-orang yang mempunyai kedudukan sejajar.

• Komunikasi diagonal yang terjadi di dalam ruang lingkup organisasi atau kantor diantara orang-orang yang mempunyai kedudukan tidak sama pada posisi tidak sejalur vertical.

Komunikasi Eksternal.

Komunikasi yang berlangsung antara organisasi kepada pihak masyarakat yang ada di luar organissi atau perusahaan tersebut.Komunikasi dengan pihak luar dapat berbentuk :

• Eksposisi, pameran, promosi, publikasi, dan sebagainya.

• Komperensi pers

• Siaran televise, radio, dan sebagainnya.

• Bakti social, pengabdian pada masyarakat, dan sebagainnya.

Komunikasi eksternal dimaksudkan untuk mendapatkan pengertian, kepercayaan, bantuan dan kerjasamadengan masyarakat. Komunikasi internal mau eksternal dapat berlangsung melalui 2 saluran yaitu :

Saluran Formal

Komunikasi formal merupakan suatu komunikasi yang bersifat resmi dan dilakukan di dalam lembaga formal melalui arahan perintah atau sifatnya instruktif , berdasarkan struktur organisasi oleh pelaku yang berkomunikasi sebagai petugas organisasi dengan status masing – masing yang tujuannya menyampaikan pesan yang terkait dengan kepentingan perusahaan. Komunikasi formal ini merupakan komunikasi yang memanfaatkan saluran-saluran formal dalam perusahaan. Pola komunikasi formal dalam perusahaan harus berjalan sesuai dengan strukturnya sehingga harus dijalankan dengan baik dan sesuai.

Ciri-ciri Komunikasi Formal dapat dibedakan berdasarkan :

Arus komunikasi yang terjadi lebih banyak dilakukan dengan komunikasi ke bawah, yang artinya bawahan atau karyawan lebih banyak melakukan komunikasi dari pada dengan atasan (pimpinan).
Tujuan komunikasi ini berkaitan dengan kepentingan dinas
Cara menyampaian pesan lebih banyak tertulis maupun dalam rapat resmi.

Komunikasi Non Formal

Komunikasi non formal merupakan komunikasi yang dilakukan secara tidak resmi sehingga dalam penanganannya juga secara tidak resmi dan tidak terikat dengan saluran birokrasi. Komunikasi non formal ini tidak direncanakan atau tidak ditentukan yang bertujuan memelihara hubungan sosial dengan kelompok informal. Penyebaran informasi ini bersifat pribadi sehingga sebaiknya tidak dilakukan apabila informasi yang disampaikan belum jelas dan tidak akurat misalnya seperti isu, gosip, atau rumor. Sehingga carilah informasi yang dapat dipercaya dan selalu gunakan akal sehat untuk bertindak berdasarkan pikiran yang positif. Informasi dalam komunikasi non formal timbul melalui kerumunan dimana individu menerima informasi dan diteruskan kepada individu lainnya sehingga tersebar di berbagai kalangan yang luas.

Ciri-ciri komunikasi non formal dapat dibedakan menjadi :

Kemunculan komunikasi non formal diakibatkan karena komunikasi formal mengalami hambatan
Komunikasi non formal dapat dipilih apabila suatu penyampaian pesan tidak memungkinkan untuk disampaikan secara formal.
Komunikasi non formal banyak dilakukan melalui komunikasi lisan
Penyebaran informasi yang bersifat pribadi mengakibatkan sulit untuk dikendalikan
Komunikasi non formal terkadang menjadi pilihan untuk menentang kekakuan birokrasi dalam perusahaan.

Komunikasi menurut kelangsunganya

Komunikasi Langsung

Komunikasi langsung merupakan proses komunikasi yang dilakukan secara langsung atau tatap muka. Seperti halnya ketika kita berbicara dengan orang lain tanpa adanya perantara atau media komunikasi sebagai penghantar pesan atau informasi. Itulah yang disebut sebagai komunikasi langsung.

Dengan kata lain, komunikasi langsung ini dilakukan langsung bertatap muka tanpa adanya alat bantuan komunikasi yang fungsinya sebagai media komunikasi.

Komunikasi Tidak Langsung

Berbeda hal dengan komunikasi langsung. Komunikasi tidak langsung merupakan proses dari suatu komunikasi yang dilakukan secara tidak langsung alias memerlukan bantuan alat komunikasi yang fungsinya sebagai media komunikasi. Komunikasi tidak langsung ini umumnya menggunakan media perantara sebagai penghantar pesan atau informasi agar sampai ke komunikan atau penerima pesan.

Dengan demikian, komunikasi tidak langsung ini tidak berlangsung begitu saja alias dengan tatap muka secara langsung, melainkan perlu adanya alat media komunikasi dalam berkomunikasi. Sehingga, komunikasi tidak langsung ini umumnya digunakan dalam berkomunikasi jarak jauh.

Komunikasi Tidak Langsung

Berbeda hal dengan komunikasi langsung. Komunikasi tidak langsung merupakan proses dari suatu komunikasi yang dilakukan secara tidak langsung alias memerlukan bantuan alat komunikasi yang fungsinya sebagai media komunikasi. Komunikasi tidak langsung ini umumnya menggunakan media perantara sebagai penghantar pesan atau informasi agar sampai ke komunikan atau penerima pesan.

Dengan demikian, komunikasi tidak langsung ini tidak berlangsung begitu saja alias dengan tatap muka secara langsung, melainkan perlu adanya alat media komunikasi dalam berkomunikasi. Sehingga, komunikasi tidak langsung ini umumnya digunakan dalam berkomunikasi jarak jauh.

komunikasi menurut jalan informasi

Komunikasi dari Atas ke Bawah

- Definisi Komunikasi Ke atas

Ketika aliran informasi dalam suatu organisasi, berasal dari tingkat bawah tangga perusahaan ke tingkat atas,

dinamakan komunikasi ke atas. Bentuk komunikasi ini, membantu karyawan, untuk mengekspresikan

pandangan, ide, atau keluhan mereka dengan manajemen puncak. Hal ini dimungkinkan hanya dalam

lingkungan yang demokratis, di mana karyawan memiliki suara dalam manajemen.

Komunikasi ke atas mengalir dari bawahan ke atasan, yang membantu dalam peningkatan penerimaan

keputusan manajemen oleh bawahan. Namun, ia menderita dari berbagai keterbatasan seperti rantai komando

yang panjang, kurangnya kepercayaan pada atasan, takut kritik, kurangnya berbagi bersama, dll.

Dalam jenis komunikasi ini, pesan dapat dikirimkan baik melalui media lisan - pertemuan majikan-karyawan,

prosedur pengaduan, kebijakan pintu terbuka, dll. Dan media tertulis - laporan, surat, keluhan, saran, dll.

- Definisi Komunikasi Ke Bawah

Komunikasi ke bawah dapat didefinisikan sebagai transmisi informasi dan pesan dari eksekutif tingkat atas ke

karyawan tingkat rendah. Ini berarti bahwa komunikasi diprakarsai oleh tingkat manajemen tertinggi di tangga

perusahaan, untuk menyampaikan pesanan, instruksi, peringatan atau tanggung jawab kepada bawahan yang

bekerja di organisasi.

Komunikasi ke bawah sangat membantu bagi para manajer dalam memberi informasi kepada karyawan, visi,

misi, sasaran, sasaran, kebijakan, dan prosedur organisasi. Ini dapat mengambil bentuk komunikasi lisan -

seperti percakapan tatap muka, rapat, pidato, konferensi, dll. Dan komunikasi tertulis - buku pegangan,

pemberitahuan, surat edaran, tampilan berita digital, peringatan, dan sebagainya

Komunikasi Menurut Sifat dan Jumlah Komunikan

Komunikasi tidak berlangsung dalam ruang hampa-sosial, melainkan dalam suatu konteks atau situasi tertentu.

Secara luas konteks di sini berarti semua factor di luar orang-orang yang berkomunikasi, yang terdiri dari;

pertama, aspek yang bersifat fisik seperti iklim, cuaca, suhu, jumlah peserta komunikasi, alat yang digunakan

untuk menyampaikan pesan, dll. Kedua, aspek psikologis, seperti sikap, kecenderungan, emosi peserta

komunikasi, dll. Ketiga, aspek social, seperti norma kelompok, karakteristik budaya, dll. Keempat, aspek

waktu, yakni kapan komunikasi berlangsung.

Banyak pakar yang mengklasifikasikan komunikasi berdasarkan konteksnya. Istilah-istilah lain juga lazim

digunakan untuk merujuk pada konteks ini, yaitu istilah tingkat, bentuk, keadaan, cara, dan jenis. Indikator

yang paling umum untuk mengklasifikasikan komunikasi adalah berdasarkan jumlah peserta yang terlibat

dalam komunikasi. Maka dikenalah;

1. Komunikasi pribadi/personal

2. Komunikasi kelompok

3. Komunikasi massa

Komunikasi Antarpribadi (interpersonal communication)

Komunikasi Antarpribadi merupakan proses pengiriman dan penerimaan pesan antara dua orang atau di antara

sekelompok kecil orang-orang dengan beberapa umpan balik.

Komunikasi antarpribadi dinilai lebih ampuh dibandingkan dengan komunikasi intrapribadi, sebab kegitan

komunikasi antarpribadi memiliki keampuhan dalam mengubah sikap, kepercayaan, opini, dan perilaku

komunikan.

Menurut sifatnya komunikasi antarpribadi diklasifikasikan menjadi dua jenis:

1) Komunikasi diadik, yaitu komunikasi yang berlangsung antara dua orang.

2) Komunikasi triadik, yaitu komunikasi yang pelakunya terdiri dari tiga orang, satu orang sebagai

komunikator dan dua orang lagi sebagai komunikan.

Dalam komunikasi antar personal, diperlukannya keterampilan khusus dalam upaya meningkatkan efektivitas

dari kegitan komunikasi tersebut. Dalam hal ini Kris Cole pada tahun 2005 merinci inti dari keterampilan

komunikasi antar personal, meliputi :

Komunikasi yang jelas. Gagasan cemerlang dan instruksi-instruksi penting dari seseorang

menjadi percuma kalau tidak dipahami orang lain. Sementara itu lebih dari 75 persen waktu

kita dialokasikan untuk berkomunikasi dengan orang lain. Karena itu keterampilan komunikasi

antar personal menjadi sangat penting.

Asertiv dan empati. Kita bekerja dengan dan atau melalui orang lain. Jadi setiap

pernyataannya harus mudah dipahami dan dimengerti orang lain seperti juga dia mampu

melihat sesuatu dari pikiran atau pandangan orang lain tersebut.

Integritas. Ciri-ciri orang yang memiliki keterampilan komunikasi antar personal biasanya

bekerja dengan jujur dan menghargai orang lain, yang berpegang pada etika, dan sistem nilai.

Orang-orang dengan integritas tinggi melakukan sesuatu sejalan dengan yang mereka

katakan. Satunya kata dengan perbuatan, menghindari kecurangan, dan membangun

kejujuran. ”Say what they mean and mean what they say”.

Mendorong dan memotivasi. Kemampuan seseorang dalam mendorong dan memotivasi serta

meningkatkan semangat orang lain dalam mencapai hasil terbaik. Sesuatu yang terbaik

adalah aset yang tinggi nilainya.

Respek pada orang lain. Kita harus menghormati orang lain dalam hal perasaan, gagasan,

aspirasi, dan kontribusi untuk organisasi dan luar organisasi.

Mampu sebagai pemain tim dan bekerjasama secara efektif. Seseorang yang mampu bekerja

sama dengan orang lain secara kooperatif di dalam organisasi dan luar organisasi.

Komunikasi Kelompok

Dalam buku Human Communiation, A Revisian of Approaching Speech/Comumunication, Michael Burgoon

dan Michael Ruffner memberi batasan komunikasi kelompok sebagai interaksi tatap muka dari tiga atau lebih

individu yang bertujuan memperoleh maksud yang dikehendaki seperti berbagai informasi, dan pemecahan

masalah sehingga semua anggota kelompok dapat menumbuhkan karateristik pribadi anggota lainnya dengan

akurat. Sekelompok orang yang menjadi komunikan itu bisa sedikit jumlahnya (kelompok kecil), bisa juga

yang jumlahnya banyak (kelompok besar).

Komunikasi kelompok kecil

Yang dimaksud kelompok kecil dalam konteks ini adalah sekumpulan orang yang mempunyai tujuan yang

sama, yang berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan bersama, mengenal satu dengan lainnya, dan

memandang mereka bagian dari kelompok tersebut. Komunikasi ini ditujukan kepada kognisi komunikan,

berlangsung secara dialogis (sirkular) dan kelompoknya bersifat homogen. Misalnya keluarga, tetangga,

kelompok diskusi, dll.

Komunikasi kelompok besar (komunikasi publik)

Merupakan komunikasi antara seorang pembicara dengan sejumlah besar orang (khalayak), yang tidak bisa

dikenali satu per satu. Komunikasi ini ditujukan kepada afeksi komunikan, hanya komunikan yang aktif,

sedangkan yang lain cenderung pasif, umpan balik yang komunikator berikan sangat terbatas, hanya sekedar

tepuk tangan dan sorakan serempak. Komunikasi publik juga berlangsung secara linier, dan kelompoknya

bersifat heterogen. Misalnya Sidang DPR, pidato Hitler di Stadium Neurenberg semasa Perang Dunia II.

Komunikasi publik biasanya berlangsung lebih sulit dan lebih formal dari pada komunikasi interpersonal atau

komunikasi kelompok kecil, karena komunikasi public menuntut persiapan penyampaian pesan yang cermat,

keberanian, dan keberanian menghadapi sejumlah besar orang.

Komunikasi Massa

Komunikasi Massa ialah komunikasi melalui media massa, seperti surat kabar yang mempunyai sirkulasi yang

luas, siaran radio dan televisi yang ditujukan kepada umum, dan film yang dipertunjukkan di gedung-gedung

bioskop. Komunikasi massa menyiarkan informasi, gagasan dan sikap kepada komunikan yang beragam

dalam jumlah banyak dan menggunakan media.

Karakteristik komunikasi massa :

Komunikasi massa bersifat umum

Pesan komunikasi yang disampaikan melalui media massa adalah terbuka untuk semua orang.

Komunikan bersifat heterogen

Komunikan terdiri dari individu-individu yang beraneka ragam dalam jenis kelamin, usia, jenis pekerjaan,

tingkat pendidikan, agama, dan lain sebagainya.

Media massa menimbulkan keserempakan

Maksudnya adalah keserempakan kontak dengan sejumlah besar penduduk dalam jarak yang jauh dari

komunikator, dan penduduk tersebut satu sama lainnya berada dalam keadaan terpisah.

Hubungan komunikator-komunikan bersifat nonpribadi

Hal ini disebabkan karena komunikan yang anonym dicapai oleh orang-orang yang dikenal hanya dalam

peranannya yang bersifat umum sebagai komunikator. Sifat nonpribadi timbul karena penyabaran teknologi

secara massal.

Komunikasi massa berlangsung satu arah (linier)

Tidak adanya arus balik dari komunikan kepada komunikator. Dengan kata lain seorang komunikator tidak

mengetahui tanggapan atau umpan balik dari komunikan, yang dimaksud dengan “tidak mengetahui” dalam

konteks ini adalah tidak mengetahui pada saat proses komunikasi berlangsung.

Komunikator melembaga

Komunikator pada komunikasi massa tidak berdiri sendiri, namun merupakan suatu lembaga atau organisasi.

Komunikasi Lintas Budaya

Komunikasi lintas budaya adalah proses dimana dialihkan ide atau gagasan suatu budaya yang satu kepada

budaya yang lainnya dan sebaliknya, dan hal ini bisa antar dua kebudayaan yang terkait ataupun lebih,

tujuannya untuk saling memengaruhi satu sama lainnya,baik itu untuk sebuah kebaikan kebudayaan maupun

untuk menghancurkan suatu kebudayaan, atau bisa jadi tahap awal dari proses akulturasi (penggabungan dua

kebudayaan atau lebih yang menghasilkan kebudayaan baru)".

Berkenaan dengan komunikasi lintas budaya yang tepat, dengan mempelajari situasi di mana orang-orang dari

latar belakang budaya yang berbeda saling berinteraksi. Selain bahasa, komunikasi lintas budaya berfokus

pada atribut sosial, pola pikir, dan budaya dari kelompok-kelompok yang berbeda dari orang-orang. Hal ini

juga melibatkan pemahaman budaya yang berbeda, bahasa, dan adat istiadat orang-orang dari negara-negara

lain. Komunikasi lintas budaya berperan dalam ilmu-ilmu sosial seperti antropologi, studi budaya, linguistik,

psikologi dan ilmu komunikasi. Komunikasi lintas budaya ini juga disebut sebagai dasar untuk bisnis

internasional. Ada beberapa penyedia layanan dari lintas-budaya yang dapat membantu pengembangan

keterampilan komunikasi lintas budaya itu sendiri. Penelitian ini merupakan bagian utama dari perkembangan

ketrampilan dari komunikasi lintas budaya.

Komunikasi bisnis antar budaya[sunting | sunting sumber]

Komunikasi bisnis antar budaya sangat membantu dalam membangun kecerdasan budaya melalui pembinaan

dan pelatihan dalam komunikasi antar budaya, antar-budaya negosiasi, multikultural resolusi konflik, layanan

pelanggan, bisnis, dan komunikasi organisasi. Pemahaman antar budaya tidak hanya untuk ekspatriat yang

masuk. Pemahaman antar budaya dimulai dengan orang-orang yang bertanggung jawab untuk proyek dan

mencapai orang-orang di dalam menyampaikan layanan, atau konten. Kemampuan untuk berkomunikasi,

bernegosiasi dan bekerja secara efektif dengan orang-orang dari budaya lain sangat penting untuk bisnis

internasional.

Media komunikasi

Media komunikasi adalah suatu alat atau sarana yang digunakan untuk menyampaikan pesan dari

komunikator kepada khalayak. Media dominan dalam berkomunikasi adalah pancaindera manusia seperti

telinga dan mata.Media juga merupakan jendela yang memungkinkan kita untuk dapat melihat lingkungan

yang lebih jauh, sebagai penafsir yang membantu memahami pengalaman,Sebagai landasan penyampai

informasi, Sebagai komunikasi interaktif yang meliputi opini audiens, Sebagai penanda pemberi intruksi atau

petunjuk, Sebagai penyaring atau pembagi pengalaman dan fokus terhadap orang lain, cermin yang

merefleksikan diri kita dan penghalang yang menutupi kebenaran. Media komunikasi juga dijelaskan sebagai

sebuah sarana yang dipergunakan sebagai memproduksi, reproduksi, mengolah dan mendistribusikan untuk

menyampaikan sebuah informasi. Media komunikasi sangat berperan penting bagi kehidupan masyarakat.

Secara sederhana, sebuah media komunikasi adalah sebuah perantara dalam menyampaikan sebuah informasi

dari komunikator kepada komunikan yang bertujuan agar efisien dalam menyebarkan informasi atau pesan.

Komunikasi merupakan bentuk percakapan yang berlangsung atas dasar persamaan persepsi. Komunikasi

dalam bahasa inggris communicationberasal dari kata latin communicatio dan berasal dari kata communis yang

berarti sama.

Komunikasi Visual vs Komunikasi Audiovisual

Bentuk komunikasi vyang berkembang seiring perkembangan teknologi perkantoran dan teknologi

komunikasi atau informasi, dibedakan :

Komunikasi Visual

Secara harfiyah, komunikasi visual artinya komunikasi melalui penglihatan. Visual dalam bahasa Inggris

artinya ketajaman mata, dapat dilihat, kasat mata, atau dapat disaksikan/dilihat dengan mata.

Kata visual sendiri bermakna segala sesuatu yang dapat dilihat dan direspons oleh indra penglihatan, yaitu

mata. Visual berasal dari kata latin videre yang artinya "melihat".

Komunikasi visual dikenal juga dengan sebutan bahasa isyarat (language of gesture).

Komunikasi Visual merupakan proses komunikasi berupa kombinasi seni, lambang, tipografi, gambar, desain

grafis, ilustrasi, dan warna.

Komunikasi visual ini biasa dilakukan melalui gambar, iklan pamflet, atau video tanpa suara Konsep komunikasi visual adalah memadukan unsur-unsur desain grafis, seperti kreativitas, estetika, efisiensi,

komunikatif dan lain-lain, untuk menciptakan suatu media yang dapat menarik perhatian, juga menciptakan

media komunikasi yang efektif agar diapresiasi oleh komunikan / audiens.

- Contoh Komunikasi Visual

Contoh paling sederhana dan umum komunikasi visual adalah rambu-rambu lalu lintas dan ikon-ikon di dalam

program komputer atau aplikasi di smartphone. Karu kuning dan kartu merah dalam pertandingan sepakbola

juga termasuk komunikasi visual.

Fungsi & Ruang Lingkup Komunikasi Visual

Sebagaimana fungsi komunikasi pada umumnya, komunikasi visual berfungsi sebagai sarana informasi atau

untuk menyampaikan pesan.

Secara khusus, fungsi sekaligus tujuan komunikasi visual antara lain:

1. Identifikasi --mengarahkan pada pengenalan identitas

2. Informasi -- memberikan pengetahuan baru

3. Promosi -- termasuk provokasi

4. Persuasi

5. Propaganda, termasuk pencitraan (image building)

Ruang Lingkup Komunikasi Visual:

1. Desain Grafis Periklanan (Advertising).

2. Animasi (Anime).

3. Desain Identitas Usaha (Corporate Identity).

4. Desain Multimedia -- Banner, Backdrop, Stiker.

5. Desain Grafis Media -- Buku, Suratkabar, Majalah

6. Komik atau Cerita Bergambar (Cergam, Karikatur, Poster.

7. Fotografi, Tipografi, Ilustrasi.Komunikasi visual biasanya diasosiasikan dengan seni rupa,

simbol, fotografi, tipografi lukisan, desain grafis, ilustrasi, dan lain-lain.

Komunikasi audio visual

Komunikasi Audiovisual adalah proses penyampaian pesan atau informasi dari sumber kepada satu penerima

atau lebih dengan cara memvisualisasikan sekaligus memperdengarkan isi pesan atau informasi kepada

penerima dengan melalui media yang menunjangnya. Media yang menunjangnya itu adalah media elektronik.

Contoh komunikasi Audio Visual :

Film Film atau gambar hidup merupakan gambar-gambar dalam frame dimana frame demi

frame diproyeksikan melalui lensa proyektor secara mekanis sehingga pada layar terlihat

gambar itu hidup.

Video Video sebagai media audio visual yang menampilkan gerak, semakin lama semakin

populer dalam masyarakat kita. Pesan yang disajikan dapat bersifat fakta (kejadian/ peristiwa

penting, berita), maupun fiktif (seperti misalnya cerita), bisa bersifat informatif, edukatif maupun

intruksional.

Televisi (TV) Televisi adalah sistem elektronik yang mengirimkan gambar diam dan gambar

hidup bersama suara melalui kabel dan ruang. Dewasa ini televisi yang dimanfaatkan untuk keperluan pendidikan dengan mudah dapat dijangkau melalui siaran dari udara ke udara dan

dapat dihubungkan melalui satelit

Fungsi Komunikasi Audiovisual

adalah efektifitas ruang. Dengan adanya ruang media audio dan visual, maka keterbatasan sebuah ruangan

yang ada dalam kelas bisa lebih dihemat. Masih banyak fungsi lain dari media audio dan visual yakni misalnya

membantu siswa menjadi lebih produktif dan komunikatif. Jika ketik di kelas siswa malas untuk melakukan

aktifitas, maka dengan bantuan media ini siswa akan tertarik sehingga siswa tertarik untuk melakukan praktek.

BAB III Proses Menulis Pesan Bisnis

Proses Menulis Pesan Bisnis

Pesan-pesan bisnis bisa ditujukan untuk pelanggan, pemasok, kantor pajak, kantor akuntan, dan pihak-pihak

lainnya yang langsung maupun tidak langsung berhubungan dengan organisasi kita.

Pesan Bisnis yang Efektif membutuhkan 3 langkah dalam proses menulis, yaitu :

1. Perencanaan

2. Menulis pesan bisnis

3. Menyelesaikan pesan

Proses Perencanaan Pesan Bisnis

Tahapan Perencanaan Pesan Bisnis

Komunikator yang baik menyadari bahwa tahapan dalam proses komposisi kadang-kadang terjadi kesalahan

komposisi. Karena itu dalam menyusun pesan tertulis perlu memperhatikan beberapa tahapan sebagai berikut :

1. Penentuan Tujuan

Tujuan penulisan pesan komunikasi perlu diperhatikan pada saat seseorang merencanakan pesan bisnis. Faktor

yang perlu diperhatikan adalah menjaga itikad baik audiens dan menciptakan kesan positif tentang pihak

pengirim pesan tanpa mengesampingkan tujuan tertentu yang hendak dicapai.

Tujuan umum seyiap pesan bisnis adalah menyampaikan informasi, menganjurkan, dan menjalin kerjasama

dengan audiens. Disamping itu, penentuan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi dapat membantu proses

pengambilan keputusan yang mencakup antara lain :

1. Keputusan untuk meneruskan pesan

2. Keputusan untuk menanggapi audiens

3. Keputusan untuk memusatkan isi pesan

4. Keputusan untuk menetapkan media yang akan digunakan

1. Memberi informasi (informing) yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain.

2. Memberi persuasi (persuading) kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami

dengan baik dan benar. Terutama dilakukan pada saat melakukan negosiasi bisnis.

3. Melakukan kolaborasi (collaboring) atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang

lain. Melalui jalinan komunikasi bisnis seseorang dengan mudah dapat melakukan kerjasama

bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan asing.

Pertimbangan Pengiriman Pesan

Sebelum menetapkan maksud untuk mengirimkan pesan, ada faktor yang perlu dipertimbangkan yang meliputi

hal-hal berikut :

1. Tujuan yang realistis. Pada umumnya orang tidak mudah untuk cepat berubah. Oleh karena itu

jika seseorang mempunyai tujuan yang mendasar sebaiknya disampaikan secara realistis.

2. Ketepatan waktu. Waktu yang tepat merupakan faktor penting dalam pengiriman dan

penyampaian pesan. Jika seseorang atau organisasi sedang mengalami perubahan, pesan

dapat disesuaikan dengan keadaan yang berlangsung sampai dengan segala sesuatu

menjadi stabil dan ada perhatian terhadap pesan yang disampaikan.

3. Ketepatan orang yang mengirimkan pesan. Meskipun semua tugas yang diberikan dapat

diselesaikan tanpa bantuan orang lain, pihak atasan mungkin memiliki kesempatan yang lebih

baik dalam menyelesaikan pekerjaan yang ditugaskan kepada seseorang.

4. Tujuan yang selaras dengan tujuan organisasi. Seorang karyawan harus bekerja sesuai

dengan tujuan organisasi. Hal ini memiliki tujuanm agar setiap komunikasi yang terjadi

didalamnya dapat berjalan dengan baik tanpa ada hambatan yang disebabkan oleh

perbedaan persepsi.

2. Analisis Audiens

Bila suatu komunikasi telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah berikutnya adalah

memperhatikan audiens yang akan dihadapi. Menyangkut siapa mereka, bagaimana pemahaman mereka, latar

belakang usia, pendidikan, jenis kelamin, minat mereka, dan apa yang ingin mereka ketahui. Untuk menjawab

semua itu perlu adanya teknik atau metode dalam menganalisis audiens tersebut, hal itu dapat dilakukan

dengan langkah-langkah sebagai beikut :

Mengembangkan profil audiens dengan cara :

Menentukan ukuran dan komposisi audiens

Audiens dalam jumlah besar akan menunjukkan perilaku yang berbeda dengan audiens yang jumlahnya

sedikit, diperlukan teknik komunikasi yang berbeda pula. Untuk audiens yang berjumlah kecil, materi dapat

dikemas dalam suatu laporan sederhana untuk dipresentasikan. Sebaliknya, untuk audiens dalam jumlah yang

besar, materi sebaiknya dibuatkan makalah atau laporan dengan gaya atau format penulisan yang formal.

Menentukan siapa audiensnya

Bila audiens yang dituju lebih dari satu orang, perlu diidentifikasikan yang paling dominan yang paling

dominan diantara mereka.

Mengetahui bagaimana reaksi audiens

Setelah mengetahui audiens selanjutnya perlu diketahui reaksi yang mungkin dimunculkan dari audiens

tersebut. Jika audiens yang terlibat merupakan orang yang kurang kritis, maka presentasi sebaiknya disajikan

langsung pada bagian kesimpulan dan saran, perlu dihindari melakukan diskusi karena akan kurang efektif.

Mengetahui pemahaman audiens

Dalam penyampaian pesan-pesan, perlu diperhatikan hal-hal yang menyangkut diri audiens, seperti latar

belakang audiens, pendidikan, usia serta pengalaman. Jika terjadi perbedaan yang terlalu jauh dengan

komunikator maka perlu diputuskan seberapa besar audiens tersebut harus dididik

Mengetahui bagaimana hubungan antara komunikator dengan audiens

Jika antara komunikator dan audiens belum saling mengenal, maka tugas seorang komunikator menyampaikan

sesuatu atau pesan dengan penampilan yang meyakinkan. Hal ini bertujuan agar audiens termotivasi untuk

mendengar dan menyimak pembicaraan, sehingga pesan dapat tersampaikan dengan baik.

Memuaskan kebutuhan akan informasi audiens, dengan tahapan sebagai berikut:

Menemukan keinginan audiens

Untuk dapat memenuhi kebutuhan informasi, maka komunikator harus dapat menemukan apa yang ingin

diketahui oleh audiens dan segera memberikan informasi yang diminta.

Memberikan informasi secara keseluruhan beserta tambahannya

Harus dapat diusahakan setiap informasi penting yang diminta oleh audiens tidak terlewatkan. Perlu dilakukan

pemeriksaan terlebih dahulu sebelum pesan disampaikan kepada audiens. Hal ini untuk mengantisipasi agar

apa yang diminta audiens sesuai dengan yang diberikan oleh komunikator.

Informasi yang diberikan harus akurat

Informasi yang disampaikan hendaklah informasi yang benar-benar akurat serta dapat dipertanggung

jawabkan kebenarannya. Jika terjadi kesalahan dalam penyampaian informasi, seorang komunikator perlu

menyampaikan permohonan maaf serta serta segera memperbaikinya.

Memilih ide-ide yang paling menarik bagi audiens

Berusaha untuk menemukan hal-hal penting yang bersifat menarik bagi audiens. Memberikan perhatian

khusus pada hal tersebut agar audiens merasa terpuaskan dengan apa yang telah disampaikan.

1. Memuaskan kebutuhan motivasional audiens

Berusaha untuk mengubah pola pikir serta perilaku audiens melalui pendekatan argumentasi yang rasional.

Beberapa jenis pesan, harus dirancang agar memiliki tujuan, memotivasi audiens untuk mengubah perilaku

mereka

3.Penentuan Ide Pokok

Metode identifikasi terhadap ide pokok :

Teknik Brainstorming dengan cara mencurahkan pendapat yang memberikan keleluasaan

pikiran, untuk mencari berbagai kemungkinan, menguji berbagai alternative dengan

mempertimbangkan tujuan, audiens dan fakta yang ada. Teknik brainstorming yang sering digunakan antara lain storyteller’s tour, random list, conclusions finding recommendation

(CFR) worksheet, journalistic approach, dan question and answer chain.

Pembatasan Cakupan

Secara umum, penyampaian informasi rutin kepada audiens yang telah dikenal hendaknya menggunakan kata�kata yang singkat. Apabila kita menyampaikannya secara panjang lebar justru akan memakan waktu lebih

lama, terutama jika audiens adalah orang yang tidak kita kenal. Ide pokok dari pesan-pesan selebihnya

disesuaikan dengan waktu yang tersedia, sehingga poin-poin yang penting tidak sampai terabaikan, dan ide�ide pokok yang disampaikan mudah dimengerti dan diterima oleh audiens

4. Pemilihan Saluran Dan Media

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui dua saluran, yaitu

komunikasi lisan (oral) dan komunikasi tertulis (written). Pilihan mendasar antara berbicara atau menulis

tergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.

Komunikasi Lisan

Salah satu kebaikan dari komunikasi lisan (oral communication) adalah kemampuannya dalam memberikan

umpan balik dengan segera. Saluran ini digunakan bila pesan yang disampaikan adalah sederhana, tidak

diperlukan catatan yang permanen. Komunikasi lisan mencakup antara lain percakapan, antara dua orang atau

lebih, pembicaraan melalui telepon, wawancara kerja, pertemuan kelompok, seminar, workshop, program

pelatihan, pidato formal, dan presentasi penting lainnya. Agar komunikasi lisan dapat berjalan dengan baik dan

menarik, perlu adanya sarana pembantu yang dapat mendukungnya. Sarana pembantu tersebut biasanya

berbentuk audio visual seperti film, video clip, LCD Projector, dan tampilan slide show.

Kelebihan dan Kelemahan Komunikasi Lisan

Kelebihan komunikasi lisan:

1. Memerlukan waktu lebih singkat, langsung dilakukan ketika dua orang berhadapan.

2. Memerlukan biaya lebih sedikit, karena tidak memerlukan alat apapun.

3. Bisa dilakukan antara siapapun yang mengetahui bahasa yang sama.

4. Dapat menyampaikan emosi dengan baik karena berhadapan langsung dan melihat ekspresi muka dan

intonasi kata.

Kekurangan komunikasi Lisan:

1. Tidak tahan lama, begitu komunikasi selesai, pesan apa yang disampaikan bisa dilupakan

2. Mudah disalahpahami atau ditafsirkan berbeda, bila apa yang disampaikan didengarkan banyak orang.

3. Tidak disebarkan kepada orang banyak. Sebelum ada media rekaman, hanya orang yang mendengar

langsung yang bisa paham apa yang disampaikan.

4. Tidak digunakan sebagai bukti hukum. Bila ada perselisihan misalnya tentang jual beli, bukti lisan tidak.

2.Komunikasi Tertulis

Pesan-pesan tertulis juga memiliki berbagai bentuk seperti surat, memo, proposal, dan laporan. Salah satu

kebaikan komunikasi ini adalah penulis memiliki kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan�pesan mereka. Format tulisan diperlukan jika informasi yang disampaikan bersifat kompleks, dibutuhkan

catatan permanen untuk referensi di masa yang akan datang. Dalam memilih saluran dan media berkomunikasi

perlu dipertimbangkan tingkat kepentingannya, formalitas, kompleksitas, tingkat kerahasiaan, emosional, dan

biaya pengiriman serta harapan audiens.

Kelebihan komunikasi tertulis:

1. Lebih tahan lama. Ketika komunikasi selesai, orang bisa melihat tulisan untuk mengetahui secara tepat

pesan komunikasi.

2. Tidak mudah disalahpahami atau ditafsirkan berbeda.

3. Dapat disebarkan kepada orang banyak, dengan memperbanyak tulisan yang berisi hal yang

dikomunikasikan

4. Dapat digunakan sebagai bukti hukum bila terjadi perselisihan antara pihak.

Kekurangan komunikasi tertulis:

1. Memerlukan waktu lebih lama, karena harus menuliksan terlebih dahulu pesan yang disampaikan. Begitu

juga ketika menunggu balasan tertulis dari penerima.

2. Memerlukan biaya lebih besar untuk alat tulis.

3. Hanya bisa dilakukan antara dua orang yang bisa baca tulis. Bila orang yang diajak berkomunikasi tidak

bisa baca tulis komunikasi tertulis tidak bisa dilakukan.

4. Tidak dapat menyampaikan emosi sebaik komunikasi lisan

Berikut Media yang dapat digunakan untuk Pesan Bisnis

Komunikasi Lisan :

1. Anda menginginkan umpan balik segera dari audiens..

2. Pesan anda relative sederhana dan mudah di mengerti .

3. Anda tidak memerlukan catatan permanan

4. Anda dapat mengumpulkan audiens lebih mudah atau ekonomis.

5. Anda menginginkan interaksi dalam memecahkan masalah.

Komunikasi Tertulis :

1. Anda tidak memerlukan unpan balik segera.

2. Pesan anda sangat rinci, komplek, dan memerlukan perencanaan yang hati-hati.

3. Anda memerlukan catatan permanen.

4. Anda ingin mencapai audiens yang luas.

5. Anda ingin mengurangi distorsi penyampaian pesan Media pada saluran lisan :

1. Percakapan tatap muka (pidato, rapat, seminar, konferensi)

2. Telepon, voice mail

3. Radio, televisi, Computer

4. Pita audio dan video

5. Teleconference

6. Video conference

Media pada saluran tertulis :

1.Surat, memo, laporan, proposal

1. Elektronik mail / email

2. Telepon (sms)

3. Computer

4. Faks

5. Telegram

6. Pos biasa dan khusus

Pertimbangan dalam Pemilihan Media

Dalam menjalin komunikasi, setidaknya kita memerlukan alat atau media sebagai sarana penyampai

komunikasi, apalagi jika komunikasi dilakukan secara tidak langsung. Terdapat berbagai jenis media

komunikasi modern yang bisa digunakan dalam menyampaikan komunikasi.

Meskipun banyak macam-macam media komunikasi yang saat ini beredar dan bisa didapatkan dengan mudah,

namun Anda tetap harus mempertimbangkan banyak faktor dalam memilih media komunikasi yang tepat

sebelum menggunakannya.

Pemilihan media komunikasi perlu memperhatikan beberapa faktor penting agar komunikasi yang terjalin

dapat berjalan efektif. Berikut adalah 12 faktor dalam memilih media komunikasi yang tepat:

1. Kemampuan si penerima pesan

Dalam berkomunikasi tentunya kita mempunyai lawan komunikasi agar komunikasi yang kita sampaikan

diterima. Jika orang yang kita ingin ajak berkomunikasi adalah orang yang tergolong tidak mengerti teknologi,

maka gunakan media komunikasi yang lebih dimengerti. Akan jauh lebih baik dan efektif jika menggunakan

media komunikasi yang sering digunakan oleh sasaran.

Misalnya saja ingin menyampaikan pesan pada pelajar, maka media komunikasi yang tepat bisa berupa

majalah dinding. Jika ingin menyasar pada lawan komunikasi yang lebih luas, maka gunakan sarana yang

umum seperti televisi.

2. Usia penerima pesan

Begitu pula jika ingin menyampaikan pesan pada orang tua, remaja, maupun anak-anak, tentu media

komunikasi yang digunakan juga berbeda-beda. Bagi orang tua atau remaja, mereka bisa mengerti pesan yang

disampaikan lewat media surat, tapi bagi anak-anak, mereka belum tentu mampu menerima isi pesan dalam

bentuk surat Maka dari itu, pemahaman akan siapa penerima pesan menjadi faktor nomor satu dalam pemilihan media

komunikasi. Hal ini termasuk ke dalam psikologi komunikasi dimana diperlukan analisis terhadap si penerima

pesan terlebih dahulu sebelum menyampaikan pesan.

3. Isi pesan

Faktor penentu selanjutnya adalah isi pesan. Jika isi pesan yang akan disampaikan cukup penting, maka

gunakan media komunikasi modern paling cepat, misalnya saja dengan telepon atau video call. Jika isi pesan

bersifat resmi, maka sebaiknya gunakan surat resmi sebagai media komunikasi.

Namun banyak orang yang justru menganggap sepele mengenai penyampaian pesan formal dan informal

sehingga media komunikasi yang dipilih kurang tepat dan komunikasi efektif tidak tercapai. Bahkan sering

pula justru menimbulkan kesalahpahaman pada si penerima pesan.

4. Anggaran yang tersedia

Dalam memilih media komunikasi yang digunakan diperlukan pula anggaran yang tepat. Tentukan media

komunikasi yang akan digunakan sesuai dengan anggaran yang ada.

Jangan sampai Anda menghabiskan biaya lebih hanya untuk melakukan komunikasi yang sebenarnya bisa

dibayar dengan biaya lebih rendah. Misalnya saja dalam pemilihan ponsel, jika hanya untuk menelepon, maka

tidak perlu memilih ponsel dengan harga mahal yang penuh fitur canggih lainnya.

5. Opsi media komunikasi tanpa biaya

Jika Anda tidak memiliki begitu banyak anggaran, maka kini juga telah hadir banyak sekali media komunikasi

yang memberikan tawaran uji coba gratis atau bahkan gratis sepenuhnya. Misalnya saja internet sebagai media

komunikasi berupa video call yang saat ini telah tersedia banyak di beberapa media sosial. Ponsel yang murah

meriah dengan berbagai fitur juga telah banyak beredar di pasaran sehingga menunjang aktivitas Anda.

6. Tempat penyampaian komunikasi

Memilih media komunikasi juga harus sesuai dengan lokasi penyampaian komunikasi. Lokasi penyampaian

haruslah bersifat kondusif agar penyampaian pesan dapat terlaksana dengan baik. Tempat yang nyaman dan

terang juga menjadi faktor penting dalam pemilihan media komunikasi.

Ketika berada di ruangan yang kecil, mungkin Anda hanya memerlukan udara sebagai media komunikasi

langsung karena suara Anda akan terdengar. Namun jika Anda berada di ruangan yang cukup besar atau

terbuka, maka sebaiknya gunakan media komunikasi yang lebih menunjang seperti mikrophone agar pesan

dapat disampaikan dengan baik. Apalagi jika penerima pesan bukan hanya satu orang melainkan ratusan

orang, maka pengeras suara akan sangat dibutuhkan.

BAB 4 PENULISAN DAN PENYELESAIAN

PESAN-PESAN BISNIS

Kelanjutan dari proses perencanaan pesan bisnis yaitu menulis pesan dan menyelesaikan pesan.

1. Menulis pesan berkaitan dengan upaya untuk mengorganisir pesan dan memformulasikan pesan.

2. Menyelesaikan pesan meliputi kegiatan menyunting, memproduksi dan mencetak pesan.

Pengorganisasian Pesan

1. Pengorganisasian pesan erat kaitannya dengan penyusunan kata, kalimat, dan paragraf.

2. Pesan diorganisasikan dengan baik, bila kata, kalimat, dan paragraf yang digunakan adalah sederhana,

mudah dimengerti, dan dapat dilaksanakan.

3. Sebaliknya bila pesan tidak diorganisir dengan baik maka pesan tidak dapat mencapai sasaran dan respon

audien tidak seperti yang diharapkan

Pesan-pesan yang Tidak Terorganisi dengan Baik

1. Menurut Purwanto (2006:81) , Bovee & Thill (2007:144). Dewi (2007:65) ada beberapa hal yang dapat

menyebabkan pesan-pesan tidak terorganisasi dengan baik.

a. Bagian awal terlalu panjang (bertele-tele), sehingga akan mempersulit penerima dalam

memahami maksud pesan

1. 1. Memasukan informasi yang tidak relevan, sehingga mengkaburkan pesan pokok dan

membuang waktu untuk membacanya.

2. Menyajikan ide-ide secara tidak logis, sehingga subtansi pesan sulit dipahami.

3. Informasi penting sering terlupakan, karena perhatian terpusat pada penyadian ide

pendukung dan pelengkap

Untuk mencapai pengorganisasian yg baik diperlukan tiga langkah yaitu:

a. Menetapkan Ide Pokok

1) Semua pesan bisnis memiliki tujuan umum dan tujuan khusus.

2) Subyek yang luas atau topik dari setiap pesan bisnis dipadatkan menjadi satu ide pokok – yaitu

pernyataan spesifik mengenai topik pesan. (lihat gambar 4.1)

3) Bila pesannya panjang dan kompleks maka perlu dibuat outline yang berfungsi:

a) Membayangkan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian lainnya.

b) Menuntun penyampaian ide-ide secara lebih sistematis, efisien dan efektif.

4) Susunan suatu outline digolongkan menjadi.

a) Ide pokok yaitu yang menjadi inti/tema sentral pesan

b) Poin pendukung, sebagai ide pendukung ide pokok

c) Ilustrasi yang berupa bukti-bukti yang berhasil dikumpulkan.

Menetapkan ide Pokok

Semua pesan bisnis memiliki tujuan umum dan tujuan khusus

Subyek yang luas atau topik dari setiap pesan bisnis dipadatkan menjadi satu ide pokok yaitu pernyataan

spesifik mengenai topik pesan

Mengelompokkan Ide

2) Dalam menyiapkan pesan yang panjang dan kompleks maka perlu dibuat outline yang berfungsi:

a) Membayangkan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian lainnya.

b) Menuntun penyampaian ide-ide secara lebih sistematis, efisien dan efektif.

3) Susunan suatu outline digolongkan menjadi.

4) Ide pokok yaitu yang menjadi inti/tema sentral pesan

5) Poin pendukung, sebagai ide pendukung ide pokok

6) Ilustrasi yang berupa bukti-bukti yang berhasil dikumpulkan.

Memilih Pendekatan

1) Setelah mendefinisan ide, langkah berikutnya adalah menentukan urutan yang akan digunakan dalam

penyajian ide.

2) Terdapat dua pendekatan yang dapat digunakan yaitu:

Pendekatan langsung atau deduktif

Dimana ide pokok ditempatkan di bagian awal diikuti ide-ide pendukung berupa argumentasi atau bukti�bukti. Pendekatan ini digunakan bila audiens diperkirakan akan bereaksi positip atau menyenangkan saat

menerima pesan.

b) Pendekatan tak langsung atau induktif

Argumentasi atau bukti-bukti pendukung disajikan di awal lalu diikuti ide pokokPendekatan ini digunakan

bila audiens diperkirakan bereaksi negatif atau tidak menyenangkan saat menerima pesanBerdasarkan

kemungkinan reaksi audiens, terdapat empat bentuk organisasi pesan :

1) Permintaan Langsung (Direct request)

Yaitu pesan bisnis dalam bentuk surat atau memo yang penyampaian nya langsung pada poin yang dituju.

Tipe ini lebih cocok bila audien diperkirakan tertarik (msl penawaran produk baru) dan sebaiknya

menggunakan pendekatan langsung

2) Pesan rutin, good news atau good will

Pesan rutin adalah pesan yang disampaikan secara rutin. Good news atau good will adalah berita baik (msl

penurunan harga) yang menimbulkan reaksi menyenangkan dari penerima. Cocok menggunakan pendekatan

langsung

3) Pesan bad news

Yaitu pesan-pesan yang tidak menyenangkan dan berpotensi menimbulkan kekecewaan (msl penolakan

lamaran kerja, penolakan kredit). Sebaiknya pakai pendekatan tidak langsung

4) Pesan persuasive

Yaitu pesan yang bertujuan membujuk, karena penerima diperkirakan tidak tertarik pada pesan tersebut. Cocok

pakai pendekatan tidak langsung

Memformulasikan pesan

a. Memformulasikan pesan adalah proses penyusunan naskah bisnis.

b. Dalam penyusunan naskah untuk pertama kali, yang perlu mendapat perhatian adalah menentukan gaya

dan nada.

1) Gaya adalah cara menggunakan kata-kata, kalimat dan paragrap untuk mencapai nada atau kesan secara

keseluruhan.

2) Gaya dapat diubah-ubah untuk menciptakan nada yang sesuai dengan peristiwa.

Pemilihan Kata Yang Tepat

Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis baik secara lisan maupun tertulis perlu memperhatikan hal-hal yang

berikut;

1. 1. Gunakan kata yang familier/dikenal, dan lazim digunakan dan sesuai dengan pendidikan

dan pengalaman audiens