Penyelenggara acara

Pernikahan di kebun anggur

Penyelenggara acara (EO) adalah istilah untuk penyedia jasa profesional dalam mengatur jalannya sebuah acara. Meski bisa dialihbahasakan, tetapi pada umumnya istilah penyelenggara acara masih sering dipergunakan. Penyelenggara acara atau sering disebut event organizer (EO) bertugas membantu kliennya (client) dalam menyelenggarakan acara yang diinginkan. Hal ini terjadi karena keterbatasan sumber daya atau waktu yang dimiliki klien, tetapi penggunaan jasa EO juga dimungkinkan dengan alasan agar penyelenggaraannya profesional sehingga hasilnya lebih bagus daripada dikerjakan sendiri.

Menurut buku, "EO, 7 Langkah Jitu Membangun Bisnis Event Organizer" ditulis oleh professional Event Organizer, Yudhi Megananda. Dalam buku tersebut diterangkan bahwa EO dalam konteks sebagai sebuah bisnis memiliki definisi yakni usaha dalam bidang jasa yang secara sah ditunjuk oleh client-nya, guna mengorganisasikan seluruh rangkaian acara, mulai dari perencanaan, persiapan, eksekusi hingga evaluasi, dalam rangka membantu mewujudkan tujuan yang diharapkan client dengan membuat acara.

Manajemen acara adalah penerapan manajemen proyek untuk pembuatan dan pengembangan acara pribadi atau perusahaan berskala kecil dan/atau besar seperti festival, konferensi, upacara, pernikahan, pesta formal, konser, atau konvensi. Ini melibatkan mempelajari merek, mengidentifikasi audiens targetnya, merancang konsep acara, dan mengoordinasikan aspek teknis sebelum benar-benar meluncurkan acara tersebut.

Industri acara sekarang mencakup acara dari semua ukuran mulai dari Olimpiade hingga pertemuan sarapan bisnis. Banyak industri, selebritas, organisasi amal, dan kelompok kepentingan mengadakan acara untuk memasarkan label mereka, membangun hubungan bisnis, mengumpulkan uang, atau merayakan pencapaian.

Proses perencanaan dan koordinasi acara biasanya disebut sebagai perencanaan acara dan yang dapat mencakup penganggaran, penjadwalan, pemilihan lokasi, memperoleh izin yang diperlukan, mengoordinasikan transportasi dan parkir, mengatur pembicara atau penghibur, mengatur dekorasi, keamanan acara, katering, mengoordinasikan dengan vendor pihak ketiga, dan rencana darurat. Setiap acara berbeda sifatnya sehingga proses perencanaan dan pelaksanaan setiap acara berbeda berdasarkan jenis acara.

Manajer acara adalah orang yang merencanakan dan melaksanakan acara, bertanggung jawab atas elemen kreatif, teknis, dan logistik. Ini termasuk desain acara secara keseluruhan, pembangunan merek, strategi pemasaran dan komunikasi, produksi audio-visual, penulisan skrip, logistik, penganggaran, negosiasi, dan layanan klien.

Karena kerumitan yang terlibat, tubuh pengetahuan yang luas diperlukan, dan lingkungan yang berubah dengan cepat, manajemen acara sering disebut sebagai salah satu jalur karir yang paling menegangkan, sejalan dengan ahli bedah.

Jenis-jenis EO

Dilihat dari jenis acara yang diadakan, E.O. dapat dikategorikan menjadi:

• One Stop Service Agency: E.O. besar yang mampu menyelenggarakan berbagai jenis acara hingga skala internasional sekalipun.
• MICE : Kependekan dari Meeting, Incentive, Convention, Exhibition). E.O. yang khusus bergerak di bidang penyelenggaraan acara berbentuk pertemuan.
• Brand Activation ; adalah EO yang secara spesifik membantu client-nya untuk mempromosikan dalam rangka peningkatan penjualan, peningkatan pengenalan merk di kalangan konsumen, dengan berinteraksi langsung ke target pasarnya.
• Musik dan Hiburan: E.O. yang memiliki spesialisasi di bidang hiburan terutama musik.
• Penyelenggara Pernikahan: E.O. yang mengkhususkan diri membantu klien mengadakan pesta pernikahan.
• Penyelenggara Ulang Tahun: E.O. yang ahli membuat pesta ulang tahun termasuk untuk anak-anak.
• Penyelenggara Pribadi: E.O. khusus yang bergerak untuk penyelenggaraan pesta pribadi terutama bagi orang kaya contoh candle light dinner.
• Komunitas Event Organizer Indonesia, media promosi event untuk event dan bermacam acara.
• Penyelenggara Acara di Luar Ruangan Atau Event Organizer Outbound yaitu EO yang khusus menyelenggarakan kegiatan di luar ruangan, seperti outbound, dan aktivitas petualangan lainnya.

Pemasaran dan komunikasi strategis

Manajemen acara mungkin menjadi alat untuk pemasaran dan komunikasi strategis, yang digunakan oleh perusahaan dari berbagai ukuran. Perusahaan dapat memanfaatkan acara promosi sebagai cara untuk berkomunikasi dengan pelanggan saat ini dan calon pelanggan. Misalnya, acara yang berfokus pada periklanan ini dapat terjadi sebagai konferensi pers, acara promosi, atau peluncuran produk.

Manajer acara juga dapat menggunakan media berita tradisional untuk menargetkan audiens mereka, dengan harapan dapat menghasilkan liputan media yang akan menjangkau ribuan atau jutaan orang. Mereka juga dapat mengundang audiens mereka ke acara mereka dan menjangkau mereka di acara yang sebenarnya.

Tempat acara

Tempat acara dapat berupa lokasi di dalam atau di luar lokasi. Manajer acara bertanggung jawab atas operasional acara atau tempat hiburan yang disewa karena mereka berkoordinasi langsung dengan pemilik properti. Manajer acara akan memantau semua aspek acara di tempat. Beberapa tugas yang tercantum dalam pendahuluan dapat diteruskan ke tempat tersebut, tetapi biasanya dengan biaya.

Acara menghadirkan risiko tanggung jawab yang besar bagi penyelenggara dan tempat. Akibatnya, sebagian besar tempat mengharuskan penyelenggara untuk mendapatkan selimut atau asuransi kewajiban umum khusus acara dengan jumlah tidak kurang dari $1.000.000 per kejadian dan agregat $2.000.000, yang merupakan standar industri.

Manajer acara perusahaan memesan tempat acara untuk menyelenggarakan rapat perusahaan, konferensi, acara jaringan, pameran dagang, peluncuran produk, retret pembangunan tim, atau sesi pelatihan di lingkungan yang lebih disesuaikan.

Keberlanjutan

Manajemen acara berkelanjutan (juga dikenal sebagai penghijauan acara) adalah proses yang digunakan untuk menghasilkan acara dengan perhatian khusus terhadap masalah lingkungan, ekonomi, dan sosial. Keberlanjutan dalam manajemen acara menggabungkan pengambilan keputusan yang bertanggung jawab secara sosial dan lingkungan ke dalam perencanaan, pengorganisasian dan pelaksanaan, dan partisipasi dalam suatu acara. Ini melibatkan prinsip dan praktik pembangunan berkelanjutan di semua tingkat organisasi acara, dan bertujuan untuk memastikan bahwa acara diselenggarakan secara bertanggung jawab. Ini mewakili paket total intervensi di sebuah acara, dan perlu dilakukan secara terpadu. Penghijauan acara harus dimulai sejak awal proyek, dan harus melibatkan semua pemain peran kunci, seperti klien, penyelenggara, tempat, subkontraktor, dan pemasok. Sebuah studi baru-baru ini menunjukkan bahwa tren memindahkan acara dari mode tatap muka ke mode virtual dan hybrid dapat mengurangi jejak karbon sebesar 94% (virtual) dan sebesar 67% (mode hybrid dengan tingkat partisipasi tatap muka lebih dari 50% karena perdagangan- antara jejak karbon per kapita dan tingkat partisipasi langsung).

Teknologi

Perusahaan perangkat lunak manajemen acara menyediakan perencanaan acara dengan perangkat lunak untuk menangani banyak aktivitas umum seperti pendaftaran delegasi, pemesanan hotel, pemesanan perjalanan, atau alokasi ruang lantai pameran.

Tren terkini dalam teknologi acara adalah penggunaan aplikasi seluler untuk acara. Aplikasi seluler acara memiliki berbagai kegunaan. Mereka dapat digunakan untuk menyimpan informasi yang relatif statis seperti agenda, biografi pembicara, dan FAQ umum. Mereka juga dapat mendorong partisipasi dan keterlibatan audiens melalui alat interaktif seperti voting/polling langsung, mengajukan pertanyaan kepada pembicara selama Q&A, atau membuat "awan kata" interaktif langsung. Aplikasi acara seluler juga dapat digunakan oleh penyelenggara acara sebagai sarana komunikasi. Penyelenggara dapat berkomunikasi dengan peserta melalui penggunaan peringatan, notifikasi, dan pesan push. Mereka juga dapat digunakan untuk mengumpulkan umpan balik dari peserta melalui penggunaan survei di aplikasi. Beberapa aplikasi acara seluler dapat membantu peserta untuk terlibat satu sama lain, dengan sponsor, dan dengan penyelenggara dengan fungsi jaringan bawaan.

Pendidikan

Ada semakin banyak universitas yang menawarkan pelatihan manajemen acara dalam bentuk sertifikat dan gelar sarjana atau pascasarjana.