Pengguna:FaizalFarid241218128

Dasar Dasar Komunikasi

Komunikasi sangat diperlukan dalam hubungan antar manusia termasuk dalam kordinasi melakukan pekerjaan pada organisasi. Komunikasi baru dapat berjalan bilamana terdapat unsur pengirim, media, isi pesan dan penerima. Banyak dan sering terjadi penyimpangan/deviasi dalam penerimaan pesan/message yang dikirimkan oleh si pengirim dan diterima si penerima pesan.

Pengertian Komunikasi

Istilah komunikasi berasal dari kata Latin Communicare atau Communis yang berarti sama atau menjadikan milik bersama. Kalau kita berkomunikasi dengan orang lain, berarti kita berusaha agar apa yang disampaikan kepada orang lain tersebut menjadi miliknya.

Kata “komunikasi” (Bahasa Inggris “communication”) berasal dari Bahasa Latin “communicatus” yang berarti “berbagi” atau “menjadi milik bersama”.

Komunikasi adalah “suatu proses pertukaran informasi di antara individu melalui sistem lambang-lambang, tanda-tanda atau tingkah laku”. (Webster New Collogiate Dictionary)

Berikut ini adalah bebarapa definsi tentang ilmu komunikasi yang dikemukakan oleh para ahli sebagai berikut :

• Komunikasi adalah suatu proses melalui mana seseorang/komunikator menyampaikan stimulus (biasanya dalam bentuk kata-kata) dengan tujuan mengubah atau membentuk perilaku orang-orang lainnya/khalayak (Hovland, Janis & Kelley)
• Komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi, gagasan, emosi, keahlian, dan lain-lain melalui penggunaan simbol-simbol seperti kata-kata, gambar, angka-angka, dan lain-lain. (Berelson & Steiner)
• Komunikasi adalah kegiatan pengoperan lambang yang mengandung arti/makna yang perlu dipahami bersama oleh pihak yang terlibat dalam kegiatan komunikasi (Astrid)
• Komunikasi adalah kegiatan perilaku atau kegiatan penyampaian pesan atau informasi tentang pikiran atau perasaan (Roben.J.G)
• Komunikasi adalah sebagai pemindahan informasi dan pengertian dari satu orang ke orang lain (Davis)
• Komunikasi adalah berusaha untuk mengadakan persamaan dengan orang lain (Schram,W)
• Komunikasi pada dasarnya merupakan suatu proses yang menjelaskan “siapa” “mengatakan “apa” “dengan saluran apa”, “kepada siapa” , dan “dengan akibat apa” atau “hasil apa”.(who says what in which channel to whom and with what effect). (Harold Lasswell)
• Komunikasi timbul didorong oleh kebutuhan-kebutuhan untuk mengurangi rasa ketidakpastian, bertindak secara efektif, mempertahankan atau memperkuat ego. (Barnlund)
• Komunikasi adalah seluruh prosedur melalui mana pikiran seseorang dapat mempengaruhi pikiran orang lainnya. (Weaver)
• Komunikasi adalah suatu proses yang membuat sesuatu dari semula yang dimiliki oleh seseorang (monopoli seseorang) menjadi dimiliki oleh dua orang atau lebih. (Gode)
• Komunikasi adalah “mengirimkan, memberikan, atau bertukar informasi dan ide,” yang sering dinyatakan nonverbal dan verbal. (Webster’s Dictionary) Dari berbagai definisi tentang ilmu komunikasi tersebut di atas, terlihat bahwa para ahli memberikan definisinya sesuai dengan sudut pandangnya dalamelihat komunikasi. Masing-masing memberikan penekanan arti, ruang lingkup, dan konteks yang berbeda.Hal ini menunjukkan bahwa, ilmu komunikasi sebagai bagian dari ilmu sosial adalah suatu ilmu yang bersifat multi-disipliner. Dari pengertian tentang komunikasi tersebut di atas, dapat diperoleh pengertian bahwa komunikasi mempunyai beberapa karakteristik sebagai berikut :
  • Komunikasi adalah suatu proses Komunikasi sebagai suatu proses artinya bahwa komunikasi merupakan serangkaian tindakan atau peristiwa yang terjadi secara berurutan (ada tahapan atau sekuensi) serta berkaitan satu sama lainnya dalam kurun waktu tertentu.
  • Komunikasi adalah suatu upaya yang disengaja serta mempunyai tujuan. Komunikasi adalah suatu kegiatan yang dilakukan secara sadar, disengaja, serta sesuai dengan tujuan atau keinginan dari pelakunya.
  • Komunikasi menuntut adanya partisipasi dan kerja sama dari para pelaku yang terlibat kegiatan komunikasi akan berlangsung baik apabila pihak-pihak yang berkomunikasi (dua orang atau lebih) sama-sama ikut terlibat dan sama-sama mempunyai perhatian yang samaterhadap topik pesan yang disampaikan.
  • Komunikasi bersifat simbolis Komunikasi pada dasarnya merupakan tindakan yang dilakukan dengan menggunakan lambang-lambang. Lambang yang paling umum digunakan dalam komunikasi antar manusia adalah bahasaverbal dalam bentuk kata-kata, kalimat, angka-angka atau tanda-tanda lainnya.
  • Komunikasi bersifat transaksional Komunikasi pada dasarnya menuntut dua tindakan, yaitu memberi dan menerima. Dua tindakan tersebut tentunya perlu dilakukan secara seimbang atau porsional.
  • Komunikasi menembus faktor ruang dan waktu Maksudnya adalah bahwa para peserta atau pelaku yang terlibat dalam komunikasi tidak harus hadir pada waktu serta tempat yang sama. Dengan adanya berbagai produk teknologi komunikasi seperti telepon, internet, faximili, dan lain-lain, faktor ruang dan waktu tidak lagi menjadi masalah dalam berkomunikasi.
  • Menurut Achmad S. Ruky, komunikasi merupakan proses pemindahan dan pertukaran pesan, dimana pesan ini dapat berbentuk fakta, gagasan, perasaan, data atau informasi dari seseorang kepada orang lain. Proses ini dilakukan dengan tujuan untuk mempengaruhi dan/ atau mengubah informasi yang dimiliki serta tingkah laku orang yang menerima pesan tersebut.
  • Mernurut Anderson, komunikasi merupakan proses yang dinamis. Proses ini secara konstan berubah sesuai dengan situasi yang berlaku.
  • Komunikasi menurut Anwar Arifin merupakan sebuah konsep multi makna. Dalam makna sosial, komunikasi merupakan proses sosial yang berkaitan dengan kegiatan manusia dan kaitannya dengan pesan dan prilaku.
  • Atep Aditya Barata mendefinisikan komunikasi sebagai proses pengiriman dan penerimaan pesan, berita, atau informasi yang terjadi diantara dua orang atau lebih. Proses ini dilakukan secara efektif agar pesan yang disampaikan dapat dipahami oleh penerimanya.
  • Barnlund menyatakan bahwa komunikasi timbul oleh karena adanya dorongan kebutuhan seseorang untuk mengurangi rasa ketidakpastian, untuk bertindak secara efektif, dan untuk mempertahankan atau memperkuat ego.
  • Dalam buku ‘Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar’ karangan Dedy Mulyana, Bernard Berelson dan Gary A. Steiner menyatakan bahwa komunikasi merupakan sebuah tindakan atau proses transmisi informasi, gagasan, emosi, ketrampilan, dan semacamnya. Hal yang di transmisikan ini dapat berupa simbol-simbol, kata-kata, gambar, figur, grafik dan semacamnya.
  • Menurut BF. Skinner komunikasi dapat didefinisikan sebagai prilaku verbal atau simbolik dimana pengirimnya berusaha mendapatkan efek yang dikehendakinya dari penerima.
  • Dalam buku ‘Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar’ dikatakan bahwa Carl I. Hovland mendefinikan komunikasi sebagai sebuah proses yang memungkinkan seseorang (komunikator) untuk dapat menyampaikan rangsangan, dengan tujuan untuk dapat mengubah prilaku orang lain (komunikan).
  • Dalam buku Pengantar Ilmu komunikasi karangan Prof. Dr. Hafied Cangara, M. Sc dikatakan bahwa David K. Berlo mendefinisikan komunikasi sebagai instrumen dari interaksi sosial, yang berguna untuk mengetahui dan memprediksi sikap orang lain, serta mengetahui keberadaan diri sendiri. Dilakukan dengan tujuan untuk menciptakan keseimbangan dalam masyarakat.
  • Menurut Agus M. Hardjana, komunikasi dapat dirumuskan sebagai suatu kegiatan disampaikannya suatu pesan oleh seseorang kepada orang lain melalui media tertentu. Setelah pesan tersebut diterima dan dipahami sejauh kemampuannya, penerima pesan kemudian menyampaikan tanggapan melalui media tertentu pula kebada penyampai pesan.
  • Menurut Redi Panuju, pengertian komunikasi adalah sistem aliran yang menghubungkan, dan kinerja antar bagian didalam sebuah organisasi, yang menghasilkan adanya suatu sinergi.
  • Dalam buku ‘Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar’, Everett M. Rogers mendefinisikan komunikasi sebagai proses pengalihan ide dari sumber ke penerima, dengan tujuan untuk mengubah tingkah laku penerima tersebut.
  • Menurut Frosdale, komunikasi merupakan suatu proses dimana sebuah sistem dibentuk, dipelihara, dan diubah dengan sutu tujuan, yaitu agar sinyal-sinyal yang dikirim dapat diterima dan dilakukan sesuai aturan yang berlaku.
  • Menurut Frank E.X. Dance komunikasi adalah proses dimana melalui proses ini seseorang (komunikator) dapat menyampaikan stimulus dengan tujuan untuk merubah atau membentuk prilaku orang lain (komunikan).
  • Menurut Gode, komunikasi merupakan suatu proses yang membuat sesuatu yang awalnya dimiliki oleh satu orang menjadi dimiliki oleh dua orang atau lebih.
  • Gerald R. Miller menyatakan bahwa komunikasi terjadi ketika suatu sumber menyampaikan pesan kepada penerima, dengan kesadaran niat untuk mempengaruhi prilaku penerima pesan.
  • Sedangkan dalam buku ‘Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar‘ karangan Dedy Mulyana; Harorl D. Lasswell mengemukakan bahwa pada dasarnya komunikasi merupakan proses yang menjelaskan siapa, mengatakan apa, dengan saluran apa, kepada siapa dan dengan akibat atau hasil apa?
  • Dalam buku ‘Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar Komunikasi’ John R. Wenburg dan William W Wilmot mendefinisikan komunikasi sebagai usaha yang dilakukan seseorang untuk memperoleh makna.
  • Judy C pearson dan Paul E melson menyatakan bahwa komunikasi merupakan proses untuk saling memahami dan berbagi mana.
  • Seperti yang tertulis dalam buku ‘Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar Komunikasi’, Mary B. Cassata dan Molefi K. Asante mendefinikan komunikasi sebagai proses transmisi informasi yang dilakukan dengan tujuan untuk mempengaruhi khalayak.
  • Dalam buku ‘Komunikasi dan pidato’, M. Djenamar. SH mengemukakan komunikasi adalah sebuah seni dalam menyampaikan informasi, ide, gagasan seseorang kepada orang yang lain.
  • Dalam bukunya Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar, Deddy Mulyana mendefinisikan komunikasi sebagai prose penyampaian informasi, gagasan, emosi, keterampilan, dsb yang dilakukan dengan menggunakan lambang-lambang atau kata-kata, gambar, bilangan, grafik, dll.
  • Menurut Murphy dan Mendelson, komunikasi dapat diartikan sebagai suatu proses untuk membangun dan mempertahankan hubungan interpersonal.
  • Menurut Onong Uchjana Effendy, kumunikasi merupakan proses penyampaian pesan yang dilakukan seseorang kepada orang lain, dengan tujuan untuk memberitahukan, mengubah sikap, pendapat atau prilaku orang tersebut. Penyampaian pesan dapat dilakukan secara lisan (langsung) maupun melalui media (tidak langsung).
  • Dalam buku ‘Dasar-dasar Komunikasi Kesehatan’, Prof. Dr. Alo Liliweri mendefinisikan komunikasi sebagai pengalihan suatu pesan dari satu sumber kepada penerima. Pengalihan pesan dilakukan agar penerima mendapatkan pemahaman mengenai sesuatu.
  • Dalam buku ‘Pengantar Ilmu Komunikasi; karangan Hafied Cangara, Profesor Wilbur Schramm menngemukakan bahwa komunikasi dan masyarakat merupakan dua kata kembar yang tidak dapat dipisahkan satu dengan yang lainnya.
  • Menurut Raymond S. Ross komunikasi dapat diartikan sebagai proses menyortir, memilih dan mengirimkan simbol-simbol. Proses tersebut dilakukan sedemikian agar dapat membantu pendengarnya untuk membangkitkan makna atau respons yang serupa dengan yang dimaksudkan komunikator dari pikirannya.
  • Menurut Rogers & D. Lawrence Kincaid, komunikasi merupakan suatu proses pertukaran informasi yang dilakukan oleh dua orang atau lebih, yang pada gilirannya akan memunculkan saling pengertian yang sifatnya mendalam.
  • Shannon & Weaver mendefinisikan komunikasi sebagai bentuk interaksi manusia, dimana secara sengaja maupun tidak disengaja terjadi upaya saling mempengaruhi antara satu dengan yang lainnya. Bentuk interaksi ini tidak sebatas penggunaan bahasa verbal, namun juga dalam bentuk ekspresi muka, lukisan, seni, atau teknologi.
  • Dalam buku ‘Pengantar Ilmu komunikasi’ karangan Prof. Dr. Hafied Cangara, M. Sc. dinyatakan bahwa Steven mendefinisikan komunikasi sebagai reaksi yang diberikan suatu organisme terhadap suatu objek atau stimuli. Reaksi ini dapat terjadi kapan saja, dan berasal dari seseorang atau lingkungannya.
  • Stewart L. Tubbs dan Sylvia Moss, dalam buku ‘Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar; mengemukakan bahwa komunikasi merupakan suatu proses makna, yang terjadi diantara dua orang atau lebih.
  • Dalam buku ‘Komunikasi, Persuasi, & Rektorika’, William Albig menyatakan bahwa komunikasi merupakan suatu proses pengoperan lambang yang berarti, yang terjadi antara individu dengan individu lainnya.
  • Dalam buku ‘Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar’, secara ringkas William I. Gordon mendefinisikan komunikasi sebagai suatu transaksi dinamis yang melibatkan gagasan dan perasaan.
  • Menurut William J. Seller, komunikasi merupakan proses dimana simbol verbal dan nonverbal di kirimkan, diterima, dan diberi arti.
  • Dalam buku ‘Super Mind for Successful Life’ Wuryanano memberikan pengertian komunikasi sebagai keterlibatan keseluruhan pribadi, cara berbicara, sikap, tingkah laku, dan segala sesuatu yang terpancar dari pribadi seseorang.

Proses Terjadinya Komunikasi

Proses komunikasi membutuhkan serangkaian kegiatan timbal balik antara komunikator dengan komunikan. Adanya pengulangan siklus komunikasi memaksimalkan pencapaian tujuan komunikasi.

Sumber

Sebagai sumber pesan, Anda harus jelas tentang mengapa Anda berkomunikasi, dan apa yang Anda ingin berkomunikasi. Anda juga harus yakin bahwa informasi yang Anda sampaikan dalam berkomunikasi berguna dan akurat.

Pesan

Pesan adalah informasi yang ingin Anda sampaikan dalam berkomunikasi.

Encoding

Ini adalah proses pengalihan informasi yang Anda ingin berkomunikasi ke bentuk yang dapat dikirim dan benar diterjemahkan dengan baik oleh penerima. Keberhasilan Anda dalam pengkodean sebagian bergantung pada kemampuan Anda untuk menyampaikan informasi secara jelas dan sederhana, tetapi juga pada kemampuan Anda untuk mengantisipasi dan menghilangkan sumber kebingungan (misalnya, isu-isu budaya, asumsi keliru, dan informasi yang hilang.) Bagian penting dari hal ini adalah mengetahui audiens Anda: Kegagalan untuk memahami dengan siapa Anda berkomunikasi ,akan menghasilkan pesan yang disalahpahami.

Channel

Pesan yang disampaikan melalui saluran, dengan lisan termasuk pertemuan tatap muka, telepon dan konferensi video, dan tertulis termasuk surat, email, memo dan laporan. Saluran yang berbeda memiliki kekuatan yang berbeda dan kelemahan. Sebagai contoh, itu tidak terlalu efektif untuk menyampaikan informasi dalam sebuah daftar panjang secara verbal.

Decoding

Kemampuan penerima untuk dapat memahami pesan – untuk itu penerima harus mempunyai keinginan untuk mendengarkan secara aktif. Pesan tidak dipahami – hal ini terutama terjadi jika decoder tidak memiliki pengetahuan yang cukup untuk memahami pesan.

Penerima

Pesan Anda akan dikirimkan ke individu anggota audiens Anda. Tidak diragukan lagi, yang ada dalam pikiran tindakan atau reaksi Anda harapkan pesan Anda akan diterima dengan baik.

Feedback

Audiens/penonton Anda akan memberikan reaksi umpan balik, verbal dan nonverbal untuk pesan Anda dikomunikasikan. Memperhatikan umpan balik ini, karena satu-satunya hal yang memungkinkan Anda untuk menjadi yakin bahwa audiens Anda telah memahami pesan Anda. Jika Anda menemukan bahwa telah terjadi kesalahpahaman, setidaknya Anda memiliki kesempatan untuk mengirim pesan kedua kalinya.

Konteks

Situasi di mana pesan Anda disampaikan adalah konteksnya. Ini mungkin termasuk lingkungan sekitarnya atau budaya yang lebih luas (yaitu budaya perusahaan, budaya internasional, dll).

Model Komunikasi

Proses komunikasi mempunyai dua model yaitu model linier dan model sirkuler.

Model Linier

proses hanya terjadi dari dua garis lurus, dimana proses komunikasi berawal dari komunikator kepada komunikan.

Model Serkuler

ditandai dengan adanya unsur feedback. Dengan demikian proses komunikasi tidak berawal dari satu titik dan berakhir pada titik yang lain. Jadi proses komunikasi sirkuler itu berbalik satu lingkaran penuh.

Fungsi Komunikasi

-Membangun Konsep Diri (Establishing Self Concept)

-Eksistensi Diri (Self Exixtence)

-Kelangsungan Hidup (Live Contonuity)

-Memperoleh Kebahagiaan (Obtaining Happiness)

Komunikasi Verbal dan Non Verbal

komunikasi verbal adalah komunikasi yang berbentuk lisan ataupun tulisan, contohnya adalah penggunaan kata-kata. Sedangkan komunikasi non-verbal adalah komunikasi yang tidak menggunakan kata-kata, contohnya menggunakan bahasa tubuh seperti mimik wajah dan gerakan tangan, bahkan intonasi suara dan kecepatan berbicara.

Komunikasi verbal berupa kata-kata yang diucapkan langsung (berbicara) bisa dilakukan secara langsung (face to face) atau dengan perantara media, contohnya berinteraksi menggunakan sosial media atau telepon genggam. Sedangkan komunikasi verbal yang melalui tulisan bisa dilakukan menggunakan media seperti surat, postcard, chating di media sosial, dan sebagainya.

Komunikasi non-verbal lebih sering terjadi dalam komunikasi secara langsung atau face to face. Sebabnya, dalam komunikasi menggunakan media digital, komunikasi non-verbal seringkali tidak mungking dilakukan. Contohnya ketika kita sedang chatting, tidak mungkin kita bisa melihat ekspresi wajah lawan bicara kita atau mendengar intonasi suaranya. Karena keterbatasan ini pula komunikasi non-verbal sering menimbulkan kesalahpahaman. Contohnya, terkadang ada orang yang menggunakan emoji secara tidak tepat. Misal seseorang salah mengirim emoji marah padahal sebenarnya dia ingin mengirim emoji tersenyum yang terletak di sebelahnya. Hal ini bisa menyebabkan orang yang dikirimi pesan menjadi salah paham dan ikut marah.

Komunikasi verbal dan non-verbal pada hakikatnya saling terkait dan saling melengkapi. Dalam komunikasi langsung, kita terus-menerus mengirimkan pesan pada lawan bicara kita. Komunikasi non-verbal sering terjadi seacar otomatis dan tanpa kita kontrol. Contoh ketika kita marah atau senang, kita cenderung berbicara dengan lebih keras dan cepat. Hal ini terjadi karena kita mengalami perubahan emosi. Komunikasi nonverbal juga melengkapi komunikasi verbal kita. Ketika kita mengatakan satu hal, jika gerak-gerik tubuh kita tidak mendukung, orang tentu tidak akan percaya. Semisal kita berkata sudah mengerjakan PR namun dengan nada ragu-ragu, teman kita pasti tidak akan ada yang percaya.

Sejarah Komunikasi

Bila dilihat dari sejarahnya, proses komunikasi menjadi seperti sekarang ini. Gimana sih sejarah komunikasi dari jaman dahulu kala hingga sekarang?

Pada awalnya kata komunikasi sendiri berasal dari bahasa Romawi yang pada waktu itu lebih disebut sebagai retorika yaitu cara menyampaikan sesuatu dengan meyakinkan audience, biasanya retorika digunakan oleh orang-orang Yunani dalam menyampaikan persebaran agamannya dan hal ini membuktikan adanya fakta intlektualitas yang berkembang pada masa tersebut, kemunculan komunikasi sendiri sudah ada dan berkembang sejak zaman mesir namun berkembang secara sistematis pada masa Yunani.

Di zaman Romawi, pada saat itu menggunakan suara manusia, dapat memanggil semua prajurit mereka untuk berperang hanya dalam tiga hari. Menggunakan api di malam hari dan asap atau cermin pada siang hari disebutkan dalam teks-teks kuno.

Selama periode dalam sejarah India yang digunakan oleh raja-raja untuk menilai mereka tentang kemajuan kekaisaran, teknologi ilmu komunikasi internasional dapat menjadi fenomena kontemporer tetapi ,pertukaran perdagangan dan budaya telah ada selama lebih dari dua milenia antara dunia graco ke Rumania. Oleh karena itu orang zaman dulu belum begitu paham dengan komunikasi. Akan tetapi, pada zaman dahulu komunikasi lebih bersifat simbolik atau kode - kode.

Semakin berjalannya waktu seorang warga Amerika bernama Samuel F.B. Morse bersama asistennya Alexander Bain pada tahun 1837 menemukan alat yang bernama Telegraf. Telegraf merupakan alat untuk mengirim dan menerima pesan dari jarak jauh.

Pesan yang dikirimkan oleh operator menggunakan kode morse. Pesan ini sering dinamakan pesan kabel atau kawat. Media ini sangat efektif dan dulu menjadi primadona meskipun yang bisa mengirim dan menerima hanyalah orang yang paham kode Morse. Untuk keperluan peperangan, media ini sangat diperlukan agar pesan rahasia tetap terjaga. Pesan ini pun diistimewakan karena umumnya pesan tersebut adalah pesan penting. Perkembangan selanjutnya, media ini melahirkan media baru seperti teleprinting dan faksimile.

Komunikasi sendiri mengalami pertumbuhan pada era 1900 tepatnya saat perang dunia ke II berlangsung, pada masa-masa tersebut komunikasi telah digunakan sebagai ilmu terapan, khususnya pada industri yang bergerak disektor media dan broadcasting. Wilayah berkembangnya komunikasi sendiri berada diwilayah Eropa Barat tepatnya dinegara Prancis dan Jerman kemudian menjalar ke Amerika, adapun yang berkembang saat itu adalah sistem komersialisasi dan juga penggunaan hak paten. Namun karena adanya tuntutan era globalisasi, manusia terus menciptakan penemuan baru agar memudahkan dan mempercepat berkomunikasi, semakin banyak media yang dibuat.

Seiring dengan perkembangan zaman, komunikasi mengalami perkembangan pesat khususnya dalam perkembangan teknologi komunikasi yaitu di era 1960 hingga saat ini, dimana periode ini disebut sebagai take off periode atau periode tinggal landas. Perkembangan pesat teknologi komunikasi pada masa ini ditandai dengan kemunculan teknologi internet, seluler, dan juga satelit, dunia menjadi sebuah dunia tanpa batasan ruang dan waktu, menjadi sebuah dunia yang transparan, serta peran kecepatan transformasi data dan berita yang ada.

Pada zaman yang sangat modern ini, komunikasi bukanlah suatu hal yang sulit. Kita bisa mencari informasi maupun melakukan komunikasi dengan siapa pun, kapan pun dan dimanapun dengan teknologi yang ada.

Dengan ini perkembangan informasi dan Komunikasi yang ada dari masa dahulu hingga masa sekarang tidak akan mati dengan sampai sekarang saja, setiap manusia membutuhkan informasi dan Komunikasi secara langsung maupun tidak langsung semakin tumbuh berkembangnya manusia semakin berkembang juga informasi dan komunikasi yang ada.

Sejarah Teknologi Komunikasi

teknologi komunikasi untuk menyampaikan informasi telah bergulir sejak zaman prasejarah. Awalnya, komunikasi menggunakan suara dengusan dan isyarat tangan. Lalu, berkembang sampai sekarang yang menggunakan peralatan komunikasi lebih modern.

Masa Prasejarah (... sampai 3000 SM)

Di zaman prasejarah, manusia purba berkomunikasi melalui informasi di dinding-dinding gua. Mereka menceritakan pengalaman berburu dan binatang buruannya. Mereka melukis untuk mewakili berbagai hal yang hendak dikatakan. Obrolan di antara manusia masih sebatas dengusan, bahasa isyarat, dan gerakan tangan.

Masa Sejarah (3000 SM sampai dengan 1400 M)

Di masa sejarah, teknologi komunikasi berevolusi menjadi lebih baik. Proses menggambar di dinding gua masih berlangsung. Namun, berkembang lagi caranya dengan menggunakan simbol seperti pada masa kehidupan Bangsa Sumeria yang memakai huruf piktograf di era 3000 SM.

Lalu, periode 2900 SM muncul huruf hieroglif oleh bangsa Mesir kuno. Di tahun 1570-1045 SM, sistem menulis ikut berkembang pada masa dinasti Shang di Cina.

Masuk ke masa tahun 500 SM, bangsa Mesir kuno memakai pohon papyrus sebagai kertas. Serat papyrus ditulisi beragam informasi.Selanjutnya, Tsai Lun dari bangsa Cina menemukan kertas dari serat bambu dan memungkinkan sistem pencetakan memakai blok kayu yang ditoreh dan dilumuri tinta.

Masa Modern (1400 M - sekarang)

Pada masa modern teknologi komunikasi telah memungkinkan informasi bisa menyebar sangat luas. Di masa ini ditemukan koran, telegraf, telepon, mesin ketik, radio, televisi, hingga internet yang memudahkan orang berkomunikasi sekaligus menyampaikan informasi lebih cepat.

Perkembangan Komunikasi Manusia

Everett M Rogers (1986:26) mencatat tentang empat fase perkembangan komunikasi manusia. Fase-fase tersebut adalah The Writing Era, The Printing Era, Telecommunication Era, dan Interactive Communication Era. Sebelum fase-fase tersebut Rogers mengungkapkan, pada masa-masa awal manusia melakukan kontak dengan sesuatu yang sangat sederhana. Gambar-gambar lukisan di goa-goa (cave painting) menunjukkan bagaimana manusia prasejarah mengekspresikan tentang apa yang terjadi dan dialaminya. Pada mulanya lukisan-lukisan tersebut tidak beraturan, namun lama kelamaan bentuk dan susunan gambarnya mulai menunjukkan kesinambungan. Hal ini sangat jelas bisa dilihat dari pictograph peninggalan kebudayaan Mesir yang ditemukan di makam-makam (piramida).

Pada The Writing Era, terlihat jelas bahwa era komunikasi dimulai dengan tulisan yang mulai bisa dipahami yang dipelopori oleh bangsa Sumeria. Hal ini dikembangkan lebih jauh saat ditemukannya mesin cetak oleh Gutenberg. Walau demikian pada masa-masa awal penggunaan mesin cetak itu hanyalah untuk mengkopi kitab yang sebelumnya telah ditulis tangan oleh kalangan gereja dan tersebar sangat terbatas hingga masa renaisance.

The Printing Era, Rogers memaparkan bahwa fase ini komunikasi manusia lebih maju dengan memanfaatkan teknologi cetak. Pada mulanya kemunculan bahan cetak ini berawal dari Cina dengan ditemukannya bahan baku pembuatan kertas. Selanjutnya teknologi pencetakan mulai berkembang dari Cina kemudian Korea hingga akhirnya ke Jerman dengan ditemukannya mesin cetak. Kemajuan yang berkesinambungan dari canggihnya teknologi percetakan ini ditunjukkan pada 3 September 1883 saat dimana Bejamin Day untuk pertama kalinya menerbitkan surat kabar New York Sun atau dikenal juga dengan sebutan “Penny Press” karena harga satu ekslempar surat kabar tersebut seharga satu penny atau satu sen.

Telecommunication Era, berimplikasi pada pengertian komunikasi dengan jarak yang berjauhan (communication at a long distance). Menurut Rogers (1986: 29-30) pada era yang mulai berkembang pesat pada medium tahun 1800-an ini memasuki era teknologi elektronika. Rogers memulai era ini dengan mengambil moment pada saat Samuel Morse pada tanggal 24 Mei 1844 menemukan suatu cara menyampaikan pesan melalui kabel elektronika, belakangan dikenal dengan istilah telegraph, dari Baltimore ke Washington DC dengan pesan yang sangat terkenal “What hath God Wrought?”. Kehadiran telegraph memicu para ahli untuk mengembangkan teknologi yang lebih baru, antara lain radio dan televisi.

Dalam buku “Introduction to Radio and Television” Onong Uchjana Effendy, 2003: 137-170) dijelaskan perkembangan radio dimulai oleh penemuan rumus-rumus yang diduga mewujudkan gelombang elektromagnetis, yaitu gelombang yang digunakan oleh siaran radio maupun televisi. Selanjutnya di Amerika Serikat, Dr Lee De Forest mengembangkan penemuan tabung lampu vacuum (vacuum tube) yang memungkinkan suara dapat didengarkan dalam studio eksperimen miliknya. Kemunculan televisi di Amerika Serikat pada awal 1939 ketika berlangsung World Fair di New York dan pada tahun 1946 saat Perserikatan Bangsa-Bangsa melakukan rapat pertamanya di gedung Perguruan Tinggi Hunter di kota yang sama mulailah perlombaan teknologi audio visual itu menjalar ke negara-negara lain, terutama Inggris dan Jerman yang pertama kali menemukan televisi berwarna. Perlu dicatat bahwa Inggris sudah terlebih dahulu melakkan eksperimen terhadap televisi yaitu pada tahun1924 yang didemonstrasikan oleh John Logie Baird, namun kepopulerannya terkalahkan

dengan Amerika Serikat.

Bahkan perkembangan selanjutnya penyampaian pesan yang tidak lagi memakai kabel melainkan dengan pancaran frekuensi dan bahkan kehadiran satelit. Sehingga proses komunikasi tidak hanya melibatkan antarpersonal, melainkan sudah melibatkan individu yang lebih luas.

Sementara Interactive Communication Era, merupakan era yang paling kontemporer dimana telekomunikasi terjadi antara dua media yang berbeda dan difasilitasi dengan keberadaan komputer. Rogers mencatat era ini berawal dari ditemukannya ENIAC, sebutan untuk perangkat kerja komputer sederhana yang memiliki lebih dari 18.000 tabung lampu vacuum, di tahun 1946 oleh sekelompok ilmuwan di Universitas Pensylvania. Sepertiga abad kemudian penemuan sederhana ini menghasilkan perangkat yang lebih kecil, lebih canggih dan lebih fleksibel dalam penggunaannya. “…thirty years of futher research and development were needed before miniaturized, lowpriced microcomputers became available, a type of computer that many household, businesses, and school could afford” (Rogers, 1986: 30-31).

Technological Determinism

Berbicara tentang perkembangan komunikasi manusia, maka pteori komunikasi Technological Determinism dari Marshall Mc Luhan merupakan penggambaran lain dari proses perkembangan dimaksud. Mc Luhan (Little John, 1996: 341-347) membagi periodisasi perkembangan komunikasi menjadi empat bagian, yaitu Tribal Age, Literate Age, Print Age, dan electroni Age.

Periode pertama, Tribal Age, komunikasi terjadi dimana mendengar, bersentuhan, merasa dan membaui lebih dominan dibandingkan indera penglihatan. Komunikasi yang terjadi pada masyarakat yang primitif ini diklaim Mc Luhan (1967: 50) lebih komplek diakibatkan stimulasi yang diterima mereka lebih mengutamakan pendengaran dibandingkan visualisasi. Menrut Mc Luhan, By their dependence on the spoken word of information, people were drawn together into a tribal mesh…. And since the spoken word is more emotionally laden than written-conveying by intonation such rich emotions as anger, joy, sorrow, fear-tribal was more spontaneous and passionately volatile.

Periodesasi selanjutnya berkembang dengan lebih mengutamakan aspek visualisasi. Dalam periode ini fonetik alfabet menjadi bagian utama dalam perkembangan komunikasi manusia. Malah menurut pandangan Mc Luhan fonetik alfabet ini menjadi bahan yang sangat penting dalam perkembangan matematika, sains maupun filosofi pada masa kejayaan Yunani.

Periode keempat, yaitu The Print Age, dianggap sebagai prototype dari revolusi industri yang terjadi di belahan dunia. Penemuan mesin cetak oleh Gutenberg mengakibatkan kemajuan dibidang (media) komunikasi manusia. Menyebabkan produksi masal dari bahan-bahan bacaan yang dapat dinikmati oleh seluruh manusia, bahkan saat seseorang dalam kondisi terisolasi dari orang lain. Menurut Mc Luhan, Printing, a ditto device, confirmed and extended the new visual stress. It created the portable book, which men could read in privacy and in sisolation from other”.

Periode terakhir menurut Mc Luhan adalah Electronic Age. Periode ini diwakili oleh munculnya telegraf sederhana pertama oleh Samuel Morse yang memicu produk-produk komunikasi yang berbasis elektronik dan komputerisasi secara lebih mengejutkan; televisi, VCR, holograph, compact disc, komputer, telepon genggam dan masih banyak lainnya. Kecanggihan teknologi komunikasi ini memberikan kemudahan tersendiri bagi proses komunikasi manusia. Bahkan dalam kondisi yang tertentu Mc Luhan mengklaim bahwa periode elektronika ini merupakan periode yang paling mutakhir dari perkembangan komunikasi manusia, menggantikan periode sebelumnya. “… the power of the printed word is over. The age of print…..had its obituary tapped out by the telegraph.” Dan akan terus berkembang dengan inovasi-inovasi yang lebih maju.

Perkembangan teknologi komunikasi ini digambarkan Mc Luhan sebagaimana skema berikut;

Seringkali pertanyaan yang diajukan ketika berbicara tentang komunikasi adalah untuk apa kita berkomunikasi, Fungsi komunikasi atau mengapa kita memerlukan komunikasi. Namun sedikit sekali yang melandasi pertanyaan-pertanyaan tersebut pada perkembangan teknologi komunikasi manusia dari hal-hal yang sederhana hingga teknologi tercanggih dewasa ini.

Perkembangan teknologi itu tentu tidak dapat terlepas dari inovasi-inovasi yang diciptakan manusia. Manusia dengan kemampuannya dan fungsinya sebagai individu sosial yang berinteraksi dengan individu lain berupaya untuk menciptakan komunikasi dan media komunikasi yang efektif, cepat dan mobile.

Pembagian era maupun periodesasi dalam makalah ini merupakan gambaran yang cukup nyata bagaimana kemampuan manusia dalam menlahirkan teknologi-teknologi terbaru yang dapat membantu dalam proses komunikasi tersebut. Perlu dicatatkan disini bahwa pembagian ini belumlah final, kemajuan teknologi di alaf keempat ini diprediksi akan semakin canggih. Kecanggihan tersebut akhirnya membawa implikasi pada munculnya teknologi baru dalam berkomunikasi; jelas bisa menimbulkan tatanan yang lebih baru dalam hal pentahapan dimaksud.

Walaupun ada pentahapan tersebut, bukan berarti model komunikasi yang awal sudah ketinggalan jaman atau out of date. Untuk beberapa kalangan, suku maupun komunitas masyarakat akan tetap mempertahankan model atau teknologi komunikasi yang ada selama ini. Walau itu sangat sederhana dan tradisional. Penelitian Cliffort Gerzt pada masyarakat Jawa-Bali membuktikan hal itu.

Komunikasi Islam

Pengertian tentang komunikasi dan Islam dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan komunikasi Islam adalah komunikasi yang dibangun diatas prinsip-prinsip Islam yang memiliki roh kedamaian, keramahan, dan keselamatan (Hefni, 2015).

Sebagai sebuah ilmu, komunikasi Islam memiliki rujukan utama yang merupakan pedoman hidup bagi kaum muslimin, yaitu Al Qur’an dan Hadits Nabi Muhammad SAW. Kedua sumber utama inilah yang memberikan karakterisik komunikasi Islam. Selain Al Qur’an dan Hadits, kitab-kitab yang disampaikan oleh para ulama serta disiplin ilmu lainnya yang turut memberikan kontribusi pada perkembangan ilmu komunikasi secara umum dan komunikasi Islam pada khususnya.

Prinsip-Prinsip Komunikasi Islam

Islam merupakan pedoman kehidupan, yang telah menyediakan berbagai panduan atau petunjuk dalam seluruh wilayah komunikasi manusia. Karenanya, panduan atau petunjuk Islam sudah selayaknya dijadikan sebagai prinsip-prinsip ketika perinsip-prinsip tersebut dijadikan sebagai pedoman.

Prinsip adalah sebuah pedoman yang dapat membuat manusia mengintepretasikan suatu kejadian, membuat penilaian tentang sesuatu dan kemudian memutuskan bagaimana berekasi dalam situasi tertentu.

Sebuah prinsip mempunyai tiga bagian, yaitu mengidentifikasi suatu situasi atau kejadian, melibatkan sekumpulan norma-norma dan nilai-nilai, dan hubungan antara aksi dan konsekuensi yang mungkin. Bedasarkan hal tersebut, Islam secara spesifik menyajikan prinsip-prinsip dalam bentuk ideal komunikasi sebagai dua sumber dasar yang disebut dengan Islam Syariah.

Berbeda dengan prinsip-prinsip komunikasi yang telah kita kenal sebelumnya, komunikasi Islam memiliki prinsip-prinsip tersendiri. Menurut Hefni (2015) prinsip-prinsip komunikasi Islam adalah :

• Ikhlas dalam memberikan dan menerima pesan.
• Pahala dan dosa, segala sesuatu yang disampaikan memiliki akibat pahala atau dosa. Pahala jika pesan disampaikan dengan cara-cara yang baik dan dosa jika pesan yang disampaikan dengan cara-cara yang kasar atau tidak baik.
• Kejujuran, pesan disampaikan dengan jujur dan apa adanya sesuai dengan fakta.
• Kebersihan, berarti bersih dalam penyampaian pesan yang membuat penerima pesan merasa nyaman dalam sisi psikologis.
• Berkata positif, hal-hal positif yang disampaikan kepada penerima pesan dapat mendatangkan kebahagiaan dan dapat memberikan motivasi yang positif.
• Hati, lisan dan perbuatan adalah satu kesatuan. Perkataan serta perbuatan baik yang dilakukan mencerminkan hati. Ketiganya harus sesuai.
• Dua telinga satu mulut, kita dituntut untuk dapat mendengar lebih banyak daripada berbicara.
• Pengawasan, Allah SWT adalah Maha Mendengar, Maha Melihat dan Maha Mengetahui segala sesuatu yang kita kerjakan. Dengan menyadari kekekuasaan Allah SWT maka kita cenderung untuk berbicara dan bertindak dengan hati-hati karena semua makhluk tidak lepas dari pengawasan Sang Pencipta.
• Selektifitas dan validitas.
• Saling mempengaruhi, komunikasi merupakan proses pertukaran informasi yang bertujuan untuk mempengaruhi pendapat, sikap dan perilaku.
• Keseimbangan, setiap informasi diterima dari berbagai pihak agar seimbang sehingga dapat menghasilkan keputusan yang adil.
• Privasi, menghormati dan menghargai wilayah pribadi dari masing-masing orang agar terhindar dari pelanggaran hak pribadi.

Komunikasi Efektif dalam Perspektif Islam

Komunikasi yang efektif baik verbal maupun non verbal dalam perspektif Islam sangat diperlukan guna menjaga lingkungan dan masyarakat berada dalam kedamaian, tanpa kekerasan, dan harmonis. Naz Muhammad dan Fazle Omer dalam Communication Skills in Islamic Perspective (2016) mengungkapkan prinsip-prinsip komunikasi yang efektif dalam perspektif Islam yang dibagi dalam komunikasi verbal dan komunikasi non verbal.

Beberapa prinsip komunikasi verbal yang efektif dalam perspektif Islam adalah sebagai berikut :

Intonasi yang lembut

Islam sangat menggarisbawahi pentingnya sopan santun dan etika dalam berkomunikasi, salah satunya adalah dengan menggunakan intonasi yang lembut. Sebaliknya, menggunakan intonasi yang keras dapat membuat penerima pesan menjadi tidak nyaman.

Menggunakan kata-kata yang tepat

Untuk mencapai komunikasi yang efektif, pemilihan serta penggunaan kata-kata, frasa dan kalimat yang tepat sangatlah penting agar pesan dapat tersampaikan dengan baik.

Menggunakan suara yang lemah lembut

Suara yang keras dapat menyebabkan gangguan dan kerusakan pada alat pendengaran. Suara yang keras termasuk dalam polusi yang dapat merusak kesehatan. Secara alamiah, Allah SWT telah menganugerahkan manusia dengan suara yang sangat dinamis yang dapat digunakan dalam situasi yang tepat. Karenanya, penggunaan volume suara yang tepat perlu disesuaikan dengan penerima pesan.

Memahami mental penerima pesan

Seorang komunikator dalam proses komunikasi Islam hendaknya memahami bahwa setiap orang memiliki sifat dan tingkatan mental yang berbeda. Sehingga masing-masing orang pun memiliki kemampuan yang berbeda dalam menerima dan menyerap pesan yang dikirimkan oleh komunikator.

Memahami situasi dan kondisi

Salah satu prinsip kunci dari komunikasi yang efektif adalah memahami situasi dan kondisi dimana komunikasi tersebut berlangsung. Dalam artian, pesan yang disampaikan oleh komunikator disesuaikan dengan situsi dan kondisi dimana komunikasi tersebut berlangsung.

Menghindari dominasi pembicaraan

Dalam suatu diskusi, tidak jarang terdapat anggota diskusi yang terlalu mendominasi pembicaraan dibandingkan dengan yang lain. Hal ini mengakibatkan anggota diskusi yang lain menjadi bosan. Adanya dua telinga dan satu mulut dimaksudkan agar sebagai pengirim pesan hendaknya lebih banyak mendengar dibandingkan berbicara. Orang bijak selalu mendengarkan apa yang dikatakan oleh lain dan berbicara dengan sedikit.

Hindari mencela dalam diskusi

Tidak sedikit orang yang berbicara secara langsung atau “blak-blakan” tanpa mengindahkan perasaan orang lain.

Fungsi Komunikasi Islam

Sebagimana fungsi komunikasi pada umumnya, maka komunikasi Islam pun memiliki beberapa fungsi, yaitu :

• Informasi, segala sesuatu yang menerpa dan mengirimkannya kembali kepada orang lain melalui panca indera adalah informasi.
• Memberikan keyakinan, pesan yang dikirimkan oleh komunikator dapat memberikan keyakinkan kepada penerima pesan.
• Mengingatkan, dalam artian mengingatkan penerima pesan terutama mengenai masalah-masalah keagamaan melalui dakwah.
• Memberikan motivasi, kehidupan manusia yang sangat dinamis mengakibatkan manusia menjadi tidak stabil. Motivasi yang disampaikan melalui komunikasi yang tepat oleh komunikator dapat memberikan semangat baru kepada penerima pesan.
• Sosial, komunikasi berkontribusi penting dalam kehidupan sosial seseorang karena melalui komunikasi inilah manusia dapat berinteraksi dengan manusia lainnya. (Baca : Komunikasi Sosial)
• Memberikan bimbingan, dalam artian membimbing manusia dalam hal kebaikan, memperbaiki kondisi manusia yang mengalami kerusakan, membantu manusia menemukan dan mengembangkan potensi diri.
• Memberikan kepuasan spiritual, dilakukan melalui pemberian nasihat-nasihat spiritual kepada penerima pesan.
• Menghibur, dalam artian selalu mengucapkan syukur atas nikmat yang diperoleh.

Ruang Lingkup Komunikasi Islam

Adapun yang menjadi ruang lingkup komunikasi Islam adalah sebagai berikut :

• Komunikasi manusia dengan Sang Pencipta (komunikasi transedental).
• Komunikasi manusia dengan dirinya sendiri (komunikasi intrapersonal).
• Komunikasi antar manusia (komunikasi interpersonal atau komunikasi antarpribadi, komunikasi kelompok, komunikasi massa).

Bentuk Komunikasi Islam

Terdapat tiga bentuk komunikasi Islam yaitu komunikasi manusia dengan Sang Pencipta, komunikasi manusia dengan dirinya sendiri, dan komunikasi antar manusia.

• Komunikasi manusia dengan Sang Pencipta.
• Komunikasi manusia dengan dirinya sendiri atau komunikasi intrapersonal – melalui komunikasi intrapersonal kita dapat berbicara dengan diri kita sendiri, belajar mengenai diri kita sendiri, dan menilai diri sendiri. Kita dapat mempersuasi diri kita sendiri mengenai segala sesuatu dan lain-lain.
• Komunikasi antar manusia diantaranya komunikasi antarpribadi atau komunikasi interpersonal – melalui komunikasi interpersonal kita berinteraksi dengan orang lain, belajar mengenai orang lain dan diri kita dll.
• Komunikasi kelompok – kita berinteraksi dengan orang lain yang berada di dalam kelompok yang sama.
• Komunikasi publik – orang lain memberi informasi dan mempersuasi diri kita begitu pula sebaliknya

Komunikasi Bisnis

Komunikasi bisnis adalah proses berbagi informasi antara orang di dalam dan di luar bisnis. Komunikasi bisnis yang efektif adalah cara karyawan dan manajemen berinteraksi untuk mencapai tujuan bisnis. Tujuannya adalah untuk meningkatkan praktik bisnis dan mengurangi kesalahan.

Komunikasi bisnis termasuk ke dalam kategori ilmu terapan.

Semua aktivitas yang terorganisir dalam suatu perusahaan bergantung pada proses komunikasi bisnis. Ini dapat berupa apa saja mulai dari komunikasi manajerial hingga komunikasi dengan vendor bisnis Anda.

Jenis Jenis Komunikasi Bisnis

Komunikasi Bisnis ada berbagai macam jenis diantaranya komunikasi internal keatas, komunikasi internal kebawah, dan komunikasi bisnis internal lateral.

Komunikasi menurut Penyampaiannya

Dalam kehidupan sehari-hari, berkomunikasi sangatlah penting. Namun terkadang tidak semua orang terampil dalam berkomunikasi. Menurut cara penyampaianya, komunikasi dapat dibedakan menjadi 2 yaitu:

1. Komunikasi Lisan

Komunikasi lisan yaitu komunikasi yang dilakukan secara bertatap muka langsung atau secara lisan tanpa dibatasi oleh jarak. Didalam komunikasi lisan, ada du acara dasar didalam berkomunikasi, yaitu:

a. Komunikasi verbal dan komunikasi non-verbal. Didalam komunikasi verbal, kita menyampaikan pesan menggunakan kata-kata (Bahasa).

b. Komunikasi non-verbal, kita mengirimkan pesan menggunakan tanda-tanda, symbol, sikap tubuh(gesture), ekspresi wajah, nada bicara dan tekanan kalimat.

2. Komunikasi Tertulis

Komunikasi tertulis merupakan komunikasi yang dilakukan bisa dalam bentuk surat, naskah, blangko, gambar dan photo maupun dalam bentuk tulisan yang dimaksudkan untuk menyampaikan informasi secara singkat, jelas, dll.

Dalam berkomunikasi secara tertulis, sebaiknya dipertimbangkan maksud dan tujuan komunikasi itu dilaksanakan. Disamping itu perlu juga resiko dari komunikasi tertulis tersebut, misalnya aman, mudah dimengerti dan menimbulkan pengertian yang berbeda dari yang dimaksud.

Komunikasi Menurut Perilaku

Komunikasi menurut perilaku merupakan komunikasi yang terjadi secara otomatis sehingga dapat dipengaruhi oleh perilaku sekeliling kita ataupun posisi seseorang. Dalam komunikasi perilaku dapat dibedakan sebagai berikut:

1. Komunikai Formal

Komunikasi yang terjadi diantara anggota organisasi atau yang tata cara berkomunikasinya telah diatur dalam struktur organisasinya. Komunikasi formal didominasi oleh sifat-sifat kolerasional keluar atau kedalam dari vitalitas potensi-potensinya. Korelasi keluar atau kedalam mempunyai makna perbedaan sifat itulah yang menentukan sifat dari subyek atau obyek komunikasinya. Komunikasi biasa terjadi dalam situasi seminar, kerja perusahaan, konferensi, rapat, dll.

2. Komunikasi Informal

Yaitu komunikasi yang berada dalam sebuah organisasi yang tidak disetujui secara resmi salah satu bentuknya adalah rantai desas-desus. Desas-desus dalam organisasi terdiri dari beberapa jaringan komunikasi informal yang saling tumpah tindih dan berpotongan di sejumlah titik, artinya beberapa orang mempnyai banyak informasi kemungkinan menjadi bagian jaringa informal.

Dalam komunikasi informal terdapat bebrapa peranan komunikasi informal, antara lain:

· Pemuasan kebutuhan-kebutuhan manusiawi

· Perlawanan terhadap pengaruh yang monoton

· Pemenuhan keinginan untuk mempengaruhi perilaku orang lain pelayanan sebagai sumber informasi hubungan pekerjaan yang tidak disediakan saluran-saluran komunikasi formal.

3. Komunikasi non informal

Yaitu komunikasi yang terjadi antara komunikasi yang bersifat non formal dan informal yang diantaranya tersebut saling terkait dengan pelaksanaan tugas organisasi atau perusahaan dengan kegiatan yang bersifat pribadi maupun.

Komunikasi Menurut Ruang Lingkup

Dalam komunikasi menurut ruang lingkup dapat sebagai berikut:

1. Komunikasi Internal

Yaitu komunikasi yang berlangsung dalam ruang atau lingkungan organisasi perusahaan yang terjadi diantara anggota organisasi atau perusahaan itu saja.

Dalam komunikasi internal ini dapat dibedakan menjadi 3 macam yaitu:

a. Komunikasi Horisontal, komunikasi yang terjadi antara anggota staff dengan staff yang dimana sifatnya tersebut tidak normal tetapi komunikasi ini tidak terjadi dalam situasi kerja.

b. Komunikasi Vertikal, komunikasi yang terjadi dari pimpinan ke staff atau staff ke pimpinan dengan cara timbal balik. Misalkan seperti perintah, teguran pujian, dan sebagainya.

c. Komunikasi Diagonal, komunikasi yang terjadi antara pimpinan atau bagian pegawai lain atau juga komunikasi yang terjadi antara orang-orang yang mempunyai kedudukan tidak sama pada posisi tidak sejalur vertical.

2. Komunikasi Eksternal

Yaitu komunikasi yang terjadi antara pimpinan organisasi (perusahaan) dengan audience diluar organisasi. Komunikasi dengan pihak luar dapat berbentuk:

· Eksposisi, pameran,promosi, dan publikasi

· Komprensi pers

· Siaran televise, radio, dan sebagainya

· Bakti social dan pengabdian pada masyarakat.

Komunikasi Menurut Aliran Informasi

Dalam Komunikasi yang paling dibutuhkan adalah sebuah informasi, karena informasi itu nantinya akan menentukan macam komunikasi komunikasi yang sedang terjadi. Dalam komunikasi menurut aliran informasi ini dapat dibedakan sebagai berikut:

1. Komunikasi Satu arah (simplex)

Komunikasi yang terjadi satu pihak saja. Biasanya komunikasi ini terjadi dalam keadaan mendadak atau darurat.

2. Komunikasi dua arah

Komunikasi yang terjadi secara timbal balik. Maksudnyan adalah dalam komunikasi ini dapat saling menguntungkan antara kedua belah pihak.

3. Komunikasi Keatas

Komunikasi yang terjadi dari bawah kepada atasan

4. Komunikasi kebawah

Komunikasi terjadi dari bawahan kepada atasan

5. Komunikasi Kesamping

Komunikasi yang terjadi diantara orang-orang yang memiliki kedudukan sejajar.

Komunikasi Menurut Jaringan Kerja

Yaitu komunikasi yang terjadi didalam sebuah organisasi atau perusahaan komunikasi yang ditetapkan dalam sebuah jaringan kerja.

Komunikasi menurut jaringan kerja dapat dibedakan menjadi:

· Komunikasi jaringan kerja rantai

· Komunikasi jaringan kerja lingkaran

· Komunikasi jaringan kerja bintang

Komunikasi Menurut Peranan Individu

Dalam komunikasi ini, yang sangat mempengaruhi keberhasilan dari suatu proses komunikasi adalah peranan individu. Komunikasi menurut peranan individu dapat dibedakan sebagai berikut:

1. Komunikasi antar individu dengan individu yang lain

2. Komunikasi antar individu dengan lingkungan yang lebih luas

3. Komunikasi antar individu dengan dua kelompok atau lebih

Komunikasi Menurut Jumlah yang Berkomunikasi

Komunikasi bisa terjadi sesame manusia baik kelompok atau perorangan. Oleh karena itu banyak sedikitnya jumlah yang berkomunikasi akan mempengaruhi proses komunikasi itu sendiri. Komunikasi menurut jumlah yang berkomunikasi dapat dibedakan sebagai berikut:

1. Komunikasi Perorangan

Yaitu komunikasi yang terjadi hanya pada perorangan saja atau individual dengan bersifat pribadi. Misalkan saja cerita tentang permasalahan pribadi, dll.

2. Komunikasi kelompok

Yaitu komunikasi yang berlangsung didalam suatu kelompok atau organisasi mengenai masalah-masalah yang menyangkut kepentingan banyak orang dalam kelompok maupun organisasi.

Fungsi Komunikasi Bisnis

Komunikasi merupakan suatu proses saling tukar informasi dalam bentuk pesan baik antar individu maupun kelompok, di mana terdapat komunikator sebagai pengirim pesan, media sebagai perantara, dan komunikan sebagai penerima pesan. Dalam komunikasi pun terdapat jenis-jenis komunikasi yang satu di antaranya adalah komunikasi bisnis yang mana memiliki fungsi komunikasi bisnis seperti dengan jenis komunikasi lainnya.

Komunikasi yang efektif adalah komunikasi yang dapat berjalan sesuai fungsinya. Begitu juga dengan fungsi komunikasi bisnis yang dapat berjalan dengan efektif, maka dapat dikatakan bahwa proses komunikasi tersebut berhasil dilakukan. Untuk itu, kita haru mengetahui beberapa fungsi komunikasi bisnis. Berikut ini terdapat 15 fungsi komunikasi bisnis yang perlu kita ketahui.

Memperjelas

Fungsi komunikasi bisnis yang pertama adalah sebagai alat untuk memperjelas suatu informasi bisnis yang perlu disampaikan kepada komunikan. Dalam komunikasi bisnis ini, komunikan bisa saja sebagai klien, mitra, maupun partnet. Maka dari itu, perlu adanya kejelasan suatu informasi bisnis sebagai pesan dalam komunikasi bisnis agar kegiatan dalam bisnis-berbisnis dapat berjalan dengan lancar dan sesuai apa yang diharapkan.

Keakuratan

Suatu pesan dan informasi yan baik adalah informasi yang akurat dan teruji benar informasinya. Dengan adanya komunikasi bisnis, maka informasi dalam bidang bisnis yang disampaikan bisa menjadi informasi bisnis yang akurat dan dapat diuji kebenarannya. Sehingga, informasi yang disampaikan oleh komunikator atau suatu perusahaan bukanlah suatu informasi yang diada-ada alias palsu. Maka dari itu, perlu adanya komunikasi bisnis dalam dunia bisnis. Inilah yang dinamakan sebagai fungsi komunikasi bisnis dalam keakuratan informasi.

Mewakili Pikiran

Ketika sebuah perusahaan atau seseorang yang memiliki ide atau inovasi, maka perlu disampaikan kepada pihak lain entah individu maupun kelompok agar ide tersebut dapat terealisasi. Dengan begitu, ide tersebut perlu adanya proses komunikasi agar dapat disampaikan.

Di sinilah fungsi komunikasi bisnis digunakan sebagai wadah atau media penyampai ide pemikiran dalam otak kita. Percuma saja ketika kita memiliki banyak ide dan inovasi, namun hanya terpendam dalam pikiran saja. Maka dari itu, perlu adanya komunikasi bisnis sebagai medianya agar dapat merealisasikan ide-ide tersebut. Nah, di sinilah komunikasi bisnis dapat berfungsi sebagai fungsi komunikasi bisnis dalam mewakili pikiran.

Mencari Perhatian

Sebuah perusahaan atau bisnis tentunya memerlukan adanya suatu promosi agar usahanya lancar atau produknya terjual. Baik itu jasa maupun barang, tetap memerlukan promosi. Nah, promosi inilah tugas seorang advertising untuk mencari perhatian baik publik maupun perseorangan agar perusahaan, jasa, atau produk yang ia tawarkan dapat diketahui oleh orang lain. Dengan begitu, dalam mencari perhatian ini diperlukannya suatu komunikasi bisnis sebagai ajang promosi alias mencari perhatian.

Dalam ilmu marketing, komunikasi bisnis sangatlah diperlukan agar ia dapat dengan mudah dan lancar dalam mempromosikan produk atau perusahaannya. Dengan begitu, fungsi komunikasi bisnis sebagai pencari perhatian inilah yang merupakan fungsi penting dalam suatu komunikasi bisnis. Agar suatu perusahaan dapat berjalan dengan lancar dan sukses.

Visi Misi

Dalam membangun suatu usaha, perusahaan baik barang maupun jasa, diperlukan adanya suatu visi dan misi agar perusahaan dapat berdiri dan berproses dengan baik dan teratur. Sehingga, visi dan misi adalah suatu hal yang penting dalam membangun suatu perusahaan ataupun organisasi. Tanpa adanya suatu visi dan misi, maka perusahaan atau organisasi tersebut akan hancur alias tidak berjalan dengan lancar.

Percuma juga jika visi dan misi ini hanya sebagai pajangan atau hiasan semata dalam suatu perusahaan. Maka dari perlu adanya penyuluhan atau informasi visi misi kepada karyawan dan beberapa anggota yang terlibat di dalam perusahaan. Nah, informasi mengenai visi dan misi suatu perusahaan ini dapat disampaikan dalam komunikasi bisnis. Karena visi dan misi dalam perusahaan adalah informasi bisnis yang bisa difungsikan untuk perusahaan.

Pemahaman Bisnis

Sebuah perusahaan tentunya memiliki barang dan jasa yang dijual atau ditawarkan. Barang dan jasa tersebut disebut sebagai product knowledge alias pengetahuan tentang produk dalam suatu perusahaan. Product knowledge adalah informasi bisnis yang perlu disampaikan baik ke calon customer maupun ke anggota perusahaan.

Nah, product knowledge ini juga merupakan sesuatu yang masuk ke dalam pemahaman bisnis. Karena product knowledge adalah sebagian bahkan hal terpenting dalam suatu bisnis. Maka dari itu, diperlukan adanya komunikasi bisnis yang memiliki fungsi sebagai pemberi pemahaman bisnis yang salah satunya adalah product knowledge.

Klarifikasi Isu

Dalam menjalankan bisnis tidak ada yang tidak memiliki hambatan atau resiko. Baik itu resiko kecil maupun resiko besar. Nah, satu di antara hambatan tersebut adalah isu perusahaan atau isu produk. Isu produk ini dikatakan sebagai hambatan bisnis karena dapat menghambat dan merusak citra suatu perusahaan baik barang maupun jasa.

Dengan adanya isu yang menghambat lancarnya perusahaan, maka perlu adanya klarifikasi dalam memperbaiki citra perusahaan. Maka dari itu, klarifikasi tersebut haruslah disampaikan yang masuk ke dalam komunikasi bisnis.

Sosial Perusahaan

Mana mungkin ada perusahaan yang tertutup dalam arti lain perusahaan yang tidak diketahui publik. Rata-rata perusahaan adalah sesuatu yang dilihat dan diketahui masyarakat.

Hal ini dikarenakan adanya sifat dalam dunia bisnis adalah publik yang berarti diketahui masyarakat. Nah, agar perusahaan dapat tercapai dengan sukses, maka suatu perusahaan perlu adanya sifat demikian. Dengan begitu, perusahaan dapat memanfaatkan komunikasi bisnis agar mencapai sifat perusahaan sebagai sifat pulik atau sosial.

Etika Bisnis

Perlu diketahui bahwa komunikasi bisnis adalah satu di antara etika bisnis yang wajib digunakan. Dengan begitu, perusahaan dapat berjalan sebagaimana mestinya dalam dunia bisnis. Komunikasi bisnis inilah yang berfungsi sebagai salah satu syarat dalam etika bisnis yang mana sebagai acuan dan patokan berdirinya suatu usaha dalam perusahaan baik perusahaan kecil maupun perusahaan besar. Karena, acuan tersebut dapat membawa perusahaan ke jalan yang sukses.

Kemudahan Berbisnis

Dengan adanya komunikasi bisnis, maka suatu kegiatan berbisnis dalam dunia bisnis dapat berjalan dengan mudah dan efektif. Dengan begitu, komunikasi bisnis ini diperlukan agar proses berbisnis dapat berjalan secara efektif.

Jika komunikasi bisnis belum membuat perusahaan berjalan secara efektif, maka proses komunikasi bisnis tersebut perlu diselidiki apa masalahnya.

Harmonisasi

Perusahaan mana yang tidak menginginkan keharmonisan di dalam perusahaan baik karyawan dengan karyawan maupun antara karyawan dengan atasan. Harmonisasi dalam sebuah perusahaan adalah hal penting untuk memajukan perusahaan menjadi baik di mata masyarakat maupun internal.

Maka dari itu, diperlukannya adanya proses komunikasi di dalam perusahaan yang mana disebut juga sebagai komunikasi bisnis. Komunikasi bisnis ini dapat membuka pikiran-pikiran antar individu dalam perusahaan yang masih tertutup.

Instrumental Citra

Cheney, M. Kent, dan M. Debashish mengatakan bahwa komunikasi bisnis dengan publik memainkan sebuah peran instrumental dalam mengembangkan citra sebuah organisasi. Karena itu, sangat tidak bisa disangkal bahwa pengelolaan standar etika yang tinggi selama komunikasi bisnis adalah sebuah faktor sukses bagi beberapa bisnis.

Dengan begitu, dapat dikatakan bahwa komunikasi bisnis ini memiliki fungsi sebagai instrumental citra alias dapat menaikan citra perusahaan di mata masyarakat. Dengan begitu, nilai perusahaan dapat terangkat dengan adanya komunikasi bisnis.

Globalisasi

Adanya globalisasi dalam peradaban, maka suatu perusahaan perlu adanya inovasi-inovasi yang menarik dan selalu terbaru. Dengan begitu, suatu perusahaan memerlukan adanya inovasi untuk menakulukan arus globalisasi dalam suatu peradaban.

Arus globalisasi dapat diatasi dengan beberapa inovasi yang menarik yang perlu disampaikan. Seperti yang dikatakan di atas bahwa suatu inovasi dapat terealisasi perlu adanya komunikasi bisnis dalam suatu perusahaan atau dalam dunia bisnis. Inilah yang dinamakan sebagai fungsi komunikasi bisnis sebagai penakluk arus globalisasi yang mana arus globalisasi dapat menurunkan citra dan nilai suatu perusahaan dalam dunia bisnis dan masyarakat.

Karakter Perusahaan

Suatu perusahaan perlu adanya karakter sebagai ciri khas agar mudah diketahui dan diingat oleh masyarakat. Dengan begitu karakter perusahaan ini adalah satu di antara unsur terpenting dalam suatu perusahaan agar perusahaan dapat terangkat nilainya. Bahwa sesungguhnya karakter perusahaan ini bisa diciptakan dengan adanya komunikasi bisnis dalam suatu perusahaan yang mana komunikasi tersebut merupakan komunikasi yang berbeda dengan komunikasi perusahaan lainnya.

Di sinilah komunikasi berfungsi dan berperan sebagai penunjang dan pemberi karakter dalam suatu perusahaan dan dalam dunia bisnis.

Netral

Jaska (1996) berpendapat bahwa fungsi utama komunikasi bisnis adalah untuk memastikan bahwa pesan-pesan bisnis yang dikirimkan dan diterima adalah pesan-pesan bisnis yang bersifat netral dan tidak menyerang berbagai pihak. Etika komunikasi bisnis yang efektif memainkan sebuah peran penting dalam menguatkan atau memperkuat budaya organisasi dalam menguatkan atau memperkuat budaya organisasi atau perusahaan.

Komunikasi Daring

Komunikasi daring atau yang biasa disebut sebagai komunikasi online mungkin secara tidak sadar sering kita lakukan sehari-hari. Komunikasi jenis ini terdiri dari dua kata, yaitu “komunikasi” dan “daring”.

Kata komunikasi berarti melakukan hal tertentu yang berkaitan dengan penggunaan informasi yang seragam agar bisa menyampaikan maksud kepada orang lain secara jelas. Sedangan daring berarti berada dalam dunia maya atau dunia semu.

Sehingga komunikasi daring berarti sebuah metode hubungan dengan orang lain yang dilakukan melalui dunia maya agar bisa menyampaikan suatu maksud tertentu. Selain itu, juga dapat diartikan sebagai proses pemindahan informasi dari orang satu ke orang lain melalui jaringan internet. Jenis komunikasi yang satu ini juga sering disebut dengan cyberspace.

Kelebihan Komunikasi Daring

Dengan semakin berkembangnya teknologi informasi dan komunikasi, tidak heran jika cyberspace lebih diminati terutama bagi kaum millenial. Berbagai kelebihan di bawah ini menjadi latar belakangnya :

• Sangat menghemat waktu dan biaya
• Memudahkan proses interaksi jarak jauh
• Sebagai sarana perdagangan online
• Sebagai sarana riset bagi para ilmuan
• Menjadi media hiburan yang cukup interaktif

Jenis Komunikasi Daring

Dan masih ada banyak lagi manfaat dari komunikasi online yang terjadi hingga kini. Lalu apa saja jenis komunikasi daring itu?

Komunikasi daring secara sinkron

Sinkron adalah istilah yang berkaitan dengan ketepatan antara suatu hal dengan yang lainnya. Komunikasi online yang bersifat sinkron memiliki arti sebagai jenis komunikasi yang real time, bersamaan dengan orang lain.

Jadi, waktu yang digunakan oleh kedua pihak untuk melakukan komunikasi atau pemindahan informasi terjadi bersamaan. Kedua pihak tersebut pun bisa langsung bercakap-cakap dengan atau tanpa bertatap muka.

Komunikasi daring secara asinkron

Jika komunikasi online secara sinkron mampu menyuguhkan fasilitas real time, berkebalikan dengan komunikasi online secara asinkron. Pada jenis komunikasi yang satu ini, orang-orang melakukan pemindahan informasi dalam waktu yang berbeda.

Biasanya, informasi akan disimpan terlebih dahulu oleh pemberi informasi pada fasilitas yang disediakan oleh internet sebelum akhirnya diterima oleh penerima informasi.

Contoh Komunikasi Daring Yang Perlu Anda Tahu

Anda sudah mengetahui jenis-jenis komunikasi daring yang terdiri dari komunikasi sinkron dan asinkron. Namun, walaupun sudah mengetahui berbagai hal tersebut, tidak sah rasanya jika anda tidak mengetahui tentang contoh komunikasi tersebut.

Berikut ini kami berikan contoh dari masing-masing jenis komunikasi online hanya untuk anda :

Contoh komunikasi daring sinkron

Jenis komunikasi yang satu ini memiliki kelebihan yaitu real time communication. Contoh dari jenis komunikasi yang satu ini adalah :

• Text messaging

Chatting atau text messaging adalah salah satu metode komunikasi online yang bisa dilakukan secara bersamaan. Pihak yang satu menuliskan pesan yang ingin disampaikan melalui aplikasi SMS ataupun berbagai aplikasi chatting lainnya. Seperti halnya Inbox Facebook, DM Instagram, Whatsapp, Telegram, dan lainnya.

Pihak lain yan berada dalam line yang sama juga akan menuliskan pesan yang ingin mereka sampaikan walaupun waktunya bersamaan. Dan ketika kedua pesan dari kedua arah tersebut dikirim, mereka tidak akan bertabrakan, dan bahkan akan sampai pada waktu yang sama satu dengan lainnya.

• Video calling atau video messaging

Sama halnya seperti pesan teks, pesan video atau pun video calling bisa disebut sebagai jenis kommunikasi online sinkron. Pesan video memang hampir sama seperti pesan teks yang dilakukan tanpa bertatap muka langsung.

Namun ketika melakukan video calling kedua pihak akan bertatap muka. Berbagai aplikasi yang bisa digunakan untuk video calling contohnya adalah Whatsapp, Zoom, Google Meet, dan lain sebagainya.

Di masa pandemi corona covid-19 seperti sekarang ini, Anda bisa memanfaatkan video call untuk berinteraksi. Nah, salah satu platform yang banyak direkomendasikan adalah Google Meet dimana secara otomatis sudah tersedia gratis bagi pelanggan G Suite yang dapat dipesan melalui Qwords.com mulai dari Rp95 ribu perbulan.

• Sound calling atau sound messaging

Panggilan suara merupakan jenis komunikasi yang sinkron, baik dilakukan dengan aplikasi messaging atau menggunakan aplikasi real time. Contohnya, anda bisa melakukan sound calling atau sound messaging dari fitur telepon ponsel atau melalui Whatsapp dan Telegram.

Contoh komunikasi daring asinkron

Walaupun jenis komunikasi yang satu ini tidak menyuguhkan fitur real time, namun kelebihannya memiliki fitur penundaan dan editing. Berbagai contoh jenis komunikasi secara asinkron adalah e-book yang dapat diunduh gratis di internet dan video yang dibuat oleh Vlogger di Youtube. Anda bisa mendapatkan contoh e-book Jadi Jutawan Dadakan dari Bisnis Fashion di Bulan Ramadan melalui tautan berikut ini.

E-book yang dibuat oleh pembuat konten serta video yang telah diedit habis-habisan oleh Vlogger adalah contoh komunikasi tak langsung. Mereka menyajikan berbagai informasi yang sudah disempurnakan tanpa diketahui prosesnya oleh para pemirsa.

Bentuk Bentuk Komunikasi Dalam Organisasi

Istilah komunikasi berasal dari kata Latin Communicare atau Communis yang berarti sama atau menjadikan milik bersama. Kalau kita berkomunikasi dengan orang lain, berarti kita berusaha agar apa yang disampaikan kepada orang lain tersebut menjadi miliknya.

Beberapa definisi komunikasi :

1. Komunikasi adalah kegiatan perilaku atau kegiatan penyampaian pesan atau informasi tentang pikiran atau perasaan (Roben.J.G).

2. Komunikasi adalah sebagai pemindahan informasi dan pengertian dari satu orang ke orang lain (Davis, 1981).

3. Komunikasi adalah berusaha untuk mengadakan persamaan dengan orang lain (Schram,W)

Komunikasi Organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukkan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan.

Tujuan komunikasi dalam proses organisasi tidak lain dalam rangka membentuk saling pengertian (mutual undestanding) . Pendek kata agar terjadi penyetaraan dalam kerangka referensi, maupun dalam pengalaman.

Dasar Dasar Komunikasi Dalam Organisasi

Komunikasi mempunyai dasar-dasar sebagai berikut :

> Niat menyangkut :

Apa yang akan disampaikan

Siapa sasarannya

Apa yang akan dicapai

Kapan akan disampaikan

> Minat, ada dua factor yang mempengaruhi yaitu:

· Faktor obyektif : merupakan rangsang yang kita terima

· Faktor subyektif : merupakan faktor yang menyangkut diri si penerima stimulus

> Pandangan, merupakan makna dari informasi yang disampaikan pada sasaran, menafsirkan informasi yang diterima tergantung pada pendidikan, pekerjaan, pengalaman dan kerangka pikir seseorang.

> Lekat merupakan informasi yang disimpan oleh si penerima.

> Libat merupakan keterlibatan panca indera sebanyak-banyaknya.

Unsur-unsur Komunikasi ada 5, yaitu :

1.Komunikator

2.Menyampaikan berita

3.Berita-berita yang disampaikan

4.Komunikasi

5.Tanggapan atau reaks

Fungsi komunikasi dalam organisasi

– Proaksi dan regulasi

– Menentukan tujuan organisasi

– Menentukan area permasalahan

– Mengevakuasi performa

– Memberikan komando, instruksi, memimpin, dan mempengaruhi inovasi

– Mendapatkan informasi baru

– Cara mengkomunikasikan susuatu yang baru dalam sosialisasi dan perbaikan

– Harga diri anggota

Jenis Komunikasi Organisasi

Menurut Pace dan Feules, dalam komunikasi organisasi terdapat beberapa jenis komunikasi terarah, yaitu sebagai berikut :

• Komunikasi atasan ke bawahan (downward communication). Merupakan komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya. Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah adalah : 1. pemberian instruksi kerja (job instruction). 2. penjelasan dari pimpinan tentang suatu tugas yang harus dilaksanakan (job rationale). 3. penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and practice). 4. pemberian motivasi kepada anggota organisasi untuk bekerja lebih baik.
• Komunikasi bawahan ke atasan (upward communication). Merupakan komunikasi yang terjadi ketika bawahan (subordinate) mengirim pesan kepada atasannya. Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas adalah : 1. sebagai penyampaian informasi tentang pekerjaan atau tugas yang sudah dilaksanakan. 2. penyampaian informasi mengenai persoalan-persoalan pekerjaan atau tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan. 3. penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan. 4. penyampaian keluhan dari bawahan tetang dirinya sendiri ataupan pekerjaannya.
• Komunikasi horisontal (horizontal communication). Merupakan komunikasi yang berlangsung di antara para anggota organisasi atau bagian yang memiliki kedudukan yang setara. Fungsi arus komunikasi horisontal adalah : 1. untuk memperbaiki sistem koordinasi tugas. 2. upaya pemecahan masalah atau konflik. 3. saling berbagi informasi. 4. upaya membina hubungan melalui kegiatan bersama.
• Komunikasi lintas saluran (interline communication). Merupakan komunikasi untuk berbagi informasi yang melewati batas-batas fungsional. Staf khusus dalam suatu organisasi biasanya paling aktif dalam melakukan komunikasi lintas saluran ini, karena biasanya tanggung jawab staf khusus berhubungan dengan jabatan fungsional. Terdapat dua kondisi yang harus dipenuhi dalam menggunakan komunikasi lintas saluran, yaitu : 1. setiap anggota organisasi yang ingin berkomunikasi melintas saluran harus meminta ijin terlebih dahulu dari atasannya langsung. 2. setiap anggota organisasi yang terlibat dalam komunikasi lintas saluran harus memberitahukan hasil keomunikasinya kepada atasannya.
• Komunikasi bawahan ke atasan (upward communication) seringkali terjadi terlalu rumit, sulit, dan menyita waktu. Menurut Sharma, ada empat alasan mengapa komunikasi bawahan ke atasan terlihat sulit :
  • adanya perasaan bahwa atasan tidak tertarik pada masalah yang dialami oleh anggota organisasi yang menjadi bawahannya.
  • adanya kecenderungan pada anggota organisasi untuk menyembunyikan pikiran atau masalah mereka.
  • kurangnya penghargaan bagi komunikasi ke atas yang dilakukan oleh anggota organisasi.
  • adanya perasaan bahwa atasan tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang disampaikan oleh anggota organisasi yang menjadi bawahannya.

Komunikasi Internal

Adalah komunikasi yang terjadi dalam organisasi itu sendiri. Misalnya, Pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan, dalam struktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan secara horisontal dan vertikal di dalam perusahaan, sehingga pekerjaan berjalan [operasi dan manajemen].

Komunikasi Horisontal

komunikasi mendatar, antara anggota staf dengan anggota staf. Berlangsung tidak formal, lain dengan komunikasi vertikal yang formal. Komunikasi terjadi tidak dalam suasana kerja ! employee relation dan sering timbul rumours, grapevine, gossip.

Komunikasi Diagonal

Komunikasi antara pimpinan seksi/bagian dengan pegawai seksi/bagian lain.

Komunikasi Eksternal

Komunikasi antara pimpinan organisasi [perusahaan] dengan khalayak audience di luar organisasi.

Bentuk Komunikasi Organisasi

Komunikasi organisasi dapat terjadi dalam dua bentuk, yaitu :

1. Komunikasi Internal.

Komunikasi internal adalah komunikasi yang berlangsung dalam unit-unit, individu-individu anggota di dalam internal suatu organisasi. Komunikasi internal dapat dibedakan menjadi :

• Komunikasi personal, yaitu komunikasi yang terjadi di antara individu dengan individu anggota organisasi. Bentuk dari komunikasi personal adalah komunikasi tatap muka dan komunikasi bermedia.
• Komunikasi kelompok, yaitu komunikasi antara individu dengan suatu kelompok tertentu, atau antara kelompok secara tatap dalam suatu organisasi.

2. Komunikasi Eksternal.

Komunikasi eksternal adalah komunikasi yang terjadi antara organisasi dengan khalayak di luar organisasi. Komunikasi eksternal dapat dibedakan menjadi :

• komunikasi dari organisasi kepada khalayak.
• komunikasi dari khalayak kepada organisasi.

Bentuk Komunikasi Berdasarkan Langsung tidak Langsung

a. Komunikasi langsung

Komunikasi langsung tanpa mengguanakan alat.

Komunikasi berbentuk kata-kata, gerakan-gerakan yang berarti khusus dan penggunaan isyarat,misalnya kita berbicara langsung kepada seseorang dihadapan kita.

b. Komunikasi tidak langsung

Biasanya menggunakan alat dan mekanisme untuk melipat gandakan jumlah penerima penerima pesan (sasaran) ataupun untuk menghadapi hambatan geografis, waktu misalnya menggunakan radio, buku, dll.

Bentuk Komunikasi Berdasarkan Besarnya Sasaran

a. Komunikasi massa, yaitu komunikasi dengan sasarannya kelompok orang dalam jumlah yang besar, umumnya tidak dikenal.

Komunikasi masa yang baik harus :

Pesan disusun dengan jelas, tidak rumit dan tidak bertele-tele

Bahasa yang mudah dimengerti/dipahami

Bentuk gambar yang baik

Membentuk kelompok khusus, misalnya kelompok pendengar (radio)

b. Komunikasi kelompok adalah komunikasi yang sasarannya sekelompok orang yang umumnya dapat dihitung dan dikenal dan merupakan komunikasi langsung dan timbal balik.

c. Komunikasi perorangan adalah komunikasi dengan tatap muka dapat juga melalui telepon.

Bentuk Komunikasi Berdasarkan Arah Pesan

a. Komunikasi satu arah

Pesan disampaikan oleh sumber kepada sasaran dan sasaran tidak dapat atau tidak mempunyai kesempatan untuk memberikan umpan balik atau bertanya, misalnya radio.

b. Komunikasi timbal balik.

Pesan disampaikan kepada sasaran dan sasaran memberikan umpan balik. Biasanya komunikasi kelompok atau perorangan merupakan komunikasi timbal balik

1. Pengirim Pesan dan Isi Pesan

Pengirim pesan adalah orang yang mempunyai ide untuk disampaikan kepada seseorang dengan harapan dapat dipahami oleh orang yang menerima pesan sesuai dengan yang dimaksudkannya. Pesan adalah informasi yang akan disampaikan atau diekspresikan oleh pengirim pesan. Pesan dapat verbal atau non verbal dan pesan akan efektif bila diorganisir secara baik dan jelas.

Materi pesan dapat berupa :

a. Informasi

b. Ajakan

c. Rencana kerja

d. Pertanyaan dan sebagainya

2. Simbol/ isyarat

Pada tahap ini pengirim pesan membuat kode atau simbol sehingga pesannya dapat dipahami oleh orang lain. Biasanya seorang manajer menyampaikan pesan dalam bentuk kata-kata, gerakan anggota badan, (tangan, kepala, mata dan bagian muka lainnya). Tujuan penyampaian pesan adalah untuk mengajak, membujuk, mengubah sikap, perilaku atau menunjukkan arah tertentu.

3. Media/penghubung

Adalah alat untuk penyampaian pesan seperti ; TV, radio surat kabar, papan pengumuman, telepon dan lainnya. Pemilihan media ini dapat dipengaruhi oleh isi pesan yang akan disampaikan, jumlah penerima pesan, situasi dsb.

4. Mengartikan kode/isyarat

Setelah pesan diterima melalui indera (telinga, mata dan seterusnya) maka si penerima pesan harus dapat mengartikan simbul/kode dari pesan tersebut, sehingga dapat dimengerti /dipahaminya.

5. Penerima pesan

Penerima pesan adalah orang yang dapat memahami pesan dari sipengirim meskipun dalam bentuk code/isyarat tanpa mengurangi arti pesan yang dimaksud oleh pengirim

6. Balikan (feedback)

Balikan adalah isyarat atau tanggapan yang berisi kesan dari penerima pesan dalam bentuk verbal maupun nonverbal. Tanpa balikan seorang pengirim pesan tidak akan tahu dampak pesannya terhadap sipenerima pesan Hal ini penting bagi manajer atau pengirim pesan untuk mengetahui apakah pesan sudah diterima dengan pemahaman yang benar dan tepat. Balikan dapat disampaikan oleh penerima pesan atau orang lain yang bukan penerima pesan. Balikan yang disampaikan oleh penerima pesan pada umumnya merupakan balikan langsung yang mengandung pemahaman atas pesan tersebut dan sekaligus merupakan apakah pesan itu akan dilaksanakan atau tidak Balikan yang diberikan oleh orang lain didapat dari pengamatan pemberi balikan terhadap perilaku maupun ucapan penerima pesan. Pemberi balikan menggambarkan perilaku penerima pesan sebagai reaksi dari pesan yang diterimanya. Balikan bermanfaat untuk memberikan informasi, saran yang dapat menjadi bahan pertimbangan dan membantu untuk menumbuhkan kepercayaan serta keterbukaan diantara komunikan, juga balikan dapat memperjelas persepsi.

Klasifikasi Komunikasi Dalam Organisasi

1.Dari segi sifatnya :

a. Komunikasi Lisan

Komunikasi jenis ini tergolong kepada komunikasi aktif, dimana komunika dapat memberikan timbal balik secara langsung apabila terjadi ketidakpahaman.

b. Komunukasi Tertulis

Komunikasi secara tertulis memang memberikan suatu dampak dimana komunikan akan merasa kesulitan dalam memahami maksud dan tujan dari informasi itu, namun komunikasi ini mempunyai dampak yang lama. Dan apabila komunikan lupa dengan apa yang telah dipelajarai sebelumnya, maka ia dapat mengulangi membaca informasi tersebut. Komunikasi ini tergolong komunikasi tidak lagsung, artinya apabila komunikan tidak paham terhadap materi tertulis tersebut, maka komunikan tidak dapat memberikan suatu umpan balik secara langsung. namun dengan berkembangnya teknologi saat ini, maka meskipun komunikasi berjalan secara tidak langsung, namun unpan balik dapat diberikan secara cepat baik melalui telepon, e-mail, dll.

c. Komunikasi Verbal

d. Komunikasi Non Verbal

2. . Menurut Keresmiannya :

a. Komunikasi Formal

b. Komunikasi Informal

Komunikasi Informal

•Komunikasi Informal yang terjadi karena adanya komunikasi antara sesama karyawan dalam suatu organisasi.

•Komunikasi informal (the grapevine) biasanya disebarluaskan melalui desas-desus atau kabar angin dari mulut ke mulut dari satu orang ke orang yang lainnya dalam suatu organisasi dimana kebenarannya tidak bisa dijamin karena kadang-kadang bertentangan dengan perusahaan.

•Jadi agar komunikasi informal bisa bermanfaat maka seseorang pemimpin harus bisa memakai jalur ini untuk memperlancar berjalannya komunikasi formal perusahaan (komunikasi formal ini jangan sampai mengakibatkan timbulnya desas-desus yang meresahkan karyawan)

1. Komunikasi Verbal mencakup aspek-aspek berupa ;

a. Vocabulary (perbendaharaan kata-kata). Komunikasi tidak akan efektif bila pesan disampaikan dengan kata-kata yang tidak dimengerti, karena itu olah kata menjadi penting dalam berkomunikasi.

b. Racing (kecepatan). Komunikasi akan lebih efektif dan sukses bila kecepatan bicara dapat diatur dengan baik, tidak terlalu cepat atau terlalu lambat.

c. Intonasi suara: akan mempengaruhi arti pesan secara dramatik sehingga pesan akan menjadi lain artinya bila diucapkan dengan intonasi suara yang berbeda. Intonasi suara yang tidak proposional merupakan hambatan dalam berkomunikasi.

d. Humor: dapat meningkatkan kehidupan yang bahagia. Dugan (1989), memberikan catatan bahwa dengan tertawa dapat membantu menghilangkan stress dan nyeri. Tertawa mempunyai hubungan fisik dan psikis dan harus diingat bahwa humor adalah merupakan satu-satunya selingan dalam berkomunikasi.

e. Singkat dan jelas. Komunikasi akan efektif bila disampaikan secara singkat dan jelas, langsung pada pokok permasalahannya sehingga lebih mudah dimengerti.

f. Timing (waktu yang tepat) adalah hal kritis yang perlu diperhatikan karena berkomunikasi akan berarti bila seseorang bersedia untuk berkomunikasi, artinya dapat menyediakan waktu untuk mendengar atau memperhatikan apa yang disampaikan.

2. Komunikasi Non Verbal

Komunikasi non verbal adalah penyampaian pesan tanpa kata-kata dan komunikasi non verbal memberikan arti pada komunikasi verbal.

Yang termasuk komunikasi non verbal :

a. Ekspresi wajah

Wajah merupakan sumber yang kaya dengan komunikasi, karena ekspresi wajah cerminan suasana emosi seseorang.

b. Kontak mata, merupakan sinyal alamiah untuk berkomunikasi. Dengan mengadakan kontak mata selama berinterakasi atau tanya jawab berarti orang tersebut terlibat dan menghargai lawan bicaranya dengan kemauan untuk memperhatikan bukan sekedar mendengarkan. Melalui kontak mata juga memberikan kesempatan pada orang lain untuk mengobservasi yang lainnya

c. Sentuhan adalah bentuk komunikasi personal mengingat sentuhan lebih bersifat spontan dari pada komunikasi verbal. Beberapa pesan seperti perhatian yang sungguh-sungguh, dukungan emosional, kasih sayang atau simpati dapat dilakukan melalui sentuhan.

d. Postur tubuh dan gaya berjalan. Cara seseorang berjalan, duduk, berdiri dan bergerak memperlihatkan ekspresi dirinya. Postur tubuh dan gaya berjalan merefleksikan emosi, konsep diri, dan tingkat kesehatannya.

e. Sound (Suara). Rintihan, menarik nafas panjang, tangisan juga salah satu ungkapan perasaan dan pikiran seseorang yang dapat dijadikan komunikasi. Bila dikombinasikan dengan semua bentuk komunikasi non verbal lainnya sampai desis atau suara dapat menjadi pesan yang sangat jelas.

f. Gerak isyarat, adalah yang dapat mempertegas pembicaraan . Menggunakan isyarat sebagai bagian total dari komunikasi seperti mengetuk-ngetukan kaki atau mengerakkan tangan selama berbicara menunjukkan seseorang dalam keadaan stress bingung atau sebagai upaya untuk menghilangkan stress.

Hambatan Komunikasi Dalam Organisasi

1. Hambatan dari Proses Komunikasi

· Hambatan dari pengirim pesan, misalnya pesan yang akan disampaikan belum jelas bagi dirinya atau pengirim pesan, hal ini dipengaruhi oleh perasaan atau situasi emosional.

· Hambatan dalam penyandian/simbol

Hal ini dapat terjadi karena bahasa yang dipergunakan tidak jelas sehingga mempunyai arti lebih dari satu, simbol yang dipergunakan antara si pengirim dan penerima tidak sama atau bahasa yang dipergunakan terlalu sulit.

· Hambatan media, adalah hambatan yang terjadi dalam penggunaan media komunikasi, misalnya gangguan suara radio dan aliran listrik sehingga tidak dapat mendengarkan pesan.

· Hambatan dalam bahasa sandi. Hambatan terjadi dalam menafsirkan sandi oleh si penerima

· Hambatan dari penerima pesan, misalnya kurangnya perhatian pada saat menerima /mendengarkan pesan, sikap prasangka tanggapan yang keliru dan tidak mencari informasi lebih lanjut.

· Hambatan dalam memberikan balikan. Balikan yang diberikan tidak menggambarkan apa adanya akan tetapi memberikan interpretatif, tidak tepat waktu atau tidak jelas dan sebagainya.

2. Hambatan Fisik

Hambatan fisik dapat mengganggu komunikasi yang efektif, cuaca gangguan alat komunikasi, dan lain lain, misalnya: gangguan kesehatan (cacat tubuh misalnya orang yang tuna wicara), gangguan alat komunikasi dan sebagainya.

3. Hambatan Semantik.

Faktor pemahaman bahasa dan penggunaan istilah tertentu. Kata-kata yang dipergunakan dalam komunikasi kadang-kadang mempunyai arti mendua yang berbeda, tidak jelas atau berbelit-belit antara pemberi pesan dan penerima pesan. Misalnya : adanya perbedaan bahasa ( bahasa daerah, nasional, maupun internasional), adanya istilah – istilah yang hanya berlaku pada bidang-bidang tertentu saja, misalnya bidang bisnis, industri, kedokteran, dll.

4. Hambatan Psikologis

Hambatan psikologis dan sosial kadang-kadang mengganggu komunikasi, misalnya; perbedaan nilai-nilai serta harapan yang berbeda antara pengirim dan penerima pesan, sehingga menimbulkan emosi diatas pemikiran-pemikiran dari sipengirim maupun si penerima pesan yang hendak disampaikan.

5. Hambatan Manusiawi

Terjadi karena adanya faktor, emosi dan prasangka pribadi, persepsi,

kecakapan atau ketidakcakapan, kemampuan atau ketidakmampuan alat-alat

pancaindera seseorang, dll.

Cara Mengatasi Hambatan Komunikasi Dalam Organisasi

1. Gunakan umpan-balik

Beri kesempatan pada orang orang lain untuk menyampaikan ide atau gagasannya, sehingga tercipta dua iklim komunikasi dua arah.

2. Kenali si penerima berita

– bagaimana latar belakang pendidikannya,

– bagaimana pengetahuan tentang subyek pembicaraan,

– sejauh mana minat dan perasaanya

3. Rencanakan secara teliti, pertimbangkan baik-baik : apa, mengapa, siapa, bagaimana, kapan.

Perencanaan Pesan Bisnis

Perencanaan pesan bisnis adalah proses komposisi penyusunan pesan bisnis. Proses itu sendiri terdiri dari perencanaan tujuan audiens, ide, saluran; pengorganisasian ide; membuat draf, merangkai kata / kalimat / paragraph; dan merevisi.

Tujuan dalam perencanaan bisnis harus dievaluasi apakah tujuan realistis, waktu tepat, dan dapat diterima. Tujuan juga harus diuji apakah sesuai dengan kemampuan, ketepatan waktu dan orang, dan selaras dengan tujuan organisasi.

Untuk membuat perencanaan bisnis yang baik komunikator perlu melakukan analisis audiens. Caranya aadalah dengan mengembangkan profil audiens dan menganalisa pemuasan konsumen. Komunikator mengantisipasi rekasi audiens, memperkirakan jumlah, mengetahui hubungan komunikator dengan audiens apakah kenal atau tidak. Untuk pemuasan audiens komunikator perlu mengetahui kebutuhan informasi audiens. Pemuasan juga bisa dilakukan dengan motivasional dengan pendekatan argumentasi, rasional, dan emosi audiens. Pemuasan emosional digunakan untuk mengubah perilaku audiens. Akan tetapi ada hambatan yaitu audiens cenderung tidak mau berubah untuk hal baru.

Penentuan ide pokok untuk menemukan cara mencapai tujuan tertentu bisa dilakukan dengan brainstorming. Brainstorming dilakukan melalui beberapa cara : story teller tour, random list, CFR (Conclusion Finding Recommendation)Worksheet, question and answer chain, dan journalist approach.

Dalam seleksi saluran perlu dipertimbangkan beberapa hal yaitu tingkat kepentingan, formalitas, kompleksitas,kerahasian, emosi, biaya, dan harapan audiens.

Saluran lisan memiliki kelebihan cepat mendapat feedback dan menyampaikan pesan, audiens merasa nyaman, reaksi audiens terbaca, dan ekonomis. Bentuk saluran lisan adalah percakapan, wawancara, diskusi, seminar, lokakarya, pelatihan, pidato, dan presentasi. Saluran lisan informal itu tidak terstruktur tapi ide lancer. Saluran lisan formal terjadi saat RUPS, presentasi, dan penganugerahan. Alat Bantu yang digunakan adalah film, video, rekaman, LCD, dan slide.

Saluran tulisan memiliki kelebihan yaitu lebih teratur karena komunikator sempat merencanakan dan mengendalikan isi pesan. Bentuknya adalahsurat, memo, dan proposal.Setelah Memperoleh gambaran mengenai berbagai macam bentuk saluran komunikasi baik formal maupun informal langkah berikutnya adalah melakukan perencanaan pesan-pesan bisnis, yang mencakup pesan yang tertulis maupun lisan.

Perencanaan bisnis merupakan satu langkah strategis bagi pencaaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. Makalah ini akan menjelaskan tentang perencanaan pesan-pesan bisnis yang difokuskan pada perencanaan pesan-pesan bisnis secara tertulis.

Pemahaman Proses Komposisi

Penyusunan proses komposisi seperti halnya proses menciptakan lagu; merencanakan lagu, membuat aransemen dan menentukan musisinya hinnga melakukan revisi-revisi hingga lagu enak didengar. Begitu juga proses penyusunan pesan-pesan bisnis; perencanaan, pengorganisasian, dan revisi. Menyusun pesan bisnis yang menarik perhatian, mudah dibaca, dan mudah dipahami memerlukan kreativitas. Agar pesan bisnis efektif, diperlukan pemahaman terhadap proses penyusunan pesan bisnis. Proses penyusunan pesan bisnis umumnya terdiri atas tiga tahap sederhana.

Perencanaan Pesan

Dalam tahap ini, ditentukan hal – hal yang mendasar dari suatu pesan yang akan dikomunikasikan. Secara rinci, tahap perencanaan tersebut meliputi :

• Penentuan tujuan
• Analisis audiens
• Penentuan ide pokok
• Pemilihan saluran dan media

Penyusunan Pesan

Setelah tahap perencanaan, selanjutnya ide/gaasan dituangkan ke dalam pesan tertulis. Tahap itu meliputi dua kegiatan, yaitu :

• Mengorganisasikan pesan :

Organisasi dan komposisi erat kaitannya dengan penyusunan kata kalimat, dan paragraf perlu diperhatikan penggunaan kata, kalimat, dan paragraf yang sederhana, mudah dimengerti, dan dilaksanakan.

• Memformulasikan pesan

Revisi

Pesan yang telah disusun dikaji ulang untuk memastikan apakah ide/gagasan yang diungkapkan sudah memadai. Berbagai kegiatan pada tahap revisi pesan adalah :

• Menyunting pesan
• Menulis ulang
• Memproduksi pesan
• Mencetak pesan

Penentuan Tujuan Pesan Bisnis

Tahap pertama dalam merencanakan suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud atau tujuan komunikasi. Untuk dapat melakukan hal itu, pertama anda harus menentukan tujuan yang jelas sesuai tujuan organisasi. Pesan bisnis dapat menciptakan nilai tambah bagi perusahaan. Pesan-pesan yang disampaikan kepada pihak lain hendaknya mampu menjaga dan meningkatkan citra perusahaan. Untuk dapat menciptakan good will, setiap pesan bisnis hendaknya memiliki tujuan yang jelas, dapat diukur, dan tidak bertentangan dengan tujuan organisasi.

Memberi Informasi

Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pemimpin suatu perusahaan membutuhkan bebebrapa pegawai baru yang akan di tempatkan sebagai staf adminitrasi di kantor- kantor cabang yang ada.

Membujuk Atau Persuasi

Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah memberikan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan bener. Hal ini sering dilakukan, terutama yang berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis.

Melakukan Kerjasama Atau Kolaborasi

Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Malalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan asing.

Cara Menguji Tujuan

Untuk menguji apakah suatu tujuan yang telah ditetapkan tersebut sudah baik atau belum perlu pengujian dengan empat pertanyaan berikut.

1. apakah tujuan tersebut realistik
2. apakah waktunya tepat
3. apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat
4. apakah tujuannya selaras dengan tujuan orgsnisasi perusahaan

Analisis Audiens

Analisis terhadap audiens sangat perlu dilakukan, audiens dalam studi komunikasi bisa individu ataupun organisasi. Audiens biasanya memiliki pemahaman yang berbeda-beda atas pesan yang mereka terima. Bila suatu komunikasi telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah berikutnya adalah memperhatikan audiens yang akan dihadapi.

Mengembangkan Profil Audiens

Analisis terhadap Audiens yang sudah dikenal biasanya relatif lebih mudah dilakukan tanpa harus melalui penelitian yang rumit. Demikian juga, reaksi atas pesan yang dikrim kepada orang yang sudah dikenal pada umumnya bisa diperkirakan.

Mengenali Penerima Primer

Apabila penerima terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orang-orang terpenting yang berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil keputusan.

Menetapkan Jumlah Dan Komposisi Audiens

Jumlah penerima juga memengaruhi pesan bisnis. Menulis pesan bisnis yang ditujukan hanya kepada satu orang akan berbeda dengan pesan bisnis yang ditujukan kepada banyak orang.

Mengukur Tingkat Pemahaman Audiens

Apabila penerima memiliki latar belakang yang sama pengirim , maka pada umumnya mereka dianggap memiliki pemahaman yang relatif sama terhadap suatu pesan.

Memperkirakan Reaksi Penerima

Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang diperkirakan akan dilakukan oleh penerima.

Memenuhi Kebutuhan Informasi Audiens

Pesan yang baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan penerima . Memenuhi kebutuhan informasi penerima merupakan salah satu kunci sukses pesan bisnis. Ada lima pedoman yang perlu diperhatikan agar pesan bisnis mampu memenuhi kebutuhan informasi audiens.

Temukan Apa Yang Diketahui Audiens

Tidak semua audiens pandai mengungkapkan apa yang ingin diketahuinya.

Antisipasi Pertanyaan Yang Tidak Diungkapkan

Informasi tambahan yang relevan perlu diberikan untuk mengantisipasi kebutuhan informasi yang tidak disadari oleh audiens.

Berikan Semua Informasi Yang Diperlukan Audiens

Ujilah kelengkapan pesan yang dikirim dengan berpedoman pada 5 W + 1 H (Who, What, Why, When, Where, dan How).

Pastikan Informasi yang diberikan Akurat

Dalam bisnis, ketepatan informasi harus dipastikan terlkebih dahulu sebelum membuat komitmen tertulis. Kaji ulang tanggal,jadwal, asumsi, perhitungan matematika,atau keuangan untuk memastikan keabsahannya.

Tekankan Gagasan Yang Terbaik

Diantara beberapa gagasan yang disampaikan, lakukan penekanan pada gagasan yang paling menarik perhatian audiens.

Memuaskan Kebutuhan Emosional dan Praktis Audiens

Pesan yang bbertujuan membujuk dan bekerja sama seringkali gagal mengubah keyakinan atau perilaku audiens. Hal pentingb yangb harus diingat bahwa pesan bisnis disampaikan kepada audiens yang juga melakukan kegiatan bisnis. Untuk mencapai tujuan komunikasi, diupayakan agar pesan bisnis menggunakan pendekatan emosional audiens, terstruktur, rasional, serta disusun dengan format yang menarik.

Penentuan Ide Pokok

Setelah menganalisis tujuan dan audiens, selanjutnya adalah menentukan cara mencapai tujuan tersebut. Setiap pesan bisnis akan bermuara pada satu tema pokok yaitu Ide Pokok.

Sebelum menentukan ide pokok hal – hal penting yang harus diidentifikasikan terlebih dahulu.

Teknik Curah Pendapat

beberapa teknik curah pendapat yang dapat digunakan antara lain :

1. storyteller’s tour
2. random list
3. cfr (conclusions findings recomendation) worksheet
4. journalist approach
5. quetion and answer approach

Pembatasan Cakupan

Penyajian informasi rutin terhadap audiens hendaknya menggunakan kata – kata yang singkat. Ide pokok dari pesan – pesan disesuaikan dengan waktu yang tersedia sehingga poin yang penting tidak terabaikan selain itu ide pokok yang disampaikan harus mudah dimengerti dan diterima oleh audiens.

Seleksi Saluran dan Media

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui dua saluran, yaitu saluran lisan dan tertulis. Pilihan mendasar antara berbicara atau menulis tergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.

Saluran Komunikasi Lisan

Komunikasi lisan merupakan saluran yang palinhg banyak di gunakan dalam bisnis, komunikasi itu antara lain, percakapan antara dua orang secara langsung (tatap muka), melalui telpon, wawancara, pidato, seminar, pelatihan, dan presentasi bisnis. Saluran itu di sukai karna sederhana, spontan, nyaman, praktis, ekonomis dan memiliki kemampuan yang lebih tinggi dalam memberikan umpan balik (feed back).

Saluran Komunikasi Tertulis

Pesan-pesan tertulis dalam bisnis di buat dalam berbagai bentuk, misalnya surat, memo, proposal, dan laporan. Pilihan kata dalam pesan tertulis duilakukan dengan hati-hati untuk mempertahankan nada sopan dan bersahabat, kekurangannya adalah umpan balik secara langsung yang tidak bias di peroleh dengan waktu cepat.

Penulisan dan Penyelesaian Pesan-Pesan

Dalam pembuatan pesan – pesan bisnis tertulis, anda perlu memperhatikan hal apa saja yang ingin disampaikan kepada pihak lain. Hal tersebut merupakan langkah strategis bagi pencapaian tujuan serta salah satu faktor yang menentukan keberhasilan dalam penyampaian pesan – pesan.

Merevisi pesan

Merupakan evaluasi isi pesan dan tinjauan ulang apa yang dapat dibaca kemudian di edit dan ditulis ulang untuk peringkasan dan kejelasan yang diterima. Proses revisi sering dilakukan bukan untuk mengoreksi setiap kesalahan sebelum menerima dan mengirim pesan namun jangan sampai terjebak oleh pemikiran media elektronik karena sangat baru dan berbeda sehingga perlu tata bahasa, kejelasan dan dasar menulis yang baik.

Mengevaluasi isi, pengorganisasian ,Gaya, dan Nada pesan Anda

Untuk mengevaluasi isi pesan anda, tanyakan diri anda sendiri pertanyaan pertanyaan berikut :

1. Apakah informasi tersebut akurat?
2. Apakah informasi tersebut relevan dengan penerima pesan anda?
3. Apakah anda cukup informasi untuk memuaskan kebutuhan pembaca pesan anda?
4. Apakah ada keseimbangan yang bagus antara yang umum dan yang spesifik?

Ketika isi pesan telah ditulis dengan baik dan diatur secara efektif langkah berikutnya, adalah mempertimbangkan apakah anda mencapai gaya dan nada yang tempat bagi penerima pesan anda. Bagian awal dan akhir sebuah pesan mempunyai dampak paling besar pada pembaca anda

Meninjau ulang keterbacaan

Indeks keterbacaan menawarkan poin referensi yang bermanfaat tetapi semua indeks tersebut dibatasi oleh apa yangh mampu diukurnya : panjang kata, jumlah suku kata, panjang kalimat dan panjang paragraph. Para komunikator bisnis yang sukses tahu bahwa selain memperpendek kata kata dan kalimat kalimat untuk pengukur keterbacaan, mereka dapat memperbaiki keterbacaan sebuah pesan dengan membuat dokumen itu menarik dan mudah dibaca dengan cepat.

Membuat variasi panjang kalimat

Keanekaragaman adalah sebuah cara kreatif untuk membuat pesan anda menarik dan mudah dibaca. Oleh karena itu dokumen yang efektif biasanya menggunakan campuran kalimat kalimat pendek (sampai dengan sekitar 15 kata) medium (15-25 kata), dan panjang (lebih dari 25 kata).

Kalimat-kalimat pendek dapat diproses dengan cepat dan lebih mudah bagi para pembicara yang bukan asli dan para penerjemah untuk menginterpretasikannya. Kalimat-kalimat dengan panjang medium berguna untuk menunjukkan hubungan antar ide-ide. Kalimat-kalimat panjang sering kali merupakan cara terbaik untuk menyampaikan ide-ide yang kompleks, membuat daftar multipoint yang berhubungan, atau merangkum atau prapeninjau informasi. Jadi, semakin panjang kalimat, semakin besar kemun gkinan bahwa pembaca yang membaca dengan cepat tidak akan membaca cukup banyak kata untuk benar-benar memahami artinya. Dengtan memilih panjang kalimat yang terbaik untuk setiap kebutuhan komunikasi dan selalu ingat untuk mencampur panjang kalimat agar bervariasi, menyampaikan pesan anda sementara tetap mempertahankan dokumen menarik.

Menjaga paragraph agar tetap pendek

Panjang optimal sebuah paragraph adalah pendek dan medium pada sebagian besar kasus. Paragraph-paragraf pendek(terdiri dari 100 kata atau kurang) lebih mudah dibaca bila dibandingkan dengan paragraph-paragraf panjang dan paragraph tersebut membuat tulisan anda lebih mengundang untuk dibaca. Pargraf pendek membantu penerima pesan membaca surat-surat, memo-memo dan email dengan lebih teliti.Dari waktu kewaktu, ide dengan mengisolasikan ide tersebut pada paragraph pendek yang kuat.Namun, jangan terlalu berlebihan dengan paragraph pendek.Menggunakan paragraph yang berisi satu kalimat hanya sesekali saja dan hanya untuk memberi penekanan.

Menggunakan daftar dan bullets Untuk menjelaskan dan menekankan pesan

Alternative yang efektif untuk menggunakan kalimat-kalimat konfensional mulai menuliskan ide-ide penting dalam daftar kata-kata, nama-nama atau item lain. Daftar tersebut dapat menunjukan urutan ide-ide anda, meninggikan pembaca untuk menemukan poin utama. Daftar ide memberikan pembaca dengan petunjuk,menyederhakan subjek yang kompleks, menyoroti poin utama, memecah halaman secara visual, memudahkan proses membaca cepat bagi para pembaca yang sibuk, dan memberi poembaca kesempatan istirahat. Bullets biasanya lebih disukai dari pada nomer, kecuali jika daftar urutan logis atau peringkat. Daftar item-item spesifik akan dirujuk kemudian.

Menambah judul dan sub judul

Sebuah judul (heading) adalah judul singkat yang menceritakan kepada pembaca tentang isi dari bagian yang mengikutinya. Serupa dengan garis dalam garis korespondensi memo dan email.baris subjek hanya untuk mengidentifikasi tujuan dari memo atau email.judul dan subjudul juga menunjukan pembaca tentang materi yang dimasukan dalam bagian yang mengikutinya. Subjudul (subheading) adalah sub ordinat bagi judul, mengindikasikan sub bagian dengan satu bagian utama. Judul dan subjudul mempunyai fungsi penting berikut ini :

– Pengorganisasian

– Perhatian

– Koneksi

Judul dapat dibedakan dalam dua kategori judul deskriptif,

mengidentifikasi sebuah topic tetapi hanya sedikit. Judul informative,

membawa pembaca anda tepat kedalam konteks pesan anda.

Mengedit untuk kejelasan dan keringkasan

Kata-kata yang digunakan sangat samar-samar sehingga pera pembaca dapat menginterpretasikannya dalam beberapa cara. Beberapa kalimat muncul dengan benar-benar ketika pertama kali ditulis.

– Memecah kalimat-kalimat yang terlalu panjang

– Menulis kembali yang memakai heading

– Menekankan paralelisme

– Memperbaikan dangling modifier (penjelas yang mengacaukan)

– Menulis ulang kata benda yang panjang

– Mengganti kata kerja kamuflase

– Memperjelas struktur kalimat

– Memperjelas refrensi yang janggal

– Mengurangi sntuisiasme anda

– Menghapus kata yang tidak perlu

– Memperpendek kata frasa yang terlalu panjang

– Hilangkan kata-kata yang berlebihan

– Hilangkan permulaan kalimat “ it is atau there are”

Menggunakan teknologi untuk merevisi pesan anda

Waktunya merefisi dan memperhalus pesan anda. Alat-alat yang tersedia pada piranti lunak seperti refision marks dan commenting tetap menelusuri usulan perubahan editing secara elektronik dan memberikan sejarah revisi sebuah dokumen. Revisi muncul dalam warna font dari teks asli untuk meninjau ulang perubahan sebeleum menerima atau menolak perubahan tersebut. Refision marks dan commenting feature juga satu cara yang hebat untuk menelusiri perubahan editing yang dibuat oleh anggota-anggota tim. Banyak alat revisi, fungsi piranti lunak yang dapat membantu untuk memunculkan yang terbaik dari dokumen. Sebuah spellchecker membandingkan dokumen anda dengan kamus elektronik, menyoroti kata-kata yang tidak dikenal, memberi saran ejaan yang paling benar. Pemeriksa ejaan adalah cara yang bagus untuk memperbaikan banyak kesalahan ketik dalam dokumen. Kamus thesaurus yang ada dikomputer berfuingsi memberi anda alternative kata-kata sama seperti fungsi yang diberikan oleh kamus thesaurus yang diberikan oleh kamus thesaurus cetakan. Grammercheker (pemeriksa tata bahasa) mencoba mengecek tata bahasa pada dokumen dengan memeriksa ejaan kata.Intinya adalah memeriksa ejaan dalam dokumen anda jauh lebih mudah dari pada memeriksa tata bahasa dokumen. Style checker (pemeriksa gaya bahasa) dapat juga memonitor pilihan kata dan kalimat pada dokumen anda dan memberikan saran alternative yang mungkin menghasil tulisan yang lebih efektif.

Memproduksi pesan anda

Desain yang halus dan menarik tidak hanya membuat dokumen anda lebih menarik, tetapi juga menyampaikan rasa professional dan perhatian pada detail. Cara-cara yang efektif untuk memperkaya pesan anda dengan desain grafis suara video dan hyperteks link yang dipilih dengan hati-hati.

Menambah grafik suara video dan hyperteks

Menambahkan suara atau video

klip pada dokumen adalah cara baru untuk menyampaikan pesan anda.

Beberapa system sekarang ini memungkinkan anda merekam pesan singkat

atau suara lain atau melampirkannya bagian tertentu dalam sebuah dokumen.

Mendesain untuk keterbacaan

untuk mencapai dua desain yang efektif perhatikan dengan seksama pada

elemen-elemen berikut ini :

– konsistensi

– keseimbangan

– pengendalian diri

– detail

Ruang kosong

memisahkan elemen-elemen dalam sebuah dokumen dan membantu

mengarahkan mata pembaca pesan.

Margin dan justifikasi

margin mendefinisikan ruang disekeliling teks dan diantara kolom-kolom

teks.

Jenis huruf

jenis huruf merujuk pada desain fisik dari abjad, angka dan karakter teks

lainnya.Jenis huruf sheriff mempunyai crossline (disebut sherif) yang

kecil pada setiap akhir abjad.Jenis huruf sansherif tidak mempunyai sheriff

Model huruf

merujuk pada modifikasi yang memberikan kontras atau tekanan pada

huruf. Sebagian besar computer menawarkan huruf tebal, miring,

garis bawah, gaya high lighting dan gaya dekoratif lain.

Menggunakan teknologi untuk memproduksi pesan.

dalam menggunakan teknologi untuk memproduksi pesan anda dengan

fitur-fitur berikut ini :

– template dan style sheet

– pengaturan halaman (page setup)

– memformat kolom

– memformat paragraph

– memformat font

– numbered and bulleted lists

– table-tabel

– gambar-gambar, kotak-kotak teks, dan objek

mengoreksi pesan anda

Ketika anda mengoreksi pesan, periksalah tata untuk tata bahasa, penggunaan, dan

tanda baca yang digunkan sudah benar. (untuk tinjauan cepat, lihatlah “ the hand book

of grammar mechanics and usage” yang diserkan pada bagian akhir buku ini). Periksa

juga materi yang hilang: sumber catatan yang hilang, exhibit (peraga) yang hilang, atau

bahkan paragraf yang hilang. Perhatikan dengan sungguh-sungguh ketikan untuk

mengetahui adanya masalah-masalah, seperti space ekstra diantara baris-baris atau

diantara kata-kata, ketikan yang terlalu padat, akhir suatu paragraph yang hanya berupa

baris tulisan pendek dihalaman baru bagian atas, judul tertinggal dibagian akhir suatu

halaman, atau tanda hubung yang salah. Berikan juga perhatian format pada

keseluruhan dokumen anda.Rencanakan untuk menyediakan waktu yang lebih lama

untuk mengkoreksi dokumen yang lebih panjang, kompleks dan penting.

Mendistribusikan pesan anda

Pilihan untuk mendistribusi pesan berlipat ganda sejalan dengan kemajuan

teknologi. Dalam mendistribusikan pesan anda pertimbankan factor – factor berikut ini :

– Biaya

– Kenyamanan

– Waktu

– Keamanan dan privasi

Penulisan Pesan-pesan Positif dan Rutin

Pemesanan produk baru kepada suatu perusahaan, pengiriman produk kepada pelanggan, pemberitahuan kebijakan bagi semua karyawan, pemberian penghargaan bagi karyawan yang loyal bagi perusahaan, atau pemberian ucapan selamat kepada karyawan/pegawai yang berprestasi baik, merupakan kegiatan-kegiatan rutin dalam dunia bisnis.

Kebanyakan pesan-pesan rutin, good news, dan goodwill diminati oleh pembaca karena pesan-pesan tersebut berisi informasi yang diperlukan untuk melakukan kegiatan bisnis setiap hari. Jika pesan-pesan itu tidak memerlukan suatu hal yang khusus, ditunjukan kepada audiens dengan perbedaan budaya minimal, atau audiens yang cenderung tertarik pada apa yang ingin disampaikan atau bersikap netral, gunakan pendekatan langsung (direct aaproach) atau deduktif (deductive approach) untuk mengorganisasi pesan-pesan bisnis.

Keunggulan:

• Meningkatkan pemahaman secara komprehensif (menyeluruh) ketika pertama kali membaca suatu pesan.
• Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah anda lakukan.
• Menghemat waktu bagi pembaca karena mereka dapat segera mengetahui apa maksud pesan tersebut dan juga dapat memutuskan segera pada bagian mana yang perlu memperoleh perhatian dan yang tidak perlu pehatian seksama.

Kelemahan:

• Orang cenderung menyampaikan suatu pesan berdasarkan cara berfikirnya
• Kesulitan untuk mengubah pola pikir yang cenderung “to the point”, hal ini terkait dengan pola pendidikan sebelumnya yang telah diajarkan sebelumnaya.

1. Strategi Permintaan Pesan-Pesan rutin Pada umumnya, permintaan pesan-pesan rutin merupakan hal yang normal atau lazim dalam kegiatan bisnis. Dengan menggunakan pendekatan langsung untuk permintaan pesan-pesan rutin, apa yang diminta pada bagian awal/permulaan dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis merupakan suatu hal yang perlu mendapat perhatian.
2. Strategi Penulisan Pesan-Pesan Positif Ketika sedang merespons secara positif penyampaian pesan-pesan good news dan goodwill, seseorang dapat menggunakan pendekatan langsung (direct approach). Hal itu dilakukan karena pembaca pada umumnya tertarik atas apa yang ingin disampaikan.

Untuk lebih jelasnya, berikut ini adalah penjelasan tambahan yang berkaitan dengan komponen penting dalam penulisan pesan-pesan positif:

a. Ide-ide pokok yang jelas

b. Penjelasan rinci

c. Penutup surat

Pesan-pesan Good News dan Goodwill

Pesan-pesan yang telah disampaikan kemungkinan akan berhasil jika pembaca memperoleh kesan-kesan yang menyenangkan, atau paling tidak mereka dapat menerima pesan-pesan yang disampaikan dengan baik.

Good will tentang pekerjaan

Bagaimana medapatkan pelamar kerja yang cocok dan memilih orang-orang yang tepat untuk pengisian lowongan kerja merupakan pekerjaan yang tidak mudah. Oleh karena itu, suatu organisaisi yang membutuhkan karyawan baru harus betul-betul melakukan proses seleksi dan rekrutmen secara tepat sesuai dengan yang dikehendaki.

Good news tentang produk

Untuk menjaga para pelanggannya, perusahaan dapat mengembangkan strategi bisnisnya dengan penetapan harga produk yang kompetitif, produk yang berkualitas, pemilihan metode promosi yang tepat, dan pemilihan saluran distribusi yang tepat pula.

Pesan-pesan Goodwill

Goodwill adalah suatu perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk menjaga hubungan bisnis. Pelaku bisnis dapat mendorong hubungan baik dengan berbagai pihak, seperti pelanggan, pemasok atau pelaku bisnis lainnya dengan penyampaian pesan-pesa secara bersahabat yang secara tak langgusng berkaitan dengan tujuan bisnis.

Menulis Jawaban Positif

Banyak memo dan surat-surat bisnis ditulis untuk memberikan tanggapan atas suatu pesan maupun adanya permintaan tertentu. Untuk memberikan jawaban atas berbagai permintaan informasi yang positif tersebut, dapat digunakan pendekatan langsung yang dimulai dengan pernyataan yang positif dan menyenangkan, dan diakhiri dengan pernyataan hormat atau penghargaan pada orang lain.

Surat konfirmasi pesan

Salah satu surat bisnis yang paling sederhana adalah membuat surat konfirmasi (confirmation letter), yang menjelaskan kepada pelanggan bahwa pesanan produknya telah diterima.

Menjawab permintaan informasi

Setiap permintaan itu penting, baik dari dalam maupun luar organisasi. Pendapat orang lain terhadap suatu organisasi bisnis, produk, maupun departemen, akan dipengaruhi oleh bagaimana kesigapan anda dalam menangani permintaan tersebut. Akan tetapi, memenuhi setiap permintaan pelanggan bukanlah pekerjaan yang mudah.

a. menjawab permintaan dengan penjualan potensial

b. menjawab permintaan tanpa penjualan

Menangani Permintaan Kredit Rutin

Suatu negara yang sedang berkembang seperti negara kita tidak dapat dilepaskan dari dana pinjaman alias kredit dari berbagai lembaga donor internasional, seperti IMF, World Bank, ADB, mapun Islamic Development Bank untuk melakukan pembangunan di berbagai bidang. Kredit pada dasarnya adalah bentuk kepercayaan yang diberikan oleh suatu lembaga keuangan bank maupun nonbank kepada nasabah untuk berbagai kepentingan

Persetujuan Kredit

Surat persetujuan kredit merupakan surat yang memberikan good news kepada pihak lain. Pembuka surat persetujuan kredit berisi ide-ide pokok yang berkaitan dengan persetujuan pemberian kredit kepada nasabah tersebut.

Memberikan Referensi Kredit

Di negara-negara maju seperti Amerika Serikat, sebagian besar permohonan kredit diperiksa secara elektronik atau umumnya menggunakan program komputer secara online. Terminal komputer dihubungkan secara langsung ke beberapa kantor cabang yang mereka miliki.

Surat Rekomendasi dan Pemberitahuan

Surat rekomendasi (reconedaion letters) bagi kalangan tertentu bukanlah hal yang baru, apalagi dalam dunia bisnis. Bagi dunia bisnis, pemberian surat rekomendasi dilakukan oleh mereka yang memiliki posisi penting suatu perusahaan.

Surat rekomendasi merupakan salah satu bentuk informasi positif yang berkaitan erat dengan orang. Surat rekomendasi memiliki beberapa karakteristik, antara lain:

1. Nama lengkap (untuk keperluan melanjutkan studi atau mencari kerja)

2. Pekerjaan atau manfaat yang diharapkan pemohon

3. Penulis sedang menjawab suatu permohonan atau atas inisiatif sendiri

4. Hakikat hubungan anatara penulis dan pemohon

5. Fakta-fakta yang relevan dengan posisi/kedudukan yang dicari.

Surat rekomendasi biasanya bersifat rahasia sehingga pemohon tidak diperkenankan melihat isi surat rekomendasi tersebut.

Contoh Pesan Goodwill (Pesan dengan Niat Baik)

1. Ucapan selamat (Congratulation)

Ucapan selamat biasanya diberikan atas keberhasilan perusahaan atau individu. Misalnya, memperoleh penghargaan (awards), keberhasilan melakukan kegiatan tertentu, peresmian gedung baru, pembukaan cabang baru, dan lain-lain.

Pada pesan dengan niat baik, ide pokok diletakkan dibagian awal. Hal itu dilakukan untuk memberikan penekanan terhadap apa yang akan disampaikan. Setelah itu, diuraikan alasan pemberian ucapan. Pada bagian penutup diyakinkan bahwa perusahaan tersebut memang pantas memperoleh keberhasilan dan memiliki harapan yang lebih baik dimasa mendatang.

Contoh:

Kami mengucapkan selamat atas keberhasilan PT Ciga Solution mendapat predikat “Best Seller” Tahun 2004 dari Intel Indonesia Corporation. Predikat bergengsi tersebut adalah bukti nyata kepercayaan konsumen terhadap perusahaan Anda.

Semoga predikat tersebut mampu meningkatkan loyalitas konsumen anda.

1. Penghargaan (Message of Appreciation)

Penghargaan biasanya diberikan atas kemampuan individu atau perusahaan mencapai prestasi kerja tertentu. Gaji dan bonus merupakan salah satu bentuk penghargaan yang diberikan perusahaan kepada pekerja. Namun, penghargaan dalam bentuk uang saja tidaklah cukup. Penghargaan yang diberikan dalam bentuk surat penghargaan akan memotivasi pekerja untuk mencapai prestasi yang lebih tinggi lagi. Disamping itu, perusahaan juga perlu membuat surat ucapan terima kasih dengan alasan yang tepat dan kepada pekerja yang tepat. Ucapan terima kasih yang kurang tepat justru akan merusak iklim internal organisasi. Selain kepada pihak internal, perusahaan juga perlu memberikan penghargaan dan atau ucapan terima kasih kepada individu atau organisasi diluar perusahaan. Misalnya, atas kesediaan mereka dalam menggunakan produk atau jasa perusahaan.

Contoh:

Kami memberikan penghargaan yang setinggi-tingginya atas kepercayaan Saudara pada jasa layanan kami.

Agar dapat memberikan layanan yang lebih baik lagi di masa mendatang, kami mengharapkan kesediaan Saudara untuk memberikan kritik atau saran, dan harapan-harapan Saudara di masa mendatang.

1. Ucapan Dukacita

Dalam perjalanan waktu, individu atau organisasi mungkin saja mengalami musibah atau bencana. Ucapan dukacita itu lebih mudah disampaikan secara lisan, baik melalui telepon ataupun datang secara langsung. Namun karena alasan tertentu, ucapan dukacita dapat disampaikan melalui pesan tertulis. Ucapan duka menunjukkan perhatian dan rasa simpatik perusahaan terhadap individu atau organisasi yang mengalami musibah. Ucapan duka bisa diawali dengan rasa simpati, lalu diikuti dengan hikmah yang bisa diperoleh, serta ditutup dengan dorongan untuk menghadapi musibah dengan tabah. Bantuan duka dapat disisipkan dalam ucapan duka, tetapi hendaknya tidak hanya basa-basi dan tidak bermaksud menyinggung perasaan.

Contoh:

Kami mendapatkan informasi dari berita televise bahwa PT. Abu Bakar mengalami musibah kebakaran. Kami turut prihatin atas musibah tersebut.

Musibah dapat menimpa siapa saja dan kapan saja. Mudah-mudahan hal tersebut dapat meningkatkan kehati-hatian kita bersama. Semoga PT. Abu Bakar dapat segera beroprasi kembali.

Penulisan Pesan-pesan Negatif

Berkomunikasi dengan pesan negatif merupakan fakta bagi seluruh profesional bisnis, dari mulai penolakan lamaran pekerjaan, membagikan informasi yang kurang menyenangkan seperti pemberitahuan kepada pelanggan bahwa pengiriman barang terlambat, hingga penolakan undangan. Ketika Anda harus menyampaikan berita negatif, Anda mempunyai lima sasaran yaitu, (1) menyampaikan berita buruk, (2) memperoleh penerimaan atas berita buruk tersebut, (3) mempertahankan sebanyak mungkin niat baik perusahaan di mata audiens Anda, (4) mempertahankan citra baik organisasi Anda, dan (5) jika mungkin, mengurangi atau menghilangkan kebutuhan korespodensi tentang hal tersebut di waktu yang akan datang.

Terdapat beberapa aspek penting dalam penulisan pesan negatif, salah satunya adalah memilih menggunakan pendekatan langsung atau tidak langsung. Berikut ini akan dibahas mengenai penggunaan pendekatan langsung dan tidak langsung dalam penulisan pesan negatif.

Menggunakan Pendekatan Langsung secara Efektif

Pesan negatif yang menggunakan pendekatan langsung membuka pesan dengan berita buruk, dilanjutkan dengan alasan yang mendasari situasi atau keputusan tertentu, dan diakhiri dengan pernyataan positif yang bertujuan menjaga hubungan baik dengan audiens. Menyatakan berita buruk di awal mempunyai keuntungan : (1) memungkinkan memperpendek pesan, dan (2) memberikan waktu yang lebih singkat bagi audiens untuk mencapai ide pokok pesan tersebut.

Buka dengan pernyataan yang jelas tentang berita buruk

Tidak masalah apa isi berita buruknya, mulailah segera dan katakanlah. Akan tetapi, meskipun berita buruk tersebut cenderung menghancurkan, pertahankan nada yang tenang dan profesional serta tetap fokus pada berita yang disampaikan, dan bukan pada kegagalan individu atau faktor pribadi lainnya. Contohnya :

Terlepas dari usaha terbaik semua orang untuk mencapai penjualan lebih banyak di triwulan yang lalu, penerimaan penjualan turun 14 % dibandingkan dengan triwulan ketiga tahun lalu.

Berikan alasan dan informasi tambahan

Pada sebagian besar kasus, Anda akan mengikuti pembukaan langsung dengan penjelasan mengapa berita itu negatif. Luasnya penjelasan Anda tergantung pada sifat alami berita Anda dan hubungan Anda dengan pembaca. Contohnya :

Terlepas dari usaha terbaik semua orang untuk mencapai penjualan lebih banyak di triwulan yang lalu, penerimaan penjualan turun 14 % dibandingkan dengan triwulan ketiga tahun lalu. Laporan dari petugas lapangan menunjukkan bahwa penurunan ekonomi di Asia telah mengurangi permintaan atas produk kami.

Pada contoh ini, penjelasan menunjukkan alasan berita buruk tersebut dan juga memastikan para karyawan bahwa tidak seorangpun diperusahaan itu yang bertanggung jawab secara pribaddi atas kegagalan penjualan itu.

Tutup dengan catatan positif

Setelah Anda menjelaskan berita negatif, tutup pesan tersebut dengan sikap positif, tetapi jujur dan penuh penghormatan. Contohnya :

Terlepas dari usaha terbaik semua orang untuk mencapai penjualan lebih banyak di triwulan yang lalu, penerimaan penjualan turun 14 % dibandingkan dengan triwulan ketiga tahun . Laporan dari petugas lapangan menunjukkan bahwa penuruan ekonomi di Asia telah mengurangi permintaan atas produk kami. Namun demikian, saya tetap percaya bahwa kami mempunyai produk terbaik untuk para pelanggan, dan kami akan terus mencari cara untuk mendorong peningkatan penjualan di pasar-pasar utama ini.

Menggunakan Pendekatan Tak Langsung Secara Efektif

Pendekatan tak langsung membantu para pembaca bersiap menerima berita buruk dengan cara menyampaikan alasan berita buruk tersebut terlebih dahulu. Namun demikian, jangan berasumsi bahwa pendekatan tak langsung ditujukan untuk mengaburkan berita buruk, menundanya, atau membatasi tanggung jawab Anda. Tetapi, tujuan pendekatan ini adalah meredam pukulan dan membantu para pembaca menerima situasi yang terjadi.

Buka dengan Penyangga (buffer)

Penyangga merupakan pernyataan yang netral dan tidak kontroversial yang berhubungan erat dengan pokok pesan. Penyangga yang ditulis dengan buruk dapat meremehkan perasaan pembaca, mengalihkan perhatian dari masalah yang ada dengan rayuan yang tidak tulus atau materi yang tidak relevan. Sebaliknya, penyangga yang baik dapat mengekspresikan penghargaan Anda karena menjadi orang yang penuh perhatian, meyakinkan pembaca Anda tentang perhatian Anda pada permintaan mereka, atau menunjukkan pemahaman Anda pada kebutuhan pembaca tersebut. Penyangga yang baik juga harus relevan dan tulus.

Beri Alasan dan Informasi Tambahan

Penyangga yang efektif berfungsi sebagai batu pijakan ke bagian selanjutnya, yakni membangun penjelasan dan informasi yang akan mencapai puncaknya pada berita negatif. Sifat informasi yang Anda berikan adalah serupa dengan yang ada pada pendekatan langsung. Idealnya bagian penjelasan mengarahkan para pembaca ke keputusan Anda sebelum Anda mengemukakan dan mengatakannya. Dengan kata lain, sebelum Anda benar-benar mengatakan tidak, pembaca mengikuti urutan alasan Anda dan sudah siap dengan jawaban yang akan diberikan. Ketika Anda memaparkan alasan Anda, bimbinglah respons pembaca Anda dimulai dari poin yang paling positif dahulu dan bergerak semakin ke poin negatif. Berikan cukup detail ke audiens agar memahami alasan Anda, tetapi harus tetap ringkas. Alasan Anda harus meyakinkan audiens bahwa keputusan Anda telah dipertimbangkan, adil, dan logis.

Lanjutkan dengan Pernyataan yang Jelas tentang Berita Buruk

Tugas selanjutnya adalah menyajikan berita buruk tersebut sejelas dan sesopan mungkin. Ada tiga teknik yang sangat berguna untuk menangani berita buruk :

• Kurangi penekanan berita buruk secara visual dan gramatikal. Salah satu caranya adalah dengan meletakkan berita buruk dibagian tengah paragraf atau gunakan ekspresi diantara dua koma. (“Laba kita, yang turun, hanya sebagian dari seluruh gambar”).
• Gunakan kalimat pengandaian jika diperlukan. (“Jika Anda mempunyai lebih banyak pengalaman manajerial, Anda dipersilahkan melamar kembali”).
• Beritahu apa yang sesungguhnya Anda lakukan, bukan apa yang tidak Anda lakukan.