Pengguna:Tego laman

Komunikasi

Komunikasi adalah "suatu proses ketika seseorang atau beberapa orang, kelompok, organisasi, dan masyarakat menciptakan, dan menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungan dan orang lain". Pada umumnya, komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak.^{[butuh rujukan]} Apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik tubuh atau menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum, menggelengkan kepala, dan mengangkat bahu.^{[butuh rujukan]} Cara seperti ini disebut komunikasi dengan bahasa nonverbal.

Komunikasi bisnis adalah pertukaran gagasan dan informasi yang memiliki tujuan tertentu yang disajikan secara personal atau impersonal melalui simbol-simbol atau sini,Sebuah model komunikasi transaksional.

Komunikasi bisnis harus/ada melibatkan pertukaran informasi yang terus-menerus. Lebih banyak bisnis diperluas, lebih besar tekanannya pada bisnis tersebut untuk menemukan cara komunikasi yang lebih efektif – bersama para pekerja dan dengan dunia di luar. Dengan demikian, bisnis dan komunikasi berjalan bergandengan tangan.

sejarah komunikasi

Komunikasi atau communicaton berasal dari bahasa Latin communis yang berarti 'sama'.[3] Communico, communicatio atau communicare yang berarti membuat sama (make to common).[3] Secara sederhana komuniikasi dapat terjadi apabila ada kesamaan antara penyampaian pesan dan orang yang menerima pesan.[4] Oleh sebab itu, komunikasi bergantung pada kemampuan kita untuk dapat memahami satu dengan yang lainnya (communication depends on our ability to understand one another).[ 5]

Pada awalnya, komunikasi digunakan untuk mengungkapkan kebutuhan organis.[6] Sinyal-sinyal kimiawi pada organisme awal digunakan untuk reproduksi.[6] Seiring dengan evolusi kehidupan, maka sinyal-sinyal kimiawi primitif yang digunakan dalam berkomunikasi juga ikut berevolusi dan membuka peluang terjadinya perilaku yang lebih rumit seperti tarian kawin pada ikan.[6].Manusia berkomunikasi untuk membagi pengetahuan dan pengalaman.[3] Bentuk umum komunikasi manusia termasuk bahasa sinyal, bicara, tulisan, gerakan, dan penyiaran. Komunikasi dapat berupa interaktif, komunikasi transaktif|transaktif, komunikasi bertujuan|bertujuan, atau komunikasi tak bertujuan|tak bertujuan.

Melalui komunikasi, sikap dan perasaan seseorang atau sekelompok orang dapat dipahami oleh pihak lain. Akan tetapi, komunikasi hanya akan efektif apabila pesan yang disampaikan dapat ditafsirkan sama oleh penerima pesan tersebut.

Walaupun komunikasi  sudah  dipelajari sejak  lama  dan termasuk  “barang  antik”, topik  ini  menjadi penting  khususnya  pada abad 20  karena  pertumbuhan  komunikasi digambarkan sebagai “penemuan yang  revolusioner”, hal ini dikarenakan peningkatan teknologi komunikasi yang pesat seperti radio. Televisi,  telepon,  satelit  dan jaringan komuter seiring dengan industrialisasi bidang usaha yang besar dan  politik  yang  mendunia. Komunikasi dalam tingkat akademi mungkin telah memiliki departemen sendiri  di  mana  komunikasi  dibagi-bagi  menjadi komunikasi masa, komunikasi bagi pembawa acara, humas dan lainnya, namun subyeknya akan tetap begitu. Pekerjaan dalam komunikasi mencerminkan keberagaman komunikasi itu sendiri.

Model model komunikasi

Dari berbagai model komunikasi yang sudah ada, di sini akan dibahas tiga model paling utama, serta akan dibicarakan pendekatan yang mendasarinya dan bagaimana komunikasi dikonseptualisasikan dalam perkembangannya

Komunikasi Linier

Model komunikasi ini dikemukakan oleh  Claude Shannon dan  Warren Weaver pada tahun 1949 dalam buku  The  Mathematical  of  Communication.[Merek mendeskripsikan komunikasi sebagai proses linear  karena  tertarik  pada teknologi radio dan telepon dan ingin mengembangkan suatu model yang dapat   menjelaskan   bagaimana  informasi  melewati   berbagai   saluran  (channel).   Hasilnya   adalah konseptualisasi  dari komunikasi linear (linear communication model). Pendekatan  ini  terdiri atas beberapa elemen kunci: sumber (source),  pesan  (message) dan penerima (receiver).

Model  linear berasumsi bahwa seseorang hanyalah pengirim atau penerima. Tentu saja hal ini merupakan pandangan yang  sangat  sempit  terhadap partisipan-partisipan dalam proses komunikasi. Suatu  konsep penting dalam  model  ini adalah gangguan (noise), yakni setiap rangsangan tambahan dan tidak dikehendaki yang dapat mengganggu kecermatan pesan yang disampaikan. Gangguan ini selalu ada dalam saluran bersama sebuah pesan yang diterima oleh penerima.

Model interaksional

Model  interaksional dikembangkan oleh Wilbur Schramm pada tahun 1954  yang  menekankan  pada proses komunikasi dua arah di antara para komunikator.[  4]  Dengan kata lain, komunikasi berlangsung dua arah: dari pengirim dan kepada penerima dan dari penerima kepada pengirim. Proses melingkar ini menunjukkan   bahwa   komunikasi   selalu berlangsung. Para   peserta   komunikasi   menurut  model interaksional adalah orang-orang yang mengembangkan potensi manusiawinya melalui interaksi sosial, tepatnya melalui pengambilan peran orang lain.[7] Patut dicatat bahwa model ini menempatkan sumber dan   penerima   mempunyai   kedudukan   yang  sederajat.[8]   Satu   elemen  yang penting bagi  model interkasional adalah umpan balik (feedback), atau tanggapan terhadap suatu pesan.

Model Komunikasi Transaksional

Model   komunikasi   transaksional   dikembangkan   oleh  Barnlund   pada  tahun  1970.[5]    Model   ini menggarisbawahi  pengiriman  dan  penerimaan pesan yang berlangsungsecara terus-menerus dalam sebuah episode komunikasi. Komunikasi bersifat transaksional adalah proses kooperatif: pengirim dan penerima  sama-sama bertanggungjawab terhadap dampak dan efektivitas komunikasi yang terjadi.[2] Model transaksional berasumsi bahwa saat kita terus-menerus mengirimkan dan menerima pesan, kita berurusan   baik  dengan  elemen  verbal  dan  nonverbal.   Dengan  kata  lain,  peserta  komunikasi (komunikator) melalukan proses negosiasi makna

Komunikasi Bisnis

Komunikasi bisnis adalah pertukaran gagasan dan informasi yang memiliki tujuan tertentu yang disajikan secara personal atau impersonal melalui simbol-simbol atau sinyal.Sebuah model komunikasi transaksional.

Komunikasi bisnis harus/ada melibatkan pertukaran informasi yang terus-menerus. Lebih banyak bisnis diperluas, lebih besar tekanannya pada bisnis tersebut untuk menemukan cara komunikasi yang lebih efektif – bersama para pekerja dan dengan dunia di luar. Dengan demikian, bisnis dan komunikasi berjalan bergandengan tangan.

Komunikasi bisnis adalah pertukaran gagasan dan informasi yang memiliki tujuan tertentu yang disajikan secara personal atau impersonal melalui simbol-simbol atau sinyal.

Komunikasi bisnis harus/ada melibatkan pertukaran informasi yang terus-menerus. Lebih banyak bisnis diperluas, lebih besar tekanannya pada bisnis tersebut untuk menemukan cara komunikasi yang lebih efektif – bersama para pekerja dan dengan dunia di luar. Dengan demikian, bisnis dan komunikasi berjalan bergandengan tangan.

Dalam komunikasi bisnis terdapat enam unsur pokok, yaitu:

• Memiliki tujuan, artinya komunikasi bisnis harus memiliki tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya sejalan dengan tujuan organisasi.
• Pertukaran, dalam hal ini melibatkan paling tidak dua orang atau lebih yakni komunikator dan komunikan.
• Gagasan, opini, informasi, instruksi merupakan isi dari pesan yang bentuknya beragam tergantung tujuan, situasi, dan kondisinya.
• Menggunakan saluran personal atau impersonal yang mungkin bersifat tatap muka, menggunakan media tertentu atau melalui media yang menjangkau jutaan orang secara bersamaan.
• Menggunakan simbol atau sinyal yang merupakan alat atau metode yang dapat dimengerti atau dipahami oleh penerima untuk menyampaikan pesan.

• Pencapaian tujuan organisasi: salah satu karakteristik yang membedakan organisasi atau lembaga formal dari informasi adalah adanya tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya oleh manajemen.

Jenis Jenis Komunikasi

1.  Komunikasi bisnis internal

Kegiatan bertukar pesan ini dilakukan oleh antar unsur perusahaan, meliputi:

1. Komunikasi ke atas: berupa penyampaian informasi dari orang dengan posisi bawahan kepada atasan. Tentu berdasarkan hierarki organisasi perusahaan.
2. Komunikasi ke bawah: berupa penyampaian pesan dari atasan kepada bawahannya dalam struktur perusahaan.
3. Komunikasi lateral atau teknis: berupa penyampaian yang dilakukan antar departemen kerja atau teman kerja dalam satu departemen/divisi.

2.  Komunikasi bisnis eksternal

Berbeda dengan yang pertama, komunikasi ini kaitannya dengan penyampaian pesan kepada orang- orang di luar lingkaran perusahaan, meliputi:

• Pelanggan Vendor Kompetitor
• Mitra perusahaan
• dan lainnya yang punya pengaruh bagi kelangsungan bisnis.

3.komunikasi verbal

Komunikasi verbal adalah komunikasi dengan menggunakan simbol-simbol verbal. Simbol verbal

bahasa merupakan pencapaian manusia yang paling impresif. Ada aturan-aturan yang ada untuk setiap bahasa yaitu fonologi, sintaksis, semantik dan p ragmatis.

Komunikasi verbal terbagi menjadi dua, komunikasilisa atau oral communication (berbicara dan mendengar, komuikasi tertulis atau written communication (menulis dan membaca).

4.Komunikasi nonverbal

Komunikasi nonverbal adalah proses komunikasi di mana pesan disampaikan tidak menggunakan  kata-kata.  Contoh komunikasi nonverbal ialah menggunakan gerak isyarat, bahasa tubuh, ekspresi wajah dan kontak mata, penggunaan objek seperti pakaian, potongan rambut, dan sebagainya, simbol-simbol, serta cara berbicara seperti intonasi, penekanan, kualitas suara, gaya emosi, dan gaya berbicara.

Para ahli di bidang komunikasi nonverbal biasanya menggunakan definisi "tidak menggunakan kata" dengan ketat, dan tidak menyamakan komunikasi non-verbal dengan komunikasi nonlisan. Contohnya, bahasa isyarat dan tulisan tidak dianggap sebagai komunikasi nonverbal karena menggunakan kata, sedangkan intonasi dan gaya berbicara tergolong sebagai komunikasiPenggunaan ekspresi wajah merupakan salah satu komunikasi nonverbal. nonverbal. Komunikasi nonverbal juga berbeda dengan k omunikasi bawah sadar, yang dapat berupa  komunikasi verbal ataupun nonverbal.

Jenis-jenis komunikasi nonverbal

Komunikasi objek

Komunikasi   objek  yang  paling  umum  adalah  penggmunelaeatnakkan  bersama-sama  dalam  satu pakaian.    Orang   sering   dinilai    dari   jenis   pakaian idyeaantgau gagasan  objek  yang kelihatan, digunakannya,   walaupun   ini  dianggap   termasuk   salahsehsiantugga      objek      tersebut      mewakili bentuk stereotipe. Misalnya orang sering lebih menyukaigoargaansagn.   Simbol  dapat  mengantarkan lain yang cara berpakaiannya menarik. 

Selain  itu,dalam wawancara pekerjaan seseorang yang berpakaian rapi cenderung lebih mudah mendapat pekerjaan daripada yang tidak.  Contoh lain  dari  penggunaan komunikasi  objek adalah seragam.

Sentuhan

Haptik adalah bidang yang mempelajari sentuhan sebagai komunikasi nonverbal. Sentuhan dapat termasuk: bersalaman,Seorang polisi yang menggunakan seragam merupakan salah satu bentuk komunikasi objek.menggenggam tangan, berciuman, sentuhan di punggung, mengelus-elus, pukulan, dan lain-lain. Masing-masing bentuk komunikasi ini menyampaikan pesan tentang tujuan atau perasaan dari sang penyentuh. Sentuhan juga dapat menyebabkan suatu perasaan pada sang penerima sentuhan, baik positif ataupun negatif.

Kronemik

Kronemik  adalah  bidang  yang  mempelajari   penggunaan   waktu  dalam  komunikasi   nonverbal. Penggunaan  waktu dalam komunikasi nonverbal meliputi durasi yang dianggap cocok bagi suatu aktivitas,  banyaknya  aktivitas  yang dianggap patut dilakukan dalam jangka waktu tertentu, serta ketepatan waktu (punctuality)

Gerakan tubuh.

Dalam komunikasi nonverbal, k inesik atau gestur adalah gerakan tubuh meliputi kontak mata, ekspresi wajah,  isyarat,  dan  sikap tubuh. Gerakan tubuh biasanya digunakan untuk menggantikan suatu kata atau  frasa, misalnya mengangguk untuk mengatakan ya; untuk mengilustrasikan atau menjelaskan sesuatu;  menunjukkan  perasaan,  misalnya memukul meja untuk menunjukkan kemarahan; untuk mengatur atau menngendalikan jalannya percakapan; atau untuk melepaskan ketegangan.

Proksemik

Proxemik atau bahasa ruang, yaitu jarak yang Anda gunakan ketika berkomunikasi dengan orang lain, termasuk juga tempat atau lokasi posisi Anda berada. Pengaturan jarak menentukan seberapa jauh atau seberapa dekat tingkat keakraban Anda dengan orang lain, menunjukkan seberapa besar penghargaan, suka atau tidak suka dan perhatian Anda terhadap orang lain, selain itu juga menunjukkan simbol sosial. Dalam ruang personal, dapat dibedakan menjadi 4 ruang interpersonal:

• Jarak intim

Jarak dari mulai bersentuhan sampai jarak satu setengah kaki. Biasanya jarak ini untuk bercinta, melindungi, dan menyenangkan.

• Jarak personal

Jarak yang menunjukkan perasaan masing - masing pihak yang berkomunikasi dan juga menunjukkan keakraban dalam suatu hubungan, jarak ini berkisar antara satu setengah kaki sampai empat kaki.

• Jarak sosial

Dalam jarak ini pembicara menyadari betul kehadiran orang lain, karena itu dalam jarak ini pembicara berusaha tidak mengganggu dan menekan orang lain, keberadaannya terlihat dari pengaturan jarak antara empat kaki hingga dua belas kaki.

• Jarak publik

Jarak publik yakni berkisar antara dua belas kaki sampai tak terhingga.

6.Vokalik

Vokalik atau paralanguage adalah unsur nonverbal dalam suatu ucapan, yaitu cara berbicara. Ilmu yang mempelajari hal ini disebut paralinguistik. Contohnya adalah nada bicara, nada suara, keras atau lemahnya suara, kecepatan berbicara, kualitas suara, intonasi, dan lain-lain. Selain itu, penggunaan suara-suara pengisi seperti "mm", "e", "o", "um", saat berbicara juga tergolong unsur vokalik, dan dalam komunikasi yang baik hal-hal seperti ini harus dihindari.

Lingkungan

Lingkungan juga dapat digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan tertentu. Diantaranya adalah penggunaan ruang, jarak, temperatur, penerangan, dan warna

Fungsi Komunikasi Non Verbal

Fungsi pertama: Repetisi

Perilaku nonverbal dapat mengulangi perilaku verbal. Misalnya, Anda menganggukkan kepala ketika mengatakan "Ya," atau menggelengkan kepala ketika mengatakan "Tidak," atau menunjukkan arah (dengan telunjuk) ke mana seseorang harus pergi untuk menemukan WC.

Fungsi Kedua: Subtitusi

Perilaku nonverbal dapat menggantikan perilaku verbal, jadi tanpa berbicara Anda bisa berinteraksi dengan orang lain. Misalnya, seorang pengamen mendatangi mobil Anda kemudian tanpa mengucapkan sepatah katapun Anda menggoyangkan tangan Anda dengan telapak tangan mengarah ke depan (sebagai kata pengganti "Tidak").

Isyarat nonverbal yang menggantikan kata atau frasa inilah yang disebut emblem.

Fungsi Ketiga: Kontradiksi

Perilaku nonverbal dapat membantah atau bertentangan dengan perilaku verbal dan bisa memberikan makna lain terhadap pesan verbal . Misalnya, Anda memuji prestasi teman sambil mencibirkan bibir.

Fungsi Keempat: Aksentuasi

Memperteguh, menekankan atau melengkapi perilaku verbal. Misalnya, menggunakan gerakan tangan, nada suara yang melambat ketika berpidato. Isyarat nonverball tersebut disebut affect display.

Fungsi Kelima: Komplemen

Perilaku Nonverbal dapat meregulasi perilaku verbal. Misalnya, saat kuliah akan berakhir, Anda melihat jam tangan dua-tiga kali sehingga dosen segera menutup kuliahnya.

Variasi budaya dalam komunikasi nonverbal

Budaya asal seseorang amat menentukan bagaimana orang tersebut berkomunikasi secara nonverbal. Perbedaan ini dapat meliputi perbedaan budaya Barat-Timur, budaya konteks tinggi dan konteks rendah, bahasa, dsb. Contohnya, orang dari budaya Oriental cenderung menghindari kontak mata langsung, sedangkan orang Timur Tengah, India dan Amerika Serikat biasanya menganggap kontak mata penting untuk menunjukkan ketepercayaan, dan orang yang menghindari kontak mata dianggap tidak dapat dipercaya.

Komunikasi verbal

Komunikasi verbal adalah komunikasi dengan menggunakan simbol-simbol verbal. Simbol verbal bahasa merupakan pencapaian manusia yang paling impresif. Ada aturan-aturan yang ada untuk setiap bahasa yaitu fonologi, sintaksis, semantik dan pragmatis.

Komunikasi verbal terbagi menjadi dua, komunikasilisa atau oral communication (berbicara dan mendengar, komuikasi tertulis atau written communication (menulis dan membaca).

Unsur dalam Komunikasi Verbal

Unsur penting dalam komunikasi verbal, dapat berupa kata dan bahasa. [8]

• Kata

Kata merupakan lambang terkecil dari bahasa. Kata merupakan lambang yang mewakili sesuatu hal, baik itu orang, barang, kejadian, atau keadaan. Makna kata tidak ada pada pikiran orang. Tidak ada hubungan langsung antara kata dan hal. Yang berhubungan langsung hanyalah kata dan pikiran orang. Komunikasi verbal merupakan sebuah bentuk komunikasi yang diantarai (mediated form of communication).Seringkali kita mencoba membuat kesimpulan terhadap makna apa yang diterapkan pada suatu pilihan kata. KataK

kata yang kita gunakan adalah abstraksi yang telah disepakati maknanya, sehingga komunikasi verbal bersifat intensional dan harus dibagi' (shared) di antara orang-orang yang terlibat dalam komunikasi tersebut.

• Bahasa

Bahasa adalah suatu sistem lambang yang memungkinkan orangberbagi makna. Dalam komunikasi verbal, lambang bahasa yang dipergunakan adalah bahasa lisan, tertulis pada kertas, ataupun elektronik. Bahasa memiliki tiga fungsi yang erat hubungannya dalam menciptakan komunikasi yang efektif. Fungsi itu digunakan untuk mempelajari dunia sekitarnya, membina hubungan yang baikantar sesame dan menciptakan ikatan-ikatan dalam kehidupanmanusia.

Ada tiga teori yang membicarakan sehingga orang bias memiliki kemampuan berbahasa, diantarnya:

• Operant Conditioning Theory yang dikembangkan oleh seorang ahli psikologi behavioristik yang bernama B. F. Skinner (1957).

Teori ini menekankan adanya unsur rangsangan (stimulus) serta tanggapan (response) atau lebih dikenal dengan istilah S-R. Teorinini menyatakan jika satu organism dirangsang oleh stimuli dari luar, orang cenderung akan memberi reaksi. Anak-anak mengetahui bahasa karena ia diajar oleh orang tuanya atau meniru apa yang diucapkan oleh orang lain.

• Cognitive Theory yang dikembangkan oleh Noam Chomsky,yang menyatakan bahwa kemampuan berbahasa yang ada pada manusia adalah pembawaan biologis yang dibawa dari lahir.

• Mediating Theory atau teori penengah, yang dikembangkan oleh Charles Osgood. Teori ini menyatakan bahwa manusia dalam mengembangkan kemampuannya berbahasa, tidak saja bereaksi terhadap rangsangan (stimuli) yang diterima dari luar,tetapi juga dipengaruhi oleh proses internal yang terjadi dalam dirinya.

Bahasa juga miliki karakteristik sebagai berikut:

• a. Pengalihan (displacement).

Bahasa memiliki karakteristik yang namanya pengalihan, dimana kita dapat berbicara mengenai hal-hal yang jauh dari kita, baik dari segi tempat maupun waktu, berbicara tentang masa lalu atau masa depan, berbicara tentang hal-hal yang tidak pernah kita lihat seperti kuda terbang, makhluk planet lain.

• b. Pelenyapan.

Suara saat kita bicara bisa hilang atau lenyap dengan cepat. Suara harus diterima dengan segera setelah itu dikirimkan atau kita tidak akan pernah menerimanya.

• c. Kebebasan makna.

Isyarat bahasa memiliki kebebasan makna.Suatu kata memiliki arti atau makna yang mereka gambarkan

karena kitalah yang secara bebas yang menentukan arti atau maknanya.

• d. Transmisi budaya.

Bahasa dipancarkan secara budaya. Seorang anak yang dibesarkan dalam lingkungan keluarga berbahasa Inggris akan menguasai bahasa Inggris.

Jenis Komunikasi Verbal

Jenis komunikasi verbal ada beberapa macam, yaitu:

1. Berbicara dan menulis

Berbicara adalah komunikasi verbal vocal, sedangkan menulis adalah komunikasi verbal non vocal. Presentasi dalam rapat adalah contoh dari komunikasi verbal vocal. Surat menyurat adalah contoh dari komunikasi verbal non vocal.

2. Mendengarkan dan membaca

Mendengar dan mendengarkan adalah dua hal yang berbeda. Mendengar mengandung arti hanya mengambil getaran bunyi, sedangkan mendengarkan adalah mengambil makna dari apa yang didengar. Mendengarkan melibatkan unsur mendengar, memperhatikan, memahami dan mengingat. Membaca adalah satu cara untuk mendapatkan informasi dari sesuatu yang ditulis.

Karakteristik Komunikasi Verbal

Komunikasi verbal memiliki karakteristik sebagai berikut:

1. Jelas dan Ringkas

Berlangsung sederhana, pendek dan langsung. Bila kata-kata yang digunakan sedikit, maka terjadinya kerancuan juga masin sedikit.  Berbicara secara lambat dan pengucapan yang jelas akan membuat kata tersebut makin mudah dipahami.

2. Perbendaharaan kata

Penggunaan kata-kata yang mudah dimengerti oleh seseorang akan meningkatkan keberhasilan komunikasi. Komunikasi tidak akan berhasil jika pengirim pesan tidak mampu menterjemahkan kata dan uacapan.

3. Arti konotatif dan denotative

Makna konotatif adalah pikiran, perasaan atau ide yang terdapat dalam suatu kata, sedangkan arti denotative adalah memberikan pengertian yang sama terhadap kata yang digunakan.

4. Intonasi

Seorang komunikator mampu mempengaruhi arti pesan melalui nada suara yang dikirimkan. Emosi sangat berperan dalam nada suara ini.

5. Kecepatan berbicara

Keberhasilan komunikasi dipengaruhi juga oleh kecepatan dan tempo bicara yang tepat. Kesan menyembunyikan sesuatu dapat timbul bila dalam pmbicaraan ada pengalihan yang cepat pada pokok

pembicaraan.

Komunikasi yang efektif

Komunikasi yang efektif adalah proses pertukaran ide, pemikiran, pengetahuan dan informasi sedemikian rupa sehingga tujuan atau niat dapat terpenuhi dengan sebaik mungkin. Dengan kata sederhana, ini tidak lain adalah penyajian pandangan oleh pengirim dengan cara yang paling dipahami oleh penerima.

Kita dapat mengatakan bahwa itu umumnya melibatkan;

Pengirim : Orang yang memulai proses komunikasi dengan mengirimkan pesan;

R eceiver : Yang kepada siapa pesan tersebut akan disampaikan.

Isi: Komunikasi yang Efektif

1.     Karakteristik

2.     Keterampilan

3.     Makna

4.     Hambatan

Karakteristik Komunikasi yang Efektif

Hanya menyampaikan pesan saja tidak cukup; itu harus memenuhi tujuan pengirim. Dengan mengingat hal ini, mari kita bahas elemen-elemen yang membuat komunikasi efektif:

• Pesan yang Jelas : Pesan yang ingin disampaikan pengirim harus sederhana, mudah dipahami dan disusun secara sistematis untuk mempertahankan kebermaknaannya.
• Pesan yang Benar : Informasi yang dikomunikasikan tidak boleh samar atau salah dalam arti apa pun; itu harus bebas dari kesalahan dan kesalahan tata bahasa.
• Pesan Lengkap : Komunikasi adalah dasar pengambilan keputusan. Jika informasinya tidak lengkap, dapat menyebabkan keputusan yang salah.
• Pesan Tepat : Pesan yang dikirim harus pendek dan ringkas untuk memfasilitasi interpretasi langsung dan mengambil langkah yang diinginkan.
•  Keandalan : Pengirim harus yakin dari ujungnya bahwa apa pun yang dia sampaikan benar menurut pengetahuannya. Bahkan penerima harus memiliki kepercayaan pada pengirimnya dan dapat mengandalkan pesan yang dikirim.

•  Pertimbangan Penerima : Media komunikasi dan pengaturan fisik lainnya harus direncanakan, dengan memperhatikan sikap, bahasa, pengetahuan, tingkat pendidikan dan posisi penerima.

• Sender’s Courtesy : Pesan yang disusun harus mencerminkan kesopanan, kerendahan hati dan rasa hormat pengirim terhadap penerima.

Kemampuan komunikasi efektif

Menyampaikan pesan secara efektif adalah seni serta keterampilan yang dikembangkan setelah latihan dan pengalaman berkelanjutan. Serangkaian keterampilan yang telah ditentukan sebelumnya yang diperlukan untuk proses komunikasi yang berpengaruh adalah sebagai berikut:

• Ketaatan : Seseorang harus memiliki keterampilan mengamati yang tajam untuk mendapatkan lebih banyak pengetahuan dan informasi.
• Kejelasan dan Singkat : Pesan harus disusun dengan kata-kata sederhana, dan harus jelas dan tepat untuk menciptakan dampak yang diinginkan pada penerima.
• Mendengarkan dan Memahami : Keterampilan paling penting dalam diri seseorang adalah dia harus menjadi pendengar yang baik, waspada dan sabar. Ia harus mampu memahami dan menafsirkan pesan dengan baik.

• Kecerdasan Emosional : Seseorang harus sadar secara emosional dan mampu mempengaruhi orang lain dari dalam.
• Self-Efficacy : Selain itu, dia harus memiliki keyakinan pada dirinya sendiri dan kemampuannya untuk mencapai tujuan komunikasi.
• Percaya Diri : Menjadi salah satu keterampilan komunikasi yang penting, kepercayaan diri meningkatkan kelayakan pesan yang disampaikan.
• Respectfulness : Menyampaikan pesan dengan sopan dan menghormati nilai, kepercayaan, pendapat dan ide penerima adalah inti dari komunikasi yang efektif.
• Komunikasi Non-Verbal : Untuk terhubung dengan penerima dengan cara yang lebih baik, pengirim harus melibatkan komunikasi sarana non-verbal juga. Ini termasuk gerak tubuh, ekspresi wajah, kontak mata, postur tubuh, dll.

• Pemilihan Media yang Tepat : Pemilihan media yang tepat untuk komunikasi juga merupakan keterampilan. Anda perlu memilih media yang sesuai dengan situasi, prioritas pesan, sudut pandang penerima, dll.

• Memberikan Umpan Balik : Komunikasi yang efektif selalu merupakan proses dua arah. Seseorang harus menerima dan juga memberikan umpan balik untuk mengedepankan perspektif orang lain juga.

• Signifikansi Komunikasi Efektif dalam Bisnis
• Anda pasti bertanya-tanya, apa sih peran komunikasi efektif dalam bisnis ? Untuk menjawab pertanyaan ini, mari kita pahami pentingnya komunikasi bisnis yang efektif berikut ini
• Manajemen Karyawan : Komunikasi yang efektif memastikan disiplin diri dan manajemen yang efisien karena karyawan didengarkan oleh manajemen puncak, dan ada komunikasi terbuka dalam organisasi.
• Membangun Tim : Orang-orang dalam organisasi bekerja sebagai tim untuk mencapai tujuan bersama, sehingga komunikasi yang efektif meningkatkan moral seluruh tim.
• Pertumbuhan Organisasi : Ini memastikan pengambilan keputusan yang lebih baik, mengintensifkan hubungan masyarakat dan meningkatkan kemampuan pemecahan masalah. Semua ini mengarah pada pertumbuhan dan perkembangan perusahaan.
• Bangun Hubungan yang Kuat : Interaksi sering kali menyederhanakan banyak hal; mereka secara positif memotivasi karyawan untuk bekerja lebih baik dan memelihara hubungan jangka panjang dengan orang lain dalam organisasi.

• Pastikan Transparansi dan Kembangkan Kepercayaan : Komunikasi yang efektif dianggap sebagai dasar untuk membangun kepercayaan dan memastikan berbagi informasi yang lengkap.
• Memfasilitasi Kreativitas dan Inovasi : Ini menciptakan lingkungan di mana karyawan bebas untuk berbagi ide dengan mengeksplorasi sisi kreatif dan inovatif mereka.
• Mengurangi Kesalahpahaman : Komunikasi yang efektif menghilangkan kemungkinan kebingungan dan kesalahpahaman dengan menyampaikan pesan secara jelas dan tepat.
• Pertumbuhan Organisasi : Dengan menjaga hubungan baik antara karyawan dan manajemen, itu meningkatkan fungsi dan mengarah pada pencapaian tujuan dan sasaran perusahaan.

Hambatan Komunikasi Efektif

Terdapat kendala tertentu yang terkadang menghambat proses komunikasi sehingga kurang bermanfaat bagi pengirim maupun penerima. Hambatan ini dikategorikan dalam tiga kelompok. Mari kita pahami secara detail di bawah ini:

Hambatan yang Melibatkan Kata

Kata-kata memainkan peran penting dalam proses komunikasi. Setiap gangguan atau gangguan dalam cara pesan disajikan dapat menyebabkan miskomunikasi. Berikut adalah berbagai jenis hambatan komunikasi yang terkait dengan kata-kata:

• Bahasa : Ini adalah media komunikasi. Jika pengirim menggunakan istilah teknis secara berlebihan, penerima akan kesulitan untuk memahami pesan dengan jelas.
•  Ambiguitas dan Penggunaan Abstraksi yang Berlebihan : Meskipun pesan disajikan dalam konteks yang tidak realistis atau tidak jelas yang melibatkan banyak pengertian, penerima tidak akan dapat terhubung dengan gagasan dengan benar.
• Pesan Tidak Terorganisir: Ketika kata-kata tidak diatur secara sistematis untuk membentuk pesan yang kuat, itu kehilangan efisiensi dan maknanya.
•  Kelebihan Informasi : Efektivitas komunikasi berkurang ketika seseorang terus berbicara untuk waktu yang lama.

Hambatan yang Melibatkan Latar Belakang Orang

Orang-orang memiliki latar belakang yang berbeda, misalnya budaya, tingkat pendidikan, jenis kelamin, dll. Atribut-atribut ini sangat mempengaruhi efisiensi proses komunikasi. Ini melibatkan hambatan terkait berikut:

• Perbedaan Sikap : Terkadang, orang menolak untuk memahami atau berubah pikiran ketika mereka telah menetapkan pandangan mereka tentang topik tertentu. Sikap mereka menghalangi tujuan komunikasi.
•  Perbedaan Demografis : Perbedaan usia, generasi, jenis kelamin, status, tradisi, dll
•  Kurangnya Pengalaman atau Perspektif Umum : Pengalaman seseorang mengembangkan perspektif mereka dalam melihat sesuatu dengan cara tertentu. Perspektif ini bervariasi dari orang ke orang.

•  Melompat ke Kesimpulan : Beberapa orang kurang sabar dalam mendengarkan orang lain dan sering melompat ke kesimpulan di antara komunikasi, sehingga mengabaikan motif pesan.

Hambatan Fisik

Hambatan ini dapat dialami secara langsung tetapi menantang untuk diatasi. Ini termasuk:

• Jarak Fisik : Ketika orang berkomunikasi dalam jarak jauh, mereka kehilangan aspek komunikasi non-verbal, karena gerakan dan ekspresi penerima tidak dapat ditafsirkan.
•  Kebisingan : Lingkungan atau sistem komunikasi terkadang melibatkan kebisingan yang tidak diinginkan yang mengganggu proses komunikasi sehingga tidak efisien.
•  Hambatan Fisiologis : Salah satu hambatan paling umum untuk komunikasi yang efektif adalah kecacatan fisik orang yang terlibat. Beberapa di antaranya adalah gangguan pendengaran, penglihatan yang buruk, gagap, dll.

Etika komunikasi

Etika dan komunikasi

Etika atau persepsi akan benar atau salah tergantung pada suatu tindakan atau perilaku. Etika adalah suatu tipe pembuatan keputusan yang bersifat moral dan menentukan apa yang benar atau salah dipengaruhi oleh peraturan dan hukum yang ada di dalam masyarakat. Amerika Serikat dibangun atas dasar moral dan standar-standar yang memegang peranan penting dalam beberapa institut dan hubungan. Karena standar etika cenderung mengalami pergeseran berdasarkan pada periode sejarah, lingkungan, pembicaraan, dan manusia yang terlibat, maka etika menjadi sulit untuk dipahami. Etika melampaui segala cara kehidupan, ‘’gender’’, ras, kelas sosial, indentitas seksual, dan agama, serta kepercayaan. Donald Wright berpendapat bahwa etika merupakan bagian dalam hampir semua keputusan yang dibuat.

Contoh Isu-Isu yang Berkaitan dengan Etika

• Bisnis dan Industri Mungkin tidak ada institusi budaya lain yang disorot dengan penuh kecurigaan dibandingkan dengan perusahaan Amerika. Perilaku tidak etis dalam korporasi telah mencapai proporsi yang tidak pernah dilihat sebelumnya. Paul Davidson (2002) menemukan bahwa perusahaan-perusahaan telah berusaha untuk menyembunyikan pengeluaran, menggunakan praktik-praktik akuntansi kreatif, dan melaksanakan pembukuan palsu, dan ini hanya beberapa dari banyak perilaku tidak etis lainnya.

• Agama Baik peradaban timur maupun barat telah menekankan etika dalam tradisi moral mereka. Contohnya, menurut taoisme, tidak ada orang yang hidup sendiri, maka dari itu empati dan pemikiran akan menuntun pada kebenaran. Bagi kaum Budha, bermoral berarti menggunakan kata-kata yang menimbulkan kedamaian dan menghindari gosip, membanggakan diri sendri, kemarahan, argumentasi, dan kebohongan. Dari sudut pandang barat, banyak isu mengenai etika berasal dari peradaban Yunani kuno. Aristoteles pertama kali mengemukakan prinsip-prinsip ‘’golden mean’’. Ia percaya bahwa nilai-nilai moral berada di antara dua keburukan dan titik tengahnya merupakan dasar bagi masyarakat yang rasional. setujuuuu

• Dunia Hiburan Dunia hiburan selalu menjadi perbincangan yang berkaitan dengan etika dan komunikasi. Sering kali berbagai argumentasi muncul dan ditujukan pada Hollywood: Apakah Hollywood merefleksikan masyarakat, atau apakah Hollywood membentuk masyarakat? Banyak sudut pandang muncul dalam argumentasi ini, tetapi ada dua pendapat yang menonjol. Salah satu argumentasi adalah yang tidak bermoral: film harus membantu orang untuk melepaskan diri dari realita yang sulit dan bukannya menghidupkan kembali. Pendapat kedua adalah bahwa Hollywood harus memproduksi film yang tidak menonjolkan kekerasan dan seks, sehingga semua anggota keluarga dapat menontonnya.

• Teknologi Teknologi berada di antara perdebatan etika saat ini. Bersenjatakan amendemen pertama, pendukung kebebasan berbicara mengatakan bahwa internet tidak seharusnya disensor. Mereka menekankan bahwa ukuran mengenai apa yang dianggap tidak pantas dapat berbeda-beda satu orang dengan yang lainnya dan arena sensor bersifat arbitrer. Pada tahun 2002, Pengadilan Tinggi Amerika Serikat memutuskan untuk melindungi pornografi anak-anak virtual di internet. Melihat bahwa undang-undang mengenai pornografi anak masih terlalu luas, para penegak hukum melihat bahwa melarang adanya gambar anak-anak yang dihasilkan oleh komputer merupakan hal yang tidak dapat dibenarkan. Semakin kita bergantung pada teknologi, terutama internet, isu-isu etis akan terus bermunculan. Menggunakan identitas palsu saat ‘’online’’, mengunduh, dan mengunggah materi yang telah dilindungi hak cipta, mengundang anak-anak muda bergabung ke dalam situs internet adalah contoh-contoh bagaimana teknologi akan mempengaruhi kehidupan orang di masa yang akan datang.

Hambatan komunikasi

Business Dictionary menjelaskan pengertian hambatan komunikasi dalam konteks komunikasi organisasi, yaitu rintangan yang terjadi dalam lingkungan kerja saat menyajikan pertukaran ide atau gagasan atau pikiran. Adapun hambatan yang terjadi meliputi perbedan status, perbedaan gender, perbedaan budaya, prasangka dan lingkungan organisasi

Komponen Hambatan komunikasi

Menurut Fajar (2009), terdapat beberapa hambatan dalam komunikasi , yaitu:

a. Hambatan dari pengirim pesan, misalnya pesan yang akan disampaikan belum jelas bagi dirinya atau pengirim pesan, hal ini dipengaruhi oleh perasaan atau situasi emosional sehingga mempengaruhi motivasi, yaitu mendorong seseorang untuk bertindak sesuai keinginan, kebutuhan atau kepentingan.

b. Hambatan dalam penyandian/simbol. Hal ini dapat terjadi karena bahasa yang dipergunakan tidak jelas sehingga mempunyai arti lebih dari satu, simbol yang digunakan antara si pengirim dengan si penerima tidak sama atau bahasa yang dipergunakan terlalu sulit.

c. Hambatan media, adalah hambatan yang terjadi dalam penggunaaan media komunikasi, misalnya gangguan suara radio sehingga tidak dapat mendengarkan pesan dengan jelas.

d. Hambatan dalam bahasa sandi. Hambatan terjadi dalam menafsirkan sandi oleh si penerima.

e. Hambatan dari penerima pesan. Misalnya kurangnya perhatian pada saat menerima/mendengarkan pesan, sikap prasangka tanggapan yang keliru dan tidak mencari informasi lebih lanjut.

Faktor Penghambat Komunikasi

Wursanto (2005) meringkas hambatan komunikasi terdiri dari tiga macam, yaitu:

1) Hambatan yang bersifat teknis Hambatan yang bersifat teknis adalah hambatan yang disebabkan oleh berbagai faktor, seperti :

a. Kurangnya sarana dan prasarana yang diperlukan dalam proses komunikasi

b. Penguasaan teknik dan metode berkomunikasi yang tidak sesuai

c. Kondisi fisik yang tidak memungkinkan terjadinya proses komunikasi yang dibagi menjadi kondisi fisik manusia, kondisi fisik yang berhubungan dengan waktu atau situasi/ keadaan, dan kondisi peralatan

2) Hambatan semantik Hambatan yang disebabkan kesalahan dalam menafsirkan, kesalahan dalam memberikan pengertian terhadap bahasa (kata-kata, kalimat, kode-kode) yang dipergunakan dalam proses komunikasi.

3) Hambatan perilaku Hambatan perilaku disebut juga hambatan kemanusiaan. Hambatan yang disebabkan berbagai bentuk sikap atau perilaku, baik dari komunikator maupun komunikan. Hambatan perilaku tampak dalam berbagai bentuk, seperti :

a. Pandangan yang sifatnya apriori

b. Prasangka yang didasarkan pada emosi

c. Suasana otoriter

d. Ketidakmauan untuk berubah

e. Sifat yang egosentris

Cara Mengatasi Hambatan Komunikasi

Berbagai hambatan komunikasi yang dapat menyebabkan ketidakefektifan komunikasi dapat kita atasi dengan memperhatikan beberapa hal berikut ini :

1. Pengirim pesan/komunikator/sender

Komunikasi adalah suatu proses yang berlangsung dua arah dan diawali oleh pengirim pesan. Pengirim pesan hendaknya merumuskan informasi sedemikian rupa agar tujuan komunikasi tercapai. Pengirim pesan harus proaktif dalam membuat penerima/komunikan/komunikator/receiver mengerti dan memahami pesan yang disampaikan. Seringkali, apa yang dikatakan tidak selalu sesuai dengan apa yang didengar. Untuk menghindarinya, hal-hal yang harus dilakukan adalah :

• Menyatakan satu ide atau gagasan dalam satu waktu.

• Menyatakan ide atau gagasan dengan singkat.

• Memberikan penjelasan ketika diperlukan.

• Melakukan pengulangan jika diperlukan.

• Menerima dan memberikan umpan balik.

• Melakukan pilihan kata, nada suara dan bahasa tubuh yang tepat.

• Mengembangkan sikap empati terhadap penerima/komunikan/komunikate/receiver dalam mengatasi hambatan kultural atau budaya dalam komunikasi.

Baca : Etika Komunikasi

2. Pesan

Pesan merupakan informasi sederhana yang ingin disampaikan oleh pengirim pesan kepada penerima. Pesan dapat berupa pesan verbal maupun pesan non verbal. Untuk mengurangi kemungkinan terjadinya masalah, pengirim harus :

• Menggunakan terminologi yang tepat.
• Berbicara dengan jelas.
• Waktu pengiriman pesan disesuaikan dengan kesiapan penerima pesan untuk mendengarkan atau menerima pesan.
• Menggunakan volume suara yang sesuai.
• Pesan yang disampaikan hendaknya bersifat inklusif dan informatif. Inklusif artinya bahwa pesan berisi segala sesuatu yang diperlukan oleh penerima pesan untuk memahami maksud pengirim. Informasi artinya pesan merupakan sesuatu yang ingin diketahui oleh penerima pesan.

Baca : Psikologi Komunikasi

3. Penerima/komunikan/komunikate/receiver

Penerima pesan membutuhkan informasi untuk memenuhi kebutuhan mereka. Untuk itu, penerima pesan harus memegang kendali atas seluruh proses komunikasi yang berlangsung. Agar penerima pesan memegang kendali, adalah penting bagi penerima pesan untuk yakin bahwa pengirim pesan memahami apa yang diinginkan oleh penerima pesan dan mengapa mereka menginginkannya.

Aktif mendengarkan adalah suatu proses yang digunakan oleh penerima pesan untuk memfasilitasi komunikasi dan meningkatkan penampilan. Dalam artian, penerima pesan aktif dalam proses komunikasi. Agar penerima pesan dapat mendengarkan dengan aktif, hal-hal yang perlu dilakukan oleh penerima pesan adalah :

• Fokus perhatian pada pesan yang disampaikan dengan memberikan momen prioritas. Jika memungkinkan melihat atau melakukan kontak mata kepada pengirim pesan.
• Mendengar dan melihat isi pesan tidak langsung atau non verbal sama baiknya ketika mendengarkan kata-kata. Perhatikan petunjuk non verbal yang menyajikan informasi berdasar pada apa yang ingin disampaikan oleh pengirim pesan. Persepsi yang diberikan oleh penerima pesan terhadap pesan dan pengirim pesan dapat berbeda. Pilihan kata, nada suara, posisi tubuh, geture dan gerakan mata merefleksikan perasaan dibalik kata-kata yang diucapkan.
• Menjaga pikiran tetap terbuka dan hindari penilaian.
• Melakukan verfikasi terhadap apa yang didengar atau disampaikan. Jangan berasumsi bahwa persepsi yang diberikan terhadap pesan merupakan bentuk persetujuan dengan tujuan pengirim pesan. Berikan umpan balik yang tepat kepada pengirim pesan.

Baca : Sosiologi Komunikasi

4. Umpan Balik Pesan

Penerima yang efektif memverifikasi pemahaman mereka terhadap pesan yang dikirim oleh pengirim pesan. Mereka menyadari kata-kata, nada suara, dan bahasa tubuh ketika mereka memberikan umpan balik. Berbagai bentuk umpan balik yang diberikan dapat berupa pengakuan, pengulangan, dan parafrase.

Kemudian, yang dimaksud dengan pengakuan adalah bahwa penerima pesan telah menerima dan memahami pesan yang disampaikan. Untuk pesan yang bersifat informatif yang rumit, pengakuan saja tidaklah cukup untuk memastikan dan memahami pesan yang disampaikan. Sedangkan, yang dimaksud dengan pengulangan adalah mengulang kembali kata-kata yang disampaikan oleh pengirim pesan.

Terakhir, yang dimaksud dengan parafrase adalah mengulang kata-kata yang disampaikan oleh penerima pesan sendiri kepada pengirim pesan. Parafrase memungkinkan penerima pesan untuk melakukan verifikasi terhadap pemahaman pesan dan menunjukkan kepada pengirim pesan bahwa penerima pesan mendengarkan pesan dengan baik.

Komunikasi organisasi

Komunikasi Organisasi merupakan bentuk pertukaran pesan antara unit-unit komunikasi yang berada dalam organisasi tertentu. Organisasi sendiri terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan-hubungan hirarkis antara yang satu dengan yang lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan. Komunikasi organisasi melibatkan manusia sebagai subyek yang terlibat dalam proses menerima, menafsirkan, dan bertindak atas informasi.

Menurut Wiryanto, Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi. Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi. Misalnya memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat resmi. Adapun komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya secara individual.

Komunikasi organisasi serupa dengan komunikasi internal. Pengertian dari komunikasi internal adalah pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan, dalam struktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan secara horizontal dan vertikal di dalam perusahaan, sehingga pekerjaan dapat berjalan.

Tujuan Komunikasi Organisasi

Ada empat tujuan komunikasi organisasi, yaitu:

1. Menyatakan pikiran, pandangan dan pendapat. Memberi peluang bagi para pemimpin organisasi dan anggotannya untuk menyatakan pikiran, pandangan, dan pendapat sehubungan dengan tugas dan fungsi yang mereka lakukan.

2. Membagi informasi (information sharing). Memberi peluang kepada seluruh aparatur orgaisasi untuk membagi informasi dan memberi makna yang sama atas visi, misi, tugas pokok, fungsi organisasi, sub organisasi, individu, maupun kelompok kerja dalam organisasi

3. Menyatakan perasaan dan emosi. Memberi peluang bagi para pemimpin dan anggota organisasi untuk bertukar informasi yang berkaitan dengan perasaan dan emosi.

4. Tindakan koordinasi. Bertujuan mengkoordinasi sebagai atau seluruh tindakan yang berkaitan dengan tugas dan fungsi organisasi yang telah dibagi habis ke dalam bagian atau subbagian organisasi. Organisasi tanpa koordinasi dan organisasi tanpa komunikasi sama dengan organisasi yang menampilkan aspek individual dan bukan menggambarkan aspek kerja sama

Fungsi Komunikasi Organisasi

Ada dua fungsi komunikasi organisasi, yaitu organisasi yakni fungsi umum dan fungsi khusus

1) Fungsi Umum

a) Komunikasi berfungsi untuk menceritakan informasi terkini mengenai sebagai atau keseluruhan hal yang berkaitannya dngan pekerjaan. terkadang komunikasimerupakan proses pemberian informasi mengenai bagaimana seorang atau sekelompok orang harus mengerjakan satu tugas tertentu. Contohnya: job description.

b) Komunikasi berfungsi untuk “menjual” gagasan dan ide, pendapat, fakta, termasuk menjual sikap organisasi dan sikap tentang sesuatu yang merupakan subyek layanan. Contohnnya: public relations (humas), pameran, ekspo, dll.

c) Komunikasi berfungsi untuk meningkatkan kemampuan para karyawan agar mereka bisa belajar dari orang lain (internal), belajar tentang apa yang dipikirkan, dirasakan, dan dikerjakan orang lain, tentang apa, yang “dijual” atau yang diceritakan oleh orang lain tentang organisasi.

d) Komunikasi berfungsi untuk menentukan apa dan bagaimana organisasi membagi pekerjaan, atau siapa yang menjadi atasan dan siapa yang menjadi bawahan, besaran kekuasaan dan kewenagan, menentukan bagaimana menangani sejumlah orang, bagaimana memanfaatkan sumber daya, serta mengalokasikan manusia, mesin,metode dan teknik dalam organisasi

Gaya Komunikasi Organisasi

Enam gaya komunikasi menurut Steward L.Tubbs dan Sylvia Moss

Gaya Komunikasi Mengendalikan

Gaya komunikasi mengendalikan (dalam bahasa Inggris: The Controlling Style) ditandai dengan adanya satu kehendak atau maksud untuk membatasi, memaksa dan mengatur perilaku, pikiran dan tanggapan orang lain. Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi ini dikenal dengan nama komunikator satu arah atau one-way communications.

Pihak - pihak yang memakai controlling style of communication ini, lebih memusatkan perhatian kepada pengiriman pesan dibanding upaya mereka untuk berharap pesan. Mereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan perhatian untuk berbagi pesan. Mereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan perhatian pada umpan balik, kecuali jika umpan balik atau feedback tersebut digunakan untuk kepentingan pribadi mereka. Para komunikator satu arah tersebut tidak khawatir dengan pandangan negatif orang lain, tetapi justru berusaha menggunakan kewenangan dan kekuasaan untuk memaksa orang lain mematuhi pandangan-pandangannya.

Pesan-pesan yag berasal dari komunikator satu arah ini, tidak berusaha ‘menjual’ gagasan agar dibicarakan bersama namun lebih pada usaha menjelaskan kepada orang lain apa yang dilakukannya. The controlling style of communication ini sering dipakai untuk mempersuasi orang lain supaya bekerja dan bertindak secara efektif, dan pada umumnya dalam bentuk kritik. Namun demkian, gaya komunikasi yang bersifat mengendalikan ini, tidak jarang bernada negatif sehingga menyebabkan orang lain memberi respons atau tanggapan yang negatif.

Gaya Komunikasi Dua Arah

Dalam gaya komunikasi ini, tindak komunikasi dilakukan secara terbuka. Artinya, setiap anggota organisasi The Equalitarian Style dapat mengungkapkan gagasan ataupun pendapat dalam suasana yang rileks, santai dan informal. Dalam suasana yang demikian, memungkinkan setiap anggota organisasi mencapai kesepakatan dan pengertian bersama. Aspek penting gaya komunikasi ini ialah adanya landasan kesamaan. The equalitarian style of communication ini ditandai dengan berlakunya arus penyebaran pesan-pesan verbal secara lisan maupun tertulis yang bersifat dua arah (two-way communication).

Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi yang bermakna kesamaan ini adalah orang-orang yang memiliki sikap kepedulian yang tinggi serta kemampuan membina hubungan yang baik dengan orang lain baik dalam konteks pribadi maupun dalam lingkup hubungan kerja. The equalitarian style ini akan memudahkan tindak komunikasi dalam organisasi, sebab gaya ini efektif dalam memelihara empati dan kerja sama, khususnya dalam situasi untuk mengambil keputusan terhadap suatu permasalahan yang kompleks. Gaya komunikasi ini pula yang menjamin berlangsungnya tindak berbagi informasi di antara para anggota dalam suatu organisasi.

Gaya Komunikasi Berstruktur

Gaya komunikasi yang berstruktur ini, memanfaatkan pesan-pesan verbal secara tertulis maupun lisan guna memantapkan perintah yang harus dilaksanakan, penjadwalan tugas dan pekerjaan serta struktur organisasi. Pengirim pesan (sender) lebih memberi perhatian kepada keinginan untuk memengaruhi orang lain dengan jalan berbagi informasi tentang tujuan organisasi, jadwal kerja, aturan dan prosedur yang berlaku dalam organisasi tersebut.

Stogdill dan Coons dari The Bureau of Business Research of Ohio State University, menemukan dimensi dari kepemimpinan yang efektif, yang mereka beri nama Struktur Inisiasi atau Initiating Structure. Stogdill dan Coons menjelaskan mereka bahwa pemrakarsa (initiator) struktur yang efisien adalah orang-orang yang mampu merencanakan pesan-pesan verbal guna lebih memantapkan tujuan organisasi, kerangka penugasan dan memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang muncul.

Gaya Komunikasi Dinamis

Gaya komunikasi yang dinamis ini memiliki kecenderungan agresif, karena pengirim pesan atau sender memahami bahwa lingkungan pekerjaannya berorientasi pada tindakan (action-oriented). The dynamic style of communication ini sering dipakai oleh para juru kampanye ataupun supervisor yang membawa para wiraniaga (salesmen atau saleswomen).

Tujuan utama gaya komunikasi yang agresif ini adalah mestimulasi atau merangsang pekerja/karyawan untuk bekerja dengan lebih cepat dan lebih baik. Gaya komunikasi ini cukup efektif digunakan dalam mengatasi persoalan-persoalan yang bersifat kritis, namun dengan persyaratan bahwa karyawan atau bawahan mempunyai kemampuan yang cukup untuk mengatasi masalah yang kritis tersebut.

The Relinguishing Style

Gaya komunikasi ini lebih mencerminkan kesediaan untuk menerima saran, pendapat ataupun gagasan orang lain, daripada keinginan untuk memberi perintah, meskipun pengirim pesan (sender) mempunyai hak untuk memberi perintah dan mengontrol orang lain.

Pesan-pesan dalam gaya komunikasi ini akan efektif ketika pengirim pesan atau sender sedang bekerja sama dengan orang-orang yang berpengetahuan luas, berpengalaman, teliti serta bersedia untuk bertanggung jawab atas semua tugas atau pekerjaan yang dibebankannya.

The Withdrawal Style

Akibat yang muncul jika gaya ini digunakan adalah melemahnya tindak komunikasi, artinya tidak ada keinginan dari orang-orang yang memakai gaya ini untuk berkomunikasi dengan orang lain, karena ada beberapa persoalan ataupun kesulitan antarpribadi yang dihadapi oleh orang-orang tersebut.

Dalam deskripsi yang konkret adalah ketika seseorang mengatakan: “Saya tidak ingin dilibatkan dalam persoalan ini”. Pernyataan ini bermakna bahwa ia mencoba melepaskan diri dari tanggung jawab, tetapi juga mengindikasikan suatu keinginan untuk menghindari berkomunikasi dengan orang lain. Oleh karena itu, gaya ini tidak layak dipakai dalam konteks komunikasi organisasi. Berikut ini adalah tabel mengenai gaya komunikasi.

Jenis Komunikasi Organisasi

Menurut Pace and Fules, terdapat beberapa jenis komunikasi terarah dalam komunikasi organisasi, sebagai berikut.

Komunikasi Atasan ke Bawahan (Downward communication)

Yaitu komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya. Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini adalah:

a)Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja (job instruction)

b)Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job rationale)

c)Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and practices)

d)Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.

Ada 4 metode dalam penyampaian informasi kepada para pegawai menurut Level (1972): Metode Penulisan, Metode Lisan, Metode Tulisan diikuti Lisan, dan Metode Lisan diikuti Tulisan.

Komunikasi Bawahan ke Atasan (Upward Communication)

Yaitu komunikasi yang terjadi ketika bawahan (subordinate) mengirim pesan kepada atasannya. Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas ini adalah sebagai penyampaian informasi tentang pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan, penyampaian informasi mengenai persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan, penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan, penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya.

Komunikasi ke atas menjadi terlalu rumit dan menyita waktu dan mungkin hanya segelintir kecil manajer organisasi yang mengetahui bagaimana cara memperoleh informasi dari bawah. Sharma (1979) mengemukakan 4 alasan mengapa komunikasi ke atas terlihat amat sulit: 1. Kecenderungan bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran mereka 2. Perasaan bahwa atasan mereka tidak tertarik kepada masalah yang dialami pegawai 3. Kurangnya penghargaan bagi komunikasi ke atas yang dilakukan pegawai 4. Perasaan bahwa atasan tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang disampaikan pegawai

Komunikasi Horisontal (Horizontal Communication)

Yaitu komunikasi yang berlangsung di antara para karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara. Fungsi arus komunikasi horisontal ini adalah untuk memperbaiki koordinasi tugas, upaya pemecahan masalah, saling berbagi informasi, upaya pemecahan konflik, dan upaya membina hubungan melalui kegiatan bersama.

Komunikasi Lintas Saluran (Interline Communication)

Yaitu tindak komunikasi untuk berbagi informasi melewati batas-batas fungsional. Spesialis staf biasanya paling aktif dalam komunikasi lintas-saluran ini karena biasanya tanggung jawab mereka berhubungan dengan jabatan fungsional. Karena terdapat banyak komunikasi lintas-saluran yang dilakukan spesialis staf dan orang-orang lainnya yang perlu berhubungan dalam rantai-rantai perintah lain, diperlukan kebijakan organisasi untuk membimbing komunikasi lintas-saluran.

Ada dua kondisi yang harus dipenuhi dalam menggunakan komunikasi lintas-saluran:

1. Setiap pegawai yang ingin berkomunikasi melintas saluran harus meminta izin terlebih dahulu dari atasannya langsung
2. Setiap pegawai yang terlibat dalam komunikasi lintas-saluran harus memberitahukan hasil komunikasinya kepada atasannya.

Komunikasi lintas budaya

Komunikasi lintas budaya adalah proses dimana dialihkan ide atau gagasan suatu budaya yang satu kepada budaya yang lainnya dan sebaliknya, dan hal ini bisa antar dua kebudayaan yang terkait ataupun lebih, tujuannya untuk saling memengaruhi satu sama lainnya,baik itu untuk sebuah kebaikan kebudayaan maupun untuk menghancurkan suatu kebudayaan, atau bisa jadi tahap awal dari proses akulturasi (penggabungan dua kebudayaan atau lebih yang menghasilkan kebudayaan baru)".

Berkenaan dengan komunikasi lintas budaya yang tepat, dengan mempelajari situasi di mana orang-orang dari latar belakang budaya yang berbeda saling berinteraksi. Selain bahasa, komunikasi lintas budaya berfokus pada atribut sosial, pola pikir, dan budaya dari kelompok-kelompok yang berbeda dari orang-orang. Hal ini juga melibatkan pemahaman budaya yang berbeda, bahasa, dan adat istiadat orang-orang dari negara-negara lain. Komunikasi lintas budaya berperan dalam ilmu-ilmu sosial seperti antropologi, studi budaya, linguistik, psikologi dan ilmu komunikasi. Komunikasi lintas budaya ini juga disebut sebagai dasar untuk bisnis internasional. Ada beberapa penyedia layanan dari lintas-budaya yang dapat membantu pengembangan keterampilan komunikasi lintas budaya itu sendiri. Penelitian ini merupakan bagian utama dari perkembangan ketrampilan dari komunikasi lintas budaya.

Komunikasi bisnis antar budaya

Komunikasi bisnis antar budaya sangat membantu dalam membangun kecerdasan budaya melalui pembinaan dan pelatihan dalam komunikasi antar budaya, antar-budaya negosiasi, multikultural resolusi konflik, layanan pelanggan, bisnis, dan komunikasi organisasi. Pemahaman antar budaya tidak hanya untuk ekspatriat yang masuk. Pemahaman antar budaya dimulai dengan orang-orang yang bertanggung jawab untuk proyek dan mencapai orang-orang di dalam menyampaikan layanan, atau konten. Kemampuan untuk berkomunikasi, bernegosiasi dan bekerja secara efektif dengan orang-orang dari budaya lain sangat penting untuk bisnis internasional.

Masalah

Masalah dalam komunikasi lintas budaya biasanya datang dari masalah didalam transmisi pesan. Dalam komunikasi antara orang-orang dari budaya yang sama, orang yang menerima pesan menafsirkannya berdasarkan pada nilai-nilai, keyakinan, dan harapan untuk perilaku yang mirip dengan orang-orang yang mengirim pesan. Ketika ini terjadi, cara pesan yang ditafsirkan oleh penerima cukup mirip dengan apa yang dimaksudkan oleh sang pembicara. Namun, ketika penerima pesan adalah orang dari budaya yang berbeda, penerima menggunakan informasi dari budaya sang pembicara untuk menafsirkan pesan. Pesan yang ditafsirkan mungkin sangat berbeda dari apa yang pembicara maksudkan.

Atribusi adalah proses di mana orang-orang yang mencari penjelasan tentang perilaku orang lain. Ketika seseorang tidak memahami orang lain, ia biasanya menyalahkan kebingungan tersebut kepada orang lain "kebodohan, kebohongan, atau kegilaan".

Komunikasi yang efektif bergantung pada pengertian informal antara pihak-pihak yang terlibat yang didasarkan pada kepercayaan yang berkembang di antara mereka. Ketika kepercayaan itu ada, implisit pengertian dalam komunikasi dan perbedaan budaya dapat diabaikan, dan masalah-masalah dapat ditangani dengan lebih mudah. Arti dari kepercayaan dan bagaimana hal ini dikembangkan serta dikomunikasikan berbeda-beda di masyarakat. Demikian pula, beberapa budaya memiliki kecenderungan yang lebih dipercaya dibandingkan dengan yang lain.

Komunikasi nonverbal adalah suatu perilaku yang berkomunikasi tanpa kata—kata-meskipun sering kali dapat disertai dengan kata-kata. Variasi kecil dalam bahasa tubuh, ucapan, irama, dan ketepatan waktu sering menyebabkan ketidakpercayaan dan persepsi yang salah dari situasi antara pihak-pihak antar budaya.

Perilaku kinestetik adalah cara komunikasi dengan menggunakan gerakan tubuh, ekspresi wajah dan kontak mata. Arti dari perilaku tersebut bervariasi di tiap negara.

Occulesics adalah bentuk dari kinesics yang melibatkan kontak mata dan penggunaan mata untuk menyampaikan pesan

Proxemics menyangkut kepada kedekatan serta tempat dari proses komunikasi (misalnya: ruang pribadi atau tata letak kantor ).

Paralanguage mengacu pada bagaimana sesuatu dikatakan bukan isi dari apa yang dikatakan, misalnya kecepatan nada bicara, perubahan suara, suara-suara lain, tawa, menguap, dan keheningan

Objek bahasa atau kebudayaan material mengacu pada cara kita berkomunikasi melalui bahan artefak—misalnya, arsitektur, desain kantor dan perabotan, pakaian, mobil, kosmetik, dan waktu. Pada monochronic budaya, waktu dialami secara linear dan sebagai sesuatu yang harus dihabiskan, disimpan, dibuat, atau disia-siakan. Orang-orang cenderung untuk berkonsentrasi hanya pada satu hal dalam suatu waktu. Pada polychronic budaya, orang-orang mentolerir banyak hal-hal yang terjadi secara bersamaan dan menekankan keterlibatan dengan orang lain. Dalam budaya ini, orang-orang sangat mudah teralihkan, fokus pada beberapa hal sekaligus, dan sering mengubah rencana.

Manajemen

Poin-poin penting untuk dipertimbangkan:

• Mengembangkan kepekaan budaya
• Mengantisipasi makna yang akan diterima oleh penerima
• Kehati-hatian dalam menulis kode
• Menggunakan kata-kata, gambar, dan gerak tubuh.
• Menghindari slang, idiom, pepatah daerah
• Transmisi selektif
• Membangun hubungan,saling bertatapan muka jika mungkin
• Hati-hati dalam menjabarkan isi kode dari tanggapan pihak lain
• Mendapatkan tanggapan dari beberapa pihak
• Meningkatkan kemampuan mendengar dan keterampilan dalam observasi
• Menindaklanjuti setiap tindakan.

Fasilitasi

Ada hubungan antara kepribadian seseorang dan kemampuan untuk beradaptasi dengan lingkungan di suatu negara tertentu—termasuk kemampuan untuk berkomunikasi dalam lingkungan tersebut.

Dua kunci kepribadian adalah keterbukaan dan ketahanan. Keterbukaan meliputi ciri-ciri seperti toleransi untuk ambiguitas, sikap ekstrovert, dan keterbukaan pikiran. Ketahanan termasuk memiliki kemampuan pengendalian diri yang baik, ketekunan, toleransi untuk ambiguitas, dan akal.

Faktor-faktor tersebut yang dikombinasikan dengan kebudayaan seseorang dan identitas rasial serta tingkat kesiapan terhadap perubahan akan menghasilkan pribadi yang memiliki potensi untuk dapat beradaptasi

Teori-teori

Berikut ini jenis teori dapat dibedakan dalam untaian yang berbeda: fokus pada hasil yang efektif, akomodasi atau adaptasi, identitas negosiasi dan manajemen, jaringan komunikasi, akulturasi dan penyesuaian.

Rekayasa sosial hasil yang efektif

• Konvergensi budaya

Dalam sistem sosial yang relatif tertutup, di mana komunikasi antara anggota tidak dibatasi, sistem secara keseluruhan akan cenderung berkumpul dari waktu ke waktu menuju negara yang memiliki keseragaman budaya yang lebih besar. Sistem akan cenderung menyimpang ke arah keragaman ketika komunikasi dibatasi.

• Teori akomodasi komunikasi

Teori ini berfokus pada strategi linguistik untuk mengurangi atau menambah jarak komunikatif..

• Adaptasi lintas budaya

Teori ini dirancang untuk menjelaskan bagaimana komunikator beradaptasi satu sama lain di "pertemuan terkait tujuan", di mana faktor-faktor budaya perlu dimasukkan. Menurut teori adaptasi lintas budaya, kompetensi komunikatif adalah ukuran dari adaptasi yang disamakan dengan asimilasi. Menurut Gudykunst dan Kim (2003), "proses adaptasi antar budaya melibatkan interaksi terus menerus dari dekulturasi dan akulturasi budaya yang membawa perubahan pada orang asing [imigran] ke arah asimilasi, tingkat tertinggi dari adaptasi secara teoretis dapat dibayangkan" (p. 360). Pendekatan ini pertama kali diteorikan pada puncak kolonialisme di Victorian England oleh Herbert Spencer yang menerapkan gagasan adaptasi yang ia pinjam dari Francis Galton untuk penyesuaian sosial dan efisien hasil kekayaan produksi. Kompetensi komunikatif didefinisikan sebagai pemikiran, perasaan, dan perilaku pragmatis dalam cara-cara yang ditetapkan sesuai dengan budaya mainstream yang dominan. Kompetensi komunikasi merupakan hasil yang berdasarkan ukuran yang dikonseptualisasikan sebagai fungsional/operasional yang sesuai dengan kriteria lingkungan seperti kondisi kerja. Di luar ini, adaptasi berarti "kebutuhan untuk menyesuaikan diri" (p. 373) pada mainstream "realitas objektif" dan "mode pengalaman yang diterima" (Gudykunst dan Kim, 2003, hlm. 378). Teori adaptasi mendukung "dekulturasi" imigran dan migran, "melupakan" diri mereka sendiri, serta mencampurkan nilai-nilai, keyakinan, tujuan, dan perilaku budaya lokal sehingga mereka dapat menjadi "cocok untuk hidup dengan" budaya tersebut (Gudykunst dan Kim, 2003, hlm. 358). Adaptasi dengan demikian didalilkan sebagai proses zero-sum di mana minoritas orang dikonseptualisasikan sebagai sesuatu seperti wadah terbatas sehingga ketika beberapa tujuan baru atau keyakinan ditambahkan atau dipelajari, sesuatu yang lama harus "dihilangkan". Penggerak utama asimilias mengulangi argumen spencer yang menyatakan bahwa demi keberhasilan budaya mainstream ("efektif kemajuan") adaptasi/asimilasi harus berada di arah dominan dari budaya mainstream. Sementara Spencer mendalilkan budaya mainstream yang dominan dari cara berpikir, merasa, dan berperilaku, Gudykunst dan Kim (2003) mendefinisikan kelompok dominan sebagai mayoritas numerik sederhana ("diferensial ukuran populasi" Gudykunst dan Kim, 2003, hlm. 360). Setiap kecenderungan oleh pendatang baru untuk mempertahankan identitas asli mereka (bahasa, agama-agama, etnis asosiasi termasuk perhatian "etnis media", keyakinan, cara berpikir, dan sebagainya) didefinisikan oleh Gudykunst dan Kim (2003) sebagai operasional/fungsional ketidaklayakan (hlm. 376), penyakit mental (hlm. 372-373, 376), dan ketidakmampuan untuk berkomunikasi, disposisi dihubungkan oleh Spencer dan Galton dan kemudian Gudykunst dan Kim (2003), untuk melekat kepada kecenderungan dari kepribadian serta sifat-sifat lain seperti sikap tertutup terhadap ide baru (hlm. 369), emosional yang belum matang (hlm. 381), etnosentris (hlm. 376), dan kurang kompleksitas kognitif (hlm. 382, 383). Kesesuaian dari tekanan telah ditetapkan sejak W. E B. Dubois pada tahun 1902 sebagai simbolik dari kekerasan terutama ketika kaum minoritas tidak sesuai bahkan karena sifat yang melekat seperti cacat, ras, gender, etnis, dan sebagainya. Dipaksakannya kepatuhan / asimilasi berdasarkan kelompok mayoritas merupakan paksaan dari apa yang dtulis Pierre Bourdieu pada tahun 1960-an dan berkaitan dengan isu-isu komunikasi lintas budaya dan konflik yang disebut kekerasan simbolik (dalam bahasa inggris, Bourdieu, P. (1977). Garis besar Teori Praktek. Cambridge dan New York: Cambridge Univ Press). Sebagai Bourdieu (1977) menyatakan, efek dari kekerasan simbolik seperti pemaksaan budaya asli, katalis untuk adaptasi antar budaya yang "positif" menurut Gudykunst dan Kim (2003), hasil minoritas dari kejiwaan orang . Jika kekuatan koersif cukup besar dan efikasi diri serta harga diri kaum imigran minoritas hancur, dapat menyebabkan efek seperti adanya pengakuan hubungan kekuasaan yang terletak di dalam matriks sosial dari bidang tertentu. Misalnya, dalam proses timbal balik penukaran hadiah dalam bahasa Kabyle di masyarakat Aljazair, di mana ada asimetri kekayaan antara dua pihak baik yang diberkahi pemberi "akan dapat memaksakan hubungan hirarki yang ketat dan utang pada penerima."

• Proses kerja teori budaya

Dalam bentuk paling umum, proses kerja teori komunikasi budaya mengacu pada interaksi antara pihak yang kurag terwakili dengan dominan anggota kelompok. Proses kerja teori budaya termasuk didalamnya tetapi tidak membatasi orang-orang dari berbagai warna kulit, wanita, orang-orang cacat, laki-laki gay dan lesbian, dan orang-orang dalam kelas sosial bawah. Proses kerja dari teori budaya, seperti yang dikembangkan oleh Mark P. Orbe, tampak pada cara-cara strategis di mana proses kerja dari teori budaya ada pada saat anggota kelompok berkomunikasi dengan orang lain. Selain itu, kerja dari kerangka budaya memberikan penjelasan untuk bagaimana orang yang berbeda dapat berkomunikasi berdasarkan enam faktor.

Negosiasi Identitas atau manajemen

• Teori manajemen identitas
• Negosiasi identitas
• Teori identitas budaya
• Model ayunan ganda

Jaringan komunikasi

• Jaringan dan kompetensi komunikasi grup luar
• Jaringan intracultural VS jaringan intercultural
• Jaringan dan akulturasi

Akulturasi dan penyesuaian

• Akulturasi komunikasi

Teori ini mencoba untuk menggambarkan dimana "adaptasi antar budaya sebagai upaya kolaboratif orang asing dan penerimaan lingkungan terlibat dalam upaya bersama."

• Kegelisahan / ketidakpastian

Ketika orang asing berkomunikasi dengan orang lokal, mereka mengalami ketidakpastian dan kecemasan. Orang asing perlu untuk mengelola ketidakpastian serta kecemasan mereka dalam rangka untuk dapat secara efektif berkomunikasi dengan orang lokal dan kemudian mencoba untuk mengembangkan prediksi-prediksi akurat dan penjelasan-penjelasan untuk perilaku orang-orang lokal.

• Asimilasi, penyimpangan, dan kondisi keterasingan

Asimilasi dan adaptasi adalah hasil yang tidak permanen dari proses adopsi; sebaliknya, mereka adalah hasil sementara dari proses komunikasi antara orang lokal dan imigran. "Keterasingan atau asimilasi dalam kelompok atau individu, adalah hasil dari hubungan antara perilaku menyimpang dan lalai dalam komunikasi."

Komunikasi bisnis antar budaya sangat membantu dalam membangun kecerdasan budaya melalui pembinaan dan pelatihan dalam komunikasi antar budaya, antar-budaya negosiasi, multikultural resolusi konflik, layanan pelanggan, bisnis, dan komunikasi organisasi. Pemahaman antar budaya tidak hanya untuk ekspatriat yang masuk. Pemahaman antar budaya dimulai dengan orang-orang yang bertanggung jawab untuk proyek dan mencapai orang-orang di dalam menyampaikan layanan, atau konten. Kemampuan untuk berkomunikasi, bernegosiasi dan bekerja secara efektif dengan orang-orang dari budaya lain sangat penting untuk bisnis internasional.

Masalah

Kompetensi lintas budaya

Komunikasi lintas budaya kompeten ketika ia menyelesaikan tujuan dengan cara yang sesuai dengan konteks dan hubungan. Komunikasi lintas budaya menjadi kebutuhan untuk menjembatani dikotomi antara kesesuaian dan efektivitas: yang tepat pada sarana komunikasi lintas budaya dan mengarah ke 15% penurunan miskomunikasi.

• Kesesuaian. Menghargai aturan-aturan, norma-norma, dan harapan dari hubungan tidak dilanggar secara signifikan
• Efektivitas. Menghargai tujuan atau imbalan (relatif terhadap biaya dan alternatif) yang dicapai.

Teori-teori

Berikut ini jenis teori dapat dibedakan dalam untaian yang berbeda: fokus pada hasil yang efektif, akomodasi atau adaptasi, identitas negosiasi dan manajemen, jaringan komunikasi, akulturasi dan penyesuaian.

• Konteks: Sebuah penilaian bahwa seseorang yang kompeten adalah yang dibuat di kedua relasional dan konteks situasional.Ini berarti bahwa kompetensi tidak didefinisikan sebagai sebuah atribut tunggal, artinya seseorang bisa menjadi sangat kuat dalam satu bagian dan cukup baik di tempat lain. Situasional berbicara mengenai kompetensi yang dapat didefinisikan secara berbeda untuk budaya yang berbeda. Misalnya, kontak mata menunjukkan kompetensi dalam budaya barat sedangkan untuk budaya Asia terlalu banyak kontak mata menjadi sesuatu yang kurang sopan
• Kesesuaian: berarti bahwa perilaku yang dapat diterima dan sesuai harapan dari setiap budaya tertentu
• Efektivitas: perilaku yang menyebabkan hasil yang diinginkan dapat tercapai
• Pengetahuan: Ini ada hubungannya dengan luasnya informasi yang anda miliki tentang kebudayaan orang yang sedang berinteraksi dengan anda. Hal ini penting agar anda dapat menafsirkan makna dan memahami budaya mereka secara umum dan pengetahuan budaya tertentu
• Motivasi:Ini ada hubungannya dengan asosiasi emosional karena mereka berkomunikasi antar budaya. Perasaan dari reaksi anda terhadap pikiran dan pengalaman berhubungan dengan motivasi. Niat dari pikiran yang memandu pilihan anda, itu adalah tujuan atau rencana yang mengarahkan perilaku anda. Ini dua hal yang berperan dalam motivasi.

Alat-alat dasar untuk perbaikan

Berikut ini adalah cara untuk meningkatkan kompetensi dalam komunikasi:

• Tampilan menarik: menunjukkan rasa hormat dan hal positif untuk orang lain
• Orientasi pengetahuan: Istilah yang digunakan orang untuk menjelaskan diri mereka sendiri dan persepsi mereka tentang dunia
• Empati: Berperilaku dalam cara-cara yang menunjukkan anda memahami dunia sebagaimana yang orang lain lakukan
• interaksi manajemen: keterampilan di mana anda mengatur percakapan
• Tugas peran perilaku: memulai ide-ide yang mendorong kepada kegiatan pemecahan masalah.
• Relasional perilaku peran: harmoni antara interpersonal dan mediasi
• Toleransi untuk ambiguitas: kemampuan untuk bereaksi terhadap situasi-situasi baru dengan sedikit ketidaknyamanan
• Interaksi postur: Menanggapi orang lain dalam deskriptif, non-menghakimi cara.

Faktor-faktor penting

• Kemahiran dalam bahasa budaya lokal: pemahaman tata bahasa dan kosakata
• Pemahaman bahasa pragmatik: bagaimana menggunakan strategi kesopanan dalam membuat permintaan dan cara menghindari dalam memberikan terlalu banyak informasi
• Menjadi sensitif dan menyadari pola komunikasi non verbal dalam budaya lain
• Menyadari gerakan yang dapat menyinggung atau memiliki arti yang berbeda dalam berbagai budaya
• Pemahaman budaya kedekatan dalam ruang fisik dan paralinguistik suara untuk menyampaikan makna yang dimaksud.

Ciri-ciri

• Fleksibilitas
• Toleransi terhadap ketidakpastian yang tinggi
• Reflectiveness
• Keterbukaan pikiran
• Sensitivitas
• Kemampuan beradaptasi
• Terlibat dalam sistem tingkat berpikir yang berbeda.

Faktor - faktor yang mempengaruhi komunikasi verbal:

• Nada suara
• Menggunakan kata-kata deskriptif
• Penekanan pada frasa tertentu
• Volume suara

Cara pesan diterima tergantung pada faktor-faktor ini karena mereka memberikan interpretasi yang lebih besar bagi penerima dan seperti apa yang dimaksudkan oleh pesan. Dengan menekankan frasa tertentu dengan nada suara, hal ini menunjukkan bahwa hal tersebut penting dan harus lebih terfokus pada hal itu.

Selain atribut-atribut ini, komunikasi verbal ini juga disertai dengan isyarat non-verbal. Isyarat ini membuat pesan menjadi lebih jelas dan memberikan indikasi kepad pendengar mengenai cara informasi yang harus diterima.

Negosiasi identitas atau manajemen

• Ekspresi wajah
• Gerakan tangan
• Penggunaan benda-benda
• Gerakan tubuh

Dalam hal komunikasi lintas budaya ada hambatan bahasa yang dipengaruhi oleh bentuk verbal dari komunikasi. Dalam hal ini ada kesempatan untuk terjadi miskomunikasi antara dua pihak atau lebih. hambatan-hambatan lain yang berkontribusi terhadap miskomunikasi dapat menjadi jenis kata-kata yang dipilih dalam percakapan. Jangan sampai perbedaan budaya menjadi ada yang berbeda dalam makna dan kosakata yang dipilih, hal ini memungkinkan untuk pesan antara pengirim dan penerima dapat disalahartikan.

Komunikasi visual dan komunikasi audiovisual

Komunikasi visual

Komunikasi visual (komunikasi melalui penglihatan) adalah sebuah rangkaian proses penyampaian informasi atau pesan kepada pihak lain dengan penggunaan media penggambaran yang hanya terbaca oleh indra penglihatan. Komunikasi visual menkombinasikan seni, lambang, tipografi, gambar, desain grafis, ilustrasi, dan warna dalam penyampaiannya.

Komunikasi visual di kelas menugaskan siswa siswa untuk melukiskan sebuah kalimat atau 2 buah potongan kalimat ke dalam sebuah kertas yang dibagi 4. Di dalam acara serial TV, Win, Lose, or Draw bintang tamu diajak beradu dengan peserta dengan panduan host untuk memecahkan kalimat ke dalam gambar. Bila gambar tadi bisa ditebak, maka semakin baiklah komunikasi visualnya.

Rambu lalu lintas dan ikon ikon di dalam program komputer adalah bentuk komunikasi visual sederhana, seperti juga ikon di dalam keyboard portable sound. Di jalan pun seperti zebra cross dan ikon sepeda motor terjadi hubungan komunikasi secara visual seperti logo-logo perusahaan dan tanda di kebun raya dan kebun binatang .

Pada perayaan pernikahan raja dan pangeran Inggris, seperti juga pada seragam pasukan keraton, banyak elemen simbol yang bisa dianalisis dengan pengetahuan terlebih dahulu sebagai bentuk komunikasi visual: simbol parachute troopers di dada pangeran William, dan simbol mahkota ( crown ) di kereta kuda dan mobil yang mengantarkan . Ada simbol Ngayogyakarto Hadiningrat dan simbol Garuda sebagai kode komunikasi visual untuk level pemerintahan atau anggota keraton. Pada zaman modern kode dan simbol itu distilasi dengan berbagai gaya dan kemampuan masyarakat untuk membangun kebudayaan baru dan kultur yang canggih, sehingga muncul stiker untuk perumahan dan universitas, lencana sebuah sekolah musik, atau sekolah prajurit khusus remaja dan lencana untuk sebuah band dengan banyak fans.

Komunikasi AudioVisual

Komunikasi Audio Video atau biasa yang disebut Komunikasi Audio Visual adalah Proses atau hal yang disampaikan berupa informasi kepada orang lain yang berupa gambaran/visualisasi sekaligus pendengaran/audio, Jika begitu maka Komunikasi ini mengandalkan Penglihatan juga Pendengaran.

Contoh Komunikasi Audio Video

Karena menggunakan 2 media sebagai komunikasi yakni Audio dan Video, maka Contohnya semakain meluas juga karena perkembangan zaman, dimana setiap ada video pasti ada audio juga. Contohnya yaitu :

1. Film

Film adalah sekumpulan gambar yang sudah diedit atau bisa disebut frame, lalu semua frame itu digabung sehingga membuat gambar bergerak menjadi lebih hidup dan nyata.

2. Video

Hal ini sama dengan film yaitu menggabungkan gambar gambar berbeda agar bisa bergerak, namun yang membedakannya adalah kualitas juga durasi, pesan yang disajikan divideo adalah bisa berupa fakta, berbeda dengan film, rata - rata menggunakan cerita fiksi sebagai jalan cerita agar lebih menarik.

3. Televisi

Televisi adalah alat penerima sinyal gambar sekaligus suara, dengan mengubah sinyal radio menjadi gambar berupa video atau suara, yang mengirimnya adalah stasiun televisi atau yang bisa disebut channel, dan untuk channel bisa berupa gratis atau berbayar.

Ciri-Ciri Komunikasi Audio Video Bersifat linier

1. 1. Menyajikan visual yang dinamis
   2. Digunakan dengan cara yang telah ditetapkan sebelumnya oleh perancang/pembuatnya
   3. Merupakan representasi fisik dari gagasan real atau gagasan abstrak

PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS

Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh, dan merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan komunikasi.

Perencanaan pesan bisnis adalah proses komposisi penyusunan pesan bisnis. Proses itu sendiri terdiri dari perencanaan tujuan audiens, ide, saluran; pengorganisasian ide; membuat draf, merangkai kata / kalimat / paragraph; dan merevisi. Tujuan dalam perencanaan bisnis harus dievaluasi apakah tujuan realistis, waktu tepat, dan dapat diterima. Tujuan juga harus diuji apakah sesuai dengan kemampuan, ketepatan waktu dan orang, dan selaras dengan tujuan organisasi.

Untuk membuat perencanaan bisnis yang baik komunikator perlu melakukan analisis audiens. Caranya aadalah dengan mengembangkan profil audiens dan menganalisa pemuasan konsumen. Komunikator mengantisipasi rekasi audiens, memperkirakan jumlah, mengetahui hubungan komunikator dengan audiens apakah kenal atau tidak. Untuk pemuasan audiens komunikator perlu mengetahui kebutuhan informasi audiens. Pemuasan juga bisa dilakukan dengan motivasional dengan pendekatan argumentasi, rasional, dan emosi audiens. Pemuasan emosional digunakan untuk mengubah perilaku audiens. Akan tetapi ada hambatan yaitu audiens cenderung tidak mau berubah untuk hal baru. Penentuan ide pokok untuk menemukan cara mencapai tujuan tertentu bisa dilakukan dengan brainstorming. Brainstorming dilakukan melalui beberapa cara : story teller tour, random list, CFR (Conclusion Finding Recommendation)Worksheet, question and answer chain, dan journalist approach.

Dalam seleksi saluran perlu dipertimbangkan beberapa hal yaitu tingkat kepentingan, formalitas, kompleksitas,kerahasian, emosi, biaya, dan harapan audiens. Saluran lisan memiliki kelebihan cepat mendapat feedback dan menyampaikan pesan, audiens merasa nyaman, reaksi audiens terbaca, dan ekonomis. Bentuk saluran lisan adalah percakapan, wawancara, diskusi, seminar, lokakarya, pelatihan, pidato, dan presentasi. Saluran lisan informal itu tidak terstruktur tapi ide lancer. Saluran lisan formal terjadi saat RUPS, presentasi, dan penganugerahan. Alat Bantu yang digunakan adalah film, video, rekaman, LCD, dan slide.

Saluran tulisan memiliki kelebihan yaitu lebih teratur karena komunikator sempat merencanakan dan mengendalikan isi pesan. Bentuknya adalahsurat, memo, dan proposal.Setelah Memperoleh gambaran mengenai berbagai macam bentuk saluran komunikasi baik formal maupun informal langkah berikutnya adalah melakukan perencanaan pesan-pesan bisnis, yang mencakup pesan yang tertulis maupun lisan.

Perencanaan bisnis merupakan satu langkah strategis bagi pencaaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. Makalah ini akan menjelaskan tentang perencanaan pesan-pesan bisnis yang difokuskan pada perencanaan pesan-pesan bisnis secara tertulis.

Pemahaman Konsep Komposisi

Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi 3 tahap, yaitu :

1. Perencanaan, proses perencanaan meliputi 3 tahapan penting yang perlu penting yang perlu diperhatikan, yaitu ;

• mendefinisikan tujuan,
• menganalisis audiens,
• memilih saluran dan media komunikasi yang akan digunakan.
• Revisi,kalau ternyata belum sesuai, perlu dilakukan pengecekan sekaligus revisi atau perbaikan seperlunya, sehingga apa yang telah direncanakan sebelumnya dapat dicapai seefektif mungkin.

Penentuan Tujuan

1. Mengapa tujuan harus jelas, tujuan yang jelas akan membantu mengarahkan untuk mencapai tujuan yang dikehendaki. Di samping itu, penentuan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi akan dapat membantu proses membantu pengambilan keputusan yang mencakup, antara lain:

• Keputusan untuk meneruskan pesan
• Keputusan untuk menanggapi audiens
• Keputusan untuk memusatka isi pesan
• d. Keputusan untuk menetapkan media yang akan digunakan

2. Tujuan komunikasi bisnis Secara umum ada 3 tujuan komunikasi bisnis, yaitu:

• Memberi informasi, adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain.
• Melakukan persuasi, adalah melakukan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan benar.
• . Melakukan kolaborasi, adalah melakukan kerja sama antara seseorang dengan orang lain
  3.Cara Menguji Tujuan Penentuan tujuan yang baik tentunya harus mudah diaplikasikan dalam dunia nyata. Oleh karena itu, untuk menguji apakah suatu tujuan tersebut sudah baik atau belum, diperlukan pengujian dengan 4 pertanyaan sebagai berikut:
• Apakah tujuan tersebut realistik? (Dalam arti bahwa ide atau gagasan yang hendak disampaikan dapat disesuaikan dengan kemampuan yang ada, seperti kemampuan finansial, manajerial, sumber daya, dan teknis operasional)
• Apakah waktunya tepat? (Dalam menyampaikan suatu ide atau gagasan, hendaknya dipertimbangkan masalah ketepatan waktu)
• Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat? (Ketidaktepatan dalam menentukan siapa yang layak untuk menyampaikan suatu pesan akan berpengaruh terhadap efektivitas penyampaian suatu pesan)

4. Pertimbangan Pengiriman Pesan Sebelum menetapkan maksud untuk mengirimkan pesan, ada faktor yang perlu dipertimbangkan yang meliputi hal-hal berikut :

1. Tujuan yang realistis. Pada umumnya orang tidak mudah untuk cepat berubah. Oleh karena itu jika seseorang mempunyai tujuan yang mendasar sebaiknya disampaikan secara realistis.
2. Ketepatan waktu. Waktu yang tepat merupakan faktor penting dalam pengiriman dan penyampaian pesan. Jika seseorang atau organisasi sedang mengalami perubahan, pesan dapat disesuaikan dengan keadaan yang berlangsung sampai dengan segala sesuatu menjadi stabil dan ada perhatian terhadap pesan yang disampaikan.
3. Ketepatan orang yang mengirimkan pesan. Meskipun semua tugas yang diberikan dapat diselesaikan tanpa bantuan orang lain, pihak atasan mungkin memiliki kesempatan yang lebih baik dalam menyelesaikan pekerjaan yang ditugaskan kepada seseorang.
4. Tujuan yang selaras dengan tujuan organisasi. Seorang karyawan harus bekerja sesuai dengan tujuan organisasi. Hal ini memiliki tujuanm agar setiap komunikasi yang terjadi didalamnya dapat berjalan dengan baik tanpa ada hambatan yang disebabkan oleh perbedaan persepsi.

Analisis Audiens

1. Cara Mengembangkan Profil Audiens

• a. Menentukan ukuran dan komposisi audiens
• b. Siapa audiensnya
• c. Reaksi audiens
• d. Tingkat pemahaman audiens
• e. Hubungan komunikator dengan audiens

2. Cara Memuaskan Audiens akan Kebutuhan Informasi

• a. Temukan atau cari apa yang diinginkan oleh audiens
• b. Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan
• c. Berikan semua informasi yang diperlukan
• d. Pastikan bahwa informasinya akurat
• e. Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audiens

3. Cara Memuaskan Kebutuhan Motivasional Audiens Beberapa jenis pesan bertujuan memotivasi audiens untuk mau mengubah perilaku mereka. Akan tetapi, pemberian motivasi ini sering kali mengalami hambatan. Hal ini disebabkan kecenderungan dari audiens untuk tidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal yang baru. Salah satu cara untuk mengatasinya adalah dengan memberikan argumentasi yang bersifat rasional. Meskipun pendekatan dengan menggunakan argumentasi ini , merupakan cara yang baik untuk menarik audiens, perlu juga untuk mencoba menggunakan pendekatan emosi audiens.

Mengembangkan profil audiens dengan cara :

• Menentukan ukuran dan komposisi audiens

Audiens dalam jumlah besar akan menunjukkan perilaku yang berbeda dengan audiens yang jumlahnya sedikit, diperlukan teknik komunikasi yang berbeda pula. Untuk audiens yang berjumlah kecil, materi dapat dikemas dalam suatu laporan sederhana untuk dipresentasikan. Sebaliknya, untuk audiens dalam jumlah yang besar, materi sebaiknya dibuatkan makalah atau laporan dengan gaya atau format penulisan yang formal.

• Menentukan siapa audiensnya

Bila audiens yang dituju lebih dari satu orang, perlu diidentifikasikan yang paling dominan yang paling dominan diantara mereka.

• Mengetahui bagaimana reaksi audiens

Setelah mengetahui audiens selanjutnya perlu diketahui reaksi yang mungkin dimunculkan dari audiens tersebut. Jika audiens yang terlibat merupakan orang yang kurang kritis, maka presentasi sebaiknya disajikan langsung pada bagian kesimpulan dan saran, perlu dihindari melakukan diskusi karena akan kurang efektif.

• Mengetahui pemahaman audiens

Dalam penyampaian pesan-pesan, perlu diperhatikan hal-hal yang menyangkut diri audiens, seperti latar belakang audiens, pendidikan, usia serta pengalaman. Jika terjadi perbedaan yang terlalu jauh dengan komunikator maka perlu diputuskan seberapa besar audiens tersebut harus dididik

• Mengetahui bagaimana hubungan antara komunikator dengan audiens

Jika antara komunikator dan audiens belum saling mengenal, maka tugas seorang komunikator menyampaikan sesuatu atau pesan dengan penampilan yang meyakinkan. Hal ini bertujuan agar audiens termotivasi untuk mendengar dan menyimak pembicaraan, sehingga pesan dapat tersampaikan dengan baik.

Memuaskan kebutuhan akan informasi audiens, dengan tahapan sebagai berikut:

• Menemukan keinginan audiens

Untuk dapat memenuhi kebutuhan informasi, maka komunikator harus dapat menemukan apa yang ingin diketahui oleh audiens dan segera memberikan informasi yang diminta.

Memberikan informasi secara keseluruhan beserta tambahannya

Harus dapat diusahakan setiap informasi penting yang diminta oleh audiens tidak terlewatkan. Perlu dilakukan pemeriksaan terlebih dahulu sebelum pesan disampaikan kepada audiens. Hal ini untuk mengantisipasi agar apa yang diminta audiens sesuai dengan yang diberikan oleh komunikator.

• Informasi yang diberikan harus akurat

Informasi yang disampaikan hendaklah informasi yang benar-benar akurat serta dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya. Jika terjadi kesalahan dalam penyampaian informasi, seorang komunikator perlu menyampaikan permohonan maaf serta serta segera memperbaikinya.

• Memilih ide-ide yang paling menarik bagi audiens

Berusaha untuk menemukan hal-hal penting yang bersifat menarik bagi audiens. Memberikan perhatian khusus pada hal tersebut agar audiens merasa terpuaskan dengan apa yang telah disampaikan.

1. Memuaskan kebutuhan motivasional audiens

Berusaha untuk mengubah pola pikir serta perilaku audiens melalui pendekatan argumentasi yang rasional. Beberapa jenis pesan, harus dirancang agar memiliki tujuan, memotivasi audiens untuk mengubah perilaku mereka.

Mengganbarkan Audiens

a. Analisis terhadap Audiens yang sudah dikenal biasanya relatif lebihmudah dilakukan tanpa harus melalui penelitian yang rumit. Demikian juga,reaksi atas pesan yang dikirim kepada orang yang sudah dikenal pada umumnya bisa diperkirakan.

b. Mengenali penerima primer. Apabila penerima terdiri dari beberapaorang, perlu dikenali orang-orang terpenting yang berpengaruh atau bertindaksebagai pengambil keputusan..

c. Menetapkan jumlah dan komposisi audiens. Jumlah penerima jugamemengaruhi pesan bisnis. Menulis pesan bisnis yang ditujukan hanya kepadasatu orang akan berbeda dengan pesan bisnis yang ditujukan kepada banyakorang.

d. Mengukur tingkat pemahaman audiens. Apabila penerima memilikilatar belakang yang sama dengan pengirim, maka pada umumnya merekadianggap memiliki pemahaman yang relatif sama terhadap suatu pesan.

e. Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yangdiperkirakan akan dilakukan oleh penerima.

f. Memenuhi kebutuhan informasi audiens. Pesan yang baik akan mampumemenuhi semua pertanyaan penerima. Memenuhi kebutuhan informasi penerimamerupakan salah satu kunci sukses pesan bisnis. Ada lima pedoman yang perludiperhatikan agar pesan bisnis mampu memenuhi kebutuhan informasi audiens,yaitu:

• Temukan apa yang ingin diketahui audiens. Tidak semuaaudiens pandai mengungkapkan apa yang ingin diketahuinya.
• Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan. Informasitambahan yang relevan perlu diberikan untuk mengantisipasi kebutuhaninformasi yang tidak disadari oleh audiens.
• Berikan semua informasi yang diperlukan oleh audiens. Ujilahkelengkapan pesan yang dikirim dengan berpedoman pada 5 W + 1 H(
• Pastikan bahwa informasi yang diberikan akurat. Dalam bisnis,ketepatan informasi harus dipastikan terlebih dahulu sebelum membuatkomitmen tertulis. Kaji ulang tanggal, jadwal, asumsi, perhitunganmatematika, atau keuangan untuk memastikan keabsahannya.
• Tekankan gagasan yang paling menarik bagi audiens.Diantara beberapa gagasan yang disampaikan, lakukan penekanan padagagasan yang paling menarik perhatian audiens.g. Memuaskan kebutuhan emosional dan praktis Audiens. Pesan yang bertujuan membujuk dan bekerja sama seringkali gagal mengubah keyakinan atau perilaku audiens. Hal penting yang harus diingat bahwa pesan bisnis disampaikankepada audiens yang juga melakukan kegiatan bisnis. Untuk mencapai tujuankomunikasi, diupayakan agar pesan bisnis menggunakan pendekatan emosionalaudiens, terstruktur, rasional, serta disusun dengan format yang menarik.

Cara Melakukan Pendekatan dalam Analisis Audien, beberapa diantaranya yaitu :

• Direct Observation Melakukan observasi langsung, observasi ini dilakaukan untuk mencari data kualitatif. Data kualitatif merupakan data yang berupa tulisan yang berisi tentang tingkah laku atau sifat manusia yang dapat diamatai  atau data yang tidak memerlukan literatur atau buku-buku untuk melakukan observasi tersebut. Dalam melakukan observasi ini kita hanya menggunakan lima alat indera kita. Observasi ini mmrupakan observasi yang paling mudah karena hanya mengandalkan alat indera kita saja.
• Inference Inference atau Memberikan kesimpulan merupakan perpanjangan logis dari direct observation. Setelah melakukan direct observation, kita membuat atau menarik kesimpulan mengenai audiens kita yang hadri pada saat melakukan pidato atau public speaking Data Sampeling Metode yang terakhir adalah data sampeling atau sampel data. Data sampeling ini kita memberikan angket atau kuisioner yang berupa pertanyaan atau pernyataan mengenai sebuah topik yang ingin diajukan oleh seorang yang akan melakukan public speaking dalam mencari tahu audiensnya. Data sampling menggunakan bukti statistik untuk mengukur dan menjelaskan karakteristik penonton. Beberapa cara untukmelakukan data sampeling yaitu :
• Basic Quisioner basic questionnaire adalah serangkaian pertanyaan lanjutan untuk menghasilkan data demografi dan sikap dari audiens. Basic quisioner atau kuiioner dasar ini sering digunakan oleh kebanyakan orang. Pertannyaannya yaitu berupa pertanyaan yang bentuknya seperti esay pada saat ulangan.
• Ordered Categories Ordered Categories memberikan isian yang bersifat memerintah. Contohnya : “urutkan hal yang paling Anda sukai sampai yang paling Anda tidak sukai.” Kata yang bersifat perintah pada contoh tersebut yaitu kata “urutkan”. Tempat untuk mengisi perintah tersebut biasanya berderet ke bawah.
• Like-type Testing Adalah ketika Anda membuat pernyataan, dan meminta Termohon (audiens) untuk mengukur kedalaman sentimen mereka  terhadap pernyataan itu positif, negatif atau netral. Kuisioner ini berupa memberikan tanggapan atau persetujuan mengenai suatu haldengan cara memberikan rating angka 1-5.
  
  

Penentuan Ide Pokok

Didalam komunikasi bisnis, dalam menentukan ide pokok biasanya dapat dilakukan melalui beberapa teknik, salah satunya adalah melalui teknik brainstroming. Apa itu teknik brainstroming dalam komunikasi bisnis, dan apa saja teknik-teknik didalamnya? berikut penjelasannya. Teknik Brainstorming merupakan suatu cara penentuan ide pokok dalam komunikasi bisnis dimana dilakukan melalui suatu pemikiran. Artinya bahwa melalui brainstorming maka pikiran akan dibiarkan untuk mencari beberapa kemungkinan yang dapat menjadi suatu ide pokok, mempertimbangkan tujuan dan fakta yang ada, hingga mempertimbangkan audience. Beberapa teknik brainstroming dalam komunikasi bisnis diantaranya adalah: Storyteller’s Tour Storytelller’s tour adalah teknik brainstorming yang biasa dilakukan melalui upaya untuk mendengarkan suatu cerita. Lewat cara mendengarkan tersebut, maka anda dituntut untuk dapat fokus terhadap alasan berkomunikasi, memahami poin-poin utama, memahami nada, rasionalitas, dan juga implikasi yang ada didalamnya. Dengan begitu maka anda dapat terbantu dalam pembuatan ide pokok dalam komunikasi bisnis. Random List Teknik selanjutnya adalah dengan mencoba menghubungkan ide-ide yang ada di pikiran anda dengan menuliskannya diatas sebuah kertas kosong. Dengan begitu anda dapat membaginya menjadi beberapa kelompok untuk ditarik suatu ide pokok. Teknik ini akan lebih banyak membantu anda dalam menentukan ide pokok secara lebih luas. Worksheet Jika didalam komunikasi bisnis yang anda jalani berupa suatu pemecahan masalah, maka teknik brainstorming yang dianjurkan adalah dengan menggunakan worksheet. Mengapa demikian? Karena didalam suatu worksheet  akan menyangkut atau mengandung tiga unsur yang penting pula dalam penentuan ide pokok. Ketiga unsur tersebut adalah conclusions, fingdings, dan recommendations atau yang biasa juga disebut sebagai CPR. Degan bantuan worksheet maka anda akan lebih mudah dalam menjelaskan atau menarik kesimpulan. Journalistic Approach Teknik selanjutnya dari teknik brainstorming dalam komunikasi bisnis adalah journalistic approach. Teknik ini juga dianggap sebagai salah satu langkah yang baik dalam penentuan ide  pokok, karena didalam journalistic approach biasanya akan terbiasa dengan pertanyaan maupun jawaban dari siapa, apa, kapan, bagaimana, dan juga dimana. Oleh sebab itulah, ide pokok yang terbuat dari teknik ini akan lebih jelas. Queston and Answer Chain Teknik terakhir dari teknik brainstorming dalam komunikasi bisnis adalah menggunakan teknik question and answer chain. Artinya bahwa dalam penentuan ide pokok didalam komunikasi atau pesan bisnis ini menggunakan bantuan dari perspektif audience. Teknik ini juga termasuk teknik yang efektif didalam suatu komunikasi bisnis. Itulah 5 teknik brainstorming dalam komunikasi bisnis, dimana sebenarnya masih ada 2 teknik lainnya didalam penentuan suatu ide pokok dalam perencanaan pesan bisnis. Kedua teknik atau cara tersebut adalah dengan bantuan petunjuk atasan dan juga dengan suatu kebiasaan.

Seleksi Saluran dan Media

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui dua saluran, yaitu saluran lisan dan tertuis. Pilihan mendasar antara berbicara atau menulis tergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut. Saluran komunikasi lisan merupakan saluran yang paling banyak di gunakan dalam bisnis, komunikasi itu antara lain, percakapan antara dua orang secara langsung (tatap muka), melalui telpon, wawancara, pidato, seminar, pelatihan, dan presentasi bisnis. Saluran itu di sukai karna sederhana, spontan, nyaman, praktis, ekonomis dan memiliki kemampuan yang lebih tinggi dalam memberikan umpan balik (feed back). Saluran komunikasi tertulis Pesan-pesan tertulis dalam bisnis di buat dalam berbagai bentuk, misalnya surat, memo, proposal, dan laporan. Pilihan kata dalam pesan tertulis duilakukan dengan hati-hati untuk mempertahankan nada sopan dan bersahabat, kekurangannya adalah umpan balik secara langsung yang tidak bias di peroleh dengan waktu cepat.

Saluran    komunikasi terdiri  atas   saluran    komunikasi    lisan    (oral communication)  dan tertulis  (written  communication).  Pemilihan saluran  dan media komunikasi disesuaikan dengan sifat pesan, waktu, formalitas, sumber dana dan harapan penerima.

Komunikasi tertulis

ialah komunikasi yang dilakukan yang melalui sebuah tulisan yang dilakukan dalam kegiatan surat menyurat yang melalui pos, telegram, telexaf, fax, e-mail dan sebagainya. Dalam dunia bisnis komunikasi tertulis ini terbilang sering dilakukan. Contoh bentuk komunikasi tertulis misalnya ketika melakukan surat-menyurat bisnis, seperti :

• ·        Membuat dan mengirim surat teguran kepada nasabah yang menunggak pembayarannya.
• ·        Membuat dan mengirim surat aduan ( claim ) kepada pihak lain.
• ·        Membuat dan mengirim surat penolakan kerja.
• ·        Membuat dan mengirim surat penawaran harga barang kepada pihak lain.
• ·        Membuat dan mengirim surat konfirmasi barang kepada pelanggan.
• ·        Membuat dan mengirim surat pemesanan barang ( order ) kepada pihak lain.
• ·        Membuat dan mengirim surat permintaan barang kepada pihak lain.
• ·        Membuat dan mengirim surat kontak kerja kepada pihak lain.
• ·        Member informasi kepada pelanggan yang meminta informasi produk-produk baru.

Bentuk-Bentuk Komunikasi Tertulis

Berikut ini terdapat beberapa bentuk-bentuk komunikasi tertulis, terdiri atas:

1. Surat dan Memo, diklasifikasikan kedalam 4 kategori:

• ·        permintaan/permohonan langsung
• ·        rutin, berita dan pesan–pesan  yang baik
• ·        berita–berita yang tidak baik
• ·        pesan–pesan persuasif

2. Laporan

Prinsip-Prinsip Komunikasi Tertulis

Berikut ini terdapat beberapa prinsip-prinsip komunikasi tertulis, terdiri atas:

• ·        Completeness (Lengkap)
• ·        Conciseness (Ringkas)
• ·        Consideration (Pertimbangan)
• ·        Concreteness (Konkrit)
• ·        Clarity (Jelas)
• ·        Courtesy (Sopan)
• ·        Correctness (Benar)
• ·        Persyaratan Penulisan Komunikasi Tertulis

Berikut ini terdapat beberapa persyaratan penulisan komunikasi tertulis, terdiri atas:

• ·        Ditulis dalam format ayau bentuk yang menarik ;
• ·        Memilih maksud dan tujuan;
• ·        Menggunkan bahasa yang mudah dimengerti;
• ·        Penggunaan bahasa yang baik dan benar;
• ·        Penggunaan bahasa disesuaikan dengan kemampuan pemahaman dari pihak pembaca;
• ·        Mencerminkan pengertian terhadap masalah-masalah yang dihadapi atau yang dituju;
• ·        Hindari penggunaan kata atau kalimat yang dapat membingungkan pembaca;
• ·        Menunjukkan budi bahasa dan kewajiban penulis.

Saluran Komunikasi Lisan (Oral Communication)

Komunikasi  lisan mencakup  kegiatan-kegiatan  seperti percakapan  antara  dua orang atau  lebih,  percakapan dengan  media  telepon, wawancara  kerja,  diskusi, seminar,   lokakarya,  pidato,   presentasi,   dan  seiring   perkembangan   teknologi

terdapat  bentuk  komunikasi lisan  yang  memanfaatkan kecanggihan  teknologi seperti teleconference, menggunakan webcam, danlain-lain.Kelebihan  dari komunikasi  lisan  adalah mampu  memberikan  umpan balik (feedback) dengan segera, dapat mengetahui dengan langsung reaksi dari audiens, serta  dapat  memberikan informasi-informasi  tambahan   yang relevan  dengan materi. Komunikasi lisandipilih jika pesan yang disampaikan sederhana dan tidak memerlukan  cacatan permanen.  Media  atau alat  bantu  yang digunakan  dalam komunikasi lisan seperti film, proyektor LCD, pengeras suara, dan banyak media bantu    lain, dimana  semua  bertujuan untuk  mempermudah  pemahaman dari audiens

Penulisan Dan Penyelesaian pesan pesan Bisnis

Pengertian Pengorganisasian Pesan-Pesan Bisnis

Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh, dan merupakan salah satu factor penentu keberhasilan komunikasi. Setelah merencanakan pesan, langkah selanjutnyamenuangkan pesan tsb.Khususnya dalam bentuk tulisan, dapat pula diterapkan untukkomunikasi lisan. Dimulai dengan menyusun kata-kata, kalimat, paragraf sertamenentukan ilustrasi dan keterangan yg dpt membantu mengekspresikan ide pokok.

Hal-Hal Yang Menyebabkan Pesan-Pesan Tak Terorganisasi Dengan Baik

Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pimpinan kepada para bawahannya, kadangkala tak terorganisasi dengan baik. Hal ini menjadikan pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apa yang dikehendaki. Mengapa hal ini bisa terjadi? Tidak terorganisasinya komunikasi dengan baik dapat disebabkan oleh beberapa hal sebagai berikut:
1. Bertele-tele Seringkali pesan pembuka awal sebuah surat terlalu panjang hingga mencapai beberapa paragraf, baru kemudian masuk ke topik bahasan. Dengan kata lain, pesan-pesan awal terlalu bertele-tele, pembaca memerlukan waktu yang cukup lama untuk memahami maksud pesan-pesan yang disampaikan
2. Memasukkan Bahan-bahan yang Tidak Relevan Faktor berikutnya adalah adanya informasi yang tidak relevan, dan tidak penting, dalam pesan yang disampaikan kepada audiens. Informasi yang tidak relevan, di samping membuang-buang waktu, juga dapat membuat pesan-pesan yang disampaikan menjadi kabur, tidak jelas dan sulit dipahami. Oleh karena itu, sebaiknya hanya informasi yang relevan dan penting saja yang disampaikan kepada audiens.
3. Menyajikan Ide-ide Secara Tidak Logis Penyebab selanjutnya adalah adanya ide-ide yang tidak logis dan tidak terkait dengan topik bahasan yang disampaikan pada audiens. Hal ini menyebabkan ketidak lancaran komunikasi, karena audiens akan sulit memahami poin-poin penting yang disampaikan.
4. Informasi Penting Kadangkala Tidak Tercakup Dalam Pembahasan Apabila pesan-pesan yang tidak relevan, pesan-pesan yang tidak penting, dan pesan-pesan yang bersifat bombastis lebih dominan, ada kecenderungan poin-poin yang penting justru terlupakan dari topik pembahasan. Karena asyik membahas hal-hal yang hanya bersifat pelengkap atau pendukung saja, poin-poin yang seharusnya memperoleh porsi bahasan yang lebih besar menjadi terabaikan.
Keempat masalah tersebut sering terjadi dalam komunikasi bisnis. Oleh karena itu, hal-hal tersebut perlu memperoleh perhatian yang seksama bagi para komunikator.

Pentingnya Pengorganisasian Yang Baik

Dengan mengatur ide-ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi, motivasi maupun praktis bagi para audiens. Mengorganisasi pesan-pesan secara baik adalah suatu tantangan bagi komunikator. Untuk dapat mengorganisasi pesan-pesan dengan baik, ada 4 hal yang perlu diperhatikan, yaitu: 1. Subjek dan tujuan haruslah jelas. 2. Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan. 3. Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis. 4. Semua informasi yang penting harus sudah tercakup.
Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu audiens memahami pesan yang disampaikan, membantu audiens menerima pesan, menghemat waktu audiens, dan mempermudah pekerjaan komunikator. a. Membantu Audiens Memahami Suatu Pesan Dengan mengemukakan poin-poin penting secara jelas, menyusun ide-ide secara logis dan runtut, dan memasukkan semua informasi yang relevan dalam pesan, audiens dengan mudah akan memahami maksud/ tujuan pesan. b. Membantu Audiens Menerima Suatu Pesan Pengorganisasian pesan-pesan yang baik di samping membantu audiens dalam memahami maksud pesan, juga membantu audiens untuk dapat menerima isi pesan tersebut. Misalnya, seorang konsumen yang mengadukan masalah pembelian suatu produk kepada manajer toko, namun memperoleh jawaban yang tidak menyenangkan atau mengecewakannya. Mungkin saja surat jawaban yang diberikan telah disusun logis sehingga dapat dipahami maksudnya, namun tidak dapat diterima oleh konsumen karena gaya bahasa yang digunakan terlalu menusuk pada sasaran (to thepoint). c. Menghemat waktu Apabila suatu pesan tidak terorganisasi dengan baik, penyampaiannya akan menghabiskan waktu audiens. Mengapa demikian? Salah satu tujuan pengorganisasian pesan-pesan yang baik adalah penyampaian informasi atau ide-ide yang relevan saja. Dengan hanya menyampaikan informasi yang relevan, waktu audiens akan dapat dihemat. Disamping itu, audiens dapat dengan mudah mengikuti alur pemikiran pesan yang di sampaikan, tanpa harus memeras otak dan mengerutkan dahi. d. Mempermudah Pekerjaan Komunikator Pengorganisasian pesan-pesan yang baik dapat membantu pekerjaan komunikator, sehingga dapat selesai lebih cepat dan hemat waktu. Hal ini merupakan faktor yang sangat penting dalam dunia bisnis, di mana penyelesaian pekerjaan berjalan dengan baik, cepat, dan efisien. Dengan mengetahui apa yang ingin disampaikan, dan mengetahui cara menyampaikannya, rasa percaya diri komunikator akan meningkat. Semakin tinggi rasa percaya diri komunikator, semakin cepat dan efisien ia menyelesaikan pekerjaan.

Pengorganisasian Pesan-Pesan Melalui Outline

Pada dasarnya, untuk mencapai pengorganisasian yang baik diperlukan dua proses tahapan, yaitu Anda mendefinisikan dan menggolongkan ide-ide; kemudian Anda menetapkan urutan ide-ide dengan perencanaan organisasional terpilih secara hati-hati. 1. Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide-ide Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar bagi setiap komunikator yang harus dipecahkan. Jika materinya memang lemah, tidak memiliki suatu gaya yang menarik, maka akan mengaburkan fakta yang ada. Cepat atau lambat, audiens akan menyimpulkan bahwa Anda benar-benar tidak mempunyai sesuatu yang bernilai sedikit pun. Apakah Anda menelepon, membuat 3 paragraf surat, atau menulis laporan 200 halaman, Anda akan mulai dengan mendefinisikan isi materinya. Semakin panjang dan kompleks, maka semakin penting tahap pertarna ini. Apabila Anda menyusun pesan yang panjang dan kompleks, maka outline sangat diperlukan dan menjadi penting artinya. Mengapa demikian? Hal ini karena dengan adanya outline akan membantu Anda memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lainnya. Di samping itu, outline juga akan menuntun Anda untuk mengkomunikasikan ide-ide dengan cara yang lebih sistematik, efisien, dan efektif Melalui perencanaan yang baik outline akan membantu Anda mengekspresikan transisi antara ide-ide, sehingga audiens akan mengerti dan memahami pola pernikiran Anda. Susunan suatu outline secara garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga golongan:
a. Mulailah dengan Ide Pokok Ide pokok akan membantu Anda dalam menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan. Ide pokok tersebut dapat dirangkum ke dalam dua hal, yaitu: (1) apa yang Anda inginkan terhadap audiens untuk melakukannya atau memikirkannya; (2) alasan yang mendasar mengapa mereka harus melakukan atau memikirkannya. Ide pokok merupakan titik awal untuk membuat outline. b. Nyatakan Poin-poin pendukungyang Penting Setelah menetapkan ide pokok pesan yang akan disampaikan, maka tahap kedua adalah menyusun poin-poin pendukung yang penting sebagai pendukung ide-ide pokok tersebut. c. Ilustrasi dengan Bukti-bukti Tahap ketiga dalam menyusun outline adalah memberikan illustrasi dengan mengemukakan bukti-bukti yang berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti-bukti yang dapat disajikan, maka outline yang Anda buat akan menjadi semakin baik. 2. Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional Setelah Anda mendefinisikan dan menggolongkan ide-ide Anda, Anda siap untuk memutuskan bagaimana urut-urutannya. Untuk dapat menentukan urutannya, ada dua pendekatan penting, yaitu: a. Pendekatan Langsung Pendekatan langsung (direct approach) sering disebut juga dengan istilah pendekatan deduktif (deductive approach), di mana ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti bukti-bukti pendukungnya. Gunakan pendekatan ini bila reaksi audiens cenderung positif atau menyenangkan. b. Pendekatan Tak Langsung Pendekatan tak langsung (indirect approach) sering disebut juga dengan istilah pendekatan induktif (inductive approach), di mana bukti-bukti muncul terlebih dahulu, kemudian diikuti dengan ide pokoknya. Gunakan pendekatan ini, bila reaksi audiens cenderung negatif atau tidak menyenangkan.
Kedua pendekatan dasar tersebut dapat diterapkan baik untuk pesan-pesan singkat (memo dan surat) maupun pesan-pesan formal atau panjang (laporan, usulan, dan presentasi). Untuk memilih di antara kedua alternatif tersebut, Anda harus menganalisis bagaimana reaksi audiens terhadap maksud/tujuan dan pesan-pesan yang Anda sampaikan. Setelah Anda menganalisis kemungkinan reaksi para audiens dan memilih suatu pendekatan umum, maka Anda dapat memilih rencana organisasional yang paling cocok sebagai berikut : a. Direct Request Jenis/tipe pesan bisnis yang paling umum digunakan adalah penyampaian yang langsung pada poin yang dituju. Direct request (permintaan langsung) dapat berbentuk surat maupun memo. Misalnya, Anda tertarik terhadap suatu produk baru dan Anda ingin sekali mengetahui berbagai hal tentang produk tersebut seperd karakteristik, harga, cara pembayaran, dan sebagainya, maka Anda dapat membuat surat permintaan langsung. Permintaan langsung menggunakan pendekatan langsung, karena langsung pada poin yang dituju. b. Pesan-pesan Rutin, Good News, atau Goodwill Jika Anda memberikan informasi rutin sebagai bagian dari bisnis tetap Anda, para audiens kemungkinan akan menjadi netral. Jika Anda mengumumkan penurunan harga, menerima suatu undangan, atau ucapan selamat dari teman sejawat, para audiens akan senang mendengarnya. Jadi, pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill lebih cocok dengan menggunakan pendekatan langsung. c. Pesan-pesan Bad News Jika Anda mengumumkan penolakan suatu. lamaran, menolak kredit, perampingan karyawan, penurunan pangkat, maka audiens Anda umumnya akan kecewa atau tidak senang mendengarnya. Oleh karena itu, pendekatan yang dapat diterapkan adalah pendekatan tak langsung. Jika Anda mempunyai berita yang kurang menyenangkan (bad news) cobalah untuk menempatkannya pada bagian. pertengahan surat dengan menggunakan bahasa yang halus. d. Pesan-pesan Persuasif Bila audiens benar-benar sangat tidak tertarik terhadap pesan-pesan yang Anda sampaikan, maka pesan-pesan persuasif (persuasive messages) dapat digunakan dan pendekatannya adalah dengan cara tak langsung. Untuk melakukan penagihan pinjaman dan penjualan produk, pendekatan yang digunakan adalah persuasi. Anda perlu membuka pikiran audiens Anda dengan melakukan persuasi, sehingga mereka dapat memahami fakta yang ada. Kebanyakan pesan-pesan singkat dapat menggunakan salah satu dari keempat dasar rencana organisasional. Tetapi, untuk pesan-pesan yang lebih panjang, seperti pembuatan laporan dan presentasi, perlu pola yang lebih kompleks untuk menangani semakin banyaknya informasi. Pola-pola tersebut dapat dibedakan ke dalam dua kategori, yaitu informasional dan analitikal.

Penulisan Pesan Pesan Positif Dan Rutin

Pengertian pesan-pean rutin

Pesan-pesan rutin

Pengertian Pesan Rutin Pesan rutin adalah pesan yang berkaitan dengan kegiatan bisnis sehari-hari yang berulang, perlu dilakukan atau dijawab secepatnya,  Pesan rutin sangat beragam dengan menggunakan pendekatan langsung  seperti; surat masuk, surat keluar, memo, yang berisi pesanan barang, keluhan, rekomendasi, permintaan informasi, kredit, penawaran. Pesan rutin umumnya pendek dan sederhana. Pesan rutin akan efektif apabila menerapkan strategi yang jelas. Seperti :

• (Pembuka)

1.Nyatakan permintaan Anda secara sopan, tidak menuntut dan personal  spesifik dan tepat.

2.Jelaskan dan berikan alasan pada permintaan Anda

• (Isi).

1.Beri alasan bahwa permintaan anda penting.

2.Jelaskan setiap potensi manfaat bila merespon permintaan anda.

3.Perincilah permintaan yg kompleks ke dalam daftar permintaan. 4.Mintalah dilakukan tindakan spesifik

• (Penutup)

1.Informasikan kontak yanng dapat dihubungi untuk memenuhi permintaan Anda.

2.Ekspresikan rasa terima kasih Anda

3.Nyatakan dengan jelas setiap tenggat waktu permintaan Anda. (Bovee & Thill, 2007)

Keunggulan dan Kelemahan

Keunggulan:

Meningkatkan pemahaman secara komprehensif (menyeluruh) ketika pertama kali membaca suatu pesan.

Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah anda lakukan.

Menghemat waktu bagi pembaca karena mereka dapat segera mengetahui apa maksud pesan tersebut dan juga dapat  memutuskan segera pada bagian mana yang perlu memperoleh perhatian dan yang tidak perlu pehatian seksama.

Kelemahan:

Orang cenderung menyampaikan suatu pesan berdasarkan cara berfikirnya

Kesulitan untuk mengubah pola pikir yang cenderung “to the point”, hal ini terkait dengan pola pendidikan sebelumnya yang telah diajarkan sebelumnaya.

Bentuk-Bentuk Permintaan Rutin

·        Permintaan untuk pihak internal. Biasanya permintaan pihak internal dikomunikasikan secara lisan, namun dapat juga dalam bentuk tertulis. Bentuk permintaan rutin dalam bentuk tertulis yang paling umum dipakai oleh pihak internal adalah memo.

·        Permintaan untuk pihak eksternal –Permintaan informasi ke pihak eksternal dapat berupa pesanan, klaim, permohonan kredit dan undangan. Apabila permintaan dilakukan sebagai tanggapan atas suatu iklan, maka perlu dicantumkan informasi mengenai dimana dan kapan iklan dibaca atau dilihat.

Contoh Pesan-Pesan Rutin

TOKO SUMBER REZEKI

Jl. Mayjen Haryono 163 Malang

Nomor : 123/TR/2/2013

Hal : Pesanan Yth. Direktur Pemasaran

Malang, 12 Oktober 2013

     PT Mekar Elektrik Jl. Siwalan 56 Mojokerto Sehubungan dengan surat penawaran Saudara nomor 25/PB/X/2013 tanggal 10 Oktober 2013, kami bermaksud memesan beberapa barang elektronik sebagai berikut; 1. Mesin cuci 7 kg 10 unit warna putih 2. Televisi 21 inchi 9 unit warna silver 3. Pompa air Sanyo 1 unit - Sedangkan cara pembayaran, cara pengiriman, potongan harga serta garansi sesuai dengan penawaran Saudara. Kami berharap agar pesanan tersebut dapat kami terima paling lambat tanggal 27 Oktober 2013 Demikian, dan kami tunggu kabar dari saudara secepatnya.

Pengertian Pesan-Pesan Positif

      Pesan positif adalah pesan-pesan bisnis yang memberikan kesan menyenangkan kepada pihak lain, yang meliputi goodnews dan goodwill Pengorganisasian permintaan pesan rutin dan positif menggunakan pendekatan langsung (deduktif ).

 Pesan kabar baik (good news), adalah surat yang  Contoh : menginformasikan kabar baik atau berita yang menyenangkan.  good news tentang pekerjaan, Kenaikan gaji, Lamaran pekerjaan  Contoh good dikabulkan, Promosi jabatan, Tunjangan hari raya (THR)  news tentang Produk , Pemberian diskon , Layanan purna jual , Garansi ,Persetujuan kredit

·        Goodwill adalah suatu perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk menjaga hubungan bisnis. Pelaku bisnis dapat mendorong hubungan baik dengan berbagai pihak, seperti pelanggan, pemasok atau pelaku bisnis lainnya dengan penyampaian pesan-pesa secara bersahabat yang secara tak langgusng berkaitan dengan tujuan bisnis.

Strategi Penulisan Pesan-Pesan Positif

      Ketika sedang merespons secara positif penyampaian pesan-pesan good news dan goodwill, seseorang dapat menggunakan pendekatan langsung (direct approach). Hal itu dilakukan karena pembaca pada umumnya tertarik atas apa yang ingin disampaikan.

Untuk lebih jelasnya, berikut ini adalah penjelasan tambahan yang berkaitan dengan komponen penting dalam penulisan pesan-pesan positif:

           a. Ide-ide pokok yang jelas

           b. Penjelasan rinci

           c. Penutup surat

Contoh Pesan-Pesan Positif

     Selamat bergabung di PT Abadi. Sejumlah kandidat telah diwawancara, tetapi latar belakang pendidikan dan pengalaman membuat anda menjadi yang terbaik untuk mendapatkan posisi sebagai Sales Sebagaimana telah kita diskusikan, gaji anda sebesar Rp. 4.000.000 per bulan. Kami ingin anda mulai bekerja pada hari Senin, tanggal 4 Nopember 2013. Silahkan datang ke kantor saya pukul 09.00 pagi. Saya akan memberikan orientasi mendalam tentang PT Abadi dan membicarakan berbagai tunjangan perusahaan yang tersedia bagi anda.  Setelah makan siang Natasia akan membawa anda ke bagian pemasaran dan membantu anda mengetahui tugas dan tanggung jawab anda sebagai Sales Manager. Saya menunggu untuk bertemu dengan anda tanggal 4 Nopember 2013 Menyampaikan pesan positif dengan nada bersahabat dan menyambut Menjelaskan semua detail yang diperlukan.

Strategi Penulisan Permintaan Pesan-pesan Rutin dan Pesan-pesan Positif

Pemesanan produk baru kepada suatu perusahaan, pengiriman produk kepada pelanggan, pemberitahuan kebijakan bagi semua karyawan, pemberian penghargaan bagi karyawan yang loyal bagi perusahaan, atau pemberian ucapan selamat kepada karyawan/pegawai yang berprestasi baik, merupakan kegiatan-kegiatan rutin dalam dunia bisnis.

Kebanyakan pesan-pesan rutin, good news, dan goodwill diminati oleh pembaca karena pesan-pesan tersebut berisi informasi yang diperlukan untuk melakukan kegiatan bisnis setiap hari. Jika pesan-pesan itu tidak  memerlukan suatu hal yang khusus, ditunjukan kepada audiens dengan perbedaan budaya  minimal, atau audiens yang cenderung tertarik pada apa yang ingin disampaikan atau bersikap netral, gunakan pendekatan langsung (direct aaproach) atau deduktif (deductive approach) untuk mengorganisasi pesan-pesan bisnis.

Keunggulan:

• Meningkatkan pemahaman secara komprehensif (menyeluruh) ketika pertama kali membaca suatu pesan.
• Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah anda lakukan.
• Menghemat waktu bagi pembaca karena mereka dapat segera mengetahui apa maksud pesan tersebut dan juga dapat  memutuskan segera pada bagian mana yang perlu memperoleh perhatian dan yang tidak perlu pehatian seksama.

Kelemahan:

• Orang cenderung menyampaikan suatu pesan berdasarkan cara berfikirnya
• Kesulitan untuk mengubah pola pikir yang cenderung “to the point”, hal ini terkait dengan pola pendidikan sebelumnya yang telah diajarkan sebelumnaya.

1. Strategi Permintaan Pesan-Pesan rutin Pada umumnya, permintaan pesan-pesan rutin merupakan hal yang normal atau lazim dalam kegiatan bisnis. Dengan menggunakan pendekatan langsung untuk permintaan pesan-pesan rutin, apa yang diminta pada bagian awal/permulaan dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis merupakan suatu hal yang perlu mendapat perhatian.
2. Strategi Penulisan Pesan-Pesan Positif Ketika sedang merespons secara positif penyampaian pesan-pesan good news dan goodwill, seseorang dapat menggunakan pendekatan langsung (direct approach). Hal itu dilakukan karena pembaca pada umumnya tertarik atas apa yang ingin disampaikan.

Untuk lebih jelasnya, berikut ini adalah penjelasan tambahan yang berkaitan dengan komponen penting dalam penulisan pesan-pesan positif:

a. Ide-ide pokok yang jelas

b. Penjelasan rinci

c. Penutup surat

Pesan-pesan Good News dan Goodwill

Pesan-pesan yang telah disampaikan kemungkinan akan berhasil jika pembaca memperoleh kesan-kesan yang menyenangkan, atau paling tidak mereka dapat menerima pesan-pesan yang disampaikan dengan baik.

Good will tentang pekerjaan

Bagaimana medapatkan pelamar kerja yang cocok dan memilih orang-orang yang tepat untuk pengisian lowongan kerja merupakan pekerjaan yang tidak mudah. Oleh karena itu, suatu organisaisi yang membutuhkan karyawan baru harus betul-betul melakukan proses seleksi dan rekrutmen secara tepat sesuai dengan yang dikehendaki.

Good news tentang produk

Untuk menjaga para pelanggannya, perusahaan dapat mengembangkan strategi bisnisnya dengan penetapan harga produk yang kompetitif, produk yang berkualitas, pemilihan metode promosi yang tepat, dan pemilihan saluran distribusi yang tepat pula.

Pesan-pesan Goodwill

Goodwill adalah suatu perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk menjaga hubungan bisnis. Pelaku bisnis dapat mendorong hubungan baik dengan berbagai pihak, seperti pelanggan, pemasok atau pelaku bisnis lainnya dengan penyampaian pesan-pesa secara bersahabat yang secara tak langgusng berkaitan dengan tujuan bisnis.

Menulis Jawaban Positif

Banyak memo dan surat-surat bisnis ditulis untuk memberikan tanggapan atas suatu pesan maupun adanya permintaan tertentu. Untuk memberikan jawaban atas berbagai permintaan informasi yang positif tersebut, dapat digunakan pendekatan langsung yang dimulai dengan pernyataan yang positif dan menyenangkan, dan diakhiri dengan pernyataan hormat atau penghargaan pada orang lain.

Surat konfirmasi pesan

Salah satu surat bisnis yang paling sederhana adalah membuat surat konfirmasi (confirmation letter), yang menjelaskan kepada pelanggan bahwa pesanan produknya telah diterima.

Menjawab permintaan informasi

Setiap permintaan itu penting, baik dari dalam maupun luar organisasi. Pendapat orang lain terhadap suatu organisasi bisnis, produk, maupun departemen, akan dipengaruhi oleh bagaimana kesigapan anda dalam menangani permintaan tersebut. Akan tetapi, memenuhi setiap permintaan pelanggan bukanlah pekerjaan yang mudah.

a. menjawab permintaan dengan penjualan potensial

b. menjawab permintaan tanpa penjualan

Menangani Permintaan Kredit Rutin

Suatu negara yang sedang berkembang seperti negara kita tidak dapat dilepaskan dari dana pinjaman alias kredit dari berbagai lembaga donor internasional, seperti IMF, World Bank, ADB, mapun Islamic Development Bank untuk melakukan pembangunan di berbagai bidang. Kredit pada dasarnya adalah bentuk kepercayaan yang diberikan oleh suatu lembaga keuangan bank maupun nonbank kepada nasabah untuk berbagai kepentingan.

1. Persetujuan Kredit Surat persetujuan kredit merupakan surat yang memberikan good news kepada pihak lain. Pembuka surat persetujuan kredit berisi ide-ide pokok yang berkaitan dengan persetujuan pemberian kredit kepada nasabah tersebut.
2. Memberikan Referensi Kredit Di negara-negara maju seperti Amerika Serikat, sebagian besar permohonan kredit diperiksa secara elektronik atau umumnya menggunakan program komputer secara online. Terminal komputer dihubungkan secara langsung ke beberapa kantor cabang yang mereka miliki.

Surat Rekomendasi dan Pemberitahuan

Surat rekomendasi (reconedaion letters) bagi kalangan tertentu bukanlah hal yang baru, apalagi dalam dunia bisnis. Bagi dunia bisnis, pemberian surat rekomendasi dilakukan oleh mereka yang memiliki posisi penting suatu perusahaan.

Surat rekomendasi merupakan salah satu bentuk informasi positif yang berkaitan erat dengan orang. Surat rekomendasi memiliki beberapa karakteristik, antara lain:

1. Nama lengkap (untuk keperluan melanjutkan studi atau mencari kerja)

2. Pekerjaan atau manfaat yang diharapkan pemohon

3. Penulis sedang menjawab suatu permohonan atau atas inisiatif sendiri

4. Hakikat hubungan anatara penulis dan pemohon

5. Fakta-fakta yang relevan dengan posisi/kedudukan yang dicari.

Surat rekomendasi biasanya bersifat rahasia sehingga pemohon tidak diperkenankan melihat isi surat rekomendasi tersebut.

Memo

Memo atau memorandum adalah surat yang digunakan oleh pimpinan untuk menyampaikan suatu pesan-pesan singkat yang berupa pemberitahuan, permintaan atau hal-hal lain dalam suatu organisasi. Komponen penting dalam sebuah memo mencakup kepada siapa memo tersebut ditujukan, dari siapa, tentang hal apa, tanggal pembuatan atau penulisan memo, penyampaian memo berasal dan pimpinan kepada pimpinan yang lain (sederajat) atau dari pimpinan kepada pegawai dan karyawan.

Di dalam praktiknya, relatif jarang penggunaan memo yang berasal dari karyawan kepada pimpinan dalam suatu organisasi bisnis. Memo merupakan bentuk dari naskah dinas intern (catatan tertentu) yang bersifat mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan, saran dan pendapat kedinasan. Sifatnya informal, untuk mengingatkan, mengungkapkan atau menginformasikan sesuatu masalah dalam hubungan yang kurang resmi atau bersifat pribadi. Di beberapa Negara Anglo Sakson dan bekas daerah pengaruhnya digunakan istilah memo (memory atay memorandum), sedangkan di Negara Eropa Daratan atau Negara bekas pengaruhnya digunakan istilah nota (note).

Dalam ranah hukum, laporan memorandum sangat pendek (satu hingga tiga halaman). Andaikan laporannya lebih dari satu halaman, maka harus membuat bagian ringkasan sebelum bagian pengenalan supaya pembaca tidak perlu membaca seluruh memorandum untuk memahami pesan yang disampaikan. Tujuan menulis laporan memorandum adalah untuk menyampaikan laporan yang ringkas lagi padat dengan secepat mungkin kepada pihak yang berkepentingan. Penekanan utama adalah pada keputusan. perbincangan, dan kesimpulan dengan maklumat minimum tentang perincian uji kaji, kecuali jika perincian tersebut penting kepada [analisis]] data.

Pembuat dan penandatangan

Memorandum dibuat oleh pejabat dalam satu lingkungan instansi atau satuan organisasi sesuai dengan tugas, wewenang dan tanggungjawabnya. Pembuatan dan penandatanganan memorandum menurut Permenpan Nomor 80 tahun 2012 adalah sebagai berikut.

Menteri

Sekretaris Instansi

Dirjen

Deputi

Staf Ahli

Asdep/Kabid/Kasudit

Kasubid/Kasubag/Kasi^[3

Susunan

• Bagian kepala

Kop dinas, berisi nama instansi atau satuan organisasi yang ditulis simetris diletakan di tengah atas atau pada sebelah kiri atas. Kop diketik pada saat mengetik memorandum, kecuali memorandum yang ditandatangani oleh Menteri atau Pejabat Negara. Kop naskah dinas harus menggunakan Lambang Negara.

Kata memorandum harus ditulis di tengah dan menggunakan huruf kapital.

Kata nomor ditulis di bawah kata Memorandum dan ditulis dengan huruf kapital.

Kata Yang terhormat (Yth.) ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri dengan titik sebagai tanda singkatan.

Kata Dari ditulis dengan menggunakan huruf awal kapital.

Kata Hal ditulis dengan menggunakan huruf awal kapital.

Kata Tanngal ditulis dengan menggunakan huruf awal kapital.

• Batang tubuh

Batang tubuh memorandum terdiri dari alinea pembuka, bagian isi dan penutup yang ditulis singkat, padat dan jelas.

• Kaki

Bagian kaki memorandum terdiri dari tanda tangan pemberi dan penerima kuasa, nama pejabat yang berwenang, dan tembusan (jika perlu).

Surat pesanan

alah satu penawaran yang memikat dan komersial akan mendatangkan konsumen untuk membeli barang, iklan maupun makanan yang ditawarkan melalui surat pesanan. Surat Pesanan merupakan surat yang ditulis oleh calon konsumen yang diarahkan kepada calon pedangan ataupun pengecer untuk membeli salah satu barang yang diperlukan.

Dalam menulis surat pesanan perlunya tidak terlalu terburu-buru, namun kudu dipelajari dahulu secara cermat tentang isi permintaan yang ada.

---

Ciri-Ciri Surat Pesanan

Berikut adalah ciri-ciri surat pesanan antara lain sebagai berikut:

Terdapat nama dan jumlah barang yang akan dipesan

Adanya kejelasaan pembayaran

Terdapar jenis dan tipe barang yang dipesan.

Terdapat Cara pengiriman atau cara penyerahan yang dikehendaki.

Terdapat Waktu penyerahan atau waktu pengiriman yang diinginkan.

Adanya kop/kepala surat.

Menyertakan waktu transaksi.

Bahasa yang digunakan resmi (baku).

Menjelaskan pihak penjual dan pembeli.

Bersifat deskriptif, argumentatif dan persuasif.

Terdapat perincian objek (barang/jasa) yang dijual.

Isinya berkaitan dengan barang atau layanan jasa perniagaan.

---

Tujuan Surat Pemesanan Barang

Tujuan dari surat pemesanan barang yaitu tentu saja untuk memesan suatu barang atau jasa yang di inginkan oleh perorangan ataupun instansi, Adanya surat pemesanan barang yaitu agar apa yang dipesan jelas dan sesuai dengan maksud.

Baca Lainnya :  Pengertian MLM

---

Fungsi Surat pesanan

Berikut adalah fungsi surat pesanan antara lain sebagai berikut:

Sebagai tolak ukur kualitas suatu barang.

Sebagai pedoman untuk pengiriman suatu barang.

Sebagai barometer maju tidaknya suatu perusahaan.

Sebagai pedoman untuk menentukan besar kecilnya suatu pembayaran.

---

Bagian Bagian Surat Pesanan Barang

Berikut adalah bagian-bagian surat pemesanan barang yang harus anda lengkapi diantaranya yakni:

• Kop Surat, merupakan kop surat dari anda sebagai calon pembeli, baik itu perusahaan, instansi pemerintahan, lembaga, maupun suatu organisasi.
• Nama Kota dan Tanggal, merupakan nama kota dimana surat tersebut diterbitkan dan tanggal dari penerbitan surat tersebut.
• Nomor Surat, merupakan penomoran surat berurut dari suatu badan usaha ataupun kelompok lainnya.
• Perihal, merupakan inti singkat dari isi surat yang anda kirimkan. Untuk bagian ini bisa anda isi dengan kalimat Pesanan Barang, dilanjut dengan jenis barang yang ingin anda pesan.
• Lampiran, merupakan berkas yang dilampirkan pada surat. Jika anda tidak melampirkan berkas apapun, maka tidak perlu mengisi bagian lampiran surat.
• Tujuan, merupakan pihak yang anda tuju pada surat tersebut. Dalam hal ini, pihak tujuan adalah pihak supplier atau penyedia barang yang ingin anda beli.
• Salam Pembuka, merupakan ucapan salam sebelum memasuki bagian isi surat. Pada bagian ini anda bisa menulis Dengan hormat, yang memang paling sering digunakan.
• Isi Surat, merupakan bagian terpenting pada setiap surat. Pada bagian ini anda bisa menyebutkan mengenai barang yang ingin anda beli beserta jumlahnya. Anda pun bisa mencantumkan mengenai tata cara pembayaran yang akan anda lakukan atas pembelian barang barang tersebut.
• Salam Penutup, merupakan ucapan terimakasih dan harapan agar pesanan anda segera diproses dan segera dikirimkan jika anda berada pada kota yang berbeda dengan pihak supplier.
• Nama dan Tanda Tangan, merupakan nama dan tanda tangan pimpinan ataupun pejabat/staff yang ditunjuk oleh pimpinan untuk menanda tangani surat tersebut.

contoh suarat pesanan

Dalam menjalankan sebuah perusahaan, tentu ada banyak contoh dan jenis surat yang digunakan. Adapun jenis - jenis surat yang dipergunakan oleh perusahaan disebut dengan surat dinas maupun surat resmi. Salah satu contoh surat yang paling sering digunakan oleh perusahaan adalah contoh surat pesanan barang.

Contoh surat pesanan barang merupakan salah satu jenis surat niaga yang dibuat oleh pembeli yang isinya tentang permintaan pembelian terhadap suatu barang tertentu, yang ditujukan kepada pihak penjual, baik itu perorangan maupun pihak perusahaan. Dengan menggunakan surat pesanan, maka berarti kita sudah menyetujui beberapa hal atau peraturan yang mungkin dibuat oleh perusahaan tersebut.

Dalam menulis surat pesanan barang tidaklah begitu susah, hanya saja perlu menulisnya dengan cara penulisan surat resmi. Adapun penulisan surat resmi harus dengan menggunakan bahasa yang sopan dan penggunaan ejaan yang disempurnakan.

Diterbitkannya surat pesanan barang bisa disebabkan oleh berbagai hal, seperti balasan dari surat penawaran maupun atas inisiatif sendiri. Ketika memerlukan suatu barang tertentu dan sudah mengetahui perusahaan yang menjula barang tersebut, maka anda bisa langsung mengirimkan surat pesanan.

PT GILANG KENCANA

Peralatan dan Mesin Kantor

Dr. Sumeru No. 59 Bogor 16610, Ph. (02151) 8635745, Fax. (0251) 8645725

Email: [[1]]

20 Mei 2014

Nomor            : 034/GK/V/2013                                                                  

Hal                  : Pesanan Alat Elektronik

Yth. Marketing Manager

PT DAMOS INDAH

Jl. K.S Tubun No. 1 TANGERANG

BANTEN

Dengan hormat,

Surat Saudara No. 016/DI/V/2013 tentang penawaran berbagai peralatan elektronik telah kami terima, dan kami mengucapkan terima kasih atas penawaran tersebut.

Kami tertarik dengan penawaran tersebut dan berharap Saudara dapat mengirimkan :

1.      200 unit Mesin Hitung merk “CASIO”

2.        25 unit Mesin Foto Copy merk “XEROX”

3.     100  unit Mesin Tik Elektronik merk “DIGITAL”

Harga seluruhnya  dikurangi rabat 10% dan ongkos angkut, akan kami bayar tunai pada waktu barang sampai di gudang kami.

Kami harap minggu depan kiriman Saudara sudah dapat kami terima.

Hormat kami,

PT GILANG KENCANA

M. Faizal, S.Kom, MT

Direktur

Tembusan :

ager    1. Manager Pemasaran

           2. Arsip

Surat pengaduan atau keluhan

Surat pengaduan (complaint) adalah surat tertulis di mana seseorang melaporkan pengalaman atau situasi yang buruk. mengeluh: mengeluh, mengungkapkan ketidakpuasan atau opini negatif. Contoh surat ini seperti keluhan kepada: barang, pengaduan masyarakat, ke polisi, penawaran barang.

Jenis Surat Keluhan

Surat pengaduan memiliki jenis dan alasan yang berbeda dan tergantung pada hal itu, surat pengaduan dapat dikategorikan sesuai.

Bergantung pada tingkat organisasi atau individu, surat ini dapat berupa:

1. Surat keluhan pribadi

Ketika sebuah surat ditulis pada tingkat pribadi oleh seseorang, itu disebut Surat Keluhan Pribadi. Ini ditulis oleh konsumen untuk mendapatkan pengembalian dana, mengganti produk, dll. Ini juga ditulis untuk keluhan terkait layanan atau masalah apa pun yang memengaruhi individu atau masyarakat pada umumnya.

2. Surat keluhan profesional

Ketika sebuah surat ditulis atas nama sebuah organisasi, itu disebut Surat Keluhan Profesional. Surat-surat ini mendapat dukungan dari sebuah organisasi dan sebagian besar terkait dengan barang dan layanan profesional maupun pemerintahan.

Contoh surat balasan pengaduan barang karena rusak dalam pengiriman

[KOP SURAT] PT. Bintang Mandiri

Jln. Kartika No. 1674 – Jakarta Selatan

Telp. (021) 1122 3344 ~Fax. (021) 1122 5566 ~ Mobile. (08111) 111 222 333

Website: www.xxxxx.com Email: info@xxxxx.com

================================================================

20 Mei 2020

Nomor  : 002/ADUAN/V/2020

Hal        : Penggantian Kerusakan

Lamp    :  1 (satu) Lembar Faktur

Kepada Yth. Pemilik Toko Elektronik Elektro

Jl. Salihara No.44, RT.14/RW.10, Ps. Minggu, Kec. Ps. Minggu, Kota Jakarta Selatan, DKI Jakarta 12520, Indonesia

Dengan hormat,

Surat Saudara tertanggal 14 Mei 2020 dengan Nomor: 12/00CS/IIV/34 mengenai perihal pengaduan kerusakan barang/produk, telah kami terima dengan penuh perhatian.

Sehubungan dengan surat Saudara tersebut, kami segera melakukan konfirmasi dan pengecekan. Berdasarkan kroscek yang telah kami lakukan ternyata karyawan kami telah melakukan kesalahan dalam proses kemas sehingga menyebabkan barang pesanan Saudara mengalami kerusakan.

Atas kejadian tersebut, kami selaku badan usaha mohon maaf yang sebesar-besarnya dan akan lebih memperhatikan pesanan Saudara agar tidak ada kejadian berulang.

Kami akan mengirimkan 5 unit Oven yang baru sebagai bentuk penggantian barang pesanan Saudara yang mengalami kerusakan dan faktur asli pesanan atas nama Saudara.

Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

PT. Bintang Mandiri

Kamila Kamil

Manajer Pemasaran

Contoh Surat Balasan Pengaduan Barang karena Rusak dan penggantian

[KOP SURAT] PT Akbar Jaya

Jl. Jatipadang Utara No.4, RT.2/RW.5, Pejaten Bar., Kec. Ps. Minggu, Kota Jakarta Selatan, DKI Jakarta 12540, Indonesia

Telp. (021) 1122 3344 ~Fax. (021) 1122 5566 ~ Mobile. (08111) 111 222 333

Website: www.xxxxx.com Email: info@xxxxx.com

Nomor  : 12/BPB/X/2020

Lamp     :  1 (satu) lembar

18 Oktober 2020

Kepada

CV Jaya Rekayasa

Plaza Oleos Lt.5, Jl. TB Simatupang, RT.5/RW.7, Ragunan, Kec. Ps. Minggu, Kota Jakarta Selatan, DKI Jakarta 12520, Indonesia

Hal        : Balasan Pengaduan Barang

Dengan hormat,

Surat Saudara yang kami terima tertanggal 13 Okober 2020 dengan Nomor: 11/PKB/X/2020 perihal pengaduan kerusakan barang, telah kami terima dengan penuh perhatian.

Sehubungan dengan surat tersebut, kami segera mengirimkan teknisi untuk memperbaiki Mesin Cuci yang mengalami kerusakan.

Kami mohon maaf yang sebesar-besarnya atas kerusakan barang tersebut dan kami akan lebih memperhatikan pesanan Saudara selanjutnya agar tidak terjadi kejadian serupa.

Kami juga berinisiatif menawarkan kepada Saudara, apabila Saudara berkenan menukarkan Mesin Cuci merk “Uchida” dengan merk “Panasonic” yang mutunya lebih baik, namun harganya sedikit lebih tinggi. Untuk memperjelas, kami juga melampirkan brosur produk sebagai informasi.

Atas perhatian Saudara, kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami,

Akbar Jaya

Putri Aurora

Manajer Penjualan

Penulisan Pesan Pesan Negatif

Menulis pesan negatif

Tiga langkah proses menulis untuk hal pesan yang negatif maupun positif

a)      Langkah 1 : Merencanakan Pesan Anda.

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan sebelum perencanaan dapat dilakukan menganalisa situasi, mendapatkan apa yang para audiens inginkan, memilih media yang tepat untuk pesan dan para audiens, mengorganisasi informasi secara efektif.

b)      Langkah 2 : Menulis Pesan Anda.

Menulis pesan dimulai dengan mengadaptasi pendekatan anda bagi audiens anda. Lebih sensinstiv pada audiens anda dengan cara mempertahankan suatu sikap anda, bersikap sopan, menekankan yang positif, dan menggunakan bahasa yang bebas bias.

Biasakan mengadopsi untuk melakukan pendekatan langsung pada pesan negativ dan positive. Terbuka dengan pernyataan yang jelas tentang gagasan utama, mencakup semua rincian yang diperlukan dalam tubuh, dan kemudian tutup dengan ramah..

c)      Langkah 3 : Melengkapi Pesan Anda.

Tidak peduli seberapa singkat atau langsung pesan yang disampaikan, dampaknya maksimal dengan memberikan diri anda banyak waktu untuk : Merevisi pesan, menghasilkan pesan, mengoreksi pesan, mendistribusikan pesan

Mengembangkan Pesan-Pesan Negatif

Menciptakan pesan-pesan yang efektif secara cepat :

1.    Sebelum mengorganisasi poin utama sebuah pesan, penting untuk memilih pendekatan langsung atau tidak langsung

2.    Sebelum benar-benar menyusun pesan Anda, bersikaplah sensitif pada variasi antarbudaya atau antarpenerima internal dan eksternal

3.    Untuk memenuhi spirit penerima tetap fokus, pastikan Anda mempertahankan standar etika yang tinggi

Memilih Pendekatan yang Terbaik

2 pendekatan yang digunakan adalah langsung dan tidak langsung, untuk menyampaikan pesan-pesan negatif. Ketika Anda langsung menyampaikan beberapa berita buruk pada seserorang, Anda menggunakan pendekatan langsung. Ketika Anda mencoba mengurangi dampak berita buruk dengan mempermudah cara mengatakannya melalui percakapan sebelum menyampaikan berita buruk. Anda menggunakan pendekatan tidak langsung. Kemungkinannya adalah Anda elah mengembangkan perasaan secara insting dalam menentukan pendekatan dalam banyak situasi.

Beberapa pertanyaan yang dapat membantu :

*        Apakah berita buruk tersebut akan membuat syok?

     Pendekatan lagsung adalah baik untuk situasi bisnis yang orang sudah mengetahui kemungkinan menerima berita berita buruk. Namun, jika berita buruk mungkin membuat pembacanya syok, gunakan pendekatan tidak langsung untuk membantu mereka siap menerimanya.

*        Apakah pembaca lebih suka pesan-pesan pendek yang langsung ke pokok masalahnya?

     Pandai-pandai dalam melihat situasi dan kondisi. Pilihalah pilihan yang terbaik dalam penyampaian pesan

*        Seberapa penting berita ini bagi pembaca tersebut?

     Untuk scenario minor atau skenario rutin, pendekatan langsung hampir selalu yang terbaik. Namun, bila pembaca mempunyai investasi emosional pada situasi tersebut atau konsekuensi bagi pembaca sangat besar, pendekatan tidak langsung sering kali yang terbaik karena pendekatan ini memberikan Anda kesempatan untuk menyiapkan pembaca itu untuk menerima berita Anda

*        Apakah anda perlu mempertahankan hubungan kerja yang dekat dengan pembaca pesan?

     Pendekatan tidak langsung mempermudah untuk mengurangi pukulan dari berita buruk dan oleh karena itu menjadi pilihan yang lebih baik bila Anda butuh melestarikan hubungan yang baik

*        Apakah anda perlu menarik perhatian pembaca?

     Tarik perhatian dari pembaca denagn memberikan pendekatan langsung apabila penerima sering kali mengabaikan. Pesan tidak langsung yang ditulis dengan buruk yang mengaburkan berita buruk mungkin menjadi penyebab utama mengapa orang tersebut mengabaikan Anda

*        Apa gaya yang disukai oleh organisasi anda?

     Pesan langsung yang kasar dapat menggangu atau membuat marah orang di sebuah perusahaan yang terbiasa pada gaya tidak langsung dan lembut. Sebaliknya, orang yang terbiasa pada pesan-pesan langsung mungkin menjadi tidak sabar dengan, atau bahkan tidak percaya pada, pendekatan tidak langsung

*        Seberapa banyak komunikasi lanjut yang Anda inginkan?

     Bila Anda ingin engurangi respons dari pembaca Anda, pendekatan langsung memberi sinyal yang lebih efektif bahwa pesan Anda adalah final. Namun, bila Anda menggunakan pendekatan tidak langsung untuk menyatakan daftar alasan-alasan sebelum mengumumkan keputusan, Anda membiarkan pintu tetap terbuka untuk respons lebih lanjut dari pembaca Anda,yang kadanng-kadang merupakan strategi yang terbaik

Menggunakan Pendekatan Langsung secara Efektif

Menyatakan berita buruk di awal mempunyai dua keuntungan

1.      Memperpendek pesan

2.      Memberikan waktu yang lebih singkat bagi penerima untuk mencapai ide  pokok pesan tersebut

Buka dengan penyataan yang jelas tentang berita buruk

Bila berita buruk teresbut sangat mengahncurkan, pertahankan nada yangtenang dan professional yang tetap fokus pada berita yang disampaikan dan bukan pada kegagalan individual. Pastikan penerima pesan memahami berita dengan segera, tanpa membaca alas an mengapa berita itu buruk

Berikan alasan-alasan dan tambahan informasi

Dalam beberapa situasi, penjelasan dalam bentuk pernyataan tentang bagaimana Anda berencana memperbaiki atau merespon berita buruk adalah suatu ide yang baik. Beberapa ahli menyarankan bahwa sebuah perusahaan seharusnya tidak pernah minta maaf, bahkan ketika perusahaan itu tahu telah melakukan kesalahan karena permintaan maaf dapat dianggap sebagai pengakuan salah. Namun, beberapa Negara bagian, termasuk California, Georgia, Massachusetts, dan Texas, baru-baru ini mengeluarkan hukum yang secara spesifik mencegah ekspresi simpati agar tidak digunkan sebagai bukti kewajiban hukum

Tutup dengan catatan positif

Setelah Anda menjelaskan berita negatif, tutup pesan tersebut dengan positif, tetapi tetap jujur dan penuh penghormatan

Menggunakan Pendekatan Tidak Langsung secara Efektif

Pendekatan tidak langsung membantu para pembaca bersiap untuk menerima berita buruk dengan cara menyampaikan terlebih dulu alasan-alasan dari berita buruk tersebut. Namun tujuannya bukan untuk mengaburkan berita buruk, menundanya, atau membatasi tanggung jawab, tujuan utamanya adalah untuk meredam pukulan dan membantu para pembaca menerima situasi yang ada. Ada empat langkah dalam menyampaikan pesan negatif menggunakan pendekatan tidak langsung, yaitu:

• 1.    Buka dengan sebuah penyangga. Langkah pertama dalam menggunakan pendekatan tidak langsung adalah dengan menggunakan sebuah penyangga, yaitu sebuah pernyataan yang netral dan tidak kontroversial yang sangat berhubungan dengan pokok pesan. Sebuah penyangga membangun landasan yang sama dengan pembaca pesan. Penyangga yang baik dapat mengekspresikan penghargaan anda karena menjadi orang yang perhatian, meyakinkan pembaca tentang perhatian anda pada permintaan mereka, atau mengindikasikan pemahaman anda pada kebutuhan pembaca tersebut. Penyangga yang baik juga harus relevan dan tulus.

Contoh:

Berikut adalah beberapa macam respon yang dapat diberikan kepada seorang manajer departemen permintaan yang meminta staff pembantu sementara dari departemen anda (permintaan yang tidak mungkin dipenuhi karena baru saja terjadi perampingan tenaga kerja di setiap departemen)

• Berikan alasan-alasan dan informasi tambahan. Sebuah penyangga yang efektif berfungsi sebagai batu pijakan kebagian selanjutnya dari pesan yang ingin anda sampaikan, dimana anda membangun penjelasan dan informasi yang akan mencapai puncaknya dalam berita negatif anda. Sebelum anda benar-benar mengatakan “tidak”, pembaca mengikuti urutan alasan anda dan siap dengan jawaban yang akan diberikan. Dengan memberikan alasan yang efektif, dapat membantu mempertahankan fokus pada isu-isu yang ada di tangan dan meredakan emosi yang secara signifikan selalu mengikuti berita buruk.

•    Lanjutkan dengan pernyataan yang jelas tentang berita buruk. Setelah memaparkan alasan-alasan dengan baik dan logis, sekarang secara psikologis pembaca telah siap menerima berita buruk yang ingin disampaikan. Ada tiga teknik untuk menangani berita buruk dengan hati-hati:

·         Kurangi tekanan pada berita buruk.

Contohnya dengan mensubordinasikan berita buruk dalam sebuah kalimat kompleks:

Departemen kami sedang kekurangan tenaga kerja, jadi saya akan membutuhkan semua staff saya paling tidak untuk dua bulan kedepan.

·         Gunakan pernyataan pengandaian.

Tujuannya untuk menyiratkan bahwa penerima dapat menerima, atau mungkin suatu hari akan menerima jawaban yang baik agar dapat memotivasi penerima pesan.

Ketika anda sudah memiliki pengalaman lebih banyak mengenai manajerial, silahkan untuk melamar kembali

• Tutup dengan catatan positif

. Kesimpulan dari pendekatan tidak lagsung adalah peluang anda untuk menekankan rasa hormat bagi penerima pesan, walaupun and baru saja menyampaikan pesan yang tidak menyenangkan. Ekspresikan harapan terbaik tanpa harus berakhir dengan catatan yang keliru. Bila ada sudut positif, dapat anda tambahkan di akhir pesan. Apapun jenis kesimpulan yang anda gunakan, sebaiknya mencakup hal-hal berikut ini:

• ·         Jaga agar tetap positif.

Jangan merujuk pada, mengulang, atau meminta maaf karena berita buruk yang anda sampaikan, dan jangan mengekspresikan setiap keraguan bahwa alasan anda akan diterima pembaca. (hindari mengatakan, “Saya pecaya keputusan kami adalah keputusan terbaik yang dapat diberikan saat ini”)

• ·         Optimis tentang masa depan.

Jangan mengantisipasi masalah yang akan terjadi ke depan. (hindari mengatakan, “Bila anda mempunyai masalah lebih lanjut, tolong beri tahu kami”)

•  ·         Jadilah orang yang percaya diri.

Jangan tunjukan keraguan apapun tentang mempertahankan orang untuk tetap menjadi partner anda (hindari mengatakan, ”Kami harap anda akan terus melakukan bisnis dengan kami”)

Bagian penutup dari sebuah pesan adalah hal terakhir yang kemungkinan besar akan diingat oleh penerima, maka cobalah membuat memori yang positif.

Ketika memberikan tanggapan atas keluhan pelanggan mengomunikasikan permasalahan tentang pesanan, atau memberitahukan perubahan kebijakan perusahaan yang dapat memperngaruhi citra organisasi bisnis secara negatif, ada tiga yang perlu diperhatikan yaitu:

(1) Penyampaian bad-news,

(2) Penerimaan pesan tersebut,

(3) Menjaga good will sebaik mungkin dengan audiens.

Menciptakan Audience-Centered Tone

Nada atau intonasi dalam menyampaikan Bad-News mampu memberikan kontribusi yang cukup penting bagi efektivitas penyampaian pesan-pesan bisnis yang didukung dengan tiga tujuan secara spesifik :

a)     Membantu audiens mengerti bahwa bad news menggambarkan suatu keputusan yang tegas.

b)     Membantu audiens mengerti bahwa keputusan itu adil.

c)     Membantu audiens agar tetap memberikan goodwill bagi perusahaan

Memilih Pendekatan Organisasional

Ada dua pendekatan organisasional yang dapat diterapkan dalam menyampaikan pesan-pesan yang kurang menyenangkan bagi audiens (Bad-News), yaitu Perencanaan Tak Langsung dan Perencanaan Langsung.

a. Perencanaan Tak Langsung

Merupakan pendekatan yang familiar atau lazim digunakan untuk penulisan pesan-pesan yang mempunyai dampak kurang menyenangkan kepada audiensDalam pendekatan organisasional perencanaan tak langsung terdapat 4 bagian penting yaitu :

1.  Pembuka (Pernyataan netral).

2.  Alasan ( Penjelasan logis ).

3.  Bad news ( Nyatakan bad news ).

4.  Penutup ( Positif, bersahabat, dan menyenangkan )

b. Perencanaan Langsung

Suatu pesan yang kurang menyenangkan yang di organisir melalui perencanaan langsung akan diawali dengan suatu pernyataan bad news, selanjutnya diikuti dengan berbagai alasan yang mendukungnya, dan diakhiri dengan penutup yang bersahabat. Suatu pendekatan dapat diterapkan jika:

1)   Penerima pesan lebih menyukai pesan langsung ke poin yang dituju.

2)   Pesan tersebut memunyai pengaruh yang kecil terhadap si penerima pesan.

3)   Pesan disampaikan secara empati.

Mengkomunikasikan Informasi dan Jawaban Negatif

Dalam dunia bisnis, seringkali memberikan jawaban langsung sebagai bentuk penolakan, atau ketidaksetujuan terhadap sesuatu, menjadi hambatan dalam berkomunikasi.

Bad-News Tentang Produk

Ketika anda ingin menyampaikan Bad-News tentang produk, pertanyaannya adalah pendekatan mana yang akan dipilih: Pendekatan langsung atau Pendekatan tak langsung.

Penolakan Kerja Sama

Apabila seseorang meminta informasi atau partisipasi dalam suatu kegiatan tertentu, sementara itu anda tidak dapat memenuhi permintaan, anda dapat menggunakan pendekatan langsung atau tidak langsung.

Penolakan Undangan

Bila harus mengatakan “Tidak” atas suatu undangan teman bisnis, anda dapat menggunakan pendekatan organisasional, pendekatan langsung dan pendekatan tak langsung.

Penyampaian Bad News ke Pelanggan

Ketika anda ingin menyampaikan pesan Bad-News kepada penlanggan atau calon pelanggan anda, perlu diperhatikan bagaimana menjaga pembaca anda tetap merasa baik dan dapat meneruskan hubungan bisnis di kemudian hari.

Bad-News tentang Pesanan

Ada beberapa alasan mengapa perusahaan menyampaikan pesan-pesan bad- news tentan pesanan (orders). Bila anda hanya memenuhi sebagian pesanan produk pelanggan anda dapat menggunakan pendekatan organisasional tak langsung, yang isi paragraf pembukanya adalah good news bahwa sebagian produk pesanannya dapat dipenuhi.

 Penolakan Surat Pengaduan dan Keluhan

Dalam melakukan penolakan atas surat pengaduan (claim letters) yang diajukan oleh pelanggan, sebaiknya anda perlu menghindari penggunaan bahasa yang mempunyai dampak negatif bagi mereka. Secara umum untuk menjawab penolakan suart aduan, kita dapat menggunakan pendekatan organisasional perencanaan tak langsung,dimana kita menyatakan penolakan tersebut pada bagian pertengahan surat.

Mengganti Produk

Seorang pelanggan dapat saja meminta atau rumusan suatu produk yang baru saja habis terjual atau produk yang sudah tidak diproduksi lagi. Apabila kita merasa yakin bahwa pelanggan dapat menyetujui produk pengganti, maka kita dapat mengirim produk pengganti tersebut kepada pelanggan. Tetapi jika kita ragu-ragu, maka kita dapat mengirimkan surat kepada pelanggan disertai cara pemesanannya. Pendekatan yang dapat digunakan dalam kaitannya dengan penggantian suatu produk adalah menggunakan pendekatan organisasional perencanaan tak langsung.

Tidak Memenuhi Pesanan

Kadang kala anda tidak dapat memenuhi pesanan baik sebagian maupun degan produk pengganti (infillable orders). Apabila hal ini terjadi, tugas anda adalah menyatakan secara tegas bahwa anda tidak dapat memenuhi pesanan dari pelanggan Anda.

Bad News tentang Orang

Para manajer sering kali dihadapkan pada suatu keputusan yang tidak menguntungkan bila harus menyampaikan bad-news kepada para karyawannya. Surat bagi calon manajer mungkin dapat ditulis dengan pendekatan langsung.

Penolakan Menulis Surat Rekomendasi

Bagaimana Anda menulis surat penolakan untuk menulis surat rekommendasi ( recommendation letters ) ? Pada prinsipnya dalam menulis surat penolakan atas surat rekomendasi dapat dilakukan dengan menggunakan pendekatan organisasional langsung dan tak langsung. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan penolakan surat rekomendasi adalah kemukakan apa alasan atas penolakan tersebut, nyatakan secara ringkas dan jelas.

Penolakan Lamaran Pekerjaan

Dalam dunia bisnis pengisian lowongan kerja merupakan hal yang biasa. Untuk dapat mengisi lowongan kerja , para perncari kerja harus menulis surat lamaran kerja ( job application letters ). Untuk memberikan jawaban surat lamaran kerja yang memenuhi persyaratan yang telah ditentukan, maka pendekatan organisasional perencanaan langsung dapat digunakan. Namun, untuk penolakan surat lamaran kerja yang tidak memenuhi persyaratan yang telah ditentukan dapat menggunakan pendekatan organisasional perencanaan tak langsung.

Surat Penolakan Kredit

Surat penolakan kredit oleh suatu organisasi tentu saja dapat disebabkan oleh berbagai alasan, baik yang berkaitan dengan persyaratan administrasi yang tidak lengkap, tujuan kredit yang tidak sesuai dengan kebijakan organisasi, maupun karakteristik atau kondite peminjam yang kurang baik.

Untuk memberikan jawaban kepada pemohon kredit, maka kita dapat menggunakan pendekatan organisasional perencanaan tak langsung. Pada bagian awal nyatakan secara netral, kemudian berikan penjelasan secukupnya, termasuk adanya fakta-fakta pendukung. Selanjutnya, pada bagian akhir surat, kita dapat menyampaikan kata penutup yang hangat dan bersahabat.

Memberikan Penilaian Kinerja Negatif Penilaian kinerja adalah suatu evaluasi oleh manajer untuk seorang karyawan dan mungkin bersifat formal atau informal. Dibutuhkan beberapa kemampuan komunikasi lain seperti rentang luas dalam hal keahlian dan strategi sebagaimana dibutuhkan untuk menilai kinerja. Tujuan utama dari penilaian ini adalah memperbaiki kinerja karyawan dengan: 1.      Menekankan dan menjelaskan syarat pekerjaan 2.      Memberikan umpan balik pada karyawan tentang usaha mereka dalam memenuhi syarat tersebut 3.      Memberikan panduan usaha yang kontinu dengan mengembangkan sebuah rencana tindakan, yang termasuk di dalamnya balas jasa dan peluang-peluang Selain memperbaiki kinerja karyawan, penilaian kinerja membantu perusahaan mengatur standar organisasi dan mengkomunikasikan nilai-nilai organisasi.      Penilaian kinerja yang positif ataupun yang negative mempunyai beberapa karakteristik yang sama: Nada penilaian adalah objektif dan tidak bias, bahasa yang digunakan tidak menghakimi, dan focus penilaian adalah pemecahan problem. Selain itu, untuk meningkatkan objektivitas, makin banyak organisasi member umpan balik pada para karyawannya dari berbagai macam sumber.      Sulit mengkritik para karyawan secara tatap muka, dan sama dengan sulitnya memasukkan kritik dalam evaluasi kinerja secara tertulis. Namun, bila Anda memecat seorang karyawan karena tidak kompeten dan evaluasi kinerja karyawan tersebut positif semua, karyawan tersebut dapat menuntut perusahaan Anda, menghalangi Anda dalam mencari alasan untuk memberhentikan karyawan tersebut. Juga, perusahaan Anda dapat dituntut karena kelalaian bila kecelakaan disebabkan oleh seorang karyawan yang menerima sebuah evaluasi negative tetapi tidak menerima tindakan untuk perbaikannya (seperti pelatihan). Pastikan evaluasi kinerja yang anda buat seimbang dan jujur.
Panduan dalam memberikan penilaian kinerja negative: ·         Hadapi problem yang ada dengan segera. Menghindar dari problem penilaian hanya akan membuat hal tersebut makin buruk. Lebih-lebih lagi, bila Anda tidak memdokumentasikan problem-problem tersebut ketika terjadi, Anda akan kesulitan untuk memberhentikan karyawan tersebut di kemudian hari, bila situasi itu tiba. ·         Rencanakan pesan Anda. Buat keprihatinan Anda jelas dan masukkan contoh-contoh tindakan spesifik karyawan yang bersangkutan. Pikirkanlah apakah ada kemungkinan penilaian Anda bias, dan minta masukkan dari pihak-pihak lain. Kumpulkan dan verifikasikan semua fakta yang relevan (baik kekuatan atau kelemahan). ·         Sampaikan pesan tersebut secara pribadi. Pastikan untuk menyampaikan problem kinerja secara pribadi, baik pesan disampaikan dalam bentuk tertulis atau secara tatap muka langsung. Jangan mengirimkan penilaian kinerja melalui e-mail atau faksmile. Bila anda melakukan penilaian kinerja seorang karyawan secara langsung dengan bertatap muka, lakukan penilaian tersebut dalam rapat yang diatur khusus dengan cepat untuk tujuan tersebut, dan pertimbangkan melakukan pertemuan tersebut di ruang rapat, ruang kerja karyawan bersangkutan, dan area lain yang netral. ·         Focus pada problem tersebut. Diskusikan problem yang disebabkan oleh perilaku karyawan (tanpa menyerang karyawan yang bersangkutan). Bandingkan kinerja karyawan tersebut dengan apa yang diharapkan dari dirinya, dengan tujuan perusahaan, atau dengan persyaratan kerja yang dibutuhkan (bukan dibandingkan dengan para karyawan lainnya). Identifikasikan konsekuensi dari kinerja buruk yang terus-menerus, dan tunjukkan bahwa Anda mempunyai komitmen untuk membantu memecahkan problem tersebut. ·         Minta karyawan tersebut memberikan komitmennya. Bantu karyawan memahami bahwa merencanakan dan membuat perbaikan merupakan tanggung jawab karyawan. Namun, selesaikan keputusan bersama-sama sehingga anda dapat memastikan setiap tindakan yang harus di ambil adalah tindakan yang mampu dicapai. Atur skedul untuk perbaikan kinerja karyawan dan menindaklanjuti dengan evaluasi dari perbaikan itu.
Bahkan walaupun kinerja karyawan Anda mengecewakan, tetap lebih baik bagi Anda untuk menyebutkan lebih dulu beberapa poin yang baik dari karyawan itu dalam penilaian kinerja Anda. Kemudian dengan jelas dan bijak, nyatakan bagaimana karyawan itu dapat lebih baik lagi dalam memenuhi tanggung jawab kerjanya. Bila penilaian kinerja ingin efektif, pastikan untuk menyarankan beberapa cara agar karyawan itu dapat memperbaiki dirinya.

Mengakhiri Hubungan Kerja

Ketika menulis surat pemutusan hubungan kerja, Anda mempunyai tiga tujuan: 1.      Memberikan alasan yang mendasari tindakan yang sulit ini 2.      Hindari pernyataan yang mungkin mengekspos perusahaan dan berakhir dengan tuntutan hukum yang keliru 3.      Jaga agar hubungan antara karyawan yang diberhentikan dengan perusahaan sejauh mungkin tetap baik. Untuk alasan hukum dan pribadi, ungkapkan justifikasi spesifik mengapa meminta karyawan yang bersangkutan berhenti. Bila karyawan tersebut bekerja dibawah kontrak, pengacara perusahaan Anda dapat menyarankan pada Anda apakah kinerja karyawan tersebut dapat dijadikan landasan legal untuk pemberhentian karyawan tersebut. Pastiakan semua alasan Anda adalah alasan yang akurat dan dapat diversifikasi. Pastikan karyawan tersebut berhenti dengan perasaan positif sejauh situasi memungkinkan.
Pesan negatif terdiri dari : a.    Surat penolakan b.    Pengumuman atas perubahan sistem atau kebijakan yang tidak menguntungkan sang pembaca c.    Pernyataan atas ketidakdisiplinan, kesalahan atau pelanggaran yang dilakukan seseorang d.   Pernyataan untuk menarik kembali suatu produk.
Alasan seseorang ataupun organisasi dalam membuat pesan negatif dengan baik adalah : a.    Untuk memberitahu pembaca tentang suatu hal yang buruk atau tidak menguntungkan b.    Membuat pembaca mengerti dan menerima suatu berita yang bersifat negatif c.    Untuk mempertahankan imej baik seseorang atau organisasi setelah menyampaikan suatu pesan yang bersifat negatif d.   Untuk menjaga atau meningkatkan image baik sang penulis pesan e.    Untuk menjaga atau meningkatkan image baik perusahaan f.     Untuk mengurangi atau menghilangkan terjadinya pembahasan kembali atas masalah yang disampaikan saat ini dikemudian hari.

Menulis pesan negatif dengan baik dan benar :

•   Jangan menulis judul atau maksud (subject line) menggunakan kalimat yang bersifat negative karena akan mengakibatkan sang pembaca malas untuk membaca pesan tersebut.
• Bila memberikan pesan negatif kepada atasan, subject line yang digunakan adalah kalimat berfokus pada penyelesaian masalah yang terjadi saat itu
• isi pesan sebaiknya diuraikan dari masalah yang terjadi à detail masalah tersebut à alternatif penyelesaian masalah tersebut à permintaan kepada atasan untuk memberikan solusi ataupun tindakan terhadap masalah tersebut
•   Pesan negatif yang ditujukan kepada konsumen atau pihak luar perusahaan sebaiknya mampu memberikan atau setidaknya mempertahankan imej baik perusahaan
• isi pesan diurutkan dari alasan terjadinya hal negatif à hal negatif yang terjadi à berikan jalan keluar atau janji bila memungkinkan à mengakhiri pesan dengan goodwill.