Pengguna:Mochammad imam ghozali

Bab 01 Dasar-Dasar Komunikasi

Komunikasi adalah "suatu proses ketika seseorang atau beberapa orang, kelompok, organisasi, dan masyarakat menciptakan, dan menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungan dan orang lain". Pada umumnya, komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak.^{[butuh rujukan]} Apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik tubuh atau menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum, menggelengkan kepala, dan mengangkat bahu.^{[butuh rujukan]} Cara seperti ini disebut komunikasi dengan bahasa nonverbal.

Definisi

Komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi (pesan, ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain. Pada umumnya, komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gestur tubuh, menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum, menggelengkan kepala, mengangkat bahu. Cara seperti ini disebut dengan komunikasi nonverbal.

Sejarah

Komunikasi atau communicaton berasal dari bahasa Latin communis yang berarti 'sama'. Communico, communicatio atau communicare yang berarti membuat sama (make to common). Secara sederhana komuniikasi dapat terjadi apabila ada kesamaan antara penyampaian pesan dan orang yang menerima pesan. Oleh sebab itu, komunikasi bergantung pada kemampuan kita untuk dapat memahami satu dengan yang lainnya (communication depends on our ability to understand one another).

Pada awalnya, komunikasi digunakan untuk mengungkapkan kebutuhan organis. Sinyal-sinyal kimiawi pada organisme awal digunakan untuk reproduksi. Seiring dengan evolusi kehidupan, maka sinyal-sinyal kimiawi primitif yang digunakan dalam berkomunikasi juga ikut berevolusi dan membuka peluang terjadinya perilaku yang lebih rumit seperti tarian kawin pada ikan..

Manusia berkomunikasi untuk membagi pengetahuan dan pengalaman. Bentuk umum komunikasi manusia termasuk bahasa sinyal, bicara, tulisan, gerakan, dan penyiaran.^{[butuh rujukan]} Komunikasi dapat berupa interaktif, komunikasi transaktif|transaktif, komunikasi bertujuan|bertujuan, atau komunikasi tak bertujuan|tak bertujuan.^{[butuh rujukan]}

Melalui komunikasi, sikap dan perasaan seseorang atau sekelompok orang dapat dipahami oleh pihak lain.^{[butuh rujukan]} Akan tetapi, komunikasi hanya akan efektif apabila pesan yang disampaikan dapat ditafsirkan sama oleh penerima pesan tersebut.^{[butuh rujukan]}

Walaupun komunikasi sudah dipelajari sejak lama dan termasuk “barang antik”, topik ini menjadi penting khususnya pada abad 20 karena pertumbuhan komunikasi digambarkan sebagai “penemuan yang revolusioner”, hal ini dikarenakan peningkatan teknologi komunikasi yang pesat seperti radio.^{[butuh rujukan]} Televisi, telepon, satelit dan jaringan komuter seiring dengan industrialisasi bidang usaha yang besar dan politik yang mendunia.^{[butuh rujukan]} Komunikasi dalam tingkat akademi mungkin telah memiliki departemen sendiri di mana komunikasi dibagi-bagi menjadi komunikasi masa, komunikasi bagi pembawa acara, humas dan lainnya, namun subyeknya akan tetap begitu. Pekerjaan dalam komunikasi mencerminkan keberagaman komunikasi itu sendiri.^{[butuh rujukan]}

Filsafat komunikasi

adalah disiplin ilmu yang menelaah pemahaman secara fundamental, metodologis, sistematis, analitis, kritis, dan holistis mengenai teori dari proses komunikasi yang meliputi berbagai dimensi dan berdasarkan bidang, sifat, tatanan, tujuan, fungsi, teknik, dan metode komunikasi.

Berikut penjabarannya:

1. Bidang komunikasi: Bidang ini meliputi komunikasi sosial, komunikasi organiasi, komunikasi bisnis, komunikasi politik, komunikasi internasional, komunikasi antarbudaya, komunikasi pembangunan, dan komunikasi tradisional
2. Sifat komunikasi: Komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal
3. Tatanan komunikasi: komunikasi intrapribadi, komunikasi antarpribadi, komunikasi kelompok, komunikasi massa, dan komunikasi media
4. Tujuan komunikasi: mengubah sikap, mengubah opini, mengubah perilaku, mengubah masyarakat, dan lain-lain
5. Fungsi komunikasi: mendidik, menginformasikan, menghibur, dan memengaruhi
6. Teknik komunikasi: komunikasi informatif, komunikasi persuasif, komunikasi pervasif, komunikasi koersif, komunikasi instruktif, dan hubungan manusiawi
7. Metode komunikasi: jurnalistik, hubungan masyarakat, periklanan, propaganda, perang urat saraf, perpustakaan, dan sebagainya

Selain itu, filsafat komunikasi mencoba menelaah secara mendalam pemahaman seseorang atau kelompok dalam berkomunikasi, baik berkaitan denga metodologi, sistematika, analisis, tingkat kekritisannya, dan keuniversalannya.

PROSES KOMUNIKASI

Dari pengertian komunikasi tadi, kini kita sudah bisa mengetahui komponen-komponen yang ada dalam komunikasi sebagai sebuah proses. Tentu saja, proses tersebut tidaklah berlangsung di ruang hampa udara, melainkan berlangsung dalam konteks tertentu. Ada banyak konteks komunikasi tersebut, misalnya dalam konteks organisasi bisnis atau dalam konteks bisnis. Apa yang akan kita pelajari melalui mata kuliah ini tidak lain merupakan komunikasi dalam konteks organisasi dan bisnis.

ETIKA KOMUNIKASI

Tadi kita sudah membahas tentang fungsi komunikasi yang antara lain menyebutkan tentang dimensi hubungan dan dimensi isi dari kegiatan komunikasi manusia. Sekarang, kita berbicara tentang dimensi hubungan atau relasi antara satu manusia dengan manusia lainnya. Relasi itu tentu dikembangkan dalam kerangka budaya. Bisa saja orang yang menjalin relasi itu adalah orang yang sama budayanya, namun bisa juga berbeda budayanya. Begitu eratnya kaitan antara komunikasi dan budaya, ditegaskan oleh Condon dan Yousef (dalam Mulyana, 2005b: 14) yang menyatakan, “begitu kita berbicara tentang komunikasi, tak terhindarkan lagi, kita pun berbicara tentang budaya.

Komponen

Komponen komunikasi adalah hal-hal yang harus ada agar komunikasi bisa berlangsung dengan baik.^{[butuh rujukan]} Menurut Laswell komponen-komponen komunikasi adalah:

• Pengirim atau komunikator (sender) adalah pihak yang mengirimkan pesan kepada pihak lain.
• Pesan (message) adalah isi atau maksud yang akan disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lain.
• Saluran (channel) adalah media di mana pesan disampaikan kepada komunikan. dalam komunikasi antar-pribadi (tatap muka) saluran dapat berupa udara yang mengalirkan getaran nada/suara.
• Penerima atau komunikan (receiver) adalah pihak yang menerima pesan dari pihak lain
• Umpan balik (feedback) adalah tanggapan dari penerimaan pesan atas isi pesan yang disampaikannya.
• Aturan yang disepakati para pelaku komunikasi tentang bagaimana komunikasi itu akan dijalankan ("Protokol")

Menurut Onong Uchjana Effendy dalam bukunya Imu Komunikasi Teori dan Praktek menyatakan bahwa ikhtisar mengenai lingkup ilmu komunikasi ditinjau dari komponennya, bentuknya, sifatnya, metodenya, teknik, modelnya, bidangnya, dan sistemnya sebagai berikut:

• Komponen Komunikasi:

1. Komunikator (communicator)
2. Pesan (message)
3. Media (media)
4. Komunikan (communicant)
5. Efek (effect)

• Proses Komunikasi

1. Proses secara primer
2. Proses secara sekunder

• Bentuk Komunikasi

1. Komunikasi Personal (Personal Communication)
2. Komunikasi Intrapersona (Intrapersonnal Communication)
3. Komunikasi Antarpersona (Interpersonnal Communication)
4. Komunikasi Kelompok (Group Communication)
5. Komunikasi kelompok kecil (Small Group Communication)
6. Ceramah (lecture)
7. Diskusi panel (panel discussion)
8. Simposium (symposium)
9. Forum
10. Seminar
11. Curahsaran (brainstorming)

Peranan Komunikasi dalam Bisnis

Keberhasilan komunikasi di dalam suatu organisasi akan ditentukan oleh kesamaan pemahaman antara-orang yang terlibat dalam kegiatan komunikasi. Kesamaan pemahaman ini dipengaruhi oleh kejelasan pesan, cara penyampaian pesan, perilaku komunikasi, dan situasi (tempat dan waktu) komunikasi. Komunikasi organisasi biasanya menggunakan kombinasi cara berkomunikasi (lisan, tertulis dan tayangan) yang memungkinkan terjadinya peyerapan informasi dengan lebih mudah dan jelas.

Secara empiris, pemahaman orang perihal sesuatu hal akan lebih mudah diserap dan dipahami jika sesuatu tersebut diperlihatkan dibanding hanya diperdengarkan atau dibacakan. Dan akan lebih baik lagi hasilnya jika sesuatu yang dikomunikasikan tersebut, selain diperlihatkan juga sekaligus dipraktikkan.

Hasil studi tentang perilaku bisnis di kalangan eksekutif menunjukkan fakta bahwa kemampuan berkomunikasi merupakan unsur pokok di antara berbagai faktor personal yang diperlukan untuk mempromosikan menejemen organisasi atau mengatasi konflik menejemen (Boove and Thill, 2002). Dengan kata lain, kemampuan berkomunikasi efektif sekaligus juga merupakan salah satu ciri mutu SDM karyawan. Istilahnya, komunikasi efektif dalam suatu organisasi dapat diumpamakan seperti darah dalam tubuh dan kunci kesuksesan.

Proses

Secara ringkas, proses berlangsungnya komunikasi bisa digambarkan seperti berikut.

1. Komunikator (sender) yang mempunyai maksud berkomunikasi dengan orang lain mengirimkan suatu pesan kepada orang yang dimaksud. Pesan yang disampaikan itu bisa berupa informasi dalam bentuk bahasa ataupun lewat simbol-simbol yang bisa dimengerti kedua pihak.^{[butuh rujukan]}
2. Pesan (message) itu disampaikan atau dibawa melalui suatu media atau saluran baik secara langsung maupun tidak langsung. Contohnya berbicara langsung melalui telepon, surat, e-mail, atau media lainnya.^{[butuh rujukan]}

media (channel) alat yang menjadi penyampai pesan dari komunikator ke komunikan.^{[butuh rujukan]}

1. Komunikan (receiver) menerima pesan yang disampaikan dan menerjemahkan isi pesan yang diterimanya ke dalam bahasa yang dimengerti oleh komunikan itu sendiri.^{[butuh rujukan]}
2. Komunikan (receiver) memberikan umpan balik (feedback) atau tanggapan atas pesan yang dikirimkan kepadanya, apakah dia mengerti atau memahami pesan yang dimaksud oleh si pengirim.^{[butuh rujukan]}

Model-model komunikasi

Dari berbagai model komunikasi yang sudah ada, di sini akan dibahas tiga model paling utama, serta akan dibicarakan pendekatan yang mendasarinya dan bagaimana komunikasi dikonseptualisasikan dalam perkembangannya.

Model komunikasi linear

Model komunikasi ini dikemukakan oleh Claude Shannon dan Warren Weaver pada tahun 1949 dalam buku The Mathematical of Communication. Mereka mendeskripsikan komunikasi sebagai proses linear karena tertarik pada teknologi radio dan telepon dan ingin mengembangkan suatu model yang dapat menjelaskan bagaimana informasi melewati berbagai saluran (channel).^{[butuh rujukan]} Hasilnya adalah konseptualisasi dari komunikasi linear (linear communication model). Pendekatan ini terdiri atas beberapa elemen kunci: sumber (source), pesan (message) dan penerima (receiver). Model linear berasumsi bahwa seseorang hanyalah pengirim atau penerima.^{[butuh rujukan]} Tentu saja hal ini merupakan pandangan yang sangat sempit terhadap partisipan-partisipan dalam proses komunikasi. Suatu konsep penting dalam model ini adalah gangguan (noise), yakni setiap rangsangan tambahan dan tidak dikehendaki yang dapat mengganggu kecermatan pesan yang disampaikan. Gangguan ini selalu ada dalam saluran bersama sebuah pesan yang diterima oleh penerima.

Model interaksional

Model interaksional dikembangkan oleh Wilbur Schramm pada tahun 1954 yang menekankan pada proses komunikasi dua arah di antara para komunikator. Dengan kata lain, komunikasi berlangsung dua arah: dari pengirim dan kepada penerima dan dari penerima kepada pengirim. Proses melingkar ini menunjukkan bahwa komunikasi selalu berlangsung. Para peserta komunikasi menurut model interaksional adalah orang-orang yang mengembangkan potensi manusiawinya melalui interaksi sosial, tepatnya melalui pengambilan peran orang lain. Patut dicatat bahwa model ini menempatkan sumber dan penerima mempunyai kedudukan yang sederajat. Satu elemen yang penting bagi model interkasional adalah umpan balik (feedback), atau tanggapan terhadap suatu pesan.

Model transaksional

Model komunikasi transaksional dikembangkan oleh Barnlund pada tahun 1970. Model ini menggarisbawahi pengiriman dan penerimaan pesan yang berlangsung secara terus-menerus dalam sebuah episode komunikasi.^{[butuh rujukan]} Komunikasi bersifat transaksional adalah proses kooperatif: pengirim dan penerima sama-sama bertanggungjawab terhadap dampak dan efektivitas komunikasi yang terjadi. Model transaksional berasumsi bahwa saat kita terus-menerus mengirimkan dan menerima pesan, kita berurusan baik dengan elemen verbal dan nonverbal. Dengan kata lain, peserta komunikasi (komunikator) melalukan proses negosiasi makna.

Jenis-jenis komunikasi bisnis

1. Komunikasi bisnis internal

Kegiatan bertukar pesan ini dilakukan oleh antar unsur perusahaan, meliputi:

• Komunikasi ke atas: berupa penyampaian informasi dari orang dengan posisi bawahan kepada atasan. Tentu berdasarkan hierarki organisasi perusahaan.
• Komunikasi ke bawah: berupa penyampaian pesan dari atasan kepada bawahannya dalam struktur perusahaan.
• Komunikasi lateral atau teknis: berupa penyampaian yang dilakukan antar departemen kerja atau teman kerja dalam satu departemen/divisi.

2. Komunikasi bisnis eksternal

Berbeda dengan yang pertama, komunikasi ini kaitannya dengan penyampaian pesan kepada orang-orang di luar lingkaran perusahaan, meliputi:

• Pelanggan
• Vendor
• Kompetitor
• Mitra perusahaan
• dan lainnya yang punya pengaruh bagi kelangsungan bisnis

Komunikasi nonverbal adalah proses komunikasi di mana pesan disampaikan tidak menggunakan kata-kata. Contoh komunikasi nonverbal ialah menggunakan gerak isyarat, bahasa tubuh, ekspresi wajah dan kontak mata, penggunaan objek seperti pakaian, potongan rambut, dan sebagainya, simbol-simbol, serta cara berbicara seperti intonasi, penekanan, kualitas suara, gaya emosi, dan gaya berbicara.

Para ahli di bidang komunikasi nonverbal biasanya menggunakan definisi "tidak menggunakan kata" dengan ketat, dan tidak menyamakan komunikasi non-verbal dengan komunikasi nonlisan. Contohnya, bahasa isyarat dan tulisan tidak dianggap sebagai komunikasi nonverbal karena menggunakan kata, sedangkan intonasi dan gaya berbicara tergolong sebagai komunikasi nonverbal. Komunikasi nonverbal juga berbeda dengan komunikasi bawah sadar, yang dapat berupa komunikasi verbal ataupun nonverbal.

Jenis-jenis komunikasi nonverbal

Komunikasi nonverbal adalah kumpulan isyarat, gerak tubuh, intonasi suara, sikap, dan sebagainya, yang memungkinkan seseorang untuk berkomunikasi tanpa kata-kata (Bovee dan Thill, 2013:4). Menurut Mark Knap, fungsi komunikasi nonverbal adalah :

a. Meyakinkan apa yang diucapkan

b. Menunjukkan perasaan atau emosi yang tidak bisa diutarakan dengan kata-kata

c. Menunjukkan jati diri sehingga orang lain bisa mengenalnya

d. Menambah atau melengkapi ucapan-ucapan yang dirasa belum sempurna

Dari berbagai studi yang pernah dilakukan, komunikasi non verbal dapat dikelompokkan dalam beberapa bentuk :

a. Kinesics

Ialah komunikasi non verbal yang ditunjukkan dengan gerakan tubuh. Gerakan tubuh dibagi dalam lima kelompok yaitu :

1. Emblems : isyarat yang memiliki arti langsung pada simbol yang dibuat oleh gerakan badan

2. Illustrators : gerakan badan untuk menjelaskan sesuatu

3. Affect display : isyarat yang terjadi karena dorongan emosional

4. Regulators : gerakan tubuh yang terjadi di daerah kepala

5. Adaptory : gerakan badan yang dilakukan sebagai tanda kejengkelan

b. Gerakan mata

Gerakan mata dapat mencerminkan isi hati seseorang.

c. Sentuhan

Ialah isyarat yang dilambangkan dengan sentuhan badan.

d. Paralanguage

Ialah isyarat yang ditimbulkan dari tekanan atau irama suara sehingga penerima dapat memahami sesuatu di balik apa yang diucapkannya.

e. Diam

Diam juga merupakan suatu komunikasi nonverbal yang memiliki arti. Sikap diam sangat sulit diterka dan dapat menimbulkan keraguan.

f. Postur tubuh

Manusia lahir dengan berbagai bentuk tubuh. Masing-masing bentuk tubuh dapat menggambarkan karakter orang yang bersangkutan.

g. Warna

Warna dapat memberi arti terhadap suatu objek.

h. Bunyi

Jika paralanguage dimaksudkan sebagai tekanan suara dari mulut, maka bunyi yang dimaksudkan di sini adalah suara yang dikeluarkan dari berbagai benda.

i. Bau

Bau juga merupakan bentuk komunikasi nonverbal. Bau bisa dipergunakan untuk melambangkan status.

Komunikasi objek

Seorang polisi yang menggunakan seragam merupakan salah satu bentuk komunikasi objek. Komunikasi objek yang paling umum adalah penggunaan pakaian. Orang sering dinilai dari jenis pakaian yang digunakannya, walaupun ini dianggap termasuk salah satu bentuk stereotipe. Misalnya orang sering lebih menyukai orang lain yang cara berpakaiannya menarik. Selain itu, dalam wawancara pekerjaan seseorang yang berpakaian rapi cenderung lebih mudah mendapat pekerjaan daripada yang tidak. Contoh lain dari penggunaan komunikasi objek adalah seragam.

Sentuhan

Haptik adalah bidang yang mempelajari sentuhan sebagai komunikasi nonverbal. Sentuhan dapat termasuk: bersalaman, menggenggam tangan, berciuman, sentuhan di punggung, mengelus-elus, pukulan, dan lain-lain. Masing-masing bentuk komunikasi ini menyampaikan pesan tentang tujuan atau perasaan dari sang penyentuh. Sentuhan juga dapat menyebabkan suatu perasaan pada sang penerima sentuhan, baik positif ataupun negatif..

Kronemik

Kronemik adalah bidang yang mempelajari penggunaan waktu dalam komunikasi nonverbal. Penggunaan waktu dalam komunikasi nonverbal meliputi durasi yang dianggap cocok bagi suatu aktivitas, banyaknya aktivitas yang dianggap patut dilakukan dalam jangka waktu tertentu, serta ketepatan waktu (punctuality).

Gerakan tubuh

Dalam komunikasi nonverbal, kinesik atau gestur adalah gerakan tubuh meliputi kontak mata, ekspresi wajah, isyarat, dan sikap tubuh. Gerakan tubuh biasanya digunakan untuk menggantikan suatu kata atau frasa, misalnya mengangguk untuk mengatakan ya; untuk mengilustrasikan atau menjelaskan sesuatu; menunjukkan perasaan, misalnya memukul meja untuk menunjukkan kemarahan; untuk mengatur atau menngendalikan jalannya percakapan; atau untuk melepaskan ketegangan.

Proksemik

Proxemik atau bahasa ruang, yaitu jarak yang Anda gunakan ketika berkomunikasi dengan orang lain, termasuk juga tempat atau lokasi posisi Anda berada. Pengaturan jarak menentukan seberapa jauh atau seberapa dekat tingkat keakraban Anda dengan orang lain, menunjukkan seberapa besar penghargaan, suka atau tidak suka dan perhatian Anda terhadap orang lain, selain itu juga menunjukkan simbol sosial. Dalam ruang personal, dapat dibedakan menjadi 4 ruang interpersonal:

• Jarak intimJarak dari mulai bersentuhan sampai jarak satu setengah kaki. Biasanya jarak ini untuk bercinta, melindungi, dan menyenangkan.
• Jarak personalJarak yang menunjukkan perasaan masing - masing pihak yang berkomunikasi dan juga menunjukkan keakraban dalam suatu hubungan, jarak ini berkisar antara satu setengah kaki sampai empat kaki.
• Jarak sosialDalam jarak ini pembicara menyadari betul kehadiran orang lain, karena itu dalam jarak ini pembicara berusaha tidak mengganggu dan menekan orang lain, keberadaannya terlihat dari pengaturan jarak antara empat kaki hingga dua belas kaki.
• Jarak publikJarak publik yakni berkisar antara dua belas kaki sampai tak terhingga.

Vokalik

Vokalik atau paralanguage adalah unsur nonverbal dalam suatu ucapan, yaitu cara berbicara. Ilmu yang mempelajari hal ini disebut paralinguistik. Contohnya adalah nada bicara, nada suara, keras atau lemahnya suara, kecepatan berbicara, kualitas suara, intonasi, dan lain-lain. Selain itu, penggunaan suara-suara pengisi seperti "mm", "e", "o", "um", saat berbicara juga tergolong unsur vokalik, dan dalam komunikasi yang baik hal-hal seperti ini harus dihindari.

Lingkungan

Lingkungan juga dapat digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan tertentu. Diantaranya adalah penggunaan ruang, jarak, temperatur, penerangan, dan warna.

BENTUK KOMUNIKASI VERBAL

       Komunikasi verbal adalah komunikasi dalam bentuk percakapan atau tertulis. Setiap orang dalam suatu komunitas berkomunikasi secara verbal dalam menyampaikan pesan atau informasi. Komunikasi dilakukan dengan menggunakan kata-kata untuk menyatakan ide. Gaya dalam berlomunikasi disesuaikan dengan situasi, dan lawan komunikasi. Penggunaan gaya bicara sangat berpengaruh terhadap minat lawan komunikasi. Mengungkapkan pesan verbal diperlukan keterampilan menggunakan kata-kata sederhana dan dapat dipahami oleh lawan komunikasi.

       Berbicara dan mendengarkan merupakan bentuk komunikasi yang paling sering dilakukan. Hal ini menjadikan orang lebih memilih berbicara daripada menulis dalam berkomunikasi. Dengan komunikasi lisan orang dapat langsungmendapat umpan balik, sedangkan pada komunikasi tertulis orang harus menyusun pesan, menulis , mengirim, dan menunggu tanggapan sebagai umpan balik.

Bentuk komunikasi verbal selain berbicara atau komunikasi lisan dapat dilakukan dengan cara lain seperti dibawah ini :

1. Membuat dan mengirim surat klaim
2. Membuat dan mengirim surat penawaran harga kepada pihak lain
3. Membuat dan mengirim surat pemesanan barang kepada pihak lain
4. Membuat dan mengirim surat konfirmasi kepada pelanggan
5. Membuat dan mengirim surat kontrak kerja kepada pihak lain
6. Memberi informasi kepada pelanggan yang meminta informasi tentang produk-produk baru
7. 7. Berdiskusi dalam suatu tim kerja (team work)
8. Melakukan wawancara kerja dengan para pelamar kerja di suatu perusahaan
9. Mengadakan briefing dengan staf karyawan

10 Mengadakan pelatihan manajemen kepada para manajer operasional/lini bawah

1. Melakukan presentasi proposal pengembangan perusahaan di hadapan tim penguji
   1. Melakukan teleconference dengan pihak lain.
   2. Melalui komunikasi lisan dan tulisan, diharapkan orang dapat memahami apa yang disampaikan oleh pengirim pesan dengan baik.

Fungsi Komunikasi Verbal

Secara umum berikut ini adalah fungsi-fungsi komunikasi verbal:

1. Penamaan; Penamaan ini bisa dibilang untuk memudahkan mengidentifikasi sebuah benda, object, tindakan ataupun orang. Tanpa komunikasi yang menggunakan bahasa seperti verbal, Anda akan mudah bingung saat mereferensi sesuatu.
2. Jalur Interaksi dan Transmisi Informasi; Sebagai alat untuk bertukar ide, komunikasi verbal lebih mudah digunakan. Anda bisa menyampaikan emosi, informasi, empati, maksud dan berbagai hal lain hanya dengan menggunakan kata – kata ataupun kalimat.
3. Menonjolkan Artikulasi dan Intonasi; Komunikasi verbal cukup unik karena dalam ungkapan – ungkapan menggunakan bahasa, perbedaan artikulasi dapat menghasilkan arti yang berbeda. Karena hal unik ini tidak ada alat komunikasi selain verbal yang bisa memanfaatkan artikulasi dengan lebih efektif.
4. Alat Sosialisasi yang Efektif; Karena komunikasi verbal mudah digunakan, efektif menyampaikan maksud, banyak digunakan dan fleksibel, komunikasi ini sangat bermanfaat untuk bersosialisasi. Hal seperti diskusi, menyapa, sekedar mengobrol dan hal sosial lain tidak akan semudah sekarang jika tanpa komunikasi verbal.
5. Sebagai Sarana Pengembang Bahasa; Karena dunia selalu berkembang, banyak hal baru yang muncul dan perlu diidentifikasi. Perkembangan budaya juga menyebabkan gaya bahasa juga berkembang bersamanya. Komunikasi verbal menggunakan bahasa dan karena itu dapat mempengaruhi dalam perkembangan hal tersebut. Kata gaul ataupun istilah internet adalah dua contoh yang bisa dijadikan referensi.

Jenis Komunikasi Verbal

Karena komunikasi dilakukan dua arah jenis komunikasi dapat dibagi dua, yaitu sisi yang memberi dan menerima

1. Sisi Pemberi; Jenis komunikasi ini biasanya terdiri dari berbicara dan menulis. Sebagai sisi yang menyampaikan ide, maksud dan informasi, hal ini juga bisa disebut sebagai komunikasi aktif
2. Sisi Penerima; Jenis komunikasi ini biasanya terdiri dari mendengar dan membaca. Sebagai sisi yang menyerap ide maksud dan informasi dari pihak lain, hal ini bisa disebut sebagai komunikasi pasif.

Fungsi Komunikasi Nonverbal

Fungsi pertama: Repetisi

Perilaku nonverbal dapat mengulangi perilaku verbal. Misalnya, Anda menganggukkan kepala ketika mengatakan "Ya," atau menggelengkan kepala ketika mengatakan "Tidak," atau menunjukkan arah (dengan telunjuk) ke mana seseorang harus pergi untuk menemukan WC.

Fungsi Kedua: Subtitusi

Perilaku nonverbal dapat menggantikan perilaku verbal, jadi tanpa berbicara Anda bisa berinteraksi dengan orang lain. Misalnya, seorang pengamen mendatangi mobil Anda kemudian tanpa mengucapkan sepatah katapun Anda menggoyangkan tangan Anda dengan telapak tangan mengarah ke depan (sebagai kata pengganti "Tidak").

Isyarat nonverbal yang menggantikan kata atau frasa inilah yang disebut emblem.

Fungsi Ketiga: Kontradiksi

Perilaku nonverbal dapat membantah atau bertentangan dengan perilaku verbal dan bisa memberikan makna lain terhadap pesan verbal . Misalnya, Anda memuji prestasi teman sambil mencibirkan bibir.

Fungsi Keempat: Aksentuasi

Memperteguh, menekankan atau melengkapi perilaku verbal. Misalnya, menggunakan gerakan tangan, nada suara yang melambat ketika berpidato. Isyarat nonverball tersebut disebut affect display.

Fungsi Kelima: Komplemen

Perilaku Nonverbal dapat meregulasi perilaku verbal. Misalnya, saat kuliah akan berakhir, Anda melihat jam tangan dua-tiga kali sehingga dosen segera menutup kuliahnya.

Variasi budaya dalam komunikasi nonverbal

Budaya asal seseorang amat menentukan bagaimana orang tersebut berkomunikasi secara nonverbal. Perbedaan ini dapat meliputi perbedaan budaya Barat-Timur, budaya konteks tinggi dan konteks rendah, bahasa, dsb. Contohnya, orang dari budaya Oriental cenderung menghindari kontak mata langsung, sedangkan orang Timur Tengah, India dan Amerika Serikat biasanya menganggap kontak mata penting untuk menunjukkan ketepercayaan, dan orang yang menghindari kontak mata dianggap tidak dapat dipercaya.

Komunikasi verbal adalah komunikasi dengan menggunakan simbol-simbol verbal. Simbol verbal bahasa merupakan pencapaian manusia yang paling impresif. Ada aturan-aturan yang ada untuk setiap bahasa yaitu fonologi, sintaksis, semantik dan pragmatis.

Komunikasi verbal terbagi menjadi dua, komunikasilisa atau oral communication (berbicara dan mendengar, komuikasi tertulis atau written communication (menulis dan membaca).

Komunikasi lintas budaya adalah proses dimana dialihkan ide atau gagasan suatu budaya yang satu kepada budaya yang lainnya dan sebaliknya, dan hal ini bisa antar dua kebudayaan yang terkait ataupun lebih, tujuannya untuk saling memengaruhi satu sama lainnya,baik itu untuk sebuah kebaikan kebudayaan maupun untuk menghancurkan suatu kebudayaan, atau bisa jadi tahap awal dari proses akulturasi (penggabungan dua kebudayaan atau lebih yang menghasilkan kebudayaan baru)".

Berkenaan dengan komunikasi lintas budaya yang tepat, dengan mempelajari situasi di mana orang-orang dari latar belakang budaya yang berbeda saling berinteraksi. Selain bahasa, komunikasi lintas budaya berfokus pada atribut sosial, pola pikir, dan budaya dari kelompok-kelompok yang berbeda dari orang-orang. Hal ini juga melibatkan pemahaman budaya yang berbeda, bahasa, dan adat istiadat orang-orang dari negara-negara lain. Komunikasi lintas budaya berperan dalam ilmu-ilmu sosial seperti antropologi, studi budaya, linguistik, psikologi dan ilmu komunikasi. Komunikasi lintas budaya ini juga disebut sebagai dasar untuk bisnis internasional. Ada beberapa penyedia layanan dari lintas-budaya yang dapat membantu pengembangan keterampilan komunikasi lintas budaya itu sendiri. Penelitian ini merupakan bagian utama dari perkembangan ketrampilan dari komunikasi lintas budaya.

Komunikasi bisnis antar budaya

Komunikasi bisnis antar budaya sangat membantu dalam membangun kecerdasan budaya melalui pembinaan dan pelatihan dalam komunikasi antar budaya, antar-budaya negosiasi, multikultural resolusi konflik, layanan pelanggan, bisnis, dan komunikasi organisasi. Pemahaman antar budaya tidak hanya untuk ekspatriat yang masuk. Pemahaman antar budaya dimulai dengan orang-orang yang bertanggung jawab untuk proyek dan mencapai orang-orang di dalam menyampaikan layanan, atau konten. Kemampuan untuk berkomunikasi, bernegosiasi dan bekerja secara efektif dengan orang-orang dari budaya lain sangat penting untuk bisnis internasional.

Masalah

Masalah dalam komunikasi lintas budaya biasanya datang dari masalah didalam transmisi pesan. Dalam komunikasi antara orang-orang dari budaya yang sama, orang yang menerima pesan menafsirkannya berdasarkan pada nilai-nilai, keyakinan, dan harapan untuk perilaku yang mirip dengan orang-orang yang mengirim pesan. Ketika ini terjadi, cara pesan yang ditafsirkan oleh penerima cukup mirip dengan apa yang dimaksudkan oleh sang pembicara. Namun, ketika penerima pesan adalah orang dari budaya yang berbeda, penerima menggunakan informasi dari budaya sang pembicara untuk menafsirkan pesan. Pesan yang ditafsirkan mungkin sangat berbeda dari apa yang pembicara maksudkan.

Atribusi adalah proses di mana orang-orang yang mencari penjelasan tentang perilaku orang lain. Ketika seseorang tidak memahami orang lain, ia biasanya menyalahkan kebingungan tersebut kepada orang lain "kebodohan, kebohongan, atau kegilaan".

Komunikasi yang efektif bergantung pada pengertian informal antara pihak-pihak yang terlibat yang didasarkan pada kepercayaan yang berkembang di antara mereka. Ketika kepercayaan itu ada, implisit pengertian dalam komunikasi dan perbedaan budaya dapat diabaikan, dan masalah-masalah dapat ditangani dengan lebih mudah. Arti dari kepercayaan dan bagaimana hal ini dikembangkan serta dikomunikasikan berbeda-beda di masyarakat. Demikian pula, beberapa budaya memiliki kecenderungan yang lebih dipercaya dibandingkan dengan yang lain.

Komunikasi nonverbal adalah suatu perilaku yang berkomunikasi tanpa kata—kata-meskipun sering kali dapat disertai dengan kata-kata. Variasi kecil dalam bahasa tubuh, ucapan, irama, dan ketepatan waktu sering menyebabkan ketidakpercayaan dan persepsi yang salah dari situasi antara pihak-pihak antar budaya.

Perilaku kinestetik adalah cara komunikasi dengan menggunakan gerakan tubuh, ekspresi wajah dan kontak mata. Arti dari perilaku tersebut bervariasi di tiap negara.

Occulesics adalah bentuk dari kinesics yang melibatkan kontak mata dan penggunaan mata untuk menyampaikan pesan

Proxemics menyangkut kepada kedekatan serta tempat dari proses komunikasi (misalnya: ruang pribadi atau tata letak kantor ).

Paralanguage mengacu pada bagaimana sesuatu dikatakan bukan isi dari apa yang dikatakan, misalnya kecepatan nada bicara, perubahan suara, suara-suara lain, tawa, menguap, dan keheningan

Objek bahasa atau kebudayaan material mengacu pada cara kita berkomunikasi melalui bahan artefak—misalnya, arsitektur, desain kantor dan perabotan, pakaian, mobil, kosmetik, dan waktu. Pada monochronic budaya, waktu dialami secara linear dan sebagai sesuatu yang harus dihabiskan, disimpan, dibuat, atau disia-siakan. Orang-orang cenderung untuk berkonsentrasi hanya pada satu hal dalam suatu waktu. Pada polychronic budaya, orang-orang mentolerir banyak hal-hal yang terjadi secara bersamaan dan menekankan keterlibatan dengan orang lain. Dalam budaya ini, orang-orang sangat mudah teralihkan, fokus pada beberapa hal sekaligus, dan sering mengubah rencana.

Manajemen

Poin-poin penting untuk dipertimbangkan:

• Mengembangkan kepekaan budaya
• Mengantisipasi makna yang akan diterima oleh penerima
• Kehati-hatian dalam menulis kode
• Menggunakan kata-kata, gambar, dan gerak tubuh.
• Menghindari slang, idiom, pepatah daerah
• Transmisi selektif
• Membangun hubungan,saling bertatapan muka jika mungkin
• Hati-hati dalam menjabarkan isi kode dari tanggapan pihak lain
• Mendapatkan tanggapan dari beberapa pihak
• Meningkatkan kemampuan mendengar dan keterampilan dalam observasi
• Menindaklanjuti setiap tindakan.

Fasilitasi

Ada hubungan antara kepribadian seseorang dan kemampuan untuk beradaptasi dengan lingkungan di suatu negara tertentu—termasuk kemampuan untuk berkomunikasi dalam lingkungan tersebut.

Dua kunci kepribadian adalah keterbukaan dan ketahanan. Keterbukaan meliputi ciri-ciri seperti toleransi untuk ambiguitas, sikap ekstrovert, dan keterbukaan pikiran. Ketahanan termasuk memiliki kemampuan pengendalian diri yang baik, ketekunan, toleransi untuk ambiguitas, dan akal.

Faktor-faktor tersebut yang dikombinasikan dengan kebudayaan seseorang dan identitas rasial serta tingkat kesiapan terhadap perubahan akan menghasilkan pribadi yang memiliki potensi untuk dapat beradaptasi

Teori-teori

Berikut ini jenis teori dapat dibedakan dalam untaian yang berbeda: fokus pada hasil yang efektif, akomodasi atau adaptasi, identitas negosiasi dan manajemen, jaringan komunikasi, akulturasi dan penyesuaian.

Rekayasa sosial hasil yang efektif

• Konvergensi budaya

Dalam sistem sosial yang relatif tertutup, di mana komunikasi antara anggota tidak dibatasi, sistem secara keseluruhan akan cenderung berkumpul dari waktu ke waktu menuju negara yang memiliki keseragaman budaya yang lebih besar. Sistem akan cenderung menyimpang ke arah keragaman ketika komunikasi dibatasi.

• Teori akomodasi komunikasi

Teori ini berfokus pada strategi linguistik untuk mengurangi atau menambah jarak komunikatif..

• Adaptasi lintas budaya

Teori ini dirancang untuk menjelaskan bagaimana komunikator beradaptasi satu sama lain di "pertemuan terkait tujuan", di mana faktor-faktor budaya perlu dimasukkan. Menurut teori adaptasi lintas budaya, kompetensi komunikatif adalah ukuran dari adaptasi yang disamakan dengan asimilasi. Menurut Gudykunst dan Kim (2003), "proses adaptasi antar budaya melibatkan interaksi terus menerus dari dekulturasi dan akulturasi budaya yang membawa perubahan pada orang asing [imigran] ke arah asimilasi, tingkat tertinggi dari adaptasi secara teoretis dapat dibayangkan" (p. 360). Pendekatan ini pertama kali diteorikan pada puncak kolonialisme di Victorian England oleh Herbert Spencer yang menerapkan gagasan adaptasi yang ia pinjam dari Francis Galton untuk penyesuaian sosial dan efisien hasil kekayaan produksi. Kompetensi komunikatif didefinisikan sebagai pemikiran, perasaan, dan perilaku pragmatis dalam cara-cara yang ditetapkan sesuai dengan budaya mainstream yang dominan. Kompetensi komunikasi merupakan hasil yang berdasarkan ukuran yang dikonseptualisasikan sebagai fungsional/operasional yang sesuai dengan kriteria lingkungan seperti kondisi kerja. Di luar ini, adaptasi berarti "kebutuhan untuk menyesuaikan diri" (p. 373) pada mainstream "realitas objektif" dan "mode pengalaman yang diterima" (Gudykunst dan Kim, 2003, hlm. 378). Teori adaptasi mendukung "dekulturasi" imigran dan migran, "melupakan" diri mereka sendiri, serta mencampurkan nilai-nilai, keyakinan, tujuan, dan perilaku budaya lokal sehingga mereka dapat menjadi "cocok untuk hidup dengan" budaya tersebut (Gudykunst dan Kim, 2003, hlm. 358). Adaptasi dengan demikian didalilkan sebagai proses zero-sum di mana minoritas orang dikonseptualisasikan sebagai sesuatu seperti wadah terbatas sehingga ketika beberapa tujuan baru atau keyakinan ditambahkan atau dipelajari, sesuatu yang lama harus "dihilangkan". Penggerak utama asimilias mengulangi argumen spencer yang menyatakan bahwa demi keberhasilan budaya mainstream ("efektif kemajuan") adaptasi/asimilasi harus berada di arah dominan dari budaya mainstream. Sementara Spencer mendalilkan budaya mainstream yang dominan dari cara berpikir, merasa, dan berperilaku, Gudykunst dan Kim (2003) mendefinisikan kelompok dominan sebagai mayoritas numerik sederhana ("diferensial ukuran populasi" Gudykunst dan Kim, 2003, hlm. 360). Setiap kecenderungan oleh pendatang baru untuk mempertahankan identitas asli mereka (bahasa, agama-agama, etnis asosiasi termasuk perhatian "etnis media", keyakinan, cara berpikir, dan sebagainya) didefinisikan oleh Gudykunst dan Kim (2003) sebagai operasional/fungsional ketidaklayakan (hlm. 376), penyakit mental (hlm. 372-373, 376), dan ketidakmampuan untuk berkomunikasi, disposisi dihubungkan oleh Spencer dan Galton dan kemudian Gudykunst dan Kim (2003), untuk melekat kepada kecenderungan dari kepribadian serta sifat-sifat lain seperti sikap tertutup terhadap ide baru (hlm. 369), emosional yang belum matang (hlm. 381), etnosentris (hlm. 376), dan kurang kompleksitas kognitif (hlm. 382, 383). Kesesuaian dari tekanan telah ditetapkan sejak W. E B. Dubois pada tahun 1902 sebagai simbolik dari kekerasan terutama ketika kaum minoritas tidak sesuai bahkan karena sifat yang melekat seperti cacat, ras, gender, etnis, dan sebagainya. Dipaksakannya kepatuhan / asimilasi berdasarkan kelompok mayoritas merupakan paksaan dari apa yang dtulis Pierre Bourdieu pada tahun 1960-an dan berkaitan dengan isu-isu komunikasi lintas budaya dan konflik yang disebut kekerasan simbolik (dalam bahasa inggris, Bourdieu, P. (1977). Garis besar Teori Praktek. Cambridge dan New York: Cambridge Univ Press). Sebagai Bourdieu (1977) menyatakan, efek dari kekerasan simbolik seperti pemaksaan budaya asli, katalis untuk adaptasi antar budaya yang "positif" menurut Gudykunst dan Kim (2003), hasil minoritas dari kejiwaan orang . Jika kekuatan koersif cukup besar dan efikasi diri serta harga diri kaum imigran minoritas hancur, dapat menyebabkan efek seperti adanya pengakuan hubungan kekuasaan yang terletak di dalam matriks sosial dari bidang tertentu. Misalnya, dalam proses timbal balik penukaran hadiah dalam bahasa Kabyle di masyarakat Aljazair, di mana ada asimetri kekayaan antara dua pihak baik yang diberkahi pemberi "akan dapat memaksakan hubungan hirarki yang ketat dan utang pada penerima."

• Proses kerja teori budaya

Dalam bentuk paling umum, proses kerja teori komunikasi budaya mengacu pada interaksi antara pihak yang kurag terwakili dengan dominan anggota kelompok. Proses kerja teori budaya termasuk didalamnya tetapi tidak membatasi orang-orang dari berbagai warna kulit, wanita, orang-orang cacat, laki-laki gay dan lesbian, dan orang-orang dalam kelas sosial bawah. Proses kerja dari teori budaya, seperti yang dikembangkan oleh Mark P. Orbe, tampak pada cara-cara strategis di mana proses kerja dari teori budaya ada pada saat anggota kelompok berkomunikasi dengan orang lain. Selain itu, kerja dari kerangka budaya memberikan penjelasan untuk bagaimana orang yang berbeda dapat berkomunikasi berdasarkan enam faktor.

Negosiasi Identitas atau manajemen

• Teori manajemen identitas
• Negosiasi identitas
• Teori identitas budaya
• Model ayunan ganda

Jaringan komunikasi

• Jaringan dan kompetensi komunikasi grup luar
• Jaringan intracultural VS jaringan intercultural
• Jaringan dan akulturasi

Akulturasi dan penyesuaian

• Akulturasi komunikasi

Teori ini mencoba untuk menggambarkan dimana "adaptasi antar budaya sebagai upaya kolaboratif orang asing dan penerimaan lingkungan terlibat dalam upaya bersama."

• Kegelisahan / ketidakpastian

Ketika orang asing berkomunikasi dengan orang lokal, mereka mengalami ketidakpastian dan kecemasan. Orang asing perlu untuk mengelola ketidakpastian serta kecemasan mereka dalam rangka untuk dapat secara efektif berkomunikasi dengan orang lokal dan kemudian mencoba untuk mengembangkan prediksi-prediksi akurat dan penjelasan-penjelasan untuk perilaku orang-orang lokal.

• Asimilasi, penyimpangan, dan kondisi keterasingan

Asimilasi dan adaptasi adalah hasil yang tidak permanen dari proses adopsi; sebaliknya, mereka adalah hasil sementara dari proses komunikasi antara orang lokal dan imigran. "Keterasingan atau asimilasi dalam kelompok atau individu, adalah hasil dari hubungan antara perilaku menyimpang dan lalai dalam komunikasi."

Komunikasi bisnis antar budaya sangat membantu dalam membangun kecerdasan budaya melalui pembinaan dan pelatihan dalam komunikasi antar budaya, antar-budaya negosiasi, multikultural resolusi konflik, layanan pelanggan, bisnis, dan komunikasi organisasi. Pemahaman antar budaya tidak hanya untuk ekspatriat yang masuk. Pemahaman antar budaya dimulai dengan orang-orang yang bertanggung jawab untuk proyek dan mencapai orang-orang di dalam menyampaikan layanan, atau konten. Kemampuan untuk berkomunikasi, bernegosiasi dan bekerja secara efektif dengan orang-orang dari budaya lain sangat penting untuk bisnis internasional.

Kompetensi lintas budaya

Komunikasi lintas budaya kompeten ketika ia menyelesaikan tujuan dengan cara yang sesuai dengan konteks dan hubungan. Komunikasi lintas budaya menjadi kebutuhan untuk menjembatani dikotomi antara kesesuaian dan efektivitas: yang tepat pada sarana komunikasi lintas budaya dan mengarah ke 15% penurunan miskomunikasi.

• Kesesuaian. Menghargai aturan-aturan, norma-norma, dan harapan dari hubungan tidak dilanggar secara signifikan
• Efektivitas. Menghargai tujuan atau imbalan (relatif terhadap biaya dan alternatif) yang dicapai.

Teori-teori

Berikut ini jenis teori dapat dibedakan dalam untaian yang berbeda: fokus pada hasil yang efektif, akomodasi atau adaptasi, identitas negosiasi dan manajemen, jaringan komunikasi, akulturasi dan penyesuaian.

• Konteks: Sebuah penilaian bahwa seseorang yang kompeten adalah yang dibuat di kedua relasional dan konteks situasional.Ini berarti bahwa kompetensi tidak didefinisikan sebagai sebuah atribut tunggal, artinya seseorang bisa menjadi sangat kuat dalam satu bagian dan cukup baik di tempat lain. Situasional berbicara mengenai kompetensi yang dapat didefinisikan secara berbeda untuk budaya yang berbeda. Misalnya, kontak mata menunjukkan kompetensi dalam budaya barat sedangkan untuk budaya Asia terlalu banyak kontak mata menjadi sesuatu yang kurang sopan
• Kesesuaian: berarti bahwa perilaku yang dapat diterima dan sesuai harapan dari setiap budaya tertentu
• Efektivitas: perilaku yang menyebabkan hasil yang diinginkan dapat tercapai
• Pengetahuan: Ini ada hubungannya dengan luasnya informasi yang anda miliki tentang kebudayaan orang yang sedang berinteraksi dengan anda. Hal ini penting agar anda dapat menafsirkan makna dan memahami budaya mereka secara umum dan pengetahuan budaya tertentu
• Motivasi:Ini ada hubungannya dengan asosiasi emosional karena mereka berkomunikasi antar budaya. Perasaan dari reaksi anda terhadap pikiran dan pengalaman berhubungan dengan motivasi. Niat dari pikiran yang memandu pilihan anda, itu adalah tujuan atau rencana yang mengarahkan perilaku anda. Ini dua hal yang berperan dalam motivasi.

Alat-alat dasar untuk perbaikan

Berikut ini adalah cara untuk meningkatkan kompetensi dalam komunikasi:

• Tampilan menarik: menunjukkan rasa hormat dan hal positif untuk orang lain
• Orientasi pengetahuan: Istilah yang digunakan orang untuk menjelaskan diri mereka sendiri dan persepsi mereka tentang dunia
• Empati: Berperilaku dalam cara-cara yang menunjukkan anda memahami dunia sebagaimana yang orang lain lakukan
• interaksi manajemen: keterampilan di mana anda mengatur percakapan
• Tugas peran perilaku: memulai ide-ide yang mendorong kepada kegiatan pemecahan masalah.
• Relasional perilaku peran: harmoni antara interpersonal dan mediasi
• Toleransi untuk ambiguitas: kemampuan untuk bereaksi terhadap situasi-situasi baru dengan sedikit ketidaknyamanan
• Interaksi postur: Menanggapi orang lain dalam deskriptif, non-menghakimi cara.

Faktor-faktor penting

• Kemahiran dalam bahasa budaya lokal: pemahaman tata bahasa dan kosakata
• Pemahaman bahasa pragmatik: bagaimana menggunakan strategi kesopanan dalam membuat permintaan dan cara menghindari dalam memberikan terlalu banyak informasi
• Menjadi sensitif dan menyadari pola komunikasi non verbal dalam budaya lain
• Menyadari gerakan yang dapat menyinggung atau memiliki arti yang berbeda dalam berbagai budaya
• Pemahaman budaya kedekatan dalam ruang fisik dan paralinguistik suara untuk menyampaikan makna yang dimaksud.

Ciri-ciri

• Fleksibilitas
• Toleransi terhadap ketidakpastian yang tinggi
• Reflectiveness
• Keterbukaan pikiran
• Sensitivitas
• Kemampuan beradaptasi
• Terlibat dalam sistem tingkat berpikir yang berbeda.

Faktor - faktor yang mempengaruhi komunikasi verbal:

• Nada suara
• Menggunakan kata-kata deskriptif
• Penekanan pada frasa tertentu
• Volume suara

Cara pesan diterima tergantung pada faktor-faktor ini karena mereka memberikan interpretasi yang lebih besar bagi penerima dan seperti apa yang dimaksudkan oleh pesan. Dengan menekankan frasa tertentu dengan nada suara, hal ini menunjukkan bahwa hal tersebut penting dan harus lebih terfokus pada hal itu.

Selain atribut-atribut ini, komunikasi verbal ini juga disertai dengan isyarat non-verbal. Isyarat ini membuat pesan menjadi lebih jelas dan memberikan indikasi kepad pendengar mengenai cara informasi yang harus diterima.

Negosiasi identitas atau manajemen

• Ekspresi wajah
• Gerakan tangan
• Penggunaan benda-benda
• Gerakan tubuh

Dalam hal komunikasi lintas budaya ada hambatan bahasa yang dipengaruhi oleh bentuk verbal dari komunikasi. Dalam hal ini ada kesempatan untuk terjadi miskomunikasi antara dua pihak atau lebih. hambatan-hambatan lain yang berkontribusi terhadap miskomunikasi dapat menjadi jenis kata-kata yang dipilih dalam percakapan. Jangan sampai perbedaan budaya menjadi ada yang berbeda dalam makna dan kosakata yang dipilih, hal ini memungkinkan untuk pesan antara pengirim dan penerima dapat disalahartikan.

Komunikasi nonverbal

Jaringan komunikasi

• Ekspresi wajah dan gerak tubuh
• Pakaian
• Gerakan
• Postur tubuh
• Kontak mata

Bila tindakan ini dipasangkan dengan komunikasi verbal, maka pesan dibuat dan dikirim. Bentuk komunikasi nonverbal adalah perilaku kinesik. Perilaku kinesik adalah komunikasi melalui gerakan tubuh—misalnya, postur, gerak tubuh, ekspresi wajah dan kontak mata. Makna dari perilaku tersebut bervariasi antar negara dan mempengaruhi komunikasi lintas budaya. Bentuk komunikasi nonverbal secara kinesik adalah kontak mata dan menggunakan mata untuk menyampaikan pesan. Secara keseluruhan, komunikasi nonverbal memberikan petunjuk untuk apa yang dikatakan secara verbal dengan penggambaran fisik. Teknik komunikasi nonverbal yang digunakan di seluruh dunia dan di beberapa budaya. Komunikasi nonverbal dan kinesik bukan satu-satunya cara untuk berkomunikasi tanpa kata-kata. Proxemics, bentuk komunikasi nonverbal, berkaitan dengan pengaruh kedekatan dan ruang komunikasi. Bentuk lain dari perilaku nonverbal dan komunikasi yang berhubungan dengan komunikasi lintas budaya adalah paralanguage. Paralanguage mengacu pada bagaimana sesuatu yang dikatakan, bukan isi dari apa yang dikatakan—misalnya, kecepatan bicara, nada dan infleksi suara, suara-suara lain, tertawa, menguap, dan keheningan. Paralanguage akan kemudian menyentuh dalam bagian verbal dari komunikasi lintas budaya.

Komunikasi nonverbal telah ditunjukkan untuk memperhitungkan antara 65% dan 93% dari ditafsirkannya proses komunikasi. Variasi Kecil dalam bahasa tubuh, ucapan, irama, dan ketepatan waktu sering menyebabkan ketidakpercayaan dan persepsi yang salah dari situasi antara pihak pelaku lintas budaya. Hal tersebut adalah di mana komunikasi nonverbal dapat menyebabkan masalah dengan komunikasi lintas budaya. Kesalahpahaman dengan komunikasi nonverbal dapat menyebabkan miskomunikasi dan penghinaan dengan perbedaan budaya. Sebagai contoh, kegiatan menjabat tangan dalam satu budaya mungkin akan sebagai sesuatu yang pantas dilakukan, sedangkan bagi kebudayaan lain dapat disebut sebagai sesuatu yang kasar atau tidak pantas.

Komunikasi nonverbal dapat digunakan tanpa menggunakan komunikasi verbal. Hal ini dapat digunakan sebagai sistem pengkodean untuk orang-orang yang tidak menggunakan perilaku verbal untuk berkomunikasi di dalam budaya yang berbeda, di mana berbicara tidak diperbolehkan. Sebuah ekspresi wajah yang dapat memberikan isyarat kepada orang lain dan juga untuk mengirimkan pesan, tanpa menggunakan komunikasi verbal.

Sesuatu yang biasanya terjadi tanpa disadari dalam budaya dan komunikasi adalah bahwa cara berpakaian seseorang dapat digunakan sebagai bentuk komunikasi nonverbal. Apa yang dipakai seseorang dapat juga memberitahu banyak hal tentang mereka. Misalnya, apakah seseorang tersebut miskin atau kaya, muda atau tua atau jika mereka memiliki budaya dan keyakinan tertentu semua dapat dikatakan melalui cara berpakaian dan gaya yang mereka tampilkan. Ini adalah salah satu bentuk komunikasi nonverbal.

Secara keseluruhan, komunikasi nonverbal adalah konsep yang sangat penting dalam komunikasi lintas budaya.

Komunikasi interpersonal

Dari Wikipedia bahasa Indonesia, ensiklopedia bebas Loncat ke navigasiLoncat ke pencarianSalah satu contoh komunikasi interpersonal

Komunikasi interpersonal adalah komunikasi yang terjadi antara dua orang atau lebih, yang biasanya tidak diatur secara formal. Dalam komunikasi interpersonal, setiap partisipan menggunakan semua elemen dari proses komunikasi. Misalnya, masing-masing pihak akan membicarakan latar belakang dan pengalaman masing-masing dalam percakapan tersebut

Komunikasi sangat penting bagi semua aspek kehidupan manusia. Komunikasi manusia dapat mengekspresikan gagasan, perasaan, harapan dan kesan kepada sesama serta memahami gagasan, perasaan dan kesan orang lain. Komunikasi tidak hanya mendorong perkembangan kemanusiaan yang utuh, tetapi juga menciptakan hubungan sosial yang sangat diperlukan dalam kelompok sosial apapun. Komunikasi memungkinkan terjadinya kerja sama sosial, membuat kesepakatan-kesepakatan penting, dan lain-lain. Individu yang terlibat dalam komunikasi memiliki latar belakang sosial, budaya dan pengalaman psikologis yang berbeda-beda. Perbedaan ini dapat memengaruhi efektivitas sebuah komunikasi. Sangat penting bagi setiap individu untuk memahami simbol-simbol yang digunakan dalam komunikasi, baik simbol verbal maupun nonverbal. Komunikasi interpersonal adalah komunikasi yang melibatkan dua orang atau lebih. Setiap pihak dapat menjadi pemberi dan pengirim pesan sekaligus pada waktu yang bersamaan.

Komunikasi

• De Vito (2009) mendefinisikan komunikasi interpersonal sebagai proses pengiriman dan penerimaan pesan di antara dua orang atau lebih, formal maupun informal. Komunikasi interpersonal dimengerti sebagai umpan balik yang saling berkaitan satu sama lain dengan tujuan untuk membantu seseorang meningkatkan efektivitas pribadi dan efektivitas antara pribadi. Komunikasi interpersonal mengharuskan pelaku untuk bertatap muka antara dua orang atau lebih dengan membawakan pesan verbal maupun non verbal sehingga masing-masing bisa memahami satu sama lain dan berinteraksi secara efektif.
• Rogers (dalam Rakhmat, 2012) mengatakan bahwa makin baik komunikasi interpersonal, maka makin terbuka seseorang mengungkapkan dirinya dan makin positif persepsinya terhadap orang lain melebihi persepsi dirinya.
• Tubbs dan Moss (2008) mengartikan komunikasi interpersonal sebagai sebuah proses komunikasi antara komunikan dan komunikator yang ditandai dengan terwujudnya saling pengertian, kesenangan, saling mempengaruhi, hubungan sosial yang baik, juga adanya tindakan nyata sebagai umpan-balik. Komunikasi diharapkan dapat mengurangi dampak buruk yang timbul pada kelompok yang berkaitan dengan kejenuhan dalam pekerjaan.
• Cangara (2005) menyatakan bahwa komunikasi interpersonal sangat penting untuk meningkatkan hubungan antar individu, menghindari dan mengatasi konflik pribadi, mengurangi ketidakpastian, berbagi pengetahuan dan pengalaman dengan orang lain, mengendalikan perilaku, memberi motivasi, sebagai pernyataan emosi, dan memberikan suatu informasi.

Komunikasi merupakan suatu gejala yang kompleks dan oleh sebab itu, setiap individu yang mengamati gejala komunikasi memiliki pendekatan yang berbeda-beda. Komunikasi adalah proses di mana saling membagi informasi, gagasan dan perasaan antar individu. Komunikasi dalam menyentuh aspek-aspek yang lebih dalam dari setiap orang yang terlibat dalam komunikasi tersebut, baik tentang hidup pada masa lalu, tentang keluarga, dan kegiatan yang sedang dilakukan sekarang. Salah satu komponen komunikasi adalah saling mendengarkan. Mendengarkan sangat penting, karena dengan mendengarkan setiap pihak yang terlibat dalam suatu peristiwa komunikasi dapat saling memahami dan memberi umpan balik atau respon dengan cara yang baik dan sesuai dengan apa yang diharapkan. Setiap pihak dapat menjadi pemberi dan pengirim pesan sekaligus pada waktu yang bersamaan.

Selain proses, komunikasi juga dapat dimaknai sebagai suatu transaksi informasi di mana tidak hanya berkaitan dengan kegiatan fisik. Komunikasi juga merupakan suatu tidakan yang bersifat psikologis, yakni berkaitan dengan impresi dari orang yang terlibat dalam komunikasi. Impresi dibentuk dalam pikiran orang-orang yang sedang terlibat dalam komunikasi.

Komponen-komponen Komunikasi

Pemberi Pesan

Setiap orang terlibat dalam komunikasi karena memiliki informasi, gagasan, dan perasaan yang mereka bagi kepada orang lain. Komunikasi tidak berjalan satu arah, namun bersifat timbal balik antara pemberi pesan dan penerima pesan. Pemberi pesan dapat menjadi penerima pesan, dan penerima pesan dapat menjadi pemberi pesan. Peran-peran ini dapat terjadi saat komunikasi sedang berlangsung.

Pesan

Pesan merupakan ide-ide dan perasaan yang dibagi antara pengirim dan penerima. Inti dari sebuah peristiwa komunikasi adalah pesan, suatu maksud atau gagasan yang ingin disampaikan. Faktor yang mempengaruhi suatu pesan diterima adalah kejelasan, kesiapan penerima, kompleksitas, panjangnya pesan, dan informasi yang terorganisir. Ide-ide dan perasaan dikomunikasikan jika ide atau gagasan itu dipresentasikan dengan simbol-simbol. Simbol terdiri dari dua, yaitu simbol verbal dan nonverbal. Simbol verbal bersifat terbatas dan kompleks, sedangkan simbol nonverbal dapat berupa ekspresi wajah, gestikulasi, postur tubuh, tekanan suara, penampilan dan lain-lain.

Umpan Balik

Umpan Balik merupakan respon yang diberikan oleh penerima dan pemberi pesan dalam sebuah peristiwa komunikasi. Dengan adanya umpan balik, para partisipan yang terlibat dalam peristiwa komunikasi dapat mengetahui bahwa gagasan atau perasaan mereka diterima sesuai dengan yang diharapkan. Pengirim dan penerima pesan dalam komunikasi tatap muka memiliki kesempatan yang sangat besar untuk memberikan umpan balik secara langsung. Dalam komunikasi tatap muka ini, para partisipan dapat memiliki kesempatan untuk melihat apakah pesan yang disampaikan dipahami dan diikuti atau tidak.

Gangguan

Gangguan adalah segala sesuatu yang mengganggu komunikasi, termasuk sikap dan emosi penerima dan pemberi pesan. Stres, cemas, sikap-sikap negatif dan motivasi rendah merupakan faktor yang mempengaruhi gangguan. Gangguan dapat terjadi dalam tiga bentuk yakni eksternal, internal, dan semantik.

Gangguan Eksternal (External Noise)

Gangguan eksternal datang dari lingkungan. Lingkungan dapat berupa udara panas maupun dingin, kegaduhan dan suasana yang tidak menyenangkan lainnya. Kondisi-kondisi yang tidak menyenangkan dapat mengganggu penerima dan pemberi pesan dalam memahami pesan yang disampaikan.

Gangguan Internal (Internal Noise)

Gangguan internal terjadi dalam pikiran penerima dan pemberi pesan. Bila pemberi dan penerima pesan tidak fokus pada pesan atau komunikasi yang sedang terjadi, maka pesan tidak dapat dimengerti atau disampaikan sebagaimana mestinya. Misalnya, seorang mahasiswa tidak mendengar dosennya, karena pada saat dosen mengajar, mahasiswa tersebut sedang berpikir tentang makan siang.

Gangguan Semantik (Semantic Noise)

Gangguan semantik disebabkan oleh reaksi emosional para partisipan terhadap kata-kata yang digunakan. Para partisipan biasanya memiliki reaksi negatif terhadap orang-orang yang membuat pernyataan.

Media/Saluran

Media/saluran adalah perantara yang digunakan untuk menyampaikan suatu pesan. Dalam komunikasi tatap muka, media yang utama adalah suara dan pandangan. Media yang lain berupa radio, televisi, tape, surat kabar, dan majalah.

Setting (Lingkungan)

Setting adalah lingkungan di mana komunikasi terjadi. Setting dapat memiliki pengaruh yang signifikan pada komunikasi. Formal Setting tepat untuk presentasi formal. Misalnya auditirorium yang baik digunakan untuk memberikan pidato, dan presentasi, tetapi tidak baik untuk percakapan yang bersifat personal dan intim.

Openness (Keterbukaan)

Artinya tiap pihak bersedia membuka diri atau membagi informasi tentang dirinya yang biasanya dirahasiakan, dan juga bersedia mendengarkan pesan dari lawan bicara secara terbuka dan merespon dengan jujur.

Empathy (Empati)

Artinya kemampuan individu untuk memahami lawan bicara berdasarkan sudut pandang lawan bicaranya tersebut. Kemampuan ini membantu individu untuk mengerti apa yang dilalui oleh lawan bicaranya secara emosional. Jadi ikut merasakan perasaan orang lain.

Positiveness (Sikap positif)

Mengacu pada kemampuan individu dalam menggunakan pesan yang positif. Memuji hal-hal positif yang dimiliki oleh lawan bicara, mengekspresikan kepuasan dalam berkomunikasi dengannya, tersenyum, menjaga kedekatan posisi tubuh pada saat berbicara, dll.

Supportiveness (Sikap Mendukung)

Terdiri dari dukungan yang terucap maupun yang tidak terucap, seperti senyuman atau anggukan kepala. Memperlihatkan sikap mendukung dengan bersikap: deskriptif bukan evaluatif, spontan bukan strategik, dan provisional bukan sangat yakin

Equality (Kesetaraan)

Komunikasi interpersonal akan lebih efektif bila suasananya setara. Artinya, harus ada pengakuan secara diam-diam bahwa kedua pihak sama-sama bernilai dan berharga, dan bahwa masing-masing pihak mempunyai sesuatu yang penting untuk dibagi.

Dalam suatu hubungan interpersonal yang ditandai oleh kesetaraan, perselisihan dan konflik lebih dillihat sebagai upaya untuk memahami perbedaan yang pasti ada daripada sebagai kesempatan untuk menjatuhkan pihak lain.

Kesetaraan tidak mengharuskan individu untuk menerima dan menyetujui begitu saja semua perilaku verbal dan nonverbal pihak lain. Kesamaan kepribadian bertujuan agar masing-masing pihak yang berkomunikasi merasa dihargai dan dihormati sebagai manusia yang memiliki suatu yang penting untuk dikontribusi kepada orang lain.

Media komunikasi

Media komunikasi adalah suatu alat atau sarana yang digunakan untuk menyampaikan pesan dari komunikator kepada khalayak. Media dominan dalam berkomunikasi adalah pancaindera manusia seperti telinga dan mata.Media juga merupakan jendela yang memungkinkan kita untuk dapat melihat lingkungan yang lebih jauh, sebagai penafsir yang membantu memahami pengalaman,Sebagai landasan penyampai informasi, Sebagai komunikasi interaktif yang meliputi opini audiens, Sebagai penanda pemberi intruksi atau petunjuk, Sebagai penyaring atau pembagi pengalaman dan fokus terhadap orang lain, cermin yang merefleksikan diri kita dan penghalang yang menutupi kebenaran. Media komunikasi juga dijelaskan sebagai sebuah sarana yang dipergunakan sebagai memproduksi, reproduksi, mengolah dan mendistribusikan untuk menyampaikan sebuah informasi. Media komunikasi sangat berperan penting bagi kehidupan masyarakat. Secara sederhana, sebuah media komunikasi adalah sebuah perantara dalam menyampaikan sebuah informasi dari komunikator kepada komunikan yang bertujuan agar efisien dalam menyebarkan informasi atau pesan. Komunikasi merupakan bentuk percakapan yang berlangsung atas dasar persamaan persepsi. Komunikasi dalam bahasa inggris communicationberasal dari kata latin communicatio dan berasal dari kata communis yang berarti sama.

Teori Semiotik pesan

media sangat menarik dari sudut pandang semiotik atas campuran sebuah simbol yang diatur secara spasial dan kronologis untuk menciptakan sebuah pesan, kesan, dan penyampaian sebuah gagasan untuk memunculkan sebuah makna dari khalayak.

Teori Sosiokultural pesan

media yang disampaikan untuk sosialisasi dan kulturisasi serta penempatan sebuah makna yang bisa memunculkan sebuah argumentasi dari khalayak kepada media agar dapat memberikan sebuah informasi yang berkarakter dan tidak menimbulkan SARA.

Teori Sosiopsikologis

teori yang mengabungkan antara sosial dan psikologis dari audiens yang menikmati sebuah media.Apabila status sosial digabungkan dalam psikologis dari audiens dapat dicontohkan sebagai sebuah konten atai isi acara yang bersifat segmented/ segmentasi acara.

Teori Sibernitika

pengaruh dari opini khalayak dari suatu isi media adalah sebuah fenomena yang sangat menarik atau bisa dikatakan sebagai teori “spiral ketenangan” menunjukan bahwa komunikasi interpersonal dan media berjalan bersama dalam perkembanagn opini masyarakat.

Teori Kritis

implikasi budayalebih luas, dalam beberapa hal teori kritis ini disebutkan bahwa banyak ideologi atau paham dari sebuah pemilik media yang seharusnya dapat dikritisi oleh khalayak agar tidak ada keberpihakan dalam penyampaian suatu informasi.

Metafora Media

Menurut Joshua Meyrowitz media komunikasi memliki tiga metafora yang mewakili sudut pandang media, antara lain:

Media sebagai Vessel

sebuah gagasan bahwa media adalah pembawa pesan yang netral

Media sebagai Bahasa

media memiliki unsur struktural dalam penyampaian informasi dan tata kalimat yang dirancang menjadi satu kesatuan yang disebut dengan bahasa.

Media Sebagai Lingkungan

metafora ini dilandasi dengan gagasan bahwa hidup didalam lingkungan dengan berbagai informasi yang disebarkan dengan beragam kecepatan,ketepatan, dan kemampuan dalam melakukan interaksi

Fungsi Media Komunikasi, Menurut Marshall Mc Luhan

Efektivitas

media komunikasi akan mempermudah kelancaran dalam penyampaian informasi. banyak

Efisiensi

media komunikasi akan mempercepat penyampaian dalam sebuah informasi.

Konkrit

media komunikasi akan membantu mempercepat isi pesan yang memiliki sifat abstrak.

Motivatif

media komunikasi akan lebih atraktif dan memeberikan sebuah informasi yang dapat dpertanggungjawabkan

Fungsi media Komunikasi, Menurut Burgon Dan Huffner

Efisiensi penyebaran informasi

penghematan dalam segi biaya, tenaga, pemikiran dan waktu.

Memperkuat eksistensi informasi

media komunikasi yang hi-tech dapat membuat informasi ataupun pesan lebih berkesan terhadap komunikan.

Menghibur

media komunikasi dapat menyenangkan dan lebih menarik bagi audiens.

Jenis-Jenis Media Komunikasi,Berdasarkan Fungsi Media

Fungsi produksi

media komunikasi sangat berguna agar menghasilkan sebuah informasi.

Fungsi reproduksi

media komunikasi berguna untuk dapat meproduksi ulang dan mengggandakan sebuah informasi.

Karakteristik Media Komunikasi

Karateristik dalam media Intra Personal

pikiran merupakan umpan balik yang diterima oleh pribadi seseorang dan hanya memutar dalam diri sendiri,arus pesan yang disampaikan adalah persepsi yang memusat, efek yang dihasilkan dalam karakteristik intrapersonal adalah sikap dan prilaku.

Karateristrik Inter Personal

seluruh panca indera digunakan sebagai umpan balik dari sebuah informasi yang disampaikan, melalui kode tertulis, lisan, isyarat serta arus pesan dua arah dan mempunyai efek terhadap sikap yang tinggi dan rendah terhadap kognitif.

Karateristik Media Massa

bersifat melembaga, satu arah, meluas dan serempak serta menggunakan peralatan teknis atau mekanis dan bersifat terbuka.

Karateristik media publik

diterima oleh semua alat indera baik lisan maupun isyarat arus pesan yang disampaikan bisa satu atau dua rah banyak dan terbatas serta memiliki efek tinggi terhadap perilaku, akan tetapi rendah terhadap kognitif.

Bentuk Media Komunikasi

Media Cetak

segala jenis barang/media komunikasi yang dapat dilakukan melalui proses pencetakan dan dapat dipergunakan sebagai sarana penyampaian pesan atau informasi. Contoh: surat kabar, buku, brosur, majalan dan buletin.

Media visual atau media pandang

penerimaan pesan yang tersampaikan melalui panca indera dan dapat dilihat . Contoh: gambar dan Foto.

Media audio

penerimaan pesan yang tersampaikan dengan melalu indera pendengaran. Contoh: Radio dan Tape recorder.

Media Audio visual aid (AVA)

media komunikasi yang dapat dilihat dan juga dapat didengar, untuk mendapatkan informasi secara bersamaan. Contoh: televisi.

Jangkauan Penyebaran Media Komunikas

Media Komunikasi Eksternal

media komunikasi yang dapat dipergunakan untuk dapat menjalin sebuah hubungan dan menyampaikan sebuah informasi dengan pihak luar. Media komunikasi yang sering digunakan adalah:

1. Media cetak media komunikasi tercetak dan tertulis agar dapat menjangkau publik ekternal, seperti pemilik saham, konsumen, pelanggan dan mitra kerja.
2. Media elektronik

Radio adalah sebuah alat eletronik yang dihgunakan sebagai media komunikasi dan informasi. Radio dapat memberikan rangsangan terhadap pendengaran. Dengan radio seseorang bisa mendapatkan sebuah informasi dan berbagai peristiwa yang penting dan baru serta acara hiburan yang menyenangkan.pengertian radio menurut ensiklopedi indonesia adalah penyampaian pesan informasi dengan pemanfaatan gelombang elektromagnetik bebas yang memiliki frekuensi kurang dari 300 GHz (panjang gelombang lebih besar dari 1mm). Secara garis besar, radio mempunyai manfaat sebagai perjelas pesan dan informasi, mengatasi sebuah ruang dan waktu, daya indera dan juga tenaga.manfaat radio lainnya adalah menimbulkan gairah untuk belajar, informasi yang langsung didapatkan oleh komunikan menerima pesan atau decode. Dan memberikan rangsangan terhadap pengalaman yang dapat menimbulkan persepsi yang sama.

Televisi adalah sebuah alat penangkap siaran yang menghasilkan gambar atau visualisasi. Kata televisi berasal dari kata tele yang artinya jauh dan vision yang artinya jauh, dan dapat dijelaskan bahwa televisi adalah tampak atau dapat dilihat dari jarak jauh. Sejarah singkat televisi telah mengubah sifat, cara beroperasi dan hubungan antara komunikator dan komunikan. Ruang lingkup dan sifat industri penyiaran televisi di dominasi oleh organisasi dengan produksi,distribusi, dan pengambilan keputusan yang tersentralisasi. Jaringan ini berhubungan dengan para afiliasi dengan tujuan untuk menghantarkan penonton kepada pengiklan. Afiliasi lokal membawa program jaringan untuk dapat mengosongkan waktu sebagai penukar kegiatan untuk suatu program yang disebut kompensasi dan waktu spot lokal dapat denegosiasikan dengan afiliasi dari berbagai stasiun televisi.

Internet adalah jaringan komputer yang terhubung secara internasional dan tersebar di seluruh dunia. Internet adalah media komunikasi yang berbasis dengan teknologi informasi. Keunggulan media komunikasi internet adalah mudah,cepat,murah, dan dapat dijangkau sampai seluruh dunia. Internet adalah jaringan komputer yang terkoneksi secara global dan dapat berkomunikasi secara bebas dan dapat bertukar sebuah informasi. Pada internet semakin berkembang pada saat ini, seperti hal nya e-mail, seseorang bisa melakukan pertukaran informasi secara singkat dan lebih efisien serta mendapatkan respon yang cepat satu dengan lainnya.

Media Komunikasi Internal

Media komunikasi internal adalah sarana penyampaian informasi di antara publik internal yang bersifat non-komersial. Baik penerima ataupun pengirim informasi adalah orang dari publik internal. Media yang digunakan secara internal adalah:

Telephone digunakan sebagai alat komunikasi untuk menyampaikan pesan secara langsung melalui suara antara komunikan dan komunikator serta hasil yang disampaikan dapat dirasakan secara langsung.

Surat merupakan media komunikasi internal dalam bentuk tertulis yang dilakukan oleh sender untuk memberikan informasi kepada receiver. Akan tetapi, respon yang didapati tidak secara langsung membutuhkan waktu serta biaya.

Papan Pengumuman penyampaian informasi secara internal melalui papan pengumuman hanya untuk memberikan sebuah informasi dari receiver kepada publik internal.

House journal (Majalah Bulanan) sebagai media cetak dan tertulis. Penyampaian informasi tidak dilakukan secara langsung. Akan tetapi, seorang reporter atau pencari berita membutuhkan waktu untuk mencari sebuah informasi yang benar dan akurat,serta dapat dipercaya.

Printed material (Media Komunikasi dan Publikasi berupa Bahan Cetakan)sebagai media komunikasi yang dicetak seperti pamflet dan brosur hanya memberikan informasi kepada publik.

Media pertemuan dan Pembicaraan media pertemuan seperti diskusi ataupun rapat menjadi media komunikasi,penyampaian pesan secara internal agar kalangan tersebut bisa menyamakan dalam satu persepsi.

Elemen Media Komunikasi

Ilmuan media bernama Art Silverblatt mengidentifikasi ada tujuh elemen dasar sebagai media komunikasi baru, antara lain adalah:

• Keterampilan berpikir secara kritis untuk dapat mengembangakan penilaian independen terhadap suatu media.berpikir secara kritis adalah sebuah esensi dasar.
• Pemahaman terhadap sebuah proses komunikasi massa, sebagai komponen dan mengetahui media dalam beroperasi
• Kesadaran akan dampak media terhadap invidu dan masyarakat. Kesadaran agar khalayak tidak terjebak dalam sebuah informasi yang tidak dapat dipertanggunjawabkan sebuah keaslian berita atau informasi.
• Strategi untuk menganalisis dan mendiskusikan pesan media. Khalayak dapat meyerap dan juga memilih sebuah media yang memberikan sebuah informasi yang akurat dan tepercaya.
• Sebuah kesadaran akan isi dari sebuah media atau teks yang menyediakan sebuah wawasan bagi kehidupan.
• Kemampuan untuk dapat menikmati, memahami dan menghargai dari isi media.
• Pengembangan keterampilan produksi yang efektif dan bertanggung jawab.

Keterampilan Melek Media Komunikasi

• Kemampuan dan kemauan melakukan suatu usaha untuk dapat memahami suatu isi media, memberi perhatian dan menyaring terhadap gangguan.
• Pemahaman dan pengharagaan kepada kekuatan pesan media.
• Kemampuan untuk dapat membedakan reaksi emosional dan rasional ketika menilai ataupun merespons isi media.
• Pengembangan ekspektasi yang lebih tinggi terhadap media.
• Pengetahuan terhadap kesepakatan akan suatu genre atau aliran untuk dapat mengenali sebuah aliran dapat digabungkan dengan media lain.
• Kemampuan berpikir secara kritis tentang isi media dan tidak terlalu peduli dengan kredibilitas sumber apabila suatu informasi masih bersifat rancu.
• Pengetahuan tentang bahasa yang dipakai kalangan berbagai media dan memahami pengaruhnya.

Aplikasi Dan Implikasi

• Media sebagai komunikasi pendukung pembentukan khalayak

Teori McLuhan menstimulasi cara pandang baru terhadap gagasan dan bahasan subjek untuk memahami suatu proses komunikasi secara lebih luas dan terarah.Dan variabel dari komunikasi memberikan gambaran dalam pengaruh terhadap media.Pengaruh media terhadap masyarakat dapat dilihat dari beralihnya masyarakat lisan menjadi masyarakat tulisan,dimana masyarakat pada zaman dahulu untuk menyampaikan sebuah informasi mengunakan suara untuk menyapaikan suatu pesan, kemudian pada saat ini apabila ingin menyampaikan sebauh pesan dapat dikirim melalui sebuah SMS.Perubahan masyarakat dari mendengar berita secara lisan dan duduk membaca buku kemudia beralih mejadi masyarakat yang menonton dan memilih sebuah konten tayangan televisi,dan gambaran mulai bergerak dan dilihat oleh khalayak dan dapat disadari atau tidak media sudah sangat mempengaruhi kehidupan khakayak yang menggunakan media tersebut.

• Institusi media memiliki peran penting dalam produksi budaya

Faktanya media memang sangat mempengaruhi budaya dan tingkah laku serta pola pikir masyarakat.pengaruh melalui media terhadap saluran interpersonal merupakan bagian integral dari suatu budaya yang berskala dan besar seperti televisi dan media cetak.Banyak para ahli yang menyatakan bahwa individu memiliki kendali besar atas hasil transaksi media dalam kehidupan masyarakat. Produk interaksi yang beragam dari pemenuhan kebutuhan, hasrat dan ketergantungan individu,dan sulit sekali untuk menguranginya.Teori ketergantungan menengahi beberapa masalah antara model penggunaan dan kepuasan dengan model pengaruh yang sangat kuat.Teori tersebut menilai perbedaan invidu dalam penanggapan pengaruh media,menunjukan kerumitan interaksi beragam dalam aspek transaksi media.Peleburan beberapa teori penggunaan dan kepuasan dengan teori ketergantungan memberikan sebuah gabungan yang lengkap.

• Audiens atau masyarakat penikmat media ikut serta dalam pesan media

Audiens dianggap populasi yang sangat besar dapat hasil dari suatu transaksi media yang bisa dijadikan dua khalayak sebagai khalayak pasif dan khalayak aktif,keduanya adalah penikmat media.Akan tetapi dapat menjadi dua kategori yang difergen,dimana khalayak pasif akan jauh lebih menerima suatu pesan yang diberikan media tanpa ada penyortiran untuk kelayakan dalam pembentukan karakter atapun dalam kehidupan sehari-hari. Sedangkan masyarakat yang aktif lebih memilih suatu isi pesan yang akan disampaikan media.

Bab 02 Bentuk-bentuk Komunikasi Dalam Organisasi

Pengertian Komunikasi Dalam Organisasi

Cakupan komunikasi sangatlah luas. Pembahasan mengenai komunikasi yang cukup penting untuk dikaji adalah mengenai komunikasi dalam organisasi. Hal ini dikarenakan organisasi adalah sarana yang sarat akan persebaran informasi.

Komunikasi Dalam Organisasi merupakan komunikasi yang dijalankan dan dibentuk pada tubuh organisasi. Khususnya struktur hirarki organisasi sangat mempengaurhi proses komunikasi yang terbentuk.

Komunikasi yang baik sangat fundamental bagi organisasi. Keberadaan komunikasi diperlukan karena tiap sumber daya manusia di dalam organisasi dapat saling bertukar ide dan gagasan untuk terus memajukan organisasi. Perlu diketahui pula bahwa komunikasi yang tercipta akan berbeda sesuai dengan Bentuk Bentuk Organisasi yang ada.

Oleh karenanya diperlukan ilmu dan strategi dalam membahas teori dan penerapan komunikasi dalam organisasi.

Proses Komunikasi Dalam Organisasi

Adapun beberapa tahapan tahapan mengenai model proses komunikasi dalam organisasi yaitu:

1. Tahap penciptaan gagasan atau tahap ideasi, yaitu dapat dilakukan oleh pihak pengiriman informasi (komunikator=communicator)
2. Tahap penyusunan gagasan dalam bentuk simbol atau tanda tanda sandi (tahap enconding) yaitu simbol atau tanda-tanda sandi yang berupa gambar gambar yang menunjukan mengandung arti.
3. Tahap pengiriman, yaitu gagasaan yang sudah di susun dalam wujud simbol simbol atau tanda tanda sandi yang di sampaikan melewati saluran atau media komunikasi yang sudah di sediakan oleh organisasi yang ber tanggung jawab.
4. Tahap penerimaan, yaitu informasi yang telah dikirim oleh komunikator lewat media komunikasi di terima oleh pihak penerima informasi.
5. Tahap menginterprediksikan gagasan atau pesan yang di terima, yaitu tahap yang di sebut juga tahap decoding. Dalam tahap ini gagasan gagasan atau pesan pesan yang telah di terima di interprediksikan atau di artikan
6. Tahap tanggapan, yang merupakan tahapan terakhir, sesudah pihak penerima berita melakukan interpretasi terhadap informasi yang telah di terima. Kemudian ada respon respon yang telah di tanggapi , respond umpan balik atau feedback diantaranya yaitu:

• Respon langsung
• Respon tidak langsung
• Respond yang kurang dimengerti
• Respond yang dapat dimengerti
• Respond yang bersifat netral
• Respond yang bersifat negatif

Supaya komunikan dapat memberikan respon yang di inginkan oleh kominikator , komunikator dan komunikan harus memiliki jiwa pengalaman yang sama (common experience)

 Umpan balik atau feedback akan selalu tersambung melalui setiap tahap proses komunikasi, dengan ini pola atau model proses komunkasi bisa di gambarkan seperti pada gambar yang ada di buku rangkuman.

Unsur-unsur komunikasi

Menurut charles E. redfield dalam pemikirannya yang telah di bukukan olehnya yang mengenai unsur unsur komunikasi dalam bukunya yang berjudul “communication in management” yang mengatakan sebagai berikuta “dministrative communication can best regarded as aform of social or human comunication in which there are these five elemen : a communicator , transmits, messages, communicatee, response.

Kemudiaan setelah menjadi mengandung 5 unsur dapat di rangkum sebagai berikut :

1. komunikator (communicator) yaitu memberitahu berita, yang dalam masalah ini yaitu orang orang yang bertingkah cara berbicarannya ,cara pengirimmannya berita, atau orang orang yang memberitakan
2. menyampaikan berita yaitu yang dalam masalah ini memperoleh dengan cara mengatakan, memberi mengiriman atau yang menyiarkan suatu berita melalui media.
3. berita berita yang di sampaikan yaitu yang memperoleh dengan cara kerja nya berupa perintah, laporan atau bisa juga dengan cara sarang menyarannkan.
4. komunikan yaitu cara kerjanya dengan cara orang yang telah di tuju oleh pihak penanggung jawab atau bisa juga para pengunjung dengan kata lain orang yang mendapatkan berita
5. tanggapan atau reaksi yaitu sebuah cara yang berupa bentuk dalam tata cara jawabannya atau reaksinya.

Jaringan Komunikasi dalam Organisasi

Komunikasi merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari suatu organisasi, ia merupakan proses penyampaian dan menafsirkan ide-ide, pesan dan perintah yang terjadi di dalam totalitas unit suatu organisasi, dengan menggunakan komunikasi yang relevan untuk mencapai pertumbuhan, perkembangan dan konsistensi kehidupan organisasi. Komunikasi menjadi instrumen dalam menyebarkan berbagai informasi untuk dikerjakan oleh semua orang yang terlibat dalam organisasi, sehingga ia mampu menciptakan sinerji. Mencip- takan sinerji merupakan bagian penting dalam organisasi, sebab sinerji itu ‘‘the coperative actian of two or more persons working together to accomplish more than they could working separately” (Mondy & Premeaux, 1995:420). Terciptanya sinerja merupakan kontribusi yang diberikan oleh komunikasi, dan dengan terciptanya sinerji tersebut akan tercipta kinerja yang baik. Oleh karena itu menciptakan sinerji melalui komunikasi yang benar dan tepat akan mengefektifkan pen-capaian tujuan organisasi.

Seorang pemimpin dapat diukur kualitas atau kualifikasi kepemimpinannya dari proses komunikasi yang dilakukannya. “Komunikasi organisasi menyampaikan dan menafsirkan pesanpesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari fakta atau keteranganketerangan organisasi” (Pace & Faules, 1989:17). Dengan demikian yang dituntut adalah bagaimana seseorang baik pimpinan, staf maupun bawahan mampu untuk mengungkapkan dan mengekspresikan ide-idenya kepada semua pihak dalam organisasi tersebut. Kalau diperhatikan dengan seksama bahwa komunikasi organisasi tersebut memiliki karakter sebagai pengiriman atau pengerahan pesan, penafsiran pesan dan penanganan atau menindaklanjuti pesan agar kegiatan organisasi dapat dijalankan sesuai dengan pesan tersebut. Wofford (1977:349) mengemukakan bahwa pengiriman pesan biasanya datang dari level atasan, yatig sifatnya:

a. Memberi perintah tugas

b. Memberi perintah untuk menghasilkan pengertian tentang tugas dan hubungannya dengan tugas keorganisasian.

c. Memberi informasi tentang prosedur dan tugas keorga- nisasian.

d. Menemukan balikan atau respon dari bawahan.

e. Menemukan informasi tentang idiologi sebagai indoktrinasi terhadap bawa-han mengenai misi organisasi.

Lebih tegas lagi seperti yang dikemukakan Kreps (1986:197), bahwa pesan atasan ke bawahan dalam komunikasi (downward communication) berfungsi sebagai:

a. Mengirim pesan secara hierarki kepada bawahan.

b. Memberi informasi sehubungan dengan tugas.

c. Melaksanakan tinjauan tentang pelaksanaan tugas.

d. Mengindoktrin agar bawahan menyadari dan mampu menginternasasikan tujuan organisasi.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pesan yang disampaikan oleh atasan pada bawahan adalah untuk menyampaikan perintah, pengarahan, bimbingan dan kebijaksanaan (keputusan) yang diber-lakukan oleh organisasi dalam hubungannya dengan pelaksanaan tugas, disiplin hak dan tanggung jawab para bawahan dalam upaya pencapaian tujuan organisasi. Oleh karena itu komunikasi merupakan sarana untuk penyebaran informasi dalam organisasi. Jika perannya adalah sebagai sarana, maka peran tersebut harus diperkuat untuk dapat dilaksanakan sebagaimana mestinya agar organisasi berjalan secara efektif. Dengan berjalan secara efektif setiap perencanaan dalam organisasi, maka dapat dikatakan bahwa organisasi telah menggunakan komunikasi dengan benar, berdasarkan hal tersebut secara aksiomatik dapat dikatakan bahwa organisasi akan berhasil dengan baik jika menggunakan komunikasi dengan baik, dan organisasi tidak akan berjalan dengan baik jika ia tidak menggunakan komunikasi dengan benar.

Oleh karena organisasi merupakan komposisi sejumlah orang yang memiliki posisi atau peranan yang berbeda, maka akan terjadi pertukaran pesan yang membutuhkan jalan atau jaringan komunikasi tertentu. Untuk itu setiap komunikator harus mampu memahami berbagai peranan dalam suatu organisasi. Menurut Muhammad (1989:104-105), ada enam pera-nan jaringan komunikasi yaitu:

1. Opinion leader, adalah pimpinan informal dalam organisasi. Mereka tidaklah selalu orang-orang yang mempunyai otoritas formal dalam organisasi tetapi membimbing tingkah laku organisasi dan mempengaruhi keputusan mereka.

2. Gate keepers, adalah individu yang mengontrol arus informasi di antara anggota organisasi. Mereka berada di tengah suatu jaringan dan menyampaikan pesan dari satu orang kepada orang lain atau tidak memberikan informasi. “Gate keepers ” dapat menolong anggota penting dari organisasi seperti pimpinan, menghindarkan informasi yang terlampau banyak dengan jalan hanya memberikan informasi yang penting-penting saja terhadap mereka. Dalam hal ini “gate keepers” mempunyai “powers ” dalam memutuskan apakah suatu informasi penting atau tidak. Jika “gate keepers” memutuskan bahwa informasi tertentu tidak penting, kemudian seorang harus mendapatkan informasi tersebut, maka mungkin informasi tersebut tidak diberikan.

3. Cosmopolities, adalah individu yang menghubungkan organisasi dengan lingkungannya. Mereka mengumpulkan informasi dari sumber-sumber yang ada dalam lingkungan dan memberikan informasi mengenai organisasi kepada orang-orang tertentu pada lingkungannya.

4. Bridge, adalah anggota kelompok atau klik dalam satu organisasi yang menghubungkan kelompok dengan kelompok lainnya. Individu ini membantu saling memberi informasi di antara kelompok-kelompok dan mengkoordinir kelompok.

5. Laison, adalah sama perannya dengan “bridge ” tetapi individu itu sendiri bukanlah anggota dari satu kelompok, tetapi merupakan penghubung di antara satu kelompok dengan kelompok lainnya. Individu ini juga membantu dalam membagi informasi yang relevan di antara kelompok-kelompok dalam organisasi.

6. Isolate, adalah anggota organisasi yang mempunyai kontak minimal dengan orang lain dalam organisasi. Orang-orang ini menyembunyikan diri dalam organisasi atau diasingkan oleh teman-temannya.

Fungsi Komunikasi Dalam Organisasi

Terdapat empat fungsi komunikasi organisasi atau perusahaan yang perlu diketahui (Robbins, 2006). Keempat fungsi tersebut yaitu :

Pengendalian

Fungsi pengendalian dalam komunikasi organisasi memiliki tujuan untuk mengendalikan tingkah laku anggota organisasi melalui berbagai cara. Pada tiap organisasi pasti memiliki kewenangan dan garis komando yang wajib ditaati oleh karyawan.

Apabila karyawan memiliki masalah pada departementnya maka permasalahan tersebut secara prioritas harus dikomunikasikan kepada atasan atau manajer departemenn yang bersangkutan. Komunikasi dalam kasus ini menjalankan fungsi pengendalian. Meski demikian adanya komunikasi informal juga sangat membantu dalam pengendalian tingkah laku.

Motivasi

Dalam fungsi manajemen pengarahan maka motivasi diperlukan untuk mengarahkan karyawan/anggota. Dengan demikian pada proses motivasi perlu terjalinnya komunikasi yang baik.

Komunikasi organisasi yang terbentuk dalam kegiatan pemberian motivasi akan dapat meningkatkan semangat karyawan dalam menjalankan kinerjanya di organisasi.

Pengungkapan Emosi

Peran komunikasi dalam organisasi yang juga perlu dipahami adalah sebagai pengungkapan emosi. Para anggota/karyawan maupun manajer dapat menunjukkan rasa puas maupun kecewa terhadap lawan bicaranya. Hal tersebut dapat menjadi signal supaya kinerja organisasi dapat lebih ditingkatkan atau dipertahankan apabila telah mencapai target.

Komunikasi pada kasus ini mencoba untuk menjembatani dalam pengungkapan perasaan emosional khususnya dalam interaksi sosial.

Informasi

Secara fundamental komunikasi sejatinya sebagai proses persebaran informasi. Pada organisasi informasi yang didistribusikan pastinya merupakan info yang dibutuhkan oleh anggota/kelompok. Informasti tersebut digunakan untuk pengambilan keputusan dalam bentuk data-data. Data-data tersebut kemudian diolah, dianalisis, dievaluasi sehingga menghasilkan berbagai pilihan alternatif.

Hambatan Komunikasi Dalam Organisasi

Pada praktiknya, komunikasi yang terbentuk di dalam organisasi tidak selamanya berjalan lancar. Terdapat berbagai hambatan dalam keberjalanan komunikasi organisasi. Pada dasarnya dapat tiga hambatan utama komunikasi dalam organisasi yang dapat dikemukakan, diantaranya :

Hambatan Teknis

Hambatan teknis merupakan hambatan dalam komunikasi yang timbul karena keterbatasan akan ketersediaan fasilitas komunikasi. Hambatan teknis yang sering ditemui adalah :

1. Tidak ada prosedur/perencanaan yang jelas terkait keberjalanan organisasi
2. Informasi yang rancu
3. Kurangnya pemahaman anggota dalam menerjemahkan suatu informasi
4. Pemilihan saluran komunikasi dalam organisasi yang kurang tepat.

Hambatan Semantik

Problematika semantik merupakan hambatan yang seringkali terjadi. Semantik atau bahasa merupakan dasar dari komunikasi. Perbedaan cara penyampaian atau pemilihan bahasa yang kurang tepat dapat mengakibatkan salah pengertian atau pengertian yang berbeda. Hal ini dapat berakibat fatal apabila perbedaan pemahaman terkait dengan keputusan yang fundamental.

Oleh karena itu untuk menghindari hal tersebut perlu adanya pelatihan komunikasi ataupun dilakukan training yang saling mempererat komunikasi antar elemen organisasi agar terjalinnya komunikasi yang baik dan slaing memahami antar sesama.

Hambatan Manusiawi

Kendala komunikasi yang timbul dari diri individu juga seringkali terjadi dan seharusnya dapat dihindari. Kendala komunikasi ini dapat terjadi akibat faktor emosional maupun presepsi pribadi. Hal lain dapat disebabkan oleh ketidakmampuan panca indra dalam menangkap informasi.

Hal yang sering menjadi penyebab timbulnya hambatan manusiawi dalam berkomunikasi organisasi yaitu :

Hambatan yang disebabkan oleh perbedaan sifat manusia

Komunikasi yang tidak berjalan dengan baik biasa disebabkan karena perbedaan aktor komunikasi dalam hal presepsi, kondisi emosional pribadi, perbedaan umur, pengalaman, jabatan, kemampuan menyerap informasi, dll.

Hambatan yang dipengaruhi suasana psikologis di dalam organisasi

Suasana kerja di dalam organisasi dapat mempengaruhi sikap anggota dalam berkomunikasi. Hal ini dapat pula menentukan keefektifan komunikasi dalam organisasi.

Pola Komunikasi Dalam Organisasi

Pentingnya komunikasi dalam organisasi maka perlu dikaji bagaimana pola komunikasi yang terbentuk. Adapun pola komunikasi dalam organisasi dibagi menjadi dua pola, yaitu :

Komunikasi Formal

Komunikasi ini merupakan saluran komunikasi yang terbentuk dengan mengikuti struktur organisasi perusahaan. Hirarki organisasi menjadi saluran utama terbentuknya komunikasi. Komunikasi formal ditujukan untuk pencapaian tujuan organisasi dan sangat kental dengan kerja di dalam organisasi.

Komunikasi formal dapat berupa komunikasi horizontal, vertikal maupun diagonal.

Komunikasi Informal

Berbeda dengan komunikasi secara formal.Komunikasi informal tidak mengharuskan atau terpacu pada hirarki organisasi. Komunikasi ini terbentuk secara insidental dan spontan yang timbul karena kesamaan rasa seperti tugas dan tanggung jawab yang sama.

Komunikasi informal tidak terpaku pada aturan waktu, ruang dan lokasi. Cara komunikasi kadangkala lebih berguna dan memiliki peranan yang sangat penting karena penyampaiannya dapat setiap saat khususnya demi tujuan organisasi. Meski demikian komunikasi ini memiliki kekurangan yaitu pendistribusiannya tidak sistematis dan tidak terarah.

Klasifikasi Komunikasi Dalam Organisasi

Komunikasi dalam sebuah ke organisasian memperoleh perbedaan yang menjadi beberapa bentuk macam yang tergantung dari segi peninjauan nya.

1. dari segi sifatnya, dapat di bedakan menjadi 4 yaitu:

• Komunikasi lisan
• Komunikasi tertulis
• Komunikasi verbal, dan
• Komunikasi non verbal

1. menurut arah nya, dapat di bedakan menjadi 7 yaitu:

• Komunikasi ke atas
• Komunikasi ke bawah
• Komunikasi diagonal ke atas
• Komunikasi diagonal ke bawah
• Komunikasi horizontal
• Komunikasi satu arah, dan
• Komunikasi 2 arah

1. meurut lawannya, dapat di bedakan menjadi 4 yaitu:

• Komunikasi satu lawan.
• Komunikasi satu lawan banyak(kelompok).
• Komunikasi Banyak (kelompok) lawan satu, dan
• Komunikasi kelompok lawan kelompok.

1. menurut ke resmiaannya, dapat di bedakan menjadi 2 yaitu:

• Komunikasi formal, dan
• Komunikasi informal

Dari masing masing jenis komunikasi yang telah di sebutkan akan di bicarakan secara singkat di bawah ini:

Komunikasi lisan

Yang dimaksud komunikasi lisan adalah komunikasi yang cara penyampaiaannya melalui tata cara ucapnya dengan kata kata atau kalimat yang baik dan benar. Adapun pembedaan dari komunikasi lisan yang di antaranya:

1. Komunikasi melalui lisan secara langsung
2. Komunikasi dengan lisan secara tidak langsung
3. Komunikasi non verbal

Yang dalam bentuk bahasa badan , yang menyatakan sikap dan perasaan seseorang misalnnya dengan cara sebagi berikut:

1. Mimik yaitu tidak dengan cara berbicara sepatah kata, tidak dengan diam, akan tetapi menggunakan cara dengan gerak air muka,
2. Panto mimik yaitu dengan cara menggerakan sebagian anggota badan contohnnya nggelengkan kepala.kemudian gerakan badan lainnya yang paling sering di gunakan yaitu dalam bahas inggris bisa di sebut juga steepling yang berarti menara yaitu dengan mengatup kedua belah tangan dengan jari dirapat kan menunjuk mengarah ke atas yang menunjukan bahwa pencahayaan pada diri sendiri atau sikap puas terhadap diri sendiri.
3. Mimik dan panto mimik yaitu merupakan sebuah kolaborasi atau kombinasi yang kompatibel antara gerak air muka dan dengan gerakan anggota badan lainnya.

Komunikasi tertulis

Komunikasi secara tertulis atau biasa disebut juga dengan komunikasi tercetak adalah komunikasi yang mempergunakannya dengan rangkaiaan kata kata atau kalimat ,kode kode yang mengandung arti yang tertulis atau tercetak yang mudah di mengerti oleh pihak lainnya, media tertulis di bedakan menjadi beberapa macam media dia antaranya:

1. Media tertulis intern
2. Media tertulis ekstern

Komunikasi ke atas

Komunikasi ini ialah komunikasi yang cara bekerjannya secara berlangsung dari bawahan ke atasan atau dari suatu organisasi yang levelnya lebih rendah dengan satuan organisasi yang levelnya lebih tinggi. Dilihat dari cara kerja komunikasi ke atas dapat di simulkan bahawa komunikasi ke atas itu dapat di lihat dari dua sisi yaitu sisi personifikasi dan sisi ketatalembagaannya

Komunikasi ke bawah

Istilah downward communication disebut juga komunikasi ke bawah yaitu berlangsung dari pimpinan kepada bawahaannya.

Komunikasi diagonal kebawah

Komunikasi diagonal kebawah yaitu komunikasi yang berlangsung dari pimpinan jabatan yang di berikan kepada pimpinan yang lebih rendah.

Komunikasi diaggonal ke atas

aitu komunikasi yang berlangsung dari pimpinan jabatan yang rendah kepada pimpinan jabatan yang lebih tinggi

Komunikasi horisontal

Yaitu komunikasi yang antara pimpinan setempat kepada organisasinya.

Komunikasi satu arah

yaitu komunikasi yang tidak memperoleh respon dari pihak penerima informasi

Komunikasi dua arah

Interaksi yang dapat secara timbal balik antara penerima dan pengirim

Komunikasi satu lawan satu

Adanya komunikasi yang berlangsung secara pribadi

Komunikasi satu lawan banyak

Hubungan antara seseorang dengan beberapa kelompok

Komunikasi banyak lawan satu

yaitu komunikasi kelomok dengan seseorang yang di tuju

Komunikasi kelompok lawan kelompok

Yaitu komunikasi dengan sekelompok pekerja dengan kelompok pekerja lainnya

Kelompok formal

Yaitu komunikasi yang terjadi pada anggota anggota kelompok atau organisasi

Kelompok non formal

Komunikasi yang terjadi pada suatu organisasi akan tetapi tidak berencana dan tidak di tentukan dalam tata kelembagaan organisasi.

Bab 03 Perencanaan Pesan Bisnis

Perencanaan pesan bisnis adalah proses komposisi penyusunan pesan bisnis. Proses itu sendiri terdiri dari perencanaan tujuan audiens, ide, saluran; pengorganisasian ide; membuat draf, merangkai kata / kalimat / paragraph; dan merevisi.

Pemahaman Proses Komposisi

Pesan bisnis yang efektif bertujuan untuk menarik perhatian pihak lawan komunikasi, krena itu pesan harus ringkas dan menunjukkan tujuan yang jelas. Tujuan dalam penulisan pesan bisnis yang efektif adalah lebih bersiafat untuk menyatakan ide daripada mengesankan lawan komunikasi. Proses komposisi bukan merupakan faktor yang bersifat wajib ditaati sehingga langkah-langkah dalam penyusunan pesan tidak harus mengikuti rumus tertentu yang bersifat matematis, melainkan diperlukan kesesuaian dengan kebutuhan, kondisi, dan situasi komunikasi.

Proses komposisi adalah proses penyusunan pesan-pesan bisnis, yang meliputi tahapan-tahapan :

1. Perencanaan, meliputi maksud dan tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima pesan, ide pokok pesan-pesan yang akan disampaikan, saluran atau media yang akan digunakan
2. Organisasi dan Komposisi, mengorganisasikan ide-ide dan dituangkan dalam bentuk draft yang berkaitan dengan komitment pemikiran yang dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh si penerima pesan serta memilih ilustrasi yang diperlukan untuk mendukung ide pokok bahasannya.
3. Revisi, proses perbaikan terhadap maksud dan isi pesan dari sisi substansi pesan yang ingin disampaikan, gaya penulisannya, struktur kalimat yang digunakan dan bagaimana tingkat pemahamannya serta memperhatikan penggunaan kata-kata, kalimat dan paragraf telah di ekspresikan dengan benar

PROSES PENYUSUNAN PESAN

Menyusun pesan bisnis yang menarik perhatian, mudah dibaca, dan mudah dipahami memerlukan kreativitas. Agar pesan bisnis efektif, diperlukan pemahaman terhadap proses penyusunan pesan bisnis. Proses penyusunan pesan bisnis umumnya terdiri atas tiga tahap sederhana, yaitu :

Perencanaan Pesan

alam tahap ini, ditentukan hal – hal yang mendasar dari suatu pesan yang akan dikomunikasikan. Secara rinci, tahap perencanaan tersebut meliputi :

1. Penentuan tujuan
2. Analisis audiens
3. Penentuan ide pokok
4. Pemilihan saluran dan media

Penyusunan Pesan

Setelah tahap perencanaan, selanjutnya ide/gaasan dituangkan ke dalam pesan tertulis. Tahap itu meliputi dua kegiatan, yaitu :

1. Mengorganisasikan pesan
2. Memformulasikan pesan

Revisi Pesan

Penyusunan pesan bisnis memerlukan proses yang hati – hati dan teliti, sehingga pesan yang telah selesai harus ditelaah ulang dan diperbaiki lagi untuk menjamin bahwa pesan bisnis tersebut tidak terdapat kekurangan, kelebihan atau kesalahan. Revisi pesan dapat dimulai dengan membaca secara cepat pada isi, organisasi dan format penulisannya. Lalu dilanjutkan dengan menulis ulang pesan agar kalimat pesan efektif. Jika dirasa sudah efektif, maka dapat diproduksi dan didesain agar lebih menarik.

Pesan yang telah disusun dikaji ulang untuk memastikan apakah ide/gagasan yang diungkapkan sudah memadai. Berbagai kegiatan pada tahap revisi pesan adalah :

1. Menyunting pesan
2. Menulis ulang
3. Memproduksi pesan
4. Mencetak pesan

PENENTUAN TUJUAN BISNIS

Pesan bisnis dapat menciptakan nilai tambah bagi perusahaan. Pesan-pesanyang di sampaikan kepada pihak lain hendaknya mampu menjaga danmeningkatkan citra perusahaan. Untuk dapat menciptakan good will, setiap pesan bisnis hendaknya memiliki tujuan yang jelas, dapat di ukur, dan tidak bertentangan dengan tujuan organisasi.

Ada tiga tujuan unum komunikasi bisnis, yaitu :

Memberi informasi (informing)

Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pemimpin suatu perusahaan membutuhkan bebebrapa pegawai baru yang akan di tempatkan sebagai staf adminitrasi di kantor- kantor cabang yang ada.

Membujuk atau persuasi (persuading)

Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah memberikan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan bener. Hal ini sering dilakukan, terutama yang berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis.

Melakukan kerjasama atau kolaborasi (kolaborating)

Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Malalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan asing.

ANALISIS PENERIMA PESAN

Analisis terhadap audiens sangat perlu dilakukan, audiens dalam studi komunikasi bisa individu ataupun organisasi. Audiens biasanya memiliki pemahaman yang berbeda-beda atas pesan yang mereka terima.

A. Mengembangkan Profil Audiens

Analisis terhadap Audiens yang sudah dikenal biasanya relatif lebih mudah dilakukan tanpa harus melalui penelitian yang rumit. Demikian juga, reaksi atas pesan yang dikrim kepada orang yang sudah dikenal pada umumnya bisa diperkirakan.

B. Mengenali penerima primer

Apabila penerima terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orang-orang terpenting yang berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil keputusan.

C. Menetapkan jumlah dan komposisi audiens

Jumlah penerima juga memengaruhi pesan bisnis. Menulis pesan bisnis yang ditujukan hanya kepada satu orang akan berbeda dengan pesan bisnis yang ditujukan kepada banyak orang.

D. Mengukur Tingkat Pemahaman Audiens

Apabila penerima memiliki latar belakang yang sama pengirim , maka pada umumnya mereka dianggap memiliki pemahaman yang relatif sama terhadap suatru pesan.

E. Memperkirakan reaki penerima

Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang diperkirakan akan dilakukan oleh penerima.

F. Memenuhi Kebutuhan Informasi Audiens

Pesan yang baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan penerima . Memenuhi kebutuhan informasi penerima merupakan salah satu kunci sukses pesan bisnis. Ada lima pedoman yang perlu diperhatikan agar pesan bisnis mampu memenuhi kebutuhan informasi audiens, yaitu :

1. Temukan apa yang ingin diketahui audiens
2. Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan
3. Berikan semua informasi yang diperlukan oleh audiens
4. Pastikan bahwa informasi yang diberikan akurat
5. Tekankan gagasan yang paling menarik bagi audiens.

G. Memuaskan kebutuhan emosional dan praktis Audiens

Pesan yang bbertujuan membujuk dan bekerja sama seringkali gagal mengubah keyakinan atau perilaku audiens. Hal penting yang harus diingat bahwa pesan bisnis disampaikan kepada audiens yang juga melakukan kegiatan bisnis. Untuk mencapai tujuan komunikasi, diupayakan agar pesan bisnis menggunakan pendekatan emosional audiens, terstruktur, rasional, serta disusun dengan format yang menarik.

IV. PENENTUAN IDE POKOK

Setiap pesan bisnis mempunyai tema pokok (main theme) yaitu rumusan pokok pembicaraan (topik) beserta tujuan yang ingin dicapai melalui topik tersebut. Namun perlu diperhatikan bahwa antara ide pokok dan topik itu merupakan hal yang berbeda. Topik merupakan subyek yang lebih luas. Sedangkan ide pokok merupakan pernyataan tentang suatu topik yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut.

Cara yang dapat digunakan untuk menentukan ide pokok :

A. Brainstorming

Brainstorming adalah suatu cara menentukan ide pokok dengan membiarkan pikiran secara leluasa untuk mencari berbagai kemungkinan ide pokok, mempertimbangkan tujuan, audience, dan fakta yang ada. Beberapa teknik brainstorming yang dapat digunakan:

Storyteller’s Tour

Hidupkan tape recorder, dan telaah pesan – pesan yang disampaikan. Fokuskan pada alasan berkomunikasi, poin utama nada, rasionalitas, dan imlikasi bagi penerima. Dengarkan dengan teliti, dan berlatihlah, sehingga ide pokok dari pesan dapat ditemukan dengan mudah.

Random List

Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran di atas kertas kosong. Selanjutnya, pelajari hubungan antara ide – ide tersebut. Bagilah mereka ke dalam kelompok – kelompok, dan temukan poin yang penting dan yang tidak penting.

Conclusions, Findings, Recommendations (CPR) Worksheet

Jika subjek yang dibahas mencakup pemecahan maslah, gunakanlah suatu worksheet yang akan membantu menjelaskan hubungan antara temuan (findings), kesimpulan (conclusions) dan rekomendasi (recommendation) yang akan diberikan.

Journalistic Approach

Pendekatan jurnalistik memberikan poin yang baik sebagai langkah awal menentukan ide pokok. Jawaban terhadap siapa, apa, kapan, di mana, dan bagaimana uang biasanya diajukan dalam pendekatan jurnalistik, akan dapat menjelaskan ide pokok presentasi.

Question and Answer Chain

Pendekatan yang paling baik adalah melihat dari sisi perspektif audience

B. Petunjuk atasan

Penentuan ide pokok dapat dilakukan dengan meminta petunjuk dari atasan. Ini banyak terjadi pada perusahaan dengan sistem senioritas dan desentralisasi. Namun cara ini dapat menyita waktu manajer hanya untuk pekerjaan yang sebenarnya dapat didesentralisasikan.

C. Kebiasaan

Cara yang ketiga dalam menentukan ide pokok adalah berdasar kebiasaan. Apabila perusahaan menghadapi situasi yang sama atau relatif sama, maka akan digunakan suatu ide pokok tertentu. Cara ini mempunyai keterbatasan, yaitu hanya untuk yang situasinya sama atau relatif sama saja.

SELEKSI SALURAN DAN MEDIA

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui dua saluran, yaitu saluran lisan dan tertuis. Pilihan mendasar antara berbicara atau menulis tergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.

Saluran komunikasi lisan

Komunikasi lisan merupakan saluran yang palinhg banyak di gunakan dalam bisnis, komunikasi itu antara lain, percakapan antara dua orang secara langsung (tatap muka), melalui telpon, wawancara, pidato, seminar, pelatihan, dan presentasi bisnis. Saluran itu di sukai karna sederhana, spontan, nyaman, praktis, ekonomis dan memiliki kemampuan yang lebih tinggi dalam memberikan umpan balik (feed back).

Saluran komunikasi tertulis

Pesan-pesan tertulis dalam bisnis di buat dalam berbagai bentuk, misalnya surat, memo, proposal, dan laporan. Pilihan kata dalam pesan tertulis duilakukan dengan hati-hati untuk mempertahankan nada sopan dan bersahabat, kekurangannya adalah umpan balik secara langsung yang tidak bias di peroleh dengan waktu cepat.

Komunikasi Lisan :

1. Anda menginginkan umpan balik segera dari audiens..
2. Pesan anda relative sederhana dan mudah di mengerti .
3. Anda tidak memerlukan catatan permanan
4. Anda dapat mengumpulkan audiens lebih mudah atau ekonomis.
5. Anda menginginkan interaksi dalam memecahkan masalah.

Komunikasi Tertulis :

1. Anda tidak memerlukan unpan balik segera.
2. Pesan anda sangat rinci, komplek, dan memerlukan perencanaan yang hati-hati.
3. Anda memerlukan catatan permanen.
4. Anda ingin mencapai audiens yang luas.
5. Anda ingin mengurangi distorsi penyampaian pesan.

Media pada saluran lisan :

1. Percakapan tatap muka (pidato, rapat, seminar, konferensi)
2. Telepon, voice mail
3. Radio, televisi, Computer
4. Pita audio dan video
5. Teleconference
6. Video conference

Media pada saluran tertulis :

1.Surat, memo, laporan, proposal

1. Elektronik mail / email
2. Telepon (sms)
3. Computer
4. Faks
5. Telegram
6. Pos biasa dan khusus

Bab 04 Penulisan dan Penyelesaian Pesan - Pesan Bisnis

Pengorganisasian Pesan-pesan Bisnis

Tujuan pesan bisnis adalah pemahaman penerima. Oleh sebab itu, untuk mempercepat dan meningkatkan efisiensi penyusunan pesan perlu mengorganisasikan pesan dengan baik. Mengorganisasikan pesan dengan baik dapat dilakukan melalui langkah berikut :

• Pengelompokan ide dan disajikan secara logis (dibuat outlinenya)
• Subjek dan tujuan jelas
• Mencakup semua informasi yang penting
• Terdapat relevansi antara informasi dengan subjek dan tujuan

A. Hal-hal yang Menyebabkan Pesan-pesan Tidak Terorganisir dengan Baik

Tidak terorganisisnya pesan-pesan dengan baik dapat disebabkan oleh beberapa hal sebagai berikut :

1. Bertele-tele

2. Memasukan bahan-bahan yang tidak relevan

3. Menyajikan ide-ide secara tidak logis

4. Informasi penting kdang kala tidak tercakup dalam pembahasanan

B. Pentingnya Pengorganisasian yang Baik

Hal yang perlu diperhatikan dalam pengorganisasian pesan-pesan :

1. Subjek dan tujuan haruslah jelas

2. Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan

3. Ide-ide harus dikelompokan dan disajikan dengan cara yang logis

4. Semua informasi yang penting harus sudah tercakup

Manfaat pengorganisasian yang baik yaitu :

1. Membantu audiens memahami suatu pesan

2. Membantu audiens menerima suatu pesan

3. Menghemat waktu

4. Mempermudah pekerjaan komunikator

C. Pengorganisasian Pesan-pesan Melalui Outline

Pengorganisasian pesan-pesan bisnis melalui outline dapat dilakukan melalui dua tahap yaitu:

1. Mendefinisikan dan mengelompokan ide-ide

Penyusunan outline tahap satu adalah sebagai berikut:

- Mulailah dengan ide pokok

- Nyatakan poin-poin pendukung yang penting

- Ilustrasi dengan bukti-bukti

2. Menetapkan urutan ide melalui perencanaan organisasi

Penyusunan outline tahap dua adalah sebagai berikut:

- Pendekatan langsung

- Pendekatan tidak langsung

Revisi Pesan-pesan Bisnis

A. Keterampilan Merevisi

Pesan-pesan bisnis tertulis dimulai dari penulisan draf, selanjutnya dilakukan penelaahan lebih lanjut sebagai berikut ini:

Ø Substansi pesan

Ø Mengedit isi, pengorganisasian dan gaya penulisan

Ø Mengedit mekanika/ Teknis penulisan

Ø Mengedit format dan layout

Sedangakn untuk pesan-pesan bisnis lisan yaitu:

Ø Substansi pesan

Ø Pengorganisasian pesan

Ø Gaya Bahasa

B. Pemilihan Kata yang Tepat

Perlu diperharikan pada saat pemilihan kata yang tepat sebagai berikut :

Ø Pilihlah kata yang sudah familier/dikenal

Ø Pilihlah kata-kata yang singkat

Ø Hindari kata-kata bermakna ganda

C. Membuat Kalimat Yang Efektif

Kalimat efektif (effective sentences) adalah bentuk kalimat yang dengan sadar dan sengaja disusun untuk mencapai daya informasi yang tepat dan baik.

Ada tiga jenis kalimat yaitu:

- Kalimat sederhana

- Kalimat majemuk

- Kalimat kompleks

Kalimat-kalimat tersebut dapat dikembangkan menjadi suatu paragraph, berikut adalah cara pengembangan paragraph sebagai berikut:

- Ilustrasi

- Perbandungan (persamaan dan perbedaan)

- Pembahasan sebab-akibat

- Klasifikasi

- Pembahasan pemecahan Masalah

Bab 05 Penulisan Pesan-Pesan Positif dan Rutin

Strategi penulisan untuk permintaan pesan pesan rutin

Pengorganisasian permintaan pesan rutin dan good news dalam dunia bisnis menggunakan metode langsung. Menorganisasikan dan menulis pesan rutin dan good news merupakan bagian penting komunikasi yang efektif.

Keunggulan:

• Meningkatkan pemahaman secara komprehensif ketika pertama kali membaca suatu pesan
• Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah dilakukan.
• Menghemat waktu bagi pembaca

Kekurangan:

• Orang cenderung menyampaikan pesan sesuai cara berpikirnya
• Kesulitan mengubah pola pikir to the point

Cara permintaan pesan pesan rutin

Menulis pesan rutin dimulai dengan ide pokok secara tegas, selanjutnya ikuti penjelasan yang lebih rinci tentang apa dan bagaimana permintaan pesan rutin dikehendaki., bagian tengah diberi pernyataan yang menarik perhatian. Bagian akhirnya beri pernnyataan keramahan, apresiasi dan tindakan khusus yang diinginkan.

Cara penulisan pesan-pesan positif

Bagian pertama ditulis ide pokok dengan pernyataan yang jelas agar menarik perhatian. Bagian tengahnya sampaikan secara rinci supporting idea. Dan bagian akhirnya berikan kesan yang baik.

Definisi Laporan Bisnis dan Penggolongan Laporan Bisnis

Dalam komunikasi bisnis perlunya kita mengetahui apa itu laporan bisnis dan juga penggolongan dari laporan bisnis itu sendiri, berikut ini kami akan menjelaskan definisi dari laporan bisnis dan juga penggolongan laporannya.

Pengertian Laporan Bisnis

Menurut Herta A.Murphy dan Herbert W.H

Laporan bisnis adalah suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas, dan berisi rencana penyajian fakta kepada seorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu.

Menurut Himstreet dan Batty.

Laporan bisnis adalah suatu pesan – pesan objectif yang disusun secara teratur dan digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasional atau dari suatu institusi atau lembaga ke lembaga yang lain guna membntu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah.

Bagi suatu perusahaan, umumnya penulisan laporan bisnis digunakan untuk memenuhi berbagai keperluan antara lain yaitu :

1. Untuk memonitor dan mengendalikan operasional perusahaan.
2. Untuk membantu mengimplementasikan kebijakan – kebijakan dan prosedur – prosedur yang telah ditetapkan perusahaan.
3. Untuk memenuhi persyaratan – persyaratan hokum dan peraturan – peraturan yang berlaku bagi perusahaan.
4. Untuk mendokumentasikan prestasi kerja yang diperlukan baik untuk keperluan internal maupun eksternal.
5. Untuk menganalisis informasi dan memberikan bimbingan bagi pengambilan keputusan – keputusan atas isu – isu tertentu.
6. Untuk memperoleh sumber pendanaan atau membuka bisnis baru.

Penggolongan Laporan Bisnis

Menurut Fungsinya

Suatu laporan dapat dibedakan atas dasar untuk memberi informasi atau untuk analisis, berikut ini laporan bisnis menurut fungsinya:

Laporan analitikal (analytical report)

Laporan analitikal (analytical report) adalah suatu laporan yang menyajikan fakta – fakta, menganalisis, mengambil kesimpulan dan memberikan rekomendasi.

a. Ide pokok yang jelas

Penulissan pesan positif menggunakan metode pendekatan langsung dengan diawali ide pokok/

b. Penjelasan rinci

Bagia pertengahannya memiliki bahasan yang banyak dan cukup rinci, sehingga prlu dijelaskan poin poin secara lengkapa agar pembaca tidak bingung.

c. Penutup surat

Akhiri bagian penutup surat dengan keramahan dan kesopanan.

Pesan –pesan good news dan good will

Pesan –pesan good news dan good will

Good news tentang pekerjaan

Umumnya kabar baik diumumkan melalaui pendekatan langsung, tetapi, tidak menutup kemungkinan jika menggunakan metode tidak langsung terutama jika pesannya disampaikan lisan.

Good tentang produk

Untuk menjaga pelanggannya perusahaan mengembangkan strategi bisnis dengan penetapan harga produk yang kompeteitif, produk yang berkuaitas, promosi yang tepat, dan sluran distribusi yang tepat. Good news produk antara lain:

Pesan-pesan goodwill

Goodwill adalah suatu persaaan positif yang dapat mendorong orang untuk menjaga hubungan bisnis. Pesan pesan goodwill dapat disampaikan melalui pemberia ucapan selamat.

Menulis jawaban positif

Untuk memeberi jawaban atas permintaan informasi positif tersebut digunakan pendekatan langsung, dimulai dengan pernyataan positif da menyenangkan, dan diakhiri dengan pernyataan hormat.Banyak memo dan surat-surat bisnis ditulis untuk memberikan tanggapan atas suatu pesan maupun adanya permintaan tertentu. Untuk memberikan jawaban atas berbagai permintaan informasi yang positif tersebut, dapat digunakan pendekatan langsung yang dimulai dengan pernyataan yang positif dan menyenangkan, dan diakhiri dengan pernyataan hormat atau penghargaan pada orang lain.

1. Surat konfirmasi pesan

Salah satu surat bisnis yang paling sederhana adalah membuat surat konfirmasi (confirmation letter), yang menjelaskan kepada pelanggan bahwa pesanan produknya telah diterima.

2. Menjawab permintaan informasi

Setiap permintaan itu penting, baik dari dalam maupun luar organisasi. Pendapat orang lain terhadap suatu organisasi bisnis, produk, maupun departemen, akan dipengaruhi oleh bagaimana kesigapan anda dalam menangani permintaan tersebut. Akan tetapi, memenuhi setiap permintaan pelanggan bukanlah pekerjaan yang mudah.

a. menjawab permintaan dengan penjualan potensial

b. menjawab permintaan tanpa penjualan

Surat konfirmasi pesan

Surat konfirmasi menjelaskan kepada pelanggan bahwa pesanan produknya telah diterima. Pada umumnya surat konfirmasi diperlukan apabila terdapat pesanan produk dalam jumlah yang besar. Dngan pendekatan langsung, paragraf pertama berisi berita baik yaitu sedang dalam proses pengecekan dan pengiriman. Bagian pertengahan berisi rangkuman transaksi secara akurat, kapan dikirim, berapa biaya pengiriman, cara membayar, dll. Dan bagian akhirnya meyakinkan pemesan apa yang akan dilkukan selanjutnya da manfaat yang diperoleh serta mengucapkan terima kasih.

Menjawab permintaan informasi

Informasi mungkin tidak dapat diperoleh dengan segera dan keputusan mengambil tindakan dilakukan oleh manajer yang lebih tinggi. Oleh karena itu pengambilan keputusan telatif lambat, namun permintaan informasi dari pelanggan harus direpo cepat.

Menangani permintaan kredit

Kredit pada dasarnya adalah bentuk kepercayaan dari lembaga kepada nasabah untuk berbagai kepentingan. Oleh karena itu kredit merupakan sesuatu yang biasa dalam masyarakat, kebanyakan permintaan kredit bersifat rutin seperti persetujuan kredit dan referensi kredit.

Persetujuan kredit

Surat yang memberikan goodnews kepada pihak lain. Pembuka berisi ide pokok yang berisi persetujuan pemberian kredit, pertengahannya peretujuan berisi beberapa hal seperti jatuh tempo, tanggal rekening dikirim, bunga dan administrasi, dll.

Memberikan referensi kredit

Kadang kala permohonan kredit kepada suatu lembaga perbankan tidak memerlukan surat rekomendasi, dan hanya tertentu saja. Ada hal yang perlu diperhatikan dalam surat rekomendasi yaitu:

i. Permohonan surat suret rekomendasi harus resmi dan disahkan

ii. Nyatakan sesuai fakta

Surat rekomendasi dan pemberitahuan

urat rekomendasi merupakan salah satu bentuk informasi positif yang berkaitan erat dengan orang. Surat rekomendasi memiliki beberapa karakteristik antara lain :

• Nama lengkap pemohon
• Pekerjaan atau manfaat yang diharapkan pemohon

Pengertian pesan-pesan rutin

Pesan-pesan rutin

Pengertian Pesan Rutin Pesan rutin adalah pesan yang berkaitan dengan kegiatan bisnis sehari-hari yang berulang, perlu dilakukan atau dijawab secepatnya, Pesan rutin sangat beragam dengan menggunakan pendekatan langsung seperti; surat masuk, surat keluar, memo, yang berisi pesanan barang, keluhan, rekomendasi, permintaan informasi, kredit, penawaran. Pesan rutin umumnya pendek dan sederhana. Pesan rutin akan efektif apabila menerapkan strategi yang jelas. Seperti :

A. (Pembuka)

1.Nyatakan permintaan Anda secara sopan, tidak menuntut dan personal spesifik dan tepat.

2.Jelaskan dan berikan alasan pada permintaan Anda

B. (Isi).

1.Beri alasan bahwa permintaan anda penting.

2.Jelaskan setiap potensi manfaat bila merespon permintaan anda.

3.Perincilah permintaan yg kompleks ke dalam daftar permintaan. 4.Mintalah dilakukan tindakan spesifik

C. (Penutup)

1.Informasikan kontak yanng dapat dihubungi untuk memenuhi permintaan Anda.

2.Ekspresikan rasa terima kasih Anda

3.Nyatakan dengan jelas setiap tenggat waktu permintaan Anda. (Bovee & Thill, 2007)

Keunggulan dan Kelemahan

Keunggulan:

• Meningkatkan pemahaman secara komprehensif (menyeluruh) ketika pertama kali membaca suatu pesan.
• Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah anda lakukan.
• Menghemat waktu bagi pembaca karena mereka dapat segera mengetahui apa maksud pesan tersebut dan juga dapat memutuskan segera pada bagian mana yang perlu memperoleh perhatian dan yang tidak perlu pehatian seksama.

Kelemahan:

• Orang cenderung menyampaikan suatu pesan berdasarkan cara berfikirnya
• Kesulitan untuk mengubah pola pikir yang cenderung “to the point”, hal ini terkait dengan pola pendidikan sebelumnya yang telah diajarkan sebelumnaya.

Bentuk-Bentuk Permintaan Rutin

· Permintaan untuk pihak internal. Biasanya permintaan pihak internal dikomunikasikan secara lisan, namun dapat juga dalam bentuk tertulis. Bentuk permintaan rutin dalam bentuk tertulis yang paling umum dipakai oleh pihak internal adalah memo.

· Permintaan untuk pihak eksternal –Permintaan informasi ke pihak eksternal dapat berupa pesanan, klaim, permohonan kredit dan undangan. Apabila permintaan dilakukan sebagai tanggapan atas suatu iklan, maka perlu dicantumkan informasi mengenai dimana dan kapan iklan dibaca atau dilihat.

Bab 06 Penulisan Pesan-Pesan Negatif

Tidak seorangpun yang suka menerimanya dan tak seorangpun yg suka menyampaikan pesan-pesan buruk (bad news)Namun mengirim pesan-pesan negatif /buruk pada orang lain merupakan fakta kehidupan dan tidak bisa dihindari dalam karier seseorang.

PENGERTIAN DAN RAGAM PESAN NEGATIF

Pesan negatif/buruk (bad news) adalah pesan yang mempunyai dampak kurang menyenangkan bagi audiensPesan negatif lazimnya disusun dengan pendekatan tidak langsung (induktif), tetapi dapat juga dengan pendekatan langsung.Aneka ragam pesan negatifPesan negatif tentang masalah bisnis rutin kenaikan harga, produk cacat, produk kedaluarsa,Berita negatif tentang pesanan, seperti tidak dapat memenuhi sebagian atau seluruh pesananBerita negatif tentang orang, seperi menolak lamaran kerja, menolak memberikan rekomendasi.Bad news tentang penolakan, seperti penolakan; kerjasama, klaim, undangan, permohonan kreditBerita negatif lainnya seperti pemutusan hubungan kerja, skorsing

TUJUAN DARI PESAN NEGATIF

Bovee dan Thill (2007:325) lima tujuan utama dari pesan-pesan negatif adalah untuk:Menyampaikan berita burukMemastikan penerimaan tentang berita buruk tersebutMempertahankan niat baik (goodwill) dengan penerima atau pembaca pesanMempertahankan citra baik organisasiMengurangi atau menghilangkan kebutuhan korespondensi tentang hal tersebut diwaktu yang akan datang.

Menyelesaikan Pesan Negatif

Menulis Pesan NegatifGunakan bahasa yang sopan dan kata-kata yg tidak biasGunakan frase positif dalam pesan-pesan negatif.Jelaskan kesalahan penerima dengan kalimat pasif.Menyelesaikan Pesan NegatifRevisi pesan anda untuk memastikan semuanya jelas, lengkap dan ringkasPilihkan desain dan tata letak yg bersih dan profesional.Pastikan pesan negatif disampaikan tepat waktu.

Mengembangkan Pesan-Pesan Negatif

Menciptakan pesan-pesan yang efektif secara cepat :

1. Sebelum mengorganisasi poin utama sebuah pesan, penting untuk memilih pendekatan langsung atau tidak langsung

2. Sebelum benar-benar menyusun pesan Anda, bersikaplah sensitif pada variasi antarbudaya atau antarpenerima internal dan eksternal

3. Untuk memenuhi spirit penerima tetap fokus, pastikan Anda mempertahankan standar etika yang tinggi

Memilih Pendekatan yang Terbaik

2 pendekatan yang digunakan adalah langsung dan tidak langsung, untuk menyampaikan pesan-pesan negatif. Ketika Anda langsung menyampaikan beberapa berita buruk pada seserorang, Anda menggunakan pendekatan langsung. Ketika Anda mencoba mengurangi dampak berita buruk dengan mempermudah cara mengatakannya melalui percakapan sebelum menyampaikan berita buruk. Anda menggunakan pendekatan tidak langsung. Kemungkinannya adalah Anda elah mengembangkan perasaan secara insting dalam menentukan pendekatan dalam banyak situasi.

Beberapa pertanyaan yang dapat membantu :

* Apakah berita buruk tersebut akan membuat syok?

    Pendekatan lagsung adalah baik untuk situasi bisnis yang orang sudah mengetahui kemungkinan menerima berita berita buruk. Namun, jika berita buruk mungkin membuat pembacanya syok, gunakan pendekatan tidak langsung untuk membantu mereka siap menerimanya.

* Apakah pembaca lebih suka pesan-pesan pendek yang langsung ke pokok masalahnya?

    Pandai-pandai dalam melihat situasi dan kondisi. Pilihalah pilihan yang terbaik dalam penyampaian pesan

* Seberapa penting berita ini bagi pembaca tersebut?

    Untuk scenario minor atau skenario rutin, pendekatan langsung hampir selalu yang terbaik. Namun, bila pembaca mempunyai investasi emosional pada situasi tersebut atau konsekuensi bagi pembaca sangat besar, pendekatan tidak langsung sering kali yang terbaik karena pendekatan ini memberikan Anda kesempatan untuk menyiapkan pembaca itu untuk menerima berita Anda

* Apakah anda perlu mempertahankan hubungan kerja yang dekat dengan pembaca pesan?

    Pendekatan tidak langsung mempermudah untuk mengurangi pukulan dari berita buruk dan oleh karena itu menjadi pilihan yang lebih baik bila Anda butuh melestarikan hubungan yang baik

* Apakah anda perlu menarik perhatian pembaca?

    Tarik perhatian dari pembaca denagn memberikan pendekatan langsung apabila penerima sering kali mengabaikan. Pesan tidak langsung yang ditulis dengan buruk yang mengaburkan berita buruk mungkin menjadi penyebab utama mengapa orang tersebut mengabaikan Anda

* Apa gaya yang disukai oleh organisasi anda?

    Pesan langsung yang kasar dapat menggangu atau membuat marah orang di sebuah perusahaan yang terbiasa pada gaya tidak langsung dan lembut. Sebaliknya, orang yang terbiasa pada pesan-pesan langsung mungkin menjadi tidak sabar dengan, atau bahkan tidak percaya pada, pendekatan tidak langsung

* Seberapa banyak komunikasi lanjut yang Anda inginkan?

    Bila Anda ingin engurangi respons dari pembaca Anda, pendekatan langsung memberi sinyal yang lebih efektif bahwa pesan Anda adalah final. Namun, bila Anda menggunakan pendekatan tidak langsung untuk menyatakan daftar alasan-alasan sebelum mengumumkan keputusan, Anda membiarkan pintu tetap terbuka untuk respons lebih lanjut dari pembaca Anda,yang kadanng-kadang merupakan strategi yang terbaik

Menggunakan Pendekatan Langsung secara Efektif

Menyatakan berita buruk di awal mempunyai dua keuntungan

1. Memperpendek pesan

2. Memberikan waktu yang lebih singkat bagi penerima untuk mencapai ide pokok pesan tersebut

Buka dengan penyataan yang jelas tentang berita buruk

Bila berita buruk teresbut sangat mengahncurkan, pertahankan nada yangtenang dan professional yang tetap fokus pada berita yang disampaikan dan bukan pada kegagalan individual. Pastikan penerima pesan memahami berita dengan segera, tanpa membaca alas an mengapa berita itu buruk

Berikan alasan-alasan dan tambahan informasi

Dalam beberapa situasi, penjelasan dalam bentuk pernyataan tentang bagaimana Anda berencana memperbaiki atau merespon berita buruk adalah suatu ide yang baik. Beberapa ahli menyarankan bahwa sebuah perusahaan seharusnya tidak pernah minta maaf, bahkan ketika perusahaan itu tahu telah melakukan kesalahan karena permintaan maaf dapat dianggap sebagai pengakuan salah. Namun, beberapa Negara bagian, termasuk California, Georgia, Massachusetts, dan Texas, baru-baru ini mengeluarkan hukum yang secara spesifik mencegah ekspresi simpati agar tidak digunkan sebagai bukti kewajiban hukum

Tutup dengan catatan positif

Setelah Anda menjelaskan berita negatif, tutup pesan tersebut dengan positif, tetapi tetap jujur dan penuh penghormatan

Menggunakan Pendekatan Tidak Langsung secara Efektif

Pendekatan tidak langsung membantu para pembaca bersiap untuk menerima berita buruk dengan cara menyampaikan terlebih dulu alasan-alasan dari berita buruk tersebut. Namun tujuannya bukan untuk mengaburkan berita buruk, menundanya, atau membatasi tanggung jawab, tujuan utamanya adalah untuk meredam pukulan dan membantu para pembaca menerima situasi yang ada. Ada empat langkah dalam menyampaikan pesan negatif menggunakan pendekatan tidak langsung, yaitu:

1. Buka dengan sebuah penyangga. Langkah pertama dalam menggunakan pendekatan tidak langsung adalah dengan menggunakan sebuah penyangga, yaitu sebuah pernyataan yang netral dan tidak kontroversial yang sangat berhubungan dengan pokok pesan. Sebuah penyangga membangun landasan yang sama dengan pembaca pesan. Penyangga yang baik dapat mengekspresikan penghargaan anda karena menjadi orang yang perhatian, meyakinkan pembaca tentang perhatian anda pada permintaan mereka, atau mengindikasikan pemahaman anda pada kebutuhan pembaca tersebut. Penyangga yang baik juga harus relevan dan tulus.

Memilih Kata-kata Positif

HINDARI NADA NEGATIFGUNAKAN NADA POSITIFSaya tidak paham apa maksud andaTolong klarifikasikan permintaan andaKerusakan tsb tidak dapat diper-baiki dalam semingguBarang tsb akan diperbaiki minggu depanKerusakan itu bukan kesalahan sayaBarang dagangan itu rusak dalam perjalananLaporan yang terlampir salahTolong periksa kembali laporan terakhirSayangnya, kami tidak menerima-nyaSurat terebut belum sampaiAkan ada penundaan dalam pesanan andaKami akan mengirimkan pesanan anda secepat mungkinKami menyesalkan kesalahpahaman ini.Saya mencoba semampy saya agar lebih jelas mulai sekarang

Menolak Permintaan Rutin

Penolakan pesanan rutin harus berisi alasan yang logis dan diungkapkan dengan bahasa yang halus dan sopan agar hubungan baik tetap terbina.Pendekatan langsung baik digunakan karena pesan rutin membutuhkan respon cepat. Pendekatan tidak langsung baik digunakan bila anda telah memiliki hubungan yang baik dg orang yg mengajukan permintaan.Cara meresponFokus pada permintaan yang paling penting, dan biasakan membuat respon standar yang cepat untuk situasi yang kurang penting.Bila masalah telah ditutup, jangan menyiratkan bahwa masalah tersebut masih terbuka.Tawarkan ide-ide alternatif jika anda mampu.

Menangani Berita Buruk tentang Transaksi-transaksi

Berita buruk tentang transaksi selalu tidak disambut baik dan biasanya tidak diharapkan.Yang tidak diharapkan pelangganTidak terpenuhinya pesanan baik sebagian atau seluruhnya.Terlambatnya pengiriman barang pesananPendekatan yang digunakan tergantung pada harapan pelangganCara MeresponJelaskan apa yang terjadi, dan mengapa hal itu terjadi.Jelaskan cara anda mengatasi situasi tersebutPerbaiki hubungan bisnis dengan menawarkan jaminan ke depan yang lebih baikTawarkan ekspresi permintaan maaf, bila organisasi anda melakukan kesalahan.

Menolak Klaim (Surat Keluhan)

Hampir setiap pelanggan yang membuat klaim, terlibat secara emosional, karena itu gunakan pendekatan tidak langsung.Ketika menolah sebuah klaim;Gunakan pendekatan tidak langsung.Tunjukan pemahaman anda tentang keluhanJelaskan alasan anda menolak keluhan, tanpa bersembunyi di balik kebijkan perusahaan.Berikan catatan transaksi yang akurat dan faktualTekankan cara masalah seharusnya ditangani bukan me-mikirkan kesalahan pelanggan.Akhiri penutup yang positif, bersahabat, dan membantu.

MENOLAK LAMARAN KERJA Buka dengan pendekatan langsung

Nyatakan dengan jelas alasan pelamar tersebut tidak terpilihTutup dengan menyarankan alternatif-alternatif.Pembukaan lowongan lain di perusahaan andaMenyebutkan resume pelamar akan dipertimbangkan untuk lowongan yang akan datang