Pengguna:Rahadian rahadian

BAB I Dasar dasar komunikasi

Komunikasi adalah "suatu proses ketika seseorang atau beberapa orang, kelompok, organisasi, dan masyarakat menciptakan, dan menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungan dan orang lain". Pada umumnya, komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak.^[ Apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik tubuh atau menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum, menggelengkan kepala, dan mengangkat bahu.Cara seperti ini disebut komunikasi dengan bahasa nonverbal.. Komunikasi menurut para ahli di antaranya seperti yang disebutkan oleh Anwar Arifin. Menurutnya arti komunikasi adalah jenis proses sosial yang erat kaitannya dengan aktivitas manusia serta sarat akan pesan maupun perilaku. = Skinner turut beropini tentang komunikasi sebagai suatu perilaku lisan maupun simbolik dimana pelaku berusaha memperoleh efek yang diinginkan. Forsdale berkomentar bahwa pengertian komunikasi adalah jenis proses pembentukan, pemeliharaan serta pengubahan sesuatu dengan tujuan agar sinyal yang telah dikirimkan berkesesuaian dengan aturan.

Definisi

Komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi (pesan, ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain. Pada umumnya, komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gestur tubuh, menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum, menggelengkan kepala, mengangkat bahu. Cara seperti ini disebut dengan komunikasi nonverbal.

Sejarah

Artikel utama: Sejarah komunikasi

Komunikasi atau communicaton berasal dari bahasa Latin communis yang berarti 'sama'. Communico, communicatio atau communicare yang berarti membuat sama (make to common). Secara sederhana komuniikasi dapat terjadi apabila ada kesamaan antara penyampaian pesan dan orang yang menerima pesan. Oleh sebab itu, komunikasi bergantung pada kemampuan kita untuk dapat memahami satu dengan yang lainnya (communication depends on our ability to understand one another).

Pada awalnya, komunikasi digunakan untuk mengungkapkan kebutuhan organis. Sinyal-sinyal kimiawi pada organisme awal digunakan untuk reproduksi. Seiring dengan evolusi kehidupan, maka sinyal-sinyal kimiawi primitif yang digunakan dalam berkomunikasi juga ikut berevolusi dan membuka peluang terjadinya perilaku yang lebih rumit seperti tarian kawin pada ikan..

Manusia berkomunikasi untuk membagi pengetahuan dan pengalaman. Bentuk umum komunikasi manusia termasuk bahasa sinyal, bicara, tulisan, gerakan, dan penyiaran.^{[butuh rujukan]} Komunikasi dapat berupa interaktif, komunikasi transaktif|transaktif, komunikasi bertujuan|bertujuan, atau komunikasi tak bertujuan|tak bertujuan.^{[butuh rujukan]}

Melalui komunikasi, sikap dan perasaan seseorang atau sekelompok orang dapat dipahami oleh pihak lain.^{[butuh rujukan]} Akan tetapi, komunikasi hanya akan efektif apabila pesan yang disampaikan dapat ditafsirkan sama oleh penerima pesan tersebut.^{[butuh rujukan]}

Walaupun komunikasi sudah dipelajari sejak lama dan termasuk “barang antik”, topik ini menjadi penting khususnya pada abad 20 karena pertumbuhan komunikasi digambarkan sebagai “penemuan yang revolusioner”, hal ini dikarenakan peningkatan teknologi komunikasi yang pesat seperti radio.^{[butuh rujukan]} Televisi, telepon, satelit dan jaringan komuter seiring dengan industrialisasi bidang usaha yang besar dan politik yang mendunia.^{[butuh rujukan]} Komunikasi dalam tingkat akademi mungkin telah memiliki departemen sendiri di mana komunikasi dibagi-bagi menjadi komunikasi masa, komunikasi bagi pembawa acara, humas dan lainnya, namun subyeknya akan tetap begitu. Pekerjaan dalam komunikasi mencerminkan keberagaman komunikasi itu sendiri.^{[butuh rujukan]}

Filsafat

adalah disiplin ilmu yang menelaah pemahaman secara fundamental, metodologis, sistematis, analitis, kritis, dan holistis mengenai teori dari proses komunikasi yang meliputi berbagai dimensi dan berdasarkan bidang, sifat, tatanan, tujuan, fungsi, teknik, dan metode komunikasi.

Berikut penjabarannya:

1. Bidang komunikasi: Bidang ini meliputi komunikasi sosial, komunikasi organiasi, komunikasi bisnis, komunikasi politik, komunikasi internasional, komunikasi antarbudaya, komunikasi pembangunan, dan komunikasi tradisional
2. Sifat komunikasi: Komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal
3. Tatanan komunikasi: komunikasi intrapribadi, komunikasi antarpribadi, komunikasi kelompok, komunikasi massa, dan komunikasi media
4. Tujuan komunikasi: mengubah sikap, mengubah opini, mengubah perilaku, mengubah masyarakat, dan lain-lain
5. Fungsi komunikasi: mendidik, menginformasikan, menghibur, dan memengaruhi
6. Teknik komunikasi: komunikasi informatif, komunikasi persuasif, komunikasi pervasif, komunikasi koersif, komunikasi instruktif, dan hubungan manusiawi
7. Metode komunikasi: jurnalistik, hubungan masyarakat, periklanan, propaganda, perang urat saraf, perpustakaan, dan sebagainya

Selain itu, filsafat komunikasi mencoba menelaah secara mendalam pemahaman seseorang atau kelompok dalam berkomunikasi, baik berkaitan denga metodologi, sistematika, analisis, tingkat kekritisannya, dan keuniversalannya.

Komponen

Komponen komunikasi adalah hal-hal yang harus ada agar komunikasi bisa berlangsung dengan baik.^{[butuh rujukan]} Menurut Laswell komponen-komponen komunikasi adalah:

Pengirim atau komunikator (sender) adalah pihak yang mengirimkan pesan kepada pihak lain.

Pesan (message) adalah isi atau maksud yang akan disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lain.

Saluran (channel) adalah media di mana pesan disampaikan kepada komunikan. dalam komunikasi antar-pribadi (tatap muka) saluran dapat berupa udara yang mengalirkan getaran nada/suara.

Penerima atau komunikan (receiver) adalah pihak yang menerima pesan dari pihak lain

Umpan balik (feedback) adalah tanggapan dari penerimaan pesan atas isi pesan yang disampaikannya.

Aturan yang disepakati para pelaku komunikasi tentang bagaimana komunikasi itu akan dijalankan ("Protokol")

Proses

Secara ringkas, proses berlangsungnya komunikasi bisa digambarkan seperti berikut.

Komunikator (sender) yang mempunyai maksud berkomunikasi dengan orang lain mengirimkan suatu pesan kepada orang yang dimaksud. Pesan yang disampaikan itu bisa berupa informasi dalam bentuk bahasa ataupun lewat simbol-simbol yang bisa dimengerti kedua pihak.^{[butuh rujukan]}

Pesan (message) itu disampaikan atau dibawa melalui suatu media atau saluran baik secara langsung maupun tidak langsung. Contohnya berbicara langsung melalui telepon, surat, e-mail, atau media lainnya.^{[butuh rujukan]}

media (channel) alat yang menjadi penyampai pesan dari komunikator ke komunikan.^{[butuh rujukan]}

Komunikan (receiver) menerima pesan yang disampaikan dan menerjemahkan isi pesan yang diterimanya ke dalam bahasa yang dimengerti oleh komunikan itu sendiri.^{[butuh rujukan]}

Komunikan (receiver) memberikan umpan balik (feedback) atau tanggapan atas pesan yang dikirimkan kepadanya, apakah dia mengerti atau memahami pesan yang dimaksud oleh si pengirim.^{[butuh rujukan]}

Model-model komunikasi

Dari berbagai model komunikasi yang sudah ada, di sini akan dibahas tiga model paling utama, serta akan dibicarakan pendekatan yang mendasarinya dan bagaimana komunikasi dikonseptualisasikan dalam perkembangannya.

Model komunikasi linear

Model komunikasi ini dikemukakan oleh Claude Shannon dan Warren Weaver pada tahun 1949 dalam buku The Mathematical of Communication. Mereka mendeskripsikan komunikasi sebagai proses linear karena tertarik pada teknologi radio dan telepon dan ingin mengembangkan suatu model yang dapat menjelaskan bagaimana informasi melewati berbagai saluran (channel).^{[butuh rujukan]} Hasilnya adalah konseptualisasi dari komunikasi linear (linear communication model). Pendekatan ini terdiri atas beberapa elemen kunci: sumber (source), pesan (message) dan penerima (receiver). Model linear berasumsi bahwa seseorang hanyalah pengirim atau penerima.^{[butuh rujukan]} Tentu saja hal ini merupakan pandangan yang sangat sempit terhadap partisipan-partisipan dalam proses komunikasi. Suatu konsep penting dalam model ini adalah gangguan (noise), yakni setiap rangsangan tambahan dan tidak dikehendaki yang dapat mengganggu kecermatan pesan yang disampaikan. Gangguan ini selalu ada dalam saluran bersama sebuah pesan yang diterima oleh penerima.

Model interaksional

Model interaksional dikembangkan oleh Wilbur Schramm pada tahun 1954 yang menekankan pada proses komunikasi dua arah di antara para komunikator. Dengan kata lain, komunikasi berlangsung dua arah: dari pengirim dan kepada penerima dan dari penerima kepada pengirim. Proses melingkar ini menunjukkan bahwa komunikasi selalu berlangsung. Para peserta komunikasi menurut model interaksional adalah orang-orang yang mengembangkan potensi manusiawinya melalui interaksi sosial, tepatnya melalui pengambilan peran orang lain. Patut dicatat bahwa model ini menempatkan sumber dan penerima mempunyai kedudukan yang sederajat. Satu elemen yang penting bagi model interkasional adalah umpan balik (feedback), atau tanggapan terhadap suatu pesan.

Model transaksional

Model komunikasi transaksional dikembangkan oleh Barnlund pada tahun 1970. Model ini menggarisbawahi pengiriman dan penerimaan pesan yang berlangsung secara terus-menerus dalam sebuah episode komunikasi.^{[butuh rujukan]} Komunikasi bersifat transaksional adalah proses kooperatif: pengirim dan penerima sama-sama bertanggungjawab terhadap dampak dan efektivitas komunikasi yang terjadi. Model transaksional berasumsi bahwa saat kita terus-menerus mengirimkan dan menerima pesan, kita berurusan baik dengan elemen verbal dan nonverbal. Dengan kata lain, peserta komunikasi (komunikator) melalukan proses negosiasi makna.

Faktor yang mempengaruhi

Faktor yang mempengaruhi komunikasi diantaranya:

Latar belakang budaya

Interpretasi suatu pesan akan terbentuk dari pola pikir seseorang melalui kebiasaannya, sehingga semakin sama latar belakang budaya antara komunikator dengan komunikan maka komunikasi semakin efektif.

Ikatan kelompok atau grup

Nilai-nilai yang dianut oleh suatu kelompok sangat mempengaruhi cara mengamati pesan.

Harapan

Harapan mempengaruhi penerimaan pesan sehingga dapat menerima pesan sesuai dengan yang diharapkan.

Pendidikan

Semakin tinggi pendidikan akan semakin kompleks sudut pandang dalam menyikapi isi pesan yang disampaikan.

Komunikasi bisnis adalah pertukaran gagasan dan informasi yang memiliki tujuan tertentu yang disajikan secara personal atau impersonal melalui simbol-simbol atau sinyal.^{[butuh rujukan]}

Sebuah model komunikasi transaksional.

Komunikasi bisnis harus/ada melibatkan pertukaran informasi yang terus-menerus. Lebih banyak bisnis diperluas, lebih besar tekanannya pada bisnis tersebut untuk menemukan cara komunikasi yang lebih efektif – bersama para pekerja dan dengan dunia di luar. Dengan demikian, bisnis dan komunikasi berjalan bergandengan tangan.

Sebuah model komunikasi transaksional.

Komunikasi bisnis adalah pertukaran gagasan dan informasi yang memiliki tujuan tertentu yang disajikan secara personal atau impersonal melalui simbol-simbol atau sinyal.^{[butuh rujukan]}

Komunikasi bisnis harus/ada melibatkan pertukaran informasi yang terus-menerus. Lebih banyak bisnis diperluas, lebih besar tekanannya pada bisnis tersebut untuk menemukan cara komunikasi yang lebih efektif – bersama para pekerja dan dengan dunia di luar. Dengan demikian, bisnis dan komunikasi berjalan bergandengan tangan.

Dalam komunikasi bisnis terdapat enam unsur pokok, yaitu:

• Memiliki tujuan, artinya komunikasi bisnis harus memiliki tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya sejalan dengan tujuan organisasi.^{[butuh rujukan]}
• Pertukaran, dalam hal ini melibatkan paling tidak dua orang atau lebih yakni komunikator dan komunikan.^{[butuh rujukan]}
• Gagasan, opini, informasi, instruksi merupakan isi dari pesan yang bentuknya beragam tergantung tujuan, situasi, dan kondisinya.^{[butuh rujukan]}
• Menggunakan saluran personal atau impersonal yang mungkin bersifat tatap muka, menggunakan media tertentu atau melalui media yang menjangkau jutaan orang secara bersamaan.^{[butuh rujukan]}
• Menggunakan simbol atau sinyal yang merupakan alat atau metode yang dapat dimengerti atau dipahami oleh penerima untuk menyampaikan pesan.^{[butuh rujukan]}
• Pencapaian tujuan organisasi: salah satu karakteristik yang membedakan organisasi atau lembaga formal dari informasi adalah adanya tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya oleh manajemen.^{[butuh rujukan]}

Jenis-jenis komunikasi bisnis

1. Komunikasi bisnis internal

Kegiatan bertukar pesan ini dilakukan oleh antar unsur perusahaan, meliputi:

• Komunikasi ke atas: berupa penyampaian informasi dari orang dengan posisi bawahan kepada atasan. Tentu berdasarkan hierarki organisasi perusahaan.
• Komunikasi ke bawah: berupa penyampaian pesan dari atasan kepada bawahannya dalam struktur perusahaan.
• Komunikasi lateral atau teknis: berupa penyampaian yang dilakukan antar departemen kerja atau teman kerja dalam satu departemen/divisi.

2. Komunikasi bisnis eksternal

Berbeda dengan yang pertama, komunikasi ini kaitannya dengan penyampaian pesan kepada orang-orang di luar lingkaran perusahaan, meliputi:

• Pelanggan
• Vendor
• Kompetitor
• Mitra perusahaan
• dan lainnya yang punya pengaruh bagi kelangsungan bisnis

Komunikasi nonverbal adalah proses komunikasi di mana pesan disampaikan tidak menggunakan kata-kata. Contoh komunikasi nonverbal ialah menggunakan gerak isyarat, bahasa tubuh, ekspresi wajah dan kontak mata, penggunaan objek seperti pakaian, potongan rambut, dan sebagainya, simbol-simbol, serta cara berbicara seperti intonasi, penekanan, kualitas suara, gaya emosi, dan gaya berbicara.

Para ahli di bidang komunikasi nonverbal biasanya menggunakan definisi "tidak menggunakan kata" dengan ketat, dan tidak menyamakan komunikasi non-verbal dengan komunikasi nonlisan. Contohnya, bahasa isyarat dan tulisan tidak dianggap sebagai komunikasi nonverbal karena menggunakan kata, sedangkan intonasi dan gaya berbicara tergolong sebagai komunikasi nonverbal. Komunikasi nonverbal juga berbeda dengan komunikasi bawah sadar, yang dapat berupa komunikasi verbal ataupun nonverbal.

Komunikasi objek

Seorang polisi yang menggunakan seragam merupakan salah satu bentuk komunikasi objek. Komunikasi objek yang paling umum adalah penggunaan pakaian. Orang sering dinilai dari jenis pakaian yang digunakannya, walaupun ini dianggap termasuk salah satu bentuk stereotipe. Misalnya orang sering lebih menyukai orang lain yang cara berpakaiannya menarik. Selain itu, dalam wawancara pekerjaan seseorang yang berpakaian rapi cenderung lebih mudah mendapat pekerjaan daripada yang tidak. Contoh lain dari penggunaan komunikasi objek adalah seragam.

Sentuhan

Haptik adalah bidang yang mempelajari sentuhan sebagai komunikasi nonverbal. Sentuhan dapat termasuk: bersalaman, menggenggam tangan, berciuman, sentuhan di punggung, mengelus-elus, pukulan, dan lain-lain. Masing-masing bentuk komunikasi ini menyampaikan pesan tentang tujuan atau perasaan dari sang penyentuh. Sentuhan juga dapat menyebabkan suatu perasaan pada sang penerima sentuhan, baik positif ataupun negatif..

Kronemik

Kronemik adalah bidang yang mempelajari penggunaan waktu dalam komunikasi nonverbal. Penggunaan waktu dalam komunikasi nonverbal meliputi durasi yang dianggap cocok bagi suatu aktivitas, banyaknya aktivitas yang dianggap patut dilakukan dalam jangka waktu tertentu, serta ketepatan waktu (punctuality).

Gerakan tubuh

Dalam komunikasi nonverbal, kinesik atau gestur adalah gerakan tubuh meliputi kontak mata, ekspresi wajah, isyarat, dan sikap tubuh. Gerakan tubuh biasanya digunakan untuk menggantikan suatu kata atau frasa, misalnya mengangguk untuk mengatakan ya; untuk mengilustrasikan atau menjelaskan sesuatu; menunjukkan perasaan, misalnya memukul meja untuk menunjukkan kemarahan; untuk mengatur atau menngendalikan jalannya percakapan; atau untuk melepaskan ketegangan.

Proksemik

Proxemik atau bahasa ruang, yaitu jarak yang Anda gunakan ketika berkomunikasi dengan orang lain, termasuk juga tempat atau lokasi posisi Anda berada. Pengaturan jarak menentukan seberapa jauh atau seberapa dekat tingkat keakraban Anda dengan orang lain, menunjukkan seberapa besar penghargaan, suka atau tidak suka dan perhatian Anda terhadap orang lain, selain itu juga menunjukkan simbol sosial. Dalam ruang personal, dapat dibedakan menjadi 4 ruang interpersonal:

• Jarak intimJarak dari mulai bersentuhan sampai jarak satu setengah kaki. Biasanya jarak ini untuk bercinta, melindungi, dan menyenangkan.
• Jarak personalJarak yang menunjukkan perasaan masing - masing pihak yang berkomunikasi dan juga menunjukkan keakraban dalam suatu hubungan, jarak ini berkisar antara satu setengah kaki sampai empat kaki.
• Jarak sosialDalam jarak ini pembicara menyadari betul kehadiran orang lain, karena itu dalam jarak ini pembicara berusaha tidak mengganggu dan menekan orang lain, keberadaannya terlihat dari pengaturan jarak antara empat kaki hingga dua belas kaki.
• Jarak publikJarak publik yakni berkisar antara dua belas kaki sampai tak terhingga.

Vokalik

Vokalik atau paralanguage adalah unsur nonverbal dalam suatu ucapan, yaitu cara berbicara. Ilmu yang mempelajari hal ini disebut paralinguistik. Contohnya adalah nada bicara, nada suara, keras atau lemahnya suara, kecepatan berbicara, kualitas suara, intonasi, dan lain-lain. Selain itu, penggunaan suara-suara pengisi seperti "mm", "e", "o", "um", saat berbicara juga tergolong unsur vokalik, dan dalam komunikasi yang baik hal-hal seperti ini harus dihindari.

Lingkungan

Lingkungan juga dapat digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan tertentu. Diantaranya adalah penggunaan ruang, jarak, temperatur, penerangan, dan warna.

Fungsi Komunikasi Nonverbal

Fungsi pertama: Repetisi

Perilaku nonverbal dapat mengulangi perilaku verbal. Misalnya, Anda menganggukkan kepala ketika mengatakan "Ya," atau menggelengkan kepala ketika mengatakan "Tidak," atau menunjukkan arah (dengan telunjuk) ke mana seseorang harus pergi untuk menemukan WC.

Fungsi Kedua: Subtitusi

Perilaku nonverbal dapat menggantikan perilaku verbal, jadi tanpa berbicara Anda bisa berinteraksi dengan orang lain. Misalnya, seorang pengamen mendatangi mobil Anda kemudian tanpa mengucapkan sepatah katapun Anda menggoyangkan tangan Anda dengan telapak tangan mengarah ke depan (sebagai kata pengganti "Tidak").

Isyarat nonverbal yang menggantikan kata atau frasa inilah yang disebut emblem.

Fungsi Ketiga: Kontradiksi

Perilaku nonverbal dapat membantah atau bertentangan dengan perilaku verbal dan bisa memberikan makna lain terhadap pesan verbal . Misalnya, Anda memuji prestasi teman sambil mencibirkan bibir.

Fungsi Keempat: Aksentuasi

Memperteguh, menekankan atau melengkapi perilaku verbal. Misalnya, menggunakan gerakan tangan, nada suara yang melambat ketika berpidato. Isyarat nonverball tersebut disebut affect display.

Fungsi Kelima: Komplemen

Perilaku Nonverbal dapat meregulasi perilaku verbal. Misalnya, saat kuliah akan berakhir, Anda melihat jam tangan dua-tiga kali sehingga dosen segera menutup kuliahnya.

Variasi budaya dalam komunikasi nonverbal

Budaya asal seseorang amat menentukan bagaimana orang tersebut berkomunikasi secara nonverbal. Perbedaan ini dapat meliputi perbedaan budaya Barat-Timur, budaya konteks tinggi dan konteks rendah, bahasa, dsb. Contohnya, orang dari budaya Oriental cenderung menghindari kontak mata langsung, sedangkan orang Timur Tengah, India dan Amerika Serikat biasanya menganggap kontak mata penting untuk menunjukkan ketepercayaan, dan orang yang menghindari kontak mata dianggap tidak dapat dipercaya.

Komunikasi verbal adalah komunikasi dengan menggunakan simbol-simbol verbal. Simbol verbal bahasa merupakan pencapaian manusia yang paling impresif. Ada aturan-aturan yang ada untuk setiap bahasa yaitu fonologi, sintaksis, semantik dan pragmatis.

Komunikasi verbal terbagi menjadi dua, komunikasilisa atau oral communication (berbicara dan mendengar, komuikasi tertulis atau written communication (menulis dan membaca).

Komunikasi lintas budaya adalah proses dimana dialihkan ide atau gagasan suatu budaya yang satu kepada budaya yang lainnya dan sebaliknya, dan hal ini bisa antar dua kebudayaan yang terkait ataupun lebih, tujuannya untuk saling memengaruhi satu sama lainnya,baik itu untuk sebuah kebaikan kebudayaan maupun untuk menghancurkan suatu kebudayaan, atau bisa jadi tahap awal dari proses akulturasi (penggabungan dua kebudayaan atau lebih yang menghasilkan kebudayaan baru)".

Berkenaan dengan komunikasi lintas budaya yang tepat, dengan mempelajari situasi di mana orang-orang dari latar belakang budaya yang berbeda saling berinteraksi. Selain bahasa, komunikasi lintas budaya berfokus pada atribut sosial, pola pikir, dan budaya dari kelompok-kelompok yang berbeda dari orang-orang. Hal ini juga melibatkan pemahaman budaya yang berbeda, bahasa, dan adat istiadat orang-orang dari negara-negara lain. Komunikasi lintas budaya berperan dalam ilmu-ilmu sosial seperti antropologi, studi budaya, linguistik, psikologi dan ilmu komunikasi. Komunikasi lintas budaya ini juga disebut sebagai dasar untuk bisnis internasional. Ada beberapa penyedia layanan dari lintas-budaya yang dapat membantu pengembangan keterampilan komunikasi lintas budaya itu sendiri. Penelitian ini merupakan bagian utama dari perkembangan ketrampilan dari komunikasi lintas budaya.

Komunikasi bisnis antar budaya

Komunikasi bisnis antar budaya sangat membantu dalam membangun kecerdasan budaya melalui pembinaan dan pelatihan dalam komunikasi antar budaya, antar-budaya negosiasi, multikultural resolusi konflik, layanan pelanggan, bisnis, dan komunikasi organisasi. Pemahaman antar budaya tidak hanya untuk ekspatriat yang masuk. Pemahaman antar budaya dimulai dengan orang-orang yang bertanggung jawab untuk proyek dan mencapai orang-orang di dalam menyampaikan layanan, atau konten. Kemampuan untuk berkomunikasi, bernegosiasi dan bekerja secara efektif dengan orang-orang dari budaya lain sangat penting untuk bisnis internasional.

Masalah

Masalah dalam komunikasi lintas budaya biasanya datang dari masalah didalam transmisi pesan. Dalam komunikasi antara orang-orang dari budaya yang sama, orang yang menerima pesan menafsirkannya berdasarkan pada nilai-nilai, keyakinan, dan harapan untuk perilaku yang mirip dengan orang-orang yang mengirim pesan. Ketika ini terjadi, cara pesan yang ditafsirkan oleh penerima cukup mirip dengan apa yang dimaksudkan oleh sang pembicara. Namun, ketika penerima pesan adalah orang dari budaya yang berbeda, penerima menggunakan informasi dari budaya sang pembicara untuk menafsirkan pesan. Pesan yang ditafsirkan mungkin sangat berbeda dari apa yang pembicara maksudkan.

Atribusi adalah proses di mana orang-orang yang mencari penjelasan tentang perilaku orang lain. Ketika seseorang tidak memahami orang lain, ia biasanya menyalahkan kebingungan tersebut kepada orang lain "kebodohan, kebohongan, atau kegilaan".

Komunikasi yang efektif bergantung pada pengertian informal antara pihak-pihak yang terlibat yang didasarkan pada kepercayaan yang berkembang di antara mereka. Ketika kepercayaan itu ada, implisit pengertian dalam komunikasi dan perbedaan budaya dapat diabaikan, dan masalah-masalah dapat ditangani dengan lebih mudah. Arti dari kepercayaan dan bagaimana hal ini dikembangkan serta dikomunikasikan berbeda-beda di masyarakat. Demikian pula, beberapa budaya memiliki kecenderungan yang lebih dipercaya dibandingkan dengan yang lain.

Komunikasi nonverbal adalah suatu perilaku yang berkomunikasi tanpa kata—kata-meskipun sering kali dapat disertai dengan kata-kata. Variasi kecil dalam bahasa tubuh, ucapan, irama, dan ketepatan waktu sering menyebabkan ketidakpercayaan dan persepsi yang salah dari situasi antara pihak-pihak antar budaya.

Perilaku kinestetik adalah cara komunikasi dengan menggunakan gerakan tubuh, ekspresi wajah dan kontak mata. Arti dari perilaku tersebut bervariasi di tiap negara.

Occulesics adalah bentuk dari kinesics yang melibatkan kontak mata dan penggunaan mata untuk menyampaikan pesan

Proxemics menyangkut kepada kedekatan serta tempat dari proses komunikasi (misalnya: ruang pribadi atau tata letak kantor ).

Paralanguage mengacu pada bagaimana sesuatu dikatakan bukan isi dari apa yang dikatakan, misalnya kecepatan nada bicara, perubahan suara, suara-suara lain, tawa, menguap, dan keheningan

Objek bahasa atau kebudayaan material mengacu pada cara kita berkomunikasi melalui bahan artefak—misalnya, arsitektur, desain kantor dan perabotan, pakaian, mobil, kosmetik, dan waktu. Pada monochronic budaya, waktu dialami secara linear dan sebagai sesuatu yang harus dihabiskan, disimpan, dibuat, atau disia-siakan. Orang-orang cenderung untuk berkonsentrasi hanya pada satu hal dalam suatu waktu. Pada polychronic budaya, orang-orang mentolerir banyak hal-hal yang terjadi secara bersamaan dan menekankan keterlibatan dengan orang lain. Dalam budaya ini, orang-orang sangat mudah teralihkan, fokus pada beberapa hal sekaligus, dan sering mengubah rencana.

Manajemen

Poin-poin penting untuk dipertimbangkan:

• Mengembangkan kepekaan budaya
• Mengantisipasi makna yang akan diterima oleh penerima
• Kehati-hatian dalam menulis kode
• Menggunakan kata-kata, gambar, dan gerak tubuh.
• Menghindari slang, idiom, pepatah daerah
• Transmisi selektif
• Membangun hubungan,saling bertatapan muka jika mungkin
• Hati-hati dalam menjabarkan isi kode dari tanggapan pihak lain
• Mendapatkan tanggapan dari beberapa pihak
• Meningkatkan kemampuan mendengar dan keterampilan dalam observasi
• Menindaklanjuti setiap tindakan.

Fasilitasi

Ada hubungan antara kepribadian seseorang dan kemampuan untuk beradaptasi dengan lingkungan di suatu negara tertentu—termasuk kemampuan untuk berkomunikasi dalam lingkungan tersebut.

Dua kunci kepribadian adalah keterbukaan dan ketahanan. Keterbukaan meliputi ciri-ciri seperti toleransi untuk ambiguitas, sikap ekstrovert, dan keterbukaan pikiran. Ketahanan termasuk memiliki kemampuan pengendalian diri yang baik, ketekunan, toleransi untuk ambiguitas, dan akal.

Faktor-faktor tersebut yang dikombinasikan dengan kebudayaan seseorang dan identitas rasial serta tingkat kesiapan terhadap perubahan akan menghasilkan pribadi yang memiliki potensi untuk dapat beradaptasi

Teori-teori

Berikut ini jenis teori dapat dibedakan dalam untaian yang berbeda: fokus pada hasil yang efektif, akomodasi atau adaptasi, identitas negosiasi dan manajemen, jaringan komunikasi, akulturasi dan penyesuaian.

Rekayasa sosial hasil yang efektif

• Konvergensi budaya

Dalam sistem sosial yang relatif tertutup, di mana komunikasi antara anggota tidak dibatasi, sistem secara keseluruhan akan cenderung berkumpul dari waktu ke waktu menuju negara yang memiliki keseragaman budaya yang lebih besar. Sistem akan cenderung menyimpang ke arah keragaman ketika komunikasi dibatasi.

• Teori akomodasi komunikasi

Teori ini berfokus pada strategi linguistik untuk mengurangi atau menambah jarak komunikatif..

• Adaptasi lintas budaya

Teori ini dirancang untuk menjelaskan bagaimana komunikator beradaptasi satu sama lain di "pertemuan terkait tujuan", di mana faktor-faktor budaya perlu dimasukkan. Menurut teori adaptasi lintas budaya, kompetensi komunikatif adalah ukuran dari adaptasi yang disamakan dengan asimilasi. Menurut Gudykunst dan Kim (2003), "proses adaptasi antar budaya melibatkan interaksi terus menerus dari dekulturasi dan akulturasi budaya yang membawa perubahan pada orang asing [imigran] ke arah asimilasi, tingkat tertinggi dari adaptasi secara teoretis dapat dibayangkan" (p. 360). Pendekatan ini pertama kali diteorikan pada puncak kolonialisme di Victorian England oleh Herbert Spencer yang menerapkan gagasan adaptasi yang ia pinjam dari Francis Galton untuk penyesuaian sosial dan efisien hasil kekayaan produksi. Kompetensi komunikatif didefinisikan sebagai pemikiran, perasaan, dan perilaku pragmatis dalam cara-cara yang ditetapkan sesuai dengan budaya mainstream yang dominan. Kompetensi komunikasi merupakan hasil yang berdasarkan ukuran yang dikonseptualisasikan sebagai fungsional/operasional yang sesuai dengan kriteria lingkungan seperti kondisi kerja. Di luar ini, adaptasi berarti "kebutuhan untuk menyesuaikan diri" (p. 373) pada mainstream "realitas objektif" dan "mode pengalaman yang diterima" (Gudykunst dan Kim, 2003, hlm. 378). Teori adaptasi mendukung "dekulturasi" imigran dan migran, "melupakan" diri mereka sendiri, serta mencampurkan nilai-nilai, keyakinan, tujuan, dan perilaku budaya lokal sehingga mereka dapat menjadi "cocok untuk hidup dengan" budaya tersebut (Gudykunst dan Kim, 2003, hlm. 358). Adaptasi dengan demikian didalilkan sebagai proses zero-sum di mana minoritas orang dikonseptualisasikan sebagai sesuatu seperti wadah terbatas sehingga ketika beberapa tujuan baru atau keyakinan ditambahkan atau dipelajari, sesuatu yang lama harus "dihilangkan". Penggerak utama asimilias mengulangi argumen spencer yang menyatakan bahwa demi keberhasilan budaya mainstream ("efektif kemajuan") adaptasi/asimilasi harus berada di arah dominan dari budaya mainstream. Sementara Spencer mendalilkan budaya mainstream yang dominan dari cara berpikir, merasa, dan berperilaku, Gudykunst dan Kim (2003) mendefinisikan kelompok dominan sebagai mayoritas numerik sederhana ("diferensial ukuran populasi" Gudykunst dan Kim, 2003, hlm. 360). Setiap kecenderungan oleh pendatang baru untuk mempertahankan identitas asli mereka (bahasa, agama-agama, etnis asosiasi termasuk perhatian "etnis media", keyakinan, cara berpikir, dan sebagainya) didefinisikan oleh Gudykunst dan Kim (2003) sebagai operasional/fungsional ketidaklayakan (hlm. 376), penyakit mental (hlm. 372-373, 376), dan ketidakmampuan untuk berkomunikasi, disposisi dihubungkan oleh Spencer dan Galton dan kemudian Gudykunst dan Kim (2003), untuk melekat kepada kecenderungan dari kepribadian serta sifat-sifat lain seperti sikap tertutup terhadap ide baru (hlm. 369), emosional yang belum matang (hlm. 381), etnosentris (hlm. 376), dan kurang kompleksitas kognitif (hlm. 382, 383). Kesesuaian dari tekanan telah ditetapkan sejak W. E B. Dubois pada tahun 1902 sebagai simbolik dari kekerasan terutama ketika kaum minoritas tidak sesuai bahkan karena sifat yang melekat seperti cacat, ras, gender, etnis, dan sebagainya. Dipaksakannya kepatuhan / asimilasi berdasarkan kelompok mayoritas merupakan paksaan dari apa yang dtulis Pierre Bourdieu pada tahun 1960-an dan berkaitan dengan isu-isu komunikasi lintas budaya dan konflik yang disebut kekerasan simbolik (dalam bahasa inggris, Bourdieu, P. (1977). Garis besar Teori Praktek. Cambridge dan New York: Cambridge Univ Press). Sebagai Bourdieu (1977) menyatakan, efek dari kekerasan simbolik seperti pemaksaan budaya asli, katalis untuk adaptasi antar budaya yang "positif" menurut Gudykunst dan Kim (2003), hasil minoritas dari kejiwaan orang . Jika kekuatan koersif cukup besar dan efikasi diri serta harga diri kaum imigran minoritas hancur, dapat menyebabkan efek seperti adanya pengakuan hubungan kekuasaan yang terletak di dalam matriks sosial dari bidang tertentu. Misalnya, dalam proses timbal balik penukaran hadiah dalam bahasa Kabyle di masyarakat Aljazair, di mana ada asimetri kekayaan antara dua pihak baik yang diberkahi pemberi "akan dapat memaksakan hubungan hirarki yang ketat dan utang pada penerima."

• Proses kerja teori budaya

Dalam bentuk paling umum, proses kerja teori komunikasi budaya mengacu pada interaksi antara pihak yang kurag terwakili dengan dominan anggota kelompok. Proses kerja teori budaya termasuk didalamnya tetapi tidak membatasi orang-orang dari berbagai warna kulit, wanita, orang-orang cacat, laki-laki gay dan lesbian, dan orang-orang dalam kelas sosial bawah. Proses kerja dari teori budaya, seperti yang dikembangkan oleh Mark P. Orbe, tampak pada cara-cara strategis di mana proses kerja dari teori budaya ada pada saat anggota kelompok berkomunikasi dengan orang lain. Selain itu, kerja dari kerangka budaya memberikan penjelasan untuk bagaimana orang yang berbeda dapat berkomunikasi berdasarkan enam faktor.

Negosiasi Identitas atau manajemen

• Teori manajemen identitas
• Negosiasi identitas
• Teori identitas budaya
• Model ayunan ganda

Jaringan komunikasi

• Jaringan dan kompetensi komunikasi grup luar
• Jaringan intracultural VS jaringan intercultural
• Jaringan dan akulturasi

Akulturasi dan penyesuaian

• Akulturasi komunikasi

Teori ini mencoba untuk menggambarkan dimana "adaptasi antar budaya sebagai upaya kolaboratif orang asing dan penerimaan lingkungan terlibat dalam upaya bersama."

• Kegelisahan / ketidakpastian

Ketika orang asing berkomunikasi dengan orang lokal, mereka mengalami ketidakpastian dan kecemasan. Orang asing perlu untuk mengelola ketidakpastian serta kecemasan mereka dalam rangka untuk dapat secara efektif berkomunikasi dengan orang lokal dan kemudian mencoba untuk mengembangkan prediksi-prediksi akurat dan penjelasan-penjelasan untuk perilaku orang-orang lokal.

• Asimilasi, penyimpangan, dan kondisi keterasingan

Asimilasi dan adaptasi adalah hasil yang tidak permanen dari proses adopsi; sebaliknya, mereka adalah hasil sementara dari proses komunikasi antara orang lokal dan imigran. "Keterasingan atau asimilasi dalam kelompok atau individu, adalah hasil dari hubungan antara perilaku menyimpang dan lalai dalam komunikasi."

Komunikasi bisnis antar budaya sangat membantu dalam membangun kecerdasan budaya melalui pembinaan dan pelatihan dalam komunikasi antar budaya, antar-budaya negosiasi, multikultural resolusi konflik, layanan pelanggan, bisnis, dan komunikasi organisasi. Pemahaman antar budaya tidak hanya untuk ekspatriat yang masuk. Pemahaman antar budaya dimulai dengan orang-orang yang bertanggung jawab untuk proyek dan mencapai orang-orang di dalam menyampaikan layanan, atau konten. Kemampuan untuk berkomunikasi, bernegosiasi dan bekerja secara efektif dengan orang-orang dari budaya lain sangat penting untuk bisnis internasional.

Kompetensi lintas budaya

Komunikasi lintas budaya kompeten ketika ia menyelesaikan tujuan dengan cara yang sesuai dengan konteks dan hubungan. Komunikasi lintas budaya menjadi kebutuhan untuk menjembatani dikotomi antara kesesuaian dan efektivitas: yang tepat pada sarana komunikasi lintas budaya dan mengarah ke 15% penurunan miskomunikasi.

• Kesesuaian. Menghargai aturan-aturan, norma-norma, dan harapan dari hubungan tidak dilanggar secara signifikan
• Efektivitas. Menghargai tujuan atau imbalan (relatif terhadap biaya dan alternatif) yang dicapai.

Teori-teori

Berikut ini jenis teori dapat dibedakan dalam untaian yang berbeda: fokus pada hasil yang efektif, akomodasi atau adaptasi, identitas negosiasi dan manajemen, jaringan komunikasi, akulturasi dan penyesuaian.

• Konteks: Sebuah penilaian bahwa seseorang yang kompeten adalah yang dibuat di kedua relasional dan konteks situasional.Ini berarti bahwa kompetensi tidak didefinisikan sebagai sebuah atribut tunggal, artinya seseorang bisa menjadi sangat kuat dalam satu bagian dan cukup baik di tempat lain. Situasional berbicara mengenai kompetensi yang dapat didefinisikan secara berbeda untuk budaya yang berbeda. Misalnya, kontak mata menunjukkan kompetensi dalam budaya barat sedangkan untuk budaya Asia terlalu banyak kontak mata menjadi sesuatu yang kurang sopan
• Kesesuaian: berarti bahwa perilaku yang dapat diterima dan sesuai harapan dari setiap budaya tertentu
• Efektivitas: perilaku yang menyebabkan hasil yang diinginkan dapat tercapai
• Pengetahuan: Ini ada hubungannya dengan luasnya informasi yang anda miliki tentang kebudayaan orang yang sedang berinteraksi dengan anda. Hal ini penting agar anda dapat menafsirkan makna dan memahami budaya mereka secara umum dan pengetahuan budaya tertentu
• Motivasi:Ini ada hubungannya dengan asosiasi emosional karena mereka berkomunikasi antar budaya. Perasaan dari reaksi anda terhadap pikiran dan pengalaman berhubungan dengan motivasi. Niat dari pikiran yang memandu pilihan anda, itu adalah tujuan atau rencana yang mengarahkan perilaku anda. Ini dua hal yang berperan dalam motivasi.

Alat-alat dasar untuk perbaikan

Berikut ini adalah cara untuk meningkatkan kompetensi dalam komunikasi:

• Tampilan menarik: menunjukkan rasa hormat dan hal positif untuk orang lain
• Orientasi pengetahuan: Istilah yang digunakan orang untuk menjelaskan diri mereka sendiri dan persepsi mereka tentang dunia
• Empati: Berperilaku dalam cara-cara yang menunjukkan anda memahami dunia sebagaimana yang orang lain lakukan
• interaksi manajemen: keterampilan di mana anda mengatur percakapan
• Tugas peran perilaku: memulai ide-ide yang mendorong kepada kegiatan pemecahan masalah.
• Relasional perilaku peran: harmoni antara interpersonal dan mediasi
• Toleransi untuk ambiguitas: kemampuan untuk bereaksi terhadap situasi-situasi baru dengan sedikit ketidaknyamanan
• Interaksi postur: Menanggapi orang lain dalam deskriptif, non-menghakimi cara.

Faktor-faktor penting

• Kemahiran dalam bahasa budaya lokal: pemahaman tata bahasa dan kosakata
• Pemahaman bahasa pragmatik: bagaimana menggunakan strategi kesopanan dalam membuat permintaan dan cara menghindari dalam memberikan terlalu banyak informasi
• Menjadi sensitif dan menyadari pola komunikasi non verbal dalam budaya lain
• Menyadari gerakan yang dapat menyinggung atau memiliki arti yang berbeda dalam berbagai budaya
• Pemahaman budaya kedekatan dalam ruang fisik dan paralinguistik suara untuk menyampaikan makna yang dimaksud.

Ciri-ciri

• Fleksibilitas
• Toleransi terhadap ketidakpastian yang tinggi
• Reflectiveness
• Keterbukaan pikiran
• Sensitivitas
• Kemampuan beradaptasi
• Terlibat dalam sistem tingkat berpikir yang berbeda.

Faktor - faktor yang mempengaruhi komunikasi verbal:

• Nada suara
• Menggunakan kata-kata deskriptif
• Penekanan pada frasa tertentu
• Volume suara

Cara pesan diterima tergantung pada faktor-faktor ini karena mereka memberikan interpretasi yang lebih besar bagi penerima dan seperti apa yang dimaksudkan oleh pesan. Dengan menekankan frasa tertentu dengan nada suara, hal ini menunjukkan bahwa hal tersebut penting dan harus lebih terfokus pada hal itu.

Selain atribut-atribut ini, komunikasi verbal ini juga disertai dengan isyarat non-verbal. Isyarat ini membuat pesan menjadi lebih jelas dan memberikan indikasi kepad pendengar mengenai cara informasi yang harus diterima.

Negosiasi identitas atau manajemen

• Ekspresi wajah
• Gerakan tangan
• Penggunaan benda-benda
• Gerakan tubuh

Dalam hal komunikasi lintas budaya ada hambatan bahasa yang dipengaruhi oleh bentuk verbal dari komunikasi. Dalam hal ini ada kesempatan untuk terjadi miskomunikasi antara dua pihak atau lebih. hambatan-hambatan lain yang berkontribusi terhadap miskomunikasi dapat menjadi jenis kata-kata yang dipilih dalam percakapan. Jangan sampai perbedaan budaya menjadi ada yang berbeda dalam makna dan kosakata yang dipilih, hal ini memungkinkan untuk pesan antara pengirim dan penerima dapat disalahartikan.

Komunikasi nonverbal

Jaringan komunikasi

• Ekspresi wajah dan gerak tubuh
• Pakaian
• Gerakan
• Postur tubuh
• Kontak mata

Bila tindakan ini dipasangkan dengan komunikasi verbal, maka pesan dibuat dan dikirim. Bentuk komunikasi nonverbal adalah perilaku kinesik. Perilaku kinesik adalah komunikasi melalui gerakan tubuh—misalnya, postur, gerak tubuh, ekspresi wajah dan kontak mata. Makna dari perilaku tersebut bervariasi antar negara dan mempengaruhi komunikasi lintas budaya. Bentuk komunikasi nonverbal secara kinesik adalah kontak mata dan menggunakan mata untuk menyampaikan pesan. Secara keseluruhan, komunikasi nonverbal memberikan petunjuk untuk apa yang dikatakan secara verbal dengan penggambaran fisik. Teknik komunikasi nonverbal yang digunakan di seluruh dunia dan di beberapa budaya. Komunikasi nonverbal dan kinesik bukan satu-satunya cara untuk berkomunikasi tanpa kata-kata. Proxemics, bentuk komunikasi nonverbal, berkaitan dengan pengaruh kedekatan dan ruang komunikasi. Bentuk lain dari perilaku nonverbal dan komunikasi yang berhubungan dengan komunikasi lintas budaya adalah paralanguage. Paralanguage mengacu pada bagaimana sesuatu yang dikatakan, bukan isi dari apa yang dikatakan—misalnya, kecepatan bicara, nada dan infleksi suara, suara-suara lain, tertawa, menguap, dan keheningan. Paralanguage akan kemudian menyentuh dalam bagian verbal dari komunikasi lintas budaya.

Komunikasi nonverbal telah ditunjukkan untuk memperhitungkan antara 65% dan 93% dari ditafsirkannya proses komunikasi. Variasi Kecil dalam bahasa tubuh, ucapan, irama, dan ketepatan waktu sering menyebabkan ketidakpercayaan dan persepsi yang salah dari situasi antara pihak pelaku lintas budaya. Hal tersebut adalah di mana komunikasi nonverbal dapat menyebabkan masalah dengan komunikasi lintas budaya. Kesalahpahaman dengan komunikasi nonverbal dapat menyebabkan miskomunikasi dan penghinaan dengan perbedaan budaya. Sebagai contoh, kegiatan menjabat tangan dalam satu budaya mungkin akan sebagai sesuatu yang pantas dilakukan, sedangkan bagi kebudayaan lain dapat disebut sebagai sesuatu yang kasar atau tidak pantas.

Komunikasi nonverbal dapat digunakan tanpa menggunakan komunikasi verbal. Hal ini dapat digunakan sebagai sistem pengkodean untuk orang-orang yang tidak menggunakan perilaku verbal untuk berkomunikasi di dalam budaya yang berbeda, di mana berbicara tidak diperbolehkan. Sebuah ekspresi wajah yang dapat memberikan isyarat kepada orang lain dan juga untuk mengirimkan pesan, tanpa menggunakan komunikasi verbal.

Sesuatu yang biasanya terjadi tanpa disadari dalam budaya dan komunikasi adalah bahwa cara berpakaian seseorang dapat digunakan sebagai bentuk komunikasi nonverbal. Apa yang dipakai seseorang dapat juga memberitahu banyak hal tentang mereka. Misalnya, apakah seseorang tersebut miskin atau kaya, muda atau tua atau jika mereka memiliki budaya dan keyakinan tertentu semua dapat dikatakan melalui cara berpakaian dan gaya yang mereka tampilkan. Ini adalah salah satu bentuk komunikasi nonverbal.

Komunikasi

• De Vito (2009) mendefinisikan komunikasi interpersonal sebagai proses pengiriman dan penerimaan pesan di antara dua orang atau lebih, formal maupun informal. Komunikasi interpersonal dimengerti sebagai umpan balik yang saling berkaitan satu sama lain dengan tujuan untuk membantu seseorang meningkatkan efektivitas pribadi dan efektivitas antara pribadi. Komunikasi interpersonal mengharuskan pelaku untuk bertatap muka antara dua orang atau lebih dengan membawakan pesan verbal maupun non verbal sehingga masing-masing bisa memahami satu sama lain dan berinteraksi secara efektif.
• Rogers (dalam Rakhmat, 2012) mengatakan bahwa makin baik komunikasi interpersonal, maka makin terbuka seseorang mengungkapkan dirinya dan makin positif persepsinya terhadap orang lain melebihi persepsi dirinya.
• Tubbs dan Moss (2008) mengartikan komunikasi interpersonal sebagai sebuah proses komunikasi antara komunikan dan komunikator yang ditandai dengan terwujudnya saling pengertian, kesenangan, saling mempengaruhi, hubungan sosial yang baik, juga adanya tindakan nyata sebagai umpan-balik. Komunikasi diharapkan dapat mengurangi dampak buruk yang timbul pada kelompok yang berkaitan dengan kejenuhan dalam pekerjaan.
• Cangara (2005) menyatakan bahwa komunikasi interpersonal sangat penting untuk meningkatkan hubungan antar individu, menghindari dan mengatasi konflik pribadi, mengurangi ketidakpastian, berbagi pengetahuan dan pengalaman dengan orang lain, mengendalikan perilaku, memberi motivasi, sebagai pernyataan emosi, dan memberikan suatu informasi.

Komunikasi merupakan suatu gejala yang kompleks dan oleh sebab itu, setiap individu yang mengamati gejala komunikasi memiliki pendekatan yang berbeda-beda. Komunikasi adalah proses di mana saling membagi informasi, gagasan dan perasaan antar individu. Komunikasi dalam menyentuh aspek-aspek yang lebih dalam dari setiap orang yang terlibat dalam komunikasi tersebut, baik tentang hidup pada masa lalu, tentang keluarga, dan kegiatan yang sedang dilakukan sekarang. Salah satu komponen komunikasi adalah saling mendengarkan. Mendengarkan sangat penting, karena dengan mendengarkan setiap pihak yang terlibat dalam suatu peristiwa komunikasi dapat saling memahami dan memberi umpan balik atau respon dengan cara yang baik dan sesuai dengan apa yang diharapkan. Setiap pihak dapat menjadi pemberi dan pengirim pesan sekaligus pada waktu yang bersamaan.

Selain proses, komunikasi juga dapat dimaknai sebagai suatu transaksi informasi di mana tidak hanya berkaitan dengan kegiatan fisik. Komunikasi juga merupakan suatu tidakan yang bersifat psikologis, yakni berkaitan dengan impresi dari orang yang terlibat dalam komunikasi. Impresi dibentuk dalam pikiran orang-orang yang sedang terlibat dalam komunikasi.

Komponen-komponen Komunikasi

Pemberi Pesan

Setiap orang terlibat dalam komunikasi karena memiliki informasi, gagasan, dan perasaan yang mereka bagi kepada orang lain. Komunikasi tidak berjalan satu arah, namun bersifat timbal balik antara pemberi pesan dan penerima pesan. Pemberi pesan dapat menjadi penerima pesan, dan penerima pesan dapat menjadi pemberi pesan. Peran-peran ini dapat terjadi saat komunikasi sedang berlangsung.

Pesan

Pesan merupakan ide-ide dan perasaan yang dibagi antara pengirim dan penerima. Inti dari sebuah peristiwa komunikasi adalah pesan, suatu maksud atau gagasan yang ingin disampaikan. Faktor yang mempengaruhi suatu pesan diterima adalah kejelasan, kesiapan penerima, kompleksitas, panjangnya pesan, dan informasi yang terorganisir. Ide-ide dan perasaan dikomunikasikan jika ide atau gagasan itu dipresentasikan dengan simbol-simbol. Simbol terdiri dari dua, yaitu simbol verbal dan nonverbal. Simbol verbal bersifat terbatas dan kompleks, sedangkan simbol nonverbal dapat berupa ekspresi wajah, gestikulasi, postur tubuh, tekanan suara, penampilan dan lain-lain.

Umpan Balik

Umpan Balik merupakan respon yang diberikan oleh penerima dan pemberi pesan dalam sebuah peristiwa komunikasi. Dengan adanya umpan balik, para partisipan yang terlibat dalam peristiwa komunikasi dapat mengetahui bahwa gagasan atau perasaan mereka diterima sesuai dengan yang diharapkan. Pengirim dan penerima pesan dalam komunikasi tatap muka memiliki kesempatan yang sangat besar untuk memberikan umpan balik secara langsung. Dalam komunikasi tatap muka ini, para partisipan dapat memiliki kesempatan untuk melihat apakah pesan yang disampaikan dipahami dan diikuti atau tidak.

Gangguan

Gangguan adalah segala sesuatu yang mengganggu komunikasi, termasuk sikap dan emosi penerima dan pemberi pesan. Stres, cemas, sikap-sikap negatif dan motivasi rendah merupakan faktor yang mempengaruhi gangguan. Gangguan dapat terjadi dalam tiga bentuk yakni eksternal, internal, dan semantik.

Gangguan Eksternal (External Noise)

Gangguan eksternal datang dari lingkungan. Lingkungan dapat berupa udara panas maupun dingin, kegaduhan dan suasana yang tidak menyenangkan lainnya. Kondisi-kondisi yang tidak menyenangkan dapat mengganggu penerima dan pemberi pesan dalam memahami pesan yang disampaikan.

Gangguan Internal (Internal Noise)

Gangguan internal terjadi dalam pikiran penerima dan pemberi pesan. Bila pemberi dan penerima pesan tidak fokus pada pesan atau komunikasi yang sedang terjadi, maka pesan tidak dapat dimengerti atau disampaikan sebagaimana mestinya. Misalnya, seorang mahasiswa tidak mendengar dosennya, karena pada saat dosen mengajar, mahasiswa tersebut sedang berpikir tentang makan siang.

Gangguan Semantik (Semantic Noise)

Gangguan semantik disebabkan oleh reaksi emosional para partisipan terhadap kata-kata yang digunakan. Para partisipan biasanya memiliki reaksi negatif terhadap orang-orang yang membuat pernyataan.

Media/Saluran

Media/saluran adalah perantara yang digunakan untuk menyampaikan suatu pesan. Dalam komunikasi tatap muka, media yang utama adalah suara dan pandangan. Media yang lain berupa radio, televisi, tape, surat kabar, dan majalah.

Setting (Lingkungan)

Setting adalah lingkungan di mana komunikasi terjadi. Setting dapat memiliki pengaruh yang signifikan pada komunikasi. Formal Setting tepat untuk presentasi formal. Misalnya auditirorium yang baik digunakan untuk memberikan pidato, dan presentasi, tetapi tidak baik untuk percakapan yang bersifat personal dan intim.

Openness (Keterbukaan)

Artinya tiap pihak bersedia membuka diri atau membagi informasi tentang dirinya yang biasanya dirahasiakan, dan juga bersedia mendengarkan pesan dari lawan bicara secara terbuka dan merespon dengan jujur.

Empathy (Empati)[

Artinya kemampuan individu untuk memahami lawan bicara berdasarkan sudut pandang lawan bicaranya tersebut. Kemampuan ini membantu individu untuk mengerti apa yang dilalui oleh lawan bicaranya secara emosional. Jadi ikut merasakan perasaan orang lain.

Positiveness (Sikap positif)

Mengacu pada kemampuan individu dalam menggunakan pesan yang positif. Memuji hal-hal positif yang dimiliki oleh lawan bicara, mengekspresikan kepuasan dalam berkomunikasi dengannya, tersenyum, menjaga kedekatan posisi tubuh pada saat berbicara, dll.

Supportiveness (Sikap Mendukung)

Terdiri dari dukungan yang terucap maupun yang tidak terucap, seperti senyuman atau anggukan kepala. Memperlihatkan sikap mendukung dengan bersikap: deskriptif bukan evaluatif, spontan bukan strategik, dan provisional bukan sangat yakin

Equality (Kesetaraan)

Komunikasi interpersonal akan lebih efektif bila suasananya setara. Artinya, harus ada pengakuan secara diam-diam bahwa kedua pihak sama-sama bernilai dan berharga, dan bahwa masing-masing pihak mempunyai sesuatu yang penting untuk dibagi.

Dalam suatu hubungan interpersonal yang ditandai oleh kesetaraan, perselisihan dan konflik lebih dillihat sebagai upaya untuk memahami perbedaan yang pasti ada daripada sebagai kesempatan untuk menjatuhkan pihak lain.

Kesetaraan tidak mengharuskan individu untuk menerima dan menyetujui begitu saja semua perilaku verbal dan nonverbal pihak lain. Kesamaan kepribadian bertujuan agar masing-masing pihak yang berkomunikasi merasa dihargai dan dihormati sebagai manusia yang memiliki suatu yang penting untuk dikontribusi kepada orang lain.

Sejarah komuniksi

Sejarah komunikasi pada mulanya hanya merupakan upaya atau cara manusia menyampaikan ide, gagasan, kemauan, hasrat dan lain sebagainya, upaya tersebut hanya supaya manusia bisa saling berhubungan. Pada waktu itu, Komunikasi tidak dianggap sebagai sesuatu yang harus diberi perhatian, dikaji atau distrukturkan. Namun, pada abad ke-5 sebelum masehi, di Yunani berkembang suatu ilmu yang mengkaji proses pernyataan antar manusia yang diberi nama retorika yang berarti seni berpidato dan beragumentasi yang bersifat menggugah atau seni yang menggunakan bahasa secara lancar untuk memengaruhi dan mengajak. Retorika mendapat pembahasan khusus bahkan beberapa pemikir itu menempatkan retorika sebagai hal penting dalam masyarakat dan pemerintahan.

Pada perkembangan awal, batasan komunikasi yang dapat kita terapkan adalah percakapan atau penyampaian gagasan antar manusia secara lisan dan bertatap muka baik berupa pidato maupun diskusi, dengan tujuan mendidik, membangkitkan kepercayaan, dan menggerakkan perasaan orang lain.Komunikasi terus berkembang, tidak hanya menyampaikan gagasan melalui lisan.Pada zaman kekaisaran romawi, Julius Caesar membuat papan pengumuman yang dinamakan Acta Diurna. Penyampaian gagasan mengenai apa yang penting bagi masyarakat telah bertambah, dari sekadar lisan menjadi bentuk tulisan. Hal ini terus berkembang setelah ditemukannya kertas, penemuan mesin cetak, dan terbitnya surat kabar pertama . Setelah surat kabar peradaban manusia juga berkembang dan ditemukanlah radio, film, televisi, dan sejumlah media lain.

BAB II KOMUNIKASI DALAM LINGKUNGAN ORGANISASI BISNIS

KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI BISNIS

ORGANISASI Dalam arti statis

Sebagai wadah (struktur) tempat orang-orang bekerja untuk mencapai tujuan bersama, melalui jenjang kepangkatan dan pembagian tugasDalam arti dinamis:Sebagai proses dilaksanakannya fungsi-fungsi manajemen dalam rangka mencapai tujuan bersama (organisasi)

JENIS - JENIS ORGANISASI

Ekonomi:ORGANISASI BISNIS (PROFIT ORIENTED).ORGANISASI NIR LABA (NON PROFIT ORIENTED)BUMN/BUMD (SEBAGIAN ATAU SELURUHNYA MODAL PEMERINTAH)KOPERASI (ORGANISASI EKONOMI RAKYAT YANG BERSIFAT SOSIAL : karakteristik utama : user own oriented firm.Status:Organisasi FormalOrganisasi Informal

INFORMATIF REGULATIF PERSUASIF INTEGRATIF

FUNGSI KOMUNIKASI DALAM ORGANISASIINFORMATIFREGULATIFPERSUASIFINTEGRATIF4 4

PENEDEKATAN KOMUNIKASI ORGANISASI

SISTEMBUDAYAKRITIK5 5

SALURAN KOMUNIKASIFORMALINFORMALMIX6 6

POLA KOMUNIKASI Saluran Komunikasi Formal

Komunikasi dari atas ke bawah (top- down/downward) Umumnya terkait dengan tanggungjawab dan wewenang seseorang dalam suatuorganisasi.SaluranKomunikasiFormalb. Komunikasi dari bawah ke atas (bottom-up /upward) Partisipasi bawahan dlmproses pengambilan keputusan akan sangatmembantu pencapaian tujuan organisasi.c. Komunikasi horizontalKomunikasi yang terjadi antara bagian-bagian ygmemiliki posisi sejajar /sederajat dalam suatuorganisasi.d. Komunikasi diagonalMelibatkan komunikasi antara dua tingkat(level) organisasi yang berbeda.

Komunikasi ke bawah KARYAWAN Manajer Umum Keuangan Produksi

PemasaranBagianpromosipabrikpenelitianAkuntansipendanaanpenjualanKARYAWAN7. Komunikasi ke bawah

Komunikasi ke atas KARYAWAN Bagian promosi pabrik Manajer Umum

KeuanganProduksiPemasaranBagianpromosipabrikpenelitianAkuntansipendanaanPenjualanKARYAWAN8. Komunikasi ke atas

Komunikasi Horisontal/Lateral

ManajerUmumKeuanganProduksiPemasaranBagianpromosipabrikpenelitianAkuntansipendanaanpenjualanKARYAWAN9. Komunikasi Horisontal/Lateral

Komunikasi Diagonal KARYAWAN Manajer Umum Keuangan Produksi

Pemasaran Bagian promosi pabrikpenelitianAkuntansipendanaanpenjualanKARYAWAN10. Komunikasi Diagonal

HAMBATAN KOMUNIKASI FORMAL

Jika dilihat dari sudut pandang individual (perseorangan) akan membuat frustasi karena banyak jalur yg harus dilalui untuk dapat berkomunikasi secara langsung dengan manajer puncak.Jika dipandang dari sudut pandang perusahaan: kemungkinan munculnya distorsi atau gangguan penyampaian informasi ke level yg lebih tinggi

Komunikasi InformalDalam jaringan komunikasi informal orang-orang yang ada dalam suatu organisasi jenjang hirarki, pangkat dan kedudukan/jabatan,dapat berkomunikasi secara leluasa.

Jaringan komunikasi informal

ManajerUmumKeuanganProduksiPemasaranBagianpromosipabrikpenelitianAkuntansipendanaanpenjualanKARYAWAN13. Jaringan komunikasi informal

KEGIATAN ORGANISASI TERKAIT DENGAN PENTINGNYA KOMUNIKASI

Menetapkan tujuanMembuat dan melaksanakan keputusanMengukur prestasi kerjaMerekrut dan mengembangkan stafPelayanan pelangganNegosiasi dengan pemasokMembuat produkBerinteraksi dengan peraturan yg ada.

Kurang jelas informasi yg disampaikan Fisik (cuaca, sinyal)

HAMBATAN DALAM KOMUNIKASI ORGANISASIKurang jelas informasi yg disampaikanFisik (cuaca, sinyal)Semantik (pemahaman)PsikologisEmosiOrganisasional (hierarkhi, kewenangan, spesialisasi)Antar pribadi16 16

MENGELOLA KOMUNIKASI DLM ORGANISASI

Penanganan Pesan-pesan Rutina. Mengurangi jumlah pesanb. Instruksi yg jelasc.Mendelegasikan tanggungjawabd.Melatih PetugasMenciptakan komunikasi dua arahMelakukan perencanaan yang baik (apa, dengan siapa, kapan, dimana, strategi)Mengenali lingkungan (latar belakang, kondisi, dll)

Komunikasi lintas budaya

adalah proses dimana dialihkan ide atau gagasan suatu budaya yang satu kepada budaya yang lainnya dan sebaliknya, dan hal ini bisa antar dua kebudayaan yang terkait ataupun lebih, tujuannya untuk saling memengaruhi satu sama lainnya,baik itu untuk sebuah kebaikan kebudayaan maupun untuk menghancurkan suatu kebudayaan, atau bisa jadi tahap awal dari proses akulturasi (penggabungan dua kebudayaan atau lebih yang menghasilkan kebudayaan baru)".

Berkenaan dengan komunikasi lintas budaya yang tepat, dengan mempelajari situasi di mana orang-orang dari latar belakang budaya yang berbeda saling berinteraksi. Selain bahasa, komunikasi lintas budaya berfokus pada atribut sosial, pola pikir, dan budaya dari kelompok-kelompok yang berbeda dari orang-orang. Hal ini juga melibatkan pemahaman budaya yang berbeda, bahasa, dan adat istiadat orang-orang dari negara-negara lain. Komunikasi lintas budaya berperan dalam ilmu-ilmu sosial seperti antropologi, studi budaya, linguistik, psikologi dan ilmu komunikasi. Komunikasi lintas budaya ini juga disebut sebagai dasar untuk bisnis internasional. Ada beberapa penyedia layanan dari lintas-budaya yang dapat membantu pengembangan keterampilan komunikasi lintas budaya itu sendiri. Penelitian ini merupakan bagian utama dari perkembangan ketrampilan dari komunikasi lintas budaya.

Komunikasi bisnis antar budaya

Komunikasi bisnis antar budaya sangat membantu dalam membangun kecerdasan budaya melalui pembinaan dan pelatihan dalam komunikasi antar budaya, antar-budaya negosiasi, multikultural resolusi konflik, layanan pelanggan, bisnis, dan komunikasi organisasi. Pemahaman antar budaya tidak hanya untuk ekspatriat yang masuk. Pemahaman antar budaya dimulai dengan orang-orang yang bertanggung jawab untuk proyek dan mencapai orang-orang di dalam menyampaikan layanan, atau konten. Kemampuan untuk berkomunikasi, bernegosiasi dan bekerja secara efektif dengan orang-orang dari budaya lain sangat penting untuk bisnis internasional.

Masalah

Masalah dalam komunikasi lintas budaya biasanya datang dari masalah didalam transmisi pesan. Dalam komunikasi antara orang-orang dari budaya yang sama, orang yang menerima pesan menafsirkannya berdasarkan pada nilai-nilai, keyakinan, dan harapan untuk perilaku yang mirip dengan orang-orang yang mengirim pesan. Ketika ini terjadi, cara pesan yang ditafsirkan oleh penerima cukup mirip dengan apa yang dimaksudkan oleh sang pembicara. Namun, ketika penerima pesan adalah orang dari budaya yang berbeda, penerima menggunakan informasi dari budaya sang pembicara untuk menafsirkan pesan. Pesan yang ditafsirkan mungkin sangat berbeda dari apa yang pembicara maksudkan.

Atribusi adalah proses di mana orang-orang yang mencari penjelasan tentang perilaku orang lain. Ketika seseorang tidak memahami orang lain, ia biasanya menyalahkan kebingungan tersebut kepada orang lain "kebodohan, kebohongan, atau kegilaan".

Komunikasi yang efektif bergantung pada pengertian informal antara pihak-pihak yang terlibat yang didasarkan pada kepercayaan yang berkembang di antara mereka. Ketika kepercayaan itu ada, implisit pengertian dalam komunikasi dan perbedaan budaya dapat diabaikan, dan masalah-masalah dapat ditangani dengan lebih mudah. Arti dari kepercayaan dan bagaimana hal ini dikembangkan serta dikomunikasikan berbeda-beda di masyarakat. Demikian pula, beberapa budaya memiliki kecenderungan yang lebih dipercaya dibandingkan dengan yang lain.

Komunikasi nonverbal adalah suatu perilaku yang berkomunikasi tanpa kata—kata-meskipun sering kali dapat disertai dengan kata-kata. Variasi kecil dalam bahasa tubuh, ucapan, irama, dan ketepatan waktu sering menyebabkan ketidakpercayaan dan persepsi yang salah dari situasi antara pihak-pihak antar budaya.

Perilaku kinestetik adalah cara komunikasi dengan menggunakan gerakan tubuh, ekspresi wajah dan kontak mata. Arti dari perilaku tersebut bervariasi di tiap negara.

Occulesics adalah bentuk dari kinesics yang melibatkan kontak mata dan penggunaan mata untuk menyampaikan pesan

Proxemics menyangkut kepada kedekatan serta tempat dari proses komunikasi (misalnya: ruang pribadi atau tata letak kantor ).

Paralanguage mengacu pada bagaimana sesuatu dikatakan bukan isi dari apa yang dikatakan, misalnya kecepatan nada bicara, perubahan suara, suara-suara lain, tawa, menguap, dan keheningan

Objek bahasa atau kebudayaan material mengacu pada cara kita berkomunikasi melalui bahan artefak—misalnya, arsitektur, desain kantor dan perabotan, pakaian, mobil, kosmetik, dan waktu. Pada monochronic budaya, waktu dialami secara linear dan sebagai sesuatu yang harus dihabiskan, disimpan, dibuat, atau disia-siakan. Orang-orang cenderung untuk berkonsentrasi hanya pada satu hal dalam suatu waktu. Pada polychronic budaya, orang-orang mentolerir banyak hal-hal yang terjadi secara bersamaan dan menekankan keterlibatan dengan orang lain. Dalam budaya ini, orang-orang sangat mudah teralihkan, fokus pada beberapa hal sekaligus, dan sering mengubah rencana.

Manajemen

Poin-poin penting untuk dipertimbangkan:

• Mengembangkan kepekaan budaya
• Mengantisipasi makna yang akan diterima oleh penerima
• Kehati-hatian dalam menulis kode
• Menggunakan kata-kata, gambar, dan gerak tubuh.
• Menghindari slang, idiom, pepatah daerah
• Transmisi selektif
• Membangun hubungan,saling bertatapan muka jika mungkin
• Hati-hati dalam menjabarkan isi kode dari tanggapan pihak lain
• Mendapatkan tanggapan dari beberapa pihak
• Meningkatkan kemampuan mendengar dan keterampilan dalam observasi
• Menindaklanjuti setiap tindakan.

Fasilitasi

Ada hubungan antara kepribadian seseorang dan kemampuan untuk beradaptasi dengan lingkungan di suatu negara tertentu—termasuk kemampuan untuk berkomunikasi dalam lingkungan tersebut.

Dua kunci kepribadian adalah keterbukaan dan ketahanan. Keterbukaan meliputi ciri-ciri seperti toleransi untuk ambiguitas, sikap ekstrovert, dan keterbukaan pikiran. Ketahanan termasuk memiliki kemampuan pengendalian diri yang baik, ketekunan, toleransi untuk ambiguitas, dan akal.

Faktor-faktor tersebut yang dikombinasikan dengan kebudayaan seseorang dan identitas rasial serta tingkat kesiapan terhadap perubahan akan menghasilkan pribadi yang memiliki potensi untuk dapat beradaptasi

Teori-teori

Berikut ini jenis teori dapat dibedakan dalam untaian yang berbeda: fokus pada hasil yang efektif, akomodasi atau adaptasi, identitas negosiasi dan manajemen, jaringan komunikasi, akulturasi dan penyesuaian.

Rekayasa sosial hasil yang efektif[

• Konvergensi budaya

Dalam sistem sosial yang relatif tertutup, di mana komunikasi antara anggota tidak dibatasi, sistem secara keseluruhan akan cenderung berkumpul dari waktu ke waktu menuju negara yang memiliki keseragaman budaya yang lebih besar. Sistem akan cenderung menyimpang ke arah keragaman ketika komunikasi dibatasi.

• Teori akomodasi komunikasi

Teori ini berfokus pada strategi linguistik untuk mengurangi atau menambah jarak komunikatif..

• Adaptasi lintas budaya

Teori ini dirancang untuk menjelaskan bagaimana komunikator beradaptasi satu sama lain di "pertemuan terkait tujuan", di mana faktor-faktor budaya perlu dimasukkan. Menurut teori adaptasi lintas budaya, kompetensi komunikatif adalah ukuran dari adaptasi yang disamakan dengan asimilasi. Menurut Gudykunst dan Kim (2003), "proses adaptasi antar budaya melibatkan interaksi terus menerus dari dekulturasi dan akulturasi budaya yang membawa perubahan pada orang asing [imigran] ke arah asimilasi, tingkat tertinggi dari adaptasi secara teoretis dapat dibayangkan" (p. 360). Pendekatan ini pertama kali diteorikan pada puncak kolonialisme di Victorian England oleh Herbert Spencer yang menerapkan gagasan adaptasi yang ia pinjam dari Francis Galton untuk penyesuaian sosial dan efisien hasil kekayaan produksi. Kompetensi komunikatif didefinisikan sebagai pemikiran, perasaan, dan perilaku pragmatis dalam cara-cara yang ditetapkan sesuai dengan budaya mainstream yang dominan. Kompetensi komunikasi merupakan hasil yang berdasarkan ukuran yang dikonseptualisasikan sebagai fungsional/operasional yang sesuai dengan kriteria lingkungan seperti kondisi kerja. Di luar ini, adaptasi berarti "kebutuhan untuk menyesuaikan diri" (p. 373) pada mainstream "realitas objektif" dan "mode pengalaman yang diterima" (Gudykunst dan Kim, 2003, hlm. 378). Teori adaptasi mendukung "dekulturasi" imigran dan migran, "melupakan" diri mereka sendiri, serta mencampurkan nilai-nilai, keyakinan, tujuan, dan perilaku budaya lokal sehingga mereka dapat menjadi "cocok untuk hidup dengan" budaya tersebut (Gudykunst dan Kim, 2003, hlm. 358). Adaptasi dengan demikian didalilkan sebagai proses zero-sum di mana minoritas orang dikonseptualisasikan sebagai sesuatu seperti wadah terbatas sehingga ketika beberapa tujuan baru atau keyakinan ditambahkan atau dipelajari, sesuatu yang lama harus "dihilangkan". Penggerak utama asimilias mengulangi argumen spencer yang menyatakan bahwa demi keberhasilan budaya mainstream ("efektif kemajuan") adaptasi/asimilasi harus berada di arah dominan dari budaya mainstream. Sementara Spencer mendalilkan budaya mainstream yang dominan dari cara berpikir, merasa, dan berperilaku, Gudykunst dan Kim (2003) mendefinisikan kelompok dominan sebagai mayoritas numerik sederhana ("diferensial ukuran populasi" Gudykunst dan Kim, 2003, hlm. 360). Setiap kecenderungan oleh pendatang baru untuk mempertahankan identitas asli mereka (bahasa, agama-agama, etnis asosiasi termasuk perhatian "etnis media", keyakinan, cara berpikir, dan sebagainya) didefinisikan oleh Gudykunst dan Kim (2003) sebagai operasional/fungsional ketidaklayakan (hlm. 376), penyakit mental (hlm. 372-373, 376), dan ketidakmampuan untuk berkomunikasi, disposisi dihubungkan oleh Spencer dan Galton dan kemudian Gudykunst dan Kim (2003), untuk melekat kepada kecenderungan dari kepribadian serta sifat-sifat lain seperti sikap tertutup terhadap ide baru (hlm. 369), emosional yang belum matang (hlm. 381), etnosentris (hlm. 376), dan kurang kompleksitas kognitif (hlm. 382, 383). Kesesuaian dari tekanan telah ditetapkan sejak W. E B. Dubois pada tahun 1902 sebagai simbolik dari kekerasan terutama ketika kaum minoritas tidak sesuai bahkan karena sifat yang melekat seperti cacat, ras, gender, etnis, dan sebagainya. Dipaksakannya kepatuhan / asimilasi berdasarkan kelompok mayoritas merupakan paksaan dari apa yang dtulis Pierre Bourdieu pada tahun 1960-an dan berkaitan dengan isu-isu komunikasi lintas budaya dan konflik yang disebut kekerasan simbolik (dalam bahasa inggris, Bourdieu, P. (1977). Garis besar Teori Praktek. Cambridge dan New York: Cambridge Univ Press). Sebagai Bourdieu (1977) menyatakan, efek dari kekerasan simbolik seperti pemaksaan budaya asli, katalis untuk adaptasi antar budaya yang "positif" menurut Gudykunst dan Kim (2003), hasil minoritas dari kejiwaan orang . Jika kekuatan koersif cukup besar dan efikasi diri serta harga diri kaum imigran minoritas hancur, dapat menyebabkan efek seperti adanya pengakuan hubungan kekuasaan yang terletak di dalam matriks sosial dari bidang tertentu. Misalnya, dalam proses timbal balik penukaran hadiah dalam bahasa Kabyle di masyarakat Aljazair, di mana ada asimetri kekayaan antara dua pihak baik yang diberkahi pemberi "akan dapat memaksakan hubungan hirarki yang ketat dan utang pada penerima."

• Proses kerja teori budaya

Dalam bentuk paling umum, proses kerja teori komunikasi budaya mengacu pada interaksi antara pihak yang kurag terwakili dengan dominan anggota kelompok. Proses kerja teori budaya termasuk didalamnya tetapi tidak membatasi orang-orang dari berbagai warna kulit, wanita, orang-orang cacat, laki-laki gay dan lesbian, dan orang-orang dalam kelas sosial bawah. Proses kerja dari teori budaya, seperti yang dikembangkan oleh Mark P. Orbe, tampak pada cara-cara strategis di mana proses kerja dari teori budaya ada pada saat anggota kelompok berkomunikasi dengan orang lain. Selain itu, kerja dari kerangka budaya memberikan penjelasan untuk bagaimana orang yang berbeda dapat berkomunikasi berdasarkan enam faktor.

Negosiasi Identitas atau manajemen

• Teori manajemen identitas
• Negosiasi identitas
• Teori identitas budaya
• Model ayunan ganda

Jaringan komunikasi

• Jaringan dan kompetensi komunikasi grup luar
• Jaringan intracultural VS jaringan intercultural
• Jaringan dan akulturasi

Akulturasi dan penyesuaian

• Akulturasi komunikasi

Teori ini mencoba untuk menggambarkan dimana "adaptasi antar budaya sebagai upaya kolaboratif orang asing dan penerimaan lingkungan terlibat dalam upaya bersama."

• Kegelisahan / ketidakpastian

Ketika orang asing berkomunikasi dengan orang lokal, mereka mengalami ketidakpastian dan kecemasan. Orang asing perlu untuk mengelola ketidakpastian serta kecemasan mereka dalam rangka untuk dapat secara efektif berkomunikasi dengan orang lokal dan kemudian mencoba untuk mengembangkan prediksi-prediksi akurat dan penjelasan-penjelasan untuk perilaku orang-orang lokal.

• Asimilasi, penyimpangan, dan kondisi keterasingan

Asimilasi dan adaptasi adalah hasil yang tidak permanen dari proses adopsi; sebaliknya, mereka adalah hasil sementara dari proses komunikasi antara orang lokal dan imigran. "Keterasingan atau asimilasi dalam kelompok atau individu, adalah hasil dari hubungan antara perilaku menyimpang dan lalai dalam komunikasi."

Komunikasi bisnis antar budaya sangat membantu dalam membangun kecerdasan budaya melalui pembinaan dan pelatihan dalam komunikasi antar budaya, antar-budaya negosiasi, multikultural resolusi konflik, layanan pelanggan, bisnis, dan komunikasi organisasi. Pemahaman antar budaya tidak hanya untuk ekspatriat yang masuk. Pemahaman antar budaya dimulai dengan orang-orang yang bertanggung jawab untuk proyek dan mencapai orang-orang di dalam menyampaikan layanan, atau konten. Kemampuan untuk berkomunikasi, bernegosiasi dan bekerja secara efektif dengan orang-orang dari budaya lain sangat penting untuk bisnis internasional.

Masalah

Kompetensi lintas budaya

Komunikasi lintas budaya kompeten ketika ia menyelesaikan tujuan dengan cara yang sesuai dengan konteks dan hubungan. Komunikasi lintas budaya menjadi kebutuhan untuk menjembatani dikotomi antara kesesuaian dan efektivitas: yang tepat pada sarana komunikasi lintas budaya dan mengarah ke 15% penurunan miskomunikasi.

• Kesesuaian. Menghargai aturan-aturan, norma-norma, dan harapan dari hubungan tidak dilanggar secara signifikan
• Efektivitas. Menghargai tujuan atau imbalan (relatif terhadap biaya dan alternatif) yang dicapai.

Teori-teori

Berikut ini jenis teori dapat dibedakan dalam untaian yang berbeda: fokus pada hasil yang efektif, akomodasi atau adaptasi, identitas negosiasi dan manajemen, jaringan komunikasi, akulturasi dan penyesuaian.

• Konteks: Sebuah penilaian bahwa seseorang yang kompeten adalah yang dibuat di kedua relasional dan konteks situasional.Ini berarti bahwa kompetensi tidak didefinisikan sebagai sebuah atribut tunggal, artinya seseorang bisa menjadi sangat kuat dalam satu bagian dan cukup baik di tempat lain. Situasional berbicara mengenai kompetensi yang dapat didefinisikan secara berbeda untuk budaya yang berbeda. Misalnya, kontak mata menunjukkan kompetensi dalam budaya barat sedangkan untuk budaya Asia terlalu banyak kontak mata menjadi sesuatu yang kurang sopan
• Kesesuaian: berarti bahwa perilaku yang dapat diterima dan sesuai harapan dari setiap budaya tertentu
• Efektivitas: perilaku yang menyebabkan hasil yang diinginkan dapat tercapai
• Pengetahuan: Ini ada hubungannya dengan luasnya informasi yang anda miliki tentang kebudayaan orang yang sedang berinteraksi dengan anda. Hal ini penting agar anda dapat menafsirkan makna dan memahami budaya mereka secara umum dan pengetahuan budaya tertentu
• Motivasi:Ini ada hubungannya dengan asosiasi emosional karena mereka berkomunikasi antar budaya. Perasaan dari reaksi anda terhadap pikiran dan pengalaman berhubungan dengan motivasi. Niat dari pikiran yang memandu pilihan anda, itu adalah tujuan atau rencana yang mengarahkan perilaku anda. Ini dua hal yang berperan dalam motivasi.

Alat-alat dasar untuk perbaikan

Berikut ini adalah cara untuk meningkatkan kompetensi dalam komunikasi:

• Tampilan menarik: menunjukkan rasa hormat dan hal positif untuk orang lain
• Orientasi pengetahuan: Istilah yang digunakan orang untuk menjelaskan diri mereka sendiri dan persepsi mereka tentang dunia
• Empati: Berperilaku dalam cara-cara yang menunjukkan anda memahami dunia sebagaimana yang orang lain lakukan
• interaksi manajemen: keterampilan di mana anda mengatur percakapan
• Tugas peran perilaku: memulai ide-ide yang mendorong kepada kegiatan pemecahan masalah.
• Relasional perilaku peran: harmoni antara interpersonal dan mediasi
• Toleransi untuk ambiguitas: kemampuan untuk bereaksi terhadap situasi-situasi baru dengan sedikit ketidaknyamanan
• Interaksi postur: Menanggapi orang lain dalam deskriptif, non-menghakimi cara.

Faktor-faktor penting

• Kemahiran dalam bahasa budaya lokal: pemahaman tata bahasa dan kosakata
• Pemahaman bahasa pragmatik: bagaimana menggunakan strategi kesopanan dalam membuat permintaan dan cara menghindari dalam memberikan terlalu banyak informasi
• Menjadi sensitif dan menyadari pola komunikasi non verbal dalam budaya lain
• Menyadari gerakan yang dapat menyinggung atau memiliki arti yang berbeda dalam berbagai budaya
• Pemahaman budaya kedekatan dalam ruang fisik dan paralinguistik suara untuk menyampaikan makna yang dimaksud.

Ciri-ciri

• Fleksibilitas
• Toleransi terhadap ketidakpastian yang tinggi
• Reflectiveness
• Keterbukaan pikiran
• Sensitivitas
• Kemampuan beradaptasi
• Terlibat dalam sistem tingkat berpikir yang berbeda.

Faktor - faktor yang mempengaruhi komunikasi verbal:

• Nada suara
• Menggunakan kata-kata deskriptif
• Penekanan pada frasa tertentu
• Volume suara

Cara pesan diterima tergantung pada faktor-faktor ini karena mereka memberikan interpretasi yang lebih besar bagi penerima dan seperti apa yang dimaksudkan oleh pesan. Dengan menekankan frasa tertentu dengan nada suara, hal ini menunjukkan bahwa hal tersebut penting dan harus lebih terfokus pada hal itu.

Selain atribut-atribut ini, komunikasi verbal ini juga disertai dengan isyarat non-verbal. Isyarat ini membuat pesan menjadi lebih jelas dan memberikan indikasi kepad pendengar mengenai cara informasi yang harus diterima.

Negosiasi identitas atau manajemen

• Ekspresi wajah
• Gerakan tangan
• Penggunaan benda-benda
• Gerakan tubuh

Dalam hal komunikasi lintas budaya ada hambatan bahasa yang dipengaruhi oleh bentuk verbal dari komunikasi. Dalam hal ini ada kesempatan untuk terjadi miskomunikasi antara dua pihak atau lebih. hambatan-hambatan lain yang berkontribusi terhadap miskomunikasi dapat menjadi jenis kata-kata yang dipilih dalam percakapan. Jangan sampai perbedaan budaya menjadi ada yang berbeda dalam makna dan kosakata yang dipilih, hal ini memungkinkan untuk pesan antara pengirim dan penerima dapat disalahartikan.

Jaringan komunikasi

• Ekspresi wajah dan gerak tubuh
• Pakaian
• Gerakan
• Postur tubuh
• Kontak mata

Bila tindakan ini dipasangkan dengan komunikasi verbal, maka pesan dibuat dan dikirim. Bentuk komunikasi nonverbal adalah perilaku kinesik. Perilaku kinesik adalah komunikasi melalui gerakan tubuh—misalnya, postur, gerak tubuh, ekspresi wajah dan kontak mata. Makna dari perilaku tersebut bervariasi antar negara dan mempengaruhi komunikasi lintas budaya. Bentuk komunikasi nonverbal secara kinesik adalah kontak mata dan menggunakan mata untuk menyampaikan pesan. Secara keseluruhan, komunikasi nonverbal memberikan petunjuk untuk apa yang dikatakan secara verbal dengan penggambaran fisik. Teknik komunikasi nonverbal yang digunakan di seluruh dunia dan di beberapa budaya. Komunikasi nonverbal dan kinesik bukan satu-satunya cara untuk berkomunikasi tanpa kata-kata. Proxemics, bentuk komunikasi nonverbal, berkaitan dengan pengaruh kedekatan dan ruang komunikasi. Bentuk lain dari perilaku nonverbal dan komunikasi yang berhubungan dengan komunikasi lintas budaya adalah paralanguage. Paralanguage mengacu pada bagaimana sesuatu yang dikatakan, bukan isi dari apa yang dikatakan—misalnya, kecepatan bicara, nada dan infleksi suara, suara-suara lain, tertawa, menguap, dan keheningan. Paralanguage akan kemudian menyentuh dalam bagian verbal dari komunikasi lintas budaya.

Komunikasi nonverbal telah ditunjukkan untuk memperhitungkan antara 65% dan 93% dari ditafsirkannya proses komunikasi. Variasi Kecil dalam bahasa tubuh, ucapan, irama, dan ketepatan waktu sering menyebabkan ketidakpercayaan dan persepsi yang salah dari situasi antara pihak pelaku lintas budaya. Hal tersebut adalah di mana komunikasi nonverbal dapat menyebabkan masalah dengan komunikasi lintas budaya. Kesalahpahaman dengan komunikasi nonverbal dapat menyebabkan miskomunikasi dan penghinaan dengan perbedaan budaya. Sebagai contoh, kegiatan menjabat tangan dalam satu budaya mungkin akan sebagai sesuatu yang pantas dilakukan, sedangkan bagi kebudayaan lain dapat disebut sebagai sesuatu yang kasar atau tidak pantas.

Komunikasi nonverbal dapat digunakan tanpa menggunakan komunikasi verbal. Hal ini dapat digunakan sebagai sistem pengkodean untuk orang-orang yang tidak menggunakan perilaku verbal untuk berkomunikasi di dalam budaya yang berbeda, di mana berbicara tidak diperbolehkan. Sebuah ekspresi wajah yang dapat memberikan isyarat kepada orang lain dan juga untuk mengirimkan pesan, tanpa menggunakan komunikasi verbal.

Sesuatu yang biasanya terjadi tanpa disadari dalam budaya dan komunikasi adalah bahwa cara berpakaian seseorang dapat digunakan sebagai bentuk komunikasi nonverbal. Apa yang dipakai seseorang dapat juga memberitahu banyak hal tentang mereka. Misalnya, apakah seseorang tersebut miskin atau kaya, muda atau tua atau jika mereka memiliki budaya dan keyakinan tertentu semua dapat dikatakan melalui cara berpakaian dan gaya yang mereka tampilkan. Ini adalah salah satu bentuk komunikasi nonverbal.

Secara keseluruhan, komunikasi nonverbal adalah konsep yang sangat penting dalam komunikasi lintas budaya.

Komunikasi bisnis antar budaya

Komunikasi bisnis antar budaya sangat membantu dalam membangun kecerdasan budaya melalui pembinaan dan pelatihan dalam komunikasi antar budaya, antar-budaya negosiasi, multikultural resolusi konflik, layanan pelanggan, bisnis, dan komunikasi organisasi. Pemahaman antar budaya tidak hanya untuk ekspatriat yang masuk. Pemahaman antar budaya dimulai dengan orang-orang yang bertanggung jawab untuk proyek dan mencapai orang-orang di dalam menyampaikan layanan, atau konten. Kemampuan untuk berkomunikasi, bernegosiasi dan bekerja secara efektif dengan orang-orang dari budaya lain sangat penting untuk bisnis internasional.

Komunikasi visual

(komunikasi melalui penglihatan) adalah sebuah rangkaian proses penyampaian informasi atau pesan kepada pihak lain dengan penggunaan media penggambaran yang hanya terbaca oleh indra penglihatan. Komunikasi visual menkombinasikan seni, lambang, tipografi, gambar, desain grafis, ilustrasi, dan warna dalam penyampaiannya.

Komunikasi visual di kelas menugaskan siswa siswa untuk melukiskan sebuah kalimat atau 2 buah potongan kalimat ke dalam sebuah kertas yang dibagi 4. Di dalam acara serial TV, Win, Lose, or Draw bintang tamu diajak beradu dengan peserta dengan panduan host untuk memecahkan kalimat ke dalam gambar. Bila gambar tadi bisa ditebak, maka semakin baiklah komunikasi visualnya.

Rambu lalu lintas dan ikon ikon di dalam program komputer adalah bentuk komunikasi visual sederhana, seperti juga ikon di dalam keyboard portable sound. Di jalan pun seperti zebra cross dan ikon sepeda motor terjadi hubungan komunikasi secara visual seperti logo-logo perusahaan dan tanda di kebun raya dan kebun binatang .

Pada perayaan pernikahan raja dan pangeran Inggris, seperti juga pada seragam pasukan keraton, banyak elemen simbol yang bisa dianalisis dengan pengetahuan terlebih dahulu sebagai bentuk komunikasi visual: simbol parachute troopers di dada pangeran William, dan simbol mahkota ( crown ) di kereta kuda dan mobil yang mengantarkan . Ada simbol Ngayogyakarto Hadiningrat dan simbol Garuda sebagai kode komunikasi visual untuk level pemerintahan atau anggota keraton. Pada zaman modern kode dan simbol itu distilasi dengan berbagai gaya dan kemampuan masyarakat untuk membangun kebudayaan baru dan kultur yang canggih, sehingga muncul stiker untuk perumahan dan universitas, lencana sebuah sekolah musik, atau sekolah prajurit khusus remaja dan lencana untuk sebuah band dengan banyak fans.

Media Audio VisuaL

l Daryanto, (2010: 4) menjelaskan bahwa kata media berasal dari bahasa latin, yang bentuk tunggalnya adalah medium. Media visual yang menggabungkan penggunaan suara memerlukan pekerjaan tambahan untuk memproduksinya. Salah satu pekerjaan penting yang diperlukan dalam media audio visual adalah penulisan naskah, rancangan dan penelitian. Naskah yang menjadi bahan narasi disaring dari isi pelajaran yang kemudian disintesis ke dalam apa yang ingin ditunjukkan dan dikatakan. Narasi ini merupakan penuntun bagi tim produki untuk memikirkan bagaimana video menggambarkan atau visualisasi materi pelajaran. Pada awal pelajaran media harus mempertunjukkan sesuatu yang dapat menarik perhatian semua siswa. Hal ini diikuti dengan jalinan logis keseluruhan program yang dapat membangun rasa berkelanjutan sambung-menyambung dan kemudian menuntun kepada simpulan atau rangkuman. Berdasarkan hasil penelitian Nurmalasari (2010), analisis data penelitian pada kelas yang mendapatkan pembelajaran dengan media pembelajaraan menggunakan audio visual

Komunikasi interpersonal

Loncat ke navigasiLoncat ke pencarianSalah satu contoh komunikasi interpersonal

Komunikasi interpersonal adalah komunikasi yang terjadi antara dua orang atau lebih, yang biasanya tidak diatur secara formal. Dalam komunikasi interpersonal, setiap partisipan menggunakan semua elemen dari proses komunikasi. Misalnya, masing-masing pihak akan membicarakan latar belakang dan pengalaman masing-masing dalam percakapan tersebut

Komunikasi sangat penting bagi semua aspek kehidupan manusia. Komunikasi manusia dapat mengekspresikan gagasan, perasaan, harapan dan kesan kepada sesama serta memahami gagasan, perasaan dan kesan orang lain. Komunikasi tidak hanya mendorong perkembangan kemanusiaan yang utuh, tetapi juga menciptakan hubungan sosial yang sangat diperlukan dalam kelompok sosial apapun. Komunikasi memungkinkan terjadinya kerja sama sosial, membuat kesepakatan-kesepakatan penting, dan lain-lain. Individu yang terlibat dalam komunikasi memiliki latar belakang sosial, budaya dan pengalaman psikologis yang berbeda-beda. Perbedaan ini dapat memengaruhi efektivitas sebuah komunikasi. Sangat penting bagi setiap individu untuk memahami simbol-simbol yang digunakan dalam komunikasi, baik simbol verbal maupun nonverbal. Komunikasi interpersonal adalah komunikasi yang melibatkan dua orang atau lebih. Setiap pihak dapat menjadi pemberi dan pengirim pesan sekaligus pada waktu yang bersamaan.

Pengertian Komunikasi

• De Vito (2009) mendefinisikan komunikasi interpersonal sebagai proses pengiriman dan penerimaan pesan di antara dua orang atau lebih, formal maupun informal. Komunikasi interpersonal dimengerti sebagai umpan balik yang saling berkaitan satu sama lain dengan tujuan untuk membantu seseorang meningkatkan efektivitas pribadi dan efektivitas antara pribadi. Komunikasi interpersonal mengharuskan pelaku untuk bertatap muka antara dua orang atau lebih dengan membawakan pesan verbal maupun non verbal sehingga masing-masing bisa memahami satu sama lain dan berinteraksi secara efektif.
• Rogers (dalam Rakhmat, 2012) mengatakan bahwa makin baik komunikasi interpersonal, maka makin terbuka seseorang mengungkapkan dirinya dan makin positif persepsinya terhadap orang lain melebihi persepsi dirinya.
• Tubbs dan Moss (2008) mengartikan komunikasi interpersonal sebagai sebuah proses komunikasi antara komunikan dan komunikator yang ditandai dengan terwujudnya saling pengertian, kesenangan, saling mempengaruhi, hubungan sosial yang baik, juga adanya tindakan nyata sebagai umpan-balik. Komunikasi diharapkan dapat mengurangi dampak buruk yang timbul pada kelompok yang berkaitan dengan kejenuhan dalam pekerjaan.
• Cangara (2005) menyatakan bahwa komunikasi interpersonal sangat penting untuk meningkatkan hubungan antar individu, menghindari dan mengatasi konflik pribadi, mengurangi ketidakpastian, berbagi pengetahuan dan pengalaman dengan orang lain, mengendalikan perilaku, memberi motivasi, sebagai pernyataan emosi, dan memberikan suatu informasi.

Komunikasi merupakan suatu gejala yang kompleks dan oleh sebab itu, setiap individu yang mengamati gejala komunikasi memiliki pendekatan yang berbeda-beda. Komunikasi adalah proses di mana saling membagi informasi, gagasan dan perasaan antar individu. Komunikasi dalam menyentuh aspek-aspek yang lebih dalam dari setiap orang yang terlibat dalam komunikasi tersebut, baik tentang hidup pada masa lalu, tentang keluarga, dan kegiatan yang sedang dilakukan sekarang. Salah satu komponen komunikasi adalah saling mendengarkan. Mendengarkan sangat penting, karena dengan mendengarkan setiap pihak yang terlibat dalam suatu peristiwa komunikasi dapat saling memahami dan memberi umpan balik atau respon dengan cara yang baik dan sesuai dengan apa yang diharapkan. Setiap pihak dapat menjadi pemberi dan pengirim pesan sekaligus pada waktu yang bersamaan.

Selain proses, komunikasi juga dapat dimaknai sebagai suatu transaksi informasi di mana tidak hanya berkaitan dengan kegiatan fisik. Komunikasi juga merupakan suatu tidakan yang bersifat psikologis, yakni berkaitan dengan impresi dari orang yang terlibat dalam komunikasi. Impresi dibentuk dalam pikiran orang-orang yang sedang terlibat dalam komunikasi.

Komponen-komponen Komunikasi

Pemberi Pesan

Setiap orang terlibat dalam komunikasi karena memiliki informasi, gagasan, dan perasaan yang mereka bagi kepada orang lain. Komunikasi tidak berjalan satu arah, namun bersifat timbal balik antara pemberi pesan dan penerima pesan. Pemberi pesan dapat menjadi penerima pesan, dan penerima pesan dapat menjadi pemberi pesan. Peran-peran ini dapat terjadi saat komunikasi sedang berlangsung.

Pesan

Pesan merupakan ide-ide dan perasaan yang dibagi antara pengirim dan penerima. Inti dari sebuah peristiwa komunikasi adalah pesan, suatu maksud atau gagasan yang ingin disampaikan. Faktor yang mempengaruhi suatu pesan diterima adalah kejelasan, kesiapan penerima, kompleksitas, panjangnya pesan, dan informasi yang terorganisir. Ide-ide dan perasaan dikomunikasikan jika ide atau gagasan itu dipresentasikan dengan simbol-simbol. Simbol terdiri dari dua, yaitu simbol verbal dan nonverbal. Simbol verbal bersifat terbatas dan kompleks, sedangkan simbol nonverbal dapat berupa ekspresi wajah, gestikulasi, postur tubuh, tekanan suara, penampilan dan lain-lain.

Umpan Balik

Umpan Balik merupakan respon yang diberikan oleh penerima dan pemberi pesan dalam sebuah peristiwa komunikasi. Dengan adanya umpan balik, para partisipan yang terlibat dalam peristiwa komunikasi dapat mengetahui bahwa gagasan atau perasaan mereka diterima sesuai dengan yang diharapkan. Pengirim dan penerima pesan dalam komunikasi tatap muka memiliki kesempatan yang sangat besar untuk memberikan umpan balik secara langsung. Dalam komunikasi tatap muka ini, para partisipan dapat memiliki kesempatan untuk melihat apakah pesan yang disampaikan dipahami dan diikuti atau tidak.

Gangguan

Gangguan adalah segala sesuatu yang mengganggu komunikasi, termasuk sikap dan emosi penerima dan pemberi pesan. Stres, cemas, sikap-sikap negatif dan motivasi rendah merupakan faktor yang mempengaruhi gangguan. Gangguan dapat terjadi dalam tiga bentuk yakni eksternal, internal, dan semantik.

Gangguan Eksternal (External Noise)

Gangguan eksternal datang dari lingkungan. Lingkungan dapat berupa udara panas maupun dingin, kegaduhan dan suasana yang tidak menyenangkan lainnya. Kondisi-kondisi yang tidak menyenangkan dapat mengganggu penerima dan pemberi pesan dalam memahami pesan yang disampaikan.

Gangguan Internal (Internal Noise)

Gangguan internal terjadi dalam pikiran penerima dan pemberi pesan. Bila pemberi dan penerima pesan tidak fokus pada pesan atau komunikasi yang sedang terjadi, maka pesan tidak dapat dimengerti atau disampaikan sebagaimana mestinya. Misalnya, seorang mahasiswa tidak mendengar dosennya, karena pada saat dosen mengajar, mahasiswa tersebut sedang berpikir tentang makan siang.

Gangguan Semantik (Semantic Noise)

Gangguan semantik disebabkan oleh reaksi emosional para partisipan terhadap kata-kata yang digunakan. Para partisipan biasanya memiliki reaksi negatif terhadap orang-orang yang membuat pernyataan.

Media/Saluran

Media/saluran adalah perantara yang digunakan untuk menyampaikan suatu pesan. Dalam komunikasi tatap muka, media yang utama adalah suara dan pandangan. Media yang lain berupa radio, televisi, tape, surat kabar, dan majalah.

Setting (Lingkungan)

Setting adalah lingkungan di mana komunikasi terjadi. Setting dapat memiliki pengaruh yang signifikan pada komunikasi. Formal Setting tepat untuk presentasi formal. Misalnya auditirorium yang baik digunakan untuk memberikan pidato, dan presentasi, tetapi tidak baik untuk percakapan yang bersifat personal dan intim.

Openness (Keterbukaan

Artinya tiap pihak bersedia membuka diri atau membagi informasi tentang dirinya yang biasanya dirahasiakan, dan juga bersedia mendengarkan pesan dari lawan bicara secara terbuka dan merespon dengan jujur.

Empathy (Empati)

Artinya kemampuan individu untuk memahami lawan bicara berdasarkan sudut pandang lawan bicaranya tersebut. Kemampuan ini membantu individu untuk mengerti apa yang dilalui oleh lawan bicaranya secara emosional. Jadi ikut merasakan perasaan orang lain.

Positiveness (Sikap positif)

Mengacu pada kemampuan individu dalam menggunakan pesan yang positif. Memuji hal-hal positif yang dimiliki oleh lawan bicara, mengekspresikan kepuasan dalam berkomunikasi dengannya, tersenyum, menjaga kedekatan posisi tubuh pada saat berbicara, dll.

Supportiveness (Sikap Mendukung)

Terdiri dari dukungan yang terucap maupun yang tidak terucap, seperti senyuman atau anggukan kepala. Memperlihatkan sikap mendukung dengan bersikap: deskriptif bukan evaluatif, spontan bukan strategik, dan provisional bukan sangat yakin

Equality (Kesetaraan)

Komunikasi interpersonal akan lebih efektif bila suasananya setara. Artinya, harus ada pengakuan secara diam-diam bahwa kedua pihak sama-sama bernilai dan berharga, dan bahwa masing-masing pihak mempunyai sesuatu yang penting untuk dibagi.

Dalam suatu hubungan interpersonal yang ditandai oleh kesetaraan, perselisihan dan konflik lebih dillihat sebagai upaya untuk memahami perbedaan yang pasti ada daripada sebagai kesempatan untuk menjatuhkan pihak lain.

Kesetaraan tidak mengharuskan individu untuk menerima dan menyetujui begitu saja semua perilaku verbal dan nonverbal pihak lain. Kesamaan kepribadian bertujuan agar masing-masing pihak yang berkomunikasi merasa dihargai dan dihormati sebagai manusia yang memiliki suatu yang penting untuk dikontribusi kepada orang lain.

Komunikasi Nonverbal

Komunikasi mengacu pada pengiriman pesan melalui sebuah media. Komunikasi nonverbal dapat disampaikan dalam banyak cara. Komunikasi diidentifikasi melalui beberapa mode yakni environtment, interpesonal distance, posture, hand gesture, facial expressions, voice quality, personal appearance.

Environment

Lingkungan dapat mempengaruhi penyampaian suatu pesan. Lingkungan seperti warna ruangan, temperatur udara, cahaya, dan tata ruangan memberikan pesan tertentu kepada yang melihatnya.

Interpersonal Distance

Interpersonal Distance adalah kedekatan fisik atau sentuhan fisik yang dapat memberi sebuah tindakan yang bersahabat.

Posture

Posture adalah sikap mengkomunikasikan pesan. Berdiri tegak biasanya menyampaikan pesan bahwa seseorang memiliki rasa percaya diri dan memiliki emosi yang positif. Dan berbagai sikap lainnya dengan maknanya masing-masing.sekian

Hand Gesture

Menggerakan tangan menunjukan sikap positif terhadap pribadi yang lain. Gesture juga menunjukan level dominasi seseorang terhadap yang lainnya.

Facial Expressions

Memperjelas pesan yang ingin disampaikan dengan menggunakan ekspresi mata, wajah maupun kepala. Ekspresi wajah dapat menentukan kepercayaan orang lain terhadap apa yang disampaikan.

Voice Quality

Kualitas suara sangat penting dalam sebuah peristiwa komunikasi. Suara dapat membuat orang yang mendengarkan menjadi fokus dan minat terhadap pesan yang disampaikan.

Personal Apppearance

Penampilan bersifat eksternal yang memainkan peran sangat penting dalam mempengaruhi orang lain.

Tantangan Komunikasi

Tantangan terhadap komunikasi dapat berasal dari budaya, latar belakang sosial, ataupun bias-bias lainnya seperti bias jenis kelamin, ras, etnis, dan sebagainya. Tantangan komunikasi juga bisa disebabkan oleh lingkungan yang terlalu gaduh yang membuat pesan tidak dapat disampaikan dengan maksimal. Selain itu tantangan komunikasi juga bisa berasal dari persepsi partisipan yang berbeda. Tantangan lain yang perlu diperhatikan oleh para partisipan yang akan terlibat dalam suatu peristiwa komunikasi adalah infomasi yang overload, tantangan kepercayaan dan kredibilitas, waktu yang kurang tepat, penyaringan informasi.

BAB III MERENCANAKAN PESAN PESAN BISNIS

Perencanaan pesan, merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan organisasi secara menyeluruh dan merupakan salah satu factor penentu keberhasilan komunikasi. Pesan–pesan bisnis yang terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan komunikasi.

Dalam ringkasan materi ini, akan dibahas proses komposisi, penentuan tujuan, analisis audience, penentuan ide pokok dan seleksi saluran dan media komunikasi.

A. PENENTUAN PROSES KOMPOSISI

Proses komposisi (composition process) penyusunan pesan-pesan bisnis dapat di analogikan dengan proses penciptaan lagu seperti yang dilakukan oleh seorang composer. Dia harus merencanakan lagu apa yang aka bibuat untuk mengiringi lagu tersebut. Kemudian mereka harus melakukan latihan dan uji ulang atau revisi-revisi yang diperlukan, sehingga lagu yang diciptakan mempunyai mutu yang bagus, enak didengar dan mudah dicerna oleh para pengemarnya.

Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap, yaitu :

a) Pencanaan

Dalam fase perencanaan (planning phase), dipikirkan hal-hal cukup mendasar, seperti yang akan menerima pesan, ide pokok (main idea) pesan-pesan yang akan disampaikan dan saluran atau media yang digunakan untuk menyampaikan pesan.

b) Komposisi

Komposisi erat kaitannya dengan penyusunan atau pengaturan kata-kata, kalimat dan paragraph. Hal ini mengunakan kata-kata yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh si penerima.

c) Revisi

Setelah ide dituangkan dalam kata-kata, kalimat, dan paragraph, perhatikan apakah kata-kata tersebut telah diekspresikan dengan benar. Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelah kembali, apakah sesuai dengan apa yang direncanakan sebelumnya atau tidak.

Pemahaman Proses Komposisi

Pesan bisnis yang efektif bertujuan untuk menarik perhatian pihak lawan komunikasi, krena itu pesan harus ringkas dan menunjukkan tujuan yang jelas. Tujuan dalam penulisan pesan bisnis yang efektif adalah lebih bersiafat untuk menyatakan ide daripada mengesankan lawan komunikasi. Proses komposisi bukan merupakan faktor yang bersifat wajib ditaati sehingga langkah-langkah dalam penyusunan pesan tidak harus mengikuti rumus tertentu yang bersifat matematis, melainkan diperlukan kesesuaian dengan kebutuhan, kondisi, dan situasi komunikasi.

Proses komposisi adalah proses penyusunan pesan-pesan bisnis, yang meliputi tahapan-tahapan :

1. Perencanaan, meliputi maksud dan tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima pesan, ide pokok pesan-pesan yang akan disampaikan, saluran atau media yang akan digunakan
2. Organisasi dan Komposisi, mengorganisasikan ide-ide dan dituangkan dalam bentuk draft yang berkaitan dengan komitment pemikiran yang dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh si penerima pesan serta memilih ilustrasi yang diperlukan untuk mendukung ide pokok bahasannya.
3. Revisi, proses perbaikan terhadap maksud dan isi pesan dari sisi substansi pesan yang ingin disampaikan, gaya penulisannya, struktur kalimat yang digunakan dan bagaimana tingkat pemahamannya serta memperhatikan penggunaan kata-kata, kalimat dan paragraf telah di ekspresikan dengan benar

Tahapan Perencanaan Pesan Bisnis

Komunikator yang baik menyadari bahwa tahapan dalam proses komposisi kadang-kadang terjadi kesalahan komposisi. Karena itu dalam menyusun pesan tertulis perlu memperhatikan beberapa tahapan sebagai berikut :

1. Penentuan Tujuan

Tujuan penulisan pesan komunikasi perlu diperhatikan pada saat seseorang merencanakan pesan bisnis. Faktor yang perlu diperhatikan adalah menjaga itikad baik audiens dan menciptakan kesan positif tentang pihak pengirim pesan tanpa mengesampingkan tujuan tertentu yang hendak dicapai.

Tujuan umum seyiap pesan bisnis adalah menyampaikan informasi, menganjurkan, dan menjalin kerjasama dengan audiens. Disamping itu, penentuan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi dapat membantu proses pengambilan keputusan yang mencakup antara lain :

1. Keputusan untuk meneruskan pesan
2. Keputusan untuk menanggapi audiens
3. Keputusan untuk memusatkan isi pesan
4. Keputusan untuk menetapkan media yang akan digunakan

Sedangkan tujuan komunikasi bisnis meliputi :

1. Memberi informasi (informing) yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain.
2. Memberi persuasi (persuading) kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan benar. Terutama dilakukan pada saat melakukan negosiasi bisnis.
3. Melakukan kolaborasi (collaboring) atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Melalui jalinan komunikasi bisnis seseorang dengan mudah dapat melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan asing.

2. Pertimbangan Pengiriman Pesan

Sebelum menetapkan maksud untuk mengirimkan pesan, ada faktor yang perlu dipertimbangkan yang meliputi hal-hal berikut :

1. Tujuan yang realistis. Pada umumnya orang tidak mudah untuk cepat berubah. Oleh karena itu jika seseorang mempunyai tujuan yang mendasar sebaiknya disampaikan secara realistis.
2. Ketepatan waktu. Waktu yang tepat merupakan faktor penting dalam pengiriman dan penyampaian pesan. Jika seseorang atau organisasi sedang mengalami perubahan, pesan dapat disesuaikan dengan keadaan yang berlangsung sampai dengan segala sesuatu menjadi stabil dan ada perhatian terhadap pesan yang disampaikan.
3. Ketepatan orang yang mengirimkan pesan. Meskipun semua tugas yang diberikan dapat diselesaikan tanpa bantuan orang lain, pihak atasan mungkin memiliki kesempatan yang lebih baik dalam menyelesaikan pekerjaan yang ditugaskan kepada seseorang.
4. Tujuan yang selaras dengan tujuan organisasi. Seorang karyawan harus bekerja sesuai dengan tujuan organisasi. Hal ini memiliki tujuanm agar setiap komunikasi yang terjadi didalamnya dapat berjalan dengan baik tanpa ada hambatan yang disebabkan oleh perbedaan persepsi.
5. Analisis Audiens Bila suatu komunikasi telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah berikutnya adalah memperhatikan audiens yang akan dihadapi. Menyangkut siapa mereka, bagaimana pemahaman mereka, latar belakang usia, pendidikan, jenis kelamin, minat mereka, dan apa yang ingin mereka ketahui. Untuk menjawab semua itu perlu adanya teknik atau metode dalam menganalisis audiens tersebut, hal itu dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai beikut : Mengembangkan profil audiens dengan cara :
   • Menentukan ukuran dan komposisi audiens Audiens dalam jumlah besar akan menunjukkan perilaku yang berbeda dengan audiens yang jumlahnya sedikit, diperlukan teknik komunikasi yang berbeda pula. Untuk audiens yang berjumlah kecil, materi dapat dikemas dalam suatu laporan sederhana untuk dipresentasikan. Sebaliknya, untuk audiens dalam jumlah yang besar, materi sebaiknya dibuatkan makalah atau laporan dengan gaya atau format penulisan yang formal.
   • Menentukan siapa audiensnya Bila audiens yang dituju lebih dari satu orang, perlu diidentifikasikan yang paling dominan yang paling dominan diantara mereka.
   • Mengetahui bagaimana reaksi audiens Setelah mengetahui audiens selanjutnya perlu diketahui reaksi yang mungkin dimunculkan dari audiens tersebut. Jika audiens yang terlibat merupakan orang yang kurang kritis, maka presentasi sebaiknya disajikan langsung pada bagian kesimpulan dan saran, perlu dihindari melakukan diskusi karena akan kurang efektif.
   • Mengetahui pemahaman audiens Dalam penyampaian pesan-pesan, perlu diperhatikan hal-hal yang menyangkut diri audiens, seperti latar belakang audiens, pendidikan, usia serta pengalaman. Jika terjadi perbedaan yang terlalu jauh dengan komunikator maka perlu diputuskan seberapa besar audiens tersebut harus dididik
   • Mengetahui bagaimana hubungan antara komunikator dengan audiens Jika antara komunikator dan audiens belum saling mengenal, maka tugas seorang komunikator menyampaikan sesuatu atau pesan dengan penampilan yang meyakinkan. Hal ini bertujuan agar audiens termotivasi untuk mendengar dan menyimak pembicaraan, sehingga pesan dapat tersampaikan dengan baik. Memuaskan kebutuhan akan informasi audiens, dengan tahapan sebagai berikut:
   • Menemukan keinginan audiens Untuk dapat memenuhi kebutuhan informasi, maka komunikator harus dapat menemukan apa yang ingin diketahui oleh audiens dan segera memberikan informasi yang diminta. Memberikan informasi secara keseluruhan beserta tambahannya Harus dapat diusahakan setiap informasi penting yang diminta oleh audiens tidak terlewatkan. Perlu dilakukan pemeriksaan terlebih dahulu sebelum pesan disampaikan kepada audiens. Hal ini untuk mengantisipasi agar apa yang diminta audiens sesuai dengan yang diberikan oleh komunikator.
   • Informasi yang diberikan harus akurat Informasi yang disampaikan hendaklah informasi yang benar-benar akurat serta dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya. Jika terjadi kesalahan dalam penyampaian informasi, seorang komunikator perlu menyampaikan permohonan maaf serta serta segera memperbaikinya.
   • Memilih ide-ide yang paling menarik bagi audiens Berusaha untuk menemukan hal-hal penting yang bersifat menarik bagi audiens. Memberikan perhatian khusus pada hal tersebut agar audiens merasa terpuaskan dengan apa yang telah disampaikan.
   1. Memuaskan kebutuhan motivasional audiens Berusaha untuk mengubah pola pikir serta perilaku audiens melalui pendekatan argumentasi yang rasional. Beberapa jenis pesan, harus dirancang agar memiliki tujuan, memotivasi audiens untuk mengubah perilaku mereka.
   2. Penentuan Ide Pokok Metode identifikasi terhadap ide pokok :
   • Teknik Brainstorming dengan cara mencurahkan pendapat yang memberikan keleluasaan pikiran, untuk mencari berbagai kemungkinan, menguji berbagai alternative dengan mempertimbangkan tujuan, audiens dan fakta yang ada. Teknik brainstorming yang sering digunakan antara lain storyteller’s tour, random list, conclusions finding recommendation (CFR) worksheet, journalistic approach, dan question and answer chain. Pembatasan Cakupan Secara umum, penyampaian informasi rutin kepada audiens yang telah dikenal hendaknya menggunakan kata-kata yang singkat. Apabila kita menyampaikannya secara panjang lebar justru akan memakan waktu lebih lama, terutama jika audiens adalah orang yang tidak kita kenal. Ide pokok dari pesan-pesan selebihnya disesuaikan dengan waktu yang tersedia, sehingga poin-poin yang penting tidak sampai terabaikan, dan ide-ide pokok yang disampaikan mudah dimengerti dan diterima oleh audiens Pemilihan Saluran Dan Media Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui dua saluran, yaitu komunikasi lisan (oral) dan komunikasi tertulis (written). Pilihan mendasar antara berbicara atau menulis tergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.

Komunikasi Lisan

Salah satu kebaikan dari komunikasi lisan (oral communication) adalah kemampuannya dalam memberikan umpan balik dengan segera. Saluran ini digunakan bila pesan yang disampaikan adalah sederhana, tidak diperlukan catatan yang permanen. Komunikasi lisan mencakup antara lain percakapan, antara dua orang atau lebih, pembicaraan melalui telepon, wawancara kerja, pertemuan kelompok, seminar, workshop, program pelatihan, pidato formal, dan presentasi penting lainnya. Agar komunikasi lisan dapat berjalan dengan baik dan menarik, perlu adanya sarana pembantu yang dapat mendukungnya. Sarana pembantu tersebut biasanya berbentuk audio visual seperti film, video clip, LCD Projector, dan tampilan slide show.

Komunikasi Tertulis

Pesan-pesan tertulis juga memiliki berbagai bentuk seperti surat, memo, proposal, dan laporan. Salah satu kebaikan komunikasi ini adalah penulis memiliki kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka. Format tulisan diperlukan jika informasi yang disampaikan bersifat kompleks, dibutuhkan catatan permanen untuk referensi di masa yang akan datang. Dalam memilih saluran dan media berkomunikasi perlu dipertimbangkan tingkat kepentingannya, formalitas, kompleksitas, tingkat kerahasiaan, emosional, dan biaya pengiriman serta harapan audiens.

Pengertian Audiens

Secara harfiah audiens sama saja dengan khalayak. Audiens adalah sekumpulan orang yang menjadi pembaca, pendengar, dan pemirsa berbagai media atau komponen beserta isinya, seperti pendengar radio dan atau penonton televisi.

Audiens adalah sekumpulan orang yang menjadi pembaca, pendengar, dan pemirsa berbagai media atau komponen beserta isinya, seperti pendengar radio atau penonton televisi.

Sebelum media massa ada, audiens adalah sekumpulan penonton drama, permainan dan tontonan. Setelah ada kegiatan komunikasi massa, audiens sering diartikan sebagai penerima pesan-pesan media massa.

Konsep Audiens

McQuail (1987) menyebutkan beberapa konsep alternatif tentang audiens sebagai berikut:

1. Audiens sebagai kumpulan penonton, pembaca, pendengar, dan pemirsa.

Kumpulan inilah yang disebut sebagai audiens dalam bentuk yang paling dikenal dan menjadi perhatian seluruh penelitian media. Fokusnya adalah pada jumlah total orang yang dapat dijangkau oleh satuan isi media tertentu dan jumlah orang dalam karakteristik demografi tertentu yang penting bagi pengirim.

Dalam praktek, penerapan konsep tersebut tidaklah sesederhana itu dan akhirnya menimbulkan pertimbangan yang melebihi soal kuantitatif semata.

Clausse telah menunjukkan beberapa kelemahan untuk membedakan berbagai kadar keikutsertaan dan keterlibatan audiens.

Audiens yang pertama dan yang terbesar adalah populasi yang tersedia untuk menerima tawaran komunikasi tertentu. Dengan demikian, semau yang memiliki pesawat televisi adlah audiens televisi adlam artian tertentu.

Kedua, terdapat audiens yang benar-benar menerima hal-hal yang ditawarkan dengan kadar yang brbeda-beda seperti pemirsa televisi reguler, pembeli surat kabar, dan sebagainya.

Ketiga, ada bagian audiens sebenarnya yang mencatat penerimaan isi, dan yang terakhir ada bagian lebih kecil yang mengendpkan hal-hal yang ditawarkan dan diterima.

Clausse mengemukakn hal ini dengan mengacu pad serangkaian penyusutan, dari populasi masyarakat secara menyeluruh, kemudian publik potensial bagi suatu pesan, hingga publik efektif yang benar-benar mengikut, sampai dengan publik pesan tertentu, dan akhirnya publik yang benar-benar terpengaruh oleh komunikasi.

2. Audiens sebagai massa

Massa seringkali sangat besar, lebih besar dari kebanyakan kelompok, kerumunan atau publik. Para anggota massa tersebar luas dan biasanya tidak saling mengenal satu sama lain. Massa kurang memiliki kesadaran diri dan identitas diri, serta tidak mampu bergerak secara serentak dan terorganisasi untuk mencapai tujuan tertentu. Massa ditandai oleh komposisi yang selalu berubah dan berada dalam batas wilayah yang selalu berubah pula. Ia tidak bertindak untuk dirinya sendiri, tetapi “disetir” untuk melakukan suatu tindakan.

Audiens sebagai massa lebih menekankan pada ukurannya yang besar, heterogenitas, penyebaran, dan anonimitasnya serta lemahnya organisasi sosial dan komposisi yang selalu berubah dengan cepat dan tidak konsisten.

Massa tidak memiliki keberadaan/eksistensi yang berlanjut kecuali dalam pikiran mereka yang ingin memperoleh perhatian dari dan memanipulasi orang-orang sebanyak mungkin.

Menurut Raymond William, tidak ada massa rakyat, yang ada hanya cara pandang orang-orang sebagai massa. Meskipun demikian, hal itu telah cenderung menjadi standar untuk memutuskan audiens, semakin mendekati pengertian massa, telah menyamakan massa dengan audiens bagi media massa.

3. Audiens sebagai publik atau kelompok sosial

Unsur penting dalam versi audiens ini adalah praeksistensi dari kelompok sosial yang aktif, interaktif, dan sebagian besar otonom yang sebagian besar dilayani oleh media tertentu, tetapi keberadaannya tidak tergantung pada media.

Gagasan tetang publik telah dibahas melalui sosiologi dan teori demokrasi liberal. Misalnya gagasan telah didefinisikan oleh Dewey sebagi pengelompokan orang-orang secara politis yang terwujud sebagai unit sosial melalui pengakuan bersama atas masalah bersama yang perlu ditanggulangi. Pengelompokan seperti ini memerlukan berbagai sarana komunikasi bagi pengembangan dan kesinambungannya.

Meskipun demikian, kita dapat melihat adanya bukti tentang eksistensi berbagai bentukan audiens yang berciri publik. Hampir seluruh masyarkat memiliki publik yang mengetahui, yaitu bagian audiens yang paling aktif dalam kehidupan politik dn sosial serta memiliki banyak sumber informasi, khususnya golongan elit, pembentukan opini, dan pers spesialis. Bukti kedua, banyak negara menguasai beberapa pers partai tertentu atau pers yang memang memiliki hubungan politik dengan kelompok pembacanya. Di sini keanggotaan atau pendukung partai tertentu membentuk publik yang juga adlah audiens.

Bukti ketiga, terdapat audiens lokal atau komunitas bagi publikasi yang bersifat lokal. Dalam hal ini audiens cenderung serupa dengan anggota, khususnya anggota yang paling aktif dari komunitas yang ad sebelumnya, yaitu kelompok sosial.

Bukti terakhir, terdapat sangat banyak audiens tertentu yang terbentuk atas dasar isu, minat, atau bidang keahlian yang mungkin memiliki bentuk interaksi lainnya dan bukan sekedar penciptaan pasokan media.

4. Audiens sebagai pasar

Audiens sebagai pasar muncul sebagai akibat perkembangan ekonomi. Produk media merupakan komoditi atau jasa yang ditawarkan untuk dijual kepada sekumpulan konsumen tertentu yang potensial, bersaing dengan produk media lainnya.

Audiens sebagai pasar berarti sekumpulan calon konsumen dengan profil sosial ekonomi yang diketahui yang merupakan sasaran suatu medium atau pesan.

Konsep audiens sebagai pasar ini mirip dengan audiens sebagai massa. Dalam arti jumlahnya yang besar. Yang perlu diperhatikan adalah soal selera dalam kaitannya dengan produk media yang akan menjadi minat mereka.

Audiens dipandang memiliki signifikansi rangkap bagi media, sebagai perangkat calon konsumen produk dan sebagai audiens jenis iklan tertentu. Yang merupakan sumber pendapatan media yang penting.

Dengan demikian, pasar bagi produk media juga mungkin merupakan pasar bagi produk lainnya. Meskipun media komersial perlu memandang audiensnya sebagai pasar dlam arti itu dan adakalanya mencirikan audiens tertentu dalam hubungannya dengan gaya hidup dan pola konsumsi, ada sejumlah konsekuensi pendekatan ini terhadap cara memandang audiens.

Sedangkan Allor (1988) menyebutkan bahwa audiens itu berada dimana-mana dan tidak mempunyai tempat yang real.

Menurut Nightingale (2003) ada 4 pengertian audiens, diantaranya :

1. Audiens yaitu “orang-orang yang berkumpul”,
2. Audiens yaitu “orang-orang yang dituju”. Berarti suatu grup yang terdiri dari orang-orang yang dikirim pesan,
3. Audiens yaitu “yang terjadinya”. Pengalaman akan menerima pesan, apakah sendiri atau dengan orang lain sebagai kejadian interaksi di kehidupan,
4. Audiens yaitu”mendengar” atau “audisi”.

Jenis-jenis Audiens

Audience/Khalayak yang muncul seiring dengan berjalannya waktu dan kemajuan media.

Massa

Massa secara umum berbeda dengan pengertian massa dalam komunikasi. Secara umum massa diartikan sebagai orang yang tidak saling mengenal, berjumlah banyak, anggotanya heterogen, berkumpul di suatu tempat dan tidak individualistis. Massa memiliki kesadaran diri yang rendah, tidak dapat bergerak dengan terorganisir, tidak bertindak untuk dirinya sendiri melainkan terdapat “dalang” di belakangnya yang

berfungsi memanipulasi mereka. Ini berbeda pengertiannya bila dikaitkan dengan ilmu komunikasi. Massa dalam komunikasi lebih merujuk pada penerima pesan media massa atau disebut audience.

Publik

Kata publik dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia berarti orang banyak. Berbeda dengan pengertian massa secara umum, publik tidak berkumpul dalam suatu tempat tertentu melainkan tersebar. Publik mempunyai tujuan yang lebih 6 terarah, pandangan terhadap masalah, dan menentukan sikap serta menentukan pilihan. Dalam komunikasi, pengertian publik tidak jauh berbeda dengan massa.

Dalam komunikasi, publik dapat diartikan sebagai orang-orang yang datang menonton atau mengunjungi.

Kerumunan (Crowd)

Kerumunan dapat diartikan individu-individu yang bergabung atau menghimpunkan

diri untuk mengerubungi sesuatu. Kerumunan lebih mudah dihasut dan digerakkan daripada massa dan publik. Objek yang menjadi perhatian kerumunan adalah kejadian yang sedang terjadi saat itu. Dalam menyikapi kejadian tersebut, kerumunan seringkali menggunakan cara-cara yang emosional dan diluar rasional. Sulit dilakukan kontrol terhadap kerumunan karena kadar kesadaran mereka tinggi namun hanya bersifat sementara karena biasanya kerumunan tidak berstruktur, jadi sulit untuk mendapatkan bentuk kerumunan yang sama seperti bentuk sebelumnya.

Kelompok (Group)

Group atau kelompok adalah kumpulan manusia dalam lapisan masyarakat yang mempunyai ciri atau atribut yang sama dan merupakan satu kesatuan yang saling berinteraksi. Karena memiliki persamaan, kelompok-kelompok mempunyai tingkat hasut yang tinggi. Hal ini juga dikarenakan kelompok hanya berada di ruang lingkup yang kecil. Kelompok mempunyai tujuan yang lebih transparan disbanding dengan massa, publik, dan kerumunan, maka dari itu kelompok lebih mudah dikontrol karena mereka memiliki kesadaran yang tinggi dan masing-masing anggota menyadari keanggotaannya.

Karakteristik Audiens

Sifat audiens berpengaruh terhadap strategi untuk mencapai tujuan presentasi, karena itu analisis audiens merupakan elemen penting yang perlu diperhatikan dalam persiapan presentasi. Yang perlu diperhatikan dalam analisis audiens, yaitu :

1) Jumlah dan komposisi audiens

• Memperkirakan jumlah audiens yang akan mengikuti presentasi.
• Mengetahui latar belakang profesi dan agama.
• Menganalisis bauran pria dan wanita, tingkat usia, kelompok sosial dan etnis, serta tingkat ekonomi dan pekerjaan.

2) Kemungkinan reaksi audiens

a) Menganalisis alasan audiens mengikuti presentasi.

b) Memastikan sikap audiens secara umum pada topik presentasi:

• Memastikan minat audiens (sangat tertarik, tertarik, atau tidak tertarik) pada topik presentasi.
• Meninjau reaksi audiens terhadap informasi yang sama dengan yang telah mereka dengar pada waktu yang lalu.
• Mengetahui bagian materi presentasi yang mungkin dapat menyebabkan kesulitan bagi audiens.

c) Memprediksi respon audiens

• Mencatat manfaat yang diperoleh audiens dari pesan yang mereka dapatkan.
• Merumuskan ide yang paling mungkin mendapat reaksi positif dari audien.
• Mengantisipasi kemungkinan timbulnya pertanyaan yang mencerminkan rasa keberatan audiens.
• Menganalisis hal-hal yang terburuk yang mungkin terjadi dan cara meresponnya.

3) Tingkat pemahaman audiens

a) Mengetahui apakah audiens telah mengetahui sesuatu tentang pokok bahasan dalam presentasi.

• Mengetahui kesetaraan tingkat pengetahuan audiens.
• Mempertimbangkan pengetahuan audiens tentang kosa kata yang digunakan dalam presentasi.

b) Memperkirakan tingkat kemampuan audiens untuk memahami pesan dan presentasi.

c) Mempertimbangkan bauran konsep umum dan rincian khusus yang akan diterangkan.

4) Hubungan audiens dengan pembicara

• Menganalisis cara audiens bereaksi terhadap pembicara.
• Mengetahui sikap audiens untuk dapat menjadi akrab, berpikir terbuka atau kurang ramah terhadap maksud pembicara.

c) Mengetahui cara audiens memberi respon

• Mengetahui yang diinginkan audiens.
• Mempertimbangkan kemungkinan sikap audiens terhadap organisasi/lembaga yang diwakili oleh pembicara.

Faktor Faktor Audiens

Dalam audiens massa juga terdapat faktor lain yang menyebabkan terjadinya suatu aktivitas dalam audiens massa itu sendiri. Faktor-faktor yang ada dalam segala aktivitas audiens massa, yaitu faktor individu, sosial, dan media.

1. Faktor individual misalnya bisa kita lihat dari jenis kelamin, umur, intelegensia, kepribadian, dan tempat atau latar belakang siklus kehidupannya.
2. Faktor sosial misalnya hubungan antara kelas sosial dengan konsumsi media. Blumer mengidentifikasikan faktor sosial seperti: status perkawinan, partisipasi kerja, mobilitas sosial, dan ukuran potensial interaksi. Faktor-faktor sosial tersebut kemudian akan menentukan bagaimana kebutuhan orientasi media, kondisi orientasi audiens terhadap media, dan situasi sosial konsumsi media, yang semuanya itu mempengaruhi aktivitas audiens.
3. Faktor media dilihat dari perbedaan-perbedaan kompleksitas pesan, gaya pesan, dan variasi-variasi dalam isi pesan substantif.

Seleksi Saluran Dan Media

1. KomunikasiPesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada . Ide-idedapat disampaikan melalui dua saluran yaitu saluran Lisan (oral) dantertulis (written) . Pilihan mendasar antara berbicara atau menulisbergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens, dan karakteristik darikedua saluran komunikasi tersebut.2.5.1Komunikasi LisanKomunikasilisanadalahkemampuannyamemberikan umpan balik (feedback) dengan segera.Saluran ini digunakan bila pesan yang disampaikansederhana, tidak diperlukan catatan permanen dan audiensdapat dibuat lebih nyaman (convenient).Kelebihan dari komunikasi lisan ialah sifatnya yangekonomis. Bermanfaat bila yang disajikan adalah informasikontroversial, karena reaksi audiens dapat terbaca dariisyarat mereka sehingga komunikator dapat menyesuaikanpesan-pesan yang akan disampaikan.Komunikasi lisan mencakup antara lain percakapanantara dua orang atau lebih, pembicaraan lewat telepon,wawancara kerja, diskusi kelompok, seminar, lokakarya,pidato formal, dan presentasi penting lainnya.Pada umumnya semakin sedikit jumlah audienssemakin baik interaksi diantara mereka. Jika komunikasibertujuan untuk mencapai suatu keputusan atau pemecahmasalah, saluran yang dipergunakan ke arah audiens yangsedikit seharusnya media lisan. Program yang relatifinformal dan tidak terstruktur memungkinkan ide-ide akanmengalir dengan bebas. Jika pesan ditujukan kepadaaudiens yang lebih banyak seperti konvensi penjualan, rapatpemegang saham, dsb. Seringkali dilakukan di auditorium.Alat bantu audiovisual seperti film,video klip, audiorekaman, proyektor LCD dan slide show seringdipergunakan untuk menambah daya tarik bagi suatupresentasi.2.5.2Komunikasi Tertulis10 Pesan-pesan tertulis juga memiliki berbagai macambentuk seperti surat, memo, proposal dan laporan. Salahsatu kelebihan komunikasi tertulis adalah bahwa penulismempunyai kesempatan untuk merencanakan danmengendalikan isi pesan mereka. Suatu format tulisandiperlukan jika informasi yang disampaikan kompleks,dibutuhkan catatan permanen untuk referensi dimasa yangakan datang, dan jumlah audiens besar dan menyebar.Dalam memilih saluran dan media berkomunikasi perludipertimbangkantingkatkepentingan,formalitas,kompleksitas, tingkat kerahasiaannya, emosional, dan biayapengiriman serta harapan audiens.

BAB IV PENULISAN DAN PENYELESAIAN PESAN PESAN BISNIS

Dunia Bisnis adalah dunia yang penuh dengan kompetitif. Bagaimana tidak, minat untuk menjalankan bisnis sangat besar bahkan sangat banyak yang menjalankan bisnis dibidang yang sama.

Salah satu hal yang harus diperhatikan pelaku bisnis untuk dapat menciptakan nilai tambah perusahaan adalah pesan bisnis. Pesan bisnis merupakan hal penting bagi suatu pelaku bisnis untuk menyampaikan informasi yang ingin disampaikan pada pelaku bisnis lain dalam upaya penyelenggaraan bisnis dengan tujuan tertentu.

Dalam suatu organisasi, pesan yang disampaikan oleh atasan kepada bawahan terkadang tidak terorganisasi dengan baik. Akibatnya pesan yang tersampaikan tidak mengenai sasaran atau tidak sesuai dengan harapan.

Hal tersebut juga berlaku dalam dunia bisnis. Pengirim yang berlaku seperti atasan perlu melakuakn persiapan seperti perencanaan pesan bisnis yang ingin disampaikan dengan sebaiknya. Supaya pesan tersampaikan pada pihak lain dan diterima serta dipahami sesuai harapan pengirim.

Penyampaian secara langsung merupakan tipe pesan bisis yang paling sering digunakan pelaku bisnis. Namun pesan bisnis juga bisa disampaikan melalui memo, surat, merevisi draft, mengetik email, dan lain sebagainya.

Dalam pembuatan pesan – pesan bisnis tertulis, anda perlu memperhatikan hal apa saja yang ingin disampaikan kepada pihak lain. Hal tersebut merupakan langkah strategis bagi pencapaian tujuan serta salah satu faktor yang menentukan keberhasilan dalam penyampaian pesan – pesan bisnis.

Baca juga : 5 Contoh Pesan Bisnis dalam Komunikasi Bisnis

Hubungan dalam dunia bisnis pada dasarnya memang untuk memperoleh keuntungan. Namun terkadang pelaku bisnis juga perlu menjalin relasi secara personal dengan rekan bisnisnya tanpa mempertimbangkan benefit dalam hubungan tersebut.

Dalam hal penyusunan pesan bisnis dibutuhkan suatu kreativitas agar menarik perhatian, mudah dibaca dan mudah dipahami. Agar pesan – pesan bisnis dapat menjadi komunikasi yang efektif, maka diperlukan pemahaman terhadap proses penyusunan pesan bisnis dalam komunikasi bisnis.

Pada umumnya proses penyusunan pesan bisnis terdiri dari 3 yaitu :

1. Perencanaan pesan
2. Pengorganisasian pesan
3. Revisi pesan

1. Perencanaan Pesan

Perencanaan merupakan tahap pertama yang perlu diperhatikan dalam penyampaian pesan bisnis. Pada fase perencanaan perlu memperhatikan beberapa hal penting mendasar dari suatu pesan yang ingin dikomunikasikan.

Tahap penyusanan bisnis dimulai dengan tahap perencanaan pesan yang meliputi tahap berikut ini:

 A. Penentuan Tujuan 

Dalam penyampaian pesan bisnis, setiap individu memiliki tujuan yang berbeda. Pesan bisnis sangat berperan dalam menciptakan citra perusahaan.

Oleh karena itu, tujuan yang disampaikan harus jelas, terukur serta tidak bertentangan dengan tujuan organisasi. Penentuan tujuan dilakukan untuk fokus terhadap isi, menanggapi audiene serta untuk menetapkan saluran dan media. Tujuan umum komunikasi bisnis adalah :

1. Memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain (informing)
2. Memberikan persuasi atau membujuk pihak lain yang berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam dunia bisnis (persuading)
3. Melakukan kerja sama atau kolaborasi antara seseorang dengan orang lain baik perusahaan domestik maupun perusahaan asing (colaborating)

 B. Analisis Audiens

Setelah maksud dan tujuan disampaikan dengan baik, tahapan selanjutnya adalah melakukan analisis audiens atau pembaca yaitu tentang apa, siapa, kapan, dan bagaimana sebaiknya pesan – pesan bisnis tersebut disampaikan.

Pemahaman yang baik terhadap audiens akan mempermudah dan memperlancar pesan – pesan bisnis karena audiens memiliki pemahaman yang berbeda atas pesan yang mereka terima.

Berikut adalah hal – hal yang perlu anda perhatikan untuk melakukan analisis terhadap audiens:

1. Mengembangkan profil audiens
2. Mengenali penerima primer
3. Menetapkan jumlah dan kompisis audiens
4. Mengukur tingkat pemahaman audiens
5. Memperkirakan reaksi penerima
6. Memenuhi kebutuhan informasi audiens
7. Memuaskan kebutuhan emosional dan praktis audiens

 C. Penentuan Ide Pokok

Setiap pesan bisnis akan bermuara pada pada satu ide pokok. Ide pokok merupakan sesuatu yang menjadi pokok bahasan utama dalam menyampaikan pesan bisnis.

Penentuan ide pokok memerlukan kreativitas dna pengalaman. Pendekatan yang dapat digunakan untuk menentukan ide pokok adalah sebagai berikut :

1. Brainstorming : penentuan ide pokok dengan cara membiarkan pikiran mencari berbagai kemungkinan ide pokok secara bebas sehingga ide yang diperoleh akan lebih bervariasi.
2. Petunjuk atasan : penentuan ide pokok dimana pelaksana cenderung meminta petunjuk pada atasan, pelaksanan organisasi menganut sistem senioritas.
3. Kebiasaan : penentuan sebuah ide pokok tertentu berasal dari situasi yang berulang sama dalam setiap kejadian dan berkembang dalam sebuah ide pokok.

 D. Pemilihan Saluran dan Media

Pemilihan saluran dan media sebaiknya disesuaikan dengan sifat pesan, tingkat kerahasiaan, biaya pengiriman, formalitas, dan harapan penerima. Saluran komunikasi terdiri dari komunikasi lisan dan tertulis dan masing – masing memiliki beberapa jenis media.

Baca juga : Jenis komunikasi bisnis secara umum

• Saluran komunikasi lisan

Komunikasi lisan merupakan saluran yang paling banyak digunakan dalam bisnis komunikasi, diantaranya melalui wawancara, telepon, berbicara secara langsung, seminar dll.

Namun tidak semua pesan bisnis dapat disampaikan secara lisan. Pesan yang disampaikan secara lisan adalah pesan yang relatif sederhana, mudah dimengerti dan biasanya diperlukan tanggapan dari pesan tersebut. Namun terdapat kekuragan, yaitu pesan disampaikan secara spontan dan tidak terorganisir terlebih dahulu.

• Saluran komunikasi tertulis

Pesan tertulis dapat berbentuk tulis tagan ataupun dengan bantuan media elektrionik seperti telegram, e-mail, faks, dll. Saluran komunikasi tertulis digunakan jika tidak diperlukan umpan balik secara langsung, pesan terinci dan kompleks, memerluka perencanaan, memerlukan catatan permanen dna penerimaan dalam jumlah banyak.

2. Pengorganisasian Pesan

Tujuan pesan bisnis adalah pemahaman penerima. Oleh sebab itu, untuk mempercepat dan meningkatkan efisiensi penyusunan pesan perlu mengorganisasikan pesan dengan baik. Mengorganisasikan pesan dengan baik dapat dilakukan melalui langkah berikut :

• Pengelompokan ide dan disajikan secara logis (dibuat outlinenya)
• Subjek dan tujuan jelas
• Mencakup semua informasi yang penting
• Terdapat relevansi antara informasi dengan subjek dan tujuan

3. Revisi Pesan

Penyusunan pesan bisnis memerlukan proses yang hati – hati dan teliti, sehingga pesan yang telah selesai harus ditelaah ulang dan diperbaiki lagi untuk menjamin bahwa pesan bisnis tersebut tidak terdapat kekurangan, kelebihan atau kesalahan. Revisi pesan dapat dimulai dengan membaca secara cepat pada isi, organisasi dan format penulisannya. Lalu dilanjutkan dengan menulis ulang pesan agar kalimat pesan efektif. Jika dirasa sudah efektif, maka dapat diproduksi dan didesain agar lebih menarik.

Demikian proses penyusunan pesan bisnis dalam komuniskasi bisnis. Semoga bermanfaat bagi anda yang sedang berkecimpung dalam dunia bisnis sehingga tujuan anda tersampaikan pada rekan bisnis anda.

ARTI PENTING PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN

       Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pemimpin kepada para bawahan, terkadang tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini menyebabkan pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apayang dikehendaki.      

Dengan mengatur ide-ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi, motivasi, maupun praktis bagi audiens. Mengorganisasi pesan-pesan secara baik adalah suatu keharusan dan menjadi tantangan bagi komunikator. Hal yang perlu diperhatikan dalam mengorganisasi pesan-pesan yang baik sebagai berikut :

1. Subjek dan tujuan harus jelas.

2. Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan.

3. Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis.

4. Semua informasi yang penting harus sudah tercakup.

       Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu bagi audiens terutama dalam hal-hal berikut ini :

1. Memahami pesan yang disampaikan

Dengan mengemukakan hal-hal penting secara jelas, menyusun ide-ide secara logis dan berurutan, dan memasukan semua informasi yang relevan dalam pesan, maka audiens akan lebih mudah dalam memahami maksud dan isi pesan.

2. Membantu audiens menerima pesan

Pengorganisasian pesan-pesan yang baik disamping membantu audiend dalam memahami maksud pesan, juga membantu audiens untuk dapat menerima isi pesan tersebut.

3. Menghemat waktu audiens

Apabila suatu pesan tidak terorganisasi dengan baik, penyampaiannya akan menghabiskan waktu audiens. Salah satu tujuan pengorganisasian pesan-pesan yang baik adalah penyampaian informasi atau ide-ide yang relevan saja. Dengan hanya menyampaikan informasi yang relevan, waktu audiens akan dapat dihemat. Disamping itu, audiens dapat dengan mudah mengikuti alur pemikiran pesan yang disampaikan, tanpa harus memeras otak dan mengerutkan dahi.

4. Mempermudah pekerjaan komunikator.

Pengorganisasian pesan-pesan yang baik dapat membantu pekerjaan komunikator, sehingga dapat selesai lebih cepat dan menghemat waktu. Hal ini merupakan faktor yang penting dalam dunia bisnis, dimana penyelesaian pekerjaan berjalan dengan baik, cepat, dan efisien.Dengan mengetahui apa yang ingin disampaikan, dan menetahuo cara menyampaikannya, rasa percaya diri komunikator akan meningkat. Semakin tinggi rasa percaya diri komunikator, semakin cepat dan efisien dalam menyelesaikan pekerjaan.

B. HAL-HAL YANG MENYEBABKAN PESAN-PESAN TAK TERORGANISIR

a. Bertele-tele

b. Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan

c. Menyajikan ide-ide yang tidak logis

d. Informasi penting kadangkala tidak tercakup dalam pembahasan

C. PENTINGNYA PENGORGANISASIAN YANG BAIK

. Pengorganisasian yang balk:

• Subjek dan tujuan harus jelas.

• Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan.

• Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis

Apa sebenarnya manfaat pengorganisasian yang baik ?

1. Membantu audience memahami suatu pesan

2. Membantu audience menerima suatu pesan

Menghemat waktu : apabila pesan tidak terorganisir dengan baik. Penyampaiannya akan menghabiskan waktu audence

Mempermudah pekerjaan komunikator

pengorganisasian pesan-pesan yang baik dapat membantu pekerjaan komunikator, sehingga dapat selesai lebih cepat dan hemat waktu

D. PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN MELALUI OUTLINE

       Untuk mencapai pengorganisasian pesan-pesan yang baik maka diperlukan suatu cara agar pesan tersebut dapat berguna dan bermanfaat bagi setiap penggunanya. Hal tersebut dapat dilakukan dengan cara :

1. Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide

Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar bagi setiap komunikator yang harus dicari pemecahannya. Jika materi memang lemah, tidak memiliki suatu muatan yang menarik, maka akan mengaburkan fakta yang ada.

Apabila penyusunan pesan yang panjang dan kompleks, maka outline sangat diperlukan dan menjadi penting artinya. Hal ini karena dengan adanya outline akan sangat membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lain. Selain itu, outline juga membantu untuk mengkomunikasikan ide-ide dengan cara yang lebih sistematik, efisien dan efektif. Melalui perencanaan yang baik outline akan membantu mengekspresikan transisi antara ide-ide sehingga audiens akan memahami pola pikir komunikator.

Susunan suatu outline secra garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga golongan, antara lain :

a. Memulai dengan Ide Pokok, akan sangat membantu dalam menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan. Ide pokok dirangkum ke dalam dua hal yaitu : keinginan terhadap audiens untuk melakukan dan memikirkannya, sebagai alasan yang mendasar bagi audiens mengapa harus melakukan dan memikirkannya.

b. Menyatakan hal-hal pendukung yang penting, yang akan sangat berguna dalam mendukung ide-ide pokok.

c. Membuat ilustrasi dengan bukti-bukti, semakin banyak bukti-bukti yang dapat disajikan, maka outline yang dibuat akan semakin baik.

2. Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional

Setelah mengelompokkan ide-ide, langlah selanjutnya adalah menentukan urutan-urutan terhadap ide-ide tersebut aga selaras dengan rencana organisasional, melalui dua pendekatan yaitu :

a. Pendekatan Langsung (direct approach), sering disebut juga dengan pendekatan deduktif , dimana ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti bukti-bukti pendukungnya. Biasanya reaksi dari audiens akan positif dan menyenangkan jika menggunakan pendekatan ini.

b. Pendekatan Tidak Langsung (indirect approach), atau sering disebut dengan pendekatan induktif, dimana bukti-bukti diletakan paling awal, kemudian baru diikuti dengan ide pokok. Biasanya audiens akan merespon negatif dan tidak menyenangkan.

       Setelah menganalisa berbagai kemungkinan respon yang ada dari dalam diri audiens serta telah menemukan suatu pendekatan yang terbaik, maka tahap selanjutnya adalah menentukan jenih pesan yang akan dibuat atau disampaikan. Secara garis besar jenis pesan yang dapat di sampaikan meliputi permintaan langsung (direct request), pesan-pesan rutin, good news atau goodwill, pesan-pesan bad news dan pesan-pesan persuasif. 

RENCANA-RENCANA ORGANISASIONAL:

1. PERMINTAAN LANGSUNG (DIRECT REQUEST)

Jenis / tipe pesan yang paling umum digunakan adalah penyampaian langsung pada poin yang dituju.

       Jenis atau tipe pesan bisnis yang paling sering digunakan adalah penyampaian yang langsung paha hal yang dituju. Pesan ini dapat berbebtuk surat dan memo. Contoh dari pesan permintaan langsung ini dat terlihat pada pembuatan surat pesanan, permintaan rutin, aduan atau klaim, permintaan kredit rutin

Isi dari sebuah surat Direct Request harus terdiri dari 3 bagian antara lain:

1. Bagian Awal

Bagian ini merupakan bagian pendahuluan atau pembukaan, yang berisi tentang alasan kita dalam mengajukan atau meminta sesuatu. Kalimat yang digunakan hendaknya haruslah jelas, singkat dan tidak bertele-tele, tujuannya adalah agar pihak atau orang yang membaca pemintaan kita menjadi lebih paham akan maksud yang tergan dung dalam surat permintaan tersebut.

2. Bagian Pertengahan

Bagian ini merupakan penjelasan rinci dari apa yang kita tulikan pada bagian pendahuluan, berisi hal-hal yang bersifat rincian dari maksud permintaan. Teknis penyusunan kalimat dan kata-kata dapat menggunakan serangkaian pertanyaan terutama jika permintaan menyangkut perlengkapan yang sangat kompleks. Dapat berisi tentang pertanyaan mengenai teknis, dimensi serta kegunaan sesuatu yang kita minta. Jika permintaan lebih dari satu jenis, sebaiknya kita membuat daftar dan memberi nomor secara berurutan.

3. Bagian akhir

Bagian ini merupakan bagian penutup yang sebaiknya diisi dengan suatu permintaan beberapa tanggapan khusus, lengkap dengan batas waktu, dan ekspresi terhadap apresiasi maupun pemberian goodwill. Untuk mempermudah pembaca, sebaiknya perlu mencantumkan beberapa informasi penting seperi nomor telepon, jam kerja, dan petugas yang dapat dihubungi.

2. PERMINTAAN INFORMASI RUTIN

Pesan-pesan badnews: berisi berita buruk (badnews seperti penolakan suatu lamaran, penolakan kredit, perampingan karyawan, penurunan pangkat , audience pada umumnya akan kecewa. Pesan-pesan persuasi : untuk melakukan tindakan tertentu seperti penagihan pinjaman , penjualan produk, pendekatan yang digunakan adaah persuasi

       Surat permintaan rutin layak untuk memperoleh perhatian secara bijaksana. Dalam kebanyakan organisasi, memo dan surat-surat seperti itu dikirim ke ratusan bahkan ribuan karyawan, konsumen, klien dan para pemegang saham.

       Surat permintaan rutin mempunyai potensi untuk membentuk suatu kesan positif atau citra yang baik bagi suatu organisasi perusahaan.

       Oleh karena itu, ketika menulis suatu surat permintaan rutin, anda harus menjaga maksud/ tujuan menulis suatu pesan dalam ingatan anda. Anda harus bertanya pada diri sendiri apa yang anda inginkan terhadap pembaca setelah mereka memahami pesan yang anda sampaikan.Surat permintaan rutin layak untuk memperoleh perhatian secara bijaksana. Dalam setiap organisasi, memo dan surat-surat dikirim ke ratusan bahkan ke ribuan karyawan , konsumen, klien dan sebagainya. Surat permintaan rutin mempunyai potensi untuk membentuk suatu kesan positif atau citra yang baik bagi organisasi yang bersangkutan. Pedoman dalam menulis surat ini bahwa harus dijaga maksud dan tujuan menulis suatu pesan dalam ingatan kita. Dalam membuat surat permintaan rutin perlu diperhatikan tiga pertanyaan, yaitu : apa yang diketahui, mengapa hal tersebut perlu diketahui, mengapa hal ini dapat membantu.

       Dalam kaitannya dengan direct request, maka permintaan rutin dapat berasal dari dalam maupun luar organisasi bisnis.

1. Permintaan dari dalam organisasi

Meskipun suatu permintaan dapat saja dilakukan secara lisan, namun beberapa pesan permintaan dapat dibuat lebih permanen dalam bentuk tertulis, seperti memo. Memo dalam bentuk tertulis akan dapat menghemat waktu dan membantu audiens mengetahui secara tepat apa yang diinginkan.

Pengiriman memo dapat dilakukan antara karyawan dengan karyawan, pimpinan dengan karyawan, pimpinan dengan supervisor dan sebagainya..

2. Permintaan dari luar organisasi

Sebagai seorang pelaku bisni prifesional perlu adanya komunikasi dengan para pelanggan, pemasok, dan perusahaan lain untuk berbagai keperluan bisnis. Selain itu, banyak surat-surat yang harus dikirim ke luar organisasi untuk memperoleh informasi penting, seperti informasi produk baru, katalog buku terbaru, keinginan untuk menjalin kerjasama bisnis, keinginan untuk berlangganan. Disamping itu , dapat juga memberikan respon terhadap ilkan yang dipasang di suatu surat kabar. Dalam hal ini perlu diperhatikan tiga hal, yaitu : dimana kita membaca iklan tersebut, jelaskan apa yang kita maksud, cantumkan alamat yang jelas dan lengkap untuk balasan surat.

4. PENULISAN PERMINTAAN RUTIN DAN PESAN-PESAN POSITIF

Menulis pesan-pesan baik yang berupa surat-surat untuk kalangan intern maupun ekstern perusahaan dan memo merupakan hal yang rutin. Penyampaian pesan-pesan rutin, good news dan good will dapat dilakukan dengan pendekatan langsung (direct approach).

Pendekatan langsung (direct approach) memiliki beberapa keunggulan yaitu:

• 1. Meningkatkan pemahaman secara komprehensif (menyeluruh) ketika pertama kali
• 2. membaca suatu pesan)
• 3. Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah anda lakukan
• 4. Menghemat waktu bagi audiens karena mereka dapat segera mengetahui apa maksud pesan tersebut dan juga dapat memutuskan segera pada bagian mana yang perlu memperoleh perhatian dan yang tidak perlu memperoleh perhatian secara seksama.

Sedangkan kelemahannya adalah faktor kebiasaan dimana orang cenderung menyampaikan suatu pesan berdasarkan cara berpikirnya dan kesulitan untuk mengubah pola pikir yang cenderung langsung ke pokok bahasan, hal ini terkait dengan pola pendidikan yang telah diajarkan sebelumnya.

Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis (komunikasi) yang positif, bak melalui lisan atau tulisan, maka bentuk-bentuk pesan yang disampaikan akan mengikuti suatu formula yang sederhana, yaitu mulai dengan ide-ide pokok yang jelas. Diusahakan dalam bagian awal, penulisan pesan-pesan positif dimulai dengan pernyataan yang jelas dan tegas.

Pada bagian pertengahan, sampaikan penjelasan secara rinci. Bagian ini adalah bagian penjelasan rinci dan porsi terbanyak dibanding dengan bagian awal dan akhir.

Pada bagian akhir pesan-pesan positif, umumnya diakhiri dengan pemberian kesan yang baik atau pernyataan yang ramah dan harapan tindakan khusus yang diinginkan oleh audiens.

3. PERMINTAAN TIDAK LANGSUNG DAN PESAN PERSUASIF

MENULISKAN PESAN GOODWILL dan GOOD NEWS

Meskipun hubungan dalam bisnis sebagian besar diwarnai dengan pertimbangan manfaat dan biaya, namun ada saatnya perusahaan menjalin hubungan personal dengan relasi bisnisnya.

Perusahaan dapat meningkatkan hubungannya dengan konsumen dan relasi bisnis lain dengan mengirimkan pesan yang bersifat kekeluargaan.

Pesan-pesan yang bersifat kekeluargaan tsb mempunyai pengaruh positif thd bisnis.

Beberapa bentuk goodwill yang sering dibuat oleh perusahaan adalah ucapan selamat (congratulations), messages of appreciation, condolences dan greetings.

Ucapan selamat (congratulations)

Bagaimana menyusunnya : pertama-tama ide pokok diletakkan pada bagian awal pesan. Setelah itu diikuti dengan rincian atau informasi tambahan yang mendukung ucapan selamat. Selanjutnya diakhiri dengan penutup. Usahakan meyakinkan dan menggambarkan penerima memang layak mendapatkan itu

Penghargaan (Messages of Appreciation)

Dapat diberikan pada individu yang tepat yang memang seharusnya medapat penghargaan. Atau pada relasi bisnis, karena jasanya terhadap perusahaan

UCAPAN (Condolences)

Ucapan duka cita menunjukkan perhatian terhadap perusahaan atau individu. Bencana atau musibah dapat berupa perush yang mengalami bencana spt kebakaran, kemalingan, kerugian lain. Penyusunan ucapan duka cita dimulai dengan pernyataan atau kalimat yang menunjukkan rasa simpati.

Ucapan salam (greetings)

Ucapan salam biasanya diberikan kepada orang-orang yang ada dalam perusahaan ataupun pada relasi spt pemasok, konsumen. Tujuan ucapan salam adalah menunjukkan hubungan yang ramah atau hangat diantara mereka

       Kualifiksi bentuk goodnews dalam komunikasi bisnis :

1. Good News tentang pekerjaan

Umumnya surat yang menginformasikan kabar baik atau berita yang menyenangkan (good news) menggunakan pendekatan langsung. Contoh good news berkaitan dengan masalah pekerjaan, antara lain penerimaan kerja, kenaikan pangkat/ jabatan/ posisi, memperoleh bonus kerja, tunjangan hari raya, kenaikan gaji dan pengakuan/ penghargaan prestasi kerja.

2. Good News Tentang Produk

Good News yang berkaitan dengan produk antara lain, pembicaraan diskon harga produk, sistem beli 3 produk dapat tambahan 1 produk gratis (buy 3 get 1 free), pemberian kupon diskon harga produk, membeli produk dalam jumlah tertentu akan memperoleh hadiah tertentu (seperti kalender tahun baru, produk aksesoris atau produk pelengkap).

3. Pesan-Pesan Goodwill

Goodwill adalah suatu perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk menjaga hubungan bisnis. Sebagai pelaku bisnis, seseorang dapat juga mendorong hubungan baik dengan berbagai pihak, seperti pelanggan, pemasok atau pelaku bisnis lainnya dengan penyampaian pesan-pesan secara bersahabat atau catatan-catatan singkat yang tak diharapkan, yang secara tidak langsung berkaitan dengan tujuan bisnis tertentu. .

PENULISAN PESAN-PESAN PERSUASIF

       Persuasi merupakan suatu usaha mengubah sikap, kepercayaan atau tindakan audiens untuk mencapai suatu tujuan. Secara sederhana, persuasi yang efektif adalah kemampuan untuk menyampaiakan suatu pesan di dalam suatu cara yang membuat audiens (pembaca atau pendengar) merasa mempunyai pilihan dan membuat mereka setuju.

Meskipun kebanyakan pesan-pesan bisnis adalah rutin, namun dalam beberapa situasi tertentu diperlukan pesan yang didesain untuk memotivasi atau memberi persuasi kepada orang lain. Penyampaian pesan ini tidak hanya digunakan untuk kepentingan internal organisasi namun dapat pula digunakan untuk kepentingan eksternal organisasi seperti permintaan atau informasi yang bersifat menyenangkan, atau kegiatan untuk mendapatkan dana dan kerjasama.

       Pesan-pesan persuasif bertujuan untuk mempengaruhi audiens yang cenderung mempertahankan ide atau gagasannya. Pesan-pesan persuasif umumnya lebih lama, lebih rinci, dan tergantung pada perencanaan strategis yang cukup ketat.

Adapun langkah-langkah yang dapat dilakukan dalam menuliskan pesan-pesan persuasif antara lain :

1. Analisis Audiens

Penyampaian pesan-pesan persuasif yang terbaik adalah dengan cara menhubungkan suatu pesan dengan minat dan hasrat audiens. Untuk mengakomodasi perbedaan individual, maka perlu menganalisis audiens dan kemudian menyusun suatu pesan yang dapat menjadi daya tarik bagi kebutuhan mereka. Cara yang paling mudah dalam menilai kebutuhan audiens adalah dengan berpedoman pada teori kebutuhan dari Maslow yang menyatakan bahwasanya manusia memiliki lima kebutuhan yang sifatnya berjenjang..

2. Mempertimbangkan Perbedaan Budaya

3. Pemahaman terhadap perbedaan budaya yang ada bukan saja akan membantu dalam memuaskan kebutuhan audiens, tetapi juga akan membantu bagaimana mereka akan memberikan penghormatan. Memberikan persuasi untuk budaya yang berbeda akan berbeda cara memberikan persuasinya.

4. Memilih Pendekatan Organisasional

Agar penyampaian pesan persuasif dapat tempat sasaran dan sesuai dengan apa yang dikehendaki maka perlu diperhatikan cara penyampaiannya kepada audiens, apakah menggunakan pendekatan langsung atau tidak langsung.

        Persuasi yang efektif mencakup empat komponen penting, yaitu :

1. Menetapkan kredibilitas

Bagi seorang komunikator tingkat kredibilitas ditentukan oleh sejaumana tingkat kepercayaan dan reabilitas dirinya. Kredibilitas adalah kapabilitas untuk dapat dipercaya oleh orang lain. Cara yang digunakan untuk menumbuhkan kredibilitas seseorang adalah dengan fakta, berupa dokumen, statistik, jaminan, dan hasil riset yang menjadi bukti objektif yang mendukung kredibilitas seseorang.

Cara lain yang dapat dilakukan guna menambah kredibilitas seseorang adalah menjadi seorang pakar atau ahli dalam bidang tertentu, antusias terhadap materi yang disampaikan, objektif dalam penilaian sesuatu, sikap hormat dapat membantu memfokuskan kebutuhan audiens, kejujuran dapat menumbuhkan penghargaan audiens, intensitas yang baik akan membantu minat audiens, dan pengalaman latar belakang baik sikap, kepercayaan sebelumnya dapat membantu mengidentifikasi audiens.

2. Membuat kerangka argumentasi audiens

Kerangka argumentasi dapat dibuat berdasarkan rencana organisasional AIDA (Attention, Interest, Desire dan Action).

a. Attention (Perhatian), meyakinkan audiens dibagian permulaan bahwa ada sesuatu yang akan disampaikan. Memperkenalkan suatu masalah atau ide yang membuat audiens mau mendengar pesan-pesan yang akan disampaikan.

b. Interest (Minat), menjelaskan relavansi pesan-pesan yang disampaikan dengan audiens. Mengembangkan pernyataan yang telah disampaikan pada fase pertama secara rinci. Menghubungkan pesan-pesan yang akan disampaikan dengan manfaat secara spesifik yang dapat dinikmati oleh audiens.

c. Desire (Hasrat), mengubah keinginan audiens dengan menjelaskan bagaimana perubahan yang dilakukan dapat memberikan manfaat yang lebih baik bagi audiens, dan berusaha untuk mengimplementasikan ide atau gagasan.

d. Action (Tindakan), menyarankan tindakan spesifik yang diinginkan terhadap audiens. Perlu juga dipikirkan bagaimana audiens akan memperoleh manfaat dari tindakan yang dilakukan, serta menemukan cara agar tindakan tersebut mudah untuk dilakukan.

3. Memilih Daya Pemikat

Umumnya pesanpesan persuasif menggunakan daya pemikat dengan logika (logical appeals) dan daya pemikat emosional (emotional appeals) untuk melakukan persuasi audiens.

Kedua pendekatan ini akan memiliki keseimbangan apabila tergantung pada tindkan yang diharapkan, harapan para audiens, tingkat resistensi yang diatasi, kemampuan menjual ide atau gagasan tersebut.

a. Pemikat Emosional

Dalam melakukan persuasi audiens, dapat memanfaatan emosi yang dilandasi dengan suatu argumentasi atau dalam bentuk simpati kepada audiens sepanjang pemikat emosional bersifat kuat. Dapat menggunakan kata-kata yang sangat berpengaruh pada emosi seseorang seperti kebebasan, keberhasilan, nilai, penghargaan, kenyamanan, dan keamanan.

b. Pemikat Logika

Dalam berbagai hal, penggunaan pendekatan ini dapat dilakukan seperti membuat aduan (claim) dan memberikan dukungan atas aduan tersebut dengan memberikan alasan dan bukti-bukti yang ada. Adapun penggunaan pendekatan ini didasari atas berbagai alasan diantaranya :

· Analogi, adalah menggunakan suatu alasan dari bukti-bukti spesifik menuju bukti-bukti fisik pula.

· Induksi, adlah memberikan berbagai alasan dari bukti-bukti spesifik menuju kesimpulan umum.

· Deduksi, Pemberian alasan dari yang bersifat umum untuk kesimpulan yang khusus.

c. Pertimbangan Etika

Persuasif dapat digunakan untuk mempengaruhi audiens dengan memberikan informasi dan menambah pemahaman mereka dalam berbagai hal. Hal yang paling penting dalam pendekatan ini adalah menunjukkan perhatian yang jujur kepada audiens dengan memenuhi kebutuhan mereka.

PENULISAN BAD NEWS

Apabila perusahaan ingin memberikan tanggapan atas keluhan pelanggan, mengkomunikasikan permasalahan tentang pesanan atau memberitahukan perubahan kebijakan perusahaan yang dapat mempengaruhi citra perusahaan secara negatif, maka perlu memperhatikan tiga hal, yaitu penyampaian bad news, penerimaan pesan tersebut dan menjaga goodwill sebaik mungkin dengan audiens.

       Ada dua hal yang harus diperhatikan oleh perusahaan, berkaitan dengan pesan yang tak menyenangkan ini :

1. Menciptakan Audience – Centerred Tone

Menyangkut nada atau intinasi dalam penyampaian bad news mampu memberikan kontribusi yang cukup penting bagi efektivitas penyampaian pesan-pesan bisnis yang didukung dengan tiga tujuan yang khusus, yaitu :

a. Membantu audiens mengerti akan bad news yang merupakan suatu keputusan yang tegas

b. Membantu audiens mengerti keputusan yang diambil adalah adil.

c. Membantu audiens agar tetap memberikan goodwill bagi perusahaan.

2. Memilih Pendekatan Organisasional

Dalam menyampaikan suatu pesan yang sifatnya bad news, dapat dilakukan dengan dua pendekatan, yaitu perencanaan tak langsung (indirect plan) dan perencanaan langsung (direct plan).

a. Pendekatan tidak langsung (indirect plan), merupakan pendekatan yang digunakan untuk penulisan pesan-pesan yang mempunyai dampak kurang menyenangkan kepada audiens. Dalam pendekatan ini terdapat empat bagian penting yaitu

· Pembuka, yang menempatkan audiens pada situasi yang netral serta penyataan yang tanpa beban bagi audiens.

· Alasan, dengan mengemukakan alasan mengapa suatu keputusan harus diambil, sebelum menyampaikan yang sebenarnya, penyampaian alasan yang efektif akan sangat membantu audiens menyadari bahwa keputusan yang diambil adalah fair atau logis.

· Bad news, merupakan hal yang mungkin “menyakitkan” bagi audiens yang endengarnya, namun demikian bagian ini merupakan bagian utama yang merupakan keputusan yang diambil dari suatu kondisi.

· Penutup, setelah pesan yang kurang menyenangkan disampaikan, maka tahap selanjutnya adalah memberikan kata-kata penutup yang bersifat positif, hangat, bersahabat, dan lebih menyenangkan. Dapat juga diusulkan suatu cara pemecahan dari masalah yang dihadapi oleh audiens.

b. Perencanaan Langsung

Suatu pesan yang kurang menyenangkan yang diorganisir melalui perencanaan langsung akan diawali dengan suatu pernyataan bad news, selanjutnya diikuti dengan berbagai alasan yang mendukungnya, dan diakhiri dengan penutup yang bersahabat. Pendekatan ini memiliki kelebihan bahwa audiens hanya memerlukan waktu yang relatif singkat untuk sampai pada ide pokok yaitu bad news.Pendekatan ini dapat diterapakan apabila :

· Penerima pesan lebih menyukai pesan langsung ke inti yang dituju.

· Pesan tersebut mempunyai pengaruh yang kecil terhadap si penerima pesan

· Pesan disampaikan secara empati.

Analisis Audiens

Dalam menganalisis audiens seorang pembicaraan harus mampumenjawab enam pertanyaan mendasar berikut ini :1Siapa audiensnya?Analisis audiens ini berkaitan dengan kepada siapa seseorang ituberbicara.2Apa yang diinginkan audiens?Agar penyampaian pesan-pesan bisnis sesuai seperti yang diharapkan,pembicara yang baik perlu mengetahui apa yang diinginkan olehaudiens.

3Dimana melakukan persentasi?Bagi pembicara, pemahaman terhadap tempat persentasi dilakukansangat penting.4Kapan melakukan persentasi?Seorang pembicara perlu memperhatikan secara seksama kapanmelakukan persentasi bisnis (rincian mengenai tanggal,bulan hari,danjam berapa).5Mengapa melakukan persentasi?Sebelum melakukan persentasi bisnis,seorang pembicara harus mampumenjawab pertanyaan mengapa harus melakukan persentasi bisnis.6Bagaimana melakukan persentasi?Seorang pembicara yang satu dengan pembicara yang lain tentunyamemiliki strategi persentasi bisnis yang berbeda-beda.2.5Analisis Bahasa TubuhGerakan-gerakan tubuh (bahasa tubuh/body language) yang dilakakukanoleh si pembicara pada saat melakukan presentasi bisnis termasuk salahsatu bentuk komunikasi non verbal. Gerakan-gerakan yang seringdilakukan pembicara dalam melakukan presentasi antara lain :Ekspresi wajahEkspresi wajah merupakan salah satu bahasa tubuh yang dapat memberarti senang, sedih, cemberut atau marah. Wajah dapat mengungkapkanemosi dirinya dengan polos, apa adanya tanpa harus ditutup-tutupi.Oleh karena itu, pada saat melakukan presentasi bisnis seorangpembicara perlu berlatih bagaimana menampilkan ekspresi wajah untuk

mengekspresikan kesenangan, kesedihan atau kemarahan terhadapsesuatu.SenyumanDalam presentasi bisnis senyum yang polos,tulus dan tidak dibuat-buatdapat membuat penampilan lebih bersahabat dan membangun hubunganyang lebih akrab dengan audiens. Para pelamar kerja yang tersenyumpada saat wawancara kerja lebih memiliki peluang untuk diterimadaripada pelamar yang selalu menampakkan raut muka yang cemberutkarena suasana kerja yang baik akan dapat terwujud jika parakaryawannya tersenyum.Kontak Mata Kontak mata (eye contact) yang efektif dan efisien adalah cirri-ciriprofesionalitas pembicara. Pada menit-menit pertama melakukanpresentasi bisnis, kontak mata memiliki makna yang cukup menentukanbagi keberhasilan suatu presentasi. Dalam melakukan presentasi bisnistataplah para audien dengan baik, jangan memfokuskan perhatian padaseseorang atau sisi ruangan tertentu, tetapi tataplah mereka secaramerata. Tatapan mata si pembicara keseluruh audiens menunjukkanbahwa ia berharap semua audiens memperoleh perhatian yang sama.Gerakan TanganGerakan tangan pada saat melakukan presentasi bisnis akan dapatmembantu pembicara untuk lebih meyakinkan atau memperkuat topicbahasan tertentu. Gerakan tangan yang dilakukan pembicara saatmelakukan presentasi bisnis bermacam-macam sesuai dengan tujuanyang dikehendaki. Misalnya, pembicara menggerakkan tangan secara

BAB V PENULISAN PESAN-PESAN RUTIN DAN POSITIF

Menulis pesan-pesan bisnis baik berupa surat-surat, laporan, dan proposal untuk kalangan intern maupun ekstern organisasi perusahaan dan memo merupakan hal yang rutin dalam dunia bisnis. Penulisan surat bisnis dapat memberikan suatu kesan postif atau citra yang baik bagi organisasi perusahaan

Pengertian Pesan Rutin

Pesan rutin atau routine messages adalah pesan yang disampaikan kepada pihak internal dan eksternal organisasi dalam proses pelaksanaan kegiatan pencapaian tujuan perusahaan.

Permintaan Pesan-Pesan Rutin dan Positif

Langkah 1 : Perencanaan pesan rutin

Langkah 2 : Menulis isi pesan yang rinci

Langkah 3 : Melengkapi pesan rutin

TERIMAKASIH

1. Nyatakan permintaan Anda di awal sekali.

2. Jelaskan dan berikan alasan pada pesan Anda.

3. Perhatikan 3 elemen penting pada penutup pesan.

• permintaan spesifik
• informasi tentang bagaimana Anda dapat dihubungi
• ekspresikan niat baik Anda

Daftar Pustaka

Andhika, As'ad. Komunikasi Bisnis. Purbasari, Niken. Modul Komunikasi Bisnis. Universitas Mercu Buana

Modul Komunikasi Bisnis. Writing Routine Messages Chapter 7. Politeknik Negeri Bandung

Jenis-Jenis Permintaan Rutin

1. Permintaan informasi dan tindakan.

• Permintaan kepada internal perusahaan
• Permintaan kepada eksternal perusahaan

2. Membuat klaim dan penyesuaian permintaan

3. Permintaan rekomendasi dan referensi

Jenis Balasan Pesan Rutin dan Positif

5. Menyediakan rekomendasi dan referensi

• nama lengkap kandidat
• tugas atau keuntungan yang dibawa
• sifat hubungan Anda dengan kandidat
• apakah Anda menjawab surat atau berinisiatif
• fakta relevan untuk posisi tau manfaat yang akan didapat

6. Mengirimkan pesan tentang niat baik

• ucapan selamat (congratulation)
• pesan penghargaan (apreciation)
• belasungkawa (condolences)

Kesimpulan

Langkah-langkah menulis pesan rutin sangat diperlukan, karena jika kita tidak mengetahui strategi tersebut pesan yang kita tulis menjadi bad news atau pesan yang buruk. Jika hal itu terjadi dapat memberikan dampak negatif serta beberapa kerugian dan masalah bagi perusahaan atau organisasi yang bersangkutan.

Jenis Balasan Pesan Rutin dan Positif

1. Mengirim pesan informatif.

2. Memenuhi permintaan untuk informasi dan tindakan.

3. Memenuhi permintaan klaim dan penyesuaian.

• Perusahaan yang salah
• Konsumen yang salah
• Pihak ketiga yang salah

4. Pemberitahuan kabar baik

• tentang pekerjaan
• tentang produk dan operasi

Pesan Positif

1. Mulailah dengan ide pokok.

2. Memberikan rincian dan penjelasan yang diperlukan.

3. Tutuplah dengan penutupan yang sopan.

Memo

memorandum adalah surat yang digunakan oleh pimpinan untuk menyampaikan suatu pesan-pesan singkat yang berupa pemberitahuan, permintaan atau hal-hal lain dalam suatu organisasi. Komponen penting dalam sebuah memo mencakup kepada siapa memo tersebut ditujukan, dari siapa, tentang hal apa, tanggal pembuatan atau penulisan memo, penyampaian memo berasal dan pimpinan kepada pimpinan yang lain (sederajat) atau dari pimpinan kepada pegawai dan karyawan. Di dalam praktiknya, relatif jarang penggunaan memo yang berasal dari karyawan kepada pimpinan dalam suatu organisasi bisnis. Memo merupakan bentuk dari naskah dinas intern (catatan tertentu) yang bersifat mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan, saran dan pendapat kedinasan. Sifatnya informal, untuk mengingatkan, mengungkapkan atau menginformasikan sesuatu masalah dalam hubungan yang kurang resmi atau bersifat pribadi. Di beberapa Negara Anglo Sakson dan bekas daerah pengaruhnya digunakan istilah memo (memory atay memorandum), sedangkan di Negara Eropa Daratan atau Negara bekas pengaruhnya digunakan istilah nota (note).

Dalam ranah hukum, laporan memorandum sangat pendek (satu hingga tiga halaman). Andaikan laporannya lebih dari satu halaman, maka harus membuat bagian ringkasan sebelum bagian pengenalan supaya pembaca tidak perlu membaca seluruh memorandum untuk memahami pesan yang disampaikan. Tujuan menulis laporan memorandum adalah untuk menyampaikan laporan yang ringkas lagi padat dengan secepat mungkin kepada pihak yang berkepentingan. Penekanan utama adalah pada keputusan. perbincangan, dan kesimpulan dengan maklumat minimum tentang perincian uji kaji, kecuali jika perincian tersebut penting kepada [analisis]] data.

yang dapat menarik perhatian pembaca sebelum penjelasan yang lebih rinci

disampaikan dalam penulisan pesan rutin.

Pendekatan untuk bagian pertengahan dar permintaan rutin adalah denagan pendekatan

tanya jawab (ask quetions approach), seperti meminta informasi tentang spesifikasi

produk, harga produk, sistem pengiriman produk, cara pembayaran produk, pemberian

garansi, ukuran produk, warna produk dan apa manfaat dan kegunaan produk.

Pada bagian akhir dari permintaan pesan-pesan rutin kemukakan pernyataan keramahan,

apresiasi/penghargaan, dan tindakan khusus yang dinginkan.

1.2 Startegi Penulisan Pesan-pesan Positif

Dilakukan dengan menggunakan pendekatan langsung (direct approach). Karena

pembaca pada umumnya tertarik atas apa yang ingi disampaikan. Tujuan yang ingin

dicapai adalah mengomunikasikan good news, menjawab semua pertanyaan,

menyiapkan secara rinci apa yang diminta, dn memberikan suatu bentuk penghargaan

yang baik terhadap pihak lain, apapun bentuk permintaan yang diinginkan, usahakan

selalu sopan, ramah, dan tidak emosional.

Bagian awal punulisan pesan-pesan positif dimulai dengan pernyataan yang jelas dan

tegas dan mampu menarik perhatian pembaca. Pada bagian pertengahan, sampaikan

penjelasan secara rinci, dan pada bagian akhir pesan-pesan positif umumnya diakhiri

dengan pemberian kesan yang baik atau pernyataan keramahan dan pernyataan harapan

tindakan khusus yang diinginkan oleh pembaca. Komponen penting dalam penulisan

pesan-pesan positif yaitu :

a. Ide-ide Pokok yang Jelas : Kemukakan ide pokok dibagian awal penulisan pesan-pesan

positif.

b. Penjelasan Rinci : Bagian pertengahan kemukakan penjelasan yang lebih rinci untuk

mendukung ide pokok.

c. Penutup Surat : Bagian akhir kemukakan pernyataan keramahan dan tindakan khusus

yang diharapkan.

3.1.Pesan-pesan Good News dan goodwillPesan-pesan good news dan good will adalah pesan-pesan bisnis yang memberikan kesan positif dan menyenangkan kepada pihak lain.1.Good News tentang pekerjaan: Organisasi yang membutuhkan karyawan baru harus betul-betu harus melakukan proses seleksi dan rekrutmen secara tepat sesuai dengan yang dikehenaki, dan mengggunakan pendekatan langsung.2.Good New tentang Produk: Bisa dengan penetapan harga produk yang kompetitif, berkualitas, pemiihan metode promosi yang tepat, dan saluurandistribusi yang tepat pula.3.Good News tentang Goodwill: Suatu perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk menjaga hubungan bisnis.

3.1.Menulis Jawaban Positif1.Surat Konfirmasi Pesan : Diperlukan apabila terdapat pesan produk dengan jumlah dan nilai yang cukup besar. Sebaliknya, apabila suatu pesanan sedang dikirim atau jumlah dan nilai pesanannya relatif kecil, pada umumnya tidak diperlukan surat konfirmasi.2.Menjawab Pernyataan Penting :a.Menjawab Permintaan dengan Penjualan Potensial yaitu : Memberikantanggapan terhadap semua pertanyaan atau menjawab semua pertanyaan, mendorong penjualan yang akan datang, dan memberikan kesan yang baik teradap pelanggan dengan memberikan tanggapan yang baik dan tambahan informasi produk terbuaru.b.Menjawab Permintaan Tanpa Penjualan : Menjawab semua pertanyaan dengan jujur dan lengkap, dan memberikan kesan yang baik dan menyenangkan terhadap pelanggan.3.2.Menangani Permintaan Kredit Rutin1.Persetujuan Kredit : Merupakan surat yang memberikan good news kepada pihak lain. Pembuka surat persetujuan kredit berisi ide-ide pokok yang berkaitan dengan persetujuan pemberian kredit kepada nasabah tersebut.2.Memberikan Referensi Kredit : Ada dua hal yang perlu diperhatikan dalam surat rekomndasi yaitu permohonan surat rekomendasi harus resmi atau disahkan dan nyatakan sesuai dengan fakta yang ada, jangan dibuat-buat.

BAB VI PENULISAN PESAN PESAN BISNIS

Berkomunikasi dengan pesan negatif merupakan fakta bagi seluruh profesional bisnis, dari mulai penolakan lamaran pekerjaan, membagikan informasi yang kurang menyenangkan seperti pemberitahuan kepada pelanggan bahwa pengiriman barang terlambat, hingga penolakan undangan. Ketika Anda harus menyampaikan berita negatif, Anda mempunyai lima sasaran yaitu, (1) menyampaikan berita buruk, (2) memperoleh penerimaan atas berita buruk tersebut, (3) mempertahankan sebanyak mungkin niat baik perusahaan di mata audiens Anda, (4) mempertahankan citra baik organisasi Anda, dan (5) jika mungkin, mengurangi atau menghilangkan kebutuhan korespodensi tentang hal tersebut di waktu yang akan datang.

Terdapat beberapa aspek penting dalam penulisan pesan negatif, salah satunya adalah memilih menggunakan pendekatan langsung atau tidak langsung. Berikut ini akan dibahas mengenai penggunaan pendekatan langsung dan tidak langsung dalam penulisan pesan negatif.

Menggunakan Pendekatan Langsung secara Efektif

Pesan negatif yang menggunakan pendekatan langsung membuka pesan dengan berita buruk, dilanjutkan dengan alasan yang mendasari situasi atau keputusan tertentu, dan diakhiri dengan pernyataan positif yang bertujuan menjaga hubungan baik dengan audiens. Menyatakan berita buruk di awal mempunyai keuntungan : (1) memungkinkan memperpendek pesan, dan (2) memberikan waktu yang lebih singkat bagi audiens untuk mencapai ide pokok pesan tersebut.

    1. Buka dengan pernyataan yang jelas tentang berita buruk.

Tidak masalah apa isi berita buruknya, mulailah segera dan katakanlah. Akan tetapi, meskipun berita buruk tersebut cenderung menghancurkan, pertahankan nada yang tenang dan profesional serta tetap fokus pada berita yang disampaikan, dan bukan pada kegagalan individu atau faktor pribadi lainnya. Contohnya :

Terlepas dari usaha terbaik semua orang untuk mencapai penjualan lebih banyak di triwulan yang lalu, penerimaan penjualan turun 14 % dibandingkan dengan triwulan ketiga tahun lalu.

   2. Berikan alasan dan informasi tambahan.

Pada sebagian besar kasus, Anda akan mengikuti pembukaan langsung dengan penjelasan mengapa berita itu negatif. Luasnya penjelasan Anda tergantung pada sifat alami berita Anda dan hubungan Anda dengan pembaca. Contohnya :

Terlepas dari usaha terbaik semua orang untuk mencapai penjualan lebih banyak di triwulan yang lalu, penerimaan penjualan turun 14 % dibandingkan dengan triwulan ketiga tahun lalu. Laporan dari petugas lapangan menunjukkan bahwa penurunan ekonomi di Asia telah mengurangi permintaan atas produk kami.

Pada contoh ini, penjelasan menunjukkan alasan berita buruk tersebut dan juga memastikan para karyawan bahwa tidak seorangpun diperusahaan itu yang bertanggung jawab secara pribaddi atas kegagalan penjualan itu.

3.Tutup dengan catatan positif

Setelah Anda menjelaskan berita negatif, tutup pesan tersebut dengan sikap positif, tetapi jujur dan penuh penghormatan. Contohnya :

Terlepas dari usaha terbaik semua orang untuk mencapai penjualan lebih banyak di triwulan yang lalu, penerimaan penjualan turun 14 % dibandingkan dengan triwulan ketiga tahun . Laporan dari petugas lapangan menunjukkan bahwa penuruan ekonomi di Asia telah mengurangi permintaan atas produk kami. Namun demikian, saya tetap percaya bahwa kami mempunyai produk terbaik untuk para pelanggan, dan kami akan terus mencari cara untuk mendorong peningkatan penjualan di pasar-pasar utama ini.

ADVERTISING

Menggunakan Pendekatan Tak Langsung Secara Efektif

Pendekatan tak langsung membantu para pembaca bersiap menerima berita buruk dengan cara menyampaikan alasan berita buruk tersebut terlebih dahulu. Namun demikian, jangan berasumsi bahwa pendekatan tak langsung ditujukan untuk mengaburkan berita buruk, menundanya, atau membatasi tanggung jawab Anda. Tetapi, tujuan pendekatan ini adalah meredam pukulan dan membantu para pembaca menerima situasi yang terjadi.

     1. Buka dengan Penyangga (buffer)

KONTEN TERKAIT

Penyangga merupakan pernyataan yang netral dan tidak kontroversial yang berhubungan erat dengan pokok pesan. Penyangga yang ditulis dengan buruk dapat meremehkan perasaan pembaca, mengalihkan perhatian dari masalah yang ada dengan rayuan yang tidak tulus atau materi yang tidak relevan. Sebaliknya, penyangga yang baik dapat mengekspresikan penghargaan Anda karena menjadi orang yang penuh perhatian, meyakinkan pembaca Anda tentang perhatian Anda pada permintaan mereka, atau menunjukkan pemahaman Anda pada kebutuhan pembaca tersebut. Penyangga yang baik juga harus relevan dan tulus.

     2. Beri Alasan dan Informasi Tambahan    

Penyangga yang efektif berfungsi sebagai batu pijakan ke bagian selanjutnya, yakni membangun penjelasan dan informasi yang akan mencapai puncaknya pada berita negatif. Sifat informasi yang Anda berikan adalah serupa dengan yang ada pada pendekatan langsung. Idealnya bagian penjelasan mengarahkan para pembaca ke keputusan Anda sebelum Anda mengemukakan dan mengatakannya. Dengan kata lain, sebelum Anda benar-benar mengatakan tidak, pembaca mengikuti urutan alasan Anda dan sudah siap dengan jawaban yang akan diberikan. Ketika Anda memaparkan alasan Anda, bimbinglah respons pembaca Anda dimulai dari poin yang paling positif dahulu dan bergerak semakin ke poin negatif. Berikan cukup detail ke audiens agar memahami alasan Anda, tetapi harus tetap ringkas. Alasan Anda harus meyakinkan audiens bahwa keputusan Anda telah dipertimbangkan, adil, dan logis.

     3. Lanjutkan dengan Pernyataan yang Jelas tentang Berita Buruk     

Tugas selanjutnya adalah menyajikan berita buruk tersebut sejelas dan sesopan mungkin. Ada tiga teknik yang sangat berguna untuk menangani berita buruk :

• Kurangi penekanan berita buruk secara visual dan gramatikal. Salah satu caranya adalah dengan meletakkan berita buruk dibagian tengah paragraf atau gunakan ekspresi diantara dua koma. (“Laba kita, yang turun, hanya sebagian dari seluruh gambar”).
• Gunakan kalimat pengandaian jika diperlukan. (“Jika Anda mempunyai lebih banyak pengalaman manajerial, Anda dipersilahkan melamar kembali”).
• Beritahu apa yang sesungguhnya Anda lakukan, bukan apa yang tidak Anda lakukan.
• 
  4. Tutup dengan catatan positif Seperti pendekatan langsung, kesimpulan pada pendekatan tak langsung adalah peluang Anda untuk menekankan rasa hormat Anda kepada audiens, walaupun Anda baru saja menyampaikan berita yang tidak menyenangkan. Sarankan solusi alternatif jika informasi seperti itu tersedia. Memilih Pendekatan yang Terbaik Untuk membantu Anda memutuskan pendekatan mana yang paling tepat dalam penyampaian pesan negatif, tanyakan kepada diri Anda beberapa pertanyaan ini.
  • Apakah Anda ingin segera menarik perhatian audiens? Jika situasinya darurat, atau jika seseorang telah mengabaikan pesan berulang kali, pendekatan langsung dapat membantu Anda untuk mendapatkan perhatian secepat mungkin.
  • Apakah pembaca lebih suka gaya komunikasi secara langsung? Beberapa pembaca lebih menyukai pendekatan langsung dalam kondisi apapun. Jadi jika Anda telah mengetahui hal ini, gunakanlah pendekatan langsung.
  • Seberapa penting pesan/berita ini bagi pembaca? Untuk skenario minor atau rutin, pendekatan langsung hampir selalu yang terbaik. Namun, jika pembaca mempunyai investasi emosi pada situasi tersebut atau jika konsekuensi pembaca sangat besar, pendekatan tak langsung meminimalkan kekagetan.
  • Apakah berita buruk tersebut akan membuat shock? Pendekatan langsung adalah baik untuk situasi bisnis ketika orang sudah mengetahui kemungkinan menerima berita buruk. Namun demikian, jika berita buruk mungkin membuat pembacanya shock, gunakan pendekatan tak langsung untuk membantu mereka siap menerimanya.
  • PENCEMARAN NAMA BAIK MELALUI SOSIAL MEDIA Saat ini Negara kita, Negara Indonesia telah merdeka sejak diproklamirkan kemerdekaan pada tanggal 17 Agustus 1945. Dengan bergulirnya waktu ke waktu, dan kini kita semua ada pada era globalisasi. Di era globalisasi seperti sekarang ini, terdapat pertumbuhan dan perkembangan di berbagai sektor. Salah satu sektor yang berkembang cukup signifikan adalah sektor teknologi informasi. Lalu bagaimanakah kemerdekaan di era canggih seperti saat ini?, manusia adalah makhluk sosial yang sudah pasti dalam kehidupan sehari-hari membutuhkan interaksi dengan orang lain. Dalam berinteraksi tentunya akan muncul penyampaian pendapat antara satu manusia dengan manusia yang lain, karena dapat kita ketahui bersama bahwa setiap manusia memiliki cara pandang yang berbeda dalam memandang dan menilai sesuatu hal dalam kehidupan. Kemerdekaan menyatakan pikiran dan pendapat secara lisan dan tulisan adalah milik seluruh rakyat Indonesia. Demikian pula sebagai Negara yang berkedaulatan rakyat dan berdasarkan hukum (rechstaat), dan bukan berdasar atas kekuasaan belaka (machstaat), Indonesia mengakui bahwa kemerdekaan menyatakan pikiran dan pendapat secara lisan dan tulisan, kebebasan berekspresi, dan kemerdekaan pers merupakan hak-hak dasar yang harus dapat dinikmati oleh seluruh lapisan masyarakat dan sekaligus sebagai dasar dari tegaknya pilat demokrasi (M. Halim, 2009 ; 2). Tanpa adanya kemerdekaan untuk berpendapat, masyarakat tidak dapat menyampaikan gagasan-gagasan dan tidak bisa mengkritisi pemerintah. Dengan demikian tidak aka nada demokrasi. Pencemaran nama baik merupakan salah satu bentuk khusus dari perbuatan melawan hukum. Istilah yang dipakai mengenai bentuk perbuatan melawan hukum ini ada yang mengatakan pencemaran nama baik, namun ada pula yang mengatakan sebagai penghinaan. Sebenarnya yang menjadi ukuran suatu perbuatan dapat dikategorikan sebagai pencemaran nama baik orang lain masih belum jelas karena banyak faktor yang harus dikaji kembali. Dalam hal pencemaran nama baik atau penghinaan ini yang hendak dilindungi adalah kewajiban setiap orang untuk menghormati orang lain dari sudut kehormatannya dan nama baiknya dimata orang lain meskipun orang tersebut telah melakukan kejahatan yang berat. Kehormatan merupakan perasaan terhormat seseorang di mata masyarakat, dimana setiap orang memiliki hak untuk diperlakukan sebagai anggota masyarakat yang terhormat. Menyerang kehormatan berarti melakukan perbuatan menurut penilaian secara umum menyerang kehormatan seseorang. Rasa hormat dan perbuatan yang termasuk kategori menyerang kehormatan seseorang ditentukan menurut lingkungan masyarakat pada tempat perbuatan tersebut dilakukan (Mudzakir, 2004: 17). Sedangkan nama baik merupakan penilaian baik menurut anggapan umum tentang perilaku atau kepribadian seseorang dari sudut moralnya. Nama baik seseorang selalu dilihat dari sudut orang lain, yakni moral atau kepribadian yang baik, sehingga ukurannya ditentukan berdasarkan penilaian secara umum dalam suatu masyarakat tertentu di tempat mana perbuatan tersebut dilakukan dan konteks perbuatannya (Mudzakir, 2004 : 17). Penghinaan merupakan tindak pidana penghinaan (beleediging) yang dibentuk oleh pembentuk Undang-Undang, baik yang bersifat umum maupun yang bersifat khusus dan ditujukan untuk memberi perlindungan bagi kepentingan hukum mengenai rasa semacama ini. Undang-Undang tidak memberikan keterangan apapun tentang istilah penghinaan (beleediging) sebagai kualifikasi kejahatan dalam Bab XVI Buku II. Begitu juga kedua objek hukum kejahatan tersebut, yakni eer (kehormatan) dan goeden naam (nama baik). Bentuk kejahatan dalam Bab XVI ini memang sebaiknya disebut dengan penghinaan, karena istilah ini lebih luas dari istilah kehormatan, meskipun istilah kehormatan sering juga digunakan oleh beberapa ahli hukum kita. Karena kehormatan hanyalah salah satu dari objek penghinaan. Tentang tindak pidana penghinaan (pencemaran nama baik), ada yang merupakan penghinaan umum dan terdapat penghinaan khusus yang diatur dalam KUHP. Diluar KUHP, terdapat pula penghinaan khusus. Penghinaan khusus dalam pengertian yang disebut terakhir ini berbeda dengan penghinaan khusus dalam KUHP. Penghinaan khusus dalam KUHP adalah penghinaan yang diatur di luar Bab XVI KUHP. Penghinaan khusus tersebut terdapat secara tersebar di dalam jenis-jenis tindak pidana tertentu. Sementara penghinaan khusus di luar KUHP yang kini terdapat dalam perundang-undangan kita, ialah penghinaan khusus (pencemaran nama baik) dalam Undang-Undang No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik. Dalam UU ITE No. 11 Tahun 2008 terdapat 19 bentuk tindak pidana dalam Pasal 27 sampai 37. Satu diantaranya merupakan tindak pidana penghinaan khusus, dimuat dalam Pasal 27 ayat (3) yang menyatakan bahwa: “setiap orang dengan sengaja dan tanpa hak mendistribusikan dan/atau menstransmisikan dan/atau membuat dapat diakses-nya informasi elektronik dan/atau dokumen yang memiliki muatan penghinaan dan/atau pencemaran nama baik”. Tindak pidana penghinaan khusus dalam Pasal 27 ayat (3) jika dirinci terdapat unsur berikut. Unsur objektif : (1) Perbuatan: a. mendistribusikan; b. mentransmisikan; c. membuat dapat diaksesnya. (2) Melawan hukum: tanpa hak; serta (3) Objeknya: a. Informasi elektronik dan/atau; b. dokumen elektronik yang memiliki muatan penghinaan dan/atau pencemaran nama baik. Pencemaran Nama Baik Menurut KUHP Salah satu perbuatan pidana yang sering mengundang perdebatan di tengah masyarakat adalah pencemaran nama baik. Dalam peraturan perundang-undangan di Indonesia, pencemaran nama baik (penghinaan) diatur dan dirumuskan dalam Pasal 310 KUHP, yang terdiri dari 3 (tiga) ayat.Menista dengan lisan (smaad) – Pasal 310 ayat (1);
    1. Menista dengan surat (smaadschrift) – Pasal 310 ayat (2). Sedangkan perbuatan yang dilarang adalah perbuatan yang dilakukan “dengan sengaja” untuk melanggar kehormatan atau menyerang kehormatan atau nama baik orang lain. Dengan demikian, unsur-unsur Pencemaran Nama Baik atau penghinaan (menurut Pasal 310 KUHP) adalah:
    2. Dengan sengaja;
    3. Menyerang kehormatan atau nama baik;
    4. Menuduh melakukan suatu perbuatan;
    5. Menyiarkan tuduhan supaya diketahui umum. Apabila unsur-unsur penghinaan atau Pencemaran Nama Baik ini hanya diucapkan (menista dengan lisan), maka perbuatan itu tergolong dalam Pasal 310 ayat (1) KUHP. Namun, apabila unsur-unsur tersebut dilakukan dengan surat atau gambar yang disiarkan, dipertunjukkan atau ditempelkan (menista dengan surat), maka pelaku dapat dijerat atau terkena sanksi hukum Pasal 310 ayat (2) KUHP. Hal-hal yang menjadikan seseorang tidak dapat dihukum dengan pasal Pencemaran Nama Baik atau Penghinaan adalah :
    6. Penyampaian informasi itu ditujukan untuk kepentingan umum;
    7. Untuk membela diri;
    8. Untuk mengungkapkan kebenaran. Dengan demikian, orang yang menyampaikan informasi, secara lisan ataupun tertulis diberi kesempatan untuk membuktikan bahwa tujuannya itu benar. Kalau tidak bisa membuktikan kebenarannya, itu namanya penistaan atau fitnah. Berdasarkan rumusan pasal di atas dapat dikemukakan bahwa pencemaran nama baik bisa dituntut dengan Pasal 310 ayat (1) KUHP, apabila perbuatan tersebut harus dilakukan dengan cara sedemikian rupa, sehingga dalam perbuatannya terselip tuduhan, seolah-olah orang yang dicemarkan (dihina) itu telah melakukan perbuatan tertentu, dengan maksud agar tuduhan itu tersiar (diketahui oleh orang banyak). Perbuatan yang dituduhkan itu tidak perlu perbuatan yang menyangkut tindak pidana (menipu, menggelapkan, berzina dan sebagainya), melainkan cukup dengan perbuatan biasa seperti melacur di rumah pelacuran. Meskipun perbuatan melacur tidak merupakan tindak pidana, tetapi cukup memalukan pada orang yang bersangkutan apabila hal tersebut diumumkan. Tuduhan itu harus dilakukan dengan lisan, karena apabila dilakukan dengan tulisan atau gambar, maka perbuatan tersebut digolongkan pencemaran tertulis dan dikenakan Pasal 310 ayat (2) KUHP. Kejahatan pencemaran nama baik ini juga tidak perlu dilakukan di muka umum, cukup apabila dapat dibuktikan bahwa terdakwa mempunyai maksud untuk menyiarkan tuduhan tersebut. Pencemaran nama baik (menista) sebenarnya merupakan bagian dari bentuk penghinaan yang diatur dalam Bab XVI KUHP. Pengertian “penghinaan” dapat ditelusuri dari kata “menghina” yang berarti “menyerang kehormatan dan nama baik seseorang”. Korban penghinaan tersebut biasanya merasa malu, sedangkan kehormatan disini hanya menyangkut nama baik dan bukan kehormatan dalam pengertian seksualitas. Perbuatan yang menyinggung ranah seksualitas termasuk kejahatan kesusilaan dalam Pasal 281-303 KUHP Penghinaan dalam KUHP terdiri dari pencemaran atau pencemaran tertulis (Pasal 310), fitnah (Pasal 311), penghinaan ringan (Pasal 315), mengadu dengan cara memfitnah (Pasal 317) dan tuduhan dengan cara memfitnah (Pasal 318). Memfitnah (Laster) Pasal 311 ayat (1) KUHP Berbunyi: “Barangsiapa melakukan kejahatan menista atau menista dengan tulisan, dalam hal ia diizinkan untuk membuktikan dan jika tuduhan itu dilakukannya sedang diketahuinya tidak benar, dihukum karena salah memfitnah dengan hukuman penjara selama-lamanya empat tahun.” Jika dibandingkan antara kejahatan memfitnah (laster) dan kejahatan menista (smaad) atau penghinaan/pencemaran nama baik, maka perbedaan itu terletak dari ancaman hukumannya. Namun demikian, pada intinya, kejahatan memfitnah ini juga termasuk kejahatan pencemaran nama baik. Hanya saja, memfitnah ini mepunyai unsur-unsur yang lain. Unsur-unsur memfitnah, yaitu:
    9. Seseorang melakukan kejahatan menista (smaad) atau menista dengan tulisan;
    10. Apabila orang yang melakukan kejahatan itu “diberikan kesempatan untuk membuktikan kebenaran dari tuduhannya itu”;
    11. Setelah diberikan kesempatan tersebut ia tidak dapat membuktikan kebenarannya daripada tuduhannya itu; dan
    12. Melakukan tuduhan itu dengan sengaja walaupun diketahuinya tidak benar. Salah satu unsur daripada delik fitnah (lasterdelict) ini adalah bahwa kepada orang yang melakukan kejahatan menista atau menista dengan tulisan itu diberi kesempatan untuk membuktikan kebenarannya daripada tuduhan yang dilancarkannya. Demikianlah uraian pencemaran nama baik menurut KUHP, lalu bagaimanakah pencemaran nama baik melalui sosial media? Sosial media merupakan sebuah media untuk bersosialisasi satu sama lain dan dilakukan secara online yang memungkinkan setiap manusia untuk saling berinteraksi tanpa dibatasi ruang dan waktu. Akan tetapi, fakta yang terjadi adalah terjadi penyimpangan penggunaan sosial media. Sosial media menjadi sarana untuk menyerang kehormatan atau nama baik pihak lain. Sebelumnya kita sering mendengar ungkapan “mulutmu harimaumu”, tetapi kini berubah menjadi “jarimu harimaumu”. Arti dari ungkapan tersebut adalah apa yang dituliskan oleh jari kita melalui sosial media dapat menjadi sesuatu yang berbahaya untuk diri kita sendiri ataupun untuk orang lain. Selain itu, sosial media digunakan untuk mempermalukan orang lain. Sering ditemukan adanya cyberbullying, hal tersebut dapat mengganggu psikis seseorang yang menjadi korban atas perbuatan tersebut. Karena ketika seseorang sudah merasa diambang batas rasa malu karena telah dipermalukan dapat bertindak dengan tanpa memikirkan akibat jangka panjang, yaitu mengakhiri hidupnya. Korban akan merasa tidak ada gunanya lagi dia hidup dengan keadaan yang harus dia hadapi. Sehingga perlu disadari bersama, bahwa hal-hal seperti itu harus kita hindari dan jangan dibiarkan berkembang begitu saja. Ketika suatu permasalahan terjadi dan apabila jika dilakukan pembiaran begitu saja dapat mengakibatkan suatu resiko yang berdampak luar biasa, semua pihak harus secara serius dan urgent untuk menindaklanjuti hal tersebut. Karena dari sebuah percikan api, dapat timbul kebakaran yang luar biasa. Mempermalukan juga sering dijumpai dilakukan sebagai ajang balas dendam karena tidak terima atas perlakuan seseorang kepadanya, hal tersebut dapat dilakukan oleh siapapun dengan latar belakang alasan yang beragam dengan maksud untuk mempermalukan. Tentunya hal ini tidak boleh dibiarkan begitu saja tanpa ditindaklanjuti oleh pihak terkait. Setiap orang harus dapat menghargai dan menghormati harga diri seseorang. Dalam kehidupan ini, terdapat akibat atas segala perbuatan yang kita lakukan, jika kita tidak ingin mendapatkan akibat buruk maka sebaiknya menghindarkan diri dari perbuatan-perbuatan buruk. Jadi kesimpulannya adalah, hormatilah orang lain sebagaimana kita ingin dihormati. Dalam hidup kita harus mampu memanusiakan manusia. Karena dari setiap perbuatan yang menyimpang terdapat resiko berupa sanksi hukum maupun sanksi sosial yang harus ditanggung oleh setiap pelaku suatu perbuatan.