Pengguna:Malik islamanto

BAB I DASAR DASAR KOMUNKASI

Definisi komunikasi

Definisi komunikasi adalah penjabaran tentang arti istilah komunikasi berdasarkan pencetusnya. Artikel ini berisi daftar definisi komunikasi.

Menurut Onong Uchjana Effendy komunikasi adalah proses penyampaian pesan oleh seseorang kepada orang lain untuk memberitahu, mengubah sikap, pendapat, atau perilaku, baik secara lisan (langsung) ataupun tidak langsung (melalui media)

Analisis Pengertian Komunikasi Dan 5 (Lima) Unsur Komunikasi Menurut Harold Lasswell Sat, 10/11/2007 - 6:54pm — Rejals Analisis Definisi Komunikasi Menurut Harold Lasswell

Komunikasi pada dasarnya merupakan suatu proses yang menjelaskan siapa? mengatakan apa? dengan saluran apa? kepada siapa? dengan akibat atau hasil apa? (who? says what? in which channel? to whom? with what effect?). (Lasswell 1960).

Analisis 5 unsur menurut Lasswell (1960):

1. Who? (siapa/sumber). Sumber/komunikator adalah pelaku utama/pihak yang mempunyai kebutuhan untuk berkomunikasi atau yang memulai suatu komunikasi,bisa seorang individu,kelompok,organisasi KOMUNIKASI,maupun suatu negara sebagai komunikator.

2. Says What? (pesan). Apa yang akan disampaikan/dikomunikasikan kepada penerima(komunikan),dari sumber(komunikator)atau isi informasi.Merupakan seperangkat symbol verbal/non verbal yang mewakili perasaan,nilai,gagasan/maksud sumber tadi. Ada 3 komponen pesan yaitu makna,symbol untuk menyampaikan makna,dan bentuk/organisasi pesan.

3. In Which Channel? (saluran/media). Wahana/alat untuk menyampaikan pesan dari komunikator(sumber) kepada komunikan(penerima) baik secara langsung(tatap muka),maupun tidak langsung(melalui media cetak/elektronik dll).

4. To Whom? (untuk siapa/penerima). Orang/kelompok/organisasi/suatu negara yang menerima pesan dari sumber.Disebut tujuan(destination)/pendengar(listener)/khalayak(audience)/komunikan/penafsir/penyandi balik(decoder).

5. With What Effect? (dampak/efek). Dampak/efek yang terjadi pada komunikan(penerima) setelah menerima pesan dari sumber,seperti perubahan sikap,bertambahnya pengetahuan, dll.

Contoh: Komunikasi antara guru dengan muridnya. Guru sebagai komunikator harus memiliki pesan yang jelas yang akan disampaikan kepada murid atau komunikan.Setelah itu guru juga harus menentukan saluran untuk berkomunikasi baik secara langsung(tatap muka) atau tidak langsung(media).Setelah itu guru harus menyesuaikan topic/diri/tema yang sesuai dengan umur si komunikan,juga harus menentukan tujuan komunikasi/maksud dari pesan agar terjadi dampak/effect pada diri komunikan sesuai dengan yang diinginkan.

Kesimpulan: Komunikasi adalah pesan yang disampaikan kepada komunikan(penerima) dari komunikator(sumber) melalui saluran-saluran tertentu baik secara langsung/tidak langsung dengan maksud memberikan dampak/effect kepada komunikan sesuai dengan yang diingikan komunikator.Yang memenuhi 5 unsur who, says what, in which channel, to whom, with what effec

LATAR BELAKANG KOMUNIKASI SEBAGAI ILMU

Asal Usul ilmu komunikasi itu sendiri sebenarnya tampil pada zaman Yunani kuno (SM) yang digagas oleh Aristoteles. Dalam gagasan tersebut ia menyebutkan bahwa di dalam komunikasi itu terdapat komunikator, pesan dan penerima. Kesimpulan dari gagasan itu ialah jika komunikator menentukan gagasn atau pesan, kemudian diarahkan pada khalayak pilihannya, melalui saluran atau media yang dimilikinya atau dikuasainya maka akan keluar hasil yang diinginkan. Dalam perkembangan selanjutnya, gagasan itu terus dikembangkan kemudian melahirkan dua bentuk komunikasi yang masing­masing berkembang di benua yang berbeda. Pertama ilmu publisistik di Jerman. Kedua ilmu komunikasi massa di Amerika. Perpaduan dari kedua bentuk ini lah yang meneteskan ilmu komunikasi yang kita kenal sekarang ini. Perpaduan ini tidak lepas dari upaya­upaya Stappers melalui karya Gabner. Artinya, itu merupakan titik awal tampaknya ilmu komunkasi

SEJARAH KOMUNIKASI

Sejarah komunikasi pada mulanya hanya merupakan upaya atau cara manusia menyampaikan ide, gagasan, kemauan, hasrat dan lain sebagainya, upaya tersebut hanya supaya manusia bisa saling berhubungan. Pada waktu itu, Komunikasi tidak dianggap sebagai sesuatu yang harus diberi perhatian, dikaji atau distrukturkan. Namun, pada abad ke­5 sebelum masehi, di Yunani berkembang suatu ilmu yang mengkaji proses pernyataan antar manusia yang diberi nama retorika yang berarti seni berpidato dan beragumentasi yang bersifat menggugah atau seni yang menggunakan bahasa secara lancar untuk memengaruhi dan mengajak. Retorika mendapat pembahasan khusus bahkan beberapa pemikir itu menempatkan retorika sebagai hal penting dalam masyarakat dan pemerintahan. Pada perkembangan awal, batasan komunikasi yang dapat kita terapkan adalah percakapan atau penyampaian gagasan antar manusia secara lisan dan bertatap muka baik berupa pidato maupun diskusi, dengan tujuan mendidik, membangkitkan kepercayaan, dan menggerakkan perasaan orang lain.Komunikasi terus berkembang, tidak hanya menyampaikan gagasan melalui lisan.Pada zaman kekaisaran romawi, Julius Caesar membuat papan pengumuman yang dinamakan Acta Diurna. Penyampaian gagasan mengenai apa yang penting bagi masyarakat telah bertambah, dari sekadar lisan menjadi bentuk tulisan. Hal ini terus berkembang setelah ditemukannya kertas, penemuan mesin cetak, dan terbitnya surat kabar pertama . Setelah surat kabar peradaban manusia juga berkembang dan ditemukanlah radio, film, televisi, dan sejumlah media lain.

MUNCULNYA TEKNOLOGI SEBAGAI ALAT

Sejarah perkembangan teknologi informasi dan komunikasi juga tak lepas dari sejarah peradaban manusia di Bumi ini. Pada zaman dulu penyampaian informasi juga dilakukan mulai dari gambargambar yang terletak pada dinding gua, peletakan tonggak sejarah berupa prasasti. Berikut ini adalah sejarah perkembangan TIK (Teknologi Informasi dan Komunikasi) mulai dari zaman pra­sejarah sampai ke zaman modern sekarang ini.

1. Masa Prasejarah

Pada zaman ini, teknologi informasi dan komunikasi yang dilakukan oleh manusia berfungsi sebagai sistem untuk pengenalan bentuk­bentuk yang manusia kenal. Untuk menggambarkan informasi yang diperoleh, mereka menggambarkannya pada dinding­dinding gua tentang berburu dan binatang buruannya. Pada masa ini, manusia mulai mengidentifikasi benda­benda yang ada di sekitar lingkungan tempat tinggal mereka, kemudian melukiskannya pada dinding gua tempat tinggalnya. Awal komunikasi mereka pada zaman ini hanya berkisar pada bentuk suara dengusan dan menggunakan isyarat tangan.

Pada zaman prasejarah mulai diciptakan dan digunakan alat­alat yang menghasilkan bunyi dan isyarat, seperti gendang, terompet yang terbuat dari tanduk binatang, dan isyarat asap sebagai alat pemberi peringatan terhadap bahaya.

3000 SM

Untuk yang pertama kali, tulisan digunakan oleh bangsa Sumeria dengan menggunakan simbolsimbol yang dibentuk dari piktografi sebagai huruf. Simbol atau huruf­huruf ini juga mempunyai bentuk bunyi (penyebutan) yang berbeda sehingga mampu menjadi kata, kalimat, dan bahasa.

2900 SM

Pada 2900 SM, bangsa Mesir Kuno menggunakan huruf hieroglif. Hieroglif merupakan bahasa simbol, dimana setiap ungkapan diwakili oleh simbol yang berbeda. Jika simbol­simbol tersebut digabungkan menjadi satu rangkaian, maka akan menghasilkan sebuah arti yang berbeda. Bentuk tulisan dan bahasa hieroglif ini lebih maju dibandingkan dengan tulisan bangsa Sumeria.

500 SM

Manusia sudah mengenal cara membuat serat dari pohon papyrus yang tumbuh di sekitar sungai Nil. Serat papyrus dapat digunakan sebagai kertas. Kertas yang terbuat dari serat pohon papyrus menjadi media untuk menulis atau media untuk menyampaikan informasi yang lebih kuat dan fleksibel dibandingkan dengan lempengan tanah liat yang sebelumnya juga digunakan sebagai media informasi.

105 M

Pada masa ini, bangsa Cina berhasil menemukan kertas. Kertas yang ditemukan oleh bangsa Cina pada masa ini adalah kertas yang kita kenal sekarang. Kertas ini dibuat dari serat bambu yang dihaluskan, disaring, dicuci, kemudian diratakan dan dikeringkan. Penemuan ini juga memungkinkan sistem pencetakan yang dilakukan dengan menggunakan blok kayu yang ditoreh dan dilumuri oleh tinta atau yang kita kenal sekarang dengan sistem cap.

2. Masa Modern (1400 M s.d. Sekarang)

Tahun 1455

Pada 1455, untuk pertama kalinya Johann Gutenberg mengembangkan mesin cetak dengan menggunakan plat huruf yang terbuat dari besi dan dapat diganti­ganti dalam bingkai yang terbuat dari kayu.

Tahun 1830

Augusta Lady Byron menulis program komputer yang pertama di dunia. Ia bekerja sama dengan Charles Babbage menggunakan mesin analytical yang didesain sehingga mampu memasukkan data, mengolah data, dan menghasilkan bentuk keluaran dalam sebuah kartu. Mesin ini dikenal sebagai bentuk komputer digital yang pertama, walaupun cara kerjanya lebih bersifat mekanis daripada bersifat digital.

Tahun 1837

Telegraf dan Penemunya (Samuel Morse) Samuel Morse mengembangkan telegraf dan bahasa kode morse bersama Sir William Cook dan Sir Charles Wheatstone. Morse menggunakan kode­kode sederhana untuk mewakili pesan­pesan yang ingin dikirimkan dengan menggunakan pulsa listrik melalui kabel tunggal. Namun sinyal­sinyal yang dapat dikirim dengan baik hanya berada dalam jarak 32 km. Untuk jarak yang lebih jauh, sinyal­sinyal yang diterima menjadi terlalu lemah untuk direkam. Kemudian, Morse membangun peralatan relai yang ditempatkan di setiap 32 km dari stasiun sinyal. Relai tersebut berfungsi untuk mengulangi sinyal yang diterima dan mengirimnya kembali ke 32 km berikutnya. Relai terdiri dari sakelar yang dioperasikan secara elektromagnetik. Sistem telegraf kemudian segera digunakan untuk bisnis yang membutuhkan pengiriman pesan secara cepat untuk jarak yang jauh, seperti surat kabar dan pesan untuk perjalanan kereta api.

Tahun 1877

Pada 1877, Alexander Graham Bell menciptakan dan mengembangkan telepon yang dipergunakan pertama kali secara umum. Pada 1879, sistem pemanggilan telepon mulai menggunakan nomor yang menggantikan sistem pemanggilan nama. Hal ini untuk mencegah operator yang tidak mengenal semua pelanggan. Sistem penomoran telepon menggunakan huruf dan angka, dimana nomor telepon menggunakan sistem dua huruf dan lima digit angka.

Tahun 1889

Pada 1889, Herman Hollerith menerapkan prinsip kartu perforasi untuk melakukan penghitungan. Tugas pertamanya adalah menemukan cara yang lebih cepat untuk melakukan perhitungan bagi Biro Sensus Amerika Serikat. Sensus yang dilakukan pada 1880 membutuhkan waktu tujuh tahun untuk menyelesaikan perhitungan. Dengan berkembangnya populasi, Biro Sensus tersebut memperkirakan bahwa dibutuhkan waktu sepuluh tahun untuk menyelesaikan perhitungan sensus. Hollerith menggunakan kartu perforasi untuk memasukkan data sensus yang kemudian diolah oleh alat tersebut secara mekanik. Sebuah kartu dapat menyimpan hingga 80 variabel. Dengan menggunakan alat tersebut, hasil sensus dapat diselesaikan dalam waktu enam minggu. Selain memiliki keuntungan dalam bidang kecepatan, kartu tersebut berfungsi sebagai media penyimpan data. Tingkat kesalahan perhitungan juga dapat ditekan secara drastis.

Tahun 1931 P

ada 1931, Vannevar Bush membuat sebuah kalkulator untuk menyelesaikan persamaan differensial. Mesin tersebut dapat menyelesaikan persamaan differensial kompleks yang selama ini dianggap rumit oleh kalangan pelajar dan mahasiswa. Mesin tersebut sangat besar dan berat karena ratusan gerigi dan poros yang dibutuhkan untuk melakukan perhitungan.

Tahun 1939

Pada 1939, Dr. John V. Atanasoff dan dibantu oleh Clifford Berry berhasil menciptakan komputer elektronik digital pertama. Sejak saat ini, komputer terus mengalami perkembangan sehingga menjadi semakin canggih. Mengenai sejarah perkembangan komputer ini akan dijelaskan pada bagian berikutnya.

Tahun 1973 – 1990

Pada masa ini, istilah internet diperkenalkan dalam sebuah paper tentang TCP/IP. Secara harfiah, internet (interconnected networking) diartikan sebagai rangkaian komputer yang terhubung di dalam beberapa rangkaian. Rangkaian pusat yang membentuk internet diawali pada 1969 sebagai ARPANET yang dibangun oleh ARPA (United States Department of Defense Advanced Research Projects Agency). Beberapa penyelidikan awal yang disumbang oleh ARPANET di antaranya adalah kaidah rangkaian tanpa pusat (decentralised network), teori queueing, dan kaidah pertukaran paket (packet switching).

Pada 1981, National Science Foundation mengembangkan backbone yang disebut CSNET dengan kapasitas 56 Kbps untuk setiap institusi dalam pemerintahan.

Pada 1 Januari 1983, ARPANET menukar protokol rangkaian pusatnya, dari NCP ke TCP/IP. Ini merupakan awal dari Internet yang kita kenal sekarang. Kemudian pada 1986, IETF mengembangkan sebuah server yang berfungsi sebagai alat koordinasi di antara DARPA, ARPANET, DDN, dan Internet Gateway. Pada 1990­an, internet telah berkembang dan menyambungkan banyak pengguna jaringan­jaringan komputer yang ada.

Tahun 1991 – Sekarang

Sistem bisnis dalam bidang IT pertama kali terjadi ketika CERN memungut bayaran dari para anggotanya untuk menanggulangi biaya operasionalnya. Pada 1992, mulai terbentuk komunitas internet dan diperkenalkannya istilah World Wide Web (www) oleh CERN. Pada 1993, NSF membentuk InterNIC untuk menyediakan jasa pelayanan internet menyangkut direktori dan penyimpanan data serta database (oleh AT&T), jasa registrasi (oleh Network Solution Inc), dan jasa informasi (oleh General Atomics/CERFnet). Pada 1994, pertumbuhan internet melaju dengan sangat cepat dan mulai merambah ke dalam berbagai segi kehidupan manusia dan menjadi bagian yang tidak dapat dipisahkan dari manusia. Pada 1995, perusahaan umum mulai diperkenankan menjadi provider dengan membeli jaringan di backbone. Langkah ini memulai pengembangan teknologi informasi, khususnya internet dan penelitian­penelitian untuk mengembangkan sistem dan alat yang lebih canggih.

Ideografi (ideogram) adalah simbol grafis yang mewakili ide daripada sekelompok huruf. Para ahli berpendapat bahwa ideografi ini telah dipakai sejak zaman purbakala di dataran eropa dan tetap menjadi bagian dari budaya manusia lebih dari 3000 tahun. Ideogram adalah jenis tulisan/simbol yang dimaknai menurut kenampakan visual yang kemudian diterjemahkan sebagai sebuah ide, atau sebuah kalimat. Gambar 'sebuah mata' misalnya, dengan memfungsikannya sebagai ideogram, maka anda bisa mengartikannya sebagai 'seseorang sedang mengintip'. Lambang tidak sekadar mewakili benda, tetapi dapat pula mewakili gagasan tertentu. Lambang demikian dinamakanideogram. Tulisan hieroglip di Mesir, tulisan bangsa Aztek di Meksiko, dan tulisan paku di Asiriaa­Babilonia, merupakan contoh penggunaan yang berubah menjadi ideogram.

Ideogram adalah suatu versi lanjutan dari pictogram. Ini adalah simbol visual atau grafis yang mewakili ide. Beberapa komunitas di seluruh dunia datang dengan ideogram yang bervariasi untuk mewakili ide­ide sebanyak mungkin, namun, ide­ide seperti ekspresi emosi bersifat universal di alam, sehingga ideogram banyak mengungakp ciri manusia dengan ekspresinya di masa itu. Ideografi

adalah sumber awal untuk sebagian besar sistem penulisan logographic seperti naskah di Cina. Karena bahasa dibentuk dari penggambaran ide­ide, tentang bagaimana sifat garis, tentang bagaimana keterwakilan manusia dalam tulisan.

Komunikasi

Komunikasi adalah sebuah bagian penting yang tidak dapat dipisahkan dari kehidupan manusia sebagai makhluk sosial. Secara etimologis, kata komunikasi berasal dari bahasa latin “communicare” yang artinya “menyampaikan”.

Menurut asal katanya tersebut, arti komunikasi adalah proses penyampaian makna dari satu entitas atau kelompok ke kelompok lainnya melalui penggunaan tanda, simbol, dan aturan semiotika yang dipahami bersama.

Dari penjelasan tersebut, dapat dipahami bahwa pengertian komunikasi adalah suatu aktivitas penyampaian informasi, baik itu pesan, ide, dan gagasan, dari satu pihak ke pihak lainnya yang dilakukan secara langsung maupun tidak langsung.pengungkapan pikiran dalam bentuk kata­kata yang ditujukan kepada orang banyak untuk menyatakan selamat, menyambut kedatangan tamu, memperingati hari­hari besar tertentu, dan berbagai bentuk kegiatan lainnya. Pada hakikatnya pidato termasuk seni monolog dalam keterampilan berbicara. Pidato bersifat dua arah, yaitu pembicara harus memperhatikan lawan bicaranya walaupun pembicara lebih banyak mendominasi pembicaraan. Lawan bicara harus mendengarkan pesan­pesan yang disampaikan pembicara baik berupa kata­kata (verbal) atau bukan kata­kata (non verbal) sehingga apa yang disampaikan dapat diterima dipahami dengan sempurna. Pidato biasanya disampaikan oleh pemimpin atau orang yang dianggap penting untuk memberikan arahan atau nasihat kepada para pendengarnya, karena fungsi dari pidato adalah untuk memberikan informasi, nasihat, motivasi, peringatan, dan pengetahuan. Agar pidato kita bisa diterima dengan baik oleh audien, ucapan atau kalimat harus disusun dengan baik dan rapi sesuai dengan kaidah bahasa yang berlaku. Kalimat yang tersusun secara runut dan sistematis supaya enak didengarkan serta dapat memberikan kesan positif bagi orang yang mendengarkan.informasi adalah pesan (ucapan atau ekspresi) atau kumpulan pesan yang terdiri dari order sekuens dari simbol, atau makna yang dapat ditafsirkan dari pesan atau kumpulan pesan. Informasi dapat direkam atau ditransmisikan. Hal ini dapat dicatat sebagai tanda­tanda, atau sebagai sinyal berdasarkan gelombang. Informasi adalah jenis acara yang mempengaruhi suatu negara dari sistem dinamis. Para konsep memiliki banyak arti lain dalam konteks yang berbeda. Informasi bisa dikatakan sebagai pengetahuan yang didapatkan dari pembelajaran, pengalaman, atau instruksi . Informasi telah digunakan untuk seluruh segi kehidupan manusia secara individual, kelompok maupun organisasi. Pada tingkat individu, informasi digunakan untuk pengetahuan tentang pendidikan, kesehatan, lapangan pekerjaan maupun jenis produk atau jasa. Kegunaan informasi ditentukan oleh tujuan pengguna, ketelitian pengolahan data, ruang dan waktu serta bentuk dan keadaan semantik.Kalimat adalah satuan bahasa berupa kata atau rangkaian kata yang dapat berdiri sendiri dan menyatakan makna yang lengkap. Kalimat adalah satuan bahasa terkecil yang mengungkapkan pikiran yang utuh, baik dengan cara lisan maupun tulisan. Dalam wujud lisan, kalimat diucapkan dengan suara naik turun dan keras lembut, disela jeda dan diakhiri dengan intonasi akhir. Sedangkan dalam wujud tulisan berhuruf latin, kalimat dimulai dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda titik (.) untuk menyatakan kalimat berita atau yang bersifat informatif, tanda tanya (?) untuk menyatakan pertanyaan dan tanda seru (!) untuk menyatakan kalimat perintah.

Sekurang­kurangnya kalimat dalam ragam resmi, baik lisan maupun tertulis, harus memiliki sebuah subjek (S) dan sebuah predikat (P). Bila tidak memiliki kedua unsur tersebut, pernyataan itu bukan kalimat, melainkan hanya sebuah frasa. Di sini, kalimat dibagi menjadi dua, yakni kalimat tunggal dan kalimat majemuk.penulisan adalah sebutan bagi orang yang melakukan pekerjaan menulis, atau menciptakan suatu karya tulis.

Menulis adalah kegiatan membuat huruf (angka) menggunakan alat tulis di suatu sarana atau media penulisan, mengungkapkan ide, pikiran, perasaan melalui kegiatan menulis, atau menciptakan suatu karangan dalam bentuk tulisan.

Karya tulis bisa berupa karya tulis ilmiah: penelitian, makalah, jurnal; tulisan jurnalistik:artikel, opini, feature; sastra atau fiksi (termasuk prosa, novel, cerpen, puisi). Format tulisan penerbit berupa media cetak:buku, majalah, tabloid, koran; media daring/internet: situs web, blog; media jejaring sosial: Facebook, Twitter, Google plus dan sebagainya.

Padanan istilah penulis adalah pengarang, penggubah, prosais, pujangga, sastrawan. Berpadan kata pula dengan pencatat, carik (Jawa), dabir (arkais), juru tulis, katib (Arab), kerani, klerek (arkais), panitera, sekretaris, setia usaha. Pelukis dan penggambar kadang kala juga dimasukkan sebagai padan kata penulis.

KOMPONEN KOMPONEN KOMUNIKASI

PESAN

Pesan merupakan ide­ide dan perasaan yang dibagi antara pengirim dan penerima. Inti dari sebuah peristiwa komunikasi adalah pesan, suatu maksud atau gagasan yang ingin disampaikan. Faktor yang mempengaruhi suatu pesan diterima adalah kejelasan, kesiapan penerima, kompleksitas, panjangnya pesan, dan informasi yang terorganisir. Ide­ide dan perasaan dikomunikasikan jika ide atau gagasan itu dipresentasikan dengan simbol­simbol. Simbol terdiri dari dua, yaitu simbol verbal dan nonverbal. Simbol verbal bersifat terbatas dan kompleks, sedangkan simbol nonverbal dapat berupa ekspresi wajah, gestikulasi, postur tubuh, tekanan suara, penampilan dan lain­lain.

PEMBERI PESAN

Setiap orang terlibat dalam komunikasi karena memiliki informasi, gagasan, dan perasaan yang mereka bagi kepada orang lain. Komunikasi tidak berjalan satu arah, namun bersifat timbal balik antara pemberi pesan dan penerima pesan. Pemberi pesan dapat menjadi penerima pesan, dan penerima pesan dapat menjadi pemberi pesan. Peran­peran ini dapat terjadi saat komunikasi sedang berlangsung.

UMPAN BALIK

Umpan Balik merupakan respon yang diberikan oleh penerima dan pemberi pesan dalam sebuah peristiwa komunikasi. Dengan adanya umpan balik, para partisipan yang terlibat dalam peristiwa komunikasi dapat mengetahui bahwa gagasan atau perasaan mereka diterima sesuai dengan yang diharapkan. Pengirim dan penerima pesan dalam komunikasi tatap muka memiliki kesempatan yang sangat besar untuk memberikan umpan balik secara langsung. Dalam komunikasi tatap muka ini, para partisipan dapat memiliki kesempatan untuk melihat apakah pesan yang disampaikan dipahami dan diikuti atau tidak.

GANGUAN

Gangguan adalah segala sesuatu yang mengganggu komunikasi, termasuk sikap dan emosi penerima dan pemberi pesan. Stres, cemas, sikap­sikap negatif dan motivasirendah merupakan faktor yang mempengaruhi gangguan. Gangguan dapat terjadi dalam tiga bentuk yakni eksternal, internal, dan semantik.

GANGAUN INTERNAL

Gangguan internal terjadi dalam pikiran penerima dan pemberi pesan. Bila pemberi dan penerima pesan tidak fokus pada pesan atau komunikasi yang sedang terjadi, maka pesan tidak dapat dimengerti atau disampaikan sebagaimana mestinya. Misalnya, seorang mahasiswa tidak mendengar dosennya, karena pada saat dosen mengajar, mahasiswa tersebut sedang berpikir tentang makan siang.

GANGUAN Semantik (Semantic Noise)

Gangguan semantik disebabkan oleh reaksi emosional para partisipan terhadap kata­kata yang digunakan. Para partisipan biasanya memiliki reaksi negatif terhadap orang­orang yang membuat pernyataan.

GANGUAN EXTERNAL

Gangguan eksternal datang dari lingkungan. Lingkungan dapat berupa udara panas maupun dingin, kegaduhan dan suasana yang tidak menyenangkan lainnya. Kondisi­kondisi yang tidak menyenangkan dapat mengganggu penerima dan pemberi pesan dalam memahami pesan yang disampaikan.

SETTING (LINGKUNGAN)

Setting adalah lingkungan di mana komunikasi terjadi. Setting dapat memiliki pengaruh yang signifikan pada komunikasi. Formal Setting tepat untuk presentasi formal. Misalnya auditirorium yang baik digunakan untuk memberikan pidato, dan presentasi, tetapi tidak baik untuk percakapan yang bersifat personal dan intim.

MEDIA/ SALURAN

Media/saluran adalah perantara yang digunakan untuk menyampaikan suatu pesan. Dalam komunikasi tatap muka, media yang utama adalah suara dan pandangan. Media yang lain berupa radio, televisi, tape, surat kabar, dan majalah.

Empathy (Empati)

Artinya kemampuan individu untuk memahami lawan bicara berdasarkan sudut pandang lawan bicaranya tersebut. Kemampuan ini membantu individu untuk mengerti apa yang dilalui oleh lawan bicaranya secara emosional. Jadi ikut merasakan perasaan orang lain.

Openness (Keterbukaan)

Artinya tiap pihak bersedia membuka diri atau membagi informasi tentang dirinya yang biasanya dirahasiakan, dan juga bersedia mendengarkan pesan dari lawan bicara secara terbuka dan merespon dengan jujur.

Supportiveness (Sikap Mendukung)

Terdiri dari dukungan yang terucap maupun yang tidak terucap, seperti senyuman atau anggukan kepala. Memperlihatkan sikap mendukung dengan bersikap: deskriptif bukan evaluatif, spontan bukan strategik, dan provisional bukan sangat yakin

Positiveness (Sikap positif)

Mengacu pada kemampuan individu dalam menggunakan pesan yang positif. Memuji hal­hal positif yang dimiliki oleh lawan bicara, mengekspresikan kepuasan dalam berkomunikasi dengannya, tersenyum, menjaga kedekatan posisi tubuh pada saat berbicara, dll.

kalimat

Kalimat adalah satuan bahasa berupa kata atau rangkaian kata yang dapat berdiri sendiri dan menyatakan makna yang lengkap. Kalimat adalah satuan bahasa terkecil yang mengungkapkan pikiran yang utuh, baik dengan cara lisan maupun tulisan. Dalam wujud lisan, kalimat diucapkan dengan suara naik turun dan keras lembut, disela jeda dan diakhiri dengan intonasi akhir. Sedangkan dalam wujud tulisan berhuruf latin, kalimat dimulai dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda titik (.) untuk menyatakan kalimat berita atau yang bersifat informatif, tanda tanya (?) untuk menyatakan pertanyaan dan tanda seru (!) untuk menyatakan kalimat perintah. Sekurang­kurangnya kalimat dalam ragam resmi, baik lisan maupun tertulis, harus memiliki sebuah subjek (S) dan sebuah predikat (P). Bila tidak memiliki kedua unsur tersebut, pernyataan itu bukan kalimat, melainkan hanya sebuah frasa.

Equality (Kesetaraan)

Komunikasi interpersonal akan lebih efektif bila suasananya setara. Artinya, harus ada pengakuan secara diam­diam bahwa kedua pihak sama­sama bernilai dan berharga, dan bahwa masing­masing pihak mempunyai sesuatu yang penting untuk dibagi. Dalam suatu hubungan interpersonal yang ditandai oleh kesetaraan, perselisihan dan konflik lebih dillihat sebagai upaya untuk memahami perbedaan yang pasti ada daripada sebagai kesempatan untuk menjatuhkan pihak lain. Kesetaraan tidak mengharuskan individu untuk menerima dan menyetujui begitu saja semua perilaku verbal dan nonverbal pihak lain. Kesamaan kepribadian bertujuan agar masing­masing pihak yang berkomunikasi merasa dihargai dan dihormati sebagai manusia yang memiliki suatu yang penting untuk dikontribusi kepada orang lain.

Proses komunikasi

Proses komunikasi merupakan unsur terpenting dalam menentukan berhasil atau tidaknya proses penyampaian pesan dari komunikator kepada komunikan yang menjadi tujuan utama dari komunikasi. Jika proses ini berjalan dengan baik, maka hasilnya juga pasti sesuai dengan yang diharapkan oleh komunikator.

Begitupun sebaliknya, jika proses komunikasi sudah berantakan, maka komunikasi tidak akan berjalan dengan efektif. Proses komunikasi yang salah inilah yang kemudian menimbulkan misunderstanding atau salah paham. Wajar saja, hal ini dikarenakan proses komunikasi merupakan sebuah jalan yang menjadi perantara penyampaian informasi. Jika jalan tersebut putus atau rusak maka hasilnya pasti berantakan

Komunkasi Secara Skunder

Proses komunikasi ini adalah lanjutan dari proses komunikasi primer dimana terdapat alat atau sarana sebagai media kedua setelah memakai lambang sebagai media pertama dalam penyampaian pesan oleh sesorang kepada orang lainnya. Biasanya penggunaan alat atau sarana ini digunakan seseorang dalam melancarkan komunikasi dimana komunikannya berada relatif jauh atau berjumlah banyak. Terdapat beberapa contoh media kedua yang dimaksud yang sering digunakan dalam komunikasi, yaitu telepon, surat, surat kabar, radio, majalah, televisi, dan banyak lainnya. Peranan media sekunder ini dilihat penting dalam proses komunikasi karena dapat menciptakan efiesiensi dalam mencapai komunikan. Contohnya adalah surat kabar atau televisi dimana media ini dapat mencapai komunikan dengan jumlah yang sangat banyak dengan hanya menyampaikan sebuah pesan satu kali saja. Tetapi kekurangan dari media sekunder ini adalah keefektifan dan keefesiensian penyebaran pesan­pesan yang bersifat persuasif karena kerangka acuan khalayak yang menjadi sasaran komunikasinya tidak diketahui komunikator dan dalam prosesnya, umpan balik berlangsung tidak pada saat itu yang dalam hal ini disebut umpan balik tertunda (delayed feedback). Dalam proses komunikasi secara sekunder, komunikator harus memperhitungkan ciri­ciri atau sifat­sifat media yang digunakan 8 dalam menata lambang­lambang yang akan diformulasikan dari isi pesan komunikasi.

Komunkasi Secara Primer

…proses penyampaian pikiran dan atau perasaan seseorang kepada orang lain dengan menggunakan lambang sebagai media. Lambang sebagai media primer dalam proses komunikasi adalah bahasa, kial, isyarat, gambar, warna, dan lain sebagainya yang secara langsung mampu menerjemahkan pikiran atau perasaan komunikator kepada komunikan. Bahwa bahasa yang paling banyak digunakan dalam komuniasi adalah jelas karena hanya bahasalah yang mampu menerjemahkan pikiran seseorang kepada orang lain. Apakah itu berbentuk ide, informasi atau opini; baik mengenai hal yang konkret maupun abstrak, bukan saja tentang hal atau peristiwa yang terjadi pada saat sekarang, melainkan juga pada waktu yang lalu dan masa yang akan datang”, (Effendy, 2011:11). Pada tahapan pertama, seorang komunikator menyandi (encode) pesan atau informasi yang akan disampaikan kepada komunikan. Pada tahap ini komunikator mentransisikan pikiran/ perasan ke dalam lambang yang diperkirakan 7 dapat dimengerti oleh komunikan. Kemudian komunikan mengawasandi (decode) pesan ataupun informasi tersebut dimana komunikan menafsirkan lambang yang mengandung pikiran atau perasaan komunikator tadi dalam konteks pengertiannya. Setelah itu, komunikan akan bereaksi (response) tehadap pesan tersebut dan memberikan umpan balik (feedback). Jika terdapat umpan balik positif, komunikan akan memberikan reaksi yang menyenangkan sehingga komunikasi berjalan lancar. Sebaliknya, jika terdapat umpan balik negatif, komunikan memberikan reaksi yang tidak menyenangkan sehinngga komunikator enggan melanjutkan komunikasinya. Dalam tahap umpan balik ini, terdapat transisi fungsi dimana komunikan menjadi encoder dan komunikator menjadi decoder.

Tujuan Komunkasi

Tujuan komunikasi adalah satu atau beberapa target dalam mengkomunikasikan data, pengetahuan (wawasan), dan emosi. Tujuan komunikasi menurut para ahli dapat berupa target yang dimiliki individu dalam meningkatkan kemampuan berbicara di depan umum atau target yang dipegang oleh kelompok untuk meraih tingkatan komunikasi yang lebih baik dengan klien. Tujuan komunikasi juga dapat membawa beberapa manfaat komunikasi lainnya. Sebagai contoh, tujuan komunikasi dapat menjadi tujuan bisnis di beberapa bidang. Salah satunya seperti, bidang pemasaran.

1. Memberikan Informasi

Salah satu tujuan komunikasi yang paling dasar adalah memberikan suatu informasi kepada target audiens kita. Sebagai contoh, tim Human Resource (HRD) memiliki tujuan komunikasi untuk menyampaikan informasi baru terkait peraturan dan kebijakan baru kepada seluruh karyawan di dalam organisasi atau perusahaan. Tanpa komunikasi yang baik, tentunya karyawan tidak akan tahu apa-apa tentang kebijakan baru di perusahaan tersebut, bukan?

2. Meyakinkan atau Membujuk Seseorang dan Kelompok.

Tujuan komunikasi yang kedua adalah mengubah pola pikir dari target audiens kita tentang suatu hal. Bagaimana contohnya? Jika 40% orang-orang di dalam organisasi atau perusahaan rekan pembaca berpikir bahwa strategi di dalam perusahaan adalah kebijakan yang irasional (tidak masuk akal), maka disinilah tujuan komunikasi harus memainkan perannya. Para pemimpin atau staf Human Resource harus bisa mencapai tujuan komunikasinya dengan sangat baik, yaitu berhasil dalam membujuk atau meyakinkan 40% karyawan lainnya bahwa kebijakan tersebut hadir demi kebaikan kita semua.

3. Menyampaikan Emosi.

Setiap manusia memiliki sisi emosional di dalam dirinya, baik itu terkait dengan kesedihan, marah, rasa bahagia, ketakutan, dan lain sebagainya. Melalui komunikasi inilah seseorang bertujuan untuk menyampaikan emosi kepada orang lain. Beberapa contoh diantaranya seperti, menceritakan kisah lucu sehingga orang lain juga bisa ikut tertawa, menghibur orang lain dan menyampaikan rasa empati kepada orang yang sedang terkena musibah.

4. Mempengaruhi Orang Lain.

Sikap mempengaruhi akan membuat orang lain mengubah tindakan atau aksi yang mereka lakukan. Bagaimana contoh tujuan komunikasi ini dalam dunia kerja? Sebagai contoh, seorang tim marketing ketika bertemu dengan klien harus melakukan komunikasi yang baik yaitu, berusaha mempengaruhi klien untuk membeli produk atau layanan jasa mereka melalui presentasi bisnis yang baik.

5. Menyampaikan Persepsi.

Apa yang dimaksud dengan persepsi? Persepsi adalah suatu ide, emosi atau pemikiran yang tidak terlalu kuat, namun dapat mempengaruhi sikap dan tindakan seseorang. Dalam kehidupan pekerjaan, seorang pemimpin dapat menyampaikan persepsinya kepada anggota tim, begitu juga sebaliknya. Dalam hal ini, kegiatan komunikasi bertujuan untuk menjalin hubungan yang baik antara satu individu dengan individu lainnya, sehingga setiap orang akan mampu memahami persepsi orang lain.

6. Menangkap Wawasan (Ilmu Pengetahuan) dengan Baik.

Komunikasi bertujuan untuk mempermudah individu dalam menangkap wawasan dan ilmu pengetahuan dengan lebih cepat. Bagaimana contohnya? Menyampaikan wawasan tersebut melalui, dokumen, media dan presentasi. Dengan cara ini, orang lain akan jauh lebih mudah dalam melihat dan memahami data-data yang disampaikan oleh pengirim pesan (presenter).

7. Pengembangan Wawasan (Ilmu Pengetahuan).

Salah satu tujuan komunikasi adalah membantu kita dalam mengembangkan wawasan atau ilmu pengetahuan baru. Misalnya, tim marketing dalam perusahaan Anda sedang mengalami kesulitan untuk memecahkan tantangan baru dalam bidang customer service.

8. Mengembangkan Talenta Baru.

Komunikasi bertujuan untuk membantu kita dalam melakukan pengembangan diri terutama dalam hal keterampilan atau talenta. Misalnya, seseorang ingin mengembangkan talenta di dalam dirinya untuk menjadi seorang ahli di dalam public speaking atau menjadi pendengar yang baik. Ketika individu tersebut berhasil melakukannya, maka ini mengindikasikan bahwa dirinya telah berhasil mencapai tujuan komunikasi yang diharapkan.

9. Penggunaan Wawasan (Ilmu Pengetahuan).

Tujuan komunikasi ini membuat seseorang benar-benar menggunakan wawasan, pesan dan informasi yang dimilikinya dalam kehidupan sehari-hari. Maksudnya, bagaimana seseorang benar-benar menerapkan wawasan dan keterampilannya ke dalam kehidupan nyata. Misalnya, selama ini kita hanya membaca buku. Tapi, kita juga perlu menyampaikan nilai-nilai positif yang terkandung di dalam buku tersebut kepada orang lain. Dengan begitu, tujuan komunikasi yang ditargetkan dapat terimplementasikan secara baik.10. Mentransfer Wawasan (Ilmu Pengetahuan) kepada Orang Lain.

Komunikasi bertujuan agar kita lebih mudah dalam mentransfer atau menyampaikan ilmu dan wawasan yang dimiliki kepada orang lain. Komunikasi ini bisa dilakukan dengan cara bercerita tentang sejarah perusahaan di depan peserta pelatihan atau menulis buku dan jurnal yang nantinya akan dibaca oleh orang banyak. Tanpa komunikasi, orang akan sulit untuk menyebarkan ilmu pengetahuan yang mereka pahami.

11. Pendidikan dan Pelatihan

Tujuan komunikasi juga bisa membantu kita dalam memaksimalkan kualitas pendidikan dan pelatihan (education and training). Tahu ga rekan-rekan, pendidikan dan pelatihan ini memiliki lingkup yang lebih luas loh!

Komunikasi bertujuan untuk mendukung pendidikan dan pelatihan, karena hal ini merupakan gabungan antara mentransfer wawasan dengan mengembangkan talenta baru. Jadi melalui pendidikan dan pelatihan, kita bukan hanya mendapatkan ilmu baru, namun juga talenta atau keterampilan baru. Misalnya, seorang lulusan teknik yang sangat introvert belajar untuk berbicara di depan umum (public speaking). Sampai akhirnya dia berhasil menjadi seorang yang terampil dalam public speaking

komunikasi Non Verbal

Komunikasi nonverbal adalah proses komunikasi di mana pesan disampaikan tidak menggunakan kata-kata. Contoh komunikasi nonverbal ialah menggunakan gerak isyarat, bahasa tubuh, ekspresi wajah dan kontak mata, penggunaan objek seperti pakaian, potongan rambut, dan sebagainya, simbol-simbol, serta cara berbicara seperti intonasi, penekanan, kualitas suara, gaya emosi, dan gaya berbicara.

Para ahli di bidang komunikasi nonverbal biasanya menggunakan definisi "tidak menggunakan kata" dengan ketat, dan tidak menyamakan komunikasi non-verbal dengan komunikasi nonlisan. Contohnya, bahasa isyarat dan tulisan tidak dianggap sebagai komunikasi nonverbal karena menggunakan kata, sedangkan intonasi dan gaya berbicara tergolong sebagai komunikasi nonverbal. Komunikasi nonverbal juga berbeda dengan komunikasi bawah sadar, yang dapat berupa komunikasi verbal ataupun nonverbal.

Bahasa tubuh

Bahasa tubuh merupakan proses pertukaran pikiran dan gagasan di mana pesan yang disampaikan dapat berupa isyarat, ekspresi wajah, pandangan mata, sentuhan, artifak (lambang yang digunakan), diam, waktu, suara, serta postur dan gerakan tubuh

Kontak mata

Kontak mata (eye contact) adalah kejadian ketika dua orang melihat mata satu sama lain pada saat yang sama. Kontak mata merupakan salah satu bentuk komunikasi nonverbal yang disebut okulesik dan memiliki pengaruh yang besar dalam perilaku sosial. Frekuensi dan arti kontak mata sering bervariasi dalam berbagai budaya manusia.

Komunikasi verbal

Komunikasi verbal adalah komunikasi dengan menggunakan simbol-simbol verbal. Simbol verbal bahasa merupakan pencapaian manusia yang paling impresif. Ada aturan-aturan yang ada untuk setiap bahasa yaitu fonologi, sintaksis, semantik dan pragmatis.

Komunikasi verbal terbagi menjadi dua, komunikasilisa atau oral communication (berbicara dan mendengar, komuikasi tertulis atau written communication (menulis dan membaca).

Sintaktis

Dalam linguistik, sintaksis (dari Yunani Kuno: συν- syn-, "bersama", dan τάξις táxis, "pengaturan") atau ilmu nahu adalah ilmu mengenai prinsip dan peraturan untuk membuat kalimat dalam bahasa alami. Selain aturan ini, kata sintaksis juga digunakan untuk merujuk langsung pada peraturan dan prinsip yang mencakup struktur kalimat dalam bahasa apapun, sebagaimana "sintaksis Irlandia Modern."

Penelitian modern dalam sintaks bertujuan untuk menjelaskan bahasa dalam aturan ini. Banyak pakar sintaksis berusaha menemukan aturan umum yang diterapkan pada setiap bahasa alami. Kata sintaksis juga kadang digunakan untuk merujuk pada aturan yang mengatur sistematika, seperti logika, bahasa formal buatan, dan bahasa pemrograman komputer.yang di dasarkan pada ilmu hadis

Fonologi

Fonologi adalah ilmu tentang perbendaharaan bunyi-bunyi (fonem) bahasa dan distribusinya. Fonologi diartikan sebagai kajian bahasa yang mempelajari tentang bunyi-bunyi bahasa yang diproduksi oleh alat ucap manusia.. Bidang kajian fonologi adalah bunyi bahasa sebagai satuan terkecil dari ujaran dengan gabungan bunyi yang membentuk suku kata.

Asal kata fonologi, secara harfiah sederhana, terdiri dari gabungan kata fon (yang berarti bunyi) dan logi (yang berarti ilmu). Dalam khazanah bahasa Indonesia, istilah fonologi merupakan turunan kata dari bahasa Belanda, yaitu fonologie.

Fonologi terdiri dari 2 (dua) bagian, yaitu Fonetik dan Fonemik. Fonologi berbeda dengan fonetik. Fonetik mempelajari bagaimana bunyi-bunyi fonem sebuah bahasa direalisasikan atau dilafalkan. Fonetik juga mempelajari cara kerja organ tubuh manusia, terutama yang berhubungan dengan penggunaan dan pengucapan bahasa. Dengan kata lain, fonetik adalah bagian fonologi yang mempelajari cara menghasilkan bunyi bahasa atau bagaimana suatu bunyi bahasa diproduksi oleh alat ucap manusia. Sementara itu, Fonemik adalah bagian fonologi yang mempelajari bunyi ujaran menurut fungsinya sebagai pembeda arti.

Ada 3 (tiga) unsur penting ketika organ ucap manusia memproduksi bunyi atau fonem, yaitu:

• udara - sebagai penghantar bunyi,
• artikulator - bagian alat ucap yang bergerak, dan
• titik artikulasi (disebut juga artikulator pasif) - bagian alat ucap yang menjadi titik sentuh artikulator.

Ada beberapa istilah lain yang berkaitan dengan fonologi, antara lain: fona, fonem, vokal, dan konsonan. Fona adalah bunyi ujaran yang bersifat netral atau masih belum terbukti membedakan arti, sedangkan fonem adalah satuan bunyi ujaran terkecil yang membedakan arti.

Variasi fonem karena pengaruh lingkungan yang dimasuki disebut alofon. Gambar atau lambang fonem dinamakan huruf, jadi fonem berbeda dengan huruf. Variasi ini terdiri dari: vokal, konsonan, diftong (vokal rangkap), dan kluster (konsonan rangkap).

Vokal adalah fonem yang dihasilkan dengan menggerakkan udara keluar tanpa rintangan. Dalam bahasa, khususnya bahasa Indonesia, terdapat huruf vokal. Huruf vokal merupakan huruf-huruf yang dapat berdiri tunggal dan menghasilkan bunyi sendiri. Huruf vokal terdiri atas: a, i, u, e, dan o. Huruf vokal sering pula disebut huruf hidup.

Konsonan adalah fonem yang dihasilkan dengan menggerakkan udara keluar dengan rintangan. Dalam hal ini, yang dimaksud dengan rintangan adalah terhambatnya udara keluar oleh adanya gerakan atau perubahan posisi artikulator. Terdapat pula istilah huruf konsonan, yaitu huruf-huruf yang tidak dapat berdiri tunggal dan membutuhkan keberadaan huruf vokal untuk menghasilkan bunyi. Huruf konsonan tersebut terdiri atas: b, c, d, f, g, h, j, k, l, m, n, p, q, r, s, t, v, w, x, y, dan z. Huruf konsonan sering pula disebut sebagai huruf mati.

Bahasa

Bahasa (dari bahasa Sanskerta भाषा, bhāṣā) adalah kemampuan yang dimiliki manusia untuk berkomunikasi dengan manusia lainnya menggunakan tanda, misalnya kata dan gerakan. Kajian ilmiah bahasa disebut ilmu linguistik.

Perkiraan jumlah bahasa di dunia beragam antara 6.000–7.000 bahasa. Namun, perkiraan tepatnya bergantung pada suatu perubahan sembarang yang mungkin terjadi antara bahasa dan dialek. Bahasa alami adalah bicara atau bahasa isyarat, tetapi setiap bahasa dapat disandikan ke dalam media kedua menggunakan stimulus audio, visual, atau taktil, sebagai contohnya, tulisan grafis, braille, atau siulan. Hal ini karena bahasa manusia bersifat independen terhadap modalitas. Sebagai konsep umum, "bahasa" bisa mengacu pada kemampuan kognitif untuk dapat mempelajari dan menggunakan sistem komunikasi yang kompleks, atau untuk menjelaskan sekumpulan aturan yang membentuk sistem tersebut atau sekumpulan pengucapan yang dapat dihasilkan dari aturan-aturan tersebut. Semua bahasa bergantung pada proses semiosis untuk menghubungkan isyarat dengan makna tertentu.

Bahasa lisan dan bahasa isyarat memiliki sebuah sistem fonologis yang mengatur bagaimana simbol digunakan untuk membentuk urutan yang dikenal sebagai kata atau morfem, dan suatu sistem sintaks yang mengatur bagaimana kata-kata dan morfem digabungkan untuk membentuk frasa dan penyebutan.

Bahasa manusia unik karena memiliki sifat-sifat produktivitas, rekursif, dan pergeseran, dan karena secara keseluruhan bahasa manusia bergantung pula pada konvensi serta edukasi sosial. Strukturnya yang kompleks mampu memberikan kemungkinan ekspresi dan penggunaan yang lebih luas daripada sistem komunikasi hewan yang diketahui.

Sejak zaman hominin, bahasa diperkirakan mulai secara bertahap mengubah sistem komunikasi antarprimata. Primata kemudian mulai memperoleh kemampuan untuk membentuk suatu teori pikiran dan intensionalitas. Perkembangan tersebut terkadang diperkirakan bersamaan dengan meningkatnya volume otak, dan banyak ahli bahasa berpendapat bahwa struktur bahasa berkembang untuk melayani fungsi sosial dan komunikatif tertentu. Bahasa diproses pada banyak lokasi yang berbeda pada otak manusia, terutama di area Broca dan area Wernicke.

Manusia mengakuisisi bahasa lewat interaksi sosial pada masa balita, dan anak-anak sudah dapat berbicara secara fasih kurang lebih pada umur tiga tahun. Penggunaan bahasa telah berakar dalam kultur manusia. Oleh karena itu, selain digunakan untuk berkomunikasi, bahasa juga memiliki banyak fungsi sosial dan kultural, misalnya untuk menandakan identitas suatu kelompok, stratifikasi sosial, dan untuk dandanan sosial dan hiburan.

Bahasa-bahasa berubah dan bervariasi sepanjang waktu, dan sejarah evolusinya dapat direkonstruksi ulang dengan membandingkan bahasa modern untuk menentukan sifat-sifat mana yang harus dimiliki oleh bahasa leluhurnya supaya perubahan nantinya dapat terjadi. Sekelompok bahasa yang diturunkan dari leluhur yang sama dikenal sebagai rumpun bahasa.

Bahasa yang digunakan dunia sekarang tergolong pada keluarga Indo-Eropa. Termasuk di dalamnya adalah bahasa seperti Inggris, Spanyol, Portugis, Rusia, dan Hindi; Bahasa Sino-Tibet, yang melingkupi Bahasa Mandarin, Cantonese, dan banyak lainnya; Rumpun bahasa Afro-Asiatik yang melingkupi Arab, Amhar, Somali, dan Hebrew; dan bahasa Bantu, yang melingkupi Swahili, Zulu, Shona, dan ratusan bahasa lain yang digunakan di Afrika. Konsensusnya adalah antara 50–90% bahasa yang digunakan sejak awal abad ke-21 kemungkinan akan punah pada tahun 2100.

Haambatan komunikasi

Dalam Pengantar Ilmu Komunikasi telah disinggung bahwa komunikasi adalah suatu proses penyampaian pesan dari komunikator kepada komunikan/komunikate agar terjadi pengertian bersama. Proses komunikasi tidak akan berjalan apabila tidak didukung oleh berbagai elemen atau komponen komunikasi yaitu pengirim (sender), pesan (message), encoding, saluran (channel), penerima (receiver), decoding, umpan balik (feedback), gangguan/hambatan (noise), dan konteks (context).

Setiap elemen atau komponen dalam proses komunikasi menunjukkan kualitas komunikasi itu sendiri. Masalah akan timbul apabila salah satu dari elemen komunikasi tersebut mengalami hambatan yang menyebabkan komunikasi menjadi tidak efektif.

Hambatan komunikasi ini dapat terjadi pada semua konteks komunikasi, yaitu komunikasi antarpribadi atau komunikasi interpersonal, komunikasi massa, komunikasi organisasi atau komunikasi kelompok. Hambatan komunikasi yang terjadi dalam berbagai konteks komunikasi dapat menyebabkan komunikasi menjadi tidak efektif. (Baca  : Komunikasi Yang Efektif)

Pengertian Komunikasi

Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi yang berupa kata-kata, nada suara, dan bahasa tubuh. Berbagai hasil studi menunjukkan bahwa saat kita berkomunikasi atau bertukar informasi, kita menggunakan kata-kata sekitar 7 persen, nada suara sekitar 55 persen dan bahasa tubuh sekitar 38 persen.

Kemudian agar komunikasi dapat berjalan efektif, maka kita harus memahami bentuk-bentuk informasi ini, bagaimana menggunakan bentuk-bentuk informasi dengan efektif dan hambatan dalam proses komunikasi. (Baca : Prinsip-prinsip Komunikasi)

Business Dictionary menjelaskan pengertian hambatan komunikasi dalam konteks komunikasi organisasi, yaitu rintangan yang terjadi dalam lingkungan kerja saat menyajikan pertukaran ide atau gagasan atau pikiran. Adapun hambatan yang terjadi meliputi perbedan status, perbedaan gender, perbedaan budaya, prasangka dan lingkungan organisasi. (Baca : Komunikasi Gender)

Proses Komunikasi

Komunikasi berlangsung apabila terjadi kesamaan makna dalam pesan yang diterima oleh komunikan/komunikator. Pertama-tama, komunikator atau pengirim atau sender menyandi (encode) pesan yang akan disampaikan kepada komunikan/komunikator.

Dalam artian, komunikator memformulasikan pikiran dan/atau apa yang dirasakan ke dalam lambang yang diperkirakan akan dimengerti oleh komunikan/komunikate. Pesan sebagai bentuk keluaran dari proses penyandian yang dilakukan oleh komunikator. Kemudian dikirimkan melalui saluran tertentu atau media komunikasi dapat berupa komunikasi tatap muka maupun bermedia.

Kemudian, komunikan/komunikator mengawal sandi (decode) pesan dari komunikator. Maksudnya adalah komunikan/komunikator melakukan penafsiran lambang yang dikirimkan oleh komunikator ke dalam konteks pengertiannya.

Apabila komunikan/komunikator memberikan persepsi yang berbeda terhadap pesan yang disampaikan komunikator, maka akan terjadi sebuah hambatan atau gangguan komunikasi. Terakhir, umpan balik atau feedback akan terjadi manakala komunikan/komunikate memberikan respon atau tanggapan terhadap pesan yang disampaikan oleh komunikator dan mengembalikan pesan kepada komunikator.

[box title=”” align=”centerKomunikator – Pesan – Media pengantar pesan – Komunikan – Efek pesan[/box]

Baca : Teori Komunikasi

Jenis-Jenis Hambatan Komunikasi

Hambatan komunikasi adalah segala sesuatu yang menghalangi atau mengganggu tercapainya komunikasi yang efektif. Hambatan komunikasi dapat mempersulit dalam mengirim pesan yang jelas, mempersulit pemahaman terhadap pesan yang dikirimkan, serta mempersulit dalam memberikan umpan balik yang sesuai.

Secara garis besar, terdapat 4 (empat) jenis hambatan komunikasi yaitu hambatan personal, hambatan fisik, hambatan kultural atau budaya, serta hambatan lingkungan

    Hambatan personal

Hambatan personal merupakan hambatan yang terjadi pada peserta komunikasi, baik komunikator maupun komunikan/komunikate. Hambatan personal dalam komunikasi meliputi sikap, emosi, stereotyping, prasangka, bias, dan lain-lain.

    Hambatan kultural atau budaya

Komunikasi yang kita lakukan dengan orang yang memiliki kebudayaan dan latar belakang yang berbeda mengandung arti bahwa kita harus memahami perbedaan dalam hal nilai-nilai, kepercayaan, dan sikap yang dipegang oleh orang lain.

Hambatan kultural atau budaya mencakup bahasa, kepercayan dan keyakinan. Hambatan bahasa terjadi ketika orang yang berkomunikasi tidak menggunakan bahasa yang sama, atau tidak memiliki tingkat kemampuan berbahasa yang sama.

Hambatan juga dapat terjadi ketika kita menggunakan tingkat berbahasa yang tidak sesuai atau ketika kita menggunakan jargon atau bahasa “slang” atau “prokem” atau “alay” yang tidak dipahami oleh satu atau lebih orang yang diajak berkomunikasi.

Hal lain yang turut memberikan kontribusi terjadinya hambatan bahasa adalah situasi dimana percakapan terjadi dan bidang pengalaman ataupun kerangka referensi yang dimiliki oleh peserta komunikasi mengenai hal yang menjadi topik pembicaraan. (Baca : Komunikasi Antar Budaya)

    Hambatan fisik

Beberapa gangguan fisik dapat mempengaruhi efektivitas komunikasi. Hambatan fisik komunikasi mencakup panggilan telepon, jarak antar individu, dan radio. Hambatan fisik ini pada umumnya dapat diatasi.

    Hambatan lingkungan

Tidak semua hambatan komunikasi disebabkan oleh manusia sebagai peserta komunikasi. Terdapat beberapa faktor lingkungan yang turut mempengaruhi proses komunikasi yang efektif. Pesan yang disampaikan oleh komunikator dapat mengalami rintangan yang dipicu oleh faktor lingkungan yaitu latar belakang fisik atau situasi dimana komunikasi terjadi. Hambatan lingkungan ini mencakup tingkat aktifitas, tingkat kenyamanan, gangguan, serta waktu

Cara Mengatasi Hambatan Komunikasi

Berbagai hambatan komunikasi yang dapat menyebabkan ketidakefektifan komunikasi dapat kita atasi dengan memperhatikan beberapa hal berikut ini :

1. Pengirim pesan/komunikator/sender

Komunikasi adalah suatu proses yang berlangsung dua arah dan diawali oleh pengirim pesan. Pengirim pesan hendaknya merumuskan informasi sedemikian rupa agar tujuan komunikasi tercapai. Pengirim pesan harus proaktif dalam membuat penerima/komunikan/komunikator/receiver mengerti dan memahami pesan yang disampaikan. Seringkali, apa yang dikatakan tidak selalu sesuai dengan apa yang didengar. Untuk menghindarinya, hal­hal yang harus dilakukan adalah :

• Menyatakan satu ide atau gagasan dalam satu waktu.

• Menyatakan ide atau gagasan dengan singkat.

• Memberikan penjelasan ketika diperlukan.

• Melakukan pengulangan jika diperlukan.

• Menerima dan memberikan umpan balik.

• Melakukan pilihan kata, nada suara dan bahasa tubuh yang tepat.

• Mengembangkan sikap empati terhadap penerima/komunikan/komunikate/receiver dalam mengatasi hambatan kultural atau budaya dalam komunikasi.

2. Pesan

Pesan merupakan informasi sederhana yang ingin disampaikan oleh pengirim pesan kepada penerima. Pesan dapat berupa pesan verbal maupun pesan non verbal. Untuk mengurangi kemungkinan terjadinya masalah, pengirim harus :

Menggunakan terminologi yang tepat.

Berbicara dengan jelas.

Waktu pengiriman pesan disesuaikan dengan kesiapan penerima pesan untuk mendengarkan atau menerima pesan. Menggunakan volume suara yang sesuai. Pesan yang disampaikan hendaknya bersifat inklusif dan informatif. Inklusif artinya bahwa pesan berisi segala sesuatu yang diperlukan oleh penerima pesan untuk memahami maksud pengirim. Informasi artinya pesan merupakan sesuatu yang ingin diketahui oleh penerima pesan.

3. Penerima/komunikan/komunikate/receiver

Penerima pesan membutuhkan informasi untuk memenuhi kebutuhan mereka. Untuk itu, penerima pesan harus memegang kendali atas seluruh proses komunikasi yang berlangsung. Agar penerima pesan memegang kendali, adalah penting bagi penerima pesan untuk yakin bahwa pengirim pesan memahami apa yang diinginkan oleh penerima pesan dan mengapa mereka menginginkannya.

Aktif mendengarkan adalah suatu proses yang digunakan oleh penerima pesan untuk memfasilitasi komunikasi dan meningkatkan penampilan. Dalam artian, penerima pesan aktif dalam proses komunikasi. Agar penerima pesan dapat mendengarkan dengan aktif, hal­hal yang perlu dilakukan oleh penerima pesan adalah :

-Fokus perhatian pada pesan yang disampaikan dengan memberikan momen prioritas. Jika memungkinkan melihat atau melakukan kontak mata kepada pengirim pesan.

-memungkinkan melihat atau melakukan kontak mata kepada pengirim pesan. Mendengar dan melihat isi pesan tidak langsung atau non verbal sama baiknya ketika mendengarkan kata­kata. Perhatikan petunjuk non verbal yang menyajikan informasi berdasar pada apa yang ingin disampaikan oleh pengirim pesan. Persepsi yang diberikan oleh penerima pesan terhadap pesan dan pengirim pesan dapat berbeda. Pilihan kata, nada suara, posisi tubuh, geture dan gerakan mata merefleksikan perasaan dibalik kata­kata yang diucapkan.

- Menjaga pikiran tetap terbuka dan hindari penilaian.

Melakukan verfikasi terhadap apa yang didengar atau disampaikan. Jangan berasumsi bahwa persepsi yang diberikan terhadap pesan merupakan bentuk persetujuan dengan tujuan pengirim pesan. Berikan umpan balik yang tepat kepada pengirim pesan.

4. Umpan Balik Pesan

Penerima yang efektif memverifikasi pemahaman mereka terhadap pesan yang dikirim oleh pengirim pesan. Mereka menyadari kata­kata, nada suara, dan bahasa tubuh ketika mereka memberikan umpan balik. Berbagai bentuk umpan balik yang diberikan dapat berupa pengakuan, pengulangan, dan parafrase.

Kemudian, yang dimaksud dengan pengakuan adalah bahwa penerima pesan telah menerima dan memahami pesan yang disampaikan. Untuk pesan yang bersifat informatif yang rumit, pengakuan saja tidaklah cukup untuk memastikan dan memahami pesan yang disampaikan. Sedangkan, yang dimaksud dengan pengulangan adalah mengulang kembali kata­kata yang disampaikan oleh pengirim pesan.

Terakhir, yang dimaksud dengan parafrase adalah mengulang kata­kata yang disampaikan oleh penerima pesan sendiri kepada pengirim pesan. Parafrase memungkinkan penerima pesan untuk melakukan verifikasi terhadap pemahaman pesan dan menunjukkan kepada pengirim pesan bahwa penerima pesan mendengarkan pesan dengan baik

Komunikasi Bisnis

Komunikasi bisnis adalah pertukaran gagasan dan informasi yang memiliki tujuan tertentu yang disajikan secara personal atau impersonal melalui simbol-simbol atau sinyal.^{[butuh rujukan]}

Komunikasi bisnis harus/ada melibatkan pertukaran informasi yang terus-menerus. Lebih banyak bisnis diperluas, lebih besar tekanannya pada bisnis tersebut untuk menemukan cara komunikasi yang lebih efektif – bersama para pekerja dan dengan dunia di luar. Dengan demikian, bisnis dan komunikasi berjalan bergandengan tangan.

Dalam komunikasi bisnis terdapat enam unsur pokok, yaitu:

• Memiliki tujuan, artinya komunikasi bisnis harus memiliki tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya sejalan dengan tujuan organisasi.^{[butuh rujukan]}
• Pertukaran, dalam hal ini melibatkan paling tidak dua orang atau lebih yakni komunikator dan komunikan.^{[butuh rujukan]}
• Gagasan, opini, informasi, instruksi merupakan isi dari pesan yang bentuknya beragam tergantung tujuan, situasi, dan kondisinya.^{[butuh rujukan]}
• Menggunakan saluran personal atau impersonal yang mungkin bersifat tatap muka, menggunakan media tertentu atau melalui media yang menjangkau jutaan orang secara bersamaan.^{[butuh rujukan]}
• Menggunakan simbol atau sinyal yang merupakan alat atau metode yang dapat dimengerti atau dipahami oleh penerima untuk menyampaikan pesan.^{[butuh rujukan]}
• Pencapaian tujuan organisasi: salah satu karakteristik yang membedakan organisasi atau lembaga formal dari informasi adalah adanya tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya oleh manajemen.^{[butuh rujukan]}

Komunikator

Deskripsi pengiriman pesan dari komunikator ke komunikan Komunikator adalah pihak yang bertindak sebagai pengirim pesan kepada komunikan (penerima pesan) dalam sebuah proses komunikasi. Dengan kata lain, komunikator merupakan seseorang atau sekelompok orang yang berinisiatif untuk menjadi sumber dalam sebuah hubungan. Seorang komunikator tidak hanya berperan dalam menyampaikan pesan kepada penerima, tetapi juga memberikan respons dan tanggapan, serta menjawab pertanyaan dan masukan yang disampaikan oleh penerima, dan publik yang terkena dampak dari proses komunikasi yang berlangsung, baik secara langsung maupun tidak langsung

Syarat

Untuk menjadi seorang komunikator yang baik, terdapat beberapa hal yang perlu dipahami yakni seorang komunikator yang baik perlu menyusun dengan baik isi pesan yang akan disampaikan, sehingga pesan tersebut mudah dimengerti oleh pihak penerima.Komunikator yang baik juga harus mengetahui mana media yang paling tepat untuk mengirimkan pesan kepada penerima dan harus tahu bagaimana cara mengantisipasi gangguan yang akan muncul pada proses pengiriman pesan. Selain itu, komunikator yang baik akan bertanggung jawab memberikan tanggapan terhadap umpan balik (feedback) yang disampaikan oleh pihak penerima (receiver).

Etika Berkomunikasi

adalah gagasan moral yang mempengaruhi komunikasi. Secara umum, etika komunikasi berkaitan dengan moral good present dalam segala bentuk komunikasi manusia. Ini termasuk komunikasi antar orang, komunikasi di media massa, dan komunikasi digital. Komunikasi yang etis mencakup kejujuran dalam komunikasi, menjaga kerahasiaan informasi, dan tidak membahas hal yang bersifat pribadi ataupun urusan orang lain di depan umum atau di depan pihak ketiga

EVEKTIFITAS KOMUNIKASI

Komunikasi yang baik pada dasarnya adalah komunikasi yang eektif.seperti telahdielaskan dalam sub bab sebelumnya ,bahwa komunikasi yang eektif pada dasrnya merupkanproes komunikasi yang menghasilkan respons sesuai demgan isi pesan yang disampaikan olehkomunikator.sebagai contoh,seorang dosen meminta mahasiswa untuk mengerakan tugasmenyusun paper dn dikumpulkan”minggu depan”.stelah sampai pada hari H,minggu depanternyata tidak ada mahasiswa yang mengerjakan dan mengumpulkan.Contoh itu menunjukkanbahwa komunikasi tersebut tidak efektif karena pemaknaan”minggu depa” bagi mahasiswadan dosen itu berbeda sehingga hasilnya tidak sesuai dengan keinginankomunikarornya(dosen)

Gangguan dalam komunikasi

Gangguan dalam Komunikasi Melakukan komunikasi secara efektif tidaklah mudah. Hal ini terjadi karena beberapa hal, salah satunya adalah adanya gangguan dalam menyampaikan komunikasi.Terdapat dua jenis gangguan dalam berkomuniasi yang menurut sifatnya dapat diklasifikasikan sebagai berikut (Effendy, 2003: 45­46): a. Gangguan Mekanik (mechanical, channel noise) Gangguan yang disebabkan saluran komunikasi atau kegaduhan yang bersifat fisik, contohnya adalah: huruf yang tidak jelas, huruf terbalik,halaman yang sobek pada surat kabar atau bunyi riuh hadirin pada saat seseorang memimpin rapat. b. Gangguan Semantik (semantic noise) Gangguan yang menjadikan pengertian sebuah pesan komunikasi menjadi rusak. Arti kata semantik adalah pengetahuan mengenai pengertian kata yang sebenarnya atau perubahan pengertian kata. Setiap orang dapat memiliki pengertian yang berbeda dari sebuah lambang kata yang sama yang disebabkan oleh dua jenis pengertian, yaitu: (1) pengertian denotatif (denotative meaning) adalah pengertian suatu perkataan yang lazim ada dalam kasus yang diterima oleh masyarakat dengan bahasa dan kebudayaan yang sama, dan (2) pengertian konotatif (connotative meaning) adalah pengertian yang bersifat emosional dari pengalaman dan latar belakang seseorang.

BAB II Bentuk-bentuk Komunikasi Bisnis

pentingnya komunikasi di lingkungan

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang seharusnya membawa kebaikan, justru membuat manusia semakin leluasa menguras dan memerkosa alam, membawa berbagai dampak yang menghancurkan. Namun, di sisi lain ilmu pengetahuan ini pula yang kemudian meningkatkan kesadaran sekelompok kecil orang yang masih peduli. Ketika alam mulai tampak kewalahan dengan eksploitasi yang terus dilakukan, ada manusia-manusia yang beritikad memperbaikinya, yang mau melakukan sesuatu demi masa depan bumi. Penguasaan terhadap alam dan pengetahuan yang dimiliki mulai digunakan untuk merawat dan mengayomi. Harapan belum boleh mati.

Melihat bagaimana manusia dengan semena-mena memperlakukan alam, para ilmuwan berpendapat bahwa ada yang keliru terkait relasi antara manusia dan alam. Para ilmuwan pun kemudian mengembangkan gagasan bahwa dengan berbagai cara, komunikasi menjadi perantara bagi relasi manusia dengan alam, dan sebaliknya, bahwa alam mungkin memediasi komunikasi. Mereka percaya bahwa berbagai krisis lingkungan yang disebabkan oleh manusia berhubungan dengan cara manusia berkomunikasi mengenai lingkungan alamiah. Penelitian dan teori-teori terkait komunikasi serta relasi manusia-alam ini pun dirangkum dalam suatu bidang baru ilmu komunikasi, yakni komunikasi lingkungan / environmental communication. (Milstein dalam Littlejohn & Foss, 2009) Seperti dinyatakan oleh Cox (2010), komunikasi lingkungan merupakan kajian terhadap cara manusia berkomunikasi mengenai lingkungan, dampak dari komunikasi ini terhadap persepsi manusia tentang lingkungan dan diri sendiri, serta relasi manusia dengan lingkungannya.

Teori-teori komunikasi lingkungan didasari oleh asumsi bahwa persepsi manusia mengenai lingkungan hidup sangat dipengaruhi oleh caranya berkomunikasi. Persepsi ini yang kemudian membantu manusia mendefinisikan relasinya dengan alam serta bagaimana manusia memperlakukan alam. (Milstein dalam Littlejohn & Foss, 2009) Studi komunikasi lingkungan juga menjelaskan adanya konsekuensi material dari pilihan/keputusan komunikasi yang manusia lakukan (Cox, 2010). Maka, komunikasi tidak hanya merefleksikan, melainkan juga mengonstruksi, memproduksi, dan menaturalisasi relasi manusia dengan lingkungan. (Milstein dalam Littlejohn & Foss, 2009) Dari mana representasi mengenai alam ini muncul?

Para ilmuwan komunikasi lingkungan berasumsi bahwa relasi manusia-alam ini dinegosiasikan melalui komunikasi kultural, media massa, komunikasi publik, komunikasi interpersonal, budaya populer, dan sebagainya. Segala bentuk komunikasi ini, baik verbal maupun nonverbal, publik atau interpersonal, tatap muka maupun termediasi, terangkum dalam konteks sosial, ekonomi, dan politik tertentu yang memuat kepentingan tertentu. (Milstein dalam Littlejohn & Foss, 2009)

Tanpa disadari, konteks dan kepentingan ini membentuk cara kita berkomunikasi, mengarahkan kita untuk memandang alam dari sudut pandang tertentu, serta mempersempit cara pandang lain mengenai alam. Sebagai contoh, melalui pendekatan etnografi, para peneliti menemukan bagaimana mereka yang bukan anggota dari budaya Barat berbicara mengenai “mendengarkan” alam, sebuah bentuk komunikasi yang menunjukan pandangan reflektif mengenai hubungan antara manusia dengan alam. Seiring dengan semakin luasnya bidang kajian komunikasi lingkungan, definisi terhadap istilah tersebut semakin sulit dilakukan. Definisi yang dianggap paling mewakili oleh Cox (2010) adalah: sarana pragmatis dan konstitutif bagi pemahaman manusia atas alam serta relasi manusia dengan lingkungan alamiah; medium simbolis yang digunakan untuk mengonstruksi masalah-masalah lingkungan dan menegosiasikan tanggapan-tanggapan masyarakat yang berbeda-beda terhadapnya

ruang lingkup komunikasi

1. Lingkungan retorika dan wacana (discorse): Retorik lebih kepada kampanye yang bersifat persuasif atau dapat merubah perilaku para audiens atau khlayak. Ada 2 macam retorik yaitu study of critical rhetorics dan study of pragmatics models.
2. Media and environmental journalism:Fokus pada cara dan bagaimana media mengangkat sebuah isu alam dan juga lingkungan, dan melakukan agenda setting dan media framming.
3. Public participation in environmental decision making:Partisipasi dari masyarakat itu penting dalam melakukan pengambilan keputusan di lingkungan kita. Ketika sebuah keputusan diambil dan akhirnya diakui, maka keputusan tersebut harus kokoh.
4. Social Marketing and Advocacy campaigns:Pemasaran sosial merupakan kampanye yang dilakukan untuk mengubah perilaku publik terhadap suatu lingkungan. Sedangkan advocacy adalah kampanye tentang pembelaan, biasa digunakan atau dilakukan oleh NJO ataupun LSM.
5. Environment collaboration and conflict resolution:Resolusi konflik ialah alternatif untuk penyelesaian konflik. Kolaborasi lingkungan adalah melakukan perundingan agar tidak dibawa kedalam hukum dan diajak bekerja sama.
6. Risk Communication: Dalam komunikasi krisis ini membahas mengenai apa yang harus dilakukan sehingga penanganan menjadi lebih baik.
7. Representations of nature in popular culture and green marketing:Kampanye yang dilakukan melalui musik, fotografi, film, dll dalam budaya pop. Green marketing adalah media yang digunakan itu ramah lingkungan atau produk yang ramah lingkungan.

Komunikasi Interpersonal

Komunikasi interpersonal adalah komunikasi antarpribadi. Komunikasi ini juga dapat diartikan sebagai proses pertukaran makna dari orang yang saling berkomunikasi antara satu individu dengan individu lainnya. Suatu komunikasi interpersonal dapat terjadi apabila memenuhi kriteria berikut:

• Melibatkan perilaku verbal dan nonverbal
• Adanya umpan balik pribadi
• Terjadi hubungan/interaksi yang berkesinambungan
• Bersifat saling persuasif

Komunikasi Intrapersonal

Komunikasi intrapersonal merupakan komunikasi intrapribadi yang artinya komunikasi yang dilakukan kepada diri sendiri. Proses komunikasi ini terjadi dimulai dari kegiatan menerima pesan/informasi, mengolah dan menyimpan, juga menghasilkan kembali.

Komunikasi Organisasi

Komunikasi organisasi adalah komunikasi antarmanusia yang terjadi dalam hubungan organisasi. Komunikasi organisasi merupakan proses komunikasi yang berlangsung secara formal maupun nonformal dalam sebuah sistem yang disebut organisasi.

Komunikasi organisasi sering dijadikan sebagai objek studi sendiri karena luasnya ruang lingkup komunikasi tersebut. Pada umumnya komunikasi organisasi membahas tentang struktur  dan fungsi organisasi, hubungan antarmanusia, komunikasi dan proses pengorganisasian, serta budaya organisasi.

Komunikasi Massa

Komunikasi massa merupakan bentuk komunikasi yang menggunakan saluran (media) dalam menghubungkan komunikator dan komunikan secara massal, berjumlah banyak, bertempat tinggal yang jauh, sangat heterogen, dan menimbulkan efek tertentu. Jadi, Komunikasi massa sebagai pesan yang dikomunikasikan melalui media massa pada sejumlah besar orang.

Ciri-ciri komunikasi massa adalah sebagai berikut:

1. Komunikator biasanya suatu lembaga media massa
2. Hubungan antara komunikator dan pemirsa bukan bersifat pribadi
3. Menggunakan media massa
4. Mediumnya dapat digunakan oleh orang banyak
5. Komunikan adalah massa, yang bersifat heterogen
6. Penyebaran pesan serentak pada saat yang bersamaan
7. Umpan balik bersifat tidak langsung
8. Pesan yang disebarkan cendrung tidak langsung berpengaruh terhadap massaDari ciri-ciri tersebut komunikasi massa dapat diartikan sebagai komunikasi yang ditujukan kepada sejumlah besar khalayak yang tersebar, heterogen, melalui media cetak atau elektronik sehingga pesan yang sama dapat diterima secara serentak dan sesaat.

Komunikasi Kelompok

Komunikasi kelompok dapat diartikan sebagai tatap muka dari tiga atau lebih individu guna memperoleh maksud dan tujuan yang dikehendaki. Seperti berbagi informasi, pemeliharaan diri atau pemecahan masalah. Komunikasi kelompok merupakan komunikasi yang dillakkan oleh beberapa orang lain atau sekelompok orang.

Definisi Komunikasi Ke Bawah

Komunikasi ke bawah dapat didefinisikan sebagai transmisi informasi dan pesan dari eksekutif tingkat atas ke karyawan tingkat rendah. Ini berarti bahwa komunikasi diprakarsai oleh tingkat manajemen tertinggi di tangga perusahaan, untuk menyampaikan pesanan, instruksi, peringatan atau tanggung jawab kepada bawahan yang bekerja di organisasi.

Komunikasi ke bawah sangat membantu bagi para manajer dalam memberi informasi kepada karyawan, visi, misi, sasaran, sasaran, kebijakan, dan prosedur organisasi. Ini dapat mengambil bentuk komunikasi lisan - seperti percakapan tatap muka, rapat, pidato, konferensi, dll. Dan komunikasi tertulis - buku pegangan, pemberitahuan, surat edaran, tampilan berita digital, peringatan, dan sebagainya.

Jenis komunikasi ini menderita berbagai kekurangan seperti penyaringan pesan, kesalahpahaman dan kebingungan, keandalan sumber, distorsi pesan, pesan tidak jelas, kelebihan pesan, dll.

Definisi Komunikasi Ke atas

Ketika aliran informasi dalam suatu organisasi, berasal dari tingkat bawah tangga perusahaan ke tingkat atas, dinamakan komunikasi ke atas. Bentuk komunikasi ini, membantu karyawan, untuk mengekspresikan pandangan, ide, atau keluhan mereka dengan manajemen puncak. Hal ini dimungkinkan hanya dalam lingkungan yang demokratis, di mana karyawan memiliki suara dalam manajemen.

Komunikasi ke atas mengalir dari bawahan ke atasan, yang membantu dalam peningkatan penerimaan keputusan manajemen oleh bawahan. Namun, ia menderita dari berbagai keterbatasan seperti rantai komando yang panjang, kurangnya kepercayaan pada atasan, takut kritik, kurangnya berbagi bersama, dll.

Dalam jenis komunikasi ini, pesan dapat dikirimkan baik melalui media lisan - pertemuan majikan-karyawan, prosedur pengaduan, kebijakan pintu terbuka, dll. Dan media tertulis - laporan, surat, keluhan, saran, dll.

komunkasi formal

Komunikasi formal sangat struktural, berjalan melalui hirarki perusahaan, dan menunjukkan posisi seseorang dalam perusahaan atau posisi dalam struktur manajemen project, dalam hal event management. Komunikasi ini dijalankan dalam situasi formal atau resmi seperti pertemuan resmi, meeting pembahasan project, menggunakan bahasa yang baik dan benar. Komunikasi email pun seringkali bersifat formal dan menggunakan bahasa formal, terutama dalam konteks profesi

komunikasi informal

omunikasi informal tidak mempedulikan struktur, hirari atau bahkan posisi dalam perusahaan atau project management. Komunikasi ini dijalankan dalam situasi tidak resmi, menggunakan bahasa sehari-hari.

Dalam perusahaan-perusahaan Asia, komunikasi formal dianggap sangat sakral dan harus dijaga dengan baik. Setiap pemimpin harus dihormati dan diperlakukan secara formal. Namun dengan adanya berbagai perubahan dan dinamika dunia, hal ini harus dipertimbangkan oleh manajemen, terutama dalam konteks event management

Komunikasi Menurut Kelangsungannya

Berdasarkan Kelangsungannya , komunikasi dapat dibedakan menjadi dua yaitu :

→ Komunikasi Langsung, yaitu proses komunikasi dilakukan secara langsung tanpa bantuan perantara orang ketiga ataupun media komunikasi yang ada dan tidak dibatasi oleh adanya jarak.

→ Komunikas Tidak Langsung, yaitu proses komunikasinya dilaksanakan dengan bantuan pihak ketiga atau bantuan alat – alat media komunikasi.

komunkasi verikal

Komunikasi vertikal adalah komunikasi yang terjadi antara atasan dan bawahan dalam organisasi. Robbins (2001) menjelaskan bahwa komunikasi vertikal adalah komunikasi yang mengalir dari satu tingkat dalam suatu organisasi/kelompok ke suatu tingkat yang lebih tinggi atau tingkat yang lebih rendah secara timbal balik. Dalam lingkungan organisasi atau kelompok kerja, komunikasi antara atasan dan bawahan menjadi kunci penting kelangsungan hidup suatu organisasi. Bahkan menurut Stoner dan Freeman (1994), dua per tiga dari komunikasi yang dilakukan dalam organisasi antara atasan dan bawahan berlangsung secara vertikal, sehingga peran komunikasi vertikal sangat urgen dalam organisasi.

Komunikasi Vertikal juga terbagi lagi menjadi dua, yaitu :

-      Komunikasi Ke bawah

Komuniksi ke bawah mengalir dari pucuk pimpinan oraganisasi membawa pesan

perencanaan dan pengambilan keputusan untuk mengarahkan bawahan.

-      Komuniaksi ke Atas

     Komunikasi ke atas mengalir tegak lurus ke atas dari satu tingkatan ke tingkatan yang

     lebih tinggi dalam organisasi. Arus komunikasi yang efektif membantu memotivasi

     para karyawan untuk melaksanakan pekerjaan mereka secara efesien. (R)

komunikasi horisontal

Komunikasi horizontal merupakan bentuk komunikasi secara mendatar dimana terjadi pertukaran pesan secara menyamping dan dilakukan oleh dua pihak yang mempunyai kedudukan sama, posisi sama, jabatan se-level, maupun eselon yang sama dalam suatu organisasi. Menurut Daft (2003), komunikasi bentuk ini selain berguna untuk menginformasikan juga untuk meminta dukungan dan mengkoordinasikan aktivitas. Komunikasi horizontal diperlukan untuk menghemat waktu dan memudahkan koordinasi sehingga mempercepat tindakan (Robbins, 2001). Kemudahan koordinasi ini menurut Liaw (2006) disebabkan adanya tingkat, latar belakang pengetahuan dan pengalaman yang relatif sama antara pihak-pihak yang berkomunikasi, serta adanya struktur formal yang tidak ketat.

memahami komunikasi organisasi

Gaya komunikasi atau communication style akan memberikan pengetahuan tentang bagaimana perilaku orang-orang dalam suatu organisasi ketika mereka bertukar informasi dan gagasan. Gaya komunikasi didefinisikan sebagai seperangkat perilaku antarpribadi yang terspesialisasi dan digunakan dalam suatu situasi tertentu (a specialized set of intexpersonal behaviors that are used in a given situation).

Masing-masing gaya komunikasi terdiri dari sekumpulan perilaku komunikasi yang dipakai untuk mendapatkan respon atau tanggapan tertentu dalam situasi yang tertentu pula.

The Equalitarian style

Aspek penting gaya komunikasi ini ialah adanya landasan kesamaan.  The equalitarian style of communication ini ditandai dengan berlakunya arus penyebaran pesan-pesan verbal secara lisan maupun tertulis yang bersifat dua arah (two-way traffic of communication). Dalam gaya komunikasi ini, tindak komunikasi dilakukan secara terbuka.  Artinya, setiap anggota organisasi dapat mengungkapkan gagasan ataupun pendapat dalam suasana yang rileks, santai dan informal.  Dalam suasana yang demikian, memungkinkan setiap anggota organisasi mencapai kesepakatan dan pengertian bersama.Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi ini adalah orang-orang yang memiliki sikap kepedulian yang tinggi serta kemampuan membina hubungan yang baik dengan orang lain.  The equalitarian style ini akan memudahkan tindak komunikasi dalam organisasi, sebab gaya ini efektif dalam memelihara empati dan kerja sam

The Controlling style

Gaya komunikasi yang bersifat mengendalikan ini, ditandai dengan adanya satu kehendak atau maksud untuk membatasi, memaksa dan mengatur perilaku, pikiran dan tanggapan orang lain.  Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi ini dikenal dengan nama komunikator satu arah atau one-way communications. Pihak-pihak yang memakai controlling style of communication ini, lebih memusatkan perhatian kepada pengiriman pesan dibanding upaya mereka untuk berharap pesan.  Mereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan perhatian untuk berbagi pesan.  Mereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan perhatian pada umpan balik, kecuali jika umpan balik atau feedback tersebut digunakan untuk kepentingan pribadi mereka.  Para komunikator satu arah tersebut tidak khawatir dengan pandangan negatif orang lain, tetapi justru berusaha menggunakan kewenangan dan kekuasaan untuk memaksa orang lain mematuhi pandangan-pandangannya.

Pesan-pesan ini tidak berusaha ‘menjual’ gagasan agar dibicarakan bersama namun lebih pada usaha menjelaskan kepada orang lain apa yang dilakukannya.  The controlling style of communication ini sering dipakai untuk mempersuasi orang lain.  Namun demikian, gaya komunikasi yang bersifat mengendalikan ini, tidak jarang bernada negatif sehingga menyebabkan orang lain memberi respons atau tanggapan yang negatif pulaa, khususnya dalam situasi untuk mengambil keputusan terhadap suatu permasalahan yang kompleks.  Gaya komunikasi ini menjamin berlangsungnya tindakan share/berbagi informasi di antara para anggota dalam suatu organisasi.

The Dynamic style

Gaya komunikasi yang dinamis ini memiliki kecenderungan agresif, karena pengirim pesan atau sender memahami bahwa lingkungan pekerjaannya berorientasi pada tindakan (action-oriented).  The dynamic style of communication ini sering dipakai oleh para juru kampanye ataupun supervisor yang membawa para wiraniaga (salesmen atau saleswomen).

Tujuan utama gaya komunikasi yang agresif ini adalah mestimulasi atau merangsang pekerja/karyawan untuk bekerja dengan lebih cepat dan lebih baik.  Gaya komunikasi ini cukup efektif digunakan dalam mengatasi persoalan-persoalan yang bersifat kritis, namun dengan persyaratan bahwa karyawan atau bawahan mempunyai kemampuan yang cukup untuk mengatasi masalah yang kritis tersebu

The Structuring style

Gaya komunikasi yang berstruktur ini, memanfaatkan pesan-pesan verbal secara tertulis maupun lisan guna memantapkan perintah yang harus dilaksanakan, penjadwalan tugas dan pekerjaan serta struktur organisasi.  Pengirim pesan (sender) lebih memberi perhatian kepada keinginan untuk mempengaruhi orang lain dengan jalan berbagi informasi tentang tujuan organisasi, jadwal kerja, aturan dan prosedur yang berlaku dalam organisasi tersebut.

The Withdrawal style

Akibat yang muncul jika gaya ini digunakan adalah melemahnya tindak komunikasi, artinya tidak ada keinginan dari orang-orang yang memakai gaya ini untuk berkomunikasi dengan orang lain, karena ada beberapa persoalan ataupun kesulitan antarpribadi yang dihadapi oleh orang-orang tersebut.Dalam deskripsi yang kongkrit adalah ketika seseorang mengatakan: “Saya tidak ingin dilibatkan dalam persoalan ini”.  Pernyataan ini bermakna bahwa ia mencoba melepaskan diri dari tanggung jawab, tetapi juga mengindikasikan suatu keinginan untuk menghindari berkomunikasi dengan orang lain.  Oleh karena itu, gaya ini tidak layak dipakai dalam konteks komunikasi organisasi.

Gambaran umum yang diperoleh dari uraian di atas adalah bahwa the equalitarian style of communication merupakan gaya komunikasi yang ideal.  Sementara tiga gaya komunikasi lainnya: structuring, dynamic dan relinguishing dapat digunakan secara strategis untuk menghasilkan efek yang bermanfaat bagi organisasi.  Dan dua gaya komunikasi terakhir: controlling dan withdrawal mempunyai kecenderungan menghalangi berlangsungnya interaksi yang bermanfaat

The Relinguishing style

Gaya komunikasi ini lebih mencerminkan kesediaan untuk menerima saran, pendapat ataupun gagasan orang lain, daripada keinginan untuk memberi perintah, meskipun pengirim pesan (sender) mempunyai hak untuk memberi perintah dan mengontrol orang lain.Pesan-pesan dalam gaya komunikasi ini akan efektif ketika pengirim pesan atau sender sedang bekerja sama dengan orang-orang yang berpengetahuan luas, berpengalaman, teliti serta bersedia untuk bertanggung jawab atas semua tugas atau pekerjaan yang dibebankannya.

komunikasi audio visual

Seiring dengan perkembangan jaman yang mempengaruhi segala aspek - aspek kehidupan, komunikasi yang merupakan salah satu aspek penting dari kehidupan manusia juga mengalami perkembangan pesat. Komunikasi dalam masa kini lebih komplek dan global. Dalam kekomplitan komunikasi masa kini, terlahirlah diantaranya istilah dari komunikasi yang namanya komunikasi audio visual. Apa sih, komunikasi audio visual itu??

Komunikasi audio visual adalah proses penyampaian pesan atau informasi dari sumber kapada satu penerima atau lebih dengan cara memvisualisasikan sekaligus memperdengarkan isi pesan atau informasi kepada penerima dengan melalui media yang menunjangnya. Media yang menunjangnya itu adalah media elektronik. Contohnya seperti televisi, VCD player, DVD player, computer dan lain - lainnya yang bisa digunakan untuk memvisualisasikan sekaligus memperdengarkan isi pesan dan informasi tersebut. Bentuk aplikasinya dari komunikasi visual itu bisa berbentuk film yang bersifat entertain maupun informatif dan iklan seperti yang kita sering lihat di televisi.

Apa saja peranan komunikasi audio visual bagi kehidupan sehari – hari kita? Sangat banyak sekali peranannya. Diantaranya sebagai berikut.

Dalam dunia perfilman, komunikasi audio visual akan selalu terus melekat menjadi satu kesatuan walaupun dilihat dari sejarah penemuan film itu sendiri, film pertama kali diputar tanpa suara. Film pertama dengan hadirnya suara berhasil ditemukan dan diputar melalui film The Jazz Singer pada tahun 1928 di Amerika oleh perusahaan film Warner Brother yang bekerja sama dengan American telephone and telegraph . Film dengan kemampuan daya visualnya yang didukung audio yang khas, sangat efektif sebagai media hiburan dan juga sebagai media pendidikan dan penyuluhan.

Dalam Bidang entertain atau hiburan seperti pada program televisi yang berupa sinetron, reality show, kuis serta film dan lain – lainnya adalah bentuk dari komunikasi audio visual. Memang sepertinya pada setiap saat kita menonton acara televisi tersebut tidak merasa melakukan komunikasi. Tetapi sebenarnya di balik semua itu terkandung suatu pesan atau informasi yang secara tidak sadar kita tangkap. Seperti contoh, kita melihat acara Wisata kulinernya pak Bondan di Transtv. Kita tidak berkomunikasi dengan beliau, tetapi dengan mendengarkan penjelasan dari beliau melalui televisi tentang suatu makanan atau masakan, kita menjadi mengerti terhadap makanan atau masakan itu.

Komunikasi audio visual juga membantu dalam dunia pendidikan. Kualitas proses belajar – mengajar yang hanya dengan cara memperdengarkan ceramah dari guru saja, jauh berbeda dari proses belajar – mengajar dengan memperdengarkan serta memperlihatkan obyek study yang dipelajarinya tersebut. Menurut Francis M. Dwyer dalam bukunya “ Strategies for Improving Visual Learning “, bahwa manusia belajar melalui :

1.1% melalui panca indra ( taste )

2.1,5% melalui sentuhan ( touch )

3.3,5% melalui penciuman ( smell )

4.11% melalui pendengaran ( hearing )

5.83% melalui penglihatan

Diambil dari data – data tersebut, kita dapat menyimpulkan bahwa proses belajar – mengajar dengan bantuan audio – visual jauh lebih efektif dibandingkan dengan proses belajar – mengajar yang hanya melalui ceramah biasa. Hal ini dilihat dari penjumlahan antara “melalui pendengaran” dan “ melalui penglihatan”. Yaitu 11% + 83% = 94%

Dalam bidang penyuluhan dan Informasi, komunikasi audio visual sangat berperan penting dalam komunikasi media massa. Hal ini dibuktikan peranan dari televisi sebagai sarana mengkomunikasikan pesan dan informasi dalam media massa. Pesan dan informasi yang disiarkan melalui televisi ditujukan kepada khalayak banyak yang tersebar di berbagai tempat. Komunikasi audio visual juga dapat membantu masyarakat yang terbelakang. Yang dimaksud masyarakat yang terbelakang disini adalah masyarakat yang tidak mengenal baca tulis. Masyarakat seperti ini hanya dapat mengenal gambar dan suara. Oleh karena itu, untuk membantu masyarakat seperti ini agar dapat memahami pesan dan informasi yang akan disampaikan kepadanya, diperlukan komunikasi audio visual yang menggambarkan dan memperdengarkan isi pesan dan informasi tersebut.

Dalam dunia advertising peranan komunikasi audio visual juga menjadi hal yang sangat penting. Advertising dengan menggunakan komunikasi audio visual terbukti mampu menarik perhatian khalayak lebih banyak dari pada advertising dengan menggunakan komunikasi visual atau audio saja. Hal ini disebabkan karena rata – rata masyarakat lebih suka menonton televisi dari pada membaca koran atau majalah ataupun mendengarkan radio. Tidak hanya itu, iklan dengan komunikasi audio visual yang tentunya mendramatisir isi pesan iklan tersebut lebih “dapat” dan lebih diingat oleh khalayak. Dengan begitu, iklan tersebut lebih menarik untuk diperhatikan dan kadang pula menimbulkan ketertarikan untuk mengkonsumsi produk yang ditawarkan oleh iklan tersebut. Selain itu banyangan produk yang diiklankan tersebut mudah diingat sekaligus melekat di benak khalayak.

Sebenarnya masih banyak lagi peranan dari komunikasi audio visual dalam kehidupan kita. Yang ditulis oleh penulis ini hanya beberapa saja dan yang bersifat umum saja.

komunkasi visual

Komunikasi visual (komunikasi melalui penglihatan) adalah sebuah rangkaian proses penyampaian informasi atau pesan kepada pihak lain dengan penggunaan media penggambaran yang hanya terbaca oleh indra penglihatan. Komunikasi visual menkombinasikan seni, lambang, tipografi, gambar, desain grafis, ilustrasi, dan warna dalam penyampaiannya.

Komunikasi visual di kelas menugaskan siswa siswa untuk melukiskan sebuah kalimat atau 2 buah potongan kalimat ke dalam sebuah kertas yang dibagi 4. Di dalam acara serial TV, Win, Lose, or Draw bintang tamu diajak beradu dengan peserta dengan panduan host untuk memecahkan kalimat ke dalam gambar. Bila gambar tadi bisa ditebak, maka semakin baiklah komunikasi visualnya.

Rambu lalu lintas dan ikon ikon di dalam program komputer adalah bentuk komunikasi visual sederhana, seperti juga ikon di dalam keyboard portable sound. Di jalan pun seperti zebra cross dan ikon sepeda motor terjadi hubungan komunikasi secara visual seperti logo-logo perusahaan dan tanda di kebun raya dan kebun binatang .

Pada perayaan pernikahan raja dan pangeran Inggris, seperti juga pada seragam pasukan keraton, banyak elemen simbol yang bisa dianalisis dengan pengetahuan terlebih dahulu sebagai bentuk komunikasi visual: simbol parachute troopers di dada pangeran William, dan simbol mahkota ( crown ) di kereta kuda dan mobil yang mengantarkan . Ada simbol Ngayogyakarto Hadiningrat dan simbol Garuda sebagai kode komunikasi visual untuk level pemerintahan atau anggota keraton. Pada zaman modern kode dan simbol itu distilasi dengan berbagai gaya dan kemampuan masyarakat untuk membangun kebudayaan baru dan kultur yang canggih, sehingga muncul stiker untuk perumahan dan universitas, lencana sebuah sekolah musik, atau sekolah prajurit khusus remaja dan lencana untuk sebuah band dengan banyak fans

komunikasi antar pribadi

Komunikasi antar pribadi dinilai sangat efektif untuk merubah perilaku orang lain, bila terdapat persamaan mengenai makna yang dibincangkan. Tanda khusus yang ada di komunikasi antar pribadi ini terletak pada arus balik langsung. Arus balik tersebut memiliki daya tangkap yang mudah untuk komunikator baik ecara verbal dalam bentuk kata maupun non verbal dalam bentuk bahasa tubuh seperti anggukan, senyuman, mengernyitkan dahi dan lain sebagainya.

Selama proses komunikasi antar pribadi berlangsung sangat penting terjadinya interaksi berbagi informasi dan perasaan antara individu dengan individu atau individu dengan antar individu supaya terjadi umpan balik dan tidak menimbulkan kesalah pahaman dalam berkomunikasi.

Pengertian Menurut Para Ahli

Menurut Joseph A.Devito dalam buku The Interpersonal Communication Book (Devito, 1989:4), komunikasi antar pribadi adalah proses pengiriman dan penerimaan pesan antara dua individu atau antar individu dalam kelompok dengan beberapa efek dan umpan balik seketika. Sedangkan menurut Evert M Rogers dalam Depari, komunikasi antar pribadi merupakan komunikasi dari mulut ke mulut, dengan interaksi tatap muka antara beberapa orang pribadi.

Lain halnya dengan Dean Barnulus (Liliweri, 1991:12) yang mengemukakan bahwa komunikasi antar pribadi, dihubungkan dengan pertemuan antara dua individu, tiga individu ataupun lebih yang terjadi secara spontan dan tidak berstruktur. Begitu pula Onong U.Effendy (Effendy,1993:61), mengutarakan komunikasi antar pribadi adalah komunikasi antara dua orang dimana kontak langsung terjadi dalam bentuk percakapan, bisa langsung berhadapan muka (face to face) atau bisa melalui media seperti telepon. Ciri khas komunikasi antar pribadi yakni dua arah atau timbal balik.

komunikasi lintas budaya

Komunikasi lintas budaya adalah proses dimana dialihkan ide atau gagasan suatu budaya yang satu kepada budaya yang lainnya dan sebaliknya, dan hal ini bisa antar dua kebudayaan yang terkait ataupun lebih, tujuannya untuk saling memengaruhi satu sama lainnya,baik itu untuk sebuah kebaikan kebudayaan maupun untuk menghancurkan suatu kebudayaan, atau bisa jadi tahap awal dari proses akulturasi (penggabungan dua kebudayaan atau lebih yang menghasilkan kebudayaan baru)".

Berkenaan dengan komunikasi lintas budaya yang tepat, dengan mempelajari situasi di mana orang-orang dari latar belakang budaya yang berbeda saling berinteraksi. Selain bahasa, komunikasi lintas budaya berfokus pada atribut sosial, pola pikir, dan budaya dari kelompok-kelompok yang berbeda dari orang-orang. Hal ini juga melibatkan pemahaman budaya yang berbeda, bahasa, dan adat istiadat orang-orang dari negara-negara lain. Komunikasi lintas budaya berperan dalam ilmu-ilmu sosial seperti antropologi, studi budaya, linguistik, psikologi dan ilmu komunikasi. Komunikasi lintas budaya ini juga disebut sebagai dasar untuk bisnis internasional. Ada beberapa penyedia layanan dari lintas-budaya yang dapat membantu pengembangan keterampilan komunikasi lintas budaya itu sendiri. Penelitian ini merupakan bagian utama dari perkembangan ketrampilan dari komunikasi lintas budaya.

Masalah

Masalah dalam komunikasi lintas budaya biasanya datang dari masalah didalam transmisi pesan. Dalam komunikasi antara orang­orang dari budaya yang sama, orang yang menerima pesan menafsirkannya berdasarkan pada nilai­nilai, keyakinan, dan harapan untuk perilaku yang mirip dengan orang­orang yang mengirim pesan. Ketika ini terjadi, cara pesan yang ditafsirkan oleh penerima cukup mirip dengan apa yang dimaksudkan oleh sang pembicara. Namun, ketika penerima pesan adalah orang dari budaya yang berbeda, penerima menggunakan informasi dari budaya sang pembicara untuk menafsirkan pesan. Pesan yang ditafsirkan mungkin sangat berbeda dari apa yang pembicara maksudkan.

Atribusi adalah proses di mana orang­orang yang mencari penjelasan tentang perilaku orang lain. Ketika seseorang tidak memahami orang lain, ia biasanya menyalahkan kebingungan tersebut kepada orang lain "kebodohan, kebohongan, atau kegilaan".

Komunikasi yang efektif bergantung pada pengertian informal antara pihak­pihak yang terlibat yang didasarkan pada kepercayaan yang berkembang di antara mereka. Ketika kepercayaan itu ada, implisit pengertian dalam komunikasi dan perbedaan budaya dapat diabaikan, dan masalah­masalah dapat ditangani dengan lebih mudah. Arti dari kepercayaan dan bagaimana hal ini dikembangkan serta dikomunikasikan berbeda­beda di masyarakat. Demikian pula, beberapa budaya memiliki kecenderungan yang lebih dipercaya dibandingkan dengan yang lain.

Komunikasi nonverbal adalah suatu perilaku yang berkomunikasi tanpa kata—kata­meskipun sering kali dapat disertai dengan kata­kata. Variasi kecil dalam bahasa tubuh, ucapan, irama, dan ketepatan waktu sering menyebabkan ketidakpercayaan dan persepsi yang salah dari situasi antara pihak­pihak antar budaya.

Perilaku kinestetik adalah cara komunikasi dengan menggunakan gerakan tubuh, ekspresi wajah dan kontak mata. Arti dari perilaku tersebut bervariasi di tiap negara.

Occulesics adalah bentuk dari kinesics yang melibatkan kontak mata dan penggunaan mata untuk menyampaikan pesan

Proxemics menyangkut kepada kedekatan serta tempat dari proses komunikasi (misalnya: ruang pribadi atau tata letak kantor ).

Paralanguage mengacu pada bagaimana sesuatu dikatakan bukan isi dari apa yang dikatakan, misalnya kecepatan nada bicara, perubahan suara, suara­suara lain, tawa, menguap, dan keheningan

Objek bahasa atau kebudayaan material mengacu pada cara kita berkomunikasi melalui bahan artefak—misalnya, arsitektur, desain kantor dan perabotan, pakaian, mobil, kosmetik, dan waktu. Pada monochronic budaya, waktu dialami secara linear dan sebagai sesuatu yang harus dihabiskan, disimpan, dibuat, atau disia­siakan. Orang­orang cenderung untuk berkonsentrasi hanya pada satu hal dalam suatu waktu. Pada polychronic budaya, orang­orang mentolerir banyak hal­hal yang terjadi secara bersamaan dan menekankan keterlibatan dengan orang lain. Dalam budaya ini, orangorang sangat mudah teralihkan, fokus pada beberapa hal sekaligus, dan sering mengubah rencana.

Manajemen

Poin­poin penting untuk dipertimbangkan:

-Mengembangkan kepekaan budaya

- Mengantisipasi makna yang akan diterima oleh penerima

- Kehati­hatian dalam menulis kode

- Menggunakan kata­kata, gambar, dan gerak tubuh.

- Menghindari slang, idiom, pepatah daerah

- Transmisi selektif

- Membangun hubungan,saling bertatapan muka jika mungkin

- Hati­hati dalam menjabarkan isi kode dari tanggapan pihak lain

- Mendapatkan tanggapan dari beberapa pihak

- Meningkatkan kemampuan mendengar dan keterampilan dalam observasi

- Menindaklanjuti setiap tindakan.

Fasilitas

Ada hubungan antara kepribadian seseorang dan kemampuan untuk beradaptasi dengan lingkungan di suatu negara tertentu—termasuk kemampuan untuk berkomunikasi dalam lingkungan tersebut

Dua kunci kepribadian adalah keterbukaan dan ketahanan. Keterbukaan meliputi ciri­ciri seperti toleransi untuk ambiguitas, sikap ekstrovert, dan keterbukaan pikiran. Ketahanan termasuk memiliki kemampuan pengendalian diri yang baik, ketekunan, toleransi untuk ambiguitas, dan akal.

Faktor­faktor tersebut yang dikombinasikan dengan kebudayaan seseorang dan identitas rasial serta tingkat kesiapan terhadap perubahan akan menghasilkan pribadi yang memiliki potensi untuk dapat beradaptasi

Rekayasa sosial hasil yang efektif

- Konvergensi budaya

Dalam sistem sosial yang relatif tertutup, di mana komunikasi antara anggota tidak dibatasi, sistem secara keseluruhan akan cenderung berkumpul dari waktu ke waktu menuju negara yang memiliki keseragaman budaya yang lebih besar. Sistem akan cenderung menyimpang ke arah keragaman ketika komunikasi dibatasi.

- Teori akomodasi komunikasi

Teori ini berfokus pada strategi linguistik untuk mengurangi atau menambah jarak komunikatif..

- Adaptasi lintas budaya

Teori ini dirancang untuk menjelaskan bagaimana komunikator beradaptasi satu sama lain di "pertemuan terkait tujuan", di mana faktor­faktor budaya perlu dimasukkan.Menurut teori adaptasi lintas budaya, kompetensi komunikatif adalah ukuran dari adaptasi yang disamakan dengan asimilasi. Menurut Gudykunst dan Kim (2003), "proses adaptasi antar budaya melibatkan interaksi terus menerus dari dekulturasi dan akulturasi budaya yang membawa perubahan pada orang asing [imigran] ke arah asimilasi, tingkat tertinggi dari adaptasi secara teoretis dapat dibayangkan" (p. 360). Pendekatan ini pertama kali diteorikan pada puncak kolonialisme di Victorian England oleh Herbert Spencer yang menerapkan gagasan adaptasi yang ia pinjam dari Francis Galton untuk penyesuaian sosial dan efisien hasil kekayaan produksi. Kompetensi komunikatif didefinisikan sebagai pemikiran, perasaan, dan perilaku pragmatis dalam cara­cara yang ditetapkan sesuai dengan budaya mainstream yang dominan. Kompetensi komunikasi merupakan hasil yang berdasarkan ukuran yang dikonseptualisasikan sebagai fungsional/operasional yang sesuai dengan kriteria lingkungan seperti kondisi kerja. Di luar ini, adaptasi berarti "kebutuhan untuk menyesuaikan diri" (p. 373) pada mainstream "realitas objektif" dan "mode pengalaman yang diterima" (Gudykunst dan Kim, 2003, hlm. 378). Teori adaptasi mendukung "dekulturasi" imigran dan migran, "melupakan" diri mereka sendiri, serta mencampurkan nilai­nilai, keyakinan, tujuan, dan perilaku budaya lokal sehingga mereka dapat menjadi "cocok untuk hidup dengan" budaya tersebut (Gudykunst dan Kim, 2003, hlm. 358). Adaptasi dengan demikian didalilkan sebagai proses zero­sum di mana minoritas orang

dikonseptualisasikan sebagai sesuatu seperti wadah terbatas sehingga ketika beberapa tujuan baru atau keyakinan ditambahkan atau dipelajari, sesuatu yang lama harus "dihilangkan". Penggerak utama asimilias mengulangi argumen spencer yang menyatakan bahwa demi keberhasilan budaya mainstream ("efektif kemajuan") adaptasi/asimilasi harus berada di arah dominan dari budaya mainstream. Sementara Spencer mendalilkan budaya mainstream yang dominan dari cara berpikir, merasa, dan berperilaku, Gudykunst dan Kim (2003) mendefinisikan kelompok dominan sebagai mayoritas numerik sederhana ("diferensial ukuran populasi" Gudykunst dan Kim, 2003, hlm. 360). Setiap kecenderungan oleh pendatang baru untuk mempertahankan identitas asli mereka (bahasa, agama­agama, etnis asosiasi termasuk perhatian "etnis media", keyakinan, cara berpikir, dan sebagainya) didefinisikan oleh Gudykunst dan Kim (2003) sebagai operasional/fungsional ketidaklayakan (hlm. 376), penyakit mental (hlm. 372­373, 376), dan ketidakmampuan untuk berkomunikasi, disposisi dihubungkan oleh Spencer dan Galton dan kemudian Gudykunst dan Kim (2003), untuk melekat kepada kecenderungan dari kepribadian serta sifat­sifat lain seperti sikap tertutup terhadap ide baru (hlm. 369), emosional yang belum matang (hlm. 381), etnosentris (hlm. 376), dan kurang kompleksitas kognitif (hlm. 382, 383). Kesesuaian dari tekanan telah ditetapkan sejak W. E B. Dubois pada tahun 1902 sebagai simbolik dari kekerasan terutama ketika kaum minoritas tidak sesuai bahkan karena sifat yang melekat seperti cacat, ras, gender, etnis, dan sebagainya. Dipaksakannya kepatuhan / asimilasi berdasarkan kelompok mayoritas merupakan paksaan dari apa yang dtulis Pierre Bourdieu pada tahun 1960­an dan berkaitan dengan isu­isu komunikasi lintas budaya dan konflik yang disebut kekerasan simbolik (dalam bahasa inggris, Bourdieu, P. (1977). Garis besar Teori Praktek. Cambridge dan New York: Cambridge Univ Press). Sebagai Bourdieu (1977) menyatakan, efek dari kekerasan simbolik seperti pemaksaan budaya asli, katalis untuk adaptasi antar budaya yang "positif" menurut Gudykunst dan Kim (2003), hasil minoritas dari kejiwaan orang . Jika kekuatan koersif cukup besar dan efikasi diri serta harga diri kaum imigran minoritas hancur, dapat menyebabkan efek seperti adanya pengakuan hubungan kekuasaan yang terletak di dalam matriks sosial dari bidang tertentu. Misalnya, dalam proses timbal balik penukaran hadiah dalam bahasa Kabyle di masyarakat Aljazair, di mana ada asimetri kekayaan antara dua pihak baik yang diberkahi pemberi "akan dapat memaksakan hubungan hirarki yang ketat dan utang pada penerima."

- Proses kerja teori buday

Dalam bentuk paling umum, proses kerja teori komunikasi budaya mengacu pada interaksi antara pihak yang kurag terwakili dengan dominan anggota kelompok. Proses kerja teori budaya termasuk didalamnya tetapi tidak membatasi orang­orang dari berbagai warna kulit, wanita, orang­orang cacat, laki­laki gay dan lesbian, dan orang­orang dalam kelas sosial bawah. Proses kerja dari teori budaya, seperti yang dikembangkan oleh Mark P. Orbe, tampak pada cara­cara strategis di mana proses kerja dari teori budaya ada pada saat anggota kelompok berkomunikasi dengan orang lain. Selain itu, kerja dari kerangka budaya memberikan penjelasan untuk bagaimana orang yang berbeda dapat berkomunikasi .

Komunikasi organisasi

Komunikasi Organisasi merupakan bentuk pertukaran pesan antara unit­unit komunikasi yang berada dalam organisasi tertentu. Organisasi sendiri terdiri dari unit­unit komunikasi dalam hubungan­hubungan hirarkis antara yang satu dengan yang lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan. Komunikasi organisasi melibatkan manusia sebagai subyek yang terlibat dalam proses menerima, menafsirkan, dan bertindak atas informasi.

Menurut Wiryanto, Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi. Komunikasi formal adalah komunikasi yaang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi. Misalnya memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan suratsurat resmi. Adapun komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya secara individual.

Komunikasi organisasi serupa dengan komunikasi internal. Pengertian dari komunikasi internal adalah pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan, dalam struktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan secara horizontal dan vertikal di dalam perusahaan, sehingga pekerjaan dapat berjalan

Gaya komunikasi organisasi

Enam gaya komunikasi menurut Steward L.Tubbs dan Sylvia Moss

Gaya Komunikasi Mengendalikan

Gaya komunikasi mengendalikan (dalam bahasa Inggris: The Controlling Style) ditandai dengan adanya satu kehendak atau maksud untuk membatasi, memaksa dan mengatur perilaku, pikiran dan tanggapan orang lain. Orang­orang yang menggunakan gaya komunikasi ini dikenal dengan nama komunikator satu arah atau one­way communications.

Pihak ­ pihak yang memakai controlling style of communication ini, lebih memusatkan perhatian kepada pengiriman pesan dibanding upaya mereka untuk berharap pesan. Mereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan perhatian untuk berbagi pesan. Mereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan perhatian pada umpan balik, kecuali jika umpan balik atau feedback tersebut digunakan untuk kepentingan pribadi mereka. Para komunikator satu arah tersebut tidak khawatir dengan pandangan negatif orang lain, tetapi justru berusaha menggunakan kewenangan dan kekuasaan untuk memaksa orang lain mematuhi pandangan­pandangannya.

Pesan­pesan yag berasal dari komunikator satu arah ini, tidak berusaha ‘menjual’ gagasan agar dibicarakan bersama namun lebih pada usaha menjelaskan kepada orang lain apa yang dilakukannya. The controlling style of communication ini sering dipakai untuk mempersuasi orang lain supaya bekerja dan bertindak secara efektif, dan pada umumnya dalam bentuk kritik. Namun demkian, gaya komunikasi yang bersifat mengendalikan ini, tidak jarang bernada negatif sehingga menyebabkan orang lain memberi respons atau tanggapan yang negatif.

Gaya Komunikasi Dua Arah

Dalam gaya komunikasi ini, tindak komunikasi dilakukan secara terbuka. Artinya, setiap anggota organisasi The Equalitarian Style dapat mengungkapkan gagasan ataupun pendapat dalam suasana yang rileks, santai dan informal. Dalam suasana yang demikian, memungkinkan setiap anggota organisasi mencapai kesepakatan dan pengertian bersama. Aspek penting gaya komunikasi ini ialah adanya landasan kesamaan. The equalitarian style of communication ini ditandai dengan berlakunya arus penyebaran pesan­pesan verbal secara lisan maupun tertulis yang bersifat dua arah (two­way communication).

Orang­orang yang menggunakan gaya komunikasi yang bermakna kesamaan ini adalah orang­orang yang memiliki sikap kepedulian yang tinggi serta kemampuan membina hubungan yang baik dengan orang lain baik dalam konteks pribadi maupun dalam lingkup hubungan kerja. The equalitarian style ini akan memudahkan tindak komunikasi dalam organisasi, sebab gaya ini efektif dalam memelihara empati dan kerja sama, khususnya dalam situasi untuk mengambil keputusan terhadap suatu permasalahan yang kompleks. Gaya komunikasi ini pula yang menjamin berlangsungnya tindak berbagi informasi di antara para anggota dalam suatu organisasi.

Gaya Komunikasi Berstruktur

Gaya komunikasi yang berstruktur ini, memanfaatkan pesan­pesan verbal secara tertulis maupun lisan guna memantapkan perintah yang harus dilaksanakan, penjadwalan tugas dan pekerjaan serta struktur organisasi. Pengirim pesan (sender) lebih memberi perhatian kepada keinginan untuk memengaruhi orang lain dengan jalan berbagi informasi tentang tujuan organisasi, jadwal kerja, aturan dan prosedur yang berlaku dalam organisasi tersebut.

Stogdill dan Coons dari The Bureau of Business Research of Ohio State University, menemukan dimensi dari kepemimpinan yang efektif, yang mereka beri nama Struktur Inisiasi atau Initiating Structure. Stogdill dan Coons menjelaskan mereka bahwa pemrakarsa (initiator) struktur yang efisien adalah orang­orang yang mampu merencanakan pesan­pesan verbal guna lebih memantapkan tujuan organisasi, kerangka penugasan dan memberikan jawaban atas pertanyaanpertanyaan yang muncul.

Gaya Komunikasi Dinamis

Gaya komunikasi yang dinamis ini memiliki kecenderungan agresif, karena pengirim pesan atau sender memahami bahwa lingkungan pekerjaannya berorientasi pada tindakan (action­oriented). The dynamic style of communication ini sering dipakai oleh para juru kampanye ataupun supervisor yang membawa para wiraniaga (salesmen atau saleswomen).

Tujuan utama gaya komunikasi yang agresif ini adalah mestimulasi atau merangsang pekerja/karyawan untuk bekerja dengan lebih cepat dan lebih baik. Gaya komunikasi ini cukup efektif digunakan dalam mengatasi persoalan­persoalan yang bersifat kritis, namun dengan persyaratan bahwa karyawan atau bawahan mempunyai kemampuan yang cukup untuk mengatasi masalah yang kritis tersebut.

BAB III PERENCANAAN PESAN BISNIS

Difinisi Perencaaan Pesan Bisnis

Perencanaan pesan bisnis adalah proses komposisi penyusunan pesan bisnis. Proses itu sendiri terdiri dari perencanaan tujuan audiens, ide, saluran; pengorganisasian ide; membuat draf, merangkai kata / kalimat / paragraph; dan merevisi.

Tujuan dalam perencanaan bisnis harus dievaluasi apakah tujuan realistis, waktu tepat, dan dapat diterima. Tujuan juga harus diuji apakah sesuai dengan kemampuan, ketepatan waktu dan orang, dan selaras dengan tujuan organisasi.

Untuk membuat perencanaan bisnis yang baik komunikator perlu melakukan analisis audiens. Caranya aadalah dengan mengembangkan profil audiens dan menganalisa pemuasan konsumen. Komunikator mengantisipasi rekasi audiens, memperkirakan jumlah, mengetahui hubungan komunikator dengan audiens apakah kenal atau tidak. Untuk pemuasan audiens komunikator perlu mengetahui kebutuhan informasi audiens. Pemuasan juga bisa dilakukan dengan motivasional dengan pendekatan argumentasi, rasional, dan emosi audiens. Pemuasan emosional digunakan untuk mengubah perilaku audiens. Akan tetapi ada hambatan yaitu audiens cenderung tidak mau berubah untuk hal baru.

Penentuan ide pokok untuk menemukan cara mencapai tujuan tertentu bisa dilakukan dengan brainstorming. Brainstorming dilakukan melalui beberapa cara : story teller tour, random list, CFR (Conclusion Finding Recommendation)Worksheet, question and answer chain, dan journalist approach.

Dalam seleksi saluran perlu dipertimbangkan beberapa hal yaitu tingkat kepentingan, formalitas, kompleksitas,kerahasian, emosi, biaya, dan harapan audiens.

Saluran lisan memiliki kelebihan cepat mendapat feedback dan menyampaikan pesan, audiens merasa nyaman, reaksi audiens terbaca, dan ekonomis. Bentuk saluran lisan adalah percakapan, wawancara, diskusi, seminar, lokakarya, pelatihan, pidato, dan presentasi. Saluran lisan informal itu tidak terstruktur tapi ide lancer. Saluran lisan formal terjadi saat RUPS, presentasi, dan penganugerahan. Alat Bantu yang digunakan adalah film, video, rekaman, LCD, dan slide.

Saluran tulisan memiliki kelebihan yaitu lebih teratur karena komunikator sempat merencanakan dan mengendalikan isi pesan. Bentuknya adalahsurat, memo, dan proposal.Setelah Memperoleh gambaran mengenai berbagai macam bentuk saluran komunikasi baik formal maupun informal langkah berikutnya adalah melakukan perencanaan pesan-pesan bisnis, yang mencakup pesan yang tertulis maupun lisan.

Perencanaan bisnis merupakan satu langkah strategis bagi pencaaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. Makalah ini akan menjelaskan tentang perencanaan pesan-pesan bisnis yang difokuskan pada perencanaan pesan-pesan bisnis secara tertulis.

Pemahaman proses kompsisi

Proses Komposisi adalah proses penyusunan pesan-pesan bisnis, yang meliputi tahapan-tahapan :

1. Perencanaan

-Maksud/tujuan komunikasi

-Audiens yang akan menerima pesan

-Ide pokok pesan-pesan yang akan digunakan

-Saluran atau media yang akan digunakan

2. Organisasi dan Komposisi

Mengorganisasikan ide-ide dan dituangkan dalam bentuk draft yang berkaitan dengan komitmen pemikiran yang dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh si penerima pesan serta memilih ilustrasu yang diperlukan untuk mendukung ide pokok bahasannya.

Organisasi dan komposisi erat kaitannya dengan penyusunan kata kalimat, dan paragraf perlu diperhatikan penggunaan kata, kalimat, dan paragraf yang sederhana, mudah dimengerti, dan dilaksanakan.

3. Revisi

Proses perbaikan terhadap maksud dan isi pesan dari sisi substansi pesan yang ingin disampaikan, gaya penulisannya, struktur kalimat yang digunakan dan bagaimana tingkat pemahamannya serta memperhatikan penggunaan kata-kata, kalimat dan paragraf telah diekspresikan dengan baik.

Penetapan Tujuan pesan bisnis

penetapan tujuan bisnis  (business goals) berarti menetapkan tujuan-tujuan yang menjadi sasaran sebuah bisnis. Setiap bisnis memerlukan tujuan karena itu pembahasan dimulai dari aspek-aspek dasar penentuan tujuan organisasi. Selanjutnya, manajer juga perlu membuat keputusan tentang serangkaian tindakan atau program kerja yang bersifat komprehensif dan terintegrasi dalam mencapai tujuan perusahaan. Dengan demikian, penentuan program kerja atau strategi tersebut tidak mungkin dibuat berdasarkan satuan problem sementara atau hanya untuk memenuhi kebutuhan yang muncul seketika. Namun, penentuan program tersebut meliputi cakupan yang lebih luas dalam menghadapi perubahan lingkungan dan tantangan-tantangan yang muncul di masa mendatang.

Tehnik Curah Penapat

Curah pendapat (brainstorming) adalah suatu teknik kreativitas yang mengupayakan pencarian penyelesaian dari suatu masalah tertentu dengan mengumpulkan gagasan secara spontan dari anggota kelompok. Istilah brainstorming dipopulerkan oleh Alex F. Osborn pada awal dasawarsa 1940-an. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pelaksanaan curah pendapat adalah metode (anonim atau tidak, penggunaan komputer, dll.), insentif bagi para peserta, serta hambatan yang mungkin muncul (sifat individu, interaksi sosial, dll.).

Analisis Audiens

Indikator audiens - siapa mereka

-Latar belakang (pendidikan, usia, jenis kelamin)

- Minat dan keingingtahuan

Indikator audiens berpengaruh pada cakupan materi dan cara mengatasi audiens

cara mengembangkan profil audiens

Mengembangkan suatu profi audiens boleh dikatakan gampang – gampang susah. Penentuan profil audiens dalam hal ini tidak akan mengalami kesulitan karena audiens adalah orang – orang yang sudah dikenal, akantetapi akan menjadi sulit bila belum.dalam kasus ini komunikator perlu melakukan investigasi untuk mengantisipasi reaksi mereka.

Proses Analisis Audiens :

1. Mengembangkan profil audiens dengan cara :

a. menentukan ukuran dan kompisisi audiens

b. menentukan siapa audiensnya

c. mengetahui bagaimana rekasi audiens

d. mengetahui pemahaman audiens

e. mengetahui bagaimana hubungan antara komunikator dengan audiens

Kunci komunikasi yang efektif adalah dengan menentukan kebutuhan informasi audiens dan selanjutnya berusaha memenuhi kebutuhan tersebut dengan lima tahap di bawah ini ;

- cari apa yang diingikan oleh audiens

- antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan

- berikan semua informasi yang diperlukan

- pastikan bahwa informasinya akurat

- tekankan ide – ide yang menarik bagi audiens

2. Memuaskan kebutuhan akan informasi audiens, dengan tahapan sebagai berikut :

- menemukan keinginan audiens

- memberikan informasi secara keseluruhan beserta tambahannya.

- Informasi yang dibeikan harus akurat

- Memilih ide-ide yang paling menarik bagi audiens

3. Memuaskan kebutuhan motivasional audiens. Berusaha untuk mengubah pola pikir serta perilaku audiens melalui pendekatan argumentasi yang rasional.

Cara memuaskan kebutuhan motivasional audiens.

ada kecenderungan bahwa audiens tidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal yang lebih baru. Cara mengatasinya adalah dngfan mengatur pesan – pesan sedemikian rupa sehingga pesan yang disampaikan dapat diterima audiens dengan mudah. Pendekatan yang dapa deliakukan adalah dengan memberikan argumentasi yang bersifat rasional. Meskipun pendekatan argumentasi merupakan cara yang baik, perlu juga untuk mencoba menggunakan pendekatan emosi.

Seleksi dan Saluran Media

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui dua saluran, yaitu saluran lisan (oral) dan tertulis (written). Pilihan mendasar antara berbicara atau memilis tergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens, dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.

komunkasi Tertulis

Pesan-pesan tertulis juga memiliki berbagai macam bentuk, seperti surat, memo, proposal, dan laporan. Salah satu kebaikan dari komunikasi tertulis (written communications) adalah penulis mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka. Format tulisan diperlukan jika informasi yang disampaikan kompleks, dibutuhkan catatan permanen untuk referensi di masa yang akan datang, dan jumlah audiens besar dan menyebar

Komunkasi Lisan

Salah satu kebaikan dari komunikasi lisan (oral communications) adalah kemampuannya memberikan umpan balik dengan segera. Saluran ini digunakan bila pesan yang disampaikan adalah sederhana, tidak diperlukan catatan permanen, dan audiens dapat dibuat lebih nyaman (convenient). Kelebihan lain dari komunikasi lisan adalah sifatnya yang ekonomis. Pendekatan lisan juga bermanfaat, bila yang disajikan adalah informasi yang kontroversial, karena reaksi audiens dapat terbaca dari bahasa isyarat mereka sehingga komunikator dapat menyesuaikan pesan-pesan yang akan disampaikan.

Komunikasi lisan mencakup antara lain percakapan antara dua orang atau lebih, pembicaraan melalui telepon, wawancara kerja, pertemuan kelompok kecil (diskusi kelompok), seminar, workshops, program pelatihan, pidato formal, dan presentasi penting lainnya.

Sedangkan presentasi formal, dengan jumlah audiens yang lebih besar, seperti konvensi penjualan, rapat para pernegang saham, presentasi untuk pengenalan produk baru, dan fungsi-fungsi seremonial penganugerahan produk-produk unggulan atau terlaris sebagai best seller, seringkali diadakan di auditorium.

Alat bantu audio-visual seperti film, video dip, audio rekaman, LCD projector, dan slide show seringkali digunakan untuk memberikan daya tarik bagi suatu presentasi. Karena tidak mudahnya mengkoordinasi semua efek dari audio-visual, presentasi seperti ini harus direncanakan dengan sebaik-baiknya.

Gaya penulisan

Dalam sastra, gaya penulisan adalah cara mengungkapkan pikiran dalam karakteristik bahasa: individu, periode, sekolah, atau bangsa. Selain unsur­unsur penting berisi ejaan, tata bahasa, dan tanda baca, gaya penulisan merupakan pilihan kata­kata, struktur kalimat, dan struktur paragraf, yang digunakan untuk menyampaikan makna secara efektif. Kelompok unsur pertama disebut sebagai aturan, elemen, hal penting, mekanika, atau pedoman; sedangkan kelompok berikutnya, yakni yang disebut sebagai gaya, atau retorika. Kelompok unsur pertama merupakan aturan­aturan, yakni mengenai apa yang ditulis penulis; sedangkan kelompok unsur kedua, gaya, yakni mengenai bagaimana yang ditulis penulis. Ketika mengikuti aturan­aturan dari pemakaian tatabahasa, penulis memiliki fleksibilitas yang besar dalam cara mengungkapkan suatu konsep.Titik penting gaya penulisan yang baik ialah untuk

- mengekspresikan pesan­pesan kepada pembaca secara sederhana, jelas, dan meyakinkan;

- menjaga perhatian dan keikutsertaan pembaca, serta menarik; tidak

- menampilkan segi kepribadian penulis;

- menunjukkan pengetahuan, keterampilan, atau kemampuan menulis penulis;

meskipun hal­hal tersebut biasanya tetap terlihat, dan hal tersebut merupakan sesuatu yang oleh para ahli dianggap sebagai gaya individu penulis.

Pilihan kata­ kata

- Menggunakan kamus dan tesaurus

- Mencari diksi pada tingkat menengah

- Menyebut sesuatu dengan nama­nama mereka

- Menghindari redundansi dan kalimat yang berbelit ­belit

- Menghindari klise

- Menghindari jargon

- Menghindari kata­kata yang usang, kuno, atau kata­kata temuan

- Menghindari bahasa gaul, ekspresi kedaerahan, dan bahasa yang tidak baku

- Menghindari kata ­kata ubahan (qualifier) Menghindari kata­kata opini

-Menggunakan kata kata dalam arti sebenarnya

- Menghindari kata­ kata menyinggung atau bahasa yang mendiskriminasi

- Mengatakan tidak lebih dari yang dimaksud

- Menggunakan istilah dengan logika yang tepat

- Menggunakan kata­kata sejelas makna yang dikandungnya

-Menempatkan pernyataan dalam bentuk positif -

Membuat metafora yang jelas dan tepat -

Menggunakan kata benda yang jelas dan kata kerja aktif untuk kata sifat dan kata keterangan

Proses bisnis

Proses bisnis adalah suatu kumpulan aktivitas atau pekerjaan terstruktur yang saling terkait untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu atau yang menghasilkan produk atau layanan (demi meraih tujuan tertentu). Suatu proses bisnis dapat dipecah menjadi beberapa subproses yang masing­masing memiliki atribut sendiri tetapi juga berkontribusi untuk mencapai tujuan dari superprosesnya. Analisis proses bisnis umumnya melibatkan pemetaan proses dan subproses di dalamnya hingga tingkatan aktivitas atau kegiatan.

Secara umum, subyek dalam ekonomi dapat dibagi dengan beberapa cara, yang paling terkenal adalah mikroekonomi vs makroekonomi. Selain itu, subyek ekonomi juga bisa dibagi menjadi positif (deskriptif) vs normatif, mainstream vs heterodox, dan lainnya. Ekonomi juga difungsikan sebagai ilmu terapan dalam manajemen keluarga, bisnis, dan pemerintah. Teori ekonomi juga dapat digunakan dalam bidang­bidang selain bidang moneter, seperti misalnya penelitian perilaku kriminal, penelitian ilmiah, kematian, politik, kesehatan, pendidikan, keluarga dan lainnya. Hal ini dimungkinkan karena pada dasarnya ekonomi — seperti yang telah disebutkan di atas — adalah ilmu yang mempelajari pilihan manusia. Banyak teori yang dipelajari dalam ilmu ekonomi diantaranya adalah teori pasar bebas, teori lingkaran ekonomi (business cycle), invisible hand, daya tahan ekonomi, merkantilisme, Bretton Woods, dan sebagainya.

Ada sebuah peningkatan trend untuk mengaplikasikan ide dan metode ekonomi dalam konteks yang lebih luas. Fokus analisis ekonomi adalah "pembuatan keputusan" dalam berbagai bidang di mana orang dihadapi pada pilihan­pilihan. misalnya bidang pendidikan, pernikahan, kesehatan, hukum, kriminal, perang, dan agama. Gary Becker dari University of Chicago adalah seorang perintis trend ini. Dalam artikel­artikelnya ia menerangkan bahwa ekonomi seharusnya tidak ditegaskan melalui pokok persoalannya, tetapi sebaiknya ditegaskan sebagai pendekatan untuk menerangkan perilaku manusia. Pendapatnya ini kadang­kadang digambarkan sebagai ekonomi imperialis oleh beberapa kritikus

Ada sebuah peningkatan trend untuk mengaplikasikan ide dan metode ekonomi dalam konteks yang lebih luas. Fokus analisis ekonomi adalah "pembuatan keputusan" dalam berbagai bidang di mana orang dihadapi pada pilihan­pilihan. misalnya bidang pendidikan, pernikahan, kesehatan, hukum, kriminal, perang, dan agama. Gary Becker dari University of Chicago adalah seorang perintis trend ini. Dalam artikel­artikelnya ia menerangkan bahwa ekonomi seharusnya tidak ditegaskan melalui pokok persoalannya, tetapi sebaiknya ditegaskan sebagai pendekatan untuk menerangkan perilaku manusia. Pendapatnya ini kadang­kadang digambarkan sebagai ekonomi imperialis oleh beberapa kritikus

Strategi Bisnis Terbaik yang Terbukti Menguntungkan

Setelah memahami dengan lebih dalam apa sebenarnya definisi tepat dan makna dari strategi bisnis dengan penjelasan­penjelasan di atas, Anda sekarang tentunya bisa lebih siap mempelajari strategistrategi bisnis yang efektif untuk Anda kembangkan dan implementasikan pada bisnis Anda! Kita akan melihat beberapa strategi bisnis umum yang kerap sukses.

Tikung pasar pemula dengan strategi akuisisi

Salah satu strategi bisnis yang sangat umum adalah untuk perusahaan yang besar untuk mendapatkan posisi kuat di pasar yang sedang berkembang. UMKM yang memiliki modal yang cukup besar dapat menggunakan strategi bisnis akuisisi ini. Perusahaan tersebut biasanya kemudian melakukan akuisisi perusahaan yang sedang berada pada pasar tersebut untuk mendapatkan posisi pada pasar tersebut.

Strategi bisnis akuisisi adalah usaha untuk membeli perusahaan/brand produksi tambahan dari produk yang telah ada. Keuntungan dari strategi ini adalah dengan modal yang besar, sebuah perusahaan dapat lebih leluasa dalam menilai potensi bisnis perusahaan yang akan diakuisisi yang sesuai dengan visi perusahaan yang melakukan akuisisi.

Strategi akuisi juga bisa Anda gunakan, contohnya, ketika Anda merupakan produk/brand yang telah memulai bisnis secara of line dan belum terlalu menguasai pasar online.

Contoh: Akuisisi Instagram­Facebook

Pada April 2012, Facebook mengakuisisi perusahaan startup berbagi foto, Instagram. Perlu diingat bahwa hingga saat itu, Instagram hanya memiliki sekitar 30 juta pengguna dan belum memiliki kehadiran yang mapan di OS Android. Bagi sebagian besar orang, kejadian ini terlihat seperti keputusan yang agak gegabah dari Facebook.

Pada tahun 2014, basis pengguna Instagram telah melampaui 150 juta dan kemudian menjadi sebuah aplikasi berbagi foto yang dominan di semua platform seluler

Strategi Facebook:

Facebook tentunya telah memikirkan tujuan dari langkah bold yang dilakukannya. Strategi Facebook dalam mengakuisisi Instagram bisa dibilang untuk a) menyudutkan pasar berbagi gambar melalui smartphone yang baru, dan b) melindungi taruhannya untuk pertumbuhan di masa depan.Facebook tentunya telah memikirkan tujuan dari langkah bold yang dilakukannya. Strategi Facebook dalam mengakuisisi Instagram bisa dibilang untuk a) menyudutkan pasar berbagi gambar melalui smartphone yang baru, dan b) melindungi taruhannya untuk pertumbuhan di masa depan.

Tag harga $1B yang dikeluarkan Facebook mungkin terlihat sangat tinggi dan terlalu beresiko pada tahun 2012 tersebut, tetapi terlihat hampir murah hari ini, terutama melihat keuntungannya saat ini.

Instagram memungkinkan Facebook untuk bersaing di pasar di mana ia tidak memiliki kehadiran yang sangat kuat, dan membantu mempertahankan pengguna lain, kaum­kaum yang lebih muda. Selanjutnya, dengan membeli Instagram, Facebook memastikan bahwa ia memiliki keunggulan kompetitif atas Google, Microsoft, dan pesaing lainnya.

Diferensiasi produk

Selanjutnya, strategi diferensiasi produk juga merupakan salah satu strategi bisnis yang paling efektif, khususnya untuk UMKM. Dengan menggunakan strategi bisnis ini, Anda berarti menggali secara strategis faktor­faktor pembeda produk/layanan bisnis Anda dari kompetitor.

Menonjol dari para pesaing adalah salah satu persyaratan utama untuk kesuksesan bisnis. Jika para konsumen tidak dapat membedakan nilai plus dari bisnis Anda jika dibandingkan dengan kompetitor, Anda akan mengalami kesulitan dalam melakukan penjualan.

Nilai pembeda untuk strategi bisnis ini tidak harus selalu berarti mengeluarkan biaya lebih untuk mengkapitalisasikannya. Diferensiasi produk bisa dicapai dengan apa saja termasuk dari bagaimana Anda merencanakan business model Anda, membuat produk Anda, atau menerapkan pendekatan lain pada layanan Anda.

Semua hal tersebut tidak harus mengeluarkan biaya tambahan jika riset mendalam dilakukan secara cermat dan strategis. Misalnya, Anda dapat melakukan ini dengan menyorot teknologi unggulan dari produk, fitur, gaya, atau harga yang Anda tawarkan. Anda dapat melihat strategi ini digunakan oleh hampir setiap bisnis, khususnya pemain­pemain di bidang bisnis B2C (business to customers).

Semua hal tersebut tidak harus mengeluarkan biaya tambahan jika riset mendalam dilakukan secara cermat dan strategis. Misalnya, Anda dapat melakukan ini dengan menyorot teknologi unggulan dari produk, fitur, gaya, atau harga yang Anda tawarkan. Anda dapat melihat strategi ini digunakan oleh hampir setiap bisnis, khususnya pemain­pemain di bidang bisnis B2C (business to customers).

Contoh: Apple iPad Air dibandingkan pesaingnya

Apple iPad Air yang memasuki pasar pada tahun 2014 menawarkan harga yang hampir dua kali lipat dari pesaing­pesaingnya. Namun, Apple tetap mampu menetapkan harga tersebut karena berhasil membedakan produknya dari pesaing. Pemasaran Apple iPad

Strategi penetapan harga

Untuk strategi penetapan harga, dalam menentukan harga bagi produk atau layanan Anda, bisnis pada dasarnya memiliki dua pilihan, yaitu:

a) Menjaga harga tetap rendah untuk menarik lebih banyak pelanggan. Namun, karena jumlah laba yang rendah, bisnis Anda harus dapat menjual banyak produk untuk menghasilkan uang.

b) Penetapan harga produk yang lebih dari jangkauan konsumen biasa atau level menengah, untuk memberikan produk Anda nilai­nilai aspirasional.

BAB IV PENULISAN DAN PENYELESAIAN PESAN­PESAN BISNIS

Pengorganisaian

Tujuan pesan bisnis adalah pemahaman penerima. Oleh sebab itu, untuk mempercepat dan meningkatkan efisiensi penyusunan pesan perlu mengorganisasikan pesan dengan baik. Mengorganisasikan pesan dengan baik dapat dilakukan melalui langkah berikut : Pengelompokan ide dan disajikan secara logis (dibuat outlinenya) Subjek dan tujuan jelas Mencakup semua informasi yang penting Terdapat relevansi antara informasi dengan subjek dan tujuan

organisasi

Organisasi (bahasa Yunani: ὄργανον, organon ­ alat) merupakan wadah atau tempat berkumpulnya orang dengan 3 sistematis, terpimpin, terkendali, terencana, rasional dalam memanfaatkan segala sumber daya baik dengan metode, material, lingkungan dan uang serta sarana dan prasarana, dan lain sebagainya dengan efisien dan efektif untuk bisa mencapai tujuan organisasi. Dalam ilmu­ilmu sosial, organisasi dipelajari oleh periset dari berbagai bidang ilmu, terutama sosiologi, ekonomi, ilmu politik, psikologi, dan manajemen. Kajian mengenai organisasi sering disebut studi organisasi (organizational studies), perilaku organisasi (organizational behaviour), atau analisis organisasi (organization analysis).

Perencaan Pesan Komunikasi

Perencanaan Pesan komunikasi Bisnis

Pemahaman Proses Komposisi

Perencanaan Pesan Komunikasi Bisnis

merupakan suatu langkah strategis bagai pencapaian faktor penetu tujuan organisasi secara menyeluruh dan merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan komunikasi. Pesan­ pesan bisnisyang terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan komuniksasi (Hajiji 2005). Proses komposisi ( composition process ) penyusunan pesan­pesan bisnis dapat dianalogikan dengan proses penciptaan lagu seperti yang dilakukan oleh seorang komposer.Begitu halnya dengan proses komposisi untuk pesan­pesan bisnis.

Penyusunan pesan­pesan bisnis meliputi tahap :

1. Fase perencanaan,

adanaya pemikiran yang sangat mendasar seperti masksud/tujuan komunikasi audience yang akan menerima pesan, ide pokok pesan­pesan yang akan disampaikan, dan saluran atau media yang akan digunakan dalam penyampaian pesan. Disamping itu intonasi suara juga perlu diatur, pakah melemah, mendatar atau tinggi. Yang penting adalah mensiasati situasi yang ada, sehingga tujuan yang dikehendaki dapat tercapai.

2.Fase Pengorganisasian,

erat kaitanya dengan penyusunan atau pengaturan kata­ kata, kalimat, dan paragraf. Karena dalam penyusunan kata­kata harus dapat dipertanggungjawabkan terhadap yang dituangkan dalam katakata tersebut dan terdapat seleksi berbagai ilustrasi yang ada serta melakukan penyusunan mendukung ide pokok, gunakan kata­kata yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti, dan dilaksanakan oleh si penerima pesan.

Proses perencanaan

Proses perencanaan atau planning adalah bagian dari daur kegiatan manajemen yang terutama berhubungan dengan pengambilan keputusan (decision making) untuk masa depan, baik jangka panjang maupun jangka pendek, sehubungan dengan pokok pertanyaan: apa, siapa, bagaimana, kapan, di mana, dan berapa, baik sehubungan dengan lembaga yang dimanajemeni maupun usahausahanya.dapat dilaksanakan menyeluruh, misalnya dalam perencanaan korporat, perencanaan strategis, atau perencanaan jangka panjang. Bisa juga dilakukan per divisi atau unit bisnis stategis menjadi rencana divisi atau anak perusahaan tertentu di dalam suatu korporasi yang lebih besar. Bisa juga dilakukan per fungsi baik di dalam korporasi, di dalam divisi maupun unit bisnis individual, misalnya rencana fungsi pemasaran, rencana fungsi keuangan, rencana fungsi produksi dan distribusi, dan rencana fungsi personalia. Bagaimanapun lingkup perencanaan yang dilakukan, pokok pertanyaan yang dipikirkan sama saja: apa, siapa, bagaimana, kapan, di mana, dan berapa. Perbedaannya menyangkut metode yang digunakan untuk menjawab pertanyaan­pertanyaan itu

Tahapan proses perencanaan

1. Menetapkan target atau tujuan, perencanaan dimulai dengan keputusan­keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja. Tanpa rumusan target atau tujuan yang jelas, organisasi akan menggunakan sumber daya secara tidak efektif.

2. Merumuskan keadaan saat ini, pemahaman akan posisi atau keadaan organisasi sekarang ini dari pada tujuan yang hendak dicapai atau sumber daya­sumber daya yang tersedia untuk pencapaian tujuan merupakan hal sangat penting, karena tujuan dan rencana menyangkut waktu yang akan datang. Hanya setelah keadaan organisasi saat ini dianalisa, rencana dapat dirumuskan untuk menggambarkan rencana kegiatan lebih lanjut. Tahap kedua ini memerlukan informasi­terutama keuangan dan data statistik yang didapat melalui komunikasi dalam organisasi.

3. Mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan, segala kekuatan dan kelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu diidentifikasikan untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu perlu diketahui faktor­faktor lingkungan intren dan ekstern yang dapat membantu organisasi mencapai tujuannya,atau yang mungkin menimbulkan masalah. Walau pun sulit dilakukan, antisipasi keadaan,masalah, dan kesempatan serta ancaman yang mungkin terjadi di waktu mendatang adalah bagian esensi dari proses perencanaan.

4. Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan, Tahap terakhir dalam proses perncanaan meliputi pengembangaan berbagai alternatif kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian alternatif­alternatif tersebut dan pemilihan alternatif terbaik (paling memuaskan) diantara berbagai alternatif yang ada.

Karakter atau Pendekatan Dasar Proses Perencanaan

Dari bawah ke atas (bottom­up). Pendekatan ini merupakan upaya melibatkan semua pihak sejak awal, sehingga setiap keputusan yang diambil dalam perencanaan adalah keputusan mereka bersama, dan mendorong keterlibatan dan komitmen sepenuhnya untuk melaksanakannya. Kelemahannya memerlukan banyak waktu dan tenaga untuk perencanaan. Diperlukan pengembangan budaya perusahaan yang sesuai.

Dari atas ke bawah (top­down). Pendekatan ini mendesak bagian bawah bekerja sesuai kemauan atasan di dalam perencanaan tanpa memedulikan situasi nyata bagian bawah. Waktu perencanaan bisa sangat pendek, tetapi ada banyak hal yang terlewatkan karena sempitnya forum informasi dan komunikasi. Biasanya menimbulkan kepatuhan yang terpaksa namun untuk sementara waktu efektif.

Unsur ­unsur Proses Perencanaan

Beberapa unsur di bawah ini terdapat dalam proses perencanaan manapun, kendati lingkup dan metodenya berbeda. Bisa luas, bisa kecil. Bisa kompleks, bisa sederhana. Walau demikian baik jika dikenali dengan lebih jelas.

Riset Masa Depan

Adalah usaha untuk memperkirakan situasi lingkungan eksternal masa depan yang akan dihadapi. Tujuan riset masa depan (future research) adalah mengenali dan mempertimbangkan dampak dari kecenderungan perkembangan faktor­faktor dalam ekonomi makro, bidang industri atau jasa, politik, perubahan sosial, teknologi, budaya dan gaya hidup masyarakat, keamanan dan lain sebagainya, apakah positif ataukah negatif. Juga diperkirakan situasi persaingan. Apa yang akan dikerjakan pemain dan pesaing lama? Berapa banyak pemain dan pesaing baru akan terjun di lapangan (pasar)? Dampak positif berarti peluang (opportunities) bagi pengembangan karya yang perlu ditangkap dan dimanfaatkan. Dampak negatif berarti ancaman (threats), hambatan atau kendala bagi kemajuan. Maka perlu diatasi.

Audit Situasi

Audit situasi dilaksanakan dengan memeriksa data prestasi beberapa masa yang lalu. Prinsipnya adalah untuk mendapatkan informasi pengenalan diri sendiri saat ini di sini dengan segala dimensinya: apa, siapa, mengapa, untuk apa, di mana, bagaimana, berapa? Mendaftar berbagai aspek kekuatan (strengths) dan kelemahan (weaknesses) internal yang diketahui.

Selanjutnya teknik forecasting secara statistik biasanya digunakan untuk melihat ekstapolasi kecenderungan data ke masa depan dalam situasi konstan seperti pada masa lalu. Tetapi situasi tidak akan tetap sama karena adanya perubahan. Perubahan­perubahan masa depan diantisipasi dengan berbagai teknik riset masa depan.

Asumsi­ asumsi

Gabungan audit situasi (internal) dan riset masa depan (eksternal) yang dipadukan dengan melakukan metode Analisis SWOT menghasilkan asumsi­asumsi atau pengandaian situasi atas berbagai faktor variabel. Data basis yang diperoleh di sini seolah­olah siap memberi penjelasan pada setiap pertanyaan: mengapa.

Rencana Strategi

Garis besar ketentuan mengenai bidang­bidang utama mengenai pengembangan bisnis dan organisasi, pembaruan dan pengembangan produk, strategi persaingan dan pemasaran, strategi keuangan, strategi investasi prasarana dan sarana, strategi produksi dan strategi sumber daya manusia.

Policy atau kebijakan

Perumusan policy atau kebijakan dasar dimaksudkan sebagai garis pedoman mengenai apa yang boleh dilakukan dan apa yang tidak boleh dilakukan dalam rangka pencapaian tujuan, sasaran, target. Ini memberi warna dasar pada semua rencana usaha, misalnya orientasi pada kepuasan konsumen yang harus dipertimbangkan di dalam semua rencana strategi dan taktis.

Keunggulan Strategis

Perencanaan yang dengan jelas merumuskan hal­hal berikut dikatakan sudah mempunyai potensi keunggulan strategis:

Visi

Strategi

Taktik

Implementasi

Operasi

(Kenneth Primozic, Edward Primozic dan Joe Leben (1991): Strategic Choices: Supremacy, Survival or yonara. McGrawHill).

Pemikiran strategis haruslah merupakan suatu daur berkesinambungan. Daur itu dimulai dengan pembentukan visi organisasi, berlanjut dengan penentuan strategi (yaitu tujuan dan garis besar usaha untuk mewujudkannya) d mt1 b hu yang menentukan bagaimana visi digunakan untuk membimbing semua usaha dan karya organisi, kemudian dijabarkan menjadi berbagai taktik yang tepat dalam mengaplikasikan strategi, mengarah pada langkah­langkah implementasi taktik serta tindakan operasional yang harus dilaksanakan dari hari ke hari dalam organisasi. Tak ada tangga yang boleh dilewatkan di dalam pemikiran dan perumusan semua itu di dalam daur perencanaan yang berkesinambungan.

Komitmen Pada Rencana

Edward Deming terutama mengajarkan "Constancy of purpose" atau kesetiaan pada maksud dan tujuan yang hendak dicapai, serta "continuous improvement" artinya perbaikan berkesinambungan atas berbagai proses kerja.

Ahli yang lain menegaskan keterlibatan, konsistensi, sikap konsekuen.ccg d thn4d yh,5g­rh5mtmmvb rdf x

Penetuan Ide Pokok

Setiap pesan­pesan bisnis akan bermuara pada satu tema atau topic, pokok yaitu ide pokok (main idea). Hal­hal lain selain ide pokok hanyalah ,merupakam ide­ide pendukung (supporting idea). Topic dan ide pokok merupakan dua hal yang berbeda. Topic adalah subjek pesan yang lebih luas, sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topic, yang menjelaskan isi dan tujuan dari topic tersebut, sehingga dapat diterima oleh audiens. Penentuan ide pokok memerlukan pengalaman dan kreatifitas. Ada tiga teknik atau cara yang dapat di perlukan untuk menentukan ide pokok :

1. Brainstorming

Yaitu penentuan ide pokok dengan membiarkan pikiran mencari berbagai kemungkinan ide pokok secara leluasa. Ide yang diperoleh dengan cara tersebut akan lebih bervariatif, baru dan orisinil.

2. Petunjuk atasan

Dalam organisasi yang menganut system senioritas, para pelaksana cenderung meminta petunjuk atasan dalam menentukan ide pokok.

3. Kebiasaan

Untuk situasi yang relative sama atau kejadian yang berulang­ulang, biasanya dikembangkan ide pokok tertentu yang relatif sama. Penentuan ide pokok di lakukan berdasarkan kebiasaan.

Cara menentukan ide pokok bacaan

dalam sebuah paragraf atau keseluruhan bacaan merupakan cara untuk mengetahui inti bahasan. Sebuah bacaan selalu memiliki pesan yang ingin disampaikan penulis. Entah itu pesan untuk menghibur, memberikan informasi, atau jenis pesan lain. Bacaan dibangun dari ide pokok atau gagasan pokok yang kemudian dikembangkan menjadi paragraf dan bacaan yang padu. Dalam ujian Bahasa Indonesia, topik menentukan ide pokok bacaan cukup sering muncul. Bagaimana cara menentukan ide pokok bacaan? Melalui halaman ini, sobat idschool akan belajar bagaimana cara menentukan ide pokok bacaan.

Sebuah paragraf biasanya terdiri dari kalimat utama dan kalimat penjelas. Fungsi kalimat utama adalah memberikan gambaran secara ringkas dari inti bacaan yang diberikan. Sedangkan fungsi penjelas adalah memberikan keterangan pendukung yang mendukung kalimat utama. Ide pokok suatu paragraf memiliki hubungan yang cukup erat dengan kalimat utamanya. Kata kunci – kata kunci utama dari ide pokok bacaan terdapat pada kalimat utama.

Pendekatan urutan gagasan

Setelah menetapkan ide pokok dan mengelompokkan ide, perlu diputuskan pola atau pendekatan yang dipergunakan dalam menentukan urutan penyajian ide/gagasan. Terdapat dua pola atau pendekatan yang dapat digunakan :

Pendekatan induktif atau tidak langsung (indirect approach)

Pendekatan induktif, argumentasi atau bukti­bukti pendukung disajikan di awal pesan yang kemudian diikuti oleh ide pokok. Pendekatan Induktif dipergunakan untuk pesan – pesan yang diperkirakan bisa menimbulkan reaksi negative atau untuk berita yang tidak menyenangkan atau penerima diperkirakan menolak gagasan yang disampaikan atau kemudian bersikap skeptis.

Kedua pendekatan tersebut bisa dipergunakan dalam sebuah pesan singkat (informal) maupun pesan panjang (formal).

Berdasarkan reaksi audiens, terdapat empat bentuk organisasi pesan bisnis, yaitu :

1. Direct request (permintaan langsung), adalah pesan yang penyampaiannya langsung pada poin yang dituju, dapat berbentuk surat dan memo. Misalnya, membuat surat penawaran kepada audiens yang tertarik dan memiliki hasrat tinggi terhadap suatu produk. Permintaan langsung sebaiknya menggunakan pendekatan langsung.

2. Pesan rutin, good news atau good will, adalah pesan atau informasi yang disampaikan secara rutin yang merupakan bagian dari bisnis tetap. Penerima pesan rutin pada umumnya bersikap netral. Good news atau good will adalah berita baik yang menimbulkan reaksi positif dari penerima. Misalnya, informasi penurunan harga, undangan, ucapan selamat, dan lain – lain. Pesan – pesan seperti itu sebaiknya disusun dengan pendekatan langsung karena reaksi audiens netral atau positif.

3. Bad news, adalah pesan­pesan yang tidak menyenangkan dan berpotensi menimbulkan kekecewaan. Misalnya penolakan lamaran kerja, penolakan kredit, penurunan pangkat dan rasionalisasi pekerjaan. Pesan seperti ituu baiknya menggunakan pendekatan tidak langsung. Inti pesan dibuat dengan bahasa yang halus dan tidak ditempatkan dibagian awal.

4. Pesan persuasive, pesan ini bertujuan untuk membujuk dan penerima tidak tertarik pada pesan tersebut. Ada kemungkinan penerima akan bereaksi negative. Oleh karena itu sebaiknya pesan disusun dengan pendekatan tak langsung.

Pendekatan deduktif atau langsung (direct approach)

Pendekatan deduktif merupakan pola urutan penyajian ide dimana ide pokok ditempatkan di bagian awal, baru kemudian diikuti ide­ide pendukung atau argumentasi atau bukti­buti. Pendekatan itu dipergunakan apabila penerima pesan diperkirakan akan bereaksi netral atau merasa senang saat menerima pesan tersebut

Memilih Pendekatan Strategi Bisnis

Sebelum masuk ke detail strategi yang diterapkan, pilihlah pendekatan yang paling sesuai untuk bisnis Anda.

Ada beberapa pendekatan yang bisa Anda coba. Misalnya, pendekatan SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Threat). Strategi SWOT dapat membantu Anda untuk mengetahui kelebihan dan kekurangan dalam bisnis Anda. Dengan demikian, Anda bisa lebih tepat sasaran dalam melakukan perbaikan (improvement).

Anda juga bisa menggunakan strategi SMART yang sering dimanfaatkan untuk berbagai bisnis online. SMART singkatan dari Specific, Measurable, Achievable, Realistic and Timely. Strategi ini menekankan pada tercapainya tujuan spesifik yang memberikan dampak secara nyata.

Contoh pendekatan strategi SMART adalah, misalnya, meningkatkan trafik pengunjung sebanyak 10% di akhir tahun.

Memformulasikan pesan bisnis

Ketika menyusun naskah untuk pertama kali, hal­hal yang harus diperhatikan adalah gaya dan nada. Walaupun dapat diperhalus dalam tahap revisi, gaya dan nada sebaiknya ditentukan sejak awal untuk menghemat waktu penulisan ulang. Pilihan kata – kata disesuaikan dengan nada yang dikehendaki

Mengendalikan gaya dan nada

Gaya adalah cara menggunakan kata­kata untuk mencapai nada atau kesan keseluruhan.Gaya dapat diubah­ubah untuk menciptakan nada sesuai dengan peristiwa. Struktur kalimat dan kosakata yang dipergunakan disesuaikan dengan sifat pesan dan hubungan dengan penerima. Gaya dan nada yang sopan dan bersahabat memungkinkan jalur komunikasi tetap terbuka.

Kemampuan penggunaan bahasa dapat menunjukkan kualitas pribadi dan cirri khas seseorang. Gaya yang jelas, ringkas, dan benar yang secara tata bahasa dipadukan dengan norma­norma kelompok atau organisasi akan mencerminkan gaya organisasi. Setiap organisasi pada umumnya memiliki gaya tersendiri dan menggunakan kosa kata tertentu yang cenderung sama.

Untuk mencapai nada yang hangat dan praktis, hendaknya tidak terlalu ditunjukkan keakraban atau keintiman, humor digunakan dengan sangat hati­hati, tidak berkhotbah, dan tidak menggunakan bahasa berlebihan agar tidak terkesan sombong.

Mengembangkan paragraf yang logis

Paragraf adalah kumpulan dari kalimat yang berhubungan dengan satu topik umum.Paragraf adalah satu kesatuan unit pemikiran. Setiap paragraf merupakan bagian penting dari keseluruhan pesan. Panjang dan bentuk paragraf amat bervariasi. Komunikasi dapat dilakukan secara efektif hanya dengan satu paragraf pendek atau parafraf panjang hingga beberapa halaman. Pada umumnya paragraf yang pendek dapat lebih mudah dibaca dan dipahami dibandingkan paragraf panjang.

Paragraf umumnya memiliki tiga unsur, yaitu kalimat topik, kalimat pendukung topik dan kalimat peralihan. Kalimat topik mengungkapkan subjek dari paragraf dan bagaimana subjek akan dikembangkan. Selanjutnya paragraf dikembangkan melalui deretan kalimat berkaitan yang menyediakan dukungan untuk kalimat topik. Agar parafraf dapat diatur dalam urutan logis dan terpadu,diperlukan beberapa unsure peralihan, seperti penggunaan kata sambung, ungkapan, kata ganti, dan kata – kata yang sering dipasangkan (misalnya, kata maksimum dengan minimum, untung dengan rugi, legal dengan illegal.

Paragraf bisa dikembangkan dengan banyak cara. Terdapat lima teknik yang paling umum dipergunakan untuk mengembangkan paragraf yaitu : .

1. Ilustrasi : mengembangkan paragraf menggunakan ilustrasi atau contoh­contoh yang dapat memperjelas ide pokok.2. Perbandingan atau kontras : mengembangkan paragraf dengan menguraikan persamaan dan perbedaan

2. Perbandingan atau kontras : mengembangkan paragraf dengan menguraikan persamaan dan perbedaan

3. Sebab akibat : mengembangkan paragraf dengan teknik sebab akibat dan memusatkan uraian pada alasan­alasan mengenai sesuatu.

4. Klasifikasi : mengembangkan paragraf dengan memecah ide umum menjadi beberapa kategori spesifik.

5. Masalah dan penyelesaian : mengembangkan paragraf dengan menyajikan suatu masalah dan kemudian membahas penyelesaiannya.

Pengembangan paragraf dengan metode ini harus dilakukan secara hati­hati. Beberapa pakar pemikiran menyebutkan bahwa kesalahan logis (fallacy) dapat dilakukan oleh siapapun, tak peduli betapa tinggi intelegensinya atau betapa lengkap informasinya. Makin tinggi kecerdasan, wawasan dan pengetahuan seseorang maka biasanya makin sedikit kesalahan logis yang dilakukannya. Beberapa kesalahan logis yang mungkin terjadi adalah sebagai berikut.

Generalisasi yang Gegabah. Ini adalah kesalahan logis yang sepertinya paling sering terjadi. Generalisasi berarti memberlakukan suatu putusan atau kesimpulan secara umum. Kesalahan terjadi tatkala sample yang digunakan sebagai acuan tidak mencukupi atau karena tidak disebutkan batasan­batasan seperti: beberapa, sebagian, kebanyakan, sejumlah kecil, sering, jarang dan sebagainya. Bisa juga karena terlalu mudah memakai batasan umum seperti kata “semua”, “selalu” dan sebagainya. Sebagian kesalahan juga terjadi akibat dari kesimpulan induktif yang tidak berdasar.

Non Sequitur (Belum Tentu). Kesalahan ini terjadi karena adanya loncatan sembrono dari satu premis menuju kesimpulan yang pada hakikatnya tidak ada kaitannya dengan premis itu. Hubungan yang ada antara premis dan kesimpulan biasanya hanya berupa; asumsi, prasangka, klaim, tuduhan dan penghakiman. Secara mudah kesalahan logis ini dikenali sebagai memastikan sesuatu yang tidak pasti.

Analogi Palsu. Analogi palsu merupakan suatu bentuk perbandingan yang mencoba membuat suatu gagasan terlihat benar dengan cara dibandingkan dengan gagasan lain yang pada hakikatnya tidak berhubungan atau berlainan

Penalaran Melingkar. Kesalahan ini terjadi tatkala premis dan kesimpulannya sama. Dalam diskusi kadang terjadi keadaan di mana pembicara mengasumsikan kesimpulan atau ide­ide yang ingin diyakinkan pada audien ke dalam premis­premisnya. Akhirnya, premis bisa jadi kesimpulan dan kesimpulan bisa jadi premis. Ada yang menyebut kesalahan logika ini sebagai satanic circle (lingkaran setan). Deduksi Cacat. Deduksi adalah mengambil kesimpulan dari hal yang umum (biasanya secara umum benar) untuk diberlakukan pada hal yang khusus. Bila dilakukan dengan benar sebenarnya tidak masalah, namun bila gegabah bisa jadi kesimpulan yang salah.

Simplistis. Kesalahan ini terjadi tatkala seseorang terlalu menyederhanakan masalah. Masalah yang begitu rumit hanya dirumuskan menjadi dua kutub saja; hitam­putih, benar­salah, kalau tidak begini maka harus begini. Padahal selalu ada warna lain selain hitam dan putih, ada hal yang tidak bisa diputuskan benar atau salah secara keseluruhan dan hampir selalu ada opsi­opsi lain.

Sesudahnya Maka Karenanya (Post hoc ergo propter hoc). Kesalahan logis ini berkaitan dengan salah interpretasi atau salah tafsir terhadap hubungan sebab akibat. Tidak semua yang terjadi disebabkan oleh kejadian sebelumnya. Sebagian orang masih sering terkena kesalahan logis semacam ini, terutama mereka yang percaya takhayul.

Bersamanya maka karenanya (Cum hoc ergo propter). Kesalahan ini terjadi tatkala menganggap suatu kejadian pasti jadi penyebab kejadian lain yang terjadi bersamaan. Padahal kedua kejadian tersebut pada hakikatnya tidak terkait sama sekali. Disebut juga sebagai kesalahan logis koinsidensi/kebetulan

Tidak Relevan. Kesalahan ini kerap terjadi pada orang yang kurang terpelajar. Isi pembicaraannya tidak berkaitan dengan pokok masalah yang dibahas. Kadangkala orang terpelajar pun jatuh dalam kesalahan ini ketika sedang ingin mengalihkan diri dari pokok masalah sesungguhnya.

Pemilihan kata

Correctness (tepat/benar)

Tidak terdapat kesalahan dalam penulisan, format, tanda baca, penggunaan kata, ejaan dan tata bahasa. Penggunaan kata­kata dan istilah (jargon) yang tidak familiar akan membingungkan para audiens

Courtesy (sopan santun)

Nada sopan dan santun akan membuat penerima merasa dihargai dan dihormati. Penggunaan katakata berkonotasi positif, tidak membedakan jenis kelamin, dan permohonan maaf yang tulus akan meningkatkan citra komunikator.

Clarity atau clearness

Kata­kata mudah dimengeti hanya dengan sekali baca dan tidak menimbulkan keraguan. Kalimatkalimat tidak terlalu panjang dan bertalian secara logis (koherens)

Conciseness (ringkas)

Menggunakan kata, kalimat, dan parafraf yang relevan secara ringkas. Tidak menggunakan kata­kata yang mubazir serta tidak mengulang kata yang dirasa tidak terlalu perlu atau penting. Penggunaan kalimat aktif diutamakan karena lebih mantap, ringkas, dan secara umum lebih mudah dipahami.

Completeness (lengkap)

Memberikan informasi lengkap sesuai kebutuhan dan keinginan penerima. Informasi yang tidak lengkap bisa mengakibatkan kerugian (misalnya, gagal penjualan, rugi waktu, pengembalian barang dsb.)

Concreteness (tepat)

Tidak menimbulkan kesalahan interpretasi karena disajikan secara spesifik dan tidak biasa.

Memformulasikan Pesan Bisnis

Ketika menyusun naskah untuk pertama kali, hal­hal yang harus diperhatikan adalah gaya dan nada. Walaupun dapat diperhalus dalam tahap revisi, gaya dan nada sebaiknya ditentukan sejak awal untuk menghemat waktu penulisan ulang. Pilihan kata – kata disesuaikan dengan nada yang dikehendaki.

Mengendalikan gaya dan nada

Gaya adalah cara menggunakan kata­kata untuk mencapai nada atau kesan keseluruhan.Gaya dapat diubah­ubah untuk menciptakan nada sesuai dengan peristiwa. Struktur kalimat dan kosakata yang dipergunakan disesuaikan dengan sifat pesan dan hubungan dengan penerima. Gaya dan nada yang sopan dan bersahabat memungkinkan jalur komunikasi tetap terbuka.

Kemampuan penggunaan bahasa dapat menunjukkan kualitas pribadi dan cirri khas seseorang. Gaya yang jelas, ringkas, dan benar yang secara tata bahasa dipadukan dengan norma­norma kelompok atau organisasi akan mencerminkan gaya organisasi. Setiap organisasi pada umumnya memiliki gaya tersendiri dan menggunakan kosa kata tertentu yang cenderung sama.

Untuk mencapai nada yang hangat dan praktis, hendaknya tidak terlalu ditunjukkan keakraban atau keintiman, humor digunakan dengan sangat hati­hati, tidak berkhotbah, dan tidak menggunakan bahasa berlebihan agar tidak terkesan sombong.

Revisi Pesan bisnis

setelah ide yang disusun dituangkan dalam kata­kata, kalimat, paragraf, perhatikan apa kata­kata itu telah diekspereesikan dengan benar. Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelaah kembali, apakah sesuai dengan yang direncanakan sebelumnya. Kalau ternyata belum sesuai perlu dilakukan pengecekan sekaligus Revisi/perbaikan seperlunya, sehingga apa yang direncanakan sebelumnya dapat dicapai. Dalam melakukan perencanaan, maksud dan tujuan penyampaian pesan­pesan bisnis harus ditentukan terlebih dahulu baik secara umum maupun khusus disamping itu dalam tahap perencanaan, analisis audien yang mencakup pengembangan profil audience, pemenuhan kebutuhan informasi audience dan pemenuhan kebutuhan motivational audience perlu dilakukan. Langkah dalam proses perencanaanpesan­pesan komunikasi bisnis adalah menentukan ide utamanya. Ide utama merupakan rangkuman dari pesan­pesan yang disampaikan. Dengan mendefinisikan ide utama, akan diperoleh arahan tau petunjuk tentang apa yang harus dilakukan.

Merencanakan pesan­pesan komunikasi bisnis, perlu juga dilakukan pemilihan saluran komunikasi lisan, atau komunikasi tulisan. Media yang ingin digunkan, seperti pakah yang digunkan media surat, laporan, media pidato, atau perentasi harus juga ditentukan.

Mengevaluasi Isi dan Organisasi

Idealnya, naskah pertama dibiarkan selama beberspa saat sebelum memulai proses penyuntingan. Evaluasi dimulai dengan membaca secara cepat dan memusatkan perhatian pada isi, organisasi, dan format pesan. Draft pesan dibandingkan dengan rencana semula. Pertanyaan­pertanyaan berikut bisa dijadikan pedoman dalam melakukan evaluasi terrhadap isi, organisasi, dan format pesan:

1) Apakah sudah mencakup semua butir ?

2) Apakah susunan sudah bertalian secara logis ?

3) Apakah sudah ada keseimbangan antara informasi umum dan spesifik ?

4) Apakah gagasan yang paling penting sudah mendapat porsi cukup dan ditempatkan pada posisi menonjol ?

5) Apakah dukungan sudah cukup dan fakta sudah diperiksa ulang ?

6) Apakah lebih meyakinkan bila pesan diatur dalam susunan yang berbeda ?

7) Apakah perlu menambahkan sesuatu ?

Bagian awal dan akhir memiliki dampak yang paling besar bagi penerima. Pastikan bahwa bagian awal relevan, menarik, dan sesuai dengan kemungkinan reaksi penerima. Bagian akhir dikaji ulang untuk memastikan bahwa gagasan pokok telah diringkas dengan baik dan memberikan kesan positif pada penerima.

Menyunting Pesan (editing)

Setelah naskah pertama selesai, kebanyakan orang menganggap pekerjaan menyusun pesan telah selesai dan mulai beralih ke pekerjaan lainnya. hal yang sesungguhnya tidaklah demikian. Menyusun pesan bisnis memerlukan proses yang dilakukan dengan hati­hati. Draft pesan yang telah selesai harus ditelaah ulang (review) dan diperbaiki lagi, baik dari sudut isi maupun gaya bahasa yang digunakan, organisasi, serta format penulisannya.

Menulis Ulang Pesan

Ernest Hemingway pernah menyatakan bahwa “Tidak ada yang disebut menulis – yang ada hanya menulis ulang.” Pada kenyataannya, pelaku bisnis banyak melakukan kesalahan berikut (1) hanya memindahkan kata­kata dan tidak benar­benar memperbaikinya, (2) tidak melakukan penulisan ulang karena dianggap membuang waktu, dan (3) mengirim dokumen pada saat­saat terakhir dibutuhkan

Telah disampaikan bahwa dokumen bisnis dapat meningkatkan citra perusahaan. Dokumen yang ditulis ulang umumnya lebih mantap dan kuat. Namun, perhatian dan waktu yang digunakan untuk melakukan perbaikan kata dan kalimat hendaknya disesuaikan dengan batasan waktu (dead line).

Ketika menulis ulang, perhatian ditujukan pada setiap kata yang meberikan kontribusi pada kalimat yang efektif dan pengembangan kalimat agar menjadi paragraph yang bertalian secara logis. Banyak dokumen bisnis membengkak karena menggunakan kata­kata dan ungkapan yang tidak perlu

Bagian­bagian yang mengganggu sebaiknya dihilangkan atau dihapus, tentunya setelah terlebih dahulu menyimpan arsip versi sebelumnya.

Setelah penulisan ulang dilakukan dengan baik, dokumen bisnis kemungkinan akan menjadi berjumlah separuh dari rencana semula. Dokumen menjadi lebih ringkas, mantap, dan kuat.

Meninjau Ulang Gaya dan Kemudahan Pembaca

Setelah puas dengan isi, orghanisasi, dan format pesan, berikutnya dievaluasi gaya dan kemudahan pembacaan. Apakah gayamya sudah menimbulkan nada yang sesuai dengan peristiwa ? Untuk memastikan kemudahan pembacaan, periksa kembali kosakata, panjang kalimat dan paragraph, dan struktur kalimat. Perlu dicari kemungkinan­kemungkinan pesan lebih menarik melalui penggunaan kata­kata dan ungkapan yang lebih kuat dan bersemangat

Pertanyaan berikut bisa dijadikan pedoman untuk meninjau ulang gaya dan kemudahan pembacaan :

1) Apakah informasi penting telah ditekankan secara efektif ?

2) Apakah paragraph memiliki kalimat topic yang jelas ?

3) Apakah peralihan antara gagasan jelas ?

4) Apakah terdapat istilah atau jargo yang tidak familiar ?

5) Apakah terdapat penggunaan bahasa yang berelebihan ?

6) Bagaimana pengaruh pilihan kata terhadap pembaca ?.

Memproduksi Pesan

Setelah puas dengan isi pesan, organisasi, gaya, kemudahan dibaca, pilihan kata, pengembangan paragraph, dan menulis ulang pesan, proses pembuatan pesan belum selesai. Draft ditulis ulang dengan baik atau diketik secara manual atau elektronis

Pada masa sekarang ini, sebagaian besar dokumen bisnis diproduksi menggunakan computer. Berbagai aplikasi bisa dipergunakan untuk mebuat desain agar pesan lebih menarik. Misalnya, Ms.Word, desktop publishing, photoshop, dan lain­lain.

Desain pesan yang efektif akan meberi pedoman kepada pembaca dalam menyimak seluruh isi dokumen. Desain yang menarik belum tentu efektif. Oleh karena itu, desain yang menarik dan efektif menjadi sasaran penting dalam meproduksi pesan. Agar desain pesan bisnis efektif, perlu diperhatikan hal­hal berikut :

-· Konsistensi

Pemakaian desain yang konsisten dalam seluruh isi dokumen untuk elemen desain yang muncul berulang­ulang. Misalnya, penggunaan marjin, jenis huruf, besar huruf, spasi, dan garis.

Seimbang

Supaya desain terlihat menyenangkan, perlu dijaga keseimbangan ruang antar teks, gambar dan rusng kosong.

· Terkendali

Desain diusahakan sederhana. Terlalu banyak elemen desain atau terlalu banyak sentuhan dekoratif akan menyebabkan dokumen terlihat kacau.

· Rincian

Desain yang baik akan member kemudahan bagi pembaca untuk mencari rincian pesan. Rincian pesan yang ingin ditampilkan akan memengaruhi desain.

Mencetak Pesan

Setelah menyusun pesan dari awal sampai akhir, langkah terakhir adalah mencetak pesan. Teknologi layar computer saat ini memang sudah WYSWYG (what you see is what you get), namun, mencetak dokumen di atas kertas perlu dilakukan untuk memastikan marjin, penampilan, kebenaran nomor halaman, judul, gambar dan rincian lainnya.

Mencetak dokumen yang belum final (proof sheet) dengan printer dapat dilakukan m,enggunakan pilihan print quality yang lebih rendah (economode) untuk menghemat toner atau tinta. Membaca cetakan percobaan (proof reading) dilakukan untuk memeriksa kebenaran seluruh isi pesan, organisasi, pen\ulisan format, dan desain. Setelah puas, pesan dicetak kembali dengan pilihan best quality dan selanjutnya didistribusikan kepada penerima.

BAB V PESAN-PESAN POSITF DAN RUTIN

Strategi penulisan untuk permintaan pesan pesan rutin

Pengorganisasian permintaan pesan rutin dan good news dalam dunia bisnis menggunakan metode langsung. Menorganisasikan dan menulis pesan rutin dan good news merupakan bagian penting komunikasi yang efektif.

Jika pesan­pesan itu tidak memerlukan suatu hal yang khusus, ditunjukan kepada

audiens dengan perbedaan budaya minimal, atau audiens yang cenderung tertarik pada apa yang ingin disampaikan atau bersikap netral, gunakan pendekatan langsung (direct aaproach) atau deduktif (deductive approach) untuk mengorganisasi pesan­pesan bisnis

Strategi Permintaan Pesan­pesan Rutin

Untuk menulis pesan­pesan rutin, mulailah dengan pernyataan ide pokok dengan mengemukakan secara tegas apa yang diinginkan. Usahakan pernyataan awal lebih spesifik, sehingga mudah dipahami oleh pembaca. Selanjutnya, ikuti penjelasan yang rinci tentang bagaimana dan apa permintaan pesan­pesan rutin yang dikehendaki. Selain itu pada bagian pertengahan dari pesan rutin, perlu disampaikan permintaaan yang dapat menarik perhatian pembaca sebelum penjelasan yang lebih rinci disampaikan dalam penulisan pesan rutin

Pendekatan untuk bagian pertengahan dar permintaan rutin adalah denagan pendekatan tanya jawab (ask quetions approach), seperti meminta informasi tentang spesifikasi produk, harga produk, sistem pengiriman produk, cara pembayaran produk, pemberian garansi, ukuran produk, warna produk dan apa manfaat dan kegunaan produk. Pada bagian akhir dari permintaan pesan­pesan rutin kemukakan pernyataan keramahan, apresiasi/penghargaan, dan tindakan khusus yang dinginkan.

Strategi Penulisan Pesan­pesan Positif

Dilakukan dengan menggunakan pendekatan langsung (direct approach). Karena pembaca pada umumnya tertarik atas apa yang ingi disampaikan. Tujuan yang ingin dicapai adalah mengomunikasikan good news, menjawab semua pertanyaan, menyiapkan secara rinci apa yang diminta, dn memberikan suatu bentuk penghargaan yang baik terhadap pihak lain,apapun bentuk permintaan yang diinginkan, usahakan selalu sopan, ramah, dan tidak emosional.

Bagian awal punulisan pesan­pesan positif dimulai dengan pernyataan yang jelas dan tegas dan mampu menarik perhatian pembaca. Pada bagian pertengahan, sampaikan penjelasan secara rinci, dan pada bagian akhir pesan­pesan positif umumnya diakhiri dengan pemberian kesan yang baik atau pernyataan keramahan dan pernyataan harapan tindakan khusus yang diinginkan oleh pembac

a. Ide­ide Pokok yang Jelas : Kemukakan ide poko dibagian awal penulisan pesan­pesan positif

b. Penjelasan Rinci : Bagian pertengahan kemukakan penjelasan yang lebih rinci untuk mendukung ide pokok

c. Penutup Surat : Bagian akhir kemukakan pernyataan keramahan dan tindakan khusus yang diharapkan

Pesan­pesan Good News dan goodwill

Pesan­pesan good news dan good will adalah pesan­pesan bisnis yang memberikan kesan positif dan menyenangkan kepada pihak lain.

1. Good News tentang pekerjaan: Organisasi yang membutuhkan karyawan baru harus betul­betu harus melakukan proses seleksi dan rekrutmen secara tepat sesuai dengan yang dikehenaki, dan mengggunakan pendekatan langsung.

2. Good New tentang Produk: Bisa dengan penetapan harga produk yang kompetitif, berkualitas, pemiihan metode promosi yang tepat, dan saluuran distribusi yang tepat pula.

3. Good News tentang Goodwill: Suatu perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk menjaga hubungan bisnis

Menulis Jawaban Positif

1. Surat Konfirmasi Pesan : Diperlukan apabila terdapat pesan produk dengan jumlah dan nilai yang cukup besar. Sebaliknya, apabila suatu pesanan sedang dikirim atau jumlah dan nilai pesanannya relatif kecil, pada umumnya tidak diperlukan surat konfirmasi.

2. Menjawab Pernyataan Penting :

a. Menjawab Permintaan dengan Penjualan Potensial yaitu : Memberikan tanggapan terhadap semua pertanyaan atau menjawab semua pertanyaan, mendorong penjualan yang akan datang, dan memberikan kesan yang baik teradap pelanggan dengan memberikan tanggapan yang baik dan tambahan informasi produk terbuaru.

b. Menjawab Permintaan Tanpa Penjualan : Menjawab semua pertanyaan dengan jujur dan lengkap, dan memberikan kesan yang baik dan menyenangkan terhadap

Memo

Contoh memorandum dari mantan Presiden AS, Donald Trump.

Memo atau memorandum adalah surat yang digunakan oleh pimpinan untuk menyampaikan suatu pesan­pesan singkat yang berupa pemberitahuan, permintaan atau hal­hal lain dalam suatu organisasi. Komponen penting dalam sebuah memo mencakup kepada siapa memo tersebut ditujukan, dari siapa, tentang hal apa, tanggal pembuatan atau penulisan memo, penyampaian memo berasal dan pimpinan kepada pimpinan yang lain (sederajat) atau dari pimpinan kepada pegawai dan karyawan. Di dalam praktiknya, relatif jarang penggunaan memo yang berasal dari karyawan kepada pimpinan dalam suatu organisasi bisnis. Memo merupakan bentuk dari naskahdinas intern (catatan tertentu) yang bersifat mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan, saran dan pendapat kedinasan. Sifatnya informal, untuk mengingatkan, mengungkapkan atau menginformasikan sesuatu masalah dalam hubungan yang kurang resmi atau bersifat pribadi. Di beberapa Negara Anglo Sakson dan bekas daerah pengaruhnya digunakan istilah memo (memory atay memorandum), sedangkan di Negara Eropa Daratan atau Negara bekas pengaruhnya digunakan istilah nota (note).

Dalam ranah hukum, laporan memorandum sangat pendek (satu hingga tiga halaman). Andaikan laporannya lebih dari satu halaman, maka harus membuat bagian ringkasan sebelum bagian pengenalan supaya pembaca tidak perlu membaca seluruh memorandum untuk memahami pesan yang disampaikan. Tujuan menulis laporan memorandum adalah untuk menyampaikan laporan yang ringkas lagi padat dengan secepat mungkin kepada pihak yang berkepentingan. Penekanan utama adalah pada keputusan. perbincangan, dan kesimpulan dengan maklumat minimum tentang perincian uji kaji, kecuali jika perincian tersebut penting kepada [analisis]] data.

Pembuat dan penandatangan

Memorandum dibuat oleh pejabat dalam satu lingkungan instansi atau satuan organisasi sesuai dengan tugas, wewenang dan tanggungjawabnya. Pembuatan dan penandatanganan memorandum menurut Permenpan Nomor 80 tahun 2012 adalah sebagai berikut.

Menteri

Sekretaris Instansi

Dirjen

Deputi

Staf Ahli

Asdep/Kabid/Kasudit

Kasubid/Kasubag/Kasi.

Penandatanganan memorandum menurut Permendagri Nomor 59 tahun 2009 dijelaskan sebagai berikut.

Pemerintah Provinsi		Pemerintah Kabupaten/Kota
No	Jabatan	No	Jabatan
1	Gubernur	1	Bupati/Walikota
2	Wakil Gubernur	2	Wakil Bupati/Wakil Walikota
3	Sekretaris Daerah	3	Sekretaris Daerah
4	Asisten	4	Sekretaris Daerah
5	Kepala OPD	5	Kepala OPD
6	Sekretaris DPRD	6	Sekretaris DPRD
7	Kepala UPT	7	Kepala UPT
8	Sekretaris OPD	8	Sekretaris OPD
		9	Camat
		10	Lurah

Susunan

Bagian kepala

- Kop dinas, berisi nama instansi atau satuan organisasi yang ditulis simetris diletakan di tengah atas atau pada sebelah kiri atas. Kop diketik pada saat mengetik memorandum, kecuali memorandum yang ditandatangani oleh Menteri atau Pejabat Negara. Kop naskah dinas harus menggunakan Lambang Negara.

- Kata memorandum harus ditulis di tengah dan menggunakan huruf kapital.

- Kata nomor ditulis di bawah kata Memorandum dan ditulis dengan huruf kapital.

- Kata Yang terhormat (Yth.) ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri dengan titik sebagai tanda singkatan.

- Kata Dari ditulis dengan menggunakan huruf awal kapita

- Kata Hal ditulis dengan menggunakan huruf awal kapital.

- Kata Tanngal ditulis dengan menggunakan huruf awal kapital.

Batang tubuh

Batang tubuh memorandum terdiri dari alinea pembuka, bagian isi dan penutup yang ditulis singkat, padat dan jelas.

\Kaki

Bagian kaki memorandum terdiri dari tanda tangan pemberi dan penerima kuasa, nama pejabat yang berwenang, dan tembusan (jika perlu).

Surat pesanan

Salah satu penawaran yang memikat dan komersial akan mendatangkan konsumen untuk membeli barang, iklan maupun makanan yang ditawarkan melalui surat pesanan. Surat Pesanan merupakan surat yang ditulis oleh calon konsumen yang diarahkan kepada calon pedangan ataupun pengecer untuk membeli salah satu barang yang diperlukan.

Dalam menulis surat pesanan perlunya tidak terlalu terburu­buru, namun kudu dipelajari dahulu secara cermat tentang isi permintaan yang ada.

Jenis surat

Surat secara umum digolongkan menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat dinas, dan surat niaga apabila ditinjau dari segi bentuk, isi, dan bahasanya. Sedangkan apabila digolongkan berdasarkan pemakaiannya dapat dibagi menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat resmi, dan surat dinas. Dalam hal mengajukan permohonan meninggalkan jabatan yang sedang dikuasai, dikenal juga surat pengunduran diri.

Surat pribadi

Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat dapat berupa korespondensi antara sesama teman atau keluarga Manfaat surat pribadi Berikut manfaat dalam menulis surat: Mengekspresikan berbagai perasaan Surat pribadi bisa sebagai media untuk mengekspresikan berbagai perasaaan. Bahkan seseorang dapat mengungkapkan secara jujur, seperti permasalahan pribadi. Seseorang akan lebih mudah mencurahkan isi hatinya lewat tulisa daripada lisan. Karena media tulis dapat menata hati dan kalimat sebelum ditulis. Merupakan duta pribadi Surat bisa menjadi duta atau wakil dari pribadi seseorang. Di mana pesan pribadi dapat diterima oleh orang yang dituju dalam jarak cukup jauh. Bisa juga menjadi alat mempererat tali persaudaraan. Sehingga bahasa yang dipakai dalam surat pribadi dapat menunjukan kepribadian seseorang yang menulis. Gagasan dapat dikembangkan segamblang mungkin Lewat surat pribadi, seseorang bisa menyampaikan gagasan yang banyak dan bebas tanpa batas. Baca juga: Teks Eksposisi: Ciri, Struktur dan Jenisnya Kreativitas berbahasa dapat dikembangkan Surat pribadi bisa menjadi sarana awal dalam latihan menulis khususnya mengembangkan kreativitas menulis. Dengan menulis secara tidak sadar akan melalui tahap latihan mengungkapkan perasaan dari hati secara jujur.

Ciri­ciri surat pribadi yaitu:

1. Tidak menggunakan kop surat

2. Tidak ada nomor surat

3. Salam pembuka dan penutup bervariasi

4. Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis

5. Format surat bebas

Surat resmi

Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi; misalnya undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan Surat resmi dibuat dengan kaidah dan aturan yang sudah ditentukan, misalnya penggunaan bahasa baku, isi surat harus efektif dan jelas, dan dibuat dengan cermat sesuai keperluannya. Meski surat resmi sering digunakan untuk keperluan pribadi, surat resmi tersebut tetap dibuat sesuai dengan aturan tertentu. Salah satu contoh surat resmi yang digunakan secara pribadi adalah surat undangan pernikahan.

Surat resmi disebut juga surat dinas yaitu salah satu media komunikasi dalam bentuk tulisan yang digunakan dalam situasi formal/resmi dan dibuat sesuai dengan aturan­aturan tertentu yang sudah ada. Surat ini digunakan oleh perusahaan, perorangan, organisasi, maupun instansi baik itu perusahaan milik pemerintah maupun swasta.

Ciri Ciri Surat Resmi

Berikut ini ciri atau karakteristik surat resmi, diantaranya yaitu:

- Menggunakan bahasa baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia dan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD) mulai dari kosa kata, frasa, hingga tata bahasa yang dipakai.

- Dibuat dengan bahasa yang singkat, padat, dan efektif, serta mudah dimengerti maksud dan isinya.

-Tidak menggunakan bahasa implisit, tapi bahasa eksplisit.

- Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi

- Selalu dicantumkan nomor surat, perihal, tanggal, alamat tujuan dan lampiran jika ada.

- Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim

- Penggunaan ragam bahasa resmi

- Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi

- Ada aturan format baku

- Bentuknya sistematis dan dibuat sesuai aturan yang baku

- Membutuhkan stempel atau cap khusus untuk kondisi tertentu

- Dibuat dalam bentuk full block atau semi block/intended block

Bagian­bagian surat resmi:

- Kepala/kop surat

Kop surat terdiri dari:

1. Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar

2. Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil

3. Logo instansi/lembaga

- Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan

- Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat

- Hal, berupa garis besar isi surat

- Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)

- Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)

- Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)

- Isi surat

Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan.

- Penutup surat

Penutup surat, berisi

1. salam penutup

2. jabatan

3. tanda tangan

4. nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)

-Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan

Surat niaga

Surat niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas surat jual beli, kwintansi, dan perdagangan; dan dapat dibagi atas surat niaga internal dan surat niaga eksternal. Salah satu contoh dari surat niaga adalan surat penawaran dan surat penagihan

Surat dinas

Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi. Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi. Ciriciri surat dinas:

1. Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan

2. Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal

3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku

4. Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi

5. Menggunakan cap atau stem

pel instansi atau kantor pembuat surat

6. Format surat tertentu

Surat lamaran kerja

Surat lamaran kerja adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang yang ingin bekerja di sebuah kantor, perusahaan ataupun instansi tertentu. Surat lamaran pekerjaan termasuk surat dinas atau resmi. Oleh karena itu, terdapat aturan­aturan tertentu yang harus diperhatikan dalam penulisannya. Secara umum surat memiliki bagian­bagian seperti berikut ini.:

- Tempat dan tanggal pembuatan surat

- Nomor surat

- Lampiran

- Hal atau perihal

- Alamat tujuan

- Salam pembuka

- Isi surat yang terbagi lagi menjadi tiga bagian pokok yaitu:

1. paragraf pembuka \

2. isi surat

3. paragraf penutup

- Salam penutup

- Tanda tangan dan nama terang

Surat elektronik

Artikel utama: Surat elektronik

Surat elektronik atau surel merupakan surat yang pengirimannya berbasis pada penggunaan internet. Pada awalnya, perusahaan bernama Olt Break and Newman dikontrak oleh Departemen Pertahanan Amerika Serikat untuk membuat ARPANET pada 1969. ARPANET ini singkatan dari Advanced Research Projects Agency Network yang bertujuan untuk meciptakan metode komunikasi antara intitusi pendidikan dengan militer.

Pada tahun 1971, Ray Tolimson bertugas dalam proyek SNDMSG yang berfungsi untuk mengirim dan menerima pesan dalam mesin yang sama. Ray awalnya bereksperimen dengan SNDMSG untuk meninggalkan pesan di komputer sehingga muncul lah protokol CYPNET yang mampu mengirimkan pesan ke komputer lain yang masih berada dalam jaringan ARPANET. Ini lah yang menjadi cikal bakal surat elektronik.

Dalam Bahasa Indonesia Surat Elektronik sering disingkat dengan kata surel, yang dalam bahasa inggrisnya adalah email atau electric mail.

Untuk mengakses surel, kita bisa memilih salah satu cara. Pertama dengan menggunakan browser seperti Internet Explorer atau Mozilla Firefox. Surel dengan basis browser biasanya menyediakan layanan tersebut secara gratis. Kedua dengan program pengakses surel seperti Microsoft Outlook. Keuntungannya kita tidak harus selalu membuka internet untuk membuka surel yang ada.

Pesan Positif

Pengorganisasian permintaan pesan rutin dan good news dalam dunia bisnis menggunakan metode langsung. Menorganisasikan dan menulis pesan rutin dan good news merupakan bagian penting komunikasi yang efektif.

Pesan positif dalam komunikasi bisnis yang perlu diterapkan dan contohnya

Komunikasi bisnis pada umumnya bertujuan untuk menyampaikan pesan. Pesan­pesan bisnis ini hendaknya sesuai dengan jenis­jenis komunikasi bisnis yang dapat memenuhi kebutuhan pengirim pesan, disesuaikan dengan kebutuhan khalayak, dan mencerminkan keakuratan dengan tema yang dibahas. Ketika organisasi atau perusahaan ingin menyampaikan informasi yang memicu reaksi netral khalayak maka pesan bisnis bersifat informatif. Dan, ketika organisasi atau perusahaan ingin menyampaikan informasi yang memicu reaksi positif khalayak, maka pesan yang disampaikan bersifat positif.

Masing­masing jenis pesan yang akan disampaikan oleh perusahaan membutuhkan metode tersendiri dalam perumusannya alias tidak bisa dilakukan dengan sembarangan. Pada umumnya, pesan positif sangat mudah untuk dibuat mengingat khalayak sangat membutuhkan informasi yang dapat diterima secara akal sehat. Secara garis besar, pesan positif umumnya diawali dengan intisari dari informasi yang paling penting atau berita baik; memberikan rincian, latar belakang, dan klarifikasi; menyajikan elemen­elemen negatif sepositif mungkin, menjelaskan berbagai manfaat atau keuntungan yang akan diperoleh; dan diakhiri dengan kalimat penutup yang positif.

Ada beberapa komunikasi bisnis menurut para ahli, diantaranya adalah menurut Thill dan Bovee (2013), pesan positif dalam komunikasi bisnis dapat dikelompokkan ke dalam beberapa jenis, yaitu menjawab permintaan untuk informasi atau tindakan, menjamin klaim dan permintaan untuk penyesuaian, rekomendasi, informasi rutin, pengumuman kabar baik, dan pesan­pesan beritikad baik. Adapun contoh pesan positif dalam berbagai bentuk komunikasi bisnis mengacu pada kategorisasi pesan positif menurut Thill dan Bovee (2013) adalah sebagai berikut :

1. Jawaban Atas Permintaan Informasi dan Tindakan

Setiap saat, para profesional akan dihadapkan pada banyaknya permintaan tentang informasi atau tindakan terkait produk atau layanan tertentu. Untuk itu, para professional bertanggung jawab untuk menjawab permintaan informasi dan tindakan tersebut dengan memberikan informasi secara singkat, padat, jelas, dan sesuai dengan etika komunikasi bisnis.

Contoh :

Bersama surat penawaran ini, kami lampirkan juga katalog terbaru berbagai produk ATK yang kami tawarkan. Di dalamnya terdapat rincian dan potongan harga yang kami tawarkan khusus untuk Anda. Anda dapat menghubungi kami di 022­1111111, dan customer service kami siap membantu Anda.

2. Tanggapan yang Diberikan Ketika Perusahaan Membuat Kesalahan

Jika terjadi kesalahan, maka penulis diharuskan menulis surat dengan tujuan untuk memperbaiki kesalahan yang kerap terjadi dalam dunia bisnis. Jika kesalahan dilakukan oleh perusahaan, maka penulis harus memahami dengan pasti kebijakan perusahaan agar penulis dapat memberikan tanggapan yang sesuai dan komprehensif. Jika situasi yang dihadapi cukup serius, ada baiknya mengacu pada perencanaan manajemen krisis perusahaan.

Contoh :

Sehubungan dengan surat Saudara Gogon tertanggal 20 Agustus 2018 dengan Nomor 15/CS/8/2018 mengenai pengaduan kerusakan barang, kami segera melakukan konfirmasi dan pengecekan. Berdasarkan pengecekan yang telah kami lakukan, terdapat kesalahan dalam proses pengepakan yang dilakukan oleh pegawai kami hingga barang yang dipesan mengalami kerusakan. Atas kejadian ini, kami menyampaikan permohonan maaf yang sebesar­besarnya dan kami akan lebih teliti dan berhati­hati lagi agar kejadian seperti tidak terulang.

Kami akan mengirimkan 2 (dua) unit televisi yang baru sebagai bentuk penggantian barang yang mengalami kerusakan dan faktur asli pesanan atas nama Saudara.

3. Tanggapan yang Diberikan Ketika Konsumen Membuat Kesalahan

Jika konsumen yang membuat kesalahan, penulis hendaknya mencoba untuk mencegah terjadinya kesalahan di masa mendatang tanpa menyalahkan konsumen.

Contoh :

Sebagaimana informasi dari Bapak Hendry Limido bahwa pada 15 Januari 2018, Bapak telah menyetor dana sebesar Rp 2 juta ke rekening Bapak di bank partner kami untuk tujuan pembayaran premi. Namun berdasarkan data yang kami terima, sejak tanggal pendebetan premi periode 15 Januari 2018 sampai dengan saat ini, terdapat pemberitahuan gagal debet dari bank partner dikarenakan dana di rekening tabungan Bapak Hendry Limindo tidak mencukupi untuk didebet (insufficient funds).

Perlu kami tekankan untuk hal ini, ketentuan saldo minimum dan atau biaya admin rekening Bapak Hendry Limindo pada bank partner harus terpenuhi agar pendebetan premi dapat berhasil.

Demikian tanggapan ini dibuat. Semoga dapat memberikan kejelasan bagi semua pihak. Atas perhatian dan kerja samanya, kami icapkan terima kasih.

(Dikutip dari pikiran­rakyat.com – 18 Agustus 2018).

4. Tanggapan yang Diberikan Ketika Pihak Ketiga Membuat Kesalahan

Ketika pihak ketiga yang melakukan kesalahan, tanggapan yang diberikan bergantung pada kesepakatan antara perusahaan dan pihak ketiga tersebut.

Contoh :

Perlu kami informasikan bahwa produk yang dibeli oleh konsumen adalah produk yang disediakan oleh seller partner kami. Telah terjadi miskomunikasi antara pihak seller dan armada logistik yang menyebabkan pengiriman produk mengalami keterlambatan. Atas hal ini kami menyampaikan permohonan maaf atas ketidaknyamanan yang terjadi. Kami tetap bertanggungjawab untuk menghadirkan pengalaman berbelanja online terbaik untuk konsumen dan berkoordinasi langsung dengan pihak seller dan juga logistik untuk memastikan pesanan dapat terkirim sesegera mungkin.

(Dikutip dari mediakonsumen.com – 2 Februari 2018 dengan perubahan seperlunya)

5. Surat Rekomendasi

Rilis berita umumnya dikeluarkan oleh perusahaan sebagai cara perusahaan mengkomunikasikan hal­hal positif yang dilakukan oleh perusahaan seperti pembukaan cabang baru, lowongan pekerjaan, mengenalkan produk atau layanan baru, atau menjadi sponsor kegiatan tertentu. Rilis berita biasanya berupa dokumen khusus yang digunakan untuk menyebarkan informasi melalui media berita. Anda juga perlu memahami teknik negosiasi dalam komunikasi bisnis dan teknik lobbying dalam komunikasi bisnis yang baik agar dapat membangun hubungan bisnis yang profesional.

Contoh :

Pada Kamis (7/12), Artotel Yogyakarta yang terletak di Jl. Kaliurang Km 5,6 No.14, Caturtunggal, Sleman, resmi beroperasi. Hotel yang dimiliki oleh Rasanto Group dari Semarang ini hadir sebagai hotel baru dengan gaya arsitektur modern yang dikombinasikan dengan pesona budaya lokal Yogyakarta.

6. Berbagi Informasi Rutin

Pesan positif dalam komunikasi bisnis umumnya melibatkan pesan informasi rutin. Penulisan pesan informasi rutin diawali dengan pernyataan tujuan dan menyebutkan secara singkat sifat informasi yang disajikan. Selanjutnya, bagian isi pesan memaparkan rincian informasi dan diakhiri dengan sopan. Beberapa perusahaan menggunakan halaman media sosial seperti Facebook, Twitter, atau Instagram untuk berbagi informasi rutin dengan konsumen atau pihak lainnya.

Contoh :

Dirgahayu Republik Indonesia ke­73 Menyambut Hari Kemerdekaan Republik Indonesia, meuli.com kembali memberikan Diskon Kemerdekaan sebesar 50% bagi Anda yang membeli produk elektronik* pada tanggal 17 Agustus 2018 (*Syarat dan Ketentuan Berlaku). Informasi lebih lanjut tentang program Diskon Kemerdekaan ini dapat dilihat di meuli.com.

7. Rilis Berita

Rilis berita umumnya dikeluarkan oleh perusahaan sebagai cara perusahaan mengkomunikasikan hal­hal positif yang dilakukan oleh perusahaan seperti pembukaan cabang baru, lowongan pekerjaan, mengenalkan produk atau layanan baru, atau menjadi sponsor kegiatan tertentu. Rilis berita biasanya berupa dokumen khusus yang digunakan untuk menyebarkan informasi melalui media berita. Anda juga perlu memahami teknik negosiasi dalam komunikasi bisnis dan teknik lobbying dalam komunikasi bisnis yang baik agar dapat membangun hubungan bisnis yang profesional.

Contoh :

Pada Kamis (7/12), Artotel Yogyakarta yang terletak di Jl. Kaliurang Km 5,6 No.14, Caturtunggal, Sleman, resmi beroperasi. Hotel yang dimiliki oleh Rasanto Group dari Semarang ini hadir sebagai hotel baru dengan gaya arsitektur modern yang dikombinasikan dengan pesona budaya lokal Yogyakarta

(Dikutip dari Kompas, 13 Desember 2017)

8. Mengirim Ucapan Selamat, Penghargaan, atau Ucapan Belasungkawa

Pesan positif dalam komunikasi bisnis sebagian besar dimaksudkan untuk membangun itikad dan hubungan yang baik. Itikad baik adalah perasaan positif yang mendorong orang untuk memelihara hubungan bisnis. Pesan positif umumnya berbentuk tertulis dan disampaikan kepada konsumen, kolega, pebisnis lainnya. Pesan posisif yang menunjukkan itikad baik misalnya mengirim ucapan selamat, memberikan penghargaan, atau memberikan ucapan belasungkawa.

Contoh :

Kami menyampaikan rasa duka yang mendalam atas terjadinya peristiwa kebakaran yang menimpa pabrik Anda beberapa waktu lalu. Kami berharap, kerugian yang dialami tidak begitu besar dan pabrik Anda dapat segera beroperasi dan berproduksi dalam waktu dekat.

Terimalah rasa simpati dari kami dan jika Bapak membutuhkan bantuan, kami siap membantu.

Demikian ulasan singkat tentang contoh pesan positif dalam komunikasi bisnis. Semoga dapat menambah wawasan dan pengetahuan kita tentang komunikasi bisnis dan contoh pesan positif yang digunakan dalam komunikasi bisnis.

-Tags

Pesan –pesan good news dan good will

Good news tentang pekerjaan

Umumnya kabar baik diumumkan melalaui pendekatan langsung, tetapi, tidak menutup kemungkinan jika menggunakan metode tidak langsung terutama jika pesannya disampaikan lisan.

Good tentang produk

Untuk menjaga pelanggannya perusahaan mengembangkan strategi bisnis dengan penetapan harga produk yang kompeteitif, produk yang berkuaitas, promosi yang tepat, dan sluran distribusi yang tepat. Good news produk antara lain:

Also read :Penganggaran Modal (Capital Budgeting) : Pengertian, Pentingnya, Tahap, Manfaat, Metode Keputusan Penganggaran Modal

- Pemberian diskon

- Buy 3 get 1

- Pemberian kupon

- Perolehan hadiah

- Produk yang rusak dapat dikembalikan

- Jaminan harga murah

- Layanan garansi 3 tahun

Pesan­pesan goodwill

Goodwill adalah suatu persaaan positif yang dapat mendorong orang untuk menjaga hubungan bisnis. Pesan pesan goodwill dapat disampaikan melalui pemberia ucapan selamat.

Menulis jawaban positif

Untuk memeberi jawaban atas permintaan informasi positif tersebut digunakan pendekatan langsung, dimulai dengan pernyataan positif da menyenangkan, dan diakhiri dengan pernyataan hormat.

Surat konfirmasi pesan

Surat konfirmasi menjelaskan kepada pelanggan bahwa pesanan produknya telah diterima. Pada umumnya surat konfirmasi diperlukan apabila terdapat pesanan produk dalam jumlah yang besar. Dngan pendekatan langsung, paragraf pertama berisi berita baik yaitu sedang dalam proses pengecekan dan pengiriman. Bagian pertengahan berisi rangkuman transaksi secara akurat, kapan dikirim, berapa biaya pengiriman, cara membayar, dll. Dan bagian akhirnya meyakinkan pemesan apa yang akan dilkukan selanjutnya da manfaat yang diperoleh serta mengucapkan terima kasih.

Menjawab permintaan informasi

Informasi mungkin tidak dapat diperoleh dengan segera dan keputusan mengambil tindakan dilakukan oleh manajer yang lebih tinggi. Oleh karena itu pengambilan keputusan telatif lambat, namun permintaan informasi dari pelanggan harus direpo cepat.

BAB VI PENULISAN PESAN­PESAN NEGATIF

Menulis pesan negatif

langkah­langkah proses menulis untuk hal pesan yang negatif maupun positif

a) Langkah 1 : Merencanakan Pesan Anda.

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan sebelum perencanaan dapat dilakukan menganalisa situasi, mendapatkan apa yang para audiens inginkan, memilih media yang tepat untuk pesan dan para audiens, mengorganisasi informasi secara efektif.

b) Langkah 2 : Menulis Pesan Anda.

Menulis pesan dimulai dengan mengadaptasi pendekatan anda bagi audiens anda. Lebih sensinstiv pada audiens anda dengan cara mempertahankan suatu sikap anda, bersikap sopan, menekankan yang positif, dan menggunakan bahasa yang bebas bias.

Biasakan mengadopsi untuk melakukan pendekatan langsung pada pesan negativ dan positive. Terbuka dengan pernyataan yang jelas tentang gagasan utama, mencakup semua rincian yang diperlukan dalam tubuh, dan kemudian tutup dengan ramah..

c) Langkah 3 : Melengkapi Pesan Anda.

Tidak peduli seberapa singkat atau langsung pesan yang disampaikan, dampaknya maksimal dengan memberikan diri anda banyak waktu untuk : Merevisi pesan, menghasilkan pesan, mengoreksi pesan, mendistribusikan pesan

Mengembangkan Pesan­Pesan Negatif

Menciptakan pesan­pesan yang efektif secara cepat :

1. Sebelum mengorganisasi poin utama sebuah pesan, penting untuk memilih pendekatan langsung atau tidak langsung

2. Sebelum benar­benar menyusun pesan Anda, bersikaplah sensitif pada variasi antarbudaya atau antarpenerima internal dan eksternal

3. Untuk memenuhi spirit penerima tetap fokus, pastikan Anda mempertahankan standar etika yang tinggi

Memilih Pendekatan yang Terbaik

2 pendekatan yang digunakan adalah langsung dan tidak langsung, untuk menyampaikan pesanpesan negatif. Ketika Anda langsung menyampaikan beberapa berita buruk pada seserorang, Anda menggunakan pendekatan langsung. Ketika Anda mencoba mengurangi dampak berita buruk dengan mempermudah cara mengatakannya melalui percakapan sebelum menyampaikan berita buruk. Anda menggunakan pendekatan tidak langsung. Kemungkinannya adalah Anda elah mengembangkan perasaan secara insting dalam menentukan pendekatan dalam banyak situasi.

Menggunakan Pendekatan Langsung secara Efektif

Menyatakan berita buruk di awal mempunyai dua keuntungan

1. Memperpendek pesan

2. Memberikan waktu yang lebih singkat bagi penerima untuk mencapai ide pokok pesan tersebut

Buka dengan penyataan yang jelas tentang berita buruk

Bila berita buruk teresbut sangat mengahncurkan, pertahankan nada yangtenang dan professional yang tetap fokus pada berita yang disampaikan dan bukan pada kegagalan individual. Pastikan penerima pesan memahami berita dengan segera, tanpa membaca alas an mengapa berita itu buruk

Berikan alasan­alasan dan tambahan informasi

Dalam beberapa situasi, penjelasan dalam bentuk pernyataan tentang bagaimana Anda berencana memperbaiki atau merespon berita buruk adalah suatu ide yang baik. Beberapa ahli menyarankan bahwa sebuah perusahaan seharusnya tidak pernah minta maaf, bahkan ketika perusahaan itu tahu telah melakukan kesalahan karena permintaan maaf dapat dianggap sebagai pengakuan salah. Namun, beberapa Negara bagian, termasuk California, Georgia, Massachusetts, dan Texas, baru­baru ini mengeluarkan hukum yang secara spesifik mencegah ekspresi simpati agar tidak digunkan sebagai bukti kewajiban hukum

Tutup dengan catatan positif

Setelah Anda menjelaskan berita negatif, tutup pesan tersebut dengan positif, tetapi tetap jujur dan penuh penghormatan

Menggunakan Pendekatan Tidak Langsung secara Efektif

Pendekatan tidak langsung membantu para pembaca bersiap untuk menerima berita buruk dengan cara menyampaikan terlebih dulu alasan­alasan dari berita buruk tersebut. Namun tujuannya bukan untuk mengaburkan berita buruk, menundanya, atau membatasi tanggung jawab, tujuan utamanya adalah untuk meredam pukulan dan membantu para pembaca menerima situasi yang ada. Ada empat langkah dalam menyampaikan pesan negatif menggunakan pendekatan tidak langsung, yaitu:

Buka dengan sebuah penyangga. Langkah pertama dalam menggunakan pendekatan tidak langsung adalah dengan menggunakan sebuah penyangga, yaitu sebuah pernyataan yang netral dan tidak kontroversial yang sangat berhubungan dengan pokok pesan. Sebuah penyangga membangun landasan yang sama dengan pembaca pesan. Penyangga yang baik dapat mengekspresikan penghargaan anda karena menjadi orang yang perhatian, meyakinkan pembaca tentang perhatian anda pada permintaan mereka, atau mengindikasikan pemahaman anda pada kebutuhan pembaca tersebut. Penyangga yang baik juga harus relevan dan tulus.

Tujuan utama dari pesan negatif

1. Menyampaikan berita buruk.

2. Memperoleh penerimaan tentang berita buruk tersebut.

3. Mempertahankan sebanyak mungkin niat baik dengan penerima.

4. Mempertahankan citra baik organisasi.

5. Mengurangi atau menghilangkan kebutuhan korespondensi tentang hal tersebut di waktu yang akan datang.

Menolak Klaim dan Permintaan Penyesuaian

Hampir setiap pelanggan yang membuat klaim atau permintaan untuk penyesuaian terlibat secara emosional. Oleh karena itu, metode tidak langsung merupakan pendekatan terbaik untuk melakukan penolakan.

Ketika menolak sebuah klaim ada beberapa hal yang perlu diperhatikan yaitu:

-­ Tunjukkan pemahaman kita tentang keluhan ­

- Jelaskan penolakan

- kita ­ Berikan tindakan alternatif

Dalam menghadapi pelanggan yang meminta klaim atas suatu produk maka kita harus menahan diri untuk tidak mengatakan hal­hal kasar kepada pelanggan tersebut. Apabila kita tidak dapat menahan godaan tersebut maka kita dapat dituntut karena pencemaran nama baik ( defamation). Pencemaran nama baik (defamation) ialah sebuah pernyataan salah yang cenderung merusak cenderung merusak karakter atau reputasi seseorang. Pencemaran nama baik secara tertulis disebut libel. Pencemaran nama baik dengan ucapan disebut slander.Menghindari pencemaran nama baik dapat dilakukan dengan cara tidak menanggapinya secara emosional

Seseorang yang menuntut pencemaran nama baik harus dapat membuktikan :

- bahwa pernyataan adalah salah ­

- bahwa bahasa yang digunakan melukai reputasi orang yang bersangkutan, dan ­

- bahwa pernyataan tersebut telah dipublikasikan

Langkah­langkah untuk menolak klaim atau permintaan

Merencanakan

- Menganalisa situasi. Tujuannya menolak klaim garansi dan menawarkan perbaikan, kemungkinan reaksi para penerima akan kecewa dan terkejut.

- Mengumpulkan informasi. Kumpulkan informasi tentang kebijakan dan prosedur pemberian garansi, pelayanan perbaikan, dan informasi penjualan kembali.

- Menyeleksi medium yang tepat. Pilih medium yang paling baik untuk menyampaikan pesan anda, untuk pesan­pesan formal, surat cetakan dengan kertas berlogo perusahaan adalah yang terbaik.

- Mengatur informasi. Ide pokok anda adalah menolak klaim dan menganjurkan solusi alternatif, pilih pendekatan tidak langsung berdasarkan pada penerima dan situasinya.

Menulis

- Beradaptasi dengan penerima anda. Sesuaikan tingkat formalitas berdasarkan pada tingkat kedekatan anda dengan penerima. Pertahankan hubungan positif dengan menggunakan sikap “Anda”, kesopanan,penekanan pada hal­hal positif, dan bahasa yang bebas bias.

- Menyusun pesan. Gunakan gaya percakapan tetapi profesional dan jaga agar pesan tetap singkat, jelas, dan sejauh mungkin membantu.

Menyelesaikan

- Merevisi Pesan. Evaluasi isi dan tinjau ulang keterbacaan pesan untuk memastikan bahwa informasi negatif tidak akan disalahartikan. Pastikan nada anda tetap positif tanpa terkesan dibuatbuat

- Memproduksi pesan. Tekanan pada tampilan yang bersih dan profesional yang tepat untuk surat di atas kertas berlogo perusahaan.

- Mengoreksi pesan. Tinjau ulang untuk mencari kesalahan­kesalahan dalam tata letak, ejaan, dan mekanis.

- Mendistribusikan pesan. Kirimkan pesan anda dengan menggunakan medium yang dipilih, pastikan juga bahwa pembaca menerima setiap dokumen pendukung yang diperlukan.

Menangani Berita Buruk tentang Transaksi­transaksi

Berita buruk tentang transaksi selalu tidak disambut baik dan biasanya tidak diharapkan.Yang tidak diharapkan pelangganTidak terpenuhinya pesanan baik sebagian atau seluruhnya.Terlambatnya pengiriman barang pesananPendekatan yang digunakan tergantung pada harapan pelangganCara MeresponJelaskan apa yang terjadi, dan mengapa hal itu terjadi.Jelaskan cara anda mengatasi situasi tersebutPerbaiki hubungan bisnis dengan menawarkan jaminan ke depan yang lebih baikTawarkan ekspresi permintaan maaf, bila organisasi anda melakukan kesalahan.

Tujuan dalam Mengkomunikasikan Berita Buruk1) PenerimaanPastikan pembaca memahami dan menerima berita buruk. Pola tidaklangsung membantu dalam mencapai tujuan ini.2)Citra PositifPromosikan dan jaga citra baik diri dan organisasi. Dengan menyadari tujuanini , maka pihak penyampai bad news telah bertindak dengan benar. 3)Kejelasan PesanBuat pesan sejelas mungkin sehingga korespondensi tambahan tidak lagidiperlukan.4) ProteksiHindari menimbulkan tuntutan atau tanggung jawab hukum terhadap pihakpenyampai bad newsatau organisasi pihak penyampai bad news.Menggunakan pola tidak langsung untuk mempersiapkan pembacaPenyangga (buffer)Penyangga berisi pernyataan netral tetapi bermakna yang tidak menyebutkanberita buruk. Dalam bagian pembuka, beberapa hal yang perlu diperhatikanantara lain:(1.1.1)Hindari kata tidak, jangan, tolak, dan sebagainya yangmenyatakan penolakan secara langsung.(1.1.2)Menggunakan frase yang tidak relevan.(1.1.3)Permohonan maaf, dan(1.1.4)Penulisan Buffer yang terlalu panjang.Alas

Pendekatan Tepat Menyampaikan Berita Negatif dalam Bisnis

Dalam dunia bisnis tidak bisa disangkal kemampuan seseorang untuk dapat menyampaikan pesan dengan cara yang profesional adalah suatu hal yang sangat penting. Menulis pesan bisnis walau terlihat mudah tapi memiliki tantangan tersediri.

Seringkali karena dianggap mudah, banyak profesional yang mengabaikan cara penyampaian yang baik. Hal ini pada akhirnya akan menimbulkan kesalahpahaman dan merusak hubungan dengan konsumen atau partner bisnis. Seringkali terjadi perusahaan harus menyampaikan berita buruk atau negatif, misalnya situasi habisnya stok barang, keterlambatan pengiriman produk, penolakan pengajuan polis nasabah asuransi, sampai menyampaikan surat pemutusan hak kerja bagi karyawan. Adalah bijak jika seorang perusahaan memahami trik dan struktur yang benar dalam penyampaian pesan negatif.

Pesan negatif didefinisikan sebagai berita buruk yang disampaikan kepada rekan atau partner bisnis yang dapat menghasilkan respon netral, kecewa, marah atau mempengaruhi emosi konsumen. Pesan negatif walaupun membawa berita buruk harus tetap disampaikan.

Misalnya keterlambatan penghantaran produk kepada konsumen, akan lebih baik berita tersebut disampaikan walau akan menimbulkan kekecewaan bagi konsumen. Jika perusahaan tidak menyampaikan adanya informasi keterlambatan, maka konsumen akan menilai perusahaan tidak profesional dan menurunkan rasa percaya pada perusahaan. Tentunya jika anda berada disisi konsumen, andapun menginginkan perusahaan untuk selalu komunikatif dalam menyampaikan informasi baik berita yang menyenangkan atau mengecewakan.

Bovee dan Thill (2018) dalam buku Business Communication Today menyampaikan ada beberapa hal yang menjadi tujuan penyampaian berita negatif. Pertama, berita negatif dibutuhkan untuk menyampaikan berita buruk yang mungkin akan membuat penerima pesan akan kecewa atau marah.

Kedua, walaupun berisi berita buruk, perusahaan tidak layak untuk menyembunyikan berita tersebut. Akan lebih baik agar berita buruk tetap disampaikan, dan memastikan cara penyampaian berita buruk dapat diterima penerima pesan. Ketiga, penyampaian berita buruk membantu perusahaan untuk menunjukan niat baik (goodwill) perusahaan.

Keempat, dengan cara penyampaian berita buruk yang baik akan meningkatkan citra perusahaan dihadapan konsumen dan pada akhirnya akan meminimalkan masalah dimasa depan. Menurut penelitian Jung dan Seok (2017), konsumen cenderung menyukai permintaan maaf perusahaan dalam memperbaiki layanan yang salah.

Secara umum, ada tiga tahapan dalam pembuatan pesan bisnis, yaitu perencanaan, menulis dan melengkapi. Dalam tahap perencanaan antara lain adalah dengan memahami siapa yang menjadi penerima pesan kita, tingkat hubungan, preferensi dan kebutuhan, serta memilih media untuk menyampaikan pesan. Media dapat berupa surat, surel, telepon, broadcast atau face to face. Setiap media memiliki keunggulan dan kelemahannya masing­ masing. Dalam tahapan menulis, perusahaan dapat memahami perpektif konsumen atau rekan bisnis dan memilih kata­kata yang bermakna positif. Misalnya, di bawah kinerja lebih bermakna positif daripada kata gagal.Dalam dunia bisnis tidak bisa disangkal kemampuan seseorang untuk dapat menyampaikan pesan dengan cara yang profesional adalah suatu hal yang sangat penting. Menulis pesan bisnis walau terlihat mudah tapi memiliki tantangan tersediri.

Seringkali karena dianggap mudah, banyak profesional yang mengabaikan cara penyampaian yang baik. Hal ini pada akhirnya akan menimbulkan kesalahpahaman dan merusak hubungan dengan konsumen atau partner bisnis. Seringkali terjadi perusahaan harus menyampaikan berita buruk atau negatif, misalnya situasi habisnya stok barang, keterlambatan pengiriman produk, penolakan pengajuan polis nasabah asuransi, sampai menyampaikan surat pemutusan hak kerja bagi karyawan. Adalah bijak jika seorang perusahaan memahami trik dan struktur yang benar dalam penyampaian pesan negatif.

Pesan negatif didefinisikan sebagai berita buruk yang disampaikan kepada rekan atau partner bisnis yang dapat menghasilkan respon netral, kecewa, marah atau mempengaruhi emosi konsumen. Pesan negatif walaupun membawa berita buruk harus tetap disampaikan.

Misalnya keterlambatan penghantaran produk kepada konsumen, akan lebih baik berita tersebut disampaikan walau akan menimbulkan kekecewaan bagi konsumen. Jika perusahaan tidak menyampaikan adanya informasi keterlambatan, maka konsumen akan menilai perusahaan tidak profesional dan menurunkan rasa percaya pada perusahaan. Tentunya jika anda berada disisi konsumen, andapun menginginkan perusahaan untuk selalu komunikatif dalam menyampaikan informasi baik berita yang menyenangkan atau mengecewakan.

Bovee dan Thill (2018) dalam buku Business Communication Today menyampaikan ada beberapa hal yang menjadi tujuan penyampaian berita negatif. Pertama, berita negatif dibutuhkan untuk menyampaikan berita buruk yang mungkin akan membuat penerima pesan akan kecewa atau marah.

Kedua, walaupun berisi berita buruk, perusahaan tidak layak untuk menyembunyikan berita tersebut. Akan lebih baik agar berita buruk tetap disampaikan, dan memastikan cara penyampaian berita buruk dapat diterima penerima pesan. Ketiga, penyampaian berita buruk membantu perusahaan untuk menunjukan niat baik (goodwill) perusahaan.

Keempat, dengan cara penyampaian berita buruk yang baik akan meningkatkan citra perusahaan dihadapan konsumen dan pada akhirnya akan meminimalkan masalah dimasa depan. Menurut penelitian Jung dan Seok (2017), konsumen cenderung menyukai permintaan maaf perusahaan dalam memperbaiki layanan yang salah.

Dua Pendekatan

Selain memperhatikan hal­hal di atas, bagian paling penting dalam menyampaikan pesan negatif adalah memilih pendekatan untuk menyampaikan berita buruk. Ada dua pendekatan yang dapat digunakan, pendekatan langsung dan pendekatan tidak langsung. Kedua pendekatan dapat digunakan untuk menyampaikan pesan buruk.

Pendekatan langsung, antara lain dengan menyampaikan berita buruk diawal, kemudian disusul dengan pendukung dan fakta dan diakhiri dengan penutup yang sopan dan positif. Pendekatan langsung digunakan saat pesan buruk tidak terlalu melibatkan emosi dari konsumen atau penerima pesan. Pendekatan ini dapat digunakan saat berita buruk yang disampaikan merupakan berita yang cenderung rutin diterima oleh penerima pesan atau dengan kesalahan yang minor.

Misalnya, saat menyampaikan stok barang yang tidak tersedia, atau menyampaikan keterlambatan pengiriman produk 1­2 hari. Pendekatan langsung juga dapat digunakan jika situasi membutuhkan suatu urgency untuk mengambil keputusan dengan cepat sehingga penerima pesan tidak membutuhkan waktu lebih lama untuk memahami inti pesan.

Mengirimkan Berita­Berita Negatif Organisasi

Kadangkala perusahaan harus mengambil keputusan yang tidak populer bagi para pelanggan (seperti kenaikan harga, pembatalan produk, penarikan kembali produk), bagi para karyawan (seperti pemutusan hubungan kerja, pengurangan tunjangan, penutupan pabrik), bagi kelompok­kelompok lain (relokasi ke kelompok baru, mengganti anggota dewan komisaris, membatalkan kontrak dengan pemasok).

Langkah­langkah dalam membuat pengumuman­pengumuman negatif:

- Sesuaikan pendekatan anda dengan situasi yang ada

- Pertimbangkan kebutuhan unik dari setiap kelompok

- Berikan setiap penerima cukup waktu untuk bereaksi sejauh yang dibutuhkan

- Rencanakan urutan dari banyak pengumuman

- Beri diri anda sendiri cukup waktu untuk merencanakan dan mengelola pada respons

- Cari sudut pandang positif tetapi jangan memancarkan optimisme yang keliru

- Minimumkan elemen kejutan kapan pun dimungkinkan

- Minimumkan elemen kejutan kapan pun dimungkinkan

- Carilah saran dari ahli bila anda tidak yakin

Contoh surat yang efektif untuk menolak klaim

Cahaya Elektronik

Maret 2010

Ibu Linda

Kelapa Gading Utara no.155

Jakarta 14450

Yang terhormat ibu Linda,

Terima kasih atas surat yang telah Ibu kirimkan sebelumnya mengenai tidak berfungsinya tombol baterai pada kamera Sonia Anda sesuai dengan yang Ibu ungkapkan. Dimana produk tersebut merupakan tipe lama dan kami tetap memberikan garansi selama 90 hari untuk produk tersebut.

Walaupun produk kamera Ibu merupakan produk lama dan telah lewat masa garansinya, kami tetap dapat memberikan bantuan. Silahkan bungkus kamera tersebut dengan hati­hati dan kirimkan ke kantor cabang kami di Jatinegara disertai data yang berisi nama lengkap Anda, alamat, nomor telepon yang dapat dihubungi, dan informasi mengenai kerusakan kamera Anda. Nantinya setelah diperiksa kerusakan yang ada, pihak kantor cabang kami akan mengirimkan surat mengenai estimasi biaya yang dibutuhkan untuk melakukan perbaikan terhadap kamera tersebut. Setelah itu, apabila Anda ingin melakukan perbaikan, silahkan menghubungi kami.

Sekali lagi kami ucapkan terima kasih atas saran dan kritik atas pelayanan kami. Kami mengirimkan katalog terbaru mengenai kamera dan aksesorisnya. Sebagai informasi, di bulan Juni nanti Sonia memberikan penawaran harga spesial, dimana Anda akan mendapatkan potongan harga sebesar 30% apabila Anda membeli kamera tipe terbaru keluaran Sonia. Silahkan datang ke gerai kami.

Salam hormat,

Vania Setiawan

Manajer Pelayanan Pelanggan

Contoh email dalam menyampaikan berita­berita negatif

Terimakasih atas kerjasama dan usaha Anda selama ini sehingga Gamefat dapat menjadi salah satu perusahaan permainan terkemuka. Belakangan ini, data laporan mengindikasi bahwa terdapat peningkatan 10% dalam kenaikan saham pada kuarter kedua tahun lalu. Peningkatan ini secara langsung berkaitan dengan kinerja Anda. Sekarang perusahaan kita sedang menghadapi beberapa tantangan.

Sebagaimana yang kita ketahui, divisi R&D kita sedang mengembangkan suatu permainan yang menggunakan salah satu karakter Warner Bross yaitu Looney Tunes. Saat ini kita sedang dalam pengembangan delapan jenis permainan yang menggunakan karakter tersebut. Namun, Warner Bross tidak mengizinkan perusahaan kita untuk membeli lisensi atas karakter tersebut. Uang bukanlah masalah utamanya, perusahaan kita telah memberikan penawaran yang cukup tinggi. Kita percaya bahwa keputusan Warner Bross tersebut telah melalui berbagai pertimbangan sehingga mereka memutuskan untuk mengembangkan permainan dengan karakter mereka tersebut.

Pada tanggal 29 Agustus mendatang, kami akan mengadakan rapat untuk mendiskusikan opsi yang kita miliki. Tujuan kita adalah untuk memutuskan apakah kita akan membeli lisensi karakter dari perusahaan lain atau mengembangkan karakter baru dari perusahaan kita. Rapat ini akan dilaksanakan di Hotel Grand. Makan siang akan disediakan. Untuk reservasi, silakan menghubungi sekretaris saya Sherly

Kita memiliki kesempatan untuk mengembangkan Gamefat dalam menyongsong abad 21. Perusahaan kita memiliki masa depan yang cerah dan saya percaya kita dapat menciptakan sinergi yang baik.

Sampai jumpa,

Vania Setiawan

Manajer R&D

Beradaptasi pada Penerima Anda

Pesan­pesan negatif mengharuskan untuk mempertahankan penerima pesan agar tetap fokus dan menjadi sesensitif mungkin pada kebutuhan penerima. Oleh karena itu, pesan pesan­pesan negatif perlu diadaptasi pada perbedaan budaya atau pada perbedaan antara penerima internal dan penerima eksternal.

Harapan untuk menangani berita buruk berbeda­beda dari satu budaya negara ke budaya negara lainnya. Misalnya, surat bisnis Perancis, ketika menyampaikan berita buruk, para penulis Prancis memakai pendekatan langsung. Mereka membuka dengan referensi tentang problem yang ada (korespondensi) dan kemudian menyatakan berita buruk dengan jelas. Meskipun meraka tidak merujuk pada kebutuhan penerima, mereka sering meminta maaf dan mengekspresikan penyesalan untuk problem tersebbut.

Sebaliknya, surat­surat di Jepang, ketika menyampaikan berita buruk, para penulis Jepang membukanya dengan cerita tentang musim, keberhasilan bisnis, atau kesehatan yang baik, lalu diikuti dengan penjelasan dan permintaan maaf kemudian dilanjutkan dengan berita buruk atau penolakan.

Singkatnya, bila berkomunikasi antarbudaya, lebih baik menggunakan nada, pengorganisasian, dan konvensi budaya lain sebagaimana yang diharapkan oleh penerima pesan. Dengan cara itu dapat menghindari pendekatan yang dianggap tidak tepat atau bahkan pendekatan yang menghina yang dapat mengacaukan hubungan bisnis.

Penerima Internal Versus Penerima Eksternal

Penerima pesan di dalam perusahaan sering kali mempunyai harapan pada pesan negatif yang berbeda dari harapan penerima di luar perusahaan sehingga perlu mengadaptasi pesan­pesan negatif menurut penerima yang adalah orang dalam atau orang luar organisasi. Misalnya, sebagai stakeholder internal, karyawan bukan hanya lebih banyak detail, termasuk bagaimana penurunan tersebut mempengaruhi kenaikan gaji, promosi, dan pendanaan proyek, tetapi juga berharap mendapatkan informasi sebelum publik diberi tahu. Mereka ingin tahu bagaimana perubahan akan menollong perusahaan; mereka ingin tahu bagaimana perubahan akan berdampak pada mereka secara personal.

Menyampaikan berita buruk ke posisi yang lebih atas dalam struktur organisasi adalan kewajiban yang sulit tetapi kadang­kadang perlu bagi karyawan. Dalam budaya perusahaan yang tidak mendukung komunikasi terbuka, para karyawan yang takut akan akibat dari berita buruk akan menghindari melaporkan pesan­pesan buruk yang akan membawa pada kegagalan yang lebih banyak lagi karena para pengambil keputusan tidak memperoleh informasi yang jujur, dan objektif yang mereka butuhkan untuk membuat pilihan secara bijak. Sebaliknya, para manajer dalam budaya terbuka berharap para karyawan mereka akan memberi mereka berita buruk kapan pun hal itu terjadi sehingga tindakan perbaikan dapat diambil.

Isi pesan negatif perlu disesuaikan untuk berbagai kelompok penerima eksternal yang berbeda.

Mempertahankan Standar Tinggi Etika dan Etiket

Kesulitan yang dihadapi ketika mengirimkan dan menerima pesan­pesan negatif mengarahkan pada kecenderungan manusiawi untuk menunda, mengurangi, atau mengubah berita buruk, tindakan ini merupakan tindakan yang tidak etis. Ketika perusahaan mempunyai informasi negatif yang mempengaruhi kesejahteraan pihak lain, perusahaan itu mempunyai kewajiban untuk mengkomunikasikan informasi itu secara jelas dan lengkap, walaupun dengan melakukannya akan membahayakan karier atau kondisi keuangan. Semakin lama menunggu untuk menyampaikan berita buruk, semakin sulit membuat penerima bereaksi dan merespon.Penerima pesan di dalam perusahaan sering kali mempunyai harapan pada pesan negatif yang berbeda dari harapan penerima di luar perusahaan sehingga perlu mengadaptasi pesan­pesan negatif menurut penerima yang adalah orang dalam atau orang luar organisasi. Misalnya, sebagai stakeholder internal, karyawan bukan hanya lebih banyak detail, termasuk bagaimana penurunan tersebut mempengaruhi kenaikan gaji, promosi, dan pendanaan proyek, tetapi juga berharap mendapatkan informasi sebelum publik diberi tahu. Mereka ingin tahu bagaimana perubahan akan menollong perusahaan; mereka ingin tahu bagaimana perubahan akan berdampak pada mereka secara personal.

Menyampaikan berita buruk ke posisi yang lebih atas dalam struktur organisasi adalan kewajiban yang sulit tetapi kadang­kadang perlu bagi karyawan. Dalam budaya perusahaan yang tidak mendukung komunikasi terbuka, para karyawan yang takut akan akibat dari berita buruk akan menghindari melaporkan pesan­pesan buruk yang akan membawa pada kegagalan yang lebih banyak lagi karena para pengambil keputusan tidak memperoleh informasi yang jujur, dan objektif yang mereka butuhkan untuk membuat pilihan secara bijak. Sebaliknya, para manajer dalam budaya terbuka berharap para karyawan mereka akan memberi mereka berita buruk kapan pun hal itu terjadi sehingga tindakan perbaikan dapat diambil

Isi pesan negatif perlu disesuaikan untuk berbagai kelompok penerima eksternal yang berbeda.

Situasi untuk mennyampaikan berita buruk menguji kemampuan pengendalian diri dan etika bisnis. Seorang karyawan yang mengecewakan, seorang pemasok ketika pasokan suku cadang yang keliru merusak reputasi perusahaan, seorang rekan bisnis yang melanggar perjanjian kontrak—situasisituasi seperti ini akan menggoda untuk merespon dengan melakukan serangan personal. Namun, terlepas ddari apakah pesa­pesan negatif itu menjengkelkan atau bergaransi penuh dan perlu, pesanpesan negatif dapat mempunyai dampak yang lama pada kedua belah pihak, orang yang menerimanya dan orang yang mengirimnya.

Seorang komunikator mempunyai tanggung jawab untuk meminimumkan dampak negatif dari pesan negatif melalui perencanaan yang hati­hati dan penulisan pesan yang sensitif dan objektif. Sejauh mungkin memfokuskan pada tindakan atau kondisi­kondisi yang mengarah pada berita negatif, bukan pada kekurangan personal atau isu­isu karakterMenolak permintaan Surat Rekomendasi

penolakan untuk bekerja sama tampaknya seperti sikap meremehkan pada pribadi pelamar dan sebuah ancaman bagi masa depan pelamar. Maka membuat surat yang berisi komentar positif tentang aktivitas terakhir dari pembaca, menyiratkan penolakan, menyarankan sebuah alternatif, dan menggunakan penutup yang sopan adalah jalan diplomasi yang dapat membantu para pembaca menerima penolakan Anda.

Menolak Lamaran Kerja

Surat penolakan tidak perlu panjang. Ingat mengirimkan surat berformat yang ditulis dengan baik dan mengikuti tiga panduan berikut, lebih baik daripada tidak mengirimkan surat sama sekali. Maka, sampaikan berita buruk ke pelamar kerja, dengan panduan berikut ini :

- Buka dengan pendekatan langsung. Para pelamar kerja tahu bahwa mereka tidak akan memperoleh banyak posisi yang mereka inginkan, jadi berita negatif bukanlah sesuatu yang mengejutkan.

- Nyatakan dengan jelas alasan pelamar tersebut tidak terpilih. Buat penolakan tersebut kurang bersifat pribadi dengan menyatakan bahwa Anda mempekerjakan seseorang yang mempunyai lebih banyak pengalaman atau kualifikasinya sesuai dengan persyaratan untuk posisi kerja

- Tutup dengan menyarankan alternatif­alternatif. Bila Anda percata bahwa pelamar tersebut adalah orang yang berkualitas, sebutkan pembukaan lowongan lain di perusahaan Anda atau Anda dapat menyarankan organisasi profesional yang dapat membantu pelamar menemukan pekerjaan.

Memberikan Penilaian Kinerja Negatif

Penilaian kinerja mempunyai karakteristik sebagai berikut, Nada penilaian adalah objektif dan tidak bias, bahasa yang digunakan tidak menghakimi, dan fokus penilaian adalah pemecahan problem. Maka, bila Anda harus memberikan penilaian kinerja negative adalah : menghadapi problem yang ada dengan segera, merencanakan pesan Anda, menyampaikan pesan tersebut secara pribadi, fokus pada problem tersebut, meminta karyawan tersebut memberikan komitmennya.

Menolak Permintaan Surat Rekomendasi

Ketika mengirimkan penolakan pada calon majikan, pesan Anda dapat singkat dan langsung

Departemen sumber daya manusia kami telah memberikan kuasa kepada saya untuk menyampaikan konfirmasi bahwa Yolanda Johnson pernah bekerja untuk Tandy, Inc selama tiga tahun, dari Juni 1999 sampai Juli 2001. Semoga beruntung ketika Anda mewawancara pelamar administrasi.

→Menyatakan secara tersirat bahwa kebijakan perusahaan melarang mengeluarkan tambahan informasi tetapi tetap menyampaikan informasi apa yang tersedia

→Diakhiri dengan catatan positif

Pesan tersebut tiak perlu mengatakan, “Kami tidak dapat memenuhi permintaan Anda”. pesan tersebut langsung memberikan informasi yang diperbolehkan.

Menolak permintaan langsung untuk sebuah rekomendasi dari seorang pelamar adalah hal lain. Setiap penolakan untuk bekerja sanma tampaknya seperti sikap meremehkan pada pribadi pelamar dan sebuah ancaman bagi masa depan pelamar. Diplomasi dan persiapan membantu para pembaca menerima penolakan Anda:

Terima kasih telah memberi tahu kami mengenai peluang kerja Anda di Coca­Cola. Masa magang Anda di sana dan gelar MBA yang Anda peroleh dengan kerja keras pasti akan memberi Anda tempat di posisi yang bagus di bidang pemasaran.

Saya pasti dapat mengirim ke Coca­Cola konfirmasi tentang periode kerja Anda. Namun, kami di PepsiCo tidak dapat mengirimkan rekomendasi formal. Bila Anda belum mempertimbangkan hal berikut, pastikan untuk minta pada beebread profesor Anda untuk menulis hasil evaluasi kemampuan Anda di bidang pemasaran. Semoga beruntung dalam karier Anda.

→Menggunakan pendekatan tidak langsung karena pihak lain barangkali mengharapkan respons positif

→Mengumumkan bahwa penulis tidak dpat memenuhi permintaan, tanpa secara explicit menyalahkan pada “kebijakan”

→Mengumumkan bahwa penulis tidak dpat memenuhi permintaan, tanpa secara explicit menyalahkan pada “kebijakan”→Menawarkan untuk memenuhi sebanyak mungkin permintaan, kemudian menawarkan usulan alternatif yang mungkin membahas kebutuhan pemohon

Surat tersebut dengan tangkas dan bijaksana menghindar dari menyakiti perasaan pembaca, karena surat tersebut berisi komentar positif tentang aktifitas terakhir dari pembaca, menyiratkan penolakan, menyarankan sebuah alternatif, dan menggunakan penutup yang sopan.

Secara bijaksana mengatakan pada pelamar kerja bahwa Anda tidak dapat memberi mereka pekerjaan adalah tantangan komunikasi lain yang sering dihadapi. Tetapi, jangan biarkan kesulitan yang ada menghentikan Anda dari mengkomunikasikan berita­berita buruk tersebut. Kegagalan merespons lamaran kerja adalah praktik bisnis yang buruk yang akan merusak reputasi perusahaan Anda. Pada waktu yang sama, surat penolakan yang ditulis dengan buruk mempunyai konsekuensi negative, dari kehilangan kandidat yang berkualitas untuk lowongan kerja di masa yang akan datang sampai dengan kehilangan pelanggan­pelanggan potensial (bukan hanya para pelamar yang ditolak, tetapi juga teman­teman dan keluarga mereka). Surat penolakan yang menggunakan kata­kata yang buruk bahkan dapat mengundang masalah hukum. Ketika menyampaikan berita buruk ke pelamar kerja, ikuti tiga panduan berikut ini:

- Buka dengan pendekatan langsung. Para pelamar kerja tahu bahwa mereka tidak akan memperoleh banyak posisi yang mereka inginkan, jadi berita negative bukanlah sesuatu yang mengejutkan. Dengan mencoba menyangga berita buruk yang diharapkan oleh pembaca Anda, Anda kelihatannya manipulative dan tidak tulus.

- Nyatakan dengan jelas alasan pelamar tersebut tidak terpilih. Buat penolakan Anda kurang bersifat pribadi dengan menyatakan bahwa Anda mempekerjakan seseorang yang mempunyai lebih banyak pengalaman atau kualifikasinya sesuai dengan persyaratan untuk posisi kerja.

- Tutup dengan menyarankan alternatif­alternatif. Bila Anda percaya bahwa pelamar tersebut adalah orang yang berkualitas, sebutkan pembukaan lowongan lain di perusahaan Anda. Anda dapat menyarankan organisasi professional yang dapat membantu pelamar menemukan pekerjaan. Atau Anda dapat menyebutkan bahwa resume pelamar akan dipertimbangkan untuk lowongan yang akan datang. Setiap saran positif ini mungkin membantu pelamar tidak terlalu kecewa dan memendang perusahaan Anda dengan lebih positif.

Surat penolakan tidak perlu panjang. Dengan mengirimkan surat berformat yang ditulis dengan baik dan mengikuti panduan tersebut lebih baik daripada tidak mengirimkan surat sama sekali. Bagaimana pun juga, pelamar kerja tersebut hanya ingin tahu satu hal: Apakah saya memperoleh pekerjaan itu? Pesan singkat Anda menyampaikan informasi tersebut dengan jelas dan pertimbangan bijak pada perasaan pelamar.

Memberikan Penilaian Kinerja Negatif

Penilaian kinerja adalah suatu evaluasi oleh manajer untuk seorang karyawan dan mungkin bersifat formal atau informal. Dibutuhkan beberapa kemampuan komunikasi lain seperti rentang luas dalam hal keahlian dan strategi sebagaimana dibutuhkan untuk menilai kinerja. Tujuan utama dari penilaian ini adalah memperbaiki kinerja karyawan dengan:

1. Menekankan dan menjelaskan syarat pekerjaan

2. Memberikan umpan balik pada karyawan tentang usaha mereka dalam memenuhi syarat tersebut

3. Memberikan panduan usaha yang kontinu dengan mengembangkan sebuah rencana tindakan, yang termasuk di dalamnya balas jasa dan peluang­peluang

Selain memperbaiki kinerja karyawan, penilaian kinerja membantu perusahaan mengatur standar organisasi dan mengkomunikasikan nilai­ nilai organisasi.

Penilaian kinerja yang positif ataupun yang negative mempunyai beberapa karakteristik yang sama: Nada penilaian adalah objektif dan tidak bias, bahasa yang digunakan tidak menghakimi, dan focus penilaian adalah pemecahan problem. Selain itu, untuk meningkatkan objektivitas, makin banyak organisasi member umpan balik pada para karyawannya dari berbagai macam sumber.

Sulit mengkritik para karyawan secara tatap muka, dan sama dengan sulitnya memasukkan kritik dalam evaluasi kinerja secara tertulis. Namun, bila Anda memecat seorang karyawan karena tidak kompeten dan evaluasi kinerja karyawan tersebut positif semua, karyawan tersebut dapat menuntut perusahaan Anda, menghalangi Anda dalam mencari alasan untuk memberhentikan karyawan tersebut. Juga, perusahaan Anda dapat dituntut karena kelalaian bila kecelakaan disebabkan oleh seorang karyawan yang menerima sebuah evaluasi negative tetapi tidak menerima tindakan untuk perbaikannya (seperti pelatihan). Pastikan evaluasi kinerja yang anda buat seimbang dan jujur.

Panduan dalam memberikan penilaian kinerja negative:

- Hadapi problem yang ada dengan segera. Menghindar dari problem penilaian hanya akan membuat hal tersebut makin buruk. Lebih­lebih lagi, bila Anda tidak memdokumentasikan problem­problem tersebut ketika terjadi, Anda akan kesulitan untuk memberhentikan karyawan tersebut di kemudian hari, bila situasi itu tiba.

- Rencanakan pesan Anda. Buat keprihatinan Anda jelas dan masukkan contoh­contoh tindakan spesifik karyawan yang bersangkutan. Pikirkanlah apakah ada kemungkinan penilaian Anda bias, dan minta masukkan dari pihak­pihak lain. Kumpulkan dan verifikasikan semua fakta yang relevan (baik kekuatan atau kelemahan).

- Sampaikan pesan tersebut secara pribadi. Pastikan untuk menyampaikan problem kinerja secara pribadi, baik pesan disampaikan dalam bentuk tertulis atau secara tatap muka langsung. Jangan mengirimkan penilaian kinerja melalui e­mail atau faksmile. Bila anda melakukan penilaian kinerja seorang karyawan secara langsung dengan bertatap muka, lakukan penilaian tersebut dalam rapat yang diatur khusus dengan cepat untuk tujuan tersebut, dan pertimbangkan melakukan pertemuan tersebut di ruang rapat, ruang kerja karyawan bersangkutan, dan area lain yang netral.

- Focus pada problem tersebut. Diskusikan problem yang disebabkan oleh perilaku karyawan (tanpa menyerang karyawan yang bersangkutan). Bandingkan kinerja karyawan tersebut dengan apa yang diharapkan dari dirinya, dengan tujuan perusahaan, atau dengan persyaratan kerja yang dibutuhkan (bukan dibandingkan dengan para karyawan lainnya). Identifikasikan konsekuensi dari kinerja buruk yang terus­menerus, dan tunjukkan bahwa Anda mempunyai komitmen untuk membantu memecahkan problem tersebut.

- Minta karyawan tersebut memberikan komitmennya. Bantu karyawan memahami bahwa merencanakan dan membuat perbaikan merupakan tanggung jawab karyawan. Namun, selesaikan keputusan bersama­sama sehingga anda dapat memastikan setiap tindakan yang harus di ambil adalah tindakan yang mampu dicapai. Atur skedul untuk perbaikan kinerja karyawan dan menindaklanjuti dengan evaluasi dari perbaikan itu.

- Bahkan walaupun kinerja karyawan Anda mengecewakan, tetap lebih baik bagi Anda untuk menyebutkan lebih dulu beberapa poin yang baik dari karyawan itu dalam penilaian kinerja Anda. Kemudian dengan jelas dan bijak, nyatakan bagaimana karyawan itu dapat lebih baik lagi dalam memenuhi tanggung jawab kerjanya. Bila penilaian kinerja ingin efektif, pastikan untuk menyarankan beberapa cara agar karyawan itu dapat memperbaiki dirinya

Mengakhiri Hubungan Kerja

Ketika menulis surat pemutusan hubungan kerja, Anda mempunyai tiga tujuan:

1. Memberikan alasan yang mendasari tindakan yang sulit ini

2. Hindari pernyataan yang mungkin mengekspos perusahaan dan berakhir dengan tuntutan hukum yang keliru

3. Jaga agar hubungan antara karyawan yang diberhentikan dengan perusahaan sejauh mungkin tetap baik.

Untuk alasan hukum dan pribadi, ungkapkan justifikasi spesifik mengapa meminta karyawan yang bersangkutan berhenti. Bila karyawan tersebut bekerja dibawah kontrak, pengacara perusahaan Anda dapat menyarankan pada Anda apakah kinerja karyawan tersebut dapat dijadikan landasan legal untuk pemberhentian karyawan tersebut.

Pastiakan semua alasan Anda adalah alasan yang akurat dan dapat diversifikasi. Pastikan karyawan tersebut berhenti dengan perasaan positif sejauh situasi memungkinkan.

Pesan negatif terdiri dari :

a. Surat penolakan

b. Pengumuman atas perubahan sistem atau kebijakan yang tidak menguntungkan sang pembaca

c. Pernyataan atas ketidakdisiplinan, kesalahan atau pelanggaran yang dilakukan seseorang

d. Pernyataan untuk menarik kembali suatu produk