Pengguna:Hermawan212

BAB I DASAR-DASAR KOMUNIKASI

Sejarah komunikasi

Sejarah komunikasi pada mulanya hanya merupakan upaya atau cara manusia menyampaikan ide, gagasan, kemauan, hasrat dan lain sebagainya, upaya tersebut hanya supaya manusia bisa saling berhubungan. Pada waktu itu, Komunikasi tidak dianggap sebagai sesuatu yang harus diberi perhatian, dikaji atau distrukturkan. Namun, pada abad ke-5 sebelum masehi, di Yunani berkembang suatu ilmu yang mengkaji proses pernyataan antar manusia yang diberi nama retorika yang berarti seni berpidato dan beragumentasi yang bersifat menggugah atau seni yang menggunakan bahasa secara lancar untuk memengaruhi dan mengajak. Retorika mendapat pembahasan khusus bahkan beberapa pemikir itu menempatkan retorika sebagai hal penting dalam masyarakat dan pemerintahan.

Pada perkembangan awal, batasan komunikasi yang dapat kita terapkan adalah percakapan atau penyampaian gagasan antar manusia secara lisan dan bertatap muka baik berupa pidato maupun diskusi, dengan tujuan mendidik, membangkitkan kepercayaan, dan menggerakkan perasaan orang lain.Komunikasi terus berkembang, tidak hanya menyampaikan gagasan melalui lisan.Pada zaman kekaisaran romawi, Julius Caesar membuat papan pengumuman yang dinamakan Acta Diurna. Penyampaian gagasan mengenai apa yang penting bagi masyarakat telah bertambah, dari sekadar lisan menjadi bentuk tulisan. Hal ini terus berkembang setelah ditemukannya kertas, penemuan mesin cetak, dan terbitnya surat kabar pertama . Setelah surat kabar peradaban manusia juga berkembang dan ditemukanlah radio, film, televisi, dan sejumlah media lain.

Latar Belakang Komunikasi sebagai Ilmu

Asal Usul ilmu komunikasi itu sendiri sebenarnya tampil pada zaman Yunani kuno (SM) yang digagas oleh Aristoteles. Dalam gagasan tersebut ia menyebutkan bahwa di dalam komunikasi itu terdapat komunikator, pesan dan penerima. Kesimpulan dari gagasan itu ialah jika komunikator menentukan gagasn atau pesan, kemudian diarahkan pada khalayak pilihannya, melalui saluran atau media yang dimilikinya atau dikuasainya maka akan keluar hasil yang diinginkan.

Dalam perkembangan selanjutnya, gagasan itu terus dikembangkan kemudian melahirkan dua bentuk komunikasi yang masing-masing berkembang di benua yang berbeda. Pertama ilmu publisistik di Jerman. Kedua ilmu komunikasi massa di Amerika. Perpaduan dari kedua bentuk ini lah yang meneteskan ilmu komunikasi yang kita kenal sekarang ini. Perpaduan ini tidak lepas dari upaya-upaya Stappers melalui karya Gabner. Artinya, itu merupakan titik awal tampaknya ilmu komunikasi

Munculnya teknologi sebagai alat

Sejarah perkembangan teknologi informasi dan komunikasi juga tak lepas dari sejarah peradaban manusia di Bumi ini. Pada zaman dulu penyampaian informasi juga dilakukan mulai dari gambar-gambar yang terletak pada dinding gua, peletakan tonggak sejarah berupa prasasti. Berikut ini adalah sejarah perkembangan TIK (Teknologi Informasi dan Komunikasi) mulai dari zaman pra-sejarah sampai ke zaman modern sekarang ini.

1. Masa Prasejarah

Pada zaman ini, teknologi informasi dan komunikasi yang dilakukan oleh manusia berfungsi sebagai sistem untuk pengenalan bentuk-bentuk yang manusia kenal. Untuk menggambarkan informasi yang diperoleh, mereka menggambarkannya pada dinding-dinding gua tentang berburu dan binatang buruannya. Pada masa ini, manusia mulai mengidentifikasi benda-benda yang ada di sekitar lingkungan tempat tinggal mereka, kemudian melukiskannya pada dinding gua tempat tinggalnya. Awal komunikasi mereka pada zaman ini hanya berkisar pada bentuk suara dengusan dan menggunakan isyarat tangan.

Pada zaman prasejarah mulai diciptakan dan digunakan alat-alat yang menghasilkan bunyi dan isyarat, seperti gendang, terompet yang terbuat dari tanduk binatang, dan isyarat asap sebagai alat pemberi peringatan terhadap bahaya.

• • 3000 SM

Untuk yang pertama kali, tulisan digunakan oleh bangsa Sumeria dengan menggunakan simbol-simbol yang dibentuk dari piktografi sebagai huruf. Simbol atau huruf-huruf ini juga mempunyai bentuk bunyi (penyebutan) yang berbeda sehingga mampu menjadi kata, kalimat, dan bahasa.

• • 2900 SM

Pada 2900 SM, bangsa Mesir Kuno menggunakan huruf hieroglif. Hieroglif merupakan bahasa simbol, dimana setiap ungkapan diwakili oleh simbol yang berbeda. Jika simbol-simbol tersebut digabungkan menjadi satu rangkaian, maka akan menghasilkan sebuah arti yang berbeda. Bentuk tulisan dan bahasa hieroglif ini lebih maju dibandingkan dengan tulisan bangsa Sumeria.

• • 500 SM

Manusia sudah mengenal cara membuat serat dari pohon papyrus yang tumbuh di sekitar sungai Nil. Serat papyrus dapat digunakan sebagai kertas. Kertas yang terbuat dari serat pohon papyrus menjadi media untuk menulis atau media untuk menyampaikan informasi yang lebih kuat dan fleksibel dibandingkan dengan lempengan tanah liat yang sebelumnya juga digunakan sebagai media informasi.

• • 105 M

Pada masa ini, bangsa Cina berhasil menemukan kertas. Kertas yang ditemukan oleh bangsa Cina pada masa ini adalah kertas yang kita kenal sekarang. Kertas ini dibuat dari serat bambu yang dihaluskan, disaring, dicuci, kemudian diratakan dan dikeringkan. Penemuan ini juga memungkinkan sistem pencetakan yang dilakukan dengan menggunakan blok kayu yang ditoreh dan dilumuri oleh tinta atau yang kita kenal sekarang dengan sistem cap.

2. Masa Modern (1400 M s.d. Sekarang)

• • Tahun 1455

Pada 1455, untuk pertama kalinya Johann Gutenberg mengembangkan mesin cetak dengan menggunakan plat huruf yang terbuat dari besi dan dapat diganti-ganti dalam bingkai yang terbuat dari kayu.

• • Tahun 1830

Augusta Lady Byron menulis program komputer yang pertama di dunia. Ia bekerja sama dengan Charles Babbage menggunakan mesin analytical yang didesain sehingga mampu memasukkan data, mengolah data, dan menghasilkan bentuk keluaran dalam sebuah kartu. Mesin ini dikenal sebagai bentuk komputer digital yang pertama, walaupun cara kerjanya lebih bersifat mekanis daripada bersifat digital.

• • Tahun 1837

Telegraf dan Penemunya (Samuel Morse) Samuel Morse mengembangkan telegraf dan bahasa kode morse bersama Sir William Cook dan Sir Charles Wheatstone. Morse menggunakan kode-kode sederhana untuk mewakili pesan-pesan yang ingin dikirimkan dengan menggunakan pulsa listrik melalui kabel tunggal. Namun sinyal-sinyal yang dapat dikirim dengan baik hanya berada dalam jarak 32 km. Untuk jarak yang lebih jauh, sinyal-sinyal yang diterima menjadi terlalu lemah untuk direkam. Kemudian, Morse membangun peralatan relai yang ditempatkan di setiap 32 km dari stasiun sinyal. Relai tersebut berfungsi untuk mengulangi sinyal yang diterima dan mengirimnya kembali ke 32 km berikutnya. Relai terdiri dari sakelar yang dioperasikan secara elektromagnetik. Sistem telegraf kemudian segera digunakan untuk bisnis yang membutuhkan pengiriman pesan secara cepat untuk jarak yang jauh, seperti surat kabar dan pesan untuk perjalanan kereta api.

• • Tahun 1877

Pada 1877, Alexander Graham Bell menciptakan dan mengembangkan telepon yang dipergunakan pertama kali secara umum. Pada 1879, sistem pemanggilan telepon mulai menggunakan nomor yang menggantikan sistem pemanggilan nama. Hal ini untuk mencegah operator yang tidak mengenal semua pelanggan. Sistem penomoran telepon menggunakan huruf dan angka, dimana nomor telepon menggunakan sistem dua huruf dan lima digit angka.

• • Tahun 1889

Pada 1889, Herman Hollerith menerapkan prinsip kartu perforasi untuk melakukan penghitungan. Tugas pertamanya adalah menemukan cara yang lebih cepat untuk melakukan perhitungan bagi Biro Sensus Amerika Serikat. Sensus yang dilakukan pada 1880 membutuhkan waktu tujuh tahun untuk menyelesaikan perhitungan. Dengan berkembangnya populasi, Biro Sensus tersebut memperkirakan bahwa dibutuhkan waktu sepuluh tahun untuk menyelesaikan perhitungan sensus.

Hollerith menggunakan kartu perforasi untuk memasukkan data sensus yang kemudian diolah oleh alat tersebut secara mekanik. Sebuah kartu dapat menyimpan hingga 80 variabel. Dengan menggunakan alat tersebut, hasil sensus dapat diselesaikan dalam waktu enam minggu. Selain memiliki keuntungan dalam bidang kecepatan, kartu tersebut berfungsi sebagai media penyimpan data. Tingkat kesalahan perhitungan juga dapat ditekan secara drastis.

• • Tahun 1931

Pada 1931, Vannevar Bush membuat sebuah kalkulator untuk menyelesaikan persamaan differensial. Mesin tersebut dapat menyelesaikan persamaan differensial kompleks yang selama ini dianggap rumit oleh kalangan pelajar dan mahasiswa. Mesin tersebut sangat besar dan berat karena ratusan gerigi dan poros yang dibutuhkan untuk melakukan perhitungan.

• • Tahun 1939

Pada 1939, Dr. John V. Atanasoff dan dibantu oleh Clifford Berry berhasil menciptakan komputer elektronik digital pertama. Sejak saat ini, komputer terus mengalami perkembangan sehingga menjadi semakin canggih. Mengenai sejarah perkembangan komputer ini akan dijelaskan pada bagian berikutnya.

• • Tahun 1973 – 1990

Pada masa ini, istilah internet diperkenalkan dalam sebuah paper tentang TCP/IP. Secara harfiah, internet (interconnected networking) diartikan sebagai rangkaian komputer yang terhubung di dalam beberapa rangkaian. Rangkaian pusat yang membentuk internet diawali pada 1969 sebagai ARPANET yang dibangun oleh ARPA (United States Department of Defense Advanced Research Projects Agency). Beberapa penyelidikan awal yang disumbang oleh ARPANET di antaranya adalah kaidah rangkaian tanpa pusat (decentralised network), teori queueing, dan kaidah pertukaran paket (packet switching).

Pada 1981, National Science Foundation mengembangkan backbone yang disebut CSNET dengan kapasitas 56 Kbps untuk setiap institusi dalam pemerintahan.

Pada 1 Januari 1983, ARPANET menukar protokol rangkaian pusatnya, dari NCP ke TCP/IP. Ini merupakan awal dari Internet yang kita kenal sekarang. Kemudian pada 1986, IETF mengembangkan sebuah server yang berfungsi sebagai alat koordinasi di antara DARPA, ARPANET, DDN, dan Internet Gateway. Pada 1990-an, internet telah berkembang dan menyambungkan banyak pengguna jaringan-jaringan komputer yang ada.

• • Tahun 1991 – Sekarang

Sistem bisnis dalam bidang IT pertama kali terjadi ketika CERN memungut bayaran dari para anggotanya untuk menanggulangi biaya operasionalnya. Pada 1992, mulai terbentuk komunitas internet dan diperkenalkannya istilah World Wide Web (www) oleh CERN. Pada 1993, NSF membentuk InterNIC untuk menyediakan jasa pelayanan internet menyangkut direktori dan penyimpanan data serta database (oleh AT&T), jasa registrasi (oleh Network Solution Inc), dan jasa informasi (oleh General Atomics/CERFnet). Pada 1994, pertumbuhan internet melaju dengan sangat cepat dan mulai merambah ke dalam berbagai segi kehidupan manusia dan menjadi bagian yang tidak dapat dipisahkan dari manusia. Pada 1995, perusahaan umum mulai diperkenankan menjadi provider dengan membeli jaringan di backbone. Langkah ini memulai pengembangan teknologi informasi, khususnya internet dan penelitian-penelitian untuk mengembangkan sistem dan alat yang lebih canggih.

Ideografi (ideogram) adalah simbol grafis yang mewakili ide daripada sekelompok huruf. Para ahli berpendapat bahwa ideografi ini telah dipakai sejak zaman purbakala di dataran eropa dan tetap menjadi bagian dari budaya manusia lebih dari 3000 tahun. Ideogram adalah jenis tulisan/simbol yang dimaknai menurut kenampakan visual yang kemudian diterjemahkan sebagai sebuah ide, atau sebuah kalimat. Gambar 'sebuah mata' misalnya, dengan memfungsikannya sebagai ideogram, maka anda bisa mengartikannya sebagai 'seseorang sedang mengintip'. Lambang tidak sekadar mewakili benda, tetapi dapat pula mewakili gagasan tertentu. Lambang demikian dinamakanideogram. Tulisan hieroglip di Mesir, tulisan bangsa Aztek di Meksiko, dan tulisan paku di Asiriaa-Babilonia, merupakan contoh penggunaan yang berubah menjadi ideogram.

Ideogram adalah suatu versi lanjutan dari pictogram. Ini adalah simbol visual atau grafis yang mewakili ide. Beberapa komunitas di seluruh dunia datang dengan ideogram yang bervariasi untuk mewakili ide-ide sebanyak mungkin, namun, ide-ide seperti ekspresi emosi bersifat universal di alam, sehingga ideogram banyak mengungakp ciri manusia dengan ekspresinya di masa itu. Ideografi adalah sumber awal untuk sebagian besar sistem penulisan logographic seperti naskah di Cina. Karena bahasa dibentuk dari penggambaran ide-ide, tentang bagaimana sifat garis, tentang bagaimana keterwakilan manusia dalam tulisan.

Definisi komunikasi

Definisi komunikasi adalah penjabaran tentang arti istilah komunikasi berdasarkan pencetusnya. Artikel ini berisi daftar definisi komunikasi.

Menurut Onong Uchjana Effendy komunikasi adalah proses penyampaian pesan oleh seseorang kepada orang lain untuk memberitahu, mengubah sikap, pendapat, atau perilaku, baik secara lisan (langsung) ataupun tidak langsung (melalui media)

Analisis Pengertian Komunikasi Dan 5 (Lima) Unsur Komunikasi Menurut Harold Lasswell Sat, 10/11/2007 - 6:54pm — Rejals Analisis Definisi Komunikasi Menurut Harold Lasswell

Komunikasi pada dasarnya merupakan suatu proses yang menjelaskan siapa? mengatakan apa? dengan saluran apa? kepada siapa? dengan akibat atau hasil apa? (who? says what? in which channel? to whom? with what effect?). (Lasswell 1960).

Analisis 5 unsur menurut Lasswell (1960):

1. Who? (siapa/sumber). Sumber/komunikator adalah pelaku utama/pihak yang mempunyai kebutuhan untuk berkomunikasi atau yang memulai suatu komunikasi,bisa seorang individu,kelompok,organisasi,maupun suatu negara sebagai komunikator.

2. Says What? (pesan). Apa yang akan disampaikan/dikomunikasikan kepada penerima(komunikan),dari sumber(komunikator)atau isi informasi.Merupakan seperangkat symbol verbal/non verbal yang mewakili perasaan,nilai,gagasan/maksud sumber tadi. Ada 3 komponen pesan yaitu makna,symbol untuk menyampaikan makna,dan bentuk/organisasi pesan.

3. In Which Channel? (saluran/media). Wahana/alat untuk menyampaikan pesan dari komunikator(sumber) kepada komunikan(penerima) baik secara langsung(tatap muka),maupun tidak langsung(melalui media cetak/elektronik dll).

4. To Whom? (untuk siapa/penerima). Orang/kelompok/organisasi/suatu negara yang menerima pesan dari sumber.Disebut tujuan(destination)/pendengar(listener)/khalayak(audience)/komunikan/penafsir/penyandi balik(decoder).

5. With What Effect? (dampak/efek). Dampak/efek yang terjadi pada komunikan(penerima) setelah menerima pesan dari sumber,seperti perubahan sikap,bertambahnya pengetahuan, dll.

Contoh: Komunikasi antara guru dengan muridnya. Guru sebagai komunikator harus memiliki pesan yang jelas yang akan disampaikan kepada murid atau komunikan.Setelah itu guru juga harus menentukan saluran untuk berkomunikasi baik secara langsung(tatap muka) atau tidak langsung(media).Setelah itu guru harus menyesuaikan topic/diri/tema yang sesuai dengan umur si komunikan,juga harus menentukan tujuan komunikasi/maksud dari pesan agar terjadi dampak/effect pada diri komunikan sesuai dengan yang diinginkan.

Kesimpulan: Komunikasi adalah pesan yang disampaikan kepada komunikan(penerima) dari komunikator(sumber) melalui saluran-saluran tertentu baik secara langsung/tidak langsung dengan maksud memberikan dampak/effect kepada komunikan sesuai dengan yang diingikan komunikator.Yang memenuhi 5 unsur who, says what, in which channel, to whom, with what effect

Definisi komunikasi menurut ahli

Colin Cherry

Komunikasi adalah proses dimana pihak-pihak saling menggunakan informasi dengan untuk mencapai tujuan bersama dan komunikasi merupakan kaitan hubungan yang ditimbulkan oleh penerus rangsangan dan pembangkitan balasannya.

Definisi komunikasi: Menurut Forsdale (1981) seorang ahli pendidikan terutama ilmu komunikasi: Dia menerangkan dalam sebuah kalimat bahwa “communication is the process by which a system is established, maintained and altered by means of shared signals that operate according to rules”. Komunikasi adalah suatu proses dimana suatu sistem dibentuk, dipelihara, dan diubah dengan tujuan bahwa sinyal-sinyal yang dikirimkan dan diterima dilakukan sesuai dengan aturan.

Analisis: Komunikasi adalah sebuah cara yang digunakan sehari-hari dalam menyampaikan pesan/rangsangan(stimulus) yang terbentuk melalui sebuah proses yang melibatkan dua orang atau lebih. Dimana satu sama lain memiliki peran dalam membuat pesan, mengubah isi dan makna, merespon pesan/rangsangan tersebut, serta memeliharanya di ruang publik. Dengan tujuan sang "receiver" (komunikan) dapat menerima sinyal-sinyal atau pesan yang dikirimkan oleh "source" (komunikator).

Komunikasi

Komunikasi adalah sebuah bagian penting yang tidak dapat dipisahkan dari kehidupan manusia sebagai makhluk sosial. Secara etimologis, kata komunikasi berasal dari bahasa latin “communicare” yang artinya “menyampaikan”.

Menurut asal katanya tersebut, arti komunikasi adalah proses penyampaian makna dari satu entitas atau kelompok ke kelompok lainnya melalui penggunaan tanda, simbol, dan aturan semiotika yang dipahami bersama.

Dari penjelasan tersebut, dapat dipahami bahwa pengertian komunikasi adalah suatu aktivitas penyampaian informasi, baik itu pesan, ide, dan gagasan, dari satu pihak ke pihak lainnya yang dilakukan secara langsung maupun tidak langsung.pengungkapan pikiran dalam bentuk kata-kata yang ditujukan kepada orang banyak untuk menyatakan selamat, menyambut kedatangan tamu, memperingati hari-hari besar tertentu, dan berbagai bentuk kegiatan lainnya. Pada hakikatnya pidato termasuk seni monolog dalam keterampilan berbicara. Pidato bersifat dua arah, yaitu pembicara harus memperhatikan lawan bicaranya walaupun pembicara lebih banyak mendominasi pembicaraan. Lawan bicara harus mendengarkan pesan-pesan yang disampaikan pembicara baik berupa kata-kata (verbal) atau bukan kata-kata (non verbal) sehingga apa yang disampaikan dapat diterima dipahami dengan sempurna. Pidato biasanya disampaikan oleh pemimpin atau orang yang dianggap penting untuk memberikan arahan atau nasihat kepada para pendengarnya, karena fungsi dari pidato adalah untuk memberikan informasi, nasihat, motivasi, peringatan, dan pengetahuan. Agar pidato kita bisa diterima dengan baik oleh audien, ucapan atau kalimat harus disusun dengan baik dan rapi sesuai dengan kaidah bahasa yang berlaku. Kalimat yang tersusun secara runut dan sistematis supaya enak didengarkan serta dapat memberikan kesan positif bagi orang yang mendengarkan.informasi adalah pesan (ucapan atau ekspresi) atau kumpulan pesan yang terdiri dari order sekuens dari simbol, atau makna yang dapat ditafsirkan dari pesan atau kumpulan pesan. Informasi dapat direkam atau ditransmisikan. Hal ini dapat dicatat sebagai tanda-tanda, atau sebagai sinyal berdasarkan gelombang. Informasi adalah jenis acara yang mempengaruhi suatu negara dari sistem dinamis. Para konsep memiliki banyak arti lain dalam konteks yang berbeda. Informasi bisa dikatakan sebagai pengetahuan yang didapatkan dari pembelajaran, pengalaman, atau instruksi . Informasi telah digunakan untuk seluruh segi kehidupan manusia secara individual, kelompok maupun organisasi. Pada tingkat individu, informasi digunakan untuk pengetahuan tentang pendidikan, kesehatan, lapangan pekerjaan maupun jenis produk atau jasa. Kegunaan informasi ditentukan oleh tujuan pengguna, ketelitian pengolahan data, ruang dan waktu serta bentuk dan keadaan semantik.Kalimat adalah satuan bahasa berupa kata atau rangkaian kata yang dapat berdiri sendiri dan menyatakan makna yang lengkap. Kalimat adalah satuan bahasa terkecil yang mengungkapkan pikiran yang utuh, baik dengan cara lisan maupun tulisan. Dalam wujud lisan, kalimat diucapkan dengan suara naik turun dan keras lembut, disela jeda dan diakhiri dengan intonasi akhir. Sedangkan dalam wujud tulisan berhuruf latin, kalimat dimulai dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda titik (.) untuk menyatakan kalimat berita atau yang bersifat informatif, tanda tanya (?) untuk menyatakan pertanyaan dan tanda seru (!) untuk menyatakan kalimat perintah.

Sekurang-kurangnya kalimat dalam ragam resmi, baik lisan maupun tertulis, harus memiliki sebuah subjek (S) dan sebuah predikat (P). Bila tidak memiliki kedua unsur tersebut, pernyataan itu bukan kalimat, melainkan hanya sebuah frasa. Di sini, kalimat dibagi menjadi dua, yakni kalimat tunggal dan kalimat majemuk.penulisan adalah sebutan bagi orang yang melakukan pekerjaan menulis, atau menciptakan suatu karya tulis.

Menulis adalah kegiatan membuat huruf (angka) menggunakan alat tulis di suatu sarana atau media penulisan, mengungkapkan ide, pikiran, perasaan melalui kegiatan menulis, atau menciptakan suatu karangan dalam bentuk tulisan.

Karya tulis bisa berupa karya tulis ilmiah: penelitian, makalah, jurnal; tulisan jurnalistik:artikel, opini, feature; sastra atau fiksi (termasuk prosa, novel, cerpen, puisi). Format tulisan penerbit berupa media cetak:buku, majalah, tabloid, koran; media daring/internet: situs web, blog; media jejaring sosial: Facebook, Twitter, Google plus dan sebagainya.

Padanan istilah penulis adalah pengarang, penggubah, prosais, pujangga, sastrawan. Berpadan kata pula dengan pencatat, carik (Jawa), dabir (arkais), juru tulis, katib (Arab), kerani, klerek (arkais), panitera, sekretaris, setia usaha. Pelukis dan penggambar kadang kala juga dimasukkan sebagai padan kata penulis.

Komponen-komponen Komunikasi

Pemberi Pesan

Setiap orang terlibat dalam komunikasi karena memiliki informasi, gagasan, dan perasaan yang mereka bagi kepada orang lain. Komunikasi tidak berjalan satu arah, namun bersifat timbal balik antara pemberi pesan dan penerima pesan. Pemberi pesan dapat menjadi penerima pesan, dan penerima pesan dapat menjadi pemberi pesan. Peran-peran ini dapat terjadi saat komunikasi sedang berlangsung.

Pesan

Pesan merupakan ide-ide dan perasaan yang dibagi antara pengirim dan penerima. Inti dari sebuah peristiwa komunikasi adalah pesan, suatu maksud atau gagasan yang ingin disampaikan. Faktor yang mempengaruhi suatu pesan diterima adalah kejelasan, kesiapan penerima, kompleksitas, panjangnya pesan, dan informasi yang terorganisir. Ide-ide dan perasaan dikomunikasikan jika ide atau gagasan itu dipresentasikan dengan simbol-simbol. Simbol terdiri dari dua, yaitu simbol verbal dan nonverbal. Simbol verbal bersifat terbatas dan kompleks, sedangkan simbol nonverbal dapat berupa ekspresi wajah, gestikulasi, postur tubuh, tekanan suara, penampilan dan lain-lain.

Umpan Balik

Umpan Balik merupakan respon yang diberikan oleh penerima dan pemberi pesan dalam sebuah peristiwa komunikasi. Dengan adanya umpan balik, para partisipan yang terlibat dalam peristiwa komunikasi dapat mengetahui bahwa gagasan atau perasaan mereka diterima sesuai dengan yang diharapkan. Pengirim dan penerima pesan dalam komunikasi tatap muka memiliki kesempatan yang sangat besar untuk memberikan umpan balik secara langsung. Dalam komunikasi tatap muka ini, para partisipan dapat memiliki kesempatan untuk melihat apakah pesan yang disampaikan dipahami dan diikuti atau tidak.

Gangguan

Gangguan adalah segala sesuatu yang mengganggu komunikasi, termasuk sikap dan emosi penerima dan pemberi pesan. Stres, cemas, sikap-sikap negatif dan motivasirendah merupakan faktor yang mempengaruhi gangguan. Gangguan dapat terjadi dalam tiga bentuk yakni eksternal, internal, dan semantik.

Gangguan Eksternal

Gangguan eksternal datang dari lingkungan. Lingkungan dapat berupa udara panas maupun dingin, kegaduhan dan suasana yang tidak menyenangkan lainnya. Kondisi-kondisi yang tidak menyenangkan dapat mengganggu penerima dan pemberi pesan dalam memahami pesan yang disampaikan.

Gangguan Internal

Gangguan internal terjadi dalam pikiran penerima dan pemberi pesan. Bila pemberi dan penerima pesan tidak fokus pada pesan atau komunikasi yang sedang terjadi, maka pesan tidak dapat dimengerti atau disampaikan sebagaimana mestinya. Misalnya, seorang mahasiswa tidak mendengar dosennya, karena pada saat dosen mengajar, mahasiswa tersebut sedang berpikir tentang makan siang.

Gangguan Semantik (Semantic Noise)

Gangguan semantik disebabkan oleh reaksi emosional para partisipan terhadap kata-kata yang digunakan. Para partisipan biasanya memiliki reaksi negatif terhadap orang-orang yang membuat pernyataan.

Media/Saluran

Media/saluran adalah perantara yang digunakan untuk menyampaikan suatu pesan. Dalam komunikasi tatap muka, media yang utama adalah suara dan pandangan. Media yang lain berupa radio, televisi, tape, surat kabar, dan majalah.

Setting (Lingkungan)

Setting adalah lingkungan di mana komunikasi terjadi. Setting dapat memiliki pengaruh yang signifikan pada komunikasi. Formal Setting tepat untuk presentasi formal. Misalnya auditirorium yang baik digunakan untuk memberikan pidato, dan presentasi, tetapi tidak baik untuk percakapan yang bersifat personal dan intim.

Openness (Keterbukaan)

Artinya tiap pihak bersedia membuka diri atau membagi informasi tentang dirinya yang biasanya dirahasiakan, dan juga bersedia mendengarkan pesan dari lawan bicara secara terbuka dan merespon dengan jujur.

Empathy (Empati)

Artinya kemampuan individu untuk memahami lawan bicara berdasarkan sudut pandang lawan bicaranya tersebut. Kemampuan ini membantu individu untuk mengerti apa yang dilalui oleh lawan bicaranya secara emosional. Jadi ikut merasakan perasaan orang lain.

Positiveness (Sikap positif)

Mengacu pada kemampuan individu dalam menggunakan pesan yang positif. Memuji hal-hal positif yang dimiliki oleh lawan bicara, mengekspresikan kepuasan dalam berkomunikasi dengannya, tersenyum, menjaga kedekatan posisi tubuh pada saat berbicara, dll.

Supportiveness (Sikap Mendukung)

Terdiri dari dukungan yang terucap maupun yang tidak terucap, seperti senyuman atau anggukan kepala. Memperlihatkan sikap mendukung dengan bersikap: deskriptif bukan evaluatif, spontan bukan strategik, dan provisional bukan sangat yakin

Equality (Kesetaraan)

Komunikasi interpersonal akan lebih efektif bila suasananya setara. Artinya, harus ada pengakuan secara diam-diam bahwa kedua pihak sama-sama bernilai dan berharga, dan bahwa masing-masing pihak mempunyai sesuatu yang penting untuk dibagi.

Dalam suatu hubungan interpersonal yang ditandai oleh kesetaraan, perselisihan dan konflik lebih dillihat sebagai upaya untuk memahami perbedaan yang pasti ada daripada sebagai kesempatan untuk menjatuhkan pihak lain.

Kesetaraan tidak mengharuskan individu untuk menerima dan menyetujui begitu saja semua perilaku verbal dan nonverbal pihak lain. Kesamaan kepribadian bertujuan agar masing-masing pihak yang berkomunikasi merasa dihargai dan dihormati sebagai manusia yang memiliki suatu yang penting untuk dikontribusi kepada orang lain.

kalimat

Kalimat adalah satuan bahasa berupa kata atau rangkaian kata yang dapat berdiri sendiri dan menyatakan makna yang lengkap. Kalimat adalah satuan bahasa terkecil yang mengungkapkan pikiran yang utuh, baik dengan cara lisan maupun tulisan. Dalam wujud lisan, kalimat diucapkan dengan suara naik turun dan keras lembut, disela jeda dan diakhiri dengan intonasi akhir. Sedangkan dalam wujud tulisan berhuruf latin, kalimat dimulai dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda titik (.) untuk menyatakan kalimat berita atau yang bersifat informatif, tanda tanya (?) untuk menyatakan pertanyaan dan tanda seru (!) untuk menyatakan kalimat perintah.

Sekurang-kurangnya kalimat dalam ragam resmi, baik lisan maupun tertulis, harus memiliki sebuah subjek (S) dan sebuah predikat (P). Bila tidak memiliki kedua unsur tersebut, pernyataan itu bukan kalimat, melainkan hanya sebuah frasa.

Komunikasi bisnis

Komunikasi bisnis adalah pertukaran gagasan dan informasi yang memiliki tujuan tertentu yang disajikan secara personal atau impersonal melalui simbol-simbol atau sinyal.

Sebuah model komunikasi transaksional.

Komunikasi bisnis harus/ada melibatkan pertukaran informasi yang terus-menerus. Lebih banyak bisnis diperluas, lebih besar tekanannya pada bisnis tersebut untuk menemukan cara komunikasi yang lebih efektif – bersama para pekerja dan dengan dunia di luar. Dengan demikian, bisnis dan komunikasi berjalan bergandengan tangan. Sebuah model komunikasi transaksional. Komunikasi bisnis adalah pertukaran gagasan dan informasi yang memiliki tujuan tertentu yang disajikan secara personal atau impersonal melalui simbol-simbol atau sinyal.

Komunikasi bisnis harus/ada melibatkan pertukaran informasi yang terus-menerus. Lebih banyak bisnis diperluas, lebih besar tekanannya pada bisnis tersebut untuk menemukan cara komunikasi yang lebih efektif – bersama para pekerja dan dengan dunia di luar. Dengan demikian, bisnis dan komunikasi berjalan bergandengan tangan.

Dalam komunikasi bisnis terdapat enam unsur pokok, yaitu:

• Memiliki tujuan, artinya komunikasi bisnis harus memiliki tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya sejalan dengan tujuan organisasi
• Pertukaran, dalam hal ini melibatkan paling tidak dua orang atau lebih yakni komunikator dan komunikan
• Gagasan, opini, informasi, instruksi merupakan isi dari pesan yang bentuknya beragam tergantung tujuan, situasi, dan kondisinya.^{[butuh rujukan]}
• Menggunakan saluran personal atau impersonal yang mungkin bersifat tatap muka, menggunakan media tertentu atau melalui media yang menjangkau jutaan orang secara bersamaan.^{[butuh rujukan]}
• Menggunakan simbol atau sinyal yang merupakan alat atau metode yang dapat dimengerti atau dipahami oleh penerima untuk menyampaikan pesan.^{[butuh rujukan]}
• Pencapaian tujuan organisasi: salah satu karakteristik yang membedakan organisasi atau lembaga formal dari informasi adalah adanya tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya oleh manajemen

Komunikator

Deskripsi pengiriman pesan dari komunikator ke komunikan Komunikator adalah pihak yang bertindak sebagai pengirim pesan kepada komunikan (penerima pesan) dalam sebuah proses komunikasi. Dengan kata lain, komunikator merupakan seseorang atau sekelompok orang yang berinisiatif untuk menjadi sumber dalam sebuah hubungan. Seorang komunikator tidak hanya berperan dalam menyampaikan pesan kepada penerima, tetapi juga memberikan respons dan tanggapan, serta menjawab pertanyaan dan masukan yang disampaikan oleh penerima, dan publik yang terkena dampak dari proses komunikasi yang berlangsung, baik secara langsung maupun tidak langsung.

Syarat

Untuk menjadi seorang komunikator yang baik, terdapat beberapa hal yang perlu dipahami yakni seorang komunikator yang baik perlu menyusun dengan baik isi pesan yang akan disampaikan, sehingga pesan tersebut mudah dimengerti oleh pihak penerima.Komunikator yang baik juga harus mengetahui mana media yang paling tepat untuk mengirimkan pesan kepada penerima dan harus tahu bagaimana cara mengantisipasi gangguan yang akan muncul pada proses pengiriman pesan. Selain itu, komunikator yang baik akan bertanggung jawab memberikan tanggapan terhadap umpan balik (feedback) yang disampaikan oleh pihak penerima (receiver).

Bahasa lisan

Bahasa lisan adalah suatu bentuk komunikasi yang unik dijumpai pada manusia yang menggunakan kata-kata yang diturunkan dari kosakata yang besar (kurang lebih 10.000) bersama-sama dengan berbagai macam nama yang diucapkan melalui atau menggunakan organ mulut. Kata-kata yang terucap tersambung menjadi untaian frasa dan kalimat yang dikelompokkan secara sintaktis. Kosakata dan sintaks yang digunakan, bersama-sama dengan bunyi bahasa yang digunakannya membentuk jati diri bahasa tersebut sebagai bahasa alami.

Komunikasi berlo

Model komunikasi Berlo merupakan model yang menggambarkan proses komunikasi. Melalui model komunikasinya, Berlo menggambarkan faktor-faktor yang mempengaruhi setiap elemen yang dimiliki individu dalam proses komunikasi guna membuat komunikasi menjadi lebih efisien. Model komunikasi SMCR Berlo juga menekankan pada proses encoding dan decoding yang terjadi sebelum sumber atau source/sender mengirim pesan dan sebelum penerima pesan atau receiver menerima pesan

Proses

proses komunikasi merupakan unsur terpenting dalam menentukan berhasil atau tidaknya proses penyampaian pesan dari komunikator kepada komunikan yang menjadi tujuan utama dari komunikasi. Jika proses ini berjalan dengan baik, maka hasilnya juga pasti sesuai dengan yang diharapkan oleh komunikator.

Begitupun sebaliknya, jika proses komunikasi sudah berantakan, maka komunikasi tidak akan berjalan dengan efektif. Proses komunikasi yang salah inilah yang kemudian menimbulkan misunderstanding atau salah paham. Wajar saja, hal ini dikarenakan proses komunikasi merupakan sebuah jalan yang menjadi perantara penyampaian informasi. Jika jalan tersebut putus atau rusak maka hasilnya pasti berantakan.argumentasi diturunkan dari verba to argue (Bahasa Inggris) yang artinya membuktikan atau menyampaikan alasan dan meyakinkan pembaca. Paragraf argumentasi bertujuan menyampaikan suatu pendapat, konsepsi, atau opini tertulis kepada pembaca. Untuk meyakinkan pembaca bahwa yang disampaikan itu benar, penulis menyertakan bukti, contoh, dan berbagai alasan yang sulit dibantah. Teks argumentatif merupakan jenis tulisan yang tidak hanya memberikan informasi, tapi juga menampilkan argumen yang berisi CONS (ide penentang) dan PROS (ide pendukung). Penulis akan memberikan alternatif baru yang berbeda dari keyakinan pembaca selama ini. Penulis memberikan sebuah topik yang berisikan isu. Setelah itu, penulis menampilkan apa yang dipercaya oleh pembaca (PROS). Untuk pembanding pernyataan tersebut, penulis menampilkan hal yang berbeda dari kepercayaan pembaca untuk mengubah cara pandang pembaca (CONS). Untuk mendukung CONS yang berupa argumen, penulis menambahkan berbagai bukti pendukung yang akurat.

Paragraf argumentasi dapat dikembangkan dengan pola sebab-akibat, yakni menyampaikan terlebih dahulu sebab-sebabnya dan diakhiri dengan pemyataan sebagai akibat dari sebab tersebut. Dalam penggunaannya, pola sebab-akibat dapat disajikan menjadi akibat-sebab, yaitu menyampaikan terlebih dahulu akibatnya kemudian dicari sebabnya. Kata penghubung antara kalimat yang dapat digunakan dalam paragraf

1. Proses Komunikasi Secara Primer

…proses penyampaian pikiran dan atau perasaan seseorang kepada orang lain dengan menggunakan lambang sebagai media. Lambang sebagai media primer dalam proses komunikasi adalah bahasa, kial, isyarat, gambar, warna, dan lain sebagainya yang secara langsung mampu menerjemahkan pikiran atau perasaan komunikator kepada komunikan. Bahwa bahasa yang paling banyak digunakan dalam komuniasi adalah jelas karena hanya bahasalah yang mampu menerjemahkan pikiran seseorang kepada orang lain. Apakah itu berbentuk ide, informasi atau opini; baik mengenai hal yang konkret maupun abstrak, bukan saja tentang hal atau peristiwa yang terjadi pada saat sekarang, melainkan juga pada waktu yang lalu dan masa yang akan datang”, (Effendy, 2011:11). Pada tahapan pertama, seorang komunikator menyandi (encode) pesan atau informasi yang akan disampaikan kepada komunikan. Pada tahap ini komunikator mentransisikan pikiran/ perasan ke dalam lambang yang diperkirakan 7 dapat dimengerti oleh komunikan. Kemudian komunikan mengawasandi (decode) pesan ataupun informasi tersebut dimana komunikan menafsirkan lambang yang mengandung pikiran atau perasaan komunikator tadi dalam konteks pengertiannya. Setelah itu, komunikan akan bereaksi (response) tehadap pesan tersebut dan memberikan umpan balik (feedback). Jika terdapat umpan balik positif, komunikan akan memberikan reaksi yang menyenangkan sehingga komunikasi berjalan lancar. Sebaliknya, jika terdapat umpan balik negatif, komunikan memberikan reaksi yang tidak menyenangkan sehinngga komunikator enggan melanjutkan komunikasinya. Dalam tahap umpan balik ini, terdapat transisi fungsi dimana komunikan menjadi encoder dan komunikator menjadi decoder.

2. Proses Komunikasi Secara Sekunder

Proses komunikasi ini adalah lanjutan dari proses komunikasi primer dimana terdapat alat atau sarana sebagai media kedua setelah memakai lambang sebagai media pertama dalam penyampaian pesan oleh sesorang kepada orang lainnya. Biasanya penggunaan alat atau sarana ini digunakan seseorang dalam melancarkan komunikasi dimana komunikannya berada relatif jauh atau berjumlah banyak. Terdapat beberapa contoh media kedua yang dimaksud yang sering digunakan dalam komunikasi, yaitu telepon, surat, surat kabar, radio, majalah, televisi, dan banyak lainnya. Peranan media sekunder ini dilihat penting dalam proses komunikasi karena dapat menciptakan efiesiensi dalam mencapai komunikan. Contohnya adalah surat kabar atau televisi dimana media ini dapat mencapai komunikan dengan jumlah yang sangat banyak dengan hanya menyampaikan sebuah pesan satu kali saja. Tetapi kekurangan dari media sekunder ini adalah keefektifan dan keefesiensian penyebaran pesan-pesan yang bersifat persuasif karena kerangka acuan khalayak yang menjadi sasaran komunikasinya tidak diketahui komunikator dan dalam prosesnya, umpan balik berlangsung tidak pada saat itu yang dalam hal ini disebut umpan balik tertunda (delayed feedback). Dalam proses komunikasi secara sekunder, komunikator harus memperhitungkan ciri-ciri atau sifat-sifat media yang digunakan 8 dalam menata lambang-lambang yang akan diformulasikan dari isi pesan komunikasi.

Proses komunikasi menurut james.a.f stoner

Menurut James A. F. Stoner, pengertian komunikasi adalah suatu proses pada seseorang yang berusaha untuk memberikan pengertian dan informasi dengan cara menyampaikan pesan kepada orang lain.

proses komunikasi menurut haroid D.Lasswell

Harold D. Lasswell (1948) mengembangkan model komunikasi yang dikenal dengan model komunikasi Lasswell. Model komunikasi Lasswell berupa model komunikasi linear atau model komunikasi satu arah.

Proses komunikasi menurut Lasswell dimulai dari pengirim pesan (sender) yang menyampaikan pesan (message) melalui media (medium) yang diterima oleh penerima pesan (receiver) yang kemudian menciptakan umpan balik (feedback) yang diberikan penerima pesan kepada pengirim pesan.

Proses komunikasi menurut Aristoteles

. Model Komunikasi Aristoteles

Model komunikasi Aristoteles merupakan model komunikasi pertama dan merupakan model komunikasi yang diterima secara luas diantara model komunikasi lainnya. Model ini memiliki lima elemen, yaitu speaker, speech, occasion, audience, dan effect.

Aristoteles menitikberatkan pada pembicara (speaker) dan bicara (speech) karena pembicara dipandang sebagai pihak yang aktif dan berperan penting dalam proses public speaking yaitu mengirimkan pesan kepada khalayak.

Dalam model ini, khalayak digambarkan bersifat pasif dalam menerima pesan. Oleh karena itu, proses komunikasi dalam model Aristoteles berlangsung secara satu arah atau linier yakni dari pengirim ke penerima.

Proses komunikasi menurut Aristoteles dimulai dari pembicara (speaker) yang mengutarakan pesan (speech) dalam suatu situasi (occasion) kepada khalayak (audience) yang kemudian menimbulkan dampak atau pengaruh (effect).

Efektivitas komunikasi

Komunikasi yang baik pada dasarnya adalah komunikasi yang eektif.seperti telahdielaskan dalam sub bab sebelumnya ,bahwa komunikasi yang eektif pada dasrnya merupkanproes komunikasi yang menghasilkan respons sesuai demgan isi pesan yang disampaikan olehkomunikator.sebagai contoh,seorang dosen meminta mahasiswa untuk mengerakan tugasmenyusun paper dn dikumpulkan”minggu depan”.stelah sampai pada hari H,minggu depanternyata tidak ada mahasiswa yang mengerjakan dan mengumpulkan.Contoh itu menunjukkanbahwa komunikasi tersebut tidak efektif karena pemaknaan”minggu depa” bagi mahasiswadan dosen itu berbeda sehingga hasilnya tidak sesuai dengan keinginankomunikarornya(dosen)

Gangguan dalam komunikasi

Gangguan dalam Komunikasi Melakukan komunikasi secara efektif tidaklah mudah. Hal ini terjadi karena beberapa hal, salah satunya adalah adanya gangguan dalam menyampaikan komunikasi.Terdapat dua jenis gangguan dalam berkomuniasi yang menurut sifatnya dapat diklasifikasikan sebagai berikut (Effendy, 2003: 45-46): a. Gangguan Mekanik (mechanical, channel noise) Gangguan yang disebabkan saluran komunikasi atau kegaduhan yang bersifat fisik, contohnya adalah: huruf yang tidak jelas, huruf terbalik,halaman yang sobek pada surat kabar atau bunyi riuh hadirin pada saat seseorang memimpin rapat. b. Gangguan Semantik (semantic noise) Gangguan yang menjadikan pengertian sebuah pesan komunikasi menjadi rusak. Arti kata semantik adalah pengetahuan mengenai pengertian kata yang sebenarnya atau perubahan pengertian kata. Setiap orang dapat memiliki pengertian yang berbeda dari sebuah lambang kata yang sama yang disebabkan oleh dua jenis pengertian, yaitu: (1) pengertian denotatif (denotative meaning) adalah pengertian suatu perkataan yang lazim ada dalam kasus yang diterima oleh masyarakat dengan bahasa dan kebudayaan yang sama, dan (2) pengertian konotatif (connotative meaning) adalah pengertian yang bersifat emosional dari pengalaman dan latar belakang seseorang.

Tujuan komunikasi

Pada dasarnya, tujuan komunikasi adalah untuk memberikan pengetahuan atau informasi kepada orang lain sehingga dapat memengaruhi pemikiran, mengubah sikap, dan mendorong orang lain untuk melakukan hal tertentu.

Tujuan komunikasi ini tentunya sangat penting dalam proses sosialisasi antar manusia. Berikut beberapa tujuan komunikasi:

1. Agar Komunikator Dimengerti Komunikan

Tujuan komunikasi yang pertama adalah untuk memastikan informasi atau pesan dari komunikator dapat dimengerti oleh orang lain (komunikan). Karena itu komunikator harus menyampaikan pesan utama sejelas mungkin kepada komunikan.

2. Agar Dapat Mengenal Orang Lain

Tujuan komunikasi selanjutnya adalah agar dapat mengenal orang lain. Dengan adanya interaksi dan komunikasi maka setiap orang dapat saling mengenali dan memahami satu sama lain. Kemampuan mendengar/ membaca/ mengartikan pesan orang lain dengan baik merupakan hal penting dalam aktivitas komunikasi.

3. Agar Pendapat Diterima oleh Orang Lain

Tujuan komunikasi juga dimaksudkan agar pendapat kamu diterima oleh orang lain. Komunikasi secara persuasif sering kali dilakukan untuk menyampaikan gagasan atau ide seseorang pada orang lain. Tujuannya adalah agar ide dan gagasan tersebut diterima.

Komunikasi verbal

Komunikasi verbal adalah komunikasi dengan menggunakan simbol-simbol verbal. Simbol verbal bahasa merupakan pencapaian manusia yang paling impresif. Ada aturan-aturan yang ada untuk setiap bahasa yaitu fonologi, sintaksis, semantik dan pragmatis.

Komunikasi verbal terbagi menjadi dua, komunikasilisa atau oral communication (berbicara dan mendengar, komuikasi tertulis atau written communication (menulis dan membaca).Dengan harapan, komunikan (baik pendengar maun pembaca ) bisa lebih mudah memahami pesan-pesan yang disampaikan. Contohnya tidak lain adalah,komunikasi verbal melalui lisan dapat dilakukan dengan menggunakan media,seperti seseorang yang bercakap-cakap melalui telepon. Sedangkan komunikasi verbal melalui tulisan dilakukan dengan secara tidak langsung antara komunikator dengan komunikan. Proses penyampaian informasi dilakukan dengan menggunakan cara berupa media surat, lukisan, gambar, grafik dan lain sebagainya.

Komukasi Verbal sendiri juga sering di sepadankan dengan bahasa, mengapa bisa seperti itu? Karena bahasa dapat dianggap juga sebagai suatu sistem kode verbal. Bahasa dapat didefinisikan sebagai seperangkat simbol, dengan aturan untuk mengkombinasikan simbol-simbol tersebut, yang digunakan dan dipahami suatu komunitas. Bahasa verbal adalah sarana utama untuk menyatakan pikiran, perasaan, dan maksud dari kita. Bahasa verbal menggunakan kata-kata yang merepresentasikan berbagai aspek realitas individual dari kita. Konsekuensinya, kata-kata adalah abstraksi realitas kita yang tidak mampu menimbulkan reaksi yang merupakan totalitas objek atau konsep yang diwakili kata kata itu sendiri. Seperti halnya, kata rumah, kursi, mobil, ataupun mahasiswa. Realitas apa yang diwakili oleh setiap kata itu? Begitu banyak macam ragam rumah. Ada rumah bertingkat, rumah mewah, rumah sederhana, rumah sangat sederhana, rumah tembok. Kata kursi pun rumit juga. Ada kursi jok, kursi kerja, kursi plastik, kursi goyang, dan sebagainya lagi.

Komunikasi non verbal

Komunikasi nonverbal adalah proses komunikasi di mana pesan disampaikan tidak menggunakan kata-kata. Contoh komunikasi nonverbal ialah menggunakan gerak isyarat, bahasa tubuh, ekspresi wajah dan kontak mata, penggunaan objek seperti pakaian, potongan rambut, dan sebagainya, simbol-simbol, serta cara berbicara seperti intonasi, penekanan, kualitas suara, gaya emosi, dan gaya berbicara.

Para ahli di bidang komunikasi nonverbal biasanya menggunakan definisi "tidak menggunakan kata" dengan ketat, dan tidak menyamakan komunikasi non-verbal dengan komunikasi nonlisan. Contohnya, bahasa isyarat dan tulisan tidak dianggap sebagai komunikasi nonverbal karena menggunakan kata, sedangkan intonasi dan gaya berbicara tergolong sebagai komunikasi nonverbal. Komunikasi nonverbal juga berbeda dengan komunikasi bawah sadar, yang dapat berupa komunikasi verbal ataupun nonverbal.

Pengertian Komunikasi Non Verbal

Menurut wikipedia komunikasi adalah suatu proses ketika seseorang atau beberapa orang, kelompok, organisasi, dan masyarakat menciptakan, dan menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungan dan orang lain.

Komunikasi dibagi menjadi 2 jenis, yaitu komunikasi verbal dan komunikasi non verbal. Komunikasi verbal merupakan komunikasi yang dilakukan secara lisan maupun tertulis, sedangkan komunikasi non verbal adalah jenis komunikasi yang tidak menggunakan kata-kata, tetapi melakukannya dengan menggunakan ekspresi wajah, gerakan tangan, intonasi suara dan kecepatan berbicara.

Kedua jenis komunikasi ini selain digunakan dalam kehidupan sehari-hari, dapat digunakan juga dalam melakukan strategi ukm dalam melakukan berbagai kegiatan pemasaran.

Komunikasi non verbal juga memiliki fungsi sebagai repetisi yang mana bisa mengulang kembali pesan yang disampaikan secara verbal. Seorang komunikator dapat memberikan isyarat dengan bahasa tubuh atau dengan simbol lain untuk memberikan informasi ulang yang sekiranya belum dipahami oleh si komunikan atau penerima pesan. Sehingga informasi tersebut dapat sampai kepada komunikan dan benar-benar bisa dipahami.

Jenis-Jenis Komunikasi Non Verbal

Berikut beberapa jenis komunikasi non verbal yang dapat Anda temui dan sering Anda lakukan dalam kehidupan sehari-hari :

1. Ekspresi wajah

Jenis komunikasi non verbal ini merupakan jenis komunikasi yang paling umum digunakan. Bahkan, tidak jarang kita sudah mengetahui informasi yang akan disampaikan lawan bicara, bahkan sebelum ia berbicara, hanya dengan melihat ekspresi wajahnya. Sebagai contoh, satu senyuman atau ekspresi sedih saja sudah dapat memberikan informasi yang cukup banyak dari lawan bicara bahkan rekan kerja Anda

Komunikasi non verbal juga dapat Anda manfaatkan dalam melakukan strategi pemasaran produk Anda, dengan memperlihatkan ekspresi wajah yang yakin terhadap produk yang Anda pasarkan, maka para konsumen juga akan percaya terhadap produk yang Anda jual.

2. Gestur

Jenis komunikasi non verbal ini merupakan hal yang sering Anda lakukan dalam lingkungan sekitar bahkan dalam lingkungan kerja Anda. Contoh komunikasi nonverbal menggunakan gestur adalah menunjuk, melambaikan tangan, dan lainnya. Bahkan, ini bisa menjadi penolong saat komunikasi verbal tidak bisa dilakukan. Sebagai contoh, saat Anda pergi ke luar negeri dan tidak mengerti bahasa yang diucapkan oleh lawan bicara, maka kita bisa menyampaikannya dengan gestur tubuh yang mudah untuk dipahami. Bahasa gestur ialah bahasa yang bukan pola suara secara akustik, menggunakan komunikasi manual dan bahasa tubuh untuk menyampaikan makna. Hal ini dapat melibatkan secara bersamaan menggabungkan bentuk tangan, orientasi dan gerakan tangan, lengan atau tubuh dan ekspresi wajah polos menungkapkan pikiran pembicara.

Untuk kategori yang paling akrab gerakan yang disebut dengan emblem atau yang disebut dengan gerakan. Ini ialah konvensional, gerakan budaya khusus yang dapat digunakan sebagai pengganti kata-kata, seperti handwave digunakan di Amerika Serikat untuk “halo” dan “selamat tinggal”.

Kategori luas lagi gerakan meliputi orang-gerakan spontan yang digunakan ketika kita berbicara, gerakan ini dikoordinasikan dengan pidato. Bahasa gestural seperti American Sign Language, bahasa gestural, American Sign Language atau ASL ialah bahasa gestural. Ini ialah cara untuk menandatangani surat-surat A-S-L.

Gestur memainkan peran utama dalam berbagai aspek kehidupan manusia, isyrat mungkin universal tidak ada laporan dari masyarakat yang tidak gestur. Gestur ialah bagian penting dari percakapan sehari-hari seperti chatting, menjelaskan rute atau negosiasi harga pasar, mereka dimana-mana. Gestur telah didokumentasikan dalam seni seperti lukisan di vas Yunani, Miniatur India dan lukisan Eropa.

3. Sentuhan

Dari sentuhan yang kita terima atau berikan ke orang lain, berbagai informasi bisa tersampaikan. Sentuhan menunjukkan keramahan, ajakan, atau bahkan tanda bahaya.Dalam kehidupan sehari-hari contoh komunikasi nonverbal menggunakan sentuhan adalah berjabat tangan atau menepuk lengan maupun bahu.Sentuhan juga merupakan salah satu jenis komunikasi nonverbal. Sentuhan bisa digunakan untuk mengomunikasikan berbagai emosi, misalnya kasih sayang, keakraban, dan simpati.

Sentuhan yang dilakukan oleh wanita dan pria biasanya memiliki arti yang berbeda. Wanita cenderung menggunakan sentuhan untuk menunjukkan perhatian dan kasih sayang, sedangkan pria biasanya menggunakan sentuhan untuk menegaskan kekuasaan dan kendalinya atas orang lain.

4. Komunikasi Dengan Suara

Jenis komunikasi ini mungkin sering Anda perhatikan ketika seseorang sedang berkomunikasi dengan Anda. Dengan komunikasi suara Anda dapat melihat apa yang sedang lawan bicara Anda alami. Aspek non verbal ini memberikan konteks pada kata yang diucapkan. Misalnya, volume suara yang tinggi biasanya digunakan untuk menyampaikan hal yang emosional. Lalu volume suara yang kecil biasanya digunakan untuk menyampaikan suatu hal kabar duka yang sedang terjadi.

5. Proxemik

Yang dimaksud dari jenis proxemik ini adalah mengacu pada jarak dan tempat saat melakukan interaksi dengan orang lain. Terdapat 3 zona dalam melakukan ineteraksi yaitu, zona publik, zonal personal, dan zona intim.

Apabila semakin jauh atau dekat jarak antara Anda dengan lawan bicara, maka interaksi yang berlangsung pun akan berbeda.

6. Artifak

Artifak merupakan komunikasi non verbal yang ditunjukan dalam suatu benda, objek atau gambar. Benda atau gambar tersebut yang disebuat sebagai artifak.

Contoh komunikasi ini adalah ketika Anda sedang memasang foto profil di sosial media Anda. Foto tersebut telah memberikan informasi kepada orang lain mengenai siapa Anda. Seperti contoh lain adalah seragam. Pada saat Anda melihat seseorang menggunakan seragam polisi, tentara, atau jas dokter, Anda bisa dengan mudah mengetahui pekerjaan orang tersebut. Jenis penyampaian ini juga termasuk suatu bentuk komunikasi non verbal.

7. Symbol

Simbol berasal dari kata dalam bahasa Yunani symballo yang artinya melempar bersama-sama, melempar atau meletakkan bersama-sama dalam satu ide atau gagasan objek yang kelihatan, sehingga objek tersebut mewakili gagasan. Simbol dapat mengantarkan seseorang ke dalam gagasan masa depan maupun masa lalu. Simbol diwujudkan dalam gambar, bentuk, gerakan, atau benda yang mewakili suatu gagasan. Meskipun simbol bukanlah nilai itu sendiri, tetapi simbol sangatlah diperlukan untuk kepentingan penghayatan akan nilai-nilai yang diwakilinya. Simbol dapat digunakan untuk keperluan apa saja, semisal ilmu pengetahuan, kehidupan sosial, juga keagamaan. Bentuk simbol tak hanya berupa benda kasatmata, tetapi juga melalui gerakan dan ucapan. Simbol juga dijadikan sebagai salah satu infrastruktur bahasa, yang dikenal dengan bahasa simbol. Simbol dari 9 agama di dunia: Kristen, Yahudi, Hindu, Islam, ...

Simbol paling umum ialah tulisan, yang merupakan simbol kata-kata dan suara. Lambang dapat merupakan benda sesungguhnya, seperti salib (lambang Kristen) dan tongkat (yang melambangkan kekayaan dan kekuasaan). Lambang dapat berupa warna atau pola. Lambang sering digunakan dalam puisi dan jenis sastra lain, kebanyakan digunakan sebagai metafora atau perumpamaan. Lambang nasional adalah simbol untuk negara tertentu.

Kesalahan terbesar manusia dalam memahami simbol adalah menganggap bahwa simbol adalah substansi. Sehingga mereka kerap kali terjebak pada pembenaran terhadap semua hal yang hanya bersifat kasatmata sebagai kebenaran hakiki. Muara dari kesalahan itu adalah fanatisme. Contoh kasus: Agama X menyebut kata Tuhan dengan sebutan X1, sedangkan agama Y menyebutnya dengan Y1. Masing-masing agama mengklaim bahwa penyebutan yang benar adalah menurut cara mereka masing-masing. Di luar penyebutan itu, dianggap sebagai ajaran sesat.

Begitu pula dengan bahasa yang dipakai. Agama A menggunakan bahasa A1 baik dalam kitab sucinya, maupun dalam tata cara ibadah. Di pihak lain, agama B memilih menggunakan bahasa B1. Perbedaan simbolik yang hanya terletak pada permukaan itu dijadikan alasan untuk saling membenci, dan memusuhi satu sama lain.

8 Bahasa isyarat

Bahasa Isyarat adalah bahasa yang mengutamakan komunikasi manual, bahasa tubuh, dan gerak bibir, bukannya suara, untuk berkomunikasi. Orang tuli adalah kelompok utama yang menggunakan bahasa ini, biasanya dengan mengkombinasikan bentuk tangan, orientasi dan gerak tangan, lengan, dan tubuh, serta ekspresi wajah untuk mengungkapkan pikiran mereka.

Bertentangan dengan pendapat banyak orang, pada kenyataannya belum ada bahasa isyarat internasional yang sukses diterapkan. Bahasa isyarat unik dalam jenisnya di setiap negara. Bahasa isyarat bisa saja berbeda di negara-negara yang berbahasa sama. Contohnya, Amerika Serikat dan Inggris meskipun memiliki bahasa tertulis yang sama, mereka memiliki bahasa isyarat yang sama sekali berbeda (American Sign Language dan British Sign Language). Hal yang sebaliknya juga berlaku. Ada negara-negara yang memiliki bahasa tertulis yang berbeda (contoh: Inggris dengan Spanyol), tetapi menggunakan bahasa isyarat yang sama.

Untuk Indonesia, ada bahasa isyarat yaitu Bahasa Isyarat Indonesia (BISINDO) yang pengembangannya didukung oleh salah satu lembaga donatur dari Jepang yang melibatkan Chinese University of Hong Kong dan Universitas Indonesia. Untuk Sistem Isyarat Bahasa Indonesia (SIBI) merupakan sistem isyarat (bukan bahasa isyarat) yang dibuat oleh orang-orang dengar tanpa melibatkan orang tuli dalam pendidikan pendidikan luar biasa.

Etika komunikasi

Etika komunikasi adalah gagasan moral yang mempengaruhi komunikasi. Secara umum, etika komunikasi berkaitan dengan moral good present dalam segala bentuk komunikasi manusia. Ini termasuk komunikasi antar orang, komunikasi di media massa, dan komunikasi digital. Komunikasi yang etis mencakup kejujuran dalam komunikasi, menjaga kerahasiaan informasi, dan tidak membahas hal yang bersifat pribadi ataupun urusan orang lain di depan umum atau di depan pihak ketiga.

Etika atau persepsi akan benar atau salah tergantung pada suatu tindakan atau perilaku. Etika adalah suatu tipe pembuatan keputusan yang bersifat moral dan menentukan apa yang benar atau salah dipengaruhi oleh peraturan dan hukum yang ada di dalam masyarakat. Amerika Serikat dibangun atas dasar moral dan standar-standar yang memegang peranan penting dalam beberapa institut dan hubungan. Karena standar etika cenderung mengalami pergeseran berdasarkan pada periode sejarah, lingkungan, pembicaraan, dan manusia yang terlibat, maka etika menjadi sulit untuk dipahami. Etika melampaui segala cara kehidupan, ‘’gender’’, ras, kelas sosial, indentitas seksual, dan agama, serta kepercayaan. Donald Wright berpendapat bahwa etika merupakan bagian dalam hampir semua keputusan yang dibuat.

Etika

Dari Wikipedia bahasa Indonesia, ensiklopedia

Etika (Yunani Kuno: "ethikos", berarti "timbul dari kebiasaan") adalah sesuatu di mana dan bagaimana cabang utama filsafat yang mempelajari nilai atau kualitas yang menjadi studi mengenai standar dan penilaian moral.^{[butuh rujukan]} Etika mencakup analisis dan penerapan konsep seperti benar, salah, baik, buruk, dan tanggung jawab.^{[butuh rujukan]}

St. John of Damascus (abad ke-7 Masehi) menempatkan etika di dalam kajian filsafat praktis (practical philosophy).

Etika dimulai bila manusia merefleksikan unsur-unsur etis dalam pendapat-pendapat spontan kita.^{[butuh rujukan]} Kebutuhan akan refleksi itu akan kita rasakan, antara lain karena pendapat etis kita tidak jarang berbeda dengan pendapat orang lain. Untuk itulah diperlukan etika, yaitu untuk mencari tahu apa yang seharusnya dilakukan oleh manusia.^{[butuh rujukan]}

Secara metodologis, tidak setiap hal menilai perbuatan dapat dikatakan sebagai etika.^{[butuh rujukan]} Etika memerlukan sikap kritis, metodis, dan sistematis dalam melakukan refleksi.^{[butuh rujukan]} Karena itulah etika merupakan suatu ilmu. Sebagai suatu ilmu, objek dari etika adalah tingkah laku manusia.^{[butuh rujukan]} Akan tetapi berbeda dengan ilmu-ilmu lain yang meneliti juga tingkah laku manusia, etika memiliki sudut pandang normatif. Maksudnya etika melihat dari sudut baik dan buruk terhadap perbuatan manusia.

Sebagai cabang filsafat yang membicarakan tingkah laku manusia, etika memberikan standar atau penilaian terhadap perilaku tersebut. Oleh karena itu, etika terbagi menjadi empat klasifikasi yaitu:

• Etika Deskriptif: Etika yang hanya menerangkan apa adanya tanpa memberikan penilaian terhadap objek yang diamati.
• Etika Normatif: Etika yang mengemukakan suatu penilaian mana yang baik dan buruk, dan apa yang sebaiknya dilakukan oleh manusia.
• Etika Individual: Etika yang objeknya manusia sebagai individualis. Berkaitan dengan makna dan tujuan hidp manusia
• Etika Sosial: Etika yang membicarakan tingkah laku manusia sebagai makhluk sosial dan hubungan interaksinya dengan manusia lain. Baik dalam lingkup terkecil, keluarga, hingga yang terbesar bernegara.

Klasifikasi di atas menegaskan bahwa etika erat kaitannya dengan penilaian. Karena pada hakikatnya etika membicarakan sifat manusia sehingga seseorang bisa dikatakan baik, bijak, jahat, susila atau sebagainya. Secara khusus etika ada pada prinsip manusia sebagai subjek sekaligus objek, bagaimana manusia berperilaku atas tujuan untuk dirinya sendiri dan tujuan untuk kepentingan bersama.

Contoh Isu-Isu yang Berkaitan dengan Etika

Bisnis dan Industri Mungkin tidak ada institusi budaya lain yang disorot dengan penuh kecurigaan dibandingkan dengan perusahaan Amerika. Perilaku tidak etis dalam korporasi telah mencapai proporsi yang tidak pernah dilihat sebelumnya. Paul Davidson (2002) menemukan bahwa perusahaan-perusahaan telah berusaha untuk menyembunyikan pengeluaran, menggunakan praktik-praktik akuntansi kreatif, dan melaksanakan pembukuan palsu, dan ini hanya beberapa dari banyak perilaku tidak etislainnya.

Agama Baik peradaban timur maupun barat telah menekankan etika dalam tradisi moral mereka. Contohnya, menurut taoisme, tidak ada orang yang hidup sendiri, maka dari itu empati dan pemikiran akan menuntun pada kebenaran. Bagi kaum Budha, bermoral berarti menggunakan kata-kata yang menimbulkan kedamaian dan menghindari gosip, membanggakan diri sendri, kemarahan, argumentasi, dan kebohongan. Dari sudut pandang barat, banyak isu mengenai etika berasal dari peradaban Yunani kuno. Aristoteles pertama kali mengemukakan prinsip-prinsip ‘’golden mean’’. Ia percaya bahwa nilai-nilai moral berada di antara dua keburukan dan titik tengahnya merupakan dasar bagi masyarakat yang rasional. setujuuuu

Dunia Hiburan Dunia hiburan selalu menjadi perbincangan yang berkaitan dengan etika dan komunikasi. Sering kali berbagai argumentasi muncul dan ditujukan pada Hollywood: Apakah Hollywood merefleksikan masyarakat, atau apakah Hollywood membentuk masyarakat? Banyak sudut pandang muncul dalam argumentasi ini, tetapi ada dua pendapat yang menonjol. Salah satu argumentasi adalah yang tidak bermoral: film harus membantu orang untuk melepaskan diri dari realita yang sulit dan bukannya menghidupkan kembali. Pendapat kedua adalah bahwa Hollywood harus memproduksi film yang tidak menonjolkan kekerasan dan seks, sehingga semua anggota keluarga dapat menontonnya.

Teknologi Teknologi berada di antara perdebatan etika saat ini. Bersenjatakan amendemen pertama, pendukung kebebasan berbicara mengatakan bahwa internet tidak seharusnya disensor. Mereka menekankan bahwa ukuran mengenai apa yang dianggap tidak pantas dapat berbeda-beda satu orang dengan yang lainnya dan arena sensor bersifat arbitrer. Pada tahun 2002, Pengadilan Tinggi Amerika Serikat memutuskan untuk melindungi pornografi anak-anak virtual di internet. Melihat bahwa undang-undang mengenai pornografi anak masih terlalu luas, para penegak hukum melihat bahwa melarang adanya gambar anak-anak yang dihasilkan oleh komputer merupakan hal yang tidak dapat dibenarkan. Semakin kita bergantung pada teknologi, terutama internet, isu-isu etis akan terus bermunculan. Menggunakan identitas palsu saat ‘’online’’, mengunduh, dan mengunggah materi yang telah dilindungi hak cipta, mengundang anak-anak muda bergabung ke dalam situs internet adalah contoh-contoh bagaimana teknologi akan mempengaruhi kehidupan orang di masa yang akan datang.

Masyarakat

Masyarakat adalah sekelompok manusia yang terjalin erat karena sistem tertentu, tradisi tertentu, konvensi dan hukum tertentu yang sama, serta mengarah pada kehidupan kolektif. Sistem dalam masyarakat saling berhubungan antara satu manusia dengan manusia lainnya yang membentuk suatu kesatuan. Masyarakat berfungsi sebagai khalifah dimuka bumi. Masyarakat terbagi menjadi dua golongan utama, yakni penguasa atau pengeksploitasi dan yang dikuasai atau yang dieksploitasi. Kepribadian masyarakat terbentuk melalui penggabungan individu-individu dan aksi-reaksi budaya mereka.manusia atau orang dapat diartikan berbeda-beda dari segi biologis, rohani, dan istilah kebudayaan, atau secara campuran. Secara biologis, manusia diklasifikasikan sebagai Homo sapiens (Bahasa Latin yang berarti "manusia yang tahu"), sebuah spesies primata dari golongan mamalia yang dilengkapi otak berkemampuan tinggi. Dalam hal kerohanian, mereka dijelaskan menggunakan konsep jiwa yang bervariasi yang, dalam agama, dimengerti dalam hubungannya dengan kekuatan ketuhanan atau makhluk hidup; dalam mitos, mereka juga sering kali dibandingkan dengan ras lain. Dalam antropologi kebudayaan, mereka dijelaskan berdasarkan penggunaan bahasanya, organisasi mereka dalam masyarakat majemuk serta perkembangan teknologinya, dan terutama berdasarkan kemampuannya untuk membentuk kelompok, dan lembaga untuk dukungan satu sama lain serta pertolongan.

Penggolongan manusia yang paling utama adalah berdasarkan jenis kelaminnya. Secara alamiah, jenis kelamin seorang anak yang baru lahir entah laki-laki atau perempuan. Anak muda laki-laki dikenal sebagai putra dan laki-laki dewasa sebagai pria. Anak muda perempuan dikenal sebagai putri dan perempuan dewasa sebagai wanita.

Penggolongan lainnya adalah berdasarkan usia, mulai dari janin, bayi, balita, anak-anak, remaja, akil balik, pemuda/i, dewasa, dan (orang) tua.

Selain itu masih banyak penggolongan-penggolongan yang lainnya, berdasarkan ciri-ciri fisik (warna kulit, rambut, mata; bentuk hidung; tinggi badan), afiliasi sosio-politik-agama (penganut agama/kepercayaan XYZ, warga negara XYZ, anggota partai XYZ), hubungan kekerabatan (keluarga: keluarga dekat, keluarga jauh, keluarga tiri, keluarga angkat, keluarga asuh; teman; musuh) dan lain sebagainya.

Tokoh adalah istilah untuk orang yang tenar dan berpengaruh misalnya 'tokoh politik', 'tokoh yang tampil dalam film', 'tokoh yang menerima penghargaan' dan lain-lai

Informasi adalah pesan (ucapan atau ekspresi) atau kumpulan pesan yang terdiri dari order sekuens dari simbol, atau makna yang dapat ditafsirkan dari pesan atau kumpulan pesan. Informasi dapat direkam atau ditransmisikan. Hal ini dapat dicatat sebagai tanda-tanda, atau sebagai sinyal berdasarkan gelombang. Informasi adalah jenis acara yang mempengaruhi suatu negara dari sistem dinamis. Para konsep memiliki banyak arti lain dalam konteks yang berbeda. Informasi bisa dikatakan sebagai pengetahuan yang didapatkan dari pembelajaran, pengalaman, atau instruksi . Informasi telah digunakan untuk seluruh segi kehidupan manusia secara individual, kelompok maupun organisasi. Pada tingkat individu, informasi digunakan untuk pengetahuan tentang pendidikan, kesehatan, lapangan pekerjaan maupun jenis produk atau jasa. Kegunaan informasi ditentukan oleh tujuan pengguna, ketelitian pengolahan data, ruang dan waktu serta bentuk dan keadaan semantik.Seluruh manusia dalam kehidupan sehari-hari memiliki kebutuhan untuk melakukan komunikasi dan berinteraksi ngan lainnya. Komunikasi dapat didefinisikan sebagai proses transmisi informasi dan pemahaman yang sama dari satu orang ke orang lain. Menurut Byrnes. sebagai makhluk sosial manusia selalu tidak lepas untuk berhubungan dengan manusia lain. Ia ingin mengetahui lingkungan sekitarnya, bahkan ingin mengetahui apa yang terjadi dalam dirinya. Rasa ingin tahu ini memaksa manusia perlu berkomunikasi. Selanjutnya Berlo menyatakan bahwa komunikasi sebagai instrumen dari interaksi sosial berguna untuk mengetahui dan memprediksi sikap orang lain, juga untuk mengetahui keberadaan diri sendiri dalam menciptakan keseimbangan dengan masyarakat .

Komunikasi menurut definisi Business Dictionary adalah: “proses dua arah mencapai saling pengertian, di mana peserta tidak hanya pertukaran (encode-decode) informasi, berita, gagasan dan perasaan, tetapi juga membuat dan berbagi makna. Secara umum, komunikasi merupakan sarana penghubung orang atau tempat”.Agar komunikasi dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan, di mana terdapat interaksi dan memberikan pemahaman yang sama kepada pelaku komunikasi, maka pesan yang disampaikan harus menggunakan bahasa yang mudah dipahami dan dimengerti, serta pesannya jelas. Dalam ilmu komunikasi, komunikasi memiliki unsure-unsur yang saling bergantungan satu sama lain, di mana unsur-unsur komunikasi tersebut menurut Laswell yang dikutip oleh Mulyana yaitu:

1) Sumber (source), sering disebut juga pengirim (sender), penyandi (encoder), komunikator (communicator), pembicara (speaker) atau originator. Sumber adalah pihak yang berinisiatif atau mempunyai kebutuhan untuk berkomunikasi.

2) Pesan (message), yaitu apa yang dikomunikasikan oleh sumber kepada penerima. Pesan merupakan seperangkat simbol verbal dan non verbal yang mewakili perasaan, nilai, gagasan atau maksud sumber tadi.

3) Saluran atau media, yakni alat atau wahana yang digunakan sumber untuk menyampaikan pesannya kepada penerima. Saluran merujuk pada cara penyajian pesan apakah langsung (tatap muka) atau lewat media cetak atau media elektronik, surat pribadi, telepon, selebaran, OHP (Overhead Projector), sistem suara dan multimedia, semua itu dapat dikategorikan sebagai bagian dari saluran komunikasi.

4) Penerima (receiver), sering juga disebut sasaran/tujuan (destination), komunikate (communicate), penyandi-balik (decoder) atau khalayak (audience), pendengar (listener), penafsir (interpreter), yakni orang yang menerima pesan dari sumber.

5) Efek, yaitu apa yang terjadi pada penerima setelah ia menerima pesan tersebut, misalnya penambahan pengetahuan (dari tidak tahu menjadi tahu), terhibur, perubahan sikap (dari tidak setuju menjadi setuju), perubahan keyakinan, perubahan prilaku, dan sebagainya. (Mulyana, 2001: 61-62).

Dalam prosesnya, komunikasi terdiri dari beberapa langkah yang saling terkait, dimulai ketika pengirim (sender) ingin mengirimkan sebuah fakta, ide, pendapat atau informasi lain kepada untuk penerima (receiver) melalui saluran (channel) tertentu dan berakhir dengan umpan balik (feedback) penerima ke pengirim. Komponen utama dari proses komunikasi yang pengirim, pesan, saluran, penerima dan umpan balik. Secara lengkap, proses komunikasi adalah sebagai berikut:

1) Developing idea by the sender Mengembangkan ide oleh pengirim: Pada langkah pertama, komunikator mengembangkan atau konsep ide untuk dikirim. Ia juga dikenal sebagai tahap perencanaan karena dalam tahap ini komunikator berencana subjek komunikasi.

2) Encoding Pengkodean berarti mengubah atau terjemahan gagasan ke dalam bentuk dipahami yang dapat dikomunikasikan kepada orang lain.

3) Developing the message

4) Mengembangkan pesan: Setelah pengkodean pengirim mendapat pesan yang dapat dikirimkan ke penerima. Pesan bisa lisan, tertulis, simbolik atau nonverbal. Misalnya, ketika orang berbicara, berbicara adalah pesan; ketika orang menulis surat, kata-kata dan kalimat yang pesan; ketika orang-orang menangis, menangis adalah pesan.

5) Selecting the medium Memilih media: Media adalah saluran atau sarana transmisi pesan ke penerima. Setelah pengirim telah dikodekan ke dalam pesan, langkah berikutnya adalah memilih media yang cocok untuk transmisi ke penerima. Media komunikasi dapat berbicara, menulis, sinyal, isyarat dll

6) Transmission of message Transmisi pesan: Pada langkah ini, pengirim sebenarnya mengirimkan pesan melalui media yang dipilih. Pada siklus komunikasi, tugas pengirim berakhir dengan transmisi pesan.

7) Receiving the message by receiver Menerima pesan dengan penerima: Tahap ini hanya melibatkan penerimaan pesan pengirim oleh penerima. pesan dapat diterima dalam bentuk mendengar, melihat, merasa dan sebagainya.

8) Decoding Decoding adalah interpretasi penerima pesan pengirim. Berikut penerima mengkonversi pesan ke dalam pikiran dan mencoba untuk menganalisis dan memahaminya. Komunikasi yang efektif dapat terjadi hanya ketika kedua pengirim dan penerima menetapkan makna yang sama atau mirip dengan pesan.

9) Feedback Langkah terakhir dari proses komunikasi adalah umpan balik. Umpan balik berarti respon penerima pesan pengirim. Hal ini meningkatkan efektivitas komunikasi. Ini memastikan bahwa penerima telah benar memahami pesan. Umpan balik adalah inti dari komunikasi dua arah.

Tujuan manusia berkomunikasi tentunya ingin mnyemaikan suatu pesan kepada pnerimanya, dan berharap dari komunikasi yang dilakukan tersebut akan timbul suatu keadaan yang diinginkan. Menurut Moss dan Tubbs, suatu kegiatan komunikasi dikatakan berjalan efektif, apabila menimbulkan hal-hal berikut: 1) Understanding Pengertian: yaitu penerimaan yang cermat atas kandungan rangsangan seperti yang dimaksudkan oleh pengirim pesan. Dalam hal ini komunikator dinyatakan efektif bila komunikan memperoleh pemahaman yang cermat atas pesan yang disampaikan komunikator.

2) Happiness Kesenangan: Efektivitas komunikasi berkaitan langsung dengan perasaan senang antara komunikator-komunikan.

3) Good relationship Hubungan sosial yang lebih baik: Kegagalan dalam berkomunikasi muncul karena gangguan dalam hubungan insani yang berasal dari kesalahpahaman, ketika pesan tidak dipahami secara cermat.

4) Attitude change Mempengaruhi sikap komunikan: Tindakan mempengaruhi orang lain merupakan bagian dari kehidupan sehari-hari. Dalam berbagai situasi individu berusaha mempengaruhi sikap orang lain dan berusaha agar orang lain paham akan pesan yang disampaikan.

5) Behaviour change Komunikan melakukan tindakan yang diingini oleh komunikator

Tujuan dari komunikasi yang efektif di antaranya adalah agar pesan yang disampaikan dapat menciptakan persepsi umum, mengubah perilaku dan pemberian informasi yang dapat menimbulkan minat bagi penerima pesan. Demikian halnya dengan tujuan komunikasi yang dilakukan pada proses pemasaran (komunikasi pemasaran), yaitu di antaranya adalah masyarakat akan tertarik minatnya untuk memeliki produk yang ditawarkan. Proses pemasaran tidak lepas dari komunikasi. Penggabungan dari dua kajian: pemasaran dan komunikasi menghasilkan kajian "baru" yang diberi nama komunikasi pemasaran (marketing communication). William G. Nickels dalam bukunya Marketing Communication And Promotion, mendefenisikan komunikasi pemasaran adalah proses pertukaran informasi yang dilakukan secara persuasive sehingga proses pemasaran dapat berjalan secara efektif dan efisien . Komunikasi pemasaran menurut Soemanagara dinyatakan sebagai: “Kegiatan komunikasi yang ditujukan untuk menyampaikan pesan kepada konsumen dan pelanggan dengan mengunakan sejumlah media dan berbagai .saluran yang dapat dipergunakan dengan harapan terjadinya tiga tahapan perubahan, yaitu: perubahan pengetahuan, perubahan sikap, dan perubahan tindakan yang dikehendaki. Adapun jenis media yang dapat digunakan seperti: folder, poster, banners. fliers, televisi, radio, majalah, televisi dan surat kabar”

Bahasa

Bahasa (dari bahasa Sanskerta भाषा, bhāṣā) adalah kemampuan yang dimiliki manusia untuk berkomunikasi dengan manusia lainnya menggunakan tanda, misalnya kata dan gerakan. Kajian ilmiah bahasa disebut ilmu linguistik.

Perkiraan jumlah bahasa di dunia beragam antara 6.000–7.000 bahasa. Namun, perkiraan tepatnya bergantung pada suatu perubahan sembarang yang mungkin terjadi antara bahasa dan dialek. Bahasa alami adalah bicara atau bahasa isyarat, tetapi setiap bahasa dapat disandikan ke dalam media kedua menggunakan stimulus audio, visual, atau taktil, sebagai contohnya, tulisan grafis, braille, atau siulan. Hal ini karena bahasa manusia bersifat independen terhadap modalitas. Sebagai konsep umum, "bahasa" bisa mengacu pada kemampuan kognitif untuk dapat mempelajari dan menggunakan sistem komunikasi yang kompleks, atau untuk menjelaskan sekumpulan aturan yang membentuk sistem tersebut atau sekumpulan pengucapan yang dapat dihasilkan dari aturan-aturan tersebut. Semua bahasa bergantung pada proses semiosis untuk menghubungkan isyarat dengan makna tertentu.

Bahasa lisan dan bahasa isyarat memiliki sebuah sistem fonologis yang mengatur bagaimana simbol digunakan untuk membentuk urutan yang dikenal sebagai kata atau morfem, dan suatu sistem sintaks yang mengatur bagaimana kata-kata dan morfem digabungkan untuk membentuk frasa dan penyebutan.

Bahasa manusia unik karena memiliki sifat-sifat produktivitas, rekursif, dan pergeseran, dan karena secara keseluruhan bahasa manusia bergantung pula pada konvensi serta edukasi sosial. Strukturnya yang kompleks mampu memberikan kemungkinan ekspresi dan penggunaan yang lebih luas daripada sistem komunikasi hewan yang diketahui.

Sejak zaman hominin, bahasa diperkirakan mulai secara bertahap mengubah sistem komunikasi antarprimata. Primata kemudian mulai memperoleh kemampuan untuk membentuk suatu teori pikiran dan intensionalitas. Perkembangan tersebut terkadang diperkirakan bersamaan dengan meningkatnya volume otak, dan banyak ahli bahasa berpendapat bahwa struktur bahasa berkembang untuk melayani fungsi sosial dan komunikatif tertentu. Bahasa diproses pada banyak lokasi yang berbeda pada otak manusia, terutama di area Broca dan area Wernicke.

Manusia mengakuisisi bahasa lewat interaksi sosial pada masa balita, dan anak-anak sudah dapat berbicara secara fasih kurang lebih pada umur tiga tahun. Penggunaan bahasa telah berakar dalam kultur manusia. Oleh karena itu, selain digunakan untuk berkomunikasi, bahasa juga memiliki banyak fungsi sosial dan kultural, misalnya untuk menandakan identitas suatu kelompok, stratifikasi sosial, dan untuk dandanan sosial dan hiburan.

Bahasa-bahasa berubah dan bervariasi sepanjang waktu, dan sejarah evolusinya dapat direkonstruksi ulang dengan membandingkan bahasa modern untuk menentukan sifat-sifat mana yang harus dimiliki oleh bahasa leluhurnya supaya perubahan nantinya dapat terjadi. Sekelompok bahasa yang diturunkan dari leluhur yang sama dikenal sebagai rumpun bahasa.

Bahasa yang digunakan dunia sekarang tergolong pada keluarga Indo-Eropa. Termasuk di dalamnya adalah bahasa seperti Inggris, Spanyol, Portugis, Rusia, dan Hindi; Bahasa Sino-Tibet, yang melingkupi Bahasa Mandarin, Cantonese, dan banyak lainnya; Rumpun bahasa Afro-Asiatik yang melingkupi Arab, Amhar, Somali, dan Hebrew; dan bahasa Bantu, yang melingkupi Swahili, Zulu, Shona, dan ratusan bahasa lain yang digunakan di Afrika. Konsensusnya adalah antara 50–90% bahasa yang digunakan sejak awal abad ke-21 kemungkinan akan punah pada tahun 2100.

Hambatan komunikasi

Hambatan komunikasi adalah segala sesuatu yang menghalangi atau mengganggu tercapainya komunikasi yang efektif. Hambatan komunikasi dapat mempersulit dalam mengirim pesan yang jelas, mempersulit pemahaman terhadap pesan yang dikirimkan, serta mempersulit dalam memberikan umpan balik yang sesuai.Setiap elemen atau komponen dalam proses komunikasi menunjukkan kualitas komunikasi itu sendiri. Masalah akan timbul apabila salah satu dari elemen komunikasi tersebut mengalami hambatan yang menyebabkan komunikasi menjadi tidak efektif.Hambatan komunikasi ini dapat terjadi pada semua konteks komunikasi, yaitu komunikasi antarpribadi atau komunikasi interpersonal, komunikasi massa, komunikasi organisasi atau komunikasi kelompok. Hambatan komunikasi yang terjadi dalam berbagai konteks komunikasi dapat menyebabkan komunikasi menjadi tidak efektif.Secara garis besar, terdapat 4 (empat) jenis hambatan komunikasi yaitu hambatan personal, hambatan fisik, hambatan kultural atau budaya, serta hambatan lingkungan

• Hambatan personal

Hambatan personal merupakan hambatan yang terjadi pada peserta komunikasi, baik komunikator maupun komunikan/komunikate. Hambatan personal dalam komunikasi meliputi sikap, emosi, stereotyping, prasangka, bias, dan lain-lain.

• Hambatan kultural atau budaya

Komunikasi yang kita lakukan dengan orang yang memiliki kebudayaan dan latar belakang yang berbeda mengandung arti bahwa kita harus memahami perbedaan dalam hal nilai-nilai, kepercayaan, dan sikap yang dipegang oleh orang lain.

Hambatan kultural atau budaya mencakup bahasa, kepercayan dan keyakinan. Hambatan bahasa terjadi ketika orang yang berkomunikasi tidak menggunakan bahasa yang sama, atau tidak memiliki tingkat kemampuan berbahasa yang sama.

Hambatan juga dapat terjadi ketika kita menggunakan tingkat berbahasa yang tidak sesuai atau ketika kita menggunakan jargon atau bahasa “slang” atau “prokem” atau “alay” yang tidak dipahami oleh satu atau lebih orang yang diajak berkomunikasi.

Hal lain yang turut memberikan kontribusi terjadinya hambatan bahasa adalah situasi dimana percakapan terjadi dan bidang pengalaman ataupun kerangka referensi yang dimiliki oleh peserta komunikasi mengenai hal yang menjadi topik pembicaraan. (Baca : Komunikasi Antar Budaya)

• Hambatan fisik

Beberapa gangguan fisik dapat mempengaruhi efektivitas komunikasi. Hambatan fisik komunikasi mencakup panggilan telepon, jarak antar individu, dan radio. Hambatan fisik ini pada umumnya dapat diatasi.

• Hambatan lingkungan

Tidak semua hambatan komunikasi disebabkan oleh manusia sebagai peserta komunikasi. Terdapat beberapa faktor lingkungan yang turut mempengaruhi proses komunikasi yang efektif. Pesan yang disampaikan oleh komunikator dapat mengalami rintangan yang dipicu oleh faktor lingkungan yaitu latar belakang fisik atau situasi dimana komunikasi terjadi. Hambatan lingkungan ini mencakup tingkat aktifitas, tingkat kenyamanan, gangguan, serta waktu.

Hambatan Komunikasi Tulis Secara Umum

Komunikasi merupakan suatu proses untuk menyampaikan informasi dan pesan baik antar individu maupun kelompok. Dilihat dari sifatnya, bahwa komunikasi dibagi menjadi empat jenis komunikasi yaitu komunikasi tulisan, komunikasi lisan, komunikasi verbal, dan komunikasi non verbal. Sedangkan tulisan merupakan susunan kata dan kalimat yang dirangkai menjadi satu rangkaian yang memiliki makna dan pengertian.

Jika disimpulkan dari dua pengertian di atas, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa komunikasi tulisan merupakan proses komunikasi dalam menyampaikan informasi atau pesan baik antar individu maupun kelompok menggunakan tulisan. Nah, komunikasi tulisan sendiri meliputi memo, surel, surat, pesna instan, majalah, koran, pengumuman, buletin, dan lain sebagainya. Beberapa komunikasi tulisan tersebut bisa disampaikan berupa tulisan maupun simbol. (Baca juga: Fungsi Bahasa dalam Komunikasi Bisnis)

Di dalam suatu proses komunikasi tentunya memiliki hambatan yang dapat menghambat proses komunikasi. Berikut ini adalah 17 hambatan komunikasi tulis yang bisa kita ketahui sebagai tambahan wawasan ilmu komunikasi.

1. Ketidakjelasan Informasi

Terkadang ketika kita melakukan komunikasi tulis kita akan mengalami kesulitan dalam komunikasinya. Kita jadi tidak leluasa dalam komunikasi sehingga muncul ketidakjelasan informasi apa yang sebenarnya disampaikan. Di sinilah hambatan pertama dalam komunikasi tulis yang mana merupakan ketidakjelasan informasi atau pesan suatu komunikasi. Informasi yang tidak jelas merupakan hambatan yang besar dalam proses komunikasi. (Baca juga: Etika Komunikasi Digital)

2. Kesalahpahaman

Jika informasi atau pesan yang disampaikan mengalami ketidakjelasan, maka dapat menimbulkan ambiguitas dalam pesan tersebut. Hal ini dapat menyebabkan adanya kesalahpahaman antara komunikan dengan komunikan, yang mana komunikan salah paham alias salah persepsi saat menerima pesan dari komunikator. Sebagai contohnya adalah ketika kita mengirim pesan melalui surat atau whats app yang mana dapat menimbulkan kesalahpahaman jika kita tidak menjelaskan secara detil.

3. Gangguan Jaringan

Pernahkah kalian mengalami gangguan sinyal ketika kalian mengirim pesan singkat pada seseorang? Padahal Anda ingin menjelaskan sesuatu melalui pesan tersebut, namun karena adanya gangguan sinyal, pesan Anda jadi terhambat sehingga menimbulkan kesalahpahaman dari komunikan alias penerima pesan. Anda ingin menyampaikan pesan A kepada komunikan, namun yang diterima komunikan adalah pesan setengah A. Hal ini dapat membuat kesalahpahaman atau salah persepsi dari komunikan mengenai pesan Anda. Di sinilah hambatan ketiga pada komunikasi tulis yang tidak bisa dijelaskan secara detil jika mengalami gangguan sinyal. (Baca juga: Komponen Komunikasi Terapeutik)

4. Hambatan Semantik

Hambatan semantik merupakan hambatan yang disebabkan karena ketidakcocokan makna dari suatu pesan. Hal ini disebut sebagai pesan yang bersifat ambiguitas. Pesan yang ambigu dapat memberikan persepsi yang berbeda. Hal ini sering terjadi yang dialami dalam proses komunikasi tulis. Seperti halnya Anda mengirim pesan bahwa ‘kucing makan tikus mati’. Kalimat tersebut memiliki berbagai makna.

Bisa saja komunikan menerima pesan tersebut dengan artian makna kucing makan tikus yang sudah mati. Atau kucing tersebut setelah makan tikus, kemudian mati. Atau bisa terdapat makna bahasa yang lainnya yang membuat salah persepsi dalam proses komunikasi. (Baca juga: Proses Komunikasi Antar Pribadi)

5. Hambatan Psikologis

Hambatan psikologis merupakan hambatan dalam komunikasi yang berasal dari gangguan kejiwaan baik dari si pengirim pesan atau komunikator, bahkan juga bisa saja dari si penerima pesan atau komunikan. Hal ini dapat menyebabkan terjadinya perubahan makna dalam kalimat pada pesan atau informasi yang disampaikan dalam proses komunikiasi. Padahal proses komunikasi harus menyampaikan pesan atau informasi secara jelas dan gamblang agar tidak terjadi kesalahpahaman dalam berkomunikasi. Hambatan ini adalah hambatan dalam komunikasi tulis maupun lisan, walaupun seringnya dialami pada komunikasi lisan.

6. Hambatan Manusiawi

Hambatan manusiawi merupakan hambatan yang terjadi pada emosional yang dialmai oleh komunikan. Hal ini masih berhubungan dengan kejiwaan pada komunikan alias si penerima pesan atau informasi dalam proses komunikasi. Jika seorang komunikan menerima pesan dalam keadaan emosi, maka bisa saja mengubah makna dari pesan yang disampaikan oleh komunikator. Sehingga perlu adanya ketenangan pada si komunikan yang mana dapat mempengaruhi isi pesan dalam suatu proses komunikasi. (Baca juga: Perkembangan Media Massa di Indonesia)

7. Hambatan Organisasional

Hambatan organisasional termasuk dalam hambatan yang hirarki yang mana dapat timbul sesuai dengan tingkat keanggotan dalam manajerial tertentu. Seperti halnya seorang karyawan yang menyampaikan pesan melalui surat kepada pemimpin perusahaannya. Hal ini bisa saja mengalami hambatan karena adanya kesenjangan antara seorang pemimpin dengan seorang karyawan dalam suatu perusahaan atau organisasi.

8. Hambatan Antar Pribadi

Sebaiknya, dalam melakukan proses komunikasi perlu adanya kesepakatan atau hubungan yang baik antara komunikator dengan komunikan. Karena hubungan yang baik dapat mempengaruhi lancarnya proses komunikasi yang sedang terjadi. Jika antara komunikator dengan komunikan memiliki hubungan yang tidak baik, sebaik apapun proses komunikasi, maka proses komunikasi tersebut tidak akan bisa berjalan dengan lancar dan mencapai kepahaman yang benar. Sehingga, perlu adanya hubungan yang baik dalam proses komunikasi agar tidak terjadi hambatan dalam berkomunikasi. Khususnya komunikasi tulis. (Baca juga: Penerapan Komunikasi Daring)

9. Hambatan Komunikator

Hambatan komunikator merupakan hambatan yang diperoleh dari seorang atau individu yang mengirim pesan pada komunikan. Hambatan ini biasanya terjadi karena adanya kekurangan pada komunikator. Bisa saja terjadi ketika komunikator tidak pandai berkata-kata dalam bahasa yang baik dan benar pada suatu tulisan mereka.

Dengan adanya hambatan ini, maka dapat membuat kesalahpahaman pada suatu pesan yang diterima oleh komunikan. Sehingga, perlu adanya komunikator yang pandai dalam berbahasa yang baik dan benar dalam menyampaikan pesan atau informasi yang akan disampaikan kepada komunikan.

10. Hambatan Simbol

Seperti yang dijelaskan sebelumnya bahwa komunikasi tulis dapat disampaikan melalui tulisan maupun simbol atau bahasa-bahasa yang tertentu yang sudah disepakati antara komunikator dengan komunikan. Di sini, jika terdapat simbol yang belum saling dipahami antara komunikator dengan komunikan, maka proses komunikasi tidak dapat berjalan dengan baik dan menimbulkan kesalah artian dalam pesannya. (Baca juga: Ciri-Ciri Media Pembelajaran)

Hal ini disebut sebagai hambatan simbol yang terjadi pada isi pesan tersebut. Simbol yang tidak sesuai kesepakatan dapat menimbulkan perbedaan arti dalam suatu pesan sehingga proses komunikasi menjadi terhambat.

11. Hambatan Media

Semua proses komunikasi memiliki media sebagai perantara atau jembatan untuk menyampaikan pesan atau informasi kepada komunikan. Dengan adanya media, maka komunikasi dapat disampaikan secara jelas. Namun, bagaimana jika terdapat hambatan yang terjadi pada media. Seperti contohnya dalam komunikasi tulis yang mana medianya seperti kertas mengalami kehujanan atau basah, sehingga pesan tidak dapat dibacakan secara jelas. Di sini bisa saja mengubah pesan atau bahkan pesan tidak bisa terbaca sama sekali. Sehingga media hambatan dapat mempengaruhi besar dalam proses komunikasi. (Baca juga: Fungsi Media Komunikasi)

12. Hambatan Bahasa

Bahasa merupakan media dalam proses komunikasi. Apa jadinya, jika terdapat bahasa yang sulit diartikan oleh komunikan. Maka, akan terjadi hambatan dalam proses komunikasi yang mana komunikan atau si penerima pesan kesulitan dalam menerima atau mengartikan pesan dalam komunikasi tulis tersebut. Seperti halnya seorang komunikator yang menyampaikan pesan dengan menggunakan pesan yang terlalu formal atau bahasa yang terlalu tinggi, hal ini dapat menyebabkan komunikan tidak sampai karena bahasa yang terlalu tinggi.

13. Hambatan Komunikan

Jika terdapat hambatan yang terjadi pada komunikator, maka dimungkinkan juga terdapat hambatan yang dialami komunikan alias si penerima pesan. Komunikasi tulis hanya dapat dilakukan oleh orang-orang yang bisa membaca. Tuna netra pun juga dapat membaca pesan dengan menggunakan bahasa braile. Berbeda halnya dengan orang yang buta aksara, maka pesan ini akan sulit dilakukan dan menjadi salah satu hambatan dalam komunikasi tulis. (Baca juga: Sistem Komunikasi Radio)

14. Hambatan Tanggapan

Dalam komunikasi tulis, biasanya merupakan komunikasi yang satu arah atau komunikasi yang mungkin tidak bisa ditanggapi secara langsung. Seperti halnya pada majalah yang menyampaikan informasi dalam pesan tertulis. Hal ini bisa saja kita menanggapi pesan tersebut namun tidak secara langsung seperti yang terjadi pada komunikasi lisan. Perlu adanya pengiriman pesan baik pesan langsung maupun pesan surel. Maka dari itu, hambatan ini jarang terjadi pada komunikasi lisan yang mungkin sering terjadi pada komunikasi tulis.

15. Tukar Makna

Komunikasi tulis dan komunikasi verbal merupakan proses komunikasi yang tidak bisa lepas dari penggunaan bahasa sebagai sarana bertukar makna. Hal ini merupakan kelemahan dalam proses komunikasi tulis. (Baca juga: Etika Komunikasi Atasan dengan Bawahan)

16. Batasan Bahasa

Walaupun bahasa merupakan media komunikasi yang sering kita gunakan dalam komunikasi sehari-hari, bahasa juga memiliki batasannya sehingga batasan bahasa dalam proses komunikasi tulis, merupakan hambatan yang bisa saja terjadi pada komunikasi tulis.

17. Keakuratan Makna

Dalam proses komunikasi tulis, keakuratan makna juga bisa saja terjadi. Biasanya dapat terjadi makna yang berbeda-beda dalam proses komunikasi baik itu komuinikasi tulis maupun komunikasi lisan. (Baca juga: Hakikat Sistem Komunikasi di Indonesia)

Cara mengatasi hambatan komunikasi

Berbagai hambatan komunikasi yang dapat menyebabkan ketidakefektifan komunikasi dapat kita atasi dengan memperhatikan beberapa hal berikut ini :

1. Pengirim pesan/komunikator/sender

Komunikasi adalah suatu proses yang berlangsung dua arah dan diawali oleh pengirim pesan. Pengirim pesan hendaknya merumuskan informasi sedemikian rupa agar tujuan komunikasi tercapai. Pengirim pesan harus proaktif dalam membuat penerima/komunikan/komunikator/receiver mengerti dan memahami pesan yang disampaikan. Seringkali, apa yang dikatakan tidak selalu sesuai dengan apa yang didengar. Untuk menghindarinya, hal-hal yang harus dilakukan adalah :

• Menyatakan satu ide atau gagasan dalam satu waktu.

• Menyatakan ide atau gagasan dengan singkat.

• Memberikan penjelasan ketika diperlukan.

• Melakukan pengulangan jika diperlukan.

• Menerima dan memberikan umpan balik.

• Melakukan pilihan kata, nada suara dan bahasa tubuh yang tepat.

• Mengembangkan sikap empati terhadap penerima/komunikan/komunikate/receiver dalam mengatasi hambatan kultural atau budaya dalam komunikasi.

2. Pesan

Pesan merupakan informasi sederhana yang ingin disampaikan oleh pengirim pesan kepada penerima. Pesan dapat berupa pesan verbal maupun pesan non verbal. Untuk mengurangi kemungkinan terjadinya masalah, pengirim harus :

• Menggunakan terminologi yang tepat.
• Berbicara dengan jelas.
• Waktu pengiriman pesan disesuaikan dengan kesiapan penerima pesan untuk mendengarkan atau menerima pesan.
• Menggunakan volume suara yang sesuai.
• Pesan yang disampaikan hendaknya bersifat inklusif dan informatif. Inklusif artinya bahwa pesan berisi segala sesuatu yang diperlukan oleh penerima pesan untuk memahami maksud pengirim. Informasi artinya pesan merupakan sesuatu yang ingin diketahui oleh penerima pesan.

3. Penerima/komunikan/komunikate/receiver

Penerima pesan membutuhkan informasi untuk memenuhi kebutuhan mereka. Untuk itu, penerima pesan harus memegang kendali atas seluruh proses komunikasi yang berlangsung. Agar penerima pesan memegang kendali, adalah penting bagi penerima pesan untuk yakin bahwa pengirim pesan memahami apa yang diinginkan oleh penerima pesan dan mengapa mereka menginginkannya.

Aktif mendengarkan adalah suatu proses yang digunakan oleh penerima pesan untuk memfasilitasi komunikasi dan meningkatkan penampilan. Dalam artian, penerima pesan aktif dalam proses komunikasi. Agar penerima pesan dapat mendengarkan dengan aktif, hal-hal yang perlu dilakukan oleh penerima pesan adalah :

• Fokus perhatian pada pesan yang disampaikan dengan memberikan momen prioritas. Jika memungkinkan melihat atau melakukan kontak mata kepada pengirim pesan.
• Mendengar dan melihat isi pesan tidak langsung atau non verbal sama baiknya ketika mendengarkan kata-kata. Perhatikan petunjuk non verbal yang menyajikan informasi berdasar pada apa yang ingin disampaikan oleh pengirim pesan. Persepsi yang diberikan oleh penerima pesan terhadap pesan dan pengirim pesan dapat berbeda. Pilihan kata, nada suara, posisi tubuh, geture dan gerakan mata merefleksikan perasaan dibalik kata-kata yang diucapkan.
• Menjaga pikiran tetap terbuka dan hindari penilaian.
• Melakukan verfikasi terhadap apa yang didengar atau disampaikan. Jangan berasumsi bahwa persepsi yang diberikan terhadap pesan merupakan bentuk persetujuan dengan tujuan pengirim pesan. Berikan umpan balik yang tepat kepada pengirim pesan.

4. Umpan Balik Pesan

Penerima yang efektif memverifikasi pemahaman mereka terhadap pesan yang dikirim oleh pengirim pesan. Mereka menyadari kata-kata, nada suara, dan bahasa tubuh ketika mereka memberikan umpan balik. Berbagai bentuk umpan balik yang diberikan dapat berupa pengakuan, pengulangan, dan parafrase.

Kemudian, yang dimaksud dengan pengakuan adalah bahwa penerima pesan telah menerima dan memahami pesan yang disampaikan. Untuk pesan yang bersifat informatif yang rumit, pengakuan saja tidaklah cukup untuk memastikan dan memahami pesan yang disampaikan. Sedangkan, yang dimaksud dengan pengulangan adalah mengulang kembali kata-kata yang disampaikan oleh pengirim pesan.

Terakhir, yang dimaksud dengan parafrase adalah mengulang kata-kata yang disampaikan oleh penerima pesan sendiri kepada pengirim pesan. Parafrase memungkinkan penerima pesan untuk melakukan verifikasi terhadap pemahaman pesan dan menunjukkan kepada pengirim pesan bahwa penerima pesan mendengarkan pesan dengan baik.

BAB II BENTUK-BENTUK KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Komunikator

Komunikator adalah pihak yang bertindak sebagai pengirim pesan kepada komunikan (penerima pesan) dalam sebuah proses komunikasi. Dengan kata lain, komunikator merupakan seseorang atau sekelompok orang yang berinisiatif untuk menjadi sumber dalam sebuah hubungan. Seorang komunikator tidak hanya berperan dalam menyampaikan pesan kepada penerima, tetapi juga memberikan respons dan tanggapan, serta menjawab pertanyaan dan masukan yang disampaikan oleh penerima, dan publik yang terkena dampak dari proses komunikasi yang berlangsung, baik secara langsung maupun tidak langsung

Untuk menjadi seorang komunikator yang baik, terdapat beberapa hal yang perlu dipahami yakni seorang komunikator yang baik perlu menyusun dengan baik isi pesan yang akan disampaikan, sehingga pesan tersebut mudah dimengerti oleh pihak penerima.Komunikator yang baik juga harus mengetahui mana media yang paling tepat untuk mengirimkan pesan kepada penerima dan harus tahu bagaimana cara mengantisipasi gangguan yang akan muncul pada proses pengiriman pesan. Selain itu, komunikator yang baik akan bertanggung jawab memberikan tanggapan terhadap umpan balik (feedback) yang disampaikan oleh pihak penerima (receiver)

Komunikasi organisasi

Komunikasi Organisasi merupakan bentuk pertukaran pesan antara unit-unit komunikasi yang berada dalam organisasi tertentu. Organisasi sendiri terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan-hubungan hirarkis antara yang satu dengan yang lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan. Komunikasi organisasi melibatkan manusia sebagai subyek yang terlibat dalam proses menerima, menafsirkan, dan bertindak atas informasi.

Menurut Wiryanto, Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi. Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi. Misalnya memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat resmi. Adapun komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya secara individual.

Komunikasi organisasi serupa dengan komunikasi internal. Pengertian dari komunikasi internal adalah pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan, dalam struktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan secara horizontal dan vertikal di dalam perusahaan, sehingga pekerjaan dapat berjalan

Organisasi

Organisasi (bahasa Yunani: ὄργανον, organon - alat) merupakan wadah atau tempat berkumpulnya orang dengan 3 sistematis, terpimpin, terkendali, terencana, rasional dalam memanfaatkan segala sumber daya baik dengan metode, material, lingkungan dan uang serta sarana dan prasarana, dan lain sebagainya dengan efisien dan efektif untuk bisa mencapai tujuan organisasi.

Dalam ilmu-ilmu sosial, organisasi dipelajari oleh periset dari berbagai bidang ilmu, terutama sosiologi, ekonomi, ilmu politik, psikologi, dan manajemen. Kajian mengenai organisasi sering disebut studi organisasi (organizational studies), perilaku organisasi (organizational behaviour), atau analisis organisasi (organization analysis).Terdapat beberapa teori dan perspektif mengenai organisasi, ada yang cocok satu sama lain, dan ada pula yang berbeda. Organisasi pada dasarnya digunakan sebagai tempat atau wadah bagi orang-orang untuk berkumpul, bekerja sama secara rasional dan sistematis, terencana, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya (uang, material, mesin, metode, lingkungan), sarana-parasarana, data, dan lain sebagainya yang digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi.

Menurut para ahli terdapat beberapa pengertian organisasi sebagai berikut.

• Stoner mengatakan bahwa organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan atasan mengejar tujuan bersama .
• James D. Mooney mengemukakan bahwa organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama .
• Chester I. Bernard berpendapat bahwa organisasi adalah merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.
• Stephen P. Robbins menyatakan bahwa Organisasi adalah kesatuan (entity) sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan..

Sebuah organisasi dapat terbentuk karena dipengaruhi oleh beberapa aspek seperti penyatuan visi dan misi serta tujuan yang sama dengan perwujudan eksistensi sekelompok orang tersebut terhadap masyarakat. Organisasi yang dianggap baik adalah organisasi yang dapat diakui keberadaannya oleh masyarakat di sekitarnya, karena memberikan kontribusi seperti; pengambilan sumber daya manusia dalam masyarakat sebagai anggota-anggotanya sehingga menekan angka pengangguran

Orang-orang yang ada di dalam suatu organisasi mempunyai suatu keterkaitan yang terus menerus. Rasa keterkaitan ini, bukan berarti keanggotaan seumur hidup. Akan tetapi sebaliknya, organisasi menghadapi perubahan yang konstan di dalam keanggotaan mereka, meskipun pada saat mereka menjadi anggota, orang-orang dalam organisasi

berpartisipasi secara relatif teratur.

Syarat

Agar suatu partisipasi dalam organisasi dapat berjalan dengan efektif, membutuhkan persyaratan-persyaratan yang mutlak yaitu .

• Waktu. Untuk dapat berpatisipasi diperlukan waktu. Waktu yang dimaksudkan disini adalah untuk memahamai pesan yang disampaikan oleh pemimpin. Pesan tersebut mengandung informasi mengenai apa dan bagaimana serta mengapa diperlukan peran serta.
• Bilamana dalam kegiatan partisipasi ini diperlukan dana perangsang, hendaknya dibatasi seperlunya agar tidak menimbulkan kesan “memanjakan”, yang akan menimbulkan efek negatif.
• Subjek partisipasi hendaknya relevan atau berkaitan dengan organisasi di mana individu yang bersangkutan itu tergabung atau sesuatau yang menjadi perhatiannnya.
• Partisipasi harus memiliki kemampuan untuk berpartisipasi, dalam arti kata yang bersangkutan memiliki luas lingkup pemikiran dan pengalaman yang sama dengan komunikator, dan kalupun belum ada, maka unsur-unsur itu ditumbuhkan oleh komunikator.
• Partisipasi harus memiliki kemampuan untuk melakukan komunikasi timbal balik, misalnya menggunakan bahasa yang sama atau yang sama-sama dipahami, sehingga tercipta pertukaran pikiran yang efektif atau berhasil.
• Para pihak yang bersangkutan bebas di dalam melaksanakan peran serta tersebut sesuai dengan persyaratan yang telah ditentukan.
• Bila partisipasi diadakan untuk menentukan suatu kegiatan hendaknya didasarkan pada kebebasan dalam kelompok, artinya tidak dilakukan pemaksaan atau penekanan yang dapat menimbulkan ketegangan atau gangguan dalam pikiran atau jiwa pihak-pihak yang bersangkutan. Hal ini didasarkan pada prisnsip bahwa partisipasi adalah bersifat persuasif.

Partisipasi dalam organisasi menekankan pada pembagian wewenang atau tugas-tugas dalam melaksanakan kegiatannya dengan maksud meningkatkan efektif tugas yang diberikan secara terstruktur dan lebih jelas.

Gaya komunikasi organisasi

Enam gaya komunikasi menurut Steward L.Tubbs dan Sylvia Moss

Gaya Komunikasi Mengendalikan

Gaya komunikasi mengendalikan (dalam bahasa Inggris: The Controlling Style) ditandai dengan adanya satu kehendak atau maksud untuk membatasi, memaksa dan mengatur perilaku, pikiran dan tanggapan orang lain. Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi ini dikenal dengan nama komunikator satu arah atau one-way communications.

Pihak - pihak yang memakai controlling style of communication ini, lebih memusatkan perhatian kepada pengiriman pesan dibanding upaya mereka untuk berharap pesan. Mereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan perhatian untuk berbagi pesan. Mereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan perhatian pada umpan balik, kecuali jika umpan balik atau feedback tersebut digunakan untuk kepentingan pribadi mereka. Para komunikator satu arah tersebut tidak khawatir dengan pandangan negatif orang lain, tetapi justru berusaha menggunakan kewenangan dan kekuasaan untuk memaksa orang lain mematuhi pandangan-pandangannya.

Pesan-pesan yag berasal dari komunikator satu arah ini, tidak berusaha ‘menjual’ gagasan agar dibicarakan bersama namun lebih pada usaha menjelaskan kepada orang lain apa yang dilakukannya. The controlling style of communication ini sering dipakai untuk mempersuasi orang lain supaya bekerja dan bertindak secara efektif, dan pada umumnya dalam bentuk kritik. Namun demkian, gaya komunikasi yang bersifat mengendalikan ini, tidak jarang bernada negatif sehingga menyebabkan orang lain memberi respons atau tanggapan yang negatif.

Gaya Komunikasi Dua Arah

Dalam gaya komunikasi ini, tindak komunikasi dilakukan secara terbuka. Artinya, setiap anggota organisasi The Equalitarian Style dapat mengungkapkan gagasan ataupun pendapat dalam suasana yang rileks, santai dan informal. Dalam suasana yang demikian, memungkinkan setiap anggota organisasi mencapai kesepakatan dan pengertian bersama. Aspek penting gaya komunikasi ini ialah adanya landasan kesamaan. The equalitarian style of communication ini ditandai dengan berlakunya arus penyebaran pesan-pesan verbal secara lisan maupun tertulis yang bersifat dua arah (two-way communication).

Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi yang bermakna kesamaan ini adalah orang-orang yang memiliki sikap kepedulian yang tinggi serta kemampuan membina hubungan yang baik dengan orang lain baik dalam konteks pribadi maupun dalam lingkup hubungan kerja. The equalitarian style ini akan memudahkan tindak komunikasi dalam organisasi, sebab gaya ini efektif dalam memelihara empati dan kerja sama, khususnya dalam situasi untuk mengambil keputusan terhadap suatu permasalahan yang kompleks. Gaya komunikasi ini pula yang menjamin berlangsungnya tindak berbagi informasi di antara para anggota dalam suatu organisasi.

Gaya Komunikasi Berstruktur

Gaya komunikasi yang berstruktur ini, memanfaatkan pesan-pesan verbal secara tertulis maupun lisan guna memantapkan perintah yang harus dilaksanakan, penjadwalan tugas dan pekerjaan serta struktur organisasi. Pengirim pesan (sender) lebih memberi perhatian kepada keinginan untuk memengaruhi orang lain dengan jalan berbagi informasi tentang tujuan organisasi, jadwal kerja, aturan dan prosedur yang berlaku dalam organisasi tersebut.

Stogdill dan Coons dari The Bureau of Business Research of Ohio State University, menemukan dimensi dari kepemimpinan yang efektif, yang mereka beri nama Struktur Inisiasi atau Initiating Structure. Stogdill dan Coons menjelaskan mereka bahwa pemrakarsa (initiator) struktur yang efisien adalah orang-orang yang mampu merencanakan pesan-pesan verbal guna lebih memantapkan tujuan organisasi, kerangka penugasan dan memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang muncul.

Gaya Komunikasi Dinamis

Gaya komunikasi yang dinamis ini memiliki kecenderungan agresif, karena pengirim pesan atau sender memahami bahwa lingkungan pekerjaannya berorientasi pada tindakan (action-oriented). The dynamic style of communication ini sering dipakai oleh para juru kampanye ataupun supervisor yang membawa para wiraniaga (salesmen atau saleswomen).

Tujuan utama gaya komunikasi yang agresif ini adalah mestimulasi atau merangsang pekerja/karyawan untuk bekerja dengan lebih cepat dan lebih baik. Gaya komunikasi ini cukup efektif digunakan dalam mengatasi persoalan-persoalan yang bersifat kritis, namun dengan persyaratan bahwa karyawan atau bawahan mempunyai kemampuan yang cukup untuk mengatasi masalah yang kritis tersebut.

The Relinguishing Style

Gaya komunikasi ini lebih mencerminkan kesediaan untuk menerima saran, pendapat ataupun gagasan orang lain, daripada keinginan untuk memberi perintah, meskipun pengirim pesan (sender) mempunyai hak untuk memberi perintah dan mengontrol orang lain.

Pesan-pesan dalam gaya komunikasi ini akan efektif ketika pengirim pesan atau sender sedang bekerja sama dengan orang-orang yang berpengetahuan luas, berpengalaman, teliti serta bersedia untuk bertanggung jawab atas semua tugas atau pekerjaan yang dibebankannya.

The Withdrawal Style

Akibat yang muncul jika gaya ini digunakan adalah melemahnya tindak komunikasi, artinya tidak ada keinginan dari orang-orang yang memakai gaya ini untuk berkomunikasi dengan orang lain, karena ada beberapa persoalan ataupun kesulitan antarpribadi yang dihadapi oleh orang-orang tersebut.

Dalam deskripsi yang konkret adalah ketika seseorang mengatakan: “Saya tidak ingin dilibatkan dalam persoalan ini”. Pernyataan ini bermakna bahwa ia mencoba melepaskan diri dari tanggung jawab, tetapi juga mengindikasikan suatu keinginan untuk menghindari berkomunikasi dengan orang lain. Oleh karena itu, gaya ini tidak layak dipakai dalam konteks komunikasi organisasi. Berikut ini adalah tabel mengenai gaya komunikasi.

Komponen komunikasi bisnis

Komponen komunikasi adalah hal-hal yang harus ada agar komunikasi bisa berlangsung dengan baik.^{[butuh rujukan]} Menurut Laswell komponen-komponen komunikasi adalah:

• Pengirim atau komunikator (sender) adalah pihak yang mengirimkan pesan kepada pihak lain.
• Pesan (message) adalah isi atau maksud yang akan disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lain.
• Saluran (channel) adalah media di mana pesan disampaikan kepada komunikan. dalam komunikasi antar-pribadi (tatap muka) saluran dapat berupa udara yang mengalirkan getaran nada/suara.
• Penerima atau komunikan (receiver) adalah pihak yang menerima pesan dari pihak lain
• Umpan balik (feedback) adalah tanggapan dari penerimaan pesan atas isi pesan yang disampaikannya.
• Aturan yang disepakati para pelaku komunikasi tentang bagaimana komunikasi itu akan dijalankan ("Protokol")
• Guna mewujudkan kinerja dalam organisasi, merupakan sesuatu yang tidak mudah dilakukan karena dituntut upaya yang sistematis dan memerlukan suatu adaptasi yang terus menerus dan antara unsur yang berkaitan satu dengan yang lainnya.Kinerja sangat erat hubungannya dengan produktivitas kerja karyawan. Produktivitas karyawan secara individu akan mendukung keberhasilan organisasi. Mangkunegara (2008: 67) mengemukakan bahwa “Kinerja adalah hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya sesuai tanggung jawab yang diberikan kepadanya”.
  Kotter dan Hesket (dalam Usman 2009: 488) mengemukakan bahwa : Kinerja adalah hasil kerja yang dihasilkan oleh seorang pegawai dalam satuan waktu tertentu. Pandangan itu menunujukkan bahwa kinerja merupakanhasil karya nyata dari seseorang atau perusahaan yang dapat dilihat, dihitung jumlahnya, dan dapat dicatat waktu perolehannya.
  Berdasar dari pengertian di atas, kineraja pegawai dipengaruhi oleh beberapa faktor, sebagaimana menurut Mangkunegara (2008:68) menyatakan bahwa faktor yang mempengaruhi kinerja antara lain : a. Faktor kemampuan Secara psikologis kemampuan (ability) pegawai terdiri dari kemampuan potensi (IQ) dan kemampuan realita (pendidikan). Oleh karena itu pegawai perlu dtempatkan pada pekerjaan yang sesuai dengan keahlihannya. b. Faktor motivasi Motivasi terbentuk dari sikap (attiude) seorang pegawai dalam menghadapi situasi (situasion) kerja. Motivasi merupakan kondisi yang menggerakkan diri pegawai terarah untuk mencapai tujuan kerja. Sikap mental merupakan kondisi mental yang mendorong seseorang untuk berusaha mencapai potensi kerja secara maksimal.
  David C. Mc Cleland (dalam Mangkunegara 2008:68) berpendapat bahwa “Ada hubungan yang positif antara motif berprestasi dengan pencapaian kerja”. Motif berprestasi dengan pencapaian kerja. Motif berprestasi adalah suatu dorongan dalam diri seseorang untuk melakukan suatu kegiatan atau tugas dengan sebaik baiknya agar mampu mencapai kinerja dengan predikat terpuji.

Komunikasi menurut Ruang Lingkup

Komunikasi internal

Yang termasuk public internal adalah khalayak/public yang menjadi bagian dari kegiatan usaha pada suatu organisasi atau instansi itu sendiri. Dalam dunia bisnis PR, Publik Internal ini disesuaikan dengan bentuk daripada organisasi yang bersangkutan apakah organisasi tersebut berbentuk suatu perusahaan dagang, instansi pemerintah ataupun lembaga pendidikan. Jadi tergantung dari jenis, sifat atau karakter dari organisasinya. Jadi public yang termasuk ke dalamnya pun menyesuaikan diri dengan bentuk dari organisasinya dan umumnya khalayak atau public tersebut adalah yang menjadi bagian dari kegiatan usaha dari badan/instansi/perusahaan itu sendiri.Berdasarkan pengertian di atas dapat diketahui bahwa komunikasi internal merupakan penyampaian informasi dari seseorang kepada orang lain. Komunikasi akan berhasil dengan baik apabila timbul saling pengertian. Komunikasi yang baik dimaksudkan jalinan pengertian antara pihak yang satu ke pihak yang lain, sehingga apa yang dikomunikasikan dapat dimengerti , dipikirkan dan dilaksanakan. Tanpa adanya komunikasi yang baik pekerjaan akan menjadi simpang siur dan kacau balau sehingga tujuan organisasi kemungkinan besar tidak akan tercapai. Jadi dengan komunikasi maka seseorang akan menerima berita dan informasi sesuai dengan apa yang ada dalam pikiran atau perasaan sehingga orang lain dapat mengerti.

Kesuksesan suatu perusahaan dilihat dari peningkatan produktivitas kerja karyawan di perusahaan tersebut. Produktivitas merupakan jumlah hasil yang dihasilkan setiap pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Peningkatan produktivitas dipengaruhi dari cara kerja karyawan di penisahaan tersebut. Peningkatan produktivitas disebabkan oleh beberapa faktor salah satunya adalah: mempunyai tingkat kehadiran yang baik, selalu menyukai pekerjaan yang diberikan. Melakukan pekerjaan sesuai dengan bagiannya, memahami pekerjaannya dengan baik, dan lain-lain.

Menurut Effendy (2009:122) “komunikasi internal ditunjang oleh dua komunikasi , yaitu komunikasi vertikal dan komunikasi horizontal”. Untuk lebih jelasnya akan diuraikan sebagai berikut:

Komunikasi Vertikal

Komunikasi vertikal yakni komunikasi dari atas ke bawah (downward communication) dan dari bawah ke atas (upward communication), adalah komunikasi dari pimpinan kepada bawahan dan dari bawahan kepada pimpinan secara timbal balik (two-way traffic communication). Dalam komunikasi vertikal, pimpinan memberikan instruksi-instruksi, petunjuk-petunjuk, informasi-informasi, dan lain-lain kepada bawahannya. Bawahan memberikan laporan-laporan, saran-saran, pengaduan-pengaduan, dan lain-lain kepada pimpinan. Atasan dan bawahan berkomunikasi sesuai dengan keinginan mereka (perilaku komunikasi yang diantisipasi), misalnya menanyakan pertanyaan yang relevan, mendiskusikan maksud sesorang secara terbuka, jujur, merupakan perilaku komunikatif yang diharapkan oleh atasan atau bawahan, dari dirinya sendiri atau dari orang lain.

Komunikasi dua arah secara timbal balik tersebut dalam organisasi penting sekali karena jika hanya satu arah saja dari pimpinan kepada bawahan, laporan, tanggapan, atau saran para karyawan sehingga suatu keputusan atau kebijaksanaan dapat diambil dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Kegiatan bertukar pesan ini dilakukan oleh antar unsur perusahaan, meliputi:

• Komunikasi ke atas: berupa penyampaian informasi dari orang dengan posisi bawahan kepada atasan. Tentu berdasarkan hierarki organisasi perusahaan.
• Komunikasi ke bawah: berupa penyampaian pesan dari atasan kepada bawahannya dalam struktur perusahaan.
• Komunikasi lateral atau teknis: berupa penyampaian yang dilakukan antar departemen kerja atau teman kerja dalam satu departemen/divisi

Komunikasi external

Komunikasi eksternal adalah komunikasi yang berlangsung antara pemimpin atau orang maupun kelompok yang mewakilinya dengan publik sasaran yang meliputi masyarakat sekitar, organisasi, instansi pemerintah, konsumen, dan pelanggan, dan media massa Mengapa organisasi atau perusahaan lebih mementingkan komunikasi dengan pihak eksternal dibandingkan dengan pihak internal, salah satu faktor kuat dikarenakan komunikasi dengan pihak eksternal merupakan salah satu cara yang digunakan organisasi atau perusahaan untuk menyampaikan pesan kepada publik tentang apa yang sedang dilakukan ataupun rencana apa yang akan dilakukan sebuah perusahaan atau organisasi. Hal ini tidak terlepas dikarenakan organisasi merupakan bagian dari publik, jadi perlunya menjalin hubungan baik dengan lingkungan eksternal dari organiasi. Dengan melakukan hubungan baik yang terjaga dengan kualitas dan kuantitas komunikasi maka akan sangat menentukan kemajuan suatu organisasi atau perusahaan. Komunikasi dengan pihak eksternal bukan hanya tentang menyampaikan pesan mengenai organisasi atau perusahaan, komunikasi yang efektif juga melibatkan bagaimana meluangkan waktu untuk mendengarkan umpan balik yang akan di terima, umpan balik yang diterima dapat menunjukkan reputasi perusahaan dalam komunitas bisnis atau bagaimana perusahaan di mata masyarakat luar.

Berbeda dengan yang pertama, komunikasi ini kaitannya dengan penyampaian pesan kepada orang-orang di luar lingkaran perusahaan, meliputi:

• Pelanggan
• Vendor
• Kompetitor
• Mitra perusahaan
• dan lainnya yang punya pengaruh bagi kelangsungan bisnis

Komunikasi formal

Komunikasi formal merupakan suatu komunikasi yang bersifat resmi dan dilakukan di dalam lembaga formal melalui arahan perintah atau sifatnya instruktif , berdasarkan struktur organisasi oleh pelaku yang berkomunikasi sebagai petugas organisasi dengan status masing – masing yang tujuannya menyampaikan pesan yang terkait. suatu proses komunikasi yang bersifat resmi dan biasanya dilakukan di dalam lembaga formal melalui garis perintah atau sifatnya instruktif, berdasarkan struktur organisasi oleh pelaku yang berkomunikasi sebagai petugas organisasi dengan status masing-masing yang tujuannya menyampaikan pesan yang terkait dengan kepentingan dinas. Suatu komunikasi juga dapat dikatakan formal ketika komunikasi antara dua orang atau lebih yang ada pada suatu organisasi dilakukan berdasarkan prinsip-prinsip dan struktur organisasi.

Komunikasi atas ke bawah

komunikasi atas ke bawah Yaitu komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya. Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini adalah:

a)Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja (job instruction)

b)Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job rationale)

c)Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and practices)

d)Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.

Ada 4 metode dalam penyampaian informasi kepada para pegawai menurut Level (1972): Metode Penulisan, Metode Lisan, Metode Tulisan diikuti Lisan, dan Metode Lisan diikuti Tulisan.

Komunikasi bawah ke atas

Yaitu komunikasi yang terjadi ketika bawahan (subordinate) mengirim pesan kepada atasannya. Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas ini adalah sebagai penyampaian informasi tentang pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan, penyampaian informasi mengenai persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan, penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan, penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya.

Komunikasi ke atas menjadi terlalu rumit dan menyita waktu dan mungkin hanya segelintir kecil manajer organisasi yang mengetahui bagaimana cara memperoleh informasi dari bawah. Sharma (1979) mengemukakan 4 alasan mengapa komunikasi ke atas terlihat amat sulit:

1.Kecenderungan bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran mereka

2. Perasaan bahwa atasan mereka tidak tertarik kepada masalah yang dialami pegawai

3.Kurangnya penghargaan bagi komunikasi ke atas yang dilakukan pegawai

4.Perasaan bahwa atasan tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang disampaikan pegawai

Komunikasi Horisontal (Horizontal Communication)

Yaitu komunikasi yang berlangsung di antara para karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara. Fungsi arus komunikasi horisontal ini adalah untuk memperbaiki koordinasi tugas, upaya pemecahan masalah, saling berbagi informasi, upaya pemecahan konflik, dan upaya membina hubungan melalui kegiatan bersama.

Komunikasi informal

Komunikasi informal adalah komunikasi antara orang yang ada dalam suatu organisasi, akan tetapi tidak direncanakan atau tidak ditentukan dalam struktur organisasi. Fungsi komunikasi informal adalah untuk memelihara hubungan sosial persahabatan kelompok informal, penyebaran informasi yang bersifat pribadi dan privat seperti isu, gossip, atau rumor. Tentang komunikasi informal sebaiknya tidak dilakukan berdasarkan informasi yang masih belum jelas dan tidak akurat, carilah sumber informasi yang dapat dipercaya, selalu gunakan akal sehat dan bertindak berdasarkan pikiran yang positif. Informasi dalam komunikasi informal biasanya timbul melalui rantai kerumunan di mana seseorang menerima informasi dan diteruskan kepada seseorang atau lebih dan seterusnya sehingga informasi tersebut tersebar ke berbagai kalangan. Implikasinya adalah kebenaran informasi tersebut menjadi tidak jelas atau kabur. Meski demikian komunikasi informal akan untuk memenuhi kebutuhan sosial, mempengaruhi orang lain, dan mengatasi kelambatan komunikasi formal yang biasanya cenderung kaku dan harus melalui berbagai jalur terlebih dahulu. Saya akan menceritakan komunikasi informal

Komunikasi lintas budaya

Komunikasi lintas budaya adalah proses dimana dialihkan ide atau gagasan suatu budaya yang satu kepada budaya yang lainnya dan sebaliknya, dan hal ini bisa antar dua kebudayaan yang terkait ataupun lebih, tujuannya untuk saling memengaruhi satu sama lainnya,baik itu untuk sebuah kebaikan kebudayaan maupun untuk menghancurkan suatu kebudayaan, atau bisa jadi tahap awal dari proses akulturasi (penggabungan dua kebudayaan atau lebih yang menghasilkan kebudayaan baru)".

Berkenaan dengan komunikasi lintas budaya yang tepat, dengan mempelajari situasi di mana orang-orang dari latar belakang budaya yang berbeda saling berinteraksi. Selain bahasa, komunikasi lintas budaya berfokus pada atribut sosial, pola pikir, dan budaya dari kelompok-kelompok yang berbeda dari orang-orang. Hal ini juga melibatkan pemahaman budaya yang berbeda, bahasa, dan adat istiadat orang-orang dari negara-negara lain. Komunikasi lintas budaya berperan dalam ilmu-ilmu sosial seperti antropologi, studi budaya, linguistik, psikologi dan ilmu komunikasi. Komunikasi lintas budaya ini juga disebut sebagai dasar untuk bisnis internasional. Ada beberapa penyedia layanan dari lintas-budaya yang dapat membantu pengembangan keterampilan komunikasi lintas budaya itu sendiri. Penelitian ini merupakan bagian utama dari perkembangan ketrampilan dari komunikasi lintas budaya.

Masalah

Masalah dalam komunikasi lintas budaya biasanya datang dari masalah didalam transmisi pesan. Dalam komunikasi antara orang-orang dari budaya yang sama, orang yang menerima pesan menafsirkannya berdasarkan pada nilai-nilai, keyakinan, dan harapan untuk perilaku yang mirip dengan orang-orang yang mengirim pesan. Ketika ini terjadi, cara pesan yang ditafsirkan oleh penerima cukup mirip dengan apa yang dimaksudkan oleh sang pembicara. Namun, ketika penerima pesan adalah orang dari budaya yang berbeda, penerima menggunakan informasi dari budaya sang pembicara untuk menafsirkan pesan. Pesan yang ditafsirkan mungkin sangat berbeda dari apa yang pembicara maksudkan.

Atribusi adalah proses di mana orang-orang yang mencari penjelasan tentang perilaku orang lain. Ketika seseorang tidak memahami orang lain, ia biasanya menyalahkan kebingungan tersebut kepada orang lain "kebodohan, kebohongan, atau kegilaan".

Komunikasi yang efektif bergantung pada pengertian informal antara pihak-pihak yang terlibat yang didasarkan pada kepercayaan yang berkembang di antara mereka. Ketika kepercayaan itu ada, implisit pengertian dalam komunikasi dan perbedaan budaya dapat diabaikan, dan masalah-masalah dapat ditangani dengan lebih mudah. Arti dari kepercayaan dan bagaimana hal ini dikembangkan serta dikomunikasikan berbeda-beda di masyarakat. Demikian pula, beberapa budaya memiliki kecenderungan yang lebih dipercaya dibandingkan dengan yang lain.

Komunikasi nonverbal adalah suatu perilaku yang berkomunikasi tanpa kata—kata-meskipun sering kali dapat disertai dengan kata-kata. Variasi kecil dalam bahasa tubuh, ucapan, irama, dan ketepatan waktu sering menyebabkan ketidakpercayaan dan persepsi yang salah dari situasi antara pihak-pihak antar budaya.

Perilaku kinestetik adalah cara komunikasi dengan menggunakan gerakan tubuh, ekspresi wajah dan kontak mata. Arti dari perilaku tersebut bervariasi di tiap negara.

Occulesics adalah bentuk dari kinesics yang melibatkan kontak mata dan penggunaan mata untuk menyampaikan pesan

Proxemics menyangkut kepada kedekatan serta tempat dari proses komunikasi (misalnya: ruang pribadi atau tata letak kantor ).

Paralanguage mengacu pada bagaimana sesuatu dikatakan bukan isi dari apa yang dikatakan, misalnya kecepatan nada bicara, perubahan suara, suara-suara lain, tawa, menguap, dan keheningan

Objek bahasa atau kebudayaan material mengacu pada cara kita berkomunikasi melalui bahan artefak—misalnya, arsitektur, desain kantor dan perabotan, pakaian, mobil, kosmetik, dan waktu. Pada monochronic budaya, waktu dialami secara linear dan sebagai sesuatu yang harus dihabiskan, disimpan, dibuat, atau disia-siakan. Orang-orang cenderung untuk berkonsentrasi hanya pada satu hal dalam suatu waktu. Pada polychronic budaya, orang-orang mentolerir banyak hal-hal yang terjadi secara bersamaan dan menekankan keterlibatan dengan orang lain. Dalam budaya ini, orang-orang sangat mudah teralihkan, fokus pada beberapa hal sekaligus, dan sering mengubah rencana.

Manajemen

Poin-poin penting untuk dipertimbangkan:

• Mengembangkan kepekaan budaya
• Mengantisipasi makna yang akan diterima oleh penerima
• Kehati-hatian dalam menulis kode
• Menggunakan kata-kata, gambar, dan gerak tubuh.
• Menghindari slang, idiom, pepatah daerah
• Transmisi selektif
• Membangun hubungan,saling bertatapan muka jika mungkin
• Hati-hati dalam menjabarkan isi kode dari tanggapan pihak lain
• Mendapatkan tanggapan dari beberapa pihak
• Meningkatkan kemampuan mendengar dan keterampilan dalam observasi
• Menindaklanjuti setiap tindakan.

Fasilitasi

Ada hubungan antara kepribadian seseorang dan kemampuan untuk beradaptasi dengan lingkungan di suatu negara tertentu—termasuk kemampuan untuk berkomunikasi dalam lingkungan tersebut.

Dua kunci kepribadian adalah keterbukaan dan ketahanan. Keterbukaan meliputi ciri-ciri seperti toleransi untuk ambiguitas, sikap ekstrovert, dan keterbukaan pikiran. Ketahanan termasuk memiliki kemampuan pengendalian diri yang baik, ketekunan, toleransi untuk ambiguitas, dan akal.

Faktor-faktor tersebut yang dikombinasikan dengan kebudayaan seseorang dan identitas rasial serta tingkat kesiapan terhadap perubahan akan menghasilkan pribadi yang memiliki potensi untuk dapat beradaptasi

Rekayasa sosial hasil yang efektif

• Konvergensi budaya

Dalam sistem sosial yang relatif tertutup, di mana komunikasi antara anggota tidak dibatasi, sistem secara keseluruhan akan cenderung berkumpul dari waktu ke waktu menuju negara yang memiliki keseragaman budaya yang lebih besar. Sistem akan cenderung menyimpang ke arah keragaman ketika komunikasi dibatasi.

• Teori akomodasi komunikasi

Teori ini berfokus pada strategi linguistik untuk mengurangi atau menambah jarak komunikatif..

• Adaptasi lintas budaya

Teori ini dirancang untuk menjelaskan bagaimana komunikator beradaptasi satu sama lain di "pertemuan terkait tujuan", di mana faktor-faktor budaya perlu dimasukkan.Menurut teori adaptasi lintas budaya, kompetensi komunikatif adalah ukuran dari adaptasi yang disamakan dengan asimilasi. Menurut Gudykunst dan Kim (2003), "proses adaptasi antar budaya melibatkan interaksi terus menerus dari dekulturasi dan akulturasi budaya yang membawa perubahan pada orang asing [imigran] ke arah asimilasi, tingkat tertinggi dari adaptasi secara teoretis dapat dibayangkan" (p. 360). Pendekatan ini pertama kali diteorikan pada puncak kolonialisme di Victorian England oleh Herbert Spencer yang menerapkan gagasan adaptasi yang ia pinjam dari Francis Galton untuk penyesuaian sosial dan efisien hasil kekayaan produksi. Kompetensi komunikatif didefinisikan sebagai pemikiran, perasaan, dan perilaku pragmatis dalam cara-cara yang ditetapkan sesuai dengan budaya mainstream yang dominan. Kompetensi komunikasi merupakan hasil yang berdasarkan ukuran yang dikonseptualisasikan sebagai fungsional/operasional yang sesuai dengan kriteria lingkungan seperti kondisi kerja. Di luar ini, adaptasi berarti "kebutuhan untuk menyesuaikan diri" (p. 373) pada mainstream "realitas objektif" dan "mode pengalaman yang diterima" (Gudykunst dan Kim, 2003, hlm. 378). Teori adaptasi mendukung "dekulturasi" imigran dan migran, "melupakan" diri mereka sendiri, serta mencampurkan nilai-nilai, keyakinan, tujuan, dan perilaku budaya lokal sehingga mereka dapat menjadi "cocok untuk hidup dengan" budaya tersebut (Gudykunst dan Kim, 2003, hlm. 358). Adaptasi dengan demikian didalilkan sebagai proses zero-sum di mana minoritas orang dikonseptualisasikan sebagai sesuatu seperti wadah terbatas sehingga ketika beberapa tujuan baru atau keyakinan ditambahkan atau dipelajari, sesuatu yang lama harus "dihilangkan". Penggerak utama asimilias mengulangi argumen spencer yang menyatakan bahwa demi keberhasilan budaya mainstream ("efektif kemajuan") adaptasi/asimilasi harus berada di arah dominan dari budaya mainstream. Sementara Spencer mendalilkan budaya mainstream yang dominan dari cara berpikir, merasa, dan berperilaku, Gudykunst dan Kim (2003) mendefinisikan kelompok dominan sebagai mayoritas numerik sederhana ("diferensial ukuran populasi" Gudykunst dan Kim, 2003, hlm. 360). Setiap kecenderungan oleh pendatang baru untuk mempertahankan identitas asli mereka (bahasa, agama-agama, etnis asosiasi termasuk perhatian "etnis media", keyakinan, cara berpikir, dan sebagainya) didefinisikan oleh Gudykunst dan Kim (2003) sebagai operasional/fungsional ketidaklayakan (hlm. 376), penyakit mental (hlm. 372-373, 376), dan ketidakmampuan untuk berkomunikasi, disposisi dihubungkan oleh Spencer dan Galton dan kemudian Gudykunst dan Kim (2003), untuk melekat kepada kecenderungan dari kepribadian serta sifat-sifat lain seperti sikap tertutup terhadap ide baru (hlm. 369), emosional yang belum matang (hlm. 381), etnosentris (hlm. 376), dan kurang kompleksitas kognitif (hlm. 382, 383). Kesesuaian dari tekanan telah ditetapkan sejak W. E B. Dubois pada tahun 1902 sebagai simbolik dari kekerasan terutama ketika kaum minoritas tidak sesuai bahkan karena sifat yang melekat seperti cacat, ras, gender, etnis, dan sebagainya. Dipaksakannya kepatuhan / asimilasi berdasarkan kelompok mayoritas merupakan paksaan dari apa yang dtulis Pierre Bourdieu pada tahun 1960-an dan berkaitan dengan isu-isu komunikasi lintas budaya dan konflik yang disebut kekerasan simbolik (dalam bahasa inggris, Bourdieu, P. (1977). Garis besar Teori Praktek. Cambridge dan New York: Cambridge Univ Press). Sebagai Bourdieu (1977) menyatakan, efek dari kekerasan simbolik seperti pemaksaan budaya asli, katalis untuk adaptasi antar budaya yang "positif" menurut Gudykunst dan Kim (2003), hasil minoritas dari kejiwaan orang . Jika kekuatan koersif cukup besar dan efikasi diri serta harga diri kaum imigran minoritas hancur, dapat menyebabkan efek seperti adanya pengakuan hubungan kekuasaan yang terletak di dalam matriks sosial dari bidang tertentu. Misalnya, dalam proses timbal balik penukaran hadiah dalam bahasa Kabyle di masyarakat Aljazair, di mana ada asimetri kekayaan antara dua pihak baik yang diberkahi pemberi "akan dapat memaksakan hubungan hirarki yang ketat dan utang pada penerima."

• Proses kerja teori budaya

Dalam bentuk paling umum, proses kerja teori komunikasi budaya mengacu pada interaksi antara pihak yang kurag terwakili dengan dominan anggota kelompok. Proses kerja teori budaya termasuk didalamnya tetapi tidak membatasi orang-orang dari berbagai warna kulit, wanita, orang-orang cacat, laki-laki gay dan lesbian, dan orang-orang dalam kelas sosial bawah. Proses kerja dari teori budaya, seperti yang dikembangkan oleh Mark P. Orbe, tampak pada cara-cara strategis di mana proses kerja dari teori budaya ada pada saat anggota kelompok berkomunikasi dengan orang lain. Selain itu, kerja dari kerangka budaya memberikan penjelasan untuk bagaimana orang yang berbeda dapat berkomunikasi berdasarkan enam faktor.

Komunikasi visual

Komunikasi visual (komunikasi melalui penglihatan) adalah sebuah rangkaian proses penyampaian informasi atau pesan kepada pihak lain dengan penggunaan media penggambaran yang hanya terbaca oleh indra penglihatan. Komunikasi visual menkombinasikan seni, lambang, tipografi, gambar, desain grafis, ilustrasi, dan warna dalam penyampaiannya.

Komunikasi visual di kelas menugaskan siswa siswa untuk melukiskan sebuah kalimat atau 2 buah potongan kalimat ke dalam sebuah kertas yang dibagi 4. Di dalam acara serial TV, Win, Lose, or Draw bintang tamu diajak beradu dengan peserta dengan panduan host untuk memecahkan kalimat ke dalam gambar. Bila gambar tadi bisa ditebak, maka semakin baiklah komunikasi visualnya.

Rambu lalu lintas dan ikon ikon di dalam program komputer adalah bentuk komunikasi visual sederhana, seperti juga ikon di dalam keyboard portable sound. Di jalan pun seperti zebra cross dan ikon sepeda motor terjadi hubungan komunikasi secara visual seperti logo-logo perusahaan dan tanda di kebun raya dan kebun binatang .

Pada perayaan pernikahan raja dan pangeran Inggris, seperti juga pada seragam pasukan keraton, banyak elemen simbol yang bisa dianalisis dengan pengetahuan terlebih dahulu sebagai bentuk komunikasi visual: simbol parachute troopers di dada pangeran William, dan simbol mahkota ( crown ) di kereta kuda dan mobil yang mengantarkan . Ada simbol Ngayogyakarto Hadiningrat dan simbol Garuda sebagai kode komunikasi visual untuk level pemerintahan atau anggota keraton. Pada zaman modern kode dan simbol itu distilasi dengan berbagai gaya dan kemampuan masyarakat untuk membangun kebudayaan baru dan kultur yang canggih, sehingga muncul stiker untuk perumahan dan universitas, lencana sebuah sekolah musik, atau sekolah prajurit khusus remaja dan lencana untuk sebuah band dengan banyak fans.

Fungsi & Ruang Lingkup Komunikasi Visual

Sebagaimana fungsi komunikasi pada umumnya, komunikasi visual berfungsi sebagai sarana informasi atau untuk menyampaikan pesan.

Secara khusus, fungsi sekaligus tujuan komunikasi visual antara lain:

1. Identifikasi --mengarahkan pada pengenalan identitas
2. Informasi -- memberikan pengetahuan baru
3. Promosi -- termasuk provokasi
4. Persuasi
5. Propaganda, termasuk pencitraan (image building)

Ruang Lingkup Komunikasi Visual:

1. Desain Grafis Periklanan (Advertising).
2. Animasi (Anime).
3. Desain Identitas Usaha (Corporate Identity).
4. Desain Multimedia -- Banner, Backdrop, Stiker.
5. Desain Grafis Media -- Buku, Suratkabar, Majalah
6. Komik atau Cerita Bergambar (Cergam, Karikatur, Poster.
7. Fotografi, Tipografi, Ilustrasi.Komunikasi visual biasanya diasosiasikan dengan seni rupa, simbol, fotografi, tipografi lukisan, desain grafis, ilustrasi, dan lain-lain.

Prinsip Komunikasi Visual

Beberapa prinsip yang harus diperhatikan dalam Komunikasi visual adalah : 1. Keseimbangan Keseimbangan adalah kesamaan distribusi dalam bobot. Mendesain dengan keseimbangan cenderung dirasakan keterkaitan bersama, kelihatan bersatu, dan perasaan harmonis.

Simetris: yaitu terkesan resmi atau formal (sama dalam ukuran, bentuk, bangun dan letak dari bagian-bagian atau obyek-obyek yang akan disusun di sebelah kiri dan kanan garis suatu sumbu khayal.

Asimetris: yaitu terkesan tidak resmi atau informal tetapi tampak dinamis apabila garis, bentuk, tangan, atau massa yang tidak sama dengan ukuran, isi atau volume diletakkan sedemikian rupa sehingga tidak mengikuti aturan (Kusmiati, 1999).

Keseimbangan horizontal: keseimbangan yang diperoleh dengan menjaga keseimbangan antara bagian bawah dan bagian atas.

2. Prinsip Titik Fokus

Prinsip titik fokus menonjolkan salah satu unsur untuk menarik perhatian. Misalnya antara merek dan ilustrasi. Keduanya merupakan dua unsur yang saling berebut perhatian. Agar tidak membingungkan konsumen maka diperlukan suatu penonjolan baik dari segi warna maupun dari segi ukuran.

3. Prinsip Hierarki Visual

Merupakan prinsip yang mengatur elemen-elemen mengikuti perhatian yang berhubungan secara langsung dengan titik fokus.

Tiga pernyataan penting mengenai heirarki visual yaitu:

• Mana yang anda lihat pertama?
• Mana yang anda lihat kedua?
• Mana yang anda lihat ketiga?

4. Prinsip Ritme Prinsi Ritme merupakan pola yang diciptakan dengan mengulang atau membuat variasi elemen dengan pertimbangan yang diberikan terhadap ruang yang ada diantaranya dan dengan membangun perasaan berpindah dari satu elemen ke elemen lainnya.

5. Prinsip Kesatuan (unity)

Mengorganisasi seluruh elemen dalam suatu tampilan grafis. Untuk mencapai kesatuan desainer harus mengerti tentang garis, bentuk, warna, tekstur, kontras nilai, format, keseimbangan, titik fokus dan ritme.

Ilustrasi

Ilustrasi adalah hasil visualisasi dari suatu tulisan dengan teknik gambar, lukisan, fotografi, atau teknik seni rupa lainnya yang lebih menekankan hubungan subjek dengan tulisan yang dimaksud daripada bentuk.

Tujuan ilustrasi adalah untuk menerangkan atau menghiasi suatu cerita, tulisan, puisi, atau informasi tertulis lainnya. Diharapkan dengan bantuan visual, tulisan tersebut lebih mudah dicerna.

Desain grafis

Desain grafis atau rancang grafis adalah proses komunikasi menggunakan elemen visual, seperti tipografi, fotografi, serta ilustrasi yang dimaksudkan untuk menciptakan persepsi akan suatu pesan yang disampaikan. Bidang ini melibatkan proses komunikasi visual dan desain komunikasi.

Desainer grafis membuat dan mengkombinasikan simbol, gambar, dan teks untuk membentuk representasi gagasan dan pesan secara visual. Desainer grafis menggunakan teknik tipografi, seni rupa, dan tata letak halaman untuk membuat komposisi visual. Penggunaan umum dari desain grafis adalah seperti desain perusahaan (logo dan merek), desain editorial (majalah, surat kabar, dan buku), desain lingkungan, periklanan, desain web, desain komunikasi, dan kemasan produk.

Komunikasi Audiovisual

Komunikasi audio adalah bentuk komunikasi yang dilakukan dan terjadi melalui media audio. Komunikasi itu sendiri didefinisikan sebagai "suatu proses seseorang atau beberapa orang, kelompok, organisasi, dan masyarakat yang menciptakan juga menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungan dan orang lain" . Sedangkan media audio itu sendiri adalah " media untuk menyampaikan pesan yang akan disampaikan dalam bentuk lambang – lambang auditif, baik verbal (kedalam kata – kata atau bahasa lisan ) maupun non verbal." . jadi komunikasi audio adalah proses seseorang untuk dapat bertukar informasi juga berinteraksi dengan orang dan lingkungannya melalui lambang auditif (audio) baik dalam bentuk komunikasi verbal maupun non verbal.

Jenis-jenis media audio digital

Cakram padat (bahasa Inggris: compact disc, atau biasa disebut dengan CD) adalah cakram optik digital yang diperuntukan untuk menjadi penyimpanan data. Sejak diperkenalkan secara resmi pada tahun 1982, CD memperoleh puncak penjualan pada tahun 2000 yang mencapai 2.445 juta keping. Kelebihan dari teknologi baru bernama CD ini adalah minimnya noise seperti yang ditimbulkan pada kaset, dan juga penggunaannya yang dimana bentuk CD sangat ringan, tipis, dan mudah dibawa serta memiliki masa penggunaan produk yang lebih lama jika dibandingkan dengan kaset, tidak hanya itu CD juga menawarkan kapasitas penyimpanan data yang besar serta kapabilitas produksi yang lebih efisien. Meskipun banyak kelebihan yang dirasakan dengan berkembanganya teknologi di bidang audio yang dapat menyempurnakan media audio pada era sebelumnya, akan tetapi terdapat kelemahan dari CD dibanding pendahulunya kaset, yaitu terletak pada kualitas suara yang dihasilkan tidak sebagus pada pita kaset yang sudah mengpalikasikan sistem suara standar sinus murni, akan tetapi CD mengpalikasikan sistem yang berupa trap atau tangga yang berbentuk sinus dari hasil perubahan sinyal digital ke sinyal analog, sehingga kejernihan suara tidak sejernih atau sebagus bila dibandingkan dengan pita kaset.

Hingga saat ini compact disc sudah mensupport cukup banyak format audio untuk dapat dimainkan antara lain :

1. WAV adalah sebuah bentuk standar suara yang terdapat pada menu windows.
2. MP3 atau MPEG, Audio Layer 3 adalah sebuah bentuk aplikasi yang didalamnya dapat menghasilkan audio yang kualitasnya tidak jauh beda dengan CD audio sehingga pada saat itu menjadi sangat populer dan mudah digunakan.
3. AAC yang merupakan kependekan dari Advanced Audio Coding adalah sebuah bentuk aplikasi yang terdapat dalam standar Motion Picture Experts Group ( MPEG ). Sample rate yang mampu ditawarkan oleh AAC mencapai dua kali sample rate MP3 ( MPEG, Audio Layer 3 ). Kualitas format audio nya pun sudah cukup baik sekali. Salah satu contoh yang telah menggunakan format audio ini adalah iTunes, toko musik online milik Apple. Kita juga dapat menemukan format audio ini dalam salah satu produk mereka yakni iPod, peranti elektronik pemutar musik yang terkenal dengan kualitas audionya.
4. WMA atau Windows Media Audio adalah suatu bentuk audio digital yang di perkenalkan oleh Microsoft Corporation, perusahaan teknologi terbesar di dunia. Format WMA ini di gemari oleh vendor musik online di seluruh dunia karena dukungannya terhadap anti pembajakan musik online

Contoh Audio Visual

Lalu apa yang dimaksud dengan audio visual? Pengertian audio visual adalah dua unsur yaitu suara dan gambaran yang dipadukan dalam satu media, dimanfaatkan sebagai alat bantu untuk berbagai hal keperluan.

Seperti yang sobat kosngosan ketahui, audio adalah sesuatu yang yang bisa didengar, sementara visual adalah sesuatu yang bisa dilihat. Sehingga media audio visual adalah media yang menyajikan elemen tampilan dan suara yang bisa dilihat sekaligus didengar.

Ada banyak sekali contoh dari audio visual yang bisa kita buat seperti misalnya video yang kita upload di YouTube, itu adalah contoh audio visual di mana setiap gerakan yang kita rekam dan tampilkan secara visual disertai dengan audio untuk penjelasan lebih lengkapnya.

Contoh audio visual lainnya antara lain sebagai berikut :

Video Musik

Ini merupakan media audio visual yang menampilkan gerakan yang merekam setiap kejadian yang tertangkap oleh lensa kamera dan juga microphone, kemudian disimpan dalam bentuk file untuk seterusnya bisa diputar berulang-ulang. Saat ini kita sudah banyak menemui video musik atau video suara seperti di YouTube, Vimeo, Dailymotion dan berbagai platform media sosial penyaji konten audio visual lainnya

Film Bersuara

Zaman dahulu orang membuat film masih belum memiliki suara karena keterbatasan teknologi pada saat tersebut. Sekarang kita bisa menikmati film bersuara cara yang semakin canggih dengan teknologi CGI-nya. Bahkan dengan berbagai teknologi yang dikemas apik ketika kita menonton film bersuara di bioskop

Televisi

Kita bisa mengkategorikan perangkat elektronik ini sebagai jenis media audio visual yang tentunya menjadi salah satu benda wajib yang ada di rumah. televisi akan menyajikan informasi berupa pesan dalam bentuk visual dan audio yang memiliki unsur gerakan di dalamnya. Saat ini sudah ada smart tv yang berbasis sistem operasi yang bisa terhubung ke jaringan internet juga

Slide Sound

Selanjutnya contoh dari audio visual dalam kategori tidak murni yaitu media yang hanya menampilkan audio dan gambar statis, misalnya ketika kamu membuat presentasi yang isinya gambar dan diberikan suara sebagai penjelasan informasi didalamnya.

Animasi

Animasi 2D adalah kumpulan gambar yang dipadukan sehingga terlihat bergerak, sementara untuk animasi 3D, memiliki teknologi tertentu untuk bisa menghasilkan karakter yang memiliki dimensi. Animasi juga bisa dikategorikan sebagai media audio visual karena selain menampilkan visual juga memberikan audio berupa percakapan

Bentuk pemanfaatan media audio dalam komunikasi

Ekonomi

Dalam dunia ekonomi, komunikasi melalui media audio sangat berorientasi pada masalah profit dan juga penjualan, bisa dilihat bahwasanya dengan semakin majunya media audio, proses penyebaran lagu dan pemasarannya juga lebih cepat, semua orang bisa mengakses lagu tepat serentak diseluruh negara pada saat diluncurkan, sehingga kemudahan dalam sektor penjualan dan penyebaran lagu dirasa lebih mudah

Sosial

Sosial merupakan bentuk bagaimana kita berinteraksi dengan lingkungan atau orang sekitar sehingga kita dapat kenal atau akrab dengan sekitar kita, dengan komunikasi media audio, kita dapat lebih mudah menyampaikan pesan atau apa yang kita rasakan melalui media audio.

Politik

Propaganda identik dengan kegiatan politik, karena bila kita berbicara tentang politik kegiatan mempengaruhi dan dipengaruhi sangatlah kental, tentu pengertian politik pun berhubungan dengan kepercayaan, trusthworthy, trustable, figur seseorang menjadi sebuah unsur penting. Proses mempengaruhi sangat bisa dirangsang melalui stimulus dari musik, musik menyampaikan sesuatu melalui keharmonisan dan ketatanan yang membuat seseorang yang mendengarnya menjadi tertarik dan bahagia karena dapat merangsang hormon endorphin kita. Musik terdiri dari lirik yang berupa tulisa atau teks yang boleh berisikan apa saja, dan hampir tidak terbatas, karena dalam konteks seni, dari sini di dunia propaganda dapat memanfaatkan hal ini, hal hal yang tidak dapat mereka sampaikan pada pidato atau bentuk formal, dapat mereka sampaikan melalui lirik lagu atau syair, mereka bebas menuangkan apa yang mereka inginkan tanpa ada batasannya.

Budaya

Pengenalan aspek aspek budaya merupakan sangat penting bagi keberlangsungan budaya, budaya harus dijaga bersama agar, budaya yang sudah diturn temurunkan oleh leluhur dapat dilestarikan. Tapi bagaimana caranya budaya dapat dijaga ? tentu kita harus bisa lebih mengenal budaya itu sendiri, cara mengennalnya pun ada banyak, dengan pergi ke museum atau browsing, tapi tentu sebagian besar dari kita akan befikir sedikit malas untuk berusaha sendiri, oleh karena itu pemanfaatan komunikasi media audio ini sangatlah membantu, seperti pemberian cd gratis berisis lagu lagu daerah, atau isi dari cerita rakyat, sehingga theatre of mind dari setiap orang yang mendengarkan lebih dapat terbangun kembali, dan lebih sadar akan guna dari budaya tersebut.

Pendidikan

Proses pengajaran di kelas terkadang sangat membosankan seperti kita terus menerus mendengarkan kata kata yang diulang, atau dengan intonasi yang datar, siswa atau mahasiswa akan lebih cenderung malas mendengar sehingga kita menjadi lebih pasif, akan tetapi pemanfaatan media audio ini menjadi salah satu kemajuan dibidang pendidikan dimana kita dapat memulai sesuatu dengan cara membangung theatre of mind, seperti penggunaan native speaker, atau drama radio di kelas, yang selain lebih menarik juga dapat membantu kita untuk berimajinasi dan melatih otak kita, sehingga kita dapat lebih berperan aktif dalam program ajar mengajar baik di kelas ataupun di kampus. Sehingga minat dari siswa atau siswi sendiri mulai muncul dan terstimulus dari audio yang melahirkan theatre of mind dari tiap pendengarnya.

Hiburan

Proses pengajaran di kelas terkadang sangat membosankan seperti kita terus menerus mendengarkan kata kata yang diulang, atau dengan intonasi yang datar, siswa atau mahasiswa akan lebih cenderung malas mendengar sehingga kita menjadi lebih pasif, akan tetapi pemanfaatan media audio ini menjadi salah satu kemajuan dibidang pendidikan dimana kita dapat memulai sesuatu dengan cara membangung theatre of mind, seperti penggunaan native speaker, atau drama radio di kelas, yang selain lebih menarik juga dapat membantu kita untuk berimajinasi dan melatih otak kita, sehingga kita dapat lebih berperan aktif dalam program ajar mengajar baik di kelas ataupun di kampus. Sehingga minat dari siswa atau siswi sendiri mulai muncul dan terstimulus dari audio yang melahirkan theatre of mind dari tiap pendengarnya

Kelebihan komunikasi melalui media audio

Komunikasi melalui media audio memiliki beberapa keunggulan seperti :

1. Harga murah dan variasi program lebih banyak daripada TV.
2. Sifatnya mudah untuk dipindahkan.
3. Dapat digunakan bersama – sama dengan alat perekam radio, sehingga dapat diulang atau diputar kembali.
4. Dapat merangsang partisifasi aktif pendengaran siswa, serta dapat mengembangkan daya imajinasi seperti menulis, menggambar dan sebagainya.
5. Dapat memusatkan perhatian siswa seperti membaca puisi, sastra, menggambar musik dan bahasa
6. Dapat menggantikan Guru dengan lebih baik, misalnya menghadirkan ahli dibidang – bidang tertentu, sehingga kelemahan guru dalam mengajar tergantikan. - Pelajaran lewat radio bisa lebih bermutu baik dari segi ilmiah maupun metodis. Ini mengingat Guru kita terkadang jarang mempunyai waktu yang luang dan sumber untuk mengadakan penelitian.
7. Dapat menyajikan laporan seketika, karena biasanya siaran – siaran yang aktual itu dapat memberikan kesegaran pada sebagian besar topik.
8. Dapat mengatasi keterbatasan ruang dan waktu.

Kekurangan komunikasi melalui media audio

Beberapa kelemahan komunikasi dengan media audio antara lain :

1. Memerlukan suatu pemusatan pada suatu pengalaman yang tetap dan tertentu, sehingga pengertiannya harus didapat dengan cara belajar khusus.
2. Media Audio yang menampilkan symbol digit dan analog dalam bentuk auditif adalah abstrak, sehingga pada hal – hal tertentu memerlukan bantuan pengalaman visual.
3. Karena abstrak, tingkatan pengertiannya hanya bisa dikontrol melalui tingkatan penguasaan pembendaharaan kata – kata atau bahasa, serta susunan kalimat.
4. Media ini hanya akan mampu melayani secara baik bagi mereka yang sudah mempunyai kemampuan dalam berfikir abstrak.
5. Penampilan melalui ungkapan perasaan atau symbol analog lainnya dalam bentuk suara harus disertai dengan perbendaharaan pengalaman analog tersebut pada si penerima. Bila tidak bisa maka akan terjadi kesalah pahaman.

BAB III PERANCANAAN PESAN BISNIS

Rencana bisnis

Rencana bisnis adalah pernyataan formal atas tujuan berdirinya sebuah bisnis, serta alasan mengapa pendirinya yakin bahwa tujuan tersebut dapat dicapai, serta strategi atau rencana-rencana apa yang akan dijalankan untuk mencapai tujuan tersebut. Rencana bisnis juga dapat mengandung informasi tentang latar belakang organisasi atau tim yang bertanggung jawab memenuhi tujuan itu. Rencana dan pengembangan bisnis dapat disimulasikan menggunakan komputer untuk mendapatkan gambaran yang jelas dan matang dalam jangka waktu pendek maupun untuk strategi jangka panjang

Perencanaan pesan bisnis adalah proses komposisi penyusunan pesan bisnis. Proses itu sendiri terdiri dari perencanaan tujuan audiens, ide, saluran; pengorganisasian ide; membuat draf, merangkai kata / kalimat / paragraph; dan merevisi.

Tujuan dalam perencanaan bisnis harus dievaluasi apakah tujuan realistis, waktu tepat, dan dapat diterima. Tujuan juga harus diuji apakah sesuai dengan kemampuan, ketepatan waktu dan orang, dan selaras dengan tujuan organisasi.

Untuk membuat perencanaan bisnis yang baik komunikator perlu melakukan analisis audiens. Caranya aadalah dengan mengembangkan profil audiens dan menganalisa pemuasan konsumen. Komunikator mengantisipasi rekasi audiens, memperkirakan jumlah, mengetahui hubungan komunikator dengan audiens apakah kenal atau tidak. Untuk pemuasan audiens komunikator perlu mengetahui kebutuhan informasi audiens. Pemuasan juga bisa dilakukan dengan motivasional dengan pendekatan argumentasi, rasional, dan emosi audiens. Pemuasan emosional digunakan untuk mengubah perilaku audiens. Akan tetapi ada hambatan yaitu audiens cenderung tidak mau berubah untuk hal baru.

Penentuan ide pokok untuk menemukan cara mencapai tujuan tertentu bisa dilakukan dengan brainstorming. Brainstorming dilakukan melalui beberapa cara : story teller tour, random list, CFR (Conclusion Finding Recommendation)Worksheet, question and answer chain, dan journalist approach.

Dalam seleksi saluran perlu dipertimbangkan beberapa hal yaitu tingkat kepentingan, formalitas, kompleksitas,kerahasian, emosi, biaya, dan harapan audiens.

Saluran lisan memiliki kelebihan cepat mendapat feedback dan menyampaikan pesan, audiens merasa nyaman, reaksi audiens terbaca, dan ekonomis. Bentuk saluran lisan adalah percakapan, wawancara, diskusi, seminar, lokakarya, pelatihan, pidato, dan presentasi. Saluran lisan informal itu tidak terstruktur tapi ide lancer. Saluran lisan formal terjadi saat RUPS, presentasi, dan penganugerahan. Alat Bantu yang digunakan adalah film, video, rekaman, LCD, dan slide.

Saluran tulisan memiliki kelebihan yaitu lebih teratur karena komunikator sempat merencanakan dan mengendalikan isi pesan. Bentuknya adalahsurat, memo, dan proposal.Setelah Memperoleh gambaran mengenai berbagai macam bentuk saluran komunikasi baik formal maupun informal langkah berikutnya adalah melakukan perencanaan pesan-pesan bisnis, yang mencakup pesan yang tertulis maupun lisan.

Perencanaan bisnis merupakan satu langkah strategis bagi pencaaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. Makalah ini akan menjelaskan tentang perencanaan pesan-pesan bisnis yang difokuskan pada perencanaan pesan-pesan bisnis secara tertulis.

Bisnis

Bisnis atau niaga adalah kegiatan memperjualbelikan barang atau jasa dengan tujuan memperoleh laba. Dalam ilmu ekonomi, bisnis adalah suatu organisasi yang menjual barang atau jasa kepada konsumen atau bisnis lainnya, untuk mendapatkan laba. Secara historis kata bisnis dari bahasa Inggris business, dari kata dasar busy yang berarti "sibuk" dalam konteks individu, komunitas, ataupun masyarakat. Dalam artian, sibuk mengerjakan aktivitas dan pekerjaan yang mendatangkan keuntungan.

Dalam ekonomi kapitalis, di mana kebanyakan bisnis dimiliki oleh pihak swasta, bisnis dibentuk untuk mendapatkan profit dan meningkatkan kemakmuran para pemiliknya. Pemilik dan operator dari sebuah bisnis mendapatkan imbalan sesuai dengan waktu, usaha, atau kapital yang mereka berikan. Namun, tidak semua bisnis mengejar keuntungan seperti ini, misalnya bisnis koperasi yang bertujuan meningkatkan kesejahteraan semua anggotanya atau institusi pemerintah yang bertujuan meningkatkan kesejahteraan rakyat. Model bisnis seperti ini kontras dengan sistem sosialistik, di mana bisnis besar kebanyakan dimiliki oleh pemerintah, masyarakat umum, atau serikat pekerja.

Secara etimologi, bisnis berarti keadaan di mana seseorang atau sekelompok orang sibuk melakukan pekerjaan yang menghasilkan keuntungan. Kata "bisnis" sendiri memiliki tiga penggunaan, tergantung skupnya — penggunaan singular kata bisnis dapat merujuk pada badan usaha, yaitu kesatuan yuridis (hukum), teknis, dan ekonomis yang bertujuan mencari laba atau keuntungan. Penggunaan yang lebih luas dapat merujuk pada sektor pasar tertentu, misalnya "bisnis pertelevisian." Penggunaan yang paling luas merujuk pada seluruh aktivitas yang dilakukan oleh komunitas penyedia barang dan jasa. Namun definisi "bisnis" yang tepat masih menjadi bahan perdebatan hingga saat ini.

Gaya penulisan

Dalam sastra, gaya penulisan adalah cara mengungkapkan pikiran dalam karakteristik bahasa: individu, periode, sekolah, atau bangsa. Selain unsur-unsur penting berisi ejaan, tata bahasa, dan tanda baca, gaya penulisan merupakan pilihan kata-kata, struktur kalimat, dan struktur paragraf, yang digunakan untuk menyampaikan makna secara efektif. Kelompok unsur pertama disebut sebagai aturan, elemen, hal penting, mekanika, atau pedoman; sedangkan kelompok berikutnya, yakni yang disebut sebagai gaya, atau retorika. Kelompok unsur pertama merupakan aturan-aturan, yakni mengenai apa yang ditulis penulis; sedangkan kelompok unsur kedua, gaya, yakni mengenai bagaimana yang ditulis penulis. Ketika mengikuti aturan-aturan dari pemakaian tatabahasa, penulis memiliki fleksibilitas yang besar dalam cara mengungkapkan suatu konsep.Titik penting gaya penulisan yang baik ialah untuk

• mengekspresikan pesan-pesan kepada pembaca secara sederhana, jelas, dan meyakinkan;
• menjaga perhatian dan keikutsertaan pembaca, serta menarik;

tidak

• menampilkan segi kepribadian penulis;
• menunjukkan pengetahuan, keterampilan, atau kemampuan menulis penulis;

meskipun hal-hal tersebut biasanya tetap terlihat, dan hal tersebut merupakan sesuatu yang oleh para ahli dianggap sebagai gaya individu penulis.

Pilihan kata-kata

Diksi atau pilihan kata, sangat jelas merupakan elemen sentral bagi setiap penulis. Meskipun diksi yang baik sebagian merupakan masalah mencoba-coba (trial and error) dengan kalimat hingga terdengar benar/sesuai, di samping itu, diksi juga merupakan masalah preferensi umum tertentu yang diikuti oleh pembaca hati-hati (careful readers) dan para penulis.

Beberapa metode penggunaan diksi secara efektif dalam menulis:

• Menggunakan kamus dan tesaurus
• Mencari diksi pada tingkat menengah
• Menyebut sesuatu dengan nama-nama mereka
• Menghindari redundansi dan kalimat yang berbelit-belit
• Menghindari klise
• Menghindari jargon
• Menghindari kata-kata yang usang, kuno, atau kata-kata temuan
• Menghindari bahasa gaul, ekspresi kedaerahan, dan bahasa yang tidak baku
• Menghindari kata-kata ubahan (qualifier)
• Menghindari kata-kata opini
• Menggunakan kata-kata dalam arti sebenarnya
• Menghindari kata-kata menyinggung atau bahasa yang mendiskriminasi
• Mengatakan tidak lebih dari yang dimaksud
• Menggunakan istilah dengan logika yang tepat
• Menggunakan kata-kata sejelas makna yang dikandungnya
• Menempatkan pernyataan dalam bentuk positif
• Membuat metafora yang jelas dan tepat
• Menggunakan kata benda yang jelas dan kata kerja aktif untuk kata sifat dan kata keterangan

Proses bisnis

Proses bisnis adalah suatu kumpulan aktivitas atau pekerjaan terstruktur yang saling terkait untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu atau yang menghasilkan produk atau layanan (demi meraih tujuan tertentu). Suatu proses bisnis dapat dipecah menjadi beberapa subproses yang masing-masing memiliki atribut sendiri tetapi juga berkontribusi untuk mencapai tujuan dari superprosesnya. Analisis proses bisnis umumnya melibatkan pemetaan proses dan subproses di dalamnya hingga tingkatan aktivitas atau kegiatan.

Secara umum, subyek dalam ekonomi dapat dibagi dengan beberapa cara, yang paling terkenal adalah mikroekonomi vs makroekonomi. Selain itu, subyek ekonomi juga bisa dibagi menjadi positif (deskriptif) vs normatif, mainstream vs heterodox, dan lainnya. Ekonomi juga difungsikan sebagai ilmu terapan dalam manajemen keluarga, bisnis, dan pemerintah. Teori ekonomi juga dapat digunakan dalam bidang-bidang selain bidang moneter, seperti misalnya penelitian perilaku kriminal, penelitian ilmiah, kematian, politik, kesehatan, pendidikan, keluarga dan lainnya. Hal ini dimungkinkan karena pada dasarnya ekonomi — seperti yang telah disebutkan di atas — adalah ilmu yang mempelajari pilihan manusia. Banyak teori yang dipelajari dalam ilmu ekonomi diantaranya adalah teori pasar bebas, teori lingkaran ekonomi (business cycle), invisible hand, daya tahan ekonomi, merkantilisme, Bretton Woods, dan sebagainya.

Ada sebuah peningkatan trend untuk mengaplikasikan ide dan metode ekonomi dalam konteks yang lebih luas. Fokus analisis ekonomi adalah "pembuatan keputusan" dalam berbagai bidang di mana orang dihadapi pada pilihan-pilihan. misalnya bidang pendidikan, pernikahan, kesehatan, hukum, kriminal, perang, dan agama. Gary Becker dari University of Chicago adalah seorang perintis trend ini. Dalam artikel-artikelnya ia menerangkan bahwa ekonomi seharusnya tidak ditegaskan melalui pokok persoalannya, tetapi sebaiknya ditegaskan sebagai pendekatan untuk menerangkan perilaku manusia. Pendapatnya ini kadang-kadang digambarkan sebagai ekonomi imperialis oleh beberapa kritikus.

Banyak ahli ekonomi mainstream merasa bahwa kombinasi antara teori dengan data yang ada sudah cukup untuk membuat kita mengerti fenomena yang ada di dunia. Ilmu ekonomi akan mengalami perubahan besar dalam ide, konsep, dan metodenya; walaupun menurut pendapat kritikus, kadang-kadang perubahan tersebut malah merusak konsep yang benar sehingga tidak sesuai dengan kenyataan yang ada. Hal ini menimbulkan pertanyaan "apa seharusnya dilakukan para ahli ekonomi?" The traditional Chicago School, with its emphasis on economics being an empirical science aimed at explaining real-world phenomena, has insisted on the powerfulness of price theory as the tool of analysis. On the other hand, some economic theorists have formed the view that a consistent economic theory may be useful even if at present no real world economy bears out its prediction.

Strategi Bisnis Terbaik yang Terbukti Menguntungkan

Setelah memahami dengan lebih dalam apa sebenarnya definisi tepat dan makna dari strategi bisnis dengan penjelasan-penjelasan di atas, Anda sekarang tentunya bisa lebih siap mempelajari strategi-strategi bisnis yang efektif untuk Anda kembangkan dan implementasikan pada bisnis Anda! Kita akan melihat beberapa strategi bisnis umum yang kerap sukses.

Tikung pasar pemula dengan strategi akuisisi

Salah satu strategi bisnis yang sangat umum adalah untuk perusahaan yang besar untuk mendapatkan posisi kuat di pasar yang sedang berkembang. UMKM yang memiliki modal yang cukup besar dapat menggunakan strategi bisnis akuisisi ini. Perusahaan tersebut biasanya kemudian melakukan akuisisi perusahaan yang sedang berada pada pasar tersebut untuk mendapatkan posisi pada pasar tersebut.

Strategi bisnis akuisisi adalah usaha untuk membeli perusahaan/brand produksi tambahan dari produk yang telah ada. Keuntungan dari strategi ini adalah dengan modal yang besar, sebuah perusahaan dapat lebih leluasa dalam menilai potensi bisnis perusahaan yang akan diakuisisi yang sesuai dengan visi perusahaan yang melakukan akuisisi.

Strategi akuisi juga bisa Anda gunakan, contohnya, ketika Anda merupakan produk/brand yang telah memulai bisnis secara offline dan belum terlalu menguasai pasar online.

Contoh: Akuisisi Instagram-Facebook

Pada April 2012, Facebook mengakuisisi perusahaan startup berbagi foto, Instagram. Perlu diingat bahwa hingga saat itu, Instagram hanya memiliki sekitar 30 juta pengguna dan belum memiliki kehadiran yang mapan di OS Android. Bagi sebagian besar orang, kejadian ini terlihat seperti keputusan yang agak gegabah dari Facebook.

Pada tahun 2014, basis pengguna Instagram telah melampaui 150 juta dan kemudian menjadi sebuah aplikasi berbagi foto yang dominan di semua platform seluler.

Strategi Facebook:

Facebook tentunya telah memikirkan tujuan dari langkah bold yang dilakukannya. Strategi Facebook dalam mengakuisisi Instagram bisa dibilang untuk a) menyudutkan pasar berbagi gambar melalui smartphone yang baru, dan b) melindungi taruhannya untuk pertumbuhan di masa depan.

Tag harga $1B yang dikeluarkan Facebook mungkin terlihat sangat tinggi dan terlalu beresiko pada tahun 2012 tersebut, tetapi terlihat hampir murah hari ini, terutama melihat keuntungannya saat ini.

Instagram memungkinkan Facebook untuk bersaing di pasar di mana ia tidak memiliki kehadiran yang sangat kuat, dan membantu mempertahankan pengguna lain, kaum-kaum yang lebih muda. Selanjutnya, dengan membeli Instagram, Facebook memastikan bahwa ia memiliki keunggulan kompetitif atas Google, Microsoft, dan pesaing lainnya.

Diferensiasi produk

Selanjutnya, strategi diferensiasi produk juga merupakan salah satu strategi bisnis yang paling efektif, khususnya untuk UMKM. Dengan menggunakan strategi bisnis ini, Anda berarti menggali secara strategis faktor-faktor pembeda produk/layanan bisnis Anda dari kompetitor.

Menonjol dari para pesaing adalah salah satu persyaratan utama untuk kesuksesan bisnis. Jika para konsumen tidak dapat membedakan nilai plus dari bisnis Anda jika dibandingkan dengan kompetitor, Anda akan mengalami kesulitan dalam melakukan penjualan.

Nilai pembeda untuk strategi bisnis ini tidak harus selalu berarti mengeluarkan biaya lebih untuk mengkapitalisasikannya. Diferensiasi produk bisa dicapai dengan apa saja termasuk dari bagaimana Anda merencanakan business model Anda, membuat produk Anda, atau menerapkan pendekatan lain pada layanan Anda.

Semua hal tersebut tidak harus mengeluarkan biaya tambahan jika riset mendalam dilakukan secara cermat dan strategis. Misalnya, Anda dapat melakukan ini dengan menyorot teknologi unggulan dari produk, fitur, gaya, atau harga yang Anda tawarkan. Anda dapat melihat strategi ini digunakan oleh hampir setiap bisnis, khususnya pemain-pemain di bidang bisnis B2C (business to customers).

Contoh yang bagus dari penggunaan strategi bisnis diferensiasi produk ini dapat dilihat dalam pendekatan Apple terhadap produknya.

Contoh: Apple iPad Air dibandingkan pesaingnya

Apple iPad Air yang memasuki pasar pada tahun 2014 menawarkan harga yang hampir dua kali lipat dari pesaing-pesaingnya. Namun, Apple tetap mampu menetapkan harga tersebut karena berhasil membedakan produknya dari pesaing. Pemasaran Apple iPad

Strategi penetapan harga

Untuk strategi penetapan harga, dalam menentukan harga bagi produk atau layanan Anda, bisnis pada dasarnya memiliki dua pilihan, yaitu:

a) Menjaga harga tetap rendah untuk menarik lebih banyak pelanggan. Namun, karena jumlah laba yang rendah, bisnis Anda harus dapat menjual banyak produk untuk menghasilkan uang.

b) Penetapan harga produk yang lebih dari jangkauan konsumen biasa atau level menengah, untuk memberikan produk Anda nilai-nilai aspirasional.

Mari kita lihat beberapa contoh dari dua pendekatan tersebut:

Contoh: Harga IKEA yang rendah

Brand furnitur asal Swedia, IKEA, mengikuti pendekatan penawaran harga yang rendah. IKEA berhasil mempertahankan margin keuntungannya yang termasuk rendah dibandingkan pesaingnya pada industri furnitur, dan menjual produk-produknya dalam volume besar sebagai gantinya. Dengan harga produknya yang berada jauh di bawah pesaing, IKEA berhasil menjual lebih banyak produknya.

Selain itu, dengan menjual bagian furnitur yang dirakit sendiri dalam volume besar, IKEA mampu menetapkan harga produknya dengan sangat agresif.

Contoh: Ferrari menetapkan harga tinggi untuk eksklusivitas

Pembuat mobil asal Italia, Ferrari, berhasil menarik pendapatan sebesar kurang lebih $3,3 miliar pada tahun 2012 dengan laba bersih sebesar $334 juta. Total jual Ferrari sepanjang tahunnya adalah sebanyak 7.318 mobil yang berarti, laba per unitnya sebesar $45.640.

Sebaliknya, perusahaan motor Hyundai menjual 2,9 juta mobil pada tahun 2011 dan mendapatkan laba sebesar $9 miliar. Hyundai mendapatkan keuntungan sejumlah $3.058 per mobil.

Contoh diatas menggambarkan strategi harga Ferrari, karena dengan menetapkan harga produknya yang berada di atas rata-rata jangkauan konsumen biasa, Ferrari mampu mempertahankan eksklusivitas (dan juga kualitas mobil yang luar biasa). Strategi tersebut memungkinkan Ferrari untuk mempertahankan margin laba yang sangat besar untuk setiap mobil yang dijualnya.

4. Strategi Konten

Pada era digital ini, strategi konten untuk pemasaran merupakan strategi bisnis efektif yang wajib dikembangkan secara matang dan diimplementasikan dengan benar untuk bisnis Anda.

Jika saat ini Anda telah menentukan business model, tujuan jangka panjang, serta nilai-nilai untuk bisnis Anda dan Anda telah mengetahui arah dan tujuan bisnis Anda, Anda akan memerlukan sarana untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut, mengkomunikasikan nilai-nilai perusahaan pada masyarakat, serta mengedukasi konsumen tentang fitur-fitur atau nilai-nilai yang bisnis Anda miliki.

Konten merupakan sarana tersebut. Mengapa? Karena kontenlah yang dapat menggerakkan hati pelanggan dan menyampaikan nilai-nilai dari bisnis Anda.

Ketika Anda telah merancang strategi bisnis yang jelas melalui konten, maka konten Anda akan bekerja dengan efisien untuk Anda. Ini karena konten yang Anda kembangkan seharusnya lebih spesifik dan targeted sehingga dapat membawa pelanggan Anda dalam sebuah perjalanan bersama brand Anda hingga mereka akhirnya menjadi pelanggan.

Lalu, bagaimana mengkomunikasikan nilai-nilai bisnis dan fitur-fitur bisnis Anda? Lakukanlah audit terhadap konten dan business model yang telah Anda buat selama ini, dan mulai membangun konten yang tepat sesuai panduan tersebut.

Konten Anda harus responsif juga terhadap respon dan setiap interaksi dari pelanggan Anda. Karena, pada akhirnya, hubungan dengan konsumen merupakan salah satu investasi yang paling berharga.

Karakteristik proses bisnis

Beberapa karakteristik umum yang dianggap harus dimiliki suatu proses bisnis adalah:

1. Definitif: Suatu proses bisnis harus memiliki batasan, masukan, serta keluaran yang jelas.
2. Urutan: Suatu proses bisnis harus terdiri dari aktivitas yang berurut sesuai waktu dan ruang.
3. Pelanggan: Suatu proses bisnis harus mempunyai penerima hasil proses.
4. Nilai tambah: Transformasi yang terjadi dalam proses harus memberikan nilai tambah pada penerima.
5. Keterkaitan: Suatu proses tidak dapat berdiri sendiri, melainkan harus terkait dalam suatu struktur organisasi.
6. Fungsi silang: Suatu proses umumnya, walaupun tidak harus, mencakup beberapa fungsi.

Sering kali pemilik proses, yaitu orang yang bertanggung jawab terhadap kinerja dan pengembangan berkesinambungan dari proses, juga dianggap sebagai suatu karakteristik proses bisnis.

Tipe proses bisnis

Terdapat tiga jenis proses bisnis:

1. Proses manajemen, yakni proses yang mengendalikan operasional dari sebuah sistem. Contohnya semisal Manajemen Strategis
2. Proses operasional, yakni proses yang meliputi bisnis inti dan menciptakan aliran nilai utama. Contohnya semisal proses pembelian, manufaktur, pengiklanan dan pemasaran, dan penjualan.
3. Proses pendukung, yang mendukung proses inti. Contohnya semisal akunting, rekrutmen, pusat bantuan.

Distribusi bisnis

Distribusi adalah salah satu aspek dari pemasaran. Distribusi juga dapat diartikan sebagai kegiatan pemasaran yang berusaha memperlancar dan mempermudah penyampaian barang dan jasa dari produsen kepada konsumen. DIstribusi dilakukan sehingga penggunaannya sesuai dengan yang diperlukan (jenis, jumlah, harga, tempat, dan saat dibutuhkan). Seorang atau sebuah perusahaan distributor adalah perantara yang menyalurkan produk dari pabrikan (manufacturer) ke pengecer (retailer). Setelah suatu produk dihasilkan oleh pabrik, produk tersebut dikirimkan (dan biasanya juga sekaligus dijual) ke suatu distributor. Distributor tersebut kemudian menjual produk tersebut ke pengecer atau pelanggan.Dunia Bisnis adalah dunia yang penuh dengan kompetitif. Bagaimana tidak, minat untuk menjalankan bisnis sangat besar bahkan sangat banyak yang menjalankan bisnis dibidang yang sama.

Salah satu hal yang harus diperhatikan pelaku bisnis untuk dapat menciptakan nilai tambah perusahaan adalah pesan bisnis. Pesan bisnis merupakan hal penting bagi suatu pelaku bisnis untuk menyampaikan informasi yang ingin disampaikan pada pelaku bisnis lain dalam upaya penyelenggaraan bisnis dengan tujuan tertentu.

Dalam suatu organisasi, pesan yang disampaikan oleh atasan kepada bawahan terkadang tidak terorganisasi dengan baik. Akibatnya pesan yang tersampaikan tidak mengenai sasaran atau tidak sesuai dengan harapan. atau disebut pula (bahasa Inggris: retail) adalah salah satu cara pemasaran produk meliputi semua aktivitas yang melibatkan penjualan barang secara langsung ke konsumen akhir untuk penggunaan pribadi dan bukan bisnis. Organisasi ataupun seseorang yang menjalankan bisnis ini disebut pula sebagai pengecer. Pada praktiknya pengecer melakukan pembelian barang ataupun produk dalam jumlah besar dari produsen, ataupun pengimport baik secara langsung ataupun melalui grosir, untuk kemudian dijual kembali dalam jumlah kecil.

Hal tersebut juga berlaku dalam dunia bisnis. Pengirim yang berlaku seperti atasan perlu melakuakn persiapan seperti perencanaan pesan bisnis yang ingin disampaikan dengan sebaiknya. Supaya pesan tersampaikan pada pihak lain dan diterima serta dipahami sesuai harapan pengirim.

Penyampaian secara langsung merupakan tipe pesan bisis yang paling sering digunakan pelaku bisnis. Namun pesan bisnis juga bisa disampaikan melalui memo, surat, merevisi draft, mengetik email, dan lain sebagainya.

Dalam pembuatan pesan – pesan bisnis tertulis, anda perlu memperhatikan hal apa saja yang ingin disampaikan kepada pihak lain. Hal tersebut merupakan langkah strategis bagi pencapaian tujuan serta salah satu faktor yang menentukan keberhasilan dalam penyampaian pesan – pesan bisnis.

Konsumen

Konsumen adalah setiap orang pemakai barang atau jasa yang tersedia dalam masyarakat, baik bagi kepentingan diri sendiri, keluarga, orang lain, maupun makhluk hidup lain dan tidak untuk diperdagangkan. Jika tujuan pembelian produk tersebut untuk dijual kembali (Jawa: kulakan), maka dia disebut pengecer atau distributor. Kegiatan pelaku konsumen ini disebut dengan konsumsi. Kepentingan konsumen adalah memenuhi kebutuhannya dengan memperhitungkan keterjangkauan daya belinya.

Banyak ahli yang mendefinisikan "jasa" diantaranya adalah:

• Phillip Kotler: jasa adalah setiap tindakan atau unjuk kerja yang ditawarkan oleh salah satu pihak ke pihak lain yang secara prinsip intangibel dan tidak menyebabkan perpindahan kepemilikan apapun. Produksinya bisa terkait dan bisa juga tidak terikat pada suatu produk fisik.
• Adrian Payne: jasa adalah aktivitas ekonomi yang mempunyai sejumlah elemen (nilai atau manfaat) intangibel yang berkaitan dengannya, yang melibatkan sejumlah interaksi dengan konsumen atau dengan barang-barang milik, tetapi tidak menghasilkan transfer kepemilikan. Perubahan daiam kondisi bisa saja muncul dan produksi suatu jasa bisa memiliki atau bisa juga tidak mempunyai kaitan dengan produk fisik.
• Christian Gronross: jasa adalah proses yang terdiri atas serangkaian aktivitas intangible yang biasanya(namun tidak harus selalu) terjadi pada interaksi antara pelanggan dan karyawan jasa dan atau sumber daya fisik atau barang dan atau sistem penyedia jasa, yang disediakan sebagai solusi atas masalah pelanggan". Interaksi antara penyedia jasa dan pelanggan kerapkali terjadi dalam jasa, sekalipun pihak-pihak yang terlibat mungkin tidak menyadarinya. Selain itu, dimungkinkan ada situasi di mana pelanggan sebagai individu tidak berinteraksi langsung dengan perusahaan jasa.

Pengertian Konsumen Menurut Para Ahli

1. Sri Handayani

Konsumen yaitu seseorang atau suatu organisasi yang membeli dan menggunakan sejumlah barang atau jasa dari pihak produsen.

---

2. Undang-Undang No. 8 Tahun 1999 Pasal 1 ayat 2 tentang Perlindungan Konsumen

Konsumen yakni setiap orang pemakai barang atau jasa yang tersedia di masyarakat, baik bagi kebutuhan diri sendiri, keluarga, orang lain, atau mahluk hidup lain dan tidak untuk diperdagangkan.

---

3. Philip Kotler

Konsumen ialah semua individu dan rumah tangga yang membeli atau memperoleh barang atau jasa untuk dikonsumsi secara pribadi.

---

4. Dewi

Konsumen merupakan seseorang yang menggunakan suatu produk baik barang atau jasa yang telah dipasarkan oleh pihak produsen.

---

5. Aziz Nasution

Konsumen adalah setiap individu dan rumah tangga yang mendapatkan barang atau jasa untuk digunakan dengan tujuan tertentu.

Ciri-Ciri Konsumen

• Konsumen membeli dan menggunakan barang sesuai dengan kebutuhannya.
• Barang yang dipilih memberikan kegunaan optimal bagi dirinya.
• Konsumen memilih barang yang mutunya terjamin.
• Konsumen membeli barang yang harganya sesuai.

Peran Konsumen

• Sebagai pengguna dari barang atau jasa yang telah dihasilkan oleh pihak produsen.
• Sebagai motivator bagi suatu perusahaan. Karena semakin banyak barang atau jasa yang digunakan konsumen, maka motivasi produsen dalam memproduksi barang atau jasa akan semakin tinggi.
• Untuk dapat menciptakan peningkatan pendapatan nasional suatu negara

Hak Konsumen

• Konsumen memiliki hak atas kenyamanan, keamanan, dan keselamatan dalam penggunaan barang maupun jasa.
• Konsumen berhak untuk memilih barang atau jasa serta mendapatkan barang atau jasa tersebut sesuai dengan nilai tukar dan kondisi serta jaminan yang dijanjikan.
• Konsumen berhak untuk mendapatkan informasi yang benar, jelas, dan jujur tentang kondisi dan jaminan barang atau jasa yang dibeli.
• Konsumen berhak untuk didengar pendapat dan keluhannya terkait barang atau jasa yang dipakai.
• Konsumen memiliki hak untuk mendapatkan advokasi, perlindungan, dan upaya penyelesaian sengketa perlindungan konsumen secara patut.
• Konsumen memiliki hak untuk mendapatkan pembinaan dan pendidikan konsumen.
• Konsumen berhak untuk mendapatkan perlakukan dan pelayanan yang benar dan jujur serta tidak diskriminatif.
• Konsumen berhak mendapatkan kompensasi, ganti rugi, atau penggantian, jika barang atau jasa yang diterima tidak sesuai dengan semestinya.
• Hak-hak yang diatur dalam ketentuan perundang-undangan lainnya.

Kewajiban Konsumen

• Konsumen wajib membaca dan mengikuti petunjuk informasi maupun prosedur penggunaan atau pemanfaatan barang atau jasa, demi keamanan dan keselamatan.
• Konsumen harus memiliki itikad baik dalam melakukan transaksi pembelian barang atau jasa.
• Konsumen wajib membayar pembelian barang atau jasa sesuai dengan nilai tukar yang disepakati.
• Konsumen wajib mengikuti upaya penyelesaian hukum sengketa perlindungan konsumen secara patut.

Jenis-Jenis Konsumen

1. Konsumen Perorangan (Personal Consumer)

Konsumen perorangan (personal consumer) ialah salah satu jenis konsumen yang membeli atau memakai suatu produk (barang atau jasa) untuk keperluan diri sendiri.

Personal consumer sering juga disebut dengan istilah end user. Contoh konsumen akhir, individu, keluarga.

---

2. Konsumen Organisasi (Organizational Consumer)

Pengertian konsumen organisasi (organizational consumer) yaitu suatu konsumen yang membeli atau memakai suatu produk (barang atau jasa) untuk keperluan operasional organisasi tersebut.

Misalnya perusahaan yang membeli bahan baku atau keperluan lain agar perusahaan dapat beroperasi. Contoh konsumen organisasi atau konsumen antara ialah distributor, agen, pengecer.

Faktor yang Mempengaruhi Perilaku Konsumen

1. Faktor Kebutuhan

Faktor ini berpengaruh terhadap perilaku konsumen dalam membeli suatu barang adalah kebutuhan.

Ia akan membeli apa yang memang sedang dibutuhkan, terlepas itu kebutuhan primer (rutin) maupun kebutuhan tak terduga.

---

2. Faktor Lingkungan

Lingkungan juga akan cukup berpengaruh karena tidak sedikit seseorang akan mengubah gaya hidup dan kebutuhannya akibat terpengaruh oleh lingkungan atau tempat ia berada.

---

3. Faktor Kualitas Produk

Tidak sedikit juga para konsumen yang memutuskan membeli suatu barang karena memang tergiur oleh kualitas produk yang ditawarkan.

Sehingga ketika ia tertarik dengan suatu barang yang menurutnya berkualitas, ia tak akan ragu untuk membelinya.

---

4. Faktor Harga

Harga menjadi salah satu faktor yang menjadi pertimbangan cukup penting. Karena umumnya harga menjadi patokan terpenting dan cukup berpengaruh bagi konsumen ketika akan membeli sesuatu.

---

5. Faktor Promosi

Promosi atau iklan tidak akan bisa dipungkiri juga mampu menghipnotis konsumen.

Tak heran jika banyak produk yang berusaha memaksimalkan promosi demi mendapatkan atau menjaring banyak konsumen.

Analisis audiens

Analisis terhadap audiens sangat perlu dilakukan, audiens dalam studi komunikasi bisaindividu ataupun organisasi. Audiens biasanya memiliki pemahaman yang berbeda-bedaatas pesan yang mereka terima.

a. Mengembangkan Profil Audiens

Analisis terhadap Audiens yang sudah dikenal biasanya relatif lebih mudah dilakukan tanpaharus melalui penelitian yang rumit. Demikian juga, reaksi atas pesan yang dikrim kepadaorang yang sudah dikenal pada umumnya bisa diperkirakan.

b. Mengenali penerima primer

Apabila penerima terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orang-orang terpenting yangberpengaruh atau bertindak sebagai pengambil keputusan.

c. Menetapkan jumlah dan komposisi audiens

Jumlah penerima juga memengaruhi pesan bisnis. Menulis pesan bisnis yang ditujukanhanya kepada satu orang akan berbeda dengan pesan bisnis yang ditujukan kepada banyakorang.

d. Mengukur Tingkat Pemahaman Audiens

Apabila penerima memiliki latar belakang yang sama pengirim , maka pada umumnyamereka dianggap memiliki pemahaman yang relatif sama terhadap suatru pesan.

e. Memperkirakan reaki penerima

Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang diperkirakan akandilakukan oleh penerima.

f. Memenuhi Kebutuhan Informasi Audiens

Pesan yang baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan penerima . Memenuhikebutuhan informasi penerima merupakan salah satu kunci sukses pesan bisnis. Ada lima pedoman yang perlu diperhatikan agar pesan bisnis mampu memenuhi kebutuhan informasiaudiens, yaitu :

1. Temukan apa yang ingin diketahui audiens

Tidak semua audiens pandai mengungkapkan apa yang ingin diketahuinya.

2. Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan

Informasi tambahan yang relevan perlu diberikan untuk mengantisipasi kebutuhan informasi yang tidak disadari oleh audiens.

3. Berikan semua informasi yang diperlukan oleh audiens

Ujilah kelengkapan pesan yang dikirim dengan berpedoman pada 5 W + 1 H ( Who, What,Why, When, Where, dan How).

4. Pastikan bahwa informasi yang diberikan akurat.

Dalam bisnis, ketepatan informasi harus dipastikan terlkebih dahulu sebelum membuatkomitmen tertulis. Kaji ulang tanggal,jadwal, asumsi, perhitungan matematika,ataukeuangan untuk memastikan keabsahannya.

5. Tekankan gagasan yang paling menarik bagi audiens.

Diantara beberapa gagasan yang disampaikan, lakukan penekanan pada gagasan yang palingmenarik perhatian audiens.

Cara mengenali audiens presentasi

mengenal audiens adalah salah fondasi utama yang akan menjadi penentu dari kesuksesan presentasi.

Dan di sini saya akan bahas lebih lanjut tentang hal itu. Saya akan mengajak Anda melihat cara melakukan analisis untuk mengenali audiens presentasi.

Terkait dengan analisis ini ada tiga aspek yang perlu Anda analisis demografis, aspek psikologis dan aspek kontekstual.

1. Aspek Demografis

Tujuan dari analisis aspek demografis adalah untuk mengetahui siapa yang Anda ajak bicara. Berikut adalah beberapa hal yang perlu Anda analisis dari aspek demografis.

• Apa latar belakang pekerjaan mereka?
• Apa latar belakang pendidikan mereka?
• Apa posisi mereka dalam organisasi?
• Apa latar belakang agama, ras, suku dan budaya mereka?

2. Aspek Psikologis

Tujuan dari analisis aspek psikologis adalah untuk mengetahui apa yang dipahami dan yakini oleh audiens sebelum mengikuti presentasi. Berikut adalah beberapa hal yang perlu Anda analisis dari aspek psikologis.

• Apa masalah mereka
• Apa yang ingin mereka dengar?
• Sejauh mana tingkat pengetahuan mereka terhadap topik yang akan disampaikan
• Mengapa mereka perlu mendengarkan topik yang akan disampaikan

3. Aspek Kontekstual

Tujuan dari analisis kontekstual adalah untuk mengetahui bagaimana situasi yang Anda hadapi. Berikut adalah beberapa hal yang perlu Anda analisis dari aspek kontekstual.

• Apakah mereka hadir sukarela atau karena kewajiban ?
• Dimana presentasi dilakukan?
• Bagaimana kondisi ruangan dan peralatan yang akan digunakan?
• Berapa lama waktu yang diberikan?

Itulah tiga aspek penting yang harus Anda ketahui dari audiens.

Dengan demikian Anda akan akan tahu bagaimana menentukan pendekatan presentasi yang paling sesuai dengan karakteristik dan kebutuhan audiens.

Cara Melakukan Analisis

Sekarang Anda sudah tahu aspek-aspek penting yang harus Anda analisis. Selanjutnya Anda bisa memulai menganalis. Namun ini butuh proses dan butuh strategi yang tepat supaya semua berjalan sesuai dengan harapan.

Terkait dengan analisis ini, ada empat strategi yang bisa Anda kembangkan.

1. Melakukan analisis pribadi

Langkah ini adalah titik awal untuk analisis audiens Anda. Anda harus dapat memperkirakan sendiri tentang audiens Anda. Di sini Anda dapat memulainya dengan melihat dalam kegiatan apa Anda melakukan presentasi. Karena biasanya orang-orang yang hadir adalah orang-orang yang ada keterkaitan dengan kegiatan tersebut.

Jika dalam analisis ini muncul kesenjangan, artinya ada beberapa hal yang belum Anda ketahui. Ini dapat menjadi target sisa kegiatan analisis audiens Anda. Jadi kegiatan analisis Anda akan jauh lebih efektif dan efisien.

2. Wawancara dengan panitia penyelenggara

Wawancara dengan panitia penyelenggara dapat Anda lakukan apabila Anda menjadi presenter yang diundang untuk berbicara dalam sebuah kegiatan. Misalnya kegiatan seminar, pelatihan, kuliah umum atau yang lain. Untuk melaksanakan wawancara Anda bisa membuat janji untuk bertemu dengan panitia, jika mungkin. Atau bisa juga menghubungi mereka menggunakan kontak telefon.

3. Wawancara dengan audiens

Jika Anda memiliki akses untuk berkomunikasi dengan beberapa audiens, Anda dapat memanfaatkan ini untuk menggali informasi tentang diri mereka . Tidak harus semua audiens, cukup 2 atau tiga orang dari audiens Anda. Meskipun ini tidak dapat memberikan keterangan tentang semua audiens yang akan hadir. Namun ini tetap akan berguna bagi untuk mempersiapkan presentasi Anda.

Jika wawancara ini tidak mungkin untuk Anda lakukan jauh hari sebelum presentasi, Anda bisa memanfaatkan waktu menjelang atau ketika kegiatan presentasi mau dilakukan. Dalam hal ini Anda memang tidak dapat membuat perubahan besar untuk konten Anda. tetapi Anda dapat menggunakan beberapa kata kunci atau frase untuk beradaptasi dengan audiens Anda.

Supaya dapat memanfaatkan ini dengan baik sebaiknya Anda datang lebih awal, sehingga Anda punya waktu untuk menyapa audiens serta berinteraksi dengan mereka.

4. Lakukan pengamatan selama presentasi

Strategi ini dapat Anda lakukan selama proses presentasi berlangsung. Ini memang tidak akan merubah apapun dari presentasi Anda, namun ini akan membantu Anda untuk presentasi berikutnya.

Sebagai contoh, dalam setiap presentasi pelatihan yang saya lakukan, saya selalu mencatat pertanyaan-pertanyaan spesifik dari audiens. Pertanyaan-pertanyaan tersebut membantu saya mengetahui bagian mana dari materi yang perlu saya tambah, saya kurangi dan saya tekankan. Kemudian dari pengetahuan ini saya dapat meningkatkan kualitas presentasi saya untuk pelatihan selanjutnya.

Ini dapat Anda lakukan untuk presentasi Anda, meskipun audiens Anda akan berbeda, namun jika topik yang Anda sampaikan masih sama cara ini akan memberikan sesuatu yang berharga untuk presentasi Anda selanjutnya.

Itulah empat strategi yang bisa Anda lakukan untuk menganalisis audiens Anda. Namun saya ingin mengingatkan setiap situasi presentasi memiliki kebutuhan yang berbeda-beda.

Untuk presentasi dadakan analisis audiens hanya bisa Anda lakukan dengan mengamati sesaat sebelum presentasi Anda lakukan.

Jadi Anda tidak perlu terlalu sibuk untuk melakukan analisis audiens secara mendalam. Anda hanya perlu tahu kecenderungan umum dari audiens sehingga dengan cepat Anda mengetahui apa yang ingin mereka dengarkan.

Untuk presentasi di kelas saat mengajar atau presentasi rutin dalam departemen Anda, analisis audiens dapat Anda lakukan 15-30 menit di awal persiapan presentasi.

Mengapa cukup 15-30 menit ?

Karena untuk presentasi jenis ini, biasanya audiens yang Anda hadapi sama.

Jadi Anda hanya perlu menganalisis apa yang ingin mereka dengar saat itu terkait dengan topik yang Anda sampaikan.Untuk presentasi penting, di mana Anda bertugas sebagai presenter yang diundang, analisis audiens dapat memakan waktu beberapa hari dan memerlukan bantuan dari orang lain.

Media komunikasi

Media komunikasi adalah suatu alat atau sarana yang digunakan untuk menyampaikan pesan dari komunikator kepada khalayak. Media dominan dalam berkomunikasi adalah pancaindera manusia seperti telinga dan mata.Media juga merupakan jendela yang memungkinkan kita untuk dapat melihat lingkungan yang lebih jauh, sebagai penafsir yang membantu memahami pengalaman,Sebagai landasan penyampai informasi, Sebagai komunikasi interaktif yang meliputi opini audiens, Sebagai penanda pemberi intruksi atau petunjuk, Sebagai penyaring atau pembagi pengalaman dan fokus terhadap orang lain, cermin yang merefleksikan diri kita dan penghalang yang menutupi kebenaran. Media komunikasi juga dijelaskan sebagai sebuah sarana yang dipergunakan sebagai memproduksi, reproduksi, mengolah dan mendistribusikan untuk menyampaikan sebuah informasi. Media komunikasi sangat berperan penting bagi kehidupan masyarakat. Secara sederhana, sebuah media komunikasi adalah sebuah perantara dalam menyampaikan sebuah informasi dari komunikator kepada komunikan yang bertujuan agar efisien dalam menyebarkan informasi atau pesan. Komunikasi merupakan bentuk percakapan yang berlangsung atas dasar persamaan persepsi. Komunikasi dalam bahasa inggris communicationberasal dari kata latin communicatio dan berasal dari kata communis yang berarti sama.

Bentuk Media Komunikasi

Media Cetak

segala jenis barang/media komunikasi yang dapat dilakukan melalui proses pencetakan dan dapat dipergunakan sebagai sarana penyampaian pesan atau informasi. Contoh: surat kabar, buku, brosur, majalan dan buletin.

Media visual atau media pandang

penerimaan pesan yang tersampaikan melalui panca indera dan dapat dilihat . Contoh: gambar dan Foto.

Media audio

penerimaan pesan yang tersampaikan dengan melalu indera pendengaran. Contoh: Radio dan Tape recorder.

Media Audio visual aid (AVA)

media komunikasi yang dapat dilihat dan juga dapat didengar, untuk mendapatkan informasi secara bersamaan. Contoh: televisi.

Jangkauan Penyebaran Media Komunikasi

Media Komunikasi Eksternal

media komunikasi yang dapat dipergunakan untuk dapat menjalin sebuah hubungan dan menyampaikan sebuah informasi dengan pihak luar. Media komunikasi yang sering digunakan adalah:

1. Media cetak media komunikasi tercetak dan tertulis agar dapat menjangkau publik ekternal, seperti pemilik saham, konsumen, pelanggan dan mitra kerja.
2. Media elektronik

Radio adalah sebuah alat eletronik yang dihgunakan sebagai media komunikasi dan informasi. Radio dapat memberikan rangsangan terhadap pendengaran. Dengan radio seseorang bisa mendapatkan sebuah informasi dan berbagai peristiwa yang penting dan baru serta acara hiburan yang menyenangkan.pengertian radio menurut ensiklopedi indonesia adalah penyampaian pesan informasi dengan pemanfaatan gelombang elektromagnetik bebas yang memiliki frekuensi kurang dari 300 GHz (panjang gelombang lebih besar dari 1mm). Secara garis besar, radio mempunyai manfaat sebagai perjelas pesan dan informasi, mengatasi sebuah ruang dan waktu, daya indera dan juga tenaga.manfaat radio lainnya adalah menimbulkan gairah untuk belajar, informasi yang langsung didapatkan oleh komunikan menerima pesan atau decode. Dan memberikan rangsangan terhadap pengalaman yang dapat menimbulkan persepsi yang sama.

Televisi adalah sebuah alat penangkap siaran yang menghasilkan gambar atau visualisasi. Kata televisi berasal dari kata tele yang artinya jauh dan vision yang artinya jauh, dan dapat dijelaskan bahwa televisi adalah tampak atau dapat dilihat dari jarak jauh. Sejarah singkat televisi telah mengubah sifat, cara beroperasi dan hubungan antara komunikator dan komunikan. Ruang lingkup dan sifat industri penyiaran televisi di dominasi oleh organisasi dengan produksi,distribusi, dan pengambilan keputusan yang tersentralisasi. Jaringan ini berhubungan dengan para afiliasi dengan tujuan untuk menghantarkan penonton kepada pengiklan. Afiliasi lokal membawa program jaringan untuk dapat mengosongkan waktu sebagai penukar kegiatan untuk suatu program yang disebut kompensasi dan waktu spot lokal dapat denegosiasikan dengan afiliasi dari berbagai stasiun televisi.

Internet adalah jaringan komputer yang terhubung secara internasional dan tersebar di seluruh dunia. Internet adalah media komunikasi yang berbasis dengan teknologi informasi. Keunggulan media komunikasi internet adalah mudah,cepat,murah, dan dapat dijangkau sampai seluruh dunia. Internet adalah jaringan komputer yang terkoneksi secara global dan dapat berkomunikasi secara bebas dan dapat bertukar sebuah informasi. Pada internet semakin berkembang pada saat ini, seperti hal nya e-mail, seseorang bisa melakukan pertukaran informasi secara singkat dan lebih efisien serta mendapatkan respon yang cepat satu dengan lainnya.

Media Komunikasi Internal

Media komunikasi internal adalah sarana penyampaian informasi di antara publik internal yang bersifat non-komersial. Baik penerima ataupun pengirim informasi adalah orang dari publik internal. Media yang digunakan secara internal adalah:

Telephone digunakan sebagai alat komunikasi untuk menyampaikan pesan secara langsung melalui suara antara komunikan dan komunikator serta hasil yang disampaikan dapat dirasakan secara langsung.

Surat merupakan media komunikasi internal dalam bentuk tertulis yang dilakukan oleh sender untuk memberikan informasi kepada receiver. Akan tetapi, respon yang didapati tidak secara langsung membutuhkan waktu serta biaya.

Papan Pengumuman penyampaian informasi secara internal melalui papan pengumuman hanya untuk memberikan sebuah informasi dari receiver kepada publik internal.

House journal (Majalah Bulanan) sebagai media cetak dan tertulis. Penyampaian informasi tidak dilakukan secara langsung. Akan tetapi, seorang reporter atau pencari berita membutuhkan waktu untuk mencari sebuah informasi yang benar dan akurat,serta dapat dipercaya.

Printed material (Media Komunikasi dan Publikasi berupa Bahan Cetakan)sebagai media komunikasi yang dicetak seperti pamflet dan brosur hanya memberikan informasi kepada publik.

Media pertemuan dan Pembicaraan media pertemuan seperti diskusi ataupun rapat menjadi media komunikasi,penyampaian pesan secara internal agar kalangan tersebut bisa menyamakan dalam satu persepsi.

Elemen Media Komunikasi

Ilmuan media bernama Art Silverblatt mengidentifikasi ada tujuh elemen dasar sebagai media komunikasi baru, antara lain adalah:

• Keterampilan berpikir secara kritis untuk dapat mengembangakan penilaian independen terhadap suatu media.berpikir secara kritis adalah sebuah esensi dasar.
• Pemahaman terhadap sebuah proses komunikasi massa, sebagai komponen dan mengetahui media dalam beroperasi
• Kesadaran akan dampak media terhadap invidu dan masyarakat. Kesadaran agar khalayak tidak terjebak dalam sebuah informasi yang tidak dapat dipertanggunjawabkan sebuah keaslian berita atau informasi.
• Strategi untuk menganalisis dan mendiskusikan pesan media. Khalayak dapat meyerap dan juga memilih sebuah media yang memberikan sebuah informasi yang akurat dan tepercaya.
• Sebuah kesadaran akan isi dari sebuah media atau teks yang menyediakan sebuah wawasan bagi kehidupan.
• Kemampuan untuk dapat menikmati, memahami dan menghargai dari isi media.
• Pengembangan keterampilan produksi yang efektif dan bertanggung jawab.

Seleksi saluran dan media

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melaluidua saluran, yaitu saluran lisan dan tertuis. Pilihan mendasar antara berbicara atau menulistergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.

· Saluran komunikasi lisan (oral communications)

Komunikasi lisan merupakan saluran yang paling banyak di gunakan dalam bisnis,komunikasi itu antara lain, percakapan antara dua orang secara langsung (tatap muka), melalui telepon, wawancara, pidato, seminar, pelatihan, dan presentasi bisnis. Saluran itu disukai karena sederhana, spontan, nyaman, praktis, ekonomis dan memiliki kemampuan yang lebih tinggi dalam memberikan umpan balik (feed back). Alat bantu audiovisual seperti film, video klip, audio rekaman, proyektor LCD, dan slide show.

· Saluran komunikasi tertulis (written communicationss)

Pesan-pesan tertulis dalam bisnis di buat dalam berbagai bentuk, misalnya surat, memo, proposal, dan laporan. Pilihan kata dalam pesan tertulis duilakukan dengan hati-hati untuk mempertahankan nada sopan dan bersahabat, kekurangannya adalah umpan balik secara langsung yang tidak bias di peroleh dengan waktu cepat. Dalam memilih saluran dan media berkomunikasi perlu dipertimbangkan tingkat kepentingannya, formalitas, kompleksitas, tingkat kerahasiaannya, emosional, dan biaya pengiriman serta harapan audiens.

Keterampilan Melakukan Media Komunikasi

• Kemampuan dan kemauan melakukan suatu usaha untuk dapat memahami suatu isi media, memberi perhatian dan menyaring terhadap gangguan.
• Pemahaman dan pengharagaan kepada kekuatan pesan media.
• Kemampuan untuk dapat membedakan reaksi emosional dan rasional ketika menilai ataupun merespons isi media.
• Pengembangan ekspektasi yang lebih tinggi terhadap media.
• Pengetahuan terhadap kesepakatan akan suatu genre atau aliran untuk dapat mengenali sebuah aliran dapat digabungkan dengan media lain.
• Kemampuan berpikir secara kritis tentang isi media dan tidak terlalu peduli dengan kredibilitas sumber apabila suatu informasi masih bersifat rancu.
• Pengetahuan tentang bahasa yang dipakai kalangan berbagai media dan memahami pengaruhnya.

Aplikasi Dan Implikasi

• Media sebagai komunikasi pendukung pembentukan khalayak

Teori McLuhan menstimulasi cara pandang baru terhadap gagasan dan bahasan subjek untuk memahami suatu proses komunikasi secara lebih luas dan terarah.Dan variabel dari komunikasi memberikan gambaran dalam pengaruh terhadap media.Pengaruh media terhadap masyarakat dapat dilihat dari beralihnya masyarakat lisan menjadi masyarakat tulisan,dimana masyarakat pada zaman dahulu untuk menyampaikan sebuah informasi mengunakan suara untuk menyapaikan suatu pesan, kemudian pada saat ini apabila ingin menyampaikan sebauh pesan dapat dikirim melalui sebuah SMS.Perubahan masyarakat dari mendengar berita secara lisan dan duduk membaca buku kemudia beralih mejadi masyarakat yang menonton dan memilih sebuah konten tayangan televisi,dan gambaran mulai bergerak dan dilihat oleh khalayak dan dapat disadari atau tidak media sudah sangat mempengaruhi kehidupan khakayak yang menggunakan media tersebut.

• Institusi media memiliki peran penting dalam produksi budaya

Faktanya media memang sangat mempengaruhi budaya dan tingkah laku serta pola pikir masyarakat.pengaruh melalui media terhadap saluran interpersonal merupakan bagian integral dari suatu budaya yang berskala dan besar seperti televisi dan media cetak.Banyak para ahli yang menyatakan bahwa individu memiliki kendali besar atas hasil transaksi media dalam kehidupan masyarakat. Produk interaksi yang beragam dari pemenuhan kebutuhan, hasrat dan ketergantungan individu,dan sulit sekali untuk menguranginya.Teori ketergantungan menengahi beberapa masalah antara model penggunaan dan kepuasan dengan model pengaruh yang sangat kuat.Teori tersebut menilai perbedaan invidu dalam penanggapan pengaruh media,menunjukan kerumitan interaksi beragam dalam aspek transaksi media.Peleburan beberapa teori penggunaan dan kepuasan dengan teori ketergantungan memberikan sebuah gabungan yang lengkap.

• Audiens atau masyarakat penikmat media ikut serta dalam pesan media

Audiens dianggap populasi yang sangat besar dapat hasil dari suatu transaksi media yang bisa dijadikan dua khalayak sebagai khalayak pasif dan khalayak aktif,keduanya adalah penikmat media.Akan tetapi dapat menjadi dua kategori yang difergen,dimana khalayak pasif akan jauh lebih menerima suatu pesan yang diberikan media tanpa ada penyortiran untuk kelayakan dalam pembentukan karakter atapun dalam kehidupan sehari-hari. Sedangkan masyarakat yang aktif lebih memilih suatu isi pesan yang akan disampaikan media.

BAB IV PENULISAN DAN PENYELESAIAN PESAN-PESAN BISNIS

Perencanaan pesan komunikasi

  Perencanaan Pesan komunikasi Bisnis

  Pemahaman Proses Komposisi

Perencanaan Pesan Komunikasi Bisnis merupakan suatu langkah strategis bagai pencapaian faktor penetu tujuan organisasi secara menyeluruh dan merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan komunikasi. Pesan- pesan bisnisyang terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan komuniksasi (Hajiji 2005). Proses komposisi ( composition process ) penyusunan pesan-pesan bisnis dapat dianalogikan dengan proses penciptaan lagu seperti yang dilakukan oleh seorang komposer.Begitu halnya dengan proses komposisi untuk pesan-pesan bisnis.

Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi tahap :

1. Fase perencanaan,

adanaya pemikiran yang sangat mendasar seperti masksud/tujuan komunikasi audience yang akan menerima pesan, ide pokok pesan-pesan yang akan disampaikan, dan saluran atau media yang akan digunakan dalam penyampaian pesan. Disamping itu intonasi suara juga perlu diatur, pakah melemah, mendatar atau tinggi. Yang penting adalah mensiasati situasi yang ada, sehingga tujuan yang dikehendaki dapat tercapai.

2. Fase Pengorganisasian,

erat kaitanya dengan penyusunan atau pengaturan kata- kata, kalimat, dan paragraf. Karena dalam penyusunan kata-kata harus dapat dipertanggungjawabkan terhadap yang dituangkan dalam kata-kata tersebut dan terdapat seleksi berbagai ilustrasi yang ada serta melakukan penyusunan mendukung ide pokok, gunakan kata-kata yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti, dan dilaksanakan oleh si penerima pesan.

Proses perencanaan

Proses perencanaan atau planning adalah bagian dari daur kegiatan manajemen yang terutama berhubungan dengan pengambilan keputusan (decision making) untuk masa depan, baik jangka panjang maupun jangka pendek, sehubungan dengan pokok pertanyaan: apa, siapa, bagaimana, kapan, di mana, dan berapa, baik sehubungan dengan lembaga yang dimanajemeni maupun usaha-usahanya.dapat dilaksanakan menyeluruh, misalnya dalam perencanaan korporat, perencanaan strategis, atau perencanaan jangka panjang. Bisa juga dilakukan per divisi atau unit bisnis stategis menjadi rencana divisi atau anak perusahaan tertentu di dalam suatu korporasi yang lebih besar. Bisa juga dilakukan per fungsi baik di dalam korporasi, di dalam divisi maupun unit bisnis individual, misalnya rencana fungsi pemasaran, rencana fungsi keuangan, rencana fungsi produksi dan distribusi, dan rencana fungsi personalia. Bagaimanapun lingkup perencanaan yang dilakukan, pokok pertanyaan yang dipikirkan sama saja: apa, siapa, bagaimana, kapan, di mana, dan berapa. Perbedaannya menyangkut metode yang digunakan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan itu

Tahapan proses perencanaan

1. Menetapkan target atau tujuan, perencanaan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja. Tanpa rumusan target atau tujuan yang jelas, organisasi akan menggunakan sumber daya secara tidak efektif.
2. Merumuskan keadaan saat ini, pemahaman akan posisi atau keadaan organisasi sekarang ini dari pada tujuan yang hendak dicapai atau sumber daya-sumber daya yang tersedia untuk pencapaian tujuan merupakan hal sangat penting, karena tujuan dan rencana menyangkut waktu yang akan datang. Hanya setelah keadaan organisasi saat ini dianalisa, rencana dapat dirumuskan untuk menggambarkan rencana kegiatan lebih lanjut. Tahap kedua ini memerlukan informasi-terutama keuangan dan data statistik yang didapat melalui komunikasi dalam organisasi.
3. Mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan, segala kekuatan dan kelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu diidentifikasikan untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu perlu diketahui faktor-faktor lingkungan intren dan ekstern yang dapat membantu organisasi mencapai tujuannya,atau yang mungkin menimbulkan masalah. Walau pun sulit dilakukan, antisipasi keadaan,masalah, dan kesempatan serta ancaman yang mungkin terjadi di waktu mendatang adalah bagian esensi dari proses perencanaan.
4. Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan, Tahap terakhir dalam proses perncanaan meliputi pengembangaan berbagai alternatif kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian alternatif-alternatif tersebut dan pemilihan alternatif terbaik (paling memuaskan) diantara berbagai alternatif yang ada.

Karakter atau Pendekatan Dasar Proses Perencanaan

• Dari atas ke bawah (top-down). Pendekatan ini mendesak bagian bawah bekerja sesuai kemauan atasan di dalam perencanaan tanpa memedulikan situasi nyata bagian bawah. Waktu perencanaan bisa sangat pendek, tetapi ada banyak hal yang terlewatkan karena sempitnya forum informasi dan komunikasi. Biasanya menimbulkan kepatuhan yang terpaksa namun untuk sementara waktu efektif.

• Dari bawah ke atas (bottom-up). Pendekatan ini merupakan upaya melibatkan semua pihak sejak awal, sehingga setiap keputusan yang diambil dalam perencanaan adalah keputusan mereka bersama, dan mendorong keterlibatan dan komitmen sepenuhnya untuk melaksanakannya. Kelemahannya memerlukan banyak waktu dan tenaga untuk perencanaan. Diperlukan pengembangan budaya perusahaan yang sesuai.

Unsur-unsur Proses Perencanaan

Beberapa unsur di bawah ini terdapat dalam proses perencanaan manapun, kendati lingkup dan metodenya berbeda. Bisa luas, bisa kecil. Bisa kompleks, bisa sederhana. Walau demikian baik jika dikenali dengan lebih jelas.

Audit Situasi

Audit situasi dilaksanakan dengan memeriksa data prestasi beberapa masa yang lalu. Prinsipnya adalah untuk mendapatkan informasi pengenalan diri sendiri saat ini di sini dengan segala dimensinya: apa, siapa, mengapa, untuk apa, di mana, bagaimana, berapa? Mendaftar berbagai aspek kekuatan (strengths) dan kelemahan (weaknesses) internal yang diketahui.

Selanjutnya teknik forecasting secara statistik biasanya digunakan untuk melihat ekstapolasi kecenderungan data ke masa depan dalam situasi konstan seperti pada masa lalu. Tetapi situasi tidak akan tetap sama karena adanya perubahan. Perubahan-perubahan masa depan diantisipasi dengan berbagai teknik riset masa depan.

Riset Masa Depan

Adalah usaha untuk memperkirakan situasi lingkungan eksternal masa depan yang akan dihadapi. Tujuan riset masa depan (future research) adalah mengenali dan mempertimbangkan dampak dari kecenderungan perkembangan faktor-faktor dalam ekonomi makro, bidang industri atau jasa, politik, perubahan sosial, teknologi, budaya dan gaya hidup masyarakat, keamanan dan lain sebagainya, apakah positif ataukah negatif. Juga diperkirakan situasi persaingan. Apa yang akan dikerjakan pemain dan pesaing lama? Berapa banyak pemain dan pesaing baru akan terjun di lapangan (pasar)? Dampak positif berarti peluang (opportunities) bagi pengembangan karya yang perlu ditangkap dan dimanfaatkan. Dampak negatif berarti ancaman (threats), hambatan atau kendala bagi kemajuan. Maka perlu diatasi.

Asumsi-asumsi

Gabungan audit situasi (internal) dan riset masa depan (eksternal) yang dipadukan dengan melakukan metode Analisis SWOT menghasilkan asumsi-asumsi atau pengandaian situasi atas berbagai faktor variabel. Data basis yang diperoleh di sini seolah-olah siap memberi penjelasan pada setiap pertanyaan: mengapa.

Policy atau kebijakan

Perumusan policy atau kebijakan dasar dimaksudkan sebagai garis pedoman mengenai apa yang boleh dilakukan dan apa yang tidak boleh dilakukan dalam rangka pencapaian tujuan, sasaran, target. Ini memberi warna dasar pada semua rencana usaha, misalnya orientasi pada kepuasan konsumen yang harus dipertimbangkan di dalam semua rencana strategi dan taktis.

Rencana Strategi

Garis besar ketentuan mengenai bidang-bidang utama mengenai pengembangan bisnis dan organisasi, pembaruan dan pengembangan produk, strategi persaingan dan pemasaran, strategi keuangan, strategi investasi prasarana dan sarana, strategi produksi dan strategi sumber daya manusia.

Keunggulan Strategis

Perencanaan yang dengan jelas merumuskan hal-hal berikut dikatakan sudah mempunyai potensi keunggulan strategis:

• Visi

• Strategi

• Taktik

• Implementasi

• Operasi

(Kenneth Primozic, Edward Primozic dan Joe Leben (1991): Strategic Choices: Supremacy, Survival or yonara. McGrawHill).

Pemikiran strategis haruslah merupakan suatu daur berkesinambungan. Daur itu dimulai dengan pembentukan visi organisasi, berlanjut dengan penentuan strategi (yaitu tujuan dan garis besar usaha untuk mewujudkannya) d mt1 b hu yang menentukan bagaimana visi digunakan untuk membimbing semua usaha dan karya organisi, kemudian dijabarkan menjadi berbagai taktik yang tepat dalam mengaplikasikan strategi, mengarah pada langkah-langkah implementasi taktik serta tindakan operasional yang harus dilaksanakan dari hari ke hari dalam organisasi. Tak ada tangga yang boleh dilewatkan di dalam pemikiran dan perumusan semua itu di dalam daur perencanaan yang berkesinambungan.

• Komitmen Pada Rencana

Edward Deming terutama mengajarkan "Constancy of purpose" atau kesetiaan pada maksud dan tujuan yang hendak dicapai, serta "continuous improvement" artinya perbaikan berkesinambungan atas berbagai proses kerja.

Ahli yang lain menegaskan keterlibatan, konsistensi, sikap konsekuen.ccg d thn4d yh,5g-rh5mtmmvb rdf x

Pengorganisasian

Tujuan pesan bisnis adalah pemahaman penerima. Oleh sebab itu, untuk mempercepat dan meningkatkan efisiensi penyusunan pesan perlu mengorganisasikan pesan dengan baik. Mengorganisasikan pesan dengan baik dapat dilakukan melalui langkah berikut :

• Pengelompokan ide dan disajikan secara logis (dibuat outlinenya)
• Subjek dan tujuan jelas
• Mencakup semua informasi yang penting
• Terdapat relevansi antara informasi dengan subjek dan tujuan

organisasi

Organisasi (bahasa Yunani: ὄργανον, organon - alat) merupakan wadah atau tempat berkumpulnya orang dengan 3 sistematis, terpimpin, terkendali, terencana, rasional dalam memanfaatkan segala sumber daya baik dengan metode, material, lingkungan dan uang serta sarana dan prasarana, dan lain sebagainya dengan efisien dan efektif untuk bisa mencapai tujuan organisasi.

Dalam ilmu-ilmu sosial, organisasi dipelajari oleh periset dari berbagai bidang ilmu, terutama sosiologi, ekonomi, ilmu politik, psikologi, dan manajemen. Kajian mengenai organisasi sering disebut studi organisasi (organizational studies), perilaku organisasi (organizational behaviour), atau analisis organisasi (organization analysis).

Penentuan ide pokok

Setiap pesan-pesan bisnis akan bermuara pada satu tema atau topic, pokok yaitu ide pokok (main idea). Hal-hal lain selain ide pokok hanyalah ,merupakam ide-ide pendukung (supporting idea). Topic dan ide pokok merupakan dua hal yang berbeda. Topic adalah subjek pesan yang lebih luas, sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topic, yang menjelaskan isi dan tujuan dari topic tersebut, sehingga dapat diterima oleh audiens. Penentuan ide pokok memerlukan pengalaman dan kreatifitas. Ada tiga teknik atau cara yang dapat di perlukan untuk menentukan ide pokok :

1. Brainstorming

Yaitu penentuan ide pokok dengan membiarkan pikiran mencari berbagai kemungkinan ide pokok secara leluasa. Ide yang diperoleh dengan cara tersebut akan lebih bervariatif, baru dan orisinil.

2. Petunjuk atasan

Dalam organisasi yang menganut system senioritas, para pelaksana cenderung meminta petunjuk atasan dalam menentukan ide pokok.

3. Kebiasaan

Untuk situasi yang relative sama atau kejadian yang berulang-ulang, biasanya dikembangkan ide pokok tertentu yang relatif sama. Penentuan ide pokok di lakukan berdasarkan kebiasaan.

Cara menentukan ide pokok bacaan

dalam sebuah paragraf atau keseluruhan bacaan merupakan cara untuk mengetahui inti bahasan. Sebuah bacaan selalu memiliki pesan yang ingin disampaikan penulis. Entah itu pesan untuk menghibur, memberikan informasi, atau jenis pesan lain. Bacaan dibangun dari ide pokok atau gagasan pokok yang kemudian dikembangkan menjadi paragraf dan bacaan yang padu. Dalam ujian Bahasa Indonesia, topik menentukan ide pokok bacaan cukup sering muncul. Bagaimana cara menentukan ide pokok bacaan? Melalui halaman ini, sobat idschool akan belajar bagaimana cara menentukan ide pokok bacaan.

Sebuah paragraf biasanya terdiri dari kalimat utama dan kalimat penjelas. Fungsi kalimat utama adalah memberikan gambaran secara ringkas dari inti bacaan yang diberikan. Sedangkan fungsi penjelas adalah memberikan keterangan pendukung yang mendukung kalimat utama. Ide pokok suatu paragraf memiliki hubungan yang cukup erat dengan kalimat utamanya. Kata kunci – kata kunci utama dari ide pokok bacaan terdapat pada kalimat utama.

Memilih Pendekatan Strategi Bisnis

Sebelum masuk ke detail strategi yang diterapkan, pilihlah pendekatan yang paling sesuai untuk bisnis Anda.

Ada beberapa pendekatan yang bisa Anda coba. Misalnya, pendekatan SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Threat). Strategi SWOT dapat membantu Anda untuk mengetahui kelebihan dan kekurangan dalam bisnis Anda. Dengan demikian, Anda bisa lebih tepat sasaran dalam melakukan perbaikan (improvement).

Anda juga bisa menggunakan strategi SMART yang sering dimanfaatkan untuk berbagai bisnis online. SMART singkatan dari Specific, Measurable, Achievable, Realistic and Timely. Strategi ini menekankan pada tercapainya tujuan spesifik yang memberikan dampak secara nyata.

Contoh pendekatan strategi SMART adalah, misalnya, meningkatkan trafik pengunjung sebanyak 10% di akhir tahun.

Pendekata urutan gagasan

Setelah menetapkan ide pokok dan mengelompokkan ide, perlu diputuskan pola atau pendekatan yang dipergunakan dalam menentukan urutan penyajian ide/gagasan. Terdapat dua pola atau pendekatan yang dapat digunakan :

Pendekatan deduktif atau langsung (direct approach)

Pendekatan deduktif merupakan pola urutan penyajian ide dimana ide pokok ditempatkan di bagian awal, baru kemudian diikuti ide-ide pendukung atau argumentasi atau bukti-buti. Pendekatan itu dipergunakan apabila penerima pesan diperkirakan akan bereaksi netral atau merasa senang saat menerima pesan tersebut.

Pendekatan induktif atau tidak langsung (indirect approach)

Pendekatan induktif, argumentasi atau bukti-bukti pendukung disajikan di awal pesan yang kemudian diikuti oleh ide pokok. Pendekatan Induktif dipergunakan untuk pesan – pesan yang diperkirakan bisa menimbulkan reaksi negative atau untuk berita yang tidak menyenangkan atau penerima diperkirakan menolak gagasan yang disampaikan atau kemudian bersikap skeptis.

Kedua pendekatan tersebut bisa dipergunakan dalam sebuah pesan singkat (informal) maupun pesan panjang (formal).

Berdasarkan reaksi audiens, terdapat empat bentuk organisasi pesan bisnis, yaitu :

1. Direct request (permintaan langsung), adalah pesan yang penyampaiannya langsung pada poin yang dituju, dapat berbentuk surat dan memo. Misalnya, membuat surat penawaran kepada audiens yang tertarik dan memiliki hasrat tinggi terhadap suatu produk. Permintaan langsung sebaiknya menggunakan pendekatan langsung.

2. Pesan rutin, good news atau good will, adalah pesan atau informasi yang disampaikan secara rutin yang merupakan bagian dari bisnis tetap. Penerima pesan rutin pada umumnya bersikap netral. Good news atau good will adalah berita baik yang menimbulkan reaksi positif dari penerima. Misalnya, informasi penurunan harga, undangan, ucapan selamat, dan lain – lain. Pesan – pesan seperti itu sebaiknya disusun dengan pendekatan langsung karena reaksi audiens netral atau positif.

3. Bad news, adalah pesan-pesan yang tidak menyenangkan dan berpotensi menimbulkan kekecewaan. Misalnya penolakan lamaran kerja, penolakan kredit, penurunan pangkat dan rasionalisasi pekerjaan. Pesan seperti ituu baiknya menggunakan pendekatan tidak langsung. Inti pesan dibuat dengan bahasa yang halus dan tidak ditempatkan dibagian awal.

4. Pesan persuasive, pesan ini bertujuan untuk membujuk dan penerima tidak tertarik pada pesan tersebut. Ada kemungkinan penerima akan bereaksi negative. Oleh karena itu sebaiknya pesan disusun dengan pendekatan tak langsung.

Memformulasikan pesan bisnis

Ketika menyusun naskah untuk pertama kali, hal-hal yang harus diperhatikan adalah gaya dan nada. Walaupun dapat diperhalus dalam tahap revisi, gaya dan nada sebaiknya ditentukan sejak awal untuk menghemat waktu penulisan ulang. Pilihan kata – kata disesuaikan dengan nada yang dikehendaki.

Mengendalikan gaya dan nada

Gaya adalah cara menggunakan kata-kata untuk mencapai nada atau kesan keseluruhan.Gaya dapat diubah-ubah untuk menciptakan nada sesuai dengan peristiwa. Struktur kalimat dan kosakata yang dipergunakan disesuaikan dengan sifat pesan dan hubungan dengan penerima. Gaya dan nada yang sopan dan bersahabat memungkinkan jalur komunikasi tetap terbuka.

Kemampuan penggunaan bahasa dapat menunjukkan kualitas pribadi dan cirri khas seseorang. Gaya yang jelas, ringkas, dan benar yang secara tata bahasa dipadukan dengan norma-norma kelompok atau organisasi akan mencerminkan gaya organisasi. Setiap organisasi pada umumnya memiliki gaya tersendiri dan menggunakan kosa kata tertentu yang cenderung sama.

Untuk mencapai nada yang hangat dan praktis, hendaknya tidak terlalu ditunjukkan keakraban atau keintiman, humor digunakan dengan sangat hati-hati, tidak berkhotbah, dan tidak menggunakan bahasa berlebihan agar tidak terkesan sombong.

Pemilihan kata

Courtesy (sopan santun)

Nada sopan dan santun akan membuat penerima merasa dihargai dan dihormati. Penggunaan kata-kata berkonotasi positif, tidak membedakan jenis kelamin, dan permohonan maaf yang tulus akan meningkatkan citra komunikator.

Correctness (tepat/benar)

Tidak terdapat kesalahan dalam penulisan, format, tanda baca, penggunaan kata, ejaan dan tata bahasa. Penggunaan kata-kata dan istilah (jargon) yang tidak familiar akan membingungkan para audiens

Conciseness (ringkas)

Menggunakan kata, kalimat, dan parafraf yang relevan secara ringkas. Tidak menggunakan kata-kata yang mubazir serta tidak mengulang kata yang dirasa tidak terlalu perlu atau penting. Penggunaan kalimat aktif diutamakan karena lebih mantap, ringkas, dan secara umum lebih mudah dipahami.

Clarity atau clearness

Kata-kata mudah dimengeti hanya dengan sekali baca dan tidak menimbulkan keraguan. Kalimat-kalimat tidak terlalu panjang dan bertalian secara logis (koherens)

Concreteness (tepat)

Tidak menimbulkan kesalahan interpretasi karena disajikan secara spesifik dan tidak biasa.

Completeness (lengkap)

Memberikan informasi lengkap sesuai kebutuhan dan keinginan penerima. Informasi yang tidak lengkap bisa mengakibatkan kerugian (misalnya, gagal penjualan, rugi waktu, pengembalian barang dsb.)

Mengembangkan paragraf yang logis

Paragraf adalah kumpulan dari kalimat yang berhubungan dengan satu topik umum.Paragraf adalah satu kesatuan unit pemikiran. Setiap paragraf merupakan bagian penting dari keseluruhan pesan. Panjang dan bentuk paragraf amat bervariasi. Komunikasi dapat dilakukan secara efektif hanya dengan satu paragraf pendek atau parafraf panjang hingga beberapa halaman. Pada umumnya paragraf yang pendek dapat lebih mudah dibaca dan dipahami dibandingkan paragraf panjang.

Paragraf umumnya memiliki tiga unsur, yaitu kalimat topik, kalimat pendukung topik dan kalimat peralihan. Kalimat topik mengungkapkan subjek dari paragraf dan bagaimana subjek akan dikembangkan. Selanjutnya paragraf dikembangkan melalui deretan kalimat berkaitan yang menyediakan dukungan untuk kalimat topik. Agar parafraf dapat diatur dalam urutan logis dan terpadu,diperlukan beberapa unsure peralihan, seperti penggunaan kata sambung, ungkapan, kata ganti, dan kata – kata yang sering dipasangkan (misalnya, kata maksimum dengan minimum, untung dengan rugi, legal dengan illegal).

Paragraf bisa dikembangkan dengan banyak cara. Terdapat lima teknik yang paling umum dipergunakan untuk mengembangkan paragraf yaitu :

1. Ilustrasi : mengembangkan paragraf menggunakan ilustrasi atau contoh-contoh yang dapat memperjelas ide pokok.

2. Perbandingan atau kontras : mengembangkan paragraf dengan menguraikan persamaan dan perbedaan.

3. Sebab akibat : mengembangkan paragraf dengan teknik sebab akibat dan memusatkan uraian pada alasan-alasan mengenai sesuatu.

4. Klasifikasi : mengembangkan paragraf dengan memecah ide umum menjadi beberapa kategori spesifik.

5. Masalah dan penyelesaian : mengembangkan paragraf dengan menyajikan suatu masalah dan kemudian membahas penyelesaiannya.

Pengembangan paragraf dengan metode ini harus dilakukan secara hati-hati. Beberapa pakar pemikiran menyebutkan bahwa kesalahan logis (fallacy) dapat dilakukan oleh siapapun, tak peduli betapa tinggi intelegensinya atau betapa lengkap informasinya. Makin tinggi kecerdasan, wawasan dan pengetahuan seseorang maka biasanya makin sedikit kesalahan logis yang dilakukannya. Beberapa kesalahan logis yang mungkin terjadi adalah sebagai berikut.

Generalisasi yang Gegabah. Ini adalah kesalahan logis yang sepertinya paling sering terjadi. Generalisasi berarti memberlakukan suatu putusan atau kesimpulan secara umum. Kesalahan terjadi tatkala sample yang digunakan sebagai acuan tidak mencukupi atau karena tidak disebutkan batasan-batasan seperti: beberapa, sebagian, kebanyakan, sejumlah kecil, sering, jarang dan sebagainya. Bisa juga karena terlalu mudah memakai batasan umum seperti kata “semua”, “selalu” dan sebagainya. Sebagian kesalahan juga terjadi akibat dari kesimpulan induktif yang tidak berdasar.

Non Sequitur (Belum Tentu). Kesalahan ini terjadi karena adanya loncatan sembrono dari satu premis menuju kesimpulan yang pada hakikatnya tidak ada kaitannya dengan premis itu. Hubungan yang ada antara premis dan kesimpulan biasanya hanya berupa; asumsi, prasangka, klaim, tuduhan dan penghakiman. Secara mudah kesalahan logis ini dikenali sebagai memastikan sesuatu yang tidak pasti.

Analogi Palsu. Analogi palsu merupakan suatu bentuk perbandingan yang mencoba membuat suatu gagasan terlihat benar dengan cara dibandingkan dengan gagasan lain yang pada hakikatnya tidak berhubungan atau berlainan.

Penalaran Melingkar. Kesalahan ini terjadi tatkala premis dan kesimpulannya sama. Dalam diskusi kadang terjadi keadaan di mana pembicara mengasumsikan kesimpulan atau ide-ide yang ingin diyakinkan pada audien ke dalam premis-premisnya. Akhirnya, premis bisa jadi kesimpulan dan kesimpulan bisa jadi premis. Ada yang menyebut kesalahan logika ini sebagai satanic circle (lingkaran setan).

Deduksi Cacat. Deduksi adalah mengambil kesimpulan dari hal yang umum (biasanya secara umum benar) untuk diberlakukan pada hal yang khusus. Bila dilakukan dengan benar sebenarnya tidak masalah, namun bila gegabah bisa jadi kesimpulan yang salah.

Simplistis. Kesalahan ini terjadi tatkala seseorang terlalu menyederhanakan masalah. Masalah yang begitu rumit hanya dirumuskan menjadi dua kutub saja; hitam-putih, benar-salah, kalau tidak begini maka harus begini. Padahal selalu ada warna lain selain hitam dan putih, ada hal yang tidak bisa diputuskan benar atau salah secara keseluruhan dan hampir selalu ada opsi-opsi lain.

Sesudahnya Maka Karenanya (Post hoc ergo propter hoc). Kesalahan logis ini berkaitan dengan salah interpretasi atau salah tafsir terhadap hubungan sebab akibat. Tidak semua yang terjadi disebabkan oleh kejadian sebelumnya. Sebagian orang masih sering terkena kesalahan logis semacam ini, terutama mereka yang percaya takhayul.

Bersamanya maka karenanya (Cum hoc ergo propter). Kesalahan ini terjadi tatkala menganggap suatu kejadian pasti jadi penyebab kejadian lain yang terjadi bersamaan. Padahal kedua kejadian tersebut pada hakikatnya tidak terkait sama sekali. Disebut juga sebagai kesalahan logis koinsidensi/kebetulan.

Tidak Relevan. Kesalahan ini kerap terjadi pada orang yang kurang terpelajar. Isi pembicaraannya tidak berkaitan dengan pokok masalah yang dibahas. Kadangkala orang terpelajar pun jatuh dalam kesalahan ini ketika sedang ingin mengalihkan diri dari pokok masalah sesungguhnya.

Revisi pesan bisnis

setelah ide yang disusun dituangkan dalam kata-kata, kalimat, paragraf, perhatikan apa kata-kata itu telah diekspereesikan dengan benar. Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelaah kembali, apakah sesuai dengan yang direncanakan sebelumnya. Kalau ternyata belum sesuai perlu dilakukan pengecekan sekaligus Revisi/perbaikan seperlunya, sehingga apa yang direncanakan sebelumnya dapat dicapai. Dalam melakukan perencanaan, maksud dan tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis harus ditentukan terlebih dahulu baik secara umum maupun khusus disamping itu dalam tahap perencanaan, analisis audien yang mencakup pengembangan profil audience, pemenuhan kebutuhan informasi audience dan pemenuhan kebutuhan motivational audience perlu dilakukan. Langkah dalam proses perencanaanpesan-pesan komunikasi bisnis adalah menentukan ide utamanya. Ide utama merupakan rangkuman dari pesan-pesan yang disampaikan. Dengan mendefinisikan ide utama, akan diperoleh arahan tau petunjuk tentang apa yang harus dilakukan.

Merencanakan pesan-pesan komunikasi bisnis, perlu juga dilakukan pemilihan saluran komunikasi lisan, atau komunikasi tulisan. Media yang ingin digunkan, seperti pakah yang digunkan media surat, laporan, media pidato, atau perentasi harus juga ditentukan.

Menyunting Pesan (editing)

Setelah naskah pertama selesai, kebanyakan orang menganggap pekerjaan menyusun pesan telah selesai dan mulai beralih ke pekerjaan lainnya. hal yang sesungguhnya tidaklah demikian. Menyusun pesan bisnis memerlukan proses yang dilakukan dengan hati-hati. Draft pesan yang telah selesai harus ditelaah ulang (review) dan diperbaiki lagi, baik dari sudut isi maupun gaya bahasa yang digunakan, organisasi, serta format penulisannya.

Mengevaluasi Isi dan Organisasi

Idealnya, naskah pertama dibiarkan selama beberspa saat sebelum memulai proses penyuntingan. Evaluasi dimulai dengan membaca secara cepat dan memusatkan perhatian pada isi, organisasi, dan format pesan. Draft pesan dibandingkan dengan rencana semula. Pertanyaan-pertanyaan berikut bisa dijadikan pedoman dalam melakukan evaluasi terrhadap isi, organisasi, dan format pesan:

1) Apakah sudah mencakup semua butir ?

2) Apakah susunan sudah bertalian secara logis ?

3) Apakah sudah ada keseimbangan antara informasi umum dan spesifik ?

4) Apakah gagasan yang paling penting sudah mendapat porsi cukup dan ditempatkan pada posisi menonjol ?

5) Apakah dukungan sudah cukup dan fakta sudah diperiksa ulang  ?

6) Apakah lebih meyakinkan bila pesan diatur dalam susunan yang berbeda ?

7) Apakah perlu menambahkan sesuatu ?

Bagian awal dan akhir memiliki dampak yang paling besar bagi penerima. Pastikan bahwa bagian awal relevan, menarik, dan sesuai dengan kemungkinan reaksi penerima. Bagian akhir dikaji ulang untuk memastikan bahwa gagasan pokok telah diringkas dengan baik dan memberikan kesan positif pada penerima.

Meninjau Ulang Gaya dan Kemudahan Pembaca

Setelah puas dengan isi, orghanisasi, dan format pesan, berikutnya dievaluasi gaya dan kemudahan pembacaan. Apakah gayamya sudah menimbulkan nada yang sesuai dengan peristiwa ? Untuk memastikan kemudahan pembacaan, periksa kembali kosakata, panjang kalimat dan paragraph, dan struktur kalimat. Perlu dicari kemungkinan-kemungkinan pesan lebih menarik melalui penggunaan kata-kata dan ungkapan yang lebih kuat dan bersemangat.

Pertanyaan berikut bisa dijadikan pedoman untuk meninjau ulang gaya dan kemudahan pembacaan :

1) Apakah informasi penting telah ditekankan secara efektif ?

2) Apakah paragraph memiliki kalimat topic yang jelas ?

3) Apakah peralihan antara gagasan jelas ?

4) Apakah terdapat istilah atau jargo yang tidak familiar ?

5) Apakah terdapat penggunaan bahasa yang berelebihan ?

6) Bagaimana pengaruh pilihan kata terhadap pembaca ?

Menulis Ulang Pesan

Ernest Hemingway pernah menyatakan bahwa “Tidak ada yang disebut menulis – yang ada hanya menulis ulang.” Pada kenyataannya, pelaku bisnis banyak melakukan kesalahan berikut (1) hanya memindahkan kata-kata dan tidak benar-benar memperbaikinya, (2) tidak melakukan penulisan ulang karena dianggap membuang waktu, dan (3) mengirim dokumen pada saat-saat terakhir dibutuhkan.

Telah disampaikan bahwa dokumen bisnis dapat meningkatkan citra perusahaan. Dokumen yang ditulis ulang umumnya lebih mantap dan kuat. Namun, perhatian dan waktu yang digunakan untuk melakukan perbaikan kata dan kalimat hendaknya disesuaikan dengan batasan waktu (dead line).

Ketika menulis ulang, perhatian ditujukan pada setiap kata yang meberikan kontribusi pada kalimat yang efektif dan pengembangan kalimat agar menjadi paragraph yang bertalian secara logis. Banyak dokumen bisnis membengkak karena menggunakan kata-kata dan ungkapan yang tidak perlu. Bagian-bagian yang mengganggu sebaiknya dihilangkan atau dihapus, tentunya setelah terlebih dahulu menyimpan arsip versi sebelumnya.

Setelah penulisan ulang dilakukan dengan baik, dokumen bisnis kemungkinan akan menjadi berjumlah separuh dari rencana semula. Dokumen menjadi lebih ringkas, mantap, dan kuat.

Memproduksi Pesan

Setelah puas dengan isi pesan, organisasi, gaya, kemudahan dibaca, pilihan kata, pengembangan paragraph, dan menulis ulang pesan, proses pembuatan pesan belum selesai. Draft ditulis ulang dengan baik atau diketik secara manual atau elektronis.

Pada masa sekarang ini, sebagaian besar dokumen bisnis diproduksi menggunakan computer. Berbagai aplikasi bisa dipergunakan untuk mebuat desain agar pesan lebih menarik. Misalnya, Ms.Word, desktop publishing, photoshop, dan lain-lain.

Desain pesan yang efektif akan meberi pedoman kepada pembaca dalam menyimak seluruh isi dokumen. Desain yang menarik belum tentu efektif. Oleh karena itu, desain yang menarik dan efektif menjadi sasaran penting dalam meproduksi pesan. Agar desain pesan bisnis efektif, perlu diperhatikan hal-hal berikut :

· Konsistensi

Pemakaian desain yang konsisten dalam seluruh isi dokumen untuk elemen desain yang muncul berulang-ulang. Misalnya, penggunaan marjin, jenis huruf, besar huruf, spasi, dan garis.

· Seimbang

Supaya desain terlihat menyenangkan, perlu dijaga keseimbangan ruang antar teks, gambar dan rusng kosong.

· Terkendali

Desain diusahakan sederhana. Terlalu banyak elemen desain atau terlalu banyak sentuhan dekoratif akan menyebabkan dokumen terlihat kacau.

· Rincian

Desain yang baik akan member kemudahan bagi pembaca untuk mencari rincian pesan. Rincian pesan yang ingin ditampilkan akan memengaruhi desain.

Mencetak Pesan

Setelah menyusun pesan dari awal sampai akhir, langkah terakhir adalah mencetak pesan. Teknologi layar computer saat ini memang sudah WYSWYG (what you see is what you get), namun, mencetak dokumen di atas kertas perlu dilakukan untuk memastikan marjin, penampilan, kebenaran nomor halaman, judul, gambar dan rincian lainnya.

Mencetak dokumen yang belum final (proof sheet) dengan printer dapat dilakukan m,enggunakan pilihan print quality yang lebih rendah (economode) untuk menghemat toner atau tinta. Membaca cetakan percobaan (proof reading) dilakukan untuk memeriksa kebenaran seluruh isi pesan, organisasi, pen\ulisan format, dan desain. Setelah puas, pesan dicetak kembali dengan pilihan best quality dan selanjutnya didistribusikan kepada penerima.

BAB V PESAN-PESAN POSITIF DAN RUTIN

Strategi penulisan untuk permintaan pesan pesan rutin

Pengorganisasian permintaan pesan rutin dan good news dalam dunia bisnis menggunakan metode langsung. Menorganisasikan dan menulis pesan rutin dan good news merupakan bagian penting komunikasi yang efektif.

Jika pesan-pesan itu tidak memerlukan suatu hal yang khusus, ditunjukan kepada

audiens dengan perbedaan budaya minimal, atau audiens yang cenderung tertarik pada apa

yang ingin disampaikan atau bersikap netral, gunakan pendekatan langsung (direct aaproach)

atau deduktif (deductive approach) untuk mengorganisasi pesan-pesan bisnis

Strategi Permintaan Pesan-pesan Rutin

Untuk menulis pesan-pesan rutin, mulailah dengan pernyataan ide pokok dengan

mengemukakan secara tegas apa yang diinginkan. Usahakan pernyataan awal lebih spesifik,

sehingga mudah dipahami oleh pembaca. Selanjutnya, ikuti penjelasan yang rinci tentang

bagaimana dan apa permintaan pesan-pesan rutin yang dikehendaki. Selain itu pada bagian

pertengahan dari pesan rutin, perlu disampaikan permintaaan yang dapat menarik perhatian

pembaca sebelum penjelasan yang lebih rinci disampaikan dalam penulisan pesan rutin.

Pendekatan untuk bagian pertengahan dar permintaan rutin adalah denagan pendekatan

tanya jawab (ask quetions approach), seperti meminta informasi tentang spesifikasi produk,

harga produk, sistem pengiriman produk, cara pembayaran produk, pemberian garansi,

ukuran produk, warna produk dan apa manfaat dan kegunaan produk.

Pada bagian akhir dari permintaan pesan-pesan rutin kemukakan pernyataan keramahan,

apresiasi/penghargaan, dan tindakan khusus yang dinginkan.

Strategi Penulisan Pesan-pesan Positif

Dilakukan dengan menggunakan pendekatan langsung (direct approach). Karena

pembaca pada umumnya tertarik atas apa yang ingi disampaikan. Tujuan yang ingin dicapai

adalah mengomunikasikan good news, menjawab semua pertanyaan, menyiapkan secara rinci

apa yang diminta, dn memberikan suatu bentuk penghargaan yang baik terhadap pihak lain,

apapun bentuk permintaan yang diinginkan, usahakan selalu sopan, ramah, dan tidak

emosional.

Bagian awal punulisan pesan-pesan positif dimulai dengan pernyataan yang jelas dan

tegas dan mampu menarik perhatian pembaca. Pada bagian pertengahan, sampaikan

penjelasan secara rinci, dan pada bagian akhir pesan-pesan positif umumnya diakhiri dengan

pemberian kesan yang baik atau pernyataan keramahan dan pernyataan harapan tindakan

khusus yang diinginkan oleh pembaca.

a. Ide-ide Pokok yang Jelas : Kemukakan ide poko dibagian awal penulisan pesan-pesan

positif

b. Penjelasan Rinci : Bagian pertengahan kemukakan penjelasan yang lebih rinci untuk

mendukung ide pokok

c. Penutup Surat : Bagian akhir kemukakan pernyataan keramahan dan tindakan khusus

yang diharapkan.

Pesan-pesan Good News dan goodwill

Pesan-pesan good news dan good will adalah pesan-pesan bisnis yang memberikan kesan

positif dan menyenangkan kepada pihak lain.

1. Good News tentang pekerjaan: Organisasi yang membutuhkan karyawan baru harus

betul-betu harus melakukan proses seleksi dan rekrutmen secara tepat sesuai dengan

yang dikehenaki, dan mengggunakan pendekatan langsung.

2. Good New tentang Produk: Bisa dengan penetapan harga produk yang kompetitif,

berkualitas, pemiihan metode promosi yang tepat, dan saluuran distribusi yang tepat

pula.

3. Good News tentang Goodwill: Suatu perasaan positif yang dapat mendorong orang

untuk menjaga hubungan bisnis.

Menulis Jawaban Positif

1. Surat Konfirmasi Pesan : Diperlukan apabila terdapat pesan produk dengan jumlah

dan nilai yang cukup besar. Sebaliknya, apabila suatu pesanan sedang dikirim atau

jumlah dan nilai pesanannya relatif kecil, pada umumnya tidak diperlukan surat

konfirmasi.

2. Menjawab Pernyataan Penting :

a. Menjawab Permintaan dengan Penjualan Potensial yaitu : Memberikan tanggapan

terhadap semua pertanyaan atau menjawab semua pertanyaan, mendorong

penjualan yang akan datang, dan memberikan kesan yang baik teradap pelanggan

dengan memberikan tanggapan yang baik dan tambahan informasi produk

terbuaru.

b. Menjawab Permintaan Tanpa Penjualan : Menjawab semua pertanyaan dengan

jujur dan lengkap, dan memberikan kesan yang baik dan menyenangkan terhadap

Memo

Contoh memorandum dari mantan Presiden AS, Donald Trump.

Memo atau memorandum adalah surat yang digunakan oleh pimpinan untuk menyampaikan suatu pesan-pesan singkat yang berupa pemberitahuan, permintaan atau hal-hal lain dalam suatu organisasi. Komponen penting dalam sebuah memo mencakup kepada siapa memo tersebut ditujukan, dari siapa, tentang hal apa, tanggal pembuatan atau penulisan memo, penyampaian memo berasal dan pimpinan kepada pimpinan yang lain (sederajat) atau dari pimpinan kepada pegawai dan karyawan. Di dalam praktiknya, relatif jarang penggunaan memo yang berasal dari karyawan kepada pimpinan dalam suatu organisasi bisnis. Memo merupakan bentuk dari naskahdinas intern (catatan tertentu) yang bersifat mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan, saran dan pendapat kedinasan. Sifatnya informal, untuk mengingatkan, mengungkapkan atau menginformasikan sesuatu masalah dalam hubungan yang kurang resmi atau bersifat pribadi. Di beberapa Negara Anglo Sakson dan bekas daerah pengaruhnya digunakan istilah memo (memory atay memorandum), sedangkan di Negara Eropa Daratan atau Negara bekas pengaruhnya digunakan istilah nota (note).

Dalam ranah hukum, laporan memorandum sangat pendek (satu hingga tiga halaman). Andaikan laporannya lebih dari satu halaman, maka harus membuat bagian ringkasan sebelum bagian pengenalan supaya pembaca tidak perlu membaca seluruh memorandum untuk memahami pesan yang disampaikan. Tujuan menulis laporan memorandum adalah untuk menyampaikan laporan yang ringkas lagi padat dengan secepat mungkin kepada pihak yang berkepentingan. Penekanan utama adalah pada keputusan. perbincangan, dan kesimpulan dengan maklumat minimum tentang perincian uji kaji, kecuali jika perincian tersebut penting kepada [analisis]] data.

Pembuat dan penandatangan

Memorandum dibuat oleh pejabat dalam satu lingkungan instansi atau satuan organisasi sesuai dengan tugas, wewenang dan tanggungjawabnya. Pembuatan dan penandatanganan memorandum menurut Permenpan Nomor 80 tahun 2012 adalah sebagai berikut.

• Menteri
• Sekretaris Instansi
• Dirjen
• Deputi
• Staf Ahli
• Asdep/Kabid/Kasudit
• Kasubid/Kasubag/Kasi.

Penandatanganan memorandum menurut Permendagri Nomor 59 tahun 2009 dijelaskan sebagai berikut.

Pemerintah Provinsi		Pemerintah Kabupaten/Kota
No	Jabatan	No	Jabatan
1	Gubernur	1	Bupati/Walikota
2	Wakil Gubernur	2	Wakil Bupati/Wakil Walikota
3	Sekretaris Daerah	3	Sekretaris Daerah
4	Asisten	4	Asisten
5	Kepala OPD	5	Kepala OPD
6	Sekretaris DPRD	6	Sekretaris DPRD
7	Kepala UPT	7	Kepala UPT
8	Sekretaris OPD	8	Sekretaris OPD
		9	Camat
		10	Lurah

Susunan

Bagian kepala

• Kop dinas, berisi nama instansi atau satuan organisasi yang ditulis simetris diletakan di tengah atas atau pada sebelah kiri atas. Kop diketik pada saat mengetik memorandum, kecuali memorandum yang ditandatangani oleh Menteri atau Pejabat Negara. Kop naskah dinas harus menggunakan Lambang Negara.
• Kata memorandum harus ditulis di tengah dan menggunakan huruf kapital.
• Kata nomor ditulis di bawah kata Memorandum dan ditulis dengan huruf kapital.
• Kata Yang terhormat (Yth.) ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri dengan titik sebagai tanda singkatan.
• Kata Dari ditulis dengan menggunakan huruf awal kapital.
• Kata Hal ditulis dengan menggunakan huruf awal kapital.
• Kata Tanngal ditulis dengan menggunakan huruf awal kapital.

Batang tubuh

Batang tubuh memorandum terdiri dari alinea pembuka, bagian isi dan penutup yang ditulis singkat, padat dan jelas.

Kaki

Bagian kaki memorandum terdiri dari tanda tangan pemberi dan penerima kuasa, nama pejabat yang berwenang, dan tembusan (jika perlu).

Surat pesanan

Salah satu penawaran yang memikat dan komersial akan mendatangkan konsumen untuk membeli barang, iklan maupun makanan yang ditawarkan melalui surat pesanan. Surat Pesanan merupakan surat yang ditulis oleh calon konsumen yang diarahkan kepada calon pedangan ataupun pengecer untuk membeli salah satu barang yang diperlukan.

Dalam menulis surat pesanan perlunya tidak terlalu terburu-buru, namun kudu dipelajari dahulu secara cermat tentang isi permintaan yang ada.

Jenis surat

Surat secara umum digolongkan menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat dinas, dan surat niaga apabila ditinjau dari segi bentuk, isi, dan bahasanya. Sedangkan apabila digolongkan berdasarkan pemakaiannya dapat dibagi menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat resmi, dan surat dinas. Dalam hal mengajukan permohonan meninggalkan jabatan yang sedang dikuasai, dikenal juga surat pengunduran diri.

Surat pribadi

Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat dapat berupa korespondensi antara sesama teman atau keluarga Manfaat surat pribadi Berikut manfaat dalam menulis surat: Mengekspresikan berbagai perasaan Surat pribadi bisa sebagai media untuk mengekspresikan berbagai perasaaan. Bahkan seseorang dapat mengungkapkan secara jujur, seperti permasalahan pribadi. Seseorang akan lebih mudah mencurahkan isi hatinya lewat tulisa daripada lisan. Karena media tulis dapat menata hati dan kalimat sebelum ditulis. Merupakan duta pribadi Surat bisa menjadi duta atau wakil dari pribadi seseorang. Di mana pesan pribadi dapat diterima oleh orang yang dituju dalam jarak cukup jauh. Bisa juga menjadi alat mempererat tali persaudaraan. Sehingga bahasa yang dipakai dalam surat pribadi dapat menunjukan kepribadian seseorang yang menulis. Gagasan dapat dikembangkan segamblang mungkin Lewat surat pribadi, seseorang bisa menyampaikan gagasan yang banyak dan bebas tanpa batas. Baca juga: Teks Eksposisi: Ciri, Struktur dan Jenisnya Kreativitas berbahasa dapat dikembangkan Surat pribadi bisa menjadi sarana awal dalam latihan menulis khususnya mengembangkan kreativitas menulis. Dengan menulis secara tidak sadar akan melalui tahap latihan mengungkapkan perasaan dari hati secara jujur.

Ciri-ciri surat pribadi yaitu:

1. Tidak menggunakan kop surat
2. Tidak ada nomor surat
3. Salam pembuka dan penutup bervariasi
4. Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis
5. Format surat bebas

Surat resmi

Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi; misalnya undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan Surat resmi dibuat dengan kaidah dan aturan yang sudah ditentukan, misalnya penggunaan bahasa baku, isi surat harus efektif dan jelas, dan dibuat dengan cermat sesuai keperluannya. Meski surat resmi sering digunakan untuk keperluan pribadi, surat resmi tersebut tetap dibuat sesuai dengan aturan tertentu. Salah satu contoh surat resmi yang digunakan secara pribadi adalah surat undangan pernikahan.

Surat resmi disebut juga surat dinas yaitu salah satu media komunikasi dalam bentuk tulisan yang digunakan dalam situasi formal/resmi dan dibuat sesuai dengan aturan-aturan tertentu yang sudah ada. Surat ini digunakan oleh perusahaan, perorangan, organisasi, maupun instansi baik itu perusahaan milik pemerintah maupun swasta.

Ciri Ciri Surat Resmi

Berikut ini ciri atau karakteristik surat resmi, diantaranya yaitu:

• Menggunakan bahasa baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia dan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD) mulai dari kosa kata, frasa, hingga tata bahasa yang dipakai.
• Dibuat dengan bahasa yang singkat, padat, dan efektif, serta mudah dimengerti maksud dan isinya.
• Tidak menggunakan bahasa implisit, tapi bahasa eksplisit.
• Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi
• Selalu dicantumkan nomor surat, perihal, tanggal, alamat tujuan dan lampiran jika ada.
• Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
• Penggunaan ragam bahasa resmi
• Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
• Ada aturan format baku
• Bentuknya sistematis dan dibuat sesuai aturan yang baku
• Membutuhkan stempel atau cap khusus untuk kondisi tertentu
• Dibuat dalam bentuk full block atau semi block/intended block

.

Bagian-bagian surat resmi:

• Kepala/kop surat

Kop surat terdiri dari:

1. Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.
2. Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil
3. Logo instansi/lembaga

• Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan
• Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat
• Hal, berupa garis besar isi surat
• Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
• Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
• Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
• Isi surat

Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan.

• Penutup surat

Penutup surat, berisi

1. salam penutup
2. jabatan
3. tanda tangan
4. nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)

• Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan

Surat niaga

Surat niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas surat jual beli, kwintansi, dan perdagangan; dan dapat dibagi atas surat niaga internal dan surat niaga eksternal. Salah satu contoh dari surat niaga adalan surat penawaran dan surat penagihan.

Surat dinas

Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi. Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi. Ciri-ciri surat dinas:

1. Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan
2. Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
4. Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
5. Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat
6. Format surat tertentu

Surat lamaran kerja

Surat lamaran kerja adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang yang ingin bekerja di sebuah kantor, perusahaan ataupun instansi tertentu. Surat lamaran pekerjaan termasuk surat dinas atau resmi. Oleh karena itu, terdapat aturan-aturan tertentu yang harus diperhatikan dalam penulisannya. Secara umum surat memiliki bagian-bagian seperti berikut ini.:

• Tempat dan tanggal pembuatan surat
• Nomor surat
• Lampiran
• Hal atau perihal
• Alamat tujuan
• Salam pembuka
• Isi surat yang terbagi lagi menjadi tiga bagian pokok yaitu:

1. paragraf pembuka
2. isi surat
3. paragraf penutup

• Salam penutup
• Tanda tangan dan nama terang

Surat elektronik

Artikel utama: Surat elektronik

Surat elektronik atau surel merupakan surat yang pengirimannya berbasis pada penggunaan internet. Pada awalnya, perusahaan bernama Olt Break and Newman dikontrak oleh Departemen Pertahanan Amerika Serikat untuk membuat ARPANET pada 1969. ARPANET ini singkatan dari Advanced Research Projects Agency Network yang bertujuan untuk meciptakan metode komunikasi antara intitusi pendidikan dengan militer.

Pada tahun 1971, Ray Tolimson bertugas dalam proyek SNDMSG yang berfungsi untuk mengirim dan menerima pesan dalam mesin yang sama. Ray awalnya bereksperimen dengan SNDMSG untuk meninggalkan pesan di komputer sehingga muncul lah protokol CYPNET yang mampu mengirimkan pesan ke komputer lain yang masih berada dalam jaringan ARPANET. Ini lah yang menjadi cikal bakal surat elektronik.

Dalam Bahasa Indonesia Surat Elektronik sering disingkat dengan kata surel, yang dalam bahasa inggrisnya adalah email atau electric mail.

Untuk mengakses surel, kita bisa memilih salah satu cara. Pertama dengan menggunakan browser seperti Internet Explorer atau Mozilla Firefox. Surel dengan basis browser biasanya menyediakan layanan tersebut secara gratis. Kedua dengan program pengakses surel seperti Microsoft Outlook. Keuntungannya kita tidak harus selalu membuka internet untuk membuka surel yang ada.

Pesan positif

Pengorganisasian permintaan pesan rutin dan good news dalam dunia bisnis menggunakan metode langsung. Menorganisasikan dan menulis pesan rutin dan good news merupakan bagian penting komunikasi yang efektif.

Pesan positif dalam komunikasi bisnis yang perlu diterapkan dan contohnya

Komunikasi bisnis pada umumnya bertujuan untuk menyampaikan pesan. Pesan-pesan bisnis ini hendaknya sesuai dengan jenis-jenis komunikasi bisnis yang dapat memenuhi kebutuhan pengirim pesan, disesuaikan dengan kebutuhan khalayak, dan mencerminkan keakuratan dengan tema yang dibahas. Ketika organisasi atau perusahaan ingin menyampaikan informasi yang memicu reaksi netral khalayak maka pesan bisnis bersifat informatif. Dan, ketika organisasi atau perusahaan ingin menyampaikan informasi yang memicu reaksi positif khalayak, maka pesan yang disampaikan bersifat positif.

Masing-masing jenis pesan yang akan disampaikan oleh perusahaan membutuhkan metode tersendiri dalam perumusannya alias tidak bisa dilakukan dengan sembarangan. Pada umumnya, pesan positif sangat mudah untuk dibuat mengingat khalayak sangat membutuhkan informasi yang dapat diterima secara akal sehat. Secara garis besar, pesan positif umumnya diawali dengan intisari dari informasi yang paling penting atau berita baik; memberikan rincian, latar belakang, dan klarifikasi; menyajikan elemen-elemen negatif sepositif mungkin, menjelaskan berbagai manfaat atau keuntungan yang akan diperoleh; dan diakhiri dengan kalimat penutup yang positif.

Ada beberapa komunikasi bisnis menurut para ahli, diantaranya adalah menurut Thill dan Bovee (2013), pesan positif dalam komunikasi bisnis dapat dikelompokkan ke dalam beberapa jenis, yaitu menjawab permintaan untuk informasi atau tindakan, menjamin klaim dan permintaan untuk penyesuaian, rekomendasi, informasi rutin, pengumuman kabar baik, dan pesan-pesan beritikad baik. Adapun contoh pesan positif dalam berbagai bentuk komunikasi bisnis mengacu pada kategorisasi pesan positif menurut Thill dan Bovee (2013) adalah sebagai berikut :

1. Jawaban Atas Permintaan Informasi dan Tindakan

Setiap saat, para profesional akan dihadapkan pada banyaknya permintaan tentang informasi atau tindakan terkait produk atau layanan tertentu. Untuk itu, para professional bertanggung jawab untuk menjawab permintaan informasi dan tindakan tersebut dengan memberikan informasi secara singkat, padat, jelas, dan sesuai dengan etika komunikasi bisnis.

Contoh :

…

Bersama surat penawaran ini, kami lampirkan juga katalog terbaru berbagai produk ATK yang kami tawarkan. Di dalamnya terdapat rincian dan potongan harga yang kami tawarkan khusus untuk Anda. Anda dapat menghubungi kami di 022-1111111, dan customer service kami siap membantu Anda.

….

2. Tanggapan yang Diberikan Ketika Perusahaan Membuat Kesalahan

Jika terjadi kesalahan, maka penulis diharuskan menulis surat dengan tujuan untuk memperbaiki kesalahan yang kerap terjadi dalam dunia bisnis. Jika kesalahan dilakukan oleh perusahaan, maka penulis harus memahami dengan pasti kebijakan perusahaan agar penulis dapat memberikan tanggapan yang sesuai dan komprehensif. Jika situasi yang dihadapi cukup serius, ada baiknya mengacu pada perencanaan manajemen krisis perusahaan.

Contoh :

…..

Sehubungan dengan surat Saudara Gogon tertanggal 20 Agustus 2018 dengan Nomor 15/CS/8/2018 mengenai pengaduan kerusakan barang, kami segera melakukan konfirmasi dan pengecekan. Berdasarkan pengecekan yang telah kami lakukan, terdapat kesalahan dalam proses pengepakan yang dilakukan oleh pegawai kami hingga barang yang dipesan mengalami kerusakan. Atas kejadian ini, kami menyampaikan permohonan maaf yang sebesar-besarnya dan kami akan lebih teliti dan berhati-hati lagi agar kejadian seperti tidak terulang.

Kami akan mengirimkan 2 (dua) unit televisi yang baru sebagai bentuk penggantian barang yang mengalami kerusakan dan faktur asli pesanan atas nama Saudara.

…..

3. Tanggapan yang Diberikan Ketika Konsumen Membuat Kesalahan

Jika konsumen yang membuat kesalahan, penulis hendaknya mencoba untuk mencegah terjadinya kesalahan di masa mendatang tanpa menyalahkan konsumen.

Contoh :

…..

Sebagaimana informasi dari Bapak Hendry Limido bahwa pada 15 Januari 2018, Bapak telah menyetor dana sebesar Rp 2 juta ke rekening Bapak di bank partner kami untuk tujuan pembayaran premi. Namun berdasarkan data yang kami terima, sejak tanggal pendebetan premi periode 15 Januari 2018 sampai dengan saat ini, terdapat pemberitahuan gagal debet dari bank partner dikarenakan dana di rekening tabungan Bapak Hendry Limindo tidak mencukupi untuk didebet (insufficient funds).

Perlu kami tekankan untuk hal ini, ketentuan saldo minimum dan atau biaya admin rekening Bapak Hendry Limindo pada bank partner harus terpenuhi agar pendebetan premi dapat berhasil.

Demikian tanggapan ini dibuat. Semoga dapat memberikan kejelasan bagi semua pihak. Atas perhatian dan kerja samanya, kami icapkan terima kasih.

…..

(Dikutip dari pikiran-rakyat.com – 18 Agustus 2018).

4. Tanggapan yang Diberikan Ketika Pihak Ketiga Membuat Kesalahan

Ketika pihak ketiga yang melakukan kesalahan, tanggapan yang diberikan bergantung pada kesepakatan antara perusahaan dan pihak ketiga tersebut.

Contoh :

…..

Perlu kami informasikan bahwa produk yang dibeli oleh konsumen adalah produk yang disediakan oleh seller partner kami. Telah terjadi miskomunikasi antara pihak seller dan armada logistik yang menyebabkan pengiriman produk mengalami keterlambatan. Atas hal ini kami menyampaikan permohonan maaf atas ketidaknyamanan yang terjadi. Kami tetap bertanggungjawab untuk menghadirkan pengalaman berbelanja online terbaik untuk konsumen dan berkoordinasi langsung dengan pihak seller dan juga logistik untuk memastikan pesanan dapat terkirim sesegera mungkin.

…..

(Dikutip dari mediakonsumen.com – 2 Februari 2018 dengan perubahan seperlunya)

5. Surat Rekomendasi

Surat rekomendasi bertujuan untuk meyakinkan pembaca bahwa orang yang direkomendasikan memiliki karakteristik yang diperlukan untuk pekerjaan tertentu atau hal lainnya. Surat rekomendasi yang efektif terdiri dari nama lengkap kandidat, posisi atau tujuan lain yang ingin dicapai oleh kandidat, sifat hubungan antara penulis dengan kandidat, data dan fakta yang berkaitan dengan kandidat dan peluang yang ada, memberikan perbandingan potensi yang dimiliki kandidat dengan teman kandidat jika ada, dan hasil evaluasi menyeluruh tentang ketepatan kandidat dengan peluang yang ada. Perlu dipahami bahwa belakangan ini surat rekomendasi memiliki permasalahan dalam aspek hukum. Untuk itu, sebelum memberikan surat rekomendasi ada baiknya mengecek ulang apa yang menjadi kebijakan perusahaan dan tidak menimbulkan contoh kesalahpahaman dalam komunikasi bisnis.

Contoh :

…..

Bersama surat ini saya rekomendasikan Gina Damayanti untuk mengisi posisi marketing di Garang dan Rekan. Saudari Gina Damayanti telah bekerja di PT. Lucu sebagai pemasar selama dua tahun dengan latar belakang pendidikan Diploma 3 Pemasaran dan Periklanan. Selama di PT. Lucu, Saudari Gina Damayanti bertanggung jawab dalam korespondensi dengan pelanggan, pemutakhiran isi laman, dan perencanaan kampanye melalui surat.

…..

6. Berbagi Informasi Rutin

Pesan positif dalam komunikasi bisnis umumnya melibatkan pesan informasi rutin. Penulisan pesan informasi rutin diawali dengan pernyataan tujuan dan menyebutkan secara singkat sifat informasi yang disajikan. Selanjutnya, bagian isi pesan memaparkan rincian informasi dan diakhiri dengan sopan. Beberapa perusahaan menggunakan halaman media sosial seperti Facebook, Twitter, atau Instagram untuk berbagi informasi rutin dengan konsumen atau pihak lainnya.

Contoh :

…..

Dirgahayu Republik Indonesia ke-73

Menyambut Hari Kemerdekaan Republik Indonesia, meuli.com kembali memberikan Diskon Kemerdekaan sebesar 50% bagi Anda yang membeli produk elektronik* pada tanggal 17 Agustus 2018 (*Syarat dan Ketentuan Berlaku).

Informasi lebih lanjut tentang program Diskon Kemerdekaan ini dapat dilihat di meuli.com.

…..

Baca juga :

7. Rilis Berita

Rilis berita umumnya dikeluarkan oleh perusahaan sebagai cara perusahaan mengkomunikasikan hal-hal positif yang dilakukan oleh perusahaan seperti pembukaan cabang baru, lowongan pekerjaan, mengenalkan produk atau layanan baru, atau menjadi sponsor kegiatan tertentu. Rilis berita biasanya berupa dokumen khusus yang digunakan untuk menyebarkan informasi melalui media berita. Anda juga perlu memahami teknik negosiasi dalam komunikasi bisnis dan teknik lobbying dalam komunikasi bisnis yang baik agar dapat membangun hubungan bisnis yang profesional.

Contoh :

Pada Kamis (7/12), Artotel Yogyakarta yang terletak di Jl. Kaliurang Km 5,6 No.14, Caturtunggal, Sleman, resmi beroperasi. Hotel yang dimiliki oleh Rasanto Group dari Semarang ini hadir sebagai hotel baru dengan gaya arsitektur modern yang dikombinasikan dengan pesona budaya lokal Yogyakarta.

…..

(Dikutip dari Kompas, 13 Desember 2017)

8. Mengirim Ucapan Selamat, Penghargaan, atau Ucapan Belasungkawa

Pesan positif dalam komunikasi bisnis sebagian besar dimaksudkan untuk membangun itikad dan hubungan yang baik. Itikad baik adalah perasaan positif yang mendorong orang untuk memelihara hubungan bisnis. Pesan positif umumnya berbentuk tertulis dan disampaikan kepada konsumen, kolega, pebisnis lainnya. Pesan posisif yang menunjukkan itikad baik misalnya mengirim ucapan selamat, memberikan penghargaan, atau memberikan ucapan belasungkawa.

Contoh :

…..

Kami menyampaikan rasa duka yang mendalam atas terjadinya peristiwa kebakaran yang menimpa pabrik Anda beberapa waktu lalu. Kami berharap, kerugian yang dialami tidak begitu besar dan pabrik Anda dapat segera beroperasi dan berproduksi dalam waktu dekat.

Terimalah rasa simpati dari kami dan jika Bapak membutuhkan bantuan, kami siap membantu.

…..

Demikian ulasan singkat tentang contoh pesan positif dalam komunikasi bisnis. Semoga dapat menambah wawasan dan pengetahuan kita tentang komunikasi bisnis dan contoh pesan positif yang digunakan dalam komunikasi bisnis.

• Tags

Pesan –pesan good news dan good will

Good news tentang pekerjaan

Umumnya kabar baik diumumkan melalaui pendekatan langsung, tetapi, tidak menutup kemungkinan jika menggunakan metode tidak langsung terutama jika pesannya disampaikan lisan.

Good tentang produk

Untuk menjaga pelanggannya perusahaan mengembangkan strategi bisnis dengan penetapan harga produk yang kompeteitif, produk yang berkuaitas, promosi yang tepat, dan sluran distribusi yang tepat. Good news produk antara lain:

Also read :Penganggaran Modal (Capital Budgeting) : Pengertian, Pentingnya, Tahap, Manfaat, Metode Keputusan Penganggaran Modal

• Pemberian diskon
• Buy 3 get 1
• Pemberian kupon
• Perolehan hadiah
• Produk yang rusak dapat dikembalikan
• Jaminan harga murah
• Layanan garansi 3 tahun

Pesan-pesan goodwill

Goodwill adalah suatu persaaan positif yang dapat mendorong orang untuk menjaga hubungan bisnis. Pesan pesan goodwill dapat disampaikan melalui pemberia ucapan selamat.

Menulis jawaban positif

Untuk memeberi jawaban atas permintaan informasi positif tersebut digunakan pendekatan langsung, dimulai dengan pernyataan positif da menyenangkan, dan diakhiri dengan pernyataan hormat.

Surat konfirmasi pesan

Surat konfirmasi menjelaskan kepada pelanggan bahwa pesanan produknya telah diterima. Pada umumnya surat konfirmasi diperlukan apabila terdapat pesanan produk dalam jumlah yang besar. Dngan pendekatan langsung, paragraf pertama berisi berita baik yaitu sedang dalam proses pengecekan dan pengiriman. Bagian pertengahan berisi rangkuman transaksi secara akurat, kapan dikirim, berapa biaya pengiriman, cara membayar, dll. Dan bagian akhirnya meyakinkan pemesan apa yang akan dilkukan selanjutnya da manfaat yang diperoleh serta mengucapkan terima kasih.

Menjawab permintaan informasi

Informasi mungkin tidak dapat diperoleh dengan segera dan keputusan mengambil tindakan dilakukan oleh manajer yang lebih tinggi. Oleh karena itu pengambilan keputusan telatif lambat, namun permintaan informasi dari pelanggan harus direpo cepat.

BAB VI PENULISAN PESAN-PESAN NEGATIF

Menulis pesan negatif

langkah-langkah proses menulis untuk hal pesan yang negatif maupun positif

a) Langkah 1 : Merencanakan Pesan Anda.

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan sebelum perencanaan dapat dilakukan menganalisa situasi, mendapatkan apa yang para audiens inginkan, memilih media yang tepat untuk pesan dan para audiens, mengorganisasi informasi secara efektif.

b) Langkah 2 : Menulis Pesan Anda.

Menulis pesan dimulai dengan mengadaptasi pendekatan anda bagi audiens anda. Lebih sensinstiv pada audiens anda dengan cara mempertahankan suatu sikap anda, bersikap sopan, menekankan yang positif, dan menggunakan bahasa yang bebas bias.

Biasakan mengadopsi untuk melakukan pendekatan langsung pada pesan negativ dan positive. Terbuka dengan pernyataan yang jelas tentang gagasan utama, mencakup semua rincian yang diperlukan dalam tubuh, dan kemudian tutup dengan ramah..

c) Langkah 3 : Melengkapi Pesan Anda.

Tidak peduli seberapa singkat atau langsung pesan yang disampaikan, dampaknya maksimal dengan memberikan diri anda banyak waktu untuk : Merevisi pesan, menghasilkan pesan, mengoreksi pesan, mendistribusikan pesan

Mengembangkan Pesan-Pesan Negatif

Menciptakan pesan-pesan yang efektif secara cepat :

1. Sebelum mengorganisasi poin utama sebuah pesan, penting untuk memilih pendekatan langsung atau tidak langsung

2. Sebelum benar-benar menyusun pesan Anda, bersikaplah sensitif pada variasi antarbudaya atau antarpenerima internal dan eksternal

3. Untuk memenuhi spirit penerima tetap fokus, pastikan Anda mempertahankan standar etika yang tinggi

Memilih Pendekatan yang Terbaik

2 pendekatan yang digunakan adalah langsung dan tidak langsung, untuk menyampaikan pesan-pesan negatif. Ketika Anda langsung menyampaikan beberapa berita buruk pada seserorang, Anda menggunakan pendekatan langsung. Ketika Anda mencoba mengurangi dampak berita buruk dengan mempermudah cara mengatakannya melalui percakapan sebelum menyampaikan berita buruk. Anda menggunakan pendekatan tidak langsung. Kemungkinannya adalah Anda elah mengembangkan perasaan secara insting dalam menentukan pendekatan dalam banyak situasi.

Menggunakan Pendekatan Langsung secara Efektif

Menyatakan berita buruk di awal mempunyai dua keuntungan

1. Memperpendek pesan

2. Memberikan waktu yang lebih singkat bagi penerima untuk mencapai ide pokok pesan tersebut

Buka dengan penyataan yang jelas tentang berita buruk

Bila berita buruk teresbut sangat mengahncurkan, pertahankan nada yangtenang dan professional yang tetap fokus pada berita yang disampaikan dan bukan pada kegagalan individual. Pastikan penerima pesan memahami berita dengan segera, tanpa membaca alas an mengapa berita itu buruk

Berikan alasan-alasan dan tambahan informasi

Dalam beberapa situasi, penjelasan dalam bentuk pernyataan tentang bagaimana Anda berencana memperbaiki atau merespon berita buruk adalah suatu ide yang baik. Beberapa ahli menyarankan bahwa sebuah perusahaan seharusnya tidak pernah minta maaf, bahkan ketika perusahaan itu tahu telah melakukan kesalahan karena permintaan maaf dapat dianggap sebagai pengakuan salah. Namun, beberapa Negara bagian, termasuk California, Georgia, Massachusetts, dan Texas, baru-baru ini mengeluarkan hukum yang secara spesifik mencegah ekspresi simpati agar tidak digunkan sebagai bukti kewajiban hukum

Tutup dengan catatan positif

Setelah Anda menjelaskan berita negatif, tutup pesan tersebut dengan positif, tetapi tetap jujur dan penuh penghormatan

Menggunakan Pendekatan Tidak Langsung secara Efektif

Pendekatan tidak langsung membantu para pembaca bersiap untuk menerima berita buruk dengan cara menyampaikan terlebih dulu alasan-alasan dari berita buruk tersebut. Namun tujuannya bukan untuk mengaburkan berita buruk, menundanya, atau membatasi tanggung jawab, tujuan utamanya adalah untuk meredam pukulan dan membantu para pembaca menerima situasi yang ada. Ada empat langkah dalam menyampaikan pesan negatif menggunakan pendekatan tidak langsung, yaitu:

Buka dengan sebuah penyangga. Langkah pertama dalam menggunakan pendekatan tidak langsung adalah dengan menggunakan sebuah penyangga, yaitu sebuah pernyataan yang netral dan tidak kontroversial yang sangat berhubungan dengan pokok pesan. Sebuah penyangga membangun landasan yang sama dengan pembaca pesan. Penyangga yang baik dapat mengekspresikan penghargaan anda karena menjadi orang yang perhatian, meyakinkan pembaca tentang perhatian anda pada permintaan mereka, atau mengindikasikan pemahaman anda pada kebutuhan pembaca tersebut. Penyangga yang baik juga harus relevan dan tulus.

a

Tujuan utama dari pesan negatif

1. Menyampaikan berita buruk.

2. Memperoleh penerimaan tentang berita buruk tersebut.

3. Mempertahankan sebanyak mungkin niat baik dengan penerima.

4. Mempertahankan citra baik organisasi.

5. Mengurangi atau menghilangkan kebutuhan korespondensi tentang hal tersebut di waktu yang akan datang.

Menolak Klaim dan Permintaan Penyesuaian

Hampir setiap pelanggan yang membuat klaim atau permintaan untuk penyesuaian terlibat secara emosional. Oleh karena itu, metode tidak langsung merupakan pendekatan terbaik untuk melakukan penolakan.

Ketika menolak sebuah klaim ada beberapa hal yang perlu diperhatikan yaitu:

- Tunjukkan pemahaman kita tentang keluhan

- Jelaskan penolakan kita

- Berikan tindakan alternatif

Dalam menghadapi pelanggan yang meminta klaim atas suatu produk maka kita harus menahan diri untuk tidak mengatakan hal-hal kasar kepada pelanggan tersebut. Apabila kita tidak dapat menahan godaan tersebut maka kita dapat dituntut karena pencemaran nama baik ( defamation). Pencemaran nama baik (defamation) ialah sebuah pernyataan salah yang cenderung merusak cenderung merusak karakter atau reputasi seseorang. Pencemaran nama baik secara tertulis disebut libel. Pencemaran nama baik dengan ucapan disebut slander.Menghindari pencemaran nama baik dapat dilakukan dengan cara tidak menanggapinya secara emosional.

Seseorang yang menuntut pencemaran nama baik harus dapat membuktikan :

- bahwa pernyataan adalah salah

- bahwa bahasa yang digunakan melukai reputasi orang yang bersangkutan, dan

- bahwa pernyataan tersebut telah dipublikasikan

Langkah-langkah untuk menolak klaim atau permintaan

Merencanakan

- Menganalisa situasi. Tujuannya menolak klaim garansi dan menawarkan perbaikan, kemungkinan reaksi para penerima akan kecewa dan terkejut.

- Mengumpulkan informasi. Kumpulkan informasi tentang kebijakan dan prosedur pemberian garansi, pelayanan perbaikan, dan informasi penjualan kembali.

- Menyeleksi medium yang tepat. Pilih medium yang paling baik untuk menyampaikan pesan anda, untuk pesan-pesan formal, surat cetakan dengan kertas berlogo perusahaan adalah yang terbaik.

- Mengatur informasi. Ide pokok anda adalah menolak klaim dan menganjurkan solusi alternatif, pilih pendekatan tidak langsung berdasarkan pada penerima dan situasinya.

Menulis

- Beradaptasi dengan penerima anda. Sesuaikan tingkat formalitas berdasarkan pada tingkat kedekatan anda dengan penerima. Pertahankan hubungan positif dengan menggunakan sikap “Anda”, kesopanan,penekanan pada hal-hal positif, dan bahasa yang bebas bias.

- Menyusun pesan. Gunakan gaya percakapan tetapi profesional dan jaga agar pesan tetap singkat, jelas, dan sejauh mungkin membantu.

Menyelesaikan

- Merevisi Pesan. Evaluasi isi dan tinjau ulang keterbacaan pesan untuk memastikan bahwa informasi negatif tidak akan disalahartikan. Pastikan nada anda tetap positif tanpa terkesan dibuat-buat.

- Memproduksi pesan. Tekanan pada tampilan yang bersih dan profesional yang tepat untuk surat di atas kertas berlogo perusahaan.

- Mengoreksi pesan. Tinjau ulang untuk mencari kesalahan-kesalahan dalam tata letak, ejaan, dan mekanis.

- Mendistribusikan pesan. Kirimkan pesan anda dengan menggunakan medium yang dipilih, pastikan juga bahwa pembaca menerima setiap dokumen pendukung yang diperlukan.

Menangani Berita Buruk tentang Transaksi-transaksi

Berita buruk tentang transaksi selalu tidak disambut baik dan biasanya tidak diharapkan.Yang tidak diharapkan pelangganTidak terpenuhinya pesanan baik sebagian atau seluruhnya.Terlambatnya pengiriman barang pesananPendekatan yang digunakan tergantung pada harapan pelangganCara MeresponJelaskan apa yang terjadi, dan mengapa hal itu terjadi.Jelaskan cara anda mengatasi situasi tersebutPerbaiki hubungan bisnis dengan menawarkan jaminan ke depan yang lebih baikTawarkan ekspresi permintaan maaf, bila organisasi anda melakukan kesalahan.

Tujuan dalam Mengkomunikasikan Berita Buruk1) PenerimaanPastikan pembaca memahami dan menerima berita buruk. Pola tidaklangsung membantu dalam mencapai tujuan ini.2)Citra PositifPromosikan dan jaga citra baik diri dan organisasi. Dengan menyadari tujuanini , maka pihak penyampai bad news telah bertindak dengan benar. 3)Kejelasan PesanBuat pesan sejelas mungkin sehingga korespondensi tambahan tidak lagidiperlukan.4) ProteksiHindari menimbulkan tuntutan atau tanggung jawab hukum terhadap pihakpenyampai bad newsatau organisasi pihak penyampai bad news.Menggunakan pola tidak langsung untuk mempersiapkan pembacaPenyangga (buffer)Penyangga berisi pernyataan netral tetapi bermakna yang tidak menyebutkanberita buruk. Dalam bagian pembuka, beberapa hal yang perlu diperhatikanantara lain:(1.1.1)Hindari kata tidak, jangan, tolak, dan sebagainya yangmenyatakan penolakan secara langsung.(1.1.2)Menggunakan frase yang tidak relevan.(1.1.3)Permohonan maaf, dan(1.1.4)Penulisan Buffer yang terlalu panjang.Alasan

Pendekatan Tepat Menyampaikan Berita Negatif dalam Bisnis

Dalam dunia bisnis tidak bisa disangkal kemampuan seseorang untuk dapat menyampaikan pesan dengan cara yang profesional adalah suatu hal yang sangat penting. Menulis pesan bisnis walau terlihat mudah tapi memiliki tantangan tersediri.

Seringkali karena dianggap mudah, banyak profesional yang mengabaikan cara penyampaian yang baik. Hal ini pada akhirnya akan menimbulkan kesalahpahaman dan merusak hubungan dengan konsumen atau partner bisnis. Seringkali terjadi perusahaan harus menyampaikan berita buruk atau negatif, misalnya situasi habisnya stok barang, keterlambatan pengiriman produk, penolakan pengajuan polis nasabah asuransi, sampai menyampaikan surat pemutusan hak kerja bagi karyawan. Adalah bijak jika seorang perusahaan memahami trik dan struktur yang benar dalam penyampaian pesan negatif.

Pesan negatif didefinisikan sebagai berita buruk yang disampaikan kepada rekan atau partner bisnis yang dapat menghasilkan respon netral, kecewa, marah atau mempengaruhi emosi konsumen. Pesan negatif walaupun membawa berita buruk harus tetap disampaikan.

Misalnya keterlambatan penghantaran produk kepada konsumen, akan lebih baik berita tersebut disampaikan walau akan menimbulkan kekecewaan bagi konsumen. Jika perusahaan tidak menyampaikan adanya informasi keterlambatan, maka konsumen akan menilai perusahaan tidak profesional dan menurunkan rasa percaya pada perusahaan. Tentunya jika anda berada disisi konsumen, andapun menginginkan perusahaan untuk selalu komunikatif dalam menyampaikan informasi baik berita yang menyenangkan atau mengecewakan.

Bovee dan Thill (2018) dalam buku Business Communication Today menyampaikan ada beberapa hal yang menjadi tujuan penyampaian berita negatif. Pertama, berita negatif dibutuhkan untuk menyampaikan berita buruk yang mungkin akan membuat penerima pesan akan kecewa atau marah.

Kedua, walaupun berisi berita buruk, perusahaan tidak layak untuk menyembunyikan berita tersebut. Akan lebih baik agar berita buruk tetap disampaikan, dan memastikan cara penyampaian berita buruk dapat diterima penerima pesan. Ketiga, penyampaian berita buruk membantu perusahaan untuk menunjukan niat baik (goodwill) perusahaan.

Keempat, dengan cara penyampaian berita buruk yang baik akan meningkatkan citra perusahaan dihadapan konsumen dan pada akhirnya akan meminimalkan masalah dimasa depan. Menurut penelitian Jung dan Seok (2017), konsumen cenderung menyukai permintaan maaf perusahaan dalam memperbaiki layanan yang salah.

Secara umum, ada tiga tahapan dalam pembuatan pesan bisnis, yaitu perencanaan, menulis dan melengkapi. Dalam tahap perencanaan antara lain adalah dengan memahami siapa yang menjadi penerima pesan kita, tingkat hubungan, preferensi dan kebutuhan, serta memilih media untuk menyampaikan pesan. Media dapat berupa surat, surel, telepon, broadcast atau face to face. Setiap media memiliki keunggulan dan kelemahannya masing- masing. Dalam tahapan menulis, perusahaan dapat memahami perpektif konsumen atau rekan bisnis dan memilih kata-kata yang bermakna positif. Misalnya, di bawah kinerja lebih bermakna positif daripada kata gagal.Dalam dunia bisnis tidak bisa disangkal kemampuan seseorang untuk dapat menyampaikan pesan dengan cara yang profesional adalah suatu hal yang sangat penting. Menulis pesan bisnis walau terlihat mudah tapi memiliki tantangan tersediri.

Seringkali karena dianggap mudah, banyak profesional yang mengabaikan cara penyampaian yang baik. Hal ini pada akhirnya akan menimbulkan kesalahpahaman dan merusak hubungan dengan konsumen atau partner bisnis. Seringkali terjadi perusahaan harus menyampaikan berita buruk atau negatif, misalnya situasi habisnya stok barang, keterlambatan pengiriman produk, penolakan pengajuan polis nasabah asuransi, sampai menyampaikan surat pemutusan hak kerja bagi karyawan. Adalah bijak jika seorang perusahaan memahami trik dan struktur yang benar dalam penyampaian pesan negatif.

Pesan negatif didefinisikan sebagai berita buruk yang disampaikan kepada rekan atau partner bisnis yang dapat menghasilkan respon netral, kecewa, marah atau mempengaruhi emosi konsumen. Pesan negatif walaupun membawa berita buruk harus tetap disampaikan.

Misalnya keterlambatan penghantaran produk kepada konsumen, akan lebih baik berita tersebut disampaikan walau akan menimbulkan kekecewaan bagi konsumen. Jika perusahaan tidak menyampaikan adanya informasi keterlambatan, maka konsumen akan menilai perusahaan tidak profesional dan menurunkan rasa percaya pada perusahaan. Tentunya jika anda berada disisi konsumen, andapun menginginkan perusahaan untuk selalu komunikatif dalam menyampaikan informasi baik berita yang menyenangkan atau mengecewakan.

Bovee dan Thill (2018) dalam buku Business Communication Today menyampaikan ada beberapa hal yang menjadi tujuan penyampaian berita negatif. Pertama, berita negatif dibutuhkan untuk menyampaikan berita buruk yang mungkin akan membuat penerima pesan akan kecewa atau marah.

Kedua, walaupun berisi berita buruk, perusahaan tidak layak untuk menyembunyikan berita tersebut. Akan lebih baik agar berita buruk tetap disampaikan, dan memastikan cara penyampaian berita buruk dapat diterima penerima pesan. Ketiga, penyampaian berita buruk membantu perusahaan untuk menunjukan niat baik (goodwill) perusahaan.

Keempat, dengan cara penyampaian berita buruk yang baik akan meningkatkan citra perusahaan dihadapan konsumen dan pada akhirnya akan meminimalkan masalah dimasa depan. Menurut penelitian Jung dan Seok (2017), konsumen cenderung menyukai permintaan maaf perusahaan dalam memperbaiki layanan yang salah.

Dua Pendekatan

Selain memperhatikan hal-hal di atas, bagian paling penting dalam menyampaikan pesan negatif adalah memilih pendekatan untuk menyampaikan berita buruk. Ada dua pendekatan yang dapat digunakan, pendekatan langsung dan pendekatan tidak langsung. Kedua pendekatan dapat digunakan untuk menyampaikan pesan buruk.

Pendekatan langsung, antara lain dengan menyampaikan berita buruk diawal, kemudian disusul dengan pendukung dan fakta dan diakhiri dengan penutup yang sopan dan positif. Pendekatan langsung digunakan saat pesan buruk tidak terlalu melibatkan emosi dari konsumen atau penerima pesan. Pendekatan ini dapat digunakan saat berita buruk yang disampaikan merupakan berita yang cenderung rutin diterima oleh penerima pesan atau dengan kesalahan yang minor.

Misalnya, saat menyampaikan stok barang yang tidak tersedia, atau menyampaikan keterlambatan pengiriman produk 1-2 hari. Pendekatan langsung juga dapat digunakan jika situasi membutuhkan suatu urgency untuk mengambil keputusan dengan cepat sehingga penerima pesan tidak membutuhkan waktu lebih lama untuk memahami inti pesan.

Mengirimkan Berita-Berita Negatif Organisasi

Kadangkala perusahaan harus mengambil keputusan yang tidak populer bagi para pelanggan (seperti kenaikan harga, pembatalan produk, penarikan kembali produk), bagi para karyawan (seperti pemutusan hubungan kerja, pengurangan tunjangan, penutupan pabrik), bagi kelompok-kelompok lain (relokasi ke kelompok baru, mengganti anggota dewan komisaris, membatalkan kontrak dengan pemasok).

Langkah-langkah dalam membuat pengumuman-pengumuman negatif:

- Sesuaikan pendekatan anda dengan situasi yang ada

- Pertimbangkan kebutuhan unik dari setiap kelompok

- Berikan setiap penerima cukup waktu untuk bereaksi sejauh yang dibutuhkan

- Rencanakan urutan dari banyak pengumuman

- Beri diri anda sendiri cukup waktu untuk merencanakan dan mengelola pada respons

- Cari sudut pandang positif tetapi jangan memancarkan optimisme yang keliru

- Minimumkan elemen kejutan kapan pun dimungkinkan

- Carilah saran dari ahli bila anda tidak yakin

Contoh surat yang efektif untuk menolak klaim

Cahaya Elektronik

Maret 2010

Ibu Linda

Kelapa Gading Utara no.155

Jakarta 14450

Yang terhormat ibu Linda,

Terima kasih atas surat yang telah Ibu kirimkan sebelumnya mengenai tidak berfungsinya tombol baterai pada kamera Sonia Anda sesuai dengan yang Ibu ungkapkan. Dimana produk tersebut merupakan tipe lama dan kami tetap memberikan garansi selama 90 hari untuk produk tersebut.

Walaupun produk kamera Ibu merupakan produk lama dan telah lewat masa garansinya, kami tetap dapat memberikan bantuan. Silahkan bungkus kamera tersebut dengan hati-hati dan kirimkan ke kantor cabang kami di Jatinegara disertai data yang berisi nama lengkap Anda, alamat, nomor telepon yang dapat dihubungi, dan informasi mengenai kerusakan kamera Anda. Nantinya setelah diperiksa kerusakan yang ada, pihak kantor cabang kami akan mengirimkan surat mengenai estimasi biaya yang dibutuhkan untuk melakukan perbaikan terhadap kamera tersebut. Setelah itu, apabila Anda ingin melakukan perbaikan, silahkan menghubungi kami.

Sekali lagi kami ucapkan terima kasih atas saran dan kritik atas pelayanan kami. Kami mengirimkan katalog terbaru mengenai kamera dan aksesorisnya. Sebagai informasi, di bulan Juni nanti Sonia memberikan penawaran harga spesial, dimana Anda akan mendapatkan potongan harga sebesar 30% apabila Anda membeli kamera tipe terbaru keluaran Sonia. Silahkan datang ke gerai kami.

Salam hormat,

Vania Setiawan

Manajer Pelayanan Pelanggan

Contoh email dalam menyampaikan berita-berita negatif

Terimakasih atas kerjasama dan usaha Anda selama ini sehingga Gamefat dapat menjadi salah satu perusahaan permainan terkemuka. Belakangan ini, data laporan mengindikasi bahwa terdapat peningkatan 10% dalam kenaikan saham pada kuarter kedua tahun lalu. Peningkatan ini secara langsung berkaitan dengan kinerja Anda. Sekarang perusahaan kita sedang menghadapi beberapa tantangan.

Sebagaimana yang kita ketahui, divisi R&D kita sedang mengembangkan suatu permainan yang menggunakan salah satu karakter Warner Bross yaitu Looney Tunes. Saat ini kita sedang dalam pengembangan delapan jenis permainan yang menggunakan karakter tersebut. Namun, Warner Bross tidak mengizinkan perusahaan kita untuk membeli lisensi atas karakter tersebut. Uang bukanlah masalah utamanya, perusahaan kita telah memberikan penawaran yang cukup tinggi. Kita percaya bahwa keputusan Warner Bross tersebut telah melalui berbagai pertimbangan sehingga mereka memutuskan untuk mengembangkan permainan dengan karakter mereka tersebut.

Pada tanggal 29 Agustus mendatang, kami akan mengadakan rapat untuk mendiskusikan opsi yang kita miliki. Tujuan kita adalah untuk memutuskan apakah kita akan membeli lisensi karakter dari perusahaan lain atau mengembangkan karakter baru dari perusahaan kita. Rapat ini akan dilaksanakan di Hotel Grand. Makan siang akan disediakan. Untuk reservasi, silakan menghubungi sekretaris saya Sherly.

Kita memiliki kesempatan untuk mengembangkan Gamefat dalam menyongsong abad 21. Perusahaan kita memiliki masa depan yang cerah dan saya percaya kita dapat menciptakan sinergi yang baik.

Sampai jumpa,

Vania Setiawan

Manajer R&D

Beradaptasi pada Penerima Anda

Pesan-pesan negatif mengharuskan untuk mempertahankan penerima pesan agar tetap fokus dan menjadi sesensitif mungkin pada kebutuhan penerima. Oleh karena itu, pesan pesan-pesan negatif perlu diadaptasi pada perbedaan budaya atau pada perbedaan antara penerima internal dan penerima eksternal.

Harapan untuk menangani berita buruk berbeda-beda dari satu budaya negara ke budaya negara lainnya. Misalnya, surat bisnis Perancis, ketika menyampaikan berita buruk, para penulis Prancis memakai pendekatan langsung. Mereka membuka dengan referensi tentang problem yang ada (korespondensi) dan kemudian menyatakan berita buruk dengan jelas. Meskipun meraka tidak merujuk pada kebutuhan penerima, mereka sering meminta maaf dan mengekspresikan penyesalan untuk problem tersebbut.

Sebaliknya, surat-surat di Jepang, ketika menyampaikan berita buruk, para penulis Jepang membukanya dengan cerita tentang musim, keberhasilan bisnis, atau kesehatan yang baik, lalu diikuti dengan penjelasan dan permintaan maaf kemudian dilanjutkan dengan berita buruk atau penolakan.

Singkatnya, bila berkomunikasi antarbudaya, lebih baik menggunakan nada, pengorganisasian, dan konvensi budaya lain sebagaimana yang diharapkan oleh penerima pesan. Dengan cara itu dapat menghindari pendekatan yang dianggap tidak tepat atau bahkan pendekatan yang menghina yang dapat mengacaukan hubungan bisnis.

Penerima Internal Versus Penerima Eksternal

Penerima pesan di dalam perusahaan sering kali mempunyai harapan pada pesan negatif yang berbeda dari harapan penerima di luar perusahaan sehingga perlu mengadaptasi pesan-pesan negatif menurut penerima yang adalah orang dalam atau orang luar organisasi. Misalnya, sebagai stakeholder internal, karyawan bukan hanya lebih banyak detail, termasuk bagaimana penurunan tersebut mempengaruhi kenaikan gaji, promosi, dan pendanaan proyek, tetapi juga berharap mendapatkan informasi sebelum publik diberi tahu. Mereka ingin tahu bagaimana perubahan akan menollong perusahaan; mereka ingin tahu bagaimana perubahan akan berdampak pada mereka secara personal.

Menyampaikan berita buruk ke posisi yang lebih atas dalam struktur organisasi adalan kewajiban yang sulit tetapi kadang-kadang perlu bagi karyawan. Dalam budaya perusahaan yang tidak mendukung komunikasi terbuka, para karyawan yang takut akan akibat dari berita buruk akan menghindari melaporkan pesan-pesan buruk yang akan membawa pada kegagalan yang lebih banyak lagi karena para pengambil keputusan tidak memperoleh informasi yang jujur, dan objektif yang mereka butuhkan untuk membuat pilihan secara bijak. Sebaliknya, para manajer dalam budaya terbuka berharap para karyawan mereka akan memberi mereka berita buruk kapan pun hal itu terjadi sehingga tindakan perbaikan dapat diambil.

Isi pesan negatif perlu disesuaikan untuk berbagai kelompok penerima eksternal yang berbeda.

Mempertahankan Standar Tinggi Etika dan Etiket

Kesulitan yang dihadapi ketika mengirimkan dan menerima pesan-pesan negatif mengarahkan pada kecenderungan manusiawi untuk menunda, mengurangi, atau mengubah berita buruk, tindakan ini merupakan tindakan yang tidak etis. Ketika perusahaan mempunyai informasi negatif yang mempengaruhi kesejahteraan pihak lain, perusahaan itu mempunyai kewajiban untuk mengkomunikasikan informasi itu secara jelas dan lengkap, walaupun dengan melakukannya akan membahayakan karier atau kondisi keuangan. Semakin lama menunggu untuk menyampaikan berita buruk, semakin sulit membuat penerima bereaksi dan merespon.Penerima pesan di dalam perusahaan sering kali mempunyai harapan pada pesan negatif yang berbeda dari harapan penerima di luar perusahaan sehingga perlu mengadaptasi pesan-pesan negatif menurut penerima yang adalah orang dalam atau orang luar organisasi. Misalnya, sebagai stakeholder internal, karyawan bukan hanya lebih banyak detail, termasuk bagaimana penurunan tersebut mempengaruhi kenaikan gaji, promosi, dan pendanaan proyek, tetapi juga berharap mendapatkan informasi sebelum publik diberi tahu. Mereka ingin tahu bagaimana perubahan akan menollong perusahaan; mereka ingin tahu bagaimana perubahan akan berdampak pada mereka secara personal.

Menyampaikan berita buruk ke posisi yang lebih atas dalam struktur organisasi adalan kewajiban yang sulit tetapi kadang-kadang perlu bagi karyawan. Dalam budaya perusahaan yang tidak mendukung komunikasi terbuka, para karyawan yang takut akan akibat dari berita buruk akan menghindari melaporkan pesan-pesan buruk yang akan membawa pada kegagalan yang lebih banyak lagi karena para pengambil keputusan tidak memperoleh informasi yang jujur, dan objektif yang mereka butuhkan untuk membuat pilihan secara bijak. Sebaliknya, para manajer dalam budaya terbuka berharap para karyawan mereka akan memberi mereka berita buruk kapan pun hal itu terjadi sehingga tindakan perbaikan dapat diambil.

Isi pesan negatif perlu disesuaikan untuk berbagai kelompok penerima eksternal yang berbeda.

Situasi untuk mennyampaikan berita buruk menguji kemampuan pengendalian diri dan etika bisnis. Seorang karyawan yang mengecewakan, seorang pemasok ketika pasokan suku cadang yang keliru merusak reputasi perusahaan, seorang rekan bisnis yang melanggar perjanjian kontrak—situasi-situasi seperti ini akan menggoda untuk merespon dengan melakukan serangan personal. Namun, terlepas ddari apakah pesa-pesan negatif itu menjengkelkan atau bergaransi penuh dan perlu, pesan-pesan negatif dapat mempunyai dampak yang lama pada kedua belah pihak, orang yang menerimanya dan orang yang mengirimnya.

Seorang komunikator mempunyai tanggung jawab untuk meminimumkan dampak negatif dari pesan negatif melalui perencanaan yang hati-hati dan penulisan pesan yang sensitif dan objektif. Sejauh mungkin memfokuskan pada tindakan atau kondisi-kondisi yang mengarah pada berita negatif, bukan pada kekurangan personal atau isu-isu karakter.

Menolak permintaan Surat Rekomendasi

Menolak permintaan langsung untuk sebuah rekomendasi dari seorang pelamar adalah hal lain, tapi penolakan untuk bekerja sama tampaknya seperti sikap meremehkan pada pribadi pelamar dan sebuah ancaman bagi masa depan pelamar. Maka membuat surat yang berisi komentar positif tentang aktivitas terakhir dari pembaca, menyiratkan penolakan, menyarankan sebuah alternatif, dan menggunakan penutup yang sopan adalah jalan diplomasi yang dapat membantu para pembaca menerima penolakan Anda.

Menolak Lamaran Kerja

Surat penolakan tidak perlu panjang. Ingat mengirimkan surat berformat yang ditulis dengan baik dan mengikuti tiga panduan berikut, lebih baik daripada tidak mengirimkan surat sama sekali. Maka, sampaikan berita buruk ke pelamar kerja, dengan panduan berikut ini :

· Buka dengan pendekatan langsung. Para pelamar kerja tahu bahwa mereka tidak akan memperoleh banyak posisi yang mereka inginkan, jadi berita negatif bukanlah sesuatu yang mengejutkan.

· Nyatakan dengan jelas alasan pelamar tersebut tidak terpilih. Buat penolakan tersebut kurang bersifat pribadi dengan menyatakan bahwa Anda mempekerjakan seseorang yang mempunyai lebih banyak pengalaman atau kualifikasinya sesuai dengan persyaratan untuk posisi kerja.

· Tutup dengan menyarankan alternatif-alternatif. Bila Anda percata bahwa pelamar tersebut adalah orang yang berkualitas, sebutkan pembukaan lowongan lain di perusahaan Anda atau Anda dapat menyarankan organisasi profesional yang dapat membantu pelamar menemukan pekerjaan.

Memberikan Penilaian Kinerja Negatif

Penilaian kinerja mempunyai karakteristik sebagai berikut, Nada penilaian adalah objektif dan tidak bias, bahasa yang digunakan tidak menghakimi, dan fokus penilaian adalah pemecahan problem. Maka, bila Anda harus memberikan penilaian kinerja negative adalah : menghadapi problem yang ada dengan segera, merencanakan pesan Anda, menyampaikan pesan tersebut secara pribadi, fokus pada problem tersebut, meminta karyawan tersebut memberikan komitmennya.

Menolak Permintaan Surat Rekomendasi

Ketika mengirimkan penolakan pada calon majikan, pesan Anda dapat singkat dan langsung:

Departemen sumber daya manusia kami telah memberikan kuasa kepada saya untuk menyampaikan konfirmasi bahwa Yolanda Johnson pernah bekerja untuk Tandy, Inc selama tiga tahun, dari Juni 1999 sampai Juli 2001. Semoga beruntung ketika Anda mewawancara pelamar administrasi.

→Menyatakan secara tersirat bahwa kebijakan perusahaan melarang mengeluarkan tambahan informasi tetapi tetap menyampaikan informasi apa yang tersedia

→Diakhiri dengan catatan positif

Pesan tersebut tiak perlu mengatakan, “Kami tidak dapat memenuhi permintaan Anda”. pesan tersebut langsung memberikan informasi yang diperbolehkan.

    Menolak permintaan langsung untuk sebuah rekomendasi dari seorang pelamar adalah hal lain. Setiap penolakan untuk bekerja sanma tampaknya seperti sikap meremehkan pada pribadi pelamar dan sebuah ancaman bagi masa depan pelamar. Diplomasi dan persiapan membantu para pembaca menerima penolakan Anda:

Terima kasih telah memberi tahu kami mengenai peluang kerja Anda di Coca-Cola. Masa magang Anda di sana dan gelar MBA yang Anda peroleh dengan kerja keras pasti akan memberi Anda tempat di posisi yang bagus di bidang pemasaran.

Saya pasti dapat mengirim ke Coca-Cola konfirmasi tentang periode kerja Anda. Namun, kami di PepsiCo tidak dapat mengirimkan rekomendasi formal. Bila Anda belum mempertimbangkan hal berikut, pastikan untuk minta pada beebread profesor Anda untuk menulis hasil evaluasi kemampuan Anda di bidang pemasaran. Semoga beruntung dalam karier Anda.

→Menggunakan pendekatan tidak langsung karena pihak lain barangkali mengharapkan respons positif

→Mengumumkan bahwa penulis tidak dpat memenuhi permintaan, tanpa secara explicit menyalahkan pada “kebijakan”

→Menawarkan untuk memenuhi sebanyak mungkin permintaan, kemudian menawarkan usulan alternatif yang mungkin membahas kebutuhan pemohon

→Diakhiri dengan catatan positif

Surat tersebut dengan tangkas dan bijaksana menghindar dari menyakiti perasaan pembaca, karena surat tersebut berisi komentar positif tentang aktifitas terakhir dari pembaca, menyiratkan penolakan, menyarankan sebuah alternatif, dan menggunakan penutup yang sopan.

Secara bijaksana mengatakan pada pelamar kerja bahwa Anda tidak dapat memberi mereka pekerjaan adalah tantangan komunikasi lain yang sering dihadapi. Tetapi, jangan biarkan kesulitan yang ada menghentikan Anda dari mengkomunikasikan berita-berita buruk tersebut. Kegagalan merespons lamaran kerja adalah praktik bisnis yang buruk yang akan merusak reputasi perusahaan Anda. Pada waktu yang sama, surat penolakan yang ditulis dengan buruk mempunyai konsekuensi negative, dari kehilangan kandidat yang berkualitas untuk lowongan kerja di masa yang akan datang sampai dengan kehilangan pelanggan-pelanggan potensial (bukan hanya para pelamar yang ditolak, tetapi juga teman-teman dan keluarga mereka). Surat penolakan yang menggunakan kata-kata yang buruk bahkan dapat mengundang masalah hukum. Ketika menyampaikan berita buruk ke pelamar kerja, ikuti tiga panduan berikut ini:

· Buka dengan pendekatan langsung. Para pelamar kerja tahu bahwa mereka tidak akan memperoleh banyak posisi yang mereka inginkan, jadi berita negative bukanlah sesuatu yang mengejutkan. Dengan mencoba menyangga berita buruk yang diharapkan oleh pembaca Anda, Anda kelihatannya manipulative dan tidak tulus.

· Nyatakan dengan jelas alasan pelamar tersebut tidak terpilih. Buat penolakan Anda kurang bersifat pribadi dengan menyatakan bahwa Anda mempekerjakan seseorang yang mempunyai lebih banyak pengalaman atau kualifikasinya sesuai dengan persyaratan untuk posisi kerja.

· Tutup dengan menyarankan alternatif-alternatif. Bila Anda percaya bahwa pelamar tersebut adalah orang yang berkualitas, sebutkan pembukaan lowongan lain di perusahaan Anda. Anda dapat menyarankan organisasi professional yang dapat membantu pelamar menemukan pekerjaan. Atau Anda dapat menyebutkan bahwa resume pelamar akan dipertimbangkan untuk lowongan yang akan datang. Setiap saran positif ini mungkin membantu pelamar tidak terlalu kecewa dan memendang perusahaan Anda dengan lebih positif.

Surat penolakan tidak perlu panjang. Dengan mengirimkan surat berformat yang ditulis dengan baik dan mengikuti panduan tersebut lebih baik daripada tidak mengirimkan surat sama sekali. Bagaimana pun juga, pelamar kerja tersebut hanya ingin tahu satu hal: Apakah saya memperoleh pekerjaan itu? Pesan singkat Anda menyampaikan informasi tersebut dengan jelas dan pertimbangan bijak pada perasaan pelamar.

Memberikan Penilaian Kinerja Negatif

Penilaian kinerja adalah suatu evaluasi oleh manajer untuk seorang karyawan dan mungkin bersifat formal atau informal. Dibutuhkan beberapa kemampuan komunikasi lain seperti rentang luas dalam hal keahlian dan strategi sebagaimana dibutuhkan untuk menilai kinerja. Tujuan utama dari penilaian ini adalah memperbaiki kinerja karyawan dengan:

1. Menekankan dan menjelaskan syarat pekerjaan

2. Memberikan umpan balik pada karyawan tentang usaha mereka dalam memenuhi syarat tersebut

3. Memberikan panduan usaha yang kontinu dengan mengembangkan sebuah rencana tindakan, yang termasuk di dalamnya balas jasa dan peluang-peluang

Selain memperbaiki kinerja karyawan, penilaian kinerja membantu perusahaan mengatur standar organisasi dan mengkomunikasikan nilai-nilai organisasi.

    Penilaian kinerja yang positif ataupun yang negative mempunyai beberapa karakteristik yang sama: Nada penilaian adalah objektif dan tidak bias, bahasa yang digunakan tidak menghakimi, dan focus penilaian adalah pemecahan problem. Selain itu, untuk meningkatkan objektivitas, makin banyak organisasi member umpan balik pada para karyawannya dari berbagai macam sumber.

    Sulit mengkritik para karyawan secara tatap muka, dan sama dengan sulitnya memasukkan kritik dalam evaluasi kinerja secara tertulis. Namun, bila Anda memecat seorang karyawan karena tidak kompeten dan evaluasi kinerja karyawan tersebut positif semua, karyawan tersebut dapat menuntut perusahaan Anda, menghalangi Anda dalam mencari alasan untuk memberhentikan karyawan tersebut. Juga, perusahaan Anda dapat dituntut karena kelalaian bila kecelakaan disebabkan oleh seorang karyawan yang menerima sebuah evaluasi negative tetapi tidak menerima tindakan untuk perbaikannya (seperti pelatihan). Pastikan evaluasi kinerja yang anda buat seimbang dan jujur.

Panduan dalam memberikan penilaian kinerja negative:

· Hadapi problem yang ada dengan segera. Menghindar dari problem penilaian hanya akan membuat hal tersebut makin buruk. Lebih-lebih lagi, bila Anda tidak memdokumentasikan problem-problem tersebut ketika terjadi, Anda akan kesulitan untuk memberhentikan karyawan tersebut di kemudian hari, bila situasi itu tiba.

· Rencanakan pesan Anda. Buat keprihatinan Anda jelas dan masukkan contoh-contoh tindakan spesifik karyawan yang bersangkutan. Pikirkanlah apakah ada kemungkinan penilaian Anda bias, dan minta masukkan dari pihak-pihak lain. Kumpulkan dan verifikasikan semua fakta yang relevan (baik kekuatan atau kelemahan).

· Sampaikan pesan tersebut secara pribadi. Pastikan untuk menyampaikan problem kinerja secara pribadi, baik pesan disampaikan dalam bentuk tertulis atau secara tatap muka langsung. Jangan mengirimkan penilaian kinerja melalui e-mail atau faksmile. Bila anda melakukan penilaian kinerja seorang karyawan secara langsung dengan bertatap muka, lakukan penilaian tersebut dalam rapat yang diatur khusus dengan cepat untuk tujuan tersebut, dan pertimbangkan melakukan pertemuan tersebut di ruang rapat, ruang kerja karyawan bersangkutan, dan area lain yang netral.

· Focus pada problem tersebut. Diskusikan problem yang disebabkan oleh perilaku karyawan (tanpa menyerang karyawan yang bersangkutan). Bandingkan kinerja karyawan tersebut dengan apa yang diharapkan dari dirinya, dengan tujuan perusahaan, atau dengan persyaratan kerja yang dibutuhkan (bukan dibandingkan dengan para karyawan lainnya). Identifikasikan konsekuensi dari kinerja buruk yang terus-menerus, dan tunjukkan bahwa Anda mempunyai komitmen untuk membantu memecahkan problem tersebut.

· Minta karyawan tersebut memberikan komitmennya. Bantu karyawan memahami bahwa merencanakan dan membuat perbaikan merupakan tanggung jawab karyawan. Namun, selesaikan keputusan bersama-sama sehingga anda dapat memastikan setiap tindakan yang harus di ambil adalah tindakan yang mampu dicapai. Atur skedul untuk perbaikan kinerja karyawan dan menindaklanjuti dengan evaluasi dari perbaikan itu.

Bahkan walaupun kinerja karyawan Anda mengecewakan, tetap lebih baik bagi Anda untuk menyebutkan lebih dulu beberapa poin yang baik dari karyawan itu dalam penilaian kinerja Anda. Kemudian dengan jelas dan bijak, nyatakan bagaimana karyawan itu dapat lebih baik lagi dalam memenuhi tanggung jawab kerjanya. Bila penilaian kinerja ingin efektif, pastikan untuk menyarankan beberapa cara agar karyawan itu dapat memperbaiki dirinya.

Mengakhiri Hubungan Kerja

Ketika menulis surat pemutusan hubungan kerja, Anda mempunyai tiga tujuan:

1. Memberikan alasan yang mendasari tindakan yang sulit ini

2. Hindari pernyataan yang mungkin mengekspos perusahaan dan berakhir dengan tuntutan hukum yang keliru

3. Jaga agar hubungan antara karyawan yang diberhentikan dengan perusahaan sejauh mungkin tetap baik.

Untuk alasan hukum dan pribadi, ungkapkan justifikasi spesifik mengapa meminta karyawan yang bersangkutan berhenti. Bila karyawan tersebut bekerja dibawah kontrak, pengacara perusahaan Anda dapat menyarankan pada Anda apakah kinerja karyawan tersebut dapat dijadikan landasan legal untuk pemberhentian karyawan tersebut.

Pastiakan semua alasan Anda adalah alasan yang akurat dan dapat diversifikasi. Pastikan karyawan tersebut berhenti dengan perasaan positif sejauh situasi memungkinkan.

Pesan negatif terdiri dari :

a. Surat penolakan

b. Pengumuman atas perubahan sistem atau kebijakan yang tidak menguntungkan sang pembaca

c. Pernyataan atas ketidakdisiplinan, kesalahan atau pelanggaran yang dilakukan seseorang

d. Pernyataan untuk menarik kembali suatu produk.